Kháo sát đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại văn phòng UBND huyện thạch hà, tỉnh hà tĩnh

LỜI CẢM ƠN
Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Hà là cơ quan quản lý Nhà Nước từ cấp
huyện trở xuống, trong quá trình hoạt động cơ quan đã thể hiện rõ vai trò trong
việc thực hiện các công tác quản lý hành chính, giải quyết các mặt công việc trên
địa bàn, góp phần quan trọng cho sự phát triển trong công tác quản lý Nhà nước.
Văn phòng UBND giữ một vai trò quan trọng trong bộ máy của UBND
huyện, trong nhiều năm qua Văn phòng đã không ngừng nỗ lực hoàn thành tốt các
nhiệm vụ được giao, tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND huyện quản lý các
lĩnh vực được giao, công tác văn phòng luôn đạt được những thành tích đáng ghi
nhận, góp phần giúp cho việc quản lý Nhà nước của UBND huyện ở các cấp xã, thị
trấn trên địa bàn huyện đạt kết quả cao.
Với những kiến thức có được từ sự giảng dạy tâm huyết của các thầy cô giáo
trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cùng với sự hướng dẫn tận tình của các cán
bộ, công chức viên chức trong Văn phòng UBND huyện Thạch Hà đã giúp em
hoàn thành báo cáo thực tập này.
Một lần nữa cho em được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các Thầy cô giáo trong
trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là giảng viên hướng dẫn Ths: Lâm Thu
Hằng; Cùng các cán bộ, công chức viên chức trong Văn phòng cũng như trong
UBND huyện Thạch Hà đã luôn luôn chỉ bảo tận tình, hướng dẫn em trong suốt
quá trình học tập và nghiên cứu tại đây.
Mặc dù bản thân em đã rất cố gắng trong quá trình nghiên cứu và làm bài
tiểu luận, song không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự
giúp đỡ, chỉ bảo của quý thầy cô giáo trong khoa Quản Trị Văn Phòng, cùng các
thầy cô trong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; để em khắc phục những hạn chế của
bản thân, trở thành một người có ích cho xã hội.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thạch Hà, ngày 04 tháng 01 năm 2017
Sinh viên


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của riêng tôi và được sự hướng dẫn
khoa học của Ths. Lâm Thu Hằng. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài
này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những tài
liệu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tôi giả thu thập từ
các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Ngoài ra, trong bài tiểu còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số
liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức đều có trích dẫn rõ ràng.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm
về nội dung bài tiểu luận của mình. Trường đại học Nội vụ Hà Nội không liên
quan đến những vi phạm tác quyền, bản quyền do tôi gây ra trong quá trình thực
hiện (nếu có).
Thạch Hà, ngày 04 tháng 01 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN.........................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................2
MỤC LỤC................................................................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài..................................................................1
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu......................1
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp được sử dụng
.................................................................................................2
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.................................2
5. Cấu trúc của đề tài...............................................................3
PHẦN NỘI DUNG..................................................................................................4
Chương I: Khái quát về UBND huyện Thạch Hà – tỉnh Hà Tĩnh......................4
1.1. Lịch sử hình thành.............................................................4

1.1.1. Vị trí................................................................................4
1.2. Cơ cấu tổ chức...................................................................5
1.2.1. Cơ cấu............................................................................5
1.2.2. Tổ chức UBND huyện Thạch Hà gồm có.........................5
1.3.Chức năng, nhiệm vụ.........................................................7
1.3.1. Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Thạch Hà........7
1.3.2. Nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân huyện Thạch Hà..........8
Chương II: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Ủy ban nhân
dân huyện Thạch Hà – tỉnh Hà Tĩnh.....................................................................9
2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ.......................9
2.2. Vai trò trong công tác xác định các mục tiêu..................11
2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp................13
2.4. Vai trò trongcông tác tổ chức thực hiện mục tiêu...........15
Chương III. Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định tại Ủy ban nhân dân huyện Thạch Hà........................................................17
3.1. Nhận xét, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định tại UBND huyện Thạch Hà...................................17
3.1.1. Ưu điểm........................................................................17
3.1.2. Nhược điểm..................................................................18
3.1.3. Nguyên nhân................................................................19


3.2. Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định..............................................................................19
3.2.1. Nâng cao trình độ cán bộ văn phòng hoạt động trong
công tác hoạch định...............................................................19
3.2.2. Tăng cường chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho
cán bộ văn phòng làm công tác hoạch định..........................20
3.2.3. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng
hiện đại hóa phục vụ cho văn phòng nói chung và công tác

hoạch định nói riêng...............................................................20
3.2.4. Tăng cường chấp hành nghiêm chỉnh những quy định
của Nhà nước trong công tác hoạch định...............................20
KẾT LUẬN............................................................................................................22
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................23
PHỤ LỤC...............................................................................................................24


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Văn phòng là một bộ phận gắn kết các hoạt động chỉ đạo, điều hành công
việc của cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triền khai phổ biến công việc, trao đổi thông
tin và tài liệu của một cơ quan. Là một bộ phận không thể thiếu ở bất cứ một cơ
quan hay một tổ chức nào. Đặc biệt, đối với cơ quan hành chính Nhà nước thì Văn
phòng chính là trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các quy trình
hoạt động của cơ quan, là cánh tay đặc lực của các cấp quản lý thực hiện chính
sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ. Là trung tâm
hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật (chỉ tiêu, định mức,
qui trình,…), là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức
năng trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt…
Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như hiện nay cùng với
chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong công tác văn phòng tại các cơ quan, tổ
chức trở thành một trong những yêu cầu có tính cần thiết. Đứng trước thách thức
của của thời đại mới, dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo UBND huyện Thạch Hà,
tỉnh Hà Tĩnh, công tác văn phòng không ngừng được cũng cố và tăng cường nhằm
hoàn thiện về mọi mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính
hiệu quả, vừa nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công
nhân viên chức làm văn phòng.
Nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng kết hợp với thời gian tìm

hiểu, tiếp xúc thực tế tại Văn phòng UBND huyện Thạch Hà Tôi đã quyết định
chọn đề tài “Kháo sát đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định tại Văn phòng UBND huyện Thạch Hà, tỉnh Hà Tĩnh”.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Đối tượng
Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND huyện Thạch Hà.

