Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường tân quang

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do tôi thực hiện để phục
vụ cho quá trình học tập của mình. Những kết quả và số liệu trong bài được thực
hiện tại UBND phường Tân Quang, không sao chép công trình nghiên cứu của
người khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước cô giáo và nhà trường về sự
cam đoan này.
Hà Nội, ngày 03 tháng 12 năm 2016


DANH MỤC CHŨ VIẾT TẮT

STT

Tên viết tắt

Tên cụm từ viết
tắt

01

HĐND

Hội đồng nhân dân

02

UBND

Uỷ ban nhân dân

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHŨ VIẾT TẮT


MỞ ĐẦU
1, Lý do chọn đề tài
Trong việc tổ chức và hoạt động của tất cả các cơ quan hành chính nhà
nước hay doanh nghiệp. Bộ phận văn phòng luôn là bộ phận đảm bảo cho hoạt
động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, giúp ta có cái nhìn tổng quan và
chi tiết hơn trong quá trình thực hiện công việc tại cơ quan mình. Vì vậy, chúng
ta không thể phủ nhận vai trò của nhà quản trị văn phòng trong cơ quan, tổ chức.
Là một bộ phận có vai trò quan trọng như vậy nên đòi hỏi ở người lãnh đạo văn
phòng là người luôn mang một tinh thần trách nhiệm cao, nắm vững các kỹ năng
tổ chức công việc trong văn phòng của cơ quan đó, và một trong những kỹ năng
quan trọng nhất là kỹ năng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan.
Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan là là trách nhiệm
của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ; tuyển
chọn cán bộ văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan cũng như
tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ.
Là một sinh viên thuộc chuyên ngành Quản trị văn phòng của trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, sau khi được đào tạo lý luận về các kỹ năng của nhà quản trị
văn phòng, tôi nhận thấy kỹ năng tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ
của nhà quản trị văn phòng là kỹ năng vô cùng quan trọng. Qua quá trình khảo
sát tại UBND phường Tân Quang, tỉnh Tuyên Quang để phục vụ cho quá trình
học tập học phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng” do
Ths. Lâm Thu Hằng giảng dạy, trên cơ sở lý luận áp dụng vào thực tiễn, tôi đã
lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong tổ chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại UBND phường Tân
Quang” để làm bài thi kết thúc học phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong

quản trị văn phòng”.
2. Lịch sử nghiên cứu.
Tại UBND phường Tân Quang, việc khảo sát về vấn đề trách nhiệm của
lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ đã được một
số cá nhân là sinh viên chuyên nghành văn thư, lưu trữ của một số trường Đại
4


học, Cao đẳng thực hiện, nhưng chỉ khái quát và sơ qua, chưa đi sâu vào vấn đề
để xem xét và giải quyết. Qua quá trình tìm hiểu về lịch sử nghiên cứu vấn đề
này, cho đến nay chưa có bài viết nào khảo sát khách quan và chi tiết cũng như
đưa ra các ý kiến, đề xuất cho cơ quan về trách nhiện của lãnh đạo văn phòng
trong công tqacs tổ chức và quản lý về văn thư, lưu trữ.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ
chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại UBND phường Tân Quang,
Tp.Tuyên Quang, Tỉnh Tuyên Quang.
- Phạm vi nghiên cứu: Bài nghiên cứu sử dụng các văn bản, giấy tờ, căn
cứ tình hình thực tế trong phạm vi UBND phường Tân Quang từ năm 2015 đến
nay.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu thực tiễn về trách nhiệm của lãnh đạo
văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ. Từ thực tế
đó viết bài tiểu luận phục vụ học tập bộ môn chuyên ngành.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Tìm hiểu về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức và quản
lý về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang.
+ Đánh giá thực tiễn trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan trong công tác
trên.
+ Đưa ra một số đề xuất nhằm góp phần nâng cao trách nhiệm của lãnh

đạo văn phòng UBND phường Tân Quang trong tổ chức, quản lý công tác văn
thư – lưu trữ
5. Phương pháp nghiên cứu
Để đánh giá đúng bản chất về trách nhiệm của lãnh đạo
văn phòng trong công tác tổ chứ, quản lý công tác văn thư –
lưu trữ, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Để lấy thông tin đầy
đủ, chính xác tôi đã sử dụng phương pháp này để khai thác và
5


kế thừa những thông tin đã có từ trước.
+ Phương pháp phân tích, tổng hợp: Dựa trên những thông
tin đã có, xuyên suốt trong quá trình khảo sát và đánh giá, tôi
sử dụng phương pháp này để chọn lọc và đúc kết thông tin.
+ Phương pháp khảo sát thực tế, phỏng vấn: Để lấy thông
tin trực tiếp, chính xác phục vụ quá trình nghiên cứu.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Về lý luận: Hiểu rõ về trách nhiệm của người lãnh đạo
văn phòng trong công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư –
lưu trữ.
- Về thực tiễn, đánh giá một cách khách quan, từ đó đưa ra
được các giải pháp giúp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo vă
phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ
tại UBND phường Tân Quang.
7. Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của
UBND phường Tân Quang;
Chương 2: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại

UBND phường Tân Quang;
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra giải pháp
nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ
chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND
phường Tân Quang.

