Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch

MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
A. MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................1
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................2
5. Cấu trúc của đề tài.........................................................................................2
B. NỘI DUNG..........................................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN.................................3
LẬP THẠCH............................................................................................................3
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cẩu tổ chức của
UBND huyện Lập Thạch...................................................................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành...................................................................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn............................................................3
1.1.2.1. Chức năng.............................................................................................3
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................4
1.1.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................8
1.2. Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước....9
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẬP THẠCH...........................................................11
2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch...................................11
2.1.1. Về tình hình tổ chức công tác văn thư...................................................11
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................11
2.1.3. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................12
2.2. Hoạt động quản lý....................................................................................13
2.2.1. Khái niệm Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ....................13
2.2.2. Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước..................................................13
2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ......................13
2.2.4. Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp

luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ.......................................................14
2.2.5. Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định........................................14
2.2.6. Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào
công tác văn thư, lưu trữ..................................................................................14
2.2.7. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi
đua khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ............................................15
2.2.8. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu
trữ của UBND huyện Lập Thạch.....................................................................15
2.3. Hoạt động nghiệp vụ văn thư – lưu trữ.....................................................15
2.3.1. Công tác văn thư....................................................................................15
2.3.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản..........................................................15
2.3.1.2. Quản lý văn bản..................................................................................17


2.3.1.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi.....................................................17
2.3.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến..................................................19
2.3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu...............................................................21
2.3.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan......................................22
2.3.2. Công tác lưu trữ.....................................................................................22
2.3.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.............................................23
2.3.2.2. Xác định giá trị tài liệu.......................................................................23
2.3.2.3. Chỉnh lý tài liệu..................................................................................23
2.3.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.......................23
2.3.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.....................................................................23
2.3.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.........................................23
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ....................................................................23
3.1. Hoàn thiện về công tác thể chế.................................................................24
3.2. Tăng cường đầu tư nguồn lực thực hiện công tác văn thư.......................24
3.3. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư............26

3.4. Kiểm tra về thực hiện công tác văn thư....................................................26
3.5. Một số khuyến nghị..................................................................................26
C. KẾT LUẬN.......................................................................................................28
D. TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................29
PHỤ LỤC.................................................................................................................1


A. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Trong những năm gần đây đất nước ta đang thực hiện công cuộc cải cách
nền hành chính Quốc gia thì việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ
đã góp phần quan trọng không thể thiếu trong công cuộc đổi mới, phát triển đất
nước.
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ
quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng
vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng thời công tác văn
thư là một bộ phận quan trọng trong hoạt động quản lý, được xác định là một mặt
hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt
động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý
điều hành của một cơ quan.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào
một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa
mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công
chức. Làm tốt công tác văn thư-lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật
của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn
bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy
sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt được tầm quan
trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành

chính quốc gia trong đó công tác văn thư – lưu trữ được tập trung đổi mới và sáng
tạo hơn.
Nhận thức được tầm quan trọng và nội dung ý nghĩa mà công tác Văn thư
đem lại đối với sự phát triển của đất nước, nên em đã chọn đề tài "Tìm hiểu chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ
quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch" để nghiên cứu
nhằm tiếp tục phát triển những ưu điểm và khắc phục những khuyết điểm tồn tại để
công tác văn thư – lưu trữ ở UBND huyện Lập Thạch trong thời gian tới hiệu quả
hơn. Do vậy, đề tài này là rất cần thiết để nghiên cứu.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu.
Trình bày , đánh giá thực trạng quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND
1


huyện Lập Thạch. Đồng thời đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao công tác này.
Nhiệm vụ:
- Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng trong việc thực hiện văn thư lưu trữ tại
cơ quan
- Khảo sát thực trạng tài liệu
- Điều tra thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
- Phân tích, xác định nguyên nhân
- Đưa những giải pháp nâng cao tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
trong cơ quan
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu : " Khảo sát, đánh giá về quản lý nhà nước công tác
văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch".
Phạm vi nghiên cứu: tại UBND huyện Lập Thạch
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Lập - Nghiên
cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch.
- Tìm hiểu thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện để hiểu

rõ trách nhiệm của văn phòng.
- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ và nâng
cao trách nhiệm văn phòng trong thời gian tới.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Để hoàn thành bài tiểu luận này tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ những văn bản pháp quy của Nhà
nước và chuyên đề ở giáo trình.
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng khách quan,
lịch sử, cụ thể chứng minh, lý giải đề tài
- Phương pháp thống kê, so sánh.
5. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nội
dung của đề tài gồm ba chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND huyện Lập Thạch
Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch
Chương 3: Đề xuất giải pháp thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư,
lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch.
2


