Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Điện Biên

LỜI CẢM ƠN
Tong quá trình nghiên cứu và để hoàn thành bài tiểu luận này , em xin gửi
lời cảm ơn chân thành đến toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức tại Văn phòng
HĐND- UBND Điện Biên huyện đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong suốt quá
trình em thu thập số liệu và khảo sát tình hình công tác văn phòng, đặc biệt là
tìm hiểu về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân
sự tại huyện. Hơn nữa, cho em gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Đăng
Việt đã tận tình hướng dẫn, dẫn dắt em để em có thể hoàn thiện bài tiểu luận của
mình đúng với yêu cầu đã được giao. Mặc dù đã cố gắng và tham khảo nhiều tài
liệu khác nhau, nhưng bài tiểu luận của em vẫn còn nhiều thiếu xót, em rất
mong nhận được sự đóng góp của lthầy cô trong khoa quản trị văn phòng, để
bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................1
3 . Đối tượng, mục đích, phạm vi và nhiêm vụ nghiên cứu............................2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................2
5. Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng................2
6 . Giả thuyết khoa học...................................................................................3
7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn...........................................................3
8. Cấu trúc đề tài.............................................................................................3
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
HUYỆN ĐIỆN BIÊN...........................................................................................4
1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND huyện Điện Biên.................................................................................4
1.1. Lịch sử hình thành.................................................................................4

1.2. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................5
1.3. Chức năng, nhiệm vụ...............................................................................5
1.3.1. Chức năng.............................................................................................5
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................6
CHƯƠNG 2. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮU TẠI UBND
HUYỆN ĐIỆN BIÊN, TỈNH ĐIỆN BIÊN.......................................................10
2.1 Cơ sở lý luận về văn thư lưu trữ tại cơ quan...........................................10
2.2. Thực trạng và vai trò của lãnh đạo trong tổ chức quản lý công tác lưu
trữu tai UBND huyện Điện Biên...................................................................11
2.2.1 Cơ cấu tổ chức phòng văn thư lưu trữ..................................................11
2.2.2 Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tuyển dụng sắp xếp nhân sự. .11
2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư - lưu
trữ..................................................................................................................12
2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá về văn thư
lưu trữ............................................................................................................13
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH
NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ


CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND
HUYỆN DIỆN BIÊN.........................................................................................16
3.1. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức,
quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Điện Biên...................16
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................16
3.1.2. Hạn chế...............................................................................................17
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế........................................................18
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Điện
Biên...............................................................................................................19

3.2.1. Đối với lãnh đạo văn phòng UBND huyện Điện Biên........................19
3.2.2. Đối với lãnh đạo UBND huyện Điện Biên.........................................20
3.2.2. Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện
Điện Biên......................................................................................................20
KẾT LUẬN........................................................................................................22
DANH MỤC THAM KHẢO............................................................................23


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Trong việc tổ chức và hoạt động của tất cả các cơ quan hành chính nhà
nước hay doanh nghiệp. Bộ phận văn phòng luôn là bộ phận đảm bảo cho hoạt
động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, giúp ta có cái nhìn tổng quan và
chi tiết hơn trong quá trình thực hiện công việc tại cơ quan mình. Vì vậy, chúng
ta không thể phủ nhận vai trò của nhà quản trị văn phòng trong cơ quan, tổ chức.
Là một bộ phận có vai trò quan trọng như vậy nên đòi hỏi ở người lãnh đạo văn
phòng là người luôn mang một tinh thần trách nhiệm cao, nắm vững các kỹ năng
tổ chức công việc trong văn phòng của cơ quan đó, và một trong những kỹ năng
quan trọng nhất là kỹ năng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan.
Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan là là trách nhiệm
của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư, lưu trữ; tuyển
chọn cán bộ văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan cũng như
tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ.
Là một sinh viên thuộc chuyên ngành Quản trị văn phòng của trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, sau khi được đào tạo lý luận về các kỹ năng của nhà quản trị
văn phòng, tôi nhận thấy kỹ năng tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ
của nhà quản trị văn phòng là kỹ năng vô cùng quan trọng. Qua quá trình khảo
sát tại UBND UBND huyện Điện Biên, tỉnh Điện Biên để phục vụ cho quá trình
học tập học phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng” do
Ths. Lâm Thu Hằng giảng dạy, trên cơ sở lý luận áp dụng vào thực tiễn, tôi đã

lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong tổ chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại UBND huyện Điện Biên”
để làm bài thi kết thúc học phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn
phòng”.
2.Lịch sử nghiên cứu
Tại UBND huyện Điện Biên, việc khảo sát về vấn đề trách nhiệm của
lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ đã được một
số cá nhân là sinh viên chuyên nghành văn thư, lưu trữ của một số trường Đại
1


học, Cao đẳng thực hiện, nhưng chỉ khái quát và sơ qua, chưa đi sâu vào vấn đề
để xem xét và giải quyết. Qua quá trình tìm hiểu về lịch sử nghiên cứu vấn đề
này,cho đến nay chưa có bài viết nào khảo sát khách quan và chi tiết cũng như
đưa ra các ý kiến, đề xuất cho cơ quan về trách nhiện của lãnh đạo văn phòng
trong công tác tổ chức và quản lý về văn thư, lưu trữ.
Xin ý kiến đánh gái từ các anh chị trong cơ quan.
3 . Đối tượng, mục đích, phạm vi và nhiêm vụ nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu : “ khảo sát và đánh giá trách nhiệm củau nhà lãnh
đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữu tại
UBND Huyện Điện Biên’’
Phạm vi nghiên cứu : Phạm vi bao gồm những lĩnh vực công tác văn thư
thuộc văn phòng ở cơ quan UBND huyện Điện Biên
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu thực tiễn về trách nhiệm của lãnh đạo
văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ. Từ thực tế
đó viết bài tiểu luận phục vụ học tập bộ môn chuyên ngành.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Tìm hiểu về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức và quản
lý về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Điện Biên

