Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty TNHH s5 asia chi nhánh hải phòng

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý
chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải
Phòng” là đề tài nghiên cứu của tôi. Những số liệu sử dụng phân tích trong luận
văn hoàn toàn trung thực và có nguồn gốc rõ ràng. Các kết quả nghiên cứu trong
luận văn do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan với thực
tiễn tại Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng.
Hải Phòng, ngày tháng năm 2016
Học viên

Nguyễn Thảo Linh

i


LỜI CẢM ƠN
Qua quá trình học tập và nghiên cứu, được sự giúp đỡ, chỉ dạy tâm huyết của
các thầy cô giáo trong trường Đại học Hàng hải Việt Nam, Viện Đào tạo sau Đại
học, tôi đã hoàn thành chương trình học tập và nghiên cứu luận văn với đề tài
“Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập
khẩu tại Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng”
Tôi xin trân trọng cảm ơn PGS.TS. Vũ Trụ Phi đã tạo điều kiện và tận tình
giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu đề tài.
Bên cạnh đó, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các bạn bè, đồng nghiệp
đã giúp đỡ tôi tìm hiểu và nghiên cứu các tài liệu liên quan trong quá trình hoàn
thành luận văn tốt nghiệp.
Mặc dù đã nỗ lực cố gắng để hoàn thành bài luận văn nhưng vì thời gian và
kiến thức còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những mặt tồn tại nhất định.
Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ quý thầy cô để hoàn thiện tốt hơn
luận văn này.
Xin trân trọng cảm ơn!

Hải Phòng, ngày tháng năm 2016
Học viên

Nguyễn Thảo Linh

ii


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN.......................................................................................................i
LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................ii
MỤC LỤC................................................................................................................iii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT...........................................................................v
DANH MỤC BẢNG BIỂU......................................................................................vi
DANH MỤC HÌNH.................................................................................................vi
MỞ ĐẦU...................................................................................................................1
CHƯƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN VÀ
CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU....................................................3
1.1.Giới thiệu chung về giao nhận hàng hóa.............................................................3
1.1.1.Khái niệm giao nhận, người giao nhận.............................................................3
1.1.2.Phạm vi của dịch vụ giao nhận.........................................................................5
1.1.3.Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế.................................... 6
1.1.4. Hoạt động của người giao nhận...................................................................................7
1.1.5.Quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm của người giao nhận.................................. 9
1.2. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển.....................................11
1.2.1.Cơ sở pháp lý cho hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường
biển...............................................................................................................................................11
1.2.2. Đặc điểm giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển......................12
1.2.3. Phân loại chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển....12

1.3.Chỉ tiêu đánh giá hoạt động giao nhận và quy trình xử lý chứng từ trong giao
nhận hàng hóa xuất nhập khẩu................................................................................14
1.3.1. Thời gian giao chứng từ, hàng hóa...........................................................................14
1.3.2. Độ tin cậy giao chứng từ, hàng hóa..........................................................................14
1.3.3. Giải quyết phát sinh kịp thời......................................................................................15
1.3.4. Hiệu quả công việc.......................................................................................................16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XỬ LÝ CHỨNG TỪ HÀNG HÓA
XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH S5 ASIA CHI NHÁNH HẢI
PHÒNG...................................................................................................................18
2.1. Giới thiệu về công ty TNHH S5 Asia..............................................................18
2.1.1. Giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển của công ty S5-Asia.......................18
2.1.2. Lĩnh vực hoạt động.......................................................................................................18
2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty........................................................................19

iii


2.1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty tại chi nhánh Hải Phòng.....................20
2.1.5. Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây............................23
2.1.6. Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty......................24
2.2.Phân tích quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập khẩu của công ty TNHH S5
Asia - chi nhánh Hải Phòng.....................................................................................29
2.2.1. Quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty TNHH S5
Asia chi nhánh tại hải Phòng.................................................................................................29
2.2.2. Thực trạng thực hiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu tại
Công ty........................................................................................................................................43
2.3.Đánh giá quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty.........54
2.3.1.Những kết quả đạt được................................................................................................54
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân tồn tại...................................................................55
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ

CHỨNG TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH S5 ASIA
CHI NHÁNH HẢI PHÒNG....................................................................................58
3.1. Định hướng chiến lược của công ty trong giai đoạn tới...................................58
3.1.1. Tăng trưởng kinh doanh, mở rộng thị trường........................................................58
3.1.2. Tăng cường biện pháp quản lý, thực hiện tiết kiệm.............................................58
3.2. Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập
khẩu tại Công ty TNHH S5 ASIA chi nhánh Hải Phòng.........................................59
3.2.1. Biện pháp hoàn thiện quy trình..................................................................................59
3.2.2. Biện pháp hoàn thiện công tác tổ chức quy trình..................................................63
3.2.3. Một số biện pháp khác.................................................................................................65
KẾT LUẬN.............................................................................................................71
TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................72
PHỤ LỤC

