Khảo sát, đánh giá về phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của nhà quản trị văn phòng tại HĐND tỉnh hà nam

LỜI CẢM ƠN
Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến toàn thể Quý thầy
cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Quý thầy cô khoa Quản trị Văn phòng đã dạy
dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt quá trình học tập và
rèn luyện tại trường. Em xin cảm ơn thầy Nguyễn Đăng Việt, người đã nhiệt tình
hướng dẫn em thực hiện bài tiểu luận này.
Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng chắc chắn bài tiểu luận của em còn có rất
nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo, cô giáo và các bạn
đọc. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, phê bình của quý thầy cô
cũng như các bạn đọc. Đó sẽ là hành trang quý giá giúp em hoàn thiện kiến thức
và bài tiểu luận tiếp theo của mình sau này.
Xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là Lê Chí Linh tôi thực hiện bài tiểu luận cá nhân với tên đề số 03:
“Khảo sát, đánh giá về phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch
cho văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tại HĐND Tỉnh Hà Nam”.
Tôi xin cam đoan đây chính là bài tiểu luận của tôi trong thời gian
qua,thông qua tìm hiểu và thu thập thông tin từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong bài tiểu luận này.
Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2016
Sinh viên

Lê Chí Linh


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
UBND
HĐND

NVL
NXB
ĐBQH
PCT
MTTQ

Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Nguyên vật liệu
Nhà xuất bản
Đại biểu Quốc hội
Phó chủ tịch
Mặt trận tổ quốc


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..........................................1
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.....................................................2
5. Cấu trúc của đề tài....................................................................................2
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................3
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
TỈNH HÀ NAM...................................................................................................3
1.1. Lịch sử hình thành.................................................................................3

1.2. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................6
1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND tỉnh............................7
1.3.1. Chức năng...........................................................................................7
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................8
CHƯƠNG II. PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ
HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND TỈNH HÀ
NAM...................................................................................................................13
2.1. Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian................................13
2.1.1. Hoạch định công việc theo năm..........................................................17
2.1.2. Hoạch định công việc theo quý, tháng................................................17
2.1.3. Hoạch định công việc theo tuần..........................................................18
2.2. Phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động.......18
2.2.1. Xác định mục tiêu yêu cầu (Why).....................................................18
2.2.2. Xác định nội dung công việc (What?)...............................................19
2.2.3. Xác định 3W......................................................................................19


2.2.4. Xác định phương pháp 1h...................................................................20
2.2.5. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)........................................20
2.2.6. Xác định phương pháp kiểm tra (check).............................................20
2.2.7. Xác định nguồn lực (5M)....................................................................21
CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH
ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG TẠI UBND TỈNH HÀ NAM.............................................................23
3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................23
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................23
3.1.2. Nhược điểm......................................................................................23
3.1.3. Nguyên nhân.....................................................................................24
3.2. Các giải pháp.......................................................................................24
3.3.1.Giải pháp hoạch định chương trình, kế hoạch hiệu quả cho nhà quản trị. 24

3.3.2. Đối với nhà quản trị..........................................................................26
3.3.3. Đối với cá nhân.................................................................................27
3.3.4. Đối với văn phòng............................................................................27
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................28
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................29
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác
hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà
nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định. Đối với
những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra quyết định ban
hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì
các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêm túc. Kế hoạch
công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành
một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc của từng
ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch thường được xây dựng
cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10
năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6
tháng, quý).
Để hoạch định được chương trình, kế hoạch thì vai trò của Nhà quản trị
rất quan trọng, để hiểu thêm về hoạch định trong chương trình, kế hoạch chúng
ta cần nắm rõ bản chất, vai trò và nhiệm vụ của nó. Chính vì thế, tôi muốn lựa
chọn chủ đề: “Khảo sát, đánh giá về phương pháp hoạch định chương trình, kế
hoạch cho văn phòng của Nhà quản trị văn phòng tại UBND Tỉnh Hà Nam” này
nhằm đưa ra cho Nhà quản trị những giải pháp để giúp cho cơ quan, tổ chức bố
trí, sắp xếp công việc một cách hợp lý nâng cao chất lượng trong công việc.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

