Khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch cho văn phòng của nhà quản trị văn phòng tại uỷ ban nhân dân thành phố lạng sơn

LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài: “Khảo sát, đánh giá phương pháp hoạch định
chương trình, kế hoạch cho văn phòng của nhà quản trị văn phòng tại Uỷ Ban
Nhân Dân Thành Phố Lạng Sơn”.
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, tháng 1 năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp
thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ các cán bộ trong Uỷ Ban Nhân
Dân Thành phố Lạng Sơn, và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên
Thạc sĩ Lâm Thu Hằng trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Ngoài ra tôi cũng
xin chân thành gửi lời cảm ơn đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đưa môn
phương pháp hoạch định vào trong quá trình giảng dậy để giúp cho sinh viên có
những hiểu biết thêm về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong việc lập các
chương trình, kế hoạch.
Trong quá trình nghiên cứu và khảo sát tôi cũng gặp khá nhiều khó khăn,
do trình độ nghiên cứu còn hạn chế không có nhiều kinh nghiệm và nhiều
nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài của tôi cũng không tránh khỏi
những hạn chế thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
các thầy cô trong khoa trong trường cũng như của các bạn đọc.
Những ý kiến của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra những thiếu sót của mình
và qua đó tôi cũng rút ra kinh nghiệm để hoàn thành tốt hơn trong những lần
nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Giải thích

1

UBND

Uỷ Ban Nhân Dân


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................1
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................1
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.....2
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiến của đề tài..........................................................2
5. Cấu trúc của đề tài.........................................................................................2
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG UBND THÀNH PHỐ LẠNG SƠN.....................................................3
1.1. Lịch sử hình thành:.....................................................................................3
1.2. Cơ cấu tổ chức:...........................................................................................5
1.3. Chức năng, nhiệm vụ:................................................................................6
1.3.1 Chức năng:...............................................................................................6
1.3.2. Nhiệm vụ:................................................................................................6

CHƯƠNG 2. PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG, TRÌNH KẾ
HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND THÀNH PHỐ
LẠNG SƠN........................................................................................................10
2.1. Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian..................................10
2.1.2. Hoạch định công việc theo năm............................................................11
2.1.2. Hoạch định công việc theo quý, tháng..................................................14
2.1.3. Hoạch định công việc theo tuần............................................................16
2.2. Phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động.........19
2.2.1. Cơ sở lý luận của phương pháp hoạch định công việc theo từng nội
dung hoạt động................................................................................................19
2.2.2. Hoạch định công việc theo nội dung hoạt động của UBND thành phố
Lạng Sơn.........................................................................................................20


CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH
CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG.. .23
1.1. Nhận xét, đánh giá...................................................................................23
1.1.1. Ưu điểm...............................................................................................23
1.1.2. Nhược điểm.........................................................................................23
1.1.3. Nguyên nhân........................................................................................24
1.2. Các giải pháp...........................................................................................24
KẾT LUẬN........................................................................................................26
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................27
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay, đất nước ngày càng phát triển, các lĩnh vực được phát triển hơn
nữa. Việc đáp ứng nhu cầu ngày càng cần thiết và đúng đắn. Để thực hiện được

việc này, cần có những hoạch định cụ thể và đúng vấn đề.
Văn phòng là một đơn vị rất quan trọng trong một cơ quan, tổ chức. Văn
phòng được xem như là cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo. Ngày nay, vị trí của
Văn phòng được nâng cao hơn nữa, đặc biệt trong vai trò hoạch định trong cơ
quan, tổ chức. Hoạch định rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Hoạch định
đúng sẽ đưa cơ quan, tổ chức phát triển mạnh mẽ, và ngược lại, nếu hoạch định
sai sẽ đưa cơ quan, tổ chức rơi vào khủng hoảng nghiêm trọng và đứng trước
nguy cơ tan vỡ, phá sản. Văn phòng đảm nhận trách nhiệm hoạch định trong cơ
quan tổ chức.
Văn Phòng UBND thành phố Lạng Sơn.là một đơn vị giúp việc cho
UBND. Văn Phòng đã thực hiện tốt những nhiệm vụ của mình, đảm bảo tốt các
công tác cho UBND thành phố Lạng Sơn, đặc biệt là công tác hoạch định
Là một sinh viên của khoa Quản trị Văn Phòng trường đại học Nội vụ Hà
Nội, tôi đã được học những kiến thức về văn phòng, hoạch định, tôi biết được
Văn Phòng đóng vai trò như thể nào trong công tác hoạch định cơ quan, tổ chức.
Những kiến thức đã giúp tôi có thêm kỹ năng để hoàn thiện.
Từ những lí do trên, tôi đã chọn đề tài: “ Khảo sát, đánh giá về vài trò của
Văn phòng trong công tác hoạch định của UBND thành phố Lạng Sơn, tỉnh
Lạng Sơn”
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp hoạch định chương trình kế hoạch
của nhà quản trị văn phòng tại văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân Thành phố Lạng
Sơn.
Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu phương pháp hoạch định chương trình kế
hoạch và các công việc hoạch định của nhà quản trị văn phòng và đưa ra các
nhận xét, đánh giá, giải pháp nhằm nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng.
1


Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu các công việc của nhà quản trị văn phòng

trong hoạch định công việc của nhà quản trị và đưa ra nhận xét, đánh giá.
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng.
Để đề tài được hoàn thiện, tôi có sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp phân tích và tổng hợp
- Phương pháp khảo sát, phỏng vấn các cán bộ, công chức làm việc ở
UBND thành phố Lạng Sơn ,tỉnh Lạng Sơn
- Phương pháp so sánh, đối chiếu
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiến của đề tài.
- Qua việc khảo sát về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định ,
tôi đã nêu ra những điểm đạt được và những hạn chế.
- Đây là đề tài có ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn vô cùng quan trọng.
Nó vừa mang tính lý luân, nghiên cứu cao vừa phù hợp với sự pháp triển hiện
nay.
- Đề tài còn là một tài liệu cho sinh viên các chuyên ngành tham khảo
5. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ
lục đề tài có cấu trúc 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND thành phố
Lạng Sơn.
Chương 2: Phương pháp hoạch định chương trình, kế hoạch của nhà
quản trị văn phòng tại văn phòng UBND thành phố Lạng Sơn.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện phương pháp hoạch định chương trình,
kế hoạch của nhà quản trị văn phòng.

2


CHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
UBND THÀNH PHỐ LẠNG SƠN
1.1. Lịch sử hình thành:
Vị trí:
Thành phố Lạng Sơn nằm giữa một lòng chảo lớn, có dòng sông Kỳ
Cùng chảy qua trung tâm Thành phố đây là dòng sông chảy ngược. Nó bắt
nguồn từ huyện Đình Lập của Lạng Sơn và chảy theo hướng Nam - Bắc về
huyện Quảng Tây - Trung Quốc. Thành phố cách thủ đô Hà Nội 154 km, cách
biên giới Việt Trung 18 km. Nằm trên trục đường quốc lộ 1A, đường sắt liên vận
quốc tế Việt Nam – Trung Quốc, đường quốc lộ 1B đi Thái Nguyên, đường quốc
lộ 4B đi Quảng Ninh, đường quốc Lộ 4A đi Cao Bằng. Thành phố nằm trên nền
đá cổ, có độ cao trung bình 250 m so với mực nước biển, gồm các kiểu địa hình:
xâm thục bóc mòn, cacxtơ và đá vôi, tích tụ.Khu kinh tế cửa khẩu Đồng ĐăngLạng Sơn được quy hoạch thành một nút trên tuyến Hành lang kinh tế Nam
Ninh - Lạng Sơn - Hà Nội - Hải Phòng, thành một động lực kinh tế của tỉnh
Lạng Sơn, vùng Đông Bắc Việt Nam, và sau năm 2010 trở thành một cực của Tứ
giác kinh tế trọng điểm Bắc Bộ (Lạng Sơn-Hà Nội-Hải Phòng-Quảng Ninh).
Theo Nghị định 82/2002/NĐ-CP, ranh giới thành phố Lạng Sơn được xác định
như sau:


Phía Bắc giáp xã Thạch Đạn, Thụy Hùng – huyện Cao Lộc.



Phía Nam giáp xã Tân Thành, Yên Trạch – huyện Cao Lộc và xã Vân

Thủy - huyện Chi Lăng


Phía Đông giáp thị trấn Cao Lộc và các xã Gia Cát, Hợp Thành, Tân

Liên – huyện Cao Lộc.


