thực trạng quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại cơ quan bảo hiểm huyện mỹ hào, tỉnh hưng yên giai đoạn 2013 – 2015

MỤC LỤC

1


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

BHXH
BHYT
NLĐ
NSDLĐ
TGĐ
TNLĐ
BNN
UBND
CNTT
DN

2

Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Người lao động
Người sử dụng lao động
Tổng giám đốc
Tai nạn lao động
Bệnh nghề nghiệp
Ủy ban nhân dân
Công nghệ thông tin
Doanh nghiệp

DANH MỤC BẢNG

3


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Bảo hiểm xã hội không những là một loại hình bảo hiểm mà nó còn là một
cơ chế bảo vệ người lao động trong trường hợp người lao động bị mất hoặc giảm
thu nhập tạm thời hay vĩnh viễn do mất khả năng lao động. Bảo hiểm xã hội là
một chính sách quan trọng của hệ thống an sinh xã hội của đất nước.
Trước điều kiện kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển cùng với đó là sự
phát triển của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Nước ta đã xây dựng và thực hiện
chính sách bảo hiểm xã hội cho người lao động trên 40 năm nay và đã đạt được
nhứng kết quả to lớn trong việc làm ổn định đời sống của của hàng chục triệu
người lao động và gia đình họ trong các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao
động – bệnh nghề nghiệp, hưu trí và tử tuất. Với các kết quả đó chính sách bảo
hiểm xã hội đã góp phần tích cực động viên cán bộ công nhân viên chức nhà
nước, lực lượng vũ trang và người lao động tham gia chiến đấu, lao động sản
xuất trong sự nghiệp bảo vệ và phát triển kinh tế- xã hội.
Với số lượng lớn đối tượng hưởng ngày càng tăng, năm sau cao hơn năm
trước và số lượng hồ sơ còn tồn đọng qua các năm trước cần được giải quyết kịp
thời, thuận tiện và đảm bảo đúng chế độ. Để làm được điều đó cơ quan Bảo
hiểm xã hội cần phải quản lý tốt hồ sơ hưởng cho các đối tượng tham gia
BHXH. Chính vì lý do trên nên em đã chon đề tài “ thực trạng quản lý hồ sơ
hưởng BHXH tại cơ quan bảo hiểm huyện Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên giai
đoạn 2013 – 2015” làm đề tài tiểu luận môn Quản lý hồ sơ của mình.
2. Mục đích nghiên cứu.
Mục đích nghiên cứu của đề tài này là làm rõ hơn vai trò quản lý hồ sơ

hưởng BHXH tại cấp huyện, đánh giá công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH giai
đoạn 2013- 2015 để từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác
quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại BHXH huyệnMỹ Hào, tỉnh Hưng Yên.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu về các vấn đề quản lý hồ sơ hưởng
BHXH giữa cơ quan BHXH huyện Mỹ Hào tỉnh Hưng Yên và đối tượng hưởng
BHXH.
Đối tượng nghiên cứu: công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại huyện Mỹ
4


Hào tỉnh Hưng Yên.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Sử dụng phương pháp phân tích để đánh giá công tác quản lý hồ sơ
hưởng BHXH tại cơ quan BHXH huyện Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên và đưa ra một
số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hơn.
5. Nội dung nghiên cứu.
Ngoài lời mở đầu và kết luận, bố cục bài tiểu luận của em gồm 3 chương:
Chương I: Khái quát chung về công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH.
Chương II: Thực trạng quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại cơ quan BHCH
huyện Mỹ Hào tỉnh Hưng Yên giai đoạn 2013 – 2015.
Chương III: Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm hoàn thiện công tác
quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại cơ quan BHXH huyện Mỹ Hào tỉnh Hưng Yên.
Để hoàn thành bài tiểu luận này, ngoài những kiến thức được học trên lớp
em còn nhận được sự chỉ bảo, hướn dẫn nhiệt tình của cô giáo Trịnh Khánh Chi
và các thầy cô trong khoa Bảo hiểm trường Đại học Lao động – Xã hội.
Do kiến thức bản thân còn hạn chế, nguồn tài liệu tham khảo chưa phong
phú nên em không tránh khỏi những sai sót. Kính mong thầu cô góp ý để bài
tiểu luận của em hoàn thiện hơn.
Em xin trân trọng cảm ơn !

5


CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ
HƯỞNG BHXH

-

-

-

-

1.1. Một số khái niệm cơ bản
BHXH là sự bảo đảm bù đắp một phần hoặc thay thế thu nhập của người lao
động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,
bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết…trên cơ sở đóng góp quỹ BHXH
do Nhà nước tổ chức thực hiện và sử dụng quỹ đó nhằm đảm bảo ổn định đời
sống cho người lao động và an toàn xã hội.
Hồ sơ là mọi tập tài liệu, giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn
đề hay một người, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, của tổ chức
xã hội hay các nhân.
Hồ sơ BHXH là những văn bản, tài liệu, các xác nhận kê khai liên quân đến quá
trình làm việc có đóng BHXH của NLĐ để làm căn cứ thực hiện chế độ BHXH
đối với NLĐ theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ BHXH được lập theo đúng trình tự, thủ tục và đủ căn cứ pháp lý
theo quy định cụ thế với từng loại chế độ BHXH. Hồ sơ BHXH bao gồm hồ sơ
tham gia BHXH và hồ sơ hưởng BHXH.

Hồ sơ hưởng BHXH là tổng hợp quá trình và mức độ tham gia BHXH của NLĐ,
sự đóng góp của NSDLĐ trên cơ sở tài liệu gốc như lý lịch, hợp đồng lao động,
hợp đồng làm việc, sổ BHXH.... để cơ quan chức năng làm căn cứ lập và xác
định các quyền lợi, chế độ BHXH đối với NLĐ.
1.2. Tính đặc thù của hồ sơ hưởng
Như chúng ta đều biết,hồ sơ BHXH chia làm 2 loại chính,đó là hồ sơ
tham gia BHXH và hồ sơ hưởng các chế độ BHXH.Trong đó,ngoài những đặc
tính chung của hồ sơ tài liệu lưu trữ, hồ sơ hưởng BHXH có những tính chất rất
riêng biệt,cụ thể nó có những đặc thù riêng như sau:
- Hồ sơ hưởng BHXH hình thành khi có phát sinh đối tượng hưởng
BHXH.
- Hồ sơ hưởng BHXH khi được cơ quan có thẩm quyền xác lập thì đó là
cơ sở pháp lý để thực hiện chế độ BHXH.
1.3.Cách phân loại hồ sơ hưởng
- Phân loại theo thời gian thì hồ sơ hưởng BHXH chia thành 2 loại hồ sơ:
6


