Thực trạng công tác lưu trữ của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng

MỤC LỤC
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
Chương 1: Khái quát về Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng............4
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng.............................................4
1.1.1

Lịch sử hình thành..............................................................................4

1.1.2

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức..............................5

1.1.2.1 Chức năng...........................................................................................5
1.1.2.2 Nhiệm vụ............................................................................................5
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan:...............................................................7
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức...........................................................10
1.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn...............................................10
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng...........................................................11
Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố
Cao Bằng............................................................................................................12
2.1 Hoạt động quản lý..................................................................................12
2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản về công tác lưu trữ.........................12
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức.............................................12
2.1.3. Tổ chức nghiêm cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức...............................................13
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý
công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ................................13
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu

trữ của cơ quan, tổ chức...............................................................................13
2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ..................................................................14
2.2 Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................14
2.2.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan......14


2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ....................................14
2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu.........................................................15
2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu....................................................................16
2.2.4.1. Cơ sở lý luận....................................................................................17
2.2.4.2. Cơ sở thực tiễn.................................................................................17
2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm...............................................18
Chương 3 Báo cáo kết quả thực tập tại Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố
Cao Bằng và những đề xuất, khuyến nghị......................................................21
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được.................................................................................................21
3.1.1 Những công việc đã làm được trong thời gian thực tập......................21
3.1.2. Kết quả đạt được.................................................................................21
3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ
của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng...........................................22
3.2.1. Ưu điểm..............................................................................................22
3.2.2. Nhược điểm.......................................................................................22
3.2.3. Giải pháp............................................................................................23
3.3. Một số khuyến nghị...............................................................................24
3.3.1. Đối với Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng..........................24
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường.................................25
C KẾT LUẬN....................................................................................................26
D. PHỤ LỤC

A. LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao
của khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có một vai trò quan trọng càng quan trọng
trong việc phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời tài liệu lưu
trữ góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược
kinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết định quản lý. Trong quá
trình xây dựng một nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc
kế thừa những tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc
giáo duc, tuyên truyền, phát triển kinh tế. Nhận thức được tầm quan trọng của tài
liệu lưu trữ nên công tác văn thư lưu trữ ngày càng được chú trọng hơn. Như
vậy để công tác văn thư lưu trữ ngày càng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho
cơ quan, lãnh đạo. Cần phải xây dựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ văn
thư lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp
phát triển công tác lưu trữ.
Từ yêu cầu thực tiễn trên ngày 18/ 12/ 1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng ký
Quyết định số 109/ BT thành lập Trường TH Văn thư - lưu trữ thuộc Cục lưu trữ
Phủ Thủ tướng. Nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội do Bộ Nội Vụ quản lý.
Từ khi thành lập tới nay trường luôn mở rộng việc chiêu sinh, đào tạo và số
lượng tuyển sinh ngày càng nhiều so với trước, có đủ năng lực, trình độ nghiệp
vụ. Hàng năm số sinh viên ra trường đều có việc làm phù hợp với chuyên ngành
mình đã được đào tạo. Cơ sở vật chất của trường ngày càng được nâng cấp và
mở thêm một số chuyên ngành mới như quản trị văn phòng, chính trị học, luật
học... Các lớp tại chức, hệ nghề cũng liên tục được chiêu sinh. Để góp phần hiện
đại hoá công tác lưu trữ trong văn phòng hiện nay, gắn liền nhà trường với xã
hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đi đôi với hành” nhà trường đã lên kế hoạch
cho sinh vên đi thực tập thực tế tại các cơ quan tổ chức.
Thực tập là khoảng thời gian vô cùng quan trọng, giúp cho quá trình học
tập của chúng em được chuyên sâu và có hệ thống hơn. Từ đó thấy được thực tế
quy trình thực hiện công việc ở ngoài xã hội so với trên giảng đường như thế
nào? có đúng quy trình nghiệp vụ mình đã học hay không ? quy cách làm việc

1


như thế nào ? thái độ và khả năng giao tiếp ứng xử của Cán bộ ra sao? Có giống
với yêu cầu của Cán bộ làm Văn thư - Lưu trữ trên giảng đường mà thầy cô đã
dạy hay không?...Từ việc tìm hiểu đó chúng em có thể nhận thức đúng đắn hơn
về ngành học của mình, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn
luyện kỹ năng nghề nghiệp, phát huy khả năng sáng tạo của bản thân, học hỏi
được nhiều kinh nghiệm quý báu góp phần vận dụng một cách có hiệu quả giữa
kiến thức và thực tế đối với công việc mà em làm sau này. Xây dựng phong cách
làm việc của một cán bộ khoa học về lưu trữ. Được đào tạo tại trường Đại học
Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành Lưu trữ học, qua liên hệ của bản thân và được
sự nhất trí tiếp nhận của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng, em đã đến
thực tập tại Văn phòng của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng từ ngày
10 tháng 01 đến ngày 10 tháng 03 năm 2017. Trong thời gian thưc tập tại Ban
dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng, em đã được tiếp cận với thực tế, đã được
tham gia vào nhiều nghiệp vụ của công tác Lưu trữ như: Công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ;
xác định giá trị tài liệu và chỉnh lý tài liệu; bảo quản và phục vụ khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ. Trong các công tác nghiệp vụ đã được thực tập tài cơ quan
em xin chọn nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ làm nội dung thực tập chính. Bởi
thứ nhất là do em được thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu là nhiều nhất, thứ hai
công tác chỉnh lý nó bao gồm cả các công tác nghiệp vụ khác nên giới thiệu
được hoạt động chỉnh lý mà em đã làm thì cũng đã giới thiệu được phần nào nội
dung các nghiệp vụ khác mà em đã được làm, cũng thêm một lý do chủ quan là
do em thích công tác chỉnh lý nó giúp em thêm tự tin và càng yêu ngành lưu trữ
hơn. Tuy mới đầu có nhiều bỡ ngỡ; nhiều lo lắng sợ mình không không được
giao công việc, sợ mình không làm được nếu được giao nhiệm vụ, sợ mình làm
gì sai rồi bị chỉ trích, … nhưng với sức trẻ, lòng nhiệt tình và say mê trong công
việc, cùng với sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong

khoa Văn thư-Lưu trữ và các Cán bộ tại Ban dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao
Bằng. Đặc biệt là sự quan tâm hướng dẫn của chú Vi Xuân Thứ Phó Trưởng Ban
và cô Hoàng Thị Minh Thoa Cán bộ Văn thư Lưu trữ Ban dân vận Tỉnh ủy đã
tiếp nhận, bố trí, sắp xếp hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo công
việc, giải đáp một cách rõ ràng, tỉ mỉ các thắc mắc, hay những vấn đề em chưa
2


hiểu và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, tốt nhất để em có điều kiện tiếp xúc,
học hỏi những kinh nghiệm, thực hành một số nghiệp vụ về công tác lưu trữ
thuộc chuyên môn của mình. Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập.
giúp em giảm bớt sự bỡ ngỡ trong môi trường làm việc tại cơ quan. Quá trình
thực tập hai tháng không phải là dài nhưng chúng em đã học hỏi đựơc nhiều
điều bổ ích trong công việc, giao tiếp, lòng say mê nghề nghiệp và tính sáng tạo.
Có thể nói trước kia khi chọn ngành này em luôn cảm thấy đây là một chuyên
ngành khó hơn cả. Nhưng quá trình thực tập tại Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố
Cao Bằng thì nó trở thành một niềm vui không chỉ đối với riêng em mà còn là
của tất cả các thành viên. Nó sẽ là sự cổ vũ động viên khích lệ em bước tiếp trên
con đường đã chọn ( một Cán bộ lưu trữ tương lai). Để tổng hợp quá trình thực
tập tại Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng, em xin trình bày bài báo cáo
“thực tập”. Cấu trúc của bài báo cáo gồm 3 phần chính như sau: Chương I. Giới
thiệu chung về Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng. Chương II. Khái quát
thực trạng công tác lưu trữ tại Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng .
Chương III. Báo cáo kết quả thực tập tại Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao
Bằng và những đề xuất, khuyến nghị. Dưới đây là bài báo cáo thưc tập của em.
Do lần đầu được tiếp xúc với môi trường mới với nhiều bỡ ngỡ, căng thẳng và
khó khăn nên không tránh khỏi sự thiếu sót, tuy nhiên đây là kết quả đầu tiên
đánh giá bước đầu trưởng thành của bản thân sau 4 năm học tập và rèn luyện tại
trường. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, nhận xét và đóng góp ý kiến của các
Cán bộ trong Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng cũng như thầy, cô

Khoa Văn thư - Lưu trữ để bài báo cáo thưc tập của em được hoàn thiện và đạt
được chất lượng cao hơn và để em có thêm những kinh nghiệm quý báu trong
công việc cũng như tạo điều kiện thuận lợi quá trình làm việc sau này của chính
bản thân em. Qua bài cáo này, em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trong khoa
Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và các Cán bộ tại Ban dan
vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng đã quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn
thành tốt đợt thực tập này.

3


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Khái quát về Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng.
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng.
1.1.1 Lịch sử hình thành
Ngày 26/10/1981, Ban thường vụ Tỉnh ủy Cao Bằng ra nghị quyết số 248
- NQ/TC/CB về thành lập Ban dân vận Tỉnh ủy với chức năng là tham mưu cho
Tỉnh ủy, UBND tỉnh về công tác vận động quần chúng. Ban Dân vận có nhiệm
vụ: Theo dõi, nghiên và đề xuất những giải pháp chỉ đạo của cấp ủy, chính
quyền tỉnh trên 4 vấn đề lớn là: Đoàn thể, dưa tộc, tôn giáo và công tác dân vận
trong các cơ quan nhà nước. Ngày 1/9/1994, Ban Thường vụ Tỉnh ủy Cao Bằng
ra nghị quyết thành lập Ban dân vận cấp cấp huyện, thị.
Với chức năng, nhiệm vụ được giao, Ban Dân vận Tỉnh ủy từ năm 1981
đến nay đã có những nội dung công tác thiết thực và hoạt động có hiệu quả trên
các lĩnh vực: Đoàn thể, dân tộc, tôn giáo,....đáp ứng với yêu cầu. Đặc biệt là từ
khi nuớc ta bước vào thời kỳ đổi mới, CNH-HĐH, mặc dù còn gặp nhiều khó
khăn nhưng Đảng bộ Tỉnh Cao Bằng đã luôn bám sát các chủ trương, nghị quyết
của Đảng, nhất là các chủ trương,nghị quyết về công tác dân vận quán triệt và
thực hiện tốt bài học số một mà Đại hội lần thứ VI của Đảng đã rút ra là phải

quán triệt tư tưởng '' lấy dân làm gốc '' xây dựng và phát huy quyền làm chủ của
nhân dân lao động. Nhờ đó đã phát huy được sức mạnh đại đoàn kết, tập hợp,
động viên nhân dân khắc phục mọi khó khăn, thử thách giành được những thành
tựu quan trọng trong sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội; đời sống nhân dân
không ngừng được cải thiện.
Quá trình hình thành và phát triển của ban dân vận tỉnh ủy 83 năm qua,
gắn liền với lịch sử vẻ vang của Đảng bộ và nhân dân tỉnh Cao Bằng. Với chức
năng là cơ quan tham mưu cho Tỉnh ủy về công tác dân vận, kể từ ngày thành
lập đến nay, qua mỗi thời kỳ, mỗi chặng đường lịch sử, Ban Dân vận Tỉnh ủy
đều có những đóng góp quan trọng vào tiến trình đấu tranh cách mạng anh dũng
và kiên cường của Đảng bộ và nhân dân tỉnh nhà. Những người làm công tác
dân vận của Đảng bộ tỉnh đã vận động nhân dân các dân tộc trong tỉnh đoàn kết
chung quanh Ban Chấp hành Đảng bộ, góp thành lực lượng toàn dân để thực
4


hiện thắng lợi hai cuộc kháng chiến chống pháp và chống Mỹ, góp phần xây
dựng và bảo vệ quê hương Cao Bằng ngày càng giàu đẹp.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
1.1.2.1 Chức năng
Là cơ quan tham mưu của tỉnh ủy mà trực tiếp thường xuyên là ban
thường vụ và thường trực tỉnh ủy về công tác dân vận ( bao gồm cả công tác dân
tộc và tôn giáo).
1.1.2.2 Nhiệm vụ
* Nghiên cứu, đề xuất
- Những chủ trương, giải pháp về công tác dân vận của tỉnh ủy và ban
thường vụ tỉnh ủy. Chủ trì hoặc tham gia chuẩn bị nghị quyết đại hội, các nghị
quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế, chương trình công tác dân vận của
tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy.
- Tham mưu cho tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy cụ thể hóa các chủ trương,

