Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Lập

MỤC LỤC
A. MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.....................................................................................1
2. Mục đích nghiên cứu...............................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................2
5. Cấu trúc của đề tài.....................................................................................3
B. NỘI DUNG......................................................................................................0
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LẬP THẠCH.....0
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức
của UBND huyện Lập Thạch........................................................................0
1.1.1 Lịch sử hình thành................................................................................0
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Lập Thạch......................................................................................................0
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn........................................................0
1.2.2. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................1
1.3. Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước...2
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND
HUYỆN LẬP THẠCH........................................................................................4
2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận Văn thư thuộc Văn Phòng UBND huyện Lập Thạch......................4
2.1.1. Tình hình tổ chức.................................................................................4
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn........................................................4
2.1.3. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................5
2.2. Hoạt động quản lý..................................................................................5
2.2.1. Khái niệm Quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ..................5
2.2.2. Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước...............................................6
2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ...................6
2.2.4. Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ.....................................................6
2.2.5. Quản lý thống nhất nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ......................7

2.2.6. Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định......................................7


2.2.7. Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng KHCN vào công tác
VTLT.............................................................................................................7
2.2.8 Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư, công tác thi
đua khen thưởng trong công tác văn thư.......................................................8
2.2.9. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn
thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch.....................................................8
2.3. Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................8
2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản...........................................................8
2.3.2. Quản lý văn bản.................................................................................10
2.3.2.1.Quản lý văn bản đi...........................................................................10
2.3.2.2. Quản lý văn bản đến.......................................................................12
2.3.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.................................................16
2.3.4. Tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ................................17
2.3.5. Công tác lưu trữ.................................................................................17
2.3.5.1. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.........................................18
2.3.5.2. Xác định giá trị tài liệu...................................................................18
2.3.5.3. Chỉnh lý tài liệu..............................................................................18
2.3.5.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ..................18
2.3.5.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.................................................................18
2.3.5.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.....................................19
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ................20
3.1. Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác văn thư...................20
3.1.1. Ưu điểm:............................................................................................20
3.1.2. Nhược điểm:......................................................................................20
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Quản lý Nhà nước về Văn
thư lưu trữ....................................................................................................22

3.3 Một số kiến nghị với cơ quan:...............................................................25
KẾT LUẬN........................................................................................................26
D. TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................27
PHỤ LỤC


A. MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Có thể nói trong công cuộc đổi mới toàn diện xây dựng đất nước theo con
đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ là công
tác được quan tâm hàng đầu.
Trong những năm gần đây với sự phát triển nhanh của khoa học công
nghệ thì nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ ngày càng được chú trọng và là công cụ để
quản lý Nhà nước. Công tác Văn thư Lưu trữ giữ một vai trò là mắt xích chủ đạo
trong sự phát triển chung của Nhà nước, có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm
bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho
quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng.
Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết,
được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và
chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Công tác Văn thư Lưu trữ đảm bảo giữ
lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách
nhiệm khác nhau trong cơ quan và đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Nhận thấy tầm quan trọng, cần thiết của công tác Văn thư Lưu trữ trong
hoạt động quản lý Nhà nước và muốn tìm hiểu rõ hơn về môn học “ Quản lý
Nhà nước về công tác Văn thư Lưu trữ” em đang theo học tại trường. Em đã lựa
chọn chủ đề “ Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và tham mưu cho
lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện
Lập” cho bài tiểu luận của mình để hiểu rõ hơn phần nào về môn học và cũng để
đưa ra những ý kiến tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về sự cần thiết của công tác

