Vai trò của Văn phòng trong xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn

MỤC LỤC
Danh mục từ viết tắt
Phần mở đầu........................................................................................................1
Nội dung...............................................................................................................4
Chương 1. Lý luận chung về văn hóa công sở và khái quát về Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn..........................................................................4
1.1 Lý luận chung về văn hóa công sở.........................................................4
1.1.1 Một số khái niệm....................................................................................4
1.1.2 Các thành tố cấu thành văn hóa công sở trong một tổ chức.................5
1.1.3 Vai trò của việc xây dựng văn hóa công sở của một cơ quan, tổ chức..6
1.2 Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn.......................................................................................................6
1.2.1 Lịch sử hình thành.................................................................................6
1.2.2 Cơ cấu tổ chức.......................................................................................8
* Tiểu kết: .....................................................................................................8
Chương 2. Đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng đối với việc xây
dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn...............9
2.1 Một số vấn đề chung về Văn phòng.......................................................9
2.1.1 Khái niệm...............................................................................................9
2.1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng trong cơ quan..........................................9
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng..................................................10
2.2 Đánh giá thực trạng vai trò của Văn phòng đối với việc xây dựng
văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn................10
2.2.1 Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên Văn phòng trong việc xây dựng
văn hóa công sở............................................................................................11
2.2.2 Trang phục, giao tiếp ứng xử, cảnh quan làm việc của cơ quan.........14
2.2.3 Cảnh quan, môi trường làm việc, bài trí công sở của Văn phòng......19
* Tiểu kết:....................................................................................................20
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao vai trò của Văn phòng trong việc xây
dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.............21
3.1 Đối với cơ quan......................................................................................21

3.2 Đối với các CB- CC Văn phòng...........................................................23
*Tiểu kết:.....................................................................................................23
Kết luận..............................................................................................................24
Danh mục tài liệu tham khảo...........................................................................25
Phụ lục


Danh mục từ viết tắt
Stt
1
2
3
4
5

Từ viết tắt
BNN&PTNT
CB- CC
VP
PGS.TS
NXB

Tên đầy đủ
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Cán bộ- Công chức
Văn phòng
Phó giáo sư.Thạc sỹ
Nhà xuất bản

Phần mở đầu
1. Lý do chọn đề tài:
Toàn cầu hóa đã và đang tạo nên xu thế hội nhập quốc tế ngày càng sâu
rộng trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Nó mang lại cơ hội phát triển, nhưng
cũng chứa đựng nhiều thách thức, trong đó có thách thức về giữ gìn và phát huy
bản sắc văn hóa của các dân tộc.
Văn hóa dân tộc được thể hiện qua nhiều môi trường văn hóa khác nhau,
như môi trường văn hóa dân cư, môi trường văn hóa học đường, môi trường văn
hóa công sở..... Văn hóa dân tộc chỉ được bảo tồn, gìn giữ và phát triển khi mà
mỗi cá nhân, mỗi cơ quan, tổ chức có ý thức và bảo vệ, xây dựng môi trường
văn hóa nơi họ sinh sống và làm việc. Chính vì vậy mà văn hóa công sở đang
ngày càng được các cơ quan, tổ chức quan tâm.
Hiện nay qua tỉm hiểu thông tin Em nhận thấy, một số cơ quan chưa nhận
thức được vai trò của VP, chưa đưa ra được những giải pháp hữu hiệu nhằm tăng
cường hiệu quả hoạt động của VP nói chung cũng như trong vấn đề xây dựng
văn hóa công sở nói riêng. Là sinh viên Khoa Quản trị VP Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội đồng thời cũng sẽ là một cán bộ, nhân viên VP trong tương lai. Em có
những mối quan tâm đặc biệt đối với vấn đề Quản trị VP và vấn đề xây dựng
bản sắc văn hóa công sở như: Làm thế nào để có thể hòa nhập được nhanh
chóng vào môi trường văn hóa cơ quan khi mới ra trường; những yêu cầu về mặt
kỹ năng nghiệp vụ, những phẩm chất cần có của một cán bộ VP để có thể hoàn
thành tốt công việc; làm thế nào để có thể xây dựng được hình ảnh cán bộ VP
chuyên nghiệp... Với mong muốn nâng cao hiểu biết của bản thân của bản
thân,ứng dụng những kiến thức Em đã được học trong nhà trường vào kiểm
chứng trong thực tế. Đồng thời đóng góp một phần nhỏ trong việc nâng cao
nhận thức của các cơ quan nói chung cũng như các cán bộ VP nói riêng trong
việc xây dựng văn hóa công sở, Em đã quyết định lựa chọn vấn đề này làm đề
tài nghiên cứu khoa học cho bài tập của mình với tên đề tài là: “ Vai trò của Văn
phòng trong xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và phát triển nông
thôn”.

1


2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:
+ Đối tượng: Các CB- CC VP làm việc tại Bộ Nông nghiệp và phát triển
nông thôn
+ Phạm vi nghiên cứu: Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Lịch sử nghiên cứu:
Vai trò, chức năng nhiệm vụ của VP, cũng như xây dựng văn hóa công sở
không phải là vấn đề mới, nó đã được quan tâm và nghiên cứu từ nhiều năm nay,
đặc biệt là trong xu thế hội nhập. Đề tài cũng được các anh chị khóa trên, các
độc giả cũng như các nhà nghiên cứu quan tâm. Và đã có nhiều đề tài, sách vở,
báo chí quan tâm chẳng hạn như:
+ Phiếu khảo sát thực trạng văn hóa công sở Bộ Nông nghiệp và phát triển
nông thôn (tài liệu nội bộ- phụ lục 2)
+ Nguyễn Văn Công Thành, “Nghiên cứu về vai trò của Văn phòng
trong xây dựng văn hóa công sở ở một số cơ quan, tổ chức trên địa bàn TP Hà
Nội” , BCTTTN, 1507QTVA
+ Các sách như: PGS.TS Nguyễn Văn Lê (2005),“Văn hóa đạo đức giao
tiếp trong ứng xử xã hội”, NXB Văn hóa-xã hội , Hà Nội ； Trương Mỹ Ly
(2006), “Phong cách sống hiện đại: Trong gia đình, trong cộng đồng, trong công
sở”, NXB Văn hóa - thông tin, Hà Nội
3. Mục tiêu nghiên cứu:
Việc nghiên cứu đề tài này là nhằm đi sâu vào nghiên cứu vai trò của VP
trong xây dựng văn hóa công sở, mô tả thực trạng văn hóa công sở tại Bộ Nông
nghiệp và phát triển nông thôn .Rút ra những hạn chế còn tồn đọng trong văn
hóa công sở, đưa ra một số giải pháp khắc phục nhằm nâng cao vai trò của VP
trong việc xây dựng văn hóa công sở tại cơ quan.
4. Phương pháp nghiên cứu:
+ Phân tích thống kê

