Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của sở nội vụ tỉnh điện biên

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi nhận được rất nhiều sự giúp đỡ
của thầy cô và cán bộ công chức, viên chức cơ quan nơi tôi thực hiện đề tài
nghiên cứu.
Xin chân thành cảm ơn Th.s Nguyễn Đăng Việt đã hướng dẫn tận tình để
tôi có thể hoàn thiện bài nghiên cứu. Cảm ơn thầy đã tận tình giảng dạy và giúp
đỡ tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu. Những tri thức mà thầy truyền
đạt sẽ là hành trang giúp tôi vững bước hơn trên con đường tự lập dài phía trước.
Tuy đã có nhiều cố gắng và nỗ lực nhưng với vốn kiến thức còn hạn chế,
không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý, giúp đỡ của
các thầy giáo, cô giáo để bài tiểu luận của tôi được hoàn thiện tốt hơn.
Xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong
công tác hoạch định của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”.
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Ths. Nguyễn Đăng Việt. Các nội dung nghiên cứu, kết
quả khảo sát các số liệu thống kê trong đề tài này là trung thực. Những thông tin
trong bài nghiên cứu là kết quả phân tích, nhận xét, đánh giá của chính tôi. Tôi
xin chịu trách nhiệm về dữ liệu đã viết trong đề tài này.
Điện Biên, ngày

tháng 01 năm 2017


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU....................................................................................................................... 1
Chương 1...................................................................................................................... 4
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN

BIÊN............................................................................................................................. 4
1.1. Lịch sử hình thành............................................................................................................................4
1.2. Cơ cấu tổ chức..................................................................................................................................4
1.3. Chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................................5

Tiểu kết......................................................................................................................... 8
Chương 2...................................................................................................................... 9
VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ
NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN........................................................................................9
2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ......................................................................................9
2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu.......................................................................................10
2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp...............................................................................13
2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu.......................................................................16

Tiểu kết....................................................................................................................... 20
Chương 3.................................................................................................................... 21
GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH...........................................................................................................21
3.1. Nhận xét, đánh giá.........................................................................................................................21
3.2. Các giải pháp..................................................................................................................................22

Tiểu kết....................................................................................................................... 24
KẾT LUẬN................................................................................................................25
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................27


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tất cả các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị, xã hội, các công ty trong
và ngoài nước, bất cứ tổ chức nào cũng có một bộ phận không thể thiếu đó là

văn phòng. Văn phòng là bộ phận thực hiện chức năng chính tham mưu tổng
hợp và đảm bảo hậu cần. Tham mưu nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có
cơ sở để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu cũng như hỗ trợ đưa ra những
phương án hoạch định phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính khoa học,
người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực phải có mặt ở mọi lúc, mọi
nơi. Văn phòng sẽ giúp thủ trưởng trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn
đó, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho
thủ trưởng những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và đúng đắn.
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố
trí, quản lý các phương tiện, thiết bị, dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng chúng có
hiệu quả. Tóm lại, văn phòng là bộ phận giúp việc cho lãnh đạo thông qua các
chức năng chính.
Trong việc thực hiện các công việc của cơ quan tổ chức hay các hoạt động
thực tiễn hoạch định có vai trò hết sức quan trọng, bởi nó hỗ trợ đắc lực trong
mọi công việc của cơ quan tổ chức trong việc đề ra những phương hướng kế
hoạch sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế và đối phó với những tính
không chắc chắn của môi trường. Như vậy đòi hỏi các cơ quan tổ chức phải tiến
hành các hoạt động hoạch định cần thiết cho cơ quan tổ chức mình.
Trên đà phát triển của xã hội hiện nay, mọi lĩnh vực hoạt động đều cần
phải được lên kế hoạch, hoạch định hướng đi một cách cụ thể để đi đến mục tiêu
một cách nhanh nhất. Không ngoại trừ cơ quan hành chính nhà nước, việc hoạch
định càng đóng vai trò quan trọng và văn phòng là một trong những bộ phận góp
phần không nhỏ trong hoạch định của cơ quan tổ chức, giúp tổ chức thực hiện
công việc và hoàn thành mục tiêu công việc một cách hiệu quả nhất.
1


Với lí do muốn đi sâu nghiên cứu về vai trò của hoạch định trong cơ quan

nhà nước để tìm hiểu và có cái nhìn thực tế về hoạch định trong cơ quan tổ chức,
nâng cao kiến thức của bản thân, cũng như khảo sát quá trình lập kế hoạch của
cơ quan và đưa ra một số giải pháp để nâng cao hiệu quả lập kế hoạch. Tôi lựa
chọn nghiên cứu đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong
công tác hoạch định của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.
Mục đích nghiên cứu: Khảo sát về vai trò của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Điện Biên trong việc hoạch định các công việc của cơ quan để có được cái nhìn
tổng thể hơn về công việc, ngành nghề mà mình đang theo học, để mở rộng kiến
thức của bản thân. Đưa ra một số giải pháp để văn phòng Sở thực hiện tốt hơn
vai trò của mình trong hoạch định công việc của cơ quan tổ chức.
Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát và đánh giá về đơn vị khảo sát, đưa ra
một số giải pháp.
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Cơ sở phương pháp luận: Quan điểm thực tiễn và nguyên tắc lí luận, quan
điểm lịch sử - cụ thể, quan điểm toàn diện và hệ thống.
Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng: Phương pháp nghiên cứu tài
liệu, Phương pháp quan sát, Phương pháp điều tra khảo sát thực tế.
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Khẳng định tầm quan trọng của văn phòng trong việc hoạch định các công
việc của cơ quan tổ chức.
Giúp cho cơ quan biết được những ưu, nhược điểm trong công tác văn
phòng đối với hoạt động hoạch định và từ đó đưa ra một số giải pháp nâng cao
hiệu quả hoạt động bộ máy văn phòng.
Là tài liệu cho các đọc giả có nhu cầu tìm hiểu về nội dung của đề tài.