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN
LẬP THẠCH
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cẩu tổ chức
của UBND huyện Lập Thạch.
1.1.1. Lịch sử hình thành.
Lập Thạch là vùng đất liền kề với Kinh đô Văn Lang thời Hùng Vương và
tiếp giáp với đỉnh tam giác Châu thổ sông Hồng, một miền đất có vị trí chiến lược

quan trọng, để lại nhiều di tích quý báu từ thời dựng nước và các thời kỳ đấu tranh
giữ nước.
Là một huyện thuộc miền núi phía tây bắc của tỉnh Vĩnh Phúc. Năm 2003
UBND tỉnh Vĩnh Phúc công nhận các thôn và tổ dân phố hiện có của tỉnh Vĩnh
Phúc, trong đó huyện Lập Thạch có 411 thôn thuộc 38 xã và 11 tổ dân phố thuộc
thị trấn Lập Thạch. Năm 2003, Chính phủ ra nghị định về việc thành lập thị xã
Phúc Yên và huyện Tam Đảo, huyện Lập Thạch chuyển 3 xã Bồ Lý, Đạo Trù, Yên
Dương về huyện Tam Đảo mới. Sau khi điều chỉnh, từ ngày 1 tháng 1 năm 2004
huyện Lập Thạch còn lại 32.30,17 ha diện tích tự nhiên và 207.326 nhân khẩu với
36 đơn vị hành chính trực thuộc (gồm 35 xã và 1 thị trấn), vẫn là huyện rộng nhất
của tỉnh Vĩnh Phúc. Ngày 23 tháng 12 năm 2008, tách thị trấn Tam Sơn và 17 xã:
Bạch Lưu, Cao Phong, Đôn Nhân, Đồng Quế, Đồng Thịnh, Đức Bác, Hải Lựu,
Lãng Công, Nhạo Sơn, Nhân Đạo, Như Thụy, Phương Khoan, Quang Yên, Tam
Sơn, Tân Lập, Tứ Yên, Yên Thạch để thành lập huyện Sông Lô
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.1.2.1. Chức năng.
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
3


trung ương tới cơ sở.
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.

Uỷ ban nhân dân huyện Lập Thạch là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương đại diện cho Nhà nước quản lý trong mọi lĩnh vực như: Kinh tế, công
nghiệp, nông nghiệp, thương mại, văn hóa, y tế…..
• Trong lĩnh vực kinh tế
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức
và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân
sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp
cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân
dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội
đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của
pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
• Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm
sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị

trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ
4


lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp
luật.
• Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân
tỉnh.
• Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
• Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
• Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
5


thao
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi
cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;
bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do
địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá

gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ
chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,
nhân đạo.
• Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
6


• Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản
lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,
công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực

hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi
vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
• Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công
dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật
và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
• Trong việc thi hành pháp luật
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
7


cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ
chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và

lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
• Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở
địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,
quyết định.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Lập Thạch do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra gồm: 01
Chủ tịch và 03 phó Chủ tịch.
Các Phó chủ tịch sẽ giải quyết công việc theo lĩnh vực cấp trên phân công,
trong việc thực hiện công việc phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện
và cơ quan Nhà nước cấp trên.
Các phòng ban chuyên môn giúp việc gồm có:
1.Văn phòng HĐND và UBND huyện
2.Phòng Nội vụ
3.Phòng Lao động – Thương binh và xã hội

8


4.Phòng Tài chính – Kế hoạch
5.Phòng Giáo dục
6.Phòng Văn hóa và Thông tin
7.Phòng Tài nguyên và môi trường
8.Phòng Tư pháp
9.Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
10. Phòng Kinh tế - Hạ tầng
11. Thanh tra
12. Phòng Y tế.
1.2. Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà
nước
Văn bản có thể được phân loại các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích và
nhiều nội dung phân loại như: phân loại theo tác giả, phân loại theo tên, phân loại
theo nội dung, phân loại theo mục đích biên soạn, phân loại theo hiệu lực pháp lý...
Theo hiệu lực pháp lý và loại hình quản lý chuyên môn văn bản quản lý Nhà
nước bao gồm các loại sau:
* Văn bản quy phạm pháp luật:
Tại điều 2, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy định:
"Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được
ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự thủ tục quy định trong luật
này".
Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật:
-Quốc hội: ban hành Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội
-Ủy ban Thường vụ Quốc hội: banh hành Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTV
Quốc hội
-Chủ tịch nước: ban hành Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước
-Chính phủ: ban hành Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ

-Thủ tướng Chính phủ: ban hành Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính
phủ
-Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan trực thuộc
Chính phủ ban hành: Quyết định, Thông tư, Chỉ thị của các cơ quan đó
-Hội đồng nhân dân các cấp ban hành: Nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cấp đó
-UBND các cấp ban hành: Quyết định, Chỉ thị của UBND
-Tòa án nhân dấn tối cao ban hành: Nghị quyết của hội đồng thẩm phán Tòa
9