nghị quyết, chỉ thị, quy định, quyết định quy chế, kết luận của Đảng, pháp luật
của nhà nước về công tác dân vận, dân tộc, tôn giáo, phát huy quyền là chủ của
nhân dân.
- Theo dõi, tổng hợp tình hình nhân dân ( bao gồm cả tình hình dân tộc,
tôn giáo, các giai tầng xã hội, các vấn đề bức xúc trong nhân dân) để báo cáo và
tham mưu với tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy.
- Sơ kết, tổng kết về công tác dân vận
* Hướng dẫn, kiểm tra giám sát
- Việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định,
quy chế, kết luận của đảng về công tác dân vận.
- Phối hợp với các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể nhân dân nắm tình hình
tư tưởng, tâm trạng, nguyện vọng trong nhân dân và phong trào quần chúng để
kịp thời báo cáo, tham mưu cho cấp ủy lãnh đạo tốt công tác dân vận và xử lý
những vấn đề mới phát sinh.
- Hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công tác dân vận cho
cấp ủy và cán bộ làm công tác dân vận cưa các cấp trong đảng bộ tỉnh.
- Tham gia ý kiến với các cơ quan chính quyền trong việc thể chế hóa
nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế, kết luận của Đảng về công tác
5


dân vận; phát huy quyền là chủ của nhân dân.
* Phối hợp
- Với ban tổ chức tỉnh ủy trong việc quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và
việc thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người
lao động của ban dân vận tỉnh ủy. Tham gia ý kiến về công tác cán bộ đối với
đội ngũ cán bộ trong khối và cán bộ dân vận cấp ủy trực thuộc theo phân cấp
quản lý.
- Chủ trì, phối hợp với các ban, ngành liên quan trong các hoạt động
chung về công tác dân vận; công tác nghiên cứu, kiểm tra, đào tạo, bồi dưỡng,

thông tin…về công tác dân vận ở địa phương.
- Với Mặt trận Tổ quốc tỉnh để vận động nhân sĩ, trí thức, người có uy tín
trong đồng bào các dân tộc thiểu số và chức sắc trong tôn giáo.
- Với Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị - xã hội và hội quần chúng
cấp tỉnh tham gia công tác xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền.
* Thẩm định, thẩm tra
- Các đề án, văn bản về công tác dân vận trước khi trình tỉnh ủy, ban
thường vụ tỉnh ủy.
- Tham gia thẩm định các đề án, dự án thuộc lĩnh vực kinh tế, chính trị,
xã hội, quốc phòng an ninh… có liên quan mật thiết đến công tác dân vận; các
đề án, dự án có liên quan đến quyền làm chủ của nhân dân và công tác đan vận
của hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân.
* Thực hiện một số nhiệm vụ do ban thường vụ, thường trực tỉnh ủy giao
- Giúp cấp ủy nắm tình hình và tham mưu cho cấp ủy chỉ đạo hoạt động
của Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị- xã hội, hội quần chúng ở địa
phương.
- Là cơ quan thường trực Ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở,
nắm tình hình và tham mưu cho cấp ủy chỉ đạo hoạt động công tác dân vận của
các cơ quan nhà nước ở địa phương.
- Thực hiện việc báo cáo định kỳ và đột xuất với Ban thường vụ tỉnh ủy,
Ban dân vận Trung ương theo quy định.
- Thực hiện những công việc khác do tỉnh ủy, Ban thường vụ tỉnh ủy
giao.
6


1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng
(xem trang sau)
1.1.2.3.1 Lãnh đạo ban

Ban có Trưởng ban, các Phó trưởng ban
1.1.2.3.2 Các phòng chuyên môn
- Phòng dân tộc và tôn giáo
- Phòng Đoàn thể và các hội
- Phòng dân vận các cơ quan nhà nước
- Văn phòng

7


1.1.2.3.3 Thẩm quyền và trách nhiệm của trưởng ban, phó trưởng ban,
trưởng phòng, phó trưởng phòng, chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, cán
bộ, chuyên viên
Trưởng ban là đồng chí ủy viên Ban thường vụ tỉnh ủy, đồng thời là thủ
trưởng cơ quan có trách nhiệm và quyền hạn cụ thể như sau:
- Chỉ đạo, quản lý, điều hành, kiểm tra, đôn đốc và chịu trách nhiệm trước
Ban Thường vụ trực tiếp là Thường trực tỉnh ủy về mọi mặt hoạt động của ban
dân vận tỉnh ủy.
- Phân công, chỉ đạo và kiểm tra các phó trưởng ban thực hiện các nhiệm
vụ được giao. Triệu tập, chủ trì, kết luận các cuộc họp lãnh đạo Ban, các cuộc
họp toàn thể cơ quan.
- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức – cán bộ; công tác thi đua – khen
thưởng, kỷ luật; công tác bảo vệ chính trị nội bộ và công tác Dân tộc – Tôn giáo.
- Ký các văn bản trình, báo cáo 6 tháng, báo cáo tổng kết năm gửi tỉnh ủy,
Ban Dân vận Trung Ương, các quyết định điều động cán bộ, bổ nhiệm các chức
danh lãnh đạo, khen thưởng theo phân cấp
- Trực tiếp phụ trách và chỉ đạo hoạt động của văn phòng ban và phòng
dân tộc tôn giáo; là chủ tài khoản cơ quan, quyết định những vấn đề tài chính, tài
sản của cơ quan theo phân cấp.
Các Phó trưởng ban có trách nhiệm:

- Giúp Trưởng ban lãnh đạo, chỉ đạo công việc chung của Ban, đồng thời
được Trưởng ban phân công phụ trách một lĩnh vực công tác của Ban. Chịu
trách nhiệm giúp Trưởng ban tham mưu, đề xuất chủ trương và hướng dẫn của
tỉnh ủy về việc sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết của Trung ương, của tỉnh
ủy về lĩnh vực công tác phụ trách.
- Trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng chuyên môn và công tác thuộc
lĩnh vực công tác được giao.
- Tham gia các cuộc họp lãnh đạo ban; có trách nhiệm đề xuất với Trưởng
ban các vấn đề chuyên sâu theo lĩnh vực được giao; báo cáo kịp thời với tập thể
lãnh đạo ban về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao.
8


