Tìm hiểu về công tác Văn thư Lưu trữ

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................4
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................................................3
2.Mục đích...........................................................................................................................................4
3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu..................................................................................4
4. Nguồn tài liệu tham khảo................................................................................................................4
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu..............................................................................................................4
6. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................................................5
7. Bố cục..............................................................................................................................................5

B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................7
Chương I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ.............................................................7
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III........................................................7
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III...........................................................................................................................................7
1.1.1. Lịch sử hình thành của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III...........................................................7
1.1.2. Vị trí và chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III............................................................7
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III....................................................8
1.1.4. Cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.........................................................................8
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Chỉnh lý tài
liệu thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III..........................................................................................9
1.2.1. Vị trí và chức năng của Phòng Chỉnh lý tài liệu thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III............9
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Chỉnh lý tài liệu thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III....9
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Chỉnh lý tài liệu thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III................10

Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III......................................................10
2.1. Thực trạng hoạt động quản lý...................................................................................................10

2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ.................................10


2.1.2. Công tác tổ chức cán bộ.........................................................................................................10
2.1.3. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ..........................................................11
2.1.4. Công tác văn thư.....................................................................................................................11
2.1.5. Công tác kiểm tra....................................................................................................................12
2.1.6. Tình hình tài liệu, thành phần và nội dung được bảo quản ở lưu trữ cơ quan....................12
2.1.7. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu........................................................................................15
2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ...............................................................................................15
2.2.1. Tình hình tổ chức, thực hiện các nội dung của nghiệp vụ Văn thư.......................................15
2.2.1.1. Công tác soạn thảo văn bản................................................................................................15
2.2.1.2. Quản lí văn bản đi và đến....................................................................................................16
2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu................................................................................................18
2.2.1.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ...................................................................................19
2.2.2. Tình hình tổ chức, thực hiện các nội dung của nghiệp vụ Lưu trữ.......................................20
2.2.2.1. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan................................................20
2.2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu......................................................................................................20
2.2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu...........................................................................................21
2.2.2.4. Công tác thống kê tài liệu....................................................................................................21
2.2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ......................................................................................22
2.2.2.6. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ...........................................................................24
2.2.2.7. Tình hình áp dụng tin học vào công tác lưu trữ..................................................................24

Chương III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU
TRỮ QUỐC GIA III VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ.................................25
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.......25
3.1.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập......................................25
3.1.2. Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
...........................................................................................................................................................26

3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư - Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III.........................................................................................................................................30
3.3. Một số khuyến nghị...................................................................................................................31


3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức.........................................................................................................31
3.3.2. Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội...33

C. KẾT LUẬN...................................................................................................34
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................36
D. PHỤ LỤC........................................................................................................1


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1.
2.
3.
4.
5.

Từ, cụm từ viết tắt
BNV
CP
LTNN
TTLTQG
VTLTNN

Từ, cụm từ viết đầy đủ
Bộ Nội Vụ

Chính phủ
Lưu trữ Nhà nước
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Văn thư Lưu trữ Nhà nước


A. LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công
tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính nhà
nước. Trong các cơ quan, đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ luôn được quan
tâm bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các
văn bản, tài liệu.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh
vực đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển
để phù hợp.
Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
trương, chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm "Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế" nhằm giúp cán bộ lưu trữ trong tương lai nắm vững lý thuyết đã được học để
vận dụng vào thực tế trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng các thầy cô trong khoa
Văn thư - Lưu trữ đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan. Đó
cũng là dịp để sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất
đạo đức của một cán bộ lưu trữ, đó là cơ hội cho sinh viên đúc kết những kinh
nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ công tác sau này.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em đã được tiếp nhận thực tập tại Phòng Chỉnh

lý tài liệu từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017. Tuy thời gian thực tập
không nhiều nhưng cũng đã giúp em làm quen được với môi trường và tác
phong làm việc, quan hệ ứng xử, giao tiếp đồng thời cũng có cách nhìn nhận đầy
đủ và toàn diện hơn về vai trò và tầm quan trọng của ngành Lưu trữ học.
Dưới sự chỉ đạo tận tình của cô Phạm Thị Thu Giang – Trưởng phòng
Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III qua thời gian hai tháng em
1


đã học tập, tìm hiểu và đã được làm các công việc ở phòng Chỉnh lý tài liệu như:
Viết mục lục văn bản, vào phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu, soạn thảo văn bản,
vận chuyển tài liệu, chỉnh lý tài liệu…
Để có được đợt thực tập này cùng những kinh nghiệm, những bài học bổ
ích trong thời gian qua, trước hết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô
trong Ban giám hiệu Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, các thầy cô khoa Văn thư
– Lưu trữ đặc biệt là cô Trịnh Thị Kim Oanh, cô Chu Thị Hậu, cô Trịnh Thị
Năm, cô Trần Thị Loan….là những người đã trực tiếp giảng dạy chúng em trong
những giờ học về nghiệp vụ của mình.
Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh, chị phòng
Chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tạo điều kiện tốt nhất có thể
hướng dẫn và chỉ bảo em trong quá trình em thực tập tại đây.
Trong thời gian thực tập, tuy đã cố gắng nỗ lực hết sức nhưng do thời gian
còn hạn chế và kiến thức chưa đủ sâu nên em vẫn còn nhiều thiếu sót, vì vậy em
rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô và cán bộ trong cơ quan để em có
thể hoàn thiện hơn vốn kiến thức của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2017
Sinh viên