2

5. Cấu trúc của đề tài
Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh Điện
Biên.
Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Sở Nội vụ
tỉnh Điện Biên.
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định.

3


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH
ĐIỆN BIÊN
1.1. Lịch sử hình thành
Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tiền thân là Ban Tổ chức dân chính trực thuộc
Ủy ban hành chính tỉnh Lai Châu (cũ). Qua các giai đoạn của cách mạng, với
những tên gọi khác nhau: Ban Tổ chức dân chính, Ban Tổ chức, Ban Tổ chức
Chính quyền, Sở Nội vụ.
Ban Tổ chức Dân chính (1965 - 1968): Được thành lập theo Quyết định số
756/QĐ ngày 20 tháng 11 năm 1965 của Ủy ban hành chính tỉnh Lai Châu (cũ).
Ban Tổ chức (1968 - 1971): Được tách ra từ Ban Tổ chức Dân chính theo
Quyết định số 414/QĐ ngày 21 tháng 8 năm 1968 của Ủy ban hành chính tỉnh
Lai Châu (cũ).
Ban Tổ chức Chính quyền (1971 - 2004): Được đổi tên từ Ban Tổ chức
theo Quyết định số 19/QĐ ngày 17 tháng 9 năm 1971 của Ủy ban hành chính
tỉnh Lai Châu (cũ) và tiếp tục thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ban Tổ chức

đến tháng 9 năm 2004.
Sở Nội vụ (từ tháng 9 năm 2004 đến nay): Được đổi tên từ Ban Tổ chức
Chính quyền theo quy định tại Nghị định số 171/2004/NĐ - CP ngày 29 tháng 9
năm 2004 của Chính phủ;
Từ tháng 05 năm 2008 đến nay: Thực hiện Nghị định số 13//2008/NĐ-CP
ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ;
1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên cụ thể như sau:
Lãnh đạo Sở:
Sở Nội vụ hiện có Giám đốc và 02 Phó Giám đốc
Giám đốc Sở Nội vụ là người đứng đầu Sở Nội vụ, chịu trách nhiệm trước
Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và trước pháp luật về thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ; thực hiện các chức trách,
nhiệm vụ của - Giám đốc Sở quy định tại Điều 7 Nghị định số 24/2014/NĐ-CP
4


ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc
Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Phó Giám đốc Sở Nội vụ là người giúp Giám đốc Sở Nội vụ phụ trách,
chỉ đạo một số mặt công tác của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở Nội
vụ; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công Khi Giám đốc Sở vắng mặt, một phó Giám đốc Sở được Giám
đốc Sở ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Sở Nội vụ.
Giám đốc và Phó Giám đốc Sở Nội vụ do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp
tỉnh quyết định bổ nhiệm theo quy định của Đảng và Nhà nước.
Việc bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ
luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với Giám
đốc, Phó Giám đốc Sở Nội vụ do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định
theo quy định của Đảng và Nhà nước.

Cơ cấu tổ chức thuộc Sở gồm 09 phòng, ban, đơn vị:
Các đơn vị thuộc Sở Nội vụ
- Phòng tổ chức, biên chế và tổ chức phi thức phủ;
- Phòng công chức, viên chức;
- Phòng xây dựng chính quyền và công tác thanh niên;
- Phòng cải cách hành chính;
- Văn phòng Sở Nội vụ;
- Thanh tra Sở Nội vụ;
- Phòng tôn giáo;
Các cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ:
- Ban thi đua - Khen thưởng;
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm ban hành văn bản quy định cụ thể
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan, đơn vị
thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ.
1.3. Chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn
Chức năng:
5


Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có chức năng tham
mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ gồm: tổ
chức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách
hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước, cán bộ công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức
phi Chính phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước, thi đua - khen thưởng, Tôn giáo.
Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chấp hành
sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh,
đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ
của Bộ Nội vụ.

Nhiệm vụ, quyền hạn:
Trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh dự thảo các
quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các đề án,
dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành
chính về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trên địa
bàn tỉnh.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng
dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao.
Về tổ chức bộ máy:
Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức
bộ máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện;
Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành văn bản quy định cụ thể chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ;
Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc xây dựng đề án thành lập, tổ
chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
để trình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định;

6


Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể các tổ chức phối
hợp liên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh theo quy định của pháp luật;
Về tổ chức chính quyền:
Hướng dẫn tổ chức và hoạt động của các cơ quan thuộc bộ máy chính
quyền địa phương các cấp trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc tổ chức và hướng

dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân
các cấp;
Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê chuẩn kết quả
bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm đối với thành viên Ủy ban nhân
dân cấp huyện theo quy định của pháp luật;
Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của thôn, tổ dân phố theo quy định của
pháp luật;
Về công tác văn thư, lưu trữ:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện
các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu
trữ lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh
theo quy định của pháp luật;
Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối
với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh
theo quy định của pháp luật;
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu
trữ;
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

7


Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ:
giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật;

Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các
điều kiện theo quy định của pháp luật;
Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Về công tác thi đua, khen thưởng:
Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn chuyên môn,
nghiệp vụ cho đội ngũ công chức làm công tác thi đua, khen thưởng ở các sở,
ban, ngành, ở cấp huyện, cấp xã và doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh; ứng dụng
khoa học công nghệ trong lĩnh vực thi đua, khen thưởng.
Thẩm định hồ sơ đề nghị khen thưởng của các sở, ban, ngành, của cấp
huyện, cấp xã, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội,
tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế ở địa phương và cơ sở, trình Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh quyết định khen thưởng hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định khen
thưởng theo quy định;
Quản lý, lưu trữ hồ sơ khen thưởng theo quy định của pháp luật; xây dựng
và quản lý cơ sở dữ liệu về thi đua, khen thưởng; tổng hợp, báo cáo định kỳ về
thi đua, khen thưởng theo quy định.
Làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng cấp tỉnh.
Tiểu kết
Trên đây là một vài nét mô phỏng về vị trí trụ sở, lịch sử hình thành, cơ
cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, hiểu rõ được cơ quan được hình
thành dựa trên quy định thành lập tổ chức của cơ quan cấp trên, là một phần
trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước cũng như chức năng, nhiệm vụ
quyền hạn của Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.

8


Chương 2
VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI
SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN

2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ
2.1.1. Xác định tầm quan trọng của các căn cứ để xây dựng kế hoạch
Để thực hiện bất cứ công việc gì của cơ quan tổ chức cũng cần rất nhiều
thông tin, thông tin đáp ứng cho hoạt động thực tiễn, giải quyết nhiệm vụ của cơ
quan tổ chức, làm căn cứ để xây dựng các kế hoạch, từ các đặc tính của công
việc, cơ cấu tổ chức, nhân sự, tài chính, lịch trình công tác, các buổi họp, kế
hoạch ngắn hạn và dài hạn của cơ quan.
Đặc biệt, việc thu thập các căn cứ có vai trò quan trọng trong hoạch định
công việc trong cơ quan tổ chức, thể hiện trên các phương diện như:
- Cung cấp dữ liệu để lập kế hoạch, xác định mục tiêu.
- Xây dựng các phương án, giải pháp cho kế hoạch.
- Các phương án đề phòng rủi ro trong quá trình thực hiện công việc.
- Tiến trình thực hiện công việc.
Thu thập các căn cứ cho hoạch định là giai đoạn đầu tiên trong quá trình
tổ chức thực hiện hoạch định công việc của văn phòng cơ quan, những căn cứ
xuất phát từ nội bộ cơ quan như thông tin nội bộ hoặc là thông tin bên ngoài,
những căn cứ đánh giá giá trị pháp lí của thông tin.
2.1.2. Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên thực hiện xác định các căn
cứ pháp lý
Trong bất cứ cơ quan tổ chức nào thì văn phòng cũng là cửa ngõ của cơ
quan, vì văn phòng luôn có mỗi quan hệ đối nội đối ngoại thông qua hệ thống
văn bản đi văn bản đến, văn bản nội bộ. Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên là
bộ phận tiếp nhận nhiều thông tin từ nhiều bộ phận khác của cơ quan vì vậy để
thu thập những căn cứ cho quá trình hoạch định công việc cũng thuận lợi hơn.
Trong đó là các căn cứ pháp lí, văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên thực
hiện xây dựng các căn cứ pháp lí thông qua những quy định, quyết định của nhà
nước, các luật, các văn bản quy định, quyết định ... có liên quan đến việc thực
9

hiện hoạch định.
Trước khi hoạch định bất cứ một công việc gì văn phòng cơ quan tổ chức
thu thập căn cứ thông qua việc nghiên cứu các quy định của nhà nước, các tài
liệu, văn bản luật, các quy định quyết định, thông tư liên quan đến công việc cần
lập kế hoạch.
Tập hợp các các căn cứ thu được thực hiện kiểm tra độ chính xác và tiến
hành lựa chọn làm căn cứ pháp lí cho việc hoạch định, đưa những căn cứ hợp lí
và có giá trị nhất vào hoạch định.
2.1.3. Xác định các căn cứ thực tiễn
Sau khi nhận được sự chỉ đạo và xác định những công việc cần phải làm
của cơ quan. Chánh văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tổ chức phân công
công việc đến từng bộ phận trong phòng và thu thập các căn cứ trong đó có căn
cứ thực tiễn để hoạch định công việc.
Văn phòng tổ chức xác định các căn cứ thực tiễn để hoạch định các công
việc của cơ quan là những căn cứ thể hiện xu hướng phát triển của cơ quan, các
chương trình kế hoạch của cơ quan ở thời gian trước, các yếu tố kinh tế, chính
trị, văn hóa, môi trường làm việc của cơ quan. Văn phòng sẽ dựa vào đó để xây
dựng các căn cứ thực tiễn cho việc hoạch định.
2.1.4. Xác định những căn cứ khoa học
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên xác định các căn cứ khoa học cho
việc hoạch định công việc thông qua các nghiên cứu khoa học, các cơ sở khoa
học, làm cơ sở để kế hoạch trở nên đáng tin cậy và nâng cao khả năng hoàn
thành hiệu quả công việc.
2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu
2.2.1. Tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu
Vào một buổi chiều hoàng hôn, một người đàn ông bị lạc trong sa mạc,
Ông ta bị lạc trong khi đi tìm một chàng trai trẻ cũng bị lạc, Buổi sáng ngày hôm
sau, chàng trai quay trở về, còn người đàn ông kia không quay trở về nữa.
Chàng trai có kể lại. Anh từng trải qua những trận bão cát, có nhiều lúc tình cảnh

