Khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư của Ủy Ban Nhân Dân huyện Quế Võ

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Ths. Trần Việt Hà.
Các nội dung nghiên cứu, tài liệu, kết quả trong đề tài này là trung thực và
chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.
Trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài môn Tiêu chuẩn hóa và tổ
chức lao động khoa học trong công tác VTLT ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi
luôn nhận được sự động viên của rất nhiều người.


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn, sự kính trọng đến cô Trần Việt Hà giảng
viên Khoa Văn thư-Lưu trữ Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội người đã trực tiếp
hướng dẫn chỉ bảo cho đề tài của tôi. Tôi gửi lời tri ân về tất cả sự nhiệt tình, tận
tâm hướng dẫn của cô trong suốt quá trình tôi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa
học này.
Dù rất cố gắng trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học, song
không tránh khỏi những sai sót. Đồng thời do trình độ lý luận cũng như kinh
nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu
sót, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô để học thêm được
nhiều kinh nghiệm và để đề tài khoa học của tôi được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
VTLT
UBND
HTQLCL

Chữ đầy đủ
Văn thư-Lưu trữ
Ủy Ban Nhân Dân
Hệ thống quản lý chất lượng


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.....................................................................................3
MỤC LỤC............................................................................................................4
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..............................................................................................................................1
2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu................................................................................2
3. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................................................3
4.Cấu trúc của đề tài...........................................................................................................................4

Chương 1..............................................................................................................5
KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN QUẾ VÕ.....................................................5
1.1.Lịch sử hình thành của UBND huyện Quế Võ...............................................................................5
1.2.Cơ cấu tổ chức UBND huyện Quế Võ...........................................................................................6
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................................7
1.3.1. Chức năng..................................................................................................................................7
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................................................8
1.4. Vai trò của công tác văn thư trong UBND huyện Quế Võ.........................................................13

Chương 2............................................................................................................16
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ. .16

2.1. Hoạt động quản lý......................................................................................................................16
2.1.1. Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện
công tác văn thư................................................................................................................................16
2.1.2. Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá...................................................................................18
2.1.3. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về
công tác văn thư................................................................................................................................19
2.1.4. Tổ chức bộ phận nhân sự làm công tác văn thư....................................................................20
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..................................................................................................................22


2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản..............................................................................22
2.2.2. Quản lý văn bản đi, đến..........................................................................................................23
2.2.2.1. Quản lý văn bản đến............................................................................................................23
2.2.2.2. Quản lý văn bản đi...............................................................................................................24
2.2.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.........................................................................24
2.2.3.1 Lập hồ sơ...............................................................................................................................24
2.2.3.2 Giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan........................................................................26
2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu...................................................................................................27
2.2.4.1. Quản lý con dấu...................................................................................................................27
2.2.4.2. Sử dụng con dấu..................................................................................................................28
2.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư.....................................................................................28

Chương3.............................................................................................................30
ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT,CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN
THƯ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ..............................................................30
3.1 Nhận xét,đánh giá.......................................................................................................................30
3.1.1 Ưu điểm....................................................................................................................................30
3.1.2. Hạn chế....................................................................................................................................31
3.1.3 Nguyên nhân............................................................................................................................31
3.2. Đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND

Huyện Quế Võ....................................................................................................................................32

KẾT LUẬN........................................................................................................36
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................38


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn thư- Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó
là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản- Tài
liệu. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Ngày
nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện
đại hoá, nền hành chính nhà nứơc cũng có sự phát triển để phù hợp.
Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ, trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan. Thực hiện phương châm “Học
đi đôi với hành, lý thuyết đi dôi với thực tế”.
Với tính chất đặc thù là ngành hành chính, việc tiếp nhận các loại văn bản,
công văn, chỉ thị, … là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn
phòng trong UBND phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học,
nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng ñơn vị kịp thời nắm bắt được những cái
mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn
thành nhiệm vụ. Về cơ bản, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông
tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành trong nhà trường. Nội dung
công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản
và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ hiện hành,

giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư.
Thông qua việc tiếp nhận văn bản đến và chuyển văn bản đi, đóng dấu
văn bản , công việc trong cơ quan sẽ diễn ra theo một quy trình hợp lý, đảm bảo
tính hiệu quả cao. Là khâu trung gian kết nối giữa các đơn vị, các bộ phận trong
và ngoài UBND, bộ phận văn thư trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phôi hợp
trong công việc, là đầu mối đầu tiên tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin,
1