+ Phân tích tài liệu
+ So sánh tổng hợp
5. Giả thuyết nghiên cứu:
2


Nếu như công tác VP trong việc xây dựng văn hóa công sở tại cơ quan
được đầu tư, quan tâm, được thực hiện một cách khoa học và nếu áp dụng một
số giải pháp để nâng cao hiệu quả thì công tác này sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
6. Đóng góp đề tài:
+ Về mặt lý luận: Đề tài: “Vai trò của VP trong xây dựng văn hóa công sở
tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ” giúp bạn đoc có những hiểu biết
sâu hơn, rõ ràng hơn về văn hóa công sở tại cơ quan nói chung và tại Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn nói riêng.
+ Về mặt thực tiễn: Đề tài là tài liệu tham khảo cung cấp những thông tin
hữu ích mà bạn đọc quan tâm và sẽ nghiên cứu về vấn đề vai tró của Văn phóng
trong việc xây dựng văn hòa công sở.
7. Cấu trúc đề tài: Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, phần nội dung
của đề tài gồm 3 chương như sau:
Chương 1. Lý luận chung về văn hóa công sở và khái quát chung về Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Chương 2. Đánh giá thực trạng hoạt động của VP đối với việc xây dựng
văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao vai trò của VP trong việc xây dựng
văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn

Nội dung
3

Chương 1. Lý luận chung về văn hóa công sở và khái quát về Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn
1.1 Lý luận chung về văn hóa công sở
1.1.1 Một số khái niệm
* Khái niệm văn hóa
Văn hóa là bao gồm tất cả những sản phẩm của con người, và như vậy,
văn hóa bao gồm cả hai khía cạnh: khía cạnh phi vật chất của xã hội như ngôn
ngữ, tư tưởng, giá trị và các khía cạnh vật chất như nhà cửa, quần áo, các
phương tiện, v.v... được tạo ra và phát triển trong quan hệ qua lại giữa con người
và xã hội. Văn hóa được tái tạo, được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác, thể
hiện trình độ phát triển của con người và của xã hội thông qua những giá trị vật
chất và tinh thần mà do con người tạo ra.
Trong bài nghiên cứu này, em hiểu văn hóa như sau: “Văn hoá là toàn bộ
những hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về mặt
sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước. Văn hoá
là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác, từ những sản phẩm
tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập quán, lối sống và lao
động….”. Định nghĩa này vừa làm rõ được đối tượng, phạm vi cũng như những
đặc điểm cơ bản của văn hóa một cách toàn diện và khái quát nhất. Dựa vào
định nghĩa này, hiện nay Đảng và Nhà nước ta đang phát động phong trào “toàn
dân xây dựng đời sống văn hóa mới” bao gồm cả văn hóa cộng đồng dân cư cho
đến văn hóa công sở tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
* Khái niệm công sở
Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc
hành chính, là nơi phối hợp thực hiện một nhiệm vụ được Nhà nước giao và là
bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lí nhà nước. Chính vì vậy
mà công sở luôn có những quy chế, quy định riêng nhằm để mọi người tuân thủ,
thực hiện tọa nên một sự thống nhất trong ý chí công việc và hành động.
* Khái niệm Văn hóa công sở
Từ khái niệm văn hóa, khái niệm công sở em đưa ra cách hiểu của mình

4


về Văn hóa công sở như sau: “Văn hóa công sở là hệ thống những giá trị niềm
tin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với tổ chức
và tạo nên những chuẩn mực hành động mà mọi người trong đó đều tuân theo
khi làm việc nhằm mục đích hoàn thành công việc và nhiệm vụ được giao với
hiệu quả cao”. (từ điển wikipedia)
1.1.2 Các thành tố cấu thành văn hóa công sở trong một tổ chức
- Các yếu tố hữu hình: Trong nhóm các yếu tố nền tảng của văn hóa công
sở, người ta có thể dễ dàng nhận ra các yếu tố hữu hình của văn hóa như: kiến
trúc trụ sở, VP, biển hiệu, tên gọi, khẩu hiệu, trang phục cán bộ nhân viên, ngôn
ngữ sử dụng… Đây chính là hình thức thể hiện bên ngoài của văn hóa.
- Quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới: ở nước ta, quan hệ giữa cấp trên và
cấp dưới xây dựng trên sự dân chủ, bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau. Những giá trị
đó được biểu hiện trong việc lựa chọn cấp trên của mình bằng việc tín nhiệm và
bầu cử. Luật pháp nước ta là sự thể hiện và là cơ sở pháp lý vững chắc bảo vệ
các giá trị tốt đẹp đó. Ngoài ra quan điểm mới và sức mạnh của dư luận cũng là
điều kiện bảo vệ và duy trì những giá trị đó.
- Quan hệ giữa thành viên – thành viên trong công sở: Quan hệ này bao
gồm ứng xử của hành viên này với thành viên khác ở các bộ phận khác nhau
trong công sở và trong cùng một bộ phận. Trong xã hội hiện đại những giá trị
đích thực mà chúng ta trân trọng và lưu giữ mang tính truyền thống như thương
yêu, đùm bọc, giúp đỡ lẫn nhau, tinh thần xây dựng một tập thể đoàn kết vững
mạnh, tôn trọng nhân cách của nhau, là “làm theo năng lực, hưởng theo lao
động”, đánh giá cao vai trò của phụ nữ trong công vụ.
- Quan hệ giữa các tổ chức công sở với xã hội công dân: Quan hệ này
được biến đổi theo các hình thái kinh tế – xã hội nhất định. Ngày nay các giá trị
về tính phục vụ cộng đồng, phục vụ cho lợi ích của nhân dân được thể hiện qua
sự ứng xử tốt đẹp của cán bộ, công chức với nhân dân.

- Về qui mô tổ chức: Giá trị cấu trúc trong văn hóa công sở còn biểu hiện
ở quy mô tổ chức trong công sở, ở số lượng các mối quan hệ trong các hình thái
tổ chức và vai trò của những thành viên trong các hình thái đó. Đó là hình thái
5


cấu trúc tổ chức công sở theo chính thể của mỗi chế độ xã hội.
Các yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở được biểu hiện dưới những
những vấn đề cụ thể sau:
- Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức VP trong việc xây
dựng bản sắc văn hóa công sở
- Phương pháp quản lý điều hành của Lãnh đạo VP nhằm xây dựng bản
sắc văn hóa công sở
- Trang phục, giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức VP các cơ quan
- Cảnh quan, môi trường làm việc, bài trí công sở của VP
1.1.3 Vai trò của việc xây dựng văn hóa công sở của một cơ quan, tổ
chức
Văn hóa bao giờ cũng gắn liền với sự phát triển, là chìa khóa của sự phát
triển và tiến bộ xã hội. Văn hóa công sở, giúp phát huy hết năng lực của cán bộ,
công chức, khuyến khích họ hăng say với công việc từ đó nhanh chóng đạt được
mục tiêu của công sở, xây dựng, đổi mới, chấn chỉnh... không ngừng hoàn thiện
công sở giúp công sở phát triển bền vững, nhanh chóng đạt hiệu quả cao. Xây
dựng được văn hóa công sở tiến bộ, văn minh, hiện đại góp phần tạo nên nề nếp
làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ. Tạo được tình đoàn kết và chống lại
bệnh quan liêu, cửa quyền. Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được
niềm tin của CB- CC với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động của công sở, tính tự giác của CB- CC trong công việc sẽ đưa công sở
này phát triển vượt hơn lên so với công sở khác.
1.2 Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn

1.2.1 Lịch sử hình thành
BNT&PTNT được thành lập từ năm 1995 trên cơ sở hợp nhất 3 Bộ: Nông
nghiệp - Công nghiệp thực phẩm; Lâm nghiệp và Thuỷ lợi.
A.THỜI KỲ TỪ NĂM 1987 ĐẾN NĂM 1995:
I. Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trước đây được thành lập
trên cơ sở sáp nhập 3 Bộ: Nông nghiệp, Lương thực và Công nghiệp thực phẩm.
6


Năm 1987, thực hiện chủ trương phát triển nông nghiệp Việt Nam gắn với
chế biến, tiêu thụ theo một quy trình khép kín từ sản xuất-chế biến-tiêu thụ, Hội
đồng Nhà nước đã có Nghị quyết số 782 NQ HĐNN 7, ngày 16/2/1987 về việc
thành lập Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trên cơ sở sáp nhập 3 Bộ:
Nông nghiệp, Lương thực, Công nghiệp thực phẩm.
Ngày 5/3/1987 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 46-HĐBT quy
định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Công
nghiệp thực phẩm. “Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệp Thực phẩm là Cơ quan
của Hội đồng bộ trưởng, có trách nhiệm thống nhất quản lý Nhà Nước về nông
nghiệp, lương thực và công nghiệp thực phẩm trong phạm vi cả nước, theo
đường lối, chính sách của Đảng pháp luật của Nhà Nước, bảo đảm nhu cầu về
lương thực, thực phẩm cho nhân dân, cho quốc phòng, nguyên liệu cho công
nghiệp và nông sản xuất khẩu”.
1. Bộ Nông nghiệp được hình thành và phát triển bắt đầu từ Bộ Canh
nông (thành lập ngày 14/11/1945); tháng 2/1955 thành lập Bộ Nông lâm; cuối
năm 1960 tách Bộ Nông lâm thành 4 tổ chức: Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông
trường; Tổng cục thuỷ sản và Tổng Cục Lâm nghiệp. Ngày 1/4/1971, thành lập
Uỷ ban Nông nghiệp Trung ương trên cơ sở sáp nhập Bộ Nông Nghiệp, Bộ
Nông trường và Ban quản lý hợp tác xã sản xuất nông nghiệp. Năm 1976, Uỷ
ban đổi tên thành Bộ Nông Nghiệp.
2. Bộ Lương thực được thành lập theo Nghị quyết ngày 22/1/1981 của Uỷ

ban Thường vụ Quốc hội.
3. Bộ Công nghiệp thực phẩm được thành lập theo Nghị quyết 22/1/1981
của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội.
Sau khi thành lập và sắp xếp, tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và
Công nghiệp thực phẩm gồm có:
- 46 Cục, Vụ, Ban, Văn phòng quản lý nhà nước.
- 26 viện, Trung tâm nghiên cứu khoa học trực thuộc Bộ.
- 13 trường quản lý, kỹ thuật và công nhân.
- 53 đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bộ cấp Công ty, Tổng công ty,
7


Liên hiệp các xí nghiệp, Xí nghiệp liên hợp (quản lý trên 400 đơn vị kinh tế cơ
sở)
- 9 nhà máy, xí nghiệp trực thuộc Bộ.
Ngày tháng 3 năm 1990, Hội đồng Nhà nước quyết định kiện toàn một
bước cơ quan của Hội đồng Bộ trưởng, trong đó giao chức năng quản lý Nhà
nước đối với ngành cao su cho Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm. Phê
chuẩn giải thể Tổng cục cao su [1. Cổng thông tin BNN&PTNT].
1.2.2 Cơ cấu tổ chức
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức (phụ lục 1)
* Tiểu kết:
Ở Chương 1 em đã trình bày hai phương diện thứ nhất là lý luận chung về
văn hóa công sở trong đó là những khái niệm về văn hóa, công sở và văn hóa
công sở; các yếu tố cấu thành văn hóa công sở cũng như vai trò của việc xây
dựng văn hóa công sở trong cơ quan, tổ chức. Phương diện thứ hai em đã trình
bày về lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức BNN&PTNT . Những nội dung em
trình bày ở Chương 1 sẽ là cơ sở để em trình bày Chương 2. Đánh giá thực trạng
hoạt động của VP đối với việc xây dung văn hóa công sở tại BNN&PTNT.

Chương 2. Đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng đối với việc xây
8


dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
2.1 Một số vấn đề chung về Văn phòng
2.1.1 Khái niệm
VP là một thuật ngữ xuất hiện từ lâu trong lịch sử, theo tiến trình phát
triển kinh tế xã hội VP ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn. Tất
cả các cơ quan, tổ chức đều thực hiện công tác VP và lập ra đơn vị làm công tác
VP. Với mỗi loại hình cơ quan khác nhau VP cũng có tên gọi khác nhau. Từ đó,
dẫn đến có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm VP.
Theo nghĩa rộng, VP được hiểu là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp
của một Cơ quan, VP này có đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội và
đối ngoại để thực hiện mục tiêu của mình.
Theo nghĩa hẹp (VP chức năng) chỉ bao gồm một bộ máy, bộ phận trợ
giúp nhà quản trị trong một số chức năng được giao (như trong công tác tham
mưu, tổng hợp, dịch vụ). Là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức và chịu
sự điều hành của nhà quản trị cấp cao (của thủ trưởng), là khu vực, nơi làm việc
với văn bản, giấy tờ hoặc nơi thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về hành chính.
VP chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong quan hệ đối ngoại.
2.1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng trong cơ quan
* Vị trí: Một số doanh nghiệp có thể không có khu vực sản xuất, nhưng
không có doanh nghiệp nào không có khu vực VP. VP là trụ sở liên lạc và giao
dịch chính thức là nơi thu thập và xử lý thông tin, là nơi bộ máy lãnh đạo bàn
thảo và ban hành các quyết định quản lý và cũng là nơi tổ chức thực hiện và theo
dõi, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các quyết định quản lý đã được ban
hành. Với vị thế đó, VP được coi là “Bộ tổng tham mưu”, là bộ phận “đầu
não”của các cơ quan, doanh nghiệp.
* Vai trò