10


hết sức gian nan. Nhưng anh biết rõ mình đang ở đâu, biết rõ mục tiêu của mình
là phải quay về được doanh trại, nhờ vậy anh đã quay trở về.
Người đàn ông đi tìm chàng trai trẻ bị lạc ấy, chắc hẳn cũng phải trải qua
những trận bão cát, chắc hẳn ông ấy cũng ở trong tình cảnh vô cùng gian nan.
Nguyên nhân chủ yếu khiến ông ấy mất tích là: mục tiêu của ông là tìm kiếm
một người bị lạc, cái mà ông ấy tìm kiếm lại không ở một vị trí cố định, vì thế
ông ấy bị lạc thực sự. Khi bị rơi vào sa mạc cuộc đời, nếu cứ đi luẩn quẩn thì
đương nhiên không nhìn thấy hy vọng và cũng không bao giờ đi ra khỏi sa mạc.
Có thể rất nhiều người cho rằng lúc bấy giờ sự dũng cảm và nghị lực sẽ giúp bạn
vượt qua khó khăn. Nhưng nếu không xác định rõ vị trí của bản thân, không biết
được mục tiêu của mình là gì, thì tất cả mọi sự nỗ lực đều trở nên vô nghĩa.
Cũng giống như việc xác định mục tiêu của bản thân, việc xác định mục
tiêu trong công tác hoạch định thực sự rất quan trọng. Mỗi chức năng của quản
trị đều hướng về mục tiêu, nhưng chức năng hoạch định giữ vai trò chủ đạo, do
đó mục tiêu là nền tảng của hoạch định.
2.2.2. Vai trò của văn phòng trong việc đánh giá các mục tiêu
Trong công việc xác định mục tiêu thì đánh giá mục tiêu là bước quan
trọng, giúp cơ quan có thể xác định được những mục tiêu tối ưu nhất và vạch ra
những công việc có thể được thực hiện. Thay vì đặt ra những mục tiêu thiếu rõ
ràng, việc đánh giá các mục tiêu, xác định mục tiêu cụ thể giúp cho cơ quan có
được những chiến lược tối ưu và sát với thực tế hơn là mục tiêu quá bao hàm,
mông lung.
Việc đánh giá các mục tiêu được văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên dựa
trên những tiêu chí đã đặt ra trước đó như:
- Tính khả thi
- Thời gian thực hiện
- Các thành quả mang lại..

Những mục tiêu được đánh giá cao là những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, có
tính khả thi cao, phù hợp với cơ quan.
Khi đánh giá xác định mục tiêu cho kế hoạch của cơ quan tổ chức, văn
11


phòng cơ quan đặt ra những tiêu chuẩn đảm bảo mục tiêu đó đặt ra có khả năng
thực thi, sát với thực tế của cơ quan tổ chức và có thể đảm bảo thực hiện được,
trong trường hợp gặp những rủi ro không đáng có thì phải có những phương
pháp ứng phó với rủi ro đó.
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên có trách nhiệm xem xét điều chỉnh
đánh giá các mục tiêu nếu mục tiêu quá sức so với khả năng có thể đạt được
hoặc không khả thi thì tham mưu với lãnh đạo để có những phương án khác tốt
hơn điều chỉnh.
Đánh giá công việc dựa theo yếu tố thời gian hoàn thành công việc, tức là
khả năng thời gian để hoàn thành một công việc nào đó, đặt ra thời hạn cho mục
tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn một cách phù hợp nhất.
2.2.3. Lựa chọn và ấn định mục tiêu
Sau khi đánh giá mục tiêu văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tiến hành
lựa chọn và ấn định những mục tiêu nào phù hợp để cơ quan tổ chức có thể tiến
đến thực hiện và đem lại hiêu quả tốt nhất cho cơ quan.
Các mục tiêu được lựa chọn phải là những mục tiêu đảm bảo có tính khả
thi mà cơ quan tổ chức có thể thực hiện được.
Ví dụ như đối với việc hoạch định các công việc của cơ quan văn phòng
sẽ lựa chọn và ấn định những mục tiêu phù hợp cho cơ quan tổ chức.
Văn phòng thực hiện lựa chọn các mục tiêu có thể đem lại hiệu quả tốt
nhất cho kế hoạch phát triển kinh tế, cơ sở hạ tầng của cơ quan cũng như thực
hiện các kế hoạch của cơ quan cấp trên đã giao.
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên thực hiện lựa chọn và ấn định
những mục tiêu của cơ quan như nâng cấp, cải cách chế độ thực hiện công việc

hiện đại hơn cụ thể như: 100% các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện kết nối
mạng truyền số liệu chuyên dùng. Trên 70% văn bản trao đổi giữa các cơ quan
nhà nước dạng văn bản điện tử. 100% các hệ thống thông tin phục vụ quản lý
chuyên ngành, lĩnh vực được nâng cấp mở rộng hoặc phát triển mới nhằm đảm
bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng trong các cơ quan quản lý chuyên môn. Tỷ lệ cán
bộ công chức thường xuyên sử dụng thư điện tử công vụ đạt trên 85%.
12


