Khảo sát, đánh giá về phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của nhà quản trị văn phòng tại sở nội vụ tỉnh lạng sơn

LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên cho tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn và sựu kính trọng sâu sắc tới
thầy giáo ThS.Nguyễn Đăng Việt, người đã hướng dẫn tôi và các bạn sinh viên
khác trong việc tìm hiểu nội dung môn học cũng như cách làm bài để tôi có thẻ
hoàn thành bài tiểu luận này.
Tôi cũng xin cảm ơn Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn và trung tâm TTTV trường
ĐHNVHN đã tạo điều kiện, cũng cấp một số tài liệu giúp tôi hoàn thiện bài tiểu
luận.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng hoàn thành bài tiểu luận, song những nội
dung trình bày trong bài có thể còn chưa đầy đủ, thậm chí còn chưa chính xác.
Bởi vậy một lần nữa, mong nhận được sự góp ý của Qúy thầy cô để bài tiểu lận
được hoàn thiện hơn.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là Nguyễn Thị Hoài Thu , sinh viên lớp ĐHQTVP13A – Đại học
Nội Vụ Hà Nội. Tôi thực hiện bài tiểu luận với tên đề tài “khảo sát, đánh giá về
phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của Nhà quản
trị văn phòng tại sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn”.
Tôi xin cam đoan toàn bọ nội dung trong bài là do tôi tìm hiểu, tham
khảo, nghiên cứu, khảo sát và thực hiện.
Hà Nội, ngày 07 tháng 12 năm2016
Sinh viên


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Từ viết tắt
ĐHQTVP
P.HCTH
VP
CTCT

nghĩa
Đại học quản trị văn phòng
Phòng hành chính tổng hợp
Văn phòng
Chương trình công tác


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT..................................................................3
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................1
2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu...........................................2
3. Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng..............2
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài......................................................2
5.Câú trúc của đề tài......................................................................................3
CHƯƠNG 1..........................................................................................................4
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG.............................................4
CỦA SỞ NỘI VỤ LẠNG SƠN...........................................................................4
1.1. Lịch sử hình thành..................................................................................4
1.2. Cơ cấu tổ chức........................................................................................5
1.3. Chức năng, nhiệm vụ..............................................................................5
1.3.1. Vị trí, chức năng..................................................................................6
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................6
CHƯƠNG 2........................................................................................................14
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC

HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ...............................................................................14
2.1. Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian...............................14
2.1.1. Hoạch định công việc theo năm........................................................14
2.1.2 Hoạch định công việc theo quý, tháng...............................................15


2.1.3 Hoạch định công việc theo tuần.........................................................18
2.2 Phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động.......20
2.2.1 Chuẩn bị lập kế hoạch........................................................................20
2.2.2 Xây dựng chương trình kế hoạch dự thảo..........................................21
2.2.3 Trưng cầu ý kiến về chương trình, kế hoạch dự thảo.........................21
2.2.4 Thảo luận thông qua chương trình kế hoạch dự thảo.........................22
2.2.5 Ban hành chương trình kế hoạch trong đơn vị...................................22
CHƯƠNG 3:......................................................................................................23
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG
TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG.......................23
3.1 Nhận xét, đánh giá.................................................................................23
3.1.1 Ưu điểm..............................................................................................23
3.1.2 Nhược điểm........................................................................................24
3.1.3 Nguyên nhân.......................................................................................24
3.2 Gỉai pháp...............................................................................................24
3.2.1 Lãnh đạo.............................................................................................24
3.2.1 Nhân viên............................................................................................25
KẾT LUẬN........................................................................................................26
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................27


