Tìm hiểu về công tác văn thư của Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long Hà Nội

MỤC LỤC


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo kiến tập này trước hết em xin gửi đến quý thầy, cô
giáo trong khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội lời cảm ơn
chân thành.
Đặc biệt, em xin gửi đến thầy: Nguyễn Mạnh Cường người đã tận tình hướng
dẫn, giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo kiến tập này lời cảm ơn sâu sắc nhất.
Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng ban của Trung tâm bảo
tồn di sản Thăng long – Hà Nội, đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu
thực tiễn trong suốt quá trình kiến tập tại trung tâm.
Cuối cùng em xin cảm ơn các anh chị Lãnh đạo Văn phòng của Trung tâm
bảo tồn di sản Thăng Long – Hà Nội đã giúp đỡ, cung cấp những số liệu thực tế để
em hoàn thành tốt bài báo cáo này. Đồng thời nhà trường đã tạo cho em có cơ hội
được kiến tập nơi mà em yêu thích, cho em bước ra đời sống thực tế để áp dụng
những kiến thức mà các thầy cô giáo đã giảng dạy. Qua công việc kiến tập này em
nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ ích trong việc là một nhân viên văn phòng để giúp
ích cho công việc sau này của bản thân.
Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình kiến tập, hoàn thiện bài
báo cáo này em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý
kiến đóng góp từ thầy hướng dẫn cũng như Khoa đào tạo bồi dưỡng cán bộ để bản
báo cáo hoàn thiện hơn.


A.LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của
nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan tổ chức với những quy mô lớn
nhỏ, các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ quan, tổ chức doanh
nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với

tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức.
Trong bất kì cơ quan tổ chức nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng
giữa các doanh nghiệp các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân. Vì vậy
công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành
chính sự nghiệp, bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ
phận văn thư lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả.
Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn
thư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trình
làm việc tại Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội em xin chọn đề tài:
“ Tìm hiểu về công tác văn thư của Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long Hà Nội”
2. Mục tiêu của đề tài.
Đề tài của bài kiến tập nhằm đạt được những mục tiêu nghiên cứu sau:
-

Tìm hiểu những vấn đề cơ bản của công tác văn thư
Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư tại Trung tâm bảo tồn di sản
Thăng Long - Hà Nội, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn
đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với Văn thư trung tâm.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo thực tập tốt
nghiệp về văn thư và thực tiễn các hoạt động văn thư tại Trung tâm bảo
tồn di sản Thăng Long - Hà Nội bao gồm :
3


-

Nghiên cứu lịch sử hình thành
Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ củaTrung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà

-

Nội.
Thực trạng hoạt động của Văn phòngTrung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà

-

Nội.
Đánh giá các hoạt động của Văn thư tại trung tâm về ưu điểm và hạn chế .
4. Nguồn tài liệu tham khảo
* Tài liệu để hoàn thành bài báo cáo được lấy ở một số nguồn tài liệu.
1. Tài liệu qua Internet:
+ Web: hoangthanhthanglong.vn
+ Email:
+
*Tài liệu bằng văn bản.
+ Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội;
+ Quyết định số 1601/QĐ-BTDSTL ngày 24/9/2015 của Trung tâm bảo tồn
di sản Thăng Long - Hà Nội về việc Ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ;
+ Thông tư số 01/ 2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Thông tư số 07/2012/TT - BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.;
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi một số
điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;
+ Ngoài ra để hoàn thành bài báo cáo, tác giả còn tham khảo một số bài báo
cáo thực tập của các khóa trước chuyên ngành Quản trị Văn phòng, tại Trung tâm
Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

5. Phương pháp nghiên cứu.
4


Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
-

Phương pháp duy vật biện chứng.
Phương pháp quan sát.
Phương pháp điều tra khảo sát.
Phương pháp thông kê.
6. Bố cục của đề tài.
Đề tài gồm có 2 chương chính:
Chương 1 : Kết quả khảo sát công tác văn phòng tại Trung tâm bảo tồn di
sản Thăng Long Hà Nội
Chương 2 : Đánh giá chung và đề xuất kiến nghị

5


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1.
KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI TRUNG TÂM BẢO TỒN DI SẢN THĂNG LONG - HÀ NỘI
1. Khái quát chung về Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long Hà Nội
1.1.Giới thiệu chung:
Tên giao dịch : Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội
Tên quốc tế : ThangLong- Hanoi Heritage Conservation Centre
Hiện đang được điều hành bởi : Ông Trần Việt Anh .
Địa chỉ: 12 Nguyễn Tri Phương, Quận Ba Đình, Hà Nội, Việt Nam.