Với việc lựa chọn và ấn định các mục tiêu giúp cơ quan có được những
mục tiêu chiến lược và mục tiêu trước mắt cho cơ quan góp phần giảm thiểu
gánh nặng cho Giám đốc Sở, giúp Giám đốc đưa ra những chỉ đạo hợp lí, nhanh
chóng không mất quá nhiều thời gian cho kế hoạch.
2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp
2.3.1. Xác định tầm quan trọng của việc xây dựng các giải pháp trong
hoạch định
Xây dựng các giải pháp là một khâu hết sức quan trọng trong quá trình
hoạch định, nó cũng như việc vẽ ra một cái đích và việc xây dựng giải pháp là
cách mà cơ quan, tổ chức xây dựng con đường lập trình các bước để đi qua con
đường tìm về cái đích đã được xác định trước đó. Con đường lựa chọn đi trên
cái đích chính là phương pháp thực hiện công việc để đi đến mục tiêu, vậy nếu
phương pháp được lựa chọn và xây dựng đúng đắn, phù hợp thì sẽ mang lại hiệu
quả cao nhất cho tổ chức, tổ chức đó đạt được mục tiêu cuối cùng.
Xây dựng các giải pháp cho hoạch định không loại trừ việc dự báo những
rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc. Các giải pháp để giải
quyết hoặc có thể tránh được rủi ro được Văn pòng cơ quan lựa chọn.
Ví dụ như cơ quan tổ chức kế hoạch chuyến đi công tác cho lãnh đạo, Văn
phòng cơ quan đưa ra những giải pháp cụ thể phù hợp sẽ giúp cho việc giải
quyết công việc đạt hiệu quả tốt đẹp tránh hoặc có phương án giải quyết được
những tình huống phát sinh và hiệu quả chuyến đi sẽ cao hơn, tiết kiệm thời gian

và công sức.
2.3.2. Nghiên cứu, phân tích các thông tin liên quan đến kế hoạch để
xây dựng giải pháp
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tổ chức thực hiện việc thu thập
thông tin liên quan đến kế hoạch của cơ quan để xây dựng các giải pháp hiệu
quả và phù hợp nhất để đưa vào thực hiện. Việc thu thập thông tin được văn
phòng cơ quan thực hiện từ rất nhiều nguồn khác nhau như đọc báo cáo, tham
dự cuộc họp, các thông tin thu thập được phân tích xử lý để xác định những cơ
hội hoặc những vấn đề cần giải quyết hoặc để có một sự hiểu biết đầy đủ về đặc
13


tính của công việc trước khi đưa ra giải pháp hoạch định.
Để tổ chức nghiên cứu phân tích các thông tin phục vụ cho việc xây dựng
các giải pháp văn phòng cơ quan tiếp cận những thông tin từ nhiều nguồn khác
nhau. Một số các thông tin được cung cấp từ cấp trên, từ các bộ phận khác.
Thông tin là công cụ, phương tiện đồng thời cũng là sản phẩm của quá trình
quản lí, là cơ sở để văn phòng cơ quan xây dựng những biện pháp hoạch định
cho kế hoạch của cơ quan. Ngoài ra Văn phòng cơ quan tổ chức thu thập thông
tin là căn cứ để tổ chức các phương pháp kiểm tra, đánh giá và thực hiện các
công việc theo kế hoạch đã đề ra, thông tin giúp nhận thức chính xác công việc
cần tổ chức thực hiện, thông tin giúp cho cung cấp cơ sở xây dựng phương án
thực hiện và phương án dự phòng. Văn phòng cơ quan thu thập thông tin cơ sở
để giải quyết công việc, đánh giá công việc được thực hiện.
Thu thập thông tin trong việc phân tích, dự báo, phòng ngừa và ngăn chặn
rủi ro trong hoạt động của cơ quan. Mỗi loại thông tin chỉ có giá trị nhất định khi
nó được sử dụng cho các mục đích khác nhau của công việc.
Sau thi thực hiện thu thập thông tin thì cần phải xử lí thông tin, xử lí
thông tin cần phải thực hiện theo những bước cơ bản:
Tiếp nhận thông tin: là sự tập hợp thông tin từ nhiều nguồn về một nơi

một cách chủ động hoặc bị động. Sau khi tiếp nhận thông tin, cán bộ công chức
văn phòng cơ quan cần tiến hành phân loại thông tin. Đó chính là việc chia
thông tin ra thành từng loại, từng vấn đề, từng lĩnh vực khác nhau theo các tiêu
chí được lựa chọn. Có thể phân chia thông tin thành các loại khác nhau theo: nội
dung thông tin; hệ thống quản lý.
Tóm lược thông tin: tóm lược thông tin là việc giảm bớt lượng nội dung
tin nhưng vẫn đảm bảo những nội dung cốt yếu và cơ bản của thông tin để phục
vụ cho việc tổng hợp thông tin và sử dụng thông tin.
Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy của thông tin, thông tin được thu thập từ các
nguồn tin khác nhau. Để kiểm tra độ tin cậy của nguồn tin, công chức cần kiểm
tra thực tế bằng cách kiểm tra trực tiếp hoặc kiểm tra gián tiếp nguồn tin.
Phân tích, tổng hợp: Phân tích thông tin là quá trình phân loại, so sánh,
14


đối chiếu để kiểm tra tính chính xác, tính khoa học, hợp lý của thông tin. Có
nhiều phương pháp so sánh thông tin để xác định độ tin cậy và chính xác của
thông tin như: so sánh thông tin thu được về tiến độ giải quyết công việc, kết
quả đạt được với chương trình, kế hoạch đã định; so sánh thông tin về cách thức
tổ chức thực hiện với ý kiến chỉ đạo của cấp trên. Nói cách khác, khi phân tích
tin, cán bộ công chức văn phòng cần đặt ra và trả lời các câu hỏi như: thông tin
nói về việc gì. Thông tin đề cập đến nội dung gì. Quá trình tổng hợp thông tin sẽ
giúp cán bộ công chức văn phòng tìm hiểu và xây dựng phương pháp thực hiện
trong hoạch định hiệu quả.
2.3.3. Xây dựng và lựa chọn các giải pháp tối ưu
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên sau khi thực hiện nghiên cứu tìm
hiểu các thông tin liên quan đến công việc cần hoạch định thì tổ chức tổng hợp
các thông tin có giá trị và dựa vào đó để xây dựng những giải pháp hiệu quả cho
kế hoạch của cơ quan.
Cụ thể như để thực hiện công tác hoạch định nhân sự cho cơ quan thì văn

