THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG HOÀNG TÂN

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG HOÀNG TÂN.
...............................................................................................................................4
Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND phường Hoàng Tân............................................................................4
Lịch sử hình thành của UBND phường Hoàng Tân......................................4
1.1.2 Chức năng của UBND phường Hoàng Tân..........................................5
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Hoàng Tân.........................5
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Hoàng Tân..................................6
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư –
Lưu trữ...........................................................................................................9
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA
UBND PHƯỜNG HOÀNG TÂN.....................................................................10
2.1 Hoạt động quản lý.................................................................................10
2.1.1. Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ.
.....................................................................................................................10
2.1.2.Quản lý phông lưu trữ UBND phường Hoàng Tân............................11
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong công tác Văn thư – Lưu trữ................................................................12
2.1.4. Đào tào, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý
công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động văn thư – lưu trữ................13
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác Văn
thư – Lưu trữ của cơ quan, tổ chức..............................................................13
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.............................................................................14
2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ..............................14
2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ................................................14

2.2.3. Xác định giá trị tài liệu......................................................................15
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu.................................................................................17
2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ.......20
2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.....................................................21
2.2.7. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ...........................22
CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT,
KHUYẾN NGHỊ................................................................................................24
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại
UBND phường Hoàng Tân và kết quả đạt được.........................................24
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ ở
UBND phường Hoàng Tân..........................................................................25
3.3. Một số khuyến nghị..............................................................................26
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức...................................................................26
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường................................27
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................28
D. PHẦN PHỤ LỤC..........................................................................................29


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Thực tập cuối khóa là một giai đoạn quan trọng đối với bất cứ một sinh
viên nào và sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng không là ngoại lệ.
Thông qua quá trình này, sinh viên được trải nghiệm, tiếp xúc với công việc thực
tế, lần đầu tiên được vận dụng các kiến thức đã được trang bị trên giảng đường
đại học vào công việc. Có thể nói đây là bước đệm quan trọng để mỗi sinh viên
tích lũy được các kinh nghiệm quý báu và là tiền đề để khi ra trường các sinh
viên sẽ không bỡ ngỡ, nhanh chóng thích ứng với công việc.
Công tác lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu
trong sự hình thành và phát triển của đơn vị, nó ghi lại quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, Đảng , Nhà Nước và Doanh nghiệp.
Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trong

những công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lại
mọi âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân. Đồng thời, tài liệu lưu trữ
cũng chính là phương tiện thông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyên
truyền đường lối, chủ trương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân. Ngoài ra,
tài liệu lưu trữ còn được sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao. Do
đó, tài liệu lưu trữ phải luôn bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính là
nguồn thông tin vô tận để mọi người công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều có
thể sử dụng được.
Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính vì
vậy, nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một số người
thiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy nhiều tài
liệu có giá trị. Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đi
vào nề nếp đã trở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng và nhà
nước.
Trong mấy năm gần đây, tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở
Trung ương và địa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chú
trọng và phát triển. Đảng và nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bản, các
công văn nhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các cơ quan
1


quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương. Bên
cạnh đó, các cơ quan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình độ chuyên
môn cán bộ làm công tác lưu trữ…góp phần làm cho công tác lưu trữ bước đầu
đi vào nề nếp.
Là học sinh - sinh viên, bản thân em nhận thấy việc học tập trên lớp, trên
giảng đường còn hạn chế chưa đủ để phục vụ cho công việc sau này, cần hơn
nữa kinh nghiệm từ thực tế để hoàn thiện bản thân cũng như tích lũy thêm kiến
thức từ cuộc sống. Thực tập giúp bản thân em nói riêng cũng như bao sinh viên
nói chung vận dụng những gì đã học vào thực tiễn để khi ra trường không bỡ

ngỡ, lúng túng trước công việc, giúp họ trở thành những người năng động, sáng
tạo trong công việc. Qua thực tập tốt nghiệp, học sinh - sinh viên có thể kiểm
chứng lại được những gì mình đã học được cũng như áp dụng những kiến thức
thực tiễn đó để giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền chuyên môn, thể
hiện sự nhạy bén đối với những thay đổi của công việc. Đặc biệt đối với chuyên
ngành Lưu trữ em nhận thấy đây là một bộ môn tương đối thú vị và có tầm vai
trò quan trong đối với sự phát triển của xã hội nhưng vẫn chưa được quan tâm
một cách thực sự. Qua đây em có thể tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm đối
với nghề, rèn luyện được những đức tính cần thiết cho một nhà Lưu trữ trong
tương lai. Đồng thời qua quá trình thực tập nhà trường còn có thể đánh giá được
năng lực của học sinh - sinh viên trong quá trình học tập và giải quyết công việc
thực tế.
Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tiễn ” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập từ ngày
10/01/2017 đến ngày 10/3/2017 cho sinh viên ngành Lưu Trữ Học bậc Đại học.
Đợt thực tập này đã trang bị cho sinh viên kiến thức thực tế, để kiểm nghiệm hệ
thống lý luận, kết hợp lý luận và thực tiễn từ đó có cái nhìn thấu đáo về hành
chính nước nhà, đồng thời có những kỹ năng, kinh nghiệm cơ bản để phục vụ
cho công việc sau này.
Được sự đồng ý của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và được sự tiếp nhận
của UBND phường Hoàng Tân tôi được về thực tập tại Văn phòng UBND
2


phường Hoàng Tân – Thị xã Chí Linh – tỉnh Hải Dương.
Là một cán bộ lưu trữ trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho tôi
những kiến thức cơ bản, trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác lưu trữ
cũng như tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước,
thấy được sự bất cập của công tác này trong cơ quan. Từ đó thấy được trách
nhiệm nghĩa vụ của thế hệ trẻ chúng tôi là rất lớn.

