khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của công ty CP bánh kẹo hải hà

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian
qua.những kết quả và số liệu được thực hiệntại công ty bánh kẹo Hải Hà.Tôi xin
chịu trách nhiệm trước nhà trường về lời cam đoan này.
Hà Nội, ngày 4 tháng 12 năm 2016
Người thực hiện

1


BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT
CP: cổ phần
DN : doanh nghiệp
HĐQT: Hội đồng quản trị

2


MỤC LỤC

3


MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Đối với bất kì cơ quan tổ chức nào cũng đều cần một nhà quản trị để lãnh
đạo điều hành và giám sát các hoạt động liên quan đến công việc.Nhà quản trị là
người đứng đầu tổ chức, có thể nói nhà quản trị giống như một người dẫn đầu
điều khiển con tàu tới đích. Trong một cơ quan tổ chức cũng vậy không thể thiếu
bộ phận văn phòng, nhà quản trị trong văn phòng là những người có quyền điều
khiển, giám sát công việc của nhân viên dưới quyền trong văn phòng, đồng thời

là người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về công việc của nhân viên
trong văn phòng.
Trong hoạt động quản lí của cơ quan vai trò của nhà quản trị rất quan
trọng trong đó vai trò của nhà quản trị văn phòng trong cong tác hoach định
nhân sự là một trong những vai trò quan trọng trong cơ quan.Chính vì vậy tôi
chọn đề tài khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công
tác hoạch định nhân sự của Công ty CP bánh kẹo Hải Hà để làm rõ hơn về vai
trò của nhà QTVP.
2.Đối tượng, mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
a) Đối tượng nghiên cứu
Trưởng phòng hành chính
Phó trưởng phòng hành chính
Công tác hoạch định nhân sự tại Công ty CP bánh kẹo Hải Hà
b) Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu
Khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà QTVP trong công tác hoạch định
nhân sự tại Công ty bánh kẹo Hải hà và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao vai
trò của nhà QTVP tại Công ty CP bánh kẹo Hải hà
3.Cơ sở pháp luận và phương pháp nghiên cứu được sử dụng
- Thu thập và xử lí thông tin
- Phỏng vấn, điều tra
-khảo sát
- Phân tích và tổng hợp thông tin.
4


4.Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài
Nhân sự trong cơ quan văn phòng có vai trò to lớn. Bất kỳ tổ chức nào
cũng cần đến một yếu tố đặc biệt quan trọng đó là lao động. Lao động vừa là
một yếu tố tham gia cấu thành tổ chức (xét về mặt cơ cấu tổ chức), vừa là chủ
thể trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị (xét về địa vị các yếu tố, mối

quan hệ nội tại trong tổ chức). Bởi vì, lao động không chỉ tạo ra năng lực hoạt
động theo số lượng sức lao động hiện có mà còn chủ động sáng tạo làm cho
năng lực hoạt động được tăng cường hơn rất nhiều trong những điều kiện, hoàn
cảnh cụ thể. Cho dù các cơ quan, đơn vị có đầu tư, trang bị các thiết bị hiện đại,
tinh xảo đến đâu cũng phải chịu sự điều khiển trực tiếp hay gián tiếp của người
lao động. Do có vai trò trọng trách như vậy nên các tổ chức, đơn vị luôn chú
trọng đến công tác hoạch định nhân sự nói chung, nhân sự cơ quan văn phòng
nói riêng.

5


CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY BÁNH
KẸO HẢI HÀ
1.1.Lịch sử hình thành
1.1.1.Giới thiệu về công ty
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà (HAIHACO ) là một trong những
doanh nghiệp chuyên sản xuất bánh kẹo lớn nhất tại Việt Nam.
Công ty được thành lập từ năm 1960 trải qua hơn 50 năm phấn đấu và
trưởng thành Công ty đã không ngừng lớn mạnh, tích lũy được nhiều kinh
nghiệm trong sản xuất kinh doanh. Với đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm,
chiến lược kinh doanh tốt, đội ngũ kỹ sư được đào tạo chuyên ngành có năng lực
và lực lượng công nhân giỏi tay nghề Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà đã tiến
bước vững chắc và phát triển liên tục để giữ vững uy tín và chất lượng xứng
đáng với niềm tin yêu của người tiêu dùng.
Tiền thân là một xí nghiệp nhỏ với công suất 2000 tấn/ năm. Ngày nay,
Công ty đã phát triển thành Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà với qui mô sản
xuất lên tới 20.000 tấn/ năm.
Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà là Doanh nghiệp đầu tiên trong lĩnh