+ Đánh giá thực tiễn trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan trong công tác
trên.
+ Đưa ra một số đề xuất nhằm góp phần nâng cao trách nhiệm của lãnh
đạo văn phòng UBND huyện Điện Biên trong tổ chức, quản lý công tác văn thư
– lưu trữ
5. Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Cơ sở lý luận: Dựa và nhưng hệ thống lý luận đánh giá về công tác văn
thư lưu trữ
Cơ sở thực tiễn : là những căn cứ thực tiễn đề ra và tình hình thực tế tại cơ
quan
Phương pháp sử dụng tài liệu:
2


Phương pháp quan sát: là phương pháp thu thập thông tin mà thông qua
quan sát các đối tượng nghiên cứu trong cơ quan ,cụ thể cơ quan là Văn phòng
UBND huyện Điện Biên, tỉnh Điện Biên.
Đọc và phân tích các tài liệu trên sách báo, tạp chí chuyên ngành, một số
luận án, giáo trình liên quan đến đề tài. Từ đó, tổng hợp, hệ thống hóa, rút ra các
nhận xét, kết luận cần thiết phục vụ cho hoạt động nghiên cứu.
Phương pháp điều tra thực tế: Phát phiếu điều tra nhằm tìm hiểu thực
trạng vai trò của văn phòng tai cơ quan
Phương pháp đàm thoại, phỏng vấn: Gọi điện để liên hệ cơ quan nhăm
tìm hiểu về tài liệu thống kê
Phương pháp thống kê toán học: Dùng để xử lý các số liệu thu được
trong quá trình nghiên cứu
6 . Giả thuyết khoa học
Nếu như các lãnh đạo đều hiểu rõ và thực hiện đúng trách nhiệm của một
nhà lãnh đạo đối với công tác văn thư lưu trữ thì công tác văn thư lưu trữ tại cơ
quan hoạt động tốt và phát triển điều đó chứng minh nhà lãnh đạo làm tốt công

việc quản lý của mình.
7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn
Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm phong phú cơ sở lý luận về kỹ năng quản
lý của hoạt động tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan đối với lãnh đạo
Ý nghĩa thực tiễn:Ứng dụng thực tiễn và công tác quản lý cảu lãnh đạo và
giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể hơn thấy được vai trò trách nhiệm của cơ quan
8. Cấu trúc đề tài
Bao gồm 3 phần:
- Chương 1 Khái quát về tổ chức hoạt động của cơ quan
- Chương 2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ
chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ
- Chương 3 Giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện
Điện Biên.
3


CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
HUYỆN ĐIỆN BIÊN
1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của UBND huyện Điện Biên
1.1. Lịch sử hình thành
Sau năm 1954, huyện Điện Biên có thị trấn Điện Biên, thị trấn nông
trường Điện Biên và 29 xã: Chiềng Sơ, Háng Lìa, Khẩu Hú, Luân Giới, Mường
Luân, Mường Mươn, Mường Nhà, Mường Nói, Mường Phăng, Mường Pồn, Na
Son, Nà Tấu, Nà Ư, Noọng Hẹt, Noong Luống, Núa Ngam, Pa Thom, Phì Nhừ,
Phình Giang, Pù Nhi, Sam Mứn, Thanh An, Thanh Chăn, Thanh Luông, Thanh
Minh, Thanh Nưa, Thanh Xương, Thanh Yên, Xa Dung.
Năm 5-7-1975, chia xã Phình Giàng thành hai xã lấy tên là xã Phình
Giàng và xã Keo Lôm; giải thể xã Khẩu Hú.

Ngày 16-4-1988, chia xã Thanh Chăn thành hai xã lấy tên là xã Thanh
Chăn và xã Thanh Hưng; tách bản Na Khếnh của xã Thanh Luông để sáp nhập
vào xã Thanh Hưng.
Đến cuối năm 1991, huyện Điện Biên có 1 thị trấn Điện Biên (huyện lị),
thị trấn Nông trường Điện Biên và 30 xã: Chiềng Sơ, Háng Lìa, Keo Lôm, Luân
Giới, Mường Luân, Mường Mươn, Mường Nhà, Mường Nói, Mường Phăng,
Mường Pồn, Na Son, Nà Tấu, Na Ủ, Noọng Hẹt, Noong Luống, Núa Ngam, Pa
Thom, Phì Nhừ, Phình Giang, Pù Nhi, Sam Mứn, Thanh An, Thanh Chăn,
Thanh Hưng, Thanh Luông, Thanh Minh, Thanh Nưa, Thanh Xương, Thanh
Yên, Xa Dung.
Ngày 18-4-1992, tách thị trấn Điện Biên và xã Thanh Minh để thành lập
thị xã Điện Biên Phủ - thị xã tỉnh lị tỉnh Lai Châu bấy giờ.
Ngày 7-10-1995, tách 10 xã: Xa Dung, Pu Nhi, Na Son, Chiềng Sơ,
Mường Luân, Keo Lôm, Phình Giàng, Háng Lìa, Luân Giới, Phì Nhừ để thành
lập huyện Điện Biên Đông.
Ngày 26-5-1997, chuyển xã Mường Mươn về huyện Mường Lay (nay là
huyện Mường Chà) quản lý; giải thể thị trấn nông trường Điện Biên và thành lập
4