2

1. Lý do chọn đề tài
Từ những ngày đầu nước ta giành lại được độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh
đã chỉ rõ “ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”
và đánh giá “ Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu có tác dụng trong việc nghiên
cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác
và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như
khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức
quan trọng". Chính vì tầm quan trọng của lưu trữ mang lại mà các cơ quan hành
chính nhà nước đã hết sức quan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quan mình. Mỗi
cơ quan đều thực hiện những chức năng nhiệm vụ riêng của mình và ngoài ra
thỳ họ đều phải thực hiện công tác lưu trữ cho cơ quan. Bên cạnh công tác soạn
thảo văn bản có liên quan, công tác lưu trữ các văn bản cũng được chú trọng
nhằm triển khai có kết quả các nhiệm vụ được đề ra, góp phần thúc đẩy công
việc trong cơ quan. Là một cán bộ Văn thư- Lưu trữ trong tương lai, đợt thực tập
này đã trang bị cho em một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ
ràng về công tác Văn thư Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của
công tác Văn thư Lưu trữ đối với sự phát triển của Đất Nước, thấy được những
bất cập trong công tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ
của thề hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất lớn.
Đợt thực tập đã giúp em nhận ra được những điểm yếu của mình trong các
khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các
thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ đây em có thể khắc phục được những lỗ
hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một đơn vị hành chính trong đó công
tác Văn thư Lưu trữ được xác định là nhiệm vụ cơ bản, thực hiện tốt công tác
này sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và góp phần đáng kể
vào kết quả của sự quản lý, điều hành của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Vì
vậy mà em chọn nội dung thực tập “ Tìm hiểu về công tác Văn thư- Lưu trữ”

làm đề tài nghiên cứu và để hiểu rõ hơn về công tác Văn thư- Lưu trữ tại
TTLTQG III .
3


2.Mục đích
Mục tiêu nghiên cứu là tìm hiểu về công tác Văn thư Lưu trữ tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III, qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá và đề xuất các
giải pháp cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Qua bài báo cáo thực tập này nhằm nâng cao kiến thức cho sinh viên có
các nền tảng kiến thức vững chắc về lĩnh vực công tác Văn thư Lưu trữ của cơ
quan hành chính Nhà nước. Từ đó cung cấp một số thông tin về thực trạng hiện
nay của các quy trình và cách thức thực hiện công việc trong lưu trữ ở một số cơ
quan hành chính cụ thể giúp cho sinh viên nắm bắt được tình hình cụ thể để
tránh bỡ ngỡ sau khi ra trường.
3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu
- Báo cáo thực tập tập trung nghiên cứu và tìm hiểu về công tác Văn thư
Lưu trữ trong Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng và cơ quan hành chính
nói chung.
- Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu về công tác Văn thư Lưu trữ tại bộ phận
Văn thư Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Khảo sát các báo cáo trên thư viện
- Khảo sát qua các kế hoạch, báo cáo tổng kết về công tác Văn thư Lưu
trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Lịch sử nghiên cứu về công tác lưu trữ này bắt nguồn từ nhu cầu thiết yếu
về việc bảo quản, khai thác sử dụng các tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ lịch sử là
tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa,
giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kì lịch sử phát

triển ; qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức; của các nhân vật lịch sử tiêu
biểu; do các cơ quan, tổ chức và cá nhân lưu giữ; là bản chính, bản gốc, bản thảo
viết tay hoặc có bút tích của các nhân vật tiêu biểu. Tài liệu quý là những tài liệu
lịch sử chứa thông tin về các sự kiện, biến cố và hiện tượng đặc biệt của tự
nhiên, đời sống xã hội và tư duy; có ý nghĩa nền tảng đối với quản lí nhà nước,
4