 Đối tượng: UBND tỉnh Hà Nam
 Mục đích: giúp cho lãnh đạo có thêm thông tin để tiện cho việc đề ra
chương trình, kế hoạch thực hiện các công việc của cơ quan, tổ chức. Đặc biệt là
nêu ra những điểm hạn chế trong công tác hoạch định của nhà quản trị từ đó
giúp nhà quản trị hiểu và áp dụng giải pháp phu hợp cho cơ quan, tổ chức mình.
 Nhiệm vụ: Phân tích đánh giá dự thực hiên chương trình, kế hoạch công
việc của từng cá nhân trong cơ quan, tổ chức, dự đoán kết quả đạt được. Căn cứ
vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, từ đó đưa ra các kế hoạch, chương trình
1


cụ thể nhằm thực hiện mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức.
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
 Cơ sở phương pháp luận: Quan điểm thực tiễn và nguyên tắc lý luận
gắn liền với thực tiễn, Quan điểm lịch sử - cụ thể, Quan điểm toàn diện và hệ
thống
 Các phương pháp nghiên cứu sử dụng: Phương pháp tổng hợp, Phương
pháp kiểm tra, Phương pháp đánh giá, nhận xét
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Xây dựng chương trình kế hoạch thực hiện công việc cho cơ quan, tổ
chức.
Đưa ra những ưu điểm và hạn chế của nhà quản trị trong công tác hoạch
định chương trình, kế hoạch thực hiện công việc từ đó nếu ra nhưng giải pháp
giúp nâng cao chất lượng hoạch định nguồn nhân lực trong thực tiễn.
5. Cấu trúc của đề tài
 Phần mở đầu
 Lý do chọn đề tài
 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
 Cấu trúc của đề tài
 Phần nội dung
 Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động tại Tỉnh Hà Nam.
 Chương 2: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch của nhà
quản trị văn phòng tại UBND Tỉnh Hà Nam.
 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện phương pháp hoạch định chương trình,
kế hoạch của nhà quản trị văn phòng của UBND Tỉnh Hà Nam.
 Phần kết luận: Kết luận về kết quả nghiên cứu của từng nhiệm vụ đặt
ra.
2


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
TỈNH HÀ NAM
1.1. Lịch sử hình thành
Hà Nam nằm ở tọa độ địa lý trên 20o vĩ độ Bắc và giữa 105o-110o kinh
Đông, phía Tây-Nam châu thổ sông Hồng, trong vùng trọng điểm phát triển kinh
tế Bắc Bộ. Tỉnh Hà Nam cách thủ đô Hà Nội hơn 50 km, là cửa ngõ phía nam
của thủ đô; phía bắc giáp với tỉnh Hà Tây, phía đông giáp với Hưng Yên và Thái
Bình, phía nam giáp Nam Định và Ninh Bình, phía tây giáp Hòa Bình .
Với vị trí đại lý thuận lợi, vừa gần kề với các tỉnh thành phố ở đồng bằng
sông Hồng vừa kết nối với các tỉnh miền núi Tây Bắc của đất nước, đông thời là
địa bàn chguyển tiếp giữa các vùng kinh tế - lãnh thổ này, nên từ xa xưa Hà
Nam đã có những lợi thế về vị trí địa lý cho phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh,
với sự gắn kết và mở rộng giao lưu vơi các tỉnh trong vùng và cả nước.
Ngày nay, sự phát triển của giao thông vận tải và sự mở rộng của thị
trường càng làm cho vị trí địa lý của Hà Nam trở lên quan trọng hơn và trở

thành một lợi thế động trong phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh. Ngoài hệ thống
đường bộ và đường sắt chạy qua trên địa bàn, Hà Nam còn có các tuyến giao
thông đường thuỷ trên sông Hồng, sông Đáy , sông Châu thuận lợi cho giao lưu
nội địa và giao lưu hàng hoá với các tỉnh trong vùng .
Vị trí địa lý và điều kiện giao thông thuận lợi không chỉ tạo ra cho Hà
Nam một không gian kinh tế mở với những lợi thế về giao lưu kinh tế, văn hoá,
khoa học kỹ thuật, mà còn tạo gia cho Hà Nam những lợi thế so sánh về thị
trường để khai thác có hiệu quả các nguồn lực bên trong đồng thời thu hút vốn
đầu tư và các nguồn lực từ bên ngoài cho quá trình công nghiệp hoá, hiện đại
hoá và phát triển nhanh nền kinh tế - xã hội của tỉnh.
Với diện tích tự nhiên hơn 851,7 km2, đất đai và địa hình của Hà Nam
tương đối đa dạng. Phía Tây của tỉnh là vùng đồi núi bán sơn địa với các đãy núi
3