73

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

iv


Từ viết tắt

Giải thích

B/L
BK Confirmation
ETA
ETD
D/O ( Delivery Order)

INV ( Invoice )
MB/L ( Master Bill )
P/L ( Packing List)
C/O (Certificate of origin)
TNHH
XK
XNK
VTĐPT
VGM (Verified Gross

Vận đơn đường biển
Xác nhận chỗ cho khách hàng
Ngày đến
Ngày đi
Lệnh giao hàng
Hóa đơn thương mại
Vận đơn chính
Phiếu đóng gói
Giấy chứng nhận xuất xứ
Trách nhiệm hữu hạn
Xuất khẩu
Xuất nhập khẩu
Vận tải đa phương thức
Khối lượng container chứa hàng

Mass)
SI ( Shipping instruction )

Chi tiết lập vận đơn

v


DANH MỤC BẢNG BIỂU

Số bảng

Tên bảng

Trang

2.1

Số lượng nhân viên tại mỗi phòng ban

22

2.2

Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây

25

2.3

Tổng hợp kết quả chỉ tiêu của phiếu "Thăm dò ý kiến khách
hàng"

43

2.4

Tổng hợp kết quả chỉ tiêu"Thời gian giao chứng từ, hàng hóa "

44

2.5

Tổng hợp kết quả chỉ tiêu"Độ tin cậy giao chứng từ, hàng hóa"

46

2.6

Tổng hợp kết quả chỉ tiêu " Giải quyết phát sinh kịp thời "

48

2.7

Số ngày trung bình để hoàn thành mục tiêu với KPI

51

Số hình

DANH MỤC HÌNH
Tên hình

Trang

2.1

Cơ cấu tổ chức công ty tại chi nhánh Hải Phòng

22

2.2

Sơ đồ thể hiện trình độ nhân viên của công ty

23

2.3

Quy trình xử lý chứng từ hàng xuất

32

2.4

Quy trình xử lý chứng từ hàng nhập

38

2.5

Tổng hợp kết quả chỉ tiêu"Thời gian giao chứng từ, hàng hóa "

44

2.6

Tổng hợp kết quả chỉ tiêu"Độ tin cậy giao chứng từ, hàng hóa"

46

2.7

Tổng hợp kết quả chỉ tiêu " Giải quyết phát sinh kịp thời "

48

2.8

Số ngày trung bình để hoàn thành mục tiêu

51

2.9

Số ngày trung bình để hoàn thành mục tiêu với KPI

52

vi


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Quá trình hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã mang lại nhiều cơ
hội cho sự phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam trong những năm
gần đây. Song song với đó là sự phát triển của nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc
tế không ngừng tăng lên đã thúc đẩy sự phát triển của các công ty hoạt động trong
lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế. Hiện ở Việt Nam có hơn 1000 công ty lớn
nhỏ hoạt động trong lĩnh vực này. Nhưng quá trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất
nhập khẩu còn mất nhiều thời gian và tốn kém nhiều chi phí. Trong quá trình tìm
hiểu hoạt động tại Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng tôi đã chọn để tài
"Một số biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập khẩu tại
Công ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng ”
2. Mục đích nghiên cứu:
Thông qua quá trình tìm hiểu quy trình xử lý chứng từ tại công ty S5 Asia để
rút ra được sự khác biệt giữa quá trình xử lý chứng từ hàng hóa XNK trong thực tế
và lý thuyết. Đồng thời qua đó có thể có những ý kiến đóng góp để công ty hoạt
động có hiệu quả hơn.
3. Đối tượng , phạm vi, phương pháp nghiên cứu:
Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu thì cụ thể đối tượng và phạm vi nghiên
cứu của bài đồ án là:
Đối tượng : “Quy trình xử lý chứng từ hàng xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH S5
Asia chi nhánh Hải Phòng”
Phạm vi nghiên cứu : Toàn bộ quy trình xử lý có liên quan đến chứng từ tại công
ty.
4. Phương pháp nghiên cứu :
Nghiên cứu bằng phương pháp quan sát, phân tích tổng hợp , phương phóa só sánh
thống kê…. Qua việc thống kê tình hình, tìm hiểu quy trình xử lý chứng từ hàng

