Tìm hiểu về Công tác văn thư tại Văn phòng Thống kê của UBND xã Yên Phong

MỤC LỤC
A. MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Lý do chọn nội dung thực tập tốt nghiệp......................................................2
2. Lời cảm ơn.......................................................................................................3
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC.................4
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của UBND xã Yên Phong....................................................................................4
1.1.1 Lịch sử hình thành, vị trí của UBND xã Yên Phong....................................4
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................4
1.1.3 Cơ cấu tổ chức..............................................................................................6
1.2 Tình hình tổ chức,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư của UBND xã Yên Phong.......................................................7
1.2.1 Về tình hình tổ chức công tác văn thư..........................................................7
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................8
1.2.3 Cơ cấu tổ chức..............................................................................................9
CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA
UBND XÃ YÊN PHONG..................................................................................10
2.1 Hoạt động quản lý.......................................................................................10
2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác văn thư...............................................................10
2.1.2 Công tác soạn thảo văn bản........................................................................10
2.1.3 Quản lý văn bản..........................................................................................11
2.1.4 Quản lý con dấu:........................................................................................13
2.2 Hoat động nghiệp vụ...................................................................................13
2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản....................................................13
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản...............................................................13
2.2.1.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản...................................................17
2.2.2 Công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản........................................17
2.2.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi.............................................................17
2.2.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đến..........................................................20
2.2.2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.......................................................24

2.2.2.4 Tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ......................................24
0


CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ YÊN
PHONG VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ......................................................26
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được......................................................................................................26
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của UBND xã
Yên Phong..........................................................................................................27
3.3 Một số khuyến nghị.....................................................................................28
3.3.1 Đối với UBND xã Yên Phong....................................................................28
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, khoa, trường.......................................................29
KẾT LUẬN........................................................................................................30


A. MỞ ĐẦU
Thực tập cuối khóa là công việc quan trọng nằm trong chương trình đào
tạo chính quy các bậc đại học, cao đẳng của trường. Thực tập tốt nghiệp là bản
thân mỗi sinh viên vận dụng các lý thuyết đã học ở nhà trường vào công việc,
một mặt giúp sinh viên củng cố vững chắc các kiến thức đã học, mặt khác giúp
sinh viên biết vận dụng và kết hơp chặt chẽ giữa lý thuyết và thực tế trong mọi
tình huống. Thực tập tốt nghiệp giúp sinh viên làm quen được với công việc
thực tế về mọi mặt hoạt động của đơn vị thực tập, đặc biệt là công việc chuyên
ngành được đào tạo chuyên sâu qua đó sinh viên thực tập, được rèn luyện cách
làm việc, đạo đức, tác phong của người công chức trong tương lai. Xuất phát từ,
mục đích cao cả, từ yêu cầu của hoạt động đào tạo của trường đại học Nội vụ Hà
Nội đã có những quy đinh cụ thể nhằm hướng dẫn chỉ đạo sinh viên thực tập tại
cơ quan, đơn vị, đây là dịp để nhà trường và các thầy cô trong khoa Văn thư –
lưu trữ đánh giá được kết quả học tập, ý thức của mỗi sinh viên, giúp sinh viên

hoàn thiện hơn những kiến thức cơ bản làm hành trang khi ra ngoài trường.
Dưới sự chỉ đạo của nhà trường cùng các thầy cô giáo trong khoa,em thực
tập tại văn phòng Thống kê của UBND xã Yên Phong. Tại đây,em có dịp làm
quen với phong cách làm việc của Văn phòng Thống kê của UBND xã Yên
Phong. Đợi thực tập giúp em học tập được những kiến thức từ thực tế, trực tiếp
làm việc với công việc văn Thư ở văn phòng. Đây là công việc thực hiện chức
năng tham mưu giúp việc đảm bảo hậu cần cho UBND xã. Trong thời gian thực
tập tại văn phòng Thống kê của UBND xã Yên Phong mặc dù thời gian thực tập
không nhiều nhưng em được sự quan tâm chỉ bảo nhiệt tình của các anh, chị
trong văn phòng. Tại đây em được làm quen với công việc nghiệp vụ như soạn
thảo văn bản đi, đăng ký văn bản đi, đóng dấu văn bản, tiếp nhận các văn bản
gửi đến…
Mặc dù em được chuẩn bị kỹ lưỡng, nhưng trong quá trình thực tập em
vẫn gặp phải những khó khăn nhất định, phần do kiến thức còn hạn chế cộng với
việc lần đầu tiên đi thực tập tại một cơ quan lớn nên không tránh khỏi những
ngỡ ngàng. Hơn nữa thời gian thực tập tại văn phòng Thống kê của UBND xã
Yên Phong không đươc nhiều nên không có điều kiện tìm hiểu và nắm bắt hết
1