•

Hồ sơ hưởng các chế độ thường xuyên (hàng tháng) và Hồ sơ hưởng các chế độ
một lần.
+ Hồ sơ hưởng chế độ BHXH thường xuyên (hàng tháng) là hồ sơ của đối
tượng hàng tháng được lĩnh lương hưu hoặc trợ cấp BHXH. Mức lương hưu
hoặc trợ cấp hàng tháng của NLĐ được pháp luật quy định theo mức độ tham
gia BHXH của người đó.
Hồ sơ hưởng BHXH thường xuyên có các loại sau: hưu trí, mất sức lao
động, TNLĐ, tử tuất, trợ cấp cho cán bộ xã, phường.
+ Hồ sơ hưởng chế độ một lần là hồ sơ của đối tượng chỉ được lĩnh trợ cấp
một lần, mức trợ cấp do pháp luật quy định gồm hồ sơ hưởng các chế độ ngắn

hạn: ốm đau,thai sản, trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe.
1.4. Vai trò và yêu cầu của quản lý hồ sơ
Vai trò của quản lý hồ sơ.
Trước hết hồ sơ hưởng BHXH là cơ sở pháp lý để thực hiện các chế độ
BHXH.
- Hồ sơ BHXH là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp về BHXH (khiếu
nại, tố cáo).
- Không thể không nhắc đến vai trò của hồ sơ BHXH là cơ sở quan trọng
để điều chỉnh trợ cấp BHXH, lương hưu cho các đối tượng đang hưởng BHXH
giữa các thời kỳ.
* Yêu cầu của quản lý hồ sơ.
+ Đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện
+ Được lập đúng trình tự, thủ tục, đúng thẩm quyền
+ Hồ sơ hưởng BHXH do NLĐ và NSDLĐ lập theo quy định của Luật
BHXH đối với từng chế độ hưởng, gửi cho cơ quan BHXH nơi quản lýđơn vị
SDLĐ tham gia. Cơ quan có trách nhiệm nhận hồ sơ do đơn vị SDLĐ gửi đến
đồng thời các mẫu biểu hồ sơ và ghi chép thực hiện theo quy định hướng dẫn
của tổ chức BHXH
+ Hồ sơ giải quyết BHXH phải đủ về số lượng, đúng về nội dung, quy
cách, chủng loại, được quy định cụ thể cho từng loại chế độ BHXH
+Đủ căn cứ pháp lý theo quy định của từng loại chế độ BHXH.Hồ sơ
hưởng BHXH là căn cứ để giải quyết chế độ hưởng cho NLĐ, đòi hỏi hô sơ
hưởng phải hợp lệ hợp pháp. Đảm bảo tính trung thực khách quan…
+NLĐ, NSDLĐ, các tổ chức liên quan đến việc lập hồ sơ phải ghi đầy đủ,
7


chính xác, chịu trách nhiệ trước pháp luật về các nội dung kê khai.
1.5. Hồ sơ hưởng BHXH
* Hồ sơ hưởng chế độ ốm đau:

- Bản chính hoặc bản sao giấy ra viện đối với người lao động hoặc con của
người lao động điều trị nội trú. Trường hợp người lao động hoặc con của người
lao động điều trị ngoại trú phải có giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã
hội.
- Trường hợp người lao động hoặc con của người lao động khám bệnh,
chữa bệnh ở nước ngoài thì hồ sơ quy định được thay bằng bản dịch tiếng Việt
của giấy khám bệnh, chữa bệnh do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh ở nước ngoài
cấp.
- Danh sách người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau do người sử
dụng lao động lập.
* Hồ sơ hưởng chế độ thai sản
- Hồ sơ hưởng chế độ thai sản đối với lao động nữ sinh con bao gồm:
a) Bản sao giấy khai sinh hoặc bản sao giấy chứng sinh của con;
b) Bản sao giấy chứng tử của con trong trường hợp con chết, bản sao giấy
chứng tử của mẹ trong trường hợp sau khi sinh con mà mẹ chết;
c) Giấy xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền về tình
trạng người mẹ sau khi sinh con mà không còn đủ sức khỏe để chăm sóc con;
d) Trích sao hồ sơ bệnh án hoặc giấy ra viện của người mẹ trong trường
hợp con chết sau khi sinh mà chưa được cấp giấy chứng sinh;
đ) Giấy xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền về việc
lao động nữ phải nghỉ việc để dưỡng thai đối với trường hợp quy định tại khoản
3 Điều 31 của Luật BHXH

8


- Trường hợp lao động nữ đi khám thai, sẩy thai, nạo, hút thai, thai chết
lưu hoặc phá thai bệnh lý, người lao động thực hiện biện pháp tránh thai theo
quy định tại khoản 1 Điều 37 của Luật BHXH phải có giấy chứng nhận nghỉ
việc hưởng bảo hiểm xã hội đối với trường hợp điều trị ngoại trú, bản chính

hoặc bản sao giấy ra viện đối với trường hợp điều trị nội trú.
- Trường hợp người lao động nhận nuôi con nuôi dưới 06 tháng tuổi
phải có giấy chứng nhận nuôi con nuôi.
- Trường hợp lao động nam nghỉ việc khi vợ sinh con phải có bản sao giấy
chứng sinh hoặc bản sao giấy khai sinh của con và giấy xác nhận của cơ sở y tế
đối với trường hợp sinh con phải phẫu thuật, sinh con dưới 32 tuần tuổi.
- Danh sách người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản do người sử
dụng lao động lập.
* Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động.
- Sổ bảo hiểm xã hội.
- Biên bản điều tra tai nạn lao động, trường hợp bị tai nạn giao thông
được xác định là tai nạn lao động thì phải có thêm biên bản tai nạn giao thông
hoặc biên bản khám nghiệm hiện trường và sơ đồ hiện trường vụ tai nạn giao
thông.
- Giấy ra viện sau khi đã điều trị tai nạn lao động.
- Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng
giám định y khoa.
- Văn bản đề nghị giải quyết chế độ tai nạn lao động.
* Hồ sơ hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp.
- Sổ bảo hiểm xã hội.
- Biên bản đo đạc môi trường có yếu tố độc hại, trường hợp biên bản xác
9


định cho nhiều người thì hồ sơ của mỗi người lao động có bản trích sao.
- Giấy ra viện sau khi điều trị bệnh nghề nghiệp, trường hợp không điều
trị tại bệnh viện thì phải có giấy khám bệnh nghề nghiệp.
- Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng
giám định y khoa.
- Văn bản đề nghị giải quyết chế độ bệnh nghề nghiệp.

