THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC

SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lí Hành chính Nhà nước
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm bởi
đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thong qua các văn bản – Tài
liệu
Làm tốt các công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công
việc nhanh chóng, chính xác , đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ , mỗi lĩnh vực đều
được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước có sự phát triển để phù hợp. Với vai trò
quan tọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và
Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương chính sách ngày càng
hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong
mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”
nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai , nắm vững lý thuyết đã được học để vận
dụng vào thực tế.Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên đi
thực tập tại các cơ quan .
Được sự quan tâm giúp đỡ của cán bộ nhân viên Huyện Ủy Lạng Giang em đã
được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng Huyện Ủy Lạng Giang kể từ ngày 20/3/2017
đến ngày 16/4/2017, trong thời gian này bản thân em đã cố gắng nỗ lực không ngừng
học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng

trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã được học .
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cán bộ, chuyên viên Văn thư đã tận tình
hướng dẫn, chỉ bảo em giúp tôi thêm kiến thức về chuyên môn, trau dồi trình độ
nghiệp vụ và các kỹ năng mềm khác .
Có thể nói đợt thực tập đã giúp em cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiến thức của
mình, trưởng thành hơn sau khi đi thực tập ở cơ quan.
Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm 2017
Sinh viên
Nguyễn Thị Khánh Linh

SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

2

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
NỘI DUNG
CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức.
1.1.1. Lịch sử hình thành của Huyện ủy Huyện Lạng Giang :
Huyện nằm ở phía Bắc huyện Bắc Giang, phía bắc giáp huyện Hữu Lũng Lạng Sơn, phía tây là huyện Tân Yên - Yên Thế, phía nam là thành phố Bắc Giang và
huyện Yên , phía đông giáp xã Bảo Sơn, Thanh Lâm, Phương Sơn của huyện Lục
Nam.
Huyện có diện tích 239,8 km² và dân số là 191.048 người (năm 2010). Huyện
Lạng Giang gồm 21 xã và 2 Thị trấn là thị trấn Vôi và thị Trấn Kép. Toàn huyện có
một xã có người dân tộc thiểu số là xã Hương Sơn. Huyện lỵ là thị trấn Vôi nằm
trên Quốc lộ 1A, cách thành phố Bắc Giang 10 km về hướng Đông Bắc.

Huyện ủy Huyện Lạng Giang là cơ quan lãnh đạo của Đảng bộ huyện giữa hai
kỳ đại hội, có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện các mặt công tác của Đảng bộ huyện và hệ
thống chính trị trong huyện theo đúng quy định của Điều lệ Đảng, Hiến pháp, pháp
luật.
1.1.2. Chức năng của Huyện ủy Huyện Lạng Giang :
- Là cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ mà trực tiếp, thường xuyên là Ban
Thường vụ và Thường trực Huyện uỷ trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo,
chỉ đạo, phối hợp hoạt động các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ; là trung tâm
thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện uỷ.
- Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của Huyện uỷ và bảo đảm cơ sở vật chất
cho các hoạt động của Huyện uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ và các cơ
quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ.
1.1.3. Nhiệm vụ của Huyện ủy Huyện Lạng Giang:
* Nghiên cứu, đề xuất:
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

3

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy xây dựng, tổ
chức thực hiện chương trình công tác và Quy chế làm việc của Huyện ủy.
- Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng cấp uỷ.
* Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát:
- Theo dõi, đôn đốc các tổ chức đảng, các cấp uỷ trực thuộc Huyện uỷ thực
hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định.
- Hướng dẫn, phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác tài
chính và công nghệ thông tin cho cấp ủy cơ sở và các cơ quan Đảng trực thuộc

Huyện ủy.
- Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng đảng phí ở các tổ chức cơ sở đảng.
* Thẩm định, thẩm tra:
- Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình Huyện uỷ, Ban
thường vụ, Thường trực Huyện uỷ về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban
hành và thể thức văn bản.
- Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan thẩm định nội dung đề án, văn bản
thuộc lĩnh vực kinh tế- xã hội, nội chính khi được Thường trực, Ban Thường vụ
Huyện uỷ giao trước khi trình Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện uỷ.
* Phối hợp:
- Các ban xây dựng đảng, cơ quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổng kết về công
tác của Huyện uỷ.
- Các cơ quan liên quan xây dựng, tổ chức thực hiện, sơ kết, tổng kết và sửa
đổi, bổ sung Quy chế làm việc của Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện uỷ.
- Các cơ quan liên quan xây dựng, theo dõi việc thực hiện chủ trương, chế độ,
nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của Huyện uỷ; nắm tình hình trong khối nội
chính, báo cáo kịp thời Thường trực Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy.
- Các cơ quan, ban, ngành, MTTQ và các đoàn thể nhân dân huyện tham mưu
giúp Huyện ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ chỉ đạo kiểm tra, giám sát, sơ
kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế... của
cấp uỷ cấp trên và của Huyện uỷ về công tác xây dựng Đảng, kinh tế - xã hội, quốc
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

4

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
phòng, an ninh, nội chính...

* Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao:
- Là đầu mối giúp Thường trực Huyện uỷ xử lý công việc hằng ngày; phối hợp,
điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ phục vụ lãnh đạo,
chỉ đạo của Huyện uỷ.
- Tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp của Huyện uỷ, Ban Thường vụ,
Thường trực Huyện uỷ; phối hợp phục vụ các hội nghị, cuộc họp của các ban, cơ
quan thuộc Huyện uỷ; tham gia tổ chức phục vụ đại hội đại biểu Đảng bộ huyện.
- Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực
Huyện uỷ, Ban Thường vụ và Huyện uỷ; cung cấp thông tin cho các cấp uỷ cơ sở, cơ
quan, tổ chức ở huyện theo quy định.
- Theo dõi, đôn đốc các cấp uỷ cơ sở, cơ quan, tổ chức có liên quan ở huyện
thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất.
- Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi.
- Tiếp nhận và xử lý đơn, thư đến Huyện uỷ; tham mưu, theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết một số đơn, thư được Thường trực Huyện uỷ giao; phối hợp với các cơ
quan chức năng tổ chức tiếp công dân.
- Tổng hợp tình hình thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định,
quy chế của cấp uỷ cấp trên và của Huyện uỷ; hoạt động của các cấp uỷ, cơ quan
đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp huyện để báo cáo với
Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ.
- Quản lý tài liệu lưu trữ của Huyện uỷ và của Văn phòng Huyện uỷ; giúp Thường
trực Huyện uỷ chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công văn, lưu trữ của
cơ quan đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội ở cấp huyện và cơ sở
theo quy định của cấp trên. Tổ chức triển khai, ứng dụng và quản lý công nghệ thông tin
trong các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ và tổ chức cơ sở đảng trực thuộc; thực
hiện công tác cơ yếu theo quy định.
- Là chủ sở hữu tài sản của Huyện uỷ theo sự uỷ quyền của Ban Thường vụ
Huyện uỷ. Bảo đảm điều kiện vật chất, tài chính phục vụ hoạt động của Huyện uỷ,
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

