Công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Chuyên Mỹ huyện Phú Xuyên Thành phố Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Xuất phát từ lòng biết ơn sâu sắc tôi xin gửi lời cảm ăn chân thành
nhất đến T.S Bùi Thị Anh Vân đã quan tâm giúp đ ỡ chỉ bảo tôi trong su ốt
thời gian học tập trên lớp cũng như quá trình làm bài tiểu luân.
Qua đây tôi cũng cảm ơn chị Nguyễn Thị Hương chủ nhiệm báo cáo
chính những tài liệu của chị mà tôi đã có cơ sở để triển khai bài tốt h ơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “ Công tác soạn thảo văn bản tại
UBND xã Chuyên Mỹ” là của tôi. Những kết quả và số liệu trong bài tiểu
luận là sự thật. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về n ội dung trong đề tài
nghiên cứu.
Chủ đề tài


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


Phần Mở Đầu
1.

Lý do chọn đề tài
Hiện nay, xã hội ngày một phát triển việc trao đổi thông tin đ ể ph ục
vụ cho việc quản lý có thể dễ dàng thực hiện bằng nhiều hình th ức khác
nhau. Có thể là trực tiếp qua các hội nghị, cuộc họp, trực tiếp truy ền bằng
miệng hoặc có thể sử dụng các loại các loại máy móc công nghệ cáo nh ư
qua điện thoại, internet…Tuy nhiên dù có nhiều hình th ức khác nhau cũng

không thể thay thế đực các loại văn bản bởi giá trị thông tin mà nó mang
lại, hầu hết mọi công việc điều hành chỉ đạo cũng nh ư quản lí quan tr ọng
đều dựa trên các văn bản thực tế. Đặc biệt là văn bản quản lí nhà n ước
trong đó văn bản quản lí nhà nước ở địa phương là rất quan trọng. Một
mặt, nó cụ thể hóa cá văn bản cấp trên, văn bản HĐND cùng c ấp, một m ặt
khác nó là cơ sở pháp lí, công cụ hữu hiệu, đồng th ời là phuông tiện truy ền
đạt thông tin trong mọi lĩnh vực kinh tế- xã h ội. Mà đ ể m ột văn b ản có giá
trị thì công tác soạn thảo văn bản là một nhiệm vụ rất quan tr ọng, mang
tính thường xuyên trong hoạt động quản lí của các cơ qaun tổ ch ức. Đ ể ban
hành ra một văn bản chất lượng có giá trị đòi h ỏi người soạn th ảo ng ười
soạn thảo phải nắm vững và biết vận dụng các kiến thức cũng nh ư kĩ
năng các yêu cầu về soạn thảo văn bản: Quy trình soạn thảo văn bản, th ể
thức trình bày, thu thập thông tin và xử lí, xây dựng đề c ương văn bản, vi ết
văn bản và cách sử dụng cú pháp từ ngữ sao cho h ợp lí v ới t ừng lo ại văn
bản. Bên cạnh những yêu cầu về thể thức thì các vưn bản được soạn thảo
phải đsung với mục đích, nội dung yêu cầu về th ẩn quy ền ban hành, các c ơ
quan kí duyệt, đóng dấu cũng hết sức quan trọng của người soạn th ảo văn
bản.

Là một trong nững sinh viên của nghành quản trị văn phòng, nh ận

thấy được tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản đối với nghành học
của mình sau này cho nên tôi đã chọn công tác soạn thảo văn bản t ại UBND
xã Chuyên Mỹ để ứng dụng những lí luận đã học ở trường và ki ểm tr ứng
nó thức tế trong việc học.
4


Qua sự giúp đỡ của người thân đang làm việc tại UBND xã Chuyên
Mỹ đã cung cấp cho tôi những thông tin và số liệu th ực tế làm t ốt ch ương 2

ở bài tiểu luận này.
Tôi mong muốn có cơ hội tìm hiêu vấp dụng kiến th ức đã h ọc vào
công tác quản trị. Với tất cả các lí đo trên tôi đã quy ết đ ịnh ch ọn đ ề tài “
Công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Chuyên Mỹ huyện Phú Xuyên Thành
2.

phố Hà Nội”
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Giao trình “ Lí luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương
Đình Quyền (2011) đã cung cấp đã cung cấp cho tôi n ội dung về làm
chương 2 về cơ sở lí thuyết
Báo cáo thực tập “Thực hiện thí điểm công tác soạn th ảo văn b ản
tại UBND xã Chuyên Mỹ”
Những công trình trên đã góp phần đưa ra cái nhìn khái quát về công tác
văn thư trong các cơ quan, tổ chức. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác
văn thư nói chung và công tác soạn thảo nói riêng thêm khoa học và hoàn chỉnh.

3.

Mục tiêu nghiên cứu
Phân tích và tổng hợp cơ sở lí luận về cơ sở lý luận và công tác soạn
thảo văn bản.
Tìm hiểu thực trạng về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã
Chuyên Mỹ.
Đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn th ảo văn bản

4.

5.