Điện thoại: 3.7345.927
1.2..Lịch sử hình thành và phát triển:
Xét đề nghị của giám đốc Trung tâm Bảo tồn Di tích Thăng Long - Hà Nội
tại Tờ trình số 08 /08/TTr – TTHN ngày 08/03/ 2011. Tờ trình số 1971 /TTr – THN.
Ngày 28/10 /2011 và đề nghị của giám đốc Sở Nội Vụ tại tờ trình số 1971 /TTr –
SNV ngày 14/11 về việc kiện toàn tổ chức bộ máy của trung tâm Bảo tồn khu di
tích Cổ Loa – Thành cổ Hà Nội .
Đổi tên trung tâm Bảo tồn di tích Cổ Loa - Thành cổ Hà Nội thành Trung
tâm Bảo tồn di sản Thăng Long – Hà Nội ( sau đây gọi tắt là trung tâm )
Trung tâm Bảo tồn di sản Thăng Long – Hà Nội là đơn vị sự nghiệp tự đảm
bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên , trực thuộc UBND thành phố Hà
Nội , có tư cách pháp nhân đầy đủ , có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho
bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định hiện hành của pháp luật .
1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm bảo tổn di
sản Thăng Long - Hà Nội:
a, Chức năng :
Quản lý bảo tồn , tôn tạo , phát huy giá trị di sản văn hóa khi di tích Cổ Loa
và khu di sản trung tâm Hoàng Thành – Thăng Long xứng đáng là địa danh Di sản

6


văn hóa thế giới, di tích lịch sử văn hóa tiêu biểu của thành phố Hà Nội và của cả
nước
b, Nhiệm vụ :
Lập quy hoạch và triển khai thực hiện quy hoạch tổng thể về di tích Cổ Loa
và khu di tích Hoàng Thành – Thăng Long .
Quản lý và phát huy tác dụng những giá trị di sản văn hóa của di tích đồng
thời tổ chức các hoạt động tuyên truyền, giáo dục cho các cá nhân tập thể tham gia.
Phối hợp các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện công tác nghiên cứu,

sưu tầm hiện vật, tài liệu khảo cổ, tổ chức hội thảo khoa học, xác định giá trị di
sản…
Tổ chức các hoạt nghiên cứu ứng dụng khoa học cũng như các chương trình
hợp tác quốc tế đặc biệt về bảo tồn di sản văn hóa .
Tiếp nhận , quản lý sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí của Nhà nước và
nguồn kinh phí hỗ trợ của các tổ chức, cá nhân ở trong nước và ngoài nước để đầu
tư xây dựng di tích thành Cổ Loa và khu di sản Hoàng Thành Thăng Long .
Trung tâm được thu phí, lệ phí của khách tham quan khu di tích, di sản
thuộc phạm vi quản lý trung tâm theo đúng quy định của nhà nước và Thành phố
Hà Nội.
Trung tâm thực hiện các nhiệm vụ khác khi được thành phố giao.
c, Tổ chức bộ máy :
Ban Giám đốc công ty gồm : Giám đốc và 2 Phó Giám đốc
- Giám đốc và Phó giám đốc Trung tâm do Chủ tịch UBND thành phố bổ
nhiệm, miễn nhiệm theo các quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước về công tác
cán bộ;
- Giám đốc trung tâm chịu trách nhiệm trước Pháp luật và trước UBND
Thành phố trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
7


- Phó Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước Pháp luật và trước Giám
đốc Trung tâm về lĩnh vực công tác được phân công hoặc ủy quyền phụ trách,
- Các phòng ban của trung tâm:
+ Văn phòng;
+ Phòng Kế hoạch – Tài chính;
+ Phòng Nghiên cứu sưu tầm - di sản ;
+ Phòng Bảo quản - Trưng bày;
+ Phòng Hướng dẫn – Thuyết minh.
Cơ cấu bộ máy trung tâm (phụ lục 1 )