thị trấn Mường Thanh (trên cơ sở tách đất của xã Thanh Xương).
Ngày 26-9-2003, sáp nhập thị trấn Mường Thành vào thành phố Điện
Biên Phủ quản lý và chuyển thành phường Nam Thanh.
Ngày 26-12-2003, sau khi tách tỉnh Lai Châu thành 2 tỉnh: Lai Châu và
Điện Biên, huyện Điện Biên thuộc tỉnh Điện Biên.
Ngày 6-6-2005, thành lập xã Nà Nhạn.
Ngày 25-8-2012, thành lập 6 xã: Hua Thanh, Pom Lót, Hẹ Muông, Na
Tông, Phu Luông và Pá Khoang.
1.2. Cơ cấu tổ chức.
Bao gồm:

Chủ tịch UBND huyện: Vũ Ngọc Vương
Phó Chủ tịch UBND huyện: Lường Văn Lún và Nguyễn Minh Trịnh
Các phòng ban chuyên môn:
Phòng nội vụ
Phòng tài chính – kế hoạch
Phòng tài nguyên – môi trường
Phòng lao động – thương binh xã hội:
Phòng văn hóa thông tin xã hội:.
Phòng giáo dục đào tạo:
Phòng y tế
Thanh tra huyện
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
1.3. Chức năng, nhiệm vụ.
1.3.1. Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.Uỷ ban nhân
dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm
5


thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.Uỷ ban nhân dân thực hiện
chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản
lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
HĐND – UBND huyện Điện Biên thực hiện quản lý tất cả mọi mặt của
đời sống xã hội trong huyện từ kinh tế, văn hóa, xã hội.

Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
6


đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch

bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
7


giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào

của công dân ở địa phương;
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định.
HĐND – UBND huyện Điện Biênnằm trên địa bàn tỉnh Điện Biên, nằm ở
phía tây của tổ quốc.Trong những năm chiến tranh nơi đây là một trong những
căn cứ địa quan trọng của quân ta, đã từng diễn ra nhiều trận đánh giữa ta và
địch.Khi hòa bình được lập lại, qua quá trình phát triển HĐND – UBND huyện
Điện Biên đã được thành lập, đóng vai trò là cơ quan là tiếng nói của dân đã
thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình.Quản lý mọi mặt đời sống từ kinh
tế, văn hóa – xã hội, giữ gìn trật tự bảo vệ an ninh quốc phòng trên toàn
huyện.Đã đưa cuộc sống của người dân ngày một nâng cao cùng đất nước hướng
đến xây dựng nước Việt Nam dân chủ, công bằng, văn minh.
8

Tiểu kết:
Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Điện Biên em thấy rằng mô
hình tổ chức này là một mô hình tổ chức bộ máy rất khoa học.Việc quy định
chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cho từng vị trí công việc rất rõ ràng,cụ thể tạo
được thuận lợi trong giải quyết công việc cho cán bộ công chức.
Ưu điểm của mô hình tổ chức thể hiện qua cơ chế quản lý, điều hành
trong hệ thống. Chủ tịch UBND, các phó chủ tịch, Thủ trưởng cơ quan chuyên
môn theo chức năng, quyền hạn của mình sẽ trực tiếp và chủ động giải quyết
các vấn đề phát sinh trong thẩm quyền của mình và chịu trách nhiệm trước thủ
trưởng cấp trên từ đó nâng cao được tinh thần trách nhiệm của tập thể và cá
nhân.Hình thức tổ chức này còn giảm bớt sự chồng chéo trong công việc giữa
các cá nhân, phòng ban trong UBND huyện từ đó việc phân rõ trách nhiệm
được làm tốt hơn trong công tác quản lý.
Ngoài những ưu điểm kể trên thì việc quản lý theo mô hình này khá bó
buộc không phát huy được tính sáng tạo của nhân viên cấp dưới do cơ chế quản
lý theo một chiều mang nhiều tính áp đặt.

