KHẢO sát, ĐÁNH GIÁ về VAI TRÒ của văn PHÒNG TRONG CÔNG tác HOẠCH ĐỊNH của CÔNG TY THÔNG TIN VIỄN THÔNG điện lực hà nội

MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức
không chỉ của cơ quan nhà nước, mà các doanh nghiệp hay một tổ chức nào
cũng cần đến nó. Cho dù có thể khác nhau về tên gọi, ở một số tổ chức bộ phận
này gọi là Phòng Hành chính hoặc Phòng Hành chính Tổ chức.
Văn phòng được ví như cơ quan đầu não của tổ chức nó vừa là phương
tiện, vừa là sản phẩm của quá trình quản lý, nó được dùng để ghi chép và truyền
đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị
quản lý và ngược lại.
Có thể hiểu một cách chung nhất thì: Văn phòng là bộ máy của cơ quan,
tổ chức hay doanh nghiệp có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin
phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp đó.
Để hoàn thành mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt vấn đề đã đặt ra
trong bài tập lớn của môn Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng. Tôi đã
chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định của Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực”. Tôi lựa chọn đề tài
này nhằm mục tiêu tìm hiểu về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định,
đồng thời đề xuất giải pháp giúp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định của Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Làm rõ vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của Công ty
Thông tin Viễn thông Điện lực.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao vai trò của văn phòng trong
công tác hoạch định của Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực.
3. Phạm vi nghiên cứu
+ Về không gian nghiên cứu: Tiểu luận tập trung nghiên cứu về vai trò

của văn phòng trong công tác hoạch định của Công ty Thông tin Viễn thông
Điện lực tại Hà Nội.
2


+ Về nội dụng nghiên cứu: Tiểu luận nghiên cứu đánh giá đồng thời đề
xuất giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của
Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực.
4. Vấn đề nghiên cứu
Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của
Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực.
5. Phương pháp nghiên cứu:
- Sử dụng các phương pháp quan sát, phân tích, tổng hợp và so sánh.
- Phương pháp khảo sát thực tế để thu thập thông tin, tư liệu từ các phòng
ban của Công ty.
6. Ý nghĩa của đề tài
- Ý nghĩa lý luận:
+ Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu - tổng hợp cũng
như vai trò khác của văn phòng;
+ Đề xuất phương pháp đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định;
+ Đề xuất phương pháp nhằm đổi mới nhằm nâng cao chất lượng xây dựng
chương trình công tác, chế độ thông tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thông tin;
đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân lực ….;
+ Đề xuất giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của
Công ty.
- Ý nghĩa thực tiễn:
+ Kết quả nghiên cứu giúp đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định của Công ty;
+ Kết quả nghiên cứu có thể được dùng để định hướng được phần nào hướng phát
triển cho vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định.

7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài mục lục, phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo thì
nội dung bài tiểu luận có kết cấu gồm ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
3


định.
Chương 2: Thực trạng về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
tại Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực.
Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng vai trò của văn phòng
trong công tác hoạch định tại Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực.

4


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH
1.1.

Khái niệm, chức năng, vai trò và nhiệm vụ của văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức

năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung
hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành
chính.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao
tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.

Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc
thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan
đến công tác văn thư.
Tóm lại, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý
thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật
chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
1.1.2. Chức năng của văn phòng
a. Chức năng giúp việc điều hành
- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.
- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.
- Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của tổ chức, doanh nghiệp nào đó.
b. Chức năng tham mưu tổng hợp
Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của tổ
chức và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.
c. Chức năng hậu cần, quản trị
Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ, tổ chức.
5


1.1.3. Vai trò và nhiệm vụ của văn phòng
Văn phòng có vai trò quan trọng, được coi là cơ quan đầu não tham mưu
giúp việc cho Giám đốc, thực hiện các nhiệm vụ:
- Xây dựng chương trình công tác của tổ chức và đôn đốc thực hiện chương
trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của tổ
chức;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,
báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực
hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng;
- Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn

thảo văn bản của tổ chức ban hành nội bộ;
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các
đơn vị và cá nhân theo quy chế của tổ chức; tổ chức theo dõi việc giải quyết các
văn thư, tờ trình đó;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp doanh nghiệp tổ chức trong công
tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối tổ chức mình với tổ chức khác;
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối
hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương,
thưởng, nghiệp vụ;
- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất,
kỹ thuật, phương tiện làm việc của tổ chức, đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động
và công tác của tổ chức;
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn
doanh nghiệp; tổ chức phục vụ các buổi họp, buổi giao lưu với các doanh nghiệp
khác, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một các khoa học và văn minh;
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ nhân viên trong văn
phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chỉ dẫn và hướng
dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi
6


cần thiết.
1.2. Khái niệm và phân loại hoạch định
1.2.1. Khái niệm hoạch định
“Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch thì có nghĩa là bạn đang
chuẩn bị một kế hoạch để thất bại” (Crawford H.Greenewalt). Chính vì không
muốn sự tồn tại của thất bại trên con đường kinh doanh thì doanh nghiệp hay bất cứ
một tổ chức nào cũng cần có công tác hoạch định, hoạch định giúp:
- Giảm thiểu lãng phí công sức, thời gian, tiền bạc.
- Tránh việc trùng lắp và giẫm chân nhau