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện

pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.
Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. Tất cả những
người quản lý đều làm công việc hoạch định.
Trong bối cảnh với nguồn lực, tài nguyên mà mỗi tổ chức, đơn vị đang
khai thác mà tổ chức, đơn vị muốn đạt được chất lượng, hiệu quả tối ưu khi thực
hiện, vậy tổ chức phải tổ chức việc khai thác các nguồn đó như thế nào cho có
hiệu quả cao nhất, từ nhu cầu đó mà thất yếu nảy sinh việc các tổ chức, đơn vị
cần xây dựng các chương trình kế hoạch trong hoạt động từng khâu, từng bộ
phận.
Mỗi tổ chức đề hướng đến một mục tiêu nào đó trong tương lai, tương lai
luôn là điều chưa tới. Để tồn tại và phát triển các tổ chức cũng cần có sự thay
đổi nhất định, và trong trường hợp đó, lập chương trình kế hoạch là nhịp cầu nối
cần thiết giữa hiện tại và tương lai.Việc lập kế hoạch, chương trình trong cơ
quan tổ chức rất quan trọng, nó sẽ giúp được cho tổ chức:
- Đảm bảo khai thác một cách tối ưu, chi phí thấp nhất các nguồn lực mà
tổ chức, đơn vị đang sở hữa hoặc có thể khai thác trong tương lai.
- Đảm bảo cho các hoạt động triển khai theo trình tự thời gian xác định,
tạo khả năng kiểm soát mọi hoạt động một cách chặt chẽ.
- Tạo khả năng chủ động ứng phó với các tình huống thay đổi của môi
trường.
Mỗi tổ chức là một hệ thống các bộ phận riêng rẽ, chính vì điều này mà
cần có sự liên kết phối hợp nỗ lực của các bộ phận lại với nhau.Lập chương
trình kế hoạch sẽ là một phương tiện quan trọng để thực hiện những nhu cầu tất
yếu này.
Từ trên ta có thể thấy được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch, chương
trình trong một tổ chức cũng như vai trò của hoạch định lập kế hoạch, chương
trình của tổ chức. Tuy nhiên để thực hiện việc hoạch định lập kế hoạch, chương
trình trong tổ chức cũng không hề đơn giản mà nó thể hiện sự liên kết phối hợp

1

của toàn thể cơ quan, tổ chức. Mỗi cơ quan, tổ chức lại có những phương pháp
hoạch định riêng do cơ cấu tổ chức, mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động khác nhau.
Chính vì những lí do trên mà tôi đã chọn đề tài “khảo sát, đánh giá về
phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của Nhà quản
trị tại Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn” làm đề tài tiểu luận của mình để có có thể hiểu
sâu hơn về phương pháp hoạch định chương trình kế hoạch trong một cơ
quan.Từ đó đưa ra những nhận định,đánh giá của bản thân giúp ích cho việc
tham mưu cho cấp lãnh đạo sau này.
2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
a) Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho
văn phòng của Nhà quản trị tại Sở Nội Vụ Lạng Sơn.
b) Mục đích nghiên cứu:
Hiểu được tầm quan trọng của việc hoạch định chương trình, kế hoạch
trong cơ quan.
Khảo sát phương pháp hoạch định lập kế hoạch, chương trình trong cơ
quan để nắm được các phương pháp, quy trình cơ bản cơ bản.
c) Nhiệm vụ Nghiên cứu
- Khảo sát phương pháp hoạch định chương trình kế hoạch cho văn phòng
của Nhà quản trị.
- Đánh giá hiệu quả phương pháp
- Tìm hiểu nguyên nhân
- Đưa ra giải pháp khắc phục
3. Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.
Để hoàn thành đề tài này, tôi sử dụng một số phương pháp như sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa nhữn gthoong tin tài liệu đã
có.
- Thu thập thông tin
- Khảo sát thực trạng vấn đề nghien cứu

- Đánh giá
- Phân tích và tổng hợp.
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- vai trò của hoạch định với hoạt động quản trị trong văn phòng
- tầm quan trọng của việc hoạch định chương trình với một vơ quan , tổ
chức

2


- Nâng cao khả năng hiểu biết của bản thân, giúp ích cho công việc sau
này.
5.Câú trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài có
cấu trúc chia làm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Sở Nội Vụ tỉnh lạng
Sơn.
Chương 2: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch của nhà quản
trị văn phòng tại Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn.
Chương 3: Gỉai pháp hoàn thiện phương pháp hoạch định chương trình,
kế hoạch của nhà quản trị văn phòng.