Phía Tây giáp xã Xuân Long – huyện Cao Lộc và xã Đồng Giáp –

huyện Văn Quan.
Lịch sử hình thành:
Từ xưa, thành phố Lạng Sơn là trung tâm của một vùng đất biên giới, nằm
trên con đường giao thông huyết mạch có từ rất lâu, nối liền từ vùng biên ải
3


đến kinh thành Thăng Long. Đây cũng là con đường giao lưu chính trị - kinh
tế - văn hóa - xã hội giữa các triều đại phong kiến Việt Nam với các triều đại
phong kiến Trung Quốc. Nơi đây cũng đã từng diễn ra nhiều trận đánh lịch sử để
bảo vệ biên cương chống lại kẻ thù từ phương Bắc của nhiều thế hệ quân
dân Việt Nam.
Theo nhiều tài liệu lịch sử, Lạng Sơn vốn đã trải qua thời kỳ là trấn lỵ,
châu lỵ, phủ lỵ - là trung tâm của bộ máy hành chính từ thời phong kiến, từ
thời nhà Hán, nhà Đường của Trung Quốc đô hộ, Việt Nam được chia thành 9
quận thì Lạng Sơn thuộc quận Giao Chỉ (châu Giao). Thời nhà Đinh, vùng đất ở
khu vực đình Pác Mòng - Tp Lạng Sơn ngày nay từng là nơi Đinh Bộ Lĩnh tiến
đến dẹp loạn. Đến thời nhà Lý (thế kỷ 11), Lạng Sơn được gọi là châu Lạng, do
dòng họ Thân (Thân Thừa Quý - vốn là phò mã nhà Lý) cai trị. Đời nhà
Trần (thế kỷ 13) gọi Lạng Sơn là Lạng châu lộ, năm Quang Thái thứ 10 đổi
thành trấn Lạng Sơn và đặt lỵ sở ở khu vực xã Mai Pha Thành phố Lạng Sơn
ngày nay và cho xây dựng Đoàn thành. Đến thời nhà Lê (thế kỷ 15), để củng cố
quân sự chống quân xâm lược nhà Minh. Lạng Sơn được bố trí nhiều cơ quan
hành chính, kinh tế, quân sự gọi là vệ, cục, ty... dưới quyền của Lạng Sơn Thừa

chính tư. Năm Hồng Đức thứ 26, Đoàn Thành Lạng Sơn tiếp tục được tu bổ, gia
cố lại. Đến triều nhà Nguyễn, Đoàn Thành Lạng Sơn một lần nữa được tu bổ vào
năm Minh Mệnh thứ 15 (1835).
Năm 1925, thị xã Lạng Sơn được thành lập, và là tỉnh lỵ của tỉnh Lạng
Sơn, chia làm hai khu vực tự nhiên, lấy sông Kỳ Cùng làm ranh giới, phía bờ
nam gọi là "bên tỉnh", phía bờ bắc gọi là "bên Kỳ Lừa". Bên tỉnh là tập trung các
cơ quan công sở hành chính của bộ máy chính quyền tỉnh. Bên Kỳ Lừa là nơi
tập trung các phố chợ, diễn ra các hoạt động sinh hoạt, sản xuất, kinh doanh,
buôn bán của người dân.
Trong những năm diễn ra cuộc kháng chiến chống Pháp, thị xã Lạng Sơn
là nơi diễn ra các chiến dịch nổi tiếng như Thu đông (1947), chiến dịch Biên
giới (1950). Từ sau năm 1954, với vị trí địa đầu của đất nước, thị xã Lạng Sơn
được coi như một "cảng nổi" - là đầu mối tiếp nhận, lưu trữ hàng hóa viện trợ
4


của các nước Xã hội Chủ nghĩa ủng hộ Việt Nam. Năm 1979, cuộc chiến tranh
biên giới phía bắc với Trung Quốc đã diễn ra ác liệt ở khu vực biên giới và tràn
xuống gần cả khu vực thị xã Lạng Sơn, khiến thành phố đã bị thiệt hại nặng nề.
Ngày 27 tháng 12 năm 1975, hai tỉnh Cao Bằng và Lạng Sơn hợp nhất
thành tỉnh Cao Lạng, thị xã Lạng Sơn là một đơn vị hành chính thuộc tỉnh Cao
Lạng, gồm 4 phường: Chi Lăng, Hoàng Văn Thụ, Tam Thanh, Vĩnh Trại và xã
Đông Kinh. Ngày 30 tháng 8 năm 1977, chuyển 4 xã: Hoàng Đồng, Quảng Lạc,
Mai Pha, Hợp Thành thuộc huyện Cao Lộc vào thị xã Lạng Sơn. Nhưng đến
ngày 29 tháng 12 năm 1978, tỉnh Cao Lạng tách thành 2 tỉnh như cũ, thị xã trở
lại là tỉnh lị tỉnh Lạng Sơn. Ngày 22 tháng 11 năm 1986, chuyển xã Hợp Thành
về huyện Cao Lộc quản lý. Ngày 29 tháng 8 năm 1994, chuyển xã Đông Kinh
thành phường Đông Kinh.
Ngày 18 tháng 7 năm 2000, Bộ Xây dựng ban hành Quyết định số
997/QĐ-BXD công nhận thị xã Lạng Sơn là đô thị loại III trực thuộc tỉnh Lạng