kinh tế, quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, trong quan hệ đối ngoại,
nghiên cứu khoa học, lịch sử và không thể bổ khuyết được nếu bị mất hoặc hư
hỏng – xét về ý nghĩa pháp lí và bút tích của chúng. Tài liệu hiếm là những tài
liệu lịch sử có giá trị đặc biệt và chỉ có duy nhất một bản, không có bản thứ hai
giống nó về nội dung thông tin, phương thức ghi tin và các đặc điểm bề ngoài.
Tài liệu quý, hiếm là một bộ phận hợp thành di sản văn hóa của tỉnh,
không một cơ quan, tập thể và cá nhân nào được chiếm dụng làm tài sản riêng.
Công tác Văn thư Lưu trữ đã được nghiên cứu rất nhiều trong các bài
nghiên cứu khoa học. Song với tùy từng các tiếp cận khác nhau sẽ cho ra một
khía cạnh khác nhau của báo cáo thực tập sẽ mang lại sự mới mẻ. Báo cáo thực
tập này giúp chúng ta hiểu về toàn cảnh của các khâu nghiệp vụ trong công tác
Văn thư Lưu trữ kết hợp với thực tiễn khảo sát để có thể rút ra các bài học kinh
nghiệm cho bản thân cũng như khái quát được tính chất của công tác Văn thư
Lưu trữ.
6. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện báo cáo thực tập, bài báo cáo đã sử dụng
phương pháp luận biện chứng, đồng thời đối chiếu với các quy định hiện hành
của Nhà nước về lĩnh vực Văn thư Lưu trữ. Ngoài ra, bài báo cáo còn sử dụng
các phương pháp sau:
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
+ Phương pháp đánh giá khảo sát và quan sát thực tế thực trạng về triển
khai và thực hiện văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước;

+ Phương pháp so sánh đối chiếu về việc triển khai và thực hiện văn hóa
công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước;
+ Phương pháp phân tích tổng hợp để đưa ra các nhận xét, đánh giá và
các kết luận, biện pháp thực hiện văn hóa công sở ở các cơ quan hành chính
Nhà nước.
7. Bố cục
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội
dung của Báo cáo thực tập gồm ba chương:
5


Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư- Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,
khuyến nghị

6


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
1.1.1. Lịch sử hình thành của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc
gia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Thành
lập ngày 10/6/1995, Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn
và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách

mạng tháng Tám năm 1945 đến nay.
Ngày 02 tháng 9 năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ Chí
Minh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam Dân
chủ Cộng hòa (nay là nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam). Một khối
lượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình ra đời, hoạt động của các
cơ quan, tổ chức nhà nước. Nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của khối
tài liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước được
thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban Tổ
chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ).
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc
gia trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Trung tâm có chức năng sưu
tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu có ý nghĩa
quốc gia hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung
ương; cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà
và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra
theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở tại 34 Phan Kế Bính, phường
Cống Vị, Ba Đình , Hà Nội.
1.1.2. Vị trí và chức năng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ
đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
7


Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản
và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội.
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
- Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân:

+ Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức chấp
liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
+ Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hõa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc;
+ Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
+ Các tài liệu khác được giao quản lý.
-Thực hiện hoạt động lưu trữ:
+ Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập
thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
+ Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp
xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài
liệu và các biện pháp khác;
+ Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu
tài liệu lưu trữ;
+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
- Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của
Trung tâm.
- Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
- Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật
và quy định của Cục trưởng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
- Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III gồm có 10 phòng
chuyên môn:
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.

5. Phòng Tin học và công cụ tra cứu.
6. Phòng Đọc.
8


7. Phòng Tài liệu nghe nhìn.
8. Phòng Hành chính - Tổ chức.
9. Phòng kế toán.
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
- Lãnh đạo Trung tâm:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc.
+ Giám đốc: Trần Việt Hoa
+ Phó Giám đốc: Vũ Thị Kim Hoa
+ Phó Giám đốc: Nguyễn Minh Sơn
Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách
nhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ
chức thuộc Trung tâm.
Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo
đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về
lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Phòng Chỉnh lý tài liệu thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
1.2.1. Vị trí và chức năng của Phòng Chỉnh lý tài liệu thuộc Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III
Phòng Chỉnh lý tài liệu là đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, có
chức năng tham mưu giúp Giám đốc việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài
liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Chỉnh lý tài liệu thuộc
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Phòng Chỉnh lý tài liệu tham mưu giúp Giám đốc:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch về phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị
tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm.
- Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo quy trình và theo chỉ tiêu, kế hoạch
được giao.
- Tiếp nhận, bàn giao tài liệu trước và sau khi chỉnh lý cho phòng Bảo
quản tài liệu quản lý theo quy định.
- Tham gia nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào thực tiễn
công tác của đơn vị.

9


- Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng nhiệm vụ
của đơn vị.
- Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản do Trung
tâm giao cho đơn vị.
- Tham gia thực hiện các công việc về phòng cháy chữa cháy và phòng,
chống thiên tai của Trung tâm.
- Tham gia thực hiện các hoạt động dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ của
Trung tâm( khi được giao).
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Chỉnh lý tài liệu thuộc Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III
Phòng Chỉnh lý tài liệu có Trưởng phòng và không quá 02 Phó Trưởng phòng.
Trưởng phòng do Giám đốc Trung tâm bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm
trước Giám đốc Trung tâm và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng.
Phó trưởng phòng do Giám đốc Trung tâm bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề
nghị của Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp
luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.

Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
2.1. Thực trạng hoạt động quản lý
2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thực hiện theo các văn bản chỉ đạo hướng
dẫn của Trung ương và Thành phố. Căn cứ vào Luật lưu trữ, các Nghị định của
Chính phủ, Thông tư hướng dẫn của Bộ, ngành, văn bản do Bộ Nội vụ và các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Công văn
số 1408/VTLTNN-NVTW ngày 22 tháng 12 năm 2016 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm
2017 đối với các cơ quan, tổ chức trung ương(22/12/2016).
2.1.2. Công tác tổ chức cán bộ
Tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho
đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.

10


Thực hiện chế độ phụ cấp độc hại cho công chức, viên chức làm công tác
lưu trữ: Căn cứ Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ
về hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công
chức, viên chức làm công tác lưu trữ; công văn số 2804/SNV-CCVTLT ngày
28/11/2013 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại
cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.
Đến nay 100% công chức, viên chức đủ điều kiện tại các đơn vị đều đã
được hưởng chế độ phụ cấp này.
2.1.3. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ
-Công tác lưu trữ là một trong những công việc quan trọng trong hoạt
động của cơ quan, gắn liền với hoạt động của bộ máy quản lý, có ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, phục vụ nhu cầu khác nhau của

đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong tài liệu.
- Xác định rõ công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật về lưu trữ là
nhiệm vụ quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả công tác phổ biến giáo dục pháp
luật nhằm tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về ý thức tôn trọng và chấp hành pháp
luật của cán bộ, công chức viên chức.
- Tập trung chỉ đạo, quán triệt để các đơn vị và toàn thể cán bộ, công
chức, viên chức nhận thức đúng về tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác văn
thư lưu trữ. Đồng thời yêu cầu sự tham gia quyết liệt của thủ trưởng cơ quan,
đơn vị và tinh thần, ý thức, trách nhiệm của toàn thể cán bộ, công chức, viên
chức trong việc giữ gìn, bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
2.1.4. Công tác văn thư
Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các
cơ quan, đơn vị tổ chức. Quan niệm đúng đắn về công tác văn thư là một điều
kiện đảm bảo cho công tác này phát triển. Nếu quan niệm không đúng đắn sẽ
dẫn tới phương pháp chỉ đạo, quản lý đối với công tác văn thư cũng không đúng
và kìm hãm sự phát triển của nó. Điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất của lao
động quản lý trong các cơ quan Nhà nước. Ở TTLTQG III công tác văn thư là
việc soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, quản lý và sử dụng
con dấu trong cơ quan.
11


Bộ phận văn thư là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị, là
đầu mối tiếp nhận, thu thập thông tin và cung cấp truyền đạt thông tin, lưu giữ
thông tin. Để chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức
bồi dưỡng, tập huấn, huấn luyện cán bộ làm công tác Văn thư-Lưu trữ, nhằm
thực hiện nội dung cải cách hành chính của Chính phủ và đáp ứng yêu cầu chỉ
đạo điều hành, TTLTQG III đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ
như: Văn bản hướng dẫn quản lý công tác bảo mật, quy định về việc sử dụng
con dấu, quy định về tiếp nhận xử lý văn bản trên máy vi tính... cho các đơn vị,

cá nhân liên quan đảm bảo sự thống nhất về công tác Văn thư trong cơ quan.
2.1.5. Công tác kiểm tra
Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra tổng thể tất cả các nội dung liên quan
đến việc chấp hành các quy định của pháp luật, các văn bản chỉ đạo điều hành
của TTLTQG III trên các lĩnh vực tại các đơn vị trong đó bao gồm công tác soạn
thảo, ban hành, quản lý văn bản, văn thư lưu trữ. Sau khi kết thúc kiểm tra xong,
Đoàn kiểm tra đã báo cáo kết quả với TTLTQG III và có kiến nghị xử lý cụ thể.
2.1.6. Tình hình tài liệu, thành phần và nội dung được bảo quản ở lưu
trữ cơ quan
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc
gia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Thành
lập ngày 10/6/1995, Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn
và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách
mạng tháng Tám năm 1945 đến nay.
Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại TTLTQG III được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước Trung ương, các
Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập từ những ngày
đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay. Những tài liệu này
là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan và toàn diện cả một
quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập suốt mấy
chục năm qua.
Tài liệu lưu trữ tại TTLTQG III bao gồm 4 loại hình chủ yếu sau:
1. Tài liệu Hành chính
12


