THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CẦU TRE

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
A – LỜI NÓI ĐẦU...............................................................................................1
B- NỘI DUNG KIẾN TẬP.................................................................................3
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN
THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG CẦU TRE.......................................3
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CƠ QUAN......................................................................................3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của UBND phường Cầu Tre............................................................................3
1.1.1 Chức năng..............................................................................................3
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Cầu tre................................4
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Cầu tre...........................6
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức................................................7
1.2.1 Chức năng..............................................................................................7
1.2.2 Nhiệm vụ...............................................................................................7
1.2.3 Quyền hạn..............................................................................................8
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI
UBND PHƯỜNG CẦU TRE..............................................................................9
2.1. Hoạt động quản lý....................................................................................9
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về Văn thư – lưu trữ................................9
2.1.2 Quản lý phông lưu trữ UBND phường Cầu tre......................................9
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường..................................................10
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi
đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ...........................................11
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn
thư, lưu trữ của UBND phường....................................................................11
2.1.6. Hợp tác quốc tế...................................................................................12
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.2 Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................12
2.2.1 Công tác quản lý văn bản.....................................................................12
2.2.1.1 Công tác quản lý văn bản đi..............................................................12
2.2.1.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.....................................13
2.2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.............................................14
2.2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu..................................................17
2.2.4 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan....................18
2.2.5 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ................................19
2.2.6 Công tác xác định giá trị tài liệu..........................................................20
2.2.7 Chỉnh lý tài liệu....................................................................................20
2.2.8 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.........................21
2.2.8.1 Công tác thống kê.............................................................................21
2.2.8.2 Công cụ tra tìm tài liệu......................................................................21
2.2.9 Bảo quản tài liệu lưu trữ.......................................................................22
2.2.10 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu....................................................22
CHƯƠNG III : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ........................................................23
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được..................................................................................................23
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ.........24
3.3. Những khuyến nghị................................................................................25
3.3.1 Đối với UBND phường Cầu tre...........................................................25
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường....................................25
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................27
D. PHỤ LỤC......................................................................................................28

SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
A – LỜI NÓI ĐẦU
Trải qua bao nhiêu trở ngại khó khăn, chúng ta đang sống trong một thế
giới mới, thế giới toàn cầu hóa với những thay đổi đa dạng và phức tạp. Trong
dòng chảy toàn cầu đó, Việt Nam cũng đang từng bước chuyển mình để có thế
sánh vai với các quốc gia trên thế giới. Trong giai đoạn đất nước ta đang hội
nhập với nền kinh tế thế giới và là thành viên chính thức của WTO, nền kinh tế
nước ta đang trên đà tăng trưởng với tốc độ cao, để phát triển được mạnh mẽ và
bền vững thì cần phải có sự điều hành quản lý và định hướng của nhà
nước. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng cố gắng của mọi thành viên tham
gia, nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo môi trường cạnh tranh năng
động và cải cách hiệu quả trong quá trình phát triển kinh tế đất nước.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng
đối với tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội. Nó ghi nhận các hoạt động của
cơ quan Đảng và nhà nước, là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông
tin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta
trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội…Vì vậy khoa Văn thư-lưu
trữ đã tổ chức đợt thực tập ngành nghề cho sinh viên năm ba nhằm nâng cao kỹ
năng nghề nghiệp và giúp sinh viên có cơ hội được tiếp xúc, làm sáng tỏ lý
thuyết đã học, bước đầu quen với công việc, trực tiếp vận dụng những kiến thức
đã học vào thực tiễn, có kinh nghiệm vững vàng khi ra công tác. Qua đó là dịp
để sinh viên có thể tập dượt, rèn luyện đạo đức tác phòng nghề nghiệp của một
cán bộ văn thư – lưu trữ trong tương lai. Qua đợt thực tập này sinh viên có thể
kiểm chứng lại những gì đã học được ở trường và biết cách áp dụng những kiến

thức đó vào công việc thực tế một cách nhuần nhuyễn, tích lũy những kinh
nghiệm để phục vụ cho cuộc sống sau này. Đồng thời qua đợt thực tập này là cơ
hội tốt cho sinh viên nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong môi
trường công sở, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, và biết vận dụng những kĩ
năng đã học được vào công tác chuyên môn.
Đối với bản thân em thì thực tập đã giúp em vững vàng hơn trong cả trình
độ chuyên môn, kiến thức công việc cũng như kỹ năng giao tiếp với cán bộ cơ
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

1

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
quan, giao tiếp xã hội. Thực tập đã giúp em lĩnh hội được nhiều kiến thức mới
cũng như tư duy mới, mở rộng và phát huy những gì em đã học được ở nhà
trường thầy cô bạn bè học hỏi được nhiều kinh nghiệm qua những người đi
trước, rèn luyện được đức tính cần thiết cho một cán bộ văn thư trong tương lai.
Không những vậy em còn rút ra được những mặt yếu và điểm mạnh của mình từ
đó rút ra phương hướng phấn đấu tạo thuận lợi cho công tác sau này.
Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại UBND
phường Cầu Tre, quận Ngô Quyền. Ghi lại và đánh giá một cách khách quan
nhất những gì làm được và chưa làm được trong quá trình. Qua đây cho em gửi
lời cảm ơn đến quý thầy cô khoa Văn thư-Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho em thời gian qua để khi bước vào môi
trường công sở em thấy mình trưởng thành tự tin lên nhiều và đã vận dụng tốt
những kiến thức đã học vào công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Cầu
Tre. Và em xin cảm ơn anh Nguyễn Minh Quang, chị Nguyễn Thị Huyền Trang,
chị Nguyễn Thị Xuân- chuyên viên văn thư lưu trữ tại bộ phận Văn phòngThống và tất cả các anh chị cán bộ UBND phường, công chức đang công tác tại