- Giúp người thực hiện thấy rõ mục tiêu, hướng đi
Bất kỳ cấp quản trị nào cũng phải làm công tác hoạch định. Cấp quản trị thấp
thì hoạch định mang tính tác vụ, tác nghiệp (hoạch định HC-VP), cấp quản trị cao
thì hoạch định mang tính chiến lược.
Hoạch định là xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt
động cho từng giai đoạn, từng bộ phận và quyết định lựa chọn các giải pháp thích
hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Hoạch định là chức năng của quản trị, kết quả
của hoạch định là xây dựng kế hoạch, chương trình công tác.
1.2.2. Phân loại hoạch định
a. Hoạch định chiến lược (strategic planning):
Là đề ra kế hoạch tổng quát cho toàn công ty, có tính chất dài hạn (trên 5
năm) và do nhà quản trị cao cấp thực hiện.
b. Hoạch định chiến thuật (Tactical planning):
là đề ra các kế hoạch tổng quát cho các bộ phận chuyên môn, có tính chất
trung hạn (từ 1 đến 5 năm)và do cấp quản trị trung gian thực hiện
c. Hoạch định tác vụ, tác nghiệp (Operational planning):
Là đề ra các kế hoạch cụ thể cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch
vụ (trong đó có hoạch định HC-VP) và do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện. Thời
gian dưới 1 năm.
7


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY THÔNG TIN VIỄN THÔNG
ĐIỆN LỰC
2.1. Giới thiệu tổng quan về Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực
2.1.1. Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực
Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực được thành lập theo quyết định số
380
NL/TCCB-LDD ngày 7/8/1995 của Bộ năng lượng (nay thuộc Bộ công

nghiệp) thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam.
Tên giao dịch quốc tế Electric Telecommunication Company (ETC). Địa chỉ:
53- Lương Văn Can- Quận Hoàn Kiếm- Hà Nội.
Điện thoại:84-4.8252436. Fax: 84-4.8292891.
Tài khoản: 710A-01833 Tại Ngân hàng Công thương Việt Nam.
Vốn cố định : 15.573.068.234 đồng.
Vốn lưu động: 800.000.000 đồng.
Hiện nay phạm vi hoạt động của Công ty đã được mở rộng ra toàn quốc,
việc quản lý vận hành hệ thống cáp quang hiện đại trên đường dây500KV BắcNam, các trạm lặp quang, các tổng đài PABX tại các trạm 500KV, tuyến vi ba 64
Mbit/s,... đã đáp ứng thực tế đòi hỏi thông tin kịp thời để phục vụ cho việc quản
lý vận hành an toàn mạng lưới điện Quốc gia.
Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực là thành viên của Tổng công ty
Điện lực Việt Nam. Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trên lĩnh vực dịch vụ,
xây lắp các công trình viễn thông.
Tất cả bốn chi nhánh của Công ty đều thực hiện các chức năng nhiệm vụ
tương tự như nhau nhưng trên địa phận hoạt động khác nhau trên toàn quốc. Cụ
thể:
- Quản lý vận hành mạng viễn thông điện lực miền Bắc đảm bảo thông
tin thông suốt, đạt chất lượng và độ tin cậy cao đáp ứng yêu cầu thông tin của
8


ngành điện khu vực phía Bắc.
- Quản lý vận hành sửa chữa mạng cung cấp điện chính và dự phòng cho
thiết bị thông tin - viễn thông hệ thống điện quốc gia và khu vực quan trọng
của Tổng công ty điện lực VN.
- Tổ chức kiểm tra vận hành thông tin và tổ chức chỉ đạo phối hợp xử lý
các chướng ngại trong mạng viễn thông 500 KV. Đảm bảo thông tin thông suốt
phục vụ hoạt động của cơ quan Tổng công ty điện lực VN, Bộ công nghiệp, cơ
quan Công ty điện lực 1, Công ty điện lực Hà nội, nhanh chóng khắc phục sự cố

thông tin trong các khu vực trên.
- Lắp ráp các thiết bị tủ bảng điện, lắp đặt mới các công trình thông tin, xây
lắp đường dây và trạm điện 35 KV trở xuống.
- Sửa chữa các trang thiết bị thông tin, không ngừng nâng cao chất lượng
tham gia quá trình đổi mới công nghệ trang thiết bị do Công ty giao thuộc địa phận
quản lý của Trung tâm.