hoạt động của Văn phòng. Những thiếu sót này xuất phát từ cá nhân em rất
mong được sự quan tâm, thông cảm giúp đỡ của các thầy cô giáo tạo điều kiện
cho em hoàn thành tốt bài báo cáo này.
Để hoàn thành bài báo cáo thực tập này, bên cạnh sự nỗ lực của bản
thân,, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình, tận tụy của các thầy cô
trong khoa văn thư- lưu trữ cũng như cán bộ, cán bộ ngành văn thư và các cán
bộ khác trong UBND xã đã giúp đỡ em hoàn thành tốt nghiệp vụ được giao,và
cung cấp cho em những kiến thức chuyên môn hết sức quý báu.
1. Lý do chọn nội dung thực tập tốt nghiệp
Công tác văn Thư là bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành

công việc của các cơ quan,các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không
tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan tổ chức ngày càng
được quan tâm hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước.
Công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội
dung quan trọng, chiếm một phần rất lới trong nội dung hoạt động của văn
phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được
xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng quản lý Nhà nước.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhưng
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về nội
dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin
cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng,
truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng,đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế được bệnh quan liêu
2


giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước
để làm những việc trái với pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được

giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan
cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập
càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu
trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận
lợiđể triển khai các mặt nghiệp vụ, ngược lại nếu chất lượng hồ sơ được lập
không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ
không đảm bảo gây khó khăn cho lưu trữ trong công việc tiến hành các hoạt động
nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông lưu trữ quốc gia không được hoàn chỉnh.
Chính vì những lý do trên nên em chọn đề tài “Tìm hiểu về Công tác văn
thư tại Văn phòng Thống kê của UBND xã Yên Phong ” làm báo cáo thực tập
tốt nghiệp. Đây là một lĩnh vực rất lớn nên em chỉ đề cập đến công tác văn thư ở
nơi em đã đi thực tập đó là Văn phòng Thống kê của UBND Xã Yên Phong.
2. Lời cảm ơn
Qua bài báo cáo của mình, cá nhân em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất
cả mọi người đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập của mình qua quá trình
học tập cũng như những kinh nghiệm thực tế của bản thân trong suốt khóa học.
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới các thầy cô khoa Văn thư –lưu trữ trường
Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức là những
bài giảng trên lớp và những ví dụ sát với thực tế để chúng em tích luỹ được kiến
thức làm hành trang khi bước vào cuộc sống.
Em xin gửi lời cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ của các cán bộ, lãnh đạo của
Văn phòng Thống kê của UBND xã Yên Phong đã tạo điều kiện giúp đỡ em
được tiếp xúc với thực tế công việc để tìm hiểu kỹ hơn và phát hiện ra những
thiếu xót mà mình và đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này.
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của UBND xã Yên Phong.
1.1.1 Lịch sử hình thành, vị trí của UBND xã Yên Phong
3

Yên Phong là một xã thuộc miền trung của huyện ý yên, có vị trí địa lý:
Phía Bắc và phía Tây Bắc giáp xã Yên Hưng và Yên Phú, phía Nam và phía Tây
Nam giáp xã Yên Hồng và Xã Yên Quang, phía Đông giáp xã Yên Khánh, phía
tây giáp sông Đáy; đông thời là địa giới tự nhiên giữa Tỉnh Nam Định và tỉnh
Ninh Bình. Hiện nay xã Yên Phong có diện tích tự nhiên là 880,2 ha và số dân là
trên 7.000 người, được phân bổ theo 11 thôn: Trung khu, An Bái, Hưng Xá,
Ninh Thôn, Phú Giáp, Bông Quỹ, Bồ Đề, Nội Thôn, Đinh Khu, Ba Khu, An
Thái.
Yên Phong, là xã có lợi thế giao thông cả đường thủy và đường bộ. Do
điều kiện giao thông thuận lợi nên trong quá trình lịch sử, Yên Phong luôn là vị
trí quan trọng về quân sự cũng như về kinh tế.
Để trở thành một đơn vị hành chính ổn định như hiện nay, Yên Phong đã
trải qua nhiều lần sáp nhập, chia tách và thay đổi tên gọi. Trước CMT8/1945, địa
bàn xã Yên Phong ngày nay lúc đó gồm 7 xã nhỏ thuộc các tổng và huyện
sau:Xã Hưng Thượng; xã An Bái; xã Hưng Xá, Xã Phú Khê, xã Giáp Giá, xã
Bồng Xuyên, xã Quỹ Độ. Sau CMT8 địa giới hành chính các xã đã có sự điều
chỉnh. Đầu năm 1945, Chính phủ đã có quyết định hợp nhất một số xã thuộc
huyện Ý Yên. Từ 7 xã nhỏ trước lúc CMT8 được hợp nhất thành 4 xã mới. Đầu
năm 1948, 4 xã Hưng Phú, Hưng An, Phú Giáp, Bồng Quỹ, hợp nhất thành một
xã mới lấy tên là xã An Phong, huyện Ý Yên. Sau cải cách ruộng đất năm1956,
1957, tất cả các xã ở huyện Ý Yên thay đổi tên gọi theo nguyên tắc lấy chữ
“Yên” đứng trước. Xã An Phong được đổi tên thành xã Yên Phong cho đến nay.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
Quyết định những vấn đề của xã trong phạm vi được phân quyền, phân
cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan;
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên
ủy quyền.
Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương ở quận, thị xã, thành

phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương về kết quả thực
hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở xã.

