Khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại bộ tài chính

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài tập này do tôi thực hiện để phục vụ cho quá trình
học tập, nghiên cứu đồng thời áp dụng vào công việc thực tiễn.
Nội dung trong đề tài là sản phẩm của quá trình tích lũy kiến thức cũng
như quá trình thu thập thông tin, tư liệu từ cơ sở thực tế và các tài liệu chính
thống.
Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về bài tập của mình


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
01
02
03

Từ viết tắt
BTC
HĐNS
QTVP

Tên cụm từ viết tắt
Bộ Tài Chính
Hoạch định nhân sự
Quản trị văn phòng


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU..............................................................................................................1

1.Lý do chọn đề tài..........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu:.....................................................................................2
3. Đối tượng và giới hạn, phạm vi nghiên cứu của đề tài...............................2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.. 2
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài........................................................3
7.Cấu trúc đề tài..............................................................................................3
Chương 1 VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ BỘ TÀI CHÍNH.................................4
1. Lịch sử hình thành....................................................................................4
2. Cơ cấu tổ chức.............................................................................................4
3.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................5
3.1 Vị trí chức năng.........................................................................................5
3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................6
4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Tài
chính................................................................................................................7
4.1 Vị trí chức năng.........................................................................................7
4.2 Nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng BTC................................................8
4.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng..................................................................9
Chương 2: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI BỘ
TÀI CHÍNH.......................................................................................................11
1. Những lý luận chung về công tác hoạch định nhân sự..............................11
1.1 Khái niệm hoạch định nhân sự................................................................11
1.2 Mục đích, của hoạch định nhân sự..........................................................11
1.3 Căn cứ hoạch định nhân sự.....................................................................12


1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạch định nhân sự.....................................12
1.5 Quy trình hoạch định nhân sự.................................................................14
2. Khảo sát và đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác

hoạch định nhân sự tại Bộ Tài Chính...........................................................15
2.1Vai trò của nhà Quản trị văn phòng trong dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
của Bộ Tài Chính..........................................................................................15
2.2 Phân tích thực trạng nguồn nhân lực.......................................................15
2.2.1 Phân tích mức cung nội bộ...................................................................17
2.2.2 Xác định những quá trình phát triển dự kiến......................................17
2.2.3 Xác định nhu cầu tương lai về công việc, năng lực và nguồn nhân lực....17
2.2.4 Phân tích sự chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn lực tương lai.............18
2.2.5 Đánh giá thực chất nguồn nhân lực của doanh nghiệp........................19
2.3 Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực................................19
2.4 Lập kế hoạch thực hiện...........................................................................19
2.4.1 Xây dựng chính sách để loại bỏ, giảm thiểu những chênh lệch dự kiến..20
2.4.2 Lập sơ đồ thay thế nhân lực.................................................................20
4.3.2 So sánh giữa cung-cầu nhân lực và các khả năng điều chỉnh.............21
2.5 Đánh giá việc thực hiện kế hoạch...........................................................21
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QTVP
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ VÀ HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC NÓI CHUNG
VÀ BỘ TÀI CHÍNH NÓI RIÊNG...................................................................23
1 Nhận xét đánh giá......................................................................................23
1.1 Ưu điểm...................................................................................................23
1.2 Hạn chế...................................................................................................23
2.Giải pháp nâng cao vai trò của Nhà QTVP và hiệu quả công tác hoạch
định nhân sự trong cơ quan tổ chức nói chung và Bộ tài Chính nói riêng....24
KẾT LUẬN........................................................................................................26
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................27
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài
Có thể nói nhân sự trong mỗi cơ quan, tổ chức có vai trò rất quan trọng,
nhân sự đó chính là hạt nhân, là linh hồn của cơ quan tổ chức. Bất kỳ tổ chức
nào cũng cần đến một yếu tố đặc biệt quan trọng đó là nhân sự. Nhân sự vừa là
một yếu tố tham gia cấu thành tổ chức (xét về mặt cơ cấu tổ chức), vừa là chủ
thể trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị (xét về địa vị các yếu tố, mối
quan hệ nội tại trong tổ chức). Bởi vì, nhân sự không chỉ tạo ra năng lực hoạt
động theo số lượng sức lao động hiện có mà còn chủ động sáng tạo làm cho
năng lực hoạt động được tăng cường hơn rất nhiều trong những điều kiện, hoàn
cảnh cụ thể. Cho dù các cơ quan, đơn vị có đầu tư, trang bị các thiết bị hiện đại,
tinh xảo đến đâu cũng phải chịu sự điều khiển trực tiếp hay gián tiếp của người
lao động. Do có vai trò trọng trách như vậy nên các tổ chức, đơn vị luôn chú
trọng đến công tác tổ chức nhân sự nói chung, và công tác hoạch định nhân sự
nói riêng.
Trong công tác tổ chức nhân sự thì hoạch định nhân sự đó chính là giai
đoạn đầu tiên và có vai trò quyết định trong việc tổ chức nhân sự hợp lý và khoa
học. Hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa
hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của tổ chức; chủ động thấy
trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực.
Đồng thời, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức thấy rõ hơn những hạn
chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức hiện có. Dể thực hiện tốt
được công tác hoạch định nhân sự thì nhà Quản trị văn phòng đóng vai trò quan
trọng, là nhân tố quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác hoạch định
nhân sự.
Với những lý do trên, kết hợp với việc được học và tìm hiểu về bộ môn kỹ
năng hoạch định trong văn phòng, cùng với những hiểu biết thực tế và tham
khảo tài liệu tại cơ quan em xin lựa chọn nghiên cứu đề tài: “ Khảo sát, đánh
giá về vai trò của nhà Quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân
sự tại Bộ Tài Chính”.
1