Văn thư Lưu trữ trong nhiệm vụ quản lý công tác Văn thư Lưu trữ giúp cơ quan lưu
trữ được những hồ sơ, tài liệu quan trọng phục vụ cho các hoạt động thực tiễn của cơ
quan. Bên cạnh đó chỉ ra những bất cập, những thiếu xót, sai phạm do ý kiến chủ
quan lẫn ý kiến khách quan đem lại, những yếu kém về trình độ chuyên môn quản
lý, nhưng lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật để tham mưu cho lãnh đạo cơ quan đổi
mới nâng cao hiệu quả công tác Văn thư Lưu trữ phục vụ các hoạt động trong cơ
1


quan được hiệu quả, nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
2.Mục đích nghiên cứu
Vấn đề “ Quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Lập
Thạch” nghiên cứu nhằm mục đích:
Về lý luận: Bản thân khái quát lý luận đã được học từ những văn bản quy
phạm pháp luật của Nhà nước và chuyên đề trong giáo trình làm cơ sở nghiên cứu đề
tài. Sử dụng những phương pháp thuyết minh đề tài để đảm bảo tính khoa học, logic
và chặt chẽ cho đề tài bản thân đang tìm hiểu.
Về thực trạng: Nghiên cứu tình hình vấn đề “ Quản lý Nhà nước về công tác
văn thư lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch”, khảo sát, phân tích, đánh giá ưu
khuyết điểm, những vấn đề còn tồn tại về công tác Quản lý Nhà nước về công tác
văn thư lưu trữ tại UBND huyện. Ở phần nội dung này bản than phải sử dụng
phương pháp khảo sát điều tra thống kê, đánh giá thực trạng theo quan điểm khách
quan, cụ thể chứng minh lý giải đề tài.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu : " Khảo sát, đánh giá về quản lý nhà nước công tác
văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch".
Phạm vi nghiên cứu: tại UBND huyện Lập Thạch
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Lập - Nghiên
cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch.
- Tìm hiểu thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện để

hiểu rõ trách nhiệm của văn phòng.
- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ và nâng
cao trách nhiệm văn phòng trong thời gian tới.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Để hoàn thành bài tiểu luận này tôi đã sử dụng một số phương pháp
nghiên cứu như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ những văn bản pháp quy của Nhà
nước và chuyên đề ở giáo trình.
- Phương pháp phân tích tổng hợp
2


- Phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng khách
quan, lịch sử, cụ thể chứng minh, lý giải đề tài
- Phương pháp thống kê, so sánh.
5. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo,
nội dung của đề tài gồm ba chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND huyện Lập Thạch
Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ tại UBND huyện Lập
Thạch
Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng caon chất lượng quản lý nhà nước
về công tác văn thư lưu trữ

3


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LẬP THẠCH
1.1 . Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ

chức của UBND huyện Lập Thạch
1.1.1 Lịch sử hình thành
Lập Thạch là vùng đất liền kề với Kinh đô Văn Lang thời Hùng Vương và
tiếp giáp với đỉnh tam giác Châu thổ sông Hồng, một miền đất có vị trí chiến
lược quan trọng, để lại nhiều di tích quý báu từ thời dựng nước và các thời kỳ
đấu tranh giữ nước.
Trải qua một số lần điều chỉnh địa dư và tên gọi, đến năm 1968 (năm hợp
nhất Phú Thọ và Vĩnh Phúc thành tỉnh Vĩnh Phú), huyện Lập Thạch còn 38 xã.
Trong suốt thời kỳ trực thuộc tỉnh Vĩnh Phú, huyện Lập Thạch có hai lần thay
đổi địa lý hành chính: năm 1977 huyện Lập Thạch được hợp nhất với huyện
Tam Dương thành một huyện lấy tên là Tam Đảo, huyện lỵ đóng tại phố Miễu
(Hoa Lư), xã Liễn Sơn. Năm 1978, huyện Tam Đảo lại được tách thành 2 huyện:
Huyện Tam Dương hợp với huyện Bình Xuyên và lấy tên là Tam Đảo; còn
huyện Lập Thạch giữa nguyên địa dư và địa danh cũ; huyện lỵ được chuyển về
đóng tại Xuân Hòa.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Lập Thạch
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
 Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành
của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu
trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
 Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân
dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa
bàn.
 Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,


góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.

 Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền
làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng phát triển
kinh tế - xã hội.
 Tuyên truyền giáo dục việc thực hiện Hiến pháp, phát luật của Nhà
nước.
 Đảm bảo trật tự an ninh, an toàn xã hôi, xây dựng củng cố lực lượng vũ
trang, xây dựng quốc phòng toàn dân trên địa bàn huyện.
 Phòng chống tham nhũng buôn lậu hàng giả và các tệ nạn xã hội khác
 Phòng chống, bảo vệ tài sản của nhân dân và nhà nước khỏi thiên tai
bão lũ.
 Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện thu chi ngân sách đảm bảo thu đúng, thu
đủ và thu kịp thời các khoản thuế và các khoản thu khác cho hợp lý ở các địa
phương thuộc địa bàn huyện.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Lập Thạch do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra gồm:
Chủ tịch và phó Chủ tịch.
Chủ tịch UBND huyện Lập Thạch, người lãnh đạo và điều hành công việc
của UBND huyện, là người chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ và quyền hạn
của mình theo quy định, chịu trách nhiệm cùng tập thể về những hành động của
huyện trước Hội đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân tỉnh:
Chủ tịch UBND huyện phân công công tác cho các Phó chủ tịch và các
thành viên của UBND huyện, Ủy ban nhân dân huyện gồm 3 Phó chủ tịch, trong
đó mỗi Phó chủ tịch sẽ phụ trách các khối khác nhau như: Khối Nông nghiệp,
Khối Văn xã, Khối Kinh tế - Xây dựng.
Các phòng ban chuyên môn giúp việc gồm có:
1.Văn phòng HĐND và UBND huyện
2.Phòng Nội vụ
1

3.Phòng Lao động – Thương binh và xã hội
4.Phòng Tài chính – Kế hoạch
5.Phòng Giáo dục
6.Phòng Văn hóa và Thông tin
7.Phòng Tài nguyên và môi trường
8.Phòng Tư pháp
9.Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
10. Phòng Kinh tế - Hạ tầng
11. Thanh tra
12. Phòng Y tế.
1.3. Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà
nước
Theo hiệu lực pháp lý và loại hình quản lý chuyên môn văn bản quản lý
Nhà nước bao gồm các loại sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật:
Tại điều 2, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy
định:
"Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật,
được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự thủ tục quy định trong
luật này".
Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật:
+ Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội
+ Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTV Quốc hội
+ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước
+ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước
+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ
+Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ,
+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp đó ban hành,
+ Quyết định, Chỉ thị của UBND ban hành.
Tại UBND huyện Lập Thạch ban hành : Quyết định, Chỉ thị của UBND

2


huyện.
 Văn bản hành chính thông thường:
Tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước đều có thẩm quyền ban hành các
văn bản hành chính như : quyết định cá biệt, chỉ thị, công văn, báo cáo, quy
định, quy chế, tờn trình, thông báo…
 Văn bản chuyên môn:
Văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng cơ
quan nhà nước theo quy định của pháp luật.

3


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND
HUYỆN LẬP THẠCH
2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận Văn thư thuộc Văn Phòng UBND huyện Lập Thạch
2.1.1. Tình hình tổ chức
Công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch được tổ chức theo
nguyên tắc hỗn hợp. Nhưng mọi hoạt động giấy tờ đến ủy ban nhân dân đều
được tập trung tại bộ phận Văn thư cơ quan dù đến từ bất cứ nguồn nào để làm
thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao.
Đối với nhưng văn bản đến văn thư không được bóc bì thì chuyển cho chủ
tịch hay phó chủ tịch có trách nhiện giải quyết.
Tất cả các văn bản do ủy ban nhân dân và các đơn vị thuộc ủy ban nhân
dân huyện soạn thảo ra điều phải tổng hợp về văn thư để đóng dấu và làm thủ
tục phát hành.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Tham mưu tổng hợp giúp UBND huyện thực hiện đầy đủ các quy trình,
các văn bản chỉ đạo, quy chế hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ , quản lý sử
dụng các phương tiện kỹ thuật tiết kiệm, an toàn hiệu quả trong các hoạt động
của UBND huyện.
Tuyệt đối giữ bí mật công văn giấy tờ, tài liệu theo các mức độ mật của
văn bản.
Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND huyện và
các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của UBND huyện.
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ , quản lý tài liệu, lập hồ sơ lưu trữ,
soạn thảo một số văn bản, giấy tờ, báo cáo liên quan đến công tác văn phòng của
UBND khi được chủ tịch hoặc phó chủ tịch giao.
Quản lý con dấu các dấu chức danh của chủ tịch, phó chủ tịch của UBND
huyện theo đúng quy định.
Chuyển các văn bản, tài liệu, giấy mời của UBND huyện đến các ban
4


