THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU
TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG............................................................................3
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư -Lưu
trữ tỉnh Tuyên Quang......................................................................................3
1.1.1. Sự ra đời...............................................................................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh
Tuyên Quang..................................................................................................4
1.1.3 Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang...............5
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,
lưu trữ trong Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.............................6
1.2.1. Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ..........................................................6
1.2.2 Phòng Nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ.......................................................7
1.2.3. Phòng Hành chính- Tổng hợp..............................................................9
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TẠI
CHI CỤC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG..........................10
2.1. Hoạt động quản lý.................................................................................10
2.1.1. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ tại chi cục Văn thư - Lưu
trữ tỉnh Tuyên Quang....................................................................................10
2.1.2.Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ tại Chi cục.............11
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.............................................................................12
2.2.1. Thực trạng công tác Văn thư:.............................................................12
2.2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.........................................12
2.2.1.2. Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi của Chi cục..........................13
2.2.1.3 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.......................15
2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu............................................................17
2.2.1.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành...........................................................17
2.2.2. Thực trạng công tác Lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên
Quang...........................................................................................................18

2.2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ.......................................18
2.2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu......................................................19
2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ...................................................................20
2.2.2.4. Thống kê, xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn
thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang...................................................................21
2.2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ....22
2.2.2.6. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn
thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang...................................................................23
CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ
LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ...................................................25
3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được.................................................................................................25
3.1.1. Ưu điểm:.............................................................................................26
3.1.2. Nhược điểm........................................................................................28
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của
Chi cục..........................................................................................................29
3.2.1. Về công tác văn thư............................................................................29
3.2.2. Về công tác lưu trữ.............................................................................30
3.3.Một số khuyến nghị................................................................................31
3.3.1. Đối với cơ quan chủ quản (Sở Nội vụ tỉnh Tuyên Quang).................31
3.3.2. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.......................32
3.3.3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội..............................................32
D. KẾT LUẬN...................................................................................................34
PHỤ LỤC


LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư - lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước.

Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi
đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua văn bản - tài
liệu. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ cung cấp được lượng thông tin đầy
đủ chính xác và công việc cũng được giải quyết nhanh chóng, đảm bảo bí mật
cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hoá, nên nền hành chính cũng có sự phát triển để phù hợp.
Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ trong lĩnh vực quản lý
hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đã và đang có những chủ
trương chính sách ngày càng hiện đại công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động điều hành của mỗi cơ quan.
Xuất phát từ thực tế khách quan của công tác văn thư - lưu trữ và thực
hiện theo phương châm: "Học đi đôi với hành", trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sau mỗi khoá học đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức
ngoài trường học để giúp cho sinh viên củng cố lý luận và vận dụng những kiến
thức đã được học vào công việc cụ thể, trau dồi tích luỹ tri thức bổ sung cho
phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn làm hành trang bước vào đời.
Căn cứ vào Quyết định số: 30/QĐ-ĐHNV ngày 05 tháng 01 năm 2017 về
việc cử sinh viên đi thực tập ngành nghề, tôi đã đến liên hệ thực tập tại Chi cục Văn
thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. Được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan tôi đã đến
thực tập từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017, ở đây tôi đã được tiếp cận với
thực tế nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ có cơ hội được khảo sát và cụ thể hoá
những kiến thức được học trong trường vào thực tế công việc của cơ quan.
Thời gian thực tập tại cơ quan, dù đã nhận được sự giúp đỡ của các thầy
cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà nội cùng các công chức, viên chức đang công
tác tại chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang nhưng do thời gian có hạn nên
trong quá trình thực tập và viết báo cáo tôi không thể tránh khỏi những thiếu sót,
1

chính vì vậy tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trong
Trường cùng toàn thể các công chức, viên chức trong Chi cục Văn thư Lưu trữ
tỉnh Tuyên Quang để bài báo cáo thực tập của tôi được hoàn thiện hơn.
Có được kết quả này trước hết tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo
trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và các thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu
trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo cơ hội cho sinh viên chúng tôi được đi
thực tập. Và tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo cùng tập thể công chức, viên
chức Chi cục Văn thư Lưu trữ đã giúp đỡ tôi hoàn thành đợt thực tập này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Tuyên Quang, ngày 12 tháng 03 năm2017
Sinh viên thực tập
Nguyễn Diệu Thư

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp
với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ quan thực tập. Báo cáo
gồm 3 chương :
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên
Quang
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ tại Chị cục Văn thư
- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tỉnh Tuyên Quang và đề xuất khuyến nghị

2


CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TỈNH TUYÊN QUANG
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư

-Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang
1.1.1. Sự ra đời
Chi cục Văn thư - Lưu trữ trước đây có tên gọi là Trung tâm Lưu trữ tỉnh
Tuyên Quang, cùng với sự phát triển của đất nước nói chung của tỉnh Tuyên
Quang nói riêng thì trung tâm Lưu trữ tỉnh cũng có những thay đổi nhất định về
tên gọi, cơ cấu tổ chức cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để phù hợp
với xu thế chung. Sự thay đổi đó được cụ thể hóa như sau:
Ngày 25 tháng 3 năm 1999 UBND tỉnh Tuyên Quang đã ban hành Quyết
định số 331/QĐ-UB về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang, tại
Quyết định này UBND tỉnh đã quy định chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm lưu
trữ tỉnh Tuyên Quang.
Căn cứ Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 4/6/2008 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ.
Căn cứ Quyết định số 93/QĐ-SNV ngày 10/10/2011 Sở Nội vụ tỉnh
Tuyên Quang Quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn các Phòng thuộc chi
cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.
Căn cứ Quyết định số 351/QĐ-UBND ngày 23/10/2010 của UBND tỉnh
Tuyên Quang về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thuộc Sở Nội vụ
tỉnh Tuyên Quang trên cơ sở hợp nhất phòng quản lý văn thư - Lưu trữ và Trung
tâm lưu trữ tỉnh.
Căn cứ Quyết định số 198/QĐ-UBND ngày 03/07/2015 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Tuyên Quang quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Sở Nội Vụ tỉnh Tuyên Quang.
Căn cứ Quyết định số 139/QĐ- SNV ngày 10/11/2015 của Sở Nội Vụ tỉnh
Tuyên Quang Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Chi Cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.
3


Tên gọi chính thức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.

Địa điểm trụ sở chính của Chi cục: Đường Trần Hưng Đạo, Phường Minh
Xuân, Thành phố Tuyên Quang, Tỉnh Tuyên Quang.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư- Lưu
trữ tỉnh Tuyên Quang.

 Vị trí và chức năng:
( Căn cứ theo Quyết định số 139/QĐ-SNV ngày 10/11/2015 của SNV tỉnh
Tuyên Quang) quy định chức năng của Chi cụ như sau:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng
giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu với Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước
về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh
theo quy định của pháp luật và các nhiệm vụ khác do Giám đốc sở giao.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
hoạt động của Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang là tổ chức có tư cách pháp
nhân, có con dấu, có tài khoản riêng, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước
cấp theo quy định của pháp luật.

 Nhiệm vụ và quyền hạn:
a. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang giúp Giám đốc Sở thực
hiện các nhiệm vụ, quyền hạn chủ yếu sau:
- Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện
các chế độ, quy định về công tác văn thư-lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về công tác quản lý lưu trữ
thông tin số trong cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của
pháp luật.
- Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của
Lưu trữ lịch sử tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh
theo quy định của pháp luật.
- Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối

với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của
4


tỉnh, quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh
theo quy định của pháp luật.
- Nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư lưu
trữ.
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ
công chức, viên chức làm công tác văn thư-lưu trữ.
- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư- lưu
trữ giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ.
- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
b. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử như
sau:
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu.
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
- Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ.
- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác do Giám đốc Sở
Nội vụ quy định
1.1.3 Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.

 Lãnh đạo Chi cục: Có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục
trưởng.

 Các phòng chuyên môn nghiệp vụ: Gồm 03 phòng
- Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ gồm các công chức: Trưởng phòng,
01 Phó trưởng phòng và các công chức chuyên môn nghiệp vụ.
- Phòng Nghiệp vụ lưu trữ (bao gồm cả Kho lưu trữ chuyên dụng), gồm
các viên chức: Trưởng phòng, 01 Phó trưởng phòng, Kỹ sư tin học, Lưu trữ
5


viên, Lưu trữ viên trung cấp, Kỹ thuật viên lưu trữ.
- Phòng Hành chính - Tổng hợp: Có Trưởng phòng, 01 phó Trưởng
phòng các công chức chuyên môn, nghiệp vụ và người lao động đảm nhiệm các
nhiệm vụ: kế toán tổng hợp, văn thư, thủ quỹ, phục vụ kỹ thuật.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC

CHI CỤC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ

CHI CỤC TRƯỞNG

PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG

PHÒNG QUẢN LÝ
VĂN THƯ- LƯU
TRỮ

PHÒNG
NGHIỆP VỤ
LƯU TRỮ

PHÒNG HÀNH
CHÍNH-TỔNG
HỢP

1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư, lưu trữ trong Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.
1.2.1. Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ
Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ có chức năng tham mưu với Chi cục
trưởng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu với UBND tỉnh tổ chức thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh.
- Cụ thể Phòng Quản lý Văn thư- Lưu trữ có nhiệm vụ quyền hạn sau:
*Tham mưu giúp Giám đốc Sở Nội vụ :
6


- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, các chương
trình, đề án và các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh trình
UBND tỉnh ban hành.
- Xây dựng, trình UBND tỉnh phê duyệt “ Danh mục nguồn và thành phần
tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh”.
- Xây dựng phương án triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong
phạm vi toàn tỉnh.
- Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
- Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập
huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
- Thẩm định “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại kho lưu trữ
chuyên dụng và kho lưu trữ cùa các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
lưu trữ lịch sử trình UBND tỉnh phê duyệt.
*Tham mưu với Chi cục trưởng thực hiện các nhiệm vụ:
- Kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của

