Các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài tiểu luận này là thành quả học tập và nghiên cứu
của bản thân tôi dưới sự hướng dẫn của cô Ngô Thị Kim Oanh. Mọi thông tin
trong bài đều là sự thật
Nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

1


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gửi lời cảm ơn trân thành đến cô Ngô THị Kim Oanh giảng
viên dạy học phần Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công
tác văn thư lưu trữ cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Văn Thư Lưu
Trữ đã nhiệt tình giảng dạy cho tôi để hoàn thành bài tiểu luận này.
Tôi xin trân thành cảm ơn.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN............................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................2
MỤC LỤC........................................................................................................3
MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài:.......................................................................................................1
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..........................................................2
3. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng:...................................................................2
4. Cấu trúc của đề tài:.....................................................................................................2

Chương 1..........................................................................................................3
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VĂN

THƯ, LƯU TRỮ..............................................................................................3
1.1. Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa..............................................................................3
1.1.1. Khái niệm về tiêu chuẩn hóa................................................................................3
1.1.2. Các nguyên tắc của tiêu chuẩn hóa.....................................................................3
1.1.3. Mục đích..............................................................................................................5
1.2 Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ.......................................................5
1.2.1. Mục đích của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ...........................10
1.2.2. Nội dung............................................................................................................11

Chương 2........................................................................................................18
HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH............................................................18
2.1.Tiêu chuẩn về công tác văn thư..............................................................................18
2.1.1.Tiêu chuẩn về thuật ngữ......................................................................................18
2.1.2. Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng và trang thiết bị trong công tác văn thư..........19
2.1.3. Tiêu chuẩn vê quy trình nghiệp vụ.....................................................................21
2.2. Tiêu chuẩn về công tác lưu trữ..............................................................................22
2.2.1. Tiêu chuẩn về thuật ngữ.....................................................................................22
2.2.2. Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng trong công tác lưu trữ......................................23
2.2.3. Tiêu chuẩn về quy trình nghiệp vụ.....................................................................23
2.2.4. Tiêu chuẩn về con người...................................................................................24

Chương 3........................................................................................................25
ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC
XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-..............25
LƯU TRỮ.......................................................................................................25
3.1. Đánh giá công tác tiêu chuẩn hóa.........................................................................25


3.1.1. Kết quả đạt được...............................................................................................25

3.1.2. Hạn chế...............................................................................................................31
3.1.3. Nguyên nhân......................................................................................................31
3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tiêu chuẩn hóa...................................32
3.2.1. Các giải pháp chung..........................................................................................32
3.2.2. Các giải pháp cụ thể...........................................................................................32

KẾT LUẬN VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CỦA TỪNG NHIỆM VỤ
ĐẶT RA..........................................................................................................34
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................35


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Trong những thập kỷ gần đây, vấn đề chuẩn hóa nói chung và chuẩn
hóa trong biên mục, xử lý tài liệu nói riêng đã bắt đầu được quan tâm ở Việt
Nam. Công cụ thực hiện sự chuẩn hóa là các quy chuẩn bao gồm: tiêu chuẩn,
quy định kỹ thuật, quy phạm thực hành, và văn bản pháp quy. Với quan niệm
như vậy, tiêu chuẩn là một trong những yếu tố góp phần bảo đảm cho việc
chuẩn hóa được thực hiện. Tiêu chuẩn là những quy định về đặc tính kỹ thuật
và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá
hay dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong các hoạt động
kinh tế – xã hội. Tiêu chuẩn nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các
đối tượng này. Tiêu chuẩn là do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tự
nguyện áp dụng cho các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ,… Tiêu chuẩn quy định
mang tính thống nhất, mục đích của công tác tiêu chuẩn mang lại sự thống
nhất, nề nếp trong mọi hoạt động của xã hội. Tiêu chuẩn quy định phải mang
tính hợp lý, tạo sự tự giác thống nhất trong việc áp dụng các tính chất từ đó
các tiêu chuẩn mới đạt được các mục đích đặt ra đảm bảo tính ơn định. Các
tiêu chuẩn ở Việt Nam phải quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý
dùng để làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm hàng hóa, quá trình dịch

vụ môi trường.
Các Loại tiêu chuẩn
1. Tiêu chuẩn cơ bản quy định những đặc tính, yêu cầu áp dụng chung
cho một phạm vi rộng hoặc chứa đựng các quy định chung cho một lĩnh vực
cụ thể.
2. Tiêu chuẩn thuật ngữ quy định tên gọi, định nghĩa đối với đối tượng
của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn.
3. Tiêu chuẩn yêu cầu kỹ thuật quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu đối
với đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn.
4. Tiêu chuẩn phương pháp thử quy định phương pháp lấy mẫu, phương
pháp đo, phương pháp xác định, phương pháp phân tích, phương pháp kiểm
tra, phương pháp khảo nghiệm, phương pháp giám định các mức, chỉ tiêu, yêu
cầu đối với đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn.
1


5. Tiêu chuẩn ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản quy định các
yêu cầu về ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản sản phẩm, hàng hoá.
Lý do tôi chọn đề tài này là vì tôi thấy nó rất hay. nó giúp cho tôi hiểu
rõ hơn về các tiêu chuẩn của đất nước Việt Nam.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ.
Đánh giá việc xây dựng tiêu chuẩn và đưa ra đề xuất.
2.2. Mục đích nghiên cứu.
2.2.1. Tìm hiểu cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư,
lưu trữ.
2.2.2. Hệ thống các tiêu chuẩn của Việt Nam về Văn thư - Lưu trữ đã
ban hành.
2.2.3. Đánh giá, và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả

3. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng:
+ Phương pháp thu thập thông tin từ các Quyết định, Công văn.
+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo
+ Nguồn tin từ mạng Internet
4. Cấu trúc của đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài kiệu tham khảo, đề tài được
chia làm 3 chương:
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.
Chương 2: HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ
VĂN THƯ - LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH.
Chương 3: ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN
THƯ, LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CỦA VIỆC XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ- LƯU TRỮ.


