Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B.PHẦN NỘI DUNG...........................................................................................4
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan tổ chức.............................................4
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Bộ Thông tin và Truyền thông........................................................................4
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu của Văn
phòng Bộ Thông tin và Truyền thông...........................................................15
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ của Bộ Thông tin và
Truyền thông......................................................................................................19
2.1 Hoạt động quản lý về văn thư và lưu trữ................................................19
2.2 Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................19
Chương 3:Báo cáo kết quả thực tập tại Bộ Thông tin và Truyền thông và đề
xuất khuyến nghị...............................................................................................26
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thưc tập.........26
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Bộ
Thông tin và Truyền thông...........................................................................27
3.3.Một số khuyến nghị:...............................................................................28
C. KẾT LUẬN:..................................................................................................30
D.PHỤ LỤC.......................................................................................................31


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

A. PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài:
Công tác văn thư – lưu trữ có vị trí vô cùng quan trọng trong sự nghiệp
xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung và thực hiện các mục tiêu cải cách hành
chính nói riêng. Ngay từ những năm 60 của thế kỷ trước, Đảng và Nhà nước ta
đã có văn bản khẳng định vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thưlưu trữ trong nền hành chính. Bản “Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và
công tác lưu trữ” ban hành kèm theo Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1969 của
Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) đã khẳng định: “Làm công văn, giấy tờ
và giữ gìn hồ sơ, tài liệu là hai công tác không thể thiếu được với việc quản lý
nhà nước.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò
của công tác văn thư- lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là
rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,
những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và
giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần
thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng
là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện
nay.Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,
cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
1

Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư
–lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước
được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà
nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết
nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về
về vị trí và vai trò của công tác văn thư-lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp
phù hợp nhằm đưa công tác này tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp
phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.
Được sự đồng ý của Khoa Văn thư – Lưu trữ thuộc Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội, lãnh đạo Văn phòng Bộ Thông tin và Truyền thông, tôi đã nghiên
cứu và tìm hiểu về công tác văn thư của Bộ Thông tin và Truyền thông, để từ đó
hiểu và rút ra được những thực trạng và giải pháp tốt nhất cho công tác này của
Bộ. Mặc dù nội dung nghiên cứu này khá phức tạp, thời gian nghiên cứu có hạn
nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của lãnh đạo Văn phòng Bộ Thông tin và
Truyền thông, lãnh đạo phòng, với sự nỗ lực của bản thân, tôi đã hoàn thành tốt
phần nghiên cứu của mình. Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực
hành các khâu nghiệp vụ công tác văn thư- lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền
thông, tôi đã hiểu được lý thuyết cơ bản và có những nghiên cứu cụ thế của
công tác này để tôi đưa vào trong khóa luận tốt nghiệp của mình. Những thu
hoạch trong thời gian nghiên cứu và làm việc ở đây, tôi xin được trình bày cụ thể
trong khóa luận tốt nghiệp của mình.
-Khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực tập.
*Khó khăn: chưa có nhiều kinh nghiệm về thực tế nên còn gặp nhiều khó

khăn trong việc giải quyêt công văn.
Khi gặp nhiều vấn đề mới như các lỗi phát sinh trong quá trình làm việc
còn lúng túng trong việc xử lý và thường phải nhờ sự giúp đỡ của các anh chị
khác.

2


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

*Thuận lợi:
- Được sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội.
-Được Bộ Thông tin và Truyền thông tạo điều kiện tốt trong quá trình
thực tập.
-Cơ sở vật chất tại Bộ Thông tin và Truyền thông đầy đủ và hiện đại.
-Lịch thực tập rất linh động và có thể thay đổi nếu báo trước,
Trong thời gian nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ tại Bộ Thông tin và
Truyền thông tôi đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu từ thực tế cũng
như sự hướng dẫn tận tình của các đồng nghiệp đi trước, qua đây tôi được rèn
luyện thêm ý thức về công việc của mình, có trách nhiệm hơn với công việc và
sau này khi ra trường sẽ cố gắng để cống hiến cho cơ quan, những kiến thức đã
học được sau những năm tại trường đại học bằng khả năng cao nhất của mình.
Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Văn thưLưu trữ đã tận tình giảng dạy những kiến thức trong thời gian qua,Lãnh đao Văn
phòng Bộ Thông tin và Truyền thông cùng toàn thể cán bộ công chức thuộc
Phòng Văn thư – Lưu trữ đã tạo điều kiện về mọi mặt để tôi hoàn thành tốt báo
cáo thực tập của mình. /.

3


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

Hà Nội, ngày 07 tháng 7 năm 2017
Sinh viên

Phạm Trung Kiên

4


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

B.PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan tổ chức
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Bộ Thông tin và Truyền thông
Bộ Thông Tin và Truyền Thông được thành lập trên cơ sở hợp nhất Bộ
Bưu Chính, Viễn Thông và chức năng quản lý nhà nước về báo chí, xuất bản của
Bộ Văn hóa Thông Tin. Ông Trương Minh Tuấn được Quốc hội phê chuẩn giữ
chức Bộ trưởng Bộ Thông Tin và Truyền Thông.Việc thành lập Bộ Thông Tin và
Truyền Thông không chỉ là sự đổi tên thông thường và phép cộng đơn giản các
chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực BCVT-CNTT, báo chí, xuất bản,
phát thanh - truyền hình, mà còn thể hiện một tư duy mới trong quản lý đa