6.
7.

tại UBND xã Chuyên Mỹ.
Phạm vi nghiên cứu
Không gian: UBND xã Chuyên Mỹ
Thời gian : năm 2013 đến năm 2016
Phương pháp nghiện cứu
thu thập thông tin
xử lí thông tin
so sánh
tổng hợp
phân tích
Đối tượng nghiên cứu
Công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Chuyên Mỹ
Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài
5


còn được triển khai thành 3 chương:
Chương 1. Lý luậ chung về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã
Chuyên Mỹ.
Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã
Chuyên Mỹ
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác so ạn
thảo văn bản tại UBND xã Chuyên Mỹ

6

Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT V Ề
UBND XÃ CHUYÊN MỸ
1.1

Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã

Chuyên Mỹ
1.1.1. Một số khái niệm
Văn bản là là đối tượng của các nghành nghiên các lĩnh v ực khác
nhau vì vậy mà tùy những góc độ nghên cứu hay mục đích ti ếp c ận mà ta
có thể biết được nhiều các định khác khác nhau về cơ bản.
Theo nghĩa rộng: Văn bản là phương tiện ghi ti n và truyền đạt thông
tin bafwg ngôn ngữ và kí hiệu nhất định
Theo nghĩa hẹp: Văn bản là các loại giấy tờ công văn, t ờ trình, quy ết
định…trong các hoạt động của các cơ quan tổ chức.
Tóm lại văn bản được hiểu theo nghĩa chung nhất là: Văn bản là
phương tiện ghi tin, truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay kí hiệu nh ất
định. Nó là phương tiện thông tin cơ bản, quan trọng để ghi và truy ền đ ạt
lại các quyết định quản lí, có thể hiện ý chí mệnh lệnh của các chủ th ể
quản lí và cũng là phương tiện điều chỉnh các mối quan hệ.
Kĩ thuật soạn thảo văn bản: là khái niệm dùng để chỉ việc v ận dụng
lý luận, phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản và các quy t ắc có
liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khơi đầu cho đến lúc hoàn
thiện [1;Tr. 147].
1.1.2 Sơ lược về văn bản quản lí nhà nước
Văn bản quản lí nhà nước: là những thông tin, quyết định quản lí
thành văn do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo th ẩm quy ền,
trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nahf nước đảm bảo thi hành

bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản
lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các nhà nước với các tổ ch ức và công dân
*Chức năng
Chức năng thông tin: là chức năng cơ bản quan trọng và nổi bật nhất
của văn bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói chung. Văn bản
7


được soạn thảo ra trước hết phải nhằm mục đích ghi chép và truy ền đ ạt
thông tin. Văn bản ghi chép các sự việc, hiện tượng trong xã h ội t ừ đó l ưu
giữ và truyền lại, nó mang tính chính chính thống, thống nh ấ và tính chính
xác cao, nó hướng tới mọi ọi hoạt động do nhà nuiwsc đ ặt ra.
Chức năng quản lý: là quy trình quản lý quá trình nhi ều khâu t ừ xây
dựng cơ cấu tổ chức, ra quyết định, kiểm tra đánh giá…Văn bản quản lý
nhà nước còn được để truyền đạt các thông tin quyết định,hướng dẫn, đôn
đốc kiểm tra các quyết định đó từ đó phả ánh tình hienh lên c ấp trên, trao
đổi công việc giữa các cơ quan hay tổ chức.
Chức năng pháp lí: là chức năng mang tính đ ặc tr ưng riêng bi ệt c ủa
văn bản quản lí nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước ghi lại các quy phạm
pháp luật và các quan hệ pháp lý còn tồn tại trong xã h ội do pháp lu ật đi ều
chỉnh, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các c ơ quan tổ ch ức. Nó
phải dựa trên các văn bản luật, pháp lệnh, quyết định, hiến pháp…mà nhà
nước đề ra.
Chức năng văn hóa-xã hội: văn bản quản lí nhà nước cũng nh ư
nhiều loại văn bản khác nó sản phẩm của con người, đồng th ời cũng là s ản
phẩm quan trọng của quá trình và cải tạo xã hội. Đó là một s ản ph ẩm
mang tính xã hội và biểu đạt tính giai cấp sâu sắc, nó góp ph ần quan tr ọng
ghi lại và tuyên truyền cho mọi người trong đời sống xã hội.
Bên cạnh các chức năng trên thì văn bản quản lí nhà n ước còn có
các chức năng khác như: Chức năng giao tiếp, chức năng thống kê…