- VP là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan đơn
vị, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh
đạo cơ quan.
- VP là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại. VP
9


được coi như cổng gác thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi lẽ thông tin đến hay
đi đều quan bộ phận VP.
- VP là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo, quản lý. VP tổng hợp mọi
thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình hoạt động của mình sau đó sẽ
báo cáo lại cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo thực hiện các mục tiêu đề ra.
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
* Chức năng:
Xuất phát từ quan niệm trên về VP và công tác VP, có thể thấy VP có các
chức năng cơ bán sau:
- Thứ nhất: Chức năng tham mưu tổng hợp
- Thứ hai: Chức năng giúp việc theo ngành
- Thứ ba: Chức năng hậu cần
* Nhiệm vụ
- Thứ nhất: Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị
- Thứ hai: Thu thập xử lý
- Thứ ba: Tư vấn về văn bản
- Thứ tư: Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý
- Thứ năm: Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
- Thứ sáu: Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sàn
- Thứ bảy: Tổ chức công tác bảo vệ
2.2 Đánh giá thực trạng vai trò của Văn phòng đối với việc xây dựng
văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Với vị trí hoạt động đa dạng VP được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”,

“phòng ở” cho các lãnh đạo. Chính vì vậy, với tư cách là công cụ quản lý quan
trọng, cần thiết, bộ phận VP cần được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt
nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị. Đặc biệt là vai trò
của VP đối với vấn đề xây dựng văn hóa công sở trong các cơ quan, tổ chức.

10


2.2.1 Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên Văn phòng trong việc xây
dựng văn hóa công sở
Những mặt đạt được
Thứ nhất: nhận thức chung
Theo số liệu khảo sát cho thấy nhận thức chung về văn hóa công sở của
cán bộ nhân viên rõ ràng và khá toàn diện (phụ lục 2)
Các cán bộ, nhân viên VP đều hiểu rõ khái niệm văn hóa công sở. Có tới
87% số phiếu hiểu “Văn hóa công sở là hệ thống những giá trị niềm tin, sự
mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với tổ chức và tạo
nên những chuẩn mực hành động mà mọi người trong đó đều tuân theo khi làm
việc nhằm mục đích hoàn thành công việc và nhiệm vụ được giao với hiệu quả
cao”. Đây cũng chính là khái niệm chuẩn mà em đã tìm hiểu và đưa ra trong bài
nghiên cứu.
80% cán bộ, nhân viên nhận thức vai trò của văn hóa công sở đối với cơ
quan tổ chức: “văn hóa công sở tạo nên nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương,
dân chủ. Tạo được tình đoàn kết và chống lại bệnh quan liêu, cửa quyền. Môi
trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của cán bộ công chức với
cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công sở”.
Thứ hai: nhận thức về sự cần thiết của việc ban hành quy chế văn hóa
công sở
90% nhân viên VP tại cơ quan cho rằng việc ban hành quy chế văn hóa
công sở tại cơ quan mà họ đang làm việc là thật sự cần thiết. Và hiện nay, hầu

hết các cơ quan nhà nước cấp trung ương, cấp tỉnh đã ban hành được quy chế
văn hóa công sở cho cơ quan mình trên cơ sở cụ thể hóa quy chế văn hóa công
sở của Thủ tướng Chính phủ ban hành kèm theo quyết định 129/2007/QĐ-TTg.
Khi được hỏi “Lý do cần ban hành quy chế văn hóa công sở ” thì có nhiều
ý kiến khác nhau được đưa ra nhưng hầu hết đều cho rằng “văn hóa công sở có
vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh cơ quan. Nhưng, nếu không có
một văn bản có tính pháp lý trong cơ quan quy định hay không có các chế tài xử
lý các trường hợp vi phạm cụ thể thì sẽ không đảm bảo được việc thực hiện một
11


cách nghiêm túc. Ngược lại, nếu cơ quan đã ban hành ra một văn bản có hiệu lực
pháp lý thì sẽ quy định được cho tất cả mọi đối tượng trong cơ quan cho dù đó là
lãnh đạo cho đến nhân viên”.
Thứ ba: Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên VP về vai trò của bản thân
trong việc xây dựng văn hóa công sở cơ quan.
Lãnh đạo, nhân viên VP đều nhận thức đúng về vai trò, tầm quan trọng
của văn hóa công sở đối với cơ quan, tổ chức. Từ đó, họ ý thức được trách
nhiệm của đơn vị mình, đặc biệt là của bản thân – với cương vị là Lãnh đạo,
nhân viên VP trong việc xây dựng văn hóa công sở của cơ quan, tổ chức.
Có 80% cán bộ nhân viên nhận thức được VP là bộ phận có trách nhiệm
tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong việc ban hành quy chế văn hóa công sở, là
bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc soạn thảo và ban hành quy chế văn
hóa công sở, đồng thời, VP cũng sẽ là nơi giám sát, đôn đốc, kiểm tra việc thực
hiện văn hóa công sở của toàn cơ quan, tổ chức.
Về trách nhiệm cũng như những công việc cụ thể thì nhân viên VP nói
chung, Lãnh đạo VP nói riêng chính là nơi chịu trách nhiệm trực tiếp trước Thủ
trưởng cũng như toàn cơ quan đơn vị trong việc xây dựng văn hóa công sở.
Lãnh đạo VP là bộ phận có trách nhiệm tham mưu, đề xuất chính trong việc xây
dựng, bảo vệ và phát triển văn hóa công sở, định hướng, định hình văn hóa công

sở cho cơ quan, tổ chức. Kiểm tra giám sát cũng như đôn đốc việc thực hiện văn
hóa công sở của VP cũng như của toàn cơ quan. Tổ chức tuyên truyền phổ biến
về văn hóa công sở cho toàn cơ quan nhằm nâng cao nhận thức cho tất cả các
thành viên, đề xuất những biện pháp như khen thưởng, kỷ luật động viên kịp
thời phù hợp. ...Tham mưu trong việc ban hành quy chế văn hóa cho cơ quan, tổ
chức, bảo vệ và giữ gìn hình ảnh cơ quan qua các hoạt động tiếp khách, đối nội,
đối ngoại
100% các nhân viên VP đều đã nhận thức được từng lời nói, hành vi, cử
chỉ cũng như thái độ của mình sẽ có tác động, ảnh hưởng lớn đến cách nhìn
nhận của bên ngoài vào tổ chức (thông qua hoạt động tiếp khách…), ảnh hưởng
đến các nhân viên chuyên môn ở các phòng ban khác (thông qua chức năng hậu
12