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VĂN
THƯ, LƯU TRỮ.
1.1. Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa
1.1.1. Khái niệm về tiêu chuẩn hóa.
Tiêu chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng
chung và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn, nhằm đạt
được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định.
Cụ thể của hoạt động này bao gồm quá trình xây dựng, ban hành và áp
dụng tiêu chuẩn.
Lợi ích quan trọng của tiêu chuẩn hóa là nâng cao mức độ thích ứng
của sản phẩm, quá trình và dịch vụ với những mục đích đã định, ngăn ngừa
rào cản trong thương mại và tạo thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học, công

nghệ.
1.1.2. Các nguyên tắc của tiêu chuẩn hóa.
Để hoạt động tiêu chuẩn hoá được tiến hành một cách hiệu quả cần
tuân thủ một số nguyên tắc chính như sau:
Nguyên tắc 1: Đơn giản hoá
Tiêu chuẩn hoá trước hết là đơn giản hoá, có nghĩa là loại trừ những sự
quá đa dạng không cần thiết. Trong sản xuất đó là việc loại bỏ các kiểu loại,
kích cỡ không cần thiết chỉ giữ lại những gì cần thiết và có lợi cho trước mắt
và tương lai.
Nguyên tắc 2: Thoả thuận
Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động đòi hỏi phải có sự tham gia, hợp tác
bình đẳng của tất cả các bên có liên quan.
Nói chung, khi tiến hành công tác tiêu chuẩn hoá phải có một sự dung
hoà quyền lợi của các bên.
Nguyên tắc 3: áp dụng
Tiêu chuẩn hoá gồm hai mảng công việc chính là xây dựng và áp dụng
tiêu chuẩn vì vậy phải làm sao cho các tiêu chuẩn áp dụng được, có như vậy


tiêu chuần hoá mới đem lại hiệu quả.
Bất cứ một cơ quan, tổ chức tiêu chuẩn hoá nào nếu chỉ chú ý đến việc
ban hành tiêu chuẩn mà không chú ý đến áp dụng tiêu chuẩn, thì hoạt động
tiêu chuẩn hoá sẽ không đem lại hiệu quả mong muốn.
Nguyên tắc 4: Quyết định, thống nhất
Việc xây dựng và ban hành tiêu chuẩn không phải lúc nào cũng đảm
bảo được nó là một giải pháp tuyệt đối ưu việt. Trong nhiều trường hợp các
tiêu chuẩn được xuất phát từ các yêu cầu thực tế, không thể chờ đợi có sự
nhất trí tuyệt đối, hoàn hảo.
Lúc đó giải pháp của tiêu chuẩn là giải pháp đưa ra các quyết định để
thống nhất thực hiện.

Nguyên tắc 5: Đổi mới
Tiêu chuẩn hoá là một giải pháp tối ưu trong một khung cảnh nhất định
cho nên các tiêu chuẩn phải luôn luôn được soát xét lại cho phù hợp với
khung cảnh luôn luôn thay đổi.
Trong thực tế tiêu chuẩn phải được xem xét nghiên cứu và soát xét lại
một cách định kỳ hay bất cứ lúc nào nếu thấy cần thiết.
Nguyên tắc 6: Đồng bộ
Công tác tiêu chuẩn hoá phải tiến hành một cách đồng bộ. Trong khi
xây dựng tiêu chuẩn cần xem xét sự đồng bộ giữa các loại tiêu chuẩn, các cấp
tiêu chuẩn, các đối tượng tiêu chuẩn có liên quan. Ngoài ra phải chú ý đến sự
đồng bộ của khâu xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn.
Nguyên tắc 7: Pháp lý
Tiêu chuẩn ban hành ra là để áp dụng, nhưng phương pháp đưa tiêu
chuẩn vào thực tế có khác nhau.
Nói chung ở các cấp, bộ, công ty, tiêu chuẩn hoá được ban hành là dể
bắt buộc áp dụng.
Ở cấp quốc tế và khu vực nói chung, tiêu chuẩn là để khuyến khích áp
dụng nhưng nó sẽ trở thành pháp lý khi các bên thoả thuận với nhau hoặc
đưọc chấp nhận thành tiêu chuẩn bắt buộc ở cấp quốc gia hay các cấp khác.