vực sản xuất bánh kẹo được cấp chứng nhận hệ thống "Phân tích mối nguy và
các điểm kiểm soát tới hạn" (HACCP) tại Việt Nam. Điều này thể hiện cam kết
của Lãnh đạo doanh nghiệp về đảm bảo an toàn thực phẩm đối với sức khoẻ của
người tiêu dùng.
Năm 2003 Công ty thực hiện cổ phần hóa theo quyết định số
191/2003/QĐ-BCN ngày 14/11/2003 của Bộ Công nghiệp.
Công ty chính thức hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần từ ngày
20/01/2004 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103003614 do Sở Kế
hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp và thay đổi lần thứ tư ngày 07/05/2012.
Các hoạt động sản xuất kinh doanh chính bao gồm:
- Sản xuất, kinh doanh bánh kẹo và chế biến thực phẩm
- Kinh doanh xuất nhập khẩu: nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, sản
6


phẩm chuyên ngành, hàng hoá tiêu dùng và các sản phẩm hàng hoá khác.
- Đầu tư xây dựng, cho thuê văn phòng, nhà ở, trung tâm thương mại.
- Kinh doanh các ngành nghề khác không bị cấm theo các quy định của pháp
luật.
Thành tích :
Các thành tích của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được Ðảng và Nhà
Nước công nhận :
+ 4 Huân chương Lao động Hạng Ba (năm1960 – 1970)
+ 1 Huân chương Lao động Hạng Nhì (năm 1985)
+ 1 Huân chương Lao động Hạng Nhất (năm 1990)
+ 1 Huân chương Ðộc lập Hạng Ba ( năm 1997)
+ Bằng khen của Thủ tướng chính phủ năm 2010
Sản phẩm của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được tặng nhiều Huy
chương Vàng, Bạc trong các cuộc triển lãm Hội chợ quốc tế hàng công nghiệp
Việt nam, triển lãm Hội chợ thành tựu kinh tế quốc dân, triển lãm kinh tế- kỹ

thuật- Việt nam và Thủ đô.
Sản phẩm của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được người tiêu dùng
mến mộ và bình chọn là “Hàng Việt nam chất lượng cao” trong 18 năm liền. Từ
năm 1997 đến năm 2015.
1.1.2.Lịch sử hình thành
Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán kinh
tế độc lập, tư điều chỉnh về kinh tế, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có trụ sở ổn
định, có con dấu riêng, trực thuộc Bộ công nghiệp.
Công ty được chính thức thành lập theo quyết định số 216/CN/CLĐ ngày
24/12/1993 cua Bộ trưởng Bộ công nghiệp nhẹ. Đăng ký kinh doanh số 106286
do trong tài kinhtế thành phố Hà Nội cấp ngày 7/4/1993. Ngày 12/4/1997 Công
ty đã được Bộ thương mại cấp giấy phép xuất nhập khẩu số1011001.
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà, tên giao dịch quốc tế là Haiha
Confectionery Joint-Stock Company (HAIHACO). Công ty được thành lập ngày
25/12/1960, gần 50 năm phấn đấu và trưởng thành, từ một xưởng làm nước
7


chấm và magi đã trở thành một trong những nhà sản xuất bánh kẹo hàng đầu
Việt Nam với quy mô sản xuất lên tới 20.000 tấn sản phẩm/năm.
- Tháng 1/2004 Công ty chính thức hoạt động dưới hình thức Công ty cổ
phần theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103003614 do Sở Kế hoạch
và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 20/01/2004 với vốn điều lệ 36,5 tỷ VNĐ
trong đó 49% vốn của người lao động và 51% vốn nhà nước. Ngày 09/12/2004:
Bộ công nghiệp ra quyết định chuyển phần vốn nhà nước tại Công ty cho Tổng
Công ty Thuốc lá Việt Nam nắm giữ.
- Công ty được chấp thuận niêm yết cổ phiếu tại Trung tâm giao dịch
chứng khoán Hà Nội theo Quyết định số 312/QĐ-TTGDHN ngày 08/11/2007
của Giám đốc trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội và đã chính thức giao
dịch từ ngày 20/11/2007.