Sơn.
Ngày 17 tháng 10 năm 2002, Chính phủ đã có nghị định 82/2002/NĐ-CP
về việc nâng cấp thị xã Lạng Sơn thành thành phố Lạng Sơn.
1.2. Cơ cấu tổ chức:
Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân thành phố Lạng Sơn có 09 thành viên, gồm:
01 Chủ tịch, 04 Phó Chủ tịch và 05 Ủy viên Ủy ban nhân dân. Giúp việc, tham
mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố Lạng Sơn là các phòng, ban, đơn vị trực
thuộc.Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Thành phố và các đoàn thể, chính trị, xã hội của
thành phố được tổ chức chặt chẽ, đầy đủ, hoạt động khá đồng đều, hàng năm
đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Hiện nay Uỷ ban nhân dân thành phố Lạng Sơn có 125 cán bộ công chức
(không kể cán bộ hợp đồng), làm việc tại các phòng ban của cơ quan. Phần lớn
cán bộ, công chức đều có trình độ Đại học, nhiều cán bộ có trình độ Thạc sỹ.
Uỷ ban nhân dân thành phố Lạng Sơn chịu sự giám sát, quản lý của
UBND tỉnh Lạng Sơn.
a) Các phòng thuộc khối hành chính:
5


- Phòng Hành chính - Tổ chức (bao gồm cả công tác văn thư, lưu trữ);
- Phòng Quản trị - Tài vụ (bao gồm cả quản lý Đội xe);
- Phòng Tiếp công dân.
b) Các phòng thuộc khối nghiên cứu - tổng hợp:
- Phòng Tổng hợp;
- Phòng Nội chính (bao gồm cả Thư ký Chủ tịch);
- Phòng Ngoại vụ;
- Phòng Văn xã;
- Phòng Kinh tế;
- Phòng Kinh tế ngành và Xây dựng cơ bản;
- Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính.

c) Các đơn vị sự nghiệp:
- Trung tâm Tin học - Công báo;
- Nhà khách tỉnh (đơn vị sự nghiệp có thu).
1.3. Chức năng, nhiệm vụ:
1.3.1 Chức năng:
UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan nhà nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực
hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
1.3.2. Nhiệm vụ:
Ủy ban nhân dân thành phố Lạng Sơn do Hội đồng nhân dân thành phố
bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước
ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan
6


nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân thành phố Lạng Sơn được áp
dụng thực hiện theo Luật tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13
“Điều 28. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân thành phố quyết định các nội dung
quy định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật
này và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân thành phố.
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố.
3. Tổ chức thực hiện ngân sách thành phố; thực hiện các nhiệm vụ phát
triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du
lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây
dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài
nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên
nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp
luật.
4. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp
và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo,
khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính
sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành
chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định
của pháp luật.
5. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
7


quyền.
6. Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp phường, xã, cơ quan, tổ
chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố.”

8

Tiểu kết:
Trên đây là những nét cơ bản nhất về UBND thành phố Lạng Sơn. Với
đầy đủ các thông tin vị trí địa lý, lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Lạng Sơn để khái quát được một
cách rõ nét nhất về tổ chức và hoạt động của thành phố. Bằng sự phấn đấu
không ngừng nhằm nâng cao chất lượng hoạt động, vai trò của công tác quản lý
hành chính tại địa phương và vị trí của chính quyền nhân dân trong đời sống xã
hội ngày càng được khẳng định, Uỷ ban Nhân dân thành phố Lạng Sơn, với
nòng cốt là các cán bộ công chức, viên chức trong UBND đã thực hiện tốt quản
lý hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân theo đường lối của Đại hội lần
thứ XI của Đảng và các Nghị quyết của Bộ chính trị,các nghị định của Chính
phủ về Chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệ thống hành chính Việt Nam và
định hướng đến năm 2020.