9


CHƯƠNG 2
TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮU TẠI
UBND HUYỆN ĐIỆN BIÊN, TỈNH ĐIỆN BIÊN
2.1 Cơ sở lý luận về văn thư lưu trữ tại cơ quan
Khái niệm vè công tác văn thư lưu trữ: công tác văn thư lưu trữ là một
lĩnh vực thuộc hoạt đông quản lý của nhà nước trong đó bao gồm các vấn đề lý
luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới nghiên cứu khoa học tài liệu phục vụ

cho việc sử dụng và khai thác tài liệu.
Vai trò của công tác văn thư lưu trữu :
Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ
quan. Các cơquan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình đều cầnphải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương,
chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác,
ghi lại những sự kiện, hiện tượngxảy ra trong hoạt động hàng ngày.Đặc biệt đối
với văn phòng cấp uỷ là cơ quan trực tiếp giúp các cấp uỷ tổ chức điều hànhbộ
máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo
Nội dung cuả công tác văn thư lưu trữu bao gồm hai lĩnh vực đó là lĩnh
vực phục vụ cho hoạt động quản lý và lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ, cơ bản về
những vấn đề như: soạn thảo văn bản, Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lýb con dấu, xây
dựng quản lý các văn ban QPPL….
Công tác văn thư lưu trữu có vai trò quan trọng và cần thiết trong hệ
thống quản lý của văn phòng nói riêng và cơ quan tổ chức nói chung , mang ý
nghĩa to lớn là nguồn cung cấp thông tin và tài liệu cho cơ quan phục vụ nhu cầu
sử dụng khai thác tài liệu, ngoài ra nhìn một cách tổng thể công tác văn thư lưu
trữu mang ý nghĩa to lớn đối với mọi lĩnh vực trong xã hội, chính trị, kinh tế,
văn hóa, công tác nghiên cứu khoa học...và là cầu nối các hoạt động quản lý nhà
nước.

10


2.2. Thực trạng và vai trò của lãnh đạo trong tổ chức quản lý công
tác lưu trữu tai UBND huyện Điện Biên
2.2.1 Cơ cấu tổ chức phòng văn thư lưu trữ.
Bộ phận văn thư lưu trữ:
Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đi - đến theo đúng quy định;

Tiếp nhận các bản thảo để trình duyệt, các dự thảo trình ký do các cơ quan, ban
ngành tham mưu chuyển đến, theo dõi quá trình luân chuyển văn bản đảm bảo
đúng địa chỉ và an toàn; Quản lý và đóng dấu các văn bản đúng quy định.
Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu cơ quan; tổ chức phục vụ nhu cầu
khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ.
Thực hiện đúng quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan.
Trong quá trình tiếp nhận các văn bản nếu chưa có chữ ký tham mưu của
phòng, ban chuyên môn và chữ ký thẩm định của Chánh Văn phòng, Phó Văn
phòng thì không được cho ban hành văn bản.
Lãnh đạo văn phòng là người trực tiếp quản lý và tổ chứcn cơ cấu cho
phong văn thư lưu trữu, hiện tại phòng văn thư lưu trữu của cơ quan bao gồm 3
cán bộ công chức làm việc, các vị trí được chia ra theo đúng chức năng nhiệm
vụ quyền hạn được phân công như vị trí tiếp nhận thông tin, thống kê lưu trữ, xử
lý trình lãnh đạo, truyền tải thông tin..
2.2.2 Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tuyển dụng sắp xếp
nhân sự
Công tác tuyển dụng nhân sự là một công tác vô cùng quan trọng vì đây là
yếu tố quyết định bởi khả năng làm việc của cấp dưới có đáp ứng yêu cầu hay
không, có phù hợp với cơ cấu bộ máy không, chính vì thế các nhà quản trị cần
phải chọn lọc và tuyển dụng mộ cách nghiêm ngặt dựa trên các tiêu chí đặt ra đã
xây dựng từ trước như về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, về nhân cách đạo đức,
về thái độ làm việc,...
Vai trò của nhà lãnh đạo đuợc thể hiện qua những công việc đối với việc
tuyện dụng sắp xếp bố trí nhân sự trong bộ phận văn thư lưu trữ:
Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định của Nhà
11


nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp
Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo từng giai đoạn

trung hạn, dài hạn. Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên
phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận.
Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng,
nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban.
Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán
bộ, viên chức và hợp đồng lao động.
Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương,
chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc
hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước.
Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân
theo quy định hiện hành.
Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen
thưởng cho từng giai đoạn.
Ngoài ra nhà lãnh đạo còn cần có những yếu tố khác trong việc lựa chọn
nhân sự phù hợp trong đó những yếu tố cơ bản của một nhà lãnh đạo về cách
tuyển dụng nhân sự là có tầm nhìn xa trông rộng, am hiểu kiến thức nhân sự, có
hoạch định các kế hoạch lâu dài , khả năng giải quyết vấn đề, quan trọng hơn là
khả năng lãnh đạo uy tín được cấp duới kính nể.
2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn
thư - lưu trữ
Bất kì trong một cơ quan đơn vị nào thì cũng sẽ có những quy định cụ thể
về cơ cấu và chức năng vai trò của đơn vị đó phòng lưu trữ cũng không ngoại
lệ , phòng được lãnh đạo ban hành văn bản thành lập và có những văn bản do
lãnh đạo xây dựng nên nhằm mục đích quản lý điều hành dựa trên những quy
định để vận hành bộ máy của phòng lưu trữu.
Công tác xây dựng các văn bản của cơ quan là một trong những công tác
quan trọng để quản lý tốt cấp dưới và hơn hết thể hiện vai trò tầm ảnh hưởng của
nhà lãnh đạo văn phòng đối với cơ quan nói chung và phòng lưu trữu nói riêng,
12