9


2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty

GIÁM ĐỐC

Phó

Phó

Phó Giám

Kế

Văn

Giám

Giám đốc

đốc Xây

toán

phòng

đốc kinh

Kỹ thuật

dựng cơ

trưởng

Công

doanh

bản

ty

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Phòng

Kinh

Kỹ

Tư vấn

Quản

Kế

Tổ

Tài

Hợp

doanh

thuật và

Thiết

lý xây

hoạch

chức

chính

tác

Điều

kế

dựng

vật tư

Nhân

kế

Quốc

sự

toán

tế

hành

(Nguồn: Văn phòng công ty)
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Đứng đầu
là Giám đốc Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có ba Phó giám đốc và Kế toán
trưởng.
- Giám đốc Công ty: Người nắm toàn bộ quyền hành, chỉ đạo chung
toàn Công ty, người chủ tài khoản có quyền quyết định mọi vấn đề của Công ty.
Ngoài ra Giám đốc Công ty còn trực tiếp phụ trách các phòng nghiệp vụ:

10


+ Văn phòng Công ty:
Là tổng hợp hành chính quản trị giúp Giám đốc chỉ đạo công tác pháp chế,
thi đua, tuyên truyền, lưu trữ và một số công việc khác.
+ Phòng Kế hoạch vật tư:
Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo trong công tác kế hoạch, thống kê, và các
hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác cung ứng vật tư thiết bị, quản lý việc sử
dụng có hiệu quả vật tư, thiết bị trong toàn Công ty.
+ Phòng Tổ chức nhân sự:
Là đơn vị tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo quản lý về tổ chức cán bộ,
lao động tiền lương, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ trong toàn Công ty.
+ Phòng Tài chính kế toán:
Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc về quản lý tài chính và tổ chức công
tác hạch toán kế toán của toàn Công ty.
+ Phòng Hợp tác quốc tế:
Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo các công việc trong các lĩnh vực hợp tác
quốc tế của Công ty. Tìm hiểu tiếp cận thị trường quốc tế có liên quan đến lĩnh
vực hoạt động của Công ty và làm công tác tiếp thị quảng cáo cho Công ty. Tham
gia nghiên cứu giá cả vật tư, thiết bị nhập khẩu, tham mưu cho lãnh đạo chọn bạn

hàng, đối tác nước ngoài, công nghệ thích hợp với sản xuất của Công ty, quản lý
phần kinh tế đối ngoại về viễn thông điện lực.
- Phó giám đốc Kinh doanh: Giúp Giám đốc Công ty phụ trách phòng
nghiệp vụ: + Phòng Kinh doanh :
Giúp Giám đốc chỉ đạo công tác kinh doanh thông tin viễn thông trong
và ngoài ngành điện.
- Phó giám đốc Kỹ thuật : Giúp Giám đốc Công ty phụ trách các phòng
nghiệp vụ:
+ Phòng Kỹ thuật và điều hành :
Là đơn vị giúp Giám đốc chỉ đạo về mặt kỹ thuật, lập phương án xây
11


dựng mới các công trình viễn thông và công tác thanh tra an toàn. Điều hành thống
nhất sự hoạt động của toàn bộ hệ thống thông tin trong Tổng công ty điện lực Việt
Nam .
+ Trung tâm Viễn thông Miền bắc, Chi nhánh Viễn thông 2, Chi nhánh
Viễn thông 3, Chi nhánh Viễn thông 4.
- Phó giám đốc Xây dựng cơ bản: Giúp Giám đốc Công ty phụ trách
các phòng nghiệp vụ sau:
+ Phòng Tư vấn thiết kế:
Giúp Giám đốc Công ty trong các lĩnh vực lập tổng sơ đồ mạng viễn
thông điện lực, lực chọn cấu hình, phương thức, công nghệ và các thiết bị cho hệ
thống viễn thông, đáp ứng yêu cầu của ngành điện và theo kịp sự tiến bộ của khoa
học kỹ thuật. Là đầu mối giải quyết các công việc liên quan đến lập dự án phát
triển, xây dựng, cải tạo và nâng cấp các công trình thông tin cho Công ty Thông
tin Viễn thông Điện lực đạt chất lượng và hiệu quả kinh tế .
+ Phòng Quản lý xây dựng:
Giúp Giám đốc trong lĩnh vực, quản lý các dự án đầu tư, công tác thẩm
định, kinh tế dự toán. Đảm bảo công tác dự toán thực hiện đúng chế độ quy định

hiện hành của nhà nước
+ Phòng Thông tin di động và phòng điện thoại công cộng mới được
thành lập từ năm 2001 với chức năng xây dựng và quản lý hệ thống thông tin,
mở rộng mạng viễn thông của ngành điện.
2.2. Thực trạng vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của
Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực
2.2.1. Vai trò của văn phòng trong việc thu thập các căn cứ
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của công ty; là nơi thu thập, xử lý
và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ
hậu cần đảm bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của Công ty Thông tin Viễn
thông Điện lực.
12