phòng phải thu thập các thông tin quan trọng liên quan đến công tác hoạch định
nhân sự sắp tới. Thông tin về: Thuyên chuyển, thăng chức, giáng chức, tuyển
mộ tuyển chọn.
Một số giải pháp tối ưu trong hoạch định nhân sự được văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Điện Biên xây dựng thực hiện như:
- Đào tạo và phát triển nhân sự
- Bố trí sử dụng nhân sự
- Đãi ngộ nhân sự
- Tuyển dụng nhân sự:
Các giải pháp tối ưu để tuyển dụng nhân sự cơ quan được thể hiện cụ thể
thông qua các công việc:
Chuẩn bị tuyển dụng: Trước hết cơ quan lên kế hoạch tuyển dụng, công
chức, những yêu cầu đặt ra cho vị trí cần tuyển dụng, trong thông báo tuyển
dụng cần những nội dung.
Thông báo tuyển dụng công chức: Cơ quan soạn một thông báo tuyển
15


dụng chi tiết về các yêu cầu của công việc, những quyền lợi ứng viên được
hưởng và đăng lên các phương tiện truyền thông đại chúng. Nhờ vào những
thông báo này, người nộp đăng kí dự tuyển sẽ biết được công việc đó có phù hợp
với mình hay không và sẽ nộp hồ sơ ứng tuyển.
Sau khi đã nhận hồ sơ ứng viên, bước tiếp theo là gửi thư thông báo thời
gian địa điểm thi công.
Tổ chức thi công chức: Việc thi công chức được tổ chức coi thi, là bảo vệ
chặt chẽ đảm bảo công bằng cho người đăng kí dự thi.
Tập sự thử việc: Đây là khoảng thời gian mà nhân sự sẽ được tiếp xúc
thực tế với công việc, là cơ hội để thể hiện khả năng, trình độ của mình có đáp
ứng được nhu cầu công việc hay không. Từ đó cơ quan đưa ra quyết định cuối
cùng để vào biên chế cơ quan.

Như vậy các giải pháp được xây dựng trong kế hoạch cần phải đảm phù
hợp tối ưu nhất với cơ quan để đạt hiệu quả cao nhất.
2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu
2.4.1. Xác định những công việc cần phải thực hiện để đạt được mục
tiêu
Để tổ chức và thực hiện mục tiêu của cơ quan một cách hiệu quả thì trước
hết việc xác định được mục tiêu đúng đắn phù hợp là quan trọng nhất, khi xác
định được mục tiêu tiên quyết có nghĩa là đã vạch đường mũi tên để đi đến cái
đích cuối cùng, bên cạnh đó là cách giải pháp để thực hiện mục tiêu, giải pháp
đúng đắn sẽ đem lại kết quả tốt nhất mà không mất thời gian, tiền của công sức
quá nhiều.
Để tổ chức thực hiện mục tiêu tốt cần phải có được bản kế hoạch thật chi
tiết cụ thể về những công việc cụ thể cần làm trước và những công việc cần làm
sau, hay nói cách khác là quy trình để tổ chức thực hiện mục tiêu đó.
Một yếu tố quan trọng nữa là việc phân công công việc để thực hiện, phân
công công việc sẽ giúp cho cá nhân, bộ phận, phòng ban định hình được những
công việc của mình phải làm cũng như tiến độ thực hiện công việc ra sao.
Cần phải có sự quyết tâm đồng thuận từ các cấp của tổ chức, vì để thực
16


hiện bất cứ một công việc gì mọi người cũng cần phải cùng hướng đến một mục
tiêu lớn duy nhất của cơ quan.
2.4.2. Tổ chức xác định nội dung công việc
Trước khi thực hiện bất cứ công việc gì cũng cần phải xác định được nội
dung công việc, cũng như việc để đạt được mục tiêu chúng ta cần xác định nội
dung công việc mà ta cần tiến hành thực hiện.
Việc xác định nội dung công việc giúp cho người thực hiện nắm bắt được
toàn bộ yêu cầu công việc sắp diễn ra, công việc đó là công việc gì và được thực
hiện như thế nào.

Như vậy sau khi đã xác định được mục tiêu công việc một cách đúng đắn
nhất thì văn phòng cơ quan tổ chức xác định nội dung công việc, nội dung công
việc được xác định dựa trên những phân tích đánh giá cụ thể để đưa ra, việc xác
định nội dung công việc đúng hướng sẽ giúp cho công việc được tổ chức một
cách tốt nhất.
2.4.3. Xác định cách thức thực hiện các công việc
Văn phòng cơ quan sau khi xác định nội dung công việc cần phải làm sẽ
tổ chức xác định cách thức thực hiện các công việc đó. Cách thức thực hiện công
việc được xác định rõ ràng cụ thể về tiến trình thực hiện, cũng như phương pháp
để thực hiện.
Đối với mỗi mục tiêu khác nhau thì cách thức tổ chức thực hiện sẽ sẽ khác
nhau.
Văn phòng tổ chức dựa vào những mục tiêu đã đề ra trước đó để xác định
các cách thức sao cho phù hợp nhất, giảm chi phí, thời gian, công sức để làm
công việc đó.
Cách thức thực hiện công việc được xác định phải đảm bảo hiệu quả, lựa
chọn được cách thức tối ưu nhất dựa vào sự khảo sát đánh giá.
Có thể có nhiều cách thức thực hiện công việc khác nhau như là chia nhỏ
công việc ra để thực hiện, tập trung lại để thực hiện, thực hiện thông qua các
công việc khác, thực hiện dựa theo sự phối hợp.
2.4.4. Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu
17