ngành, đa lĩnh vực theo hướng tinh gọn bộ máy quản lý hành chính, tăng tính
trách nhiệm và hiệu quả quản lý. Việc thành lập Bộ Thông Tin và Truyền Thông
cũng phù hợp với xu thế phát triển và hội tụ giữa công nghiệp nội dung và hạ
tầng truyền thông của thế giới.
Bởi vậy, Ngày 25/12/2007, Chính phủ ban hành Nghị định số
187/2007/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyển hạn và cơ cấu tổ chức
của Bộ Thông tin và Truyền thông.Tại đây Bộ Thông tin và Truyền thông có các
chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:
Vị trí và chức năng:
Bộ Thông tin và Truyền thông là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về báo chí; xuất bản; bưu chính và chuyển phát; viễn
thông và internet; truyền dẫn phát sóng; tần số vô tuyến điện; công nghệ thông
tin, điện tử; phát thanh và truyền hình và cơ sở hạ tầng thông tin truyền thông
quốc gia; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
Bộ Thông tin và Truyền thông thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại
Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy
5


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang
Bộ và những nhiệm vụ, quyên hạn cụ thể sau đây:
1. Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị
quyết, nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật

hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân
công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
2. Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển
dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình
hành động và các dự án, công trình quan trọng quốc gia thuộc ngành, lĩnh vực;
các dự thảo quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ.
3 . Ban hành các chỉ thị, quyết định, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ.
4. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các
văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo
dục pháp luật về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
5. Về báo chí:
a) Hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức thực hiện quy hoạch mạng lưới báo chí
trong cả nước, văn phòng đại diện cơ quan thường trú ở nước ngoài của các cơ
quan báo chí Việt Nam đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;
b) Quản lý các loại hình báo chí trong cả nước bao gồm báo in, báo nói,
báo hình, báo điện tử, thông tấn và thông tin trên mạng;
c) Chủ trì giao ban báo chí, quản lý thông tin của báo chí theo quy định
của pháp luật về báo chí;
d) Thực hiện chế độ phát ngôn cung cấp thông tin cho báo chí theo phân
cấp và ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ;
đ) Ban hành quy chế tổ chức hội thi về báo chí;
e) Quy định về báo lưu chiểu, quản lý kho lưu chiểu báo chí quốc gia;
g) Cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, đình chỉ, thu hồi giấy phép hoạt động báo
6


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

chí; giấy phép xuất bản đặc san, số phụ, phụ trương, chương trình đặc biệt,
chương trình phụ; thẻ nhà báo; cấp phép cho báo chí xuất bản ở nước ngoài phát
hành tại Việt Nam;
h) Quy định việc hoạt động của báo chí và nhà báo trong cả nước, phối
hợp với các cơ quan có liên quan quản lý hoạt động của báo chí Việt Nam liên
quan đến nước ngoài và hoạt động báo chí của người nước ngoài, tổ chức nước
ngoài tại Việt Nam,
i) Thoả thuận về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Tổng biên tập, Phó Tổng
biên tập, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó Giám đốc các cơ
quan báo chí;
k) Quy định tiêu chuẩn, chuyên môn, nghiệp vụ người đứng đầu cơ quan
báo chí.
6. Về xuất bản (bao gồm xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm):
a) Hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức thực hiện quy hoạch mạng lưới xuất bản,
in, phát hành xuất bản phẩm; chính sách về hoạt động xuất bản đã được Thủ
tướng Chính phủ phê duyệt;
b) Quy định chi tiết điều kiện thành lập và kinh doanh về xuất bản, in,
phát hành xuất bản phẩm theo quy định của pháp luật;
c) Cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, đình chỉ, thu hồi giấy phép thành lập nhà
xuất bản, giấy. phép đặt văn phòng đại diện của nhà xuất bản nước ngoài tại Việt
Nam; giấy phép đặt văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài tại Việt Nam
trong lãnh vực phát hành xuất bản phẩm theo quy định của pháp luật;
d) Cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, đình chỉ, thu hồi giấy phép xuất bản tài liệu
không kinh doanh; giấy phép hoạt động in đối với sản phẩm phải cấp phép; giấy
phép in gia công xuất bản phẩm cho nước ngoài; giấy phép nhập khẩu thiết bị in;
giấy phép hoạt động kinh doanh nhập khẩu xuất bản phẩm; giấy phép triển lãm,
hội chợ xuất bản phẩm theo quy định của pháp luật; quản lý việc công bố, phổ
biến tác phẩm ra nước ngoài theo thẩm quyền;

đ) Nhận và quản lý đăng ký kế hoạch xuất bản của nhà xuất bản, đăng ký
danh mục xuất bản phẩm nhập khẩu của cơ sở kinh doanh nhập khẩu xuất bản
7


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

phẩm;
e) Quản lý việc lưu chiểu xuất bản phẩm và tổ chức đọc xuất bản phẩm
lưu chiểu;
g) Quyết định đình chỉ, thu hồi, tịch thu, cấm lưu hành và tiêu huỷ xuất
bản phẩm vi phạm pháp luật;
h) Thoả thuận về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, Tổng biên tập
nhà xuất bản;
i) Quy định tiêu chuẩn, chuyên môn, nghiệp vụ người đứng đầu cơ quan
xuất bản.
7. Về quảng cáo trên báo chí, trên mạng thông tin máy tính và trên xuất
bản phẩm:
a) Cấp, sửa đổi, bổ sung, thu hồi giấy phép quảng cáo trên báo chí (bao
gồm: báo in, báo hình, báo nói, báo điện tử), trên mạng thông tin máy tính và
trên xuất bản phẩm;
b) Hướng dẫn việc thực hiện quảng cáo trên báo chí, trên mạng thông tin
máy tính và trên xuất bản phẩm;
c) Thanh tra, kiểm tra, xử lý hành vi vi phạm của các cơ quan, tổ chức, cá
nhân hoạt động quảng cáo trên báo chí, trên mạng thông tin máy tính và trên
xuất bản phẩm.
8. Về bưu chính và chuyển phát:
a) Hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch phát triển