1


xuất nhập khẩu trong thực tế sau đó đi sâu vào phân tích, đánh giá nhằm đưa ra

những để xuất, khuyến nghị thích hợp nhằm hoàn thiện quy trình.
5. Kết cấu đề tài:
Bài luận văn của tôi gồm 3 chương:
Chương 1: Những cơ sở lý luận chung về giao nhận và chứng từ hàng hóa xuất
nhập khẩu
Chương 2 : Thực trạng quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu của công
ty TNHH S5 Asia chi nhánh Hải Phòng.
Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện quy trình

2


CHƯƠNG 1: NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN VÀ CHỨNG
TỪ HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
1.1. Giới thiệu chung về giao nhận hàng hóa
1.1.1. Khái niệm giao nhận, người giao nhận
a) Giao nhận
Giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối,
một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt chủ yếu của chu trình
tái sản xuất xã hội.
Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi
tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai của lưu thông phân phối là phân phối vật chất, khi
mặt thứ nhất là thủ tục thương mại đã hình thành.
Giao nhận gắn liền và song hành với quá trình vận tải. Thông qua giao nhận
các tác nghiệp vận tải được tiến hành: tập kết hàng hoá, vận chuyển, xếp dỡ, lưu
kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ…Với nội hàm rộng như vậy, nên có
rất nhiều định nghĩa về giao nhận.
Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được
định nghĩa như là bất ký loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu
kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư

vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn để hải quan, tài chính,
mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá. Theo luật
thương mại Việt Nam thì Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người
làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu
kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng
cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người
giao nhận khác. [2]
Như vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục
có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi
gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận
có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của
người thứ ba khác.
3


b) Người giao nhận:
Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải đa phương
thức hay các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight
Forwarder, Forwarding Agent). Theo FIATA, “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa
được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác. Người

giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận
như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá”.
Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công
việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực
hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên
nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng
hóa.
Người giao nhận với trình độ chuyên môn như:
Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải với nhau.

Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch
vụ giao hàng.
Biết kết hợp giữa vận tải – giao nhận – xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với các
tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như hải quan, đại lý hãng
tàu, bảo hiểm, bến cảng…
Người giao nhận còn tạo điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu hoạt động có
hiệu quả nhờ vào dịch vụ giao nhận của mình. Như vậy, nhà xuất nhập khẩu có thể
sử dụng kho bãi của người giao nhận hay của người giao nhận đi thuê, từ đó giảm
được chi phí sử dụng kho bãi. Bên cạnh đó cũng giảm được các chi phí như quản
lý hành chính, bộ máy tổ chức đơn giản, có điều kiện tập trung vào kinh doanh
xuất nhập khẩu.
Dù ở các nước khác nhau, tên gọi của người giao nhận có khác nhau, nhưng
tất cả đều cùng mang một tên chung trong giao dịch quốc tế là “người giao nhận
hàng hóa quốc tế” (international freight forwarder), và cùng làm một dịch vụ tương
tự nhau, đó là dịch vụ giao nhận.

4


Hiện nay, các nhà giao nhận Việt Nam đã đảm đương nhiều công việc khác có
liên quan đến đóng gói, phân phối hàng hóa, vận tải đa phương thức. Phù hợp xu
thế chung của quốc tế gọi họ là nhà cung ứng dịch vụ Logistics nên Việt Nam đã
ban hành Luật thương mại 2005 trong đó quy định rõ trách nhiệm của các bên
trong hoạt động dịch vụ Logistics (bao hàm cả khái niệm giao nhận hàng hóa). [2]
→ Doanh nghiệp giao nhận là doanh nghiệp là doanh nghiệp kinh doanh các
loại dịch vụ giao nhận hàng hóa bao gồm doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng
hóa trong nước và doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế.
1.1.2. Phạm vi của dịch vụ giao nhận
- Tổ chức chuyên chở hàng hóa trong phạm vi ga cảng
- Tổ chức xếp dỡ hàng hóa

- Ký kết hợp đồng vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước với người
chuyên chở đã chọn lọc
- Làm thủ tục hải quan
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu người gửi hàng yêu cầu
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng, nhận hàng, thanh toán
- Lo liệu việc lưu kho hàng hóa ( nếu cần ) và bảo quản hàng hóa
- Cân đo hàng hóa
- Nhận hàng và giao hàng
- Thu xếp vận chuyển hàng hóa
- Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chuyên
chở thích hợp
- Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi
- Thông báo tình hình đi và đến của các phương tiện vận tải
- Thông báo tổn thất với người chuyên chở