2. Lịch sử nghiên cứu:
Đối với đề tài về hoạch định nhân sự, và vai trò của nhà quản trị văn
phòng trong công tác hoạch định nhân sự đã có khá nhiều tác giả nghiên cứu
điển hình đó là
- Nguyễn Hải Sản(1998). Quản trị học, NXB Thống kê
- Nguyễn Hữu Tri(2005). Quản Trị văn phòng NXB Khoa học, kỹ thuật
- Vương Thị Kim Thanh(2009). Quản trị hành chính văn phòng, NXB
Thống kê
- Các tập bài giảng,bài tiểu luận, báo cáo tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu
cùng chủ đề của những tác giả đi trước….
3. Đối tượng và giới hạn, phạm vi nghiên cứu của đề tài
3.1Đối tượng nghiên cứu:
Khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà Quản trị văn phòng trong công tác
hoạch định tại Bộ tài Chính
3.2 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu
Công tác hoạch định nhân sự tại Bộ Tài Chính
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Đưa ra được những lý luận chung về công tác hoạch định nhân sự
- Trình bày được thực trạng công tác hoạch định nhân sự tại Bộ Tài
Chính
- Phân tích vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định
nhân sự
- Đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao vai trò của nhà quản trị văn
phòng trong công tác hoạch định và nâng cao hiệu quả , chất lượng công tác
hoạch định của Bộ nói riêng và cơ quan tổ chức nói chung
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng.
Trong quá trình nghiên cứu em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứ

sau :
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu của
2


người đi trước.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được vận dụng
trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
- pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo và cán bộ
phụ trách, Với phương pháp này em có các số liệu và nhận xét được đưa ra trong
đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời em thu được những thông tin mà không thể
tìm thấy trong các nguồn tư liệu
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Đưa ra những cơ sở lý luận về công tác hoạch định nhân sự
- Đánh giá thực trạng công tác hoạch định nhân sự tại Bộ Tài Chính, là cơ
sở lý luận cho những đề tài nghiên cứu, tìm hểu về chủ đề cùng lĩnh vực
- Đưa ra một số giải pháp góp phần tham khảo để tổ chức, quản lý, nâng
cao hiệu quả công tác hoạch định nhân sự và vai trò của nhà QTVP tại cơ quan
đơn vị
7.Cấu trúc đề tài
Đề tài gồm 3 chương
Chương 1: Vài nét khái quát về Bộ Tài Chính
Chương 2: Khảo sát và đánh giá vai trò của nhà Quản trị văn phòng
trong công tác hoạch định nhân sự tại Bộ Tài Chính
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hoạch định nhân
sự và phát huy vai trò của nhà QTVP trong công tác hoạch định nhân sự tại Cơ
quan tổ chức nói chung và Bộ Tài Chính nói riêng

3

Chương 1
VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ BỘ TÀI CHÍNH
1.Lịch sử hình thành
Ngày 28/8/1945 cùng với sự ra đời của Chính phủ cách mạng lâm thời
nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa thì ngành Tài chính được thành lập. Trong
quá trình hình thành, xây dựng và hoàn thiện ngành Tài chính đã có những đóng
góp to lớn trong xây dựng nền tài chính nhân dân, hoàn thành nhiệm vụ bảo đảm
nhu cầu tài chính cho các cuộc kháng chiến thắng lợi, góp phần quan trọng cho
việc xây dựng và bảo vệ vững chắc toàn vẹn lãnh thổ của đất nước. Ngày 06
tháng 8 năm 2010 Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 1372/QĐ-TTg
công nhận ngày 28 tháng 8 hàng năm là “Ngày Truyền thống của ngành Tài
chính Việt Nam”
Trụ sở làm việc chính của Bộ tài chính được đặt tại 28 Trần Hưng Đạo,
Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội
Trên chặng đường phát triển, cơ quan Bộ Tài chính luôn hoàn thành thành
tốt mọi nhiệm vụ chính trị được giao, thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước
về tài chính góp phần đưa đất nước vững bước trên con đường xây dựng Chủ
nghĩa xã hội, phát triển phồn vinh và hội nhập
2. Cơ cấu tổ chức
Theo Nghị định số 118/2008/NĐ-CP của Chính phủ ngày 27 tháng 11
năm 2008 của Chính phủ quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Tài chính thì cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính hiện nay bao gồm:
 Bộ trưởng: Lãnh đạo, chỉ đạo chung và toàn diện các nhiệm vụ công tác
của Bộ và của ngành. Quyết định và giải quyết các vấn đề có tính chất chiến
lược, các cơ chế chính sách và các nhiệm vụ công tác lớn của Bộ, ngành.
 09 thứ trưởng: Phụ trách một số lĩnh vực cụ thể do Bộ trưởng giao.
Trong đó có 01 thứ trưởng thường trực, thường trực giúp Bộ trưởng điều hành
công tác thường xuyên của cơ quan Bộ hoặc Lãnh đạo cơ quan Bộ khi Bộ
trưởng vắng mặt và uỷ quyền, đồng thời phụ trách một số lĩnh vực công tác khác

theo sự phân công của Bộ trưởng.
4


Tổ chức của Bộ Tài chính gồm 35 đơn vị chia thành 2 khối cơ quan chính:
+ Khối đơn vị hành chính giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý
nhà nước bao gồm: các Vụ chức năng như: Vụ Ngân sách nhà nước,Vụ Đầu tư,
Vụ I, Vụ Tài chính hành chính sự nghiệp, Vụ Chính sách thuế, Vụ Tài chính các
ngân hàng và tổ chức tài chính, Vụ Chế độ kế toán và Kiểm toán, Vụ Hợp tác
quốc tế, Vụ Pháp chế, Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Thi đua
- Khen thưởng; các Cục và Tổng cục như: Cục Quản lý công sản, Cục Tài chính
doanh nghiệp, Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại, Cục Quản lý, giám sát
bảo hiểm, Cục Quản lý giá, Cục Tin học và Thống kê tài chính, Tổng cục Thuế,
Tổng cục Hải quan, Tổng cục Dự trữ Nhà nước; Kho bạc nhà nước; Thanh tra
Bộ, Văn phòng Bộ;
+ Khối đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ như: Viện Chiến lược và Chính
sách tài chính, Thời báo Tài chính Việt Nam, Tạp chí Tài chính, Trường Bồi
dưỡng cán bộ tài chính, Học viện Tài chính, Trường đại học Tài chính –
Marketting, Nhà xuất bản Tài chính, Trường cao đẳng Kế toán – Tài chính,
Trường cao đẳng Tài chính – Quản trị kinh doanh, Trường cao đẳng Tài chính –
Hải quan;
Ngoài ra còn một số cơ quan, doanh nghiệp thuộc Bộ như: Công ty kiểm
toán và kế toán Đà Nẵng, Công ty cổ phần thông tin và thẩm định giá Miền
Nam,…
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính (phụ lục số 1)
3.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
3.1 Vị trí chức năng
Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về: tài chính (bao gồm: ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác
của ngân sách nhà nước, dự trữ nhà nước, tài sản nhà nước, các quỹ tài chính