1


2.2. Mục đích
- Phục vụ công việc thực tiễn có liên quan đến công tác hoạch định trong
văn phòng tại UBND huyện Thạch Hà.
- Tư liệu tham khảo cho các bộ, nhân viên văn phòng nói riêng và toàn
UBND huyện Thạch Hà nói chung.Góp phần làm tư liệu cho bạn đọc.
- Những giải pháp nghiên cứu có thể ứng dụng vào thực tiễn góp phần nâng
cao hiệu quả, chất lượng làm việc của cơ quan.
2.3. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu về cơ sở lý luận, khái quát về UBND huyện Thạch Hà.
- Nghiên cứu về vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định
- Những giải pháp nâng cao vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch
định.
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp được sử dụng
3.1. Cơ sở phương pháp luận
- Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định đối với cán bộ, công chức
của Ủy ban nhân dân huyện Thạch Hà có những đóng góp thiết thực vào thực tiễn
hoạt động của cơ quan
- Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định ảnh hưởng trực tiếp đến
hoạt động hàng ngày của cơ quan.
3.2. Các phương pháp được sử dụng

Để thực hiện đề : “Kháo sát đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định tại Văn phòng UBND huyện Thạch Hà, tỉnh Hà Tĩnh”. Tôi đã sử dụng
các phương pháp sau:
- Nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp
- Phương pháp quan sát
- Lấy nguồn từ mạng internet
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Phục vụ công việc thực tiễn có liên quan đến công tác hoạch định trong
văn phòng tại UBND huyện Thạch Hà.
2


- Tư liệu tham khảo cho các bộ, nhân viên văn phòng nói riêng và toàn
UBND huyện Thạch Hà nói chung.Góp phần làm tư liệu cho bạn đọc.
- Những giải pháp nghiên cứu có thể ứng dụng vào thực tiễn góp phần nâng
cao hiệu quả, chất lượng làm việc của cơ quan.
5. Cấu trúc của đề tài
Đề tài "Khảo sát, đánh giá vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định
tại UBND huyện Thạch Hà, tỉnh Hà Tĩnh" ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục
tài liệu tham khảo và phần phụ lục bài báo cáo gồm 3 chương:
Chương I. Khái quát về UBND huyện Thạch Hà.
Chương II. Vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND
huyện Thạch Hà.
Chương III. Giải pháp nâng cao vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch
định tại UBND huyện Thạch Hà.

3

PHẦN NỘI DUNG
Chương I: Khái quát về UBND huyện Thạch Hà – tỉnh Hà Tĩnh
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003;
1.1. Lịch sử hình thành.
1.1.1. Vị trí
Ủy ban nhân dân huyện Thạch Hà nằm ở khối 7 – thị trấn Thạch hà – huyện
Thạch hà – tỉnh Hà tĩnh.
Huyện Thạch hà có 30 xã, 01 thị trấn. Nằm ở trung độ phần phía đông của
tỉnh Hà Tĩnh, phía bắc giáp các huyện Can lộc và Lộc hà; phía nam giáp huyện
Cẩm xuyên; phía tây giáp huyện Hương khê; phía đông là Biển; Thành phố Hà tĩnh
nằm lọt ở giữ nên địa bàn của huyện bị tách rời nhau.

Huyện Thạch Hà có bề dày truyền thống cách mạng, văn hóa, lịch sử, truyền
thống hiếu học và là quê hương của người anh hùng Lý Tự Trọng.
4


1.2. Cơ cấu tổ chức.
1.2.1. Cơ cấu
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thạch Hà được thực hiện theo Luật tổ
chức HĐND và UBND năm 2003 cùng các văn bản do Chính phủ quy định.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Thạch Hà xem tại phụ lục I).
1.2.2. Tổ chức UBND huyện Thạch Hà gồm có.
* Lãnh đạo UBND huyện
a) Ông Trần Việt Hà – Chủ tịch UBND huyện:
Chịu trách nhiệm chung, điều hành toàn bộ hoạt động của bộ máy UBND
huyện theo nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định.
Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực sau đây: Quy hoạch, Kế hoạch, Tổ chức cán
bộ, Tài chính ngân sách, Đầu tư xây dựng cơ bản, Giao đất, cho thuê đất đối với
các dự án đầu tư, Công tác nội chính, Cải cách hành chính, Thi đua khen thưởng,

An ninh giao thông, Đối ngoại.
b) Ông Nguyễn Lương Lĩnh – Phó Chủ tịch UBND huyện:
Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện về toàn bộ hoạt động quản lý
Nhà nước thuộc các lĩnh vực sau:
Giáo dục, Y tế, Văn hóa – thể thao – du lịch – thông tin, Tư pháp – phổ biến
giáo dục pháp luật, Tôn giáo, Dân số - gia đình – trẻ em, Lao động thương binh –
xã hội, Ngoại vụ, các Tổ chức hội thuộc khối, theo dõi – chỉ đạo Ngân sách – chính
sách xã hội, công tác giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân trong lĩnh vực được
phân công, trực tiếp phụ trách công tác hành chính của cơ quan chính quyền
huyện, người phát ngôn của UBND huyện, khâu nối – duy trì các hoạt động phối
hợp giữa UBND với UBMTTQ và các đoàn thể về các nhiệm vụ có liên quan, chỉ
đạo công tác PCBL – giảm nhẹ thiên tai cụm Bắc Hà.
Được Chủ tịch UBND huyện ủy quyền giải quyết một số công việc của
UBND huyện và chỉ đạo hoạt động của UBND huyện khi Chủ tịch huyện đi vắng.
c) Ông Ngô Văn Tân – Phó Chủ tịch UBND huyện:
Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện về toàn bộ hoạt động quản lý
Nhà nước thuộc các lĩnh vực sau đây:
5