* Phân loại hệ thống các văn bản quản lí nhà nước
Văn bản hành chính: là những văn bản mang tính tính thông tin và
điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc để giải
quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép
công việc…của các cơ quan nhà nước, văn bản gồm nhiều các hình th ức
khác nhau cụ thể là quyết định, công văn, t ờ tình, biên b ản, báo cáo…Văn
bản hành chính gồm: Văn bản hành chính thông th ường và văn b ản hành
8


chính cá biệt.
Văn bản hành chính thông thường: là loại văn abrn được hình thành
trong quá trình hoạt động quản lí nhằm ghi chép, truy ền đ ạt và ph ản ánh
các thông tin trong hoạt động quản lí.
Văn bản hành chính cá biệt: là các quyết định quản lí thành văn do
các cơ quan tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền abn hành theo th ẩm
quyền, trình tự, thủ tục nhất định dựa trên cơ sở áp dụng luật pháp c ụ th ể
cá biệt.
* Những yêu cầu chung về kĩ thuật soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản phải đảm bảo được các yêu cầu về tính mục
đích, tính chính xác, tính hợp pháp hợp hiến, tính kh ả thi và tính khoa h ọc:
Văn bản có tính mục đích: văn bản được soạn thảo thường được ban
hành dưới danh nghĩa của các cơ quan tổ chức cụ th ể nh ằm bi ểu đạt
những chính sách nội dung cụ thể của từng công việc. Vì v ậy mà nh ững
văn bản được ban hành ra phải có mục địch cụ thể rõ ràng, giới h ạn đi ều
chỉnh của nó, nội dung phải xoay quanh chủ đề liên quan đ ến ch ức năng
nhiệm vụ của các cơ quan tổ chức.
Văn bản có tính chính xác: để soạn thảo ra một văn bản có chất
lượng đúng yêu cầu thì phải thể hiện đúng ở hai mặt cụ thể là nội dung và
hình thức.Về mặt nội dung phải thể hiện đầy đủ các yêu cầu về mục đích

của việc ban hành văn bản và các thông tí có liên quan. Về măt hình th ức
thì phải thể hiện chính xác cách thức cảu từng laoij văn bản c ụ th ể.
Văn bản có tính hợp pháp hợp hiến:yêu cầu đặt ra các loại văn bản
soạn thảo ra phải đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản không đ ược
trái với hiến pháp, pháp luật hiện hành và các quy định của các c ơ quan t ổ
chức cấp trên.
Văn bản có tính khả thi: các văn bản được soạn thảo ra cần phải đảm
bảo phù hợp với đời sóng thực tế đời sống văn hóa xã hội, phù h ợp v ới đ ối
tượng liên quan, nhân lực trog thực hiện triển khai phải đưa ra các yêu cầu
9


hợp lí về trách nhiệm thi hành phù hợp với trình độ, năng lực nh ận
thức,thời gian, điều kiện vật chất cảu chủ thể thi hành
Văn bản có tính khoa học: những vấn đề được nêu ra trong văn bản
phải dựa trên cơ sở có căn cứ thực tiễn khoa học, thông tin vănbản ph ải
đầy đủ, cụ thể, chính xác và rõ ràng dễ hiểu phù hợp v ới trình đ ộ dân trí
sao cho mọi đối tượng đều có thể hiểu và tiêp nhận văn bản. Nội dung
phải sắp xếp sao cho hợp lí logic, sử dụng các thuật ng ữ chu ẩn xác, đ ơn
nghĩa, bố cục chặt chẽ nhất quán với chủ đề văn bản soạn thảo.
*Quy trình soạn thảo văn bản [1,Tr.60].
Bao gồm 4 bước:
-Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
+ Phân công soạn thảo , theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị và năng
lực của cá nhân
+ Xác định mục đích, phạm vi, đối tượng và nội dung c ủa vấn đ ề
trong văn bản
+ Xác định tên loại văn bản cần soạn thảo
+ Thông tin pháp lí
+ Thu thập thông tin, xử lí thông tin

+ Xây dựng đề cương, phác họa và viết văn bản
-Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với th ể th ức văn bản
theo quy định.
+ Căn cứ vào mục đích cảu văn bản và thông tin đã thu th ập đ ể saojn
thảo ra văn bản.
+ Soạn thảo xong phải kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày, kiểm tra
văn bản đã được soạn thảo.
+ Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh h ưởng
đến nhiều đốin tượng thì phải xin ý kiến của các đ ơn vị cá nhân c ấp trên.
- Bước 3: Trình duyệt văn bản
+ Sau khi hoàn thiện văn bản người soạn thảo có trách nhiệm trình
10


lên nguowgi có thẩm quyền duyệt. Người duyệt có căn c ứ phê duy ệt văn
bản một cách chính xác, có thể tự mình sủa chữa văn bản n ếu nh ư th ấy
cần thiết hoặc góp ý kiến cho người soạn thảo sửa rồi lại trình bày lên
người duyệt xem xét rồi quyết định.
-

Bước 4: Hoàn thiện các nội ndung thể thức, làm th ủ th ủ tục ban hành và
lưu văn bản
+ Hoàn thành dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo và trình kí chính th ức
+ Cán bộ văn thư ghi số
+ Làm thủ tục phát hành
+ Lưu văn thư ( 01bản ở văn thư, 01 bản chính tại đơn vị soạn th ảo
trong hồ sơ làm việc của nhân viên ).
1.2. Khái quát về UBND xã Chuyên Mỹ
1.2.1. Lịch sử hình thành
Xã Chuyên Mỹ là trong những xã được hình thành rất s ớm ở huy ện