- Tháng 5/2011, Công ty hoàn thành đợt phát hành cổ phiếu tăng vốn lên
82,125 tỷ VNĐ
1.2.Cơ cấu tổ chức
1.2.1.Cơ cấu tổ chức của công ty :
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được tổ chức và hoạt động tuân thủ
theo Luật Doanh nghiệp 2005. Các hoạt động của Công ty tuân theo Luật Doanh
nghiệp, các Luật khác có liên quan và Điều lệ Công ty. Điều lệ Công ty bản sửa
đổi đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 24/03/2007 là cơ sở chi phối
cho mọi hoạt động của Công ty.
Đại hội đồng cổ đông :
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng
của Công ty theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty. ĐHĐCĐ là cơ quan
thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc phát triển Công ty,
quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh
của Công ty.
Hội đồng quản trị :
Là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết
định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty, trừ những vấn
8


đề thuộc ĐHĐCĐ quyết định.
Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết
định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị
quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh
của Công ty.
Ban kiểm soát :
Do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh,
quản trị và điều hành của Công ty.
Ban điều hành :

Do HĐQT bổ nhiệm gồm có một Tổng giám đốc, ba Phó Tổng giám đốc,
một Kế toán trưởng. Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm là người đại diện theo
pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT, quyết định tất cả các vấn
đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty. Phó Tổng giám đốc và Kế
toán trưởng do HĐQT bổ nhiệm theo đề xuất của Tổng giám đốc.
Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà :

1.2.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị
Cơ cấu bộ máy quản trị được tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng,
trong đó vị trí, chức năng các bộ phận như sau:
9


Tổng giám đốc là người quyết định toàn bộ hoạt dộng của Công ty và
chịu trách nhiệm trước Nhà nước, tập thể người lao động về kết quả hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phó tổng giám đốc tài chính có trách nhiệm quản lý và trực tiếp chỉ đạo
phòng tài chính - kế toán. Phòng này có chức năng kiểm soát các hoạt động tài
chính của Công ty, tổ chức hạch toán kinh tế, thực hiện các nghiệp vụ giao dịch
thanh toán và phân phối lợi nhuận.
Phó tổng giám đốc kinh doanh có trách nhiệm quản lý và trực tiếp chỉ
đạo phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh có chức năng xây dựng các kế hoạch
sản xuất kinh doanh, tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường, dự trữ, tiêu
thụ sản phẩm.
Phòng kỹ thuật, phòng KCS có chức năng kiểm tra giám sát quy trình
công nghệ, xác định mức tiêu dùng NVL, đảm bảo chất lượng sản phẩm và phải
chịu trách nhiệm trực tiếp trước tổng giám đốc
Khối văn phòng có trách nhiệm tính lương trả cho cán bộ công nhân viên
và tuyển dụng đào tạo các nhân viên mới cho công ty.
1.3.Chức năng, nhiệm vụ

1.3.1.Chức năng,nhiệm vụ của công ty
Công ty bánh kẹo Hải Hà thuộc Bộ công nghiệp nhẹ được thành lập với
chức năng là sản xuất bánh kẹo phục vụ mọi tầng lớp nhân dân và một phần để
xuất khẩu.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ
công nhân viên của công ty phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Thứ nhất, tăng cường đầu tư chiều sâu với mục đích không ngừng nâng
cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động, đa dạng hoá sản phẩm nhằm
mở rộng thị trường đáp ứng nhu cầu về sản phẩm cho từng khu vực thị trường.
Thứ hai, xây dựng phát triển chiến lược công nghệ sản xuất bánh kẹo và
một số sản phẩm khác từ năm 2000 đến năm 2020, tăng cường công tác đổi mới
cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm để tăng sức cạnh tranh.
Thứ ba, xác định rõ thị trường chính , thị trường phụ, tập trung nghiên cứu thị
10


trường mới, chú trọng hơn nữa đến thị trường xuất khẩu đặc biệt là thị trường
các nước láng giềng, củng cố thị trường Trung Quốc.
1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của khối văn phòng
Văn phòng tại công ty CP bánh kẹo Hải Hà là phòng Tổ chức- hành chính.
Chức năng:
* Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong về:
- Tổ chức bộ máy và mạng lưới
- Quản trị nhân sự
- Quản trị văn phòng
- Công tác bảo vệ, an toàn và vệ sinh môi trường .
Nhiệm vụ và quyền hạn:
* Về công tác nhân sự, bộ máy, đạo tạo
- Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua,
khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chế

của Công ty.
- Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với
sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn .
- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực.
- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự,
thiết lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển
SXKD.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty
đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn
- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo đúng chính sách,
chế độ, Pháp luật. Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của CBCNV trong
toàn Công ty.
* Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công ty
cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài.
- Thực hiện công việc lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức
11


Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trong
Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi
đường, giấy uỷ nhiệm của Công ty.
- Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của Toàn Công ty.
- Quản lý xe con phục vụ đi công tác theo Quy chế Công ty.
- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Công ty theo
định mức quy định.
- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các
vấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính.

* Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường
- Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an
toàn cơ sở, PCCC, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường trong toàn Công ty.
- Quản lý công tác vệ sinh môi trường trong phạm vi toàn Công ty
(Nghiên cứu hướng dẫn triễn khai, kiểm tra, xử lý vi phạm )
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Công ty CP bánh kẹo Hải Hà có cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ
của công ty tương đối rõ ràng.Bộ máy quản lí và phân cấp đối với từng bộ phận
trong công ti được thực hiện một cách khoa học.Do đó tạo điều kiện cho nhân
viên làm việc hiệu quả, bộ phận quản lý của công ty kiểm tra đánh giá được dễ
dàng và chính xác hơn.Từ đó giúp công ty ngày càng phát triển và đứng vững
trong môi trường kinh doanh.

CHƯƠNG 2
12


VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP BÁNH KẸO HẢI HÀ
Khái quát hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực là một quá trình quản trị bao gồm việc phân
tích các nhu cầu nhân sự của một tổ chức dưới những điều kiện thay đổi; sau đó,
triển khai các chính sách, biện pháp thực hiện để đáp ứng nhu cầu đó.
Khái niệm hoạch định nguồn nhân lực:
Hoạch định nguồn nhân lực là một quá trình quản trị bao gồm việc phân
tích các nhu cầu nhân sự của một tổ chức dưới những điều kiện thay đổi; sau đó,
triển khai các chính sách, biện pháp thực hiện để đáp ứng nhu cầu đó
Quá trình hoạch định nguồn nhân lực:
Hoạch định nguồn nhân lực có mối liên hệ mật thiết với quá trình hoạch
định và thực hiện các chiến lược, chính sách kinh doanh của doanh nghiệp, nó

biến đổi những mục tiêu của doanh nghiệp thành những dữ kiện về nhân lực,
nhằm đáp ứng sự hoàn thành những mục tiêu ấy. Hoạch định nguồn nhân lực
được thực hiện qua các bước:
- Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược cho doanh
nghiệp
- Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
- Dư báo khối lượng công việc hoặc xác định khối lượng công việc và tiến
hành phân tích công việc:
- Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực hoặc xác định nhu cầu nguồn nhân lực
- Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực
- Thực hiện các chính sách hoạch định, chương trình quản trị nguồn nhân
lực
- Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện
Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự bao
gồm những nội dung sau:
-Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch đinh.
- Tổ chức thiết lập mục tiêu
13


- Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp về nguồn nhân sự
2.1.Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
* Khái niệm: Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin,
tìm nguồn thông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng
mục tiêu đã được định trước.
* Phân loại:
Có 3 loại thông tin về nguồn nhân lực trong công ty là:
- thông tin chiến lược
- thông tin chiến thuật bao gồm:
+ thông tin về tuyển dụng nhân lực

+ thông tin về đào tạo và phát triển nhân lực
+ thông tin đánh giá nhân lực
- Thông tin điều hành.
Cán bộ phòng tổ chức hành chính phải thu thập đầy đủ các thông tin về
nguồn nhân sự trong công ty như:
- Thông tin về hiện trạng nguồn nhân lực
- Thông tin về số lượng đội ngũ nhân lực.
Từ những thông tin thu được phòng tổ chức hành chính tiến hành phân
tích và xử lí để làm cơ sở, căn cứ cho công tác hoạch định.
*Phương pháp thu thập thông tin
- Quan sát
- Phỏng vấn
- Chọn đối tượng cần điều tra.
2.2.Tổ chức thiết lập mục tiêu
Mục tiêu: là thực hiện điều gì hoặc hoạt động nào đó cụ thể, rõ ràng mà
người nghiên cứu sẽ hoàn thành theo kế hoạch đã đặt ra trong nghiên cứu. Mục
tiêu có thể đo lường hay định lượng được. Nói cách khác, mục tiêu là nền tảng
hoạt động của đề tài và làm cơ sở cho việc đánh giá kế hoạch nghiên cứu đã đưa
ra, và là điều mà kết quả phải đạt được. Mục tiêu trả lời câu hỏi “làm cái gì?”.
Thông thường, hàng năm, ban lãnh đạo công ty phải thảo luận để thiết lập
14


mục tiêu của toàn công ty trong năm. Mục tiêu chung của công ty thường được
thiết lập dựa trên các cơ sở:
-Phân tích về tình hình thị trường
- Phân tích những mặt mạnh yếu bên trong công ty, các cơ hội và nguy cơ
có thể có từ bên ngoài;
- Phân tích về môi trường chính trị (trong đó có vấn đề pháp lý), kinh tế,
xã hội, công nghệ;