* Hồ sơ hưởng lương hưu
- Hồ sơ hưởng lương hưu đối với người lao động đang tham gia bảo hiểm
xã hội bắt buộc bao gồm:
a) Sổ bảo hiểm xã hội;
b) Quyết định nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí hoặc văn bản chấm dứt hợp
đồng lao động hưởng chế độ hưu trí;
c) Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng
giám định y khoa đối với người nghỉ hưu theo quy định của Luật BHXH hoặc
giấy chứng nhận bị nhiễm HIV/AIDS do tai nạn rủi ro nghề nghiệp.
- Hồ sơ hưởng lương hưu đối với người lao động đang tham gia bảo hiểm
xã hội tự nguyện, người bảo lưu thời gian tham gia bảo hiểm xã hội gồm cả
người đang chấp hành hình phạt tù bao gồm:
a) Sổ bảo hiểm xã hội;
b) Đơn đề nghị hưởng lương hưu;
c) Giấy ủy quyền làm thủ tục giải quyết chế độ hưu trí và nhận lương hưu
đối với người đang chấp hành hình phạt tù;
d) Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc trở về nước định
cư hợp pháp đối vớitrường hợp xuất cảnh trái phép;
10


đ) Quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án hủy bỏ quyết định tuyên
bố mất tích đối với trường hợp người mất tích trở về.
- Trích sao hồ sơ bệnh án trong trường hợp quy định tại Luật BHXH.
* Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất
- Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất đối với người đang đóng bảo hiểm xã hội và
người bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội bao gồm:
a) Sổ bảo hiểm xã hội;
b) Bản sao giấy chứng tử hoặc giấy báo tử hoặc bản sao quyết định tuyên
bố là đã chết của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật;

c) Tờ khai của thân nhân và biên bản họp của các thân nhân đối với trường
hợp đủ điều kiện hưởng hằng tháng nhưng chọn hưởng trợ cấp tuất một lần;
d) Biên bản điều tra tai nạn lao động, trường hợp bị tai nạn giao thông
được xác định là tai nạn lao động thì phải có thêm biên bản tai nạn giao thông
hoặc biên bản khám nghiệm hiện trường và sơ đồ hiện trường vụ tai nạn giao
thông; bản sao bệnh án điều trị bệnh nghề nghiệp đối với trường hợp chết do
bệnh nghề nghiệp;
đ) Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động đối với thân nhân
bị suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên.
- Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất của người đang hưởng hoặc người đang tạm
dừng hưởng lương hưu, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hằng tháng
bao gồm:
a) Bản sao giấy chứng tử hoặc giấy báo tử hoặc quyết định tuyên bố là đã
chết của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật;
b) Tờ khai của thân nhân và biên bản họp của các thân nhân đối với trường
hợp đủ điều kiện hưởng hằng tháng nhưng chọn hưởng trợ cấp tuất một lần;

11


c) Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động đối với thân nhân
bị suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên.
1.6. Quy trình giải quyết hồ sơ hưởng BHXH.
* Lập hồ sơ hưởng BHXH.
Hồ sơ hưởng BHXH do người lao động và người sử dụng lao động lập
theo quy định tại luật BHXH đối với từng chế độ hưởng BHXH gửi cho cơ quan
BHXH nơi đơn vị sử dụng lao động tham gia BHXH, cơ quan BHXH có trách
nhiệm tiếp nhận hồ sơ hưởng BHXH do đơn vị SDLĐ gửi đến.
Mẫu biểu hồ sơ và ghi chép thực hiện theo quy định hướng dẫn của tố
chức BHXH.

•

Thẩm định và xét duyệt hồ sơ.
Việc thẩm định và xét duyệt hồ sơ hưởng BHXH do cơ quan BHXH chịu
trách nhiệm thực hiện.
Nội dung thẩm định xét duyệt là việc xem xét tính đầy đủ về thủ tục hồ sơ
tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ. Tính hợp pháp của hồ sơ thể hiện sự đúng đắn
về các chế độ BHXH của người lao động theo quy định của pháp luật.

•

Giải quyết chế độ BHXH cho NLĐ.
Việc giải quyết các chế độ BHXH cho NLĐ do cơ quan BHXH có trách
nhiệm thực hiện trên cơ sở hồ sơ hợp lệ đã được thẩm định, xét duyệt và các
chế độ BHXH quy định tại Luật BHXH và các văn bản quy phạm pháp luật của
cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hướng dẫn thi hành.
Nội dung công việc giải quyết chủ yếu các khâu giải quyết chế độ BHXH
cho người lao động bao gồm định mức hưởng BHXH, ra quyết định cho người lao
động hưởng chế độ BHXH và các tổ chức việc chi trả chế độ cho người lao động.

•

Bảo quản và lưu trữ hồ sơ hưởng.
12


Lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH: là việc bảo quản, giữ gìn và quản lý hồ sơ
theo một quy dịnh, đảm bảo tính khoa học để thuận tiện cho khai thác khi cần
thiết và đảm bảo cho hồ sơ không bị hỏng trong thời gian dài. Công việc này do
cơ quan BHXH chịu trách nhiệm thực hiện.

Mục đích của lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH là căn cứ chính thức để giải
quyết chế độ khi có thay đổi hoặc điều chỉnh về chính sách, và là căn cứ duy
nhất khi thực hiện giải quyết các khiếu nại tố cáo về hưởng BHXH.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH
TẠI
HUYỆN MỸ HÀO TỈNH HƯNG YÊN GIAI ĐOẠN 2013- 2015.