- Được ký công văn đôn đốc, hướng dẫn kiểm tra, phối hợp thuộc lĩnh
vực được phân công phụ trách, sau khi đã trao đổi thống nhất với trưởng Ban
hoặc tập thể lãnh đạo Ban.
Trưởng phòng có trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo ban về thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của phòng đã được quy định.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, 6 tháng,
năm của phòng.
- Chủ động tham mưu đề xuất những vấn đề công tác của phòng: phối
hợp với các phòng trong ban và cơ quan có liên quan thực hiện công tác của
phòng, của ban. Có trách nhiệm dự các cuộc họp của ban, của lãnh đạo ban khi
được triệu tập.
Phó trưởng phòng có trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về một hoặc một số lĩnh vực công
tác được phân công theo chức năng, nhiệm vụ của phòng; được trưởng phòng ủy
quyền dự các hội nghị, hội thảo của các cơ quan liên quan
- Thục hiện nhiệm vụ của trưởng phòng khi được ủy quyền; khi cần thiết

được làm việc trực tiếp với lãnh đạo Ban, sau đó báo cáo cho trưởng phòng biết.
Chánh văn phòng có trách nhiệm:
- Tổng hợp báo cáo và xử lý thông tin; thừa lệnh lãnh đạo ban phối hợp
sắp xếp công việc giữa các phòng theo chương trình công tác của ban.
- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, đánh máy, nhân sao tài
liệu.chịu trách nhiệm về thể thức văn bản và phát hành văn bản.
- Dự họp và ghi biên bản các cuộc họp của lãnh đạo ban và các cuộc làm
việc của lãnh đạo ban với cơ quan liên quan.
- Trực tiếp phụ trách công tác thi đua khen thưởng; tặng kỷ niệm chương
“ Vì sự nghiệp Dân vận”; theo dõi về việc thực hiện chế độ chính sách đối với
cán bộ, công chức cơ quan; làm các thủ tục hành chính về tuyển dụng, bổ nhiệm
cán bộ, kỷ luật cán bộ khi đã được bàn bạc thống nhất trong lãnh đạo hoặc tập
thể cơ quan.
9


- Được thừa lệnh trưởng ban ký các: giấy giói thiệu, giấy công tác đối với
cán bộ, công chức trong ban và lện điều xe…
Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên:
- Mỗi cán bộ, chuyên viên được trưởng phòng phân công theo dõi một
lĩnh vực công tác hoặc đảm nhiệm một số nhiệm vụ để thực hiện chức năng
nhiệm vụ chung của phòng theo sự phân công của trưởng phòng.
- Thường xuyên theo dõi, nắm tình hình, nghiên cứu, đề xuất, báo cáo kịp
thời với lãnh đạo phòng về lĩnh vực công tác được phân công. Chịu trách nhiệm
đề xuất nội dung, kế hoạch công tác theo nhiệm vụ được phân công.
- Khi có yêu cầu các chuyên viên được làm việc trực tiếp với Trưởng ban
hoặc Phó ban phụ trách. Các chuyên viên được cung cấp nguồn thông tin, tư
liệu; được dự các cuộc hội nghị khi được lãnh đạo Ban hoặc trưởng phòng giao
nhiệm vụ nhưng chỉ được phát biếu ý kiến với tư cách cá nhân, không được phát
biểu nhân danh Ban Dân vận Tỉnh ủy; được đề xuất ý kiến để cơ quan tạo điều

kiện thuận lợi trong công tác.
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Công tác lưu trữ của Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng là do văn phòng
quản lý và chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động lưu trữ của cơ quan. Do đó em
xin nêu khái quát tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn Phòng.
1.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn
Văn phòng tham mưu và thực hiện công tác tổng hợp, kế hoạch, đào tạo,
bồi dưỡng, tổ chức cán bộ, chính sách cán bộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, hành
chính, quản trị phục vụ hoạt động của cơ quan.
Là đầu mối trong việc trao đổi thông tin, tư liệu, phối hợp công tác giữa
Ban Dân vận Tỉnh ủy với Văn phòng Tỉnh ủy,...
Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của ban; công tác công
văn, giấy tờ, văn thư,hành chính, lưu trữ, cấp xã về nghiệp vụ hành chính , văn
thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước theo quy định của pháp
10


luật. Trình lãnh đạo ban ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các quy định
về thủ tục hành chính trong xử lý công việc và quản lý công văn, giấy tờ trong
các cơ quan hành chính Nhà nước. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của ban. Thực hiện các nhiệm vụ khác do
lãnh đạo ban giao.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Gồm có: 05 người
- 01 Chánh Văn phòng – Chỉ đạo chung.
- 02 Phó Chánh Văn phòng gồm:
- 01 Phó Chánh Văn - Phụ trách tổng hợp văn bản.
- 01 Phó Chánh Văn phòng - Phụ trách tiếp công dân.

- 01 nhân viên văn thư lưu trữ

11


Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố
Cao Bằng
2.1 Hoạt động quản lý
Tài liệu của Ban dân vận hình thành ra là những tài liệu quan trọng, có giá
trị liên quan đến hoạt động quản lý điều hành mọi hoạt động của cơ quan tổ
chức . Bên cạnh đó tài liệu mà cơ quan ban hành ra, các cơ quan cấp trên ban
hành xuống, cấp dưới trình lên hàng năm là những tài liệu liên quan tới vấn đề
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục… là những tài liệu có vấn đề nhạy
cảm, mật liên quan đến vận mệnh của Quốc gia, dân tộc chính vì thế tài liệu cần
phải được bảo quản, quản lý một cách tốt nhất để góp phần xây dựng và bảo vệ
tổ quốc ngày càng vững mạnh sánh vai với các cường quốc năm châu. Nhận
thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ và dựa trên sự chỉ đạo của các cơ
quan cấp trên Văn phòng Tỉnh ủy Cao Bằng đã có sự quan tâm tới công tác lưu
trữ bằng việc thực hiện hoạt động quản lý điều hành mọi hoạt động của công tác
Lưu trữ khá tốt.
2.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản về công tác lưu trữ.
- Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng chưa xây dựng và ban hành
quy chế về công tác văn thư lưu trữ riêng mà dựa theo: quy chế số 03-QC/BDV
ngày 25 tháng 02 năm 2015 quy chế làm việc của cơ quan ban dân vận Tỉnh ủy
Cao Bằng.
- Kế hoạch 29-KH/BDV ngày 17/11/2016 của Ban dân vận về kế hoạch
chỉnh lý, sắp xếp tài liệu các phòng, ban, thuộc Ban dân vận đưa vào kho lưu
trữ.
- Các văn bản chỉ đạo hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan: Theo tài
liệu tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Đảng và các tổ chức chính trị