2. Tài liệu Khoa học kỹ thuật
3. Tài liệu phim ảnh ghi âm
4. Tài liệu xuất xứ cá nhân
I - Tài liệu Hành chính: Với số lượng hơn 5000 mét giá của 246 phông,

trong đó khối tài liệu hành chính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của
TTLTQG III. Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết
tay hay có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác.
II - Tài liệu Khoa học kỹ thuật: Tính đến nay, TTLTQG III đang bảo quản
gần 1000 mét giá tài liệu Khoa học kỹ thuật của 32 công trình lớn có ý nghĩa
quốc gia, trong đó có các công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường
dây 500KV Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát
Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp
Lai, các cầu: Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh và nhiều
công trình xây dựng cơ bản khác.
III - Tài liệu nghe nhìn:
1. Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn
phim) thời sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân
Việt Nam. Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong
thời điểm chiến tranh ở Việt Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh
của Đế quốc Mỹ đã gây ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế
giới đối với nhân dân Việt Nam.
2. Tài liệu ảnh: gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm
bản), 258 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng,
Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất
nước.
Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh
và phái đoàn Việt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954),
Hội nghị Pari và các Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự; ảnh về việc
các phái đoàn Quốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nước
ngoài đến Việt Nam. Một nhóm lớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch sử cách
mạng tháng Tám năm 1945, những ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946, tinh
thần "Quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh" của các chiến sĩ Trung đoàn Thủ đô; ảnh

13

về những trận đánh, những chiến dịch quân sự lớn trên các chiến trường chống
ngoại xâm của nhân dân ta.
Bên cạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cả
nước và bạn bè khắp 5 Châu với Bác Hồ khi người từ trần; ảnh về quá trình
chuẩn bị và xây dựng công trình Lăng Bác và Quảng trường Ba Đình...
Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về
các đình, chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về các hoạt
động văn hóa thể thao; ảnh về quá trình xây dựng một số công trình lớn...
3. Tài liệu ghi âm bao gồm hơn 4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng
và gần 300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm
nghệ thuật. Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện
quan trọng trong lịch sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội,
Hội nghị Chính trị đặc biệt (1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, các
buổi mít tinh kỷ niệm ngày Quốc khánh, ngày lễ, các buổi đón tiếp khách quốc
tế... Đáng chú ý là hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí
Minh khi Người đọc bản Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/9/1945, bài nói chuyện
với Việt kiều tại Pari (Pháp) ngày 15/7/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến
tháng 12/1946 và các bài nói chuyện, phát biểu khác của Người...
Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hội diễn văn nghệ toàn
quốc, các bản nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng...
IV - Tài liệu xuất xứ cá nhân: Ngoài các loại hình tài liệu trên, TTLTQG
III còn bảo quản một khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của hơn 50 văn nghệ sĩ
và một số nhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác. Đó
là những tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của
các cá nhân như: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ
công vụ, bản thảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa học...
Đây là những nguồn tài liệu quý hiếm giúp để nghiên cứu về chân dung và cuộc
đời của các cá nhân sau này.

Bên cạnh đó, hiện nay ở TTLTQG III còn lưu giữ hơn 7 vạn hồ sơ cá nhân
cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiến tranh chống Mỹ.
Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứng quan trọng, không những giúp

14


cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độ chính sách mà
còn là những kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của các thế hệ tiền bối.
Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung như
trên, tài liệu lưu trữ tại TTLTQG III là nguồn sử liệu phản ánh toàn diện, đầy đủ
và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước.
2.1.7. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu
Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công
tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lí và sắp xếp tài
liệu một cách khao học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác công tác tra
tìm tài liệu. Hiện tại, tài liệu của TTLTQG III đã được chỉnh lí và sắp xếp, tổ
chức một cách khoa học. Trong quá trình hoạt động của TTLTQG III cũng sản
sinh ra khối tài liệu lớn và đồng thời nhu cầu sử dụng tài liệu công việc cũng
không kém.
Trước tình hình đó, TTLTQG III cũng đã cố gắng hoàn thành nhiệm vụ là
phục vụ đầy đủ những văn bản khi có người đến tìm tài liệu mà họ cần. Bên
cạnh đó cũng gặp một số khó khăn và hạn chế như kho lưu trữ vẫn chưa đáp ứng
đủ và tài liệu của phòng ban, ngành đoàn thể trong TTLTQG III chưa thu về. Từ
đó công tác công tác tổ chức khoa học tài liệu bị ảnh hưởng và công tác phân
loại tài liệu dựa vào phương án thời gian – mặt hoạt động. Tài liệu ở văn thư
chuyển đến lưu trữ không biên mục trong ngoài. Tài liệu cảu các phòng ban
trước khi nộp vào phòng lưu trữ được lưu trữ hồ sơ công việc song song với văn
thư và lập theo đặc trưng vấn đề. Cách lập này có tác dụng là để phục vụ cho
hoạt động quản lí cơ quan khi cần nghiên cứu đến những vấn đề sự việc liên

quan có thể tìm được những hồ sơ, đồng thời để phục vụ lâu dài. Ngoài đặc
trưng vấn đề là phương pháp chính để lập hồ sơ còn áp dụng đặc trưng tên gọi,
đặc trưng tác giả.
2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Tình hình tổ chức, thực hiện các nội dung của nghiệp vụ Văn
thư
2.2.1.1. Công tác soạn thảo văn bản