nghành đoàn thể các phòng ban chuyên môn, các xã thuộc UBND huyện tại các
kỳ họp thường kỳ và đột xuất do HĐND và UBND tổ chức.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Công tác quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ của UBND huyện Lập
Thạch được quy định trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ
huyện. Phòng giao cho một đồng chí Phó trưởng phòng phụ trách và 01 chuyên
viên phụ trách trực tiếp về công tác văn thư – lưu trữ của huyện, có trình độ
chuyên môn Đại học.
Hiện nay tại UBND huyện Lập Thạch đã bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm và
02 nhân viên hợp đồng có trình độ Đại học làm công tác văn thư lưu trữ tại Văn
phòng HĐND & UBND huyện.
Công chức và nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND huyện

về các công việc mà Chủ tịch UBND huyện giao, tổng hợp, báo cáo tình hình
hoạt động UBND và thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình
Hiện nay UBND huyện Lập Thạch đã ra Quyết định số 02/2015/QĐUBND ngày 03/08/2015 ban hành Quy chế làm việc công tác văn thư, lưu trữ
trên địa bàn huyện Lập Thạch.
Các cán bộ văn thư lưu trữ căn cứ Quyết định của UBND ban hành thực
hiện đúng các công đoạn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản như (tiếp nhận,
kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu, đăng ký, trình và sao văn bản, chuyển
giao, công tác phục vụ tra cứu, sử dụng…) được thực hiện ở một nơi chung cho
cả cơ quan là Văn phòng HĐND & UBND huyện.
2.2. Hoạt động quản lý
2.2.1. Khái niệm Quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ
Quản lý nahf nước về công tác văn thư lưu trữ là sự can thiệp, tác
độngcủa nahf nước hay một cơ quan có thẩm quyền đến công tác VTLT được
thể hiện chủ yếu bằng việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thực
hiện tốt nhất các nội dung của công tác văn thư lưu trữ. Để cơ quan nhà nước có
thẩm quyền đã ban hành các van bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn
để quy định công tác vawnt hư lưu trữ nhằm hoàn thiện hơn các quy định về
5


hoạt dộng quản lý và nghiệp vụ trên mọi phương diện để nâng cao hiệu suất chất
lượng công tác này.
2.2.2. Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước
 Chủ thể quản lý.
Chủ thể quản lý là các cá nhân, tổ chức có quyền lực nhất định buộc các
đối tượng quản lý phải tuân thủ các quy định do mình đề ra để đạt được mục tiêu
ấn định trước.
Chủ thể quản lý tại UBND huyện Lập Thạch là cán bộ, công chức có
thẩm quyền, là các cá nhân, tổ chức có quyền lực nhất định.
 Đối tượng quản lý.

Đối tượng quản lý là các cá nhân, tổ chức chịu sự tác động quản lý bao
gồm tất cả các cá nhân, tổ chức, sinh sống sản xuất kinh doanh, dịch vụ trong
lãnh thổ quốc gia.
Đối tượng quản lý tại UBND huyện Lập Thạch là các công chức, viên
chức trong cơ quan các đơn vị phòng ban thuộc cơ quan chuyên môn của huyện.
2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ
Tại UBND huyện Lập Thạch quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu
trữ tạo cơ sở pháp lý làm căn cứ cho các dự án đầu tư phát triển văn thư, lưu trữ
nhằm thực hiện thành công các mục tiêu, chiến lược để công tác văn thư lưu trữ
đạt hiệu quả công việc tốt, đáp ứng các hoạt động của cơ quan.
2.2.4. Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ.
UBND huyện Lập Thạch thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo các văn
bản quy pháp pháp luật hiện hành do nhà nước ban hành:
Luật lưu trữ năm 2011
Tại UBND huyện Lập Thạch đã ban hành một số văn bản về nghiệp vụ
công tác văn thư-lưu trữ như:
- Kế hoạch số 34/KH-UBND ngày 23/3/2015 về thực hiện nhiệm vụ công
tác văn thư, lưu trữ năm 2015;
- Quyết định số 259/QĐ-CTUBND ngày 13/3/2015 về việc ban hành danh
6