đá vôi, núi đất và đồi rừng, nhiều nơi có địa hình dốc. Xuôi về phía đông là
những giải đồi đất thấp, xen những núi đá và những thung lũng ruộng. Đất đai ở
vùng này thích hợp với các loại cây lâm nghiệp ( như thông, mỡ, bạch đàn,
luồng, tre, song mây), cây ăn quả , cây công nghiệp ( như chè, trẩu, sơn, gai,
mía, lạc), cây màu và một số ruộng trồng được lúa nước.
Phía đông của tỉnh giáp đến sông Hồng là vùng đồng bằng phù sa được
bồi tu bởi các dòng sông ( nhu sông Đáy, sông Châu, sông Hồng), đất đai khá
màu mỡ, thích hợp cho canh tác lúa nước, hoa màu và rau đậu thực phẩm. Nhiều
dải đất bồi ven sông Hồng, sông Châu có thể trồng cả các loại cây công nghiệp
ngắn ngày như mía, dâu, đỗ tương, lạc và một số loại cây ăn quả. Song do quá
trình kiến tạo địa chất và biến đổi địa hình của đồng bằng sông Hồng nên ở đây
có nhiều vùng đất trũng, thường xuyên ngập úng vào mùa mưa và thường bị
chua, phèn, không thuận lợi cho canh tác nông nghiệp. Một số nơi ở Duy tiên,
Bình lục, Thanh Liêm có cốt đất rất thấp, chỉ 0,3 - 0,8 m so với mặt nước biển.
Song ở vùng đồng bằng phía Đông lại có một diện tích mặt nước ao, hồ, đầm,

phá, ruộng trũng và sông ngòi khá lớn thuận lợi cho việc nuôi trồng, đánh bắt
thuỷ sản và chăn nuôi gia cầm dưới nước (như vịt, ngan, ngỗng).
Sự đa dạng về đất đai, địa hình và thổ nhưỡng của Hà Nam là điều kiện
khá thuận lợi cho việc phát triển nông nghiệp, cả trồng trọt, chăn nuôi, lâm
nghiệp và thuỷ sản. Theo số của cục thống kê Hà Nam năm 2002, diện tích đất
nông nghiệp của tỉnh có 52.026 ha, chiếm 61,1%; tổng diện tích tự nhiên. Trong
đó, đất trồng lúa có 40.005 ha (chiếm 76,9% diện tích đất nông nghiệp); đất
trồng màu và cây công nghiệp hàng năm có 3.702 ha (chiếm 7,1%); đất trồng
cây lâu năm 139 ha. Diện tích ao đầm và mặt nước sử dụng vào mục đích nông
nghiệp là 4.626 ha, chiếm 8,9% diện tích đất nông nghiệp.
Đất lâm nghiệp có trên 9.466 ha (chiếm 11,1% diện tích tự nhiên), trong
đó có hơn 7.695 ha rừng tự nhiên và hơn 1.770 ha rừng trồng. Đất giành cho
thuỷ lợi, giao thông, xây dựng và đất chuyên dùng khác là 11.797 ha (chiếm
13,8% diện tích tự nhiên) và đất ở khu dân cư có khoảng 4.347 ha. Toàn tỉnh
hiện còn gần 7.533 ha đất chưa sử dụng (chiếm 8,8% diện tích tự nhiên), trong
4


đó có hơn 2000 ha đất có mặt nước và 228 ha đất bằng có thể khai thác sử dụng
vào mục đích nông nghiệp.
Những năm gần đây diện đất chưa sử dụng đang giảm đi rõ rệt, song tiềm
năng đất đai cho phát triển nông - lâm nghiệp nói riêng, phát triển kinh tế - xã
hội nói chung của tỉnh hiện vẫn còn rất lớn, khi nguồn lực này được khai thác,
sử dụng một cách hợp lý, có hhiệu quả cao trong tương lai.
Cũng như nhiều tỉnh ở đồng bằng sông Hồng, Hà Nam có điều kiện thời
tiết, khí hậu thuỷ văn mang đặc trưng của khí hậu nhiệt đới gió mùa. Hà Nam
cũng là tỉnh có nhiều sông ngòi, hồ, đầm và nước mặt trên đồng ruộng. Điều
kiện thời tiết, khí hậu, thuỷ văn khá thuận lợi cho phát triển nền nông nghiệp
sinh thái đa dạng, với nhiều động thực vật nhệt đới, á nhiệt đới và ôn đới; đồng
thời cũng thuận lợi cho phát triển các ngành công nghiệp, thương mại, du lịch,

