THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN UBND QUẬN TÂY HỒ

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
A.LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC................4
1.1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức......................................................................................4
1.1.1: Lịch sử hình thành...............................................................................4
1.1.2:Chức năng của UBND quận Tây Hồ....................................................5
1.1.3:Nhiệm vụ quyền hạn của UBND quận Tây Hồ....................................6
1.1.4: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ............................................6
1.2: Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
phòng lưu trữ thuộc văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ.....................7
1.2.1:Chức năng của văn phòng UBND quận Tây Hồ..................................7
1.2.2: Nhiệm vụ của văn phòng UBND quận Tây Hồ...................................7
1.2.3: Quyền hạn của văn phòng UBND quận Tây Hồ.................................8
1.2.4: Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hồ..........................9
1.3:Nhiệm vụ bộ phận lưu trữ tại văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ. 10
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG
HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ...................................................................12
2.1: Hoạt động quản lý................................................................................12
2.1.1: Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý
công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ................................12
2.1.2: Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ..................................................12
2.1.2.1: Lãnh đạo chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan..............................12
2.1.2.2: Nơi làm việc của phòng lưu trữ......................................................13
2.1.3: Công tác xây dựng và ban hành văn bản...........................................14
2.2: Hoạt động quản lý................................................................................14
2.2.1:Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ..................................14
2.2.2: Xác định giá trị tài liệu......................................................................15
2.2.3: Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.......................................................16

2.2.4: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.....................................................17
2.2.5: Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ........18
2.2.6: Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ..........................19
2.2.7: Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ........20
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG HĐND
& UBND QUẬN TÂY HỒ................................................................................21


3.1: Báo cáo tóm tắt công việc trong quá trình thực tập và kết quả đã đạt
được.............................................................................................................21
3.2: Nhận xét, đánh giá công tác lưu trữ của Văn phòng HĐND & UBND
quận Tây Hồ................................................................................................21
3.2.1: Ưu điểm.............................................................................................21
3.2.2: Nhược điểm.......................................................................................22
3.3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Văn phòng HĐND
& UBND Quận Tây Hồ...............................................................................22
3.4: Một số đề xuất, khuyến nghị đối với Văn phòng HĐND&UBND Quận
Tây Hồ.........................................................................................................24
3.4.1: Nâng cao chất lượng, phòng làm việc và các trang thiết bị phục vụ
công tác lưu trữ............................................................................................24
3.4.2: Tăng cường đầu tư cho yếu tố con người..........................................25
4.5: Một số đề xuất, khuyến nghị đối với Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 25
C. KẾT LUẬN...................................................................................................28
D. PHỤ LỤC


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
01
02

03
04
05

Viết tắt
CT
PCT
HĐND & UBND
CVP
VTLT

Nghĩa
Chủ tịch
Phó chủ tịch
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
Chánh văn phòng
Văn thư lưu trữ


A.LỜI MỞ ĐẦU
Trong công cuộc xây dựng đất nước tiến tới thời đại công nghiệp hóa,hiện
đại hóa, việc trao đổi thông tin trở thành một nhu cầu tất yếu của con người trên
mọi phương tiện khác nhau: Văn bản, sách báo, tạp chí, mạng điện tử…đặc biệt
việc trao đổi thông tin bằng văn bản ngày càng phát triển hơn, trở thành một
phương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức nhà nước nói chung và các tổ chức, đơn vị doanh nghiệp nói riêng
nhưng để có nguồn thông tin đáng tin cậy, giá trị phải nói đến là tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ được coi là di sản quý báu của quốc gia không thể thiếu
trong các hoạt động của các cơ quan Đảng Nhà nước, các tổ chức chính trị -xã
hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp,…Làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần giải

quyết công việc của mỗi cơ quan đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác. Sự ra
đời của công tác lưu trữ đối với công tác văn phòng là khâu nghiệp vụ vô cùng
quan trọng, nó là sự tập trung, thống nhất phản ánh bộ mặt kết quả đạt được của
cơ quan tổ chức. Chính vì vậy, công tác lưu trữ ngày càng phát triển, được coi
trọng trong xã hội.
Công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động quản lý,
có một vai trò vô cùng quan trọng, được xác định là một ngành khoa học và
được đánh giá ngang tầm với các ngành khoa học khác. Nhận biết tầm quan
trọng của ngành văn thư - lưu trữ đối với xã hội, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
đã không ngừng đẩy mạnh công tác đào tạo cán bộ văn thư - lưu trữ có trình độ
chuyên môn vững vàng cả về lý luận và thực tiễn.
Một nhà triết học đã từng nói: “Lý thuyết chỉ là màu xám còn cây đời mãi
mãi xanh tươi”. Đúng vậy, lý thuyết mãi mãi chỉ là một cái gì đó được tồn tại
trên trang giấy, qua những bài giảng nếu như nó không được đồng hành cùng với
thực tế. Vì vậy mà trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện phương châm
giáo dục: “Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” nhằm rèn luyện
kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên. Nhà trường đã tổ chức cho sinh viên đi thực
tập tại cơ quan giúp sinh viên có điều kiện thực tế, vận dụng lý luận vào thực
tiễn, giúp sinh viên củng cố kiến thức, tìm hiểu và nâng cao trình độ chuyên
1


môn nghiệp vụ, hiểu được vị trí vai trò công việc của mình để hoàn thiện bản
thân và có được nhiều tri thức giúp có một hành trang tốt sau khi ra trường cũng
chính là dịp để các sinh viên tập dượt và rèn luyện đạo đức, tác phong nghề
nghiệp của một cán bộ văn thư lưu trữ trong tương lai. Được sự quan tâm giới
thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của UBND quận Tây Hồ đã tạo điều
kiện giúp đỡ em được tìm hiểu và được trực tiếp tiếp xúc với công việc tại
phòng lưu trữ thuộc văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ.
Quận Tây Hồ là một trong những quận đi đầu thực hiện chủ trương cải