15


Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu Nghiệp vụ quan
trọng. Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan .
Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, công tác soạn thảo, ban hành Văn
bản được tiến hành đúng qui trình thủ tục ban hành một Văn bản. Văn bản được
ban hành đúng đảm bảo đúng qui định ,có đầy đủ thể thức , có hiệu lực pháp lý
cao, giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng , đảm bảo đúng quy định
của Nhà nước.
2.2.1.2. Quản lí văn bản đi và đến
Quản lý văn bản là sử dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ
quan và Thủ trưởng cơ quan nắm được thành phần nội dung hoặc tình hình
chuyển giao tiếp nhận văn bản, giải quyết văn bản, bảo quản văn bản trong hoạt
động hàng ngày của cơ quan.
Ở Trung tâm Lưu trữ hiện nay là hình thức văn thư tập trung, mọi công
văn đi đến hàng ngày đều được quản lý tập trung ở văn thư để đăng ký vào sổ
công văn đi và đến. Yêu cầu về quản lý văn bản ở đây phải thống nhất, chính
xác, an toàn và bí mật tức là khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải kịp thời,
đặc biệt đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn, hỏa tốc. Tuân thủ các
quy định về nghiệp vụ công tác văn thư, chế độ công tác văn thư được thống
nhất trong phạm vi toàn quốc, đối với hệ thống sổ sách, công cụ quản lý văn

bản, chương trình quản lý văn bản được thống nhất từ Trung ương xuống địa
phương, đặc biệt là chế độ quản lý đối với văn bản mật, các đơn thư tố cáo phải
có sổ sách riêng để quản lý, theo dõi. Văn bản cần chuyển đúng người đúng địa
chỉ có trách nhiệm giải quyết văn bản. Khi vào sổ văn bản được ghi chép đầy
đủ các thông tin cần thiết. Trong khâu chuyển giao, tiếp nhận văn bản ở các cơ
quan, đơn vị và trong nội bộ cơ quan không được thất lạc, đặc biệt là trên đường
chuyển giao văn bản và thể hiện trong khâu lưu giữ bảo quản văn bản không
được làm thất lạc, mất mát và hư hỏng do môi trường và con người. Trong khâu
quản lý văn bản đặc biệt chú trọng đối với văn bản mật (nhất là đối tượng tiếp
cận văn bản mật).
a. Quy trình quản lý văn bản đi

16


Tất cả các loại văn bản trước khi gửi đi đều phải tuân thủ nguyên tắc là
tập trung vào một đầu mối là bộ phận văn thư để làm thủ tục đăng ký.
Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do Trung tâm ban hành gửi đi các cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài tỉnh. Hàng năm, số lượng văn bản đi của
Trung tâm cũng không nhiều chỉ có khoảng 150 - 200 văn bản.
Các bước như sau:
1- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản
2- Đăng ký văn bản vào sổ, ghi số ngày tháng, đóng dấu
3- Lưu văn bản
4- Làm thủ tục để gửi văn bản đi.
Lượng văn bản đi hàng ngày được bộ phận văn thư đăng ký vào sổ văn
bản đi theo từng mục dành riêng cho từng thể loại như quyết định, công văn, báo
cáo, thông báo... những nội dung cần thiết được cán bộ văn thư vào sổ để quản
lý thống nhất như: Số, ký hiệu, ngày tháng văn bản, trích yếu nội dung, loại văn
bản, cấp ban hành, cơ quan ban hành, người ký, chức vụ, đơn vị soạn thảo (lĩnh

vực), mức độ khẩn, mật...
Sau khi in xong văn thư đóng dấu vào chữ ký của người có thẩm quyền
theo đúng quy định của Nhà nước.
Cán bộ văn thư không đóng dấu phát hành các loại văn bản sau: văn bản
không đúng thể thức, văn bản khống chỉ, văn bản chưa có nội dung cụ thể, văn
bản ký không đúng thẩm quyền. Khi trả lại, cán bộ văn thư nêu rõ lý do để cán
bộ chuyên môn hiểu và trình ký lại, khi cần thiết thì báo cáo thủ trưởng biết, xử
lý.
Văn bản phát hành sẽ lưu bản gốc (có chữ ký trực tiếp) tại phòng văn thư
và gửi văn bản theo nơi gửi, nơi nhận. Cuối tháng được cán bộ văn thư sắp xếp
theo số thứ tự và thời gian của văn bản để kiểm tra sự sai sót thất lạc để xử lý
kịp thời, đồng thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ dễ dàng tìm kiếm khi có
yêu cầu.
Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ mật thì được lưu riêng theo chế độ bảo
mật của cơ quan, Nhà nước.
Cán bộ văn thư phát hành bỏ văn bản vào bì, viết bì và kiểm tra lần cuối
số ghi ngoài bì với số văn bản, nơi nhận... để tránh sai sót và dán bì. Tất cả văn
bản đi được gửi ngay trong ngày đến nơi nhận, hoặc chậm nhất là sang ngày
hôm sau. Tất cả văn bản gửi đi bằng đường bưu điện hoặc trực tiếp cũng phải ký
17