Nhà nước, các quy định của Bộ Nội vụ và UBND tỉnh về công tác văn thư, lưu
trữ ở các cơ quan, tổ chức trong phạm vi toàn tỉnh.
- Kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện các quy định về thể thức, hình thức
và kỹ thuật trình bày văn bản của các cơ quan, tổ chức khi ban hành theo quy
định của Nhà nước.
- Phối hợp với thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về văn thư lưu trữ trong toàn tỉnh.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng giao.
Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng về quản lý điều
hành hoạt động của phòng Quản lý văn thư, lưu trữ. Có trách nhiệm xây dựng kế
hoạch hướng dẫn nghiệp vụ cho các cơ quan tổ chức, xây dựng kế hoạch thanh
tra, kiểm tra về công tác văn thư lưu trữ.
1.2.2 Phòng Nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ
Phòng Nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ có chức năng tham mưu giúp Chi cục
trưởng thực hiện các khâu nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức
7


khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Phòng Nghiệp vụ có chức năng tham mưu với Chi cục trưởng giúp Giám
đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
- Hướng dẫn thu thập hồ sơ đến hạn giao nộp vào lưu trữ lịch sử các cấp
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
và UBND huyện, thành phố về quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác được Giám đốc Sở giao.
*Tham mưu với Chi cục trưởng thực hiện các nhiệm vụ:
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu.
- Phối hợp tham gia giúp các cơ quan, tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác

định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo đề nghị của các cơ quan tổ
chức.
- Áp dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo vệ, tu bổ, phục chế, bảo quản
tuyệt đối an toàn, lâu dài đối với tài liệu lưu trữ.
- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc; công
bố, giới thiệu những tài liệu lưu trữ được phép sử dụng rộng rãi theo dúng quy
định của pháp luật.
- Nghiên cứu xây dựng đề án, dự án ứng dụng khoa học công nghệ vào
công tác lưu trữ, đề án số hóa các phông tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho
lưu trữ chuyên dụng thuộc Chi cục Văn thư- Lưu trữ.
- Quản lý dữ liệu lưu trữ và các phần mềm ứng dụng trong công tác lưu
trữ.
- Quản lý mạng máy tính nội bộ, tham gia xây dựng các văn bản hướng
dẫn về ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ.
- Thực hiện một số dịch vụ về công tác lưu trữ.
* Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng về quản lý, điều
hành mọi hoạt động của phòng như thu thập- chỉnh lý, phối hợp với các cơ quan
8


tổ chức trong việc thu thập, chỉnh lý hồ sơ tài liệu đưa về lưu trữ hiện hành và
lưu trữ lịch sử.
1.2.3. Phòng Hành chính- Tổng hợp.
Phòng Hành chính- Tổng hợp có chức năng tham mưu giúp Chi cục
Trưởng tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị và tổng hợp của Chi cục
Văn thư- Lưu trữ.
Cụ thể Phòng Hành chính- Tổng hợp giúp chi cục trưởng thực hiện các
nhiệm vụ sau:
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục. Hiện đại hóa trang thiết

bị văn phòng, Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế công tác văn thư lưu trữ
của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh.
- Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động công tác văn thư lưu trữ của Chi
cục Văn thư Lưu trữ.
- Xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm của Chi cục Văn thư
Lưu trữ và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình kế hoạch đó.
- Thực hiện công tác tổ chức cán bộ và các chế độ, chính sách đối với
công chức, viên chức và lao động hợp đồng.
- Chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan đảm bảo các điểu kiện
cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo,… do Chi cục Văn
thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang tổ chức.
- Thực hiện công tác thi đua khen thưởng cùa Chi cục.

9


CHƯƠNG 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
TẠI CHI CỤC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG
2.1. Hoạt động quản lý.
2.1.1. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ tại chi cục Văn thư
- Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.
* Về văn thư:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh là đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ có chức
năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu với Ủy ban nhân dân tỉnh Quản lý nhà
nước về công tác văn thư lưu trữ, vì vậy việc nắm bắt các văn bản hướng dẫn chỉ
đạo về công tác văn thư luôn được cập nhật hàng ngày để phục vụ tốt cho công
tác quản lý mọi hoạt động của cơ quan. Các văn bản đó là:
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính Phủ về công tác

văn thư.
- Thông tư số 01/2011/ TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/20142 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn
quản lý văn bản đi, đến.
-Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2004 về quản lý và sử dụng con dấu.
* Về lưu trữ: Công tác văn thư là sợi dây kết nối giữa các cơ quan, đơn vị
thì công tác lưu trữ giúp sự kết nối đó bền chặt hơn, hai khâu nghiệp vụ này tác
động lẫn nhau để hoạt động quản ký nhà nước được hoàn thiện hơn. Các văn
bản hướng dẫn nghiệp vụ đó là:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về luật lưu trữ.
- Công văn số 298/VTLT-NVTW ngày 08/5/2013 của cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước về việc báo cáo tình tình hình công tác văn thư lưu trữ.
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/ 2012 của cục Văn thư và
10


lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
- Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định
mức kinh tế kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị.
- Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/ 2011 quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức.
2.1.2.Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ tại Chi cục
Nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý điều hành hoạt động của Chi cục để phục
vụ tốt cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước thì Chi cục Văn thư Lưu trữ
tỉnh Tuyên Quang có một đội ngũ cán bộ chuyên môn có trình độ đáp ứng đầy
đủ cả về chất và lượng.