3


CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA SỞ NỘI VỤ LẠNG SƠN
1.1. Lịch sử hình thành
Sau cuộc Tổng khởi nghĩa Tháng Tám năm 1945, chính quyền cách mạng

được thiết lập ở Lạng Sơn, trong cơ cấu Văn phòng Ủy ban kháng chiến hành
chính tỉnh có Phòng Hành chính - Nhân sự - Tổ chức trong đó có nhiệm vụ về
công tác Tổ chức nhà nước.
Năm 1949, Phòng Hành chính - Nhân sự - Tổ chức được đổi tên là Phòng
Hành chính - Nhân sự, với các nhiệm vụ về công tác Hội đồng nhân dân và Ủy
ban kháng chiến hành chính các cấp, về công tác Hội viên Hội đồng nhân dân
các cấp, về tuyển dụng, thăng thưởng và lý lịch công chức.
Năm 1951, Phòng Hành chính - Nhân sự được đổi tên là Phòng Tổ chức
Ủy ban hành chính tỉnh.
Năm 1954, Thành lập Phòng Tổ chức cán bộ thuộc Ủy ban hành chính
tỉnh.
Ngày 21/08/1963, Ủy ban hành chính tỉnh ban hành quyết định số
548/TCCB thành lập Ban Tổ chức dân chính trực thuộc Ủy ban hành chính tỉnh.
Năm 1970, Ban Tổ chức dân chính được tách ra để thành lập hai đơn vị là
Ban Thương binh - Xã hội và Phòng Tổ chức trực thuộc Ủy ban hành chính tỉnh.
Ngày 09/12/1975 Ủy ban hành chính tỉnh ban hành Quyết định số 14 QĐTC/UB, thành lập Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Lạng Sơn, tháng 4 năm 1976,
Thực hiện Nghị quyết của Quốc hội, hai tỉnh Cao Bằng, Lạng Sơn sáp nhập
thành tỉnh Cao Lạng, các cơ quan Đảng, chính quyền, mặt trận, đoàn thể của hai
tỉnh được sáp nhập lại, Ban Tổ chức chính quyền Lạng Sơn và Ban Tổ chức
chính quyền tỉnh Cao Bằng được hợp nhất thành Ban Tổ chức chính quyền tỉnh
Cao Lạng.
Trước những yêu cầu mới của nhiệm vụ bảo vệ biên cương của Tổ quốc,
tháng 12/1978, Hội đồng Nhà nước đã quyết định tách tỉnh Cao Lạng trở lại
thành hai tỉnh Cao Bằng và Lạng Sơn. Cùng với các cơ quan Đảng, chính quyền,
mặt trận, đoàn thể của tỉnh, Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Lạng Sơn được tái lập
và hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của mình.

4

Ngày 13/02/2004 Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng sơn ban hành Quyết định số
141/QĐ-UB đổi tên Ban Tổ chức chính quyền thành Sở Nội vụ thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh Lạng Sơn.
1.2. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ theo điều 4 của QĐ số 04 ngày 20 tháng 01 năm 2016 của UBND
Tỉnh Lạng sơn về việc quy định chức năng , nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn thì cơ cấu tổ chức của Sở gồm có :
1. Các đơn vị thuộc Sở Nội vụ:
a) Văn phòng Sở Nội vụ;
b) Phòng Tổ chức, biên chế và tổ chức phi chính phủ;
c) Phòng Công chức, viên chức;
d) Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên;
đ) Phòng Cải cách hành chính;
e) Phòng Tôn giáo;
g) Thanh tra Sở Nội vụ.
2. Các cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ:
a) Ban Thi đua - Khen thưởng;
b) Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
3. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm ban hành văn bản quy định cụ thể
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan, đơn vị
thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ theo hướng dẫn tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV
ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ và tình hình thực tế tỉnh Lạng Sơn.
4. Giám đốc Sở Nội vụ quyết định cụ thể số lượng, tên gọi các tổ chức
thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Ban Thi đua - Khen thưởng cho phù hợp và
hiệu quả. Số lượng các phòng chuyên môn thuộc Ban Thi đua - Khen thưởng là
không quá 03 phòng. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ có không quá 02 phòng
chuyên môn và 01 đơn vị sự nghiệp là Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
5. Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ là đơn vị sự
nghiệp công lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Trung tâm
Lưu trữ lịch sử có Giám đốc, 01 Phó Giám đốc và các viên chức thực hiện công

tác chuyên môn, nghiệp vụ.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ
Căn cứ theo điều 4 của QĐ số 04 ngày 20 tháng 01 năm 2016 của UBND
Tỉnh Lạng sơn về việc quy định chức năng , nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn được quy định như sau:
5