A. Giới thiệu chung về huyện Mỹ Hào tỉnh Hưng Yên.
2.1.1. khái quát chung về huyện Mỹ Hào tỉnh Hưng Yên.
Huyện Mỹ Hào là một huyện đồng bằng Bắc Bộ, phía bắc giáp huyện Văn
Lâm, phía tây giáp huyện Yên Mỹ, phía nam giáp huyện Ân Thi, đều của tỉnh
Hưng Yên. Phía đông giáp các huyện của tỉnh Hải Dương là: Cẩm Giàng (ở phía
đông bắc) và huyện Bình Giang (ở phía đông nam). Sông Kẻ Sặt nằm trên ranh
giới của huyện với huyện Bình Giang tỉnh Hải Dương. Ngoài ra trên địa bàn
huyện còn có các sông Bần, sông Bắc Hưng Hải, sông Cẩm Xá chảy qua.
Diện tích tự nhiên của huyện Mỹ Hào là 79,1 km².
2.1.2. Giới thiệu về BHXH huyện Mỹ Hào tỉnh Hưng Yên.
BHXH huyện Mỹ Hào là tiền thân của BHXH huyện Mỹ Văn được thành
lập tháng 10/1995. Căn cứ theo quyết định số 1995/ 2000/QĐ – TCCB của Tổng
giám đốc BHXH Việt Nam., từ tháng 01/2000 BHXH huyện Mỹ Văn chia tách
thành BHXH huyện Mỹ Hào và BHXH huyện Yên Mỹ.
Hiện nay BHXH huyện gồm 13 cán bộ công chức, trong đó 11 người có
trình độ đại học và 2 người có trình độ cao đẳng, 12 đảng viên. Đội ngũ cán bộ
công chức, viên chức luôn phát huy truyền thống đoàn kết thống nhất giúp đỡ
13


nhau cùng tiến bộ luôn chủ động sáng tạo trong công việc và tâm huyết với
ngành có phẩm chất đạo đức trong sáng, có tác phong làm việc và thái độ phục
vụ đối tượng đúng mực, đã góp phần có hiệu quả vào thực hiện nhiệm vụ chính

trị của ngành.
Liên tục trong mười năm qua, BHXH huyện luôn hoàn thành vượt mức
chỉ tiêu kế hoạch mà ngành BHXH và UBND tỉnh giao, năm sau cao hơn năm
trước đảm bảo ổn định và phát triển bền vững. Với những thành tích nêu trên
BHXH huyện Mỹ Hào đã liên tục được TGĐ BHXH Việt Nam, chủ tịch UBND
huyện Mỹ Hào trao tặng bằng khen...
2.1.3. chức năng nhiệm vụ của BHXH huyện Mỹ Hào.
Theo quy định tại quyết định số 1620/2002/QĐ – BHXH – TCCB ngày
17/12/2002 của TGĐ BHXH Việt Nam thì BHXH các huyện nói chung và
BHXH Mỹ Hào nói riêng có chức năng và nhiệm vụ:
-

Về chức năng, BHXH huyện Mỹ Hào là cơ quan cơ quan trực thuộc BHXH tỉnh
Hưng yên nằm trong hệ thống tổ chức BHXH Việt Nam có chức năng giúp
Giám đốc BHXH tỉnh tổ chức thực hiện chế độ chính sách BHXH, BHYT trên
địa bàn huyện, chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc BHXH tỉnh và chịu sự
quản lý hành chính trên địa bàn lãnh thổ của UBND huyện Mỹ Hào.

-

Về nhiệm vụ, BHXH huyện Mỹ Hào có những nhiệm vụ sau:
+ xây dựng chương trình, kế hoạch năm trình giám đốc BHXH tỉnh phê
duyệt tổ chức và thực hiện.
+ Hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động lập danh sách tham gia BHXH, đôn
đốc theo dõi việc thu nộp BHXH, BHYT cúa các đơn vị trên địa bàn huyện hoặc
trực thu BHXH theo phân cấp của BHXH tỉnh và BHXH Việt Nam.
+ tiếp nhận hồ sơ, danh sách, kinh phí, giải quyết các chế độ BHXH,
BHYT, tổ chức chi trả cho các đối tượng hưởng các chế độ BHXH do BHXH
tỉnh chuyển đến theo phân cấp. Theo dõi việc thay đổi địa chỉ, danh sách tăng
giảm đối tượng hưởng chế độ trong quá trình chi trả.

14


+ Tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo về chế độ chính sách BHXH để giải
quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo với BHXH tỉnh để xem xét giải quyết.
+ Tổ chức cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho các đối tượng tham gia theo phân
cấp.
+ Tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch cải cách theo chỉ đạo của
BHXH tỉnh tiếp nhận và trả kết quả giải quyết theo cơ chế một cửa.
+ Tổ chức ký hợp đồng trách nhiệm và quản lý mạng lưới đại lý chi trả
BHXH ở cấp xã, cấp thị trấn.
2.1.4. Hệ thống tổ chức bộ máy hoạt động của BHXH huyện Mỹ Hào.
Cùng với sự phát triển kinh tế xã hội nhanh chóng của BHXH huyện Mỹ
Hào, BHXH huyện Mỹ Hào cũng như các cơ quan HCSN khác đã tiến hành
củng cố bộ máy hoạt động của mình sao cho đảm bảo đủ năng lực thực hiện
nhiệm vụ giao phó. Toàn đơn vị có 13 đồng chí được giao giữ những trọng trách
quan trọng khác nhau. Mỗi cán bộ chuyên trách đảm nhiệm mỗi nhiệm vụ như:
chuyên thực hiện công tác thu giải quyết chế độ, tiếp nhận hồ sơ... cơ quan
BHXH huyện Mỹ Hào có 11 cán bộ trình độ đại học( chiếm 84,6%), 2 cán bộ
trình độ cao đẳng, chiếm 15, 4% cụ thể cơ cấu bộ máy tổ chức BHXH huyện Mỹ
Hào như sau:
-

Giám đốc là người đứng đầu cơ quan BHXH huyện phụ trách công tác tổ chức,
chế độ BHXH , kế toán giám định BHYT, công tác kiểm tra thi đua khen
thưởng bộ phận sổ thẻ.

-

Phó giám đốc: phụ trách công tác thu, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tiếp dân.

Khi Giám đốc đi vắng thay mặt giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động cơ quan.

-

Bộ phận thu gồm 3 cán bộ, có nhiệm vụ hướng dẫn các đơn vị sử dụng lao động
tham gia BHXH, đôn đốc việc nộp BHXH trên địa bàn theo phân cấp của
BHXH tỉnh, lập kế hoạch thu BHXH hàng quý, hàng năm, báo cáo kết quả thu
BHXH về tỉnh theo quy định.

15


-

Bộ phận kế hoạch tài chính gồm 1 cán bộ có nhiệm vụ theo dõi và quản lý hoạt
động tài chính của đơn vị, tổ chức hạch toán, kế toán, hàng tháng tiếp nhận kinh
phí và tổ chức chi trả cho đối tượng hưởng các chế độ BHXH, BHYT trên địa
bàn huyện.

-

Bộ phận chế độ chính sách gồm 1 cán bộ, phụ trách chế độ BHXH chuyên quản
lý chế độ ngắn hạn BHXH đối tượng hưởng mất sức lao động , BHTN, thủ quỹ,
công tac tuyên truyền.