1.4. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung tâm
Bảo tổn Di sản Thăng Long - Hà Nội;
a, Chức năng và nhiệm vụ:
Xây dựng, trình Giám đốc Trung tâm Kế hoạch công tác dài hạn 5 năm và
hàng năm của Văn phòng; tham gia xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát
triển dài hạn, 5 năm và hàng năm củaTrung tâm Bảo tồn Di sản Thăng Long - Hà
Nội.
Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong các lĩnh
vực thuộc phạm vi, quyền hạn của Văn Phòng; tham gia thẩm định, góp ý các dự
án, dự thảo văn bản do Giám đốc Trung tâm giao.
Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, văn
bản thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng.
Đảm bảo công tác pháp chế và tổ chức thực hiện các chỉ thị, quyết định của
Giám đốc liên quan đến trách nhiệm của Văn phòng.
Chủ trì, phối hợp với các đơn có liên quan thực hiện công tác tổng hợp, báo
cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm
theo quy định của Nhà nước và Trung tâm Bảo tồn Di sản Thăng Long - Hà Nội.

8


Giúp Lãnh đạo Trung tâm điều hành và quản lý các hoạt động củaTrung tâm
bảo tồn di sản Thăng Long - Hà Nội
+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu đó
trước khi trình giám đốc trung tâm xem xét, giải quyết;
Về công tác Hành chính, Văn thư - lưu trữ:
+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính văn thư , thông tin liên lạc và bảo
mật thông tin, tài liệu của cơ quan trung tâm theo quy định của nhà nước và
củatrung tâm;
b, Cơ cấu tổ chức

01 Chánh Văn phòng
02 Phó Chánh Văn phòng và 10 cán bộ văn phòng
Cơ cấu bộ máy văn phòng (phụ lục 2 )
2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.1. Các loại văn bản cơ quan ban hành
Văn bản hành chính do Trung tâm ban hành bao gồm: Nghị quyết (cá biệt),
quyết định (cá biệt), công văn (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn,
chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp
đồng, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền,
giấy mời, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên
nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
Văn bản chuyên ngành.
Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Giám đốc là người ban hành các văn bản về quy phạm phạm pháp luật và
bộ phận văn phòng là người soạn thảo như : các báo cáo , chương trình và kế
hoạch .. của công ty và phó giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm trước pháp
luật vè các văn bản của cơ quan ban hành .
9


Chánh Văn phòng là người ký các văn bản, công văn giấy tờ … khi có chỉ
đạo.
Phó Chánh Văn phòng ký thay Chánh Văn phòng các văn bản thuộc lĩnh vực
phân công.
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức trình bày văn bản của Trung tâm được trình bày theo thong tư Số:
01/2011/TT-BNV được quy định như sau :
- Trình bày trên khổ giấy A4 với phông chữ Times New Roman
- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
*Quốc hiệu :
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2
trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai:
“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất
cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa
dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có
gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài
của dòng chữ cụ thể:
10


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
* Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái. Tên cơ quan, tổ chức
chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của
Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày
thành nhiều dòng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in
hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh
giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có

độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều
dòng
VD :
UBNDTHÀNH PHỐ HÀ NỘI
TRUNG TÂM BẢO TỒN DI SẢN
THĂNG LONG - HÀ NỘI
*. Số, ký hiệu của văn bản
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in
thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai
chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu
văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu
gạch nối (-) không cách chữ
VD : Số: 15/QĐ-UBND (Quyết định của Thành phố Hà Nội);
* Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
11


Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2
phải ghi thêm số 0 ở trước
VD : Hà nội, ngày 01 háng 6 năm 2017
*Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ
trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu
chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại
văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có
đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt

cân đối so với dòng chữ,
VD :
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động Cán bộ
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng
chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và
ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản,
VD : Số:72/QĐ-TTHN
V/v: kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2015
*Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Phần nội dung ( bản văn) được trình bày bằng chữ in thường ( được dàn đều
cả 2 lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải
dung cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến
12


1.27cm.
* Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Thẩm quyền ký.
Giám đốc Trung tâm ký toàn bộ văn bản của Trung tâm ban hành. Giám
đốc có thể giao cho cấp phó ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phụ
trách. Các văn bản, giấy tờ giao dịch có thể ủy quyền cho Văn phòng ký thừa lệnh
(TL.).