* Về công tác văn thư: Chi cục đã bố trí một cán bộ văn thư chuyên trách
với trình độ tốt nghiêp trường đại học hành chính. Là người nhanh nhẹn, nhiệt
tình nhiệt huyết với công việc và quan trọng hơn là có đủ năng lực thực hiện tốt
mọi khâu nghiệp vụ của công tác văn thư.
*Về Công tác lưu trữ: Chi cục đã bố trí một đội ngũ cán bộ đa dạng có
trình độ năng lực về trình độ chuyên môn: Đại học: 09 biên chế, Cao đẳng: 06
biên chế, Trung cấp: 01 biên chế, trong đó đại học chuyên ngành lưu trữ học và
Quản trị văn phòng: 06, Đại học luật: 01, Đại học quản lý xã hội: 01.
Với năng lực và trình độ chuyên môn phù hợp với các vị trí công việc
được giao và tâm huyết nghề nghiệp, lãnh đạo và các cán bộ công chức, viên
chức của Chi cục luôn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao từ công tác văn
thư đến lưu trữ. Công tác văn thư luôn được thông suốt từ những khâu nghiệp vụ
cơ bản như xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ một cách nhanh chóng, kịp thời,chính xác, an toàn đảm bảo
mọi hoạt động của chi cục được thực hiện tốt. Cơ sở, vật chất được trang bị đầy
đủ và hiện đại. Còn về công tác lưu trữ ,nguồn nhân lực đáp ứng được nhu cầu
về các khâu nghiệp vụ như thu thập tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu,
chỉnh lý tài liệu, thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ.Vì vậy mọi hoạt động của cơ quan luôn được đảm bảo, khối
11


tài liệu tài liệu thu về được chỉnh lý, sắp xếp khoa học phục vụ tốt cho nhu cầu
tra cứu của độc giả.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Thực trạng công tác Văn thư:
Công tác Văn thư - lưu trữ ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên
Quang được tổ chức theo mô hình tập trung. Tất cả các văn bản, giấy tờ, văn
bản đi, văn bản đến của đến cơ quan đều tập trung tại phòng Hành chính Tổng hợp để văn thư tiến hành các khâu nghiệp vụ quản lý.
Tổ chức theo mô hình tập trung này đã giúp cho công tác văn thư của

cơ quan giảm bớt chi phí việc thực hiện các công tác văn thư, cải tiến tổ chức
lao động của người làm công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho việc định
mức hoá, chuyên môn hoá, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo.
* Nội dung công tác văn thư được thực hiện như sau:
2.2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Trong thời gian thực tập tại Chi cục tôi đã được quan sát và tìm hiểu về
quy trình xây dựng và ban hành văn bản, các quy trình đã được thực hiện theo
đúng các bước:
Bước 1:Tiếp nhận yêu cầu hay đề nghị của các tổ chức hoặc cá nhân về
việc ra quyết định.
Bước 2: Xem xét đánh giá thực trạng vấn đề và xác định rõ yêu cầu hoặc
đề nghị của các tổ chức hoặc cá nhân.
Bước 3: Điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin và xử lí thông tin. Phân
tích, đánh giá tình hình làm căn cứ cho việc gia quyết định.
Bước 4: Soạn thảo văn bản.
Bước 5: Trình cấp có thẩm quyền kí duyệt và ban hành theo quy định.
Các quy trình về xây dựng và ban hành văn bản dù là do cán bộ văn thư
trực tiếp thực hiện hoặc do chuyên viên thực hiện đều được tuân thủ các quy
định nghiệp vụ về công tác văn thư như trong các văn bản Quy phạm pháp luật
của nhà nước đã quy định: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-04-2004 về
công tác văn thư, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
12


hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Những văn bản hiện nay Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành gồm: Quyết
định, Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch, Công văn và Hợp đồng.
2.2.1.2. Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi của Chi cục.
Quy trình quản lý văn bản đi của Chi cục cũng đảm bảo theo nguyên tắc
tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình nhà nước đã quy

định. Văn bản đi tập trung về một đầu mối đó là bộ phận văn thư thuộc phòng
Hành chính - Tổng hợp của Chi cục. Làm như vậy để đảm bảo cho việc tổ chức
quản lý văn bản đi của Chi cục được kịp thời và tiết kiệm.
Quy trình quản lý văn bản đi gồm những bước sau:
* Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày tháng văn bản.
- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:
Việc kiểm tra thể thức văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thực
hiện rất nghiêm túc và triệt để, các văn bản của cơ quan ban hành ra đầy đủ 9
thành phần thể thức đã được quy định. Việc ghi số thực hiện như quy định, đánh
số bắt đầu từ số 01, 02, 03,...viết lần lượt cho đến hết năm.
Ví dụ: 01/CCVTLT-QL; 02/CT-CCVTLT; 03/KH-CCVTLT.
* Ghi địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Ngày, tháng, năm của văn bản ở Chi cục được ghi dưới quốc hiệu, và sau
địa danh của văn bản. Đối với những số nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải thêm 0
vào trước để đảm bảo tính chính xác hơn.
Ví dụ:
SỞ NỘI VỤ TỈNH TUYÊN QUANG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /CCVTLT-HCTC
* Trình văn bản đi.