mục hồ sơ năm 2015;
Ngoài ra, có 1 văn bản quy phạm pháp luật ban hành quy chế công tác văn
thư, lưu trữ:
Quyết định số 02/2015/QĐ-UBND ngày 03/8/2015 về ban hành Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, gửi đến tất cả các cơ quan thuộc
UBND huyện và UBND các xã, thị trấn nghiên cứu, triển khai thực hiện để quản
lý thống nhất.

2.2.5. Quản lý thống nhất nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ
Hiện nay UBND huyện Lập Thạch đã ra Quyết định số 02/2015/QĐUBND ngày 03/08/2015 ban hành Quy chế làm việc công tác văn thư, lưu trữ
trên địa bàn huyện Lập Thạch. Để quản lý thống nhất các khâu nghiệp vụ công
tác văn thư lưu trữ tại cơ quan.
2.2.6. Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định.
Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ báo cáo
thống kê, chế độ thống kê lưu trữ số lượng báo cáo thống kê hằng năm từ ngày
01/01 đến 31/12.
Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định tổng hợp số liệu của các
đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện, lưu
trữ cấp huyện tập hợp số liệu và báo cáo lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh.
Hiện nay, các cơ quan trong UBND huyện Lập Thạch không thực chế độ
báo cáo thống kê hằng năm.
2.2.7. Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng KHCN vào công tác
VTLT
Khoa học công nghệ có vai trò then chốt trong việc tăng hiệu suất lao
độngvà công tác để làm tốt điều này cơ quan phải ứng dụng khoa học công nghệ
thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi đến
trong công tác văn thư lưu trữ. Phần mềm lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình
quản lý, chuyển giao và lập hồ sơ lưu văn bản được thuận, khoa học.

7


2.2.8 Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư, công
tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư
Nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ đối với
việc chỉ đạo điều hành các nhiệm vụ kinh tế - xã hội của địa phương, UBNĐ
huyện có bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm và 02 nhân viên hợp đồng làm công tác
văn thư và phụ trách kho lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện.

Nhưng do cán bộ văn thư chỉ là kiêm nhiệm vì vậy các khâu nghiệp vụ và
những nội dung liên quan đến công tác văn thư còn gặp những khó khăn nhất
định với cán bộ phụ trách công tác văn thư. Cho nên hàng năm cán bộ phụ trách
công tác văn thư đều tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng, tập huấn nhằm nâng
cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ do UBND tỉnh, Sở Nội vụ, UBND huyện tổ
chức.
Công tác thi đua khen thưởng tại ủy ban chưa có vì công tác văn thư lưu
trữ chưa thật sự được quan tâm và chưa có kinh phí để quan tâm đầu tư.
2.2.9. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công
tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch.
Trong năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ và Sở
Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc đã tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại huyện.
Tại buổi kiểm tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ và Sở Nội vụ
những việc làm được và chưa làm được về công tác văn thư, lưu trữ của huyện,
qua đó đoàn kiểm tra đã đưa ra những giải pháp giúp cơ quan thực hiện nhiệm
vụ trong những năm tiếp theo được tốt hơn.
Từ năm 2004 trở lại đây, UBND huyện Lập Thạch phối hợp với Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh đã tổ chức được 5 đợt kiểm tra về công tác văn thư, lưu
trữ tại một số cơ quan thuộc UBND huyện và xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
2.3. Hoạt động nghiệp vụ
2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Đối với hoạt động nghiệp vụ thì công tác xây dựng và ban hành văn bản
là một nghiệp vụ mang ý nghĩa và vai trò quan trọng.
Việc soạn thảo văn bản do từng cấp chuyên môn phụ trách các ngành trực
8


tiếp soạn thảo, văn thư cũng soạn thảo một số văn bản như nghị quyết, quyết
định của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ

quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Mỗi đơn vị, cá nhân phụ trách việc soạn thảo văn bản phải chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo cơ quan và pháp luật về văn bản mình đã soạn thảo.
Trong các cơ quan nhà nước văn bản là phương tiên để truyền đạt thông
tin và ghi lại thông tin cũng như là công cụ để các cá nhân thực hiện chức năng,
nhiệm vụ được giao.
Theo quy định hiện hành thẩm quyền ban hành văn bản do nhà nước quy
định dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của cơ quan tổ chức.
Theo quy đinh của UBND huyện Lập Thạch thì huyện được ban ban hành
các loại văn bản như sau:
- Các văn bản quy phạm pháp luật: quyết định, chỉ thị;
- Các văn bản hành chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), chỉ thị
(cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án,
báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận,
giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, phiếu
gửi, phiếu chuyển;
Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan, địa
phương thuộc UBND huyện cơ bản thực hiện đảm bảo theo quy định tại Thông
tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thế thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
- Các văn bản chuyên môn: tùy theo yêu cầu lĩnh vực quản lý UBND có
thể giao cho cán bộ chuyên môn trong lĩnh vực đó soạn thảo và ban hành
văn bản;
Nhìn chung UBND huyện Lập Thạch đã thực hiện đúng các quy định của
Nhà nước và đảm bảo giải quyết được các nhiêm vụ được giao về công
tác xây dựng và ban hành văn bản cũng như thẩm quyền ban hành văn bản đảm
bảo giá trị pháp lý và hiệu lực của văn bản.
9

2.3.2. Quản lý văn bản
2.3.2.1.Quản lý văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
a) Ghi số văn bản
- Tất cả văn bản đi của UBND huyện Lập Thạch được ghi số theo hệ
thống số chung của UBND do Văn thư thống nhất quản lý.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 /01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
UBND huyện đăng ký văn bản đi bằng 2 hình thức:
+ Đăng ký bằng sổ(truyền thống) căn cứ số lượng ban hành hàng năm và
cách đánh số để lập sổ đăng ký văn bản đi.

10

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
STT

(1)

Số ký

Ngày

Tên loại và Người

Nơi

Đơn vị,

Số

Ghi

hiệu

tháng

trích yếu

nhận

người

lượng

chú

văn

văn

nội dung

văn

nhận

bản

bản
(2)

bản
(3)

văn bản
(4)

bản
(6)

bản lưu
(7)

(8)

ký

(5)

(9)

+ Đăng ký bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác
Tại UBND huyện Lập Thạch sau khi cán bộ văn thư đăng ký văn bản thì
đem đi nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu chức danh có chữ ký, dấu cơ quan
được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản
1. Làm thủ tục phát hành văn bản
a) Lựa chọn bì
b) Trình bày bì và viết bì
c) Vào bì và dán bì
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong UBND huyện
b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
- Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào
sổ. Mẫu Sổ gửi văn bản đi
d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Bước 5: Lưu văn bản đi
1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính
lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
11


b) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
2. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ
các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước.
3. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử
dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của
UBND huyện.
Mỗi năm UBND huyện phát hành khoảng 17 đến 19.000 văn bản đi .
Nhìn chung , việc quản lý văn bản tại bộ phận văn thư UBND huyệntương
đối gọn gàng khoa học, dễ tra cứu, không để xảy ra tình trạng mất mát tài liệu và
phục vụ tốt cho việc tra cứu tìm kiếm văn bản nhanh chóng phục vụ cho hoạt
động của UBND.
2.3.2.2. Quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến UBND huyện Lập Thạch được thực hiện và quản lý
thống nhất theo Thông tư 07/2010/TT-BNV về việc hướng dẫn quản lý văn bản,
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân, tổ chức gửi đến UBND huyện
đền được bộ phận Văn thư UBND huyện tiếp nhận, đăng ký vào sổ và quét lên
phần mềm quản lý văn bản, sau đó trình Chánh Văn phòng xem, chuyển Chủ
tịch UBND huyện xử lý, giao cơ quan chuyên môn theo dõi, giải quyết.
Bộ phận Văn thư UBND huyện có trách nhiệm chuyển văn bản do Chủ
tịch hoặc Phó chủ tịch UBND Guyeehn xử lý, giao cơ quan chuyên môn giải
quyết thong qua gửi giấy trực tiếp hoặc qua phần mềm quản lý văn bản đến các
cơ quan.