bưu chính và chuyển phát; danh mục dịch vụ công ích trong lĩnh vực bưu chính,
chuyển phát và cơ chế hỗ trợ doanh nghiệp để thực hiện cung ứng dịch vụ công
ích và nghĩa vụ công ích khác trong lĩnh vực bưu chính, chuyển phát đã được
Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;
b) Ban hành theo thẩm quyền giá cước dịch vụ công ích, phạm vi dịch vụ
dành riêng trong lĩnh vực bưu chính, chuyển phát; quyết định các quy chuẩn kỹ
thuật về chất lượng dịch vụ; quy định về bộ mã bưu chính quốc gia;
c) Cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, đình chỉ, thu hồi các loại giấy phép hoạt
động bưu chính và chuyển phát; thực hiện kiểm tra chất lượng dịch vụ;
8


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

d) Quy định và quản lý về an toàn, an ninh trong lĩnh vực bưu chính và
chuyển phát; về cạnh tranh và giải quyết tranh chấp trong lĩnh vực bưu chính và
chuyển phát;
đ) Quy định và quản lý về tem bưu chính;
e) Chủ trì tổ chức đặt hàng doanh nghiệp cung ứng dịch vụ công ích trong
lĩnh vực bưu chính, chuyển phát; kiểm tra, giám sát việc thực hiện cung cấp dịch
vụ công ích và thực hiện thanh quyết toán hàng năm.
9. Về viễn thông và Internet:
a) Hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức thực hiện quy hoạch quốc gia về phát triển
viễn thông và Internet; cơ chế, chính sách quan trọng để phát triển viễn thông và
Internet; quy định điều kiện đầu tư trong lĩnh vực viễn thông; quy định về
bán lại dịch vụ viễn thông; chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích
đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;
b) Ban hành theo thẩm quyền quy hoạch, quy định quản lý kho số và tài

nguyên Internet; các quy định về giá cước dịch vụ viễn thông, các quyết định
phân bổ, thu hồi kho số và tài nguyên Internet;
c) Cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, đình chỉ và thu hồi các loại giấy phép viễn
thông theo quy định;
d) Thực hiện quản lý kho số và tài nguyên Internet;
đ) Thực hiện quản lý về chất lượng, giá, cước các dịch vụ viễn thông và
Intemet;
e) Thực hiện quản lý việc kết nối các mạng viễn thông;
g) Quy định và quản lý về cạnh tranh và giải quyết tranh chấp trong lĩnh
vực viễn thông và Internet;
h) Thực hiện quản lý chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn các thiết bị viễn
thông, các công trình viễn thông;
i) Quản lý việc thực hiện cung cấp dịch vụ viễn thông công ích;
k) Vận hành, khai thác đảm bảo an ninh, an toàn hệ thống máy chủ tên
miền quốc gia.
10. Về truyền dẫn phát sóng, tần số vô tuyến điện:
9


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

a) Hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức thực hiện quy hoạch truyền dẫn phát sóng;
quy hoạch phổ tần số vô tuyến điện quốc gia đã được Thủ tướng Chính phủ phê
duyệt;
b) Thực hiện nhiệm vụ Chủ tịch ủy ban tần số vô tuyến điện; chủ trì, phối
hợp với Bộ Quốc phòng, Bộ Công an phân chia băng tần phục vụ mục đích quốc
phòng, an ninh trình Thủ tướng phê duyệt;
c) Ban hành quy hoạch băng tần, quy hoạch kênh, quy định về điều kiện

phân bổ, ấn định và sử dụng tần số vô tuyến điện, băng tần số vô tuyến điện;
d) Ban hành các tiêu chuẩn về thiết bị truyền dẫn phát sóng, thiết bị vô
tuyến điện, các tiêu chuẩn về phát xạ vô tuyến điện và tương thích điện từ
trường;
đ) Quy định về điều kiện kỹ thuật, điều kiện khai thác các loại thiết bị vô
tuyến điện được sử dụng có điều kiện, quy định điều kiện kỹ thuật (tần số, công
suất phát) cho các thiết bị vô tuyến điện trước khi sản xuất hoặc nhập khẩu để sử
dụng tại Việt Nam;
e) Quy định về việc đào tạo và cấp chứng chỉ vô tuyến điện viên;
g) Cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, đình chỉ và thu hồi các loại giấy phép
truyền dẫn phát sóng, tần số vô tuyến điện;
h) Kiểm tra, kiểm soát tần số và thiết bị vô tuyến điện, xử lý nhiễu có hại;
quản lý tương thích điện từ đối với các thiết bị và hệ thống thiết bị vô tuyến
điện;
i) Đăng ký tần số quốc tế, phối hợp quốc tế về tần số vô tuyến điện và quỹ
đạo vệ tinh.
11. Về công nghệ thông tin, điện tử:
a) Hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức thực hiện các chương trình, đề án, dự án
về công nghệ thông tin, điện tử; cơ chế, chính sách hỗ trợ phát triển công nghiệp
phần mềm, công nghiệp phần cứng, công nghiệp điện tử, công nghiệp nội dung;
danh mục và quy chế khai thác cơ sở dữ liệu quốc gia; quy chế quản lý đầu tư
ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng vốn nhà nước đã được Thủ tướng Chính
phủ phê duyệt;
10


