Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Trần Phú, tỉnh Hà Giang

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do tôi thực
hiện để phục vụ cho quá trình học tập của mình.. Những kết quả
và số liệu trong bài được thực hiện tại UBND phường Trần Phú,
không sao chép công trình nghiên cứu của người khác. Tôi hoàn
toàn chịu trách nhiệm trước cô giáo và nhà trường về sự cam
đoan này.
Tác giả đề tài


BẢNG KÊ CHŨ VIẾT TẮT

Tên viết tắt

Tên cụm từ viết tắt

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Uỷ ban nhân dân


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG KÊ CHŨ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu..........................................................................................1

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..................................................................2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu................................................................................2
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài..........................................................3
7. Cấu trúc của đề tài..........................................................................................3
Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
PHƯỜNG TRẦN PHÚ.......................................................................................4
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của UBND phường Trần Phú..................................................................................................... 4
1.1.1. Lịch sử hình thành............................................................................................................... 4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Trần Phú...........5
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Trần Phú.........................................6
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư
– Lưu trữ thuộc UBND phường Trần Phú........................................................7
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc
UBND phường Trần Phú....................................................................................7
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phưởng
Trần Phú...............................................................................................................8
Chương 2 TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI UBND PHƯỜNG TRẦN PHÚ...................................................................9
2.1. Trách nhiệm tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ.......................9
2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ..................................10
2.1.1. Căn cứ tuyển chọn...................................................................................10
2.2.2. Quy trình tuyển chọn...............................................................................11
2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư –
lưu trữ.................................................................................................................12


2.3.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ......................................................12

2.3.2. Về các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ............13
2.4. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn
thư - lưu trữ.......................................................................................................14
2.4.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, hướng dẫn nghiệp
vụ văn thư – lưu trữ...........................................................................................14
2.4.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong kiểm tra, đánh giá về công
tác văn thư – lưu trữ..........................................................................................15
2.5. Đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư – lưu trữ...................................16
Chương 3 ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH
NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ
CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND
PHƯỜNG TRẦN PHÚ.....................................................................................18
3.1. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức,
quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Trần Phú.................18
3.1.1. Ưu điểm....................................................................................................18
3.1.2. Hạn chế....................................................................................................19
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế...........................................................20
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Trần
Phú......................................................................................................................21
3.2.1. Đối với lãnh đạo văn phòng UBND Phường Trần Phú.........................21
3.2.2. Đối với lãnh đạo UBND phường Trần Phú............................................22
3.2.2. Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường
Trần Phú.............................................................................................................22
KẾT LUẬN........................................................................................................24
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................25
PHỤ LỤC...........................................................................................................26


MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Trong công việc tổ chức và hoạt động của tất cả các cơ
quan hành chính Nhà nước lẫn Doanh nghiệp thì bộ phận văn
phòng luôn là bộ phận đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn
ra một cách có hệ thống, giúp chúng ta chi tiết hơn trong quá
trình làm việc tại cơ quan mình. Vì vậy, chúng ta không thể phủ
nhận vai trò của nhà quản trị văn phòng trong cơ quan, tổ chức.
Là một bộ phận có vai trò quan trọng như vậy nên đòi hỏi ở
người lãnh đạo văn phòng là người luôn mang một tinh thần
trách nhiệm cao, nắm vững các kỹ năng tổ chức công việc trong
văn phòng của cơ quan đó, và một trong những kỹ năng quan
trọng nhất là kỹ năng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ
ở cơ quan.
Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan là là
trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, thiết lập bộ
phận văn thư, lưu trữ; tuyển chọn cán bộ văn thư, lưu trữ; tổ chức
xây dựng các văn bản của cơ quan cũng như tổ chức hướng dẫn
nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ.
Là sinh viên đang theo học ngành Quản trị văn phòng của
trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau khi được học lý luận về các kỹ
năng của nhà quản trị văn phòng, tôi nhận thấy kỹ năng tổ chức
và quản lý công tác văn thư – lưu trữ của nhà quản trị văn
phòng là kỹ năng vô cùng quan trọng. Qua quá trình khảo sát
tại UBND phường Trần Phú, tỉnh Hà Giang để phục vụ cho quá
trình học tập học phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản
trị văn phòng”, trên cơ sở lý luận áp dụng vào thực tiễn, tôi đã
lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh
đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Trần Phú, tỉnh Hà Giang” để làm
1