4


Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làm
chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển
kinh tế
xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn xã.
* Hội đồng nhân dân xã
Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của
Hội đồng nhân dân xã.
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Phó Chủ tịch
Hội đồng nhân dân, Trưởng ban, Phó Trưởng ban của Hội đồng nhân dân xã ;
bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân và các Ủy viên Ủy ban nhân dân xã.
Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách xã; điều chỉnh dự toán ngân sách phường trong trường hợp cần thiết;
phê chuẩn quyết toán ngân sách xã. Quyết định chủ trương đầu tư chương trình,
dự án trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật.
Giám sát việc tuân theo Hiến pháp và pháp luật ở địa phương, việc thực
hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường; giám sát hoạt động của Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cùng cấp, Ban của Hội đồng nhân dân
cấp mình; giám sát văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân cùng cấp.
Lấy phiếu tín nhiệm, bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do Hội
đồng nhân dân phường bầu theo quy định tại Điều 88 và Điều 89 của Luật này.
Bãi nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân xã và chấp nhận việc đại biểu Hội
đồng nhân dân xã xin thôi làm nhiệm vụ đại biểu.

5


* Ủy ban nhân dân
Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản trái pháp luật của Ủy ban nhân
dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã.
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân xã quyết định các nội dung quy định
tại khoản 1 và khoản 3 Điều 61 của Luật này và tổ chức thực hiện nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã.
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương.
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp,
ủy quyền.
* Hệ thống chính trị
Xã Yên phong là một xã thuộc Huyện Ý Yên, Tỉnh Nam Định. Xã có 8,7
km2 Dân số toàn xã có 6547 nhân khẩu, với 3467 hộ dân, chủ yếu là dân tộc
kinh, Mật độ dân số đạt 756 người. Đảng bộ cơ sở, có 15 chi bộ trực thuộc (11
chi bộ nông thôn, 03 chi bộ trường học và 01 chi bộ trạm y tế ) với 165 Đảng
viên
Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể hoạt động khá đồng đều, hàng
năm đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Hội Cựu chiến binh có 11 chi hội trực thuộc, với 109 hội viên
Hôi liên hiệp phụ nữ xã có 11 chi hội, với 365 hội viên
Hội nông dân có 11 chi hội, với 319 hội viên
Đoàn thanh niên xã có 14 chi đoàn, với 141 đoàn viên.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
* Giới thiệu về cơ cấu tổ chức
Ủy ban nhân dân xã Yên Phong do hội đồng nhân cùng cấp bầu ra gồm:
Chủ tịch, Phó chủ tịch và các ủy viên uỷ ban. Chủ tịch Ủy ban nhân dân là đại
biểu hội đồng nhân dân. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các ủy viên Ủy ban
nhân dân xã do Chủ tịch Ủy ban quy định.

Hiên nay Ủy ban có 23 cán bộ, công chức trong biên chế của cơ quan, còn
lại là hợp đồn,hầu hết các cán bộ đều có trình độ Đại học, nhiều cán bộ được đào
tạo với trình độ Cao đẳng , trung cấp chuyên nghiệp.
6


Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn –nghiệp vụ UBND xã
Yên Phong như sau:
+ Đại học: 05 người

+ Cao đẳng:10

+ Trung cấp:08

*Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục 1)
Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữ các thành viên Ủy
ban với UBND, các cán bộ này có chức năng thăm mưu, giúp việc cho Ủy ban
nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở
xã, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm
trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh
vực được phân công.
1.2 Tình hình tổ chức,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư của UBND xã Yên Phong
1.2.1 Về tình hình tổ chức công tác văn thư
Bộ phận văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển và bộ mặt của cơ
quan vì đó là đầu mối của giao tiếp là bộ phận đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan. Chính vì vậy, bất cứ
một cơ quan nào dù quy mô lớn hay nhỏ cũng không thể không có bộ phận văn
thư.
Theo quy định của nhà nước thì có loại văn thư: văn thư tập trung và văn

thư hỗn hợp, văn thư phân tán.
Văn thư UBND xã Yên Phong được tổ chức theo mô hình Văn thư tập
trung. Tất cả văn bản đi đến của cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư để quản
lý tập trung thống nhất.
Chủ tịch là người chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác văn thư.
Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp kịp thời,
đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, thực hiện đúng chức năng thâm
quyền của mình không để bị sai sót.
Cán bộ văn thư của Uỷ ban Xã chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc
thực hiện các văn bản của các chi bộ, tổ chức Đảng ủy.
Tổ chức hội nghị tập huấn về công tác văn thư – lưu trữ và phổ biến các
loại văn bản pháp luật của nước.
7