dịch vụ cũng như cho các hoạt động văn hoá, xã hội và đời sống sinh hoạt của
dân cư. Vào muầ xuân và mùa hạ có nhiều ngày thời tiết mát mẻ, cây cối, cảnh
vật tốt tươi rất thích hợp cho các hoạt động lễ hội du lịch .
Tuy vậy điều kiện khí hậu thuỷ văn ở hà Nam cũng có những bất lợi nhất
định, gây trở ngại cho phát triển sản xuất và đời sống của nhân dân. Lượng mưa
hàng năm thường phân bố không đều, khoảng 70% tạp trung vào các tháng từ
tháng 5 đến tháng 9. Đây cũng là khoảng thời gian thường có bão gió, mực nước
sông lên cao và mưa lũ từ thượng nguồn đổ về nên thường gây ngập úng lớn trên
diện rộng và kéo dài, tiêu thoát nước rất khó khăn. Các tháng từ tháng 1 đến
tháng 3 và từ tháng 10 đến tháng 12 hàng năm khí hậu thường khô, lạnh, ít mưa,
nước sông ngòi xuống thấp, luợng nước ở các hồ đầm bị cạn nên nhiều nơi
thường bị hạn hán, gây thất bát cho nông nghiệp và nuôi trồng thuỷ sản .
Việc cung cấp nước cho sản xuất của một số cơ sở công nghiệp, làng nghề
tiểu thủ công nghiệp và nước sạch cho sinh hoạt của dân cư ở một số nơi gặp
phải không ít khó khăn. Từ tháng 1 đến tháng 3 hàng năm thường có ít ngày
nắng, số giờ nắng trung bình có tháng chỉ có 25-35 giờ, ít hơn 4-5 lần so với các
tháng có giờ nắng cao nhất (từ 158-180 giờ, tuỳ theo từng năm), do đó dễ phát
sinh sâu bệnh có hại cho các loại cây trồng nông nghiệp và chăn nuôi gia súc,
5


gia cầm .

Bản đồ tỉnh Hà Nam
1.2. Cơ cấu tổ chức

1. Lãnh đạo Văn phòng:
a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có Chánh Văn phòng và không quá
03 Phó Chánh Văn phòng.
b) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển,

khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách đối
với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
6


quyết định theo quy định của Đảng, Nhà nước về công tác cán bộ và quy
định của pháp luật.
2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:
a) Phòng Tổng hợp.
b) Phòng Kinh tế.
c) Phòng Khoa giáo - Văn xã.
d) Phòng Nội chính.
đ) Phòng Hành chính - Tổ chức.
e) Phòng Quản trị - Tài vụ.
g) Ban Tiếp công dân tỉnh.
h) Phòng Ngoại vụ.
i) Phòng Nông nghiệp - Tài nguyên và môi trường.
k) Phòng Giao thông - Xây dựng.
3. Biên chế:
Biên chế công chức, số lượng người làm việc của Văn phòng Uỷ ban nhân
dân tỉnh do Uỷ ban nhân dân tỉnh giao theo kế hoạch hàng năm. Căn cứ các quy
định hiện hành của nhà nước về quản lý công chức, viên chức, hàng năm Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng vị trí việc làm và cơ cấu công chức, viên
chức trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và quyết định biên chế công chức,
viên chức đảm bảo đủ biên chế công chức, viên chức theo vị trí việc làm để thực
hiện chức năng nhiệm vụ được giao.
Địa chỉ số: 102 Đường Trần Phú - Thành phố Phủ Lý - Hà Nam
Điện thoại: 0351.3852640, Fax: 0351.3852789,
1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND tỉnh
1.3.1.Chức năng

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh,
có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về: Chương trình, kế hoạch
công tác; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; đầu mối Cổng Thông tin điện
tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của Ủy ban
7


nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; quản lý công báo và phục vụ các hoạt
động của Ủy ban nhân dân tỉnh; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (bao gồm
cả các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo
thẩm quyền; quản lý văn thư - lưu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn
phòng.
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có tư cách pháp nhân, con dấu và tài
khoản riêng.
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:
a) Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
c) Văn bản hướng dẫn cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, thành phố thuộc tỉnh (sau
đây gọi chung là cấp huyện).
d) Văn bản quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó
đơn vị thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Chánh Văn phòng, Phó Chánh
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
2. Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành:
a) Quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị thuộc Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Các văn bản khác theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân

dân tỉnh.
3. Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công
tác của Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Tổng hợp đề nghị của các Sở, cơ quan ngang Sở, cơ quan thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh (sau đây gọi chung là Sở), Ủy ban nhân dân cấp huyện, cơ quan,
tổ chức liên quan.
b) Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đưa vào chương trình, kế
hoạch công tác những vấn đề cần tập trung chỉ đạo, điều hành hoặc giao cơ quan
8