Tuyên Quang, ngày.. tháng… năm…

Văn bản đi sau khi được kiểm tra về thể thức sẽ được trình lên Chi cục

trưởng hoặc Phó chi cục trưởng ký ban hành.
* Đăng ký văn bản đi.
13


Tất cả văn bản đi của Chi cục được đăng ký chung vào một sổ đăng ký
văn bản đi và đăng ký bằng cách truyền thống là đăng ký vào sổ. Nhưng
những năm gần đây Chi cục đã thực hiện việc đăng ký văn bản đi bằng máy
vi tính, việc đăng ký văn bản đảm bảo quản lý được thông tin phục vụ cho
việc tra tìm của cơ quan được nhanh chóng, chính xác.
Sổ đăng ký văn bản đi của Chi cục được thực hiện theo đúng Công
văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà
nước.
* Chuyển giao văn bản đi.
Có thể thấy rằng việc chuyển giao văn bản đi của Chi cục thực hiện rất
chặt chẽ thực hiện theo đúng nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng.Văn bản
của Chi cục phải chuyển ngay trong ngày hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm
sau. Riêng văn bản có mức độ khẩn thì phải làm thủ tục phát hành ngay sau
khi nhận được từ các đơn vị, bộ phận. Nhằm đảm bảo cho mọi văn bản được
chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ về thời gian.
Đối với văn bản đi trước khi chuyển giao được văn thư lưu bản chính
đã được lãnh đạo Chi cục ký duyệt.Trường hợp văn bản đi là văn bản
“khẩn”, hoả tốc văn thư phải báo cho bưu điện hệ 1 để gửi ngay.
* Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu.
Hiện nay cán bộ văn thư tại Chi cục đã tiến hành sắp xếp bản lưu theo tên
loại. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự, đăng kí những văn
bản đi được sắp xếp theo số và đăng kí chung thì được sắp xếp chung, và được
đánh số và đăng kí số riêng theo từng tên loại văn bản thì được sắp xếp riêng
theo đúng thứ tự của văn bản. Tập lưu được đặt trong bìa hồ sơ và có biên mục
(đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc).

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo đúng quy định tại điều 19 của
Nghị định số 110/2004/ NĐ- CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ kí trực tiếp
của người có thẩm quyền.

14


2.2.1.3 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Chi cục gồm các quy
trình:
* Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến cơ quan đều được tập trung tại bộ phận văn thư
thuộc phòng Hành chính - Tổng hợp, cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận tất
cả các văn bản đến cơ quan. Văn thư cơ quan tiến hành phân loại văn bản,
những văn bản nào được bóc bì: là những văn bản ngoài bì ghi “ Kính gửi Chi
cục Văn thư - Lưu trữ và những văn bản không được bóc bì: là những văn bản
ngoài bì ghi đích danh người nhận thì phải chuyển trực tiếp đến đối tượng đó.
* Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến.
Khi hoàn thiện khâu kiểm tra thì văn thư sẽ tiến hành đóng dấu đến vào
văn bản, dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng bằng mực đỏ đóng vào phần giấy
trắng dưới số kí hiệu văn bản đối với văn bản có tên loại hoặc dưới trích yếu nội
dung nếu là công văn. Hoặc có thể đóng dưới địa danh, ngày, tháng, năm về phía bên
trái.
Mẫu dấu đến của Chi cục Văn thư- Lưu trữ:
CHICỤCVĂNTHƯLƯUTRỮTỈNHTUYÊNQUANG
SỐ: ............................................

ĐẾN

Ngày:.........................................

Chuyển:..........................................................

* Đăng ký văn bản đến.
Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi
chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan. Đăng ký giúp cho
việc quản lý, tra tìm thuận tiện, nhanh chóng, chính xác.
Việc đăng ký văn bản đến của Chi cục trước đây được thực hiện bằng
phương pháp truyền thống đăng ký vào sổ nhưng những năm gần đây việc đăng
ký văn bản đến đã được Chi cục đăng ký trên máy vi tính để đảm bảo cho công
việc được giải quyết nhanh chóng, chính xác.
15


* Trình văn bản.
Văn bản sau khi được đăng ký được trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét
quyết định văn bản được chuyển cho cá nhân, đơn vị nào giải quyết. Cán bộ văn
thư căn cứ vào đó để chuyển giao văn bản đến các đối tượng nhận văn bản.Văn
bản trình có kèm theo phiếu giao xử lý văn bản.
*Chuyển giao văn bản đến.
Văn bản đến của cơ quan sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giải
quyết của cấp trên thì được cán bộ văn thư cơ quan lấy về và chuyển giao cho
các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nhận giải quyết. Việc chuyển giao văn
bản được văn thư thực hiện theo nguyên tắc: Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt
chẽ. Cán bộ văn thư chuyển trực tiếp đến các đối tượng.
Việc chuyển giao văn bản ở Chi cục được thực hiện nhanh chóng, chính
xác, tuy nhiên nhiều khi văn bản được chuyển tới các đơn vị nhận mà không qua
văn thư.
* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản.
- Giải quyết văn bản đến

Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân trong Chi cục có trách nhiệm
giải quyết kịp thời theo thời hạn đã quy định của cơ quan. Đối với những văn
bản đến có đóng dấu khẩn thì sẽ được giải quyết ngay không chậm trễ.
- Theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ
việc đôn đốc giải quyết văn bản được thực hiện:
Chi cục trưởng có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản có đúng
với quy định, chế độ chính sách của nhà nước đã quy định hay không.
Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp kiểm tra tình hình giải quyết công
việc của Chi cục.
Trưởng các đơn vị trong Chi cục có trách nhiệm kiểm tra việc chuyển,
nhận văn bản có kịp thời, chính xác không.
Cán bộ văn thư tổng hợp lại văn bản đến: tổng số văn bản đến, văn bản đã
được giải quyết, văn bản hiện chưa được giải quyết để báo cáo cho lãnh đạo.
Thực hiện quy trình trên nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của
16


cơ quan được nhanh chóng.
2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu.
Dấu ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ được giao cho cán bộ văn thư giữ và
chịu trách nhiệm trước pháp luật, dấu được bảo quản trong một hộp nhỏ hình
vuông, được xếp ngay ngắn và luôn được để trong tủ có khóa và được bảo quản
rất cẩn thận theo quy định. Dấu chỉ được đóng lên những văn bản giấy tờ đã đầy
đủ về thể thức, cán bộ văn thư phải trực tiếp đóng dấu không giao cho người
khác đóng dấu. Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, không được
đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, không có chữ ký của người có
thẩm quyền. Dấu phải được đóng đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng.
Hiện nay ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ ngoài con dấu của cơ quan thì còn
có dấu chức danh (Chi cục trưởng và Phó chi cục trưởng) dấu công văn đến và
dấu chứng thực tài liệu.

Việc bảo quản và sử dụng con dấu của chi cục được thực hiện đúng theo nghị
định 58/NĐ-CP quản lý và sử dụng con dấu. Nhưng đôi khi cán bộ văn thư đóng dấu
còn bị lệch, dấu đóng quá 1/3 chữ ký.
2.2.1.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành.
Lập hồ sơ là khâu công việc quan trọng cuối cùng của công tác Văn thư
cơ quan, lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ.
Lập hồ sơ tốt sẽ giúp tra tìm nhanh chóng,quản lý chặt chẽ tài liệu của cơ quan,
làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả.
Công tác lập hồ sơ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ do từng cán bộ, nhân
viên của cơ quan căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch công
tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập.
Hiện nay công tác lập hồ sơ ở Chi cục vẫn còn chưa thực hiện tốt, hồ sơ vẫn
còn để ở các phòng ban, chưa tập trung về một nơi, những công việc đã giải quyết
xong được cán bộ nhân viên lập thành một hồ sơ nhưng là hồ sơ tạm, chưa biên
mục…Công tác này cần phải được quan tâm nhiều hơn nữa.

17


2.2.2. Thực trạng công tác Lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Tuyên Quang.
2.2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ.
Đây là công việc thường xuyên tất yếu của Chi cục, công tác thu thập bổ
sung, tài liệu được thu thập vào là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch
sử để bảo quản để phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu của của
độc giả.
Hiện nay, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưu
trữ tỉnh Tuyên Quang đã và đang thực hiện tốt và chấp hành theo đúng văn bản
của Nhà nước đã quy định như:
Căn cứ vào pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001.

Căn cứ công văn 316/LTNN-NVĐP ngày 24/6/1999 của Cục lưu trữ Nhà
nước về việc ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung
tâm lưu trữ tỉnh.
Căn cứ Quyết định số 1712/QĐ-CT ngày 26 tháng 8 năm 2009 của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành danh mục số 01 các cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Căn cứ Quyết định số 570/QĐ-CT ngày 21 tháng 5 năm 2011 của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang về việc phê duyệt Danh mục thành phần
hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
Việc thu thập tài liệu của Chi cục Văn thư Lưu trữ được tiến hành định kỳ
hàng năm, thường xuyên tham mưu và đề xuất với Sở Nội vụ trình UBND tỉnh
lập kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu về lưu trữ lịch sử. Các đơn vị thuộc nguồn
nộp lưu sẽ tiến hành giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo đúng trình tự. Thủ tục giao
nhận tài liệu được thực hiện theo đúng quy định, khi giao, nhận tài liệu lưu trữ
từ các nguồn nộp lưu vào lưu trữ sẽ có biên bản giao nhận tài liệu, biên bản
được photo thành hai bản mỗi bên giữ một bản phục vụ khi cần thiết.
Ví dụ: Quyết định số 1224/QĐ-CT ngày 26/9/2001 của ỦY BAN NHÂN
DÂN TỈNH TUYÊN QUANG về việc phê duyệt kế hoạch thu thập, chỉnh lý tài
liệu tồn đọng của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
18