5


1.1.3. Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế
Ngày nay, người giao nhận đóng vai trò rất quan trọng trong thương mại và
vận tải quốc tế. Người giao nhận không chỉ làm các thủ tục hải quan hoặc thuê tàu
mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng
hoá. Người giao nhận đã làm những chức năng sau đây:
Môi giới Hải quan: người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, nhập khẩu để
khai báo, làm thủ tục hải quan hay môi giới hải quan.
Làm đại lý : người giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng hoặc từ người chuyên
chở để thực hiện các công việc khác nhau như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ
làm thủ tục hải quan, lưu kho…trên cơ sở hợp đồng uỷ thác.
Người gom hàng (consolidator): Trong vận tải hàng hoá bằng container, dịch
vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (less than container load LCL) thành hàng nguyên (full container load - FCL) để tận dụng sức chở của

container và giảm cước phí vận tải. Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể
đóng vai trò là người chuyên chở hoặc chỉ là đại lý.
Người chuyên chở (carrier): Ngày nay, trong nhiều trường hợp, người giao
nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp ký hợp
đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ một nơi
này đến một nơi khác. Người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở
(containerracting carrier) nếu anh ta ký hợp đồng mà không chuyên chở. Nếu anh
ta trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyên chở thực tế (performing carrier).
Dù là người chuyên chở gì thì vẫn chịu trách nhiệm về hàng hoá. Trong trường hợp
này, người giao nhận phải chịu trách nhiệm về hàng hoá trong suốt hành trình
không những về hành vi lỗi lầm của mình mà cả những người mà anh ta sử dụng
và có thể phát hành vận đơn.
Người kinh doanh vận tải đa phương thức - VTĐPT (Multimodal Transport
Operator - MTO) : Trong trường hợp người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đi
suốt hoặc còn gọi là vận tải từ cửa đến cửa thì người giao nhận đã đóng vai trò là
người kinh doanh VTĐPT (MTO). MTO thực chất là người chuyên chở, thường là
chuyên chở theo hợp đồng và phải chịu trách nhiệm đối với hàng hoá. [4]
6


1.1.4. Hoạt động của người giao nhận
a.Thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu).
Theo những chỉ dẫn của người gửi hàng người giao nhận sẽ:
+ Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp
+ Lưu cước với người chuyên chở đã chọn lọc .
+ Nhận hàng và cấp chứng từ thích hợp như :giấy chứng nhận hàng của người giao
nhận, giấy chứng nhận chuyên chở của người giao nhận …
+ Nghiên cứu những điều khoản trong tín dụng thư và tất cả những luật lệ của
Chính phủ áp dụng cho việc giao hàng ở nước xuất khẩu, nước nhập khẩu cũng
như ở bất cứ nước quá cảnh nào và chuẩn bị những chứng từ cần thiết.

+ Đóng gói hàng hoá (trừ phi việc này do người gửi hàng làm trước khi giao nhận)
có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất của hàng hoá và những luật
lệ áp dụng nếu có, ở nước xuất khẩu, nước quá cảnh và nước gửi hàng đến.
+ Lo liệu việc lưu kho hàng hoá nếu cần.
+ Cân đo hàng hoá.
+ Lưu ý người gửi hàng cần phải mua bảo hiểm và nếu người gửi hàng yêu cầu thì
mua bảo hiểm cho hàng.
+ Vận chuyển hàng hoá đến cảng, lo liệu khai báo hải quan, lo các thủ tục chứng từ
liên quan và giao hàng cho người chuyên chở.
+ Lo việc giao dịch ngoại hối (nếu có).
+ Thanh toán phí và những phí khác bao gồm cả tiền cước.
+ Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở, giao cho người gửi hàng.
+ Thu xếp việc chuyển tải trên đường (nếu cần).
+ Giám sát việc vận chuyển hàng hoá trên đường đưa tới người nhận hàng thông
qua nhưng mối liên hệ người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ở nước
ngoài.

7


+ Ghi nhận những tổn thất của hàng hoá nếu có.
+ Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại người chuyên chở về những tổn thất
của hàng hoá (nếu có).
b.Thay mặt người nhận hàng(người nhập khẩu).
Theo những chỉ dẫn giao hàng của người nhập khẩu người giao nhận sẽ:
+ Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hoá từ khi người nhận
hàng lo liệu vận tải hàng.
+ Nhận và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá.
+ Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước (nếu cần).
+ Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí thức và những chi phí khác cho Hải

Quan và những nhà đương cục khác.
+ Thu xếp việc lưu kho quá cảnh (nếu cần).
+ Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng.
+ Nếu cần giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên chở
về những tổn thất của hàng hoá nếu có.
+ Giúp người giao nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối nếu cần.
c. Những dịch vụ khác
Ngoài những dịch vụ đã nêu ở trên, người giao nhận cũng có thể làm một số
những dịch vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở và cả những dịch vụ đặc
biệt khác như gom hàng (tập hợp những lô hàng lẻ lại) có liên quan đến hàng công
trình: công trình chìa khoá trao tay (cung cấp thiết bị, xưởng … sẵn sàng vận hành)
…vv
Người giao nhận cũng có thể thông báo khách hàng của mình về nhu cầu tiêu
dùng, những thị trường mới, tình hình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, những
điều khoản thích hợp cần đưa vào hợp đồng mua bán ngoại thương và tóm lại tất cả
những vấn đề có liên quan đến công việc kinh doanh của anh ta. [6]