Các văn bản được lãnh đạo xây dựng phải dựa trên cơ sở pháp lý của nhà
nước quy đinh và trên cơ sở thực tiễn của phòng sao cho phù hợp với điều kiện
cũng như cơ cấu bộ máy. Nhưng các văn bản trên đều được các nhà lãnh đạo xây
dựng để quy định về các nội dung trong cơ quan như:
Quy định về cơ cấu tổ chức về bộ máy
Quy định về cơ cấu tổ chức nhân sự, bố trí nhân sự, vị trí làm việc,
Quy định về nội dung quy chế làm việc, nội quy của phòng
Quy định về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các cán bộ công nhân
viên trong phòng
Quy định về quyền hành vị trí làm việc, và công việc cụ thể của từng vị trí
đảm nhiệm
Ngoài ra còn có các văn bản hướng dẫn về các công tác thuộc văn thư lưu
trữ để làm tiền đề cho công việc ở phòng thực hiện một cách hợp lệ chính xác
đúng khâu quy trình đã được quy định, đồng thời làm tài liệu đào tạo và phát
triển nhân lực trong phòng
Trong văn phòng UBND huyện diễn châu thì chánh văn phòng là người
có quyền được ban hành văn bản đối với phòng văn thư lưu trữ nhằm mục đích
quản lý hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá về
văn thư lưu trữ.
Trách nhiệm này thuộc trong những trách nhiệm cuối cùng của nhà lãnh
đạo đối với công tác văn thư lưu trữu, như nói trên nhà lãnh đạo là người ban
hành các văn bản về văn thư lưu trữu đồng thời là người có trách nhiệm hướng
dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá về nội dung đã được thực hiện .
Đầu tiên trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ đây là trách nhiệm hàng đầu
của nhà lãnh đạo, đã là nhà lãnh đạo thi công việc chủ yếu là chỉ đạo, đưa ra
những quyết định chỉ thị cho cấp dưới thực hiện sau khi đã xem xét đánh giá,
vậy nên nhà lãnh đạo cần tổ chức hướng đẫn các nghiệp vụ cho cấp dưới để các
cấp dưới lấy tiêu chuẩn thực hiện , những nghiệp vụ được nhà lãnh đạo tổ chức

hướng dẫn như nghiệp vụ về soạn thảo văn bản, quy định con dấu, các nghiệp vụ
13


liên quan đến hồ sơ.........
Đối chiếu với UBND huyện Điện Biên, lãnh đạo văn phòng UBND huyện
đã có các tổ chức hướng đẫn cho các cán bộ công nhân viên chức cấp duới thuộc
phòng văn thư lưu trữ về nghiệp vụ thông qua các văn bản ban hành, các cuộc
hội nghị nghiên cứu khoa học, các lớp học đào tạo bồi dưỡng cán bộ do văn
phòng tổ chức...., những công đoạn từ tổ chức hướng dẫn tới tổ chức thực hiện
đều được tiến hành theo quy định đề ra.
Sau khi hướng dẫn và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư để biết
được có phát huy hiệu quả hay không thì các nhà lãnh đạo sẽ tiến hành đánh giá
vê văn thư lưu một cách toàn diện về nhân sự cũng như về nghiệp vụ đã được
hướng dẫn từ đó đưa ra các giải pháp thiết thực.
Khâu tổ chức kiểm tra đánh giá của nhà lãnh đạo đều có cơ sở và các tiêu
chí để đánh giá một cách cụ thể từng nội dung thực hiện ví dụ như yêu cầu về
công tác thực hiện soạn thảo văn bản, công tác sử dụng con dấu, công tác lưu trữ
hồ sơ tài liệu....., đều có những tiêu chí quy định rõ ràng thông qua đó nhà lãnh
đạo so sánh đối chiếu rút ra kết luận đưa ra ý kiến nhận xét đánh giá khách quan
nhất đảm bảo tính công bằng chính xác, minh bạch công khai cũng là làm tiền
đề cơ sở lý luận cho việc đánh giá thi đua khen thưởng đối với tập thể cũng như
cá nhân,
Các hình thức kiểm tra đánh giá có thể sử dụng khi nhà lãnh đạo tổ chức
thực hiện kiểm tra đánh giá là hình thức kiểm tra đánh giá thông qua báo cáo kết
quả, kiểm tra đánh giá thông qua phản ánh của cấp dưới, kiểm tra đánh giá thông
qua khảo sát thực tế..., đồng thời thông qua các kế hoạch công tác năm, kì, quý,
lịch làm việc của cấp dưới.
Văn phòng UBND huyện thường tổ chức kiểm tra đánh giá các cán bộ
công nhân viên chức thông qua kết quả thi đua và thông qua khảo sát thực tế của

lãnh đạo tất nhiên ngoài những kết quả tốt còn có những kết quả chưa hoàn
thành hoặc chậm tiến độ và có những giải pháp riêng cho từng vấn đề.
Như vậy, tầm quan trọng của khâu tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá
của lãnh đạo vô cùng quan trọng,công tác này mang lại cho lãnh đạo cái nhìn
14