nhà nước, đầu tư tài chính, tài chính doanh nghiệp, tài chính hợp tác xã và kinh
tế tập thể); hải quan; kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm;
hoạt động dịch vụ tài chính và dịch vụ khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của
Bộ; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp theo quy
5


định của pháp luật.
3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Bộ Tài chính thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định
số 118/2008/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính
 Về pháp luật: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc
hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự
thảo nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật
hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
 Về chiến lược quy hoạch, kế hoạch: Trình Thủ tướng Chính phủ chiến
lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển trung hạn, dài hạn, hàng năm về các lĩnh
vực quản lý nhà nước của Bộ; dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác
thuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ theo quy định
của pháp luật.
 Về thực hiện thẩm quyền quản lý nhà nước về tài chính: Ban hành các
quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ về các lĩnh
vực như: ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách nhà
nước, dự trữ nhà nước, tài sản nhà nước, các quỹ tài chính nhà nước, đầu tư tài
chính, tài chính doanh nghiệp, tài chính hợp tác xã và kinh tế tập thể); hải quan;
kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm; hoạt động dịch vụ tài
chính và dịch vụ khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thực hiện đại
diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp. Chủ trì, phối hợp với các

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở trung ương,
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc xây dựng, trình Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ trong việc thực hiện các mặt hoạt động có liên quan. Chỉ đạo, hướng
dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chính sách,
chiến lược, quy hoạch, kế hoạch sau khi được ban hành, phê duyệt và các văn
bản pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thông tin, tuyên
truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
6


nước của Bộ. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng
dụng tiến bộ khoa học, công nghệ quản lý trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản
lý của Bộ theo quy định của pháp luật. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại,
tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, quan liêu, hách dịch, cửa quyền;
thực hành tiết kiệm, phòng, chống lãng phí trong sử dụng tài sản, kinh phí được
giao.
 Về cải cách hành chính: Xây dựng, trình Chính phủ ban hành chương
trình đổi mới cơ chế quản lý tài chính công phục vụ chương trình cải cách hành
chính nhà nước từng thời kỳ; Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải
cách hành chính của Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành
chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
 Về tổ chức bộ máy: Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực hiện
chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối
với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào
tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức
trong toàn ngành thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bộ Tài chính

4.1 Vị trí chức năng
Văn phòng Bộ Tài chính (sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ) là đơn vị
thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng của một văn phòng nói chung là tham
mưu tổng hợp và chức năng hậu cần. Cụ thể như sau:
 Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng Bộ có chức năng tham mưu
giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính chỉ đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc các tổ chức,
đơn vị thuộc Bộ thực hiện quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch công
tác của Bộ; tổ chức quản lý công tác hành chính, lưu trữ; công tác báo chí tuyên
truyền của Bộ Tài chính
Chức năng hậu cần: quản lý tài sản của văn phòng Bộ, đảm bảo phương
7


tiện và điều kiện làm việc cho các cán bộ của cơ quan, chuẩn bị chương trình,
nội dung, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị tài liệu phục vụ các hội
nghị, các cuộc họp, các buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ,... đồng thời giúp Bộ
trưởng trực tiếp quản lý một số mặt công tác khác
4.2 Nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng BTC
Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ Tài chính được quy định cụ
thể trong quyết định số 1999/QĐ-BTC ngày 18 tháng 8 năm 2009 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính.Trong đó một số nhiệm vụ cụ thể là:
 Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính: Quy chế làm việc, trình tự thủ tục giải
quyết công việc và mối quan hệ phối hợp giữa các tổ chức, đơn vị trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ được giao; Chương trình, kế hoạch công tác tháng,
quý, năm của Bộ theo quy định của Chính phủ và của Bộ Tài chính.
 Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị xây dựng các đề án, dự án, các
chính sách, chế độ thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ Tài chính và theo
phân công của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
 Đề xuất các vấn đề về cơ chế, chính sách cần tổ chức nghiên cứu hoặc
sửa đổi, bổ sung, báo cáo Lãnh đạo Bộ để phân công cho các đơn vị tổ chức

thực hiện.
 Về điều phối hoạt động của Bộ: Là đầu mối phối hợp với các tổ chức,
đơn vị triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao; đầu mối quan hệ với các Bộ,
ngành ở Trung ương và địa phương theo phân công của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
tổ chức điều phối, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá các tổ chức, đơn vị
thuộc Bộ trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác được giao; kiểm
tra về thể thức, thủ tục trong việc ban hành các văn bản của Bộ; tổ chức cung
cấp thông tin định kỳ, đột xuất về tình hình kinh tế - xã hội nổi bật trong và
ngoài nước, các vấn đề có liên quan đến công việc đã và đang giải quyết để phục
vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ; là đầu mối trong việc đôn đốc,
phối hợp với các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình cải cách hành
chính của Bộ theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Nhà nước;
thực hiện nhiệm vụ thường trực công tác cải cách hành chính của Bộ Tài chính...
8