Ở cấp quốc gia việc qui định tiêu chuẩn là bắt buộc hay chỉ khuyến
khích phụ thuộc vào nhiều yếu tố.
1.1.3. Mục đích.
Mục đích của tiêu chuẩn hoá đã được thể hiện trong định nghĩa của
tiêu chuẩn hoá đó là "nhằm đạt tới một trật tự tối ưu trong một hoàn cảnh nhất
định". Cụ thể, các mục đích đó là:
a. Tạo thuận lợi cho trao đổi thông tin (thông hiểu): Phục vụ cho mục
đích này là những tiêu chuẩn định nghĩa, các thuật ngữ, quy định các ký hiệu,
dấu hiệu để dùng chung. Ví dụ ký hiệu toán học, nguyên tố hoá học, ký hiệu

tượng trưng các bộ phận, chi tiết trên bản vẽ, ký hiệu vật liệu...
b. Đơn giản hoá, thống nhất hoá tạo thuận lợi phân công, hợp tác sản
xuất, tăng năng suất lao động, thuận tiện khi sử dụng, sửa chũa (kinh tê):
Phục vụ cho mục đích này là các tiêu chuẩn về các chi tiết nguyên vật
liệu điển hình như bu lông, đai ốc, vít, đinh tán, thép định hình (I, U, L, T),
động cơ, hộp đổi tốc, bánh răng, đai truyền (curoa) các kích thước lắp ráp:
bóng đèn - đui đèn, máy ảnh -ống kính, độ bắt sáng của phim ảnh...
c. Đảm bảo vệ sinh, an toàn cho người sử dụng, người tiêu dùng
Phục vụ cho mục đích này là các tiêu chuẩn về môi truờng nước, không
khí, tiếng ồn, các tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm, an toàn cho sản phẩm, thiết bị
(bàn là, bếp điện, máy giặt, thang máy, dụng cụ bảo hộ lao động: kính, găng,
ủng, mặt nạ phòng độc). Các tiêu chuẩn loại này thường là bắt buộc theo các
văn bản pháp luật tương ứng
d. Thúc đẩy thương mại toàn cầu
Việc hoà nhập tiêu chuẩn giữa các nước xuất khẩu và nhập khẩu tạo
điều kiện thuận lợi cho thương mại toàn cầu: trao đổi hàng hoá sản phẩm, trao
đổi thông tin.
1.2 Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ.
Công tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
TCVN 9001:2000
Hiện nay, Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 về hệ thống quản lý chất


lượng trong đó có tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Các yêu cầu về hệ thống
quản lý chất lượng (sau đây gọi là TCVN ISO 9001:2000) đang được áp dụng
rộng rãi và hiệu quả ở nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực hành chính. Ngày
20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 144/2006/QĐTTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan nhà nước. Công tác văn thư, lưu trữ
là hoạt động không thể thiếu và có vai trò quan trọng trong nền hành chính
nhà nước. Vì vậy, việc trieern khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất

lượng của công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có hiệu quả các yêu cầu
hoạt động của các cơ quan, cũng như đáp ứng các nhu cầu của xã hội là một
đòi hỏi cấp thiết và phù hợp với xu thế của nền hành chính hiện đại.
Báo cáo này nhằm tìm hiểu một số nội dung cơ bản của Tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2000, yêu cầu, phạm vi và khả năng áp dụng Tiêu chuẩn
trong công tác văn thư, lưu trữ, các thuận lợi cũng như khó khăn và đề xuất
một số biện pháp áp dụng một cách hiệu quả Tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ.
ISO 9001:2000 nằm trong bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 về hệ thống
quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành vào
tháng 12/2000 sau khi sửa đổi các tiêu chuẩn phiên bản 1994. ISO 9001:2000,
quy định những yêu cầu cơ bản đối với hệ thống quản lý chất lượng của một
tổ chức để chứng tỏ năng lực của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm đáp
ứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu chế định tương ứng và nhằm
nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 do
Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ban hành. Tiêu chuẩn này hoàn toàn
tương đương với ISO 9001: 2000.
Việc nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là một phương
pháp quản lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chính
ứng với từng công việc theo trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn
bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan. Đây cũng là một
trong những hình thức rà soát các thủ tục hành chính nhằm xây dựng một


công trình xử lý công việc khoa học và hợp lý. Mục tiêu của việc áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng trong cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện
thông qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp
lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu
cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc
trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu

quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.
Việc áp dụng ISO 9000 và ISO 9001:2000 vào hành chính công và
trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ đã được thực hiện có hiệu quả ở một số nước
trong khu vực như Malaysia, Singapore, trong đó đối với quy trình lập và
quản lý hồ sơ được áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489: 2001
- Quản lý hồ sơ (Tiêu chuẩn này cũng đã đuợc Bộ Khoa học và công nghệ ban
hành thành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420: 2004). Ở trong nước, một số
Bộ ngành và địa phương như Văn phòng Bộ Công nghiệp, Bộ Nông nghiệp
và Phát triển nông thôn, Ủy ban nhân dân Tp Hải Phòng, cũng đã áp dụng
ISO 9000 và ISO 9001:2000 vào một số nội dung của công tác văn thư như là
một phần trong các quy trình hoạt động hành chính của các cơ quan, như các
quy trình soạn thảo, giải quyết và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi đến.
Đây là những kinh nghiệm quý cần nghiên cứu, học hỏi để có thể vận dụng
trong quá trình áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ở các cơ
quan. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong các lĩnh vực nói trên đã
tạo được cách làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn
thời gian và giảm chi phí, cải tiến chất lượng công việc, đồng thời làm cho
năng lực, trách nhiệm cũng như ý thức phục vụ của công nhân viên chức nâng
lên rõ rệt, quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với dân được cải thiện, từ đó
vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ cũng được nâng cao.
Áp dụng ISO 9001:2000 trong công tác văn thư lưu trữ là việc xây
dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư lưu trữ
trong cơ quan nhà nước, dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản,
nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm


bảo chất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác
văn thư lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước. Việc áp dụng này
nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân.
Việc áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt

động hành chính nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng là xây dựng
và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các nguyên tắc quản lý
chất lượng cơ bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang
tính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn các yêu cầu
của khách hàng, các yêu cầu pháp luật và những yêu cầu riêng của tổ chức đó.
Hệ thống này vận động theo mô hình quản lý theo quá trình, tức là quá trình
chuyển hóa từ các yếu tố đầu vào (các yêu cầu và mong đợi của khách hàng,
các nguồn lực và các yếu tố khác) thành các kết quả đầu ra (các dịch vụ thỏa
mãn các nhu cầu của khách hàng và các yêu cầu chính đáng khác) và lấy
phòng ngừa làm phương châm chủ yếu trong suốt vòng đời sản phẩm.
Sản phẩm của cơ quan ở đây bao gồm các kết quả đo đếm được, hoặc không
đo đếm được, là một phần trong kết quả điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan nhà nước thể hiện qua các văn bản phát hành; xử lý các thông tin, văn
bản đến chính xác, kịp thời; đáp ứng các loại nhu cầu về hoạt động, làm việc
của cơ quan.
Sự thỏa mãn của khách hàng được đánh giá thông qua các dịch vụ đầu
ra đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng và được khách hàng chấp nhận.
Khách hàng của cơ quan áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 ở đây là các cơ
quan, đơn vị hữu quan từ TW đến địa phương trong và ngoài ngành, các cá
nhân trong và ngoài nước, đặc biệt là lãnh đạo cơ quan.
Thông thường các quá trình cần thiết được chuẩn hóa dưới dạng văn
bản hoặc các hình thức khác, gọi là thủ tục hay quy trình. Các thủ tục chỉ ra
những việc cần làm, ai là người tham gia và kết quả của việc thực hiện quá
trình là gì. Do đó, đối với các công việc cụ thể trong các quá trình, tiêu chuẩn
cần có là đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ
cho các hoạt động tác nghiệp trong quá trình. Đồng thời trong khi thực hiện


hệ thống quản lý chất lượng cần theo dõi, đo lường, phân tích các quá trình để
có các hành động cần thiết nhằm đạt được kết quả dự định và có cơ sở cải tiến

liên tục các quá trình nhằm làm cho hệ thống quản lý chất lượng ngày một
hoàn thiện hơn.
Để cho việc áp dụng có chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công
tác văn thư lưu trữ, cần có các yếu tố cơ bản như:
Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ công tác; độ tin cậy trong thực hiện
những yêu cầu của khách hàng; sẵn sàng đáp ứng kịp thời các yêu cầu; cách
ứng xử đúng mực; tạo niềm tin của khách hàng; sự đồng cảm hiểu biết lẫn
nhau trong quá trình giao tiếp giải quyết công việc.
Trong các yếu tố nêu trên, ngoài yếu tố điều kiện vật chất ra, có đến
80% yếu tố thuộc về nỗ lực của mọi thành viên trong đơn vị khi thực thi công
vụ. Do vậy con người (hay công chức) trong dịch vụ hành chính được coi là
yếu tố hàng đầu, có tính quyết định chất lượng dịch vụ hành chính. Muốn vậy,
công chức phải biết: biết lắng nghe, có kiến thức và kỹ năng giải quyết công
việc, biết nhẫn nại và kiềm chế, diễn đạt rõ ràng, thái độ thân thiện, kịp thời
và linh hoạt Điều tối kỵ đối với công chức là sự thờ ơ, lãnh đạm, máy móc,
nôn nóng, thiếu tế nhị, thiếu tôn trọng khách hàng.
Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, toàn bộ hoạt động của cơ quan nhà
nước được thực hiện thông qua các quá trình. Mỗi quá trình hoạt động của cơ
quan được cụ thể hóa bằng một quy trình. Việc xây dựng các quy trình nhằm
thực hiện các mục đích sau:
- Việc xây dựng quy trình là cụ thể hoá các quá trình hoạt động thành
từng bước theo một trình tự nhất định, tương ứng với thực tế tiến hành, giải
quyết công việc, nhằm mục đích thực hiện nguyên tắc viết những gì bạn làm,
làm những gì bạn viết.
- Các quy trình được xây dựng nhằm chuẩn hóa các hoạt động quản lý
và cung cấp dịch vụ của cơ quan, chúng được xem như quy chế của cơ quan
và buộc các đối tượng liên quan phải thực hiện.
- Việc xây dựng quy trình sẽ chỉ ra trách nhiệm rõ ràng, cụ thể của mỗi