liên quan nghiên cứu, xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn bản.
c) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban
hành hoặc phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác.
d) Theo dõi, đôn đốc các Sở, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ
chức liên quan thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo đúng tiến độ,
chất lượng.
đ) Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất kết quả thực hiện; kiến nghị giải pháp
nhằm thực hiện có hiệu quả chương trình, kế hoạch công tác.
e) Kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứng
yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh.
4. Phục vụ hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội
dung, phục vụ các cuộc họp của Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Thực hiện chế độ tổng hợp, báo cáo.
c) Theo dõi, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện Quy chế làm việc của Ủy
ban nhân dân tỉnh.
d) Tổ chức công tác tiếp công dân theo quy định của pháp luật.
5. Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm

vụ, quyền hạn sau:
a) Triệu tập, chủ trì các cuộc họp.
b) Theo dõi, đôn đốc, chỉ đạo, kiểm tra công tác đối với các Sở; Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
c) Thực hiện nhiệm vụ trước Hội đồng nhân dân tỉnh; tiếp xúc, báo cáo,
trả lời kiến nghị của cử tri.
d) Chỉ đạo, áp dụng biện pháp cần thiết giải quyết công việc trong trường
hợp đột xuất, khẩn cấp.
đ) Cải tiến lề lối làm việc; duy trì kỷ luật, kỷ cương của bộ máy hành
chính nhà nước ở địa phương.
6. Tiếp nhận, xử lý, trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
9


tỉnh giải quyết những văn bản, hồ sơ do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi,
trình (văn bản đến):
a) Đối với đề án, dự án, dự thảo văn bản do các cơ quan trình: Kiểm tra hồ
sơ, trình tự, thủ tục soạn thảo, thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản; tóm
tắt nội dung, nêu rõ thẩm quyền quyết định, sự đồng bộ trong chỉ đạo, điều hành
của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đối với vấn đề liên quan,
đề xuất một trong các phương án: Ban hành, phê duyệt; đưa ra phiên họp Ủy ban
nhân dân tỉnh; gửi lấy ý kiến các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh; thông báo ý
kiến của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu cơ quan soạn thảo hoàn chỉnh
lại, lấy thêm ý kiến các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc thực hiện các nhiệm vụ
khác theo quy định và quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.
Trong quá trình xử lý, nếu đề án, dự án, dự thảo văn bản còn ý kiến khác
nhau, chủ trì họp với cơ quan, tổ chức liên quan để trao đổi trước khi trình.
b) Đối với dự thảo báo cáo, bài phát biểu: Phối hợp với các cơ quan liên
quan biên tập, hoàn chỉnh theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
c) Đối với văn bản khác: Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

giao cơ quan liên quan triển khai thực hiện; tổ chức các điều kiện cần thiết để
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý theo quy định của pháp
luật và nội dung văn bản đến.
7. Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực
hiện văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản của Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; định kỳ rà soát, báo cáo Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh để đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất trong chỉ đạo, điều
hành.
c) Rà soát nhằm phát hiện vướng mắc, phát sinh về thẩm quyền, hồ sơ,
trình tự, thủ tục và nghiệp vụ hành chính văn phòng trong quá trình chỉ đạo, điều
hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; kịp thời báo cáo Ủy
10


ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung; hàng năm, tổng hợp, báo cáo Văn phòng
Chính phủ.
d) Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh.
8. Thực hiện chế độ thông tin:
a) Tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Thực hiện chế độ thông tin báo cáo về hoạt động của Cổng Thông tin
điện tử và kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
c) Xuất bản, phát hành Công báo cấp tỉnh.
d) Thiết lập, quản lý và duy trì hoạt động mạng tin học của Ủy ban nhân
dân tỉnh.

9. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật:
a) Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban
nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Phục vụ các chuyến công tác, làm việc, tiếp khách của Ủy ban nhân
dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
10. Hướng dẫn nghiệp vụ hành chính văn phòng
Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng
nhân dân tỉnh tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ hành chính văn
phòng đối với Văn phòng các Sở, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện, công chức Văn phòng - Thống kê xã, phường, thị trấn.
11. Thực hiện nhiệm vụ quản trị nội bộ:
a) Tổ chức thực hiện các văn bản, quy hoạch, kế hoạch do cơ quan có
thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt liên quan đến hoạt động của Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh; ban hành và quản lý văn bản theo quy định.
c) Hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật và sự phân công hoặc ủy
11


quyền của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
d) Nghiên cứu, ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học và cải cách hành
chính phục vụ nhiệm vụ được giao.
đ) Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức,
vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và
số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh.
e) Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen
thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công
chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy

ban nhân dân tỉnh.
g) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm
đối với các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc; quản lý và chịu trách nhiệm về
tài chính, tài sản được giao theo quy định.
h) Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh giao hoặc theo quy định của pháp luật.
Tiểu kết: Hà Nam là cửa ngõ phía Nam của thủ đô Hà Nội, thuộc vùng
kinh tế trọng điểm Bắc bộ, nằm trên huyết mạch giao thông Bắc - Nam với hệ
thống đường bộ, đường sắt, đường thủy thuận lợi, cùng với cầu Yên Lệnh nối
đôi bờ sông Hồng, tạo cho Hà Nam lợi thế mới để mở rộng giao lưu hợp tác với
các tỉnh Đông Bắc và ra cảng biển Hải Phòng. Hà Nam có quỹ đất nông nghiệp
dồi dào, có nguồn khoáng sản phục vụ ngành công nghiệp xi măng và vật liệu
xây dựng, đồng thời cũng là vùng có nhiều tiềm năng phát triển du lịch thắng
cảnh và du lịch sinh thái. Người Hà Nam có truyền thống hiếu học, dám nghĩ,
dám làm, cần cù, sáng tạo, có tinh thần đoàn kết. Nhận thức được những thuận
lợi và khó khăn, tiềm năng và triển vọng, Đảng bộ, quân và dân Hà Nam nêu
cao tinh thần chủ động, sáng tạo, tập trung trí tuệ tháo gỡ khó khăn, phát huy lợi
thế, huy động nội lực, thu hút đầu tư, tranh thủ sự giúp đỡ của trung ương, đoàn
kết một lòng, tiếp tục đẩy mạnh phong trào thi đua lao động sản xuất, phát triển
kinh tế xã hội. Hà Nam xác định các chủ trương đúng và trúng, phù hợp với
12


từng giai đoạn phát triển.
CHƯƠNG II
PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA
NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND TỈNH HÀ NAM
2.1. Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian
Hoạch định: là quá trình chuẩn bị đối phó với những sự thay đổi và tính
không chắc chắn bằng việc dự tính những cách thức hành động trong tương lai.

 Làm thế nào để sử dụng quỹ thời gian hiệu quả?
Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, điều quan trọng là chúng ta làm
thế nào để sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất. Xã hội ngày càng phát triển,
nhu cầu cuộc sống ngày càng cao bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt
để có thể thích nghi được với nó giúp chúng ta dễ dàng đạt được kết quả cao
trong công việc và trong các mối quan hệ khác ngoài xã hội.
Một ngày có 24 giờ, mỗi tuần chỉ có 7 ngày thế nhưng có những người họ
chẳng làm được việc gì trong khi một số người lại làm được hàng ngàn việc có ý
nghĩa cho cuộc sống của họ? phải chăng đó là sự khác nhau giữa thói quen sử
dụng thời gian của người thành đạt và những người bình thường khác? vậy để sử
dụng thời gian của mình một cách tốt nhất thì mỗi cá nhân phải nhận định năng
lực của mình và hiểu rõ những điểm mạnh, điểm yếu của bản thân trước khi
nhận một công việc gì hoặc đối mặt với tình huống nào đó để từ đó biết được
mình đang mong muốn gì trong sự nghiệp cũng như trong cuộc sống.

 Muốn kiểm soát thời gian, bạn hãy học cách sắp xếp chúng
Bạn muốn kiểm soát được công việc mình đã làm và nó sẽ mất bao nhiêu
thời gian để thực hiện, trước hết bạn phải lên kế hoạch và viết nó ra giấy để trên
bàn làm việc mỗi ngày như một lời nhắc nhở và cố gắng thực hiện theo đúng kế
hoạch đề ra trong từng khoảng thời gian nhất định.
Chẳng hạn bạn muốn mua nhà trong 3 năm tới thì kế hoạch của bạn hôm
nay là gì? mỗi tháng bạn phải tiết kiệm được bao nhiêu tiền, mỗi năm bạn sẽ có
được số tiền bao nhiêu? và muốn có được số tiền ấy bạn phải có kế hoạch làm
việc cụ thể gắn với số tiền bạn làm ra. Công việc của bạn mỗi tuần mang lại bao
13


nhiêu tiền? và bạn phải làm gì trong quỹ thời gian của bạn để có số tiền ấy. Kế
hoạch phải thật chi tiết, rõ ràng từng bước một.

Tốt nhất là bạn nên sắp xếp việc nào quan trọng nhất thì làm trước, việc
nào ít quan trọng thì làm sau. Vì tâm lý chung của chúng ta là việc nào thích làm
trước, việc nào dễ thì thích làm, việc nào khó thì gác lại giải quyết sau. Nhưng
có điều nghịch lý là việc khó để lại thì thời gian sau khiến chúng càng khó giải
quyết hơn.