Nông – Lâm – Ngư nghiệp, Tài nguyên – môi trường, Thống kê, Xây dựng
nông thôn mới (Chánh văn phòng), phụ trách chương trình phát triển sản xuất nấm
ăn và nấm dược liệu, các tổ chức hội thuộc khối, theo dõi – chỉ đạo Ngân sách
NN&PTNT huyện, công tác giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân trong lĩnh
vực được phân công, làm Chủ tịch Hội đồng Bồi thường GPMB một số công trình
dự án khi được UBND huyện phân công, khâu nối – duy trì các hoạt động phối
hợp giữa UBND với UBMTTQ và các đoàn thể về các nhiệm vụ có liên quan, chỉ
đạo công tác PCBL – giảm nhẹ thiên tai cụm Tây Nam.
d) Ông Nguyễn Quốc Hương – Phó Chủ tịch UBND huyện:
Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện về toàn bộ hoạt động quản lý

Nhà nước thuộc các lĩnh vực sau đây:
Chỉ đạo công tác vệ sinh thú y, kiểm soát giết mổ gia cầm và an toàn thực
phẩm; Giao thông, Xây dựng, Công thương, Khoa học công nghệ, Công nghệ
thông tin, Doanh nghiệp – HTX, Công tác GPMB các dự án, làm Chủ tịch Hội
đồng Bồi thường GPMB dự án khai thác Mỏ sắt Thạch Khê, phụ trách – chỉ đạo
Ban thực thi Đề án phát triển bền vững kinh tế - xã hội các xã chịu ảnh hưởng Dự
án khai thác mỏ sắt Thạch Khê (Đề án 946), công tác giải quyết khiếu nại – tố cáo
của công dân trong lĩnh vực được phân công, khâu nối – duy trì các hoạt động phối
hợp giữa UBND với UBMTTQ và các đoàn thể về các nhiệm vụ có liên quan, chỉ
đạo công tác PCBL – giảm nhẹ thiên tai cụm Biển ngang.
* Các phòng ban chuyên môn:
Các phòng ban chuyên môn được thành lập để tham mưu giúp UBND huyện
thực hiện tốt các chức năng của mình, đảm bảo thống nhất công tác quản lý từ
Trung ương đến địa phương. Các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND
huyện bao gồm:
- Các phòng chuyên môn:
1. Văn phòng HĐND – UBND huyện
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Tư pháp
4. Phòng Tài chính – kế hoạch
6


5. Phòng Tài nguyên – môi trường
6. Phòng Lao động – thương binh và xã hội
7. Phòng Văn hóa – thông tin
8. Phòng Giáo dục và đào tạo
9. Phòng Y tế
10. Thanh tra huyện
11. Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

12. Phòng Kinh tế hạ tầng
13. Văn phòng điều phối nông thôn mới.
- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc:
1. Văn phòng đăng kí quyền sử dụng đất
2. Trung tâm Ứng dụng khoa học kỹ thuật và bảo vệ cây trồng vật nuôi
3. Trung tâm Văn hóa – thông tin – thể thao và du lịch
4. Trung tâm Hướng nghiệp, dạy nghề và giáo dục thường xuyên
5. Trung tâm Dân số - kế hoạch hóa gia đình
6. Trung tâm Y tế dự phòng
7. Đài truyền thanh – truyền hình
8. Ban quản lý các dự án xây dựng cơ bản
9. Hội đồng bồi thường giải phòng mặt bằng.
1.3.Chức năng, nhiệm vụ
1.3.1. Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Thạch Hà
UBND huyện Thạch Hà là cơ quan hành chính nhà nước trực thuộc UBND
tỉnh Hà Tĩnh. UBND huyện Thạch Hà có chức năng đưa ra và quyết định các chủ
trương biện pháp phát triển linh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh trên địa bàn theo
quyết định của pháp luật và phân cấp của UBND cấp trên; đảm bảo sự chỉ đạo,
quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở.
UBND huyện Thạch Hà hoạt động trên nguyên tắc thảo luận tập thể và
quyết định theo các vấn đề đa số sau đây:
Quy hoạch; kế hoạch và phát triển kinh tế - xã hội; dự toán, quyết toán ngân
sách hàng năm và quỹ dự trữ của cấp mình. Đầu tư xây dựng các công trình trọng
7


điểm; huy động nhân lực và tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách của địa
phương theo quy định của pháp luật và sự phân công của UBND cấp trên.
1.3.2. Nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân huyện Thạch Hà
UBND huyện Thạch Hà là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương chịu

trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan hành chính Nhà nước cấp trên.
UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn tại Luật Tổ chức HĐND và
UBND cũng như các quy định khác của pháp luật có liên quan. UBND huyện
Thạch Hà có những nhiệm vụ, quyền hạn chính sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội nhằm trình UBND cấp tỉnh
phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch các chương trình khuyến khích phát triển
nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương trình UBND cấp tỉnh phê
duyệt; tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch các chương trình sau khi được phê
duyệt.
Tiểu kết: Kết thúc chương I giúp chúng ta hiểu một cách khái quát hơn về
cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thạch Hà. Và là cơ sở để
ta tìm hiểu sâu hơn về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại đây.