Văn phòng được bố trí cạnh phòng làm việc của Chủ tịch để thuận lợi cho
công việc.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Giúp Uỷ ban nhân dân xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc
và theo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó,tổng hợp báo cáo tình hình
kinh tế - xã hội, tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân xã trong việc chỉ đạo và thực
hiện.
Giúp Uỷ ban nhân dân dự thảo văn bản trình cấp có thẩm Quyền, làm báo
cáo gửi lên cấp trên.
Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu
báo cáo thống kê theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức xã.
Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,
nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND hoặc cấp trên có
thẩm quyền giải quyết.
Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND cho công

việc của UBND.
Giúp Ủy ban nhân dân về công tác thi đua khen thưởng ở xã.
Giúp Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện nghiệp vụ công
tác bầu cửđại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật và công tác
được giao.
Thực hiện trình ký các giao dịch hành chính trực tiếp với Chủ tịch UBND
xã, đặc biệt các văn bản có liên quan đến yếu tố người nước ngoài,
Quản lý cán bộ, công chức và người Lao động, quản lý tài chính tài sản
của văn phòng HĐND và UBND xã theo quy định. Quản lý số cán bộ chuyên
môn được UBND xã giao trách nhiệm ở các lĩnh vực công tác.
Tổ chức in ấn, sao chụp các văn bản do cơ quan ban hành và cơ quan khác
ban hành nhanh chóng chính xác
Tiếp nhận và giải quyết những yêu cầu của tổ chức công dân theo nhiệm
cụ, quyền hạn được giao.
Tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành, các đơn vị, xóm, thôn, làm
báo cáo HĐND và UBND xã.
Văn thư xã có những nhiệm vụ cụ thể sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản
đến; trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; giúp Chánh Văn
phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi,
8


đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người
có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký, làm
thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; sắp xếp,
bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; quản lý sổ sách và cơ sở dữ
liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho
cán bộ, công chức, viên chức; bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức
và các loại con dấu khác.

1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Văn phòng có 01 Cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư do Chủ tịch
UBND xã bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quyết định của pháp
luật.
Công chức văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND xã về các công việc
mà Chủ tịch UBND xã giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của
UBND và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

9


CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA
UBND XÃ YÊN PHONG
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác văn thư
Hiện nay, văn bản quản lý, chỉ đạo ở xã chưa có quyết định ban hành.
Như chúng ta đã biết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơ quan
phải ban hành, để thuận tiện cho công tác văn thư.
Như vậy, văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư có vai trò rất quan
trọng đối với cơ quan. Vì thế mà các cơ quan chưa ban hành thì cần phải có văn
bản và ban hành kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo được thuận lợi hơn trong
công tác văn thư. Nếu có văn bản, quản lý chỉ đạo thì cán bộ trong cơ quan sẽ
nắm rõ được nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện đúng theo nguyên tắc
đã đề ra.
Công tác văn thư có nội dụng phức tạp, nhiều công tác mang tính khoa
học và kỹ thuật cao, Cán bộ làm công tác văn thư chỉ là Cán bộ bán chuyên trách
do không đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu mà công việc đề ra. Do vậy hàng
năm có nhiều lớp bồi dưỡng ngắn hạn do UBND xã Yên Phong tổ chức thực
hiện theo sự chỉ đạo chung của UBND huyện Ý Yên, phục vụ cho việc nâng cao
trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ bán chuyên trách làm công tác văn thư.

Hình thức tổ chức văn thư cơ quan theo cơ chế tập trung. Có ý nghĩa là
toàn bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại một nơi,
một vị trí của cơ quan hay làm việc nói chung của UBND - đó là Văn phòng
Thống kê
2.1.2 Công tác soạn thảo văn bản
Việc Soạn thảo văn bản do Công chức Văn phòng- thống kê trực tiếp soạn
thảo, đó là chủ yếu là những văn bản hành chính thông thường như: Công văn,
Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, quyết định…… văn bản bao gồm nhiều yếu tố
cấu thành nên nó được viết ở nhiều vi trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ
chữ được quy định chặt chẽ đúng tình tự, thể thức theo quy định của pháp luật