giúp cho ban lãnh đạo giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm
thời gian, đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền. Hoạt động văn thư là rất phức
tạp, nó đòi hỏi người làm văn thư phải có tinh thầnh, trách nhiệm cao, phải cẩn
thận và tỷ mỷ trong công việc. Hàng năm với số lượng văn bản đến và đi lớn
cùng với những nhiệm vụ chuyên môn khác, quản lý nhà nước về công tác văn
thư là hết sức cần thiết và phải được coi trọng. Trong thời kỳ công nghiệp hoá,
hiện đại hoá đất nước như hiện nay cùng với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành
chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, đặc biệt là
trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, công tác văn thư lưu trữ
trở thành một trong những yêu cầu có tính cẩn thiết. Đứng trước thách thức của
thời đại mới, với sự phát triển và đi lên của đất nước, dưới sự chỉ đạo của ban
lãnh đạo UBND huyện Quế Võ tỉnh Bắc Ninh, quản lý công tác văn thư không
ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới nhằm hoàn thiện về mọi
mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa
nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công nhân, viên
chức làm công tác văn thư, vì vậy tôi quyết định chọn đề tài “ Khảo sát và tư
vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư của Ủy Ban Nhân
Dân huyện Quế Võ”.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1.

Đối tượng nghiên cứu

Công tác văn thư của Ủy Ban Nhân Dân huyện Quế Võ tỉnh Bắc Ninh.
2.2.

Mục đích nghiên cứu

Hiện tại ở UBND huyện Quế Võ có cán bộ làm công tác văn thư, nhưng
hiện nay còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này thể hiện qua việc:
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư.
- Khảo sát về thực trạng công tác văn thư tại Chi cục Văn thư Lưu trữ
Huyện Quế Võ trong thời gian vừa qua. Phân tích những kết quả đạt được,
những mặt còn tồn tại và bất cập; nội dung cần hoàn thiện trong công tác văn
thư tại UBND huyện Quế Võ.
Hiện nay, công tác văn thư của UBND còn bộc lộ nhiều hạn chế, yếu kém.
2


Nguyên nhân chủ yếu là do lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức, xem nhẹ công
tác văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ, công chức chưa làm hết trách nhiệm, chưa
nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác này.
Trên cơ sở khảo sát, phân tích thực trạng của công tácvăn thư ở UBND
huyện Quế Võ có thể rút ra những kết quả và những hạn chế của công tác văn
thư. Trên cơ sở đó, đề xuất những giải pháp, kiến nghị với mục tiêu đưa công tác
văn thư hoàn thiện một bước, góp phần cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu quả
công tác văn thư ở UBND huyện Quế Võ.
2.3.

Nhiện vụ nghiên cứu

2.3.1. Quản lý,chỉ đạo công tác văn thư-lưu trữ
2.3.1.1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
2.3.1.2. Tổ chức và cán bộ
2.3.1.3. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo văn thư, lưu trữ
2.3.1.4. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ
2.3.2. Hoạt động nhiệm vụ văn thư lưu trữ
2.3.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.3.2.2. Quản lý văn bản và lập hồ sơ
2.3.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu
2.3.2.4. Thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức, chỉnh lý, giao
nộptài liệuvào Trung tâm Lưu trữ quốc gia
2.3.2.5. Bảo vệ, bảo quản tài liệu
2.3.2.6. Tổ chức sử dụng tài liệu
2.3.3. Những nhiệm vụ cụ thể khác
2.3.3.1. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ
2.3.3.2. Thống kê, báo cáo và sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ
2.3.3.3. Thực hiện chế độ đãi ngộ đối với cán bộ văn thư, lưu trữ
3. Phương pháp nghiên cứu
Để tiến hành nghiên cứu đề tài này chúng tôi đã sử dụng một số phương
pháp sau:
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát;
3


- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích các nguồn tư liệu;
+ Phỏng vấn sâu;
+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
+ Nguồn tin từ mạng Internet;
+ Nguồn tài liệu truyền thông, đại chúng.
4. Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục và
phụ lục, đề tài được chia làm 03 chương
Chương 1:Khái quát về UBND huyện Quế Võ
Chương 2:Thực trạng công tác Văn thư của UBND huyện Quế Võ
Chương 3:Đề xuất nâng cao năng suất,chất lượng công tác Văn
thưcủa UBND huyện Quế Võ