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

b) Ban hành theo thẩm quyền các cơ chế, chính sách quản lý và các quy
định liên quan đến sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin, điện tử;
c) Quản lý thống nhất chương trình ứng dụng và phát triển công nghệ
thông tin, điện tử; khung tương hợp Chính phủ điện tử và kiến trúc chuẩn hệ
thống thông tin quốc gia; quản lý an toàn, an ninh thông tin trong hoạt động ứng
dụng công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật;
d) Cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, đình chỉ và thu hồi các loại giấy phép, giấy
chứng nhận, chứng chỉ về công nghệ thông tin,
đ) Tổ chức quản lý và sử dụng tài nguyên thông tin; thực hiện chức năng
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia theo quy định của
pháp luật;
e) Tổ chức thực hiện chức năng quản lý, điều phối các hoạt động ứng cứu
sự cố máy tính trong toàn quốc.
12. Về phát thanh và truyền hình:
a) Hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức thực hiện quy hoạch quốc gia về phát
thanh và truyền hình đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;
b) Ban hành theo thẩm quyền các quy định về thực hiện quy hoạch đã
được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; quy định tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật
quốc gia về công nghệ, kỹ thuật; quản lý giá, cước các dịch vụ liên quan;
c) Cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, đình chỉ và thu hồi các loại giấy phép về
phát thanh và truyền hình.
13 . Về cơ sở hạ tầng thông tin và truyền thông quốc gia:
a) Hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về bảo vệ
an toàn, an ninh cơ sở hạ tầng thông tin và truyền thông đã được Thủ tướng
Chính phủ phê duyệt;
b) Ban hành theo thẩm quyền các giải pháp bảo đảm an toàn, an ninh đối
với cơ sở hạ tầng thông tin và truyền thông trong môi trường hội tụ; các cơ chế,
chính sách quy định về sử dụng chung cơ sở hạ tầng thông tin và truyền thông.
14. Chỉ đạo, tổ chức thực hiện các giải thưởng và danh hiệu vinh dự thuộc
ngành, lĩnh vực thông tin và truyền thông sau khi được Thủ tướng Chính phủ

11


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

quyết định; quyết định theo thẩm quyền các giải thưởng và danh hiệu vinh
dự thuộc ngành, lĩnh vực thông tin và truyền thông.
15 . Cấp phép cho các tổ chức, cá nhân nước ngoài tổ chức các hoạt động
thông tin ở Việt Nam theo quy định của pháp luật.
16. Chủ trì, phối hợp với Bộ Ngoại giao và các Bộ, ngành liên quan thực
hiện quản lý nhà nước về thông tin đối ngoại.
17. Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn
các hoạt động thông tin và truyền thông vi phạm pháp luật.
18. Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, xây dựng và áp dụng các
tiêu chuẩn, chất lượng, quy định việc áp dụng tiêu chuẩn, chất lượng, ban hành
quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý
của Bộ.
19. Về quyền tác giả, bản quyền và sở hữu trí tuệ:
a) Chỉ đạo và tổ chức thực hiện các quy định, của pháp luật về quyền tác
giả đối với sản phẩm báo chí, xuất bản, bản quyền về sản phẩm và dịch vụ công
nghệ thông tin và truyền thông; quyền sở hữu trí tuệ các phát minh, sáng chế
thuộc các ngành, lĩnh vực quản lý của Bộ;
b) Thực hiện các biện pháp bảo vệ hợp pháp của nhà nước, tổ chức, cá
nhân trong lĩnh vực quyền tác giả, bản quyền sản phẩm, sở hữu trí tuệ theo thẩm
quyền;
c) Hướng dẫn nghiệp vụ bảo hộ trong lĩnh vực quyền tác giả, bản quyền,
sở hữu trí tuệ cho các ngành, địa phương, doanh nghiệp, các tổ chức xã hội và
công dân đối với sản phẩm, dịch vụ theo thẩm quyền.

20. Cấp phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa thuộc các ngành, lĩnh vực
quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật; cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, đình chỉ,
thu hồi các giấy chứng nhận, chứng chỉ về chất lượng mạng lưới, công trình, sản
phẩm và dịch vụ trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
21. Quyết định các biện pháp huy động các mạng và dịch vụ, các phương
tiện, thiết bị thông tin và truyền thông phục vụ các trường hợp khẩn cấp về an
ninh quốc gia, thiên tai, địch họa theo ủy quyền của Chính phủ, Thủ tướng
12