-

Bộ phận giám định y tế gốm 2 cán bộ có nhiệm vụ trực tiếp giám định BHYT tại
trung tâm y tế huyện Mỹ Hào.

-

Bộ phận sổ thẻ gồm 2 cán bộ phụ trách sổ BHXH và thẻ BHYT. Tổng hợp báo
cáo tình hình cấp và quản lý sổ BHXH thẻ BHYT trên địa bàn theo đúng quy
định.

-

Bộ phận giao dịch một cửa giải quyết vấn đề hồ sơ gồm 2 cán bộ tổ chức tiếp
nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết, tư vẫn chính sách BHXH, lưu trữ và bảo
quản hồ sơ.
2.1.5. Chức năng của phòng quản lý hồ sơ.
Phòng quản lý hồ sơ BHXH có chức năng giúp Giám đốc Bảo hiểm xã
hội tỉnh tổ chức thực hiện công tác cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm
thất nghiệp, thẻ bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.
2.1.6. Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng quản lý hồ sơ.
-Tổ chức xét duyệt hồ sơ cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế; tổ
chức cấp và quản lý việc sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế; quản lý,
hướng dẫn, kiểm tra Bảo hiểm xã hồi huyện và tổ chức, cá nhân tham gia bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong việc cấp, sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo
hiểm y tế, tờ khai, danh sách người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Đối chiếu tờ khai, danh sách đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế
đã thẩm định với sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế trước khi trình Giám đốc
ký duyệt cấp sổ bảo hiểm xã hội, thê bảo hiểm y tế, đóng số sổ; in thê bảo hiểm
y tế;
- Chủ trì, phối hợp với phòng Thu thực hiện kiểm tra đối chiếu, xác nhận
16


vào sổ bảo hiểm xã hội; hướng dẫn, kiểm tra Bảo hiểm xã hội huyện, thị, thành

và các tổ chức, cá nhân thực hiện các nghiệp vụ liên quan cấp, quản lý sổ, thẻ;
theo dõi tăng, giảm sổ, thẻ;
- Thực hiện chương trình cải cách hành chính của ngành; tổng hợp, thống
kê, báo cáo theo quy định; tham gia thông tin, tuyên truyền chế độ, chính sách
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp
vụ; quản lý, sử dụng công chức, viên chức và tài sản của phòng.
B. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại huyện Mỹ Hào tỉnh
Hưng Yên giai đoạn 2013 – 2015.
2.2.1. Chế độ ốm đau.
Trong 3 năm qua BHXH huyện Mỹ Hào đã thực hiện tốt công tác quản lý
và giải quyết các chế độ cho người lao động. Kết quả thực hiện được thể hiện
qua bảng sau:
Bảng 1: Tình hình quản lý hồ sơ hưởng chế độ ốm đau tại huyện Mỹ Hào
giai đoạn 2013 – 2015.
Đơn vị: Hồ sơ
Năm
2013
2014
2015

-

-

Hồ sơ đăng ký
hưởng

Hồ sơ được
giải quyết

2985
3305
3942

2915
3252
3895

Hồ sơ tồn
đọng

Tỷ lệ được
giải quyết

70
97,7%
53
98,8%
47
98,8%
(BHXH huyện Mỹ Hào)
Nhìn vào bảng trên ta thấy số hồ sơ hưởng BHXH trong chế độ ốm đau tại
huyện Mỹ Hào tỉnh Hưng Yên giai đoạn 2013 – 2015 có sự biến động qua các
năm:
Hồ sơ đăng ký hưởng BHXH chế độ ốm đau năm 2014 so với năm 2013 tăng
320 bộ hồ sơ tương ứng là 10,72%, năm 2015 so với 2013 tăng 957 bộ hồ sơ
tương ứng với 32%, so với năm 2014 tăng 637 bộ hồ sơ tương ứng là 19,27%.
Số hồ sơ được giải quyết qua các năm cũng có sự biến động: năm 2013 là 2915
bộ , năm 2014 là 3252 bộ tăng 337 bộ tương ứng là 11,56% , năm 2015 tăng
643 bộ so với năm 2014 tương ứng là 19,77%. Từ đó có thể thấy tỷ lệ số hồ sơ

được giải quyết qua các năm cao ( >97%) , nguyên nhân là do số hồ sơ xét
hưởng cao, số hồ sơ được giải quyết cũng cao.
17


Bên cạnh số hồ sơ đã được giải quyết thì số hồ sơ còn đọng cũng giảm dần
qua các năm: ta thấy số bộ tồn đọng qua các năm chỉ còn vài chục bộ, năm 2013
số hồ sơ tồn đọng là 70 bộ, năm 2014 là 53 bộ và năm 2015 là 47 bộ. Nguyên
nhân dẫn đến số hồ sơ đăng ký hưởng BHXH chế độ ốm đau ngày càng tăng là
do tỉ lệ số người bị mắc bệnh là rất cao,vì sự an toàn,đảm bảo vệ sinh cho người
dân không được quán triệt,rất dễ gây ra các căn bệnh nguy hiểm.Để khắc phục
được điều này,các thanh tra có trách nhiệm phải quán triệt những trường hợp bị
ngộ độc hay liên quan đến vệ sinh an toàn thực phẩm tại các DN,văn phòng,tổ
chức.Bên cạnh đó người dân cũng phải có ý thức được vấn đề sức khỏe là quan
trọng,để từ đó đảm bảo vệ sinh trong sinh hoạt hằng ngày.
2.2.2. Chế độ thai sản.
Bảng 2: Tình hình quản lý hồ sơ hưởng chế độ thai sản của BHXH huyện
Mỹ Hào giai đoạn 2013 – 2015
Năm
2013
2014
2015