9


CHƯƠNG 2
PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH CHƯƠNG, TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA
NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND THÀNH PHỐ LẠNG SƠN
2.1. Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian.
* Khái niệm và phân loại
Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một quản trị viên,
đồng thời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị. Hoạch
định là nhắm đến tương lai: điều phải hoàn thành và cách thế để hoàn thành. Nói
cách khác, chức năng hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong
tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó. Kết quả của hoạch
định là kế hoạch, một văn bản được ghi rõ ràng và xác định những hành động cụ

thể mà một tổ chức phải thực hiện.
Hoạch định theo thời gian là hoạch định căn cứ vào yếu tố thời gian, bao
gồm :
-Hoạch định dài hạn : 2 năm, 3 năm hoặc 5 năm.
-Hoạch định ngắn hạn : dưới 2 năm Mục tiêu đạt được của hoạch định
theo thời gian là các bản kế hoạch : năm, tháng, quý, tuần (lịch công tác tuần )
Sản phẩm của hoạch định là: Nghị quyết
* Căn cứ xây dựng
Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, tổ chức của cơ quan theo thời gian
( năm, tháng, quý, tuần)
Căn cứ vào bản đăng ký công việc của các đơn vị, cá nhân trong văn
phòng. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Căn cứ vào nguồn lực của văn phòng và cơ quan
Căn cứ vào sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo, cơ quan, tổ chức
* Phương pháp xây dựng công việc theo thời gian
B1: Thu thập thông tin
Thông tin pháp lý
Thông tin thực tiễn :
- Bản đăng ký công việc của các đơn vị trong cơ quan
10


- Biên bản về các cuộc họp, bàn bạc về phương hướng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức Các thông tin liên quan đến nguồn lực của cơ quan, tổ chức
- Các điều kiện, yếu tố bên ngoài có tác động đến hoạt động của cơ quan,
tổ chức
- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của cấp trên, nhu cầu công việc của cơ quan.
B2: xử lý và phân loại các thông tin
B3: xây dựng bản thảo
B4: lấy ý kiến dự thảo

B5: chỉnh sửa, hoàn thiện thủ tục ban hành.
Phương pháp hoạch định công việc theo thời gian gồm 3 nội dung:
2.1.2. Hoạch định công việc theo năm
Bước 1: Chậm nhất vào ngày 30 tháng 11 hàng năm, các cơ quan chuyên
môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân phường gửi
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố danh mục các đề
án cần trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ban hành
hoặc trình Hội đồng nhân dân thành phố ban hành trong năm tiếp theo (gọi
chung là đề án, văn bản). Các đề án, văn bản trong chương trình công tác phải
ghi rõ số thứ tự, tên đề án, tên văn bản, nội dung chính của đề án, cơ quan chủ
trì, cơ quan phối hợp và thời gian trình;
Bước 2: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố
tổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau của Ủy ban nhân dân thành
phố, gửi lại các cơ quan liên quan tham gia ý kiến;
Bước 3: Sau năm (07) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo
chương trình công tác năm sau của Ủy ban nhân dân thành phố, cơ quan được
hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời, gửi lại Văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủy
ban nhân dân thành phố hoàn chỉnh, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố
xem xét và trình Ủy ban nhân dân vào phiên họp thường kỳ cuối năm;
Bước 4: Sau năm (07) ngày làm việc, kể từ khi chương trình công tác năm
được Ủy ban nhân dân thành phố thông qua, Văn phòng Hội đồng nhân dân &
Ủy ban nhân dân thành phố trình Chủ tịch duyệt, gửi thành viên Ủy ban nhân
dân, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban
nhân dân các phường biết, thực hiện.
11


Kế hoạch công tác năm của UBND thành phố Lạng Sơn
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
UỶ BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ LẠNG SƠN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
–––––––
Số:
/QĐ-UBND

–––––––––––––––––––––––––––––––
TP.Lạng Sơn, ngày

tháng 12 năm 2015

QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Chương trình, nội dung công tác của UBND thành phố năm 2015
––––––––––––
UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ LẠNG SƠN
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003;
Căn cứ Quyết định số 838/QĐ-UBND ngày 17/12/2014 của UBND tỉnh Lạng
Sơn ban hành nội dung, chương trình, công tác của UBND tỉnh năm 2015;
Căn cứ Chương trình toàn khóa 2010 - 2015 của Ban chấp hành Đảng bộ
thành phố lần thứ XX; Chương trình công tác năm 2015 của Ban Thường vụ
Thành uỷ; Nghị quyết HĐND thành phố; Quy chế làm việc UBND; Chương
trình, nội dung các phiên họp của UBND thành phố toàn khóa (nhiệm kỳ 2011
- 2016) và tình hình thực tiễn của thành phố,
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND thành phố,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Nội dung, chương trình công
tác của UBND thành phố năm 2015”.
Điều 2. Thủ trưởng phòng, ngành, đơn vị thuộc UBND thành phố, Chủ tịch
UBND phường, xã trên địa bàn thành phố được giao nhiệm vụ chủ trì xây dựng
báo cáo, tờ trình trong Chương trình có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các
đơn vị liên quan, chủ động chuẩn bị có chất lượng nội dung trình tại các phiên