Trong quá trình thực tập, viết báo cáo, do những hạn chế của bản thân và
thiếu kinh nghiệm thực tế, mặc dù có nhiều cố gắng nhưng không sao tránh khỏi
thiếu sót, rất mong sự đóng góp quý báu của thầy, cô Khoa Văn thư – Lưu trữ
trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cô, chú, anh, chị Văn phòng UBND
phường Hoàng Tân để báo cáo thực tập được hoàn chỉnh.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các cô, chú lãnh đạo UBND
phường Hoàng Tân, đồng thời em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội , đặc biệt là các thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ đã giúp đỡ và tạo
điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành kế hoạch thực tập tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực tập

Nguyễn Thị Hòa

3


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG HOÀNG TÂN.
Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của UBND phường Hoàng Tân.
Lịch sử hình thành của UBND phường Hoàng Tân.
Xã Hoàng Tân thuộc huyện Chí Linh, tỉnh Hải Dương. Xã trở thành một
đơn vị hành chính từ tháng 02 năm 1946, khi mới thành lập Hoàng Tân gồm có
6 làng đó là : Đọ Xá, Đại Tân, Đại Bát, Hoàng Gián, Phục Thiện, và Đồng
Cống. Đến năm 1956 ba làng là Đồng Cống, Hoàng Gián và Phục Thiện tách ra
để thành lập xã Hoàng Tiến, đồng thời làng Đại Bộ thuộc xã Lê Lợi được sáp
nhập về xã Hoàng Tân. Như vậy xã Hoàng Tân có 4 làng từ năm 1956. Trong
quá trình xây dựng cũng như phát triển Hoàng Tân đã hình thành một số trung
tâm sản xuất kinh doanh, nổi bật là làng Bến Tắm, đến nay xã Hoàng Tân có 4

làng: Đại Bộ, Đại Bát, Đại Tân, Đỗ Xá và Bến Tắm.
Theo Quyết định số 09/NQ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2010 thành lập
thường Hoàng Tân thuộc Thị xã Chí Linh, tỉnh Hải Dương trên cơ sở toàn bộ
1.055,03 ha diện tích tự nhiên và 6.884 nhân khẩu của xã Hoàng Tân.
Phường Hoàng Tân có 1.055,03 ha diện tích tự nhiên và 6.884 nhân khẩu.
Địa giới hành chính phường Hoàng Tân:
+ Phía Đông giáp xã Hoàng Tiến.
+ Phía Tây giáp phường Cộng Hòa.
+ Phía Nam giáp xã Văn Đức và tỉnh Quảng Ninh.
+ Phía Bắc giáp phường Bến Tắm và xã Bắc An.
Trụ sở làm việc của phường Hoàng Tân là trụ sở của xã Hoàng Tân hiện
nay.
Do vị trí địa lý của phường có quốc lộ 18 chạy qua, nên những năm gần
đây tốc độ đô thị hóa của phường Hoàng Tân khá cao, đặc biệt là khu vực ven
quốc lộ 18.
Lịch sử 70 năm đấu tranh xây dựng và phát triển của UBND phường
Hoàng Tân hiện nay nhìn chung trên địa bàn phường mức sống của người dân
tương đối ổn định, số hộ nghèo, đói ngày một giảm, mức tăng trưởng kinh tế của
4


phường năm sau cao hơn năm trước, mặt bằng dân trí tương đối đồng đều, tỉ lệ
trẻ em được đưa tới trường cao, các đường làng ngõ xóm được kiên cố hóa,
khang trang, sạch đẹp.
1.1.2 Chức năng của UBND phường Hoàng Tân.
Uỷ ban nhân dân là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, thực
hiện quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương theo phân cấp quản lý.
UBND phường Hoàng Tân đã thực hiện theo điều 114 Hiến pháp năm
2013 quy định: Ủy ban nhân dân ở cấp chính quyền địa phương do Hội đồng
nhân dân cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan

hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân
và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.
Ủy ban nhân dân tổ chức việc thi hành Hiến pháp và pháp luật ở địa
phương; tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân và thực hiện các
nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao.
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Hoàng Tân.
Phát triển kinh tế, văn hóa xã hội, giáo dục y tế…
Thu chi ngân sáchtheo quy định của pháp luật phối hợp với các thôn để
đảm bảo thu đúng thu kịp thời và các khoản thu khác.
Tuyên truyền giáo dục về pháp luật.
Giữ gìn trật tự an toàn xã hội phòng chống thiên tai.
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội hằng năm trình HĐND
phường thông qua, trình UBND thị xã phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch
đó.
Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển nông, công nghiệp, dịch vụ theo quy định của cấp trên.
Tổ chức thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản
xuất. Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi, lập quy hoạch sử dụng đất đai,
thực hiện quản lý nguồn nước.
Tổ chức huấn luyện quân sự phổ thông, xây dựng quốc phòng toàn dân;
thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự, công tác tuyển quân, đăng ký, quản lý quân
5


dự bị động viên; tổ chức huấn luyện và sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa
phương; thực hiện hậu cần tại chỗ và chính sách hậu phương quân đội.
Thực hiện quản lý trạm Y tế phường, triển khai các chương trình kế hoạch
hóa gia đình, thực hiện chế độ chính sách với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sỹ, thực hiện công tác cứu trợ xã hội, hoạt động nhân đạo từ thiện, thực hiện
quy hoạch quản lý và tu bổ nghĩa trang liệt sĩ.

Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự an toàn xã hội. Xây
dựng lực lượng công an và các phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc.
Thực hiện phòng ngừa và chống tội phạm; quản lý về hộ khẩu, đăng ký tạm trú,
phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án, xử lý các vi phạm
pháp luật ở địa phương.
Kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong địa phương; tổ chức tiếp dân và
giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định.
Thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Hoàng Tân.
Theo Luật tổ chức của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quy định.
Cơ cấu tổ chức của UBND phường Hoàng Tân hiện nay bao gồm:
• Ủy ban nhân dân phường:
- 01 chủ tịch UBND phường: Là người phụ trách chung. Lãnh đạo điều
hành các mặt của phường, đôn đốc chỉ đạo các hoạt động của các phòng ban
trực thuộc UBND.
- 02 Phó Chủ Tịch UBND phường là người giúp việc cho Chủ Tịch thực
hiện nhiệm vụ do Chủ Tịch phân công hoặc được Chủ Tịch ủy nhiệm giải quyết
và chịu trách nhiệm trước Chủ Tịch. Hàng tuần phải báo cáo kết quả công tác
với Chủ Tịch, những công việc phức tạp đột xuất cần xin ý kiến của Chủ Tịch để
giải quyết.
• Ủy ban nhân dân phường có các phòng ban sau:
- Văn phòng Ủy ban phường có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp cho Chủ
Tịch UBND về chỉ đạo điều hành.
Xây dựng các chương trình, kế hoạch báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo
kiểm điểm, công tác chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND, UBND và Chủ
6


tịch UBND phường.
Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của HĐND và UBND, các

cuộc họp và làm việc của Chủ tịch và Phó Chủ tịch.
Quản lý con dấu của Thường trực HĐND và UBND, tổ chức quản lý công
tác văn thư, lưu trữ, hành chính.
Tiếp nhận hồ sơ và trả hồ sơ, công chứng giấy tờ, tiếp nhận đơn thư khiếu
nại tố cáo theo quy định của Pháp luật.
- Phòng tài chính kế toán giúp UBND phường thực hiện quản lý các lĩnh
vực: tài chính, kế hoạch và đầu tư, tổng hợp, thu chi.
- Phòng văn hóa xã hội: thực hiện công tác quản lý nhà nước về các vấn
đề: văn hóa, gia đình, thể dục thể thao…
- Phòng tư pháp - hộ tịch: giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về: phổ biến giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực hộ tịch,
đăng ký kết hôn, đăng ký giấy khai sinh, khai tử, trợ giúp pháp lý hòa giả ở cơ
sở và các công tác tư pháp khác.
- Phòng lao động - thương binh và xã hội giúp UBND thực hiện các chức
năng về quản lý nhà nước như: lao động việc làm, tiền lương, bảo hiểm xã hội,
bảo vệ và chăm sóc trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội.
- Công an: bảo vệ và giữ gìn an ninh, trật tự, truy bắt tội phạm…
- Phòng địa chính: Tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý
Nhà nước về kiến trúc. Quy hoạch xây dựng, vật liệu xây dựng, nhà ở và công
sở, hạ tầng kỹ thuật, khảo sát đất đai, tư vấn giải quyết các thắc mắc, khiếu nại,
tranh chấp về các hình thức chuyển đổi đất đai.
- Ban quân sự: Tổ chức huấn luyện quân sự phổ thông, xây dựng quốc
phòng toàn dân, thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự, công tác tuyển quân, đăng
ký, quản lý quân dự bị động viên; tổ chức huấn luyện và sử dụng lực lượng dân
quân tự vệ ở địa phương; thự hiện hậu cần tại chỗ và chính sách hậu phương
quân đội.
- Các tổ chức chính trị xã hội:
+ Hội phụ nữ.
+ Hội thanh niên
+ Hội nông dân

+ Hội cựu chiến binh.
+ Mặt trận tổ quốc phường.
7


+ Hội người cao tuổi.
+ Hội nạn nhân chất độc màu da cam.
+ Hội thanh niên xung phong.
+ Hội khuyến học.
+ Hội chữ thập đỏ.
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Hoàng Tân.

Chủ tịch UBND
phường

Phó Chủ tịch

Văn
phòng
–
Thống
kê

Phòng
Tài
chính –
Kế
hoạch

Phó Chủ tịch

Phòng
Văn
hóa –
Xã hội

Phòng
Tư
pháp –
Hộ tịch

Phòng Lao
động –
Thương
binh và xã
hội

8

Phòng
Địa
chính

Công
an
phường

Ban
Quân
sự

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn
thư – Lưu trữ.
- Ủy ban nhân dân cấp phường là đơn vị hành chính cấp cơ sở, khác với ở
cấp Quận, huyện, có các phòng giúp việc, ở UBND phường chỉ có một số ban
giúp việc kiêm nhiệm, ở cấp phường không có phòng hay bộ phận văn thư lưu
trữ riêng.
- Ở UBND phường Hoàng Tân không thành lập phòng Lưu trữ riêng mà
chỉ có một cán bộ chuyên trách làm công tác Văn thư kiêm Lưu trữ hiện hành và
được bố trí trong bộ phận Văn phòng thống kê.
- Công tác Lưu trữ của UBND phường Hoàng Tân được đặt trong bộ phận
Văn phòng – Thống kê và được bố trí một cán bộ chuyên trách làm công tác Văn
thư kiêm Lưu trữ.
- Cán bộ chuyên trách làm công tác Văn thư kiêm Lưu trữ ở UBND
phường Hoàng Tân có nhiệm vụ sau:
+ Quản lý con dấu của Thường trực HĐND và UBND, tổ chức quản lý
công tác văn thư, lưu trữ.
+ Tiếp nhận hồ sơ và trả hồ sơ, công chứng giấy tờ.
+ Quản lý và giải quyết văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản đến.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
+ Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Ủy ban.
+ Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài
liệu thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban theo quy định của pháp luật.
+ Thực hiện trình ký các giao dịch hành chính trực tiếp với Chủ tịch Ủy
ban nhân dân.