Nhờ thực hiện theo pháp lệnh lưu trữ Quốc gia 2001 mà trong khoảng 10
năm trở về đây Chi cục đã tiến hành thu thập và chỉnh lý hoàn thiện hàng 1000
mét giá tài liệu của các phông như: Phông lưu trữ Sở Xây dựng, Phông lưu trữ
Chi nhánh ngân hàng Nhà nước tỉnh Tuyên Quang, Phông lưu trữ Sở Tài chính
Vật giá tỉnh Tuyên Quang, Phông lưu trữ Sở khoa học và công nghệ.…
Có thể thấy công tác thu thập tài liệu của Chi cục được thực hiện thường
xuyên, đảm bảo cho việc quản lý và thống nhất. Tuy nhiên có một số cơ quan
trong tỉnh chưa coi trọng giá trị tài liệu lưu trữ nên còn rất nhiều tài liệu tồn

đọng tại các đơn vị gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu của cán bộ lưu trữ,
nhiều cơ quan còn chưa có phòng kho, giá,…để bảo quản tài liệu, nên nhiều tài
liệu còn để trong bao tải và chất đống.
2.2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu.
Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang là một đơn vị sự nghiệp có
nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu. Do vậy tài liệu của các cơ
quan thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đều được Chi cục
Trưởng hướng dẫn các cơ quan thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu để
tiến hành xác định giá trị tài liệu của những phông lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu
vào lưu trữ lịch sử của tỉnh. Khi xác định giá trị tài liệu xong những tài liệu
không thuộc danh mục nguồn nộp lưu thì người phụ tránh sẽ thống kê số lượng
tài liệu loại và làm thủ tục loại, khối tài liệu này cần được tiêu hủy theo đúng
quy trình của công văn 879/VTLTNN-NVĐP về tiêu hủy tài liệu hết giá trị và do
các cán bộ trong Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang tiến hành. Hồ sơ
tiêu hủy gồm:
- Quyết định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu
- Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
- Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
- Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị
- Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu
- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị và có danh mục tài liệu loại kèm
theo.
19


- Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh
Nhìn chung công tác xác định giá trị đã được Chi cục thực hiện tốt ngay từ
khâu phân loại, trong quá trình phân loại đối với những văn bản không có giá trị
sẽ được cán bộ lưu trữ loại ngay ra khỏi khối tài liệu theo quy định của pháp luật,
giúp cho quá trình làm việc sẽ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.Tài liệu có giá trị

sẽ được bảo quản tại kho lưu trữ phục vụ nhu cầu cần thiết của xã hội.
2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Là trung tâm lưu trữ lịch sử duy nhất của tỉnh nơi lưu nộp tài liệu của Sở,
Ngành trong tỉnh nên công tác chỉnh lý tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ là
công tác nghiệp vụ được Thủ trưởng cơ quan, các cấp quan tâm và chỉ đạo thực
hiện thường xuyên.
Quy trình chỉnh lý tài liệu được Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện theo
đúng các văn bản của nhà nước: Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày
15/5/2004 của Cục văn hư lưu trữ nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh
lý tài liệu hành chính. Tiến hành theo đúng các quy trình như:
Giao nhận tài liệu (được tính bằng mét giá, đối với các phông hoặc khối tài
liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ thì được ghi rõ số cặp, hộp và số lượng hồ sơ hoặc đơn
vị bảo quản)
Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
Khảo sát tài liệu, biên soạn các bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch
chỉnh lý (gồm biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông và biên
soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ)
Thực hiện chỉnh lý và Tổng kết chỉnh lý. Trong thời gian thực tập tại Chi cục
tôi đã được tham gia chỉnh lý Phông lưu trữ Ban di dân, tái định cư thủy điện
Tuyên Quang, Giai đoạn: 2002 - 2012( Xem phụ lục 1).
Tính đến thời điểm năm 2016 Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang
đã hướng dẫn chỉnh lý hoàn chỉnh bao gồm tài liệu thuộc Phông lưu trữ của các
Sở, Ban, Ngành sau:
- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông lưu trữ UBND tỉnh Tuyên Quang giai đoạn
năm 2001-2007 với 11.104 hồ sơ tương đương 252 mét giá.
20


- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông lưu trữ Sở Thương mại và du lịch với 459
hồ sơ tương đương 8 mét giá.

- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông lưu trữ Chi cục Quản lý thị trường với 287
hồ sơ tương đương với 10 mét giá.
- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông lưu trữ Sở Văn hoá Thể thao và Du lịch 13
mét giá với 1040 hồ sơ.
- Chỉnh lý Sở Y tế 35 mét giá với 2.800 hồ sơ.
- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông lưu trữ Ban hành chính tỉnh Tuyên Quang
giai đoạn 1948 - 1995 có 45 mét giá ( Phông đóng)
- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông lưu trữ Sở Xây dựng giai đoạn 1991-2007
với 70 mét giá.
- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông lưu trữ Phòng Đầu tư xây dựng Sở Tài chính
với 1.160 hồ sơ tương đương 100 mét giá tài liệu.
- Chỉnh lý hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Ban tổ chức chính quyền giai đoạn
1991-2004.
- Nâng cấp hoàn chỉnh Phông lưu trữ HDND và UBND tỉnh Tuyên
Quang giai đoạn 1948-1976, 1977-1991 với tổng số hồ sơ là 5.335 hồ sơ..
2.2.2.4. Thống kê, xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ tại Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang là kho lưu trữ lịch sử lớn
nhất của tỉnh, đây là nơi bảo quản một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ. Việc thống
kê tài liệu tại đây được thực hiện thường xuyên liên tục, nhằm giúp cho các cơ
quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ xung, chỉnh lý xác định
giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế tại
cơ quan.
Trong thời gian thực tập tại đây, qua tìm hiểu thì tôi thấy đối tượng thống kê của
Chi cục chủ yếu là thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê các công cụ tra tìm (chủ yếu là
mục lục hồ sơ), thống kê phương tiện bảo quản tài liệu. Sổ sách thống kê đề thực hiện
theo mẫu được quy định sẵn:
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ: thực hiện theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày
21