4


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN QUẾ VÕ
1.1. Lịch sử hình thành của UBND huyện Quế Võ
Huyện Quế Võ nằm ở phía Đông tỉnh Bắc Ninh, thuộc vùng đồng bằng
châu thổ Sông Hồng, trung tâm huyện lỵ cách thành phố Bắc Ninh 10km về phía
Bắc, cách thủ đô Hà Nội 40km về phía Tây Nam. Tọa độ địa lý từ 21004’00”
đến 21011’00” độ vĩ Bắc và từ 106005’50” đến 106017’30” độ kinh Đông; vị trí
tiếp giáp với các huyện sau:Phía Bắc Quế Võ giáp với huyện Yên Dũng, Việt
Yên, tỉnh Bắc Giang, Phía Nam Quế Võ giáp huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh;
Phía Đông Quế Võ giáp với huyện Chí Linh, tỉnh Hải Dương; Phía Tây Quế Võ
giáp với huyện Tiên Du và thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh.
Huyện Quế Võ có QL 18 từ Nội Bài đến Quảng Ninh chạy qua địa phận
Huyện dài 22km, là cầu nối phát triển kinh tế xã hội giữa huyện với các tỉnh của
vùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ như: Hải Phòng, Hà Nội, Hải Dương, Quảng
Ninh, Hưng Yên và Vĩnh Phúc.
Huyện Quế Võ là một huyện được thành lập năm 1961,thuộc tỉnh Bắc
Ninh. Huyện lỵ Quế Võ là thị trấn Phố Mới với diện tích15.482,82 ha.
Quế Võ có 21 đơn vị hành chính trực thuộc, gồm: Thị trấn Phố Mới và 20 xã:
Bồng Lai, Bằng An,Chi Lăng, Cách Bi, Châu Phong, Đức Long, Đại Xuân, Đào
Viên, Mộ Đạo, Hán Quảng, Ngọc Xá, Nhân Hoà,Phương Liễu, Phượng Mao,

Phù Lãng, Quế Tân, Phù Lương,Việt Thống, Việt Hùng và Yên Giả.
Địa hình cơ bản của Quế Võ là đồng bằng. Có một số đồi xót. Huyện có
một diện tích nhỏ rừng trồng.
Ủy ban nhân dân là một cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống hành
chínhCộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đây là cơ quan thực thi pháp luật tại
các cấp: tỉnh, huyện, xã. Các chức danh của Ủy ban nhân dân được Hội đồng
nhân dân cấp tương ứng bầu ra và có nhiệm kỳ trùng với nhiệm kỳ của Hội đồng
nhân dân. Người đứng đầu Ủy ban nhân dân là Chủ tịch Ủy ban nhân dân,
thường là phó bí thư Đảng ủy Đảng Cộng sản Việt Nam cấp tương ứng. Quyền
hạn của Ủy ban nhân dân được quy định tại Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội
5


chủ nghĩa Việt Nam và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương. Ủy ban nhân dân
các cấp có các cơ quan giúp việc như: Sở (cấp tỉnh), Phòng (cấp huyện), Ban
(cấp xã).
UBND huyện Quế Võ là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất của
huyện, có vai trò điều hành và quyết định những vấn đề quan trọng của địa
phương.
1.2. Cơ cấu tổ chức UBND huyện Quế Võ
Hiện nay, UBND huyện Quế Võ được chia thành 12 phòng ban chức năng
với những nhiệm vụ và quyền hạn khác nhau, chịu sự điều hành trực tiếp của
chủ tịch và 2 phó chủ tịch của UBND phụ trách các mảng công việc khác nhau
trong UBND, 12 phòng ban chức năng gồm:
1. Văn phòng HĐND - UBND huyện
2. Phòng Tài chính – Kế hoạch
3. Phòng Nội vụ
4. Phòng Kinh tế và Hạ tầng
5. Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội
6. Phòng Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn

7. Phòng Y tế
8. Phòng Giáo dục và Đào tạo
9. Phòng Văn hóa và Thông tin
10. Phòng Tài nguyên và Môi trường
11. Phòng thanh tra huyện
12. Phòng Tư pháp
Các Đơn vị trực thuộc UBND huyện Quế Võ:
1. Trung tâm Văn hóa Thể thao
2. Trung tâm Dạy nghề
3. Đài Phát thanh
4. Trạm Khuyến nông
5. Ban quản lý Các khu công nghiệp
6. Ban quản lý Dự án
6