6


CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
UBND PHƯỜNG TÂN QUANG

1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của UBND phường Tân Quang
1

Lịch sử hình thành

UBND Phường Tân Quang là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa, của
thành phố, phường được hình thành trên cơ sở các khu phố Quang Trung, Tam
Cờ. Xã Tắc, Lê Lợi, ra đời từ những năm 40 của thế kỷ XX. Trong suốt chặng
đường 75 năm (1940 – 2015) hình thành và phát triển Tân Quang luôn gắn liền
với lịch sử phát triển của Thành phố nói riêng và tỉnh nói chung.
Phường Nghĩa có vị trí địa lý như sau: phía Bắc giáp Phường Minh Xuân;
phía Nam giáp Phường Hưng Thành; Phía Tây giáp Phường Nông Tiến,; Phía
Đông giáp Phường Phan Thiết. Tổng diện tích phường là 234,26ha trong đó đất
nông nghiệp còn là: 8,07ha. Trên địa bàn có một số tuyến đường giao thông
quan trọng: Đường Âu Cơ, đường Trường Trinh… Trước đây kinh tế phường
chủ yếu là buôn bán nhỏ lẻ, những năm gần đây kinh tế dịch vụ phát triển mạnh
theo hướng dịch vụ hoá, tiêu dùng, đã xuất hiện một số tổ chức kinh tế tập thể và

tư nhân dưới hình thức góp vốn.
Chính trị ổn định, toàn Phường có trên 1300 đảng viên sinh hoạt theo các
chi bộ địa bàn dân cư, thống nhất theo tổ chức hệ thống chính trị cơ sở. Đại đa
số cán bộ Đảng viên và nhân dân tin tưởng vào sự lãnh đạo của Đảng, chấp hành
tốt chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật nhà nước, tích cực tham gia vào
xây dựng và phát triển.
Trên địa bàn Phường có 3.568 hộ với 21.536 nhân khẩu được chia thành
36 tổ dân phố. Mật độ trung bình khoảng 2.500 người/km 2. Cơ cấu dân cư đa
dạng trong đó số lao động nông nghiệp chiếm tỉ lệ trên 40%. Những năm gần
đây số dân tăng nhanh thành phần dân cư là cán bộ, công chức, viên chức và lực
lượng vũ trang cũng tăng nhanh.
Trình độ dân trí đã có nhiều cải thiện và phát triển so với những năm gần
7


đây. Chất lượng giáo dục ngày càng được nâng cao, 2/3 trường học đạt tiêu
chuẩn quốc gia (mầm non và tiểu học), tỉ lệ học sinh giỏi tăng, số người có trình
độ đại học, trên đại học tăng, số người thất học chỉ còn chiếm tỉ lệ không đáng
kể. Đã hoàn thành phổ cập giáo dục phổ thông.
Các hoạt động văn hóa xã hội ngày càng phát triển và đi vào chiều sâu,
một số hoạt động đã trở thành nền nếp như hoạt động đền ơn đáp nghĩa, chăm
sóc trẻ em… Nhìn chung Phường Tân Quang có vị trí địa lý khá thuận lợi, kinh
tế ổn định và có bước phát triển, đời sống sinh hoạt của nhân dân được cải thiện
rõ rệt và chất lượng ngày một nâng lên.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Tân Quang
UBND phường Tân Quang là cơ quan chấp hành của HĐND tỉnh Tuyên
Quang có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
UBND Phường Tân Quang làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,
phát huy vai trò tập thể đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng
tạo của chủ tịch và phó chủ tịch UB mỗi việc giao cho người phụ trách và chịu

trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực phân công.
Chấp hành sự chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên sự lãnh
đạo của Đảng uỷ, sự giám sát của HĐND cấp phường phối hợp chặt chẽ giữa
UBND phường với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể cùng cấp trong quá trình
triển khai thực hiện các nhiệm vụ.
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức đúng pháp luật, đúng
thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm đảm bảo công khai, minh bạch, kịp thời và
có hiệu quả, theo trình tự luật định.
Cán bộ công chức phường phải sâu sát cơ sở lắng nghe mọi ý kiến đóng
góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ từng bước đưa hoạt
động của UBND phường ngày càng chính quy hiện đại vì mục tiêu xây dựng
chính quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống của nhân dân.
Xây dựng trình HĐND phường quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ,
quyền hạn của HĐND phường; các biện pháp bảo đảm trật tự an toàn xã hội,
đấu tranh phòng chóng tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng
8


chống quan lieu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ
tài sản của cơ quan tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài
sản, các quyền và lợi ích khác của công dân trên địa bàn xã; dự toán thu ngân
sách nhà nước trên địa bàn xã, dự toán thu chi ngân sách của xã, điều chỉnh dự
toán ngân sách trong trường hợp cần thiết, các chủ trương dầu tư chương trình,
dự án của xã trong phạm vi được phân quyền.
Tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật, và các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên;Tổ chức thực hiện các nghị quyết của
HĐND xã; Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;
Bảo đảm an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, thực
hiện chế độ, nghĩa vụ quân sự. Quản lý hộ tịch hộ khẩu ở địa phương, quản lý