8


Chương II: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Ủy ban nhân
dân huyện Thạch Hà – tỉnh Hà Tĩnh.
Văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng khi thực hiện công tác hoạch định
cho một cơ quan, tổ chức. Nó không thuần túi là nhiệm vụ mang lại lợi ích cho
riêng văn phòng mà nó đảm bảo cho sự hoạt động hiệu quả cho toàn bộ cơ quan, tổ
chức đó. Bằng việc xác định mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ cho hoạt động của
đội ngũ nhân viên trong cơ quan, tổ chức. Nó còn là cơ sở để lãnh đạo tổ chức,
điều hành và kiểm tra, giám sát hoạt động của cơ quan, đơn vị. Bên cạnh đó, còn
giúp nhân viên định hướng nghiệp vụ của mình. Nếu không được tổ chức thống
nhất và thực hiện theo đúng quy định sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nhà nước
của từng cơ quan nói chung và tổ chức nói riêng. Do đó cần có sự chỉ đạo hướng
dẫn thống nhất từ các cấp quản lý.
Và để có thể hoạch định được thì không thể thiếu vai trò của văn phòng nơi

thực hiện tất cả các khâu trong quá trình hoạch định. Xác định được tầm quan
trọng vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định, lãnh đạo Văn phòng UBND
huyện Thạch Hà đã chỉ đạo các nội dung hoạch định bao gồm:
- Thu thập các căn cứ
- Xác định mục tiêu
- Xây dựng các giải pháp để đạt được mục tiêu
- Công tác tổ chức thực hiện các mục tiêu.
Như vậy, ta có thể thấy vai trò của văn phòng là vô cùng quan trọng. Nếu
một trong các quy trình trên bị sai sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý
của lãnh đạo nói riêng và hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung.
2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ.
Trong hoạt động quản lý của UBND huyện Thạch Hà, từ khâu đề ra các chủ
trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến việc phản
ánh tình hình, nêu ý kiến với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể, nói
chung điều phải dựa vào các nguồn thông tin, căn cứ có liên quan. Dựa vào các căn
cứ càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của cơ
quan càng đạt hiệu quả cao. Thực tế tại UBND huyện Thạch Hà cho thấy, để đề ra
các quyết định quản lý đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần
9


phải nắm bắt đầy đủ và chính xác các căn cứ về những vấn đề, sự việc có liên
quan; các cán bộ, viên chức phải làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ
trưởng cơ quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết. Vì vậy,
công tác thu thập và xử lý các căn cứ của văn phòng UBND huyện Thạch Hà là tất
yếu. Để giúp hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả cao.
Căn cứ khi đến văn phòng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan có
thể gồm nhiều loại hình và được cung cấp bởi các nguồn khác nha. Cụ thể như sau:
- Thu thập căn cứ trên các kênh thông tin tài liệu, văn bản: căn cứ được lãnh
đạo, cán bộ, viên chức trong UNBD Thạch Hà ghi chép, tổng hợp; căn cứ từ các

nguồn thông tin ở các cơ quan cấp trên, cấp dưới và các cơ quan khác gửi tới.
- Thu thập các căn cứ qua kênh phi văn bản: Tiếp nhận các căn cứ qua
truyền miệng ,các thông tin qua buổi họp, qua điện thoại, trao đổi trực tiếp với
người có thông tin; căn cứ từ các phương tiện thông tin đại chúng như đài phát
thanh các đài truyền hình, báo chí hoặc Internet.
Khi văn phòng đã thu thập được các nguồn căn cứ thì cần phải được tiến
hành xử lý. Văn phòng cần phải: Phân tích, đánh giá để lựa chọn những căn cứ cần
thiết và xác thực; xác minh những căn cứ cần sử dụng nhưng còn có vấn đề nghi
vấn hoặc chưa trọn vẹn; loại bỏ những căn cứ ít liên quan, trùng lặp hoặc có độ tin
cậy thấp; tổng hợp căn cứ cần sử dụng theo từng ý, từng chuyên mục, từng mặt…
mà quá trình hoạch định cần thiết. Đây là một công việc đòi hỏi văn phòng phải lao
động hết sức nghiêm túc và thật sự cầu thị. Để việc xử lý các căn cứ được thuận
lợi, trước hết cần thu thập đầy đủ thông tin cần thiết; đồng thời cần tránh thu thập
những thông tin không liên quan đến việc hoạch định, dẫn đến nhiễu thông tin, gây
khó khăn cho việc xác minh, lựa chọn và tổng hợp các nguồn căn cứ. Sau đó, Văn
phòng sẽ thu thập lại những căn cứ chính xác và thích hợp để cung cấp lại cho lãnh
đạo nhằm hỗ trợ cho việc ra quyết định tại UBND huyện Thạch Hà.
Để hoàn thành được việc thu thập, xử lý các nguồn căn cứ phục vụ cho hoạt
động quản lý cũng như công tác hoạch định của lãnh đạo trong UBND huyện
Thạch Hà, yêu cầu đặt ra cho cán bộ Văn phòng:

10


- Phải nắm được quy định về chức năng, nhiệm vụ trong công tác thu thập,
xử lý, cung cấp thông tin của mình và bộ phận, đơn vị mình hoạt động.
- Nhu cầu căn cứ cần sử dụng của lãnh đạo: nội dung căn cứ, mức độ chi tiết
của, thời gian cung cấp.
- Xác định được tất cả những nguồn căn cứ cần thu thập và các kỹ năng cần
thiết để thu thập căn cứ từ những nguồn và kênh thông tin khác nhau.