Thành viên UBND huyện Quế Võ nhiệm kỳ 2016 - 2021:
1. Ông Hoàng Minh Xuyên - Chủ tịch UBND huyện;
2. Ông Đặng Văn Tuấn - Phó Chủ tịch Thường trực UBND huyện;
3. Ông Nguyễn Văn Thành - Phó Chủ tịch UBND huyện;
4. Bà Nguyễn Thị Thu Hiền - Trưởng phòng Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn;
5. Ông Nguyễn Văn Bảng - Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường;
6. Ông Lê Xuân Hồng - Trưởng phòng Tài chính - Kế hoạch;
7. Ông Nguyễn Văn Thọ - Trưởng phòng Kinh tế và Hạ tầng;
8. Ông Trần Văn Ngà - Chánh Văn phòng HĐND&UBND;
9. Bà Nguyễn Thị Hương - Trưởng phòng Nội vụ;
10. Ông Nguyễn Văn Tụ - Trưởng phòng Tư pháp;
11. Ông Nguyễn Tiến Tiêm - Chánh Thanh tra;
12. Ông Nguyễn Duy Luyện - Trưởng phòng Văn hóa và Thông tin;

13. Ông Phạm Đình Đức - Trưởng phòng Y tế;
14. Ông Nguyễn Đắc Hữu - Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo;
15. Ông Nguyễn Văn Thanh - Trưởng phòng Lao động - Thương binh và
Xã hội.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.3.1. Chức năng
UBND huyện do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành pháp luật
của HĐND, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước nói trên.
UBND huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan thực hiện chủ trương an ninh quốc phòng và thực hiện biện pháp
phát triển kinh tế-xã hội, củng cố an ninh quốc phòng và thực hiện chính sách
trên địa bàn.
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần đảm bảo cho sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
7


1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
-Trong lĩnh vực kinh tế, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền
hạn sau đây:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc
thực hiện kế hoạch đó;
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND, cơ
quan tài chính cấp trên trực tiếp;

+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND
xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND
xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
+ Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
+ Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân
tỉnh.
- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
8


+ Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
+ Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
+ Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
+ Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình

thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
+ Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
+ Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
+ Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
+ Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
9


mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau

khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
+ Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
+ Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
+ Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
+ Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
- Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
+ Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
10


thiên tai, bão lụt;
+ Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và

chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
+ Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
+ Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
+ Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
-Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
+ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
+ Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
11

giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
+ Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
+ Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
+ Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
+ Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;
tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
+ Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
+ Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
+ Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

+ Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
12


chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
1.4. Vai trò của công tác văn thư trong UBND huyện Quế Võ
Có thể khẳng định công tác văn thư có vai trò quan trọng trong tất cả lĩnh
vực đời sống xã hội
Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp
trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn
bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết và
đối với UBND huyện Quế Võ cũng vậy. Việc soạn thảo, ban hành văn bản và
lưu trữ giá trị tài liệu rất quan trọng. Do đó, khi UBND huyện Quế Võ được
thành lập, công tác văn thư sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch"
trọng hoạt động củaUBND. Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin bằng văn
bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải
quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của UBND.
Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ
thông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng
không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư sẽ giảm tải nhưng
không vì thế mà những người làm văn thư mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơ
quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập
trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử
đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Mặc dù công tác văn thư đã có từ rất lâu, song một vài năm trở lại đây,
không ít người coi đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người
làm văn thư nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là
suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư cần phải
được nhìn nhận lại.

Công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động
củaUBND. Đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Để
đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay
đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo. Bên cạnh đó, cần có
13


một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, nghiệp vụ, một sự chỉ đạo
nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan chức
năng chuyên ngành. Đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác
này và phủ nhận nhận đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư - những
con người hy sinh thầm lặng.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư lưu trữ bao gồm các nội dung như:
Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ....
Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy
tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với những
người làm công tác văn thư, lưu trữ. Chúng ta cứ nhìn vào kết quả A, kết quả B
của nhiều người mà quên mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đóng
góp không nhỏ của những người làm văn thư, lưu trữ.
Qua đó thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư trong UBND
huyện Quế Võ:
- Cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin cần thiết
cho công việc
Thông tin bằng văn bản vẫn là nguồn thông tin chính xác nhất. Vì vậy,
việc lưu trữ các văn bản một cách khoa học là vô cùng cần thiết. Các văn bản
này có thể sẽ là cơ sở thông tin và căn cứ để thực hiện một công việc nào đó của
UBND.
- Hỗ trợ giải quyết công việc một cách nhanh chóng.
Nếu một văn bản được xử lý và truyền đến bộ phận cần thiết một cách kịp
thời thì bộ phận chuyên môn đó có thể nhanh chóng thu nhận thông tin và giải

quyết công việc đúng hạn. Việc nhân viên có thể dễ dàng tra cứu tài liệu cần
thiết mà không phải lục tìm trong kho, từng ngăn, kệ tủ sẽ giúp tiết kiệm được
tối đa thời gian. Nhân viên văn thư chính là người đảm bảo cho việc truyền đạt
thông tin hay phổ biến các quy định mang tính pháp lý thông qua văn bản.Làm
tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của UBND nhanh chóng,
năng suất, hiệu quả hơn.
- Đảm bảo lưu lại đầy đủ bằng chứng về tất cả các hoạt động của UBND.
14