5

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ và các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện
uỷ theo phân công, phân cấp.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao.
1.1.4. Quyền hạn của Huyện ủy Lạng Giang
1.1.4.1. Trách nhiệm và quyền hạn của Huyện ủy
a.

Quyết định quy chế làm việc; chương trình công tác toàn khóa của Huyện ủy, quy chế

b.

làm việc của Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy.
Quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng về công tác xây dựng Đảng,
chính quyền, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội, quốc phòng, an

c.

ninh.
Xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc;
Nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh; Nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện ; các chương
trình, kế hoạch thực hiện nghị quyết của Ban Chấp hành Trung ương, nghị quyết, chỉ
thị của Bộ Chính trị, Ban Bí thư và của Tỉnh ủy mà theo yêu cầu phải đưa ra Huyện
ủy thảo luận hoặc Ban Thường vụ Huyện ủy thấy cần đưa ra hội nghị Huyện ủy để

d.

thảo luận.
Triệu tập đại hội đại biểu Đảng bộ huyện, chuẩn bị văn kiện Đại hội và nhân sự
Huyện ủy khóa mới. Căn cứ quy định của trung ương và hướng dẫn của Tỉnh ủy,
quyết định số lượng ủy viên Ban Thường vụ Huyện ủy, Ủy viên Ủy ban Kiểm tra
Huyện ủy. Bầu Ủy viên ban Thường vụ, Bí thư, các phó bí thư Huyện ủy; bầu Ủy ban
Kiểm tra Huyện ủy và Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy. Lấy phiếu tín nhiệm

e.

đối với các đồng chí Ủy viên Ban Thường vụ Huyện ủy.
Thảo luận, cho ý kiến về các nội dung: Quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội;
kế hoạch đầu tư công trung hạn, tình hình thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm của
huyện 5 năm và hàng năm; quy hoạch phát triển cụm công nghiệp, quy hoạch phát
triển đô thị; báo cáo về tình hình kinh tế - xã hội, xây dựng cơ bản, chương trình mục
tiêu quốc gia, dự đoán ngân sách nhà nước và công tác an ninh – quốc phòng 6 tháng,
01 năm; tình hình, kết quả hoạt động của Ban Thường vụ Huyện ủy; tình hình lãnh
đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật và hoạt động của
Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy hàng quý, 6 tháng, 01 năm. Những nội dung lớn có liên
quan đến đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của đông đảo nhân dân; vấn đề mới về cơ
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

6

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
chế, chính sách và một số vấn đề quan trọng khác về kinh tế - xã hội mà Ban Thường

f.

vụ Huyện ủy thấy cần báo cáo Huyện ủy bàn, quyết định.
Trình Ban Thường vụ Tỉnh ủy nhân sự giới thiệu ứng cử các chức danh: Bí thư, Phó
Bí thư Huyện ủy, Chủ tịch Hội đồng nhân dân (HĐND), Chủ tịch Ủy ban nhân dân
(UBND) huyện; nhân sự bổ sung Ủy viên Ban Chấp hành Đảng bộ huyện (Huyện ủy
viên) . Tham gia ý kiến về nhân sự Ủy viên Ban Thường vụ Huyện ủy, Chủ nhiệm
UBKT Huyện ủy; Phó chủ tịch HĐND, UBND Huyện, trước khi Ban Thường vụ
Huyện ủy đề nghị Ban Thường vụ Tỉnh ủy giới thiệu để HĐND huyện bầu. Đề nghị
Ban Thường vụ Tỉnh ủy quyết định cho rút khỏi Ban Chấp hành Đảng bộ huyện và

g.

các chức danh do Huyện ủy bầu thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý.
Xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và quyết định kỷ luật Đảng theo quy định của

h.

Điều lệ Đảng.
Cho ý kiến về việc điều chỉnh địa giới hành chính cấp xã; thành lập đơn vị hành
chính xã, thị trấn.
1.1.4.2. Trách nhiệm, quyền hạn của Ban Thường vụ Huyện ủy.
a. Nghe, cho ý kiến về các nội dung chuẩn bị trình Huyện ủy, HĐND Huyện.
b. Triệu tập hội nghị Huyện ủy, hội nghị cán bộ.
c. Cụ thể hóa và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Trung ương, Tỉnh ủy và
nghị quyết của Huyện ủy. Thay mặt Huyện ủy lãnh đạo, kiểm tra toàn diện các mặt
công tác của Đảng, chính quyền, Mặt trân Tổ quốc và toàn thể chính trị - xã hội ở địa
phương. Thay mặt Huyện ủy báo cáo các mặt công tác định kỳ và đột xuất với Ban
Thường vụ Tỉnh ủy; thông báo cho chi, đảng ủy cơ sở các nội dung theo quy định.
Định kỳ báo cáo với Huyện ủy những công việc Ban Thường vụ Huyện ủy đã giải

quyết.
d. Quyết định chương trình công tác hàng năm của Ban Thường vụ Huyện ủy;
kế hoạch lãnh đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát hàng năm trong
Đảng bộ huyện.
e. Về công tác tổ chức bộ máy và cán bộ :
- Phân công công tác đối với các đồng chí Ủy viên Ban Thường vụ Huyện ủy,
Huyện ủy viên. Quyết định phân cấp quản lý tổ chức bộ máy và cán bộ.
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