Thông qua quá trình khảo sát thực tế tôi thấy văn phòng UBND huyện
Thạch Hà đã đảm bảo được quá trình thu thập và xử lý các nguồn căn cứ để cung
cấp cho lãnh đạo để hoạch định chương trình, kế hoạch cho cơ quan.
2.2. Vai trò trong công tác xác định các mục tiêu.
Hoạch định là sự tính toán, dự kiến mọi yếu tố cần thiết trong quá trình hoạt
động của cơ quan với tầm nhìn lâu dài. Để cơ quan hoạt động một cách có hiệu quả
thì văn phòng UBND huyện Thạch Hà cần phải đưa ra các phương pháp tối ưu cho
mọi công việc, chương trình, kế hoạch… Với yêu cầu về độ chính xác như vậy văn
phòng UBND đã phải xác định trước được mục tiêu cần hướng tới trước khi hoạch
định về vấn đề nào đấy, nhằm đảm bảo hiệu quả cho công tác lãnh đạo, cũng như
hoạt động của cơ quan mình.
Muốn thực hiện việc xác định mục tiêu chính xác và đem lại hiệu quả thì
văn phòng UBND huyện Thạch Hà đã có những phương pháp cụ thể cho việc xác
định mục tiêu trong hoạch định như sau:
- Phân tích các căn cứ để xác định mục tiêu: Khi muốn phân tích các căn cứ
thì trong quá trình thu thập và xử lý thông tin văn phòng cần phải xác định được
hình thức tồn tại của căn cứ.
Ví dụ: Các căn cứ đó tồn tại dưới dạng văn bản: Thì cần tìm ở trong văn thư
lưu trữ của cơ quan, vào các trang của chính phủ ( văn bản quy phạm pháp luật),
hay trong các giáo trình… Bên cạnh đó, văn phòng cần phải dựa vào các con số
thực tiễn, bằng việc tiến hành khảo sát. Khi muốn xác định được mục tiêu rõ ràng
văn phòng không chỉ xem xét qua bảng biểu hay phỏng vấn mà cần trực tiếp đi
quan sát thực tế để khi ra mục tiêu nó hợp với hoàn cảnh hiện tại của cơ quan.
11


- Đưa ra các mục tiêu dự định: Trong cơ quan sẽ luôn có những thay đổi để
phù hợp với sự phát triển và yêu cầu xã hội. Vì vậy, khi hoạch định không thể lập
một kế hoạch nhất định và dừng lại ở đó mà tương lai rất ít khi chắc chắn và tương
lai lại càng xa thì kết quả của quyết định mà ta đưa ra lại càng kém hiệu quả. Vì

vậy, tại văn phòng UBND huyện Thạch Hà luôn vạch ra những chương trình, kế
hoạch dự định giúp mỗi cá nhân hay toàn bộ cơ quan có thể xác định trước được
phương hướng, nhiệm vụ mình cần thực hiện là như thế nào. Giúp ta có thể đi tới
mục tiêu chính một cách nhanh hơn và tránh được rủi ro cao. Mục tiêu dự định
cũng chính là cơ sở để xác định hướng đi cho từng phòng, ban, bộ phận trong
UBND. Khi chương trình,kế hoạch đạt kết quả cao đó chính là thước đo vai trò của
văn phòng trong hoạch định.
- Đánh giá tính khả thi của mục tiêu: Để tránh mắc những sai lầm, khi xây
dựng những chương trình; kế hoạch cho cơ quan văn phòng UBND huyện Thạch
Hà đã phải so sánh các mục tiêu mình đưa ra nói có phù hợp với thực tiễn và đúng
với tính pháp lý hay không. Nói cách khác, khi đặt ra mục tiêu nào đó ta không thể
không dựa vào yêu cầu của công việc và nó cũng phải đi đúng với các chủ trương
chính sách của Đảng và Nhà nước. Vì vậy, văn phòng phải dựa vào yêu cầu của
công việc trong cơ quan để hoạch định một mục tiêu cụ thể. Khi đưa ra mục tiêu có
tính khả thi cao sẽ giúp văn phòng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo cơ quan
một cách chính xác. Và các quyết định quản lý mà lãnh đạo đưa ra sẽ đạt được hiệu
quả cao trong công việc.
Ví dụ: Nếu muốn thực hiện chương trình công tác năm văn phòng UBND
huyện Thạch Hà cần phải nắm rõ được những nhu cầu và công việc cơ quan cần
phải làm. Nếu đưa ra kế hoạch một cách bừa bãi, không đúng với thực tế, rủi ro sẽ
rất cao và không đem lại hiệu quả khi thực thi. Nó sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến
quá trình quản lý của lãnh đạo cũng như hiệu quả hoạt động của UBND.
- Lựa chọn ấn định mục tiêu: Xem xét lại tất cả quá trình thực hiện công tác
hoạch định, đánh giá tính cần thiết và hiệu quả của mục tiêu. Văn phòng cần phải
làm rõ được được tính cấp thiết của mục tiêu để các phòng, ban, đơn vị hay lãnh
đạo trong cơ quan có thể lựa chọn một mục tiêu chính. Quá trình ấn định mục tiêu
12


cũng không thể coi là đơn giản vì nó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạch động của

UBND. Vai trò của văn phòng vừa phải làm tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan lựa
chọn mục tiêu một cách chính xác, vừa phải giúp tất cả các phòng, ban, đơn vị định
hướng được cách thức thực hiện mục tiêu đó. Văn phòng chính là cầu nối vừa thiết
lập vừa thực hiện chương trình, kế hoạch trong UBND.
2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp.
Để nâng cao hiệu quả hoạch động của toàn cơ quan nói chung và công tác
quản lý của lãnh đạo nói riêng văn pòng luôn luôn phải làm công tác tham mưu
một cách chính xác và hiệu quả nhất. Vậy nên trong công tác hoạch định cũng thế,
văn phòng UBND huyện Thạch Hà luôn luôn phải tìm kiếm, xác định các mục tiêu
thì bên cạnh đó văn phòng còn phải xây dựng các giải pháp để các phòng, ban, đơn
vị có thể thực hiện mục tiêu đạt được hiểu quả cao nhất.
Công tác xây dựng các giải pháp là một quá trình không hề dễ dàng. Nó
quyết định sự thành công hay thất bại của toàn bộ chương trình, kế hoạch. Vì vậy,
nó đòi hỏi người làm văn phòng phải luôn có tư duy tốt để xây dựng và lựa chọn
các giải pháp tối ưu nhất. Văn phòng UBND huyện Thạch Hà đã xây dựng các giải
pháp theo một trình tự logic như sau:
- Thứ nhất: Xác định những nội dung cần thực hiện theo thứ tự ưu tiên
Văn phòng đã căn cứ vào mục tiêu được hoạch định từ ban đầu để xác định
những công việc cụ thể cần phải làm. Việc nào quan trọng cần làm trước, việc nào
làm sau, để cho phù hợp với quá trình đi tới mục tiêu. Từ đó cũng giúp các phòng,
ban, đơn vị trong cơ quan tìm ra các giải pháp hợp lý đạt hiệu quả cao nhất trong
công việc.
Văn phòng cần dựa vào những quyết định trực tiếp của Nhà nước có liên
quan đến mục tiêu để lựa chọn các giải pháp sao cho phù hợp, đúng với quy định
của pháp luật. Giúp việc tiến hành chương trình, kế hoạch không là sai chủ trương
chính sách của Đảng và Nhà nước.
Ngoài ra, Văn phòng đã dựa vào yêu cầu công việc, yêu cầu của mục tiêu đã
lựa chọn để đưa ra những giải pháp phù hợp với thực tiễn nhất. Giúp cho quá trình
13