vào sổ chuyển giao của văn thư. Công văn gửi đi chỉ dấu mức độ mật, khẩn thì
phải đóng dấu lên văn bản và lên bì công văn (đối với văn bản mật phải làm hai
bì, bì trong thì đóng dấu chỉ mức độ mật, bì ngoài để thường).
Việc quản lý văn bản đi tương đối đảm bảo yêu cầu theo quy định của
Nhà nước.
b. Quy trình quản lý văn bản đến
Quy trình xử lý văn bản đến như sau:
1. Tiếp nhận văn bản

2. Phân loại sơ bộ
3. Bóc bì văn bản
4. Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến của văn bản
5. Đăng ký văn bản vào sổ
6. Trình lãnh đạo
7. Chuyển giao văn bản
8. Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.
Khi tiếp nhập văn bản đến, văn thư cơ quan phải xem xét công văn gửi có
đúng địa chỉ không, phong bì còn nguyên vẹn hay đã bị bóc mà kịp thời trả lại
hoặc lập biên bản trước nhân viên bưu điện hoặc người liên lạc. Những công văn
đến được nhận sẽ phân loại sơ bộ, thư riêng gửi bình thường, sách báo không
phải đăng ký vào sổ.
Đối với những công văn ngoài bì ghi rõ đích danh thì chuyển trực tiếp cho
người nhận. Đối với công văn đóng dấu chỉ các mức độ mật thì được đăng ký sổ
riêng.
Đối với những công văn gửi TTLTQG III thì văn thư tiến hành bóc bì
công văn, trước khi bóc phải chú ý công văn khẩn, hỏa tốc thì xem trước, tiến
hành đối chiếu với số ghi ngoài bì có khớp với công văn ghi trong bì hay không,
sau đó bộ phận văn thư tiến hành đóng dấu đến để xác định công văn đã được
đăng ký vào sổ công văn đến ngày tháng năm nào, số thứ tự đến bao nhiêu,
nhằm mục đích khi theo dõi văn bản bị thất lạc hoặc đến chậm để tìm ra nguyên
nhận dễ dàng. Vị trí đóng dấu công văn đến theo như quy định là ở lề bên trái,
phía trên trang đầu của công văn. Đối với công văn chỉ mức độ mật sẽ đóng dấu
đến ở ngoài phong bì.
2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan
trọng của công tác văn thư, vì con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá
18

trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan tổ chức, cá nhân.
- Quy định về quản lý con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu tại TTLTQG III hiện nay được thực hiện
đúng theo quy định của Nhà nước tại Nghị định số 58/2001/NĐ - CP ngày
24/8/2001 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan
Nhà nước. Cán bộ văn thư phải có nhiệm vụ, xem xét kỹ văn bản trước khi đóng
dấu, văn bản phải có đầy đủ thể thức, chữ ký của các cấp có thẩm quyền, tránh
đóng nhầm giữa các con dấu. Các văn bản có ý kiến ngoài lề hoặc ký tắt không
đóng dấu.
- Bảo quản và giữ gìn con dấu:
Việc bảo quản và giữ gìn con dấu của TTLTQG III đúng quy định, dấu
sau khi đã đóng xong, văn thư cất ngay vào tủ có khóa để tránh trường hợp quên
khi ra khỏi phòng, điều này được thực hiện nghiêm túc, không đóng dấu khống
chỉ vào giấy trắng tránh tình trạng lợi dụng con dấu vào những mục đích không
hợp pháp, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. Cán bộ văn thư nắm vững
các nguyên tắc về đóng dấu, bảo quản dấu và bàn giao dấu, không bàn giao cho
người khác khi chưa có ý kiến của thủ trưởng. Con dấu được bảo quản an toàn,
trong cũng như ngoài giờ làm việc nghiêm cấm mang con dấu ra khỏi phòng, trừ
trường hợp đột xuất phải có ý kiến của thủ trưởng, khi thay đổi con dấu phải
giao nộp dấu cũ cho cơ quan Công an quản lý.
2.2.1.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư, là
trách nhiệm của các cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn được quy định trong
Điều 11 - Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Điều 23 - Nghị định 110 ngày
8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Lập hồ sơ là tập hợp các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết
công việc thành từng vấn đề sự việc hoặc theo những đặc trưng chung, đồng thời
sắp xếp biên mục theo một phương pháp khoa học. Lập hồ sơ tốt sẽ nâng cao
năng suất chất lượng công tác của cán bộ trong cơ quan, giúp cơ quan quản lý
văn bản được chặt chẽ, góp phần bảo mật thông tin và tạo điều kiện thuận lợi

cho công tác lưu trữ. Công tác lập hồ sơ hiện hành chỉ dùng cho công tác văn
thư và mang tính bắt buộc.
19


