Tìm hiểu công tác tổ chức giải quyết văn bản đi ở Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng tỉnh Lạng Sơn thực trạng và giải pháp

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính trung thực trong công trình nghiên
cứu này.
Hà Nội, tháng 05 năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học này tôi xin cảm ơn tới Ban
giám hiệu nhà trường, Thầy cô trong khoa, cán bộ thư viện Trung tâm thông tin
thư viện Đại học Nội vụ Hà Nội và Quý cơ quan đã chỉ bảo và tạo điều kiện
giúp tôi có những cơ sở lý luận và thực tiễn để tôi hoàn thành đề tài này.
Đặc biệt qua đây tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS.Bùi Thị Ánh
Vân người đã giảng dạy, hướng dẫn tận tình và người cô của tôi là cô Phạm
Ngọc Anh – Trưởng phòng kinh tế ngành đã cung cấp những nguồn tài liệu về
Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình trong quá trình thực hiện đề tài này.
Đề tài này đuợc viết dựa trên vốn kiến thức của bản thân và trong quá
trình nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn vì vậy nên còn nhiều thiếu sót. Rất
mong nhận đuợc sự đóng góp ý kiến để tôi rút kinh nghiệm cho những nghiên
cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
Phần mở đầu........................................................................................................1
Chương 1. Tổng quan về Uỷ ban nhân dân Tỉnh Ninh Bình..........................4
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tỉnh Ninh Bình...........................4
1.2. Khái quát về vị trí địa lý........................................................................5
1.3. Khái quát về kinh tế - văn hóa – xã hội...................................................6
1.3.1. Về kinh tế:.............................................................................................6
1.3.2. Về văn hóa:...........................................................................................7

1.3.3. Về xã hội:..............................................................................................7
1.4. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn và quy chế làm việc
của Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình..........................................................8
1.4.1. Vị trí, chức năng....................................................................................8
1.4.2. Nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................9
1.4.3. Quy chế làm việc.................................................................................11
1.4.4. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................11
Chương 2. Lý luận chung về công tác quản lý văn bản và tình hình công tác
quản lý văn bản tại UBND tỉnh Ninh Bình.....................................................15
2.1. Tổng quan về văn bản............................................................................15
2.1.1. Khái niệm văn bản..............................................................................15
2.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước..................................................15
2.1.3. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước..........................................15
2.2. Quản lý văn bản đến – đi.......................................................................15
2.2.1. Khái niệm............................................................................................15
2.2.2. Quản lý văn bản đến............................................................................15
2.2.3. Quản lý văn bản đi..............................................................................21
2.4. Quy trình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình........26
2.4.1. Quy trình quản lý văn bản đến............................................................26
2.4.2. Quy trình quản lí văn bản đi................................................................27
2.4.3. Hoạt động quản lý văn bản tại UBND Tỉnh Ninh Bình giai đoạn 20102015...............................................................................................................29
Chương 3. Nhận xét ưu – nhược điểm và đóng góp một số giải pháp cho
công tác quản lý văn bản tại văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình...................31
3.1. NHẬN XÉT CHUNG............................................................................31
3.1.1. Về ưu điểm:.........................................................................................31
3.1.2. Về nhược điểm....................................................................................31
3.2. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP..........................................................32
3.2.1. Về trang thiết bị cơ sở- vật chất..........................................................32
3.2.2. Về con người cán bộ - công chức – viên chức....................................32
Kết luận..............................................................................................................34

Tài liệu tham khảo.............................................................................................35