13


+ Giám đốc: Có thẩm quyền ký toàn bộ văn bản của Trung tâm ban hành.
GIÁM ĐỐC

Trần Việt Anh
+ Phó Giám đốc: ký thay (KT.) Giám đốc các văn bản thuộc lĩnh vực được
phân công phụ trách.
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Phan Duy Thắng
+ Chánh văn phòng: ký thừa lệnh (TL) giám đốc các văn bản, giấy tờ giao
dịch thông thường thuộc lĩnh vực hành chính, thông báo về những vấn đề trong
toàn trung tâm, bản sao văn bản.
TL. GIÁM ĐỐC
Chánh Văn phòng
Nguyễn Hồng Ánh
*.Dấu của cơ quan tổ chức
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng
dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực
hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng
vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần
các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
* Nơi nhận

14


Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng
chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được

trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,
đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình
bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu
chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp
theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn
vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần
thiết), cuối cùng là dấu chấm.
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản
 Soạn thảo văn bản.

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Trung tâm
giao cho công chức, viên chức soạn thảo.
Công chức, viên chức được giao sạo thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện
các công việc sau;
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
+ Thu thập, sử lý thông tin có liên quan;
+ Soạn thảo văn bản;
+ Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Viện tham khảo ý kiến của các
phòng ban, cá nhân liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
+ Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đề
xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của Lãnh đạo Trung tâm ghi
rõ trong phiếu trình.
 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt.
15


Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản;
Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Viện phê duyệt, nhưng thấy cần
thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì cá nhân được giao nhiệm vụ soạn
thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định sửa chữa, bổ

sung.
 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.

Chuyên viên phải chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Viện về độ chính xác của
nội dung văn bản và ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết “./.” của phần nội dung
văn bản;
Trưởng phòng Quản lý Tổng hợp phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình
thức, thể thức, và kỹ thuật trình bày văn bản của đơn vị. Trước khi trình lãnh đạo
Viện ký văn bản, Lãnh đạo phòng phải ký nháy vào vị trí cuối cũng của nơi nhận.
 Ký văn bản.

Chức vụ của người ký.
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn
bản. Chỉ ghi chức vụ như : giám đốc , phó giám đốc… không ghi những chức vụ
mà nhà nước không quy định như: Cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách…,
không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản do hai hay nhiều cơ quan ban
hành.
Trách nhiệm của người ký văn bản.
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về văn bản và nội dung kèm theo
văn bản (nếu có);
Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút dạ, không dùng mực đỏ và các thứ
mực dễ phai. Không nên dùng mực màu đen để dễ phân biết bản gốc với bản chính
văn bản;
Chữ ký của người có thẩm quyền không nên dài hay ngắn quá;
16


Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm,
học vị và các danh hiệu danh dự khác.
 Đánh máy nhân bản.

Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, theo đúng quy định về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản. Trường hơp phát hiện thấy có sai sót hoặc không rõ ràng
trong bản thảo thì người đánh máy pahir hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc
người duyệt bản thảo đó;
Người đánh máy phải chịu trách nhiệm giữ gìn bí mật nội dung văn bản và
thực hiện đánh máy, nhân bản đúng số lượng và thời gian quy định; ghi tên bằng
chữ cái viết tắt và số lượng văn bản sau ký hiệu đơn vị nhận lưu văn bản;
Việc đánh máy, in, nhân bản tài liệu mật phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí
mật, an toàn và do Lãnh đạo trung tâm trực tiếp quản lý tài liệu quy định;
Văn bản mật giao cho người có năng lực và phẩm chất tin cậy đánh máy.
Người đánh máy chỉ in và nhân bản đúng số văn bản đã được quy đinh. Sau khi in
ấn, nhân bản phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, chụp
hỏng. Phải thực hiện chế độ bảo mật tài liệu cả văn bản trình ký và bản thảo bằng
giấy cũng như văn bản điện tử lưu trong máy.
3.Công tác quản lý văn bản đến
3.1.Tiếp nhận văn bản đến.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, Văn thư phải kiểm tra số lượng,
tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi
nhận và ký nhận. Văn bản đén có mức độ khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ,
ngày nghỉ cán bộ, viên chức hoặc bảo vệ trung tâm có trách nhiệm ký nhận và báo
ngay với Lãnh đạo trung tâm , người có trách nhiệm để sử lý;
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ) văn thư được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến
17


phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản
với người chuyển văn bản;

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư
phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có
sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.