bài thi kết thúc học phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong
quản trị văn phòng”.
2. Lịch sử nghiên cứu.
Tại UBND phường Trần Phú, qua quá trình tìm hiểu về lịch
sử nghiên cứu vấn đề này, cho đến nay chưa có bài viết nào
khảo sát khách quan và chi tiết cũng như đưa ra các ý kiến, đề
xuất cho cơ quan về trách nhiện của lãnh đạo văn phòng trong
công tqacs tổ chức và quản lý về văn thư, lưu trữ.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại UBND
phường Trần Phú, Tp.Hà Giang, Tỉnh Hà Giang.
- Phạm vi nghiên cứu: Bài nghiên cứu sử dụng các văn bản,
giấy tờ, căn cứ tình hình thực tế trong phạm vi UBND phường
Trần Phú từ năm 2015 đến nay.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu thực tiễn về trách nhiệm
của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công
tác văn thư – lưu trữ. Từ thực tế đó viết bài tiểu luận phục vụ
học tập bộ môn chuyên ngành.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Tìm hiểu về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
tổ chức và quản lý về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND
phường Trần Phú.
+ Đánh giá thực tiễn trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan
trong công tác trên.
+ Đưa ra một số đề xuất nhằm góp phần nâng cao trách
nhiệm của lãnh đạo văn phòng UBND phường Trần Phú trong tổ
chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ

2


5. Phương pháp nghiên cứu
Để đánh giá đúng bản chất về trách nhiệm của lãnh đạo
văn phòng trong công tác tổ chứ, quản lý công tác văn thư –
lưu trữ, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Để lấy thông tin đầy
đủ, chính xác tôi đã sử dụng phương pháp này để khai thác và
kế thừa những thông tin đã có từ trước.
+ Phương pháp phân tích, tổng hợp: Dựa trên những thông
tin đã có, xuyên suốt trong quá trình khảo sát và đánh giá, tôi
sử dụng phương pháp này để chọn lọc và đúc kết thông tin.
+ Phương pháp khảo sát thực tế, phỏng vấn: Để lấy thông
tin trực tiếp, chính xác phục vụ quá trình nghiên cứu.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Về lý luận: Hiểu rõ về trách nhiệm của người lãnh đạo
văn phòng trong công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư –
lưu trữ.
- Về thực tiễn, đánh giá một cách khách quan, từ đó đưa ra
được các giải pháp giúp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo vă
phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ
tại UBND phường Trần Phú.
7. Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của
UBND phường Trần Phú;
Chương 2: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại
UBND phường Trần Phú;
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra giải pháp

nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ
chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND
3


phường Trần Phú.

4


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA UBND PHƯỜNG TRẦN PHÚ
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của UBND phường Trần Phú
1.1.1. Lịch sử hình thành
UBND phường Trần Phú là một trong những trọng tâm về
kinh tế, văn hóa, của thành phố Hà Giang, tỉnh Hà Giang,
phường Trần Phú luôn gắn liền với lịch sử phát triển của Thành
phố nói riêng và tỉnh nói chung.
Phường Trần Phú có vị trí địa lý như sau: Phía Bắc giáp
phường Ngọc Hà; phía Đông giáp phường Ngọc Hà; phía Nam
giáp phường Minh Khai ; phía Tây giáp phường Nguyễn Trãi và
phường Quang Trung. Tổng diện tích phường là 244,80 ha diện
tích tự nhiên và 6.462 người, có dòng sông Miện tạo thành ranh
giới tự nhiên phía tây của phường.
Chính trị ổn định, toàn Phường có trên 800 đảng viên sinh
hoạt theo các chi bộ địa bàn dân cư, thống nhất theo tổ chức hệ
thống chính trị cơ sở. Các cán bộ Đảng viên và nhân dân đều tin
tưởng vào sự lãnh đạo của Đảng, chấp hành tốt chủ trương

chính sách của Đảng, pháp luật nhà nước, tích cực tham gia vào
xây dựng và phát triển.
Mật độ trung bình trên địa bàn khoảng 2.640 người/km2.
Cơ cấu dân cư đa dạng trong đó số lao động nông nghiệp chiếm
tỉ lệ trên 45%. Những năm gần đây số dân tăng nhanh thành
phần dân cư là cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ
trang cũng tăng đáng kể.
Trình độ dân trí đã có nhiều cải thiện và phát triển so với
5