7

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Nhận xét, đánh gía cán bộ; phê duyệt quy hoạch, quyết định bổ nhiệm, bố trí,
đề bạt; luân chuyển, tiếp nhận, điều động, miễn nhiệm, giới thiệu cán bộ ứng cử, khen
thưởng, kỷ luật đối với cán bộ diện Ban Thường vụ Huyện ủy quản lý gồm: trưởng,
phó các cơ quan, phòng, ban, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội
huyện; trưởng ban, các phó trưởng ban của HĐND huyện; Ủy viên UBND huyện; bí
thư, phó bí thư đảng ủy, chủ tịch, phó chủ tịch HĐND, UBND các xã, thị trấn.
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch cán bộ diện Ban Tường vụ Huyện
ủy quản lý; quy hoạch Ban Chấp hành Đảng bộ huyện; các chức danh chủ chốt
Huyện ủy, HĐND, UBND huyện.
- Trao đổi ý kiến với Đảng đoàn Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị - xã
hội tỉnh và Ban Thường vụ Tỉnh đoàn trước khi giới thiệu cán bộ bầu giữ chức danh
cấp trưởng và ngành công tác tại huyện; việc quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, luân
chuyển, nhận xét, đánh giá đối với cán bộ lãnh đạo, quản lý các cơ quan, ngành dọc
của tỉnh đóng trên địa bàn mà tổ chức đảng trực thuộc Huyện ủy; bổ nhiệm, bổ nhiệm
lại thẩm phán Tòa án nhân dân Huyện

- Lãnh đạo công tác đánh giá phân loại tổ chức đảng, đảng viên; công tác phát
triển tổ chức cơ sở đảng và đảng viên. Quyết định bổ sung cấp ủy viên cơ sở, chỉ định
bí thư, phó bí thư cấp ủy cơ sở; chia tách, thành lập mới, chuyển giao các chi, đảng
bộ cơ sở.
- Chuẩn bị nhân sự để Huyện ủy xem xét, đề nghị Ban Thường vụ Tỉnh ủy giới
thiệu ứng cử các chức danh: Bí thư, Phó Bí thư Huyện ủy, Chủ tịch HĐND, UBND
huyện; giới thiệu nhân sự bổ sung Huyện ủy viên; bầu bổ sung Ủy viên Ban Thường
vụ Huyện ủy, Ủy viên Uyr ban Kiểm tra Huyện ủy, Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra
Huyện ủy. Chuẩn bị nhân sự Phó Chủ tịch HĐND, UBND huyện đề nghị Ban
Thường vụ Tỉnh ủy giới thiệu để HĐND huyện bầu .
- Định hướng nhân sự đại hội đại biểu ( hoặc đại hội đảng viên ) các chi, đảng
bộ cơ sở; Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội huyện.
- Cho ý kiến về công tác chuẩn bị, duyệt báo cáo chính trị và nhân sự cấp ủy
trình đại hội của các chi, đảng bộ cơ sở.
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

8

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Quyết định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chưcbộ máy và mối quan hệ
công tác của các cơ quan chuên trách tham mưu, gius việc Huyện ủy; của Mặt trận Tổ
quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội huyện theo quy định của trung ương.
- Khi xét thấy cần thiết, ban hành quy chế phối hợp hoạt động giữa các cơ
quan, tổ chức trong hệ thống chính trị của huyện.
- Xét khen thưởng đối với tổ chức đảng, đảng viên; xem xét giải quyết khiếu
nại, tố cáo và quyết định kỷ luật theo quy định của Điều lệ Đảng.
f. Về kinh tế - xã hội:

- Cho ý kiến về: Dự toán thu, chi ngân sách nhà nước, dự kiến phân bổ ngân
sách nhà nước; kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm từ nguồn vốn ngân sách
của địa phương.
- Cơ chế hỗ trợ phát triển trên các lĩnh vực kinh tế , xã hội, văn hóa, giáo dục, y
tế, thể thao
- Xây dựng mới, điều chỉnh, bổ sung các quy hoạch thuộc thẩm quyền cấp
huyện.
- Việc thành lập các cụm công nghiệp; điều chỉnh diện tích các cụm công
nghiệp của huyện.
- Chủ trương đầu tư xây dựng các trung tâm thương mại; siêu thị; khu đô thị
mới; khu; điểm du lịch; một số dự án đầu tư từ ngân sách, đầu tư theo hình thức PPP.
- Cho chủ trương về các cuộc vận động lớn có huy động vốn của nhân dân
ngoài ngân sách; các quỹ sử dụng ngân sách.
g. Nghe các báo cáo và cho ý kiến về:
- Những công việc Thường trực Huyện ủy giải quyết hàng tháng; tình hình
kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng và sự điều hành của UBND huyện 6 tháng, 1
năm; kết quả lãnh đạo, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm, kiểm tra, giám sát,
thi hành kỉ luật trong Đảng bộ huyện hàng quý, 6 tháng, 01 năm; tình hình chấp hành
pháp luật và hoạt động của các cơ quan tư pháp trên địa bàn huyện hàng năm; các cơ
chế chính sách lien quan đến đông đảo nhân dân.
- Việc quản lý, sử dụng biên chế ( biên chế được giao, hợp đồng ) của các cơ
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

9

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
quan, phòng, ban, ngành huyện; các xã, thị trấn; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc

UBND huyện.
- Việc chia, tách, sát nhập, thành lập mới các cơ quan, phòng, ban, ngành của
huyện theo hướng dẫn của Trung ương và của tỉnh
h. Chỉ đạo phương hướng giải quyết đối với các vụ án phức tạp liên quan đến
an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn huyện, quan hệ đối ngoại và việc
truy cứu trách nhiệm hình sự của các cơ quan pháp luật đối với cán bộ thuộc diện Ban
Thường vụ Huyện ủy quản lý theo quy định tại Chỉ thị số 15-CT/W, ngày 07-7-2007
của Bộ Chính trị về sự lãnh đạo của Đảng đối với các cơ quan bảo vệ pháp luật trong
công tác điều tra, xử lý các vụ án và công tác bảo vệ Đảng.
j. Chỉ đạo thí điểm, rút kinh nghiệm những vấn đề mới và quan trọng trong
công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện ủy. Tổ chức chỉ đạo điểm, tổng kết những vấn
đề quan trọng về lý luận và thực tiễn trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo để tổ chức thực
hiện tốt các chỉ thị, nghị quyết đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính
sách pháp luật của Nhà nhước.
k. Đề nghị với cấp trên nghiên cứu sửa đổi những chủ trương, chính sách…
không phù hợp.
m. Báo cáo kết quan lãnh đạo, chỉ đạo trước Huyện ủy tại hội nghị gần nhất.
Hàng năm, tổ chức tự kiểm điểm tập thể và cá nhân các đồng chí Ủy viên Ban
Thường vụ theo chế độ tự phê bình.
n. Ban Thường vụ Huyện ủy ủy quyền cho Thường trực Huyện ủy thực hiện
một số công việc cụ thể.
1.1.4.3. Trách nhiệm, quyền hạn của Thường trực Huyện ủy.
a. Giúp Ban Thường vụ Huyện ủy chỉ đạo chuẩn bị và tổ chức thực hiện quy
chế làm việc, chương trình công tác toàn khóa của Huyện ủy; xây dựng và tổ chức
thực hiện chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của Ban Thường vụ Huyện ủy
và chương trình, kế hoạch kiểm tra, giám sát hàng năm của cấp ủy; chỉ đạo, kiểm tra
chuẩn bị các nội dung ( báo cáo, đề án, phương án, dự thảo nghị quyết, kết luận,…)
trình hội nghị Huyện ủy và hội nghị Ban Thường vụ Huyện ủy; chỉ đạo chuẩn bị nội
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