9

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA
UBND PHƯỜNG HOÀNG TÂN.
2.1 Hoạt động quản lý.
2.1.1. Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư –
Lưu trữ.
Ủy ban nhân dân phường là đơn vị hành chính cấp cơ sở, khác với ở cấp
Quận, Huyện có các phòng giúp việc, ở UBND phường chỉ có một số ban giúp
việc kiêm nhiệm, ở cấp phường không có phòng hay bộ phận văn thư lưu trữ
riêng.
Công tác Văn thư - Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước
bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ
chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu cá nhân.Vì vậy, công
tác lưu trữ rất được sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan cũng như cán bộ làm công
tác Văn thư - Lưu trữ. Hiện nay, công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND phường
Hoàng Tân thực hiện theo các văn bản của Nhà nước như sau:
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi
tiết một số điều của Luật Lưu trữ.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thông tư 09/2011/TT-BNV ban hành ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ
Nội vụ về Quy định về thời hạn bảo quản hò sơ, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 về việc ban hành quy
trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001: 2000.
Công văn số 283/VTLTNN- VNTW về việc ban hành Bản hướng dẫn
chỉnh lý tài liệu hành chính.
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.

10


Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
Công văn 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư
và lưu trữ cơ quan.
Quyết định số 13/2005/QĐ- BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ nội
vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở văn thư, lưu trữ.
Quyết định số 14/2005/QĐ- BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội
vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.
Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng để công tác văn thư, lưu trữ đi
vào nề nếp và hoạt đông có hiệu quả. Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp
luật của Nhà nước, văn bản hướng dẫn của Cục. UBND phường đã nhận thức rõ
vai trò của công tác văn thư, lưu trữ nên UBND phường đã ban hành những văn
bản nhằm tổ chức và hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ, coi công tác văn thư,
lưu trữ là một hoạt đông của bộ máy quản lý.
Song song với việc xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác văn
thư, lưu trữ, UBND phường Hoàng Tân cũng tổ chức cho cán bộ văn thư, lưu trữ
của cơ quan đi học tập và tập huấn để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn.
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ UBND phường Hoàng Tân.
Như chúng ta đã biết trong quá trình hoạt động của cơ quan, trong quá
trình giải quyết công việc sẽ sản sinh ra các văn bản, giấy tờ. Trong số đó có
những loại chỉ có giá trị tạm thời trước mắt nhưng cũng có những loại sau khi
giải quyết xong cần được dữ lại bảo quản nhằm phục cụ cho việc nghiên cứu lâu
dài, giữ gìn bí mật nội dung của tài liệu, công tác Văn thư – Lưu trữ rất quan
trọng trong hoạt động của cơ quan, vì vậy công tác Văn thư – Lưu trữ được đặt
trong bộ phận Văn Phòng – Thống kê.

Bộ phận Văn phòng Thống kê của UBND phường đảm nhận các công tác
Văn phòng thống kê, công tác Văn thư - Lưu trữ như: Phục vụ công tác chỉ đạo,
lãnh đạo và giúp việc cho Chủ tịch và Phó chủ tịch. Quản lý và cấp phát văn
11


phòng phẩm, xây dựng các kế hoạch của tuần, tháng, quý, năm.Lập kế hoạch và
làm các công tác chuẩn bị hội nghị (chuẩn bị về thời gian, địa điểm, phương
tiện, vất chất, các trang thiết bị và một số tài liệu cần thiết cho hội nghị).Thường
trực tiếp dân và tổng hợp tình hình làm báo cáo gửi lên cấp trên.Giúp lãnh đạo
soạn thảo văn bản, thực hiện việc trình ký văn bản, nhân bản và chuyển văn bản
đến các đơn vị, cá nhân.Tiếp nhận và vào sổ công văn đi, đến. Tiếp nhận và vào
sổ đơn thư khiếu nại, tố cáo của các tổ chức, công dân; Thực hiện lưu trữ văn
bản, hồ sơ. Thực hiện việc phục vụ khai thác, sử dụng theo yêu cầu của người có
nhu cầu sử dụng và theo nhu cầu của công việc. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi
đường cho các cán bộ.
Qua khảo sát công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng của UBND
phường Hoàng Tân cho thấy: trước đây việc lưu trữ tài liệu chưa được quan tâm
nhiều vì vậy nhiều tài liệu có giá trị đã không được lưu trữ. Nhưng những năm
gần đây việc này đã được quan tâm nhiều hơn, lãnh đạo cơ quan đã giao nhiệm
vụ cho cán bộ Văn thư – Lưu trữ có trách nhiệm đôn đốc các tổ chức, các ban và
các cá nhân, sau khi giải quyết xong công việc phải lập hồ sơ hoặc những tài liệu
còn thiếu về Văn phòng UBND phường.
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong công tác Văn thư – Lưu trữ.
Về ứng dụng Khoa học Công nghệ trong công tác Văn thư - Lưu trữ,
UBND phường đã sử dụng các hệ thống máy móc hiện đại vào việc thực hiện,
giải quyết các công việc hàng ngày như hệ thống máy tính, máy in, máy fax,
máy foto, máy scan…
Tại cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu

trữ; ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi
trường mạng; xây dựng cơ sở dữ liệu và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu điện tử để quản
lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu; nghiên cứu áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu
trữ.