- Các mục tiêu chiến lược dài hơi đã thiết lập trước đó;
- Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty đã được xác định trước đó.
Sau khi mục tiêu công ty được thiết lập và phổ biến, đến lượt các bộ phận,
phòng ban chức năng thiết lập mục tiêu cho mình, và cấp quản lý bộ phận,
phòng ban sẽ chịu trách nhiệm chính về các mục tiêu này. Tiếp tục đến các đơn
vị nhỏ hơn như tổ, nhóm… Cuối cùng là mục tiêu của từng cá nhân trong tổ,
nhóm…
Mục tiêu được thiết lập phải luôn đảm bảo tính rõ ràng, cụ thể, đo lường
được, khả thi, và có thời hạn.
Khi thiết lập các mục tiêu lớn của công ty, tới lượt các phòng ban thiết lập
mục tiêu của mình.phòng Tổ chức- hành chính trong công ty chịu trách nhiệm
thiết lập về công tác nhân sự trong công ty.Nhằm xác định được điểm mạnh,
điểm yếu, những khó khăn, thuận lợi của công ty trưởng phòng hoặc phó phòng
của phòng Tổ chức hành chính xét trên 2 khía cạnh hoặc 2 phương diện:
Phương diện hệ thống

15


- Nguồn nhân lực: số lượng, cơ cấu, trình độ, nghề nghiệp, kinh nghiệm
- Cơ cấu tổ chức: loại hình tổ chức, phân công chức năng quyền hạn
- Các chính sách: chính sách tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện
Phương diện quá trình: là tổng hợp các quá trình thu hút, đào tạo, phát triển,
duy trì nguồn nhân lực.
Các bước phân tích hiện trạng:
Bước 1: ảnh hưởng của môi trường kinh doanh đến quản trị nguồn nhân lực
Phân tích môi trường là cơ sở cho việc xác định mục tiêu, chiến lược cho doanh
nghiệp nói chung và hoạch định nguồn nhân lực nói riêng.
Mục tiêu là tiêu đích mà doanh nghiệp phấn đấu để đạt đến, là định hướng cho
việc soạn thảo các chiến lược. Từ mục tiêu, chiến lược chung (Corporate

Planning) của toàn doanh nghiệp sẽ có các mục tiêu chiến lược chức năng
(Functional planning) như chiến lược tài chính, chiến lược marketing, chiến lược
nguồn nhân lực.
Phân tích môi trường kinh doanh và xác định chiến lược nguồn nhân lực
Môi trường vĩ mô:
Bao gồm các yếu tố nằm bên ngoài của doanh nghiệp, định hình và có ảnh
hưởng đến các môi trường tác nghiệp và môi trường nội bộ, và có ảnh hưởng
đến nguy cơ và các cơ hội của doanh nghiệp. Các yếu tố đó là:
- Yếu tố kinh tế: chu kỳ tăng trưởng kinh tế, GDP, lạm phát, lãi suất, chính
16


sách tiền tệ, cán cân thanh toán, sự phát triển trong các ngành,…
- Chính phủ và chính trị: luật lệ, độ ổn định về chính trị, các quy định trong
lĩnh vực ngoại thương, quy định về bảo vệ môi trường, quy định về chống độc
quyền,…
- Yếu tố xã hội: phong tục tập quán, truyền thống, mức sống, mức tiêu dùng.
- Yếu tố tự nhiên: đất đai, khí hậu, môi trường; nguồn năng lượng ; sự lãng
phí và thiếu hụt nguồn tài nguyên ;
Môi trường tác nghiệp
Đối thủ cạnh tranh
Khách hàng
Người cung cấp nguyên vật liệu
Hàng hóa thay thế