án nhân dân tối cao
-Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành: Quyết định, Chỉ thị, Thông tri của
Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
Tại UBND cấp huyện Lập Thạch ban hành : Quyết định, Chỉ thị của UBND
huyện
• Văn bản hành chính thông thường:
Trong quá trình lãnh đạo, quản lý, điều hành, các cơ quan Nhà nước ngoài
việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt theo luật định, còn
dùng những văn bản hành chính thông thường bao gồm: công văn, thông báo, kế
hoạch, đề án, phương án, giấy giới thiệu, giấy mời...
• Văn bản chuyên môn:
Văn bản chuyên môn là loại văn bản mang tính chất đặc thù thuộc nghiệp vụ
chuyên môn trong các lĩnh vực như: thống kê, kế hoạch, tài chính, y tế,..
• Văn bản khoa học kỹ thuật
Văn bản khoa học kỹ thuật là loại văn bản được hình thành trong các lĩnh
vực như: kiến trúc, xây dựng, công nghệ, cơ khí, trắc địa, bản đồ,...Hình thức văn
bản thường ở dạng: bản vẽ thiết kế, đồ án, phim ảnh...

10

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẬP THẠCH
2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch.
2.1.1. Về tình hình tổ chức công tác văn thư.
Bộ phận văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển và bộ mặt của cơ
quan. Như chúng ta biết “văn bản” là cách giao tiếp quan trọng nhất của con người,
nó không chỉ lưu giữ thông tin hiện thời và còn có tính tương lai, giúp cơ quan giải
quyết kịp thời văn bản đi, đến và sử dụng con dấu theo đúng quy định, lưu trữ đầy
đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá
trình thực hiện công việc; giúp cho cơ quan trong việc khai thác thông tin trong tài
liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt
động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh
doanh.
Hiện nay, công tác văn thư ở UBND Huyện Lập Thạch được tổ chức theo
hình thức hỗn hợp. Tất cả văn bản đi, đến chung cơ quan UBND huyện đều phải
qua bộ phận văn thư để quản lý tập trung thống nhất. Một số công việc của các cơ
quan chuyên môn được thực hiện tại phòng ban chuyên môn đó.
Chủ tịch là người chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác văn thư.
Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND xử lý văn bản đến; chỉ
đạo theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện các văn bản sau khi được xử lý.
Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp kịp thời,
đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, thực hiện đúng chức năng thẩm quyền
của mình không để bị sai xót.
Tổ chức tập huấn về công tác văn thư – lưu trữ và phổ biến các loại văn bản
pháp luật của nhà nước.
Văn phòng được bố trí cạnh phòng làm việc của Chủ tịch để thuận lợi cho
công việc

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Thực hiện việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, vào sổ, chuyển giao
văn bản đầy đủ, kịp thời và bảo mật, thực hiện việc lưu trữ văn bản, quản lý con
dấu đúng quy định.
Tham mưu, thực hiện đúng, đầy đủ các quy định, các văn bản chỉ đạo, quy
chế hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ, quản trị mạng, quản lý sử dụng
11


phương tiện kỹ thuật, vật tư, văn phòng phẩm an toàn, tiết kiệm, hiệu quả.
Tuyệt đối giữ bí mật công văn giấy tờ, tài liệu theo từng mức độ mật của
văn bản.
Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận
đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến lãnh đạo cơ quan HĐND và UBND xem
xét và giải quyết theo thẩm quyền.
Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND chon công
việc cuả UBND.
Tổ chức in ấn, sao gửi các văn bản do cơ quan ban hành và cơ quan khác
ban hành nhanh chóng chính xác.
Cán bộ văn thư UBND huyện có những nhiệm cụ thể sau:
- Trực tiếp tham mưu, thực hiện công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông
tin, quản trị mạng, chữ ký số.
- Tổ chức việc cập nhật, tiếp nhận, vào sổ theo dõi văn bản đi , đến UBND
huyện, Văn phòng HĐND và UBND huyện đảm bảo kịp thời, đầy đủ, chính xác;
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; cập nhật lịch công tác lãnh đạo UBND huyện.
- Đăng ký văn đi khi đầy đủ các điều kiện về thể thức, hình thức, kỹ thuật
trình bày, chữ ký người thẩm định nội dung, thể thức và người có thẩm quyền.
- Tổ chức lưu trữ, quản lý công văn giấy tờ đi, đến UBND, Văn phòng
huyện đầy đủ theo đúng quy định của Nhà nước, quản lý sắp xếp kho lưu trữ đảm
bảo hồ sơ, tài liệu được quản lý tập trung, thống nhất, khoa học, bảo quản cẩn thận,

thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác, sử dụng bản lưu khi cần.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức.
Công tác quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ của UBND huyện Lập
Thạch được quy định trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ
huyện. Phòng giao cho một đồng chí Phó trưởng phòng phụ trách và 01 chuyên
viên phụ trách trực tiếp về công tác văn thư – lưu trữ của huyện, có trình độ chuyên
môn Đại học.
Hiện nay,Văn phòng HĐND và UBND huyện có bộ phận làm công tác văn
thư bao gồm: 01 cán bộ biên chế kiêm nhiệm và 02 cán bộ hợp đồng làm công tác
văn thư – lưu trữ có trình độ là đại học làm các công việc như: kiểm tra và tiếp
nhận văn bản, đóng dấu, đăng ký văn bản đi, đến… để hoàn thành những công việc
của mình được giao.
Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện và UBND
các xã, thị trấn mỗi đơn vị bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư - lưu
12


trữ Cụ thể:
+ Tại các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện: 17 người.
+ Tại UBND các xã, thị trấn: 20 người.
Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đều có phẩm chất tốt, có bản lĩnh
chính trị vững vàng, nghiệp vụ chuyên môn tốt,có kinh nghiệm và sáng tạo trong
công tác.
2.2. Hoạt động quản lý.
2.2.1. Khái niệm Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ là sự can thiệp, tác động của
nhà nước hay một cơ quan có thẩm quyền đến công tác văn thư, lưu trữ được thể
hiện chủ yếu bằng việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thực hiện
tốt nhất các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ.
Để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã ban hành các văn bản quy phạm

pháp luật và văn bản hướng dẫn để quy định công tác văn thư, lưu trữ nhằm hoàn
thiện hơn các quy định về hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ trên mọi
phương diện để nâng cao hiệu suất chất lượng công tác này.
2.2.2. Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước
• Chủ thể quản lý.
Chủ thể quản lý là các cá nhân, tổ chức có quyền lực nhất định buộc các đối
tượng quản lý phải tuân thủ các quy định do mình đề ra để đạt được mục tiêu ấn
định trước.
Chủ thể quản lý tại UBND huyện Lập Thạch là cán bộ, công chức có thẩm
quyền, là các cá nhân, tổ chức có quyền lực nhất định.
• Đối tượng quản lý.
Đối tượng quản lý là các cá nhân, tổ chức chịu sự tác động quản lý bao gồm
tất cả các cá nhân, tổ chức, sinh sống sản xuất kinh doanh, dịch vụ trong lãnh thổ
quốc gia.
Đối tượng quản lý tại UBND huyện Lập Thạch là các công chức, viên chức
trong cơ quan các đơn vị phòng ban thuộc cơ quan chuyên môn của huyện.
2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ.
Quản lý thống nhất công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước, bảo vệ an toàn
và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ có hiệu quả sự việc xây dựng và bảo vệ tổ quốc
định hướng sự phát triển công tác văn thư, lưu trữ nhằm góp phần cung cấp thông
tin làm căn cứ để cơ quan quản lý nhà nước thực hiện được xây dựng kế hoạch cân
13


đối phân bổ nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của Đảng
và nhà nước góp phần thực hiện thành công chiến lược phát triển kinh tế- xã hội.
Tại UBND huyện Lập Thạch quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
tạo cơ sở pháp lý làm căn cứ cho các dự án đầu tư phát triển văn thư, lưu trữ đồng
thời chủ động công việc huy động sử dụng có hiệu quả các nguồn lực.
2.2.4. Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm

pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ.
Thực hiện văn bản áp dụng thực tiễn vào cơ quan như:
Luật lưu trữ năm 2011
Tại UBND huyện Lập Thạch đã ban hành một số văn bản về nghiệp vụ
công tác văn thư-lưu trữ như:
- Kế hoạch số 34/KH-UBND ngày 23/3/2015 về thực hiện nhiệm vụ công
tác văn thư, lưu trữ năm 2015;
- Quyết định số 259/QĐ-CTUBND ngày 13/3/2015 về việc ban hành danh
mục hồ sơ năm 2015;
Ngoài ra, có 1 văn bản quy phạm pháp luật ban hành quy chế công tác văn
thư, lưu trữ:
Quyết định số 02/2015/QĐ-UBND ngày 03/8/2015 về ban hành Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, gửi đến tất cả các cơ quan thuộc
UBND huyện và UBND các xã, thị trấn nghiên cứu, triển khai thực hiện để quản lý
thống nhất.
2.2.5. Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định.
Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ báo cáo
thống kê, chế độ thống kê lưu trữ số lượng báo cáo thống kê hằng năm từ ngày
01/01 đến 31/12.
Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định tổng hợp số liệu của các đơn
vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện, lưu trữ
cấp huyện tập hợp số liệu và báo cáo lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh.
Hiện nay, các cơ quan trong UBND huyện Lập Thạch không thực chế độ báo
cáo thống kê hằng năm.
2.2.6. Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ
vào công tác văn thư, lưu trữ.
Đẩy mạnh việc ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ
để đáp ứng yêu cầu hội nhập và cải cách hành chính phù hợp với yêu cầu phát triển
xã hội.
14