cách nền hành chính nhà nước, quận đã áp dụng mô hình một cửa và đạt được
những thành công nhất định.Hằng ngày, Văn phòng UBND quận phải tiếp nhận
và xử lý rất nhiều văn bản đến cũng như ban hành văn bản đi.Vì vậy, một quy
trình quản lý và xử lý văn bản có hiệu quả sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản
lý Nhà nước trên địa bàn quận. Vậy nên tài liệu lưu trữ được coi là di sản của
Quốc gia nói chung và của UBND quận nói riêng, làm tốt công tác lưu trữ sẽ
giúp cơ quan, đơn vị giải quyết công việc một cách nhanh chóng và chính xác
cao. Thời gian thực tập tại cơ quan kéo dài trong 2 tháng từ ngày 10/1/2017 đến
ngày 10/3/2017, đợt thực tập này giúp cho sinh viên không những được tiếp cận
thực tế mà còn xâm nhập thực tế để học hỏi kiến thức bổ sung cho phần lý luận
nghiệp vụ chuyên môn, bước đầu làm quen với một môi trường mới – môi
trường làm việc trong một cơ quan – văn hóa công sở, rèn luyện tác phong làm
việc, quan hệ ứng xử, giao tiếp đồng thời rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm
trong quá trình làm việc. Trong khoảng thời gian được khảo sát, làm việc thực tế
bản thân em đã tiếp cận trực tiếp với công việc, nỗ lực cố gắng học hỏi kinh
nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ.
Tuy nhiên, trong quá trình thực tập việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn
còn rất nhiều hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều, đây là kết quả đánh giá bước
trưởng thành của bản thân sau 4 năm học tập và rèn luyện tại trường.Trong thời
gian thực tập cũng như bản báo cáo thực tập còn nhiều thiếu xót và không tránh
khỏi những hạn chế nhất định. Vì vậy, em rất mong nhận được sự giúp đỡ,
những ý kiến đóng góp, nhận xét từ quý thầy cô và các cán bộ đơn vị thực tập để
2


bài báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm
quý báu trong công việc và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho những bước đi tiếp
theo trong tương lai.
Qua bài báo cáo thực tập, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy
cô trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Văn thư – lưu trữ đã giảng dạy,

giúp đỡ và truyền đạt tới chúng em những kiến thức vững chắc về công tác
nghiệp vụ. Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, các anh chị
trong văn phòng HĐND & UBND quận đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em, giúp
em có thêm niềm tin và lòng say mê nghề nghiệp cũng như nhận biết được phẩm
chất và trách nhiệm của một người cán bộ để em hoàn thiện được đợt thực tập
này.
Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 08 tháng 03 năm 2017
Sv. Nguyễn Thị Phương Hoa

3


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức
1.1.1: Lịch sử hình thành

Quận Tây Hồ là một quận nằm ở phía bắc nội thành thủ đô Hà Nội. Phía
đông giáp quận Long Biên; phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm; phía nam giáp
quận Ba Đình; phía bắc giáp huyện Đông Anh.
Thực hiện đường lối đổi mới của Đảng, từ những năm 1990 của thế kỉ
XX, cùng với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa trên địa bàn Hà nội
diễn ra càng ngày càng nhanh. Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô
trong thời kì công nghiệp hóa – hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động
mở rộng nội thành thành phố Hà nội. Quận được thành lập theo Nghị định số
69/CP ngày 28/ 10/ 1995 của Chính phủ Việt Nam, trên cơ sở tách 3 phường:
Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình và 5 xã: Tứ Liên, Nhật Tân,
Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc huyện Từ Liêm.Và được xác định là

trung tâm dịch vụ – du lịch - văn hóa, vùng có cảnh quan thiên nhiên của Hà
Nội. Tổ chức bộ máy của quận chính thức đi vào hoạt động từ tháng 01/1996 .
Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, toàn bộ
4


quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm,có điều kiện đặc
biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực vốn tài chính, nguồn nhân lực và khoa học
công nghệ để thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế – xã hội của quận nói riêng và
của Hà Nội nói chung.
Tây Hồ có điều kiện môi trường thiên nhiên ưu đãi, nổi bật với hồ
Tây rộng khoảng 526 ha được coi là "lá phổi của Thành phố". Từ xa xưa, hồ
Tây đã giữ một vị trí quan trọng về du lịch nhờ vào vị trí và giao thông thuận
lợi.
Tây Hồ là quận lớn thứ 4 về diện tích đất tự nhiên sau quận Hà
Đông, Long Biên và Hoàng Mai). Quận có khoảng 2.401 ha trong tổng số hơn
17.878 ha (chiếm 13,4%) diện tích đất khu vực nội thành Hà Nội.
1.1.2:Chức năng của UBND quận Tây Hồ
UBND là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vi
lãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND quận
và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh – xã hội,
Quốc phòng. Cụ thể là:
- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;
- Về thu chi ngân sách của địa phương;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn khiếu nại.
UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành

của HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảmbảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí nguyện vọng và
quyền làm chủ của nhân dân địa phương.
5


1.1.3:Nhiệm vụ quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành
các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý chỉ
đạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước. UBND quận
Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày
26 tháng 11 năm 2003, cụ thể là:
Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND quận, các biện
pháp thực hiện nghị quyết của HĐND quận về kinh tế xã hội, an ninh, quốc
phòng, thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.
Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và
thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBND
quận trực tiếp quản lý.
Kết luận những vụ khiếu nại, tố cáo có liên quan tới cán bộ chủ chốt do
UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại
tố cáo.
Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.