-

-

hồ sơ đăng
ký hưởng

Hồ sơ được
giải quyết

307
345
384

307
345
384

Hồ sơ tồn
đọng

Tỷ lệ được
giả quyết

0
100%
0
100%
0
100%
( BHXH huyện Mỹ Hào)
Nhìn vào bảng trên ta thấy số hồ sơ hưởng BHXH chế độ thai sản huyện
Mỹ Hào giai đoạn 2013- 2015 có biến động như sau:
Hồ sơ đăng ký hưởng BHXH chế độ thai sản năm 2014 tăng 38 bộ so với năm
2013 tương ứng là 12,37%, năm 2015 tăng 39 bộ hồ sơ so với năm 2014 tương
ứng là 11,3% . có sự gia tăng đó là do Phụ nữ tham gia BHXH ở thời điểm này
là khá lớn,có nhiều DN có số lượng nữ tham gia BHXH nhiều hơn số lượng

nam.Thai sản là chế độ mà bất kỳ người phụ nữ nào cũng được hưởng,vì sinh
con là trách nhiệm của những người làm cha mẹ.Trong thời đại hiện nay,do Nhà
nước có đề nghị sinh hai con là đủ,với việc chấp hành quy định đó cũng như đời
sống nhân dân hoàn thiện hơn dẫn tới ý thức được việc sinh ít con là hợp lý,nên
số người hưởng chế độ thai sản này cũng không nhiều và tăng nhẹ qua các
năm,không dê dịch đi là mấy.
Số hồ sơ được giải quyết là tuyệt đối so với số hồ sơ đăng ký hưởng BHXH chế
độ thai sản hay nói cách khác là tỷ lệ giải quyết hồ sơ là 100%. Cho thấy công
tác giải quyết hồ sơ hưởng chế độ thai sản của BHXH huyện Mỹ Hào nhanh
18


chóng, kịp thời, giải quyết như vậy sẽ đảm bảo phần nào đời sống cho NLĐ.
2.2.3. Chế độ TNLĐ – BNN.
Bảng 3: Tình hình quản lý hồ sơ hưởng chế độ TNLĐ – BNN của BHXH
huyện Mỹ Hào giai đoạn 2013 – 2015.
Đơn vị: Hồ sơ
Năm
2013
2014
2015

-

-

Hồ sơ đăng
ký hưởng

Hồ sơ giải

quyết hưởng

205
217
198

200
211
194

Hồ sơ tồn
đọng

Tỷ lệ giải
quyết(%)

5
97,5
6
97,2
4
98
( BHXH huyện Mỹ Hào)

Nhìn vào bảng trên ta thấy:
Số hồ sơ đăng ký hưởng chế độ TNLĐ – BNN có biến động qua các năm. Năm
2013 số hồ sơ đăng ký hưởng là 205 bộ, năm 2014 là 217 bộ tăng 12 bộ tương
ứng 5,85% so với năm 2013. Năm 2015 là 198 bộ hồ sơ giảm hẳn so với 2013
và năm 2014, giảm 7 bộ so với năm 2013 tương ứng là 3,4%, giảm 19 bộ so với
năm 2014 tương ứng 8,8% .

Số hồ sơ được giải quyết cũng tăng dần qua các năm so với số hồ sơ đăng ký
hưởng . Năm 2013 là 200 bộ, năm 2014 là 211 bộ và 2015 là 194 bộ.
Tỷ lệ giải quyết hồ sơ đăng ký hưởng TNLĐ – BNN cũng luôn ở mức
cao( >97%) cho thấy việc giải quyết chế độ của BHXH huyện Mỹ Hào luôn
nhanh chóng đảm bảo quyền lợi cho người tham gia BHXH.
Như vậy trong 3 năm qua có sự tăng giảm số hồ sơ đăng ký
hưởng TNLĐ – BNN tại BHXH huyện Mỹ Hào là do huyện Mỹ Hào là nơi tập
trung rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong cả nước, năm 2014 lượng hồ sơ đăng
ký hưởng TNLĐ – BNN cao nhất là do sự xuất hiện của nhiều doanh nghiệp mới
trong quá trình làm việc bảo hộ an toàn nơi làm việc chưa được bảo đảm nên
còn xảy ra nhiều sự cố TNLĐ. Đến năm 2015 các doanh nghiệp đã có sự chuẩn
bị bảo hộ an toàn lao động tốt hơn nên số hồ sơ đăng ký hưởng chế độ TNLĐ –
BNN đã giảm đáng kể. Điều đó cho thấy an toàn khi làm việc đã được chú trọng
hơn rất nhiều.
2.2.4. Chế độ hưu trí .
Bảng 4: Tình hình quản lý hồ sơ hưởng chế độ hưu trí tại BHXH huyện Mỹ
Hào giai đoạn 2013 – 2015.
19


Đơn vị: hồ sơ

-

-

Năm

Hồ sơ đăng ký
hưởng

2013
2014
2015

1259
1414
1539

Hồ sơ được
giải quyết

Hồ sơ tồn
đọng

Tỷ lệ được
giải quyết( %)

1236
23
98
1385
29
97,8
1512
27
98,2
( nguồn BHXH huyện Mỹ Hào)

Từ bảng số liệu trên ta thấy:

Số hồ sơ đăng ký hưởng chế độ hưu trí tăng dần qua các năm. Năm 2013 là 1259
hồ sơ năm 2014 là 1414 hồ sơ tăng 155 bộ tương ứng là 12,31% so với năm
2013. Năm 2015 tăng 125 bộ hồ sơ tương ứng 8,84% so với năm 2014.
Tỷ lệ giải quyết hồ sơ cao và không có nhiều biến động qua các năm nên hồ sơ
giải quyết tăng đều qua các năm.
Hồ sơ tồn đọng vẫn còn nhưng với số lượng không đáng kể chỉ còn vài chục bộ
tồn đọng.
Tốc độ tăng nhanh số người hưởng chế độ hưu trí do nhiều lý do trong đó
quan trọng nhất là do Nhà nước ban hành chính sách về tinh giảm biên chế sắp
xếp lại DNNN,khuyến khích người lao động nghỉ hưu bằng cách nới lỏng 1 số
quy định chẳng hạn như giảm tuổi nghỉ hưu của một số đối tượng trong các
trường hợp(nam nghỉ trước tuổi 60,nữ nghỉ trước 55 tuổi không bị trừ tỷ lệ
hưởng)cách tính thời gian để giải quyết chế độ được mở rộng hơn:đối tượng có
thời gian đóng BHXH từ 3 tháng đến 6 tháng được tính là nửa năm,từ trên 6
tháng được tính tròn là 1 năm,nên có nhiều đối tượng trước đây không đủ năm
nhưng theo cách tính mới thì được đủ năm công tác.
2.2.5. Chế độ tử tuất.
Bảng 5: Tình hình quản lý hồ sơ hưởng chế độ tuất của BHXH huyện Mỹ
Hào giai đoạn 2013 – 2015.
Đơn vị: Hồ sơ.
Năm
2013
2014
2015
20

Hồ sơ đăng
ký hưởng
511
589

625

Hồ sơ được
giải quyết

Hồ sơ tồn
đọng

483
28
564
25
604
21
( BHXH huyện Mỹ Hào)