Phú Xuyên-Thành phố Hà Nội khoảng năm 1948. Là xã nằm ở phía miền
trung tây của huyện, nằm trải dài theo bờ hữu của sông Nhu ệ. Xã Chuyên
Mỹ thuộc vùng chiêm chũng, cách trung tâm huyện 6 km và cách trung tâm
Thủ đô Hà Nội 40km. Hiện nay xã gồm 7 thôn đó là: thôn Đồng Vinh, thôn
Thượng, thôn Trung, thôn Ngọ, thôn Hạ, thôn Bối Khê 1 và thôn Mỹ Văn. Xã
có diện tích tự nhiên là 792,83ha, dân số 10,164 người, dân c ư h ầu h ết
toàn là dân tộc kinh. Chuyên Mỹ là một trong các xã ở huy ện Phú Xuyên có
làng nghề truyền thống khảm trai rất lâu đời được hình thành và phát
triển từ thời Lý. Đền thờ Cụ Trương Công Thành tổ nghề khảm trai đ ược
Bộ văn hóa thông tin công nhận di tích lịch sử văn hóa năm 1996. Bảy trên
bảy thôn được UBND tỉnh Hà Tây ( cũ ) công nh ận là làng ngh ề truy ền
thống. Nghề khảm trai có cách đây gần 1000 năm trải qua bao thăng trầm,
với sự thông minh cần cù chịu khó sáng tạo mà nghề khảm trai đã tr ở
thành làng nghề truyền thống và là nguồn thu nhập của ch ủ y ếu c ủa ng ười
dân trong xã và ngày càng phát triển ở thị trường trong và phát và ngoài
11


nước. Nhờ có sự lãnh đạo của đảng bộ chính quy ền mà xã ngày m ột phát
triển tăng cao về mọi mặt kinh tế-xã hội, đời sống người dân không ngừng
được hoàn thiện hơn, luôn gương mẫu là một trong nh ững xã luôn đi đ ầu
về mọi mặt ở huyện Phú Xuyên.
[ Xem phu lục 01; Tr. ]
1.2.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Chuyên Mỹ
UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng c ấp và
các cơ quan cấp trên.
UBND xã Chuyên Mỹ chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật pháp,
các văn bản của các cơ quan cấp trren và nghị quyết của HĐND cùng cấp
nhằm bảo đảm thục hiện chủ chương, biện pháp phát triển kinh tế-xã h ội,

củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên đ ịa bàn
xã.
UBND xã thực hiện chức năng quản lí nhà n ước ở địa ph ương, góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lí thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
*Cơ cấu tổ chức của UBND xã Chuyên Mỹ
_ Cơ cấu tổ chức của UBND xã Chuyên Mỹ gồm:
+ 01 chủ tịch: Đinh Ngọc Dư
+02 phó chủ tịch: Phạm Văn Đại, Vũ Hồng Oanh
+02 ủy viên : Nguyễn Đức Ban (trưởng công an xã), Ph ạm Văn Kiên
(trương ban chỉ huy quân sự xã.
_ Công chức: Trương công an xã, trương ban ch ỉ huy quân s ự xã, cán
bộ văn phòng-thống kê, cán bộ đạic hính xaay dựng nông htoon m ới và môi
trường, cán bộ tài chính-kế toán, cán bộ tư pháp, cán bộ văn hóa- thông tin,
cán bộ thương binh-xã hội.
_Cán bộ không chuyên trách: Nội vụ, văn thư-lưu tr ữ,thi đua khen
thưởng,,khiếu nại tố cáo, tiếp dân, tôn giáo , truy ền thanh.
12


[ Xem phu lục 02; Tr. ]
*Tiểu kết
Ở chương 1, tôi đã trình bày hai vấn đề cơ bản đó là m ột s ố lý lu ận
về công tác soạn thảo văn bản và đồng thời tôi cũng đã tìm hi ểu khái quát
về UBND xã Chuyên Mỹ. Từ những nội dung ở chương 1đã tìm hiểu sẽ là c ơ
sở, nền tảng quan trọng để giúp tôi triển khai ở chương 2.

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ CHUYÊN
MỸ

2.1. Quy trình soạn thảo văn bản.
Các quy trình soạn thảo văn bản quản lí hành chính nhà n ước t ại
UBND xã Chuyên Mỹ đã đảm bảo quy định tại Ngh ị đ ịnh 09/2010/NĐ-CP
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, thông t ư
liên tỉnh số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Ngày 6 tháng 5 năm 2005 của B ộ n ội
vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn
bản, Thông tư số 01/2011/TT/BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 c ủa B ộ n ội
vụ hướng dẫn thể thức kĩ thuât trình bày văn bản hành chính.
*Quy trình soạn thảo văn bản
_Chuẩn bị
Chủ tịch UBND xã ông Đinh Ngọc Dư phân công cho một đơn v ị trong
UBND soạn thảo văn bản báo cáo về tình hình th ực trạng công tác đ ơn v ị
trong tháng 6:
1.Ông Phùng Văn Hùng chuyên viên văn phòng
13