Môi trường nội bộ
Nguồn nhân lực
Tài chính
Sản xuất

17


Marketing
Khả năng nghiên cứu và phát triển.
Phân tích đánh giá tài nguyên nhân lực là xác định điểm mạnh, yếu, thuận lợi,
khó khăn về nhân lực của doanh nghiệp. Nó được xem xét trên 2 phương diện:
- Môi trường vĩ mô: kinh tế, pháp luật, thị trường lao động, dân cư, văn hóa xã
hội, chính sách của chính phủ
- Môi trường vi mô: văn hóa tổ chức, cơ chế làm việc, khả năng tài chính, kĩ
thuật, tính chất đặc điểm công việc
Bước 2: đánh giá hệ thống quản trị nguồn nhân lực
Phân tích đặc điểm nguồn nhân lực: cơ cấu theo tuổi, giới tính, trình độ
chuyên môn
Cơ cấu tổ chức: loại hình cơ cấu tổ chức ap dụng
Chính sách nguồn nhân lực: tuyển dụng huấn luyện
Bước 3: đánh giá các hoạt động, quản trị nguồn nhân lực qua:
Tuyển dụng và bố trí
Đào tạo
Hệ thống tiền lương

18


Quan hệ lao động về các giá trị tinh thần
Quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên
Đặc điểm của nhân viên về tính hợp tác và thính nghi
Sự thỏa mãn của nhân viên đối với doanh nghiệp
Các giá trị văn hóa
Chi phí về hành vi của nhân viên: tổn thất do bãi công, kỷ luật kém, nghỉ việc

Bước 4: đánh giá trình độ quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Đánh giá kết quả quản trị
- Kết quả kinh doanh
- Sự hài lòng của nhân viên
Đánh giá mức độ chuyên môn
- Trình độ, năng lực, vai trò của phòng tổ chức
- Cách thức thực hiện chức năng
Tất cả các bước trên có thể thực hiện bằng cách dung bản câu hỏi hoặc phỏng
vấn
2.3.Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp về nguồn nhân lực
Từ những căn cứ của thông tin thu thập được và các mục tiêu đã được xác
19


định trưởng phòng hoặc phó phòng tổ chức hành chính tiến hành xây dựng và
thực hiện các giải pháp về nguồn nhân lực.
2.3.1.Tuyển dụng nhân sự
Để tuyển dụng được nguồn nhân lực hợp lý và đầy đủ cho các bộ phận
trong công ty phòng tổ chức hành chính tiến hành công việc dự báo nguồn nhân
lực để đảm bảo đầy đủ về số lượng cũng như chuyên môn cần thiết với các bộ
phận trong công ty.
2.3.1.1.Dự báo nguồn nhân lực
Các cơ sở cần dự báo:
- Khối lượng công việc cần phải thực hiện
- Trình độ, trang bị kỹ thuật, những khả năng thay đổi về công nghệ kỹ thuật
- Sự thay đổi về tổ chức hành chính làm nâng cao năng suất lao động
- Cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu của công việc
- Khả nâng cao chất lượng nhân viên
- Tỉ lệ nghỉ việc trong nhân viên
- Yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ

- Khả năng tài chính của doanh nghiệp dể có thể thu hút lao động lành nghề
trên thị trường lao động
Có hai phương pháp để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Phương pháp định lượng bao gồm:

20


- Phương pháp phân tích xu hướng
- Phương pháp phân tích tương quan
Phương pháp hồi quy
Sử dụng máy tính để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Phương pháp định lượng này có nhiều hạn chế và rất khó dự báo nhu cầu nhân
sự dựa trên các quan hê và số liệu quá khứ.
Phương pháp định tính bao gồm:
Phương pháp theo đánh giá của các chuyên gia
Phương pháp Delphi
Phương pháp này được sử dụng rộng rãi trong thực tiễn và giữ vai trò quan
trọng trong dự báo nguồn nhân lực.

So sánh các dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong dài hạn và nguồn nhân sự có
sẵn. Xác dịnh dược khối lượng công việc đối với các mực tiêu và kế hoạch ngắn
hạn. Phân tích khả năng cung cầu lao động cho các kế hoạch ngắn hạn..
Phân tích quan hệ cung cầu, khả năng điều chỉnh hệ thống quản trị nguồn
nhân lực:
So sánh các dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong dài hạn và nguồn nhân sự có
sẵn

21

Xác dịnh dược khối lượng công việc đối với các mực tiêu và kế hoạch ngắn hạn
Phân tích khả năng cung cầu lao động cho các kế hoạch ngắn hạn
Dự báo nguồn nhân lực không phải là những con số cố định, chúng cần được
xem xét lại theo những điều kiện, bối cảnh của công ty.
2.3.1.2.Quá trình tuyển dụng
Sau khi dự báo được nguồn nhân lực, tùy vào từng bộ phận trong công ty
nếu bộ phận nào còn thiếu phòng tổ chức hành chính sẽ tiến hành tuyển dụng
nhân lực vào các bộ phận đó để dảm bảo cho quá trình hoạt động của công ty.
Xác

định

đối

tượng

nhân

viên

doanh

nghiệp

cần:

Do không có thời gian và kỹ năng để tự làm hết tất cả mọi việc, công ty cần phải
tuyển thêm nhân viên. Các DN nhỏ nhất thường có khoảng một đến hai nhân
viên làm việc nửa ngày. Còn đối với các DN khác thì số lượng nhân viên chính

thức sẽ nhiều hơn. Ðể nắm được nhu cầu về nhân viên, doanh nghiệp nên cân
nhắc
Xác

các
định

loại

yếu
kỹ

năng

tố
doanh

nghiệp

sau:
sẽ

cần.