cá nhân tham gia quy trình theo một trình tự nhất định, điều đó không những
tạo điều kiện cho công tác quản lý của cơ quan, mà nó còn là bằng chứng để
kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân trong cơ
quan. Nhờ vậy, việc thực hiện các thủ tục hành chính, các khâu nghiệp vụ của
cơ quan sẽ được quy củ, nền nếp. Đó cũng chính là yếu tố quan trọng để tạo
nên một hệ thống quản lý chất lượng của cơ quan.
Để xây dựng một quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ một cách chính
xác theo tiêu chuẩn ISO và phù hợp với tình hình thực tế của các cơ quan nhà
nước, chúng ta cần chuẩn bị những bước cơ bản sau:
+ Xác định tên gọi chính xác của tiêu chuẩn
+ Xác định mục đích chủ yếu và mục đích thứ yếu của việc xây dựng
tiêu chuẩn
+ Xác định nội dung trọng tâm của tiêu chuẩn
+ Xác định một cách chính xác các đối tượng có trách nhiệm chính,
trách nhiệm liên đới và các phòng, ban, cá nhân liên quan trong việc thực hiện
tiêu chuẩn
+ Xác định các tài liệu liên quan đến việc thực hiện tiêu chuẩn.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây dựng và thực hiện các quy
trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO
9001: 2000. Đồng thời cũng tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát được
quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước
nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và việc thực hiện các
nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
1.2.1. Mục đích của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:
2000 vào trong công tác văn thư, lưu trữ là nhằm xây dựng và thực hiện các
quy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tác văn thư, lưu trữ một cách
khoa học, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc
được dễ dàng.

1.2.2. Nội dung.
* Đối với công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm
thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói
rằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính
hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với
công tác văn thư. Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có tham gia
trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như lập
hồ sơ về những việc được giao giải quyết. Vì vậy chất lượng của công tác văn
thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan,
tổ chức, đồng thời cũng tạo nên bằng chứng thể hiện sự minh bạch, trách
nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với việc thực hiện, giải quyết
công việc.
Những năm gần đây, công tác văn thư trong các cơ quan ngày càng
được quan tâm, củng cố. Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quy
định cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư
hiện hành của các cơ quan. Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác này cũng đang
tồn tại những hạn chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đáp
ứng được các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Điều này thể hiện ở
những vấn đề như:
- Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong
các cơ quan còn thấp. Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành
còn chồng chéo, chưa thống nhất.
- Việc quản lý văn bản đi, đến ở nhiều nơi còn chưa thực hiện theo
đúng trình tự. Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản
còn chậm và thủ công. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
thư còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được

hình thành và trình độ sử dụng máy tính của cán bộ còn yếu.
- Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng


không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được
yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến. Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu
chưa được thực hiện nghiêm túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá
trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu
còn ở tình trạng tích đống, phải đầu tư một khoản kinh phí không nhỏ để
chỉnh lý, đánh giá, sắp xếp lại tài liệu.
Giải quyết những vấn đề trên thông qua việc chuẩn hoá, áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng là yêu cầu cấp thiết đối với công tác văn thư để góp
phần thúc đẩy, nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của các cơ quan hành
chính nhà nước.
Do vậy, chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức. Để nâng cao chất
lượng và hiệu quả của công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xây dựng và thực hiện
các quy trình.
* Đối với công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là các hoạt động có liên quan đến việc xác định giá trị,
thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn, làm công cụ tra cứu và tổ chức
khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
và xã hội. Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ
các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các cấp tổ chức thực hiện công tác lưu trữ
và đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Một số văn bản quy phạm pháp luật
về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ đi
vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố;
tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn
hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức

cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công
tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu
của quá trình đổi mới nền hành chính nhà nước. Một số cơ quan, tổ chức chưa
có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ,


thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ,
trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy
được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ trong công cuộc
đổi mới nền hành chính nhà nước.
Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, cần áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xây dựng và thực
hiện các quy trình.
* Thuận lợi và thách thức khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào
công tác văn thư, lưu trữ.
Thuận lợi
Qua nghiên cứu những nguyên tắc, yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO
9000 cùng với quá trình khảo sát thực tế tình hình công tác văn thư lưu trữ tại
các cơ quan quản lý nhà nước, chúng tôi nhận thấy, việc áp dụng ISO 9000
trong công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan quản lý nhà nước sẽ có những thuận
lợi sau:
Một là: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 đã và đang được áp
dụng phổ biến đối với các doanh nghiệp, các cơ quan, tổ chức trên thế giới
cũng như ở Việt Nam. Theo thống kê của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất
lượng, hiện nay ở nước ta có khoảng cơ quan, tổ chức áp dụng ISO 9000.
Nhiều cơ quan nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh và một số tỉnh, thành phố
khác đã thực hiện việc áp dụng bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000
trong các lĩnh vực liên quan đến việc thực hiện, giải quyết các dịch vụ hành
chính, thủ tục hành chính. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi nhất định cho các
cơ quan trong những công việc sau:

- Việc phổ biến bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đến các cán bộ, công chức,
viên chức đang làm công tác văn thư lưu trữ sẽ có nhiều thuận lợi. Bởi lẽ, bộ
tiêu chuẩn ISO 9000 đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng và
các cơ quan, doanh nghiệp áp dụng trước dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt và
công bố trên nhiều phương tiện thông tin đại chúng như: biên tập thành sách,
đăng tải trên các báo, tạp chí và qua mạng internet.