10

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
dung làm việc với các cơ quan Trung ương và của tỉnh khi đến thăm, làm việc tại địa
phương.
b. Triển khai thực hiện và kiểm tra các cấp, các ngành thực hiện các chỉ thị,
nghị quyết, quyết định của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy của Tỉnh ủy và
Trung ương.
c. Chỉ đạo giải quyết những công việc hàng ngày của Đảng bộ, những vấn đề
đột xuất nảy sinh giữa hai kỳ họp của Ban Thường vụ Huyện ủy. Chỉ đạo việc chuẩn
bị chất vấn tại Hội nghị Huyện ủy theo quy định; gợi ý kiểm điểm đối với tổ chức
đảng, cán bộ, đảng viên khi cần thiết; thực hiện các quy định về minh bạch tài sản thu
nhập; việc lấy phiếu tín nhiệm đối với các đồng chí Ủy viên Ban Thường vụ Huyện
ủy theo quy định. Quyết định chuyển đảng chính thức, phát thẻ đảng, chấp thuận
đơn,xóa tên trong danh sách đảng viên.
d. Thay mặt Ban Thường vụ Huyện ủy giải quyết những công việc theo sự chỉ
đạo của Tỉnh ủy và những công việc được Ban Thường vụ Huyện ủy ủy quyền, cụ
thể:
- Về xây dựng văn bản:
+ Chỉ đạo xây dựng và ban hành kế hoạch nghiên cứu,quán triệt , triển khai các
nghị quyết , chỉ thị của Trung ương, của tỉnh ủy (trừ kế hoạch thực hiện nghị quyết
đại hội) các báo cáo sơ kết, tổng kết theo yêu cầu của các ban, cơ quan của Tỉnh ủy .
+ Cho ý kiến vào báo cáo trình tại đại hội của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn
thể chính trị - xã hội huyện
- Về công tác tổ chức, cán bộ:
+ Cho ý kiến về công tác cán bộ: bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, giới thiệu cán bộ ứng
cử các chức danh diện Ban Thường vụ Huyện ủy quản lý.

+ Cho ý kiến việc bổ nhiệm, luân chuyển, điều động lãnh đạo quản lý ở các
đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND huyện ( hiệu trưởng, phó hiệu trưởng
các trường: mầm non, tiểu học, phổ thông cơ sở, trung học cơ sở…) chủ trương về
tuyển dụng công chức cấp huyện, cấp xã; kiện toàn cấp trường, phó Mặt trận Tổ quốc
và các đoàn thể ở xã, thị trấn.
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

11

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Quyết định thẩm tra những cán bộ thuộc diện Ban Thường vụ Huyện ủy quản
lý khi có vấn đề phải xem xét về lịch sử chính trị và chính trị hiện nay theo quy định
của Bộ Chính trị để đưa ra Ban Thường vụ Huyện ủy xem xét, kết luận.
+ Hiệp y về đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng… đối
với cán bộ là cấp trưởng, phó của một số cơ quan trực thuộc tỉnh đóng trên địa bàn
theo quy định về phân cấp quản lý cán bộ.
+ Quyết định tiếp nhận, điều động, công nhận hết thời gian thực tập đối với
công chứ, viên chức trong biên chế khối Đảng, đoàn thể chính trị - xa hội huyện; cho
nghỉ công tác để hưởng chế độ hưu đối với cán bộ diện Ban Thường vụ Huyện ủy
quản lý; nâng lương trước thời hạn và thường xuyên, hưởng thụ cấp chức vụ lãnh
đạo, thâm niên vượt khung, nâng mức phụ cấp thâm niên vượt khung theo quy định
phân cấp quản lý cán bộ.
+ Chỉ đạo xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy và hoạt động của các cơ quan
Đảng, chính quyền, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân. Giới thiệu nhân sự
diện Ban Thường vụ Huyện ủy quản lý tham gia ban chấp hành các đoàn thể, các tổ
chức ngành dọc ở tỉnh.
+ Chỉ đạo công tác bảo vệ, chăm sóc sức khỏe và chính sách cán bộ theo chế

độ, chính sách; tổ chức tang lễ đối với cán bộ diện Ban Thường vụ Huyện ủy tham
mưu định kỳ tổ chức kiểm tra, khám sức khỏe cho các đối tượng diện Ban Thường vụ
Huyện ủy quản lý, các đồng chí nguyên bí thư, phó bí thư, chủ tịch, phó chủ tịch
HĐND, UBND huyện đã nghỉ hưu trên địa bàn.
- Về quản lý tài chính, ngân sách:
+ Cho ý kiến về chủ trương vay vốn đầu tư phát triển.
+ Việc sử dụng số thu vượt dự toán ngân sách huyện hàng năm.
+ Việc sử dụng ngân sách dự phòng của huyện .
+ Việc sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước bổ sung ngoài dự toán đã được
phê duyệt hàng năm ( cấp bổ sung ngân sách nhà nước ngoài dự toán được giao từ 50
triệu đồng trở lên ).
+ Việc mua sắm tài sản, trang thiết bị cho các cơ quan, đơn vị bằng nguồn ngân
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