12


2.1.4. Đào tào, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản
lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động văn thư – lưu trữ.
Ở cấp phường không có phòng hay bộ phận văn thư lưu trữ riêng biệt mà
chỉ có một cán bộ làm công tác Văn thư kiêm Lưu trữ và được bố trí trong bộ
phận Văn phòng thống kê, với trình độ Trung cấp chuyên nghiệp chuyên ngành
văn thư – lưu trữ.
Bên cạnh đó, để thúc đẩy động lực làm việc của cán bộ làm công tác văn
thư - lưu trữ, cơ quan cũng đã đưa thêm chỉ tiêu về hoàn thành tốt nhiệm vụ lưu
trữ vào thành một trong các chỉ tiêu để bình xét thi đua - khen thưởng. Cuối
năm, dựa vào đánh giá lãnh đạo cũng đề xuất UBND khen thưởng đối với các cá
nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong công tác lưu trữ và trình lên để ra
quyết định khen thưởng trong công việc.
Không những thế cơ quan còn thường xuyên cho cán bộ làm công tác Văn
thư – Lưu trữ đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ và nâng cao về trình độ
chuyên môn cho cán bộ.
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công
tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Hiểu được tầm quan trong của công tác văn thư - lưu trữ trong hoạt
động quản lý nhà nước. Ngoài việc chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi
phạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. UBND phường
Hoàng Tân thường xuyên kiểm tra cán bộ lưu trữ về công tác văn thư - lưu trữ

theo tháng, quý, năm. Nếu phát hiện những vi phạm thì sẽ xử lý theo quy định
của phòng tùy vào mức độ vi phạm. Nếu vi phạm ở mức độ nhẹ thì phê bình,
khiển trách.
Việc thanh tra thường xuyên giúp phát hiện những sai xót, thiếu xót, lỗ
hổng trong khâu lưu trữ, nhằm kịp thời sửa chữa, bổ sung, đồng thời nâng cao ý
thức, trách nhiệm cũng như đạo đức công vụ của các cán bộ làm công tác lưu
trữ. Việc kiểm tra đột xuất giúp cho lãnh đạo nắm được tình hình thực trạng thực
tế công tác lưu trữ để có phương thức xử lý nhanh chóng.

13


2.2 Hoạt động nghiệp vụ.
UBND phường Hoàng Tân là đơn vị hành chính cấp cơ sở nên số lượng
văn bản, giấy tờ sản sinh ra không nhiều. Số lượng nộp lưu hằng năm không lớn,
do đó cũng không tổ chức thành bộ phận Văn thư – Lưu trữ riêng mà chỉ có một
cán bộ chuyên trách Văn thư kiêm Lưu trữ.
2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một hoặc một số điểm, tính chất
chung như tên loại văn bản, tác giả văn bản, thời gian văn bản…. được hình
thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan, tổ chức hay của một cá nhân.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
Theo đúng quy định của Nhà nước sau khi kết thúc công việc 01 năm các
cán bộ chuyên môn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
UBND phường Hoàng Tân đã quy định: cứ sau mỗi công việc được giải
quyết thì các phòng, Ban chuyên môn, các cá nhân lãnh đạo phải lập hồ sơ công
việc của mình. Tuy nhiên chỉ có một số phòng ban làm tốt, nhiều bộ phận chưa

làm tốt công tác này.
UBND phường Hoàng Tân đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ, để các
phòng ban biết được tài liệu phải lập hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ được tiến
hành nhanh chóng đúng quy định.
Tuy cơ quan đã có quy định lập hồ sơ hiện hành nhưng công tác này chưa
được thực hiện tốt, một số tài liệu nộp lưu vẫn trong tình trạng bó gói.Chưa
được sắp xếp.
2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có
liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và
chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà
nước quy định.Ở cơ quan công tác này được tiến hành thường xuyên.
14


Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các
loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các
đơn vị trực thuộc. Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của các
lưu trữ cơ quan.
Tại UBND phường Hoàng Tân không có kho lưu trữ tài liệu riêng mà số
lượng tài liệu chủ yếu được để trong các cặp, hộp và đưa vào bảo quản tại các tủ
lưu trữ. Sau khi công việc đã kết thúc các cán bộ tại các phòng, ban và các cán
bộ chuyên môn có nhiệm vụ lập hồ sơ và nộp về Văn phòng của UBND phường.
Thực tế cho thấy công tác Lưu trữ tại UBND phường Hoàng Tân vẫn còn
hạn chế đó là chưa xây dựng được kho lưu trữ tài liệu riêng. Hiện nay, số tài liệu
lưu trữ tại đây chủ yếu được để trong các tủ lưu trữ bằng kim loại, tổng số tài
liệu được bảo quản trong 06 tủ, loại tủ cao 2m và rộng 1,5m. Tài liệu của UBND
phường chủ yếu là loại tài liệu hành chính, ngoài ra cũng có một số loại tài liệu
khoa học kỹ thuật và một số tài liệu phim ảnh. Các tài liệu hành chính chủ yếu là
về công tác chung của UBND, tài liệu về quản lý cán bộ và tài liệu của các ban.