2.2.7. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác
thi đua khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ.
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ của
các cơ quan, tổ chức. Trình độ cán bộ làm văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếp đến
việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ và phương pháp cách thức tổ chức khoa học
tài liệu lưu trữ.
Hằng năm, cán bộ làm công tác văn thư các cấp trong huyện đều được tham
gia đào tạo, bồi dưỡng các lớp về chuyên môn nghiệp vụ văn thư do UBND tỉnh,
Sở Nội vụ, UBND huyện tổ chức. Qua đó nhằm nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ về văn thư, đồng thời được cập nhật những văn bản mới ban hành về
công tác văn thư, đây là điều kiện thuận lợi để những cán bộ không có trình độ
chuyên môn về công tác văn thư hoặc những cán bộ mới được giao làm nhiệm vụ
về công tác văn thư sẽ hiểu biết hơn về công tác văn thư và áp dụng vào công việc
cụ thể của mình được chính xác và khoa học hơn.
Tuy nhiên, công tác khen thưởng tại ủy ban chưa có vì công tác văn thư
chưa thật sự được quan tâm và chưa có kinh phí để quan tâm đầu tư.
2.2.8. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm công tác văn thư,
lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch.
Trong năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ và Sở Nội
vụ tỉnh Vĩnh Phúc đã tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại huyện. Tại buổi
kiểm tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ và Sở Nội vụ những việc
làm được và chưa làm được về công tác văn thư, lưu trữ của huyện, qua đó đoàn
kiểm tra đã đưa ra những giải pháp giúp cơ quan thực hiện nhiệm vụ trong những
năm tiếp theo được tốt hơn.
Từ năm 2004 trở lại đây, UBND huyện Lập Thạch phối hợp với Chi cục Văn
thư - Lưu trữ tỉnh đã tổ chức được 5 đợt kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ tại
một số cơ quan thuộc UBND huyện và xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
2.3. Hoạt động nghiệp vụ văn thư – lưu trữ.

2.3.1. Công tác văn thư
2.3.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản.
• Thảo văn bản
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản việc soạn thảo văn bản do chuyên
viên tổng hợp Văn phòng HĐND và UBND huyện trực tiếp soạn thảo, đó là chủ
yếu là những văn bản như: Văn bản quy phạm pháp luật, Quyết định, Công văn, Tờ
15


trình, Báo cáo, Kế hoạch… của UBND huyện Lập Thạch. Ngoài ra còn soạn thảo
và ban hành các văn bản của Văn phòng HĐND và UBND, văn bản thuộc lĩnh vực
phụ trách của chuyên viên nào sẽ do chuyên viên đó trực tiếp soạn thảo. Công tác
soạn thảo và ban hành văn bản được tiến hành theo đúng quy định của Pháp luật.
• Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
- Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình
người duyệt xem xét, quyết định.
• Đánh máy, nhân bản.
Đánh máy phải đúng nguyên bản thảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì
người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản
thảo đó. Nhân bản đúng số lượng quy định.
• Kiểm tra thể thức văn bản trước khi ký ban hành.
Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn
bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo UBND huyện ký ban hành; đề xuất mức
độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc
đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
Chánh Văn phòng HĐND và UBND hoặc Phó Chánh văn phòng kiểm tra và
chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của

UBND huyện Lập Thạch và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
• Ký văn bản.
UBND huyện Lập Thạch làm việc chế độ tập thể đối với những vấn đề quan
trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ
chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được
quy định như sau:
+ Chủ tịch UBND huyện thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản
UBND huyện;
+ Phó chủ tịch UBND huyện và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác
được thay mặt tập thể, ký thay Chủ tịch UBND huyện những văn bản theo uỷ
quyền của Chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ
trách.
+ Trong trường hợp đặc biệt, Chủ tịch UBND huyện có thể uỷ quyền cho
16


một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản
mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và
giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ
quyền lại cho người khác ký.
+ Chủ tịch UBND huyện có thể giao cho Chánh Văn phòng, ký thừa lệnh
(TL.) một số loại văn bản, việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong
quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
2.3.1.2. Quản lý văn bản.
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của UBND huyên Lập Thạch được quản lý
tập trung tại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản
được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được
đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2.3.1.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi.
• Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày, tháng,