UBND phường Cầu Tre đã tạo điều kiến giúp đỡ và hướng dẫn em làm việc
trong suốt quá trình thực tập.
Do thời gian và kiến thức có hạn, bản thân lại chưa có nhiều kinh
nghiệm từ công việc thực tế nên bài viết không tránh khỏi những sai sót nhất
định, em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của thầy cô cũng như đánh giá
của các thầy cô cùng các cán bộ trong UBND để bài báo cáo của em được phong
phú về lý luận và phù hợp với thực tiễn hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2016
Sinh viên thực hiện

SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

2

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
B- NỘI DUNG KIẾN TẬP
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC
VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG CẦU TRE
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU
TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của UBND phường Cầu Tre
UBND phường Cầu Tre được đổi tên từ Tiểu khu Lạc Viên theo Quyết
định số 83/QĐ-UB ngày 15/01/1981 của UBND Thành phố Hải Phòng; Phường
có diện tích 45,25ha, nằm trên trục đường Đà Nẵng, phía Đông giáp phường
Vạn Mỹ, phía Tây giáp phường Lạc Viên, phía Nam giáp phường Đông Khê,

phía Bắc giáp phường Máy Chai. Phường có số dân 17.000 người, chia thành 10
khu dân cư, 103 tổ dân phố, là một phường đông dân, nhiều đối tượng chính
sách, đối tượng hưởng Bảo hiểm xã hội, gia đình thương binh, liệt sĩ, gia đình
nhiễm chất độc màu da cam..
Hệ thống chính trị của phường ổn định, nội bộ đoàn kết, thống nhất, các
phong trào của địa phương được duy trì, phát triển tốt. Tình hình ANCT - TT
ATXH ổn định, đời sống nhân dân ngày càng được cải thiện; 10/10 khu dân cư
được công nhận khu dân cư văn hoá. Hàng năm các chỉ tiêu KTXH - ANQP đều
hoàn thành kế hoạch quận giao.
Là phường có dân số đông, trên địa bàn hầu hết không có cơ quan, doanh
nghiệp, trung tâm văn hoá, các cửa hàng lớn mà chỉ có một chợ phường loại 3,
có trên 300 hộ kinh doanh buôn bán còn nhỏ lẻ, chủ yếu phục vụ tiêu dùng hàng
ngày cho nhân dân địa phương.
1.1.1 Chức năng
Uỷ ban nhân dân phường Cầu tre nhiệm kỳ 2016 – 2021 là do Hội đồng
nhân dân(HĐND) phường khóa XIV bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng
nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm và báo
cáo các mặt công tác trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và UBND cấp trên.
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

3

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Uỷ ban nhân dân Phường chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã
hội và thực hiện chức trách nhiệm vụ của mình trong công tác quản lý hành

chính nhà nước trên địa bàn phường trong tất cả các lĩnh vực cụ thể như sau:
- Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Thương nghiệp, Giáo dục, Y tế, môi
trường, an toàn thực phẩm…
- Về việc thu chi ngân sách: đúng, đủ, kịp thời các loại thuế và các khoản
thu khác.
- Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
Luật.
- Đảm bảo an ninh chính trị, quản lý hộ tịch hộ khẩu ở phường, quản lý
việc đi lại cư trú của người ngoài địa phương.
- Về công tác thi hành án và giải quyết đơn thư khiếu nại.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ Trung ương tới cơ sở.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Cầu tre
Ủy ban nhân dân phường Cầu tre là một cơ quan hành chính Nhà nước ở
địa phương đại diện cho Nhà nước quản lý mọi lĩnh vực như: Kinh tế, văn hóa,
xã hội, nông nghiệp, thương nghiệp, giáo dục, y tế, môi trường…
-Về kinh tế: Từng bước nâng cao đới sống vật chất và tinh thần các tầng
lớp dân cư, khuyến khích, động viên các tổ chức, đơn vị và từng hộ gia đình tổ
chức sản xuất kinh doanh, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất,
kinh doanh, dịch vụ tăng thu nhập, cải thiện đời sồng. Tích cực huy động các
nguồn lực để huy động để xây dựng, cải tạo cơ sở hạ tầng, từng bước nâng cao
chất lượng, diện mạo đô thị của phường; huy động các nguồn vốn để nhân dân
vay mở rộng sản xuất kinh doanh dịch vụ, phát triển kinh tế gia đình.
Từng năm rà soát, bổ sung và quản lý tốt các hộ kinh doanh dịch vụ
đúng pháp luật, phấn đấu hoàn thành chỉ tiêu ngân sách hàng năm do quận giao.
Tăng cường quản lý các nguồn thu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sản xuất
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