 Tổ chức thực hiên các công tác hành chính, văn thư, lễ tân, phục vụ: Tổ
chức thực hiện công tác hành chính, văn thư tại cơ quan Bộ theo quy định của
pháp luật; hướng dẫn và kiểm tra các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện thống
nhất các quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính về công tác văn thư và các
thủ tục hành chính khác; tổ chức in ấn tài liệu phục vụ công tác của Bộ; kiểm tra
và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính đối với các văn bản do Bộ Tài chính
ban hành; hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ trong việc thực hiện
các quy định của pháp luật về giữ bí mật thông tin, tài liệu liên quan đến chức
năng quản lý nhà nước của Bộ; tổ chức đón tiếp, hướng dẫn khách đến công tác
tại Bộ Tài chính; trực tổng đài điện thoại nội bộ cơ quan Bộ Tài chính; phục vụ
các nhu cầu thông tin của khách cần giao dịch công tác.
 Về công tác lưu trữ, thư viện: Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại cơ
quan Bộ theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức, đơn vị
thuộc Bộ thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước và Bộ Tài chính về

công tác lưu trữ; quản lý và hướng dẫn việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Thư
viện cơ quan Bộ.
 Về công tác báo chí, tuyên truyền: Quản lý hoạt động báo chí, xuất bản
của Bộ Tài chính; là đầu mối tổ chức các cuộc họp báo, cung cấp thông tin về
các hoạt động của Bộ Tài chính cho các cơ quan báo chí theo uỷ quyền của Bộ
trưởng Bộ Tài chính; định kỳ thực hiện điểm báo và thông báo ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo Bộ đối với các vấn đề báo chí đã nêu để các tổ chức, đơn vị có liên
quan kiểm tra, xử lý và báo cáo lãnh đạo Bộ; tổ chức thực hiện và hướng dẫn
các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ sưu tầm, nghiên cứu, tổng hợp và quản lý các tài
liệu lịch sử, truyền thống của ngành tài chính; chủ trì biên tập nội dung phần
thông tin báo chí (tin tức - sự kiện) trên trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính
(Website Bộ Tài chính).
 Quản lý Đoàn xe của Bộ Tài chính.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính giao
4.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng và một số Phó Chánh Văn phòng.
9


Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tài chính về toàn
bộ hoạt động của Văn phòng Bộ; quản lý công chức, tài sản được giao theo quy
định.
Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về
nhiệm vụ được phân công.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ gồm:
1. Phòng Tổng hợp - Thư ký.
2. Phòng Hành chính.
3. Phòng Lưu trữ - Thư viện.
4. Phòng Báo chí tuyên truyền.
5. Đại diện Văn phòng Bộ Tài chính tại Thành phố Hồ Chí Minh.

6. Đoàn xe của Bộ Tài chính.
Nhiệm vụ cụ thể của các phòng và Đoàn xe do Chánh Văn phòng quy
định.
Tổ chức và hoạt động của Đại diện Văn phòng Bộ Tài chính tại Thành
phố Hồ Chí Minh do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.
Văn phòng Bộ làm việc theo tổ chức phòng kết hợp với chế độ chuyên
viên. Đối với những công việc thực hiện theo chế độ chuyên viên, Chánh Văn
phòng Bộ phân công nhiệm vụ cho cán bộ, công chức phù hợp với chức danh,
tiêu chuẩn và năng lực chuyên môn để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.
( sơ đồ sơ cấu tổ chức văn phòng Bộ: Phụ lục 2)
Tiểu kết: Qua những nội dung trình bày ở Chương 1 có thể thấy rõ chức
năng nhiệm vụ, quyền hạn và nội dung hoạt động của Bộ tài Chính, đồng thời
giúp em hiểu rõ hơn vê chức năng của văn phòng BTC Văn phòng Bộ Tài chính
là đơn vị thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng của một văn phòng nói chung
là tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần, và Nhà quản trị văn phòng có vai
trò quan trọng trong tất cả các công tác đặc biệt là công tác hoạch định nguồn
nhân lực cho cơ quan, tổ chức.

10


Chương 2:
KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI
BỘ TÀI CHÍNH
1. Những lý luận chung về công tác hoạch định nhân sự
1.1 Khái niệm hoạch định nhân sự
Hoạch định nhân lực là quá trình dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực của
một tổ chức để tiến hành các bước tiếp theo nhằm đáp ứng nhu cầu đó.
Hoạch định nguồn nhân lực là một tiến trình đảm bảo cho tổ chức có đủ

số người với những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được
mục tiêu của tổ chức
Như vậy lập kế hoạch nhân lực kéo theo việc dự báo các nhu cầu của tổ
chức trong tương lai về nhân lực và cung cấp nhân lực để đảm bảo rằng tổ chức
sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm cần thiết để tạo thuận lợi cho đạt
mục tiêu của tổ chức
1.2 Mục đích, của hoạch định nhân sự
Tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân lực và bảo đảm sự phát triển liên tục
của nó.
– Bảo đảm đủ và đúng nguồn nhân lực, đúng thời gian để thực hiện các
mục tiêu của tổ chức.
– Phối hợp các hoạt động về nguồn nhân lực với các mục tiêu của tổ chức
– Tăng năng suất của tổ chức.
– Dự báo các nhu cầu của tổ chức trong tương lai về nhân lực và cung cấp
nhân lực để đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm
cần thiết để tạo thuận lợi cho đạt mục tiêu của tổ chức.
Rõ ràng, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng
cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của tổ chức; chủ
động thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu
nhân lực. Đồng thời, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức thấy rõ hơn
những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức hiện có. Điều
11


này có ý nghĩa quan trọng trong hoạch định các chiến lược. Nói khác đi, hoạch
định nguồn nhân lực không thể thực hiện một cách tách biệt mà phải được kết
nối một cách chặt chẽ với chiến lược của tổ chức.
1.3 Căn cứ hoạch định nhân sự
- Căn cứ thực tiễn: Căn cứ thực tiễn đó là căn cứ vào tình hình thực tế của
cơ quan, tổ chức của môi trường bên ngoài như thị trường lao đông, văn hóa