tổng thể về từng bộ phận để hiểu rõ hơn nắm bắt tình hình cơ quan từ đó đưa ra
những quyết định tối ưu nhất để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý và điều hành cơ
quan của mình.
Vừa là chức năng và nhiệm vụ của nhà lãnh đạo văn phòng trong việc
thực hiên chức năng nhiệm vụ của mình việc tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ cho
các cấp dưới thông qua đó lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế để đưa ra các
quyết định cụ thể
Tiểu kết:
Lãnh đạo văn phòng luôn là người có vai trò, trách nhiệm tổ chức và
quản lý trong công tác văn thư – lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nói chung và
UBND huyện Điện Biên nói riêng.Dưới góc độ là một nhà quản trị văn phòng,
lãnh đạo bộ phận Văn phòng – thống kê tại UBND huyện Điện Biên đã thể hiện
trách nhiệm của mình trong công tác tổ chức, thiết lập bộ phận văn thư – lưu
trữ trong cơ quan, trách nhiệm trong việc tuyển chọn cán bộ, tổ chức xây dựng
các văn bản của UBND huyện về công tác văn thư – lưu trữ và trách nhiệm
trong việc tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thi đua khen
thưởng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ văn thư - lưu trữ trong cơ quan, góp phần
xây dựng bộ phận văn thư – lưu trữ cơ quan ngày một đi vào nền nếp, hoạt động
có hiệu quả.

15

CHƯƠNG 3:
ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA
LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ
CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN DIỆN BIÊN
3.1. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ
chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Điện Biên.
3.1.1. Ưu điểm
Lãnh đạo văn phòng UBND huyện Điện Biên đã giúp cho công tác văn
thư – lưu trữ tại UBND huyện bước đầu đã đi vào nề nếp, có được những ưu
điểm đáng ghi nhận:
Thứ nhất, Lãnh đạo văn phòng đã ý thức được ý nghĩa của sự phân công
rõ ràng, tuy công tác về văn thư và về lưu trữ là luôn luôn gắn liền và liên quan
tới nhau nhưng lãnh đạo tổ chức phân công mỗi cán bộ chuyên môn phụ trách
một công việc, tránh được các trường hợp quy trách nhiệm không đúng.
Thứ hai,lãnh đạo văn phòng đã tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo cơ quan
ban hành quy chế, UBND huyện Điện Biên bước đầu đã ban hành Quy chế công
tác văn thư – lưu trữ. Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác
văn thư – lưu trữ trong hoạt động của UBND nói chung và của mỗi cán bộ,
công chức trong cơ quan tổ chức nói riêng, Lãnh đạo văn phòng đã quan tâm
đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác này. Trong đó văn
bản quan trọng nhất này đã tạo cơ sở cho việc thiết lập, quản lý và tổ chức thực
hiện các hoạt động văn thư – lưu trữ tại UBND huyện đã điều chỉnh một cách
tương đối đầy đủ, toàn diện và cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ.
Thứ ba, UBND huyện đã ban hành Hướng dẫn về thể thức văn bản và kỹ
thuật soạn thảo văn bản, lãnh đạo văn phòng đã quan tâm và tổ chức chỉ đạo
thực hiện theo hướng dẫn, góp phần thực hiện có hiệu quả công tác soạn thảo và
ban hành văn bản tại UBND huyện.
Thứ tư, cùng với việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư
– lưu trữ thì tổ chức văn thư – lưu trữ cũng được lãnh đạo văn phòng quan tâm
16

kiện toàn. Đến nay cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ đã được cử đi học một
số lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư.
Thứ năm, lãnh đạo văn phòng quan tâm tới việc chỉ đạo, tập huấn nghiệp
vụ của công tác văn thư, nên công tác này được thực hiện tương đối tốt. Công
tác soạn thảo và ban hành văn bản bước đầu đã đi vào nề nếp.
Thứ sáu, nhờ sự quan tâm, đánh giá khách quan của lãnh đạo văn phòng,
công chức làm công tác văn thư – lưu trữ có tinh thần cầu tiến, chủ động, sáng
tạo và nhiệt huyết với công việc.
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm, về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Điện Biên vẫn còn tồn tại những hạn
chế nhất đinh như sau:
Thứ nhất, tuy lãnh đạo văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo bước đầu đã
ban hành được một số văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
nhưng việc triển khai thực hiện vẫn vấp phải nhiều khó khăn, không đạt được
hiệu quả như mong đợi. Bởi Chánh văn phòng là người trực tiếp tập huấn,
hướng dẫn; Tuy là người nắm vững các chuyên môn nghiệp vụ về văn thư – lưu
trữ, nhưng nghiệp vụ sư phạm của Chánh văn phòng còn hạn chế. Cho nên, việc
truyền đạt đến đối tượng được hướng dẫn chưa đạt được hiệu quả như mong đợi.
Thứ hai, công tác kiểm tra, đánh giá hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ
chưa được lãnh đạo thực hiện nghiêm túc, một phần do chế tài chưa đủ mạnh và
ý thức chấp hành của cán bộ chuyên môn chưa thật sự cao, một số đơn vị làm sai
văn bản nhưng văn thư chỉ trả về và làm lại chứ không có biện pháp xử lý, hoặc
nhân viên văn thư phát hiện lỗi sai về thể thức, về phông chữ nhưng vẫn đóng
dấu vào văn bản mà không có ý kiến tham mưu, góp ý cho lãnh đạo văn phòng.
Điều này cho thấy lãnh đạo văn phòng chưa đủ sát xao và chưa đưa ra các chế
tài đủ mạnh để nâng cao hiệu quả công tác này.
Thứ ba, vai trò của lãnh đạo văn phòng trong công tác tuyển chọn cán bộ