Sau khi xác định mục đích, tính chất nội dung của vấn đề cần đặt ra
trong văn bản. Ông Phùng Văn Hùng giao cho bà Đinh Thanh Nga xác đ ịnh
tên các loại văn bản, thu thấp thông tin liên quan đ ến văn b ản xây d ựng đ ề
cương vfa viết văn bản.
_Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình th ức, thể thức văn b ản
theo quy định
Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thậ để soạn
thảo văn bản. Soạn thảo xong phải kiểm về hình th ức, kĩ thuật trình bày,
kiểm tra mục đích đã được của văn bản. Văn bản có tính chất quan tr ọng,
nội dung phức tạp và ảnh hưởng đến nhiều đối tượng thì xin ý kiến đóng
góp cá nhân của các cấp trên.
_ Thể thức
Quốc hiệu và tiên ngữ ghi trên văn bản bao gồm hai dòng “ CỘNG

HÒA XÃ HÔI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM và Độc lập-Tự do-Hạnh phúc “
-Kĩ thuật trình bày
Quốc hiệu đực trình bày tại ô số 1, chiếm khoảng 1/2 trang giấy
theo chiều ngang, ở phía trên bên trái.Tiêu ngữ được đặt ở gi ữa dòng th ứ 2
Dòng thứ nhất: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14 kiểu ch ữ đứng và in đậm.
Dòng thứ hai: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc được trình bày bằng
chữ in thường cỡ chữ 13 ( nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng th ứ 2 c ỡ
chữ 13, nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13 thì dòng thứ hai cỡ ch ữ 14), ki ểu ch ữ
đứng và in đậm, được đặt canh giữa dòng thứ nh ất, ch ữ cái đầu vi ết hoa,
giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ, nét liền, các c ụm t ừ đ ược vi ết
hoa, phía dưới có đường kẻ ngang, có độ dài bằng độ dài c ủa dòng ch ữ
và cách dòng chữ từ 2 đến 3 mm (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh
Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
14


Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ CHUYÊN MỸ
Ví dụ :
ỦY BAN NHÂN DÂN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

BAN CA XÃ CHUYÊN MỸ

Độc lập – Tự Do –Hạnh Phúc

- Trình duyệt văn bản
Bản thảo do người có thẩm quyền ( do người kí văn bản ) duyệt. Trường
hợp có sửa chữa bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt
xem xét quyết định.

15


Người có thẩm quyền duyệt:
Chuyên Mỹ, ngày 10 tháng 6 năm 2016
Người lập biểu
Nga
[2; Tr. 22].
- Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành.Hoàn chỉnh dự thảo
theo ý kiến của lãnh đạo( nếu có) và trình kí chính thức; cán bộ văn thư ghi số;
làm các thủ tục phát hành; lưu văn bản ( 01 bản lưu ở văn thư, 01 bản chính tại
đơn vị soạn thảo văn bản trong hồ sơ công việc của chuyên viên.
UỶ BAN NHÂN DÂN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

XÃ CHUYÊN MỸ

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 58/QĐ-UBND

Chuyên Mỹ, ngày 11 tháng 3 năm 2015

[2; Tr. 23]
2.2. Soạn thảo văn bản
2.2.1 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
Công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong nhiều năm qua ở
văn phòng UBND luôn được các cấp ủy đảng , chính quyền địa phương quan
tâm chỉ đạo thực hiện, các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành đúng quy
trình, trình tự, đúng pháp luật và có tính khả thi cao.
Nhìn chung công tác xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật đa
có những chuyển biến tích cực, có nội dung phù hợp với các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên, đáp ứng nhu cầu quản lí nhà nước trên địa bàn. Có
những ý kiến thẩm định đã được văn phòng UBND xã nghiên cứu tự tiếp thu
trong quá trình soạn thảo văn bản.Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặt
chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Vì vậy, văn bản quy
phạm pháp luật khi ban hành được thưc hiện ngay không cần hướng dẫn thi
hành của các nghành, cấp huyện, do vậy mà cấp xã ban hành văn bản quy phạm
pháp luật rất ít.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được công tác soạn thảo văn bản
16


vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: Việc đăng kí xây dựng văn bản quy phạm
pháp luật xã của một số người còn hạn chế; Chất lượng một số dự thảo văn bản
quy phạm pháp luật chưa đảm bảo nội dung đơn giản, sơ xài, sao chép các quy
định tại văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên hoặc chưa đảm bảo đúng thể
thức trình tự và kĩ thuật trình bày.
Nguyên nhân của sự tồn tại, hạn chế trên là do chưa nắm bắt được tầm
quan trọng của công tác xây dựng và ban hành văn bản. Công tác phối hợp giữa
các ban ngành chặt chẽ Cán bộ tham mưu thực hiện công tác soạn thảo văn bản
quy phạm pháp luật còn hạn chế.