những năm gần đây. Chất lượng giáo dục ngày càng được nâng
cao, 3/5 trường học đạt tiêu chuẩn quốc gia (mầm non và tiểu
học), tỉ lệ học sinh giỏi tăng, số người có trình độ đại học, trên
đại học tăng, số người thất học còn rất ít. Hầu hết đã hoàn
thành phổ cập giáo dục Phổ thông.
Các hoạt động văn hóa xã hội ngày càng phát triển và đi
vào chiều sâu, một số hoạt động đã trở thành nền nếp như hoạt
động đền ơn đáp nghĩa, chăm sóc trẻ em… Nhìn chung Phường
Trần Phú có vị trí địa lý khá thuận lợi, kinh tế ổn định và có bước
phát triển, đời sống sinh hoạt của nhân dân được cải thiện rõ rệt
và chất lượng ngày một nâng lên.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND
phường Trần Phú
UBND phường Trần Phú là cơ quan chấp hành của HĐND
tỉnh Hà Giang có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
UBND Phường Trần Phú làm việc theo nguyên tắc tập trung
dân chủ, phát huy vai trò tập thể đề cao trách nhiệm cá nhân
và tinh thần chủ động sáng tạo của chủ tịch và phó chủ tịch UB
mỗi việc giao cho người phụ trách và chịu trách nhiệm cá nhân

về lĩnh vực phân công.
Chấp hành sự chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nước cấp
trên sự lãnh đạo của Đảng uỷ, sự giám sát của HĐND cấp
phường phối hợp chặt chẽ giữa UBND phường với Mặt trận Tổ
quốc và các đoàn thể cùng cấp trong quá trình triển khai thực
hiện các nhiệm vụ.
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức đúng
pháp luật, đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm đảm bảo
công khai, minh bạch, kịp thời và có hiệu quả, theo trình tự luật
định.
Cán bộ công chức phường phải sâu sát cơ sở lắng nghe
6


mọi ý kiến đóng góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng
cao trình độ từng bước đưa hoạt động của UBND phường ngày
càng chính quy hiện đại vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ sở
vững mạnh, nâng cao đời sống của nhân dân.
Xây dựng trình HĐND phường quyết định những vấn đề
thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND phường; các biện pháp
bảo đảm trật tự an toàn xã hội, đấu tranh phòng chóng tội
phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng chống
quan lieu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện
pháp bảo vệ tài sản của cơ quan tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự
do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích khác của
công dân trên địa bàn xã; dự toán thu ngân sách nhà nước trên
địa bàn xã, dự toán thu chi ngân sách của xã, điều chỉnh dự
toán ngân sách trong trường hợp cần thiết, các chủ trương dầu
tư chương trình, dự án của xã trong phạm vi được phân quyền.
Tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành

pháp luật, và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên;Tổ
chức thực hiện các nghị quyết của HĐND xã; Tổ chức thực hiện
ngân sách địa phương;
Bảo đảm an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, thực
hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng lực
lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ, nghĩa vụ quân sự.
Quản lý hộ tịch hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại
của người ngoài địa phương
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước
cấp trên phân cấp, ủy quyền cho UBND phường.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Trần Phú
Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban bao gồm:
UBND phường căn cứ theo quy định của Luật tổ chức
HĐND và UBND các cấp (sửa đổi) và quy định về cơ cấu tổ chức
7


đối với UBND các Phường, trên cơ sở tình hình thực tế, thành
viên thường trực UBND Phường Trần Phú hiện có 5 đồng chí (độ
tuổi trung bình 42 tuổi, 02 đồng chí tham gia ban chấp hành
Đảng bộ Phường, trong đó có 02 đồng chí là ủy viên Thường Vụ
Đảng ủy Phường)
Chủ tịch UBND Phường - phụ trách chung, chịu trách
nhiệm điều hành toàn diện công tác Phường UBND huyện và
hoạt động quản lí Nhà nước đối với lĩnh vực kinh tế, xã hội và an
ninh quốc phòng.
- 02 phó chủ tịch - giúp chủ tịch phụ trách khối Văn hóa Xã hội và khối Kinh tế.
- Xây dựng đô thị cùng một số việc khác được phân công.
- Ủy viên UBND:
+ An ninh trật tự - Trưởng Công an Phường