1.1.4: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó
Chủ tịch và 12 phòng ban tham mưu, giúp việc.
Bộ máy của UBND quận là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổ chức
theo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạt động phù
hợp với yêu cầu cũng như chức năng của Uỷ ban, mỗi một thành viên của
UBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý của mình
trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận, cùng với các thành viên khác
chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành uỷ. HĐND
6


& UBND TP, Quận uỷ, HĐND quận và cấp trên.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ (phụ lục 1)
1.2: Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của phòng lưu trữ thuộc văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ
Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND quận Tây Hồ dưới sự chỉ đạo quản lý về tổ chức biên chế và công
tác của UBND quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên
môn nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBND Thành phố Hà Nội.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ chung của UBND quận, Văn phòng có các chức
năng, nhiệm vụ riêng để hoạt động.
1.2.1:Chức năng của văn phòng UBND quận Tây Hồ
Văn phòng UBND quận Tây Hồ có 2 chức năng chính: chức năng tham
mưu tổng hợp và chức năng Hành chính Quản trị. Cụ thể như sau:
+ Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng có chức năng tham mưu
tổng hợp cho Uỷ ban nhân dân về hoạt động của UBND; tham mưu giúp UBND
quận về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch
UBND quận về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch
UBND quận; cung UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ

sở vật chất, kỹ thuật cho HĐND&UBND quận.
+ Chức năng hành chính quản trị: Văn phòng vừa đề xuất, vừa trực tiếp
thực hiện các công việc sau khi Thủ trưởng phê duyệt. Văn phòng đảm bảo đủ
điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của quận. Trực tiếp
mua sắm, quản lý, tổ chức các trang thiết bị, kinh phí của văn phòng và cơ quan.
1.2.2: Nhiệm vụ của văn phòng UBND quận Tây Hồ
+ Xây dựng chương trình làm viêc, kế hoạch công tác tuần, tháng, năm
của Thường trực HĐND&UBND quận; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội
dung các kỳ họp của HĐND&UBND. Tổ chức phục vụ các hoạt động của Đoàn
đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND quận.
+ Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban ngành UBND
phường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điề hành của UBND
7


quận theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ
đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND&UBND
quận.
+ Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiên, các văn
bản, ý kiến chỉ đạo của UBND quận tại các phòng, ban, ngành, UBND các
phường.
+Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân tộc trên địa bàn quận
+Phối hợp thực hiện Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực
hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 24/9/2003 của thủ tướng chính phủ
về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính
Nhà nước ở địa phương. Điều hành hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả
kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa’ tại UBND quận.
+Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi quản lý của văn phòng.
+Tổ chức việc tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của tổ

chức, công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các phòng ban,
ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết.
+Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của Thường
trực HĐND, UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bản của
Thường trực HĐND, UBND quận.
+Tổ chức, phục vụ các hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách do
Thường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thường
trực HĐND, UBND; đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ sở vật
chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận. Quản lý
tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan và hoạt động chung của lãnh đạo
quận.
+Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận giao.
1.2.3: Quyền hạn của văn phòng UBND quận Tây Hồ
+Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận và
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
8


+Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nghiệp vụ công tác do
văn phòng quản lý có liên quan đến cơ quan đơn vị trưc thuộc UBND
quận.
+Được tham dự các cuộc họp của UBND quận, UBND phường có liên
quan đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
+Kiểm tra, đôn đốc các phòng ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
quận và UBND phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND
quận; thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực HĐND, lãnh đạo
UBND quận; giải quyết đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân theo
quy định của pháp luật.
1.2.4: Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hồ
Lãnh đạo văn phòng UBND quận Tây Hồ gồm 1 chánh văn phòng và 3

phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực quan trọng trong hoạt động
của văn phòng.
+Chánh văn phòng HĐND và UBND Quận là người đứng đầu, lãnh đạo,
điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng; các công việc cụ thể cảu Chánh
văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ bao gồm:
Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ công chức và nhân viên văn phòng HĐND
& UBND quận có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ
đạo, điều hành của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận;
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc: tổ chức bộ máy, cán bộ; tài
chính; tham mưu tổng hợp; thi đua khen thưởng; công tác phối hợp với văn
phòng Quận ủy; thực hiện quy chế dân chủ trong cơ quan.
Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,
phục vụ công tác điều hành của Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND quận. Truyền
đạt các Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thể chế hóa các ý kiến chỉ đạo của
Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận.Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội quy
phục vụ cuộc họp thường xuyên, đột xuất của UBND quận;
Đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của UBND quận,
các văn bản chỉ đạo của Chủ tịch và Phó chủ tịch UBND quận; giúp UBND
9


quận theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND quận;
Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của lãnh đạo UBND quận. Có trách
nhiệm kiểm tra, ký “nháy” vào các văn bản của UBND quận ban hành do các
phòng, ban, ngành soạn thảo, trước khi trình ký các đồng chí lãnh đạo UBND
quận;
Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND & UBND quận;
Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để kiểm điểm, đánh
giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
+ Các phó chánh văn phòng HĐND, UBND quận chịu trách nhiệm trước