đi tới mục tiêu không bị sai lệnh. Và giúp lãnh đạo cơ quan có thể chỉ đạo công
việc một cách dễ dàng và xuyên suốt.
- Thứ hai: Xác định các đối tượng thực hiện mục tiêu
Dựa trên nội dung công việc đã lựa chọn văn phòng đã phải sắp xếp hợp lý
từng mảng công việc sao cho phù hợp với quá trình tổ chức chương trình, kế hoạch
của UBND.
Dựa trên chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, nhân viên trong UND văn
phòng có trách nhiệm phân công công việc cho từng phòng, ban, đơn vị trong cơ
quan thực hiện sao cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ của các cá nhân, tập thể
trong toàn cơ quan để công việc được tiến hành thuận lợi và đạt hiệu quả cao nhất.
Bên cạnh, dựa vào chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị văn phòng còn phải
nắm bắt được năng lực, sở trường của mỗi cá nhân, đơn vị để phân công công việc
sao cho hợp lý và quá trình thực hiện không xảy ra rủi ro hay sai sót.
- Thứ ba: Xác định thời gian, địa điểm.
Như chúng ta biết khi thực hiện công việc nào cũng cần phải có thời gian và
địa điểm rõ ràng. Và tại UBND huyện Thạch Hà khi muốn tổ chức chương trình,
kế hoạch cho cơ quan người làm văn phòng tại coi việc xác định thời gian, địa
điểm để tổ chức là một khâu không thiếu quan trọng cho cả quá trình thực hiện.
Văn phòng có trách nhiệm lựa chọn địa điểm, thời gian phù hợp rồi thông báo cho
lãnh đạo và các đơn vị trong cơ quan được biết.
- Thứ tư: Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu
Khi muốn tổ chức được một chương trình, kế hoạch tại UBND, văn phòng
đã phải phối hợp với nhiều đơn vị để thực hiện và không thể thiếu đó là phòng Tài
chính. Cùng với phòng tài chính văn phòng sẽ phải xác chính được nguồn lực của
cơ quan như thế nào. Muốn tổ chức một chương trình lớn hay nhỏ đều phải xem
xét nguồn tài vụ của cơ quan có đủ để thực hiện hay không. Nếu hoạch định một
mục tiêu mà cơ quan không có khả năng tài chính để thực hiện thì hiển nhiên mục
tiêu đó sẽ thất bại và người làm văn phòng sẽ phải chịu trách nhiệm khi không xác
định trước nguồn lực của cơ quan.

14


Trong quá trình hoạch định và thực hiện mục tiêu văn phòng còn phải xác
định các mối quan hệ có liên quan đến công việc, vì việc xây dựng và tổ chức một
sự kiện cho cơ quan không chỉ là việc riêng của văn phòng mà là việc của toàn bộ
các cá nhân, đơn vị liên quan đều phải thực hiện. Văn phòng có trách nhiệm xác
định xem những công việc nào thì cần các đơn vị phối hợp với nhau.
Ví dụ: Tại UBND huyện Thạch Hà khi tổ chức “Hội nghị cán bộ công chức”
không thể một mình phòng nội vụ huyện tổ chức mà cần phải có sự phối hợp của
văn phòng trong việc hậu cần và phòng tài chính để sử dựng ngân sách cho thực
hiện hội nghị từ lúc bắt đầu đến kết thúc.
Văn phòng luôn là bộ phận hậu cần của cơ quan nên trong quá trình hoạch
định mục tiêu văn phòng đã xác định những trang thiết bị cần dùng. Tránh được
việc thiếu cơ sở vật chất khi tổ chức chương trình của cơ quan. Ngoài ra, văn
phòng còn phải xác định nguồn nhân lực phục vụ cần thiết để có các giải pháp phù
hợp cho quá trình hoạch định.
2.4. Vai trò trongcông tác tổ chức thực hiện mục tiêu.
Tổ chức thực hiện là tiến trình chuyển các chiến lược và kế hoạch thành
những hoạt động cụ thể trên thực tế của cơ quan nhằm đạt các được mục tiêu đã
đề ra trong quá trình hoạch định một cách có hiệu quả. Trong khi việc phân tích và
hoạch định là xác định một cách rõ ràng cái gì và tại sao của những hoạt động tại
cơ quan, thì việc thực hiện nhắm tìm câu trả lời: ai, ở đâu, khi nào, và làm thế nào
để biến các mục tiêu trở thành hiện thực.
Vì vậy, ngoài việc xác định một cách rõ ràng cái gì và tại sao??? cho quá
trình hoạch định. Thì văn phòng UBND huyện Thạch Hà còn phải đóng vai trò
quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu trên thực tế. Đưa ra mục tiêu đã khó và
việc thực hiện nó lại càng không hề dễ dàng, nên quá trình thực hiện đòi hỏi phải
được tổ chức một cách nghiêm túc nhất. Thời gian xác định mục tiêu được xem là
quá trình văn phòng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo cũng như toàn bộ cơ

quan và trong quá trình thực hiện văn phòng lại đóng vai trò hậu cần để mục tiêu
đó đạt được kết quả tốt nhất.
15