việc cư trú đi lại của người ngoài địa phương
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân
cấp, ủy quyền cho UBND phường.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Quang
Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban bao gồm:
UBND phường căn cứ theo quy định của Luật tổ chức HĐND và UBND
các cấp (sửa đổi) và quy định về cơ cấu tổ chức đối với UBND các Phường, trên
cơ sở tình hình thực tế, thành viên thường trực UBND Phường Tân Quang hiện
có 5 đồng chí (độ tuổi trung bình 42 tuổi, 02 đồng chí tham gia ban chấp hành
Đảng bộ Phường, trong đó có 02 đồng chí là ủy viên Thường Vụ Đảng ủy
Phường)
Chủ tịch UBND Phường - phụ trách chung, chịu trách nhiệm điều hành
toàn diện công tác Phường UBND huyện và hoạt động quản lí Nhà nước đối với
lĩnh vực kinh tế, xã hội và an ninh quốc phòng.
- 02 phó chủ tịch - giúp chủ tịch phụ trách khối Văn hóa - Xã hội và khối
Kinh tế.
- Xây dựng đô thị cùng một số việc khác được phân công.
- Ủy viên UBND:
9


+ An ninh trật tự - Trưởng Công an Phường
+ Quân sự địa phương
-Các cán bộ chuyên môn:
+ Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch
+ Cán bộ Địa chính.
+ Cán bộ Kế toán - Tài chính
+ Cán bộ Văn phòng - Thống kê
+ Cán bộ Văn hóa - Xã hội
+ Cán bộ Phụ trách bộ phận tiếp nhận thủ tục hành chính theo cơ chế

“Một cửa”.
+ Cán bộ Quản lí trật tự xây dựng
+ Cán bộ Quản lí Đô thị
Sơ đồ bộ máy hoạt động của UB Phường Tân Quang. (Xem phần phụ lục
số 01)
1.2.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ

chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường
Tân Quang
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ
thuộc UBND phường Tân Quang
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Tân Quang thuộc Văn
phòng – Thống kê phường phụ trách. Bộ phận này thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Giúp UBND phường xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và
theo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; Tổng hợp báo cáo tình hình
kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện;
- Giúp UBND phường dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; Chịu
trách nhiệm tổng hợp và trực tiếp dự thảo báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo 6
tháng, 9 tháng và cả năm của UBND phường. Đôn đốc các ngành thuộc UBND
phường việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo;
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ. - Có
nhiệm vụ tiếp nhận, vào sổ, chuyển đi, đến và lưu trữ các loại văn bản của
10


UBND phường. Theo dõi văn bản đến và đi để báo cáo các đồng chí lãnh đạo;
- Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,

nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND phường
hoặc lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết;
- Giúp UBND phường về công tác thi đua - khen thưởng;
- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan,
tổ chức và công dân theo cơ chế "một cửa";
- Dự họp, làm việc và ghi thông tin các cuộc họp, ghi biên bản các cuộc
họp, cuộc làm việc theo sự chỉ đạo của UBND phường;
- Giúp Chủ tịch UBND phường duy trì kiểm điểm thực hiện quy chế làm
việc của UBND phường, giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phối hợp các hoạt
động của UBND phường các ngành chuyên môn;
- Tổ chức công bố truyền đạt các quyết định, các đánh giá về tình hình
kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của UBND phường, theo dõi kiểm tra đôn
đốc các ngành chuyên môn, các thôn thực hiện các nghị quyết của HĐND,
UBND, các quyết định của Chủ tịch UBND phường và các quyết định, chỉ thị
của UBND phường
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND
phưởng Tân Quang
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng – thống kê của UBND phường Tân Quang
gồm: 01 công chức làm công tác thống kê, 02 công chức làm công tác văn
phòng (bao gồm công tác văn thư – lưu trữ) và 01 công chức làm công tác
chuyển giao văn bản đi, đến;
Về nhân sự: Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường gồm
02 nhân sự là công chức Bùi Thị Hà tốt nghiệp trung cấp hành chính nhà nước
và công chức Lâm Thanh Nga tốt nghiệp lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ
văn thư.
Về trang thiết bị: Văn phòng – Thống kê UBND xã Quảng Lợi được trang
bị 05 máy tính, 01 máy in và 01 máy photo coppy.

11

Tiểu kết:
Trên đây là phần giới thiệu về lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Quang và bộ phận văn thư
– lưu trữ tại đây. Chương 1 là cơ sở để có thể hiểu rõ hơn về bộ phận văn thư –
lưu trữ tại đây, cũng như trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác
này.