cần) và đồng thời còn ảnh hưởng đến lãnh đạo (thông qua chức năng tham mưu,
tổng hợp).
65% cán bộ nhân viên VP tự nhận thấy bản thân đã đảm bảo tốt việc thực
hiện nội quy cơ quan, có thái độ nhiệt tình với công việc, ứng xử một cách linh
hoạt, đóng góp tích cực cho công việc của cá nhân mình và cho cả cơ quan.
Nhận thức được VP là bộ mặt của toàn cơ quan, là nơi đón tiếp khác hàng, đối
tác, đồng nghiệp thế nên các nhân viên VP đều tạo ra những mối quan hệ đúng
mực, hòa nhã, gần gũi với mọi người. Với cấp trên thì luôn tôn trọng và cư xử
đúng mực. Trong quan hệ đồng nghiệp xây dựng được tình cảm, mối quan hệ
thân thiện, luôn quan tâm, giúp đỡ chia sẻ cả về kinh nghiệm công việc lẫn cuộc
sống, cùng nhau hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Như vậy qua số liệu trên có thể thấy rằng hiện nay, lãnh đạo, nhân viên
các VP BNN&PTNT đã phát huy tốt vai trò của mình trong việc tham mưu xây
dựng và ban hành quy chế văn hóa công sở cho cơ quan mình, đưa ra các giải
pháp tích cực trong việc xây dựng văn hóa công sở. Thường xuyên có các hoạt
động kiểm tra giám sát việc thực hiện văn hóa công sở đối với nhân viên VP

cũng như nhân viên toàn cơ quan. Chính vì vậy vấn đề văn hóa công sở ở
BNN&PTNT diễn ra tương đối nghiêm túc.
Tóm lại, phần lớn các cán bộ cũng như nhân viên VP đều nhận thức bản
chất của văn hóa công sở, nhận thấy được vai trò mà văn hóa công sở mang lại
cho cơ quan tổ chức. Đồng thời, ở một mức độ cao hơn, các nhân viên VP ở cơ
quan đã hiểu rõ được trách nhiệm, nhiệm vụ của mình – với vị trí là cán bộ nhân
viên VP trong việc xây dựng bản sắc văn hóa công sở của cơ quan. Đối với khối
cơ quan nhà nước việc cán bộ, công chức nhận thức được tốt vấn đề văn hóa
công sở, có được những ứng xử chuẩn mực thì sẽ để lại ấn tượng tốt với công
dân đến làm việc, nâng cao sự tin tưởng cũng như sự tín nhiệm của nhân dân
vào chính quyền.
Những tồn tại còn chưa được giải quyết:
Bên cạnh những nhận thức đầy đủ và đúng đắn về văn hóa công sở thì vẫn
còn tồn tại một số tồn tại sau:
13


Thứ nhất, có 23% chưa hiểu đúng được bản chất, nội hàm của khái niệm
văn hóa công sở, trong đó có những người đưa ra cách hiểu hoàn toàn sai, có
những người lại hiểu một cách phiến diện, chưa đầy đủ. Họ mới chỉ nhìn nhận
văn hóa công sở ở một khía cạnh một phương diện mà chưa có cái nhìn toàn
diện về văn hóa công sở. Chỉ thấy được yếu tố bề nổi của văn hóa công sở của
cơ quan như hoạt động giao tiếp ứng xử, cảnh quan thiên nhiên mà chưa hiểu rõ
những yếu tố chi phối, tác động và quyết định trực tiếp đến những yếu tố bên
ngoài đó chính là do cơ chế quản lý của lãnh đạo cơ quan, môi trường làm việc,
bản sắc văn hóa của tổ chức….Thế nên, việc thực hiện văn hóa công sở ở bộ
phận nhân viên VP này vẫn mang tính chất bắt buộc, miễn cưỡng. Sở dĩ một số
nhân viên VP nhận thức không đúng về vai trò của văn hóa công sở là do họ
không nhìn thấy được giá trị cũng như lợi ích trực tiếp của văn hóa công sở
mang lại cho bản thân họ, cho cơ quan, tổ chức họ. Về mặt thực chất, lợi ích mà

văn hóa công sở mang lại cho cơ quan tổ chức là hữu hình.
Thứ hai, có tới 20% nhân viên VP chưa nhận thức được chức năng nhiệm
vụ, vị trí và vai trò của mình trong cơ quan, trong vấn đề xây dựng văn hóa công
sở. Chính vì vậy nên họ thật sự chưa chủ động phối hợp cùng đồng nghiệp, cùng
lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng văn hóa công sở. Việc thực hiện các quy
định, quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở ở một số cơ quan còn diễn ra
chưa thật sự nghiêm túc. Có tới 35% nhân viên VP tự nhận mình chưa thật sự
làm tốt các công việc được giao.
2.2.2 Trang phục, giao tiếp ứng xử, cảnh quan làm việc của cơ quan
BNN&PTNT đã thực hiện quy chế văn hóa công sở dựa theo Căn cứ
quyết định số 129/2007/QĐ- TTg ngày 02/08/2007 ban hành Quy chế văn hóa
công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước của Thủ tướng Chính phủ
BNN&PTNT cón ban h nh Quy chế Văn hóa công sở của Bộ Nông nghiệp
và Phát triển Nông thôn (Ban hành kèm theo Quyết định số 484 /QĐ-BNN-VP
ngày 12 tháng 3 năm 2012của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn)

14


BỘ NÔNG NGHIỆP

HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ VĂN HOÁ CÔNG SỞ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 484 /QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012

của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về trang phục, giao tiếp của
cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (sau đây gọi là công chức viên
chức) khi thi hành nhiệm vụ; bài trí tại các công sở của Bộ Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn (sau đây gọi là công sở thuộc Bộ).
2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với công chức, viên chức
làm việc tại công sở thuộc Bộ (số 2 Ngọc Hà, số 10 Nguyễn Công Hoan, số 16
Thuỵ Khuê, thành phố Hà Nội; số 135 Pasteur, thành phố Hồ Chí Minh; trụ sở
riêng các Tổng cục, Cục thuộc Bộ).
Điều 2. Mục đích
1. Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của Bộ Nông nghiệp
và Phát triển nông thôn.
2. Xây dựng phong cách giao tiếp chuẩn mực cho công chức, viên chức
trong thực thi công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ công chức, viên
chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Điều 3. Nguyên tắc thực hiện văn hoá công sở
1. Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện
kinh tế -Xã hội.
2. Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ công chức, viên chức
chuyên nghiệp, hiện đại; đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện
đại hoá nền hành chính nhà nước.
3. Phù hợp với các quy định của pháp luật có liên quan và các Quy chế
15


công vụ của Bộ.