Khi một chương trình tại UBND huyện Thạch Hà được diễn ra thì bộ phận
văn phòng luôn là đội ngũ chuẩn bị mọi trang thiết bị cần thiết từ maket cho đến
âm thanh ánh sáng và nước uống cho toàn bộ những người tham gia. Bên cạnh đó,
văn phòng còn phải chuẩn bị những tài liệu có liên quan trong chương trình, giúp
lãnh đạo có thể yên tâm khi trong xuyê suốt quá trình diễn ra chương trình. Lễ tân
là một bộ phận không thể thiếu trong mọi chương trình và nhiệm vụ này cũng được
văn phòng UBND huyện Thạch Hà đảm nhiệm và thực hiện một cách rất tốt…
Ngoài việc phối hợp để tổ chức văn phòng còn phải làm người kiểm tra giám sát
trong suốt quá trình tổ chức, để tránh những sai sót và sự việc phát sinh làm ảnh
hưởng đến công tác thực hiện.
Như vậy, trong toàn bộ quá trình hoạch định ra một mục tiêu để thực hiện tại
UBND huyện Thạch Hà văn phòng là bộ phận không thể thiếu và đóng vai trò
quan trọng để đem đến sự thành công.
Tiểu kết: Trên đây là tất cả vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
tại UBND huyện Thạch Hà sẽ giúp đánh giá được thực trạng một cách chính xác
nhất tại chương tiếp theo.

16


Chương III. Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định tại Ủy ban nhân dân huyện Thạch Hà.
3.1. Nhận xét, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
tại UBND huyện Thạch Hà.
Qua việc khảo sát thực tế trong thời gian qua, kết hợp vận dụng lý thuyết đã

được học tại trường tôi nhận thấy vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
tại văn phòng UBND huyện Thạch Hà đã đạt được nhiều thành công và kết quả to
lớn, góp phần không nhỏ vào hiệu quả chung của toàn bộ UBND huyện. Tuy nhiên
bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số khó khăn và hạn chế cần phải kịp thời khắc
phục. Thông qua đó, tôi đã tìm hiểu và xác định được các ưu điểm đưa đến sự
thành công cũng như hạn chế của những khó khăn của văn phòng trong công tác
hoạch định tại đây. Cụ thể như sau:
3.1.1. Ưu điểm
Công tác văn phòng là đầu mối không thể thiếu được trong các hoạt động
của UBND huyện Thạch Hà.Trong thời gian qua công tác văn phòng của UBND
huyện đã không ngừng được quan tâm, cải thiện. Vì vậy về cơ bản việc giải quyết
các công việc tại UBND huyện được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời,
chính xác và hiệu quả.
- Nguyên tắc tổ chức hoạt động của bộ máy văn phòng trong công tác hoạch
định có sự phân công và phối hợp thực hiện giữa các bộ phận. Ví dụ tổ chức hội
họp, cán bộ, chuyên viên tổng hợp sẽ xây dựng bản kế hoạch, chuyên viên phụ
trách công tác văn thư sẽ chuẩn bị các văn bản có liên quan, kế toán phòng dự trù
kinh phí, Trưởng phòng trình lãnh đạo bản dự thảo và các thành phần có trong bản
dự thảo sẽ phải phân công công việc để thực hiện.
- Bộ máy văn phòng áp dụng nguyên tắc tập trung dân chủ, quyền lực cao
nhất là Trưởng phòng, có quyền hành quyết định các công việc thuộc thẩm quyền
và làm công tác tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện. Có trách nhiệm theo dõi,
chỉ đạo, kiểm tra cấp dưới, phân công nhiệm vụ cho cấp dưới thực hiện các công
việc được giao.
17


- Phần lớn nhân viên phòng văn phòng đều có trình độ chuyên môn, trẻ tuổi,
nhiệt tình, cẩn thận, tỷ mỉ, có trách nhiệm cao trong công việc, luôn cố gắng khắc
phục khó khăn để hoàn thành công việc được giao. Nhân viên trong phòng đều biết

sử dụng thành thạo máy vi tính và các máy móc thiết bị khác trong phòng để giải
quyết công việc.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin ở văn phòng góp phần giúp các nhân
viên trong văn phòng có thể thu thập thông tin một cách nhanh chóng để phục vụ
cho quá trình hoạch định. Việc đưa phần mềm quản lý văn bản vào hoạt động giúp
cho quá trình thu thập các tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả.
- Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng cán bộ bằng nhiều hình thức nhằm nâng
cao trình độ chyên môn nghiệp vụ và các kỹ năng phân tích phục vụ cho quá trình
hoạch định nói riêng và giải quyết công việc cho toàn cơ quan nói chung.
3.1.2. Nhược điểm
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Văn phòng UBND huyện Thạch Hà, tôi
nhận thấy vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định còn tồn tại một số hạn
chế. Cụ thể:
- Hạn chế lớn nhất mà tôi nhận thấy được là về cơ cấu nhân sự của các bộ
phận trong văn phòng. Với đặc thù của văn phòng vừa làm công tác tham mưu, vừa
làm công tác hậu cần nhưng số lượng nhân viên trong văn phòng còn hạn chế. Quá
trình hoạch định là một quá trình đòi hỏi nhân lực nhiều nhưng số người quá ít
trong khi số lượng công việc quá nhiều gây nên sự mệt mỏi, áp lực và căng thẳng
cho nhân viên văn phòng từ đó làm giảm tiến độ và hiệu quả làm việc của toàn bộ
cơ quan.
- Chất lượng trang thiết bị, máy móc chưa thật sự đảm bảo. Thường xuyên
xảy ra tình trạng lỗi mạng, vi rút xâm nhập máy tính làm mất các dữ liệu cần thiết
để giải quyết công việc.
- Việc thu thập tài liệu chưa triệt để nên khi chỉnh lý, lập hồ sơ lưu trữ còn
thiếu đồng bộ. Vì vậy nhân viên văn phòng phải thường xuyên bổ sung, hoàn thiện
hồ sơ, tài liệu. Hơn nữa công cụ tra cứu chủ yếu là tìm mục lục hồ sơ bằng phương
pháp thủ công chưa áp dụng công nghệ thông tin váo quản lý, tra tìm tài liệu nên
18