Văn bản chính là sự phản ánh chân thực các hoạt động của UBND, là bằng
chứng pháp lý chứng minh cho các thông tin, cam kết, hoạt động nào đó.
- Đảm bảo bảo quản lưu trữ đầy đủ văn bản, công văn, hồ sơ tài liệu
Trong quá trình hoạt động, UBND cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài
liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ thì chất
lượng tài liệu lưu trữ sẽ càng tăng lên, đồng thời, công tác lưu trữ sẽ có điều kiện
hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ.

15


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN QUẾ VÕ
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và
hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư
Thực hiện Kế hoạch số 02/KH-UBND của UBND huyện Quế Võ về triển
khai thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ, UBND huyện Quế Võ xây
dựng Kế hoạch công tác văn thư một cách nghiêm túc.
Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về công tác

văn thư đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân để nhận thức
đúng đắn về vai trò, ý thức trách nhiệm trong công tác văn thư.
Nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo trong việc quản lý, chỉ đạo công tác
văn thư. Kịp thời triển khai thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư góp phần
phục vụ và nâng cao hiệu lực hiệu quản quản lý nhà nước.
UBND triển khai các đầy đủ các nội dung, nêu rõ thời gian tiến hành và
hoàn thành; nâng cao trách nhiệm của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức
trong quá trình thực hiện công tác văn thư nhằm đạt hiệu quả, thống nhất, triển
khai nghiêm túc các nhiệm vụ theo kế hoạch đề ra.
Ban lãnh đạo cần quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng
theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Bên cạnh công việc triển khai thực hiện các văn bản QPPL thì cần thực
hiện công tác văn thư một cách nghiêm túc, có hệ thống:
Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ
- Sở Nội vụ triển khai Dự án số hóa tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ
(giai đoạn 1). Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài
16


liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Các Sở, Ban ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (gọi chung
là cơ quan, tổ chức) triển khai thực hiện văn bản số 822/HDVTLTNN ngày 26/8/
2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn
bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; văn bản số 169/HDCVTLTNN
ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn về xây dựng

cơ sở dữ liệu lưu trữ.
- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa
học về văn thư, lưu trữ.
Về thực hiện các khâu nghiệp vụ đối với công tác văn thư
+ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản;
+ Quản lý văn bản đi, đến ( ứng dụng công nghệ thông tin, mở các loại sổ
đăng ký theo quy định);
+ Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan;
+ Quản lý và sử dụng các loại dấu;
+ Quản lý tài liệu mật.
Văn thư, hồ sơ trong cơ quan cần được lưu trữ một cách khoa học, sao
cho dễ tìm kiếm, truy lục. Ngày nay, có nhiều phương pháp lưu trữ và các
phương tiện lưu trữ cũng như các vật dụng hỗ trợ tìm kiếm khác nhau.
. -Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của UBND huyện
Quế Võ, nhất là lĩnh vực mà mình phụ trách ñể thuận lợi trong soạn thảo văn
bản.
-Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên
trách trong mọi hoạt động của UBND.
-Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn,
thẳng thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên.
-Điều đặc biệt quan trọng là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn
bản mà mình muốn soạn thảo.
Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng
dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư đáp ứng yêu cầu công nghiệp
17


hóa, hiện đại hóa.
Hoàn thiện tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ từ Thành phố đến quận,
huyện, phường, xã, thị trấn để thực hiện chức năng quản lý thống nhất công tác