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

Chính phủ.
22. Chỉ đạo, điều hành các mạng thông tin chuyên dùng, dùng riêng phục
vụ sự chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, Nhà nước.
23. Quản lý các chương trình, đề án, dự án đầu tư trong ngành, lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật; ban hành các định
mức kinh tế - kỹ thuật trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ; thực
hiện thống kê chuyên ngành theo quy định của pháp luật.
24. Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm của Bộ, phối hợp với Bộ Tài
chính lập, tổng hợp dự toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm
vi quản lý, tổng hợp kinh phí chi sự nghiệp ứng dụng và phát triển công nghệ
thông tin, chi sự nghiệp thông tin (báo chí, xuất bản), của các Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để
Chính phủ trình Quốc hội; quản lý tài sản được giao; quản lý, tổ chức thực hiện
và quyết toán ngân sách nhà nước, các nguồn vốn, quỹ theo quy định của pháp
luật.
25. Thực hiện quan hệ đối ngoại, hội nhập và hợp tác quốc tế trong ngành,

lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
26. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng
dụng tiến bộ khoa học, công nghệ và bảo vệ môi trường trong ngành, lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
27. Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo việc thực hiện
cơ chế hoạt động của các tổ chức dịch vụ công của ngành, lĩnh vực thuộc phạm
vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo hoạt động đối
với các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ.
28. Về thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh
nghiệp có vốn nhà nước:
a) Xây dựng đề án thành lập, sắp xếp, tổ chức lại, chuyển đổi sở hữu để
trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt và chỉ đạo tổ chức thực hiện đề án sau khi
được phê duyệt;
b) Trình Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm hoặc
13


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

bổ nhiệm theo thẩm quyền các chức danh cán bộ lãnh đạo quản lý, kế toán
trưởng của doanh nghiệp nhà nước chưa cổ phần hoá;
c) Phê duyệt theo thẩm quyền hoặc trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt
điều lệ tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp nhà nước chưa cổ phần hóa.
29. Hướng dẫn, tạo điều kiện cho hội, tổ chức phi Chính phủ tham gia các
hoạt động trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ; kiểm tra việc
thực hiện các quy định của nhà nước đối với hội, tổ chức phi Chính phủ, xử lý
hoặc kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý các vi phạm pháp luật của
hội, tổ chức phi Chính phủ theo quy định của pháp luật.

30. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý các vi phạm
pháp luật về ngành, lĩnh vực thuộc thẩm quyền của Bộ; tổ chức thực hiện phòng,
chống tham nhũng, lãng phí và quan liêu, hách dịch, cửa. quyền đối với các đơn
vị thuộc Bộ.
31. Quyết định và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Bộ
theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính nhà nước của Chính phủ và sự
chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ; quyết định và chỉ đạo thực hiện đối mới
phương thức làm việc, hiện đại hoá công sở và ứng dụng công nghệ thông tin
phục vụ hoạt động của Bộ; báo cáo thực hiện cải cách hành chính hàng năm
trong phạm vi quản lý của Bộ theo quy định.
32. Tổ chức thi nâng ngạch viên chức chuyên ngành thông tin và truyền
thông; ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của ngạch viên
chức thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ được phân công, phân cấp quản lý sau khi có
ý kiến thẩm định của Bộ Nội vụ; xây dựng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ
của ngạch công chức thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ được phân công, phân cấp
quản lý để Bộ Nội vụ ban hành; ban hành tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của
người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc ngành, lĩnh vực của Ủy ban nhân
dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
33. Xây dựng kế hoạch biên chế hàng năm của Bộ gửi Bộ Nội vụ; xây
dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên
chức và việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, luân chuyển, nghỉ hưu, chế độ tiền
14


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

lương, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ khác đối với cán bộ, công chức, viên
chức thuộc.phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật; đào tạo, phát

triển nguồn nhân lực thuộc các lĩnh vực quản lý của Bộ theo quy định của pháp
luật.
34. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
Cơ cấu tổ chức:
1 . Vụ Bưu chính.
2. Vụ quản lý doanh nghiệp.
3 . Vụ Công nghệ thông tin.
4. Vụ Khoa học và Công nghệ.
5 . Vụ Kế hoạch - Tài chính.
6. Vụ Hợp tác quốc tế.
7. Vụ Pháp chế.
8. Vụ Tổ chức cán bộ.
9. Thanh tra.
10. Văn phòng.
11 Cục Tần số vô tuyến điện. :
12. Cục Viễn thông.
13 . Cục tin học hóa .
14. Cục Báo chí.
15 . Cục Xuất bản.
16. Cục Quản lý phát thanh, truyền hình và thông tin điện tử.
17. Cục Thông tin đối ngoại.
18 . Cơ quan đại diện của Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh.
19. Cơ quan đại diện của Bộ tại thành phố Đà Nẵng.
20. Viện Chiến lược Thông tin và Truyền thông.
21. Trung tâm Internet Việt Nam.
22.Trung tâm Thông tin.
23. Tạp chí Công nghệ thông tin và truyền thông.
24. Báo Bưu điện Việt Nam.
15

Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

25. Trung tâm Báo chí và Hợp tác truyền thông Quốc tế.
26. Trường Đào tạo, Bồi dưỡng cán bộ quản lý Thông tin và Truyền thông
27. Trung tâm ứng cứu khẩn cấp máy tính
28.Viện Công nghiệp phần mềm và Nội dung số.
29. Trường Cao đẳng CNTT Hữu nghị Việt Hàn.
30. Báo Điện tử Vietnamnet
31. Nhà Xuất bản Thông tin và Truyền thông
32. Quỹ Dịch vụ Viễn thông Công ích
32. Trường Cao đẳng Công nghiệp In.
Các đơn vị quy định từ khoản 1 đến khoản 10 Điều này là các tổ chức
giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng tham mưu; các đơn vị quy định từ khoản 11
đến khoản 19 Điều này là các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản
lý nhà nước; các đơn vị quy định từ khoản 20 đến khoản 32 Điều này là các đơn
vị sự nghiệp thuộc Bộ.
Các Vụ: Tổ chức cán bộ, Kế hoạch-Tài chính, Khoa học và Công nghệ
được tổ chức phòng.
Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông trình Thủ tướng Chính phủ ban
hành danh sách các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức tài chính nhà nước, các cơ
quan báo chí khác thuộc Bộ.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu của
Văn phòng Bộ Thông tin và Truyền thông.
Ngày 26/5/2008 Bộ Thông tin và Truyền thông ra Quyết định số
34/2008/QĐ-BTTTT Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Bộ như sau:
* Vị trí và chức năng:

Văn phòng Bộ Thông tin và Truyền thông (sau đây được gọi là Văn phòng
Bộ) là cơ quan thuộc Bộ có chức năng tham mưu tổng hợp giúp Bộ trưởng tổ
chức phối hợp các hoạt động chung giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; làm đầu
mối quan hệ với các bộ, ngành ở Trung ương và các địa phương theo chỉ đạo của
Bộ trưởng; thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ, tài chính, kế
16


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

toán đối với các hoạt động của cơ quan Bộ.
Văn phòng Bộ có con dấu và tài khoản riêng để giao dịch.
*Nhiệm vụ và quyền hạn:
Văn phòng Bộ có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1. Tổng hợp, xây dựng trình Bộ trưởng chương trình, kế hoạch công tác
định kỳ của Bộ và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện sau khi được phê duyệt; tổ
chức thực hiện công tác báo cáo định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ
của Bộ theo quy định của Chính phủ và của Bộ; xây dựng và trình Bộ trưởng
ban hành Quy chế làm việc của Bộ và đôn đốc thực hiện sau khi được ban hành;
2. Quản lý và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ về công tác văn
thư, lưu trữ; tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan
Bộ theo quy định của pháp luật;
3. Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành các văn bản của Bộ;
4. Tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo
Bộ; quản lý biên bản các hội nghị, cuộc họp, làm việc và tiếp khách đó; phối
hợp với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị các bài viết, trả lời, chất vấn,
phỏng vấn cho Lãnh đạo Bộ;
5. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc cung cấp thông tin

đối với các phương tiện thông tin đại chúng, các tổ chức và cá nhân;
6. Làm đầu mối của Bộ tiếp nhận thông tin, tổng hợp tình hình hoạt động
chuyên ngành thuộc phạm vi quản lý của Bộ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương;
7. Quản lý cơ sở vật chất, bảo đảm phương tiện đi lại và điều kiện làm
việc của cơ quan Bộ; quản lý tài sản, nghiên cứu đề xuất kế hoạch đầu tư, quản
lý công tác đầu tư xây dựng cơ bản, cải tạo, sửa chữa trụ sở, nhà làm việc của cơ
quan Bộ; hỗ trợ các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc Bộ theo sự phân công
của Bộ trưởng;
8. Quản lý công tác kế toán, tài chính cấp cơ sở; quản lý các nguồn kinh
phí hoạt động của cơ quan Bộ theo chế độ tài chính, kế toán và các quy định về
quản lý ngoại hối của nhà nước;
17


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

9. Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, bảo đảm trật tự an toàn và phòng
chống cháy nổ tại cơ quan Bộ; phối hợp quản lý công tác dự bị động viên và dân
quân tự vệ;
10. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lễ tân, khánh tiết, tang lễ của Bộ; làm
đầu mối thực hiện các nghĩa vụ của cơ quan Bộ đối với địa phương;
11. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan thuộc Bộ thực hiện các chế
độ, chính sách và chăm lo đời sống cho cán bộ, công chức, viên chức tại cơ quan
Bộ; phối hợp thực hiện công tác hưu trí của cơ quan Bộ;
12. Làm đầu mối và phối hợp với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thực hiện
chương trình cải cách hành chính của Bộ theo chương trình, kế hoạch cải cách
hành chính nhà nước của Chính phủ và sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ;

13. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ quản lý mạng tin học và
thực hiện chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Cơ
quan Bộ;
14. Thực hiện chế độ quản lý cán bộ, công chức, nhân viên lao động hợp
đồng, tài sản, hồ sơ, tài liệu của Văn phòng Bộ theo quy định của pháp luật và sự
phân cấp của Bộ trưởng;
15. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao.
* Cơ cấu tổ chức:
3.1. Lãnh đạo Văn phòng Bộ:
Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về tổ chức thực hiện
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, điều hành các mặt
công tác của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về phần
việc được phân công.
3.2. Tổ chức bộ máy, biên chế:
- Phòng Thư ký-Tổng hợp
- Phòng Văn thư - Lưu trữ
- Phòng Hành chính
18


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

- Phòng Quản trị
- Phòng Tài chính Kế toán
Biên chế của Văn phòng Bộ do Chánh Văn phòng xây dựng trình Bộ
trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quyết định. Theo nhu cầu công việc,

Chánh Văn phòng được quyền ký hợp đồng lao động phổ thông.
Chánh Văn phòng quy định cụ thể nhiệm vụ, mối quan hệ công tác giữa
các phòng và biên chế của từng phòng; xây dựng quy chế làm việc của Văn
phòng trình lãnh đạo Bộ phê duyệt trước khi ban hành.