10


hiện hành nhằm đảm bảo cho các văn bản có tính pháp lý, thể hiện quyền lực
của văn bản.
2.1.3 Quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho
cơ quan và thủ trướng cơ quan nắm được thành phần, nội dung và tình hình
chuyển giao tiếp nhận giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong
hoạt động hàng ngày của cơ quan.
* Quản lý văn bản đi
Soạn thảo văn bản đi:
+ Đối với văn bản thường:
Cán bộ được phân công tiến hành soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm
về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc
nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
+ Đối với văn bản mật
Cán bộ đề xuất mức độ ban hành văn bản mật và soạn thảo văn bản theo
nội dung yêu cầu và thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản chịu trách nhiệm

về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc
nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
+ Duyệt văn bản thảo
Văn phòng thực hiện soát xét nội dung, thể thức văn bản và ký nháy vào
góc phải mục chức vụ của người có thẩm quyền ban hành văn bản sau khi văn
bản được chỉnh sửa
Duyệt, ký văn bản
Lãnh Đạo Cơ quan xem xét nội dung, hình thức văn bản và ký; nếu không
đạt yêu cầu, chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản để chỉnh sửa.
Chữ ký của người có thẩm quyền ở văn bản phải rõ ràng; không dùng bút
chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
Làm thủ tục ban hành
Sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển qua
Văn thư; Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, vào sổ văn bản đi,
11


đối với văn bản thường; vào sổ văn bản đi và đối với văn bản mật làm các thủ
tục ban hành nếu đúng thể thức quy định.
Gửi văn bản đi
+ Đối với văn bản thường:
Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định bằng
đường bưu chính (các đơn vị ngoài ngoài ngành), qua mạng văn phòng điện tử
(các đơn vị trong xã hoặc đơn vị có kết nối văn phòng điện tử với UBND)
+ Đối với văn bản mật:
Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định và đảm
bảo. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo đúng quy định
riêng của ngành bưu điện
Ngoài bì thư có đóng dấu (ký hiệu) theo đúng mức độ yêu cầu của văn bản
Lưu hồ sơ

Sau khi đăng ký và làm thủ tục ban hành. Bộ phận chuyên môn có trách
nhiệm lưu giữ 01 bản chính (Văn thư sẽ chuyển qua văn phòng điện tử cho
phòng ban soạn thảo và các phòng liên quan (nếu có), Công chức văn thư lưu
giữ bản gốc.
* Việc quản lý văn bản đi của UBND xã Yên Phong rất rõ ràng, chính
xác, kịp thời, an toàn bí mật. Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung song
số lượng văn bản đi ban hành còn quá ít. Sổ đăng ký văn bản đi gọn gàng, sạch
sẽ, dễ hiểu.
* Quản lý văn bản đến
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Đối với văn bản thường:
+ Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản, vào sổ Văn bản đến theo biểu, đồng
thời scan văn bản nhập vào văn phòng điện tử quản lý văn bản đến, đối với văn
bản đến được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải
kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản... và sau đó
chuyển cho Lãnh đạo UBND xử lý văn bản đến.
12


+ Văn bản có dấu "khẩn", "thượng khẩn" phải được ưu tiên bóc bì ngay và
trình lãnh đạo cơ quan giải quyết kịp thời.
+ Văn bản trên bì thư ghi rõ tên người nhận thì chuyển thẳng cho người đó.
+ Mọi văn bản đến đều được đóng dấu “ĐẾN” ở lề bên trái, phía trên
trang đầu của văn bản, bằng mực đỏ; vào Sổ văn bản đến, trình lãnh đạo cơ quan
xem xét, chỉ đạo thực hiện.
- Đối với văn bản mật:
+ Văn bản ở bì có dấu chỉ mức độ “mật”, “tuyệt mật” thì cán bộ văn thư
bóc bì thư, vào sổ văn bản đến “mật” sau đó chuyển lãnh đạo cơ quan xem xét,
chỉ đạo thực hiện (không thực hiện scan văn bản)

Xem xét chỉ đạo thực hiện :
lãnh đạo cơ quan trực tiếp xử lý văn bản đến bút phê văn bản để phân
phối văn bản đến các phòng, đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính xử lý văn bản.
Chuyển văn bản
Cán bộ văn thư nhận văn bản đến từ lãnh đạo xã để photo nhân bản, khi
photo xong Văn thư chuyển cho các phòng và đơn vị, cá nhân theo chỉ đạo của
lãnh đạo xã Các phòng và đơn vị, cá nhân ký nhận văn bản tại Sổ chuyển giao
của Văn thư
2.1.4 Quản lý con dấu:
Con dấu được giao cho Công chức văn phòng – thống kê có trách nhiệm,
có trình độ chuyên môn giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và
đóng dấu.
Không được tự tiện mang dấu theo người.
Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giải, sử dụng con dấu không quy
định. Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành chính.
Nghiêm cấm việc đóng dấu khống.
2.2 Hoat động nghiệp vụ
2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Việc soạn thảo văn bản do từng cấp chuyên môn phụ trách các ngành trực
tiếp soạn thảo, ngoài ra văn thư cũng soạn thảo một số nghị quyết, quyết định,
13


thông báo của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân. Văn bản bao gồm rất nhiều
yếu tố cấu thành nên nó được viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết phông
chữ, cỡ chữ được quy định chặt chẽ đúng trình tự, thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo cho các văn bản có tính pháp lý, thể hiện
quyền lực của văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước khi tiến hành