Công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là đúng thời hạn và đầy đủ.
Hiện nay ở TTLTQG III vẫn đang tiến hành chỉnh lý tài liệu mà các năm
trước lưu trữ cơ quan đã nộp lưu nhưng do chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh, đây là
một khó khăn cho công tác lưu trữ. Tình trạng tài liệu bị thất lạc vẫn còn xảy ra,
nhưng những năm gần đây được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo nên công tác
lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ có nhiều tiến bộ rõ rệt, các bộ phận,
chuyên viên, đơn vị đã lập được hồ sơ mà mình trực tiếp theo dõi phụ trách.
2.2.2. Tình hình tổ chức, thực hiện các nội dung của nghiệp vụ Lưu trữ
2.2.2.1. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan
Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan
đếnviệc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và
phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo
quyền hạn và phạm vi quy định của Nhà nước.
Trên thực tế tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của TTLTQG III là
những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử phục vụ cho công tác lâu dài
của TTLTQG III.
Cán bộ lưu trữ trong TTLTQG III có nhiệm vụ thường xuyên thu thập
và bổ sung tài liệu đã được giải quyết ở khâu văn thư. Cán bộ lưu trữ căn cứ vào
danh mục hồ sơ và tình hình thực tế của tài liệu của tài liệu để chọn tài liệu và
nộp vào lưu trữ. Việc thu thập, bổ sung tài liệu được thực hiện hàng năm do lãnh
đạo TTLTQG III quy định.
Việc thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ của TTLTQG III nhìn chung đã
được tiến hành tương đối tốt, mặc dù trong quá trình thực hiện thu thập tài liệu
còn gặp nhiều khó khăn như: một số cá nhân nghỉ hưu chưa nộp tài liệu vào lưu
trữ cơ quan, một số tài liệu đã bị ố vàng, rách, cũ…

2.2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ
nhằm để phân loại. Sắp xếp hệ thống tài liệu theo phương án khoa học đã chọn
phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan. Hiện tại cơ quan đã thực hiện chỉnh
lý tài liệu rồi.
Đối với những phông lưu trữ đã chỉnh lý của TTLTQG III các giai đoạn
chỉnh lý như: Chuẩn bị chỉnh lý, trực tiếp chỉnh lý, kết thúc chỉnh lý không khác
20


gì so với những văn bản của cục chỉ đạo và lý thuyết mà em đã được học.
Nhưng tùy thuộc vào tình hình tài liệu, cán bộ lưu trữ có thể kết hợp các bước
lại với nhau để đưa ra các bước chủ đạo nhằm rút ngắn thời gian chỉnh lý nhưng
vẫn đem lại hiệu quả nhanh và chính xác.
TTLTQG III là đơn vị có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, hoạt động liên tục
cho tới nay nên phương án phân loại tài liệu là phương án : Thời gian – Cơ cấu
tổ chức: Những tài liệu chủ yếu được giữ lại trong quá trình chỉnh lý chủ yếu là
khối tài liệu đang trong quá trình quản lý.
Ví dụ: Tài liệu của Phòng Kế toán, giữ sổ sách kế toán chứng từ, kế toán
còn trong niên độ sử dụng. Ngoài ra cũng có các loại tài liệu loại ra trong quá
trình chỉnh lý là những văn bản hình thành trong hoạt động phục vụ tạm thời của
các cá nhân như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, đơn xin nghỉ phép…
Những tài liệu loại ra (trùng thừa, hết giá trị…) thì được lập bảng thống
kê và làm thủ tục tiêu hủy.
2.2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là quá trình tiến hành lựa chọn những tài liệu có
giá trị đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ phục vụ cho công tác khai thác sử
dụng lâu dài và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
TTLTQG III làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu, tất cả tài liệu có giá
trị, tài liệu hết giá trị đều được Hội Đồng Xác định giá trị tài liệu làm việc nghiêm

túc và báo cáo lên Cục Lưu Trữ Nhà Nước thẩm định, cho ý kiến, hiện tại cơ quan
đang vận dụng Công văn số: 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19/12/2006 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá
trị làm cơ sở để thực hiện việc xác định giá trị tài liệu. Muốn xác định giá trị tài
liệu phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm có: Phạm Thị Thu
Giang- Trưởng phòng Chỉnh lý tài liệu và các cán bộ lưu trữ.
2.2.2.4. Công tác thống kê tài liệu
Cơ quan thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các
phương pháp, các công cụ và các biểu mẫu chuyên môn của ngành để xây dựng,
theo dõi và tổng hợp số lượng, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản
trong kho lưu trữ:
21