năm của văn bản
Bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra yếu tố về thể thức và kỹ thuật trình
bày theo quy định hiện hành. Nếu những văn bản không đảm bảo đầy đủ thể thức
quy định nhất thiết phải được sửa lại và bổ sung trước khi trình ký và làm thủ tục
phát hành.
Tất cả văn bản đi của UBND huyện đều được đánh số theo hệ thống từng
loại sổ riêng của ủy ban do văn thư thống nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản do UBND ban hành trong một năm, đối với văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản mật được thực hiện theo quy
định của Nhà nước. Cán bộ văn thư có trách nhiệm cho số, việc cho số của văn bản
dựa vào sổ đăng ký văn bản của UBND huyện , rồi đánh số tiếp theo cho văn bản
mới, mỗi văn bản được ghi một số và ngày nhất định, số được đánh bằng số Ả Rập
(1, 2, 3…) bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và được kết thúc vào ngày 31 tháng
12 hằng năm. Ngày tháng của văn bản cũng được thực hiện theo đúng quy định,
những ngày dưới 10 và tháng dưới 3 được đánh thêm số 0 ở phía trước.
•Đăng ký văn bản đi.
Việc đăng kí văn bản đi của UBND huyện Lập Thạch nhằm mục đích để
quản lý chặt chẽ văn bản đi của cơ quan giúp cho việc tra tìm văn bản và theo dõi
giải quyết dễ dàng.
Phương tiện đăng ký:
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ: tại UBND huyện hằng năm ban hành nhiều
17


văn bản nên văn thư lập sổ đăng ký văn bản đi cho từng loại.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:
Số ký
hiệu văn
bản

Ngày,
tháng
văn bản

(1)

(2)

Tên loại
và trích
yếu nội
dung
văn bản
(3)

Người
ký

Nơi
nhận
văn bản

(4)

(5)

Đơn vị ,
người
nhận
bản lưu

văn bản
(6)

Số
lượng
bản

Ghi chú

(7)

(8)

-Đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu: sử dụng chương trình
phần mềm quản lý văn bản bản của UBND huyện Lập Thạch.
Bảng biểu thống kê số lượng văn bản đi của UBND huyện trong những năm
gần đây:
Năm
Tên văn bản
Hành chính
Báo cáo
Kế hoạch
Quyết định
Thông báo
Tờ trình

2014

2015

2016

1016
190
123
42137
121
241

836
193
112
1891
69
263

1080
186
142
2904
103
284

• Nhân bản, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác
Tại UBND huyện Lập Thạch sau khi cán bộ văn thư đăng ký văn bản thì
đem đi nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu chức danh có chữ ký, dấu cơ quan được
đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển
phát văn bản đi
Việc chuyển giao văn bản đi được thực hiện nhanh chóng, chính xác, đúng

đối tượng, tiết kiệm thời gian.
Dựa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết văn bản mà cán bộ văn thư
xác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản thuộc UBND huyện thì văn thư sẽ trực
tiếp gửi đến các đơn vị, cá nhân để kịp thời giải quyết.
Văn bản gửi ra ngoài thì được bao bì có sẵn của UBND huyện Lập Thạch,
18


chất lượng giấy dày dai, khó thấm nước, không nhìn qua được để đảm bảo không
bị lộ thông tin của văn bản.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi của cán bộ văn thư văn phòng UBND huyện
khá tốt, đảm bảo nguyên tắc tập chung nhanh chóng, chính xác, kịp thời và khoa
học thực hiện theo đúng quy định của nhà nước, song vẫn còn tồn tại các khuyết
điểm không có số chuyển giao văn bản gây khó khăn khi có vấn đề trách nhiệm
giải quyết văn bản của các đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
• Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư UBND huyện và
bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
Tất cả các văn bản lưu tại Văn thư UBND huyện được sắp xếp theo số, tên
loại. Công tác này được cán bộ văn thư làm rất cẩn thận, các văn bản phân loại và
sắp xếp theo thứ tự văn bản từ số nhỏ đến số lớn, sau đó tài liệu được để trong các
cặp, hộp và bảo quản tại giá, tủ đựng hồ sơ của phòng Văn thư.
2.3.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
• Tiếp nhận văn bản đến
• Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến:
+ Tất cả các văn bản đến kể cả đơn, thư do các nhân, tổ chức gửi đến UBND
huyện đều được bộ phận UBND huyện tiếp nhận.
+ Kiểm tra số lượng bì, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có) và đối chiếu
với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận, không tiếp nhận văn bản trong trường hợp
sai địa chỉ, hoặc đã bị bóc bì