QUYẾT ĐỊNH
Về việc phân công công tác cán bộ công chức
UBND xã Chuyên Mỹ
UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ CHUYÊN MỸ
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2013;
……………………………………………………………………………
[2; Tr. 25]
2.2.2 Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính
thông thường
Công tác soạn thảo văn bản của UBND xã cơ bản đã đảm bảo giải quyết
các vấn đề, nhiệm vụ được giao. Trình tự thủ tục soạn thảo văn bản được thực
hiện theo quy định của pháp luật. Văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa
đựng những thông tin và quyết định quản lí để giải quyết các công việc. Văn bản
mang tính công quyền được ban hành theo các quy định của nhà nước, tác động
đến mọi mặt trong đời sống xã hội và là cơ sở pháp lí.
Các hoạt động cụ thể của văn phòng UBND xã:
Văn phòng là cơ quan tham mưu, chuyên môn giúp việc cho thường trực
HĐND và lãnh đạo UBND xã nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là văn
bản hành chính. Văn phòng UBND xã thường soạn thảo chủ yếu các văn bản
17


hành chính gồm: Quyết định(cá biệt), chỉ thị(cá biệt), thông báo, kế hoạch,
phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng công văn....Tùy mỗi
nhiệm vụ cụ thể mà cán bộ văn thư soạn thảo văn bản của văn phòng dưới sự chỉ
đạo, hướng dẫn cán bộ văn phòng- thông kê chịu trách nhiệm trong quá trình
soạn thảo cải cách các văn bản hành chính phục vụ cho việc giải quyết các vấn
đề liên quan....
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác từ năm 2013 đến năm 2016,
văn phòng UBND xã đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 529 quyết định,

494 tờ trình, 74 giấy mời, 146 thông báo, 128 báo cáo công tác soạn thảo đều
đúng chỉ thị công tác soạn thảo đều đúng trình tự thủ tục, thể thức theo quy định
của pháp luật hiện nay.
Mẫu quyết định tuyển dụng của UBND xã Chuyên Mỹ:
...(3) … ngày… tháng … năm 2013
Quyết định của ... (4) ...
Về việc tuyển dụng và phân công công tác
.......... (4) ..........
Căn cứ ..................................................
(5) ........................................................;
Căn
cứ ...............................................................................................................;
Theo đề nghị của Hội đồng tuyển dụng ...............................
(1) ........................ ,
Quyết định:
(1): Tên cơ quan hoặc tổ chức
(4): Quyếtđịnh của tên cơ hành chính ( UBND)
(3): Địa danh
(5): Các căn cứ lí do ban hành các quyết định
(1): Ghi tên các cơ quan hoặc tổ chức ban hành quyết định ra uyết định.
[xem phụ lục 03; Tr.34,35 ]
18


Ví dụ:
Hà Nội, ngày 13 tháng 5 năm 2013
QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND XÃ CHUYÊN MỸ
Về việc tuyển dụng và phân công công tác
Tại UBND xã Chuyên Mỹ
Căn cứ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2010 của

Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức.
Căn cứ thông tư số 13/2010/TT-BNV ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ
Nội vụ quy định chi tiết một số điều về tuyển dung trong nghạch công chức của
Nghị định số 24/2010/NĐ-CP.
Theo đề nghị cảu Hội đồng tuyển dụng UBND xã Chuyên Mỹ
Quyết định:
Điều 1: Tuyển dụng ông Nguyễn Văn Lộc, sinh ngày 28 /7/1968, quê
quán Sơn Hà-Phú Xuyên-Hà Nội về công tác tại UBND xã Chuyên Mỹ kể từ
ngày 13 tháng 5 năm 2013.
2.3.Quản lí sử dụng con dấu, trang thiết bị phục vụ công tác
soạn thảo văn bản
2.3.1 Quản lí và sử dụng con dấu
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan đơn vị các tổ chức kinh tế- xã
hội, đơn vị vũ trang và một số chức danh khác theo quy định của pháp luật. Mỗi
đơn vị, tổ chức chỉ được phép sử dụng một loại con dấu khác nhau. Con dấu chỉ
được sử dụng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ kí của cơ quan có thẩm
quyền. Con dấu phải giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn vì
văn thư lưu giữ, bảo quản và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và
đóng dấu. Đặc biệt con dấu không được mang theo trong người.
Mẫu quản lý về quản lí và sử dụng con dấu tại UBND xã Chuyên Mỹ
được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24 tháng 08 năm 2001
của Chính phủ về quản lí và sử dụng con dấu và nghị định số 31/2009/NĐ- CP
ngày 01 tháng 4 năm 2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
19


58/2001/NĐ- CP.
Mẫu số 01 giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu
….1………………

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

….2……………

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

--------------------3
Số: ……/ĐKMCD
..... …………., ngày …. tháng … năm …..
GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ MẪU CON DẤU
[xem phụ lục 04; Tr.]
Mẫu số 02 giấy chứng nhận thu hồi con dấu
…….1…..….………….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

…….2…………………

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

------Số: ………/THCD

--------------… …., ngày …. tháng …. năm …..
3

GIẤY CHỨNG NHẬN THU HỒI CON DẤU
Căn cứ Nghị định số .... /…. /NĐ-CP ngày ... tháng .... năm ... của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu
[xem phụ lục 05; Tr. ]
2.3.2 Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản

Để đảm bảo công tác soạn thảo văn bản được tiến hành chính xác, nhanh
chóng. Được sự quan tâm của UBND huyện đã trang bị cho văn phong UBND
xã là: máy tính, máy photocopy, máy fax, tủ đựng hồ sơ nhằm phục vụ cho
công tác văn phòng.