họp của UBND thành phố.
Quá trình tổ chức thực hiện nếu phát sinh những nội dung, nhiệm vụ mới
do Chính phủ, Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh, các sở, ngành tỉnh yêu cầu hoặc
thực tiễn chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố, sẽ được bổ sung vào chương
12


trình công tác năm 2015.
Điều 3. Thủ trưởng các phòng, ban, ngành, đơn vị trực thuộc UBND thành
phố, Chủ tịch UBND phường, xã và các đơn vị có liên quan căn cứ Quyết định
thi hành./.
Nơi nhận:

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

- UBND tỉnh (để B/c);

CHỦ TỊCH

- TT Thành uỷ, HĐND thành phố (để B/c);
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND TP;
- Cổng thông tin điện tử thành phố;
- Lưu: VT.

BÙI VĂN CÔI

13


2.1.2. Hoạch định công việc theo quý, tháng.

Bước 1: Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Thủ trưởng cơ quan chuyên
môn, cơ quan thuộc UBND thành phố, Chủ tịch UBND các phường căn cứ vào
tiến độ chuẩn bị các đề án, văn bản đã ghi trong chương trình công tác quý, những
vấn đề còn tồn đọng hoặc mới phát sinh, xây dựng chương trình công tác tháng
sau của đơn vị mình, gửi Văn phòng UBND thành phố.
Bước 2: Văn phòng UBND thành phố tổng hợp chương trình công tác
hàng tháng của Ủy ban nhân dân thành phố, chương trình công tác tháng của
UBND thành phố cần được chia theo từng lĩnh vực do Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch phụ trách giải quyết.
Bước 3: Chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng, Văn phòng UBND thành phố
trình Chủ tịch UBND tỉnh duyệt chương trình công tác tháng sau của UBND
thành phố, gửi các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND thành phố và
UBND các phường biết, thực hiện.
UỶ BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ LẠNG SƠN
––––––––
Số:
/KH-UBND

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
–––––––––––––––––––––––––
TP. Lạng Sơn, ngày
tháng 11 năm 2015

KẾ HOẠCH
Công tác của UBND thành phố tháng 12 năm 2015
––––––––––
I. NHỮNG NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM TRONG THÁNG
1. Tiếp tục thực hiện Kế hoạch số 09/KH-UBND ngày 21/01/2015 của UBND

tỉnh thực hiện Nghị quyết số 01/NQ-CP ngày 03/01/2015 của Chính phủ và các
Nghị quyết của HĐND tỉnh, HĐND thành phố về nhiệm vụ, giải pháp phát triển
KT-XH, dự toán ngân sách nhà nước năm 2015.
2. Chủ động các biện pháp gia cố đê kè , các hệ thống sông, tăng cường các
biện pháp thủy lợi chống hạn cho diện tích cây trồng. Chủ động phòng các dịch
bệnh mùa đông.
3. Tập trung nguồn lực, công an nhân dân, cảnh sát nhân dân, cảnh sát cơ
động, hải quan, bộ đội biên phòng, kiểm tra gắt gao các hoạt động kinh doanh
các mặt hàng nhập khẩu từ phía Trung Quốc, kiểm soát ngăn chặn hàng lậu,
hàng giả, hàng quốc cấm, đảm bảo an ninh thương mại những tháng cuối năm
4. Tăng cường các hoạt động chào mừng các ngày lễ như thành lập Quân
14