12/01/1990 của cục Văn thư lưu trữ nhà nước. Sổ này dùng để thống kê tình hình
nhập tài liệu vào kho. Đơn vị thống kê tài liệu vào sổ nhập là mét giá, hồ sơ, cặp
hộp.
- Sổ thống kê lưu trữ: Sổ này dùng để thống kê số lượng các phông lưu trữ
cho từng kho, cố định trật tự sắp xếp các phông lưu trữ trong kho và để phản ánh
tình hình tài liệu trong kho. Đối tượng thống kê của sổ này là phông lưu trữ đã
được bảo quản trong kho.
- Mục lục hồ sơ là một trong những công cụ tra cứu cơ bản trong kho lưu
trữ của Chi cục, dùng để thống kê các hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơ theo
phương án hệ thống hóa và phản ánh thành phần, nội dung các hồ sơ trong
phông lưu trữ. Ngoài ra Chi cục trữ còn tra tìm tài liệu trên mạng đối với những
văn bản mới ban hành của Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương. Các loại sổ
sách quản lý nhằm phục vụ cho việc sử dụng tài liệu gồm có sổ đăng ký độc giả,
sổ giao nhận tài liệu đối với độc giả. Chi cục cũng đã sử dụng chương trình quản
lý tài liệu lưu trữ trên mạng.
Tuy nhiên Chi cục cần áp dụng nhiều hơn nữa các phần mềm tra cứu tài
liệu, giúp tra cứu tài liệu nhanh chóng và chính xác hơn.
2.2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu
trữ
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ
thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ các yêu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Tài liệu được chỉnh lý xong mà không được bảo
quản tốt sẽ làm ảnh hưởng đến giá trị của tài liệu, gây khó khăn đối với nh cầu
khai thác của độc giả. Vì đây là công việc khó khăn, phức tạp nên đã được cấp
trên và Chi cục quan tâm đến đã đầu tư xây dưng kho tàng bảo quản với đầy đủ
các trang thiết bị hiện đại.
Về kho lưu trữ: kho lưu trữ của Chi cục được trang bị các trang thiết bị
khác để bảo quản tài liệu như: quạt thông gió: 6 chiếc, máy điều hòa âm trần: 6
chiếc, máy hút ẩm: 6 chiếc, máy hút bụi: 02 chiếc, xe vận chuyển tài liệu: 04

chiếc, bình chữa cháy: 14 chiếc.
22


Là nơi lưu giữ một khối lượng lớn tài liệu của tỉnh, chứa đựng nhiều tài
liệu có giá trị của các cơ quan trong tỉnh, Chi cục Văn thư Lưu trữ thường xuyên
tiến hành kiểm tra định kỳ tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho, sử dụng nhiều
biện pháp bảo quản an toàn cho tài liệu nhằm tối ứu hóa nhất công tác bảo quản
tài liệu tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang như: sử dụng các biện
pháp phòng chống ẩm: sử dụng máy điều hòa với nhiệt độ thích hợp phù hợp với
hiện trạng của tài liệu, ngoài ra cán bộ quản lý kho còn sử dụng chất hút ẩm
(Silicagen), bao gói cách li độ ẩm để hạn chế tác động gây hại tài liệu. Bên cạnh
đó công tác phòng cháy chữa cháy được Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên
Quang thực hiện rất tốt, trong kho lưu trữ đã được trang bị hệ thống báo cháy tự
động, ngoài ra Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh còn thường xuyên tập huấn cho các
cán bộ nhân viên trong cơ quan về công tác phòng cháy chữa cháy nhằm tuyên
truyền giáo dục cho cán bộ nâng cao ý thức trách nhiệm đối với công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ tại kho.
Hiện nay Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉ nh Tuyên Quang đang bảo quản
37 Phông tài liệu lưu trữ với 972 mét giá tài liệu gồm 11.104 hồ sơ, thành phần
tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật của Phông lưu
trữ UBND tỉnh Tuyên Quang ( Xem phụ lục 2)
Tổng số cặp, hộp tài liệu 6807 cặp hộp, tương đương 972 mét giá tài liệu
Tổng số đơn vị bảo quản 41.236 đơn vị bảo quản
Số báo, tạp chí, công báo ~ 30 mét giá tổng cộng: 1002 mét giá tài liệu
Chi cục đã thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình trong công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ nhằm hạn chế tối đa sự hư hại của tài liệu lưu trữ và phát
huy cao độ giá trị của tài liệu đang được bảo quản trong kho, phục vụ cho nhu
cầu khai thác sử dụng tài liệu của độc giả.
2.2.2.6. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục

Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác
thông tin phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giả quyết
những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan tổ chức cá nhân. Đây là một trong những
23