1.3.1. Vị trí, chức năng
1. Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có chức
năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ
máy; vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ
quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề
nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền
lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan,
tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính, cải cách chế
độ công vụ, công chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ,
công chức, viên chức và cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi
chung là cấp xã); đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ,
công chức cấp xã; những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức
hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen
thưởng và công tác thanh niên.
2. Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chấp
hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh,
đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ
của Bộ Nội vụ.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
1. Trình Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh dự thảo
các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các
đề án, dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách

hành chính về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ
trên địa bàn tỉnh.
2. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,
hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao.
3. Về tổ chức bộ máy:

6


a) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức
bộ máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy
ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện;
b) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, giải
thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp
huyện để trình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định;
c) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản quy định cụ thể chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ;
d) Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng đề án thành lập, tổ
chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh để
trình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định;
đ) Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự
nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh. Thẩm định đề án thành lập, tổ chức
lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quyết định của Ủy
ban nhân dân tỉnh;
e) Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phối
hợp liên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
theo quy định của pháp luật;

g) Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn Ủy ban
nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của
các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp
huyện;
h) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng có liên quan của tỉnh
hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng đơn vị sự
nghiệp công lập của tỉnh theo quy định của pháp luật.
4. Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong
đơn vị sự nghiệp công lập:
a) Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng năm của
các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của
Ủy ban nhân dân tỉnh để Ủy ban nhân dân tỉnh trình Bộ Nội vụ theo quy định;

7


b) Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trình Hội
đồng nhân dân tỉnh quyết định tổng biên chế công chức trong các cơ quan của
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện trong phạm vi biên chế công chức
được Bộ Nội vụ giao;
c) phê duyệt tổng số người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập;
chủ trì tham mưu và giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức triển khai và kiểm tra
việc thực hiện sau khi Hội đồng nhân dân tỉnh phê duyệt;
d) Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm
việc đối với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân
dân cấp huyện và các đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định;
đ) Tổng hợp, thống kê, báo cáo biên chế, số lượng người làm việc và việc
thực hiện biên chế công chức, số lượng người làm việc trong các cơ quan, tổ

chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
5. Về quản lý vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức, cơ cấu chức danh
nghề nghiệp viên chức (gọi chung là cơ cấu chức danh công chức, viên chức):
a) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các
cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc tỉnh quản lý xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ
cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cơ
cấu chức danh công chức, viên chức theo quy định;
b) Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh thẩm định
đề án vị trí việc làm;
c) Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổng hợp danh mục vị trí việc làm, xây dựng
đề án vị trí việc làm,;
d) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định phân cấp hoặc ủy quyền thực
hiện việc sử dụng, quản lý vị trí việc làm và cơ cấu chức danh công chức, viên
chức trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc tỉnh quản lý theo quy định của
pháp luật.
6. Về tổ chức chính quyền: Hướng dẫn tổ chức và hoạt động của các cơ
quan thuộc bộ máy chính quyền địa phương các cấp trên địa bàn theo quy định
của pháp luật; Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc tổ chức và
hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân
dân các cấp;miễn nhiệm , bãi nhiệm …
8


7. Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính: Tham
mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý địa giới hành chính
trên địa bàn theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của cơ quan nhà
nước có thẩm quyền; thẩm định các văn bản địa giới trình UBND tỉnh; hướng
dẫn tổ chức triển khai đề án; quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới…
8. Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những
người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã: Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban

hành các văn bản về tuyển dụng, sử dụng và quản lý đối với đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã theo quy định của pháp luật;
tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc ban hành hoặc trình cấp có
thẩm quyền ban hành các văn bản về quản lý và sử dụng những người hoạt động
không chuyên trách ở cấp xã theo quy định của pháp luật; quản lý hồ sơ, cán bộ;
9. Tham mưu gíup UBND Tỉnh về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức và cán bộ, công chức cấp xã (trong khoản này gọi chung là cán bộ,
công chức, viên chức):
10. Về thực hiện chế độ, chính sách tiền lương: Tổng hợp danh sách, hồ
sơ, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh có văn bản đề nghị Bộ Nội vụ cho ý
kiến thống nhất trước khi ký quyết định nâng bậc lương trước thời hạn đối với
cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh xếp lương ở ngạch chuyên viên cao cấp và
các ngạch, chức danh tương đương ngạch chuyên viên cao cấp theo quy định;
Quyết định theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định việc nâng
bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn, nâng lương vượt bậc và
các chế độ, chính sách về tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, người
lao động theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân
tỉnh;
11. Về cải cách hành chính; cải cách chế độ công vụ, công chức:
Trình Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh lãnh đạo,
chỉ đạo, triển khai công tác cải cách hành chính của tỉnh theo các nghị quyết,
chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Chính phủ; quyết định phân
công chuyên môn; hướng dẫn, đôn đóc kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh;…
12. Về công tác tổ chức hội:
9


Quỹ xã hội, quỹ từ thiện (gọi chung là quỹ) Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh quyết định cho phép thành lập, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất,

giải thể, đổi tên và phê duyệt điều lệ đối với hội có phạm vi hoạt động trong tỉnh
theo quy định của pháp luật; giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với quỹ có phạm vi
hoạt động trong tỉnh và quỹ có tổ chức, cá nhân nước ngoài góp tài sản để thành
lập, hoạt động trong phạm vi huyện, xã; …
13. Về công tác văn thư, lưu trữ:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện
các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch
sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo
quy định của pháp luật; tập huấn nghiệp vụ văn thư,lưu trữ; nghiên cứu, ứng
dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện nhiệm vụ
của lưu trữ lịch sử tỉnh …

10


14. Về công tác tôn giáo:
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật về tôn
giáo đối với cán bộ, công chức, viên chức và tín đồ, chức sắc, chức việc, nhà tu
hành, nhân sỹ các tôn giáo trong phạm vi quản lý của tỉnh;
15. Về công tác thi đua, khen thưởng:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và
Hội đồng thi đua - khen thưởng tỉnh tổ chức các phong trào thi đua; Quản lý, lưu
trữ hồ sơ khen thưởng theo quy định của pháp luật; Làm nhiệm vụ thường trực
Hội đồng Thi đua-Khen thưởng tỉnh.
16. Về công tác thanh niên:
Chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức có liên
quan của tỉnh trong việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho thanh
niên; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về thanh

niên và công tác thanh niên; Thực hiện chế độ, chính sách đối với thanh niên
theo quy định của pháp luật và theo phân công, phân cấp của các cơ quan có
thẩm quyền.
17. Thực hiện hợp tác quốc tế về công tác nội vụ và các lĩnh vực được
giao theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban
nhân dân tỉnh.
18. Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên
quan đến công tác nội vụ theo quy định của pháp luật và theo sự phân công hoặc
ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh; thực hiện các quy định về phòng, chống
tham nhũng, tiêu cực, các quy định về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; xử lý
theo thẩm quyền các vi phạm pháp luật, hoặc tham mưu cho cấp có thẩm quyền
xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được giao theo quy định
của pháp luật.
19. Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vực
khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc
tỉnh, đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã.
20. Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ quan
hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập.

11


21. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ; xây
dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên
môn, nghiệp vụ được giao.
22. Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các
lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở Nội vụ.
23. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất với Ủy ban
nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy
định.

24. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức,
vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người
làm việc trong các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ.
25. Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy
định của pháp luật và theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân
dân tỉnh.
26. Quy định cụ thể về mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người
đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định của
pháp luật.
27. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân tỉnh,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật.
TIỂU KẾT: Mỗi cơ quan tổ chức đều phải trải qua một quá trình hình
thành, lịch sử hình thành nói lên được bề dày, sự phát triển của cơ quan tổ chức
trải qua các thời kì, gắn với tên gọi của cơ quan trong từng giai đoạn cụ thể, có
thể là cùng với cả lịch sử đất nước qua các giai đoạn chống pháp, chống Mĩ. Nó
còn trở thành mốc để cơ quan nhìn lại những chặng đường phát triển của cơ
quan. Từ đó rustra những kinh nghiệm làm việc và đúc kết những các kĩ năng
chuyên môn trong ngành.
Bất kì một cơ quan nào cũng có chức năng, nhiệm vụ.Nó thể hiện nét
riêng của cơ quan, những công việc nhiệm vụ không lẫn với các ngành khác.
Chức năng là những công việc thuộc về khả năng của tổ chức đảm nh9ieejm, nó
nói lên từ tên cơ quan mà người ta có thể hình dung lên được nó sẽ phải làm
những công việc gì.
Nhiệm vụ chính là những công việc mà cơ quan đó phải làm, đảm nhiệm
trong quá trình làm việc của mình,
12