+ Quân sự địa phương
-Các cán bộ chuyên môn:
+ Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch
+ Cán bộ Địa chính.
+ Cán bộ Kế toán - Tài chính
+ Cán bộ Văn phòng - Thống kê
+ Cán bộ Văn hóa - Xã hội
+ Cán bộ Phụ trách bộ phận tiếp nhận thủ tục hành chính
theo cơ chế “Một cửa”.
+ Cán bộ Quản lí trật tự xây dựng
+ Cán bộ Quản lí Đô thị
Sơ đồ bộ máy hoạt động của UB Phường Trần Phú. (Xem
phần phụ lục số 01)
1.2.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

của bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Trần
Phú
8


1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn
thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Trần Phú
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Trần Phú
thuộc Văn phòng – Thống kê phường phụ trách. Bộ phận này
thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Giúp UBND phường xây dựng chương trình công tác, lịch
làm việc và theo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó;
Tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp

UBND trong việc chỉ đạo thực hiện;
- Giúp UBND phường dự thảo văn bản trình cấp có thẩm
quyền; Chịu trách nhiệm tổng hợp và trực tiếp dự thảo báo cáo
tháng, báo cáo quý, báo cáo 6 tháng, 9 tháng và cả năm của
UBND phường. Đôn đốc các ngành thuộc

UBND phường việc

thực hiện chế độ thông tin báo cáo;
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ
lưu trữ. - Có nhiệm vụ tiếp nhận, vào sổ, chuyển đi, đến và lưu
trữ các loại văn bản của UBND phường. Theo dõi văn bản đến
và đi để báo cáo các đồng chí lãnh đạo;
- Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân,
tiếp khách, nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân chuyển đến
HĐND và UBND phường hoặc lên cấp trên có thẩm quyền giải
quyết;
- Giúp UBND phường về công tác thi đua - khen thưởng;
- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND
với cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế "một cửa";
- Dự họp, làm việc và ghi thông tin các cuộc họp, ghi biên
bản các cuộc họp, cuộc làm việc theo sự chỉ đạo của UBND
phường;
- Giúp Chủ tịch UBND phường duy trì kiểm điểm thực hiện
9


quy chế làm việc của UBND phường, giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND

phối hợp các hoạt động của UBND phường các ngành

chuyên môn;
- Tổ chức công bố truyền đạt các quyết định, các đánh giá
về tình hình kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của UBND
phường, theo dõi kiểm tra đôn đốc các ngành chuyên môn, các
thôn thực hiện các nghị quyết của HĐND, UBND, các quyết định
của Chủ tịch UBND phường và các quyết định, chỉ thị của UBND
phường
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ
thuộc UBND phưởng Trần Phú
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng – thống kê của UBND
phường Trần Phú gồm: 01 công chức làm công tác thống kê, 02
công chức làm công tác văn phòng (bao gồm công tác văn thư –
lưu trữ) và 01 công chức làm công tác chuyển giao văn bản đi,
đến;
Về nhân sự: Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại UBND
phường gồm 02 nhân sự là công chức Bùi Thị Hà tốt nghiệp
trung cấp hành chính nhà nước và công chức Lâm Thanh Nga
tốt nghiệp lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư.
Về trang thiết bị: Văn phòng – Thống kê UBND xã Quảng
Lợi được trang bị 05 máy tính, 01 máy in và 01 máy photo
coppy.

10


Chương 2
TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG
TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TẠI UBND PHƯỜNG TRẦN PHÚ
2.1. Trách nhiệm tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư – lưu
trữ
Bộ phận văn thư – lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu
trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Mỗi cơ quan, đơn vị có
một cách thức tổ chức bộ máy nhất định, trong đó bộ phận văn
thư – lưu trữ cũng tùy thuộc vào từng cơ quan mà được tổ chức
một cách khác nhau.
Văn phòng – thống kê UBND Phường Trần Phú là nơi thu
thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý của Uỷ ban
về các dự án đang hoạt động, tạo điều kiện tốt nhất cho việc
tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo về các thông tin được xử lý
nhanh nhất, có hiệu quả trong công việc chăm lo cho mọi lĩnh
vực dịch vụ, hậu cần, đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cho
mọi hoạt động của Ủy ban.
Tại UBND phường Trần Phú, bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc
Văn phòng – thống kê phường phụ trách. Quản lý công tác văn
thư – lưu trữ tại UBND phường Trần Phú thuộc chức năng quản lý
của Văn phòng – thống kê, trong đó Chánh văn phòng là người
đứng đầu, người quản lý các hoạt động về văn thư – thư lưu trữ
của bộ phận này để báo cáo lên lãnh đạo cơ quan, cũng như
tham mưu, trợ giúp cho lãnh đạo xây dựng bộ phận văn thư –
lưu trữ thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về văn thư –
lưu trữ.
Tổ chức công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo
hình thức Văn thư tập trung. Văn phòng hiện có một cán bộ Văn
thư chuyên trách có trình độ chuyên môn, được đào tạo bài bản,
11