Nguồn lực được cho là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu.
Một khi nguồn lực được tổ chức và sử dụng hiệu quả nghĩa là công việc đã có
những bước đầu thành công.
Việc xác định nguồn lực để thực hiện mục tiêu tại Sở Nội vụ tỉnh Điện
Biên được thực hiện khá hiệu quả. Văn phòng cơ quan tổ chức xác định nguồn
lực thực hiện công việc như sau:

Tùy thuộc vào tính chất của công việc mà văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện
Biên xác định các nguồn lực phù hợp.
Nguồn nhân lực để thực hiện công việc, đối với những công việc có khối
lượng lớn đòi hỏi nhân sự nhiều và trình độ chuyên môn cao thì văn phòng xác
định ra những nhân sự nào phù hợp với công việc và số lượng nhân sự, còn phụ
thuộc vào số lượng nhân sự trong cơ quan mà thực hiện xác định sao cho phù
hợp.
Bên cạnh đó dựa vào chất lượng nguồn nhân sự, chất lượng nguồn nhân
sự được thể hiện qua những nét đặc trưng về thể lực, trí lực, tay nghề, năng lực
thực hiện công việc, mức độ thành thạo trong công việc, phẩm chất đạo đức, ý
thức về trách nhiệm cá nhân với công việc. Trong các yếu tố trên thì phẩm chất
đạo đức và trình độ học vấn là quan trọng nhất nó nói lên mức trưởng thành của
con người, quy định phương pháp tư duy, nhân cách, lối sống của mỗi con
người.
Ngoài nguồn lực là nhân sự ra thì các nguồn lực khác cũng đóng vai trò
không hề kém. Văn phòng cơ quan có vai trò trong việc xác định nguồn lực tài
chính, tài chính là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện một công việc. Trước
khi tiến hành công việc phải xác định được tài chính phải chi trả cho công việc
đó để có thể thuận lợi cho việc chuẩn bị và phối hợp với các bộ phận khác như
kế toán để thực hiện, xem xét khả năng tài chính của cơ quan có thể đảm bảo
thực hiện hay không.
Bên cạnh đó là các yếu tố về vật lực khác, văn phòng cơ quan xác định cụ
thể những công cụ, phương tiện đầy đủ để sẵn sàng cho việc thực hiện mục tiêu
đó hiệu quả nhất. Trong lĩnh vực hoạch định trang thiết bị, khoa học kĩ thuật
18


cũng là yếu tố có ảnh hưởng quan trọng đến toàn bộ tiến trình tổ chức hoạch
định, thiếu những trang thiết bị về cơ sở vật chất cơ quan không thể tổ chức,
soạn thảo, thực hiện và kiểm soát hoạch định có hiệu quả. Một trong những con

đường hoàn thiện và nâng cao chất lượng của công tác hoạch định đó là hoàn
thiện cơ sở vật chất - kỹ thuật của nó.
Với sự tiến bộ vượt bậc của điện tử, tin học và truyền thông, có thể nói
không có lĩnh vực hoạch định nào mà không chịu ảnh hưởng của những yếu tố
phát triển như vũ bão này. Không chỉ có vậy tiến bộ khoa học kỹ thuật còn làm
thay đổi tận gốc rễ các quá trình tổ chức và thực hiện công tác hoạch định.
Nghiên cứu và tìm ra phương pháp ứng dụng khoa học kỹ thuật để hoàn thiện
công tác tổ chức thực hiện và kiểm soát hoạch định là một trong những nhiệm
vụ quan trọng của cơ quan.
2.4.5. Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tổ chức xác định đối tượng, thời
gian địa điểm thực hiện công việc một cách cụ thể, rõ ràng và chính xác. Trong
hoạch định bất cứ công việc gì của cơ quan thì yếu tố xác định đối tượng, thời
gian địa điểm luôn là yếu tố quan trọng.
Để thực hiện các công việc của cơ quan một cách hiệu quả, văn phòng đã
tổ chức thực hiện việc xác định thời gian địa điểm được đảm bảo phù hợp và
được xem xét kĩ lưỡng để tránh trường hợp bị trùng lịch các công việc khác.
2.4.6. Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá
Văn phòng cơ quan thực hiện việc xác định các phương pháp kiểm tra
đánh giá công việc. Xác định các phương pháp kiểm tra đánh giá đảm bảo có thể
kiểm tra được chất lượng công việc, tiến độ thực hiện công việc.
Đây là bước quan trọng trong tổ chức và thực hiện mục tiêu bởi đối với
bất cứ công việc gì của cơ quan tổ chức khi hoàn thành cũng cần được đảm bảo
chính xác và được kiểm tra một cách kĩ càng.
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tổ chức kiểm tra toàn bộ tiến trình
thực hiện mục tiêu với mục đích rà soát lại những gì đã đạt được và những điểm
còn hạn chế trong quá trình thực hiện mục tiêu để báo cáo với lãnh đạo và rút
19