BẢNG DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT

Viết tắt

Nghĩa

01

UBND

Uỷ ban nhân dân

02

ĐH

Đại Học

03

CNTT

Công nghệ thông tin

04

QTVP

Quản trị văn phòng


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết thì việc ghi chép và truyền đạt
thông tin bằng hình thức văn bản được xuất hiện. Nhờ có chữ viết và văn bản
nên việc trao đổi thông tin trở nên một cách dễ dàng, thuận tiện và khoa học
hơn. Trong hoạt động của các cơ quan nói chung và Văn phòng UBND quận,
huyện, thị xã nói riêng thì hình thức truyền đạt thông tin bằng văn bản là hình
thức quan trọng và chủ yếu đối với hoạt động quản lý.
Ngày nay trong bất cứ một Văn phòng UBND quận, huyện, thị xã nào đó
muốn hoạt động được đều không thể thiếu hoạt động quản lý văn bản. Mọi hoạt
động của Văn phòng UBND nếu muốn thực hiện được một cách tốt nhất thì hoạt
động quản lý văn bản phải được thực hiện hiệu quả và khoa học nhất. Có thể nói
hoạt động quản lý văn bản là thành phần chủ chốt, quan trọng và là huyết mạch
của hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng.
Là một sinh viên khoa QTVP trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi đã được
học rất nhiều học phần có liên quan đến chuyên ngành và qua đó càng hiểu rõ sự
quan trọng của công tác quản lý văn bản trong hoạt động hành chính nói chung.
Hơn thế nữa, tôi chọn Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình làm cơ sở thực
tiễn để tôi khảo sát, tìm hiểu về công tác quản lý văn bản vì đây là nơi tôi đã
sinh ra, lớn lên và gắn bó trong suốt 18 năm, tôi có rất nhiều kỷ niệm và dành rất
nhiều tình cảm với nơi đây đó là quê hương của tôi và sau khi tốt nghiệp ĐH tôi
rất mong muốn được làm việc tại đây.
Chính vì các lý do trên, nên nó đã thúc đẩy tôi quyết định chọn đề tài
“Tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình” làm

chủ đề nghiên cứu của mình.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại UBND Tỉnh
Ninh Bình.
Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND Tỉnh Ninh Bình.

1


3. Mục đích nghiên cứu
Trình bày tình hình, thực trạng quản lý văn bản tại UBND Tỉnh Ninh Bình
đồng thời đưa ra những giải pháp nhằm giúp việc quản lý văn bản thực hiện một
cách trôi chảy, khoa học và hiệu quả hơn.
4. Mục tiêu nghiên cứu
- Khảo sát thực trạng vấn đề
- Xác định tầm quan trọng của việc quản lý văn bản
- Đưa ra những giải pháp nâng cao việc quản lý văn bản trong hoạt động
hành chính Nhà nước nói chung.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
- Báo cáo tốt nghiệp “ Tìm hiểu công tác tổ chức giải quyết văn bản đi ở
Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng tỉnh Lạng Sơn thực
trạng và giải pháp “.
- Báo cáo tốt nghiệp “ Tìm hiểu công tác tổ chức và giải quyết văn bản
đến ở Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn thực trạng và
giải pháp ” của Nguyễn Thị Phương.
- “ Tìm hiểu công tác quản lý và giải quyết văn bản dến ở UBND thị xã
Sông Gâm thực trạng và giải pháp “ của Nguyễn Thị Dung.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Kế thừa những lý thuyết, thông tin

đã có.
- Phương pháp khảo sát thực địa: Là phương pháp chủ yếu trong quá trình
tôi làm đề tài này.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp.
7. Đóng góp của đề tài
Qua việc tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Tỉnh
Ninh Bình tôi đã giới thiệu tình hình quản lý văn bản tại đây và đôi nét về sự
hình thành, phát triển của UBND Tỉnh Ninh Bình nói riêng và Tỉnh Ninh Bình
nói chung.
2


Đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản trong
hoạt động hành chính.
8. Cấu trúc đề tài
Chương 1: Tổng quan về UBND Tỉnh Ninh Bình
Chương 2: Lý luận chung về công tác quản lý văn bản và tình hình công
tác quản lý văn bản tại UBND Tỉnh Ninh Bình.
Chương 3:Nhận xét ưu – nhược điểm và đóng góp một số giải pháp cho
công tác quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình.
Ngoài ra còn có phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục
của đề tài.

3


Chương 1
Tổng quan về Uỷ ban nhân dân Tỉnh Ninh Bình
1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Tỉnh Ninh Bình.
Ninh Bình là một tỉnh nằm ở cửa ngõ cực nam miền Bắc Việt Nam, thuộc

