Kế hoạch xây dựng hệ thống thông tin, nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh công ty CP xây dựng công nghiệp và dân dụng dầu khí PVC

Kế hoạch xây dựng Hệ thống thông tin, nâng cao hiệu quả Quản lý và Kinh
Doanh Công Ty CP Xây Dựng Công Nghiệp và Dân Dụng Dầu Khí PVC-IC

I. Lời nói đầu.
CNTT tuy không còn mới mẻ nhưng vẫn là một công cụ vô cùng hữu ích để
phân tích các chiến lược về sản phẩm và khách hàng dựa vào chi phí, giá sản phẩm
hoặc so sánh giá. Tại hầu hết các công ty, những dữ liệu này có ở một bộ phận nào đó
trong tổ chức. Tuy nhiên, hầu như không có công ty nào có thể nhanh chóng tìm kiếm
và kết hợp được các dữ liệu này để phục vụ quá trình ra quyết định. Các thông tin
được thu thập và cung cấp thông qua “kho dữ liệu” có thể giúp thay đổi toàn bộ doanh
nghiệp.
II. Ý nghĩa đề tài.
Xây dựng giải pháp và quản lí thực hiện xây dựng hệ thống thông tin chiến lược
tại Công ty Cổ phần Xây dựng Dân dụng và Công nghiệp Dầu khí (PVC-IC) tạo ra khả
năng làm đổi thay mạnh mẽ cách mà doanh nghiệp đang làm và tạo ra các lợi thế cạnh
tranh cho doanh nghiệp.
III. Giới thiệu về Công ty Cổ phần XDCN & DD Dầu khí (PVC-IC).


Công ty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp và Dân dụng dầu khí (PVC-IC) là
đơn vị thành viên của Tổng Công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Việt Nam – Tập đoàn
Dầu khí quốc gia Việt Nam.
Trải qua hơn 26 năm hình thành và phát triển, đến nay PVC-IC đã khẳng định
được vị thế và sự lớn mạnh của mình trong đầu tư xây dựng công nghiệp và dân dụng
của ngành dầu khí và của đất nước. Vươn lên trở thành Tổng thầu EPC, có đủ năng lực
và kinh nghiệm xây dựng các công trình có quy mô từ 4 tầng hầm và hơn 30 tầng nổi.
PVC-IC đã và đang đổi mới công tác điều hành, không ngừng nâng cao năng
lực cạnh tranh, mở rộng thị phần về các lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Tiếp tục đổi mới
công nghệ, đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ thi công.
Hướng tới mục tiêu phát triển ổn định, bền vững, Công ty Cổ phần Xây dựng
Công nghiệp và Dân dụng dầu khí (PVC-IC) luôn đảm bảo tốt chất lượng sản phẩm

cung cấp, xem chất lượng là kim chỉ nam cho mọi hoạt động cũng như sự sống còn
của công ty.
Với khả năng tài chính cùng với đội ngũ cán bộ, kỹ sư, công nhân viên có
trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm, hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến theo
tiêu chuẩn ISO 9001-2008, Công ty PVC-IC đã, đang và sẽ trở thành một công ty
mạnh trong ngành xây dựng Việt Nam, sẵn sàng nhận thầu và tham gia xây dựng các
công trình trọng điểm quốc gia, đóng góp tích cực vào sự phát triển của đất nước.
IV. Xây dựng phương án phát triển trong giai đoạn 5 năm (2012-2016).
1. Phân tích hiện trạng:


2. Xác định những tác động chính có thể gây nguy hiểm vị trí của doanh nghiệp trên
thương trường.
• Mối đe dọa từ các đối thủ cạnh tranh mới: Lợi thế của PVC-IC là một
doanh nghiệp chuyên thi công xây lắp các công trình công nghiệp thuộc
chuyên ngành dầu khí và các công trình dân dụng nhà cao tầng, bất động
sản trong ngành đầu tư. Tuy nhiên trong thời gian tới, công ty cũng phải
đối mặt với những đối thủ cạnh tranh trong và ngoài ngành đang phát
triển
• Quyền mặc cả của nhà cung cấp - khách hàng: Trong cơ chế hiện nay,
các doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu chất lượng sản phẩm ngày
càng hoàn thiện, bên cạnh đó giá cả cũng luôn luôn phải cạnh tranh. Do
đó, các yếu tố sản phẩm đầu vào và đầu ra cũng luôn phải đảm bảo 2 yếu
tố trên. Các nhà cung cấp có thể đưa ra các sản phẩm chất lượng đáp
ứng, nhưng đồng thời họ cũng luôn đưa ra những chính sách về giá ngoài
mong đợi của PVC-IC. Ngoài ra, khách hàng của PVC-IC cũng luôn
mong đợi chất lượng sảm phẩm tốt nhất nhưng những yêu cầu về giá của
họ luôn là thấp nhất mà họ có thể chấp nhận được.