12

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
sách nhà nước từ 100 triệu đồng trở lên .
+ Chủ trương chi từ các nguồn vốn sự nghiệp của huyện (Giáo dục đào tạo,
Lao động, thương binh – xã hội; giao thông; nông nghiệp, kiến thiết thị chính, thị tứ;
công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; đo đạc bản đồ, cấp giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất; môi trường, trợ giá…).
+ Chủ trương hỗ trợ các chương trình mục tiêu quốc gia.
- Về đầu tư và thu hút đầu tư.
+ Các dự án đề nghị kêu gọi đầu tư và việc triển khai thực hiện các dự án theo
hình thức BT, BOT, BTO, PPP,… trên địa bàn huyện.
+ Chủ trương về các dự án đầu tư, sản xuất kinh doanh phi nông nghiệp trên

địa bàn.
+ Chủ trương thu hồi đất hàng năm, xây dựng cơ sở hạ tầng để chuyển mục
đích sử dụng đất sang giao đất thông qua đấu giá quyền sử dụng đất.
+ Chủ trương đầu tư xây dựng mới; cải tạo, sửa chữa các công trình đầu tư xây
dựng cơ bản của huyện và các xã, thị trấn ngoài danh mục đầu tư xây dựng đầu năm.
+ Chủ trương chấp thuận các dự án đầu tư vào đại bàn.
- Về công tác nội chính, an ninh, quốc phòng, đối ngoại.
+ Cho ý kiến về chương trình công tác và đánh giá kết quả công tác hàng năm
của các cơ quan nội chính của huyện; các vấn đề đột xuất có liên quan đến an ninh
trên địa bàn, nhất là an ninh chính trị, tôn giáo, dân tộc; các vụ án nghiêm trọng, phức
tạp có liên quan đến an ninh chính trị, đối ngoại hoặc còn có ý kiến khác nhau giữa
các cơ quan tư pháp… theo quy định của Bộ Chính trị. Chỉ đạo xử lý đơn, thư khiếu
nại, tố cáo của công dân liên quan đến cán bộ diện Ban Thường vụ Huyện ủy quản lý
và những đơn, thư nhiều người ký tên có biểu hiện phức tạp. Phối hợp chặt chẽ với
Đảng ủy Quân sự huyện lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, quân sự
địa phương.
Những công việc được ủy quền trên, nếu có vấn đề phức tạp hoặc xét thấy cần
thiết, Thường trực Huyện ủy xin y kiến Ban Thường vụ Huyện ủy quyết định. Trong
phạm vi được ủy quền, các ý kiến chỉ đạo của Thường trực Huyện ủy có hiệu lực như
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

13

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
quyết định của Ban Thường vụ Huyên ủy.
Kết quả giải quyết công việc giữa hai kỳ họp của Ban Thường vụ Huyện ủy và
các công việc được Ban Thường vụ Huyện ủy ủy quyền, Thường trực Huyện ủy phải

báo cáo Ban Thường vụ Huyện ủy trong phiên họp gần nhất.
e. Thực hiện chế độ giao ban định kỳ :
- Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND huyện giao ban hàng tuần.
- Thường trực Huyện ủy giao ban với lãnh đạo các cơ quan thuộc khối nội
chính mỗi quý một lần.
- Thường trực Huyện ủy giao ban với trưởng các cơ quan chuyên trách tham
mưu, giúp việc Huyện ủy, Trung tâm Bồ dưỡng Chính trị, Ủy ban MTTQ và các đoàn
thể chính trị - xã hội huyện mỗi tháng một lần.
- Thường trực Huyện ủy giao ban với cấp ủy cơ sở mỗi tháng một lần.
- Thường trực Huyện ủy giao ban với bí thư đảng ủy các xã, thị trấn mỗi quý
một lần.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Huyện Lạng Giang :
* Quy chế số 43- QC/VPHU
- Căn cứ Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam;
- Căn cứ Quy định số 220-QĐ/TW, ngày 27/12/2013 của Ban Bí thư Trung
ương, Đảng quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy cơ quan chuyên
trách tham mưu, giúp việc Huyện ủy;
- Căn cứ Quy chế làm việc của Huyện ủy khóa XX (sửa đổi, bổ sung);
- Căn cứ Quyết định số 591-QĐ/HU,ngày 24/04/2014 của ban thường vụ
Huyện ủy về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy cơ quan chuyên trách tham
mưu, giúp việc huyện ủy;
Quy định số 220-QĐ/VPHU, Quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ
máy cơ quan Văn phòng Huyện ủy

SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

14

Lớp: CĐ VTLT 14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.1.4.1. Về tổ chức bộ máy, biên chế:
1. Lãnh đạo Văn phòng Huyện ủy gồm : Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh
Văn phòng
* Chánh Văn phòng:
- Là người đứng đầu cơ quan Văn phòng Huyện ủy, chỉ đạo, quản lý, điều
hành, kiểm tra, đôn đốc mọi hoạt động của Văn phòng Huyện ủy .
- Ký thừa lệnh Ban Thường vụ Huyện ủy một số thông báo, giấy mời, công văn
chỉ đạo,… theo sự phân công của Thường trực Huyện ủy; được yêu cầu các cơ quan,
ban, ngành, MTTQ và các đoàn thể chính trị - xã hội huyện cung cấp thông tin cần
thiết cho việc theo dõi, nắm tình hình phục vụ công tác lãnh đạ, chỉ đạo và tổ chức
thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, kết luận của Huyện ủy.
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các đồng chí Phó Chánh Văn phòng; chỉ đạo,
kiểm tra, đôn đốc các Phó Chánh Văn phòng trong việc thực hiện các chương trình,
kế hoạch công tác của Văn phòng.
- Triệu tập, chủ trì, kết luận các cuộc họp của cơ quan.
- Trực tiếp chỉ đạo việc xây dựng dự thảo chương trình công tác, quy chế làm
việc của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy; tham mưu giúp cấp ủy tổ chức thực
hiện chương trình, kế hoạch công tác, quy chế làm việc. Chỉ đạo xây dựng các báo
cáo do Văn phòng Huyện ủy chủ trì. Chỉ đạo triển khai thực hiện nhiệm vụ đột xuất
do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy giao.
- Đề nghị những vấn đề tài chính, tài sản của các cơ quan tham mưu giúp việc
Huyện ủy theo nhiệm vụ được giao để Thường trực Huyện ủy hoặc Ban Thường vụ
Huyện ủy quyết định. Được ủy quyền là chủ tài khoản ngân sách của Huyện ủy theo
Quy chế làm việc của Ban Chấp hành Đảng bộ Huyện.
- Xử lý các văn bản gửi đến Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy, Thường trực
Huyện ủy.
* Phó Chánh Văn phòng :
- Tham gia thảo luận, quyết định các vấn đề thuộc trách nhiệm của tập thể lãnh