Quy trình quản lý văn bản đến của UBND huyện được thực hiện theo
TT 07/2012/TT-BNV gồm 4 bước:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Cán bộ văn thư Văn phòng tiếp nhận văn bản đến.
Nếu phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn
12


bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản
có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp
nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết,
phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Bì văn bản gồm 2 loại : loại được bóc bì và loại không được bóc bì.
+ Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
+ Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật
hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ
chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá
nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá
nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời.
Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.
Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần
thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp
cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi

đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi
nhận mà không phải đóng đấu “Đến”.
Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung
(đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành
văn bản.

13


Mẫu dấu “Đến”
UBND HUYỆN LẬP THẠCH
Số: ……………………
ĐẾN
Ngày: …………………
Chuyển: ………………………
Lưu hồ sơ số: …………………
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Hàng năm thì UBND huyện tiếp nhận khoảng trên 20.000 văn bản mỗi
năm.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, UBND huyện Lập Thạch lập sổ
đăng ký văn bản đến.
Sau khi làm xong các thủ tục tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư tại UBND
huyện sắp xếp văn bản theo số đến ghi trên phần dấu đến đóng trên văn
bản theo thứ tự và bắt đầu đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
Ngày Số Tác Số, ký Ngày
đến

đến giả

hiệu

tháng

Tên loại và trích
yếu nội dung

Đơn vị
hoặc người

Ký
nhận

Ghi chú

nhận
(1) (2) (3) (4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
Sau khi đóng dấu đến vào văn bản cán bộ văn thư scan lại toàn bộ văn bản
đến trong ngày đăng ký văn bản đến vào sổ đăng ký văn bản đến và

chuyển các văn bản vừa scan lên phần mềm quản lý văn bản của UBND huyện
và chuyển cho các cá nhân, phòng ban có trách nhiệm trực tiếp giải quyết văn
bản đến.

14


Bảng số lượng thống kê văn bản đến trong những năm gần đây tại UBND
huyện Lập Thạch.
Năm
Số lượng văn bản

2014
4549

2015
4799

2016
5272

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
1.Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho Chánh văn
phòng xem xét, chuyển Chủ tịch UBND xủa lý, giao cho cơ quan chuyên môn
theo dõi, giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của Chủ
tịch UBND huyện, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung
vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến.
2. Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND
huyện xử lý, Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến cơ quan chuyên

môn giải quyết thông qua văn bản giấy trực tiếp hoặc qua phần mềm quản lý văn
bản của UBND huyện. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính
xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,
Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị
hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan,
tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
Khi trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện xem xét, xử lý, quyết
15


định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn
bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ
quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm
văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn
đốc về thời hạn giải quyết.
Chủ tịch UBND huyện giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành
chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.

Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ
chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo
dõi việc giải quyết văn bản đến.
2.3.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
UBND huyện hiện đang thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo
Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu và Nghị định 31/2009/2002/NĐ-CP ngày 01/04/20089 của Chính
phủ sủa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP.
Nắm được tầm quang trọng của con dấu cán bộ văn thư và Thủ trưởng cơ
quan người trực tiếp quản lý con dấu đã thực hiện việc sử dụng và bảo quản con
dấu tốt.
Cán bộ văn thư là người cất giữ và bảo quản con dấu chặt chẽ, cẩn thận,
khi hết giờ làm việc dấu sẽ được cất vào tủ có khóa đảm bảo an toàn cho con
dấu tránh mất mát, và hư hỏng dấu.
Cán bộ văn thư là người giúp Thủ trưởng cơ quan trực tiếp bảo quản và sử
16


dụng các dấu cơ quan, dấu chức danh của Chủ tịch, Phó Chủ tịch để đóng lên
các văn bản của UBND huyện phát hành.
Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu lên văn bản khi đã có đầy đủ thông tin và
chữ ký hợp lệ của lãnh đạo cơ quan. Không đóng dấu lên giấy trắng hay những
văn bản không đúng thể thức.
Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải văn bản, không đóng quá 5
trang văn bản.
Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực dấu và
đóng chùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Hiện tại Văn phòng UBND huyện đang sử dụng một sô loại dấu là: Dấu
có hình quốc huy, dấu không có hình quốc huy, Dấu chức danh.