Văn phòng cũng đã tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu
trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Thông tin được thu thập
đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quản lý là cơ sở để lãnh
đạo lựa chọn quyết định quản lý.
Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín
hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều
người cùng biết. Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo
khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài
có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống
quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố
vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý.
Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết đinh kịp thời và đúng đắn.
Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhiều khi khối lượng
thông tin rất lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và xử lý lượng thông
tin này cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Các thông tin, công
văn, giấy tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý, phân loại theo những

kênh thích hợp để sau đó chuyến phát đi hay lưu trữ.
Căn cứ vào yêu cầu của lãnh đạo và quản lý về thông tin, tiến hành xây dựng
và tổ chức nguồn tin.
Nguồn thu thập thông tin của Công ty bao gồm:
- Thông tin từ văn bản, bao gồm: Văn bản từ cấp trên hoặc từ các nơi khác gửi đến
(còn gọi là công văn đến) và văn bản do cơ quan sản sinh ra (còn gọi là công văn
đi). Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình, internet…;
- Thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp hoặc phản ánh từ các cuộc họp,
qua điện thoại, qua trao đổi trực tiếp);
- Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp các số liệu….
Phương pháp lấy tin:
- Đọc và ghi chép;
13


- Sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu;
- Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất;
- Đo đạc, quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin.
Việc áp dụng phương pháp nào thì các thông tin đã có ghi rõ xuất xứ để
thuận tiện cho lãnh đạo hoặc các bộ phận quản lý có thể xác minh, tra tìm khi cần
thiết.
Nghiên cứu, phân tích và xử lý thông tin:
- Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực:
+ Thư ký văn phòng đã có khả năng tóm tắt tin và phân loại thông tin theo nhóm.
+ Tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin mới, thông tin có điểm khác biệt
với những thông tin trước;
- Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin, tính hợp lý của các tài liệu, số
liệu: xác định độ tin cậy của các nguồn tin, lý giải được sự mâu thuẫn giữa các
thông tin (nếu có) và chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn,
chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu.

Cung cấp, phổ biến thông tin: thông tin đã được cung cấp nhanh chóng, kịp
thời, đúng đối tượng bằng các hình thức thích hợp như: phổ biến tại các cuộc họp,
hội nghị, trên văn bản, qua các kênh thông tin đại chúng.
Bảo quản, lưu trữ thông tin: Đã bảo quản và lưu trữ thông đảm bảo cho tài
liệu thông tin không bị hư hỏng và phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài, việc
bảo quản, lưu trữ thông tin được bảo đảm về cơ sở vật chất, những thiết bị tiên
tiến…
Các căn cứ hoạch định của Công ty là:
- Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước;
- Quyết định của cấp trên trực tiếp;
- Yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn tương ứng với chức
năng, nhiệm vụ cụ thể của từng phòng, ban;
- Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của Công ty;
14


- Tình hình của thị trường và đối thủ cạnh tranh;
- Sự trưởng thành và phát triển của Công ty;
- Sự thay đổi nhân sự ;
- Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến hoạt động của
Công ty.
Nguồn thông tin chính là nơi cung cấp căn cứ cho các quyết định, các kế
hoạch, dự án của Công ty. Mà văn phòng chính là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp và
cung cấp nguồn thông tin này. Vì vậy, có thể nhìn thấy được tầm quan trọng của
văn phòng trong công tác thu thập các căn cứ tại Công ty. Chỉ khi công tác thu thập,
xử lý và cung cấp thông tin của văn phòng thực hiện tốt thì nguồn căn cứ phục vụ
cho hoạt động của Công ty mới đầy đủ và hoàn chỉnh.
2.2.2. Vai trò của văn phòng trong việc xác định mục tiêu
Một trong những chức năng của văn phòng Công ty là tham mưu tổng hợp,
chức năng này được thể hiện ở việc tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt

về tình hình hoạt động của Công ty và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp
giải quyết và xử lý cũng như đưa ra các quyết định, các mục tiêu và kế hoạch.
Trong thực tế, Công ty thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng công ty
để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn phòng đã
phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các
thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại
văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng
vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán….
Cách thức tổ chức này đã tận dụng khả năng của các chuyên gia ở từng lĩnh
vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn
trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc phục tình trạnh này,
văn phòng Công ty đã trở thành đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các
bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề
xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án
15


riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Giúp giảm thiểu lãng phí công sức, thời gian,
tiền bạc; tránh việc trùng lắp và giẫm chân nhau; giúp người thực hiện thấy rõ mục
tiêu, hướng đi của Công ty.
Từ tham mưu, lãnh đạo và các phòng, ban đã xây dựng được các kế hoạch
hoạt động của mình. Dựa vào chương trình hoạt động chung của văn phòng Công
ty, các phòng ban, cá nhân sẽ có căn cứ để lên chương trình, kế hoạch, mục tiêu
hoạt động của cá nhân và của Công ty trong thời gian tới được chính xác, rõ ràng,
tránh sự trùng lặp, mâu thuẫn giữa các phòng ban, cá nhân.
Người làm nhiệm vụ tham mưu không đơn thuần là giúp việc, bảo gì làm lấy
mà phải là người có bản lĩnh, có năng lực, có trình độ, trung thực, thẳng thắng,
nghiêm túc trong công việc, luôn cần cù, tỉ mỉ, thận trọng và có tính nguyên tắc
cao; phải là người có tư duy biện chứng, không định kiến, hẹp hòi, không bảo thủ,
không cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ

cái đúng. Nhờ đó mà các đề xuất chủ trương, giải pháp mà văn phòng Công ty đưa
ra giúp lãnh đạo quản lý được tốt hơn, hoàn thiện hơn.
2.2.3. Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng các giải pháp
Văn phòng cung cấp các căn cứ và tham gia vào công việc xác định mục tiêu
của Công ty; vì thế, văn phòng Công ty có vai trò quan trọng trong việc xây dựng
nên các giải pháp để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Văn phòng Công ty xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. Từ
những chương trình, kế hoạch, lịch làm việc này thì các phòng, ban sẽ có được một
cơ sở để xây dựng cho mình các giải pháp để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Với chức năng tham mưu, tổng hợp văn phòng Công ty cũng luôn đề xuất
được những giải pháp hay và hiệu quả tham mưu cho cấp trên và các phòng, ban tổ
chức thực hiện các mục tiêu đã đề ra của các phòng, ban nói chung và của Công ty
nói riêng.
Văn phòng Công ty có nhiệm vụ:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó;
16


bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của Công ty;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo
tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục
vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng;
- Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chịu trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn
bản của Công ty ban hành nội bộ;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các đơn vị
và cá nhân theo quy chế của tổ chức, theo dõi việc giải quyết các văn thư, tờ trình
đó;
- Đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động và công tác của Công ty;
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn Công ty;
tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp

khách một các khoa học và văn minh.
Chính vì thực hiện những nhiệm vụ trên nên văn phòng Công ty có một vai
trò không thể thiếu trong công tác xây dựng các giải pháp thực hiện cho các mục
tiêu đã đề ra của Công ty nói chung và của các phòng, ban nói riêng.
2.2.4. Vai trò của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu
Tổ chức, điều hành công việc là phải đảm bảo cho nhân viên thuộc quyền
thực hiện tốt nhất các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ
chức.
Văn phòng phải đưa ra các nguyên tắc điều hành, nguyên tắc thực hiện công
việc để đảm bảo sự hài hoà và có thể hỗ trợ cho nhau trong khuôn khổ mục tiêu
chung của Công ty: các mục tiêu đề ra không phải bao giờ cũng thống nhất, vì vậy
Lãnh đạo quản lý phải có đủ uy quyền cần thiết, có các thông tin; cấp dưới phải có
tinh thần kỷ luật.
Thủ tục là phương tiện giúp cho việc điều hành được thống nhất theo những
quy trình cần thiết. Nó giúp cho việc điều hành không tuỳ tiện (nhưng nếu quá câu
nệ thủ tục sẽ dẫn đến tình trạng công việc không được giải quyết kịp thời). Thủ tục
17


điều hành đề ra phải khoa học, phù hợp với thực tế hoạt động của cơ sở.
Quy chế làm việc là văn bản quy định cụ thể về các quyền và nghĩa vụ của
người giữ chức vụ, quan hệ làm việc trong Công ty khi giải quyết một công việc
nhất định, trách nhiệm của mỗi chức vụ, mỗi bộ phận trong Công ty, cách thức phối
hợp để hoạt động có hiệu quả, tiêu chuẩn để đánh giá công việc.… Xây dựng các
quy chế làm việc xây dựng và thực hiện tốt quy chế làm việc của công ty là việc
làm quan trọng, có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao chất lượng hoạt động
của một doanh ngiệp.
Để thực hiện mục tiêu thì văn phòng Công ty có vai trò trong việc:
- Thiết kế và phân tích công việc trong doanh nghiệp. Có thể thiết kế công việc theo
dây chuyền, theo nhóm, theo từng cá nhân.