Chánh văn phòng về các phần việc được phân công. Theo dõi, đôn đốc các cơ
quan, đơn vị thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận liên
quan đến lĩnh vực công tác được phân công, kịp thời phát hiện và đề xuất những
vấn đề cần chỉ đạo, giải quyết.
Khi giải quyết các công việc có liên quan đến các lĩnh vực khác hoặc vượt
quá thẩm quyền thì trao đổi với các Phó VP phụ trách vấn đề liên quan, báo cáo
CVP, xin ý kiến chỉ đạo của CT, PCT UBND quận.
Tham mưu cho CVP trong việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch công tác
của VP như: sắp xếp bộ máy, bố trí cán bộ, chế độ chính sách, chế độ làm việc,
sinh hoạt, học tập của VP, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đánh giá kết quả đạt
được của các bộ phận, cán bộ, công chức VP được phân công phụ trách.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ ( phụ
lục 2 )
1.3:Nhiệm vụ bộ phận lưu trữ tại văn phòng HĐND&UBND quận
Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ là một cơ quan hành chính Nhà nước cấp quận, hằng
ngày phải ban hành, tiếp nhận và xử lý một số lượng văn bản rất lớn. Tại văn
phòng UBND quận có bộ phận văn thư -lưu trữ chuyên trách giúp chánh văn
phòng tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư -lưu trữ đối với các phòng,
ban chuyên môn; các tổ chức đoàn thể thuộc quận và đối với UBND các phường
đồng thời thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu
10


trữ của kho lưu trữ lịch sử quận; thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành
tại văn phòng HĐND, UBND quận. Cụ thể bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ:
-Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu
giữ các loại tài liệu của UBND quận đảm bảo an toàn.
-Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu giữ đảm bảo rõ ràng, chính xác
bằng sổ thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả.

-Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưa
vào lưu trữ; tham mưu việc hủy tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo đúng quy
định.

11


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI
VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ
2.1: Hoạt động quản lý
2.1.1: Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản
lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
Sự ra đời của công tác lưu trữ đối với công tác văn phòng là khâu nghiệp
vụ quan trọng, nó là sự tập trung, thống nhất phản ánh bộ mặt, kết quả đạt được
của cơ quan. Vì thế mà cán bộ lưu trữ đã từng bước chuyên môn hóa nghiệp vụ
của mình, đưa công tác lưu trữ ngày càng ổn định hơn. Cán bộ lưu trữ là cán bộ
có trình độ chuyên môn lâu năm nên công việc được giải quyết rất nhanh chóng,
đạt hiệu quả cao. Thấy rõ được tầm quan trọng của công tác lưu trữ nên cán bộ
lưu trữ của UBND Quận Tây Hồ luôn làm tốt nhiệm vụ được giao, không để
xảy ra sai xót gì hoặc vi phạm các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ.
Hiện nay, UBND quận có 01 biên chế cán bộ lưu trữ giúp Chánh văn
phòng và UBND quận thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá
trình hoạt động của UBND, thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất
về tình hình công tác lưu trữ của quận.
Hằng năm, Quận vẫn cử cán bộ làm công tác lưu trữ tham gia các lớp đào
tạo chuyên sâu về nghiệp vụ để đáp ứng ngày càng cao về nhu cầu công việc
cũng như nâng cao trình độ chuyên môn.
Cán bộ lưu trữ luôn chấp hành đầy đủ nội quy cũng như đạo đức nghề
nghiệp cùng với tinh thần trách nhiệm cao và nghiệp vụ chuyên môn vững vàng,
Lãnh đạo văn phòng hằng năm cũng có những chính sách khen thưởng động

viên với những cán bộ làm tốt. Bên cạnh đó, lãnh đạo quản lý cũng điều hành
đôn đốc nhắc nhở nhân viên cũng có những biện pháp kỉ luật nghiêm khắc với
những cán bộ công chức làm sai quy định.
2.1.2: Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ
2.1.2.1: Lãnh đạo chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan.
Phòng lưu trữ UBND quận làm việc dưới sự lãnh đạo của Văn phòng ủy
ban nên nhận được nhiều sự quan tâm của rất nhiều lãnh đạo, hơn nữa lãnh đạo
12


văn phòng cũng thường xuyên đôn đốc để tạo điều kiện cán bộ làm công tác lưu
trữ và bồi dưỡng nhiều kiến thức cần thiết để nâng cao trình độ nghiệp vụ. Để
thực hiện Chỉ thị số 726/TTg về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời
gian tới và công văn số 66/NVĐP ngày 11/3/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước,
UBND quận đã hướng dẫn nội dung kiểm tra, rà soát văn bản của các phòng,
ban, ngành, hội đoàn thể trong toàn quận vào các dịp cuối năm.
2.1.2.2: Nơi làm việc của phòng lưu trữ.
Phòng lưu trữ được đặt ở tầng 4 với diện tích với diện tích là 40m2 gồm
hai dãy giá đựng hồ sơ tài liệu, mỗi giá cao khoảng 2,5 mét bằng sắt dài 5 mét
để đựng hộp tài liệu của từng năm. Trong kho được bố trí máy điều hòa, quạt
máy, ánh sáng vừa đủ và các trang thiết bị khác nh hộp đựng tài liệu cặp 3 giây,
sổ sách để bảo quản tốt tài liệu. Cán bộ chuyên trách có ý thức, tinh thần cao đối
với công tác lưu trữ. UBND quận đã bố trí 4 kho lưu trữ với diện tích 140m 2, 11
bình chữa cháy, 5 điều hòa và 8 hệ thống báo cháy tự động. Công tác bảo quản
được thực hiện tốt, thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ, luôn đảm bảo an toàn bí
mật hồ sơ, tài liệu.
Kho lưu trữ thuộc văn phòng HĐND-UBND quận quản lý. Thực hiện chỉ
thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác
văn thư lưu trữ. UBND quận Tây Hồ đã củng cố và tăng cường tổ chức lưu trữ
trong thời gian tới.