• Mối đe doạ của các sản phẩm, dịch vụ thay thế: Hiện nay dưới nhiều yếu
tố, mà nhu cầu của khách hàng cũng thường xuyên thay đổi. Ví dụ:
Trong những năm tới, gạch bê tông khí chưng áp sử dụng cho nhà cao
tầng sẽ thay thế gạch đỏ nung hiện nay, do gạch bê tông khí nhẹ hơn rất
nhiều so với gạch đỏ. Do vậy, nghiên cứu thị trường và nắm bắt được
nhu cầu của khách hàng cũng là yếu tố quan trọng.
• Sự đua tranh của các doanh nghiệp hiện hữu: các doanh nghiệp hiện hữu
trong và ngoài ngành dầu khí cũng tạo nên những yếu tố cạnh tranh đối
với PVC-IC trong những năm tiếp theo của quá trình hội nhập và phát
triển.
3. Chiến lược đối phó trong những năm tới.
• Giảm giá : Tạo ra các sản phẩm, dịch vụ có giá tốt nhất trong cùng lĩnh
vực.
• Sự khác biệt: Tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao nhưng giá cạnh
tranh. Ví dụ : dịch vụ hậu mãi tốt.
• Tập trung: Tập trung vào một phân khúc thị trường nhằm đạt được cả .
4. Xây dựng phương án trong những năm tới.

Để tăng tính cạnh tranh của Doanh nghiệp, khắc phục những điểm yếu mà
nhiều năm trước tồn tại do chưa có hệ thống thông tin có hiệu quả, Sau nhiều thời gian
với nhiều cuộc họp các cấp từ cấp lãnh đạo điều hành cao nhất cho đến cấp trực tiếp
triển khai thực hiện các công việc và trên cơ sở đáp ứng các nhu cầu hiện tại nhằm
thỏa mãn nhu cầu của khách hàng môt cách tối ưu, đồng thời vừa nâng cao công tác


quản lý, hoàn thiện bộ máy sản xuất điều hành của công ty, tiết kiệm chi phí tối đa và
tăng hiệu quả sản xuất. Doanh nghiệp đã lựa chọn phương án xây dựng hệ thống thông
tin chiến lược cho doanh nghiệp được áp dụng theo mô hình sau:

Mô hình Hệ Thống Thông tin áp dụng tại PVC-IC


Quản Trị Hệ Thống Thông Tin – Management Information Stysem

V. Quản lý thực hiện
1. Quản lý hạ tầng mạng:
Quản lý phần cứng:
Hệ thống phần cứng bao gồm hệ thống máy chủ, máy trạm, hệ thống tổng đài…. Hệ
thống phần cứng được trang bị đồng bộ, để tương thích với các ứng dụng sẽ được
cài đặt và đáp ứng nhu cầu của công việc. Hệ thống phần cứng được mã hóa để dễ
quản lý.
Quản lý hệ thống mạng:
Hệ thống mạng bao gồm các Modem, Router, mạng LAN, WIRELESS….
Hệ thống mạng có chức năng kết nối các phần cứng và kết nối với các cổng thông
tin bên ngoài bằng kết nối internet hoặc qua hệ thống điện thoại đường dài….
Hệ thống mạng kết nối tới máy chủ và máy trạm được cài đặt các IP riêng để dễ
quản lý, và đối với mạng không dây được đặt mật mã chống việc truy xuất từ bên
ngoài.
2. Quản lý INTRANET:
INTRANET bao gồm các dịch vụ hệ thống cơ bản như: DNS (Việc sử dụng
Webhosting có hỗ trợ DNS nhằm tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp), DHCP, RAS;
dịch vụ người sử dụng như: file server, Printserver….; Dịch vụ website và email nội
bộ; dịch vụ website và internet.
Việc quản lý INTRANET được thông qua máy chủ, các file gửi đi và nhận đến đều
được kiểm soát.
Việc phân cấp, phân quyền truy nhập cũng được áp dụng nhằm đảm tính bảo mật hệ
thống.
3. Quản lý và triển khai các ứng dụng khác:
Hệ thống thông tin quản lý (MIS): bao gồm quản lý công văn, quản lý công việc,

quản lý nhân sự và tiền lương, quản lý đào tạo..