Các bì văn bản đến được phân loại và sử lý như sau:
+ Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi chotrung tâm , phòng ban;
+ Loại không bóc bì: Các văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc
gửi đích danh cá nhân hoặc phòng ban trongtrung tâm , văn thư chuyển cho nơi
nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công
việc chung của trung tâm thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho
Văn thư để đăng ký;
 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến.

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
“Đến”, ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết,
phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”;
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản đến gửi
đích danh cho cá nhân, phòng ban) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng
dấu “Đến”;
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngứn vào khoảng giấy trống dưới số, ký
hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yêu nội dung (đối với
công văn) hoặc vào khoảng giấy dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
3.2. Đăng ký văn bản đến.
Lập sổ đăng ký văn bản đến, căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, trung
18

tâm quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.
+ Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả văn bản đến.
Đăng ký văn bản đến.
+ Phải ghi đầy đủm rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản;
không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông
dung;
+ Mẫu sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật
đến thực hiện theo hướng dẫn Phụ lục II tại thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 của Bộ Nội vụ.
+ Mẫu sổ đăng lý văn bản đến:
TRUNG TÂM BẢO TỒN DI SẢN
THĂNG LONG HÀ NỘI
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 2017
Từ ngày … … đến ngày … …
Từ số …… đến số … …
Quyển số: … …
Phần đăng ký nội dung bên trong:

19


Ngày
đến

Số
đến

Tác

giả

Số, ký Ngày Tên loại và trích Đơn vị Ký
hiệu
tháng yếu nội dung
hoặc
nhận
người
nhận

Ghi
chú

(1)

(2)

(3)

(3)

(9)

(5)

(6)

(7)

(8)

Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở sữ liệu quản lý văn bản đến phải được
in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý;
Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký
văn bản mật đến.
3.3.Trình, chuyển giao văn bản đến.
Sau khi làm thủ tục đóng dấu đến, đăng ký vào sổ văn bản đến, Văn thư có
trách nhiệm chuyển giao đến cho trưởng phòng Quản lý Hành chính xem xét, dự
kiến cho đơn vị hay cá nhân sẽ sử lý văn bản và ký vào phía dưới dấu đến.
Những văn bản quan trong, văn bản đến chỉ các mức độ khẩn sau khi Trưởng
Phòng Quản lý Tổng hợp xem xong phải trình ngay Lãnh đạo trung tâm
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư đăng ký tiếp, vào sổ nhập dữ
liệu vào máy tính, scan văn bản đến, chuyển qua mạng và chuyển văn bản giấy tới
đơn vị, cá nhân giải quyết.
Đối với văn bản mật, Văn thư vào sổ đăng ký và trình Lãnh đạo trung tâm
cho ý kiến sử lý. Phòng ban hay cá nhân nhận được văn bản, sau khi xem và
sử lý công việc chuyển trả lại Phòng Quản lý Hành chính để lưu và bảo quản theo
chế độ lưu trữ văn bản mật.
Đối với văn bản đến ngoài bì ghi đích danh phòng ban, các nhân hoặc đề rõ
“Chỉ nguời có tên mới được bóc bì”, Văn thư của các đơn vị có trách nhiệm vào sổ
20