- Có thể áp dụng kinh nghiệm của những cơ quan, doanh nghiệp áp
dụng ISO 9000 thành công và tránh được những sai lầm của các cơ quan,
doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 không thành công. Một số cơ quan, doanh
nghiệp áp dụng thành công ISO 9000 như: Bộ Nông nghiệp và phát triển nông
thôn, Công ty Kim Đan, Tổng công ty Dệt may, Tổng Công ty Hàng hải Việt
Nam, và đặc biệt là một số cơ quan hành chính như: Ủy ban nhân dân thành
phố Hồ Chí Minh, ủy ban nhân dân Quận 1 thành phố Hồ Chí Minh, Sở Khoa
học và Công nghệ thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân thành phố Hải
Phòng, Các báo cáo tổng kết và các bài nghiên cứu với nội dung mô tả hệ
thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000, các thành quả đạt được tại
cơ quan áp dụng và những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện đã
được đăng trên các tạp chí chuyên ngành, các website của các cơ quan và trao
đổi trên diễn đàn của mạng internet. Những báo cáo và bài viết trên thực sự là
nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho việc học hỏi các kinh nghiệm và tránh
được những hạn chế trong quá trình áp dụng ISO 9000 vào công tác văn thư
lưu trữ của các cơ quan quản lý nhà nước.
Hai là: Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ đang là nhu
cầu cấp bách đối với các cơ quan nhà nước trong giai đoạn cải cách hành
chính nhà nước. Bởi lẽ, việc thực hiện hệ thống quản lý theo mô hình ISO
9000 sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức có một phương pháp làm việc khoa
học, hiệu quả, đảm bảo tính trách nhiệm cá nhân cao và đặc biệt là khắc phục
được sự chồng chéo về trách nhiệm, sự rườm rà trong các bước thực hiện

công việc. Chính vì vậy, áp dụng ISO 9000 trong công tác khai thác, sử dụng
tài liệu phù hợp với xu thế chung của công cuộc cách hành chính nhà nước,
đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính. Điều đó dẫn đến việc áp dụng ISO
9000 được nhà nước và các cấp lãnh đạo quan tâm, tạo điều kiện, đầu tư về cơ
sở pháp lý, cơ sở vật chất.
Việc áp dụng ISO 9000 trong ngành lưu trữ nói chung và trong công tác
văn thư lưu trữ nói riêng là một chủ trương, nhiệm vụ đặt ra đối với các cơ
quan nhà nước trong thời gian tới.


Chủ trương của Thủ tướng Chính phủ, và cam kết của các Bộ, ngành,
địa phương, của lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về cải cách hành
chính và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tinh thần, nguyện
vọng của cán bộ, công chức, đang làm công tác văn thư lưu trữ. Bởi lẽ, việc
quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong các quy trình của ISO 9000 là
một căn cứ cho việc xác định nhiệm vụ trong phạm vi trách nhiệm của mình
đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá, bình xét cán bộ.
Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ đáp ứng nguyện vọng giản
lược thủ tục hành chính trong các klhâu nghiệp vụ nên được các đối tượng
tham gia trong quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO ủng hộ.
Ba là: lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ,
tạo điều kiện phát triển ngành lưu trữ. Đó cũng chính là mục tiêu hướng đến
của ngành lưu trữ. Mặt khác, trên thực tế đã hình thành hệ thống văn bản quy
phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ vê công
tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, việc triển khai áp dụng ISO 9000 trong công tác
văn thư lưu trữ phù hợp với mục tiêu, kế hoạch mà Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước đặt ra, cần được thực hiện trong thời gian tới. Đồng thời, áp dụng
ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ là một biện pháp thực hiện đổi mới
công tác văn thư lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước mục tiêu mà
các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý ngành lưu trữ hướng tới. Sự phù hợp

giữa việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ với mục tiêu, kế
hoạch và yêu cầu đổi mới công tác văn thư lưu trữ tạo ra sự thuận lợi trong
việc thống nhất chủ trương giữa các cấp lãnh đạo cũng như việc tuyên truyền
vận động cán bộ, công chức và viên chức của các cơ quan nhà nước thực hiện
hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000.
Thách thức
Song song với những thuận lợi nêu trên, việc áp dụng ISO 9000 trong
công tác văn thư lưu trữ còn vấp phải một số khó khăn, vướng mắc sau:
Một là: Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ là bước đi mới, lần
đầu tiên được áp dụng trong lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Vì vậy, Cục


văn thư và lưu trữ nhà nước phải chịu sức ép tâm lý khi xây dựng một mô
hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 mang tính điển
hình cho toàn ngành. Điều đó đòi hỏi sự thống nhất về ý chí và hành động từ
lãnh đạo cao nhất đến mọi thành viên cùng với sự phối hợp của cấp ủy và
lãnh đạo đoàn thể.
Hai là: Hiện nay, cơ sở pháp lý cho công tác văn thư lưu trữ còn hạn
chế. Vấn đề này mới chỉ được quy định chung trong những văn bản quy phạm
pháp luận như Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và Nghị định 111/2004/NĐ-CP,
những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể về công tác văn thư lưu
trữ do Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành chưa đồng
bộ. Trên thực tế, để áp dụng được bộ tiêu chuẩn ISO 9000, những vấn đề
thuộc nghiệp vụ văn thư lưu trữ cần được quy định cụ thể, chi tiết. Bởi lẽ, khi
hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO đã đi vào hoạt động thì mọi
thay đổi dù rất nhỏ trong các văn bản quản lý ngành cũng ảnh hưởng đến quá
trình hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000.
Chính vì vậy, cơ sở pháp lý chưa đầy đủ là một trở ngại lớn cho việc áp dụng
ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ.
Ba là: Cơ sở vật chất về công tác văn thư lưu trữ chưa đầy đủ để tiến