Cỏ cấu tổ chức cũng vậy, một cơ quan thành lập không thể thiếu cơ cấu tổ
chức.Nhìn vào cơ cấu tổ chức người ta cũng dễ dàng hình dung ra được những

bộ phận chức năng trong cơ quan đó.

13


CHƯƠNG 2
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ
2.1. Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian
2.1.1. Hoạch định công việc theo năm
Chương trình công tác năm cần đảm bảo những đề án, công việc đăng kí
trong chương trình phải thể hiện kết hợp giữa các nhiệm vụ nêu trong văn bản, ý
kiến chỉ đạo của cấp trên với sự chủ động đề xuất của đơn vị. Mỗi đề án, công
việc cần xác định rõ nội dung chính; đơn vị chủ trì, phối hợp, người phụ trách,
cấp trình và thời gian trình từng cấp. Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tiến độ
chuẩn bị và nội dung thực hiện công việc mà mình kiến nghị đưa vào chương
trình công tác của cơ quan.
Căn cứ lập kế hoạch năm:
• Từ chiến lược của cơ quan
• Từ các dự án tham gia
• Từ mục tiêu của cơ quan và mục tiêu bộ phận do cơ quan giao
• Từ các nhiệm vụ theo chức năng của từng bộ phận
Nội dung của kế hoạch năm:
• Nội dung các mục tiêu công việc
• Thời gian thực hiện
• Mức độ quan trọng của các công việc ( để giúp bộ phận có thể đặt
trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm)
Quy trình xây dựng chương trình công tác năm

Lưu đồ

Trách nhiệm
Chuyên viên

1
Đăng kí công
tác của năm

CTCT năm của cơ
quan cấp trên

Phiếu đăng kí

Nghị quyết của Đảng

Chương trình
ủy VănPhòng
chương
Gíam
đốc
14
Dự
thảotrình
chương
công tác năm
trình công tác năm


2

Đăng ký của
Trưởng các đơn
vị(trước 12/12)

3

ChánhVP(trước
15/12)

Lãnh đạo
(trước 22/12)

4

Mô tả:
• Hàng năm, căn cứ vào việc đăng ký chương trình, kế hoạch công tác
năm kế tiếp của cán bộ nhân viên, trưởng các đơn vị/phòng ban tổng hợp thành
kế hoạch công tác chung của đơn vị/phòng ban và gửi kế hoạch đó cho văn
phòng trước ngày 12.12 hàng năm để đăng ký chương trình công tác năm sau.
• Văn phòng căn cứ Nghị quyết của cấp Uỷ Đảng, Kế hoạch kinh tế - xã
hội, Chương trình công tác năm của cấp trên (nếu có) và đăng ký chương trình
công tác năm của đơn vị xây dựng dự thảo Chương trình công tác năm của cơ
quan; gửi các trưởng đơn vị/ các phòng ban tham gia góp ý trước 15/12; sau đó
tổng hợp trình Gíam đốc sở phê duyệt ban hành trước ngày 22/12.
Giám đốc Sở xem xét và phê duyệt Chương trình công tác;
- Trường hợp Giám đốc Sở không đồng ý với một số công việc thì có thể
trực tiếplàm việc với đơn vị chuyên môn để tham khảo ý kiến trước khi quyết
định;
- Trường hợp không đạt yêu cầu, Giám đốc Sở chỉ đạo xây dựng lại.
2.1.2 Hoạch định công việc theo quý, tháng.