kinh nghiệm để thực hiện tốt hơn những kế hoạch lần sau.
Văn phòng xem xét toàn bộ tiến trình thông qua các văn bản hình thành
trong quá trình tổ chức công việc như kế hoạch, báo cáo, biên bản.
Văn phòng đưa ra một loạt những nhưng pháp kiểm tra đánh giá công
việc và thực hiện lựa chọn những phương pháp kiểm tra đánh giá phù hợp nhất
cho công việc đó.
Tùy theo từng loại công việc mà xác định các phương pháp kiểm tra đánh
giá khác nhau và các mức độ đánh giá khác nhau.
Ví dụ như việc tổ chức kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhân sự , kế hoạch
phát triển kinh tế địa phương tùy theo tính chất công việc mà có những phương
pháp kiểm tra giám sát đảm bảo kết quả thực hiện công việc khác nhau.
Tổ chức đánh giá thực hiện công việc giúp xem xét lại toàn bộ công việc
hiện tại các của bộ phận đang đảm trách thực hiện kế hoạch dựa vào những kết
quả công việc sẽ thực hiện kiểm tra và đưa ra được kết quả cuối cùng và đánh
giá kết quả công việc đó.
Thông qua đó xem xét hiệu suất làm việc của những bộ phận, cá nhân
việc đánh giá được xác định thông qua các chỉ tiêu đánh giá công việc.
Tiểu kết
Như vậy, có thể thấy văn phòng có những vai trò quan trọng không thể
thiếu trong việc hoạch định công việc của cơ quan tổ chức, văn phòng xây dựng
căn cứ hoạch định, xây dựng các mục tiêu, giải pháp để thực hiện mục tiêu và
trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu sao cho hiệu quả. Giúp tham mưu cho lãnh
đạo, giảm bớt gánh nặng công việc cho lãnh đạo, giúp rà soát kiểm soát việc
thực hiện mục tiêu đi đúng hướng, góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành các
mục tiêu lớn nhỏ của cơ quan.

20


Chương 3

GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG
TÁC HOẠCH ĐỊNH
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên đã thực hiện vai trò của mình trong
công tác hoạch định của cơ quan tổ chức một cách hiệu quả và làm tròn nhiệm
vụ.
Văn phòng cơ quan luôn là bộ phận năng nổ và có nhiều sáng tạo trong tổ
chức các công việc hoạt động của của quan, bên cạnh đó tiến độ làm việc cũng
như năng lực của cán bộ công chức, viên chức trong phòng rất tốt.
Trong việc hoạch định các kế hoạch công tác cho cơ quan bộ phận văn
phòng luôn có những cuộc họp để thống nhất đưa ra ý kiến chung về việc xác
định căn cứ cho kế hoạch, xác định mục đích thực hiện công việc điều đó đảm
bảo tính khách quan, và phát huy khả năng, năng lực của cán bộ công chức, viên
trong văn phòng, các ý kiến được tham mưu cho lãnh đạo, trình lên lãnh đạo cơ
quan để lựa chọn và đưa ra giải pháp cuối cùng tốt nhất.
Bên cạnh đó vai trò của văn phòng cơ quan trong việc xây dựng các biện
pháp và tổ chức thực hiện mục tiêu kế hoạch được thể hiện cụ thể. Cán bộ văn
phòng tổ chức tham mưu cho lãnh đạo xây dựng những biện pháp để hoàn thành
công việc tốt nhất, tránh lãng phí thời gian tiền của. Ngoài ra luôn theo dõi và
giám sát việc thực hiện các mục tiêu để báo cáo với cấp trên.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được thì văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Điện Biên còn một số nhược điểm khi thực hiện vai trò của mình trong công tác
hoạch định của cơ quan tổ chức như :
Công tác tổ chức thực hiện mục tiêu còn một số hạn chế.
Chất lượng công tác tham mưu còn chưa thực sự đạt hiệu quả.
Trình độ chuyên môn của các chuyên viên văn phòng còn những hạn chế
nhất định.
21

Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao chất lượng cán bộ vẫn còn không đồng
đều và chất lượng chưa đạt yêu cầu.
Vẫn còn tồn tại một bộ phận nhỏ cán bộ thực hiện công việc của cơ quan
không đúng với chuyên ngành.
Đánh giá kết quả công tác thực hiện công việc của cán bộ chưa được sát
sao đúng với các tiêu chí của từng công việc.
3.1.3. Nguyên nhân
Các hoạt động của cơ quan dựa trên báo cáo của các đơn vị phòng ban,
điều này làm cho các hoạt động trở nên bị động.
Phân công công việc chưa đồng đều.
Cơ quan chưa chủ động trong việc xây dựng các kế hoạch cho kì thực
hiện ngay trong kỳ báo cáo, các phương pháp dự đoán chưa sát với thực tế, chưa
đánh giá hết các yếu tố gây ảnh hưởng đến việc xây dựng các kế hoạch.
3.2. Các giải pháp
3.2.1. Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức thực hiện mục tiêu
Xác định nội dung công việc cụ thể rõ ràng.
Đối với bất kì kế hoạch nào của cơ quan thì văn phòng cũng cần phải xem
xét và xác định những nội dung công việc mà mình cần phải làm một cách cụ
thể rõ ràng, việc xác định nội dung công việc giúp cho người thực hiện dễ dàng
hơn trong việc tiến hành thực hiện công việc.
Xác định các cách thức thực hiện công việc tối ưu, hiệu quả.
Văn phòng cần phải nâng cao hơn vai trò của mình trong việc xác định
cách thức thực hiện công việc, bởi vì cách thức thực hiện một công việc sẽ quyết
định một phần lớn thành quả của công việc đó.
Cần tổ chức xác định các cách thức thực hiện công việc sao cho phù hợp
nhất và đảm bảo mang lại hiệu quả.
Bên cạnh đó nâng cao chất lượng công tác chuyên môn của cán bộ văn
phòng trong lĩnh vực này.

Xác định cụ thể, hợp lí nguồn lực thực hiện công việc.
Văn phòng cơ quan cần phải tổ chức xác định các nguồn lực thực hiện
22