4

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
kinh doanh dịch vụ. Đầu tư, nâng cấp và quản lý có hiệu quả hoạt động của chợ
phường đáp ứng nhu cầu phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn.
-Về xã hội: Thực hiện tốt công tác xã hội hoá các hoạt động Y tế, Giáo
dục, phát triển kinh tế, xoá đói giảm nghèo. Phấn đấu hàng năm giảm tỉ lệ hộ
nghèo từ 10% -> 15%. Tạo điều kiện để giúp các hộ nghèo, hộ khó khăn vay
vốn làm kinh tế. Tiếp tục giảm tỷ lệ tăng dân số tự nhiên, đảm bảo tỷ lệ chung
của quận. Thực hiện tốt công tác DSKHHGĐ, giảm người sinh con thứ 3. Phấn
đấu không để xảy ra dịch bệnh trên địa bàn.
-Về An ninh-Quốc phòng: Giữ vững ổn định về an ninh chính trị - trật
tự an toàn xã hội. Thực hiện có hiệu quả các công tác quốc phòng địa phương
trong tuyển chọn, gọi thanh niên nhập ngũ, xây dựng, huấn luyện lực lượng dân
quân và dự bị động viên, quản lý tốt vũ khí trang bị, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu
cầu, nhiệm vụ được giao. Làm tốt vai trò nòng cốt trong thực hiện các nhiệm vụ
chính trị của phường. Nâng cao chất lượng phong trào toàn dân bảo vệ Tổ quốc,
tấn công truy quét tội phạm, kết hợp chặt chẽ giữa đấu tranh chống tội phạm với
ngăn ngừa tội phạm, chú trọng các biện pháp phòng ngừa. Kiên quyết đấu tranh
phòng chống tham nhũng, lãng phí và các tệ nạn xã hội.
-Về Quản lý đô thị và xây dựng cơ bản: Phối hợp với các ban quản lý
dự án triển khai kịp thời có hiệu quả các dự án được thực hiện trên địa bàn
phường, đồng thời làm tốt công tác tuyên truyền, vận động nhân dân thực hiện
các quyền lợi và nghĩa vụ trong việc thực hiện các dự án trên địa bàn như: Dự án
tuyến T40 thuộc Dự án khu đô thị Ngã Năm sân bay Cát Bi; cải tạo khu nhà cao
tầng đã xuống cấp; Dự án đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng khu đô thị có thu nhập
thấp (khu 9 và khu 10); Dự án mở rộng đường song song với trục đường Đà
Nẵng.

Tích cực tranh thủ các nguồn vốn cho phép để xây dựng cải tạo nâng cấp
đường ngõ, thoát nước, điện chiếu sáng và các công trình phúc lợi công cộng.
Động viên nhân dân tham gia vào việc xây dựng, cải tạo cơ sở hạ tầng theo
phương châm "Nhà nước và nhân dân cùng làm". Thực hiện tốt công tác quản lý
đô thị đặc biệt là quản lý trật tự xây dựng trên địa bàn. Phấn đấu đến năm 2010,
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

5

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tỷ lệ cấp phép xây dựng cho các hộ đủ điều kiện cấp phép là 80%, đến năm 2020
là 100%. Phấn đấu đạt kế hoạch cấp trên giao về cấp giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất.
Trong thời gian tới, Đảng ủy và Chính quyền phường ra sức tập trung phát
triển KT-VH-XH, xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật tốt hơn, nâng cao đời sống
người dân, giữ vững ANTT; đội ngũ cán bộ, đảng viên, công chức sẽ tiếp tục
được đào tạo, rèn luyện về phẩm chất đạo đức, nghiệp vụ, chuyên môn để kịp
thời phục vụ nhân dân trong phường ngày một tốt hơn, thật sự là cầu nối gắn bó
giữa Đảng, chính quyền với nhân dân.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Cầu tre
a. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức
Uỷ ban dân nhân phường Cầu tre do Hội đồng nhân dân cùng cấp gồm có
Chủ tịch, Phó chủ tịch và các ủy viên ủy ban. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là đại
biểu Hội đồng nhân dân. Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các ủy viên Uỷ ban
nhân dân là do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quy định.
Hiện nay trong cơ quan gồm có 28 cán bộ, công chức trong biên chế của
cơ quan, còn lại là hợp đồng, hầu hết các cán bộ được đào tạo với trình độ Đại

học, Cao đẳng, trung học chuyên nghiệp.
b. Cơ cấu tổ chức
Vì là phường loại 1 nên cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân phường Cầu tre
như sau:
- 01 Chủ tịch Ủy ban nhân dân
- 02 Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân: 01 Phó chủ tịch văn xã; 01 Phó chủ
tịch đô thị
- 03 Cán bộ Văn phòng-Thống kê (làm nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ)
- 02 Cán bộ Tài chính – Kế toán: 01 kế toán trưởng; 01 kế toán trả cửa hồ sơ
- 01 Cán bộ dân số
- 03 Cán bộ lao động thương binh xã hội
- 01 Văn hóa thông tin
- 02 Tư pháp – Hộ tịch
- 03 Địa chính: 01 địa chính xây dựng; 01 địa chính làm công tác tiếp
nhận trả hồ sơ xin cấp phép; 01 địa chính về sổ đỏ
- 01 Chỉ huy quân sự
- 07 Quản lý đô thị
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

6

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Qua đây ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa các thành viên trong
UBND phường, các cán bộ này có chức năng tham mưu giúp việc cho Uỷ ban
nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở
phường, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường và cơ quan chuyên môn cấp

quận về lĩnh vực được phân công. Ủy ban nhân dân phường(UBND) Cầu tre đã
và đang thực hiện chính quyền điện tử, rà soát, xây dựng quy trình quản lý và đơn
giản hóa các thủ tục hành chính, chú trọng tới lợi ích của tổ chức và công dân.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
1.2.1 Chức năng
Cán bộ Văn phòng-Thống kê phường Cầu tre có chức năng tham mưu cho
Chủ tịch UBND phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ tại UBND phường, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực
chuyên môn. Không những vậy cán bộ còn có chức năng cung cấp thông tin
phục vụ quản lý và hoạt động của UBND phường và các cơ quan nhà nước ở địa
phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động tổ chức của UBND
phường.
1.2.2 Nhiệm vụ
- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng. Tổ chức họp giao ban
và xếp lịch công tác tuần của cơ quan.
- Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu
lãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
- Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Thẩm tra các đề án, các quyết
định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị
đề án. Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành
được thống nhất.

SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

7

Lớp: CĐ VTLT 14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ
quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn
vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội
nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghi
biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ.
- Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp
UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện.
1.2.3 Quyền hạn
- Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban.
- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của
Uỷ ban.
- Tổ chức công tác tiếp dân.
- Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban
với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”.
- Kiểm tra đôn đốc các phòng, ban chuyên môn cơ quan thuộc UBND
phường thực hiện chương trình kế hoạch công tác của UBND, thực hiện ý kiến
chỉ đạo, giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của
pháp luật.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI
UBND PHƯỜNG CẦU TRE
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về Văn thư – lưu trữ
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

8

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trong suốt quá trình hoạt động, Chánh văn phòng đã tham mưu cho Chủ
tịch UBND ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo hướng dẫn thực hiện công tác
văn thư – lưu trữ trong cơ quan như việc ban hành các văn bản chỉ đạo hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 về công tác văn
thư – lưu trữ. Ngoài ra còn ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo về nghiệp vụ
chuyên môn cho cán bộ chuyên trách lĩnh vực này như văn bản triển khai thực
hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 19/01/2011
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Đặc biệt, Chánh
văn phòng đã tham mưu cho Chủ tịch UBND ra Quyết định số 258/2015/QĐUBND ngày 03/05/2015 về việc ban hành quy chế văn thư lưu trữ , nhằm hướng
dẫn cán bộ. công nhân viên chức trong UBND thực hiện tốt công tác văn thư lưu
trữ của mình.
Để công tác văn thư – lưu trữ đi vào nền nếp và thực hiện có hiệu quả thì
Chủ tịch UBND phường đã giao cho Văn phòng UBND phường xây dựng quy
chế hoạt động, hướng dẫn nghiệp vụ, cử cán cán bộ văn thư phường được tham
gia đầy đủ các lớp tập huấn, phổ biến quán triệt các văn bản mới, đào tạo bồi
dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo kế hoạch tập huấn của UBND
quận phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ chuyên trách
làm công tác văn thư lưu trữ.
2.1.2 Quản lý phông lưu trữ UBND phường Cầu tre
Sau khi kết thúc công việc, các đơn vị phòng ban trong UBND phường
nộp lại các văn bản, hồ sơ liên quan tại phòng văn thư lưu trữ. Cán bộ tại phòng
sẽ kiểm tra và làm thủ tục chuyển toàn bộ tài liệu vào kho lưu trữ trong UBND.
Hồ sơ tài liệu được quản lý tập trung thống nhất, chặt chẽ, tránh tình trạng thất
lạc mất mát tài liệu của cơ quan tổ chức.
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường.
Do điều kiện chưa cho phép nên hoạt động tổ chức nghiên cứu khoa học
và ứng dụng thành tựu KHCN trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức là
chưa có.
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

9

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Công tác văn thư – lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản,
phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành
văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của
cơ quan, tổ chức đơn vị. Do vậy công tác văn thư- lưu trữ trong cơ quan là một
trung tâm diễn ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ và xử lý thông tin.
Trong đó công văn giấy tờ là đối tượng chủ yếu của công tác văn thư, là một
trong những khâu quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động chung của cơ quan.
Vai trò của công tác văn thư – lưu trữ ngày càng được tăng cường trong xã hội
thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày
càng cao và bức thiết. Vì thế công tác văn thư – lưu trữ được tổ chức hợp lý và
tự động hoá các khâu nghiệp vụ được nâng cao chất lượng quản lý. Hiện nay
công tác văn thư – lưu trữ được triển khai như là toàn bộ những công việc liên
quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản, tổ
chức một cách khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp, các tổ chức
chính trị xã hội.
UBND phường đến nay đã được trang bị đầy đủ hệ thống máy vi tính và
nối mạng Internet tại tất cả các phòng ban để khai thác, sử dụng mạng Internet
phục vụ hoạt động, thiết lập thư điện tử. Sử dụng một số phần mềm trong công

tác văn thư phần mềm tra cứu luật Việt Nam. Công tác văn thư tại cơ quan từng
bước đã được chuyển hoá từ chuyền văn bản đi, đến qua đường bưu điện, tra
cứu văn bản qua tài liệu giấy, chuyển đổi thành ứng dụng vào công nghệ thông
tin. Đặc biệt trong năm 2011 cơ quan đã triển khai ứng dụng phần mềm văn
phòng điện tử di động trong cơ quan bước đầu mang lại hiệu quả nhất định. Việc
khai thác có hiệu quả các trang thông tin điện tử, thông tin của UBND phường
và hệ thống thư điện tử của Đảng ủy phường. Kết quả ứng dụng CNTT đã góp
phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý, điều hành và góp phần thực
hiện cải cách hành chính trong tổ chức công đoàn.
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công
tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ.

SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

10

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bộ phận văn thư lưu trữ UBND phường có nhiệm vụ quản lý tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư lưu trữ. Cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên
ngành văn lưu trữ, có kiến thức sâu rộng và làm việc luôn nhiệt huyết hết mình.
Có trách nhiệm tham gia và chấp hành đúng quy định về thực hiện công tác văn
thư lưu trữ trong UBND phường. Hàng năm cơ quan thường tổ chức lớp bồi
dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ hiện đang công tác trong
lĩnh vực văn thư – lưu trữ. Cán bộ ham học hỏi, không ngừng học tập, nâng cao
kiến thức, kỹ năng công vụ, tôn trọng và có trách nhiệm cao trong công việc.
Trong quá trình triển khai thực hiện quy chế, cán bộ đạt được thành tích
xuất sắc, được đề nghị khen thưởng. Việc đánh giá kết quả công tác khi xét thi

đua, khen thưởng có thành tích trong thực hiện các quy chế sẽ được tổ chức vào
dịp cuối năm.
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác
văn thư, lưu trữ của UBND phường.
Về hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế
công tác lưu trữ của cơ quan là đã có tuy nhiên vẫn còn rất hạn chế, bởi việc ban
hành Quy chế về công tác văn thư lưu trữ mới được thực hiện vào cuối tháng 11
năm 2014 nên hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế
công tác lưu trữ mới được manh nha thực hiện, còn trước đó là chưa ban hành
quy chế nên chưa có căn cứ để thực hiện thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm quy
chế.
Cán bộ vi phạm quy chế phải được nhắc nhở, phê bình kịp thời. Nếu cố ý
vi phạm hoặc tái phạm thì tùy thuộc theo mức độ nặng nhẹ để kiểm điểm, chịu
hình thức kỷ luật. Trong trường hợp do không chấp hành quy chế dẫn đến gây
thiệt hại về cả mặt vật chất và các thiệt hại khác thì phải bồi thường.

SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

11

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.1.6. Hợp tác quốc tế
Do điều kiện cơ quan chưa cho phép nên hoạt động hợp tác quốc tế về
công tác lưu trữ là chưa có. Các hoạt động trên đã được UBND phường quan
tâm tới tuy nhiên nó vẫn còn rất hạn chế chưa được sát sao khi thực trạng tài liệu
đang được chất đống, bó gói, rời, lẻ trong kho lưu trữ cơ quan mà tài liệu trong
kho hầu hết là những tài liệu có giá trị (giá trị hiện hành và giá trị lịch sử). Quy

chế số 1272/2014/QĐ- UBND ngày 24/11/2014 của UBND phường về việc ban
hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ phường và hàng loạt các kế hoạch về
công tác văn thư lưu trữ mới đây có kế hoạch số 29/KH-UBND ngày 17/2/2016
của UBND phường về việc thực hiện chỉnh lý, sắp xếp tài liệu các phòng, ban,
đội thuộc UBND phường đưa vào kho lưu trữ và kế hoạch nãy đã và đang được
thực hiện khá là tốt. khi kế hoạch này kết thúc thì khi đó công tác lưu trữ của
UBND phường đã đi vào lề lối, có hệ thống chấm dứt thời kỳ đáng buồn không
nên có đã qua đối với tài liệu lưu trữ.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Công tác quản lý văn bản
2.2.1.1 Công tác quản lý văn bản đi
Văn bản đi tại UBND phường Cầu tre là tất cả các loại văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành. Tất cả các văn bản đó nếu muốn ban hành trước
hết phải đăng kí vào sổ quản lý văn bản đi và đăng ký văn bản đi bằng máy vi
tính sử dụng chương trình quản lý văn bản. Hiện nay tại văn phòng của UBND
phường Cầu tre thì công tác văn thư được áp dụng công nghệ thông tin nên các
khâu nghiệp vụ, giải quyết văn bản đi đến dễ dàng nhanh hơn, thuận tiện hơn.
Việc tiến hành đăng ký bằng sổ công văn đi-đến những thông tin cơ bản nhất để
lưu lại. Việc tổng hợp văn bản tránh được văn bản bị thất lạc và giúp lãnh đạo
nắm bắt được tình hình, tiến độ giải quyết công việc.Yêu cầu chung đối với việc
xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng
dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn
Số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng ll năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước
(nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

12

Lớp: CĐ VTLT 14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Việc quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND phường Cầu tre đã tuân
thủ theo các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý
văn bản đi tại Công văn số 425/VTLNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn
thư lưu trữ Nhà nước.
Quy trình trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đi:
- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số và ngày tháng năm
và nhân bản văn bản.
- Trình kí văn bản.
- Đóng dấu lên văn bản.
- Đăng ký văn bản đi.
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát đi
- Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bản lưu
tại đơn vị soạn thảo).
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định:

Ngày

Số,

Tên loại Người

Nơi

Đơn vị hoặc

Số

Ghi

tháng của

ký

và trích

nhận

người nhận

lượng

chú

văn bản

hiệu

yếu nội

bản lưu

văn

(2)

dung
(3)

(1)

ký

(4)

(5)

(6)

bản
(7)

(8)

2.2.1.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến của UBND phường Cầu tre là tất cả các loại văn bản bao
gồm văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành( kể cả văn bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) đơn,
thư gửi từ cơ quan, tổ chức.
Quy trình trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:
-

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
Phân loại, bóc bì đóng dấu đến, ghi ngày tháng năm văn bản đến.
Đăng ký văn bản đến.
Trình và sao văn bản đến, chuyển giao văn bản đến.
Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo quy định:

SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

13

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Ngày
đến

Số
đến

Tác
giả

Số, ký
hiệu

Ngày
tháng

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Tên loại
và trích
yếu nội
dung
(6)

Mức
độ
Mật

Đơn vị
hoặc
người
nhận
(8)

(7)

Ký
nhận

Ghi
chú

(9)

(10)

Phân phối và chuyển giao văn bản đến : tất cả các văn bản sau khi có ý
kiến phân phối của Chủ tịch UBND thì phải chuyển ngay đến người có trách
nhiệm nghiên cứu, giải quyết, tránh chậm trễ.
2.2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Việc soạn thảo văn bản do cán bộ Văn phòng – Thống kê trực tiếp soạn
thảo, đó là chủyếu là những văn bản hành chính thông thường như : Công văn,
Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, Quyết định ,… Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố
cấu thành nên nó được viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ
chữ được quy định chặt chẽ đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật
hiện hành nhằm đảm bảo cho các văn bản có tính pháp lý, thể hiện quyền lực
của văn bản.
Bảng thống kê số lượng văn bản của Uỷ ban nhân dân trong những năm
gần đây:
Năm