20


Bảng: Trang thiết bị của UBND xã Chuyên Mỹ từ năm 2013-2016
Năm

2013

2014

Tên loại
Máy tính
15
19
Máy
3
4
photocopy
Máy fax
1
1
Tủ đựng
9
12
[Tác giả tiểu luận tự thiết kế].

2015

2016

22
6

25
7

2
14

3
15

Nhìn vào bảng thống kê ta có thể thấy các trng thiết bị kĩ thu ật c ủa
UBND xã Chuyên Mỹ ngày càng được hiện đại hóa m ới h ơn và ch ất l ượng
cũng tăng lên
Sô lượng các cơ sở vật chất kĩ thuật không ngừng được c ải thiệ tăng
lên cả về số lượng và chất lượng như: máy tính tăng nhiều qua các năm,và
năm nào cũng có sựu đầu tư 15 chiếc (2013) và đã tăng lên 25 chiếc (2016)
,máy phách, máy photocopy và, tử dựng cũng vậy và cũng còn nhiều trang
thiết bị văn phòng khác . Chứng tỏ các cán bộ UBND xã đã có s ự đ ầu t ư
quan tâm chú trọng đến việc đổi mới các trang thiết bị nhằm đạt được
những công việc hiệu quả tốt hơn.
2.4. Quản lí văn bản tại UBND xã Chuyên Mỹ
Trong qúatrình sọan thảo văn bản của văn phòng UBND xã Chuyên
Mỹ đã cơ bản đạt được những kết quả trong hoạt động qu ản lí, ban hành

và ra quyết định của UBNG xã. Đặc biệt là trong công tác soạn th ảo văn
bản là có những bước tiến mới trong việc th ực hiện các nhiệm v ụ kế
hoạch của xã.
Qua đó nâng cao hiệu quả giải quyết công việc khi soạn th ảo văn
bản. Để soạn thảo ra một văn bản có đúng nội dung và th ể th ức một cách
thống nhất, logic tại văn phòng xã thì các văn bản giấy tờ luôn đ ược x ử lí
một cách nhanh chóng, chính xác nhất để đảm bảo theo đúng tiến độ công
việc, không để bất cứ sai sót nào để phục vụ kịp thời công tác ch ỉ đạo và
điều hành của UBND xã. Lãnh đạo UBND xã cũng đã có s ự quan tâm ch ỉ đ ạo
21


tới công tác soạn thảo văn bản quản lí nhà nước, hầu hết các văn b ản
được soạn thảo đều theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật.
Bên cạnh những kết quả đạt được như vậy thì công tác soạn th ảo
văn bản tại UBND xã Chuyên Mỹ vẫn còn gặp nhiều khó khăn và h ạn ch ế
+ Về thể thức lỗi trình bày: lỗi sai chủ yếu là kĩ thuật trình bày văn
bản chưa thống nhất về cỡ chữ kiểu chữ, định lề văn bản, in ấn ch ưa rõ
ràng, các lỗi về thanh điệu và viết tắt tùy tiện, trong qáu trình so ạn th ảo
đôi lúc vẫn còn nhầm lẫn như đáng lẽ phải soạn quyết định thì lại đi soạn
tờ trình vì vậy mà chưa có tính khả thi cao.
+ Về văn phong ngôn ngữ của văn bản: việc soạn thảo văn bản còn
phụ thuộc vào nhiệm vụ của của từng nghành, bởi việc soạn thảo liên
quan đến nhiệm vụ quản kí của nghành đang quản lí. Vì vậy mà hay d ẫn
tới lối chủ quan của người soạn nội dung văn bản làm cho n ội dung ch ưa
rõ ràng, không đảm bảo tính văn phong hành chính, hành văn không rõ
ràng. Các văn bản mẫu hóa nhưng không tuân theo quy định của th ể th ức,
quy định và kĩ thuật soạn thảo văn bản.
Căn cứ vào số liệu thống kê của cán bộ văn thư-l ưu trữ xã, ta có th ể
thống kê được số lượng văn bản quản lí nhà n ước thông d ụng của UBND

xã Chuyên Mỹ các năm từ 2013-201 6 qua bảng số liệu sau:
Bảng: Số lượng văn bản quản lí hành chính nhà n ước từ năm 20132016
Stt
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Năm
Tên loại văn bản
Quyết định
Công văn
Báo cáo
Chỉ thị
Kế hoạch
Tờ trình
Giấy mời
Thông báo
Tổng