8


1.1.5. Quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm của người giao nhận
 Điều 167 Luật thương mại quy đinh, người giao nhận có những quyền và
nghĩa vụ sau đây:
- Nguời giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác.
- Thực hiện đầy đủ nghiã vụ của mình theo hợp đồng
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của
khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông
báo ngay cho khách hàng.
- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của
khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm.

- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng
không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
 Trách nhiệm của người giao nhận khi là đại lý của chủ hàng
Tùy theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy
đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:
+ Giao hàng không đúng chỉ dẫn
+ Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn.
+ Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
+ Chở hàng đến sai nơi quy định
+ Giao hàng cho người không phải là người nhận
+ Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
+ Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
+ Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên.
Tuy nhiên, chứng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm về
hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận
khác... nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết.

9


Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu
chuẩn (Standard Trading Conditions) của mình.
 Trách nhiệm của người giao nhận khi là người chuyên chở (principal)
Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu
độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng
yêu cầu. Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người
chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận
tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm
của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định. Người
chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung

cấp chứ không phải là tiền hoa hồng.
Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường
hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình
(perfoming carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ
vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên
chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier). Khi người giao nhận cung cấp
các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bố xếp hay phân phối .....
thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao
nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận
đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người
chuyên chở.
Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn
thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc do
Phòng thương mại quốc tế ban hành. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách
nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau
đây:
- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác

10


- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp
- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá
- Do chiến tranh, đình công
- Do các trường hợp bất khả kháng
Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ
khách hàng được hưởng về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải
do lỗi của mình. [3]
1.2. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
1.2.1.Cơ sở pháp lý cho hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng

đường biển
Hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển phải dựa
trên cơ sở pháp lý từ các quy phạm pháp luật quốc tế, cũng như các quy định
của luật pháp Việt Nam.
 Các Công ước quốc tế bao gồm:
- Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế.
- Các công ước về vận tải:
 Công ước Hague – công ước thống nhất các quy tắc chung về vận đơn
đường biển được kí ngày 25/08/1924. được chỉnh lý lần 1 tại Visby năm
1968, và được chỉnh lý lần 2 năm 1979
 Công ước Liên hợp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển - hay
còn gọi là Công ước Hamburg, được ký ngày 31/03/1978 tại Hamburg.
- Incoterm 2000 – bộ quy tắc quốc tế để giải thích những điều kiện
thương mại thông dụng nhất trong ngoại thương do Phòng Thương Mại Quốc Tế
(ICC) ban hành, trong đó làm rõ sự phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro
trong quá trình chuyển hàng từ người bán đến người mua, hiện nay Incoterm 2010
đã mở rộng cho cả thương mại nội địa. [5]
- Các quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ UCP 600
của Phòng Thương Mại Quốc Tế Paris.

11


 Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam:
- Bộ luật hàng hải 2005
- Luật thương mại 2005
1.2.2. Đặc điểm giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
Vận tải đường biển có thể phục vụ chuyên chở tất cả các loại hàng hoá trong
buôn bán quốc tế:
- Các tuyến đường vận tải trên biển hầu hết là những tuyến đường giao thông

tự nhiên.
- Năng lực chuyên chở của vận tải đường biển rất lớn. Nhìn chung năng lực
chuyên chở của công cụ vận tải đường biển (tầu biển) không bị hạn chế như các
công cụ của các phương thức vận tải khác.
* Ưu điểm nổi bật của vận tải đường biển là giá thành thấp. Tuy nhiên, vận
tải đường biển có một số nhược điểm:
- Vận tải đường biển phụ thuộc rất nhiều vào điệu kiện tự nhiên.
- Tốc độ của tầu biển còn thấp và việc tăng tốc độ khai thác của tàu biển
còn bị hạn chế
Từ những đặc điểm kinh tế kỹ thuật nói trên của vận tải đường biển, ta có thể
rút ra kết luận một cách tổng quát về phạm vi áp dụng như sau:
+ Vận tải đường biển thích hợp với chuyên chở hàng hoá trong buôn bán
quốc tế.
+ Vận tải đường biển thích hợp với chuyên chở hàng hoá có khối lượng
lớn, chuyên chở trên cự ly dài nhưng không đòi hởi thời gian giao hàng nhanh
chóng. [5]
1.2.3. Phân loại chứng từ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển đòi hỏi rất nhiều loại
chứng từ. Việc phân loại chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong quản lý và sử dụng
chúng. Ðể đơn giản và tiện theo dõi, chúng ta có thể phân thành hai loại:
a. Chứng từ sử dụng đối với hàng xuất khẩu
- Chứng từ hải quan