19


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ của Bộ Thông tin và
Truyền thông.
2.1 Hoạt động quản lý về văn thư và lưu trữ
Về văn thư:Ngay từ những năm đầu thành lập, công tác văn thư- lưu trữ
của Bộ đã được chú trọng. Việc thực hiện Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của
Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Điều lệ về công tác công văn
giấy tờ và Lưu trữ; Nghị định số 58/2001/NDD-CP ngày 24/8/2001 về quản lý
và sử dụng con dấu; Văn bản 425/VTLTNN-NVTƯ ngày 18/7/2005 hướng dẫn
quản lý văn bản đi, đến; Thông tư Liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH
ngày 14/3/2009 về quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường
mạng….
Về lưu trữ: Công tác văn thư là sợi dây kết nối giữa các cơ quan, đơn vị
thì công tác lưu trữ giúp sự kết nối đó bền chặt hơn, hai khâu nghiệp vụ này tác
động lẫn nhau để hoạt động quản ký nhà nước được hoàn thiện hơn. Các văn
bản hướng dẫn nghiệp vụ đó là:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về luật lưu trữ.
- Công văn số 298/VTLT-NVTW ngày 08/5/2013 của cục Văn thư và Lưu

trữ Nhà nước về việc báo cáo tình tình hình công tác văn thư lưu trữ.
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/ 2012 của Cục Văn thư và
lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
- Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định
mức kinh tế kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị.
- Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/ 2011 quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
Hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư:
-Soạn thảo và ban hành văn bản:
Soạn thảo văn bản là nội dung đầu tiên của công tác văn thư. Mọi cán bộ
trong cơ quan, từ các chuyên viên cho đến lãnh đạo các đơn vị đều tham gia vào
20


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

khâu này.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ đều được thực hiện đúng thể
thức và kỹ thuật trình bày (Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ). Văn bản trước khi được
ban hành đều qua khâu pháp chế một cách chặt chẽ, đúng trình tự. Do vậy, các
văn bản cơ quan đã ban hành chất lượng ngày càng cao, đảm bảo đúng thẩm
quyền, trình tự và thủ tục qui định; bảo đảm các yêu cầu về nội dung, thể thức
và kỹ thuật trình bày. Như đã nói ở trên, do cán bộ văn thư của các đơn vị không
có chuyên môn nghiệp vụ nên vẫn thường xảy ra những sai sót về mặt nghiệp
vụ, cán bộ soạn thảo văn bản cũng chưa được hiểu kỹ về thể thức văn bản, vì
vậy văn thư cơ quan đã thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình đối với việc

soạn thảo và ban hành văn bản như: soát xét các bản trước khi trình ký ban hành,
những văn bản do cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo có sai sót về nội dung, thể thức
đều được cán bộ văn thư hướng dẫn chỉnh sửa để hoàn chỉnh và trình lãnh đạo
Bộ ký và ban hành. 100% văn bản của cơ quan ban hành và ký duyệt đúng thẩm
quyền.
Hàng năm ngoài việc ban hành các văn bản nội bộ, Bộ Thông tin và
Truyền thông còn có nhiệm vụ xây dựng và trình Chính phủ các văn bản quy
phạm pháp luật lĩnh vực thông tin và truyền thông; chiến lược, quy hoạch phát
triển, kế hoạch năm năm, hàng năm về công tác chuyên môn….
Qua nghiên cứu, khảo sát các loại văn bản do Bộ Thông tin và Truyền
thông ban hành bao gồm các loại văn bản sau: Thông tư, Quyết định, công văn,
Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Đề án, Tờ trình, Thông báo, Biên bản, Giấy
chứng nhận, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy phép...Số lượng văn bản ban hành
trong 1 năm của cơ quan tương đối nhiều.
Hiện nay Bộ Thông tin và Truyền thông đang thực hiện quản lý văn bản đi
và đến qua mạng thông tin điện tử (eoffice).
Quản lý công văn đi và đến:
Công tác quản lý văn bản đi, đến của Bộ Thông tin và Truyền thông
được thực hiện theo đúng qui định của nhà nước, tại Văn bản số 425/VTLTNN21


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về
việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến đã qui định rất rõ.
Đây là nội dung liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ công tác văn thư của
cán bộ văn thư. Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài hoặc nhận về
đều phải làm thủ tục tại văn thư cơ quan.

- Quản lý văn bản Đi:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn
bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, đơn vị phát hành.
Như đã nói ở trên, việc quản lý văn bản đi và đến của Bộ Thông tin và
Truyền thông được tiến hành qua chương trình mạng nội bộ (eoffice). Bởi vậy
quy trình quản lý văn bản tạm thời được thực hiện qua cả bản giấy và bản điện
tử nên có phần phức tạp hơn.
Việc quản lý văn bản đi của Bộ Thông tin và Truyền thông được tiến hành
một cách chặt chẽ theo quy trình sau:
- Đối với văn bản thường:
Phần soạn thảo và ban hành văn bản tôi đã trình bày cụ thể ở trên, bởi vậy
phần này tôi xin phép chỉ trình bày phần lưu văn bản đi. Khi văn bản được
chuyên viên ở các đơn vị soạn thảo, có nghĩa là văn bản này đã được làm trên
mục “khởi tạo văn bản đi” trên mạng điện tử, giai đoạn này văn bản đang nằm
trong phần văn bản đi chưa giải quyết xong và chuyển cho văn thư cơ quan làm
thủ tục kiểm tra – trình ký – lấy số. Khi bản điện tử và bản giấy được chuyển
đến văn thư cơ quan rồi có nghĩa là văn bản ấy đã được lưu giữ ở văn thư cơ
quan. Tuy nhiên ở đây văn bản đang ở trong sổ tờ trình và chỉ văn thư cơ quan
mới được quyền quản lý văn bản đó và được quyền tra cứu đường đi của nó đã
đi tới đâu, cho đến khi văn bản được cấp số và bản điện tử được chuyển về cho
văn thư đơn vị thì lúc này văn bản đó đã chính thức được nằm trong sổ đăng ký
công văn đi của văn thư cơ quan ở trên điện tử, văn thư của đơn vị có văn bản
phát hành cũng có quyền tra cứu văn bản đó nhưng lại không có quyền quản lý.
- Đối với văn bản mật:
22