kinh tế chính trị. Một số căn cứ thực tế trong nội bộ cơ quan tổ chức như:
 Só lượng nhân lực
 Trình độ, năng lực chuyên môn
 Thái độ, ý thức của người lao động
 Sức khỏe, độ tuổi, giới tính….
- Căn cứ khoa học: Đó là những căn cứ dựa trên các nghiên cứu,những
trải nghiệm của những người đi trước nghiên cứu về công tác hoạch định nhân
sự được công nhận
- Căn cứ pháp lý: Đó là căn cứ vào những văn bản quuy định của pháp
luật về công tác hoạch định nhân sự trong tất cả các vấn đề, và các quy định
quuy chế của cơ quan, tổ chức đề ra riêng cho công tác hoạch định nhân sự trong
cơ quan, tổ chức đó.
Việc hoạch định nhân sự phải dựa trên tất cả các căn cứ trên để đảm bảo
tính hợp pháp,hợp lý và có tính thực tiễn
1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạch định nhân sự
Quá trình hoạch định nguồn nhân lực cần xác định rõ các nhân tố ảnh
hưởngsau:
- Loại sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức sẽ cung cấp cho xã hội và chiến
lược của tổchức.Mỗi loại sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức sẽ sản xuất kinh
doanh và đưa ra thịtrường sẽ yêu cầu số lượng và chất lượng lao động, kết cấu
nghề nghiệp và trình độlành nghề, kỹ năng lao động của nguồn nhân lực rất khác
nhau. Mỗi nghề nghiệp cóđặc thù khác nhau nên nhu cầu về số lượng và chất
lượng lao động cũng khác nhau.Với những ngành bên lĩnh vực nông nghiệp như
trồng chọt, chăn nuôi thì cần một sốlượng lớn lao động đơn giản không cần có
12


tay nghề cao, tính chất của công việc cũngđơn giản, người lao động cần có kỹ
thuật chăm sóc cơ bản và những kỹ thuật đó khôngphức tạp lắm. Còn với những
nghành bên lĩnh vực công nghiệp, dịch vụ thì nhu cầu vềlao động lớn, tay nghề

chuyên môn kỹ thuật cao có các kỹ năng mền chuyên nghiệp.Do đó, hoạch định
nguồn nhân lực cần xem xét thật kỹ mức độ phức tạp của sản phẩmđể xác định
loại lao động với cơ cấu trình độ lành nghề phù hợp.
- Tính không ổn định của môi trườngNhư những thay đổi về kinh tế, xã
hội, chính trị và tiến bộ khoa học kỹ thuật sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất
kinh doanh của tổ chức, từ đó ảnh hưởng đến cungvà cầu nhân lực của tổ chức.
Môi trường kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp,
nó vừa tác động trực tiếp lẫn dán tiếp đến doanh nghiệp. Nếu môi trường kinh
doanh thuận lợi như kinh tế phát triển có nhiều thành phần kinh tếhoạt động,
tình hình chính trị ổn định, luật pháp bảo hộ kinh doanh mở cửa với cáchoạt
động đầu tư nước ngoài thì sẽ thu hút được các hoạt động kinh doanh trong và
ngoài nước phát triển dẫn đến việc nhu cầu nhân lực tăng vọt, giải quyết tình
trạng thấtnghiệp và những tệ nạn kéo theo do thất nghiệp. Thậm chí theo từng
nghề: có nghề bịmất đi nhưng có nghề mới lại ra đời và có nhu cầu nhân lực như
các dịch vụ tư vấn kinh doanh, môi giới lao động…
- Độ dài thời gian hoạch định nhân sự: Độ dài thời gian của việc hoạch
định nguồn nhân lực cũng là một nhân tố quantrọng ảnh hưởng đến hoạch định
nguồn nhân lực. Hoạch định nguồn nhân lực có thểđược lập trong thời gian ngắn
từ 1 tháng đến 1 năm, hoặc trong khoảng thời gian dài từ3 năm đến 5 hoặc 7
năm. Xác định khoảng thời gian dài hay ngắn của hoạch địnhnguồn nhân lực
phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của các nhân tố từ môi trường bêntrong và
môi trường bên ngoài của tổ chức.Thông thường, nếu tổ chức hoạt động kinh
doanh trong môi trường có biếnđộng lớn, biểu hiện có nhiều đối thủ cạnh tranh
mới trên thị trường; các điều kiện kinhtế, chính trị, xã hội thay đổi nhanh chóng;
nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ không ổnđịnh; quy mô của tổ chức nhỏ; kinh
nghiệm quản lý yếu,… thì thường xác định độ dàicủa hoạch định nguồn nhân
lực không quá 1 năm.Ngược lại, nếu tổ chức hoạt động kinh doanh trong môi
13

trường tương đối ổnđịnh, biểu hiện vị trí cạnh tranh mạnh mẽ; có tiểm lực phát
triển; kinh tế, chính trị, xãhội ổn định; hệ thống thông tin quản lý mạnh; nhu cầu
sản phẩm, dịch vụ ổn định; cókinh nghiệm quản lý tốt,… thì độ dài của kế hoạch
nguồn nhân lực được xác định trên 1 năm
- Loại thông tin và chất lượng của dự báo thông tin hoạch định nguồn
nhân lực Loại thông tin và chất lượng của dự báo thông tin rất quan trọng trong
công cuộc hoạch định nguồn nhân lực.Trong quá trình hoạch định nguồn nhân
lực cần phải xác định rõ: những loại công việc gì sẽ được thực hiện trong tổ
chức, hoạch định nguồn nhân lực cần phảinhận ra được trong quá trình kinh
doanh có những việc nào phát sinh phục vụ cho sản xuất từ đó có những kế
hoạch cụ thể tránh tình trạng bị động. Những chỗ trống trong tổ chức cần được
thay thế và bổ sung do các nguyên nhân: thuyên chuyển lao động, đềbạt, về hưu
và những công việc mới phát sinh, những vị trí trống trong tổ chức cầnphải phát
hiện kịp thời và có phương án khắc phục bên cạnh, những vị trí nên đề bạt thị đề
bạt, những vị trí nên cho về hưu hoặc thuyên giảm cho phù hợp. Cần phải biết
nguyên nhân lao động nghỉ việc và khắc phục để không xảy ra tình trạng này
nữa gâythiệt hại cho doanh nghiệp.Hơn nữa, nguồn nhân lực sẽ được thu hút từ
đâu? Từnhững tổ chức bên ngoài như các trường cao đẳng, đại học, từ chính các
đối thủ cạnh tranh, hay từ bên trong doanh nghiệp phương án nào là khả thi nhất,
phù hợp nhất Khả năng đào tạo và phát triển người lao động hiện có trong tổ
chức để hoàn thành côngviệc như thế nào? Nhân lực tuyển mới ra sao, có đáp
ứng được yêu cầu của công việc không? Khả năng tìm kiếm dễ hay khó, thời
gian dài hay ngắn? Liệu có tìm đượcnguồn nhân lực phù hợp?...Những nhân tố
trên cần được xem xét và đánh giá khi tiến hành hoạch định nguồn nhân lực
1.5 Quy trình hoạch định nhân sự
Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực
Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện
Bước 5: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch

14


( sơ đồ quy trình hoạch định nhân sự : phụ lục 3)
2. Khảo sát và đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng trong
công tác hoạch định nhân sự tại Bộ Tài Chính
Trò của nhà quản trị văn phòng thể hiện ở tất cả các quy trình trong hoạch
định nhân sự, Nhà QTVP đóng vai trò là kim chỉ nam,nhà nhân tố quan trọng
trong quá trình hoạch định nhân sự, được thể hiện cụ thê như sau:
2.1Vai trò của nhà Quản trị văn phòng trong dự báo nhu cầu nguồn
nhân lực của Bộ Tài Chính
Đây là quá trình quan trọng, ở đây Nhà QTVP nhà QTVP phải có trí tuệ
nhạy bén,năm bắt được thực tế nguồn mnhaan lực của Bộ, từ đó qua những đánh
giá, liệt kê có thể đưa ra được nhu cầu nhân sự cho Bộ để tham mưu, tư vấn cho
lãnh đạo t rong công tác hoạch định và quản trị nhân sự
Để dự báo được nhu cầu nguồn nhân lực, nhà QTVP cần tiến hành phân
tích môi trường và các nhân tố ảnh hưởng
Các yếu tố bên ngoài và môi trường
Môi trường bên ngoài bao gồm các yếu tố như khung cảnh kinh tế, dân số
và lực lượng lao động trong xã hội, luật lệ của nhà nước, văn hóa và xã hội, các
chủi chương chính sách của Nhà nước . Sau khi phân tích kỹ môi trường bên
ngoài, Nhà QTVP sẽ đề ra sứ mạng (mission) và mục tiêu của hoạt động các
công việc . Từ mục tiêu này, Bộ sẽ đề ra chiến lược và chính sách nhân lực cho
Bộ
Môi trường bên trong đó chính là chức năng nhiệm vụ của Bộ,thực trạng
nguồn nhân lực của Bộ, những hạng mục công việc , trình độ, số lượng, chất
lượng nguồn nhan lực…
2.2 Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực nhằm xác định được các
điểm mạnh, điểm yếu, những khó khăn, thuận lợi của Bộ. Quản trị nguồn nhân

lực nhằm xác định được các điểm mạnh, điểm yếu, những khó khăn, thuận lợi
của Bộ.
Ở quá trình này Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò là trung tâm trong
15


việc xử lý, đánh giá thông tin qua việc phân công khảo sát, liệt kê thực trạng của
nguồn nhân lực trong Bộ, từ những bản báo cáo đó tiến hành đánh giá
Vấn đề tổ chức cán bộ trong cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng rất
quan trọng bởi con người là yếu tố trung tâm, mang tính quyết định đối với chất
lượng tổng thể của một đơn vị công tác, Đội ngũ cán bộ gồm nhiều thế hệ cán
bộ, nhân viên khác nhau. Độ tuổi của cán bộ trong Văn phòng không đồng đều
thể hiện qua thống kê sau:
Độ tuổi
Từ 25-30

Từ 30-40

Từ 40-50

> 50

Số lượng

%

Số lượng

%

Số lượng

%

Số lượng

%

170

20.9

250

30.8

300

37.1

90

11.1

Qua đó cho thấy số cán bộ trẻ chiếm số lượng khiêm tốn là 170 người
(chiếm 20,9 % ), số cán bộ trung tuổi từ 30-50 tuổi chiếm số lượng lớn nhất là
550 người (chiếm 67,9%), số cán bộ trên 50 tuổi là 90 người(chiếm 11,1 %).
Với số lượng đội ngũ cán bộ trung tuổi chiếm tỉ lệ rất lớn trong tổng số cán bộ
nhân viên tại văn phòng Bộ, điều đó chứng tỏ các cán bộ làm việc ở Văn phòng
Bộ đều là những người có sức khỏe và nhiều kinh nghiệm trong công tác.

Về cơ cấu giới thì hiện nay Văn phòng Bộ Tài chính trong tổng số 810
cán bộ có 340 nam (chiếm 41.97%) và 470(chiếm 58,03%) nữ. Nếu ở một số cơ
quan số lượng cán Bộ nữ làm công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ thường
chiếm ưu thế vượt trội thì ở Văn phòng Bộ cơ quan Bộ Tài chính số lượng cán
bộ nam và cán bộ nữ có sự chênh lệnh không nhiều, điều này chứng tỏ sự hài
hòa trong các mối quan hệ công tác của Văn phòng.
Để phân tích được khách quan thực trạng nguồn nhân lực của Bộ Thì Nhà
QTVP cần dựa trên các bước sau:
2.2.1 Phân tích mức cung nội bộ
16