xã hội do văn phòng Tỉnh ủy tổ chức.
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức.
Hoạt động quản lý trong công tác lưu trữ cơ quan đã có sự quan tâm. Cụ
thể Ban Dân vận đã tiến hành chỉnh lý tài liệu theo khóa và nhiệm kỳ làm việc.
Mỗi một khóa hay là một nhiệm kỳ sẽ là một phông lưu trữ. Ví dụ như: Phông
12


lưu trữ Ban dân vận Tỉnh ủy khóa XVI, nhiệm kỳ 2004-2009
2.1.3. Tổ chức nghiêm cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Do điều kiện chưa cho phép nên hoạt động tổ chức nghiên cứu khoa học
và ứng dụng thành tựu KHCN trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức vẫn
còn hạn chế. Cụ thể việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư lưu trữ đã
mang lại hiệu quả, tiết kiệm, chính xác và tra tìm tài liệu thuận tiện, nhanh
chóng. Đến nay thì 100% cán bộ công chức trong cơ quan đều biết và sử dụng
mạng để tiếp nhận, xử lý văn bản và khai thác văn bản qua hệ thống trao đổi
thông tin nội bộ
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý
công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản
lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ là đã có, tuy nhiên vẫn
còn hạn chế so với thực trạng và quy mô của kho lưu trữ cơ quan. Hàng năm thì
cơ quan cũng tiến hành tổ chức các lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ công tác
văn thư lưu trữ. Tuy nhiên từ trước năm 2012 cơ quan đã có 01 cán bộ phụ trách
văn thư kiêm nghiệm lưu trữ và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ tại Tỉnh Cao Bằng
, tuy nhiên sau năm 2012 cán bộ lưu trữ này đã được điều chuyển công tác, hoạt
động lưu trữ đã không được quan tâm sát sao, cho tới đầu năm 2015 mới hợp
đồng có quỹ lương 01 cán bộ chuyên ngành lưu trữ để thực hiện công tác lưu trữ
tại cơ quan và được hưởng phụ cấp độc hại hàng tháng hệ số 01, nên vẫn chưa

có bất cứ một hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, thi đua, khen thưởng nào về công
tác lưu trữ cả.
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác
lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Về hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế
công tác lưu trữ của cơ quan là đã có tuy nhiên vẫn còn rất hạn chế, bởi cơ quan
chưa ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ riêng chỉ căn cứ theo quy chế
làm việc của ban nên chưa có căn cứ để thực hiện thanh tra, kiểm tra, xử lý vi
13


phạm theo quy chế.
2.1.6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ.
Cũng với một lý do điều kiện cơ quan chưa cho phép nên hoạt động hợp
tác quốc tế về công tác lưu trữ là chưa có. Nói chung là các hoạt động trên đã
được Ban dân vận Tỉnh ủy quan tâm tới, tuy nhiên nó vẫn còn rất hạn chế chưa
được sát sao khi thực trạng tài liệu đang được chất đống, bó gói, rời, lẻ trong
kho lưu trữ cơ quan mà tài liệu trong kho hầu hết là những tài liệu có giá trị (giá
trị hiện hành và giá trị lịch sử).
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Chánh văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi
quản lý của mình.
- Cán bộ Văn thư – Lưu trữ kiêm nhiệm có trách nhiệm:
+ Tham mưu cho Chánh văn phòng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại Ban;
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
+ Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;
+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và

thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Phần lớn khối lượng tài liệu tại Ban đều có thời hạn bảo quản Vĩnh viễn
Những tài liệu có thời hạn bảo quản như: Văn bản trả lời hành chính đơn
thuần, giấy mời họp, giấy mời dự hội thảo, hội nghị,… được lưu tại phòng văn
thư từ 1 – 2 năm sau đó sẽ được nộp lưu về Kho Lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy
Cao Bằng. Đến hết nhiệm kỳ 5 năm các tài liệu đã được chỉnh lý sẽ được nộp về
kho lưu trữ của văn phòng Tỉnh ủy Cao Bằng
2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Công tác thu thập bổ sung của kho lưu trữ có quan hệ đến hầu hết các
14


nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài
liệu vào các kho lưu trữ sẽ bổ sung các nguồn tài liệu, làm phong phú thành
phần phông lưu trữ cơ quan và khả năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ, bảo tồn di sản văn hóa Quốc gia, dân tộc. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài
liệu vào kho lưu trữ Ban dân vận là công việc thường xuyên được tiến hành
hàng năm, vào đầu quý I của năm sau tiến hành thu thập tài liệu của các năm
trước; sau 01 năm kết thúc nhiệm kỳ hoạt động của cấp ủy, Ban tiến hành chỉnh
lý và thu thập bổ sung tài liệu của các nhiệm kỳ trước.
Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu hàng năm đã được Ban quan tâm. Văn
phòng ban chủ động, tích cực tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo cán bộ
các phòng thực hiện việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nguồn thu tài
liệu vào lưu trữ cơ quan: Là toàn bộ những tài liệu có giá trị
- Các loại văn bản mà Ban Dân vận Tỉnh ủy ban hành
- Các loại văn bản của Tỉnh ủy mà Ban Dân vận tham mưu, trình Tỉnh ủy
ký ban hành
- Các loại văn bản mà Trung ương, Chính phủ, các bộ, ban ngành các tỉnh