Tài liệu được để nơi cao ráo, thoáng mát nên không có hiện tượng tài liệu để ẩm
hay bị các loại côn trùng cắn rách nát.
Khi các cán bộ chuyên môn hoặc các đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu thì
cán bộ văn thư – lưu trữ có trách nhiệm lập biên bản bàn giao tài liệu để làm cơ
sở, đồng thời cũng giúp cán bộ văn thư - lưu trữ làm công tác tra cứu để lập kế
hoạch thu thập, bổ sung tài liệu còn thiếu vào lưu trữ cơ quan.
Nhìn chung công tác thu thập tài liệu để đưa vào lưu trữ tại UBND
phường Hoàng Tân cũng được tiến hành và thực hiện khá tốt. Tuy nhiên, vì chưa
quán triệt triệt để nên một số đơn vị cá nhân tuy đã được cán bộ làm văn thư –
lưu trữ tại cơ quan nhắc nhở về tình hình giao nộp tài liệu còn thiếu cần phải bổ
sung, nhưng việc thực hiện còn chậm trễ thậm chí còn có những đơn vị, cá nhân
không hoàn thành công việc này dẫn đến tình trạng thu thập, bổ sung nguồn tài
liệu bị hạn chế.
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết
15


định đến số phận của tài liệu. Mỗi loại tài liệu lưu trữ có giá trị và thời hạn bảo
quản khác nhau. Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục được tình trạng
tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ, giảm bớt được tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan. Xác
định giá trị tài liệu có liên quan chặt chẽ tới công tác bổ sung tài liệu vào các lưu
trữ. Trên cơ sở tài liệu được đánh giá một cách khoa học thì sẽ lựa chọn được
những tài liệu có ý nghĩa lịch sử để bổ sung vào các lưu trữ. Đối với công tác
phân loại tài liệu, việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn
thiện các nhóm tài liệu cho đến từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp
cho công tác bảo quản tài liệu được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo
điều kiện thuận lợi cho khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả
nhất.

Ở UBND phường Hoàng Tân cho thấy công tác xác định giá tài liệu ở đây
thường được tiến hành vào cuối năm.Sau khi công việc đã kết thúc, tài liệu của
mỗi công việc đã được lập thành từng hồ sơ.Cuối năm khi công việc của cơ
quan kết thúc, lúc này công việc đã được giải quyết trong năm được sắp xếp sự
việc nào ra sự việc đó. Lúc này Hội đồng xác định giá trị đã được thành lập bao
gồm có: Chủ tịch UBND phường làm chủ tịch hội đồng; đại diện các phòng ban,
đơn vị có tài liệu lưu trữ làm ủy viên; cán bộ Văn thư kiêm Lưu trữ làm ủy viên.
Sẽ tiến hành nghiên cứu, tư vấn cho thủ trưởng cơ quan xem xét đề nghị lựa
chọn tài liệu có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá tri để tiêu hủy, làm cho
việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện một cách thống nhất, chính xác và
đúng với quy định của Nhà nước. Hội đồng xác định giá trị tài liệu sau khi hoàn
thành xong nhiệm vụ được giao thì giải thể.
Danh sách tài liệu tiêu hủy được các thành viên của Hôi đồng xác định giá
trị tài liệu ở UBND phường xem xét , kiểm tra cụ thể. Chủ tịch Hội đồng xác
định giá trị tài liệu xác nhận đồng ý tiêu hủy thì bản danh sách này sẽ được trình
lên thủ trưởng cơ quan cùng với biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu,
sau khi thủ trưởng cơ quan cấp trên ở đây là UBND Thị xã xem xét và ký vào
văn bản phê duyệt. Sau đó lãnh đạo UBND phường Hoàng Tân làm đầy đủ các
16


thủ tục thì ra quyết định tiêu hủy những tài liệu hết giá trị.
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học,
trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định
giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Mục đích của việc chỉnh lý là để sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, tạo
đều kiện cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu, loại ra
những tài liệu hết giá trị đẻ tiêu hủy góp phần tiết kiệm kho tàng và các trang

thiết bị bảo quản tài liệu.Khi thực hiện chỉnh lý ta không nên phân tán phông lưu
trữ vì:
- Nếu tài liệu của một phông bị phân tán nhiều nơi sẽ phá vỡ mối liên hệ
mật thiết giữa các vấn đề sự kiện, hiện tượng của phông lưu trữ.
- Nếu tài liệu của một phông bị phân tán nhiều nơi sẽ gây khó khăn cho
việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ lư trữ như: phân loại, thống kê, xác định
giá trị, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng.
- Để xác định giới hạn phông lưu trữ phải nghiên cứu bản đơn vị hình
thành phông và bản lịch sử hình thành phông để xác định giới hạn tài liệu, xác
định thành phần và nội dung tài liệu trong phông.
* Mục đích
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
một cách khoa học tạo điều kiện cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng
tài liệu;
- Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó, góp phần nâng cao
hiệu quả sử dụng kho tang và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
* Yêu cầu
- Tùy theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức ( kinh phí, thời gian,
nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất ) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh
lý ( mức độ phân loại, lập hồ sơ ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số
công đoạn của quy tình chỉnh lý ( chỉnh lý sơ bộ )
17


- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau:
+ Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành;
xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu
hủy đối với lưu trữ lịch sử;
+ Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu;

+ Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công
cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng;
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.
Giao nhận tài liệu: việc giao nhận tài liệu phải được lập thành biên bảo
theo mẫu.
Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý: vệ sinh và vận
chuyển tài liệu cần lưu ý tránh làm sáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp hoặc bao
gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trong mỗi cặp,hộp hoặc bao
gói; đồng thời không làm hư hại tài liệu.
Khảo sát tài liệu nhằm mục đích thu thập thông tin cần thiết về tình hình của
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, làm cơ sở cho việc biên soạn các văn bản
hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch và tiến hành sưu tầm, thu thập những tài liệu chủ
yếu còn thiếu để bổ sung cho phông và thực hiện chnhr lý tài liệu đạt yêu cầu
nghiệp vụ đặt ra. Khi khảo sát tài liệu phải xác định rõ những vấn đề: tên phông;
giới hạn thời gian; khối lượng tại liệu; thành phần tài liệu; nội dung tài liệu; tình
trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý; tình trạng công cụ thống kê, tra
cứu.
Thu thập, bổ sung tài liệu: qua khảo sát tài liệu, nếu phát hiện thành phần
tài liệu còn thiếu, cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý.
Xác định giá trị tài liệu tại UBND phường Hoàng Tân được thực hiện chủ
yếu kết hợp trong chỉnh lý.
UBND phường Hoàng Tân thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu,
thành phần gồm có:
- Chủ tịch Hội đồng: là Chủ tịch UBND phường.
18


- Các ủy viên:
+ Đại diện các đơn vị có tài liệu nộp lưu.
+ Cán bộ văn thư, lưu trữ.