Tỷ lệ được
giải quyết(%)
94,5
97,8
96,6


-

Từ bảng số liệu trên ta thấy số hồ sơ đăng ký hưởng chế độ tử tuất tăng
dần qua các năm. Cụ thể: năm 2014 tăng 78 bộ tương ứng với 15,26% so với
năm 2013, năm 2015 tăng 38 bộ so với năm 2014 tương ứng là 6,11%.
Tỷ lệ giải quyết hồ sơ hưởng cũng ở mức cao. Đây là một trong những chế độ
dài hạn nên BHXH huyện Mỹ Hào cần giải quyết nhanh chong, đúng và đủ để

đảm bảo quyền lợi cho người tham gia.
2.3. Đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH tại cơ quan
BHXH huyện Mỹ Hào tỉnh Hưng Yên.
2.3.1. Những thành tựu đạt được.
- Trong 3 năm trở lại đây BHXH huyện Mỹ Hào luôn hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao. Công tác tuyên truyền và phổ biến những văn bản quy
phạm bắt buộc để người tham gia hiểu hơn về các chính sách BHXH nói chung
về quy trình giải quyết hưởng BHXH nói riêng.
- Cán bộ BHXH huyện Mỹ Hào được trau dồi phẩm chất, nâng cao trình
độ chuyên môn, nghiệp vụ, ý thức, trách nhiệm, tinh thần vì người tham gia và
người thụ hưởng mà phục vụ. Cán bộ BHXH cũng dành phần lớn thời gian để
đến từng đơn vị được giao để tuyên truyền giải thích những vướng mắc kịp thời
cho người tham gia hiểu hơn hơn về chính sách BHXH.
- Cơ quan BHXH huyện Mỹ Hào đã từng bước thực hiện cải cách thủ tuc
hành chính trong công tác quản lý và giải quyết chế độ chính sách BHXH cho
NLĐ thông qua việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ và “ cơ
chế một cửa liên thông” đem lại hiệu quả tích cực. Hồ sơ , thủ tục, các giấy tờ
liên quan đến việc tham gia và hưởng chế độ đã từng bước đơn giản hóa, các
quy định, các quy trình nghiệp vụ ngày càng phù hợp với thực tiễn, dễ hiểu., dễ
thực hiện hơn. Các thủ tục người sử dụng lao động và người lao động phải làm
ngày càng giảm. Thời gian giải quyết ngày càng rút ngắn hơn, khiếu nại, kêu ca
về những sai sót, phiền hà, chậm giải quyets chế độ chính sách cho NLĐ đã
giảm bớt đáng kể...
- BHXH còn thường xuyên phối hợp với các cơ sở ban ngành có liên quan
tổ chức các đoàn kiểm tra liên ngành để kiểm tra về an toàn lao động và thực
hiện các chính sách xã hội cho NLĐ trong các doanh nghiệp với mục tiêu an
toàn lao động là trên hết để giảm thiểu hơn về TNLĐ trong quá trình làm việc.
2.3.2. Những hạn chế còn tồn tại.
Bên cạnh những thành tựu đạt được , BHXH huyện Mỹ Hào vẫn còn nững
21

-

-

-

-

-

mặt hạn chế tồn tại trong công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH là:
việc thực hiện cơ chế “một cửa” nếu không gắn với việc đơn giản hóa quy trình
thực hiện, những yêu cầu, điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính trong giải
quyết chế độ, chính sách BHXH, BHYT, BHTN cho người tham gia và thụ
hưởng thì cơ chế “một cửa” cũng chỉ là “bình mới- rượu cũ” mà thôi. Từ khâu
tiếp nhận hồ sơ đến khâu giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, sự phối hợp giữa
các bộ phận trong việc cập nhật thẩm định hồ sơ vẫn còn nhiều khó khăn, vướng
mắc; trong khi đó nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Bảo hiểm Xã hội Việt
Nam thường xuyên thay đổi; các phần mềm quản lý của ngành chưa được hoàn
thiện nên hoạt động của bộ phận “một cửa” chưa phát huy hết hiệu quả và tính
tích cực.
Tuy áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ nhưng cơ quan
BHXH huyện Mỹ Hào vẫn lưu trữ hồ sơ trước đó là phương pháp truyền thống.
Sắp xếp vào kho lưu trữ, giấy tờ, hồ sơ để lâu có thể mối mọt nếu không áp dụng
phương pháp bảo quản đúng đắn.
Sự hiểu biết về BHXH của người dân chưa cao, một số người vẫn hiểu sai về
BHXH, NLĐ chưa biết về trách nhiệm về quyền lợi của mình khi tham gia
BHXH.

Kinh phí, hoạt động của ngành thấp thiếu cơ sở vật chất để phục vụ, chưa có cơ
chế khuyến khích thỏa đáng cho những đơn vị, cá nhân thực hiện tốt công tác
BHXH.
Theo quy định: hồ sơ, tài liệu của các đơn vị sau khi giải quyết xong thì để lại
đơn vị một năm, sau đó giao nộp vào lưu trữ cơ quan (Tại BHXH Việt Nam là
Trung tâm Lưu trữ; tại BHXH tỉnh, thành phố là Phòng Tiếp nhận – Quản lý hồ
sơ); đối với những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu, thủ trưởng đơn vị có tài
liệu thấy cần thiết phải giữ thêm ở đơn vị, có thể kéo dài thời hạn giao nộp cho
lưu trữ cơ quan, nhưng không quá 01 năm so với thời hạn nộp lưu. Tuy nhiên
các đơn vị chưa thực hiện nghiêm quy định này. Hầu như hồ sơ, tài liệu của đơn
vị chức năng nào vẫn do đơn vị đó tự quản lý.
2.3.3. Nguyên nhân của những mặt hạn chế.
- Số lượng hồ sơ hưởng BHXH hiện nay ngày càng nhiều, trong khi đó
nguồn nhân lực phân bổ cho công tác lưu trữ tương đối mỏng, trình độ nghiệp
vụ về lưu trữ còn hạn chế, một số BHXH huyện chưa thực hiện đầy đủ các chế
độ, chính sách đối với cán bộ làm công tác lưu trữ theo quy định.
22


- Cán bộ, công chức của các đơn vị không có nghiệp vụ lưu trữ nên hồ sơ,
tài liệu không được sắp xếp, bảo quản một cách khoa học, không đáp ứng mục
tiêu phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài.
- Hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc do các cá nhân nghỉ hưu, chuyển công tác
không bàn giao lại cho đơn vị hoặc nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Chính sách về BHXH là một chính sách lớn của Đảng và nhà nước ta
nhưng việc ban hành các văn bản hướng dẫn còn chậm, các văn bản chưa kịp
thực hiện thì các văn bản khác đã lại được ban hành dẫn đến tình trạng chồng
chéo về văn bản thực hiện gây ra khó khăn cho cán bộ thực hiện BHXH.