gửi đến
- Các loại văn bản của các sở, ban , ngành, doàn thể, các hội, Ủy ban nhân
dân, Hội đồng nhân dân tỉnh, quần chúng, các huyện, thành ủy, ủy ban nhân dân
các huyện gửi đến
- Tài liệu nghe nhìn được hình thành cũng không nhiều chủ yếu là các
thước phim video, tranh, ảnh từ các hội nghị, các cuộc họp quan trọng của cơ
quan.
Hiện nay kho Lưu trữ của Ban dân vận đã thu thập được khoảng 6000 hồ
sơ trong có khoảng hơn 1500 đã chỉnh lý lập thành hồ sơ hoàn chỉnh còn lại là
hồ sơ chuyển trực tiếp từ các phòng ban xuống ở tình trạng bó gói, rời lẻ tương
đương với khoảng hơn 100 mét giá tài liệu tài liệu.
2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu
Chúng ta biết rằng công tác xác định giá trị tài liệu được thực hiện ở 3
giai đoạn chính tại Văn thư, tại lưu trữ cơ quan, tại lưu trữ lịch sử. Theo thực
15


trạng tại Ban dân vận cho thấy thì công tác xác định giá trị chỉ được thực hiện ở
giai đoạn văn thư là chính rồi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, còn ở giai đoạn lưu
trữ cơ quan thì rất hạn chế sở dĩ cũng bởi tài liệu khi chuyển vào lưu trữ được để
vào cặp, giá, bao gói chưa được phân loại thêm vào đó là nhân sự cũng không
đủ để thực hiện hoạt động chỉnh lý, để xác định giá trị của chúng. Bởi khối
lượng tài liệu khi tập trung về kho lưu trữ là quá nhiều. Khối tài liệu của các
khóa trước ( từ năm 2006 – 2010) còn tồn đọng khá nhiều, do đó rất khó khăn
trong quá trình bổ sung, xác định giá trị tài liệu và lập hồ sơ. Tài liệu của phông
Ban dân vận Tỉnh ủy khóa XVII, nhiệm kỳ 2010 – 2015 đã được thực hiện chỉnh
lý và xác định giá trị là tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, có thời bảo quản
tạm thờ và loại ra rất nhiều tài liệu trùng thừa, tài liệu phô tô không có giá trị thì
đang chuẩn bị lập biên bản tiêu hủy khi kết thúc đợt chỉnh lý.
2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu.

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác
định giá trị; hệ thống hóa hồ sơ; tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Thấy được tầm quan trọng đó thì Ban
dân vận Tỉnh ủy đã thực hiện chỉnh lý tài liệu để chỉnh sửa, hoàn thiện và lập
mới hồ sơ, hệ thống hóa hồ sơ và xây dựng công cụ tra tìm cho tài liệu. Tuy
nhiên công tác này được thực hiện vẫn còn khá ít do điều kiện kinh phí chưa cho
phép; do thiếu nguồn nhân lực để chỉnh lý, một cán bộ lưu trữ không thể chỉnh
lý hết khối tài liệu từ khi thành lập tới nay được, mà hàng năm lại hình thành
thêm rất nhiều tài liệu không chỉ của một phòng, ban mà rất nhiều phòng, ban
chuyển tới sau một năm giải quyết công việc. Thêm vào đó chỉ có một vài tài
liệu nộp lưu vào lưu trữ đã được phân loại sơ bộ, còn đa số tài liệu vẫn chưa
được lập hồ sơ,còn lẫn lộn, đang để rời lẻ tài liệu thu từ văn thư được sắp xếp
theo năm và theo thể loại văn bản. Tính tới thời điểm hiện tại thì cơ quan đã
chỉnh lý và lập được khoảng 2000 hồ sơ (tổng). Cơ quan lựa chọn phương án
thời gian – mặt hoạt động. Theo em thấy thì thực hiện theo phương án này cũng
khá tốt bởi nó phù hợp với đặc thù hoạt động của cơ quan cũng như đặc thù hoạt
16


động của từng phòng ban. Vừa giúp cho cán bộ lưu trữ dễ tra tìm tài liệu phục
vụ độc giả lại cũng có hệ thống. Tuy chưa đạt tới cái gọi là khoa học như chúng
em học trên lớp nhưng phương án này cũng đã giải quyết được cái vấn đề của
hoạt động chỉnh lý phải đạt được là phục vụ khai thác sử dụng tốt nhất. Ví dụ 1:
Tập Báo cáo của Ban dân vận Tỉnh ủy về các mặt công tác năm 2015 từ số 0180. Ví dụ 2: Tập Báo cáo của Ban dân vận Tỉnh ủy về các mặt công tác năm
2016 từ số 81- 150. Kết hợp phần khảo sát thực tế và việc trực tiếp làm công tác
chỉnh lý của cơ quan sau 2 tháng thực tập em xin được trình bày cụ thể công tác
chỉnh lý của cơ quan như sau: Cuối năm 2016 đầu năm 2017 cơ quan đã thực
hiện hoạt động chỉnh lý cho phông Ban dân vận Tỉnh ủy khóa XVII, nhiệm kỳ
2010-2015, kết thúc đợt thực tập em đã có thống kê về lượng tài liệu đã được

chỉnh lý và sắp xếp lên giá là hơn 290 cặp (tương đương 29 mét giá tài liệu).
Căn cứ vào các lý luận thực tiễn sau mà cơ quan lựa chọn phương án chỉnh lý
“thời gian – mặt hoạt động”.
2.2.4.1. Cơ sở lý luận.
Phương án thời gian – mặt hoạt động áp dụng cho những cơ quan có cơ
cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ hay thay đổi không rõ ràng hoặc đối với tài
liệu của đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ
2.2.4.2. Cơ sở thực tiễn.
- Ban dân vận Tỉnh ủy là cơ quan tham mưu của Tỉnh ủy mà trực tiếp
thường xuyên là Ban thường vụ và thường trực Tỉnh ủy về công tác dân vận
( bao gồm cả công tác tôn giáo, dân tộc ). Mà ban dân vận Tỉnh ủy là một cơ
quan hoạt động theo nhiệm kỳ
- Ngoài ra căn cứ vào tình hình tài liệu lưu trữ và nhu cầu khai thác, sử
dụng hồ sơ tài liệu mà Ban dân vận Tỉnh ủy có thể quyết định lựa chọn phương
án “ thời gian - mặt hoạt động”.
+ Bước 1: Tài liệu sẽ được phân về nhóm lớn thời gian (năm);
+ Bước 2: Từ thời gian tài liệu chia về nhóm vừa theo mặt hoạt động.
+ Bước 3: Từ mặt hoạt động chia tài liệu về nhóm nhỏ (theo tên loại văn
bản, lĩnh vực hoạt động, …)
17