chưa được cụ thể, trong quy trình tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ cho cơ
quan, việc thông báo cần được rộng rãi hơn để tuyển được người có năng lực,
17


chứ không thể thông qua phương thức giới thiệu từ cán bộ viên chức trong cơ
quan mà tuyển chọn như trên thực tế tại UBND vẫn còn xảy ra.
Thứ tư, lãnh đạo văn phòng chưa quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ tại UBND. Vì vậy, việc ứng dụng công
nghệ thông tin còn hạn chế, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới được hình
thành, chưa đồng bộ, lãnh đạo văn phòng chưa đề xuất phổ biến, áp dụng rộng
rãi, từ đó dẫn đến hiệu quả không cao. Việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ vẫn
còn áp dụng theo phương pháp truyền thống mất nhiều thời gian mà không được
hiệu quả.
Thứ năm, trong việc kiểm tra, đánh giá thi đua, khen thưởng, xử lý vi
phạm về công tác văn thư – lưu trữ còn chưa được lãnh đạo văn phòng tiến hành
thường xuyên, nghiêm túc.
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Thứ nhất, lãnh đạo văn phòng đã quan tâm tới công táctổ chức quản lý và
hoạt động văn thư, lưu trữ nhưng chưa coi nó như là một công cụ phục vụ chỉ
đạo, điều hành. Bên cạnh đó, trong quá trình hướng dẫn, tập huấn, truyền đạt các
kỹ năng nghiệp vụ văn thư lưu trữ không phải do người có khả năng sư phạm
thực hiện dẫn đến người được tập huấn chưa nắm được, chưa hiểu rõ dẫn đến
quá trình thực hiện xảy ra sai phạm.
Thứ hai, các quy chế của cơ quan đưa ra chưa được lãnh đạo văn phòng
chỉ đạo thực hiện nghiêm chỉnh, bởi vì lãnh đạo văn phòng không kiểm tra
thường xuyên và xử phạt đối với các cán bộ viên chức làm sai quy trình, sai
nguyên tắc, dẫn đến tình trạng coi nhẹ quy chế văn thư – lưu trữ tại cơ quan.
Thứ ba, việc tuyển chọn cán bộ trên thực thế là chưa công bằng, lãnh đạo
văn phòng chưa làm tốt công tác thông báo cho rộng rãi cho những ứng viên đến

nộp hồ sơ và thi tuyển, làm mất đi cơ hội tuyển dụng được người có chuyên môn
cao. Hơn nữa, quy trình tuyển chọn cán bộ chưa đúng với quy định.
Thứ tư, việc đánh giá thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm về công tác văn
thư – lưu trữ được thực hiện 06 tháng một lần, một năm chỉ thực hiện hai lần
cho thấy công tác này chưa được lãnh đạo văn phòng quan tâm đúng mực, có lẽ
18


đó cũng chính là lý do dẫn đến tình trạng lơ là, coi nhẹ công tác văn thư – lưu
trữ của cán bộ, công chức làm công tác này.
Thứ năm, việc áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
thư – lưu trữ chưa được lãnh đạo văn phòng quan tâm đề xuất với lãnh đạo, một
phần cũng do cơ sở vật chất của cơ quan còn hạn chế, hơn nữa, cán bộ chuyên
trách về văn thư lưu trữ chưa được đào tạo bài bản về mảng này.
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện
Điện Biên.
3.2.1. Đối với lãnh đạo văn phòng UBND huyện Điện Biên
Để phát huy hơn nữa những kết quả đã đạt được và khắc phục những tồn
tại nhằm làm cho công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ ngày càng hoàn
thiện và trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng ngày một nâng cao, phục vụ đắc
lực cho hoạt động chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo UBND huyện, tôi xin đưa ra
một số giải pháp:
Thứ nhất, lãnh đạo văn phòng đề xuất lãnh đạo cơ quan tổ chức tập huấn,
hướng dẫn những quy chế, quy định mới cho các cán bộ làm công tác văn thư –
lưu trữ tại cơ quan;
Thứ hai, tổ chức chỉ đạo, phổ biến những quy chế về văn thư – lưu trữ,
các văn bản hưởng dẫn của cơ quan về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cho các cán
bộ, công chức trong UBND. Chỉ đạo thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của
pháp luật và của cơ quan về văn thư – lưu trữ;

Thứ ba, tăng cường kiểm tra, đánh giá , có những biện pháp xử lý kịp thời
với những hành vi sai phạm. Song song với đó là đánh giá, khen thưởng các cán
bộ, công nhân viên thực hiện tốt theo các quy định của cơ quan, có đóng góp
trong việc xây dựng công tác văn thư – lưu trữ đi vào nền nếp tại UBND nói
riêng và công tác văn thư – lưu trữ nói chung.
Thứ tư, việc tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ cần thực hiện nghiêm
chỉnh và có hiệu quả theo quy định của pháp luật
Thứ năm, xây dựng phương án tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo cơ quan
19