Kho lưu trữ của Văn phòng ở tầng 4, có một nhân viên lưu trữ tốt nghiệp
Học viện Hành chính làm lưu trữ. Kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập tài liệu để
chỉnh lý và bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu của cơ quan, mà trong hoạt động
quản lý của UBND quận tài liệu khai thác khá phức tạp và ngày càng nhiều, nên
kho lưu trữ phải làm tốt từng khâu để đảm bảo tài liệu đạt hiệu quả khi khi
người khai thác cần sử dụng. Trong hoạt động của cơ quan, nếu không có lưu trữ
thì tài liệu sản sinh ra sẽ nằm rải rác ở các phòng, ban và chỉ tập trung ở khâu
văn thư. Các văn bản không được bảo quản, tài liệu không được lập hồ sơ dẫn
đến bị mất mát, thất lạc và ảnh hưởng rất lớn đến việc bảo quản tài liệu và phục
vụ nghiên cứu sử dụng.
13


Tuy nhiên, tại các phòng, ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và các
phường thuộc quận đa phần không có kho lưu trữ tài liệu riêng biệt. Tài liệu lưu
trữ của các đơn vị được lưu trữ theo phương pháp thủ công, được lưu vào các
cặp, hộp giấy hoặc lưu trong tủ sắt và chưa được chỉnh lý.
Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND quận được thực hiện
thường xuyên và hiệu quả, năm 2014 đã có 30 lượt cán bộ, công chức khai thác
50 hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và đều được thực hiện đúng quy
trình công tác, có phiếu đăng ký khai thác tài liệu xác nhận của Thủ trưởng đơn
vị và lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận.
Đặc biệt ban lãnh đạo đã tạo điều kiện tốt về cơ sở vật chất cũng như
trang thiết bị vốn đã bị hạn chế để phục vụ cho công tác lưu trữ ngày càng tốt
hơn. Nhưng bên cạnh đó cũng còn có một số hạn chế, phòng lưu trữ trực thuộc
Văn phòng HĐND-UBND quận nên có một số công việc còn mang tính bị động
và ngân sách còn khó khăn như chưa xây dựng được phòng kho theo đúng quy
định của Cục lưu trữ Nhà nước, trang thiết bị trong kho chưa đầy đủ, cán bộ lưu
trữ không đúng chuyên ngành, còn kém về mặt kĩ năng...
2.1.3: Công tác xây dựng và ban hành văn bản.

Ngay từ đầu năm 2014, UBND quận đã ban hành Kế hoạch số 54/KHUBND ngày 05/3/2013 về công tác lưu trữ, theo đó đã phân công trách nhiệm cụ
thể cho từng phòng, ban chuyên môn và UBND các phường, các đơn vị sự
nghiệp thuộc quận thực hiện công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật, đồng
thời đã tổ chức triển khai kế hoạch gắn với Hội nghị triển khai kế hoạch cải cách
hành chính, thành phần gồm cán bộ chủ chốt và các công chức, viên chức làm
công tác lưu trữ của quận, phường.
Văn phòng HĐND&UBND quận tham mưu ban hành Quy chế khai thác
và sử dụng kho lưu trữ tại UBND quận. Ngày 04/10/2013, UBND quận Tây Hồ
đã ban hành Quyết định số 2958/QĐ-UBND về việc thành lập Hội đồng xác
định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của Luật lưu trữ.
2.2: Hoạt động quản lý
2.2.1:Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Cán bộ lưu trữ cơ quan là người có trách nhiệm lập kế hoạch thu thập hồ
sơ, tài liệu và chuẩn bị về văn phòng phẩm và các thứ cần thiết khác để tiếp
14


nhận hồ sơ, tài liệu.
Khi nhận hồ sơ, tài liệu phải có biên bản bàn giao nộp hồ sơ và mục lục
hồ sơ nộp lưu.
Trong kho lưu trữ hiện tại có 113 giá sắt đựng tài liệu tương đương 654m
tài liệu lưu trữ. Bộ phận Lưu trữ được bố trí ở vị trí thoáng mát, rất thuận lợi cho
công tác bảo quản và lưu trữ hồ sơ tài liệu ở cơ quan, hệ thống phòng cháy chữa
cháy của kho lưu trữ luôn được đảm bảo an toàn tuyệt đối.
Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ được thực
hiện hiện theo đúng quy định của Nhà nước và quy định của UBND quận.
Đối với hồ sơ đã nộp vào lưu trữ cơ quan đến thời hạn giao nộp vào lưu
trữ cơ quan những cán bộ công chức cần giữ lại để tham khảo, giải quyết công
việc thì vẫn làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng sau đó làm thủ tục
cho mượn hồ sơ để được giữ tài liệu.

Việc giao nộp tài liệu được tiến hành bằng văn bản giao nhận giữa cán bộ
lưu trữ và các đơn vị nộp tài liệu. Đa phần tài liệu mà cán bộ lưu trữ nhận được
còn ở tình trạng bó gói, rời lẻ và không đầy đủ. Vì vậy, mà việc thu thập bổ sung
tài liệu vào kho luôn được cán bộ lưu trữ thực hiện nhằm đảm bảo đủ tài liệu để
lập hồ sơ, phục vụ nhu cầu tìm kiếm nghiêm cứu của độc giả.
2.2.2: Xác định giá trị tài liệu
Hiện nay khối lượng tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan
đang tăng lên nhanh chóng, vì loại hình tài liệu ngày càng đa dạng.Vì thế việc
xác định giá trị tài liệu càng trở nên cấp thiết và nặng nề hơn.
Xác định giá trị tài liệu là loại bỏ những văn bản không còn giá trị sử
dụng để tiêu hủy và chọn những tài liệu có giá trị vào bảo quản.
Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm tổ chức việc xác định giá trị
tài liệu theo quy định hiện hành. Cán bộ lưu trữ cơ quan phối hợp với Trưởng
phòng chuyên môn trong việc quy định thời gian lưu trữ của các loại tài liệu, hồ
sơ lưu trữ trong kho.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan có nhiệm vụ xem xét toàn bộ tài
liệu hết giá trị cần tiêu hủy, tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy
15