đăng ký theo những thông tin ghi ngoài bì và chuyển giao nguyên cả bì cho phòng
ban hay cá nhân.
3.4.Giải quyết và theo dõi, đôn độc việc giải quyết văn bản đến.
Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải
quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo trung tâm và theo thời hạn yêu
cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được

giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa giải quyết để bảo cáo Trưởng phòng Quản lý
Hành chính . Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách
nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4.Công tác quản lý văn bản đi
4.1.Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản.
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành; nếu phát
hiện sai sót thì báo cáo cho Trưởng phòng hành chính hay người có trách nhiệm
xem xét giải quyết.
Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản.
Ghi số của văn bản
+ Tất cả văn bản đi của trung tâm được ghi số theo hệ thống số chung do
Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
+ Ghi ngày, tháng của văn bản
+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Trường hợp văn bản có nội dung chồng chéo, người ký không đúng
thảm quyền hoặc không đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày văn thư trả lại và
báo cáo với lãnh đạo trực tiếp.
21


Sau khi kiểm tra lại văn bản lần cuối cùng, văn thư đóng dấu cơ quan và dấu
mức độ khẩn, mật (nếu có).
4.2.Đăng ký văn bản.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi, kể cả bản sa văn bản và văn bản mật, thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục VII tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012
của Bộ Nội vụ.

22


Sổ đăng ký văn bản đi:
TRUNG TÂM BẢO TỒN DI SẢN
THĂNG LONG HÀ NỘI
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: 2017
Từ ngày … … đến ngày … …
Từ số …… đến số … …

Quyển số: … …
Phần nội dung bên trong:
Số, ký Ngày
hiệu

tháng trích

văn bản văn
(1)

Tên loại và Người

bản
(2)

nội

yếu ký

Nơi nhận Đơn vị, Số

Ghi

văn bản

chú

dung

văn bản
(3)

người

lượng

nhận bản bản
(4)

(5)

lưu
(6)

(7)

(8)

Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính.

Ngoài yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản đi
theo quy định của pháp luật, văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý
phải được in ra giấy để nhận bản chính và đóng sổ để quản lý;
Không sử dụng máy vi tính kết nối mạn nội bộ và mạng diện rộng để đăng
ký văn bản mật đi.

23


4.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.
Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số
lượng tại nơi nhận văn bản
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến cơ quan ,đơn vị có chức năng,thẩm quyền giải quyết,tổ chức thực
hiện,phối hợp thực hiện ,báo cáo,giám sát,kiểm tra liên quan đến nội dung văn
bản,không gửi vượt cấp,không gửi nhiều bản cho một đối tượng ,không gửi đến các
đối tượng khác chỉ để biết,để tham khảo giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực
hiện đánh máy ,nhân bản theo đúng thời gian quy định
Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của lãnh đạo trung tâm và được
thực hiện theo quy định tại Khoản 1,Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28
tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật
Nhà nước
Đóng dấu đối với các văn bản của trung tâm
-

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải chùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái
Đóng dấu phải ngay ngắn,rõ ràng,đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo

-

quy định
Đóng dấu độ mật,khẩn
-Việc đóng dấu các độ mật,khẩn (KHẨN,THƯỢNG KHẨN,HỎA TỐC,HỎA
TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm
b,Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
- Việc đóng dấu các độ mật (MẬT,TUYỆT MẬT,TỐI MẬT) và dấu thu hồi
được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 ,Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13
tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định sô 33/2002/NĐ-CP của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

24


- Vị trí đóng dấu độ khẩn,dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành ( TRẢ LẠI
SAU KHI HỌP,XEM XONG TRẢ LẠI,LƯU HÀNH NỘI BỘ ) trên văn bản được
thực hiện theo quy định tại Điểm c,Khoản 2,Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV
4.4.Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
B1. Lựa chọn phong bì;
B2. Viết bì;
B3. Vào bì và dán bì;
B4. Đóng dấu dộ khẩn, ký hiệu độ mật và các dấu khác lên bì (nếu có).
Chuyển phát văn bản đi.
Những văn bản đi đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải đực phát hành
ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp
theo;
Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG
KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ cá thủ tục hành chính;
Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi
văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viện bưu điện kiểm
tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;

Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các phòng ban, cá nhân trong trung
tâm hoặc cho cá nhân, đơn vị ngoài trung tâm phải được ký nhận vào sổ chuyển
giao văn bản, ghi rõ số lượng, họ tên người nhận và thời gian nhận vào sổ chuyển
giao văn bản;
Trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho
nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi văn
bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ;
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Viên chức Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
25