văn thư
Xây dựng đội ngũ những người làm công tác văn thư chuẩn mực, được
đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, bảo đảm yêu cầu nhiệm vụ đặt ra cho
ngành trong thời kỳ mới.
Xây dựng hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu quản lý về văn thư,
bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu
hiện đại hóa trong công tác văn thư
Đảm bảo 100% cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, được
đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư.
2.1.2. Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá
Trong những năm qua UBND huyện Quế Võ đã không ngừng trình cấp có
thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình,
đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư.
- Giao Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và hướng dẫn
kiểm tra về công tác văn thư trên phạm vi toàn huyện.
- Các cơ quan, tổ chức thực hiện kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư đối
với các đơn vị trực thuộc.
- UBND huyện thực hiện kiểm tra, hướng dẫn đối với các phòng, ban, đơn
vị thuộc huyện.
Tập trung chủ yếu kiểm tra những nội dung sau:
- Công tác tổ chức, biên chế: Về biên chế, trình độ chuyên môn nghiệp vụ
cán bộ làm công tác văn thư, việc thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ
làm công tác văn thư.
- Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư.
- Triển khai, quán triệt và tổ chức thực hiện các văn bản của Trung ương
và địa phương về công tác văn thư.
18

- Xây dựng, ban hành sửa đổi, bổ sung các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu ....
- Tình hình thực hiện công tác văn thư: Quản lý văn bản đi, đến, văn bản
mật và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản. Thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành. Quản lý và sử dụng con dấu
của cơ quan; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.1.3. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng,
thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư
Tổ chức nghiên cứu, khảo sát, thống kê, tổng hợp nhiều nội dung liên
quan đến lĩnh vực văn thư để phục vụ cho việc xây dựng các Đề án: Đề án về
chế độ, chính sách về phụ cấp cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác
văn thư; Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm
công tác văn thư của UBND huyện Quế Võ một cách hiệu quả,rõ ràng.
UBND huyện Quế Võ đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các chủ
trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước; sự quản lý,
điều hành, chỉ đạo của cấp trên. Công tác quản lý, chỉ đạo chuyên môn, tài
chính, cơ sở vật chất và các hoạt động ngoại khóa khác của Ban lãnh đạo có cơ
sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm
vụ; công tác báo cáo, thống kê của UBND huyện được thực hiện đầy đủ, kịp
thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên,đặc biệt thành tích của
nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư lưu trữ nói riêng đã góp phần
lớn vào thành tích chung của UBND huyện Quế Võ trong những năm qua:
UBND Tiên tiến xuất sắc, Cờ thi đua xuất sắc của Ủy ban nhân dân tỉnh, Bằng
khen của Bộ Nội Vụ, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ.
Ban lãnh đạo luôn khẩn trương, quyết liệt và thường xuyên kiểm tra, kịp
thời chấn chỉnh, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc của cán bộ trong công tác văn thư
để việc cải cách hành chính đạt được hiệu quả cao.Tạo môi trường làm việc
thoải mái, biến cái khó thành cái dễ để công việc ñược nhẹ nhàng, trôi chảy.
Phối hợp hoạt động tốt với các tổ chức đoàn thể trong UBND huyện.Tăng cường

19


công tác giao lưu, học tập, trao đổi, rút kinh nghiệm với đồng nghiệp ở các đơn
vị bạn,đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư . Không
ngừng nghiên cứu, tìm tòi những giải pháp mới, vận dụng thực hiện để công tác
văn thư trong UBND huyện Quế Võ ngày càng nhanh chóng, khoa học, đạt hiệu
quả cao nhất.
2.1.4. Tổ chức bộ phận nhân sự làm công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với nhiều mức độ phức tạp
khác nhau. Tuỳ thuộc vào cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong
UBND có thể tham gia vào những nội dung nhất định. Để công việc thực hiện
được thuận lợi, cần phải có sự phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người, từng
bộ phận trong UBND.
-Lãnh đạo UBND có trách nhiệm quản lý công tác văn thư UBND mình
và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho cơ quan cấp dưới và đơn vị trực
thuộc.
Lãnh đạo UBND có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn
bản đến của cơ quan, tổ chức. Có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những
văn bản cần thiết, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết
những văn bản đó. Lãnh phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan, tổ chức
theo quy định của Đảng, của Nhà nước và theo quy chế làm việc của cơ quan, tổ
chức mình.
Ngoài ra, tuỳ vào điều kiện cụ mà lãnh đạo có thể làm một số công việc
cụ thể như xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của
cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế
độ quy định về công tác văn thư ở cơ quan, ở cơ quan cấp dưới hoặc ở các đơn
vị trực thuộc.
- Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) là người trực tiếp
giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư và trực tiếp chỉ đạo nghiệp

vụ công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trực thuộc.
- Tất cả cán bộ, công chức trong UBND phải thực hiện đầy đủ những nội
dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình, cụ thể là:
20