sử dụng tốt các công nghệ hiện đại phục vụ cho công tác văn
thư. Phòng Văn thư được Chánh văn phòng bố trí ở tầng 1 thuận
lợi cho việc chuyển giao công văn, giấy tờ. Phòng làm việc của
Văn thư là một phòng độc lập được bố trí cạnh phòng Chánh
Văn phòng, một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản
đến và tiếp cận thông tin với mọi người. Hình thức Văn thư tập
trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và phục vụ tra
tìm tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi hơn. Theo như
cơ cấu tổ chức của UBND phường Trần Phú thì mô hình tổ chức
văn thư tập trung là phù hợp.
Chánh văn phòng UBND tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo
cơ quan xây dựng bộ phận lưu trữ gồm 01 cán bộ làm công tác
lưu trữ, đồng thời chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn và tổ chức việc
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện hành;
Công tác lưu trữ ở Văn phòng đã được lãnh đạo văn phòng
quan tâm và chỉ đạo thực hiện tương đối tốt. Kho lưu trữ được
bố trí ở tầng 2 đảm bảo các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, tránh
ánh sáng, mưa lũ, hạn chế cháy nổ, tác động của côn trùng.
Tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ, sử dụng các trang
thiết bị, các biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn
bảo quản, tình trạng vật lý của tài liệu, không để tài liệu bị ố,
nấm mốc, mờ… Thường xuyên làm vệ sinh kho như quét dọn,
hút ẩm…
Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được
trang bị đầy đủ và hiện đại đảm bảo hiệu quả giải quyết công
việc của cơ quan.
Văn thư – lưu trữ tại UBND phường Trần Phú được phân
công nhiệm vụ rõ ràng và đúng với chuyên môn nghiệp vụ. Điều
đó cũng cho thấy người lãnh đạo văn phòng có sự quan tâm
đúng mực tới bộ phận này của cơ quan.

12


2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ
2.1.1. Căn cứ tuyển chọn
Quá trình tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ tại UBND
phường Trần Phú là quá trình đánh giá những người dự tuyển
theo những khía cạnh khác nhau để tìm ra người phù hợp với
công việc. Trong tuyển chọn cán bộ, Phó Chánh văn phòng là
người xây dựng bản tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về việc
tuyển dụng, xác định những vị trí còn thiếu, những công việc
yêu cầu ở người ứng tuyển trình độ chuyên môn, kỹ năng
nghiệp vụ như thế nào.
Căn cứ vào khối lượng cũng như yêu cầu về công việc để
lãnh đạo văn phòng đề xuất lãnh đạo cơ quan tuyển dụng thêm
cán bộ về văn thư – lưu trữ. Hình thức tuyển dụng chủ yếu là
qua đơn xin việc, trắc nhiệm trình độ chuyên môn để tiến hành
tuyển chọn.
Tuy nhiên, điều đầu tiên là lãnh đạo văn phòng tham mưu
cho lãnh đạo cơ quan về một số yêu cầu đòi hỏi các ứng viên
phải đáp ứng theo pháp luật quy định như:
-

Độ tuổi: Đủ 18 tuổi trở lên;

- Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp trung học phổ thông;
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp trung cấp chuyên
nghiệp trở lên của ngành đào tạo hành chính văn phòng; văn
thư – lưu trữ;
- Trình độ tin học: Có chứng chỉ tin học văn phòng trình độ

A trở lên;
Tùy vào nhu cầu của cơ quan mà lãnh đạo văn phòng xem
xét tuyển dụng cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách hay tuyển
chọn người làm công tác văn thư – lưu trữ thời vụ để đáp ứng
như cầu công việc, tiết kiệm chi phí, mang lại hiệu quả.
2.2.2. Quy trình tuyển chọn
13