2014

2015

Quyết định

305

414

Công văn

248

324

Thông báo

79

82

Kế hoạch

101

137

Báo cáo

169

179

Tờ trình

39

46

Quy trình soạn thảo bản gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi
và chất lượng gồm các nội dung sau đây:
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

14

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Phân công soạn thảo:
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Đối với những văn bản có nội dung quan trọng, trong trường hợp cần thiết hoặc
pháp luật quy định khi soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thì phải thành lập
Ban soạn thảo (hoặc Tổ soạn thảo).
- Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:
+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản.
Trong đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích? Có mấy mục đích?
tính chất của văn bản? giới hạn của văn bản (nội dung, đối tượng, phạm vi điều
chỉnh)?
+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hình
thức văn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn
bản hóa; căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyền ban
hành của cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp. Trích yếu nội dung
phải ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản.
+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên
quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. Thông tin cần thu thập là các
thông tin pháp lý và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phương
pháp khác nhau. Thông tin cần được thu thập và đầy đủ, xử lí chính xác.

+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc
soạn thảo văn bản thuận lợi. Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự
định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản. Những văn bản
có nội dung quan trọng có thể tổ chức hội thảo thông qua đề cương.
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản theo quy định của nhà nước.
- Viết bản thảo:
Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành
soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xác
định. Ở khâu này phải sử dụng các câu, từ, cụm từ để diễn đạt các ý trong đề
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

15

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
cương nhưng đồng thời vẫn đảm bảo cho văn bản đó tạo thành một thể thống
nhất và trọn vẹn về hình thức cũng như nội dung.
Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày, mục
đích đạt được của văn bản.
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo:
Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp thì có thể đề xuất với
người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức
hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản
thảo.
- Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo.
Bước 3: Duyệt văn bản
- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo.

- Cán bộ Văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ ở cấp xã duyệt thể
thức và thủ tục pháp lí.
- Lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực)
duyệt và ký ban hành. Nếu là văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp
có nhiều vấn đề cần trình kèm theo Hồ sơ trình ký.
Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền của tập thể mà việc thông qua
phải do tập thể thảo luận và quyết định theo đa số) thì việc thông qua do tập thể
quyết định.
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành
- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và
trình ký chính thức.
- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện
thể thức và làm các thủ tục ban hành:
+ Văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;
+ Đóng dấu cơ quan;
+ Làm các thủ tục ban hành;

SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

16

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bản lưu
tại đơn vị soạn thảo).
Chánh văn phòng thực hiện tốt chức năng tổng hợp thông tin và đảm bảo
mọi hoạt động của UBND theo quy định Nhà nước như xây dựng và ban hành

văn bản; kiểm tra các văn bản trước khi trình ký( phải có chữ ký của đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo chịu trách nhiệm về nội dung văn bản và chữ ký của Chánh
văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức của văn bản). Những văn bản sai hoặc
không đúng về nội dung sẽ được gửi lại nơi soạn thảo văn bản chỉnh sửa lại rồi
mới trình Chủ tịch UBND rồi mới được ban hành. Chủ tịch UBND chỉ ký vào
văn bản khi và chỉ khi văn bản đã đầy đủ và chính xác về nội dung cũng như thể
thức và có đầy đủ chữ kỹ tắt, nháy của Chánh văn phòng. Trong trường hợp Chủ
tịch Uỷ ban bận việc có thể ủy quyền cho Phó hoặc một cấp dưới nào đó thừ
lệnh ký.
Văn bản khi đã có chữ ký thì lại được chuyển trở lại văn thư để đóng dấu
ghi sổ, ngày tháng năm của văn bản, đăng kí vào sổ rồi mới được phát hành.
2.2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND phường Cầu tre thực hiện
theo đúng Nghị định số Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Văn thư được giao việc bảo quản và sử dụng
con dấu. Văn thư chỉ đóng dấu lên văn bản khi đã đúng và đầy đủ về mặt thể
thức nội dung, nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ. Ở UBND phường Cầu tre
hiện nay sử dụng những loại dấu như sau:
-

Dấu của UBND.
Dấu chức danh của người có thẩm quyền
Dấu đến.
Dấu tên lãnh đạo.
Quy tắc : Đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái của người có

thẩm quyền.
2.2.4 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Trong UBND phường Cầu tre, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ có ý
nghĩa rất quan trọng, nó nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ,

SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

17

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
giúp UBND quản lý tài liệu được chặt chẽ và tạo điều kiện thuận lợi trong công
tác lưu trữ.
Tại UBND phường Cầu tre có 3 loại hồ sơ:
- Hồ sơ nhân sự: là tập tài liệu về công chức trong UBND. Hồ sơ này do
kế toán trong Uỷ ban nhân dân giữ chứ không phải văn thư giữ.
- Hồ sơ công việc: là tập tài liệu về một công việc nào đó trong cơ quan
khi cần thiết có thể bỏ ra xem và phải quản lý chặt chẽ. Cũng sẽ do bộ phận kế
toán giữ hồ sơ.
- Hồ sơ Đảng viên: là hồ sơ liên quan đến những công chức đã vào Đảng
và do Đảng ủy giữ.
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư khi theo dõi và giải quyết công việc mỗi cá nhân phải
lập hồ sơ về công việc đó. Việc lập hồ sơ nhằm phân loại và quản lý toàn bộ tài
liệu trong UBND phường một cách có khoa học tránh tình trạng nộp lưu tài liệu
vào lưu trữ cơ quan ở dạng bó gói trùng lặp.
Trong UBND thì danh mục hồ sơ là bảng kể tên các hồ sơ mà UBND lập
ra trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập và được xây dựng cho
từng năm, thường lập vào cuối năm trước để kịp sử dụng vào đầu năm. Cuối
năm, đôn đốc lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ.
Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải quyết xong
và đã hết hạn lưu giữ ở phòng vào lưu trữ cơ quan. Hàng năm, các đơn vị, cá
nhân trong cơ quan, tổ chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi

cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó, thống kê tất cả các hồ sơ của đơn vị
mình hoặc những hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc của mình
vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và giao nộp những hồ sơ, tài liệu đó vào
lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn quy định.
2.2.5 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm mục đích bảo đảm đưa vào kho lưu trữ
những tài liệu có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử để bảo đảm và phục vụ yêu cầu
nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu của người đọc.

SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

18

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Hàng năm việc giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của UBND phường đã
được thực hiện tốt, bổ sung các nguồn tài liệu phong phú hơn. Vì vậy công tác
thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là một làm việc làm thường xuyên và
tất yếu. Các cán bộ trong UBND phường có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
- Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức xác định những hồ sơ, tài
liệu cần nộp lưu.
- Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ và lập “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Thành phần tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan:
- Tài liệu hành chính hình thành chủ yếu trong hoạt động của cơ quan
bao gồm các Quyết định, Công văn, Công điện, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình…
trên các mặt sau:
+ Tài liệu tổng hợp của UBND;
+ Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;
+Tài liệu tổ chức, nhân sự;
+ Tài liệu lao động, tiền lương;
+Tài liệu tài chính, kế toán;
+Tài liệu thi đua, khen thưởng;
+Tài liệu pháp chế;
+Tài liệu hành chính, quản trị công sở;
+Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo;
+Tài liệu Xây dựng cơ bản hình thành cũng khá nhiều trong hoạt động
của cơ quan từ các dự án các công trình quan trọng trên địa bàn.
2.2.6 Công tác xác định giá trị tài liệu

SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

19

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động quản lý của cơ quan tổ
chức và cá nhân. Những tài liệu đó phục vụ cho việc giải quyết công việc. Trong
quá trình xác định giá trị tài liệu để đưa những hồ sơ, tài liệu có giá trị để đưa
vào kho lưu trữ cơ quan phục vụ cho việc khai thác, sử dụng cho người đọc.
Những tài liệu không có giá trị hay trùng thừa sẽ được cán bộ lưu trữ làm thủ tục

tiêu hủy. Việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đến số phận của tài
liệu nên đòi hỏi cán bộ văn thư lưu trữ phải chính xác và cẩn trọng, tránh tình
trạng bị mất mát, thất lạc hay tiêu hủy nhầm tài liệu.
Hiện nay cán bộ Văn phòng Thống kê đã tiến hành loại những tài liệu
không có giá trị hay hết giá trị như: giấy mời, bản sao, tài liệu trùng thừa, các
báo cáo tuần, tháng, những tài liệu không có dấu. Những tài liệu được xác định
giá trị trong công tác văn thư được thực hiện ngay từ khi lập danh mục hồ sơ cho
cơ quan và chủ yếu là lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ.
2.2.7 Chỉnh lý tài liệu
Trong quá trình thực tập tại UBND phường, em cũng đã được trực tiếp
tham gia công tác chỉnh lý tài liệu tại cơ quan. Toàn bộ tài liệu được đưa ra
chỉnh lý, phân loại đều được cán bộ lưu trữ lập kế hoạch và lập phương án chỉnh
lý khoa học. Việc lập hồ sơ và phân loại tài liệu cần phải được thực hiện lựa
chọn một phương án cụ thể.
Tuy nhiên công tác này được thực hiện vẫn còn khá ít do điều kiện kinh
phí chưa cho phép; do thiếu nguồn nhân lực để chỉnh lý, một cán bộ lưu trữ
không thể chỉnh lý hết khối tài liệu từ khi thành lập tới nay được, mà hàng năm
lại hình thành thêm rất nhiều tài liệu không chỉ của một phòng, ban mà rất nhiều
phòng, ban chuyển tới sau một năm giải quyết công việc. Thêm vào đó là các tài
liệu khi nộp lưu vào lưu trữ là chưa được lập hồ sơ đang để rất rời lẻ, chưa theo
một hệ thống nào khiến cho cán bộ làm lưu trữ không xoay sở kịp.
Tính tới thời điểm hiện tại thì cơ quan đã chỉnh lý và lập được khoảng
1000 hồ sơ (tổng). Cơ quan lựa chọn phương án thời gian – cơ cấu tổ chức,
trong hồ sơ của từng phòng tài liệu được sắp xếp theo từng cách khác nhau.
Theo em thấy thì thực hiện theo phương án này cũng khá tốt bởi nó phù hợp với
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