soạn thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo gồm: chuẩn bị bản thảo văn bản, duyệt bản thảo,
in(nhân bản), trình ký văn bản.
* Sơ bộ xác định vấn đề:
+ Mục đích ban hành văn bản;
+ Thời gian ban hành văn bản;
+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản;
+ Đối tượng giải quyết trong văn bản;
+ Hậu quả tác động của văn bản.
Căn cứ để xác định: yêu cầu giải quyết công việc( yêu cầu của vấn đề cần
giải quyết hay yêu cầu của cơ quan)
+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải qyết văn bản.
Nội dung xác định:
+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
+ Xác định thời gian ra văn bản.
Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn bản
cần được soạn thảo. Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn được
loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền ban hành
văn bản của cơ quan. Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể, việc chọn loại
văn bản thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải quyết công việc đạt
hiệu quả, đúng mục đích.
Căn cứ để xác định tên loại văn bản:
+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan;
+ Nội dung cảu văn bản cần giải quyết;
14


+ Mục đích, yêu cầu ra văn bản.
Nội dung công việc:
+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại

văn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng.
+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn.
Thu thập thông tin
Có 3 loai thu thập thông tin cần thu thập: thông tin tiến bộ và thông tin
nguyên tắc và thông tin thức tế.
+ Cơ sở thu thập: căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích giải
quyết công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản.
+ Nội dung công việc: dựa vào thông tin thu thập được. do vậy đòi hỏi
thông tin thu thập được phải nhiều và chính xác. Có như vậy thì văn bản ban
hành ra mới có tính khả thi, đáp ứng được yêu cầu của vấn đề đặt ra.
Phương pháp viết văn bản: viết bằng tay và đánh máy vi tính.
Duyệt bản thảo
Thể thức văn bản theo hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính của thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ ban
hành.
Sau khi văn bản được duyệt người soạn thảo phải đọc lại văn bản lần cuối
để hoàn thiện về mặt thể thức và chuyên văn thư để ghi số ngày tháng năm, soát
lại văn bản, trình ký và phát hành văn bản.
* Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản.
- Chủ tịch UBND là người có quyền ký và ban hành văn bản quan trọng
có liên quan đến nhiều lĩnh vực, các báo cáo tại các buổi họp
- Chủ tịch ban hành các văn bản như: nghị quyết, nghị định, báo cáo, kết
quả, chỉ thị, kế hoạch .
- Trường hợp chủ tịch đi vắng thì phó chủ tich ủy quyền ký thay vào các
văn bản trên.

15


Nhìn chung UBND xã Yên Phong đã thực hiện đúng quy định của Nhà

nước về trật tự thủ tục ban hành cũng như thẩm quyền ban hành văn bản, để
đảm bảo giá trị pháp lý cũng như hiệu lực khi cơ quan ban hành.
Các loại văn bản được UBND xã ban hành
Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định,Nghị quyết(HĐND ban hành)
Văn bản hành chính: (văn bản cá biệt, văn bản thông thường)
Văn bản chuyên ngành:
Văn bản mật:
Văn bản lưu chuyển nội bộ
Bản sao văn bản:
*Trong những năm gần đây UBND xã Yên Phong đã ra những văn bản: thông
báo, tờ trình, quyết định, báo cáo, công văn, quyết định, kế hoạch dưới đây là số
liệu những văn bản được phát hành trong những năm gần đây:
Bảng biểu thống kê số lượng văn bản của UBND xã trong những năm gần đây

Năm
2013

2014

2015

2016

Báo cáo

23

14

11

16

Quyết định

43

85

46

58

Thông báo

49

68

74

30

Công văn

10

13

8

20

Tờ trình

36

74

55

20

Kế hoạch

5

15

08

02

Tên văn bản

=> Các văn bản do HĐND và UBND ban hành đều để thi hành chủ
chương chính sách phát triển kinh tế của xã.
2.2.1.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Các văn bản do UBND ban
hành đều theo quy định của nhà nước:

16


Văn bản hành chính:Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về việc
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,
Văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của
Bộ Nội vụ-Văn phòng Chính phủ: Thông tư liên tịch Hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản
2.2.2 Công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản
2.2.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi
a. Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số ngày tháng
năm của văn bản
- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: văn bản được ban hành
phải có đầy đủ nội dung và thể thức văn bản, và thể thức của văn bản phải được
làm theo hướng dẫn của Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về việc
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,
- Ghi số ngày tháng năm:
+ Ghi số:
Áp dụng hình thức đánh số riêng
Văn bản hành chính: Căn cứ vào số lượng văn bản ban hành hành trong 1
năm để lự chọn phương pháp đánh số cho phù hợp.
Văn bản quy phạp pháp luật: có thể lựa chọn cách đánh số chung đối với
văn bản quy phạm pháp luật và Quyết định cá biệt
Văn bản mật: có hệ thống số riêng
+ Ghi ngày tháng năm văn bản:là ngày văn thư phát hành văn bản trong đó:
Văn bản quy phạm pháp luật: sau 5 ngày kể từ ngày văn bản thông qua ký
ban hành
Văn bản hành chính: kể từ ngày ký
b.Đăng ký văn bản đi: là việc ghi chép cập nhập những thông tin cần
thiết về văn bản như: số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, tên loại văn bản,