Nôi dung quy trình tuyển dụng tại UBND phường Trần Phú
đối với việc tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ như sau:
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Xác định những tiêu chuẩn đối với vị trí công việc là văn
thư – lưu trữ, lãnh đạo văn phòng xây dựng bản mô tả công việc
nộp cho lãnh đạo cơ quan;
Xác định tiêu chuẩn đối với cá nhân người thực hiện công
việc là phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp vhs về
văn thư – lưu trữ.ới vị trí là cán bộ phụ trách.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Tại UBND phường Trần Phú, thông báo tuyển dụng được
thực hiện dưới hình thức yết thị trong cơ quan, trên thực tế,
thông báo tuyển dụng đến được với người dự tuyển là qua
truyền miệng từ những cán bộ, công chức trong cơ quan.
Lãnh đạo văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan bản
thông báo tuyển dụng ngắn gọn và đầy đủ thông tin về: độ
tuổi, giới tính, trình độ học vấn, kỹ năng tin học, sức khỏe,
lương...
Bước 3: Thu hồ sơ, nghiên cứu và loại bỏ những hồ sơ
không đáp ứng yêu cấu
Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo cho cán bộ chuyên môn trong

văn phòng – thống kê trực tiếp xem xét và loại bỏ những hồ sơ
không hợp lệ, không đủ các yêu cầu đặt ra
Bước 4: Thông báo cho ứng viên và tổ chức thi tuyển
Chánh văn phòng chỉ đạo cán bộ chuyên môn xây dựng
đề thi sát hạch kiểm tra trình độ chuyên môn của người ứng
tuyển trình Chánh văn phòng xem xét rồi trình lên lãnh đạo cơ
quan để xin ý kiến kiểm duyệt.
Tổ chức thi tuyển theo hình thức làm bài kiểm tra trình độ
chuyên môn về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ; kỹ năng sử dụng
14


thành thạo tin học; sử dụng các thiết bị văn phòng.
Bước 5: Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi thực hiện các bước trên, Chánh văn phòng lựa
chọn người phù hợp nhất với với vị trí, yêu cầu công việc và đè
xuất lãnh đạo cơ quan để ra quyết định tuyển dụng.
Khi tuyển chọn được người phù hợp, lãnh đạo văn phòng
bố trí công việc cho họ, đảm bảo được một cơ cấu cân đối, phù
hợp.
2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ
quan về văn thư – lưu trữ
2.3.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ
Sự thiếu thống nhất và kém hiệu quả trong quá trình thực
hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của UBND phường Trần Phú đặt
ra một yêu cầu cấp thiết là cần phải xây dựng một quy chế
chung cụ thể hóa các quy định của nhà nước vào trong hoạt
động của cơ quan.
Nhận thức rõ điều đó, tại UBND phường Trần Phú, Chánh
văn phòng đã tham mưu đề xuất cho lãnh đạo cơ quan ban

hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ cho cơ quan để các
hoạt động về công tác này được đi vào nền nếp thống nhất,
hiệu quả.
Ngày 08 tháng 8 năm 2014 UBND phường Trần Phú đã ban
hành Quyết định số 51/QĐ – UBND về việc ban hành Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Trần
Phú. Về cơ bản Quy chế gồm 3 chương, 38 điều đã quy định được
tương đối đầy đủ về phạm vi, đối tượng áp dụng và các nội dung
của công tác văn thư, lưu trữ. Việc Quy chế này ra đời chứng tỏ
bước tiến dài về nhận thức của lãnh đạo UBND phường về tầm
quan trọng của công tác văn thư lưu trữ cũng như tạo điều kiện
15


thuận lợi để công tác văn thư lưu trữ của UBND phường đi vào nề
nếp, hoạt động có hiệu quả cao.
2.3.2. Về các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn
thư lưu trữ
Ngày 09 tháng 3 năm 2015 UBND phường Trần Phú đã ban
hành Hướng dẫn về thể thức văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn
bản kèm theo Quyết định số 14/QĐ-UBND.
Hướng dẫn đã xác định trách nhiệm, cụ thể hóa những quy
định về thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính và Thông tư liên tịch số 55/TTLTBNV-VPCP ngày 26/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản vào
tình hình thực tế của UBND phường Trần Phú
Ngày 15 tháng 3 năm 1015 UBND phường Trần Phú ban

hành Kế hoạch số 35/KH-UBND về việc tổ chức hướng dẫn công
tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND phường.
Thực hiện kế hoạch, ngày 06 tháng 4 năm 2015 Chánh văn
phòng Văn phòng – Thống kê đã tổ chức buổi tập huấn về công
tác soạn thảo và ban hành văn bản cho gẩn 30 cán bộ, Chánh
văn phòng trực tiếp hướng dẫn.
Việc ban hành hướng dẫn và tổ chức tập huấn đã giúp cho
công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND phường Trần
Phú đi vào nền nếp, đúng pháp luật và đạt hiệu quả cao.
Lãnh đạo văn phòng luôn có tinh thần trách nhiệm, nhiệt
tình trong việc hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ
cho cán bộ, công nhân viên chức thực hiện nghiệp vụ có liên
quan.