hành áp dụng ISO 9000 một cách có hiệu quả.
Cơ sở vật chất của việc áp dụng ISO 9000 không chỉ giới hạn đơn
thuần là các trang thiết bị phục vụ hỗ trợ cho cán bộ thực hiện các nghiệp vụ
cần thiết trong quá trình áp dụng ISO. Cơ sở vật chất của việc áp dụng ISO
9000 được hiểu theo nghĩa rộng hơn, sâu hơn, là toàn bộ nguồn năng lượng
giúp cho hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 có thể vận hành
được tại một cơ quan, tổ chức. Nguồn năng lượng để hệ thống quản lý chất
lượng theo mô hình ISO 9000 vận hành trong công tác văn thư lưu trữ trong
các cơ quan quản lý nhà nước bao gồm các đối tượng tham gia trực tiếp vào
quá trình hoạt động của hệ thống như: đội ngũ cán bộ, hệ thống các hồ sơ tài
liệu và các trang thiết bị đóng vai trò hỗ trợ cho sự vận hành của hệ thống
như: máy móc, trang thiết bị và những tài liệu của hệ thống.


Hiện tại, nguồn năng lượng này ở Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và
các cơ quan quản lý nhà nước vẫn chưa được chuẩn bị đồng bộ. Đội ngũ cán
bộ chưa được trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn cũng như kiến thức về
ISO 9000 và tin học; hệ thống văn bản nghiệp vụ chưa thật sự đầy đủ và đồng
bộ, việc chỉ đạo và quản lý công việc chưa thực sự khoa học, máy móc trang
thiết bị cho quá trình thực hiện ISO còn thiếu về số lượng, tốc độ chậm, chưa
được nâng cấp kịp thời Tất cả những yếu tố đó sẽ ảnh hưởng đến sự vận hành
của hệ thống quản lý chất lượng, ảnh hưởng đến hiệu quả của việc áp dụng
ISO 9000.


Chương 2
HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH.
2.1.Tiêu chuẩn về công tác văn thư
2.1.1.Tiêu chuẩn về thuật ngữ.
Trong hoạt động tiêu chuẩn thì thuật ngữ khoa học là 1 đối tượng quan

trọng cần được quan tâm, nghiên cứu và xây dựng bởi vì thuật ngữ có vai trò
quan trọng trong việc tạo ra sự thông hiểu, thống nhất trong toàn ngành. Hệ
thống thuật ngữ thường được xây dựng đồng thời hoặc đi trước 1 bước để làm
định hướng cho sự phát triển của lĩnh vực khoa học kỹ thuật đó.
- Ở Việt Nam: THuật ngữ văn thư, lưu trữ hiện đại bắt đầu từ thời
Pháp thuộc , sau Cách mạng tháng 8 các thuật ngữ vẫn được tiếp tục sử dụng
củng với sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ. Số lượng thuật ngữ ngày
càng nhiều. Thuật ngữ về công tác văn thư bao gồm:
+ Văn bản: Quy phạm pháp luật
Hành chính
Chuyên môn kỹ thuật
+ Quản lý văn bản: Văn bản đi
Văn bản đến
+ Lập hồ sơ
+ Quản lý và sử dụng con dấu
- Hạn chế : Số lượng thuật ngữ được nêu trong từ điển chưa nhiều ( từ
điển Lưu trữ Việt Nam năm 1992)
Một số thuật ngữ chưa được giải thích chính xác như:
• Năm 1992, Bộ Khoa học công nghệ và Môi trường đã ban hành tiêu
chuẩn " Văn bản quản lý Nhà nước - Mẫu trình bày" kèm theo Quyết định số
228/ QĐ - BKHCN ngày 31-1-1992 quy định mẫu trình bày các loại văn bản
quản lý nhà nước như: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết, Thông tư,...
chất lượng giấy, kích thước giấy, phạm vi trình bày, cách đánh số trang, các
thành phần thể thức.


• Ngày 6-5-2005, Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính Phủ ban hành
Thông tư Liên tịch số 55/ 2005/ TTLT- VPCP. Hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản ( Quy định phạm vi, Đối tượng áp dụng, Thể thức văn
bản, Kỹ thuật trình bày văn bản, Kiểu trình bày)

• Năm 2008, Quốc hội ban hành Luật ban hành Văn bản quy phạm
pháp luật, chuẩn hóa về thủ tục, trình tự ban hành Văn bản quy phạm pháp
luật.
• Năm 2015, Quốc hội ban hành Luật ban hành Văn bản quy phạm
pháp luật năm 2015 và đã chuẩn hóa về thủ tục trình tự ban hành Văn bản quy
phạm pháp luật.
- Ưu điểm:
• Thống nhất mẫu văn bản trong cơ quan Nhà nước
• Nâng cao hiệu quả công việc
• Dễ tra tìm, tăng tính thẩm mĩ văn bản, tạo thuận lợi cho công tác
quản lý, đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản thi hành.
- Hạn chế tiếp theo: Thông tư 01/2011/ TT-BNV hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định phạm vi, đối tượng áp dụng,
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Ưu điểm:
• Tạo thống nhất trong ban hành và quản lý văn bản, sử dụng văn bản
• Thuận lợi cho công tác quản lý, sử dụng, ban hành văn bản.l
• Tăng giá trị pháp lý cho văn bản
• Tăng tính thẩm mĩ cho văn bản
2.1.2. Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng và trang thiết bị trong công
tác văn thư.
- Công cụ sử dụng trong công tác văn thư gồm: con dấu; giấy in văn
bản; sổ đăng ký, bìa hồ sơ; giá; tủ; cặp; hộp; trang thiết bị bảo quản trong kho
lưu trữ.
* Tiêu chuẩn về sổ đăng ký văn bản:


•Năm 2005 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước ban hành số 25 về việc quản
lý văn bản đi đến. Hướng dẫn về mẫu số văn bản đi đến.
• Năm 2012 Bộ Nội vụ ban hành TT07/2012 / TT- BNV Hướng dẫn

quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ trong đó quy định
mẫu sổ đăng kts văn bản đi đến.
* Tiêu chuẩn về con dấu:
•Quy định tại TT07/2002 / TT- BCA, TT08/2003/ TT-BCA; và
TT07/2010 TT-BCA thay thế bằng TT21/2012/ TT-BCA quy định về mẫu dấu
của cơ quan, tổ chức.
* Tiêu chuẩn về bìa hồ sơ:
•Bìa hồ sơ: là 1 đối tượng hoạt động của tiêu chuản và quy chuẩn kỹ
thuật trong lĩnh vực văn thư lưu trữ đây là công cụ sử dụng thường xuyên
trong quản lý văn bản tổ chức và đưa ra việc thống nhất trong bìa hồ sơ góp
phần đưa công tác văn thư, lưu trữ đi cào nề nếp, tiết kiệm chi phí, tăng hiệu
quả cho công tác này.
•Lập hồ sơ: Ngày 8/6/1992, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành
Quyết định số 42/ KHQĐ ban hành tiêu chuẩn cấp ngành( mẫu trình bày bìa
hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước) ( TCN2-1992)
•Ngày 23/7/2012 Bộ Trưởng Bộ KHoa học và công nghệ ban hành
Quyết định 1687/ QĐ- BKHCN về việc công bố các tiêu chuẩn Quốc gia về
bìa hồ sơ, hộp bảo quản tài liệu và giá bảo quản tài liệu lưu trữ. ( TCVN 9251:
2012) Bìa hồ sơ lưu trữ được áp dụng rộng rãi thay tiêu chuẩn cấp ngành về
bìa hồ sơ theo Quyết định sô 62/QĐ- LTNN tiêu chuẩn này do Cục Văn thư,
lưu trữ nhà nước biên soạn, bộ Nội vụ đề nghị Tổng cục tiêu chuẩn đo lường
chất lượng kiểm định Bộ Khoa học và công nghệ công bố. Nội dung tiêu
chuẩn đè cập đén vấn đề: Phạm vi áp dụng, Tài liệu điện dẫn, Yêu cầu kỹ
thuật, Kích thước cấu tạo, Mẫu trình bày.
* Tiêu chuẩn hộp bảo quản tài liệu lưu trữ:
• Hộp đựng tài liệu lưu trữ là công cụ quản lý và bảo quản tài liệu lưu
trữ góp ohaanf bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ do vậy


đây cũng là 1 đói tượng cần được tiêu chuần hóa. Theo 1687/QĐ-BQP hộp

bảo quản tài liệu lưu trữ được chuyển đổi từ TCN2 : 2002 của Cục Lưu trữ
Nhà nước.
2.1.3. Tiêu chuẩn vê quy trình nghiệp vụ.
- Soạn thảo và ban hành văn bản
• Soạn thảo văn bản Quy phạm pháp luật ( Luật ban hành Quy phạm
pháp luật 2015; Nghị định số 34/2010)
• Soạn thảo văn bản hành chính ( Thông tư 01/2011)
- Quản lý văn bản đi, đến
- Lập hồ sơ ( Thông tư 07/2012)
- Quản lý sử dụng con dấu.
2.1.4. Tiêu chuẩn về con người.
- Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ không chỉ phụ thuộc vào công
cuh phương tiện kỹ thuật, mà quan trọng hơn cả là yếu tố con người. Cùng 1
điều kiện vật chất nhất định trình đọ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ càng
cao thì hiệu quả công tác càng lớn. Vì vậy trong công tác văn thư, lưu trữ
không những phải tiến hành tiêu chuẩn hóa về khoa nghiệp vụ mà còn tiêu
chuẩn hóa cả đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ.
-Theo Điều 4, của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ banh hành Thông tư
14/2014/TT-BNV, ngày 31/10/2014, Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu
chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư: Là
công chức văn thư đạt tiêu chuẩn cao nhất về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư
trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị từ cấp tỉnh trở lên, có trách nhiệm tham
mưu, tổng hợp về công tác văn thư; tổ chức thực hiện các quy định của pháp
luật về hoạt động văn thư hoặc trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ văn thư phức
tạp có yêu cầu cao về trách nhiệm và bảo mật.
1. Có bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định với chủ nghĩa Mác Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng;
trung thành với Tổ quốc và Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam; bảo vệ lợi ích của Tổ quốc, của nhân dân.