khi tra cứu các tài liệu phục vụ cho công tác hoạch định còn gặp khó khăn.Nguồn
kinh phí phục vụ để nhân viên thực hiện công tác hoạch định còn hạn hẹp.
3.1.3. Nguyên nhân
- Do tại đây chưa nhìn nhận rõ công tác hoạch định là một công tác nên thực
hiện riêng biệt nên lãnh đạo chưa tạo nhiều cơ hội cho nhân viên thực hiện một
cách đầy đủ. Chỉ xem đó là công việc thường ngày mà văn phòng cần phải làm.
- Nguồn tài chính của cơ quan còn hạn hẹp nên chưa có đủ trang thiết bị hiện
đại cũng như số lượng nhân lực cần thiết để phục vụ cho công tác hoạch định.
3.2. Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định.
Trong xu thế phát triển của toàn xã hội cùng với việc thực hiện công nghiệp
hóa, hiện đại hoá đất nước thì việc nâng cao hiệu quả vai trò của văn phòng là một
yêu cầu tất yếu. Nó không những góp phần giải quyết công việc nội bộ của cơ
quan, đơn vị mà còn đánh giá chất lượng hoạt động của bộ phận văn phòng trong
mọi công tác. Nhận thức được điều đó, UBND huyện Thạch Hà đã xây dựng
những giải pháp nhằm nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định.
Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế và khó khăn. Để vai trò của văn phòng
trong công tác hoạch định được hoàn thiện hơn tôi xin đưa ra một số giải pháp cơ
bản sau:
3.2.1. Nâng cao trình độ cán bộ văn phòng hoạt động trong công tác
hoạch định.
Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện phải thường xuyên nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên làm công tác hoạch định thông qua việc mở
các lớp tập huấn, các khóa học về quản trị hàng năm cho các phòng ban, cán bộ
nhân viên làm văn phòng.
Cần bổ sung nhân sự có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn nghiệp
vụ trong văn phòng để phục vụ cho công tác hoạch định nhằm khắc phục tình trạng
số việc quá nhiều trong khi số người đảm nhiệm quá ít.
Việc cử nhân viên văn phòng đi học phải có trọng tâm, cần phải xác định
đúng nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài bổ

19


sung kiến thức về trình độ còn phải bổ sung thêm kiến thức về quản trị và hoạch
định để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn.
Đổi mới nhận thức của nhân viên văn phòng về vai trò, vị trí, tầm quan trọng
của công tác hoạch định.
3.2.2. Tăng cường chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho cán bộ văn
phòng làm công tác hoạch định.
Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện cần phải quan tâm hơn nữa đến công tác
hoạch định. Đặc biệt là việc đảm bảo về điều kiện làm việc, đời sống vật chất và
tinh thần cho cán bộ, công chức làm công tác hoạch định.
Tăng cường các chính sách và chế độ đãi ngộ, quan tâm và tạo điều kiện về
mọi mặt giúp họ chú tâm vào công việc. Điều đó sẽ là nguồn động lực to lớn để
các các bộ công chức thực hiện tốt và hiệu quả công việc của mình.
Xây dựng cơ chế thi đua, khen thưởng để động viên, kích thích tính năng
động tích cực và nâng cao hiệu quả công tác hoạch định; cũng như áp dụng cơ chế
kỹ luật đối với những hành vi vi phạm quy định Nhà nước.
Cải thiện điều kiện lao động, nâng cao phúc lợi vật chất và tinh thần cho
công chức, tạo niềm tin và môi trường làm việc thuận lợi cho họ.
3.2.3. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hóa
phục vụ cho văn phòng nói chung và công tác hoạch định nói riêng
Văn phòng UBND huyện là nơi nhận và thu thập các nguồn thông tin phục
vụ hoạt động cho cơ quan. Số lượng thông tin là rất lớn cần phải được bảo quản
cẩn thận. Tuy nhiên hiện nay trang thiết bị phục vụ cho văn phòng còn nhiều hạn
chế. Vì vậy, UBND huyện cần phải có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết
bị, vật dụng cần thiết.
Tăng cường ngân sách đầu tư trang thiết bị. Đầu tư phải chứ trọng để chất
lượng và hiệu quả chứ không phải đầu tư một cách bừa bãi, tùy tiện.
3.2.4. Tăng cường chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của Nhà

nước trong công tác hoạch định.
Trong quá trình thu thập thông tin, căn cứ nhân viên văn phòng cần phải
chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của pháp luật đã đề ra.
20


Nhân viên văn phòng thuộc UBND huyện trong quá trình tác nghiệp phải
đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định mà nhà nước và UBND huyện đã ban hành.
Khi có văn bản mới về quy định lãnh đạo Văn phòng UBND huyện phải tổ chức
hướng dẫn triển khai những nội dung mới được quy định cho nhân viên văn phòng
để họ thực hiện theo.
Tiều kết: Những nội dung trong chương III giúp ta thấy rõ được các ưu
điểm và nhược điểm về vai trò của văn phòng UBND huyện Thạch Hà trong công
tác hoạch định. Để chúng ta có thể tìm ra được nguyên nhân và các giải pháp để
giải quyết.

21