16


2.4. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra,
đánh giá về văn thư - lưu trữ
2.4.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ
chức, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của công tác văn thư
đối với hoạt động quản lý nói riêng và hoạt động của toàn cơ
quan nói chung, lãnh đạo văn phòng UBND phường Trần Phú đã
có sự quan tâm và có các biện pháp đề xuất cho lãnh đạo chỉ
đạo phù hợp để thúc đẩy sự phát triển của công tác văn thư. Sự
chỉ đạo đó được thể hiện qua các hình thức như:
+ Phổ biến,chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ về công tác
văn thư – lưu trữ
Thực hiện theo các văn bản quy phạm pháp luật của nhà

nước về công tác văn thư – lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về
nghiệp vụ lưu trữ tại UBND phường Trần Phú, lãnh đạo văn
phòng luôn có ý thức chỉ đạo, cập nhật và bổ biến các văn bản
hướng dẫn về thực hiện công tác văn thư – lưu trữ ở cơ quan.
Bên cạnh đó, Chánh văn phòng cũng đã quan tâm đến việc
đề xuất ban hành các văn bản hướng dẫn về tổ chức thực hiện
các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, chỉ đạo tổ chức soạn thảo và đề
xuất ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư – lưu
trữ ở cơ quan.
+ Tập huấn hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ theo các quy
định về văn thư- lưu trữ:
Việc tập huấn hướng dẫn về quy trình nghiệp vụ văn thư
lưu trữ tại UBND phường Trần Phú thường được thự hiện khi lãnh
đạo văn phòng cập nhật các quy định mới theo quy định của
pháp luật, hoặc quy chế, quy định, hướng dẫn của cơ quan, bởi
vì các quy định về văn thư – lưu trữ thường được sửa đổi, bổ
17


sung theo thời gian nên việc tập huấn tại UBND phường Trần
Phú thường không xác định thời gian cụ thể. Căn cứ theo tình
hình thực tế mà Chánh văn phòng tổ chức, chỉ đạo tập huấn đối
với các trường hợp để bổ sung kiến thức và để trang bị kiến
thức.
Tại UBND phường Trần Phú, Chánh văn phòng thực sự là
người có hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ, quan tâm đến vấn
đề hướng dẫn

thực hiện các quy định về văn thư – lưu trữ

nhưng do kỹ năng sư phạm còn hạn chế nên chưa thể truyền
đạt một cách có hiệu quả cho các cán bộ công chức để trang bị
kiến thức hoặc bổ sung kiến thức về quy trình, nghiệp vụ công
tác văn thư – lưu trữ nói chung và công tác văn thư – lưu trữ tại
cơ quan nói riêng dẫn đến hiệu quả của việc tập huấn này là
không cao.
2.4.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong kiểm
tra, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ
+ Kiểm tra, giám sát:
Kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư lưu trữ là một công
việc mà mỗi cơ quan đều phải thực hiện để tổng kết lại những gì
đã làm được, đánh giá chất lượng công việc, đánh giá cán bộ
công chức có hoàn thành nhiệm vụ hay không, hoàn thành ở
mức độ nào, tổng kết và nêu ra những ưu điểm để phát huy và
những hạn chế còn tồn tại để khắc phục.
Công tác kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ
tại UBND phường Trần Phú thường được lãnh đạo văn phòng tổ
chức chỉ đạo thực hiện vào cuối năm để tổng kết những thành
quả, kiểm tra những sai phạm để khắc phục.
Trên thực tế, tuy lãnh đạo văn phòng có quan tâm đến vấn
đề hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong cơ
18


quan, nhưng do nhiều yếu tố, tình trạng sai phạm về thực hiện
công tác văn thư vẫn thường diễn ra nhưng không được cán bộ
văn thư thực hiện đúng chức trách của mình, ví dụ như soạn
thảo văn bản chưa chính xác về thể thức nhưng văn thư cơ
quan vẫn đóng dấu và bỏ qua một số sai phạm, chưa thật sự
chú trọng đến các quy chế, quy định. Điều này cho thấy quy