12


+Tờ khai hải quan
+Hợp đồng mua bán ngoại thương
+Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số
doanh nghiệp

+Bản kê chi tiết hàng hoá (cargo list)
- Chứng từ với cảng và tầu
+Chỉ thị xếp hàng (shipping note)
+Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt)- Vận đơn đường biển (Ocean Bill of
Lading)
+Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest)- Phiếu kiểm đếm (Dock sheet &
Tally sheet)
+ Sơ đồ xếp hàng (Ship’s stowage plan)
- Chứng từ khác
Ngoài các chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tầu, NGN được
sự uỷ thác của chủ hàng lập hoặc giúp chủ hàng lập những chứng từ về hàng hoá,
chứng từ về bảo hiểm, chứng từ về thanh toán... Trong đó có thể đề cập đến một số
chứng từ chủ yếu sau:
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)- Hoá đơn thương mại
(Commercial invoice)
+ Phiếu đóng gói (Packing list)- Giấy chứng nhận số lương/trọng lượng
(Certificate of quantity/weight)
+ Chứng từ bảo hiểm
b. Chứng từ sử dụng đối với hàng nhập khẩu
- Tờ khai hải quan
- Hợp đồng thương mại
- Hóa đơn thương mại
Các chứng từ nộp bổ sung (nếu có):
- Vận tải đơn (B/L)

13


- Bản kê chi tiết đóng gói hàng (packing list) (01 bản chính và 01 bản sao)
- C/O - nếu có

- Tờ khai trị giá hải quan (đối với hàng nhập khẩu theo loại hình kinh doanh
hoặc đầu tư có thuế nhập khẩu )
- Văn bản cho phép của các cơ quan chức năng đối với hàng hóa nhập khẩu có
điều kiện
- Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật (đối với các loại hàng hóa
nhập khẩu có điều kiện khác) [7]
1.3.Chỉ tiêu đánh giá hoạt động giao nhận và quy trình xử lý chứng từ trong
giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
1.3.1. Thời gian giao chứng từ, hàng hóa
Yếu tố thời gian trong giao nhận nói chung và quy trình xử lý chứng từ nói
riêng có thể hiểu dưới hai dạng khái niệm, đối với người chuyên chở thì đó là thời
gian quay vòng của phương tiện vận tải, đối với chủ hàng thì đó là thời gian giao
hàng hoặc nhận hàng.
Thời gian phương tiện giao nhận dừng lại để thực hiện các nghiệp vụ phụ
thuộc vào năng suất của phương tiện xếp dỡ, chất lượng phục vụ tại các điểm vận
tải và khâu tổ chức, xử lý chứng từ của người chuyên chở. Vì vậy, rút ngắn thời
gian quay vòng của phương tiện trong giao nhận, thực chất là giảm bớt thời gian
hao phí chi phí sản xuất và tăng tốc độ của phương tiện giao nhận. Tức là đồng
thời rút ngắn các yếu tố thời gian vận chuyển hàng hóa và sử dụng phương tiện xếp
dỡ có năng suất cao.
Việc rút ngắn thời gian giao nhận sẽ có lợi cho chủ hàng, góp phần làm giảm
hao hụt, đưa hàng vào tiêu dùng kịp thời, thu tiền nhanh, quay vòng vốn nhanh,..
cũng như tăng quy mô, uy tín của người chuyên chở.
1.3.2. Độ tin cậy giao chứng từ, hàng hóa
Đây là yêu cầu quan trọng để đảm bảo quyền lợi của chủ hàng và người vận
chuyển. Độ tin cậy là sự chính xác, là yếu tố chủ yếu quyết định chất lượng và mức