*/ Chương trình công tác quý:
Những đề án, công việc ghi trong chương trình công tác quý đã xác định
rõ nội dung chính, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người phụ trách, địa chỉ trình
(Gíam đốc sở) để quyết định và thời hạn trình.
15


Trên cơ sở Chương trình công tác năm, chậm nhấtvào ngày 15 tháng cuối
quý, các đơn vị thuộc Sở đánh giá các nhiệm vụ công tácđã thực hiện trong quý,
đề xuất các nhiệm vụ phải thực hiện trong quý tới, trình Phó Giám đốcphụ trách
cho ý kiến góp ý, gửi về Văn phòng. Văn phòng tổng hợp và dự thảoChương
trình công tác quý trình Giám đốc Sở. Hoặc theo chỉ đạo của Giám đốc Sở,
cácđơn vị nộp CTCTTT của mình đến Giám đốc Sở để Giám đốc trực tiếpđề ra
chương trình công tác trọng tâm.
Chậm nhất vào giữa tháng cuối quý, các đơn vị phải gửi dự kiến chương
trình công tác quý sau cho văn phòng. Những công việc bổ sung hoặc có sự điều
chỉnh về thời gian thì phải có văn bản báo cáo lãnh đạo. Qúa thời hạn trên, đơn
vị nào không gửi coi như đơn vị đó không có nhu cầu điều chỉnh.
Chậm nhất là đầu tuần cuối cùng của tháng cuối quý, văn phòng tổng hợp
chương trình công tác quý sau trình Gíam đốc sở xem xét, quyết định. Những
vấn đề trình cấp trên, nếu có sự thay đổi về thời gian, văn phòng phải có văn bản
lãnh đạo ký đề nghị cấp trên cho điều chỉnh. Chỉ sau khi được chấp nhận, các
đơn vị mới được thực hiện theo tiến độ mới.
Chuơng trình công tác quý I được thể hiện trong báo cáo và chương trình
công tác năm. Chương trình công tác quý II được thể hiện trong báo cáo và
chương trình công tác 6 tháng.
*/ Chương trình công tác tháng:
Hàng tháng, các đơn vị căn cứ chương trình công tác quý để xây dựng và
triển khai thực hiện chương trình công tác tháng. Chậm nhất là vào giữa tuần
cuối cùng hàng tháng, văn phòng tổng hợp chương trình công tác tháng sau trình

lãnh đạo xem xét, quyết định và thông báo cho các đơn vị. Chương trình công
tác tháng đầu quý được thể hiện cụ thể trong chương trình công tác quý.
Căn cứ lập kế hoạch chương trình công tác tháng:
• Các công việc trong kế hoạch năm
• Các công việc tháng trước còn tồn tại
• Các công việc mới phát sinh do cơ quan giao
Nội dung của chương trình:
• Các công việc quan trọng trong tháng
• Các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện,
người thực hiện.
16


• Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng
hoặc trong tháng sau)

17


Quy trình xây dựng chương trình công tác tháng
TT Lưu đồ
1
Dự thảo

Trách nhiệm
Đăng kí của
Chương trình

trưởng các

công tác tháng

đơn vị (trước

kế hoạch tháng

trước,nghị quyết

ngày 20 hàng

của Gíam đốc

của cấp ủy ủy, ý

tháng

chương trình,

Đăng kí CTCT
tháng của các đơn
vị

kiến, chỉ đại của
Gíam đốc sở

2
Dự thảo chương trình

HCTC (ngày

công tác tháng của cơ

22 hàng

quan

tháng)
Gíam đốc sở

3
Giám
đốc
sở

VP/Phòng

Chương
trình công tác

(ngày 25
hàng tháng

tháng

Mô tả:
- Từ tình hình thực hiện chương trình công tác tháng trước của cơ quan, tổ
chức; từ ý kiến chỉ đạo của Gíam đốc sở, từ Nghị quyết của cấp ủy, và đăng ký
chương trình công tác tháng của các đơn vị, văn phòng tổng hợp và dự thảo
Chương trình công tác tháng tiếp thoe gửi các đơn vị, lãnh đạo tham gia ý kiến,
bổ sung chậm nhất vào ngày 22 hàng tháng.