định của Cục văn thư lưu trữ nhà nước.
Khối tài liệu được sản sinh ra đã có không ít những văn bản, tài liệu có
nội dung trùng thừa, giống nhau về thể thức, nội dung công việc…gây cản trở
cho công tác chỉnh lý tài liệu sau này.
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu thì phải lựa chọn những tài liệu có
giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, còn đối với tài liệu hết giá trị, tài liệu hỏng và
tài liệu trùng thừa cơ quan đã tiến hành lập biên bản và có mục lục thống kê
những tài liệu loại. Đồng thời việc tiêu hủy tài liệu cũng được Hội đồng xác định
giá trị xem xét và đề nghị đồng ý cho tiêu hủy tài liệu bằng văn bản.
Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là một biện pháp có liên quan tới việc xác

định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ đó là lựa chọn, chuẩn bị và
chuyển giao tài liệu vào phòng kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được
nhà nước quy định. Việc bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ được thực hiện theo
công việc song song với văn thư nên tài liệu ở văn thư chuyển đến lưu trữ chưa
biên mục trong ngoài và được lưu trữ thu về hàng tháng để chỉnh lý làm như vậy
tài liệu không bị ứ đọng nhiều, những công việc được giải quyết ngay tạo điều
kiện tốt cho người đến tra tìm tài liệu nhưng ngược lại nó cũng có mặt hạn chế
nhất định như nhiểu hồ sơ còn thiếu không kiểm được tài liệu để bổ sung dẫn
đến tình trạng hồ sơ còn bỏ lỡ mà nguồn tài liệu được bổ sung ở ủy ban chủ yếu
là các phòng, ban và các đơn vị có liên quan.
2.2.3: Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Trong những năm qua, công tác quản lý tài liệu lưu trữ đã được UBND
quận quan tâm, triển khai thực hiện nghiêm túc. Tài liệu lưu trữ đã được thu
thập, bảo quản, sắp xếp một cách khoa học, hợp lý, có thứ tự và ngăn nắp;
Ngày 30/8/2006, UBND quận đã ban hành quyết định số 1023/QĐUBND về việc ban hành danh mục hồ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ.
Ngày 22/12/2011, Văn phòng HĐND&UBND quận có Công văn 181/VP
về việc khỏa sát tài liệu lưu trữ,theo đó Văn phòng HĐND&UBND quận đã mời
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phối hợp với Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng
16


tiến hành khảo sát số lượng tài liệu lưu trữ của các đơn vị để Văn phòng
HĐND&UBND quận lập kế hoạch và chỉnh lý tài liệu (việc chỉnh lý tài liệu
được thực hiện 2 năm một lần).
Tính tới thời điểm này UBND quận hiện lưu trữ 58.568 hồ sơ đã được
chỉnh lý toàn bộ, quy ra 986 mét giá tài liệu của các phòng, ban, đơn vị sự
nghiệp thuộc quận.
Hồ sơ được lập theo từng mặt hoạt động và sắp xếp theo thời gian cho
từng năm được biên mục và đặt tiêu đề hồ sơ rõ ràng.

VD: Tập Quyết định của UBND Quận Tây Hồ V/v nâng lương cho cán
bộ, công chức năm 2005
2.2.4: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa dân tộc, chúng có một ý nghĩa to lớn
trong việc bảo vệ và xây dựng Tổ quốc.Nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ được
coi là công việc hàng đầu và trong hoạt động của các cơ quan.Có nhiều thông tin
quan trọng được chứa đựng trong tài liệu. Công tác bảo quản có vai trò quan
trọng trong việc kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu. Vì vậy, UBND
Quận Tây Hồ đã áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật va công tác quản lý
tài liệu như về phòng kho, trang thiết bị bảo quản.
UBND Quận đã bố trí 04 kho lưu trữ với diện tích 140m 2, 11 bình chữa
cháy, 05 điều hòa và 08 hệ thống báo cháy tự động. Công tác bảo quản được
thực hiện tốt, thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ, luôn được đảm bảo an toàn bí
mật hồ sơ tài liệu.
Kho lưu trữ của UBND Quận Tây Hồ được bố trí ở tầng 4 với không gian
thoáng mát, sạch sẽ. Được trang bị đầy đủ các thiết bị, vận dụng cần thiết để bảo
quản tốt tài liệu như: giá, tủ, hộp, cặp đựng tài liệu, máy điều hòa nhiệt độ, bình
cứu hỏa,…Công tác bảo quản tài liệu ở đây được cán bộ lưu trữ thực hiện khá
tốt, đảm bảo tính an toàn, bảo mật cho tài liệu đồng thời giúp việc tra tìm, khai
thác tài liệu nhanh chóng. Tài liệu được bảo quản trong bìa hồ sơ, cặp ba dây và
hộp theo quy định của Nhà nước. Các hộp sắp xếp lên giá trật tự từ trên xuống
dưới, từ trái sang phải và từ trong ra ngoài theo từng năm, từng mặt hoạt động.
17


Kho lưu trữ được cán bộ lưu trữ vệ sinh theo định kỳ nên nhìn chung là gọn
gàng, ngăn nắp.
UBND quận Tây Hồ đã áp dụng những biện pháp bảo quản tài liệu: biện
pháp chống nấm mốc; biện pháp chống côn trùng; biện pháp chống cháy; biện
pháp chống chuột; biện pháp chống ẩm.