14

độ hoàn thành công việc bao gồm chính xác về số lượng, chất lượng, hiện trạng
thực tế, chính xác về tên chủ hàng, nhãn hiệu. Xử lý chứng từ, giao nhận chính
xác an toàn sẽ hạn chế đến mức thấp nhất sự thiếu hụt, nhầm lẫn, tổn thất về hàng
hóa. Điều đó được thể hiện qua một số các tiêu chí ví dụ như:
- Cuộc gọi tới, email của khách hàng phải được tư vấn, trả lời nhanh và chính
xác.
- Bộ chứng từ, hóa đơn được xử lý đúng ngay từ lần đầu tiên, không phải sửa
đổi, bổ sung.
- Giao hàng đúng theo yêu cầu và kế hoạch.
1.3.3. Giải quyết phát sinh kịp thời
Trên thực tế, trong chuỗi các dịch vụ vận tải liên quan đến vận chuyển và xếp
dỡ cũng thường xuyên xuất hiện sự thay đổi các phương thức vận tải cho phù hợp
với tình hình thực tế hoặc thậm chí thay đổi cảng xếp dỡ lô hàng. Nguyên nhân
thay đổi có thể từ các yếu tố khách quan (thời tiết, thủy văn, khách hàng thay đổi
khối lượng…) hoặc từ chủ quan của nhà vận tải (tìm phương án tối ưu hơn), khi đó
đòi hỏi các nhà vận tải phải hết sức linh hoạt lên phương án chuyển đổi, xử lý lại
chứng từ đáp ứng nhanh những thay đổi của thực tế nhằm đạt mục đích không ảnh
hưởng đến thời gian giao hàng cũng như an toàn cho các lô hàng vận chuyển.
Các phát sinh này nguyên nhân có thể là do:
+ Các yếu tố về khách hàng
Trong nhiều trường hợp, mặc dù đã có sự thống nhất về yêu cầu vận chuyển
(loại hàng, khối lượng, yếu cầu bảo quản, thời gian thu nhận hoặc giao trả…), tuy
nhiên do những lý do khác nhau, khách hàng có thể thay đổi một số điều khoản của
hợp đồng, do đó làm cho nhà vận tải phải thay đổi theo (ngoài kế hoạch ban đầu).
Do đó bộ phận chứng từ phải kịp thời nắm bắt thông tin, điều chỉnh lại các chứng
từ, giấy tờ có liên quan. Điều này không những làm tăng thêm thời gian giao hàng
mà còn làm tăng thêm chi phí, gây khó khăn cho nhà vận tải tổ chức hoạt động vận
tải.

15

+ Tính chất lô hàng:
Liên quan đến lô hàng bao gồm chủng loại, khối lượng, tính chất, yêu cầu bảo
quản trong vận chuyển và xếp dỡ.
Các lô hàng khác nhau sẽ có lựa chọn phương thức vận tải, địa điểm thu gom
hoặc giao trả khác nhau, lựa chọn thiết bị xếp dỡ khác nhau. Nếu sự lựa chọn thiếu
khoa học và thực tiễn có thể làm tăng thời gian giao hàng và chất lượng lô hàng
không được đảm bảo. Ngoài ra, tính chất lô hàng còn liên quan đến công tác quản
lý nhà nước về hàng hóa xuất, nhập khẩu. Tại các điểm thu gom hoặc giao trả
(hoặc tại các đầu mối ga cảng), hàng hóa phải thực hiện các kiểm tra kiểm soát về
tính hợp pháp hợp lệ của xuất, nhập khẩu, kiểm tra dịch tễ, môi trường, kiểm tra
văn hóa… Các hoạt động kiểm tra càng nhiều càng làm tăng thời gian giao giao
hàng và có thể làm tổn hải đến phẩm chất của hàng hóa. [8]
1.3.4. Hiệu quả công việc
Để đánh giá hiệu quả công việc của công ty, nhà quản lý thường sử dụng chỉ số
KPI. KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá
thực hiện công việc. Thông thường mỗi bộ phận sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế
hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả
của bộ phận đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng
phạt cho từng cá bộ phận.
Sử dụng KPI để đo lường hiệu suất giúp đảm bảo rằng tổ chức luôn đánh giá
hoạt động kinh doanh của mình dựa trên một tiêu chuẩn cố định. Điều này có nghĩa
rằng các biến động ngay lập tức có thể nhìn thấy được và nếu hiệu suất đi theo
chiều hướng sai lệch, có thể đưa ra các giải pháp nhanh chóng để giải quyết tình
hình. Khi một KPI cho thấy hiệu suất luôn đạt hoặc vượt quá mức cần thiết, bạn có
thể quyết định nâng cao giới hạn và thiết lập một tiêu chuẩn cao hơn. Vì lý do này,
các KPI rất cần thiết cho bất kỳ chiến lược phát triển kinh doanh nào. [9]
Trong lĩnh vực giao nhận, vận tải hàng hóa, KPI trở nên cần thiết cho các hoạt
động sau:

16


- Perfect order (Đơn hàng chính xác: Mức độ chính xác mà các yêu cầu của
khách hàng được đáp ứng)
- Production/manufacturing (Hoạt động sản xuất).
- Warehousing (Hoạt động kho hàng).
- Transportation (Hoạt động vận tải).
Tóm lại, các KPI cung cấp cái nhìn trực quan về hiệu quả kinh doanh, cho
phép đánh giá về mặt định lượng và định tính một cách khách quan. Khi phù hợp
với các mục tiêu kinh doanh, các KPI loại bỏ các công việc phỏng đoán và cho
phép tập trung vào tiến trình thực hiện các mục tiêu.