đưa các ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện nghiệp vụ về văn thư – lưu
trữ để góp phần xây dựng công tác văn thư – lưu trữ ngày càng hiện đại, tiến bộ,
giúp lãnh đạo văn phòng quản lý công tác này một cách hiệu quả hơn.
3.2.2. Đối với lãnh đạo UBND huyện Điện Biên
Thứ nhất, ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về các khâu nghiệp
vụ trong công tác văn thư – lưu trữ. Trong đó cần quy định rõ trách nhiệm thực
hiện, hướng dẫn chi tiết phương pháp, cách thức, quy trình thực hiện theo đúng
quy định của pháp luật. Song song với việc ban hành hướng dẫn cần phải trực
tiếp mở các lớp tập huấn, mời chuyên gia về dạy hoặc trực tiếp cử cán bộ có
chuyên môn xuống các đơn vị để hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan
thực hiện đảm bảo hướng dẫn được thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả.
Thứ hai, Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho
cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ. Các hình thức đào tạo có thể là chính quy,
tại chức tại các cơ sở đào tạo
Thứ ba, tăng cường kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý vi phạm
trong công tác văn thư. Cần tiến hành kiểm tra thường xuyên hoặc đột xuất để
kịp thời phát hiện, xử lý những vi phạm.
Thứ tư, tiếp tục chỉ đạo, đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào
công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn

bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công
sức. Ứng dụng công nghệ mới vào công tác lưu trữ để quản lý, thống kê, tra tìm
hồ sơ, tài liệu nhanh chóng, hiệu quả nhằm nâng cao khả năng hội nhập và theo
kịp tốc độ phát triển của thời đại.
3.2.2. Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
huyện Điện Biên
Công chức văn thư – lưu trữ giữ vai trò vô cùng quan trọng, là người trực
tiếp thực hiện các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ của cơ quan. Để nâng cao trách
nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu
trữ tại UBND, công chức văn thư – lưu trữ cần thực hiện tốt các nội dung sau:
Thứ nhất, công chức văn thư – lưu trữ phải tự đánh giá về hoạt động và
20


vai trò của công tác văn thư – lưu trữ như là sợi chỉ đỏ xuyên suốt trong quá
trình hoạt động của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động của cơ quan sẽ bị trì trệ. Từ
đó có tư tưởng vững vàng, quan điểm nhất quán và nhận thức đúng đắn theo chỉ
đạo của lãnh đạo văn phòng.
Thứ hai, công chức văn thư – lưu trữ thường xuyên cập nhật, tiếp tục
nghiên cứu, nắm vững các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về văn thư –
lưu trữ, phát huy thực hiện các hoạt động nghiệp vụ theo đúng quy định của nhà
nước, đồng thời phổ biến các quy định này đến cán bộ, công chức trong UBND
huyện.
Thứ ba, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ rèn luyện những kỹ năng,
phẩm chất cần có của công chức văn thư –lưu trữ như kỹ năng sử dụng thành
thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại,
rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, tinh thần trách nhiệm đối
với công việc.
Tiểu kết:
Trên cơ sở sự đánh giá những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại ở vấn đề

trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chứ, quản lý công tác văn thư –
lưu trữ tại UBND huyện Điện Biên và một số giải pháp được đề xuất đối với
lãnh đạo cơ quan; lãnh đạo văn phòng; và đối với cán bộ viên chức làm công
tác văn thư tại đây. Tôi hy vọng sẽ góp một phần nhỏ vào việc nâng cao trách
nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý vă thư – lưu trữ
ở các cơ quan, tổ chức nói chung, và tại UBND huyện Điện Biên nói riêng.

21


KẾT LUẬN
Qua quá trình khảo sát, nghiên cứu và vận dụng kiến thức đã học của học
phần môn “ Kĩ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ’, tôi đã làm
nổi bật những những khái niệm, những đặc điểm, sự nhận thức, các yếu tố cần
thiết xung quanh những vấn đề lý luận trách nhiệm của lãnh đạo trong công tác
tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan văn phòng UBND huyện
Điện Biên Tỉnh Điện Biên.
Trước hết, thứ nhất qua khảo sát tôi thấy được thực trạng công tác văn thư
lưu trữ tai cơ quan UBND huyện Điện Biên nói riêng và các cơ quan hành chính
nước ta nói chung đề có những thành tựu đã đạt được cũng như các mặt hạn chế
của công tác văn thư lưu trữ.
Thứ hai, thông qua khảo sát thấy được trách nhiệm to lớn của nhà lãnh
đạo trong công tác quản lý điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ
vô cùng quan trọng góp phần tạo nên các hoạt động quản lý khác một cách linh
hoạt hơn.
Qua bài nghiên cứu tôi đã được mở rộng kiến thức thực tiễn về trách
nhiệm của nhà lãnh đạo trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý tổ
chức văn thư lưu trữ nói riêng từ đó nhìn nhận lại những kiến thức mà được học
rút ra kinh nghiệm bài học cho bản thân đặc biệt là những sinh viên thuộc
chuyên nghành quản trị văn phòng thực sự các kiến thức đó rất hữu ích.

Trong quá trình nghiên cứu do những nguyên nhân khác nhau mà bài
nghiên cứu không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót.Tôi hy vọng sẽ nhận
được những ý kiến đóng góp từ thầy cô để có thể xây dựng đề tài này ngày một
hoàn thiện hơn

22