International Executive Master of Business Administration Program


Quản Trị Hệ Thống Thông Tin – Management Information Stysem

Việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý bằng việc sử dụng chương trình e-office …
có phân cấp, phân quyền truy nhập nhằm đảm bảo tính bảo mật về thông tin và
thuận tiện công tác quản lý và điều hành.
Các ứng dung nghiệp vụ:
ERP: Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp (Enterprise resources Planning) là bộ giải
pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất
kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý.
Mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền
sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ đến việc bán hàng, tiếp thị sản
phẩm, trao đổi với các đối tác, với khách hàng đều được thực hiện trên một hệ thống
duy nhất.
CRM (Customer Relationship Management: Quản lý quan hệ khách hàng) là một
phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách
có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài
khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.
Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập
nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một công cụ dò tìm
dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng
tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngoài
ra, doanh nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách
nhanh chóng và hiệu quả.
CRM được ứng dụng thông qua giải pháp EQ-Eoffice CRM để:
 Quản lý điều hành nội bộ

 Tồ chức quản lý bán hàng
 Tổ chức dịch vụ sau bán hàng

International Executive Master of Business Administration Program


Quản Trị Hệ Thống Thông Tin – Management Information Stysem

 Quản lý các hoạt động Marketing
 Báo cáo tống kê
Các ứng dụng chuyên ngành khác:
Phần mềm quản lý dự án PRIMAVERA của hãng Oracle:
 Quản lý, điều tiết tiến độ: có thể đẩy nhanh tiến độ, giãn tiến độ, tùy theo nhu
cầu sử dụng. Phần mềm có dự tóan được dự án có thể trễ hay sớm, dựa công
tác đang thực hiện.
 Quản lý, kiểm soát ngân sách: đa số những dự án ở VN, đều chỉ biết lời hay
lỗ khi kết thúc dự án ngân sách - chi tiêu, nhưng không biết chi tiết từng mục
cụ thể. Phần mềm có thể dự tóan được vượt hay thấp hơn trong lúc dự án
đang thực hiện.
 Quản lý, đảm bảo nguồn tài nguyên, nhân lực cho dự án: dựa trên các thong
số nhập vào tiến độ, nguyên vật liệu, ngân sách dự kiến phần mềm dự tóan
cho ta biết vào những tháng tới cần tuyển bao nhiêu nhân công, kỹ sư, mua
nguyên vật liệu… nhờ đó giúp ta chủ đông việc mua vật liệu va tiết kiệm
ngân sách thời giá và chủ động quản lý dự án.
 Quản lý nguồn tài liệu, liên quan đến dự án Documents Control: việc quản lý
dự án có rất nhiều tài liệu, cần có những chức năng lưu trữ file và hình ảnh
công trình, thiết kế…
 Chủ động quản lý nhờ vào các dự báo trước, tính tóan, báo cáo, phân tích,
kiểm soát…
 Đảm bảo và tối ưu tính đồng bộ giữa các Phòng, Ban: vì tất cả chung 1

master data, mọi công việc đều liên hệ chặt chẽ giữa các phòng ban, ngòai ra
có vài chức năng hổ trợ như: Forum, Email…

International Executive Master of Business Administration Program


Quản Trị Hệ Thống Thông Tin – Management Information Stysem

 Quản lý mọi lúc, mọi nơi: phần mềm có chức năng Webpage: có thể truy cập
bằng web, chỉ cần máy tính có internet. Nhờ vậy các Giám Đốc, Trưởng
Phòng khi đi công tác vẫn có thể truy cập coi báo cáo trực tiếp, chính xác.
 Quản lý dự án theo Tiêu Chuẩn Quốc Tế: vì phần mềm có mặt trên 164 quốc
gia, có thể đáp ứng mọi nhu cầu, tiêu chuẩn quản lý. Và trong lúc tìm hiểu,
khám phá nhiều thông tin, nâng cao trình độ.
4. Hệ thống bảo vệ mạng thông tin:
Việc xây dựng hệ thống bảo mật, bảo vệ hệ thống thông tin cho doanh nghiệp
là vô cùng quan trọng.