Việc quy định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu lưu trữ chủ yếu là
căn cứ vào thời hạn bảo quản mẫu cục lưu trữ nhà nước ban hành năm 1975.
- Đối với những tài liệu được hình thành trong thời điểm hiện tại thì đã
được xác định giá trị tài liệu sơ bộ trong công tác văn thư như sau:
+ Sau khi hồ sơ được mở phải thu thập tất cả các văn bản, tài liệu vào
trong hồ sơ để làm phương tiện cho việc điều hành giải quyết công việc. Sau khi
hồ sơ được mở, tức là khi một công việc cụ thể được triển khai bắt đầu từ văn
bản nguồn, thì với yêu cầu giải quyết công việc, các văn bản tư liệu tiếp theo có
liên quan được tiếp tục bổ sung vào hồ sơ. Đây chính là quá trình hình thành hồ
sơ và lập hồ sơ. Toàn bộ văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc,
tài liệu tham khảo có liên quan đều lưu trong hồ sơ để khi xem xét, kiểm tra
công việc có thể tìm thấy ngay những thông tin văn bản, tài liệu cần thiết.
+ Lựa chọn công việc để tổ hợp thành hồ sơ. Khi công việc kết thúc lựa
chọn văn bản có giá trị để lưu trong hồ sơ, bổ sung các văn bản còn thiếu, đồng
thời loại những tài liệu giấy tờ không cần thiết ra khỏi hồ sơ
Những văn bản giấy tờ, tài liệu cần loại ra khỏi hồ sơ là: Văn bản trùng
thừa; giấy tờ không phải thành phần bắt buộc trong quá trình giải quyết công
việc, không có giá trị tra cứu sau này; sách báo tham khảo để giải quyết công
việc; văn bản quy phạm pháp luật dùng để nghiên cứu không thuộc thành phần
văn bản hồ sơ.
Giấy tờ không cần thiết đã loại ra khỏi hồ sơ để huỷ đơn giản, tức là loại
huỷ tài liệu hết giá trị không cần thủ tục lập hội đồng xác định giá trị tài liệu để
cơ quan tư vấn xem xét. Riêng các văn bản quy phạm pháp luật khác đã được
tách khỏi hồ sơ đưa về quản lý trong hồ sơ nguyên tắc.
+ Phân loại giá trị, ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ
Sau khi hoàn thành việc lựa chọn và loại huỷ tài liệu trong hồ sơ, cơ quan
đã tiến hành biên mục bên trong và bên ngoài hồ sơ. Biên mục bên ngoài hồ sơ
19

là ghi thời hạn bảo quản..
Tài liệu được phân ra thành các nhóm như sau: Hồ sơ, tài liệu không cần
giao nộp vào lưu trữ cơ quan (các hồ sơ, tài liệu được quản lý ngay ở đơn vị giải
quyết công việc khi công việc đã giải quyết xong); hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo
quản tính theo năm; hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
- Những loại tài liệu có giá trị cao cần được giữ lại trong quá trình chỉnh
lý xác định giá trị bao gồm:
+ Những tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ chính trong hoạt động quản
lý. Loại tài liệu này thường được bảo quản vĩnh viễn và có 1 số hồ sơ bảo quản lâu
dài.
+ Những tài liệu về tài kế toán, thống kê, tài liệu về Hành chính - Tổ
chức, Quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất, trang thiết bị là những tài liệu có
tính chất bổ trợ. Tài liệu của nhóm này có thể bảo quản lâu dài hoặc tạm thời tuỳ
theo nội dung từng tài liệu.
+ Nhóm tài liệu về nhân sự (hồ sơ cán bộ, công chức) thường bảo quản lâu
dài.
2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ.
Từ những số liệu thống kê tài liệu lưu trữ đã giúp UBND phường Hoàng
Tân, xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế. Thống kê tài liệu
lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quy hoạch công tác bảo quản, bảo vệ an
toàn tài liệu lưu trữ. Ngoài ra căn cứ vào số liệu thống kê UBND phường đã lập
các kế hoạch nhằm bảo quản tài liệu lưu trữ trong phạm vi quản lý của mình,
dựa vào đó UBND phường xác định được phương hướng bổ sung những tài liệu
còn thiếu hoặc bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn những tài liệu có giá
trị.
Tại UBND phường Hoàng Tân hiện nay đang sử dụng mục lục hồ sơ để
làm phương tiện thống kê và cũng là công cụ tra tìm tài liệu. Mục lục hồ sơ
được dùng để giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài liệu trong lưu
trữ, chỉ dẫn địa chỉ của hồ sơ; thống kê sơ lượng hồ sơ hiện có trong lưu trữ;