12


CHƯƠNG 2: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TÂN QUANG
2.1. Trách nhiệm tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư –
lưu trữ
Bộ phận văn thư – lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ
chức của một cơ quan. Mỗi cơ quan, đơn vị có một cách thức tổ chức bộ máy
nhất định, trong đó bộ phận văn thư – lưu trữ cũng tùy thuộc vào từng cơ quan
mà được tổ chức một cách khác nhau.
Văn phòng – thống kê UBND Phường Tân Quang là nơi thu thập, xử lý
thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý của Uỷ ban về các dự án đang hoạt động,
tạo điều kiện tốt nhất cho việc tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo về các thông tin
được xử lý nhanh nhất, có hiệu quả trong công việc chăm lo cho mọi lĩnh vực
dịch vụ, hậu cần, đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của
Ủy ban.
Tại UBND phường Tân Quang, bộ phận văn thư - lưu trữ
thuộc Văn phòng – thống kê phường phụ trách. Quản lý công
tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang thuộc chức
năng quản lý của Văn phòng – thống kê, trong đó Chánh văn

phòng là người đứng đầu, người quản lý các hoạt động về văn
thư – thư lưu trữ của bộ phận này để báo cáo lên lãnh đạo cơ
quan, cũng như tham mưu, trợ giúp cho lãnh đạo xây dựng bộ
phận văn thư – lưu trữ thực hiện đúng theo quy định của pháp
luật về văn thư – lưu trữ.
Tổ chức công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn
thư tập trung. Văn phòng hiện có một cán bộ Văn thư chuyên trách có trình độ
chuyên môn, được đào tạo bài bản, sử dụng tốt các công nghệ hiện đại phục vụ
cho công tác văn thư. Phòng Văn thư được Chánh văn phòng bố trí ở tầng 1
thuận lợi cho việc chuyển giao công văn, giấy tờ. Phòng làm việc của Văn thư là
một phòng độc lập được bố trí cạnh phòng Chánh Văn phòng, một vị trí thuận
13


lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thông tin với mọi người.
Hình thức Văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và phục
vụ tra tìm tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi hơn. Theo như cơ cấu tổ
chức của UBND phường Tân Quang thì mô hình tổ chức văn thư tập trung là
phù hợp.
Chánh văn phòng UBND tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo cơ quan xây
dựng bộ phận lưu trữ gồm 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, đồng thời chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn và tổ chức việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ
hiện hành;
Công tác lưu trữ ở Văn phòng đã được lãnh đạo văn phòng quan tâm và
chỉ đạo thực hiện tương đối tốt. Kho lưu trữ được bố trí ở tầng 2 đảm bảo các
điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, mưa lũ, hạn chế cháy nổ, tác động
của côn trùng.
Tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ, sử dụng các trang thiết bị, các
biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý của
tài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ… Thường xuyên làm vệ sinh kho

như quét dọn, hút ẩm…
Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ
và hiện đại đảm bảo hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan.
Văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang được phân công nhiệm
vụ rõ ràng và đúng với chuyên môn nghiệp vụ. Điều đó cũng cho thấy người
lãnh đạo văn phòng có sự quan tâm đúng mực tới bộ phận này của cơ quan.
2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ
2.1.1. Căn cứ tuyển chọn
Quá trình tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân
Quang là quá trình đánh giá những người dự tuyển theo những khía cạnh khác
nhau để tìm ra người phù hợp với công việc. Trong tuyển chọn cán bộ, Phó
Chánh văn phòng là người xây dựng bản tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về
việc tuyển dụng, xác định những vị trí còn thiếu, những công việc yêu cầu ở
người ứng tuyển trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ như thế nào.
14


Căn cứ vào khối lượng cũng như yêu cầu về công việc để lãnh đạo văn
phòng đề xuất lãnh đạo cơ quan tuyển dụng thêm cán bộ về văn thư – lưu trữ.
Hình thức tuyển dụng chủ yếu là qua đơn xin việc, trắc nhiệm trình độ chuyên
môn để tiến hành tuyển chọn.
Tuy nhiên, điều đầu tiên là lãnh đạo văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ
quan về một số yêu cầu đòi hỏi các ứng viên phải đáp ứng theo pháp luật quy
định như:
- Độ

tuổi: Đủ 18 tuổi trở lên;

- Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp trung học phổ thông;
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp trung cấp chuyên

nghiệp trở lên của ngành đào tạo hành chính văn phòng; văn
thư – lưu trữ;
- Trình độ tin học: Có chứng chỉ tin học văn phòng trình độ
A trở lên;
Tùy vào nhu cầu của cơ quan mà lãnh đạo văn phòng xem
xét tuyển dụng cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách hay tuyển
chọn người làm công tác văn thư – lưu trữ thời vụ để đáp ứng
như cầu công việc, tiết kiệm chi phí, mang lại hiệu quả.
2.2.2. Quy trình tuyển chọn
Nôi dung quy trình tuyển dụng tại UBND phường Tân Quang đối với việc
tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ như sau:
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Xác định những tiêu chuẩn đối với vị trí công việc là văn thư – lưu trữ,
lãnh đạo văn phòng xây dựng bản mô tả công việc nộp cho lãnh đạo cơ quan;
Xác định tiêu chuẩn đối với cá nhân người thực hiện công việc là phải có
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp vhs về văn thư – lưu trữ.ới vị trí là cán
15