- Công việc này của văn phòng giúp cho nội dung hoạt động của từng phòng, ban
phù hợp với mục tiêu của tổ chức; các đơn vị nhận thấy được công việc có ý nghĩa
chung; tạo khả năng sáng tạo cho nhân viên; tạo khả năng hợp tác khi giải quyết
công việc và tạo thuận lợi cho quá trình kiểm tra việc thực hiện mục tiêu.
- Phân công công việc: dựa trên cơ sở của quá trình phân công công việc bao gồm:
Theo vị trí pháp lý và nhiệm vụ quyền hạn; theo khối lượng và tính chất công việc.
Có thể phân công công việc theo chuyên môn hóa; theo tiêu chuẩn và định mức cụ
thể; trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực nhân viên; theo nhóm nhằm tạo
sự thăng bằng trong tổ chức.
Văn phòng có vai trò quan trọng trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu trong
hoạch định của công ty vì văn phòng đảm bảo sự hài hoà và có thể hỗ trợ cho nhau
trong khuôn khổ mục tiêu chung của công ty.
Là nơi đưa ra các căn cứ, tham mưu trong việc xác định mục tiêu và xây
dựng giải pháp, văn phòng cũng đã có vai trò trong công tác tổ chức thực hiện các
mục tiêu của công ty. Điều này được thể hiện ở việc văn phòng tổ chức, điều phối
các hoạt động chung của công ty; đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện
làm việc cho công ty.
18


Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, mục tiêu, kế hoạch thì
Văn phòng cần phải thường xuyên tổ chức kiểm tra, giám sát việc tổ chức hoạt
động của từng phòng, ban và cá nhân trong công ty có theo đúng chương trình, kế
hoạch, mục tiêu đã đề ra hay không, để từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp để sửa
chữa những khuyết điểm cũng như phát huy những ưu điểm.
Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết
quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ
chức. Kiểm tra nhằm mục đích:
- Khuyến khích các hoạt động, hành vi phù hợp;
- Ngăn chặn, phát hiện, chấn chỉnh và xử lý kịp thời những hoạt động, hành vi

không phù hợp.
Vai trò của kiểm tra:
- Đối phó với bất trắc;
- Khám phá ra những cái bất thường;
- Xác định các cơ hội;
- Xử lý những tình huống phức tạp;
- Phân quyền có hiệu quả hơn.
Kiểm tra cũng có 3 mức độ như hoạch định bao gồm: Kiểm tra chiến lược;
kiểm tra chiến thuật và kiểm tra tác vụ, tác nghiệp.
Ngoài ra, văn phòng còn đóng vai trò quan trọng, chủ chốt trong công tác tổ
chức các cuộc họp, hội nghị. Mà các cuộc họp, hội nghị này đều nằm trong kế
hoạch hoạt động của công ty. Như khái niệm thì sản phẩm của hoạch định là kế
hoạch. Chính việc tổ chức tốt các cuộc họp, hội nghị này giúp cho các kế hoạch
hoạt động của công ty được từng bước thực hiện hoàn chỉnh, từ đó sẽ tổ chức thực
hiện tốt công tác tổ chức trong hoạch định.
2.3. Nhận xét, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định
của Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực
2.3.1. Ưu điểm và nguyên nhân tác động đến vai trò của văn phòng
19


trong công tác hoạch định của Công ty
a) Ưu điểm
Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của văn phòng luôn trong hoạch định,
vì thế văn phòng luôn coi trọng và không ngừng nỗ lực, cố gắng thực hiện tốt chức
năng tham mưu - tổng hợp, chức năng giúp việc điều hành và chức năng hậu cần.
Văn phòng đã thực hiện nhiều biện pháp nhằm đổi mới nhằm nâng cao chất lượng
công tác hoạch định của công ty. Trong đó tập trung đổi mới và nâng cao chất
lượng xây dựng chương trình công tác, chế độ thông tin báo cáo; ứng dụng công
nghệ thông tin; đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ …

Mặc dù, trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ, văn phòng gặp nhiều
khó khăn, đặc biệt là trong công tác tham mưu - tổng hợp, khối lượng văn bản đi và
đến trong năm cần xử lý rất lớn. Cơ bản, văn phòng luôn thu thập và xử lý thông tin
chính xác nhất, hoàn chỉnh nhất, cung cấp đầy đủ thông tin và căn cứ để lãnh đạo
và các phòng, ban đưa ra các mục tiêu, hoạch định các công việc cần làm, góp phần
triển khai, thực hiện hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra.
b) Nguyên nhân
Trước hết là được sự quan tâm chỉ đạo thường xuyên của lãnh đạo Tổng
công ty và các đơn vị có liên quan. Tổng công ty và Công ty Thông tin Viễn
thông Điện lực đã đầu tư nâng cấp hệ thống viễn thông trên phạm vi toàn quốc,
một số các trạm nút 500 kv Bắc-Nam, 220 kv và 110 kv với mục đích nâng cao độ
tin cậy và chất lượng nhằm thoả mãn các yêu cầu phục vụ khách hàng ngày càng
cao hơn. Tiềm năng của thị trường viễn thông là rộng lớn, rất có cơ hội cho viễn
thông điện lực phát triển mạnh trong thời gian tới. Đó là một động lực vô cùng lớn
để văn phòng Công ty không ngừng nỗ lực và học hỏi.
Đảng uỷ, Ban giám đốc Công ty đã tiếp nhận, lựa chọn ra các chủ trương
và biện pháp đúng đắn đưa mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ổn
định và đi lên. Với đội ngũ công nhân, nhân viên của Công ty qua nhiều năm
kinh nghiệm, hiện tại có khả năng tiếp cận nhanh chóng với các tiến bộ khoa học
20


kỹ thuật.
Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực đã áp dụng nhiều biện pháp tổ
chức, kỹ thuật, tăng cường kiểm tra chỉ đạo công tác vận hành, sửa chữa bảo
dưỡng định kỳ và xử lý kịp thời có hiệu quả các trở ngại trên hệ thống viễn
thông, vì vậy công tác vận hành hệ thống viễn thông đã ổn định liên tục, chất
lượng thông tin được nâng cao và đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng.
Công ty đã ban hành nhiều quy chế thực hiện như phiếu công tác thay
cho mẫu phiếu cũ. Phiếu công tác theo đúng quy trình an toàn điện và phù hợp

với tình hình thực tế của công tác vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng, xây lắp của
Công ty. Việc thực hiện nghiêm túc chế độ phiếu công tác là biện pháp an toàn
cho người, thiết bị và đặc biệt ngăn chặn được những yếu tố có thể xẩy ra sự cố
chủ quan đối với các kênh thông tin trong khi làm nhiệm vụ.
Công ty tiến hành xây dựng quy trình báo cáo và xử lý sự cố đối với công
tác vận hành hệ thống viễn thông hiện đã gửi cho các đơn vị trong Công ty để
lấy ý kiến đóng góp.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân ảnh hưởng đến vai trò của văn phòng
trong công tác hoạch định của Công ty
a) Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm thì không tránh khỏi những hạn chế trong quá trình
hoạt động:
Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực được Tổng công ty Điện lực Việt
Nam giao nhiệm vụ khai thác, quản lý vận hành hệ thống viễn thông trên phạm vi
cả nước. Các thiết bị trên hệ thống chủ yếu là thiết bị cũ thời gian vận hành đã
lâu, độ tin cậy không cao. Thời gian tới hệ thống viễn thông điện lực cần được
tăng cường đầu tư, tiếp tục đổi mới và áp dụng công nghệ mới, nhưng nguồn vốn
khấu hao cơ bản, đầu tư phát triển của Công ty chưa đủ để nâng cấp hệ thống, do
vậy cần phải có sự tích luỹ để thực hiện các dự án.
Một số công trình thực hiện không đúng với kế hoạch tiến độ đề ra, nguyên
21


nhân do công tác giải phóng mặt bằng, đền bù có nhiều vướng mắc phức tạp, đơn
giá đền bù không phù hợp với điều kiện hiện nay,...dẫn đến làm chậm tiến độ. Vì
thế văn phòng công ty cần có những biện pháp và thời gian thực hiện cụ thể hơn để
kế hoạch đúng tiến độ.
Mặt khác các sản phẩm do Công ty sản xuất như: Tải ba lắp ráp, tủ bảng
điều khiển, bảo vệ, sứ cách điện, hộp bảo vệ công tơ compozit, găng tay, ủng bảo
hộ lao động,... luôn bị cạnh tranh gay gắt trên thị trường việc này đòi hỏi các đơn