CHƯƠNG III: MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN

THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH CỦA BHXH
HUYỆN MỸ HÀO TỈNH HƯNG YÊN

3.1. Một số khuyến nghị
3.1.1. Đối với nhà nước
- Có sự phối hợp đồng bộ nhất quán giữa các Bộ, cơ quan liên quan trong
việc ban hành các văn bản quy phạm phap luật về BHXH tiếp tục hoàn thiện hệ
thống văn bản hướng dẫn thi hành luật BHXH theo đúng chương trình và kế
hoạch dề ra.
- Chủ động đánh giá hệ thống văn bản, chính sách đã ban hành rà soát để
loại bỏ các văn bản đã hết tính hiệu lực để kịp thời bổ sung hoàn thiện nhằm đáp
ứng tốt quyền lợi của người lao động.
- Cần có sự phân cấp mạnh mẽ quyền trách nhiệm thanh tra , kiểm tra và
xử lý vi phạm BHXH ở chừng mực có thể cho tổ chức BHXH.
- Đổi mới và hoàn thiện phương thức hoạt động của hệ thống sự nghiệp
cung cấp dịch vụ BHXH theo hướng nâng cao chất lượng phục vụ.
- Giao trách nhiệm tuyên truyền cho các đơn vị tuyên truyền của ngành
23


BHXH kết hợp với các công ty truyền thông xây dựng các chương trình tuyên
truyền BHXH bài bản có sáng tạo hình thức để thích ứng đông đảo với quần
chúng nhân dân.
3.1.2. Đối với cơ quan BHXH huyện Mỹ Hào.
- Tổ chức các buổi tập huấn phổ biến những thay đổi về chính sách pháp
luật cho các cán bộ làm công tác BHXH ở các đơn vị sử dụng lao động hướng
dẫn cho họ thủ tục làm hồ sơ tham gia, thủ tục hồ sơ hưởng chế độ BHXH, đặc
biệt là các mẫu biểu tăng giảm lao động, tiền lương hàng tháng làm căn cứ đóng
BHXH.
- Phối hợp với cơ quan thuế để sử dụng thang bảng lương mà đơn vị sử

dụng lao dộng đăng ký với cơ quan thuế để dùng làm căn cứ tham gia và sau này
là căn cứ tính hưởng cho NLĐ. Như vậy sẽ đảm bảo quyền lợi cho người tham
gia BHXH.
- phối hợp chặt chẽ với phòng Lao động – thương binh – xã hội huyện để
kịp thời nắm bắt tình hình biến động người tham gia và người đăng ký hưởng
các chế độ BHXH.
- Đề nghị UBND huyện hàng năm thành lập đoàn kiểm tra liên ngành
gồm: Liên đoàn lao động, BHXH huyện, chi cục thuế huyện để kiểm tra về tình
hình tham gia và tình hình đăng ký hưởng BHXH của các đối tượng tham gia
BHXH trong khu vực ngoài quốc doanh, doanh nghiệp khác.
- Phối hợp chặt chẽ với các tổ chức công đoàn, tổ chức y tế để kiểm tra
giám sát việc cấp giấy chứng nhận nghỉ ốm, thai sản để khắc phục hiện tượng
giả mạo hồ sơ khai khống thời gin nghỉ để rút tiền từ quỹ BHXH không đúng
chế độ không đúng các quy định.
3.2. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ hưởng
BHXH tại huyện Mỹ Hào tỉnh Hưng Yên
Quản lý hồ sơ hưởng là quá trình thực hiện BHXH là khâu quan trọng , là
căn cứ để giải quyết các chính sách BHXH liên quan đối với người lao động.
Để đảm bảo công tác quản lý hồ sơ hưởng BHXH huyện Mỹ Hào nói
riêng và của ngành BHXH nói chung cần phát triển hơn nữa để đáp ứng được
nhu cầu của người tham gia BHXH, tạo được sự tin cậy của người lao động
tham gia BHXH. Một số biện pháp cụ thể đó là:
Thứ nhất, thực hiện giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu của các đơn vị vào
24


lưu trữ cơ quan
Thứ hai, kho bảo quản tài liệu cần được bố trí hợp lý, mở rộng diện tích
kho, từng bước bố trí kho lưu trữ theo quy chuẩn từ Trung ương đến địa phương.
Trang bị đầy đủ các phương tiện thiết yếu để vệ, bảo quản an toàn tài liệu như:

phương tiện báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ, máy điều hoà, máy hút
bụi, giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ...
Thứ ba, việc chỉnh lý, phân loại, xác định thời hạn bảo quản tài liệu cần
được quan tâm, thực hiện nghiêm chỉnh, đúng thời hạn và thường xuyên; một số
loại tài liệu hết giá trị cần được đưa ra xem xét để tổ chức tiêu huỷ;
Thứ tư, tăng cường bồi dưỡng trình độ cho bộ phận nhân lực phân bổ cho
công tác quản lý hồ sơ, tổ chức các buổi tập huấn nghiệp vụ, cử người đi học để
trao dồi kinh nghiệm. Thực hiện tốt các chế độ đãi ngộ và các chính sách đối với
cán bộ quản lý hồ sơ để thu hút thêm nguồn nhân lực.
Thứ năm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.
Cùng với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Ngành BHXH, tài liệu lưu
trữ hành chính, nghiệp vụ của Ngành cũng ngày càng có số lượng lớn. Vì vậy,
cần tăng cường các biện pháp lưu trữ bằng các phương tiện hiện đại, dần từng
bước hạn chế việc lưu trữ bằng chất một kho lưu trữ của Ngành. Ứng dụng
CNTT trong công tác lưu trữ tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý
chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất
nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, thúc đẩy sự nghiệp thực
hiện BHXH đối với mọi người lao động, BHYT toàn dân của Ngành.
Tổ chức tốt công tác lưu trữ tài liệu hành chính, nghiệp vụ của Ngành
chính là nhằm đảm bảo nguồn sử liệu quan trọng, phản ánh chân thực quá trình
hình thành và phát triển của Ngành, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin, góp
phần đảm bảo cho hoạt động của Ngành được thông suốt. Hồ sơ, tài liệu hành
chính, nghiệp vụ của Ngành được lưu giữ đầy đủ sẽ trở thành phương tiện theo
dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó, kiểm tra, đúc rút kinh
nghiệp góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu
quả và đó cũng chính là mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước
ở nước ta hiện nay.
Thứ sáu, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ trong
25