2.3.4. Tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ.
a. Lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ tại Văn thư UBND huyện được thực hiện theo từng loại
văn bản, mỗi loại văn bản được đựng trong những cặp 3 dây, văn bản được sắp
xếp theo thứ tự từ 01 đến hết (văn bản cuối cùng của năm).
b. Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Văn thư UBND huyện quản lý một kho lưu trữ của UBND huyện, sau một
năm kể từ năm công việc kết thúc, văn bản hành chính được giao nộp vào lưu
trữ hiện hành. Đối với các cơ quan thuộc UBND huyện, các xã, thị trấn việc thu
thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ UBND huyện chưa thực hiện được, cơ quan,
đơn vị nào có tài liệu thì hết một năm vẫn lưu trữ tại cơ quan đó.
Nhìn chung việc thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa thật
sự được quan tâm , dẫn đến đến tài liệu còn bị phân tán, rải rác ở các cơ quan,
đơn vị. Mặt khác UBND huyện chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng,
kho lưu trữ hiện tại chỉ là kho tạm, diện tích kho nhỏ (56m2), vì vậy việc giao
nộp tài liệu còn gặp khó khăn.
2.3.5. Công tác lưu trữ.
Hiện nay, UBND huyện Lập Thạch chưa xây dựng được kho lưu trữ
chuyên dụng, kho lưu trữ hiện tại chỉ là kho tạm được đặt ở vị trí tầng trên cùng
17


của nhà 3 tầng với diện tích rộng 56 m 2 có các trang thiết bị bảo quản tài liệu
như: tủ, cặp, giá đựng hồ sơ tài liệu, phương tiện phòng cháy chữa cháy phục vụ
cho công tác lưu trữ do Văn phòng HĐND và UBND huyện quản lý.
Phông lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch được chia thành 2 nhóm tài
liệu chính là nhóm tài liệu của HĐND huyện và tài liệu của UBND huyện. Tài
liệu phông lưu trữ huyện được phân loại theo phương án thời gian – mặt hoạt
động.
2.3.5.1. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch
chưa được hoạt động theo đúng nguyên tắc hầu hết các phòng, đơn vị vẫn lưu
trữ tài liệu tại đơn vị của mình việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là
điều khó khăn.
2.3.5.2. Xác định giá trị tài liệu.
Hằng năm, cán bộ văn thư sắp xếp tài liệu thành cặp hộp từng loại và
đánh số rồi chuyển lên kho lưu trữ chưa làm về công tác xác định giá trị cho tài
liệu.
2.3.5.3. Chỉnh lý tài liệu
Tại kho lưu trữ của UBND huyện (do Văn phòng HĐND và UBND huyện
quản lý) tài liệu đã được chỉnh lý từ năm 1994 trở về trước, từ năm 1995 trở lại
đây chưa được chỉnh lý. Tài liệu được đựng trong những cặp hộp, cặp 3 dây theo
từng loại văn bản, từng năm và đưa lên giá để tài liệu.
2.3.5.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Việc thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ chưa có tại
UBND huyện
2.3.5.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Lập Thạch còn chưa được chú
trọng các trang thiết bị tại kho tạm chỉ có: cặp, giá để tài liệu, quạt còn thiếu về
các trang thiết bảo quản tài liệu như: điều hòa, máy hút ẩm,…

18


2.3.5.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trước đây các cơ quan, đơn vị; các xã, thị trấn trong huyện vẫn khai thác,
tra cứu văn bản bằng phương pháp thủ công là chính, hiện nay UBND huyện đã
sử dụng phầm mềm quản lý văn bản vì vậy công tác khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ rất nhanh gọn, thuận tiện.

19