chế vẫn còn lỏng lẻo, chưa đủ mạnh, hoặc ý thức chủ quan của
cán bộ văn thư coi nhẹ những lỗi sai, từ đó dẫn đến một yêu cầu
đặt ra là lãnh đạo văn phòng cần chỉ ra sai phạm để văn thư cơ
quan rút kinh nghiệm, khắc phục, cũng như đưa ra hình thức xử
phạt hợp lý.
Nhờ có hoạt động kiểm tra giám sát của lãnh đạo văn
phòng mà hoạt động của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND
phường đã ngày càng đi vào nền nếp
+ Công tác đánh giá, thi đua – khen thưởng:
Trên cơ sở công tác kiểm tra, giám sát, lãnh đạo văn phòng
UBND phường Trần Phú luôn có cái nhìn khách quan, công bằng
trong công tác đánh giá. Là người lãnh đạo bộ phận Văn phòng
trong cơ quan, Chánh văn phòng là người đưa ra các chỉ tiêu
đánh giá xếp loại cán bộ, công chức trong văn phòng, bao gồm
cả bộ phận văn thư – lưu trữ chuyên trách theo thời gian 06
tháng một lần, một năm hai lần đánh giá.
Từ công tác đánh giá mà tìm ra được những hạn chế trong
công tác văn thư – lưu trữ để chỉ đạo khắc phục bằng phương
pháp đánh vào thi đua, khen thưởng, hạ thi đua đối với những
đơn vị nào làm sai văn bản, không nộp văn bản đầy đủ,... Bên
cạnh đó cũng nêu gương và khen thưởng các cá nhân, bộ phận
hoàn thành tốt nhiệm vụ, thực hiện đúng quy chế, hướng dẫn
của cơ quan, nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân
19


trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình.
2.5. Đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư – lưu trữ
Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ
tại UBND phường Trần Phú được tiến hành hàng năm. Văn

phòng – thống kê chính là bộ phận có trách nhiệm tổ chức ,
đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện công tác này với lãnh
đạo cơ quan
Việc đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ công chức trong UBND
phường Trần Phú được thực hiện khi có yêu cầu cần phải bồi
dưỡng, ví dụ như các văn bản của cơ quan Nhà nước có sự thay
đổi, cập nhật các quy định mới về công tác văn thư – lưu trữ thì
lãnh đạo văn phòng đề xuất các đối tượng cần được bồi dưỡng,
đạo tạo lại để bổ sung kiến thức với lãnh đạo cơ quan, tổ chức
cho cán cộ công chức đi học các lớp bổ sung ngắn hạn vào cuối
tuần, đào tạo lại đối với những cán bộ, công chức chưa đáp ứng
yêu cầu công việc.
Bồi dưỡng cán bộ, công chức học hỏi, nâng cao kỹ năng
chuyên môn, nghiệp vụ bằng cách tham quan, phối hợp, học hỏi
từ những mô hình công tác văn thư – lưu trữ hiện đại để áp
dụng vào cơ quan, xây dựng bộ phận văn thư tiến bộ, hiện đại.

20


Chương 3
ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH
NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ
CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND
PHƯỜNG TRẦN PHÚ
3.1. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ
tại UBND phường Trần Phú.
3.1.1. Ưu điểm
Lãnh đạo văn phòng UBND phường Trần Phú đã giúp cho

công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Trần Phú bước đầu
đã đi vào nề nếp, có được những ưu điểm đáng ghi nhận:
Thứ nhất, Lãnh đạo văn phòng đã ý thức được ý nghĩa của
sự phân công rõ ràng, tuy công tác về văn thư và về lưu trữ là
luôn luôn gắn liền và liên quan tới nhau nhưng lãnh đạo tổ chức
phân công mỗi cán bộ chuyên môn phụ trách một công việc,
tránh được các trường hợp quy trách nhiệm không đúng.
Thứ hai, lãnh đạo văn phòng đã tham mưu, đề xuất cho
lãnh đạo cơ quan ban hành quy chế, UBND phường Trần Phú
bước đầu đã ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ. Nhận
thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư –
lưu trữ trong hoạt động của UBND nói chung và của mỗi cán
bộ, công chức trong cơ quan tổ chức nói riêng, Lãnh đạo văn
phòng đã quan tâm đến việc ban hành các văn bản để quản lý,
chỉ đạo công tác này. Trong đó văn bản quan trọng nhất này đã
tạo cơ sở cho việc thiết lập, quản lý và tổ chức thực hiện các
hoạt động văn thư – lưu trữ tại UBND phường đã điều chỉnh một
cách tương đối đầy đủ, toàn diện và cụ thể về công tác văn thư,
lưu trữ.
21