trích yếu nội dung, nơi nhận và những thông tin khác vào sổ hay cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản trên máy tính để quản lý và tra tìm văn bản.
Tất cả các loại văn bản do HĐND và UBND ban hành ra và gửi đi phải
được đăng ký, mục đích của việc đăng ký là nhằm quản lý văn bản đi tránh mất
mát, thất lạc phục vụ cho việc điều tra tìm khi cần thiết.
Đăng ký văn bản là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển
giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện nay việc đăng ký văn bản đi
17


thường áp dụng hai hình thức.Đăng ký truyền thống và đăng ký bằng máy vi
tính.
- Hình thức đăng ký văn bản:
+ Đăng ký truyền thống (bằng sổ): căn cứ vào số lượng văn bản ban hành
và căn cứ vào phương pháp đánh số trong văn bản để lựa chọn lập sổ văn bản đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Số ký
hiệu
văn
bản

Ngày
tháng
văn bản

Tên loại
trích yếu
nội dung
văn bản

Người
ký

Nơi nhận
văn bản

Đơn vị nhận
bản lưu văn
bản

Số
lượng
bản

Ghi
chú

+ Đăng ký hiện đại (bằng cơ sở dữ liệu trên máy)
b. Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật khẩn nêú có
- Nhân bản: Văn thư là người nhân bản, văn bản đi được nhân bản theo
đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận văn bản và phải đúng thời gian
quy định. Đối với việc nhân bản văn bản mật thì: in sao văn bản phải đảm bảo ở
nơi an toàn, bí mật, văn bản sao phải được đảm bảo như văn bản gốc, in đúng số
lượng theo quy định nếu in thừa thì phải hủy ngay lập tức, không dùng máy in
có nối mạng để in sao văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật khẩn nếu có
Văn thư là người trực tiếp đóng dấu lên văn bản
Dấu chỉ đóng lên văn bản có chữ ký hợp lệ của Chủ tịch, phó chủ tịch
Dấu đóng lên các văn bản do UBND xã ban hành
Đóng dấu phải rõ ràng ngay ngắn, đúng mầu mực, đóng lên 1/3 chữ ký

về bên trái
Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải văn bản, không đóng quá
5trang văn bản,
Dấu treo đóng trùm lên một phần tên cơ quan
Không đóng dấu khống chỉ.
Đóng dấu mật khẩn nếu có
c. Làm thủ tục phát hành và chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành:
18


Lựa chọn bì
Trình bày bì
Đóng dấu mật khẩn và các dấu khác lên bì
- Chuyển phát văn bản đi
+ Các hình thức chuyển phát văn bản:
Trực tiếp trong các cơ quan khác;
Trực tiếp trong nội bộ;
Qua bưu điện;
Gửi qua gmail, Fax;
 Khi các cơ quan nhận văn bản thì phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn
bản, đảm bảo công tác chặt chẽ trong chuyển giao văn bản.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản:
Ngày chuyển

Số ký hiệu văn bản

Nơi nhận văn bản

Ký hiệu

Ghi chú

d. Lưu văn bản đi
- Lưu 2 văn bản:
+ bản gốc: lưu tại văn thư để lập thành tập lưu
+ Bản chính: lưu tại các đơn vị soạn thảo để lập thành hồ sơ công việc
Cách sắp xếp bản lưu ở Văn thư:
+ sắp xếp theo số thứ tự
+ kết hợp với thời gian ban hành văn bản
Căn cứ vào số lượng văn bản, căn cứ vào phương pháp đánh số để lựa
chọn cách sắp xếp và lập tập lưu theo tháng, quý, năm: ở UBND xã thì lựa chọn
tập lưu theo quý.
- Tất cả các bản lưu ở văn thư được đóng dấu, sắp xếp, biên mục theo một
trật tự nhất định.
2.2.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đến
a. Tiếp nhận văn bản:
- Tiếp nhận văn bản
+ Công chức văn phòng thống kê là người tiếp nhận văn bản
+ Không bóc bì trong trường hợp sai địa chỉ, hoặc đã bị bóc bì
19