+ Bước 4: Từ nhóm nhỏ (tên loại văn bản, lĩnh vực hoạt động …) chia về
các nhóm nhỏ hơn nữa (hồ sơ/ đvbq) theo các vấn đề sự việc cụ thể (tập văn
bản, vụ việc…). Ví dụ:
+ Bước 1: Tài liệu trong phông sẽ được phân về nhóm lớn thời gian;
I. 2010
II. 2011
III. 2012 …..
+ Bước 2: Từ thời gian tài liệu chia về nhóm vừa theo mặt họat động;

I. 2010
1. công tác tổng hợp điều phối hoạt động
2. công tác dân vận
3. công tác dân tộc - tôn giáo
…..
II. 2011 ….
+ Bước 3: Từ mặt hoạt động chia tài liệu về nhóm nhỏ(theo tên loại, lĩnh
vực hoạt động, …)
I. 2010
1. công tác tổng hợp điều phối hoạt động
1.1. chương trình, kế hoạch, báo cáo thực hiện công tác năm 2010 của ban
dân vận
1.2. Tập chương trình, báo cáo công tác năm 2010 của ban dân vận các
huyện, thị, thành phố trên địa bàn tỉnh
….
II. 2011….
+ Bước 4: Từ nhóm nhỏ (tên loại văn bản, các lĩnh vực hoạt động …) chia
về các nhóm nhỏ hơn nữa (hồ sơ/ đvbq) theo các vấn đề sự việc cụ thể (tập văn
bản, vụ việc…).
2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm.
2.2.5.1. Công tác thống kê Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các
phương pháp và các công cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, nội
18


dung, tình hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho
lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê. Công tác thống kê cũng được cơ quan
thực hiện, mới đây cơ quan có ban hành ra Kế hoạch 29-KH/BDV ngày
17/11/2016 của Ban dân vận về kế hoạch chỉnh lý, sắp xếp tài liệu các phòng,
ban, thuộc Ban dân vận đưa vào kho lưu trữ đã thống kê khá đầy đủ các vẫn đề

cần được thống kê trong công tác lưu trữ: Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ
công tác lưu trữ; tổ chức lưu trữ; nhân sự; tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ và các
trang thiết bị bảo quản tài liệu;… Thống kê các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn
nghiệp vụ công tác lưu trữ thì đã được lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ
cho việc giải quyết công việc của cơ quan về vấn đề lưu trữ. Thống kê về nhân
sự thì trước năm 2012 thì có 01 cán bộ phụ trách lưu trữ, sau năm 2012 thì cán
bộ này đã chuyển công tác nên công tác lưu trữ vẫn chưa được quan tâm. Đến
đầu năm 2015 thì cơ quan đã hợp đồng có quỹ lương với 01 cán bộ chuyên
ngành lưu trữ để thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan. Về tài liệu lưu trữ thì có
các loại hình tài liệu như tài liệu hành chính(chiếm số lượng nhiều nhất), tài liệu
nghe nhìn, Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu thì cơ quan có một kho
lưu trữ 120m2 bố trí tại tầng 1 nhà 3 tầng. Trang thiết bị thì có giá kê tài liệu loại
5m (1m x 5 tầng) = 22 cái; tủ sắt 1.2 x 2.2m = 08 cái; tủ gỗ 1.2 x 2.2m =04 cái;
rương sắt 1.0 x 0,6m x 0,5m= 06 cái; máy vi tính để bàn 01 bộ. Cũng trong kế
hoạch cơ quan đang tiếp tục mua thêm các trang thiết bị cần thiết trên để phục
vụ lưu trữ.
2.2.5.2 Công cụ tra tìm tài liệu. Hiện tại cơ quan mới chỉ có mục lục văn
bản và mục lục hồ sơ của khối phông tài liệu đã được chỉnh lý, còn các loại công
cụ tra tìm khác vẫn chưa có. Ngoài ra cơ quan cũng đang bắt đầu áp dụng thực
hiện công cụ tra tìm tài liệu trên trang web cơ quan để tiếp nhận, xử lý văn bản,
phục vụ khai thác của cán bộ công chức qua hệ thống trao đổi thông tin nội bộ
đối với những tài liệu không thuộc đối tượng mật.
2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản tài liệu cơ bản thì cơ quan cũng đã thực hiện nhiều
biện pháp để bảo quản tài liệu được tốt tránh bị chuột, bọ, côn trùng vào phá
19


hoại tài liệu như: tiến hành chỉnh lý tài liệu để đưa tài liệu vào trong các hộp có
chứa chất bảo quản, kê lên các giá; mua thêm các trang thiết bị hiện đại như máy

điều hòa không khí, thiết bị PCCC; sử dụng các loại hóa chất để tiêu diệt chuột
và các loại côn trùng khi chúng tấn công tài liệu… cơ quan cũng đang tiến hành
xây dựng quy chế ra vào và khai thác sử dụng tài liệu để tránh tình trạng bị mất
tài liệu.
2.2.7. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Việc phục vụ
độc giả tới khai thác sử dụng vẫn đang là vấn đề cần quan tâm bởi các khối tài
liệu của các phòng ban khác thì vẫn để trong tình trạng bó gói rời lẻ nên việc
phục vụ khai thác sử dụng tài liệu là rất khó khăn, độc giả muốn khai thác tài
liệu thì phải tự vào kho lục bới lên để tìm tài liệu mình cần. Cuối năm 2016 đầu
năm 2017 thì cơ quan đã tiến hành chỉnh lý được khối tài liệu của Phông Ban
dân vận Tỉnh ủy khóa XVII, nhiệm kỳ 2010 - 2015 dự kiến hoàn thành đợt chỉnh
lý cho toàn khối tài liệu cơ quan là hết tháng 3/2017. Nên cũng đã đáp ứng được
phần nào nhu cầu khai thác tài liệu của độc giả. Hiện nay vẫn chưa có số liệu
thống kê về số lượt độc giả đến khai thác, số lượng độc giả được và không được
đáp ứng nhu cầu. Nhưng mà trong 2 tháng thực tập em đã thống kê được từ đầu
năm 2017 đến hiện tại đã có khoảng 50 lượt độc giả tới khai thác tài liệu 35
người là được đáp ứng nhu cầu còn 15 người là không được đáp ứng trong đó có
cán bộ trong cơ quan là chủ yếu tới khai thác phục vụ giải quyết công việc chính
đáng.