Nhìn chung việc bảo quản tài liệu của Phòng lưu trữ UBND Quận Tây Hồ
được quan tâm thường xuyên kiểm tra tình trạng vật lý và làm vệ sinh theo định
kỳ. Hơn thế nữa đối tượng đến khai thác tài liệu chủ yếu là cán bộ cơ quan nên ý
thức bảo quản tài liệu của cán bộ lưu trữ đúng phương pháp nên tài liệu được
bảo quản tốt.
2.2.5: Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Việc thống kê tài liệu ở phòng lưu trữ UBND quận thường xuyên diễn ra
bao gồm thống kê tài liệu và các phương tiện bảo quản chúng theo định kỳ quý
năm.
Mục lục hồ sơ vừa là công cụ dùng để thống kê, vừa là công cụ dung để
tra tìm tài liệu. Ở đây có các loại mục lục thống kê các hồ sơ vĩnh viễn, lâu dài
và tạm thời. Đơn vị thống kê vào mục lục hồ sơ của phông là theo hộp, trong
hộp thống kê theo đơn vị bảo quản.
Những công cụ để thống kê tài liệu của Phòng lưu trữ UBND Quận với
mục đích là để hệ thống các hồ sơ,các thông tin khác về thành phần và nội dung
hồ sơ của một khối, tài liệu nhất định. Từ mục lục hồ sơ để biết rõ nguồn gốc hồ
sơ khi tra cứu tài liệu và cung cấp được những số liệu chính xác cụ thể về số
lương thành phần, nội dung tình hình bảo quản và các khía cạnh khác của tài
liệu 1 phông lưu trữ và bộ thẻ cũng là một công cụ để tra tìm tài liệu dễ dàng
hơn.
Nhìn chung với quy mô và cách tổ chức thống kê tài liệu của phòng lưu
trữ UBND quận được đánh giá là hợp lý và có khoa học. Với những công cụ mà
phòng lưu trữ đã dung để thống kê tài liệu như đã kể ở trên về cơ bản và phục vụ
tốt cho việc sử dụng tài liệu trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước nói
chung, đồng thời cũng tạo điều kiện cho từng cá nhân đến nghiên cứu tài liệu tại
18


UBND quận nói riêng.
Tài liệu lưu trữ ở UBND Quận Tây Hồ chủ yếu là loại tài liệu hành chính

và hiện nay tài liệu được thống kê bằng sổ thống kê là chủ yếu. Các loại sổ
thống kê: Sổ nhập tài liệu lưu trữ; sổ đăng ký mục lục hồ sơ, mẫu sổ do Nhà
nước quy định. Bên cạnh phương pháp thống kê truyền thống thì UBND quận
còn sử dụng phần mềm để quản lý tài liệu lưu trữ.
Xây dựng những công cụ tra cứu tài liệu: mục lục văn bản trong quá trình
lập hồ sơ và danh mục hồ sơ sau khi chỉnh lý.và phần mềm quản lý hồ sơ, tài
liệu. Có phiếu đăng ký tra cứu, khai thác, sử dụng tài liệu và sổ ký nhận mượn
hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
2.2.6: Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một mặt của hoạt động thông tin khoa
học và là một trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các phòng lưu
trữ tài liệu.Lưu trữ được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau của đời sống xã
hội như trong lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội, nghiên cứu khoa học, các hoạt
động quản lý và lãnh đạo.Việc tổ chức sử dụng tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng
nâng cao vai trò của tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội và phục vụ hoạt động
hàng ngày của các cơ quan trong sản xuất và đời sống của nhân dân.
Phòng Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ áp dụng hình thức tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ như sau:
Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc, Phòng đọc của kho lưu trữ UBND
được bố trí sát với Phòng lưu trữ được bố trí thoáng mát đầy đủ rèm che ánh
sang để phục vụ tốt cho người đến sử dụng nghiên cứu tài liệu như bàn ghế,
trang thiết bị…
Với mục đích phòng đọc thư viện giúp cho người đến nghiên cứu tài liệu
am hiểu vấn đề mà mình cần tìm nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn và bảo vệ tài
liệu khỏi bị hư hỏng.
Tóm lại: Tổ chức phục vụ tại phòng lưu trữ thư viện UBND Quận Tây Hồ
có ưu điểm là phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ được thực
hiện nhanh chóng có hiệu quả thu hút người đến đọc tài liệu có hệ thống và
19