đạo Văn phòng. Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc ở
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

15

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
lĩnh vực được phân công phụ trách và các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao;
báo cáo kịp thời với Chánh Văn phòng tình hình thực hiện nhiệm vụ và những vấn đề
quan trọng thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, những vấn đề phát sinh.
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, chuyên viên triển khai thực
hiện các nhiệm vụ được phân công; biên tập, chỉnh lý các dự thảo văn bản; tham gia ý
kiến thẩm định nội dung các văn bản do các cơ quan khác chủ trì soạn thảo trình
Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy.
- Theo dõi nắm tình hình trên lĩnh vực phụ trách để kịp thời phản ánh, kiến
nghị với Chánh Văn phòng hoặc Thường trực Huyện ủy những vấn đề xét thấy cần
thiết hoặc khi có yêu cầu .
- Chỉ đạo chuẩn bị tài liệu, bài phát biểu, dự thảo kết luận phục vụ hội nghị; dự
các cuộc họp của Ban Thường vụ Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy giải quyết những
vấn đề thuộc lĩnh vực được phân công theo dõi và những cuộc họp khác theo sự phân
công của đồng chí Chánh Văn phòng .
- Tham gia công tác tiếp dân theo quy định; tham mưu với Thường trực, Ban
Thường vụ Huyện ủy lãnh đạo, chỉ đạo công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công .
2. Các bộ phận chuyện môn, nghiệp vụ gồm :
+ Bộ phận tổng hợp
+ Bộ phận hành chính, quản trị
+ Bộ phận cơ yếu- công nghệ thông tin

+ Bộ phận kế toán, thủ quỹ
+ Bộ phận văn thư – lưu trữ
+ Bộ phận lái xe, tạp vụ, bảo vệ.
3. Biên chế : Từ 11 đến 13 người.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
1.2.1. Chức năng của Lưu trữ Huyện ủy:
Lưu trữ Huyện ủy đặt trong Văn phòng Huyện ủy, có chức năng : giúp Chánh
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

16

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Văn phòng tham mưu cho Ban Thường vụ và Thường trực Huyện ủy chỉ đạo, hướng
dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các chi, đảng bộ, cơ quan, ban, ngành, MTTQ
và các đoàn thể chính trị - xã hội huyện; giao nộp tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở Tỉnh ủy.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Lưu trữ Huyện ủy:
* Giúp Chánh văn phòng Huyện ủy tham mưu chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ
văn thư , lưu trữ đối với các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy, Trung tâm Bồi
dưỡng Chính trị, MTTQ và các đoàn thể chính trị - xã hội Huyện; các chi đảng ủy cơ
sở, cụ thể:
a. Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn
thư, lưu trữ của các cơ quan lãnh đạo Đảng và các cơ quan lưu trữ cấp trên; soạn thảo
các văn bản của Huyện ủy, Văn phòng Huyện ủy về công tác văn thư và lưu trữ; đồng
thời, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các văn bản đó.
b. Hướng dẫn, tổ chức tập huấn ghiệp vụ; trực tiếp kiểm tra và phối hợp với

các đoàn của Phòng Lưu trữ Tỉnh ủy kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư, lưu trữ
đối với các cơ quan tham mưu giúp việc Huyện ủy , Trung tâm bồi dưỡng Chính trị,
MTTQ và các đoàn thể chính trị - xã hội huyện, các chi, đảng ủy cơ sở.
c. Kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các cơ quant ham
mưu, giúp việc Huyện ủy ; các chi, đảng ủy cơ sở ( trừ Đảng ủy Quân sự, Công an
Huyện và đảng ủy các xã, thị trấn), Trung tâm Bồi dưỡng chính trị, MTTQ và các
đoàn thể chính trị - xã hội huyện vào lưu trữ Huyện ủy.
* Thu thập tài liệu đến thời hạn nộp lưu của các cơ quan tham mưu, giúp việc
Huyện ủy, Trung tâm Bồi dưỡng Chính trị, MTTQ và các đoàn thể chính trị xã hội
huyện; các chi, đảng ủy cơ sở ( trừ Đảng ủy Quân sự, Công an Huyện và đảng ủy các
xã, thị trấn ).
a. Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ Huyện ủy
- Tài liệu Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện .
- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Huyện ủy: Tài liệu hội nghị
Ban Chấp hành, hội nghị Ban thường vụ Huyện ủy, hội nghị cán bộ do Huyện ủy
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

17

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
triệu tập; tài liệu do Huyện ủy ban hành, tài liệu của các đồng chí lãnh đạo , chủ chốt
của Huyện ủy; tài liệu của các cơ quan, ban, ngành, các chi, đảng ủy cơ sở và các cá
nhân gửi đến.
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tham mưu giúp
việc Huyện ủy, Trung tâm Bồi dưỡng Chính trị, MTTQ và các đoàn thể chính trị - xã
hội huyện, các chi, đảng ủy cơ sở ( Trừ Đảng ủy Quân sự, Công an Huyện và đảng ủy
các xã, thị trấn ).

b. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu:
- Quý I hàng năm, các cơ quan tham mưu giúp việc Huyện ủy giao nộp hồ sơ,
tài liệu có giá trị lưu trữ ( được xác định thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên) đã giải
quyết xong của năm trước vào lưu trữ Huyện ủy trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày
công trình được quyết toán. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài
liệu đã đến hạn nộp lưu theo quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng
đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu
trữ Huyện ủy. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm,
kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
- Trung tâm bồi dưỡng chính trị, MTTQ và các đoàn thể chính trị - xã hội
huyện, các chi, đảng ủy cơ sở giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Huyện ủy sau khi
kết thúc nhiệm kì hoạt động, thời hạn không quá 3 tháng.
c. Thủ tục giao nộp và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
- Chuẩn bị giao nộp:
+ Trước ngày 31/12 hàng năm, Văn phòng Huyện ủy gửi thông báo tiếp nhận
hồ sơ, tài liệu của năm trước để các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy chuẩn bị
hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ Huyện ủy; ban hành kế hoạch tiếp nhận hồ sơ , tài
liệu; chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết để bảo quản hồ sơ, tài liệu khi
tiếp nhận về kho lưu trữ Huyện ủy.
+ Các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy chuẩn bị hồ sơ, tài liệu theo
đúng tiêu chuẩn để giao nộp vào Lưu trữ Huyện ủy.
+ Ngay sau khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động, Trung tâm Bồi dưỡng Chính trị,
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