- Văn phòng tổng hợp, trình lãnh đạo phê duyệt, ban hành chậm nhất ngày
25 hàng tháng.
2.1.3 Hoạch định công việc theo tuần
Căn cứ vào chương trình công tác tháng và sự chỉ đạo của lãnh đạo, văn
phòng phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng chương trình công tác
tuần, trình giám đốc sở phê duyệt và gửi các đơn vị vào chiều thứ 6 hàng tuần.
Căn cứ lập kê hoạch chương trình công tác tuần gồm có:
• Các công việc trong kế hoạch tháng
• Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
18


• Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm
Nội dung của chương trình:
• Các công việc quan trọng trong tuần
• Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện,
người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
• Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải lmaf trong tuần sau ).
Quy trình xây dựng chương trình công tác tuần
TT Lưu đồ
1
Chương trình

Trách nhiệm
Đăng ký của
Đăng kí lịch

Chương trình

cong tác tuần của

công tác tuần

công tác

đơn vị trước

cấp trên

của các đơn

tháng, ý kiến

16h30 ngày

vị, bộ phận

chỉ đạo

2

trưởng

các

thứ năm
VP

(trước

10 giờ ngày
thứ sáu)

Dự thảo chương
trình công tác tuần
của cơ quan

3

Gíam đốc sở
Chương
Giám

trình công

đốc sở

tác tuần

Mô tả:
- Từ chương trình công tác tháng, lịch công tác tuần của cấp trên và yêu
cầu công việc thực tế được giao, Gíam đốc sở, Trưởng các đơn vị và cán bộ,
công chức, viên chức cơ quan tiến hành đăng ký Lịch công tác tuần của Lãnh
19


đạo tuần sau qua mạng hoặc đăng ký trực tiếp tại văn phòng. Việc đăng ký lịch
tuần của lãnh đạo Văn phòng được thược hiện thường xuyên hàng ngày và chậm
nhất là 16 giờ 30 phút ngày thứ năm hàng tuần.
- Phối hợp lịch công tác tuần cấp trên, chuyên viên văn phòng tổng hợp,

xây dựng lịch công tác tuần của Lãnh đạo Văn phòng tuần sau, trình Chánh Văn
phòng phê duyệt trước 16 giờ 40 ngày thứ sáu.
2.2 Phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động
Hoạch định hay lập kế hoạch cho từng nội dung công việc là việc đề ra
các mục tiêu, các thực hiện, nhân sự đảm nhiệm và đề ra các phương pháp để
thực hiện từng nội dung công việc, từng mảng công việc của cơ quan.
Theo nội dung công việc, kế hoạch trong cơ quan gồm có:
• Kế hoạch tuyển dụng, bố trí, sắp xếp nhân sự.
• Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ hội.
• Kế hoạch tổ chức các phong trào văn hóa, văn nghệ, thi đua.
• Kế hoạch xây dựng, sửa chữa cơ sở vật chất.
• Kế hoạch mua sắm, bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị.
• Kế hoạch tài chính
• Kế hoạch đảm bảo an ninh, an toàn, phòng cháy, chữa cháy.
• Kế hoạch chăm soc sức khỏe cho nhân sự.
• Kế hoạch chăm lo đời sống cho nhân viên…
2.2.1 Chuẩn bị lập kế hoạch
Thông tin là yếu tố đặc biệt quan trọng trong quản lý, điều hành tác động
của nhà quan lý. Thông tin được chứa trong các dữ liệu mà đơn vị có được thông
qua việc thu thập tài liệu diễn ra hàng ngày. Thông tin được thu thập chính thức
tại văn phòng cơ quan, từ đó chuyển cho các bộ phận có trách nhiệm phân tích,
tổng hợp. Thông tin sau đó sẽ được lấy làm cơ sở để xây dựng chương trình kế
hoạch hoạt động của cơ quan.
Công tác chuẩn bị lập kế hoạch dựa trên việc căn cứ vào thông tin từ kết
quả hoạt động, bài học và nguyên nhân của công tác năm trước, nhiệm kì trước
từ đó rút Ra kinh nghiệm, cách làm hay và những vấp váp để sửa chữa, thay đổi
cho phù hợp với thực tế.
Căn cứ vào những yếu tố, điều kiện sẵn có, đã có và có khả năng khai thác
được tại cơ quan.

20