vị phải nỗ lực hơn nữa.
b) Nguyên nhân
- Công tác phối hợp giữa văn phòng với các phòng, ban đã có nhưng chưa thật chặt
chẽ, đồng bộ, chuyên nghiệp nên hiệu quả chưa cao;
- Thiếu các văn bản hướng dẫn, quy chế, quy định, quy trình thực hiện công tác văn
phòng;
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị và điều kiện, phương tiện làm việc ở các văn phòng
còn hạn chế;
- Chưa có cơ chế, chính sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có
chất lượng cao về công tác tham mưu, tổng hợp.
- Công tác báo cáo, tổng hợp có lúc còn chậm tiến độ, chất lượng chưa đảm bảo (báo
cáo còn chung chung, phản ảnh chưa sát với thực tế, số liệu chưa thống nhất);
- Công tác phục vụ còn thiếu kinh nghiệm; xử lý tình huống có lúc thiếu linh hoạt;
- Việc xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế chưa tốt thường dẫn đến tình trạng
phân công nhiệm vụ cho thành viên trong công ty không căn cứ vào hướng dẫn của
cấp trên; việc xác định nhiệm vụ không rõ ràng và khi gặp khó khăn vướng mắc
đùn đẩy, né tránh trách nhiệm;
- Chất lượng công tác tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình
công tác chưa cao. Do chương trình công tác quý, chương trình công tác tháng, lịch
công tác tuần tính ổn định thấp, sau khi xây dựng còn phải thay đổi, bổ sung nhiều
mới thực hiện được.
22


- Đối thủ cạnh tranh cũng là một trong số những nguyên nhân ảnh hưởng đến sự phát
triển của công ty.

23

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VAI TRÒ
CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY
THÔNG TIN VIỄN THÔNG ĐIỆN LỰC
3.1. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây
dựng và tổ chức thực hiện các chương trình công tác
Trong quá trình thực hiện, văn phòng cần chủ động tham mưu thực hiện theo
chương trình công tác đã đề ra, kịp thời điều chỉnh, bổ sung vào chương trình công
tác những vấn đề lớn, những công việc đột xuất đúng thẩm quyền mà cấp trên phải
xem xét giải quyết.
Cần khảo sát thực tế để có những đề xuất đúng đắn kịp thời và mang lại hiệu
quả trong việc tổ chức thực hiện các chương trình công tác cũng như tham mưu cho
lãnh đạo.
3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin phục vụ hoạt động
kinh doanh của Công ty Thông tin Viễn thông Điện lực
Để đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác thông tin, văn phòng cần
phải tham mưu và tổ chức thực hiện tốt các nội dung công việc sau:
Tổ chức tốt các kênh thông tin;
Thực hiện tốt công tác định hướng thông tin cho các đầu mối;
Thực hiện tốt quy trình thu nhận và xử lý thông tin;
Tiêu chuẩn hoá quy trình xử lý thông tin tại chỗ;
Tăng cường công tác đi cơ sở đồng thời đẩy mạnh ứng dụng hệ thống công
nghệ thông tin tiên tiến vào công tác thông tin;
Đa dạng hóa sản phẩm thông tin.

24


Mục đích của việc thu thập thông thi để theo dõi môi trường kinh doanh
nhằm xác định chiều hướng, mức độ, tốc độ và biên độ của sự thay đổi trong các
ảnh hưởng của môi trường. Việc nhận biết các yếu tố môi trường này giúp ta xác

định khả năng tác động của biến đổi môi trường với doanh nghiệp và nỗ lực
chiến lược của doanh nghiệp.
Điều cần lưu ý là ban lãnh đạo rất hay xem nhẹ việc thu thập thông tin nói
trên sau khi nó được thực hiện. Doanh nghiệp có thể thu thập thông tin trong
một ngày, một tuần hay thời gian cụ thể bao nhiêu là còn tuỳ thuộc vào từng loại
thông tin cần thu thập. Một điều quan trọng là sự quá tải trọng của lượng thông
tin hiện nay, điều hết sức quan trọng là việc thu thập thông tin phải nắm được
thông tin nào là cần thiết vời một hình thức đúng.
3.3. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn các loại văn bản
chủ yếu
Để nâng cao chất lượng soạn thảo, phát hành các loại văn bản của công ty
phù hợp tình hình thực tế. Vì vậy cần thiết phải: xây dựng đội ngũ nhân viên thực
sự có trình độ, năng lực, phẩm chất đạo đức; tổ chức thực hiện Quy trình biên soạn,
phát hành văn bản.
3.4. Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động phối hợp giữa văn
phòng với các phòng ban
Để sự phối hợp ngày càng nền nếp và hiệu quả, văn phòng cần chủ động
tham mưu ban hành và tổ chức thực hiện nghiêm túc Quy chế phối hợp công tác
giữa văn phòng với các cơ quan, phòng, ban liên quan. Trong đó, cần xác định rõ
nội dung, mức độ, phạm vi, cách thức phối hợp và trách nhiệm của từng chủ thể
trong những hoạt động cần có sự phối.
3.5. Thường xuyên đổi mới tác phong, nề lối làm việc và phải tự xây
dựng chương trình làm việc
Mỗi doanh nghiệp đều có một nề nếp tổ chức định hướng cho phần lớn các
công việc trong doanh nghiệp. Nó ảnh hưởng đến phương thức thông qua việc
25