không tách rời kho lưu trữ với đời sống xã hội, biết được ý nghĩa của tài liệu lưu
trữ. Khi có người đến nghiên cứu tài liệu thì cán bộ lưu trữ chỉ cần căn cứ vào
yêu cầu của người đến như cần nghiên cứu những tài liệu gì, mục đích nghiên
cứu, các tài liệu cần thiết và cán bộ lưu trữ phải giao trách nhiệm cho người đến
nghiên cứu tài liệu, bảo quản tài liệu theo quy định của Pháp luật hiện hành và
nhắc nhở người sử dụng tài liệu phải giữ bí mật.
Phòng lưu trữ đã xây dựng được các loại hình công cụ tra cứu khoa học
như mục lục hồ sơ, mục lục văn kiện. Từ mục lục hồ sơ cán bộ lưu trữ có thể
giới thiệu cho người đến tra tìm tài liệu về thành phần và nội dung của hồ sơ, cố
định trật tự hồ sơ đã được hệ thống hóa, thống kê các hồ sơ trong một phông.
Với cách tổ chức sử dụng tài liệu của phòng lưu trữ UBND Quận nhìn
chung là đem lại lợi ích về nhiều mặt cho xã hội, đóng góp một phần không nhỏ
cho từng cơ quan đơn vị trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Bên cạnh
đó cũng cần có những biện pháp tốt hơn nữa, thiết thực hơn để rút kinh nghiệm
phục vụ và xem xét đề ra phương hướng cho hoạt động của các đơn vị.
2.2.7: Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
Để thích hợp với Thành phố UBND, Quận đã trang bị đầy đủ máy vi tính
cho các bộ phận ở Văn phòng nói chung ở phòng lưu trữ nói riêng. Qua đó thể
hiện sự cố gắng với quyết tâm cao của lãnh đạo Văn phòng trong việc xây dựng
bộ ảnh quản lý hành chính Nhà nước với những nguyên tắc làm việc có khoa
học.
Năm 2016 UBND quận đã xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ
tuy nhiên do thời gian sử dụng đã lâu một số nội dung trong phần mềm đã không
còn phù hợp với yêu cầu thực tế công việc hiện nay chính vì vậy đòi hỏi phải
được nâng cấp phần mềm.
Từ năm 2008 đến nay, hệ thống chỉnh lý tài liệu của các phòng, ban, đơn
vị được cập nhật liên tục vào máy tính nên việc tra tìm rất thuận tiên và nhanh
chóng.

20


CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG HĐND
& UBND QUẬN TÂY HỒ
3.1: Báo cáo tóm tắt công việc trong quá trình thực tập và kết quả đã
đạt được
Sau một thời gian thực tập tại Văn phòng UBND quận Tây Hồ em đã
được phân công đến thực tập tại phòng lưu trữ, được tiếp cận thực tế, áp dụng
những lý thuyết trong sách vào với công việc cụ thể đã cho em hiểu rõ hơn công
việc mà em đang theo học. Với thời gian thực tập ở văn phòng UBND quận,
được cán bộ chỉ bảo tận tình và cho em được tiếp cận với những nghiệp vụ:
+Lưu, sắp xếp hồ sơ và lập danh mục hồ sơ
+Tham gia chỉnh lý khối tài liệu năm 2015 -2016
+Tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của dộc giả
+Đánh máy văn bản giúp cán bộ lưu trữ
+Vệ sinh kho lưu trữ và tài liệu trong kho lưu trữ
Ngoài ra còn 1 số công việc của nhân viên văn phòng như: trực điện thoại,
photo văn bản tài liệu...
Được thực hiện những nội dung chủ yếu về công tác lưu trữ và qua sự
giúp đỡ , hướng dẫn của cán bộ chuyên môn, em đã có cơ hội học hỏi được
nhiều điều bổ ích, bổ sung thêm kiến thức lý thuyết và kinh nghiệm thực tế về
công việc cũng như đạo đức nghề nghiệp của một cán bộ làm công tác văn thư –
lưu trữ. Qua đó, em cũng tự nhận thấy bản thân còn nhiều thiếu sót, ban đầu còn
bỡ ngỡ với công việc văn phòng
3.2: Nhận xét, đánh giá công tác lưu trữ của Văn phòng HĐND &
UBND quận Tây Hồ
3.2.1: Ưu điểm
+Công tác lưu trữ tại quận Tây Hồ đã được thực hiện đúng quy trình ISO
và quy định của pháp luật, không còn tình trạng văn bản ban hành sai thể thức

và kỹ thuật trình bày.
+Kinh phí dành cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng được UBND
quận quan tâm đầu tư thích đáng, tài liệu tồn đọng được chỉnh lý đều hàng năm.
21


+Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về lưu trữ được đảm bảo về chất
lượng nội dung, phù hợp với các đối tượng, đáp ứng được yêu cầu mới của
nhiệm vụ lưu trữ.
+Hồ sơ, tài liệu thu về hầu hết đã được chỉnh lý kịp thời để đưa vào khai
thác, sử dụng.
+Tăng cường đổi mới cách thức quản lý tài liệu thông qua việc ứng dụng
CNTT vào công tác quản lý, sử dụng, khai thác và bảo quản tài liệu.
+Công tác lưu trữ đã được UBND quận rất quan tâm triển khai thực hiện,
đồng thời với việc áp dụng ISO 9001:2008 nên công tác lưu trữ đã được thực
hiện có bài bản, đúng quy định, không còn tình trạng văn bản ban hành sai thể
thức và kỹ thuật trình bày.
3.2.2: Nhược điểm
+Công tác thu nộp tài liệu về kho lưu trữ của quận đối với các phòng, ban
thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ vẫn chưa được thực hiện đầy đủ,
thường xuyên, một số tài liệu còn bị thất lạc,
+Công tác tham mưu của các cơ quan chuyên môn còn chưa kịp thời.
+Một số thủ trưởng đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác lưu trữ.
+Công tác kiểm tra lưu trữ còn chưa được thường xuyên.
+Chế độ phụ cấp độc hại cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
chưa được áp dụng đồng bộ trong tất cả các đơn vị do việc phân công, bố trí cán
bộ làm công tác lưu trữ trước đây chưa ổn định, hầu hết cán bộ kiêm nhiệm, cán
bộ làm công tác lưu trữ chưa có chuyên ngành đào tạo phù hợp, không đúng
chuyên môn nên chất lượng và hiệu quả công việc chưa cao.
+Công tác tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đã được tổ chức nhưng

chưa thực sự chất lượng.
+Chưa khai thác hiệu quả ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ.
3.3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Văn phòng
HĐND & UBND Quận Tây Hồ
Cùng với thành tựu của những ngành công nghệ khác nhau như công nghệ
sinh học, công nghệ vũ trụ... và tuyệt vời hơn cả là công nghệ thông tin với
22