Điều 4. Các hành vi bị cấm
1. Hút thuốc lá trong phòng làm việc, phòng họp;
2. Uống rượu, bia trong giờ làm việc, kể cả giờ nghỉ trưa;
3. Các hình thức quảng cáo thương mại tại công sở thuộc Bộ;
4. Chơi cờ bạc dưới mọi hình thức trong công sở thuộc Bộ;
5. Tụ tập bàn tán trong giờ làm việc;
6. Nói to, gây tiếng ồn làm ảnh hưởng người khác trong công sở thuộc Bộ;
7. Lập bàn thờ, nấu ăn trong phòng làm việc.
[Phụ lục 4]
Những mặt đã làm được
Trang phục, giao tiếp ứng xử nơi công sở
• Trang phục:
Ấn tượng ban đầu để đánh giá về một tổ chức một phần sẽ được thể hiện
qua trang phục, hoạt động giao tiếp ứng xử của đội ngũ nhân viên tổ chức đó.
Một tổ chức lớn, quy củ thì nhân viên của họ không thể ăn mặc không chỉn chu,
một tổ chức coi trọng yếu tố văn hóa thì nhân viên của họ cũng sẽ không ăn mặc
tùy tiện, phóng túng, lòe loẹt hay hở hang. Nhân viên VP sẽ không gây được
thiện cảm với sếp, với đồng nghiệp, nếu bộ quần áo bạn vận đến cơ quan trông
thật nhàu nát hay quá sặc sỡ, da dẻ hay đôi môi của bạn quá nhợt nhạt…. và họ
cũng khó có thể thành công trong giao tiếp hay tạo ra được ấn tượng tốt, sự tin
tưởng của người dân đến làm việc với bề ngoài bê bối như vậy [2; tr.15]
Trang phục của cán bộ công chức tại BNN&PTNT gọn gang và lịch sự,
văn minh, mọi người đi giày dép có quai đến cơ quan phù hợp với thời tiết và
tính chất công việc.
Đối với Nam: Trang phục Xuân - Hè: Mặc quân âu, áo sơ mi có ve cổ, sơ
vin.Trang phục Thu - Đông: Mặc quần âu, áo sơ mi có ve cổ (hoặc áo len), áo
khoác ngoài.
Đối với Nữ: Trang phục Xuân - Hè: Mặc quân âu (hoặc váy dài), áo sơ
mi có ve cổ.Trang phục Thu - Đông: Mặc quần âu (hoặc váy dài), áo sơ mi có ve
16

cổ (hoặc áo len), áo khoác ngoài [Phụ lục 3].
Thẻ của cán bộ công chức được làm theo mẫu thống nhất có đầy đủ thông
tin như: họ và tên cơ quan, chức danh, họ và tên, ảnh. Việc đeo thẻ cơ quan như
vậy giúp cho người dân khi đến giao dịch biết được mình đang giao dịch với ai,
chức vụ gì, thể hiện sự tôn trọng của người dân. Ngoài ra nó còn giúp cho việc
tránh người ngoài vào cơ quan lừa đảo, trộm cắp, tránh việc đùn đẩy trách nhiệm
của cán bộ công chức với nhau.
Việc sử dụng cách ăn mặc nơi công sở như vậy tạo nên nét đẹp công sở,
tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, sự thanh lịch, kiểu dáng, màu sắc, độ dài và
sự vừa vặn của trang phục phản ánh thái độ của người sở hữu nó. Bộ trang phục
đẹp giúp cho người công chức trở nên chuyên nghiệp hơn, chứ không phải đơn
thuần để trở nên xinh xắn hay hợp mốt, sành điệu. Thực tế là, những bộ trang
phục hay trang sức nào càng làm người cho người khác phân tâm thì nó càng ít
phù hợp với môi trường công sở. Một bộ trang phục không phù hợp có thể sẽ
làm hỏng luôn vẻ chuyên nghiệp của người côngchức…[Phụ lục 4 ]
• Giao tiếp- ứng xử
- Chào hỏi: Cơ quan nào, tổ chức nào cũng trọng lời chào, từ việc chào
hỏi nhau giữa các đồng nghiệp cho đến chào hỏi khách đến làm việc với cơ
quan. Thế nhưng, không phải cán bộ hay nhân viên nào cũng nhận thức được
điều này.
+ Chào hỏi trong cơ quan, tổ chức
Đối với việc chào hỏi trong nội bộ VP cũng tuân thủ theo những nguyên
tắc “kính trên, nhường dưới”. Khi các đồng nghiệp gặp nhau thì nam thường
chủ động chào nữ trước, cấp dưới chào cấp trên, người trẻ chào người già trước,
người mới đến chào người đã đến trước, người từ ngoài vào chào người ở trong
phòng. Ngoài lời chào có thể đi kèm với với động tác bắt tay. Các câu chào có
thể thể hiện một cách linh hoạt như gật đầu, mỉm cười hoặc câu chào hỏi có thể
muôn hình, muôn vẻ: "Anh khoẻ không ?"; "Đi đâu vội thế, anh ?"; "Em vận

chiếc áo này hợp lắm"; "Thời tiết hôm nay nóng quá"...
+ Chào khách đến liên hệ công việc
17


Khi tiếp khách (cấp trên, cấp dưới hoặc ngang cấp) hoặc nhân dân đến
liên hệ công việc, điều đầu tiên là cần chào hỏi; chào chú, chào bác, chào anh,
chào chị…Nếu đang bận rộn hoặc khách đông thì có thể gật đầu chào chung
hoặc chào bằng nụ cười thiện cảm; sau đó hỏi là: Thưa chú (bác, cô, anh…) đến
liên hệ việc gì? Cần làm gì?.... Nếu trong phòng làm việc thì chúng ta có thể mời
khách ngồi ghế, rót nước mời xong chúng ta bắt đầu giải quyết công việc cho
khách. Ở BNN&PTNT thái độ của cán bộ, nhân viên VP với nhân dân đến làm
việc vẫn thiếu nhiệt tình, niềm nở. Khi người đến làm việc thì rất ít khi cán bộ,
công chức chủ động chào hay hỏi người dân cần gì, nếu hỏi cũng chỉ hỏi với thái
độ thờ ơ, nói trống không có những người còn không thèm ngẩng lên nhìn mặt
và chỉ hỏi “gặp ai, cần gì?” kể cả là với người lớn tuổi. Có thể do lý do khách
quan là khối lượng công việc nhiều, biên chế có hạn, hàng ngày công dân đến
làm việc với cơ quan cũng tương đối đông, vì thế không tránh khỏi sự mệt mỏi
hay cáu gắt của các cán bộ, nhân viên VP. Thế nhưng, những cách xử sự đơn
giản ấy lại khiến cho người dân có những đánh giá nhìn nhận không tốt về cơ
quan. Vì vậy, cho dù là ở trong hoàn cảnh nào, nhân viên VP cũng phải cố gắng
có cách xử sự phù hợp và chuyên nghiệp nhất để mang lại hiệu quả, chất lượng
công việc.
- Phát ngôn:
Người xưa đã kết luận: “Ngôn là lời”. Ngôn ở đây không chỉ hiểu là giọng
nói mà còn là cách nói, kiểu nói, cung cách trò chuyện. Đó còn là sự ứng xử tình
huống, nghệ thuật giải quyết xung đột. Thực tế cuộc sống cho thấy chính văn
hóa hành vi trong giao tiếp sẽ nói lên thật nhiều sự thanh lịch đích thực của một
con người, và con người đó lại là thành viên của một tổ chức, chính vì vậy nó sẽ
tạo nên uy tín của một tổ chức.