Xác định doanh nghiệp sẽ cần bao nhiêu loại kỹ năng khác nhau.
Xác định các cách khác nhau để đáp ứng được các kỹ năng đó.
Xác định loại nhiệm vụ cần làm
– Ðầu tiên, phòng tổ chức hành chính cần xây dựng Bản mô tả công việc
và Bảng tiêu chuẩn công việc của tất cả các vị trí cần làm trong quá trình hoạt
động kinh doanh.

– Bước tiếp theo là quyết định xem doanh nghiệp sẽ cần hoàn thành bao
nhiêu nhiệm vụ. Phòng tổ chức hành chính sẽ phải đánh giá khối lượng công
việc cần làm trong mỗi lĩnh vực nhiệm vụ. Các thông tin này sẽ giúp doanh
nghiệp lập kế hoạch cho nhân viên của mình.
Doanh nghiệp hãy ghi nhớ rằng các nhiệm vụ khác nhau có thể yêu cầu
cùng một loại kỹ năng. Do đó doanh nghiệp phải tính đến điều này khi xác định
mình cần bao nhiêu kỹ năng khác nhau.
22


Xác định các cách khác nhau để đáp ứng được những kỹ năng đó.
Khi doanh nghiệp phải xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành trong DN
doanh nghiệp phải nghĩ đến cách thực hiện các nhiệm vụ đó. Sau đây là các cách
để có được những kỹ năng doanh nghiệp cần:
– Nâng cao kỹ năng của mình bằng cách tự học hỏi hay đúc rút thêm kinh
nghiệm.
– Liên kết với các DN khác để họ đảm nhiệm một phần công việc cho doanh
nghiệp (ví dụ như dịch vụ đưa hàng, bán hàng hoá của doanh nghiệp).
– Thuê nhân công có các kỹ năng cần thiết.
Làm thế nào để xác định được yêu cầu về nhân viên trong doanh nghiệp?
1. Doanh nghiệp hãy xem lại danh mục các công việc ở phần trên. Ðó chính là
những

nhiệm

vụ

thông

thường

cần

có

trong

một

DN.

2. Doanh nghiệp hãy điền thêm vào danh mục đó những nhiệm vụ cần có để DN
của

doanh

nghiệp

sản

xuất

hay

cung

cấp

dịch

vụ.

3. Trong các công việc trên, hãy xác định liệu đội ngũ nhân viên hiện tại của
doanh nghiệp có đủ thời gian và kinh nghiệm cần thiết để hoàn thành các nhiệm
vụ

đó

hay

không?

4. Nếu doanh nghiệp không có đủ thời gian hay kỹ năng, doanh nghiệp nên thuê
ai lo giúp doanh nghiệp làm các công việc này.
*Nội dung, trình tự công tác tuyển nhân viên cho công ty
Các công tác tuyển dụng thường trải qua 6 bước:
Bước
Bước
–

1:Chuẩn

chuẩn

bị

tổ

chức

loại

văn

bản,

qui

Các

–

Số

–

Tiêu

–

bị

Số

lượng
chuẩn

lượng,

thành

tổ
tuyển

định

chức
dụng

về

tuyển

nhân
nhân
phần

cần
dụng

tuyển
xác

dụng:

định

cần

tuân

được:
theo.

viên

cần

tuyển.

viên

cần

tuyển.

hội

đồng

tuyển

dụng.

– Quyền hạn, trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng.
Bước

2:

Thông

báo

tuyển

dụng:

Có thể áp dụng các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây:
23


–

Thông

qua

văn

phòng

dịch

vụ

lao

động

– Quảng cáo trên báo chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình.

–

Niêm

yết

trước

cổng

doanh

nghiệp.

Yêu cầu thông báo nên ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ
bản

cho

các

ứng

viên

về

tuổi

tác,

sức

khoẻ,

trình

độ.