bộ phụ trách.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Tại UBND phường Tân Quang, thông báo tuyển dụng được thực hiện
dưới hình thức yết thị trong cơ quan, trên thực tế, thông báo tuyển dụng đến
được với người dự tuyển là qua truyền miệng từ những cán bộ, công chức trong
cơ quan.
Lãnh đạo văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan bản thông báo tuyển
dụng ngắn gọn và đầy đủ thông tin về: độ tuổi, giới tính, trình độ học vấn, kỹ
năng tin học, sức khỏe, lương...
Bước 3: Thu hồ sơ, nghiên cứu và loại bỏ những hồ sơ
không đáp ứng yêu cấu

Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo cho cán bộ chuyên môn trong
văn phòng – thống kê trực tiếp xem xét và loại bỏ những hồ sơ
không hợp lệ, không đủ các yêu cầu đặt ra
Bước 4: Thông báo cho ứng viên và tổ chức thi tuyển
Chánh văn phòng chỉ đạo cán bộ chuyên môn xây dựng
đề thi sát hạch kiểm tra trình độ chuyên môn của người ứng
tuyển trình Chánh văn phòng xem xét rồi trình lên lãnh đạo cơ
quan để xin ý kiến kiểm duyệt.
Tổ chức thi tuyển theo hình thức làm bài kiểm tra trình độ
chuyên môn về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ; kỹ năng sử dụng
thành thạo tin học; sử dụng các thiết bị văn phòng.
Bước 5: Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi thực hiện các bước trên, Chánh văn phòng lựa
chọn người phù hợp nhất với với vị trí, yêu cầu công việc và đè
xuất lãnh đạo cơ quan để ra quyết định tuyển dụng.
Khi tuyển chọn được người phù hợp, lãnh đạo văn phòng
bố trí công việc cho họ, đảm bảo được một cơ cấu cân đối, phù
hợp.
2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của
16


cơ quan về văn thư – lưu trữ
2.3.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ
Sự thiếu thống nhất và kém hiệu quả trong quá trình thực hiện nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ của UBND phường tân Quang đặt ra một yêu cầu cấp thiết là
cần phải xây dựng một quy chế chung cụ thể hóa các quy định của nhà nước vào
trong hoạt động của cơ quan.
Nhận thức rõ điều đó, tại UBND phường Tân Quang, Chánh văn phòng
đã tham mưu đề xuất cho lãnh đạo cơ quan ban hành Quy chế công tác văn thư –

lưu trữ cho cơ quan để các hoạt động về công tác này được đi vào nền nếp thống
nhất, hiệu quả.
Ngày 08 tháng 8 năm 2014 UBND phường Tân Quang đã ban hành Quyết
định số 51/QĐ – UBND về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân phường Tân Quang. Về cơ bản Quy chế gồm 3 chương, 38 điều đã quy
định được tương đối đầy đủ về phạm vi, đối tượng áp dụng và các nội dung của
công tác văn thư, lưu trữ. Việc Quy chế này ra đời chứng tỏ bước tiến dài về nhận
thức của lãnh đạo UBND phường về tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ
cũng như tạo điều kiện thuận lợi để công tác văn thư lưu trữ của UBND phường đi
vào nề nếp, hoạt động có hiệu quả cao.
2.3.2. Về các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ
Ngày 09 tháng 3 năm 2015 UBND phường Tân Quang đã ban hành
Hướng dẫn về thể thức văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản kèm theo Quyết
định số 14/QĐ-UBND.
Hướng dẫn đã xác định trách nhiệm, cụ thể hóa những quy định về thể
thức văn bản, kỹ thuật trình bày, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản trong
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư liên tịch số 55/TTLTBNV-VPCP ngày 26/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản vào tình hình thực tế của UBND
phường Tân Quang
Ngày 15 tháng 3 năm 1015 UBND phường Tân Quang ban hành Kế
17


hoạch số 35/KH-UBND về việc tổ chức hướng dẫn công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại UBND phường.
Thực hiện kế hoạch, ngày 06 tháng 4 năm 2015 Chánh văn phòng Văn
phòng – Thống kê đã tổ chức buổi tập huấn về công tác soạn thảo và ban hành
văn bản cho gẩn 30 cán bộ, Chánh văn phòng trực tiếp hướng dẫn.