Hiện nay, ở hầu hết các cơ quan trong đó có BNN&PTNT vẫn có trường
hợp cán bộ, công chức viên chức VP nói tục, chửi thề. Chính từ sự dễ dãi trong
lời ăn tiếng nói, dẫn đến sự buông thả trong lối sống là một trong những nguyên
nhân làm con người phát triển lệch lạc. Đặc biệt là khi các nhân viên VP ngồi
tám chuyện phiếm trước mặt nhân dân dùng những từ khiếm nhã, thô tục khiến
18


cho họ sẽ có những cách nhìn nhận khác về người đó, cơ quan đó. Khi hỏi về
việc anh/ chị có bao giờ nói tục, chửi thề trong giờ làm việc thì nhận được 60%
câu trả lời là có, thỉnh thoảng, 20% câu trả lời là thường xuyên và 20% câu trả
lời là rất ít và không bao giờ nói tục kể cả trong môi trường công sở hay ngoài
cuộc sống. Với vị trí là nhân viên VP, là bộ mặt của cả một cơ quan tổ chức, đại
diện cho cơ quan tổ chức trong mọi hoạt động tiếp khách và giao dịch với bên
ngoài, nên họ phải có ý thức giữ gìn danh tiếng cho cơ quan đặc biệt là cơ quan
nhà nước.
- Giao tiếp điện thọai nơi công sở:
Theo khảo sát thì đến gần 85% người sử dụng điện thoại “quên màn"
chào, hỏi, xin lỗi, cám ơn... mà thường là những câu hỏi thiếu chủ ngữ như "ai
đấy", "có việc gì", "gặp ai"...hoặc “Alô” thật to, nói oang oang làm người nghe
và xung quanh khó chịu. Đã đến lúc mọi người phải có ý thức rèn luyện kỹ năng
giao tiếp điện thoại. Đặc biệt đối với cơ quan nhà nước thì kỹ năng nghe điện
thoại cần phải được tăng cường hơn nữa.
Khi nói chuyện điện thọai, bộ phận VP có nhiều người qua lại nên cần
điều chỉnh âm vực của giọng nói của mình vừa đủ nghe, tránh nói to ảnh hưởng
đến công việc của người xung quanh. Kết thúc buổi nói chuyện nên chào, ví dụ
như: "Xin cám ơn. Chúc ông (bà) khỏe. Hẹn gặp lại!" hay “ chào(ông, bà, cô,
chú)...” và gác máy nhẹ nhàng (tránh dập máy mạnh làm đối phương hiểu nhầm
là không vừa lòng họ, nhất là người bên đầu dây kia là người lớn tuổi hoặc lãnh
đạo của mình mà chúng ta như thế là sự vô lễ và cũng không lịch sự). Một lời

tạm biệt tử tế sẽ tạo cơ hội giao tiếp tốt cho chúng ta trong công việc [3;tr. 105].
2.2.3 Cảnh quan, môi trường làm việc, bài trí công sở của Văn phòng
Bài trí công sở: cơ quan có biển tên được đặt tại cổng chính, trên ghi rõ
tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan, cơ quan có nội quy và sơ
đồ bố trí phòng làm việc của cơ quan và đặt tại nơi thuận tiện dễ nhìn thấy.
Phóng làm việc có biển tên , chức danh cán bộ, côn chức , phóng cò từ 2
người trở lên, phải niêm yết danh sách, chức vụ CB- CC trước cửa phhóng làm
việc. Tại bàn làm việc cò ghi biển tên, chức danh.
19


VP bố trí gọn gàng sạch sẽ, ngăn nắp, khoa học hợp lý, cò ý thức bảo vệ
tài sản của nhà nước , có ý thức trách nhiệm trong việc giữ gìn vệ sinh chung
trong cơ quan công sở và nơi công cộng.
CB- CC làm việc ngoài giờ hành chính theo quy định tại cơ quan trong
khuôn viên khu vực trụ sở có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo hoặc bảo vệ cơ
quan trước khi làm việc tại phóng nhưng thời gian không quá 22h đêm, không
đưa người ngoài vào cơ quan, không có nhiệm vụ liên quan vào nơi làm việc
Cơ quan bố trí khu vực và đảm bảo an toàn cho phương tiện giao thông
của CB- CC và của người đến giao dịch làm việc không thu phí của người đến
giao dịch làm việc .
* Tiểu kết:
Ở chương 2 em đã trình bày thứ nhất: Một số vấn đề chung về Văn phòng
tiếp đò là nhận thức của lãnh đạo, nhân viên VP trong việc xây dựng văn hóa
công sở, phương pháp quản lý điều hành của Lãnh đạo VP nhằm xây dựng văn
hóa công sở tại các cơ quan tổ chức hiện nay. Những nội dung em trình bày ở
chương 2 là cơ sở giúp em rút ra những giải pháp để nâng cao vai tró của VP
trong việc xây dựng văn hòa công sở ở chương 3.

20

Chương 3. Một số giải pháp nâng cao vai trò của Văn phòng trong việc xây
dựng văn hóa công sở tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
3.1 Đối với cơ quan
Một là: Cần nâng cao nhận thức của CB- CC
Nâng cao nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của VP, về vai trò, vị trí của
văn hóa công sở cho CB- CC là một việc làm quan trọng và hết sức cần thiết.
Đây là giải pháp đầu tiên, cơ bản nhất.
Hai là: Nhà nước ta là Nhà nước của dân, do dân, vì dân; nhân dân là chủ,
công chức là công bộc của dân vì vậy giải pháp cao nhất là nâng cao đạo đức
công vụ.
- Cần tuyên bố sứ mệnh, xây dựng giá trị niềm tin, giá trị cốt lõi của tổ
chức từ đó thống nhất trong hành động cũng như nhận thức, tư tưởng quan điểm
của toàn cơ quan. Xem thực hiện văn hóa công sở chính là một phần của nhiệm
vụ cải cách hành chính và mỗi nhân viên VP cũng cần nhận thức được công việc
của mình là phục vụ nhân dân, những người đang nộp thuế trả lương cho mình.
Các ngành, các cấp phải nghiêm túc kiểm điểm những hạn chế, thiếu sót nơi
công sở của cơ quan, đơn vị như cách bài trí công sở, trong giao tiếp, ứng xử của
cán bộ, công chức…..để từ đó rút ra được những bài học kinh nghiệm khắc phục
hạn chế, thiếu sót.
- Có các hoạt động thi đua, khen thưởng để bồi dưỡng tinh thần trách
nhiệm của CB- CC để phát huy tính tích cực, tính chủ động của họ. CB-CC VP
thường có nhận thức về vấn đề văn hóa công sở toàn diện và đầy đủ hơn. Vì thế
nếu như bộ phận VP tự hình thành cho mình một “tác phong chuyên nghiệp”
chính là đang thể hiện bạn là một người chuyên nghiệp. Phong cách chuyên
nghiệp tạo nét đẹp văn hoá VP. Từ đó sẽ là tấm gương cho đồng nghiệp cho cấp
dưới và cho các bộ phận khác trong cơ quan thấy được giá trị của việc thực hiện
tốt văn hóa công sở trong việc thực hiện các công việc hằng ngày.
- Văn hoá công sở là một trong những vấn đề nhạy cảm, yếu tố nhận thức