20


Chương 3 Báo cáo kết quả thực tập tại Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố
Cao Bằng và những đề xuất, khuyến nghị.
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được.
3.1.1 Những công việc đã làm được trong thời gian thực tập.
Do được sự quan tâm, tin tưởng của các cán bộ, lãnh đạo cơ quan mà em
đã được giao cho những công việc theo đúng chuyên ngành mình học trong suốt

2 tháng thực tập từ ngày 10/1-10/3/2017. Sau đây là những nội dung em đã được
làm tại cơ quan.
- Từ ngày 10/1 - 13/1/2017 tiến hành khảo sát thực trạng công tác lưu trữ
của cơ quan tại Văn phòng và tại kho lưu trữ.
- Từ ngày 16/1 - 2/3/2017 tiến hành chỉnh lý khối tài liệu Phông Ban dân
vận Tỉnh ủy khóa XVII, nhiệm kỳ 2010 - 2015.
- Từ ngày 4/3 – 9/3/2017 thống kê các tài liệu lưu tạm thời, tài liệu trùng
thừa và hết giá trị lưu trữ.
3.1.2. Kết quả đạt được
- Đã khảo sát được các tình hình công tác lưu trữ của cơ quan;
- Chỉnh lý xong khối tài liệu của phông Ban dân vận Tỉnh ủy khóa XVII,
nhiệm kỳ 2010 -2015 biên soạn mục lục văn bản, mục lục hồ sơ, cho vào bìa,
cặp hộp, đưa lên giá sắp xếp theo đúng quy trình.
- Tổng số hồ sơ chỉnh lý xong là 1700 hồ sơ, 290 cặp, 29 mét giá.
- Tiến hành kết hợp với công tác chỉnh lý đã thống kê xác định được giá
trị tài liệu của phông tài liệu đem ra chỉnh lý. Trong đó, gồm có 179 hồ sơ (20
cặp) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và 70 năm. Đã xác định giá trị tài liệu và lập
hồ sơ được 152 cặp tài liệu lưu có thời hạn tại Kho lưu trữ Ban dân vận để phục
vụ khai thác nghiên cứu, và đã loại ra được 124 cặp tài liệu trùng thừa hết thời
hạn bảo quản. Ngoài các khối tài liệu trên, đã chọn lọc được 20 cặp tài liệu của
Ban dân vận Tỉnh ủy từ năm 1996 – 2010, để bổ sung cho các khóa đã nộp lưu
tại kho lưu trữ Tỉnh ủy.

21


3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu
trữ của Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng.
3.2.1. Ưu điểm.
Sau hai tháng thực tập tại Ban dân vận Tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng em

đã thấy được hình ảnh thực tế công tác lưu trữ đã được Ban dân vận quan tâm
đến: - Ban hành ra các quy chế, nội quy, quy định và tiếp nhận các văn bản
hướng dẫn, chỉ đạo của Nhà nước về công tác lưu trữ khá là đầy đủ;
- Đầu tư kinh phí cho công tác chỉnh lý những khối tài liệu còn bó gói rời
lẻ và một số công tác lưu trữ khác;
- Thiết lập hệ thống trang thiết bị bảo quản, quản lý cũng như xây dựng
công cụ tra tìm nhằm khai thác sử dụng một cách nhanh chóng chính xác có hiệu
quả.
- Cán bộ lưu trữ được trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp cơ bản khi
được nhận vào làm.
3.2.2. Nhược điểm.
- Tình hình công tác lưu trữ những năm gần đây của Ban dân vận Tỉnh ủy
đã có phần tiến triển và có sự quan tâm hơn. Tuy nhiên với sự quan tâm và sự
tiến triển đó là vẫn chưa đủ.
- Cán bộ lưu trữ đã có kiến thức cơ bản tuy nhiên điều đó vẫn còn hạn
chế, chưa đủ để có thể xử lý công việc một cách nhanh chóng chính xác và quan
trọng hơn là có thể tham mưu trợ lý đắc lực cho Lãnh đạo. Số lượng Cán bộ làm
lưu trữ còn thiếu so với lượng công việc cần giải quyết hàng ngày.
- Nhiều cá nhân còn xem nhẹ việc lập hồ sơ dẫn tới tài liệu khi giao nộp
vẫn còn nhiều tình trạng ở dạng bó gói rời lẻ chưa lập hồ sơ gây khó khăn cho
công tác lưu trữ. Những quy chế để chấn chỉnh tình trạng đó còn hạn chế.
- Trang thiết bị của cơ quan đã có sự đầu tư (kho lưu trữ, giá, máy điều
hòa, máy tính, cặp đựng tài liệu…) tuy nhiên như thế vẫn còn hạn chế và chưa
thể đáp ứng được yêu cầu bảo quản, quản lý tài liệu một cách tốt nhất.
- Nguồn kinh phí cho công tác lưu trữ chưa đáp ứng đủ nhu cầu thực tại.

22


3.2.3. Giải pháp

Ban dân vận Tỉnh ủy phải có sự quan tâm nhiều hơn tới công tác lưu trữ
của cơ quan mình :
- Một là đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ
- Hai là đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp lật về công tác
văn thư lưu .
+ Triển khai các văn bản pháp luật liên quan đến công tác văn thư lưu trữ
Tổ chức triển khai các văn bản pháp luật quy định về hoạt động công tác
văn thư lưu trữ
Hướng dẫn triển khai kế hoạch tổ chức công tác văn thư lưu trữ đến các
bộ phận trong cơ quan
+ Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo
- Ba là củng cố kiện toàn cán bộ và hệ thống quản lý công tác văn thư lưu
trữ
+ Cử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp tập huấn
nghiệp vụ do các cơ quan chuyên môn tổ chức.
+ Thực hiện tốt chế độ bồi dưỡng độc hại và chế độ bồi dưỡng bằng hiện
vật cho cán bộ làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành
- Bốn là tăng cường các hoạt động kiểm tra, giám sát nhằm khắc phục
những sai sót trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản thì hoạt động kiểm
tra giám sát là không thể thiếu được
- Năm là thực hiện tốt việc lập hồ sơ hiện hành và việc giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan
Đối với từng cán bộ, công chức, công tác lập hồ sơ giúp sắp xếp công văn
giấy tờ có khoa học, thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải
quyết công việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật
công văn giấy tờ, nâng cao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ
tài liệu
- Sáu là tại các đơn vị cần mẫu hóa các văn bản hành chính để nhằm hạn
chế những sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự và
23