 Phương pháp và công cụ nào sẽ giúp bạn quản lý thời gian thông
minh?
Phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngơi giải trí
và cho gia đình? Với một cơ quan thì luôn luôn bị áp lực về sự quá tải bởi công
việc nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, vì tình trạng ấy sẽ khiến nhân
viên làm việc với tâm trạng mệt mỏi, căng thẳng và điều đó ảnh hưởng đến năng
suất, hiệu quả công việc.
Vì vậy, người lãnh đạo cơ quan phải biết cách xây dựng hệ thống, quy
trình làm việc, kế hoạch làm việc và giao trách nhiệm cho từng người nhất định.
Đồng thời phải đặt niềm tin vào nhân viên để họ có thể chủ động giải quyết công
việc của mình.Vì thế, có thể nói điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của
người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.
 Lên danh sách những việc phải làm: Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng có
một sự thật là phần lớn các bạn sinh viên thường gặp phải trường hợp “nước đến
chân mới nhảy”, ảnh hưởng đến chất lượng của công việc và điểm số của họ. Do
đó, nếu bạn muốn cải thiện khả năng quản lý thời gian, yêu cầu tiên quyết là bạn
phải liệt kê được tất cả những gì bạn phải làm, bao gồm bài tập trên lớp, các
hoạt động ngoại khoá và các công việc làm thêm của bạn (nếu có). Hãy ghi chú
bên cạnh những công việc này mức độ ưu tiên cũng như khoảng thời gian bạn
dự định sẽ bỏ ra để hoàn thành nó.

14

 Lập thời khoá biểu: Sau khi đã có danh sách các công việc phải làm,
hãy tìm cho mình một công cụ để lập thời khoá biểu. Bạn có thể ghi chú lên lịch
để bàn, sử dụng ứng dụng trên điện thoại, trên máy tính hoặc sử dụng bất cứ thứ
gì mà bạn có trong tay, miễn là bằng công cụ đó, bạn lập được một thời khoá
biểu rõ ràng, mạch lạc. Đây sẽ là người dẫn đường cho bạn thấy rõ bạn sẽ phài
làm gì và trong khoảng thời gian nào. Một điều bạn cần ghi nhớ: đừng quên
dành thời gian để tái tạo năng lượng và giảm căng thẳng. Ngủ 7-8 tiếng một
ngày giúp bạn tỉnh táo và tập trung hơn vào công việc.
 Hãy linh hoạt: Thông thường, chúng ta dành ra 8-10 tiếng một ngày
cho công việc, học tập, các hoạt động xã hội và những hoạt động khác. Một sinh
viên đại học cần phải bỏ ra 35 giờ một tuần cho việc học. Nếu bạn mất 15 giờ
một tuần cho việc lên lớp, bạn sẽ phải dành 20 giờ còn lại để học bài ở nhà.
Cộng thêm thời gian cho các hoạt động ngoại khoá, công việc làm thêm và các
công việc khác, trung bình một ngày bạn mất khoảng 8 – 10 tiếng. Tuy nhiên,
đây chỉ là những con số trên lý thuyết. Trên thực tế, không phải điều gì cũng
chính xác tuyệt đối như thế. Vì vậy, hãy dành ra một khoảng thời gian nhỏ đề
phòng trường hợp bạn phải tốn thêm thời gian hơn so với dự kiến. Sự linh hoạt,
không cứng nhắc sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn mà không phải chịu
quá nhiều áp lực.
 Tránh xao nhãng khi làm việc: Trong quá trình quản lý thời gian của
mình, sự xao nhãng sẽ là kẻ thù của bạn, bởi chúng lấy mất đi thời gian quý báo
mà bạn đã dành cho công việc của mình. Để tránh tình trạng này, hãy suy nghĩ
15


về những địa điểm mà bạn hay lui tới để học bài, và xem thử đâu là nơi khiến
bạn tập trung nhiều nhất. Bạn cũng có thể hỏi ý kiến từ bạn bè của mình, nhưng
hãy thật cẩn thận. Không phải cách nào cũng có thể áp dụng được. Lấy ví dụ,
một số người thích học bài theo nhóm vì điều đó tạo động lực cho họ, nhưng
cũng có người cảm thấy mất tập trung nếu xung quanh mình có quá nhiều người.