đội nhân dân, toàn quốc kháng chiến, tết Dương lịch, Tết Nguyên đán
5. Đẩy mạnh cải cách hành chính; tăng cường các biện pháp bảo đảm trật tự
an toàn giao thông, an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và phòng, chống tội
phạm, tệ nạn xã hội. Quan tâm tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và
công tác thi hành án dân sự; thực hiện nghiêm túc công tác tiếp dân, giải quyết
đơn thư, Khiếu nại tố cáo, ý kiến cử tri, chi bộ thôn, tổ dân phố.
II. CÁC HỘI NGHỊ, BUỔI LÀM VIỆC CHÍNH
1. Hội nghị thường kỳ UBND thành phố ngày 15/12/2015, thông qua:
a) Báo cáo tổng kết Chương trình số 02 của Thành ủy về “Phát triển kinh tế
thành phố giai đoạn 2011-2015” (Phòng Kinh tế chuẩn bị và trình).
b) Báo cáo tổng kết Chương trình số 04 của Thành ủy về “Xây dựng nếp
sống văn hóa, văn minh đô thị thành phố giai đoạn 2011-2015” (Phòng Văn hóa
- Thông tin chuẩn bị và trình).
c) Báo cáo tổng kết Đề án số 01/ĐA-UBND ngày 19/4/2013 của UBND
thành phố về nâng cao chất lượng phổ biến, giáo dục pháp luật trên địa bàn
thành phố giai đoạn 2013-2015 (Phòng Tư pháp chuẩn bị và trình).

2. Một số lịch cụ thể khác:
a) Thường trực HĐND, UBND thành phố tiếp dân định kỳ ngày 5, 20 hằng
tháng.
b) Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND thành phố giao ban vào thứ 2 hằng tuần.
c) Những nhiệm vụ khác sẽ được triển khai cụ thể theo lịch công tác tuần.
d) Các đơn vị gửi báo cáo:
- Báo cáo tuần: Sáng thứ 5 hằng tuần.
- Báo cáo tháng 11: Chậm nhất ngày 15/12/2015.
Căn cứ chương trình công tác tháng 12/2015 và tình hình thực tế, các phòng,
ngành, đơn vị thành phố và UBND phường, xã chủ động triển khai thực hiện, báo cáo
kết quả (bằng văn bản và bản điện tử) về Văn phòng HĐND - UBND thành phố./.
Nơi nhận:
TL. CHỦ TỊCH
- UBND tỉnh Lạng Sơ v(để B/c);
CHÁNH VĂN PHÒNG
- Lãnh đạo và CVVP UBND tỉnh (theo dõi TP);
- TT. Thành uỷ, HĐND, UBND TP (để B/c);
- Các thành viên UBND thành phố;
- Các Ban Đảng thuộc Thành ủy; Ủy ban MTTQ
và các Đoàn thể CT-XH TP (để P/h);
- Các phòng, ngành, đơn vị thành phố (để T/h);
- UBND phường, xã;
- LĐ, CVVP UBND TP;

- Lưu: VT.

15

Trần Lệnh Trưởng

2.1.3. Hoạch định công việc theo tuần.
Bao gồm các việc mà Chánh văn phòng, các phó chánh văn phòng quyết
trong tuần. Dựa vào chương trình công tác tháng và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
cơ quan.
Có những công việc mà tháng này hoặc quý này chưa thực hiện hết thì sẽ
chuyển sang tháng sau và quý sau.
UBND TP LẠNG SƠN LỊCH CÔNG TÁC TUẦN LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
VĂN PHÒNG

Từ ngày 30/11/2015 đến ngày 06/12/2015

Thứ

CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH VĂN

PHÓ CHÁNH VĂN

Ngày

Trần Lệnh Trưởng

PHÒNG

PHÒNG

Chu Đình Sơn

Bùi Thị Quỳnh Anh

Thứ Hai
30/11/201
5
SÁNG
CHIỀU

- 14h00: Họp toàn thể cán - 14h00: Họp toàn thể - 14h00: Họp toàn
bộ, công chức và người lao cán bộ, công chức và thể cán bộ, công
động thuộc Văn phòng thực người lao động thuộc chức và người lao
hiện quy trình bổ nhiệm cán Văn phòng
bộ lãnh đạo quản lý.
- 15h00: Giao ban chủ chốt
Văn phòng về triển khai công
tác tháng 12/2015.
- 16h00: Họp Đảng ủy Văn
phòng

thực hiện động

quy trình bổ nhiệm cán phòng
bộ lãnh đạo quản lý.

thuộc

Văn

thực hiện

quy trình bổ nhiệm

- 15h00: Giao ban chủ cán bộ lãnh đạo
chốt Văn phòng về triển quản lý.
khai công tác tháng - 15h00: Giao ban
12/2015.

chủ chốt Văn phòng

- 16h00: Họp Đảng ủy về triển khai công

(Địa điểm: Hội trường Đa Văn phòng.
tác tháng 12/2015.
năng)
(Địa điểm: Hội trường - 16h00: Họp Đảng
Đa năng)

16

ủy Văn phòng.