là vấn đề then chốt để mỗi cán bộ lãnh đạo, đội ngũ cán bộ và toàn thể nhân dân
hiểu được vai trò, trách nhiệm của chính mình và từ đó nâng cao các hành vi văn
21


hoá công sở và là một trong những điều kiện cần và đủ để đội ngũ VP thay đổi
quan niệm, cung cách làm việc tiến dần đến chuẩn “Chuyên nghiệp và hiện đại”.
Khi nhận thức của đội ngũ cán bộ VP được nâng cao thì tinh thần tự quản, tính
tự giác của CB- CC làm việc trong công sở sẽ ngày càng được nâng cao, họ sẽ
xem công việc của cơ quan như công việc của gia đình mình và có trách nhiệm
cao trong công việc.
Ba là: Đổi mới phương pháp quản lý điều hành
- Cần đẩy mạnh hơn nữa công cuộc cải cách hành chính, hoàn thiện cơ
chế, chính sách và hệ thống các quy định chức năng nhiệm vụ của VP và các
quy định về văn hóa công sở.
- Lãnh đạo VP cần thực hiện việc nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn
cho CB- CC. Đào tạo, bồi dưỡng CB- CC nhân viênVP là một nội dung mà tất
cả các nước muốn có nền văn hóa công sở tiên tiến, hiện đại, phát triển đều phải
quan tâm. Đối với đội ngũ cán bộ, công chức nhân viên VP, tùy thuộc vào nhu
cầu sử dụng, cơ quan có thể đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng thực thi công
vụ để nâng cao khả năng đảm nhiệm công việc của CB- CC
- Cần đưa ra các chỉ tiêu, định mức lao động, nâng cao hiệu quả công tác
tổ chức, phân công công việc, bố trí nhân sự phù hợp trong VP
- Cải thiện thu nhập, chăm lo đời sống vật chất và điều kiện làm việc cho
CB- CC VP.
- Đối với bộ phận lãnh đạo, cần nghiêm túc, gương mẫu trong việc thực
hiện các quy định chung, quan tâm gần gũi với các CB- CC trong công việc lẫn
trong cuộc sống, biết lắng nghe, tiếp thu ý kiến của cấp dưới, không hạch sách,
cửa quyền, không bảo thủ. Quan hệ giữa lãnh đạo và công chức là quan hệ cấp
trên với cấp dưới thì phải xưng hô cho phù hợp ….

Văn hóa ứng xử giữa các đồng nghiệp: Cần phải biết cách phối hợp với
các đồng nghiệp, nếu có sự ủng hộ và phối hợp công việc nhịp nhàng giữa các
đồng nghiệp thì không chỉ tạo ra môi trường làm việc tốt mà tiến độ thực hiện
công việc cũng được rút ngắn.
Văn hóa ứng xử với công việc.
Bốn là: Xây dựng hệ thống văn bản pháp lý
Cần ban hành quy chế văn hóa công sở cụ thể với cơ quan mình trên cơ
22


sở quy định chung của Thủ tướng Chính phủ. Nội dung quy chế phải cụ thể, rõ
ràng mang tính khả thi cao, phù hợp với điều kiện thực tiễn cũng như lĩnh vực
ngành nghệ hoạt động của tổ chức; văn bản khi được ban hành phải thông báo,
phổ biến trong toàn cơ quan để tất cả mọi người được biết, phải có các đợt tập
huấn, hướng dẫn để tất cả các thành viên hiểu và thực hiện đúng. Cần xây dựng
bản cam kết thực hiện của mỗi phòng ban, đơn vị trực thuộc; Tổ chức các đợt
kiểm tra, tổng kết, đánh giá định kỳ. Xây dựng các tiêu chí đánh giá Mức độ áp
dụng các quy chế để điều hành kiểm tra công việc đã thật tốt hay chưa, việc áp
dụng đó như thế nào và tới đâu? Các chuẩn mực được đề ra thích đáng và mức
độ hoàn thành công việc theo chuẩn mực cao hay thấp. Có những trường hợp đề
ra chuẩn mực quá cao trong khi tổ chức đó không có đủ điều kiện để thực hiện
thì mức độ hoàn thành công việc cụng không cao.Cho nên khi đề ra các chuẩn
mực cần chú ý tới điều kiện hoàn cảnh ở trong tổ chứ đó.
3.2 Đối với các CB- CC Văn phòng
Trong xu thế hội nhập hiện nay, những nhiệm vụ đặt ra đối với bộ phận
VP ở các cơ quan tổ chức ngày càng cao. Trước đòi hỏi thực tế đó đã đặt ra yêu
cầu cấp bách đối với đội ngũ nhân lực VP cần hoàn thiện, trau dồi chuyên môn,
các kỹ năng nghiệp vụ cần thiết để phục vụ yêu cầu công việc.
*Tiểu kết:
Trong Chương 3 em đã trình bày giải pháp nâng cao hiệu quả vai trò của

VP đối với xây dựng văn hóa công sở. Đầu tiên là giải pháp đối với cơ quan thứ
hai là đối với CB- CC VP. Đối với giải pháp đầu tiên là giải pháp về cơ quan tổ
chức, trong giải pháp này gồm có bốn ý nhỏ, trước tiên đó là nâng cao nhận thức
của CB-CC tiếp theo là nâng cao đạo đức công vụ, sau đó là đổi mới phương
pháp quản lý điều hành và cuối cùng là xây dựng hệ thống văn bản pháp lý. Với
những giải pháp mà em dã trình bày ở Chương 3 em hy vọng sẽ giúp cho
BNN&PTNT một chút gì đó nhằm hoàn thiện và nâng cao hơn vai trò của VP
trong thực hiện văn hóa công sở ở cơ quan, giúp cơ quan có một môi trường làm
việc công sở uy tín, trang nghiêm nhưng không kém phần gần gũi thân thiện.

23