18

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

MTTQ và các đoàn thể chính trị - xã hội huyện ; các chi, đảng ủy cơ sở chuẩn bị hồ
sơ, tài liệu theo đúng tiêu chuẩn để giao nộp vào lưu trữ Huyện ủy.
- Tiếp nhận:
+ Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu bên giao và bên nhận có trách nhiệm kiểm tra,
đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu giao nộp với thực tế mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp.
+ Lưu trữ Huyện ủy lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Biên bản được làm
thành 02 bản có chữ ký của người giao, người nhận và xác nhận của Chánh văn
phòng Huyện ủy, bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản.
- Báo cáo kết quả giao nộp và tiếp nhận :
Sau mỗi đợt tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cán bộ làm công tác lưu trữ Huyện ủy có
trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng Huyện ủy xây dựng báo cáo kết quả giao nộp hồ
sơ tài liệu của các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy, Trung tâm Bồi dưỡng
Chính trị, MTTQ và các đoàn thể chính trị - xã hội huyện ; các chi, đảng ủy cơ sở gửi
Ban Thường vụ Huyện ủy, Văn phòng Tỉnh ủy .
* Chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ của Huyện ủy
a. Trực tiếp kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của tài liệu, kiểm tra biên mục bên
trong và thứ tự văn bản trong từng hồ sơ, đơn vị bảo quản do các cơ quan tham mưu,
giúp việc Huyện ủy, Trung tâm Bồi dưỡng Chính trị, MTTQ và các đoàn thể chính trị
- xã hội huyện; các chi, đảng ủy cơ sở ( trừ Đảng ủy Quân sự, Công an huyện và đảng
ủy các xã , thị trấn ) giao nộp.
Viết bìa hồ sơ ( có thể chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần ); lập
riêng mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và hồ sơ có thời hạn bảo quản từ
70 năm trở xuống.
Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp ( cặp ) , ghi và dán nhãn hộp ( cặp ) đưa lên giá
b. Tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện, tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Huyện ủy,
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Huyện ủy . Tài liệu sau
khi chỉnh lí phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sua đây : Được phân loại theo nguyên
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

19

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tắc nghiệp vụ lưu trữ , được xác định thời hạn bảo quản; hồ sơ được hoàn thiện và hệ
thống hóa; có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu lưu trữ và danh mục tài liệu hết giá trị.
Lưu trữ Huyện ủy tổ chức việc hủy tài liệu hết giá trị sau khi có quyết định của
Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Huyện ủy và ý kiến thẩm định của Lưu trữ lịch
sử của Đảng ở Tỉnh ủy; hoàn thiện hồ sơ xét hủy tài liệu.
c. Giúp Chánh văn phòng Huyện ủy tham mưu cho Ban Thường vụ Huyện ủy
và Thường trực Huyện ủy tiến hành giải mật tài liệu lưu trữ trước khi giao nộp vào
lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh; hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc
danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
d. Thực hiện việc thống kê công tác văn thư , lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo
hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng và Văn phòng Tỉnh ủy.
e. Giúp Chánh văn phòng Huyện ủy tham mưu cho Ban Thường vụ và Thường
trực Huyện ủy trong việc xây dựng, bố trí kho Lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết
và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu
trữ.
f. Giúp Chánh văn phòng Huyện ủy tham mưu cho Ban Thường vụ và Thường
trực Huyện ủy ban hành quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ Huyện ủy và
quyết định mang tài liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ cấp ủy huyện để sử dụng; chủ động
giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ
đang trực tiếp quản lý.
* Giao nộp tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
của Đảng ở tỉnh .
a. Thời hạn giap nộp hồ sơ, tài liệu :

- Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc, hồ sơ, tài liệu lưu trữ có
giá trị bảo quản vĩnh viễn của Huyện ủy, các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy,
Trung tâm Bồi dưỡng Chính trị, MTTQ và các đoàn thể chính trị - xã hội huyện; các
chi, đảng ủy cơ sở ( trừ Đảng ủy Quân sự, Công an huyện và đảng ủy các xã , thị
trấn ) được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở Tỉnh ủy.
- Trong thời hạn 30 năm kể từ năm công việc kết thúc, hồ sơ, tài liệu lưu trữ có
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

20

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
giá trị bảo quản vĩnh viễn của Đảng ủy Quân sự, Đảng ủy Công an huyện được các
Đảng ủy giao nộp trực tiếp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh.
- Sau khi cán bộ, công chức qua đời, hồ sơ của những cán bộ, công chức trong
các cơ quan, tổ chức Đảng, MTTQ và các đoàn thể chính trị - xã hội huyện thuộc
diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh.
b. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh.
- Trực tiếp lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã
đến hạn nộp lưu để chuẩn bị giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh.
- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
- Lập danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.
c. Tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu và lập công cụ tra cứu ( mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu; cơ sở dữ liệu lưu trữ; danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ
mật ) vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở tỉnh. Biên bản giao nhận hồ sơ , tài liệu và mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lưu vĩnh viễn tại Lưu trữ Huyện ủy.
Viết báo cáo về kết quả giao nộp hồ sơ, tài liệu gửi Thường trực Huyện ủy và
Chánh văn phòng Huyện ủy.

d. Hướng dẫn bộ phận lưu trữ của Đảng ủy Quân sự huyện, Đảng ủy Công an
huyện về công tác chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến thời hạn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử
của Đảng ở tỉnh.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư cơ quan
* Cán bộ văn thư của Huyện ủy Lạng giang :
- Ông Hà Ngọc Tân : Cán bộ Văn thư
+ Quản lý con dấu
+ Quản lý văn bản đi
+ Quản lý văn bản đến
+ Trực tiếp chịu trách nhiệm về các loại các văn bản đến Huyện ủy.

SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

21

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ
QUAN, TỔ CHỨC.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ngoài hoạt động nghiệp vụ thì
hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng, được ví như kim chỉ nam của công tác
Văn thư- Lưu trữ trong cơ quan. Vì vậy, các cơ quan tổ chức nói chung và Chi cục
Văn thư- Lưu trữ nói riêng luôn quan tâm và chú trọng hoạt động quản lý song song
với hoạt động nghiệp vụ.
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ của cơ
quan
Công tác văn thư-lưu trữ của Huyện ủy ngày càng được quan tâm đặc biệt. Đa

số các cán bộ thực hiện công tác này đều có trình độ chuyên môn giỏi, nghiệp vụ
vững vàng, họ đang ở những vị trí quan trọng nhằm đảm bảo công tác văn thư- lưu
trữ của viện đạt hiệu quả tố ưu.
Nhằm đảm bảo tốt công tác này phòng Văn thư- Lưu trữ đã tuân thủ theo các
văn bản hiện hành như :
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác
văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị định sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ,
Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ,
Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ…
Ngoài các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước, để công tác văn thư đi vào nề nếp, thống nhất trong các khâu
nghiệp vụ, từ khi thành lập cho đến nay Chi cục Văn thư- Lưu trữ còn ban hành các
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

22

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
văn bản quy định cụ thể về Công tác văn thư của Chi cục như:
- Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04/09/2013 của UBND tỉnh Bắc
Giang về Quy định công tác Văn thư- Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Giang
- Quyết định số 654/QĐ-SNV ngày 14/10/2015 của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang

về việc Ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực
thuộc Chi cục Văn thư- Lưu trữ
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 và Thông tư số 13/2011/TTBNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội Vụ ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu
của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ Ban hành Quy
chế khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Đối với các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, Chi cục Văn thư- Lưu trữ
luôn thực hiện theo đúng các văn bản chỉ đạo của nhà nước:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13.
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000…
2.1.2 Mô hình ,cách thức tổ chức công tác lưu trữ của Viện khoa học công
nghệ xây dựng
Huyện ủy có phòng lưu trữ riêng và có cán bộ đảm nhiệm công tác này, được
bố trí tham mưu, giúp việc cho Huyện ủy trong hoạt động nghiệp vụ là việc thu thập,
bổ sung tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê
xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
- Tổ chức bộ phận Văn thư lưu trữ là một bộ phận của phòng Văn thư- Lưu trữ
dưới sự điều hành và quản lý của trưởng Phòng.Bộ phận lưu trữ của Huyện ủy gồm 1
cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưu trữ.
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

23

Lớp: CĐ VTLT 14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư
- Công tác văn thư gắn liền với việc hoạt động chỉ đạo điều hành công việc của
cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào
công tác văn thư làm tốt hay không. Vì thế mà công tác Văn thư trong các cơ quan tổ
chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành
chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi
mới.
Thực tế, Huyện ủy huyện Lạng Giang áp dụng hình thức văn thư tập trung.
Mọi văn bản đến và văn bản đi đều tập trung tại lưu trữ cơ quan để làm thủ tục đăng
ký. Sau khi thủ tục đăng ký văn bản vào phần mềm quản lý văn bản đi đến, cán bộ
lưu trữ sẽ trình lãnh đạo cho ý kiến và cuối cùng sẽ nhân bản để chuyển giao tới các
đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
- Nhận thức được vai trò quan trọng của công tác Văn thư trong hoạt động của
cơ quan, Huyện ủy đã có sự quan tâm đúng mức, có biện pháp tổ chức văn thư hợp
lý mang lại hiệu quả cho công tác công văn giấy tờ của cơ quan. Góp phần làm tăng
năng xuất, chất lượng giải quyết công việc và làm tốt công tác Văn thư sẽ tạo điều
kiện tốt cho công tác lưu trữ và các công tác khác của cơ quan.
2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến
Công tác quản lý văn bản đi, đến của Huyện ủy huyện Lạng Giang được thực
hiện theo đúng tinh thần Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012
của Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ.
a.Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Trước hết, các văn bản đi sẽ được cán bộ văn thư kiểm tra lại thể thức, hình
thức và kĩ thuật soạn thảo văn bản.
- Ghi số; ngày tháng năm cho văn bản đi. Mỗi một văn bản đi đều được đánh
một số liên tiếp bằng chữ số Ả Rập. Ngày tháng văn bản được đánh theo ngày tháng

thực tế và theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV.
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

24

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Đăng kí văn bản đi: Việc đăng kí văn bản đi được thực hiện vào phần mềm
quản lý văn bản và điều hành của cơ quan. Cán bộ văn thư nhập các dữ liệu: số, ký
hiệu của văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; người
ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng bản và những điểm đáng
chú ý khác (nếu có) vào phần mềm quản lý văn bản đi.
- Sau khi đăng kí văn bản đi, cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục nhân bản, đóng dấu
cơ quan và các loại dấu mật, khẩn nếu có.
- Chuyển giao văn bản đi: Văn bản đi phải được hoàn chỉnh thủ tục ở bộ phận
văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo.
- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi lưu 02 bản (01 bản lưu tại Văn thư và 01 bản
lưu tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ.
b.Quản lý và giải quyết văn bản đến
Theo nguyên tắc, toàn bộ các văn bản gửi đến Huyện ủy huyện Lạng Giang
đều phải tập trung ở bộ phân Văn thư để làm thủ tục đăng kí sau đó mới chuyển giao
đến các đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
như sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến: Khi văn bản được gửi đến cơ quan cán bộ
văn thư kiểm tra xem văn bản đã gửi đúng cơ quan hay không (nếu không đúng cán
bộ văn thư phải gửi lại hoặc báo người có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến). Bên cạnh
đó, cán bộ văn thư còn kiểm tra mức độ an toàn của văn bản xem bì văn bản có bị

rách, mất hoặc gửi chậm văn bản phải báo ngay cho người có thẩm quyền xem xét và
cho ý kiến.
- Phân loại, bóc bì văn bản: việc phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến,
ngày đến được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Việc phân loại được thực
hiện rất khoa học.
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến: Đối với việc đóng dấu đến cho văn bản,
mỗi văn bản gửi đến cơ quan đều được cán bộ văn thư đóng dấu đến sau đó ghi ngày
tháng năm cho văn bản đến. Dấu đến được đóng ở dưới số kí hiệu và trích yếu nội
SV: Nguyễn Thị Khánh Linh

25

Lớp: CĐ VTLT 14A