Việc ban hành hướng dẫn và tổ chức tập huấn đã giúp cho công tác soạn
thảo và ban hành văn bản tại UBND phường Tân Quang đi vào nền nếp, đúng
pháp luật và đạt hiệu quả cao.
Lãnh đạo văn phòng luôn có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình trong việc
hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ cho cán bộ, công nhân viên
chức thực hiện nghiệp vụ có liên quan.
2.4. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ,
kiểm tra, đánh giá về văn thư - lưu trữ
2.4.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, hướng dẫn
nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của công tác văn thư
đối với hoạt động quản lý nói riêng và hoạt động của toàn cơ
quan nói chung, lãnh đạo văn phòng UBND phường Tân Quang
đã có sự quan tâm và có các biện pháp đề xuất cho lãnh đạo chỉ
đạo phù hợp để thúc đẩy sự phát triển của công tác văn thư. Sự
chỉ đạo đó được thể hiện qua các hình thức như:
+ Phổ biến,chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ về công tác
văn thư – lưu trữ
Thực hiện theo các văn bản quy phạm pháp luật của nhà
nước về công tác văn thư – lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về
nghiệp vụ lưu trữ tại UBND phường Tân Quang, lãnh đạo văn
phòng luôn có ý thức chỉ đạo, cập nhật và bổ biến các văn bản
hướng dẫn về thực hiện công tác văn thư – lưu trữ ở cơ quan.
Bên cạnh đó, Chánh văn phòng cũng đã quan tâm đến việc
đề xuất ban hành các văn bản hướng dẫn về tổ chức thực hiện
các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, chỉ đạo tổ chức soạn thảo và đề
18


xuất ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư – lưu

trữ ở cơ quan.
+ Tập huấn hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ theo các quy
định về văn thư- lưu trữ:
Việc tập huấn hướng dẫn về quy trình nghiệp vụ văn thư
lưu trữ tại UBND phường Tân Quang thường được thự hiện khi
lãnh đạo văn phòng cập nhật các quy định mới theo quy định
của pháp luật, hoặc quy chế, quy định, hướng dẫn của cơ quan,
bởi vì các quy định về văn thư – lưu trữ thường được sửa đổi, bổ
sung theo thời gian nên việc tập huấn tại UBND phường Tân
Quang thường không xác định thời gian cụ thể. Căn cứ theo tình
hình thực tế mà Chánh văn phòng tổ chức, chỉ đạo tập huấn đối
với các trường hợp để bổ sung kiến thức và để trang bị kiến
thức.
Tại UBND phường Tân Quang, Chánh văn phòng thực sự là
người có hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ, quan tâm đến vấn
đề hướng dẫn

thực hiện các quy định về văn thư – lưu trữ

nhưng do kỹ năng sư phạm còn hạn chế nên chưa thể truyền
đạt một cách có hiệu quả cho các cán bộ công chức để trang bị
kiến thức hoặc bổ sung kiến thức về quy trình, nghiệp vụ công
tác văn thư – lưu trữ nói chung và công tác văn thư – lưu trữ tại
cơ quan nói riêng dẫn đến hiệu quả của việc tập huấn này là
không cao.
2.4.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong kiểm tra, đánh giá về
công tác văn thư – lưu trữ
+ Kiểm tra, giám sát:
Kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư lưu trữ là một công
việc mà mỗi cơ quan đều phải thực hiện để tổng kết lại những gì

đã làm được, đánh giá chất lượng công việc, đánh giá cán bộ
công chức có hoàn thành nhiệm vụ hay không, hoàn thành ở
19


mức độ nào, tổng kết và nêu ra những ưu điểm để phát huy và
những hạn chế còn tồn tại để khắc phục.
Công tác kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ
tại UBND phường Tân Quang thường được lãnh đạo văn phòng
tổ chức chỉ đạo thực hiện vào cuối năm để tổng kết những
thành quả, kiểm tra những sai phạm để khắc phục.
Trên thực tế, tuy lãnh đạo văn phòng có quan tâm đến vấn
đề hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong cơ
quan, nhưng do nhiều yếu tố, tình trạng sai phạm về thực hiện
công tác văn thư vẫn thường diễn ra nhưng không được cán bộ
văn thư thực hiện đúng chức trách của mình, ví dụ như soạn
thảo văn bản chưa chính xác về thể thức nhưng văn thư cơ
quan vẫn đóng dấu và bỏ qua một số sai phạm, chưa thật sự
chú trọng đến các quy chế, quy định. Điều này cho thấy quy
chế vẫn còn lỏng lẻo, chưa đủ mạnh, hoặc ý thức chủ quan của
cán bộ văn thư coi nhẹ những lỗi sai, từ đó dẫn đến một yêu cầu
đặt ra là lãnh đạo văn phòng cần chỉ ra sai phạm để văn thư cơ
quan rút kinh nghiệm, khắc phục, cũng như đưa ra hình thức xử
phạt hợp lý.
Nhờ có hoạt động kiểm tra giám sát của lãnh đạo văn
phòng mà hoạt động của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND
phường đã ngày càng đi vào nền nếp
+ Công tác đánh giá, thi đua – khen thưởng:
Trên cơ sở công tác kiểm tra, giám sát, lãnh đạo văn
phòng UBND phường Tân Quang luôn có cái nhìn khách quan,

công bằng trong công tác đánh giá. Là người lãnh đạo bộ phận
Văn phòng trong cơ quan, Chánh văn phòng là người đưa ra các
chỉ tiêu đánh giá xếp loại cán bộ, công chức trong văn phòng,
bao gồm cả bộ phận văn thư – lưu trữ chuyên trách theo thời
gian 06 tháng một lần, một năm hai lần đánh giá.
20