17


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XỬ LÝ CHỨNG TỪ HÀNG
HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH S5 ASIA CHI NHÁNH
HẢI PHÒNG
2.1. Giới thiệu về công ty TNHH S5 Asia
2.1.1. Giới thiệu lịch sử hình thành và phát triển của công ty S5-Asia
S5 là một tập đoàn lớn trên thế giới bao gồm: S5 Eurasia, S5 North Europe,
S5 Asia. S5 Asia là nhà cung cấp dịch vụ hàng hải hàng đầu với một mạng lưới
rộng khắp châu Á- Thái Bình Dương, với các cảng và tàu thuộc sở hữu tại Hồng
Kông, Singapore, Malaysia, Thái Lan, Đài Loan và Việt Nam, các đối tác chiến
lược ở Trung Quốc và Indonesia cùng một mạng lưới rộng lớn các chi nhánh trên
khắp châu Á.
Tên công ty: Công ty TNHH S5 Asia
Trụ sở chính: tầng 10 tòa nhà Việt Úc, số 2/16D Trung Hành 5, đường Lê

Hồng Phong, Phường Đằng Lâm, Quận Hải An, Hải Phòng
Điện thoại: 0313.741.456

Fax: 0313.741.458

Giấy phép kinh doanh số: 0304147893-001 cấp ngày 15/06/2006
Ngày bắt đầu hoạt động: 01/07/2006
2.1.2. Lĩnh vực hoạt động
Các dịch vụ mà S5 Asia cung cấp cho khách hàng :
-

Port Đại lý Service (Dịch vụ đại lý cảng)
Hub Service ( Trung tâm dịch vụ)
Liner Đại lý Service (Đại lý tàu biển)
Freight Management ( Quản lý vận tải)
Cargo Broking (Môi giới hàng hóa )
Offshore Service (Dịch vụ ngoài khơi)
Port representation (Đại diện Cảng)

18


- Health and Safety ( Đảm bảo Sức khỏe và an toàn trong môi trường làm
việc)
Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của S5 Asia chủ yếu làm đại lý vận tải biển quốc tế
(Liner Đại lý Service) cho các hãng tàu biển lớn trên thế giới như:
- UASC - United Arab Shipping Co,. (S.A.G)
- (hãng tàu biển của các tiểu Vương quốc Ả Rập)
- China United Lines (CULS- hãng tàu của Trung Quốc)
- Matson Navigation Co,.. (Hãng tàu của Mỹ)

- Nile Dutch (hãng tàu chuyên tuyến Châu Phi)
Ngoài ra, S5 Asia còn hoạt động trong lĩnh vực :
- Đại lý thủ tục tàu cho Hoegh Auto Lines, S5 Asia Port Agencies
- Forwarding cho hãng fowarder lớn là Real link logistics
- Đại lý khai thác container bồn của BULKHAUL (BULKAUL Limited
Lines)
- Do hoạt động chủ yếu của công ty là đại lý vận tải biển quốc tế. Công ty
chuyên cung cấp các dịch vụ về trong và ngoài nước bao gồm : hàng lẻ ( LCL),
hàng nguyên container ( FCL), hàng rời ( Break Bulk). Ngoài ra S5 Asia còn cung
cấp cho khách hàng các dịch vụ hỗ trợ cho việc vận chuyển hàng hóa.
- Do hoạt động của mỗi hàng mà S5 Asia làm đại lý là khác nhau, nên S5 Asia
là việc tùy theo cơ chế hoạt động của từng hãng. Và mục đích hoạt động của công
ty là thu hút nhiều khách hàng và tạo mối quan hệ gắn bó với hãng tàu. Tổ chức tốt
xuất nhập khẩu ủy thác cho mọi cá nhận và doanh nghiệp có nhu cầu.
2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
a.Chức năng :
Công ty S5 Asia là doanh nghiệp chuyên về hoạt động đại lý vận tải quốc tế
về đường biển, do đó công ty có trách nhiệm:
- Lưu cước đối và thanh toán cước phí và các chi phí khác bao gồm cả tiền cước.
- Dịch vụ ủy thác và khai thác hải Quan.
- Thay mặt người xuất khẩu:
Nghiên cứu các điều khoản trong thư tín dụng, đóng gói hàng hóa (trừ việc do
người gửi hàng làm trước khi gửi hàng cho công ty) có tính đến tuyến đường,

19