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

Văn bản mật của Bộ Thông tin và Truyền thông chỉ được thực hiện trên
bản giấy, không qua bản điện tử. Khi chuyên viên soạn thảo xong, văn bản được
chuyển bản giấy trực tiếp xuống văn thư cơ quan để kiểm tra thể thức, căn cứ
vào văn bản, văn thư cơ quan đưa văn bản mật đó vào bì và trình lãnh đạo ký.
Lãnh đạo ký xong, văn thư cơ quan cấp số. Số văn bản mật được lấy riêng từ số
01 cho đến hết năm chung cho các loại văn bản. Ở đây văn mật đi được đăng ký
vào sổ riêng và cán bộ văn thư sẽ đăng ký công văn mật đó vào quyển sổ này.
Khi văn bản đã được đăng ký vào sổ và sau khi chuyên viên hoặc văn thư
đơn vị nhân bản thì cán bộ văn thư tùy vào mức độ mật của văn bản mà đóng
dấu mật và dấu cơ quan cho văn bản, văn thư cơ quan lưu bản gốc văn bản và
đến đây văn thư đơn vị hoặc chuyên viên tự phát hành.
- Quản lý văn bản đến:
Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn thư Bộ xem xét nguồn văn bản
đến, phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản (chỉ bóc bì những văn bản được bóc bì
theo quy định của nhà nước).
Thủ tục đăng ký công văn đến của Bộ Thông tin và Truyền thông được
thực hiện trên chương trình quản lý văn bản eoffice
- Trình và chuyển giao văn bản đến:
Sau khi văn bản đến được đăng kí xong, văn thư co quan chuyển lên cho
văn thư văn phòng, ở đây văn thư văn phòng sẽ phân loại bì thư của từng lãnh
đạo và chuyển cho thư ký của từng lãnh đạo, còn những công văn gửi chung cho
Bộ thì văn thư văn phòng sẽ chuyển đến lãnh đạo của Văn phòng (Chánh Văn
phòng; các Phó Chánh Văn phòng), căn cứ từng lĩnh vực, các lãnh đạo Văn
phòng sẽ phê chuyển cho từng lãnh đạo Bộ hoặc phê chuyển trực tiếp về các đơn
vị.
Sau khi có ý kiến của lãnh đạo Bộ thì tất cả các văn bản đó sẽ được
chuyển lại cho Thư ký lãnh đạo để chuyển lại xuống văn thư cơ quan, tiếp theo
văn thư cơ quan sẽ scan những văn bản đó và chuyển bản điện tử về từng đơn vị

theo bút phê của lãnh đạo, còn bản giấy thì được lưu tại văn thư cơ quan. (tuy
nhiên việc giữ bản giấy công văn đến ở văn thư cơ quan đang trong thời gian thử
23


Báo cáo tốt nghiệp

SV: Phạm Trung Kiên

nghiệm, bởi vậy sau một tháng tất cả những bản giấy đó được ghi vào sổ chuyển
giao và trả lại cho đơn vị).
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:
Tất cả lãnh đạo và chuyên viên các đơn vị có trách nhiệm giải quyết công
việc theo đúng thời hạn (nếu cần thiết). Sau khi giải quyết công việc, soạn văn
bản trả lời thì văn bản đó được gửi lại văn thư cơ quan và văn thư cơ quan có
trách nhiệm kiểm tra thể thức, nội dung văn bản và trình lãnh đạo kí văn bản để
ban hành.
Nhìn chung, việc quản lý văn bản đi, đến ở Bộ Thông tin và Truyền thông
được thực hiện theo một quy trình khá chặt chẽ và đảm bảo văn bản đi, đến được
chuyển giao một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, bí mật và hiệu
quả trong công tác quản lý, điều hành của cơ quan. Qua đó góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động của Bộ Thông tin và Truyền thông.
- Quản lý và sử dụng con dấu:
Việc quản lý con dấu của Bộ Thông tin và Truyền thông được cán bộ văn
thư quản lý tương đối chặt chẽ và giao cho các cán bộ văn thư có phẩm chất
chính trị, đạo đức tốt; có lối sống lành mạnh, khiêm tốn, thật thà, thẳng thắng; có
tinh thần trách nhiệm cao, quản lý chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích, đúng qui
định.
Bộ Thông tin và Truyền thông sử dụng con dấu có hình Quốc huy. Bộ có
2 con dấu, một dấu chung của Bộ và một dấu của văn phòng. Ngoài ra còn các

dấu chức danh, dấu tên các lãnh đạo Bộ và các lãnh đạo Văn phòng, dấu chỉ
mức độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật; dấu chỉ mức độ khẩn: thượng khẩn, hoả
tốc; …Cán bộ văn thư chuyên trách có trách nhiệm bảo quản, bảo vệ các con
dấu trong ngăn tủ có khóa.
- Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ:
Hiện nay, việc lập hồ sơ của Bộ Thông tin và Truyền thông chưa được
thực hiện triệt để, Bộ vẫn chưa có một văn bản hay tài liệu hướng dẫn cụ thể
việc lập hồ sơ cho tài liệu của Bộ, các cán bộ hầu hết chưa lập hồ sơ cho công
việc của mình. Trong quá trình khảo sát, chúng tôi được biết các đơn vị hay cụ
24