(Địa

điểm:

Hội

- 8h30: Nghe báo cáo về

trường Đa năng)
- 8h30: Báo cáo

Tình hình hoạt động kinh tế

Chánh Văn phòng

Thứ Ba

tháng 12

về tổng kết kinh tế

01/12/201

(Địa điểm: Hội trường Nhà

năm 2015

5

N5)

SÁNG

- 10h00: Báo cáo phó chủ

(Địa

điểm:

Hội

trường Nhà N5)

tịch UBND về việc tiếp công

CHIỀU

dân.
- 16h00: Họp Ban Tổ chức

-14h00:

Hội thi văn nghệ của văn

Phó chủ tịch UBND

Phòng UBND

về kinh phí Quý IV /
2015.

- 9h00: Làm việc với Phòng
Thứ Tư

Lưu trữ, Tổ chức – Hành

02/12/201

chính về Quy chế Văn thư,

5

Lưu trữ.

SÁNG

(Địa điểm: Hội trường Nhà
N5)

CHIỀU
Thứ Năm
3/12/2015
SÁNG
-14h00: Họp bàn về các giải
pháp xây dựng Quỹ đời sống
CHIỀU

của Uỷ Ban Nhân Dân.
(Phòng Tài chính – Kế toán
chuẩn bị, báo cáo trước)
(Địa điểm: Hội trường A)

Thứ Sáu
04/12/201
17

Báo

cáo


5
SÁNG
CHIỀU
Thứ Bảy
05/12/201
5
SÁNG

CHIỀU

Chủ Nhật
06/12/201
5

18


2.2. Phương pháp hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động.
2.2.1. Cơ sở lý luận của phương pháp hoạch định công việc theo từng
nội dung hoạt động.
* Khái niệm hoach định công việc theo nội dung hoạt động bao gồm:
- Hoạch định về nhân sự
- Hoạch đinh về tài chính
- Hoạch định về các công việc
- Hoạch định về cơ sở vật chất
- Hoạch định về thông tin và các mối quan hệ
* Căn cứ:

- Các quy định của Nhà nước có liên quan đến nội dung hoạt động.
- Căn cứ thông tin vào nội dung hoạt động của văn phòng.
- Căn cứ vào sự chr đạo của lãnh đạo và kết luận của các cuộc họp bàn liên
quan đến nội dung hoạt động của văn phòng.
- Căn cứ vào nguồn lực của cơ quan văn phòng.
- Căn cứ vào điều kiện, yếu tố bên ngoài tác động đến hoạt động của văn
phòng.
- Căn cứ vào quy định của cơ quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động của
cơ quan, văn phòng.
* Phương pháp
B1: Thu thập thông tin
B2: Xử lý thông tin
B3 : Xây dựng bản thảo
I. Mục đính, yêu cầu
II. Nội dung
III. Tổ chức thực hiện
B4: Lấy ý kiến dự thảo.
B5: Chỉnh sửa, hoàn thiện thủ tục và ban hành.

19


2.2.2. Hoạch định công việc theo nội dung hoạt động của UBND thành
phố Lạng Sơn.
Hoạch định về nhân sự:
Văn phòng UBND thành phố có: Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh văn
phòng thực hiện chế độ bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển theo quy định phân
cấp quản lý hiện hành của UBND tỉnh Lạng Sơn.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân và trước pháp
luật về việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được giao của Văn phòng.

Các Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành
hoạt động của Văn phòng; được Chánh Văn phòng phân công trực tiếp quản lý
một số lĩnh vực, nhiệm vụ công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng
và trước pháp luật về những lĩnh vực công tác được phân công.
- Các tổ chức trực thuộc Văn phòng:
 Ban Thư ký;
 Phòng Tổng hợp;
 Phòng Tổ chức - Hành chính;
 Phòng Lễ tân - Quan hệ công chúng;
 Phòng Tài chính - Kế toán;
 Phòng Quản trị;
 Phòng Lưu trữ;
 Thư viện;
 Phòng Bảo vệ;
 Đội xe.
Đội ngũ cán bộ, chuyên môn, nhân viên thừa hành nhiệm : được bố trí
theo từng lĩnh vực thực hiện nhiệm vụ đảm bảo hoạt động thường xuyên của
đơn vị.

Hoạch đinh về tài chính:
Hoạch định tài chính là tiến trình xem xét tổng thể các quyết định đầu tư và
tài trợ, hoạch định là một tiến trình, kết quả biểu thị dưới các kế hoạch tài chính.
20