• Phân loại, bóc bì văn bản:
Sau khi tiếp nhận, các văn bản được phân loại như sau:
+ Loại không bóc bì: gồm các bì gửi cho các đơn vị hoặc cá nhân trong UBND
huyện Lập Thạch, các bì văn bản gửi đích danh người nhận và các văn bản mật.
+ Loại bóc bì: gửi cho cơ quan UBND huyện Lập Thạch do văn thư bóc bì
Những bì văn bản có đóng dấu khẩn, hỏa tốc cần được bóc trước để giải
quyết kịp thời.
• Đóng dấu đến, ghi số, ngày tháng đến:
+ Tất cả văn bản đến thuốc diện đăng ký tại Văn thư được đóng dấu đến, ghi
số, ngày, tháng, năm đến. Đối với những văn bản gửi qua mạng được in ra và làm
thủ tục đóng dấu đến.
+ Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải
19


đóng dấu đến mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi,
giải quyết.
+ Tại UBND huyện Lập Thạch cán bộ văn thư đóng dấu đến vào bên phải
dưới số ký hiệu đối với tất cả các loại văn bản.
• Đăng ký văn bản đến
Cơ quan UBND huyện Lập Thạch sử dụng 2 phương pháp đăng ký văn bản
đến : Đăng ký văn bản đến bằng sổ và đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản trên máy tính.
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Căn cứ vào số lượng văn bản đến cán bộ
văn thư tại UBND huyện lập sổ đăng ký văn bản đến chung cho tất cả UBND
huyện và một sổ dành cho văn bản mật (lập sổ riêng).
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
Ngày
đến

Số
đến

Tác giả

Số, ký
hiệu
văn bản

(1)

(2)

(3)

(4)

Ngày,
tháng,
năm
văn bản
(5)

Tên loại và
trích yếu nội
dung
(6)

Đơn
vị và

người
nhận
(7)

Ký
nhận

Ghi
chú

(8)

(9)

Khi đăng kí văn bản đến cán bộ văn thư tại UBND huyện điền đầy đủ thông
tin của văn bản vào sổ, không sử dụng bút chì và bút mực đỏ khi viết vào sổ.
+ Đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính: hằng ngày, cán bộ văn thư sẽ quét
văn bản đến và nhập văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu máy tính áp dụng phần mềm
quản lý văn bản của UBND huyện để phục vụ cho việc chuyển giao, giải quyết văn
bản, tra cứu một cách nhanh chóng và kịp thời.
Bảng biểu thống kê số lượng văn bản đến của UBND huyện Lập Thạch
trong những năm gần đây:
Năm
Số lượng văn bản

2014
4549

2015
4799

2016
5272

Nhìn vào bảng biểu thống kê ta thấy số lượng văn bản đến ngày càng tăng
qua các năm.
• Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đã vào sổ đăng ký văn bản đến và quét lên phần mềm quản lý văn
20


bản, cán bộ văn thư sắp xếp theo từng loại để trình Chánh Văn phòng HĐND và
UBND xem và chuyển Chủ tịch UBND huyện xử lý và cho ý kiến chỉ đạo giải
quyết văn bản đến. Đối với văn bản khẩn, hỏa tốc, mời họp trình ngay cho lãnh đạo
ý kiến giải quyết công việc kịp thời đúng thời hạn.
Chủ tịch UBND huyện căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch, công tác
được giao cho các đơn vị, cá nhân cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo
giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND huyện văn bản đến được
chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung ý kiến chỉ đạo vào sổ đăng ký.
Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn thư của ủy ban đã chuyển giao văn
bản qua phần mềm quản lý văn bản đúng đối tượng cho người nhận và kiểm tra
chặt chẽ đối chiếu và nhận văn bản ký nhận. Đối với văn bản mật không chuyển giao
qua mạng gửi qua bằng văn bản giấy đảm bảo nội dung thông tin trong văn bản.
Đối với những văn bản có ý kiến chỉ đạo sao gửi các lãnh đạo, phòng ban
cán bộ văn thư tiến hành sao văn bản theo đúng thể thức sao lục để gửi và chuyển
giao văn bản.
• Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến
Trách nhiệm đối với việc giải quyết văn bản đến UBND huyện: Chủ tịch
UBND cho ý kiến.