2013

2014

2015

2016

124
12
27
8
5
126
21
38
361

145
9
24
5
3
120
15
45
381

132
15
37
4
7
118
20

33
366

128
20
40
6
4
130
18
30
376

22


[ Tác giả tiểu luận tự thiết kế]
Từ bảng số liệu trên ta có thể thấy số lượng các văn bản quản lí
hành chính nhà nước được soạn thảo tại UBND xã Chuyên Mỹ tăng th ương
xuyên qua các năm (361 văn bản) 2013 lên( 376 văn bản) 2016. S ố l ượng
các văn bản được sộn thảo là vô cùng lớn lên t ới hàng trăm văn b ản, ch ủ
yếu là quyết định và tờ trình do tình thực tế tại đại ph ương.
Văn bản quyết định có số lượng tăng qua các năm 2014 (145 văn
bản), (132 văn bản) năm2015 nhưng sau đó lại giảm vào năm 2016 (128
văn bản), Còn đối với văn bản tờ trình thì giảm qua các năm 2014(120 văn
bản) và 2015(118 văn bản) nhưng lại tăng lên năm 2016(130 văn bản).
Còn một số văn bản cũng được soạn khá nhiều đó là: thông báo, báo
cáo, giấy mời và còn lại là số ít văn bản được soạn thảo và ban hành nh ư:
kế hoạch, chỉ thị và công văn.
Nhìn chung trong thời gian vừa qua công tác soạn thảo văn bản quản

lí nhà nước của UBND xã Chuyên Mỹ đã đảm bảo giải quy ết đ ược các nhi ệ
vụ được giao và cơ bản đáp ứng được nhu cầu công việc c ủa c ơ quan. S ố
lượng văn bản soạn thảo ra tương đối kịp thời so với diễn biến sự vận
động phát triern kinh tế-xã hội ở địa phương.
2.4.1. Quản lí văn bản đến
Các văn bản , giấy tờ do đơ vị nhận được từ n ới khác g ửi đ ến nhìn
chung số lượng đến cơ quan là tương đối nhiều vì v ậy vi ệc qu ản lí khá khó
khăn đòi hỏi cán bộ văn thư-lưu trữ phải có chuyên môn và cách xử lí công
việc nhanh gọn, chuẩn xác.
Văn bản đến được đóng dấu, sổ kí văn bản đến, có ngày, tháng, năm
của văn bản đến.Tất cả các tập này phải để trong bìa c ứng, đ ưa vào h ộp
lưu trữ, sau 2 năm cán bộ văn thư-lưu trữ cất vào kho của UBND xã
Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND xã tuân theo
trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Ngh ị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 8 tháng 2 năm 2004 về quản lí công tác văn th ư, Công văn s ố
23


425/VTLTNN-VNTW của Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước về việc hướng
dẫn quản lí văn bản đến, Quyết định số 04/2015/QĐ-UBND ngày 4 tháng 7
năm 2015 của UBND huyện Phú Xuyên ban hành quy chế công tác văn th ưlưu trữ của huyện Phú Xuyên gồm các bước:
*Tiếp nhận và đăng kí văn bản đến
Mỗi ngày UBND xã Chuyên Mỹ tiếp nhận văn bản ch ủ y ếu qua đ ườn
bưu điện và đường chuyển phát nhanh, hoặc có thể gửi bằng fax của các c ơ
quan khác gửi đến xã. Khi tiếp nhận các văn bản của các cơ quan khác gửi
đến chuyên viên Đinh Thanh Nga trực tiếp tiếp nhận và kiểm tra văn bản
có gửi đúng đại chỉ và đầy đử về số lượng như cơ quan kia báo cho không.
Sau khi chuyên viên Đinh Thanh Nga nhận được văn bản dến thì cần ph ải
phân loại văn bản, vawn bản nào phải đăng kí văn bản nào không ph ải
đăng kí. Khi bóc phong bì xong thì ông Phùng Văn Hùng chuyên viên văn

phòng văn thư-lưu trữ tiến hành đóng dấu từng văn bản, dấu đ ược đóng ở
góc trái trang đầu của văn bản
Việc đóng dấu khi văn bản đến,ghi số ngày đến nh ằm xác nh ận văn
bản đó đã được chuyển đến cơ quna vào ngày nào đ ể dễ dàng vào s ổ văn
bản đến và ghi vào sổ lưu trữ văn bản.
Mẫu văn bản đến của văn phòng UBND xã Chuyên Mỹ:
UBND XÃ CHUYÊN MỸ
ĐẾN SỐ………..
Ngày……………..
Chuyển………….

[2; Tr. 35]
Đăng kí văn bản đến: Văn phòng UBND xã Chuyên Mỹ s ố văn b ản đ ến
24


như sau: Mẫu bìa số: Số được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm
UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ CHUYÊN MỸ
SỐ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:
Từ ngày……đến ngày…...
Từ số……...đến số……

[2; Tr. 37]
Ngày

Số

Tác

Số, kí

Ngày

Tên loại và

Đơn

Kí

Ghi

đến

đến

giả

hiệu

thán

trích yếu

vị

nhận

chú

g

nội dung

hoặc

(8)

(9)

người
(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

nhận
(7)

Phần đăng kí văn bản đến: Được trình bày trên trang gi ấy A3
(420mm x 297mm), bao gồm 9 cột theo mẫu dưới đây:

[2; Tr. 39]

* Trình văn bản và chuyển giao văn bản đến
Trình văn bán đến: Sau khi đăng kí văn bản đến ph ải k ịp th ời trình
cho cán bộ văn phòng UBND xem xát và cho ý ki ến phân ph ối, ch ỉ đ ạo và
giải quyết.
25