Việc phân tích mức cung nội bộ được xây dựng trên cơ sở những nguyên
tắc đơn giản:
– Đầu tiên xác định xem hiện nay có bao nhiêu người trong mỗi công
việc.
– Tiếp đến, mỗi công việc ước tính sẽ có bao nhiêu người sẽ ở lại chỗ chỗ
cũ, bao nhiêu người sẽ chuyển sang công việc khác và bao nhiêu người sẽ rời bỏ
công việc
2.2.2 Xác định những quá trình phát triển dự kiến
Xác định những quá trình phát triển dự kiến là giai đoạn thứ ba trong quản
lý công việc, năng lực và nguồn nhân lực. Đây là công việc rất quan trọng bởi
nó quyết định tính thích đáng của hoạt động quản lý dự báo sau đó nếu các yếu
tố vận động mang tính quyết định không được xem xét kỹ càng, sự nhìn nhận về
tương lai và nhu cầu tương lai có nguy cơ sẽ bị lệch lạc.
Giai đoạn này bắt đầu bằng việc thống kê tất cả các yếu tố nội tại và ngoại
lai có khả năng làm biến đổi nhu cầu về nguồn nhân lực hoặc ảnh hưởng tới nội
dung công việc và năng lực mà công việc đòi hỏi, thậm chí tạo ra những công
việc mới hoặc làm mất đi một số công việc cũ của mình và tổ chức đó.
2.2.3 Xác định nhu cầu tương lai về công việc, năng lực và nguồn

nhân lực
Đây là giai đoạn phân tích các yếu tố và kế hoạch phát triển đã được xác
định để nghiên cứu tác động của chúng đối với công việc và nhu cầu biên chế, từ
đó cho phép chỉ rõ nội dung của các công việc trong tương lai, với những năng
lực mà những công việc này đòi hỏi cũng như số lượng biên chế cần thiết cho
mỗi công việc.
Đây là giai đoạn phức tạp nhất trong các giai đoạn tạo nên kết cấu của
hoạt động quản lý dự báo công việc, năng lực và nguồn nhân lực. Việc thể hiện
một yếu tố phát triển thành nhu cầu tương lai về biên chế, về năng lực không
phải là điều đơn giản. Công việc này càng phức tạp hơn khi cần phải xem xét,
phối kết hợp một số yếu tố tác động qua lại, thậm chí triệt tiêu nhau.
2.2.4 Phân tích sự chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn lực tương lai.
17


Việc phân tích sự chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn lực tương lai là giai
đoạn dễ thực hiện nhất trong quản lý dự báo công việc, năng lực và nguồn nhân
lực. Giai đoạn này chỉ bao hàm việc đánh giá sự khác biệt về lượng và về chất
giữa kết quả dự báo về nguồn nhân lực và việc xác định nhu cầu tương lai đã
thực hiện trước đó. Về một phương diện nào đó, đây là giai đoạn tính toán đơn
thuần, phân tích phần tồn dư giữa nhu cầu và nguồn lực. Có thể xác định 7 loại
chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn lực sau đây:
– Thừa biên chế trong một số công việc và nghề nghiệp;
– Thiếu biên chế trong một số công việc và nghề nghiệp;
– Một số công việc và nghề nghiệp tương lai sẽ đòi hỏi những năng lực
cao hơn hiện tại;
– Một số công việc hoặc nghề nghiệp đòi hỏi những năng lực mới cùng
mức độ như những năng lực cần có hiện nay;
– Có thêm những công việc hoặc nghề nghiệp mới;
– Sự mất đi một số công việc hoặc nghề nghiệp hiện có.

Bản phân tích này cho phép xác định những xu hướng chênh lệch giữa
nhu cầu và nguồn nhân lực. Tương tự như vậy, bên cạnh sự biến động của năng
lực trong một công việc nào đó, cần phát hiện những khuynh hướng chủ yếu tác
động đến yếu tố định tính của hệ thống việc làm. Để làm được điều này, cần tính
đến:
– Tỷ lệ phần trăm những “công việc nhạy cảm”, mà nội dung của chúng
sẽ thay đổi so với tỷ lệ phần trăm những công việc sẽ ổn định;
– Tỷ lệ phần trăm nhân viên làm việc trong những “công việc nhạy cảm”;
– Tỷ lệ phần trăm nhân viên đảm nhiệm những công việc mà trình độ
năng lực cần có sẽ tăng;
– Tỷ lệ phần trăm nhân viên đảm nhiệm những công việc mà trình độ
năng lực cần có giảm;
– Tỷ lệ phần trăm nhân viên đảm nhiệm những công việc đòi hỏi phải
được trang bị thêm những năng lực mới, nhưng cùng trình độ với năng lực mà
họ nắm vững hiện nay.
18


2.2.5 Đánh giá thực chất nguồn nhân lực của doanh nghiệp
Việc phân tích sẽ làm rõ thực trạng về nguồn nhân lực hiện có của doanh
nghiệp và mức độ sử đụng nó. Nó có ý nghĩa rất lớn cho ta hiểu hơn về nguồn
nhân lực hiện tại của doanh nghiệp và thông qua đó làm cơ sở cho sự dự báo cả
về nhu cầu cũng như về nguồn cung cấp nhân lực trong tương lai. Để làm điều
này cần thu thập đầy đủ các thông tin sau đây:
+ Số lượng và chất lượng lao động của toàn doanh nghiệp cũng như ở
từng bộ phận phòng ban, tổ sản xuất
+ Số lượng nam, nữ và bậc thợ bình quân trong toàn doanh nghiệp cũng
như ở từng bộ phận của doanh nghiệp.
+ Tháp tuổi và thâm niên công tác của lực lượng lao động;
+ Tình hình sử dụng thời gian lao động của doanh nghiệp (số ngày làm