20

Lớp: CĐ VTLT 14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
đặc thù hoạt động của cơ quan cũng như đặc thù hoạt động của từng phòng ban.
Vừa giúp cho cán bộ lưu trữ dễ tra tìm tài liệu phục vụ độc giả lại cũng có hệ
thống. Tuy chưa đạt tới cái gọi là khoa học như chúng em học trên lớp nhưng
phương án này cung đã giải quyết được cái vấn đề của hoạt động chỉnh lý phải
đạt được là phục vụ khai thác sử dụng tốt nhất.
2.2.8 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
2.2.8.1 Công tác thống kê.
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, nội dung, tình hình tài liệu và hệ
thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương
tiện thống kê.
Hiện nay với yêu cầu và khả năng thực tế cơ quan đã tiến hành thống kê:
tài liệu lưu trữ gồm có: 10m giá tài liệu trong kho, công cụ tra cứu khoa học:
Mục lục hồ sơ các phương tiện bảo quản tài liệu gồm có: 1 quạt thông gió, 1 tủ
đựng tài liệu, 2 bình chữa cháy…
Việc thống kê giúp cơ quan quản lý nắm bắt được tình hình và các số liệu
chính xác về lưu trữ, để tiến hành xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định
giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu thực tế. Thông qua
công tác thống kê tài liệu lưu trữ cơ quan có thể xác định được phương hướng
bổ sung những tài liệu còn thiếu hoặc hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn
tài liệu.
2.2.8.2 Công cụ tra tìm tài liệu.
Hiện tại cơ quan mới chỉ có mục lục văn bản và mục lục hồ sơ của khối
tài liệu đã được chỉnh lý, còn các loại công cụ tra tìm khác vẫn chưa có. Nhưng
co quan đang có dự kiến sẽ thực hiện công cụ tra tìm tài liệu trên trang web cơ
quan để phục vụ khai thác của cán bộ công chức cũng như của nhân dân đối với
những tài liệu không thuộc đối tượng mật.

2.2.9 Bảo quản tài liệu lưu trữ
Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định về bảo quản
tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; bố trí, sắp xếp
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

21

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp(cặp), dán nhãn và
ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường
xuyên kiểm tra tình hình tài liệu trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài
liệu.
Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, thiên tai; phòng gian, bảo
mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang thiết bị đầy đủ các thiết bị kỹ
thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp
với từng tài liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản tài liệu cơ bản thì cơ quan cũng đã thực hiện nhiều
biện pháp để bảo quản tài liệu được tốt tránh bị chuột, bọ, côn trùng vào phá
hoại tài liệu như: tiến hành chỉnh lý tài liệu để đưa tài liệu vào trong các hộp có
chứa chất bảo quản, kê lên các giá; mua thêm các trang thiết bị hiện đại như máy
điều hòa không khí, thiết bị PCCC; sử dụng các loại hóa chất để tiêu diệt chuột
và các loại côn trùng khi chúng tấn công tài liệu…cơ quan cũng đang tiến hành
xây dựng quy chế ra vào và khai thác sử dụng tài liệu để tránh tình trạng bị mất
tài liệu.
2.2.10 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
Đối tượng đến khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu là các cán bộ, công chức,
viên chức trong UBND phường. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu: công chức,

cán bộ, viên chức UBND phường nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải
được Lãnh đạo UBND phường hoặc Chánh văn phòng đồng ý.

CHƯƠNG III : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được.
Suốt khoảng 1 tháng thực tập tại UBND phường Cầu tre em đã có thời
gian được tiếp xúc quan sát những nội dung về nghiệp vụ công tác Văn thư –
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

22

Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Lưu trữ và tham gia thực hiện xác định giá trị tài liệu, xây dựng phương án
chỉnh lý tài liệu của cơ quan: phân loại tài liệu, lập hồ sơ và chỉnh sửa hoàn thiện
hồ sơ, biên mục hồ sơ…Do được sự quan tâm, tin tưởng của các cán bộ, lãnh
đạo cơ quan mà em được giao công việc theo đúng chuyên ngành mình học
trong suốt 1 tháng thực tập. Sau đây là những nội dung em đã được làm tại cơ
quan:
- Tiến hành khảo sát thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, cán bộ lãnh
đạo tại Văn phòng và tại kho lưu trữ.
- Tổ chức quản lý văn bản đi – đến : đánh máy, kiểm tra thể thức và kỹ
thuật trình bày; đăng ký văn bản đi, đến và làm thủ tục chuyển giao văn bản…
- Xác định giá trị tài liệu: các tài liệu trong kho lưu trữ phần lớn chưa
được phân loại đang trong tình trạng bó gói, dời lẻ chưa được lập hồ sơ, em đã
được các cán bộ chỉ bảo và loại ra những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa và

làm thủ tục tiêu hủy những tài liệu đó.
- Chỉnh lý tài liệu: được sự tin tưởng của các cán bộ, em và cán bộ trong
UBND phường tham gia quá trình chỉnh lý tại cơ quan. Cán bộ đã xây dựng
phương án phân loại “ thời gian – cơ cấu tổ chức” để phân loại tài liệu của đơn
vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông không ổn
định, có nhiều thay đổi và theo nhiệm kỳ.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết cho các cuộc Hội họp và
một số công việc khác do cán bộ Văn phòng giao.
Trên đây là những công việc em được thực hiện trong suốt quá trình thực
tập tại văn phòng UBND phường Cầu tre, em đã tiếp cận với thực tế nhiều hơn,
được tiếp xúc với môi trường công sở em đã có những kiến thức về công tác văn
thư – lưu trữ trên cơ sở tìm hiểu, khảo sát và thực hành chuyên môn nghiệp vụ
của công tác văn phòng cùng với các anh chị cán bộ trong UBND đang làm việc
hăng say và chuyên nghiệp. Qua đây em tích lũy thêm được nhiều kinh nghiệm
cũng như rút ra được nhiều bài học quý báu trong chuyên môn, nghiệp vụ cũng
như hiểu rõ hơn về phẩm chất của cán bộ văn thư.
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ.
SV: Nguyễn Thị Thảo Trinh

23

Lớp: CĐ VTLT 14A