20


hướng dẫn cán bộ làm lưu trữ sắp xếp hồ sơ lên giá theo một trật tự khoa học;
dùng để cố định phương án phân loại tài liệu trong phông.
UBND phường Hoàng Tân có khối lượng văn bản là khá nhiều nhưng do
điều kiện kinh phí còn khó khăn nên công cụ thống kê và tra tìm tài liệu chủ yếu
là sổ đăng ký văn bản đến và sổ đăng ký văn bản đi.
Hiện nay các trang thiết bị như: máy vi tính, máy photo, máy in…đã được
trang bị trong phòng làm việc của bộ phận Văn phòng.
2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để
kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tố các yêu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Trong công tác lưu trữ có hai chức năng cơ bản quan trọng quyết định đến
chất lượng và hiệu quả tổ chức của công tác lưu trữ. Đó là bảo quản an toàn và tổ
chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ là
một trong những nghiệp vụ quan trọng nhằm thực hiện tốt chức năng trên. Cùng
với sự phát triển của xã hội, sự phát triển của khoa học kỹ thuật và những nhu
cầu trao đổi thông tin đã sản sinh ra nhiều loại hình tài liệu phong phú về nội
dung, đa dạng về hình thức với nhiều phương pháp và kỹ thuật khác nhau. Đồng
thời những tài liệu được sản sinh ra cũng đang đứng trước nguy cơ và tình trạng
xuống cấp, hư hỏng. Vì vậy công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất
quan trọng trong việc bảo vệ nguồn thông tin có giá trị này. Nếu không có biện
pháp bảo quản tốt thì những tài liệu lưu trữ có thể bị mất mát, hư hỏng mà rất
khó hoặc không thể phục hồi. Đặc biệt, vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt
đới gió mùa nên các yếu tố tác động của tự nhiên như nắng mưa, lũ lụt, vi sinh
vật, côn trùng v.v... tác động phá hoại tài liệu lưu trữ rất lớn. Vì vậy công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp nhưng
cũng đặt ra một cách cấp thiết trong thực tiễn.

Mặc dù là một phường nhỏ của thị xã Chí Linh nhưng lãnh đạo của cơ
quan rất chú tâm đến công tác Lưu trữ, bởi vậy mà công tác lưu trữ ở đây được
thực hiện rất tốt. Công tác bảo quản bao gồm các trang thiết bị như: quạt, tủ
21


đựng tài liệu, cặp, hộp, bình chữa cháy…
Các tài liệu lưu trữ chủ yếu là nhóm tài liệu hành chính, ngoài ra còn một
số ít là tài liệu phim ảnh và tài liệu khoa học, kỹ thuật về thiết kế xây dựng cơ
bản các công trình xây dựng của phường Hoàng Tân. Tài liệu lưu trữ của
phường Hoàng Tân hiện nay đang được đưa vào bảo quản trong các tủ lưu trữ
bằng kim loại, tủ có khóa cẩn thận. Trước đây cũng do công tác bảo quản tài liệu
lưu trữ không được làm tốt, vì vậy nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị đã bị hư hỏng.
Trong những năm gần đây, do thấy được vị trí quan trọng của tài liệu lưu
trữ cùng với sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên công tác lưu trữ ở UBND phường
thực sự được quan tâm, do chưa có kho lưu trữ, tài liệu lưu trữ của phường chủ
yếu được đưa vào các cặp, hộp và được bảo quản trong các tủ lưu trữ, ngoài ra
còn sử dụng các hòm để đựng tài liệu. Các tủ, hòm đựng tài liệu được đặt ở vị trí
cao ráo, thoáng mát và không bị ánh sáng chiếu trực tiếp vào nên tài liệu bị ẩm
mốc, giấy bị vàng, giòn được hạn chế, hiện tượng côn trùng phá hoại tài liệu hầu
như không có.
Để công tác bảo quản tài liệu được thực hiện tốt hơn thì UBND phường
Hoàng Tân đã đưa ra một số quy định để bảo quản tài liệu tốt như:
Cán bộ Văn thu - Lưu trữ phải thường xuyên làm công tác kiểm tra định
kỳ tài liệu, thực hiện tốt công tác vệ sinh tài liệu, các biện pháp về phòng chống
cháy nổ, nếu phát hiện thấy hư hỏng phải kịp thời khắc phục để tránh hậu quả
nguy hại đến tài liệu.
Do có phương tiện bảo quản tốt và có định kỳ kiểm tra, vệ sinh tài liệu
hằng năm nên tài liệu lưu trữ của UBND phường Hoàng Tân không có tình trạng
mục nát hay bị côn trùng phá hoại. Vì vậy tài liệu lưu trữ luôn ở tình trạng tốt.

2.2.7. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một quá trình nghiên cứu
và cung cấp thông tin cần thiết từ các tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ lợi ích chung
cho cơ quan, và các đơn vị về các mặt: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội…và
thực tiễn đây là yêu cầu thiết yếu là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ.
Vì UBND phường Hoàng Tân chưa có phòng đọc riêng nên việc khai thác
22


sử dụng tài liệu lưu trữ đang còn gặp khó khăn trong vấn đề nguồn tài liệu, số
lượt người đến khai thác sử dụng vẫn chưa được nhiều cho lắm trung bình 1 năm
có khoảng gần 100 lượt người đến khai thác sử dụng tài liệu, nhưng chủ yếu là
các phòng, ban đến để mượn tài liệu tham khảo và phục vụ cho hội họp trong cơ
quan.
Vì chưa có kho lưu trữ riêng và nguồn tài liệu lưu trữ chưa thực sự phong
phú nên các hình thức như công bố tài liệu lưu trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ hay
tổ chức khai thác sử dụng tại phòng đọc không được tổ chức.
Phương pháp mà các cán bộ lưu trữ để quản lý tài liệu lưu trữ ở đây là
phương pháp truyền thống đó là dung sổ thống kê, theo dõi việc mượn tài liệu
chính vì thế mà việc mượn tài liệu chưa bao giờ xảy ra mất mát và thất lạc.

23