Lớp ứng dụng

Kiểm soát truy
nhập

Nguy cơ
Phá hủy

Lớp ứng dụng

Lớp dịch vụ

Lớp hạ tầng

Chứng thực

Sửa đổi

Cắt bỏ

Chống chối bỏ

Bóc, tiết lộ

Mức người sử dụng

Gián đoạn

Bảo mật số
liệu

Mức kiểm soát
Mức quản lý

Tấn công

An toàn luồng
tin

Để nâng cao tính bảo mật và bảo vệ dữ liệu thông tin của doanh nghiệp các
giải pháp được áp dụng như sau:

Nguyên vẹn số
liệu

Đối với phần hạ tầng:
Khả dụng

Riêng tư

International Executive Master of Business Administration Program


Quản Trị Hệ Thống Thông Tin – Management Information Stysem

Hệ thống phần cứng như máy chủ được đặt trong phòng riêng cách ly và phân
quyền cho người sử dụng, một số ứng dụng như security card cũng được ứng dụng
để phân quyền cho những ai mới được sử dụng?
Hệ thống mạng: được cài ứng dụng firewall và các IDS, IPS, SSL được ứng dụng
để cải thiện và đảm bảo triệt để tính bảo mật của hệ thống mạng.
Đối với INTRANET:
Các ứng dụng được cài đặt bắt buộc là các phần mềm chống các virus độc hại,
Spyware, Spam….
Đối với các ứng dụng nghiệp vụ:
Việc phân cấp, phân quyền về truy cập và quản lý dữ liệu và thông tin thì bắt buộc
phải có, đó là việc ứng dụng các Security mức ứng dụng.
5. Quản lý cổng thông tin:
Các thông tin được truy cập và truy xuất qua các cổng thông tin như: PORTAL,
PORTLET, CMS, CALL CENTER…
VI. Chuỗi giá trị ERP.
Chuỗi giá trị một dự án ERP bao gồm tổng chi phí sở hữu – TCO (chi phí xây dựng
ban đầu, chi phí bảo trì và chi phí hoạt động) và các lợi ích thu được qua nhiều năm.

Đầu tư ERP sẽ mang đến lợi ích cho công ty gồm lợi ích một lần, như giảm chi phí
nhân công, giảm mức tồn kho hàng hóa, ... và lợi ích hàng năm gồm giảm chi phí
vận chuyển, tăng khả năng kiểm soát tài sản, giảm thời gian công nợ, v.v. Nếu doanh
nghiệp có lựa chọn đúng đắn, mức chi phí xây dựng ban đầu có thể cao song đổi lại,
tỉ lệ về chi phí hoạt động và lợi ích thu được trong nhiều năm sau sẽ tốt hơn rất
nhiều.

International Executive Master of Business Administration Program


Quản Trị Hệ Thống Thông Tin – Management Information Stysem

VII. Đánh giá hiệu quả:
Thay đổi tư duy làm việc của mọi vị trí trong mỗi doanh nghiệp.
Ứng dụng một hệ thống quản lý hiện đại, ban lãnh đạo doanh nghiệp có được thông
tin nhanh chóng và chính xác.
Các cấp quản lý có thể tối ưu hóa năng suất lao động tại mỗi công đoạn.
Việc tin học hóa tổng thể quy trình quản lý mang lại một hệ thống hoàn chỉnh, đảm
bảo thông tin chính xác, nhanh chóng từ đầu vào đến đầu ra sản phẩm.
Các bộ phận tác nghiệp, các bộ phận chức năng có được các thông tin cần thiết để
phối kết hợp trong công việc tạo nên sự ăn khớp, nhịp nhàng trong công tác phối
hợp, thường xuyên trao đổi thông tin qua đó phát hiện và đề xuất những phần chưa
hợp lý của mỗi bộ phận để nâng cao hiệu quả cho công việc
Thuận tiện và dễ dàng trong việc điều hành quản lý Doanh nghiệp dù đang ở xa
nhưng vẫn ra được những quyết định đúng đắn chính xác nhờ vào trường thông tin
hiệu quả

International Executive Master of Business Administration Program

Quản Trị Hệ Thống Thông Tin – Management Information Stysem

Nâng cao được sức cạnh tranh của Doanh nghiệp trong thời đại mà thông tin chính
xác, nhanh chóng đóng một vị trí quan trọng
VIII. Tầm nhìn 2020
Để phát triển CNTT trong bộ máy hoạt động, nâng cao hiệu quả quản lý và
kinh doanh, cần phải đầu tư mạnh vào R&D (nghiên cứu và phát triển. Công ty cần
có những đánh giá chi tiết về các chỉ số phát triển của những năm trước, của ngành.
Bên cạnh đó, sự phát triển của doanh nghiệp cũng phụ thuộc nhiều vào nền kinh tế
chung của đất nước, cũng như hành lang pháp lý của nhà nước hỗ trợ doanh nghiệp
hoạt động.
Việc triển khai các dự án liên quan đến ERP cần phải có sự tư vấn và giám sát hiệu
quả. Ngoài ra công ty còn phải xem xét 3 yếu tố chính là thị trường nằm ở đâu, xác
định hướng đi để phát triển và nguồn lực.

International Executive Master of Business Administration Program