 Tập thể dục sau khi hoàn thành công việc: Đừng xem thường các bài
tập thể dục. Chúng sẽ giúp bạn lấy lại sự tập trung, thư giãn đầu óc cũng như
gân cốt để tạo năng lượng cho công việc tiếp theo trong thời khoá biểu của
mình. Nếu được, sau khi kết thúc một việc nào đó, hãy dành cho mình khoảng
10 phút cho những bài tập thể dục đơn giản.
 Kiểm tra lại thời khoá biểu của mình: Vì bạn mới bắt đầu tập cách quản
lý thời gian qua thời khoá biểu nên chắc chắn sẽ có đôi chỗ sai sót hay thiếu hiệu
quả. Vì vậy, hãy thường xuyên nhìn lại quá trình làm việc của mình, đánh giá
thời gian cũng như hiệu quả của các hoạt động đã làm, và đề ra những phương
án khắc phục phù hợp để có một thời khoá biểu khoa học hơn, thích hợp hơn.
 Làm sao chúng ta có thể thực hiện hoạch định chúng ta cần phải có
những bước sau :
o Xác định công việc hay (tổ chức) công việc
o Phân loại hoạch định :
o Hoạch định chiến lược.
o Hoạch định tác nghiệp.
o Hoạch định dự án.
o Hoạch định năm.
o Hoạch định tháng.
o Hoạch định tuần.
 Xác định công việc dù hoạch định bất kỳ loại nào thì đều có một mục
tiêu cụ thể để hướng tới vì vậy chúng ta cần phải xác định mục tiêu cơ bản theo
tiêu chí sau :
 Phân loại mục tiêu:
16


Mục tiêu cấp cơ quan, bộ phận, cá nhân. Theo Peter Drucker, mục tiêu
của cơ quan xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như sau:
o Tồn tại và tăng trưởng.

o Lợi nhuận
o Phân bổ các nguồn lực và rủi ro
o Năng suất
o Vi thế cạnh tranh
o Phát triển nguồn lực
o Phát triển công nghệ
o Trách nhịêm xã hội.
 Điều kiện của mục tiêu: Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu
của nguyên tắc SMART
a) Specific – cụ thể, dễ hiểu
b)Measurable – đo lường được
c) Achievable – vừa sức.
d)Realistics – thực tế.
e) Timebound – có thời hạn.
2.1.1. Hoạch định công việc theo năm
1. Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:
 Từ chiến lược của cơ quan, tổ chức.
 Từ các dự án tham gia.
 Từ mục tiêu của cơ quan, tổ chức và mục tiêu bộ phận do cơ quan, tổ
chức.
 Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.
2. Nội dung của kế hoạch công tác năm:
 Nội dung các mục tiêu công việc.
 Thời gian thực hiện.
 Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng
tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).
17


2.1.2. Hoạch định công việc theo quý, tháng

1. Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng
 Các công việc trong kế hoạch năm.
 Các công việc tháng trước còn tồn tại.
 Các công việc mới phát sinh do cơ quan giao.
2. Nội dung kế hoạch tháng
 Các công việc quan trọng trong tháng
 Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện,
người thực hiện.
 Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng
hoặc làm trong tháng sau).
2.1.3. Hoạch định công việc theo tuần
1. Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:
 Các công việc trong kế hoạch tháng.
 Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
 Các công việc mới phát sinh do cơ quan giao thêm.
2. Nội dung bản kế hoạch tuần
 Các công việc quan trọng trong tuần
 Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện,
người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
 Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc
làm trong tuần sau).
2.2. Phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động
Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó
hoàn hảo?
Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể
bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công
việc
PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC (5W H 2C 5M)
18

2.2.1. Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)
1. Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
 Tại sao bạn phải làm công việc này?
 Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
 Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
2. Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì
điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.
3. Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các
công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
2.2.2. Xác định nội dung công việc (What?)
 1W = what? Nội dung công việc đó là gi?
 Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
 Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.
2.2.3. Xác định 3W
 Where: Ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
 Công việc đó thực hiện tại đâu?
 Giao hàng tại địa điểm nào?
 Kiểm tra tại bộ phận nào?
 Testing những công đoạn nào?…
 When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết
thúc…
 Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được
mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
 Có 4 loại công việc khác nhau: Công việc quan trọng và khẩn cấp,
Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, Công việc quan trọng nhưng
không khẩn cấp, Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
 Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
 Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
 Ai làm việc đó

19


 Ai kiểm tra
 Ai hổ trợ
 Ai chịu trách nhiệm…
2.2.4. Xác định phương pháp 1h
 H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:
 Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
 Tiêu chuẩn là gì?
 Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
2.2.5. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)
 Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
 Công việc đó có đặc tính gì?
 Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
 Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
 Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
(Xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương pháp quản lý theo quá trình)
2.2.6. Xác định phương pháp kiểm tra (check)
 Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:
 Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có
bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
 Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay
thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
 Ai tiến hành kiểm tra?
 Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
 Trong cơ quan không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra
hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm
trọng yếu (quan trọng nhất).
 Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là

những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối
20