Từ công tác đánh giá mà tìm ra được những hạn chế trong
công tác văn thư – lưu trữ để chỉ đạo khắc phục bằng phương
pháp đánh vào thi đua, khen thưởng, hạ thi đua đối với những
đơn vị nào làm sai văn bản, không nộp văn bản đầy đủ,... Bên
cạnh đó cũng nêu gương và khen thưởng các cá nhân, bộ phận
hoàn thành tốt nhiệm vụ, thực hiện đúng quy chế, hướng dẫn
của cơ quan, nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân
trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình.
2.5. Đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư – lưu trữ
Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ
tại UBND phường Tân Quang được tiến hành hàng năm. Văn
phòng – thống kê chính là bộ phận có trách nhiệm tổ chức ,
đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện công tác này với lãnh
đạo cơ quan
Việc đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ công chức trong UBND
phường Tân Quang được thực hiện khi có yêu cầu cần phải bồi
dưỡng, ví dụ như các văn bản của cơ quan Nhà nước có sự thay
đổi, cập nhật các quy định mới về công tác văn thư – lưu trữ thì
lãnh đạo văn phòng đề xuất các đối tượng cần được bồi dưỡng,
đạo tạo lại để bổ sung kiến thức với lãnh đạo cơ quan, tổ chức
cho cán cộ công chức đi học các lớp bổ sung ngắn hạn vào cuối
tuần, đào tạo lại đối với những cán bộ, công chức chưa đáp ứng

yêu cầu công việc.
Bồi dưỡng cán bộ, công chức học hỏi, nâng cao kỹ năng
chuyên môn, nghiệp vụ bằng cách tham quan, phối hợp, học hỏi
từ những mô hình công tác văn thư – lưu trữ hiện đại để áp
dụng vào cơ quan, xây dựng bộ phận văn thư tiến bộ, hiện đại.
Tiểu kết:
Lãnh đạo văn phòng luôn là người có vai trò, trách nhiệm
tổ chức và quản lý trong công tác văn thư – lưu trữ tại các cơ
21


quan, tổ chức nói chung và UBND phường Tân Quang nói
riêng.Dưới góc độ là một nhà quản trị văn phòng, lãnh đạo bộ
phận Văn phòng – thống kê tại UBND phường Tân Quang đã thể
hiện trách nhiệm của mình trong công tác tổ chức, thiết lập bộ
phận văn thư – lưu trữ trong cơ quan, trách nhiệm trong việc
tuyển chọn cán bộ, tổ chức xây dựng các văn bản của UBND
phường về công tác văn thư – lưu trữ và trách nhiệm trong việc
tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thi đua khen
thưởng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ văn thư - lưu trữ trong cơ
quan, góp phần xây dựng bộ phận văn thư – lưu trữ cơ quan
ngày một đi vào nền nếp, hoạt động có hiệu quả.

22


CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO
TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG
TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI UBND PHƯỜNG TÂN QUANG

3.1. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo
văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu
trữ tại UBND phường Tân Quang.
3.1.1. Ưu điểm
Lãnh đạo văn phòng UBND phường Tân Quang đã giúp cho công tác văn
thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang bước đầu đã đi vào nề nếp, có được
những ưu điểm đáng ghi nhận:
Thứ nhất, Lãnh đạo văn phòng đã ý thức được ý nghĩa của sự phân công
rõ ràng, tuy công tác về văn thư và về lưu trữ là luôn luôn gắn liền và liên quan
tới nhau nhưng lãnh đạo tổ chức phân công mỗi cán bộ chuyên môn phụ trách
một công việc, tránh được các trường hợp quy trách nhiệm không đúng.
Thứ hai, lãnh đạo văn phòng đã tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo cơ quan
ban hành quy chế, UBND phường Tân Quang bước đầu đã ban hành Quy chế
công tác văn thư – lưu trữ. Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công
tác văn thư – lưu trữ trong hoạt động của UBND nói chung và của mỗi cán bộ,
công chức trong cơ quan tổ chức nói riêng, Lãnh đạo văn phòng đã quan tâm
đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác này. Trong đó văn
bản quan trọng nhất này đã tạo cơ sở cho việc thiết lập, quản lý và tổ chức thực
hiện các hoạt động văn thư – lưu trữ tại UBND phường đã điều chỉnh một cách
tương đối đầy đủ, toàn diện và cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ.
Thứ ba, UBND phường đã ban hành Hướng dẫn về thể thức văn bản và
kỹ thuật soạn thảo văn bản, lãnh đạo văn phòng đã quan tâm và tổ chức chỉ đạo
thực hiện theo hướng dẫn, góp phần thực hiện có hiệu quả công tác soạn thảo và
ban hành văn bản tại UBND phường.
Thứ tư, cùng với việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư
– lưu trữ thì tổ chức văn thư – lưu trữ cũng được lãnh đạo văn phòng quan tâm
23