Càng có nhiều ứng viên cho một chỗ làm việc càng có điều kiện để tuyển chọn
nhân viên phù hợp.
Bước
a.

3:

Thu

nhận

Thu

và

nghiên

nhận

cứu

hồ

hồ

sơ:
sơ:

Tất cả mọi hồ sơ xin việc đều phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết cho
tiện sử dụng sau này. Nên lập hồ sơ cho từng ứng viên. Mỗi hồ sơ gồm có:
– Đơn xin việc: ứng viên tự điền vào. Đơn xin việc là bước đầu tiên trong quá
trình đánh giá các ứng viên. Biểu mẫu xin việc làm cung cấp các thông tin về
trình độ học vấn, các thành tích đã đạt được trước đây, những điểm mạnh và
những điểm yếu của từng ứng viên. Trong thực tế các công ty thường sử dụng
nhiều biểu mẫu xin việc làm khác nhau đối với từng đối tượng như: các chức vụ
quản trị, chuyên gia kỹ thuật, lao động chuyên môn… Đối với các biểu mẫu xin
việc làm, yêu cầu trả lời các câu hỏi chi tiết về trình độ học vấn, giáo dục… Đối
với các công nhân làm việc theo giờ, biểu mẫu xin việc làm lại tập trung vào các
vấn đề: trang bị dụng cụ mà ứng viên có thể sử dụng, và mức độ thành thạo,
kinh nghiệm làm việc thực tế. Tham khảo biểu mẫu xin việc làm đối với các ứng
viên vào các chức vụ quản trị, cán bộ kỹ thuật, chuyên môn.
–

Các

văn

bằng

chứng

chỉ

tốt

nghiệp.

– Sơ yếu lý lịch cá nhân: Tóm tắt lý lịch, hoàn cảnh cá nhân và gia đình.
Ngoài ra sau khi kiểm tra phỏng vấn và khám bệnh sẽ bổ sung thêm vào hồ sơ
bảng kết quả phỏng vấn, tìm hiểu về tính tình, sở thích, năng khiếu, tri thức….
và kết quả khám bệnh của ứng viên.
b-

Nghiên

cứu

hồ

sơ:

Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên bao gồm:
–

Học

vấn,

kinh

nghiệm,

24

quá

trình

công

tác.


–

Khả

năng

tri

thức,

–

độ

tinh

thần.

Sức

–
–

mức

Trình
Tính

khoẻ.

độ

tình,

đạo

đức,

tay
tình

cảm,

nghề.
nguyện

vọng.

Trong giai đoạn này có thể loại bớt một số ứng viên không thích hợp với công

việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng.
Bước 4: Kiểm tra, sát hạch, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên:
Đây là bước khó khăn nhất đối với ứng viên nhằm chọn ra các ứng viên phù hợp
nhất. Áp dụng hình thức kiểm tra, sát hạch để đánh giá ứng viên về các kiến
thức cơ bản, khả năng thực hành hay trình độ lành nghề… dưới dạng bài thi, bài
tập thực hành, làm thử một mẫu công việc như đánh máy, sử dụng máy vi tính,
thư ký…
Áp dụng hình thức trắc nghiệm để đánh giá ứng viên về một số khả năng
đặc

biệt

như:

trí

nhớ,

mức

độ

khéo

léo

của

bàn

tay.

Phỏng vấn để đánh giá ứng viên về phương diện cá nhân như các đặc điểm về
tính cách, khí chất, diện mạo.
Trong

cuộc

phỏng

vấn

cần:

– Khẳng định và xác định các thông tin mà họ đưa ra về trình độ, kiến thức, kỹ
năng

và

kinh

nghiệm;

– Cung cấp thêm thông tin cho các ứng cử viên về công việc cần làm và tiêu
chuẩn

yêu

cầu

khi

thực

hiện

công

việc;

– Khám phá những khả năng khác có ở ứng cử viên mà doanh nghiệp có thể sử
dụng;
– Đưa ra mức lương và điều kiện làm việc để xác minh xem đối tượng phỏng
vấn

có

chấp

nhận

việc

hay

không.

– Doanh nghiệp nên kiểm tra lại các bản nhận xét về quá trình làm việc trước
đây của các ứng cử viên.
Bước

5:

Kiểm

tra

sức

khoẻ:

Sức khỏe là yếu tố rất quan trọng đối với tất cả các loại lao động, cho nên trước
khi tuyển dụng cần thiết phải kiểm tra sức khoẻ. Kiểm tra sức khoẻ là nhằm xác
25