Người giải quyết văn bản: Công chức, viên chức, các bộ phận có liên quan.
Trách nhiệm theo dõi tiến độ việc giải quyết văn bản: Chánh Văn phòng
HĐND và UBND huyện, cán bộ văn thư.
Khi văn bản được giải quyết xong thì lưu lại tại văn thư và các bộ phận
chuyên môn.
2.3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu.
- Quản lý con dấu:
+ Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch UBND huyện Lập Thạch việc quản lý, sử dụng con dấu .
+ Cán bộ văn thư giữ con dấu và đóng dấu tại UBND huyện được quản lý và
sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu
chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu.
+ Con dấu UBND huyện Lập Thạch được bảo quản tại phòng làm việc của
công chức, viên chức văn thư được để trong hộp và khi ra về được khóa cất vào tủ.
+ Văn phòng HĐND và UBND huyện Lập Thạch có các loại dấu: dấu có
21


hình quốc huy, dấu không có hình quốc huy và dấu chức danh.
• Sử dụng con dấu:
+ Cán bộ văn thư ủy ban là người tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ
của UBND huyện.
+ Chỉ đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người
có thẩm quyền, tuyệt đối không đóng dấu khống chỉ.
+ Đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
+ Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải văn bản, không đóng quá 5
trang văn bản.
2.3.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ: UBND huyện Lập Thạch cán bộ
làm công tác văn thư dưới hình thức kiêm nhiệm không được đào tạo đúng chuyên
ngành nên chưa tham mưu và xây dựng được danh mục hồ sơ.
Lập hồ sơ: việc lập hồ sơ tại văn thư UBND huyện được thực hiện theo
từng loại văn bản, mỗi loại văn bản được đựng trong những cặp ba dây, văn bản
được sắp xếp theo số thứ tự từ 01 đến hết (văn bản cuối cùng của năm)
Thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Văn thư UBND huyện quản
lý một kho lưu trữ của UBND huyện, sau một năm kể từ năm công việc kết thúc,
văn bản hành chính được giao nộp vào lưu trữ hiện hành. Đối với các cơ quan
thuộc UBND huyện; các xã, thị trấn việc thu thập và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
UBND huyện chưa thực hiện được, cơ quan, đơn vị nào có tài liệu thì hết một năm
vẫn lưu trữ tại cơ quan đó.
Nhìn chung, việc thu thập và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được
thật sự quan tâm, dẫn đến tài liệu bị phân tán, rải rác ở các cơ quan, đơn vị. Mặt
khác UBND huyện chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ hiện
tại chỉ là kho tạm, diện tích kho nhỏ vì vậy việc giao nộp tài liệu còn khó khăn.
2.3.2. Công tác lưu trữ.
Hiện nay, UBND huyện Lập Thạch chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên
dụng, kho lưu trữ hiện tại chỉ là kho tạm được đặt ở vị trí tầng trên cùng của nhà 3
tầng với diện tích rộng 56 m2 có các trang thiết bị bảo quản tài liệu như: tủ, cặp, giá
đựng hồ sơ tài liệu, phương tiện phòng cháy chữa cháy phục vụ cho công tác lưu
trữ do Văn phòng HĐND và UBND huyện quản lý.
22


Phông lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch được chia thành 2 nhóm tài liệu
chính là nhóm tài liệu của HĐND huyện và tài liệu của UBND huyện. Tài liệu
phông lưu trữ huyện được phân loại theo phương án thời gian – mặt hoạt động.
2.3.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch

chưa được hoạt động theo đúng nguyên tắc hầu hết các phòng, đơn vị vẫn lưu trữ
tài liệu tại đơn vị của mình việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là điều
khó khăn.
2.3.2.2. Xác định giá trị tài liệu.
Hằng năm, cán bộ văn thư sắp xếp tài liệu thành cặp hộp từng loại và đánh
số rồi chuyển lên kho lưu trữ chưa làm về công tác xác định giá trị cho tài liệu.
2.3.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Tại kho lưu trữ của UBND huyện (do Văn phòng HĐND và UBND huyện
quản lý) tài liệu đã được chỉnh lý từ năm 1994 trở về trước, từ năm 1995 trở lại đây
chưa được chỉnh lý. Tài liệu được đựng trong những cặp hộp, cặp 3 dây theo từng
loại văn bản, từng năm và đưa lên giá để tài liệu.
2.3.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Việc thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ chưa có tại UBND
huyện
2.3.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch còn chưa được chú
trọng các trang thiết bị tại kho tạm chỉ có: cặp, giá để tài liệu, quạt còn thiếu về các
trang thiết bảo quản tài liệu như: điều hòa, máy hút ẩm,…
2.3.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trước đây các cơ quan, đơn vị; các xã, thị trấn trong huyện vẫn khai thác, tra
cứu văn bản bằng phương pháp thủ công là chính, hiện nay UBND huyện đã sử
dụng phầm mềm quản lý văn bản vì vậy công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
rất nhanh gọn, thuận tiện.

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Công tác văn thư là một mảng công việc quan trọng trong hoạt động quản lý
23