kiện toàn. Đến nay cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ đã được cử đi học một
số lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư.
Thứ năm, lãnh đạo văn phòng quan tâm tới việc chỉ đạo, tập huấn nghiệp
vụ của công tác văn thư, nên công tác này được thực hiện tương đối tốt. Công
tác soạn thảo và ban hành văn bản bước đầu đã đi vào nề nếp.
Thứ sáu, nhờ sự quan tâm, đánh giá khách quan của lãnh đạo văn phòng,
công chức làm công tác văn thư – lưu trữ có tinh thần cầu tiến, chủ động, sáng
tạo và nhiệt huyết với công việc.
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm, về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Tân Quang vẫn còn tồn tại những
hạn chế nhất đinh như sau:
Thứ nhất, tuy lãnh đạo văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo bước đầu đã
ban hành được một số văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
nhưng việc triển khai thực hiện vẫn vấp phải nhiều khó khăn, không đạt được
hiệu quả như mong đợi. Bởi Chánh văn phòng là người trực tiếp tập huấn,
hướng dẫn; Tuy là người nắm vững các chuyên môn nghiệp vụ về văn thư – lưu
trữ, nhưng nghiệp vụ sư phạm của Chánh văn phòng còn hạn chế. Cho nên, việc
truyền đạt đến đối tượng được hướng dẫn chưa đạt được hiệu quả như mong đợi.
Thứ hai, công tác kiểm tra, đánh giá hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ
chưa được lãnh đạo thực hiện nghiêm túc, một phần do chế tài chưa đủ mạnh và
ý thức chấp hành của cán bộ chuyên môn chưa thật sự cao, một số đơn vị làm sai
văn bản nhưng văn thư chỉ trả về và làm lại chứ không có biện pháp xử lý, hoặc
nhân viên văn thư phát hiện lỗi sai về thể thức, về phông chữ nhưng vẫn đóng
dấu vào văn bản mà không có ý kiến tham mưu, góp ý cho lãnh đạo văn phòng.
Điều này cho thấy lãnh đạo văn phòng chưa đủ sát xao và chưa đưa ra các chế
tài đủ mạnh để nâng cao hiệu quả công tác này.
Thứ ba, vai trò của lãnh đạo văn phòng trong công tác tuyển chọn cán bộ
chưa được cụ thể, trong quy trình tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ cho cơ
quan, việc thông báo cần được rộng rãi hơn để tuyển được người có năng lực,

chứ không thể thông qua phương thức giới thiệu từ cán bộ viên chức trong cơ
24


quan mà tuyển chọn như trên thực tế tại UBND phường Tân Quang vẫn còn xảy
ra.
Thứ tư, lãnh đạo văn phòng chưa quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ tại UBND phường Tân Quang. Vì vậy,
việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, cơ sở hạ tầng công nghệ thông
tin mới được hình thành, chưa đồng bộ, lãnh đạo văn phòng chưa đề xuất phổ
biến, áp dụng rộng rãi, từ đó dẫn đến hiệu quả không cao. Việc quản lý, tra tìm
tài liệu lưu trữ vẫn còn áp dụng theo phương pháp truyền thống mất nhiều thời
gian mà không được hiệu quả.
Thứ năm, trong việc kiểm tra, đánh giá thi đua, khen thưởng, xử lý vi
phạm về công tác văn thư – lưu trữ còn chưa được lãnh đạo văn phòng tiến hành
thường xuyên, nghiêm túc.
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Thứ nhất, lãnh đạo văn phòng đã quan tâm tới công tác tổ chức quản lý và
hoạt động văn thư, lưu trữ nhưng chưa coi nó như là một công cụ phục vụ chỉ
đạo, điều hành. Bên cạnh đó, trong quá trình hướng dẫn, tập huấn, truyền đạt các
kỹ năng nghiệp vụ văn thư lưu trữ không phải do người có khả năng sư phạm
thực hiện dẫn đến người được tập huấn chưa nắm được, chưa hiểu rõ dẫn đến
quá trình thực hiện xảy ra sai phạm.
Thứ hai, các quy chế của cơ quan đưa ra chưa được lãnh đạo văn phòng
chỉ đạo thực hiện nghiêm chỉnh, bởi vì lãnh đạo văn phòng không kiểm tra
thường xuyên và xử phạt đối với các cán bộ viên chức làm sai quy trình, sai
nguyên tắc, dẫn đến tình trạng coi nhẹ quy chế văn thư – lưu trữ tại cơ quan.
Thứ ba, việc tuyển chọn cán bộ trên thực thế là chưa công bằng, lãnh đạo
văn phòng chưa làm tốt công tác thông báo cho rộng rãi cho những ứng viên đến
nộp hồ sơ và thi tuyển, làm mất đi cơ hội tuyển dụng được người có chuyên môn

cao. Hơn nữa, quy trình tuyển chọn cán bộ chưa đúng với quy định.
Thứ tư, việc đánh giá thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm về công tác văn
thư – lưu trữ được thực hiện 06 tháng một lần, một năm chỉ thực hiện hai lần
cho thấy công tác này chưa được lãnh đạo văn phòng quan tâm đúng mực, có lẽ
đó cũng chính là lý do dẫn đến tình trạng lơ là, coi nhẹ công tác văn thư – lưu
25