+Phân loại văn bản đến UBND:
Thứ nhất: phải đăng ký và loại không phải đăng ký: sách, báo, tạp chí, tư
liệu tham khảo, chuyển trực tiếp đến các đơn vị có liên quan; Thứ 2: phải đăng
ký;
- Bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận , các văn bản được phân loại sơ và xử lý như sau:
Loại không bóc bì: gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn

thể trong cơ quan, tổ chức. các bì văn bản gửi đích danh người nhận được văn
thư chuyển giao cho nơi nhận, các văn bản mật.
Loại văn bản do văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản đóng dấu ký hiệu các độ mật.
Những bì có đóng các dấu khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời
Đối chiếu số,ký hiệu,số lượng văn bản ghi ngoài bì với thành phần tương
ứng của văn bản qua nhân viên bưu điện, cần soát lại tránh để sót văn bản.
Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu gửi, khi nhận xong phải ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lai văn
bản.
Đối với đơn, thư kiếu nại tố cáo vào những văn bản cần được kiểm tra,
xác minh một điềm gì đó hoặc những loại văn bản mà ngày nhận cách quá xa
ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để ;làm bằng
chứng
-Đóng dấu đến, ghi số ngày tháng đến lên văn bản
Đóng dấu đến với tất cả các văn bản gửi đến UBND
Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ
những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định
cụ thể của cơ quan tổ chức như các hóa đơn , chứng từ kế toán...
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến
, ghi số đến ngày đến. Đối với Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu đến ngày
đến, đối với văn bản đến chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có
thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến.
20


Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì
không phải đóng dấu đến mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách
nhiệm theo dõi, giải quyết.
Dấu đến được đánh rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký

hiệu(đối với các loại văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung(đối với
công văn ) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày tháng năm ban hành văn
bản.
Mẫu dấu đến

Tên cơ quan, tổ chức
ĐẾN
Số:
Ngày:
CHUYỂN :
LƯU HỒ SƠ SỐ:
b.Đăng ký văn bản đến
- Căn cứ vào số lượng văn bản để lập các sổ đăng ký văn bản đến;
- Các văn bản được đăng ký ở văn thư: các văn bản gửi đến; các văn bản
mật(lập sổ riêng)

21


Mẫu sổ đăng ký văn bản đến

Ngày
đến

Số
đến

Tác
giả

Số ký
hiệu

Ngày
tháng

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Tên loại văn
bản và trích
yếu nội dung
(6)

Đơn vị và
người
nhận
(7)

Ký
nhận

Ghi

chú

(8)

(9)

Khi đăng ký văn bản đến phải ghi đầy đủ nhưng thông tin cơ bản của văn
bản tài liệu, đòi hỏi, không trùng lặp không bỏ sót,không viết bằng bút chì, bút
mực đỏ, không viết tắt các từ, cụm từ không thông dụng, mỗi văn bản chỉ đang
ký một lần, hình thức đăng ký công văn, văn bản, tài liệu đến của cơ quan bằng
sổ đăng ký văn bản đến
Việc cập nhập văn bản bằng máy vi tính được thực hiện theo hướng dẫn
sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc do Trung
tâm tin học tỉnh cung cấp.
Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng chính xác, khi nhập văn bản
vào sổ theo dõi văn bản cần nhập vào đúng mục ký hiệu của văn bản
Đối với văn bản mang tính bí mật nhà nước thì văn thư phải vào một sổ
theo dõi riêng.
c. Trình văn bản đến
Sau khi đã vào sổ đăng ký văn bản đến, phải sắp xếp theo từng loại để
Chủ tịch UBND xem xét, văn bản đến ngày nào, thì phân phối ngay trong ngày
hôm đó,chậm nhất là đến sáng hôm sau.đối với công văn khẩn, hỏa tốc, mời họp
thì phải phân phối ngay sau khi nhận được.
Chủ tịch UBND căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch, công tác
được giao cho các đơn vị, cá nhân cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo
giải quyết Và thời hạn giải quyết văn bản.
Đối với văn bản có liên quan tới nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì cần phải
xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, nhưng đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời
hạn giải quyết của mỗi cá nhân, đơn vị.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết(nếu có) của người

có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào

22


sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư hoặc vào các trường hợp tương ứng
trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn
bản.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến
Ngày tháng gửi

Số ký hiệu

Số lượng bì

Nơi nhận

Ký nhận và

văn bản

gửi văn bản

văn bản

văn bản

đóng dấu

(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính,
ngoài giờ hành chính là 60 phút. Văn bản mật thì thêm cột “mức độ mật” trong
mẫu chuyển giao văn bản và người nhận phải ký vào sổ.
Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận,
Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và
nhận văn bản ký nhận, đối với văn bản đến đóng dấu thượng khẩn và hảo tốc thì
cần ghi rõ thời gian chuyển.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,
Cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu Đến, ghi số và ngày tháng đến( số đến và
ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận Fax, văn bản chuyển qua
mạng.
- Văn bản đến không lưu ở văn thư
d. Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến
Trách nhiệm đối với việc giải quyết văn bản đến UBND: Chủ tịch UBND
cho ý kiến
Người giải quyết văn bản là: Công chức chuyên trách, các bộ phận có liên
quan
Trách nhiệm theo dõi tiến độ việc giải quyết văn bản: Chủ tịch, Văn thư
Khi văn bản được giải quyết xong thì lưu lại tại: Văn thư và các bộ phận
chuyên môn.
2.2.2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

23