việc có hiệu quả trong năm, số ngày nghỉ ốm, hội họp, học tập, nghỉ phép, số giờ
lao động bình quân có hiệu quả trong ngày…);
+ Tình hình năng suất lao động bình quân của công nhân sản xuất, công
nhân viên sản xuất công nghiệp. Nhịp độ tăng năng suất lao động trong một số
năm gần đây;
+ Tình hình tuyển dụng, đề bạt, kỷ luật lao động trong một số năm qua;
+ Tình hình nghỉ hưu, ra đi, thay đổi, thuyên chuyển, tai nạn lao động
(chết người) trong một số năm gần đây;
+ Kết quả đánh giá nguồn nhân lực trong những năm đã qua…
2.3 Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực
Sau qúa trình phân tích, đánh giá được nhu cầu nguồn nhân lực, và thực
trạng nguồn nhan lực của Bộ, Nhà Quản trị văn phòng tổng hợp và đánh giá ,qua
đó tham mưu cho lãnh đạo, chỉ đạo, ra quyết định tăng hay giảm nhân sự, đào
tạo hay không để phù hợp với yêu cầu công việc, góp phần thực hiện hiệu quả
chức năng, nhiệm vụ của Bộ
2.4 Lập kế hoạch thực hiện
Đây chính là nhiệm vụ vhinhs của bộ phận văn phòng, vì thế Nhà quản trị
Văn phòng đóng vai trò trọng yếu trong việc hướng dẫn, chỉ đao, triển khai lập
19


các kế hoạch cho hoạt động tuyển dụng,đào tạo hay cắt giảm nhân sự theo chỉ
đạo của lãnh đạo
kế hoạch nhân lực là một phương tiện đơn giản để dự báo diễn biến nhân
lực củatổ chức, mà trong đó các nhà quản lý nhân lực ước tính số lượng nhân
công sẽ làm việc trong kế hoạch tương lai có tính đến sự thay đổi (thăng tiến,
thuyên chuyển hay về nghỉ hưu…) ; kể cả khi có những công việc mới, công
việc có khả năng thay đổi…Một trong những công cụ quan trọng thường được
sử dụng là “ma trận chuyển tiếp”Trong quuy trình này nhà quản trị văn phòng có
vai trò quan trọng trong việc thực hiện các công việc sau:

2.4.1 Xây dựng chính sách để loại bỏ, giảm thiểu những chênh lệch dự
kiến
Xây dựng chính sách để loại bỏ hoặc giảm thiểu sự chênh lệch giữa nguồn
lực và nhu cầu tương lai là giai đoạn cuối cùng và là kết quả của hoạt động quản
lý dự báo đối với công việc, năng lực và nguồn nhân lực (chí ít là trên phương
diện lý thuyết). Vấn đề còn lại chỉ là tổ chức thực hiện chính sách này.Xây dựng
chính sách nhằm loại bỏ hoặc giảm thiểu sự chênh lệch giữa nguồn nhân lực và
nhu cầu tương lai là xác định những định hướng nguồn nhân lực lớn cho những
năm trước mắt để quản lý một cách tốt nhất những biến động sẽ xảy đến và đưa
ra những điều chỉnh cụ thể.
Đây thường là giai đoạn quan trọng nhất trong quản lý dự báo, cho dù
việc thực hiện nó không phải lúc nào cũng đơn giản, đặc biệt trong một số cơ
quan nhà nước.
2.4.2 Lập sơ đồ thay thế nhân lực
Sơ đồ thay thế cũng giống như sơ đồ tổ chức nhưng nó chỉ ra một cách cụ
thể những nhân viên có thể thực hiện những công việc mà được dự báo là thiếu
người hay cần phải thay thế.
Những nhân viên này được phát hiện dựa trên kết quả phân tích công việc
hiện tại, trên cơ sở nđánh giá nhân viên hàng năm cũng như từ các nguyện vọng
của họ và những thông tin tin cậy khác thu thập được từ việc phân tích dữ liệu
của nguồn nhân lực hiện tại
20


4.3.2 So sánh giữa cung-cầu nhân lực và các khả năng điều chỉnh
Sau khi đã thiết lập được dự báo nhu cầu tương lai về nhân lực và lập dự
án cung cấp nhân lực, các doanh nghiệp cần phải so sánh các ước lượng về cung
và cầu về lao động đó. Trường hợp nếu nhu cầu dự báo vượt quá khả năng cung
cấp thực tế, thì doanh nghiệp sẽ thiếu nhân công, và ngược lại, nếu nguồn cung
cấp mà lớn hơn nhu cầu dự báo thì doanh nghiệp sẽ thừa nhân công.

Nói chung, các doanh nghiệp có thể có 4 sự điều chỉnh cơ bản sau đây:
– Điều chỉnh về mặt số lượng lao động của doanh nghiệp: có các hình
thức như là tuyển dụng mới, tạm tuyển theo mùa, đặt gia công bên ngoài, hay
cho nghỉ hưu, cho thôi việc (sa thải), huy động làm thêm giờ hay giảm số giờ
làm việc ;
– Điều chỉnh về mặt chất lượng lao động của doanh nghiệp: tiến hành đào
tạo lại, đào tạo bổ sung hay tuyển dụng thêm các nhân viên có trình độ khoa học
hiện đại, có trình độ quản lý cao (mà doanh nghiệp thiếu) hoặc có kế hoạch bồi
dưỡng và đề bạt cán bộ ;
– Điều chỉnh về mặt chất lượng người lao động: theo quan điểm hiện đại
có các mức độ chất lượng như sau: có sự hiểu biết; có hiểu biết và biết làm; đã
biết ứng xử và biết tiến hoá
– Điều chỉnh về mặt cơ cấu tổ chức: một khi có sự biến động lớn hoặc khi
cần thiết phải tổ chức lại bộ máy quản lý, doanh nghiệp phải nghiên cứu và thiết
kế lại tổ chức;
2.5 Đánh giá việc thực hiện kế hoạch
Đây là gia đoạn cuối cùng trong hoạch định nhân sự, ở giai đoạn này Nhà
QTVP th ực hiện vai trò giúp lãnh đạo hỗ trợ việc đánh giá, kiểm tra thực hiện
kế hoạch
Đôi khi vẫn còn chưa đánh giá đúngthực trạng của nguồn nhân lực trong
công ty. Do đánh giá dựa trên ý kiến chủ quancủa các thành viên trong hội đồng
đánh giá, chưa dựa trên thực trạng của công ty, cũngnhư sự tác động của các yếu
tố của môi trường bên ngoài.
Các đánh giá bằng định lượng thường có tính khách quan hơn và giúp cho
21