khu vực đồng bằng sông Hồng dù chỉ có 2 huyện duyên hải là Yên Khánh và Kim
Sơn có địa hình bằng phẳng. Quy hoạch xây dựng phát triển kinh tế xếp Ninh
Bình vào vùng duyên hải Bắc Bộ. Vùng đất Ninh Bình xưa là kinh đô của Việt
Nam giai đoạn 968 - 1010 với 3 triều đại Đinh, Tiền Lê, Hậu Lý và cũng là địa
bàn quan trọng về quân sự qua các thời kỳ lịch sử. Với vị trí đặc biệt về giao
thông, địa hình, lịch sử văn hóa đồng thời sở hữu 2 khu vực là di sản thế
giới và khu dự trữ sinh quyển thế giới, Ninh Bình hiện là một trung tâm du lịch có
tiềm năng phong phú và đa dạng. Năm 2015, Ninh Bình là tỉnh đầu tiên của đồng
bằng sông Hồng có 2 thành phố trực thuộc tỉnh (Ninh Bình, Tam Điệp).
Ninh Bình xưa cùng với Thanh Hóa thuộc bộ Quân Ninh, nước Văn Lang.
Thời thuộc Hán thuộc quận Giao Chỉ, thời thuộc Đông Ngô về sau thuộc Giao
Châu, thuộc Lương là châu Trường Yên.
Năm 968, vua Đinh Tiên Hoàng dẹp xong loạn 12 sứ quân lên ngôi hoàng
đế đóng đô tại Hoa Lư và đổi tên gọi Trường Châu thành Trường An.
Năm Thuận Thiên thứ nhất (1010) Lý Thái Tổ dời kinh đô về Thăng
Long, và Ninh Bình nằm trong phủ Trường An. Nhưng đến cuối đời Lý có lúc
gọi là châu Đại Hoàng Giang.
Đầu đời Trần đổi là lộ Trường Yên. Đời Trần Thuận Tông, năm Quang
Thắng 10 (1397) đổi trấn Trường Yên làm trấn Thiên Quan.
Thời thuộc Minh lấy lại tên cũ là châu Trường Yên thuộc phủ Kiến Bình.
Đời Lê Thái Tổ lại gọi là trấn. Năm Quang Thuận 10 (1469) đời Lê Thánh
Tông định bản đồ toàn quốc, chia trấn Trường Yên làm 2 phủ Trường Yên và
Thiên Quan thuộc trấn Sơn Nam với trung tâm đặt tại Vân Sàng. Đời Lê Trung
hưng gọi là trấn Thanh Hoa ngoại.
Đời Tây Sơn và đầu Nguyễn vẫn gọi là Thanh Hoa ngoại trấn, gồm 2 phủ:
phủ Trường Yên (sau đổi là Yên Khánh) gồm 3 huyện: Yên Khang (sau đổi là
4


Yên Khánh), Yên Mô, Gia Viễn, và phủ Thiên Quan (sau đổi là Nho Quan) gồm

3 huyện: Yên Hoá, Phụng Hoá, Lạc Thổ (sau đổi là Lạc Yên). Năm Gia Long 5
(1806) đổi Thanh Hoa ngoại trấn làm đạo Thanh Bình. Năm Minh Mệnh 3
(1822) đổi làm đạo Ninh Bình. Năm Minh Mệnh 10 (1829) lại đổi làm trấn, lập
thêm 1 huyện mới Kim Sơn (cộng 7 huyện). Năm thứ 12 (1831) đổi làm tỉnh
Ninh Bình, quan đầu tỉnh là tuần phủ, đặt dưới quyền của tổng đốc Hà Ninh
(quản hạt cả vùng Hà Nội đến tận Ninh Bình). Cho đến đời Đồng Khánh không
thay đổi. Đầu đời Thành Thái cắt huyện Lạc Yên về tỉnh Hoà Bình mới lập.
Ngày 27 tháng 12 năm 1975, Ninh Bình hợp nhất với các tỉnh Nam
Định và Hà Nam thành tỉnh Hà Nam Ninh rồi lại tái lập ngày 12 tháng
8 năm 1991. Khi tách ra, tỉnh Ninh Bình có diện tích 1.386,77 km², dân số
787.877 người, gồm 2 thị xã Ninh Bình (tỉnh lị), Tam Điệp và 5 huyện: Gia
Viễn, Hoa Lư, Hoàng Long, Kim Sơn, Tam Điệp. Ngày 23 tháng 11 năm 1993,
huyện Hoàng Long đổi lại tên cũ là huyện Nho Quan. Ngày 4 tháng 7 năm 1994,
huyện Tam Điệp đổi lại tên cũ là huyện Yên Mô và tái lập huyện Yên Khánh từ
10 xã của huyện Tam Điệp cũ và 9 xã của huyện Kim Sơn. Ngày 7 tháng
2 năm 2007, chuyển thị xã Ninh Bình thành thành phố Ninh Bình. Ngày 6 tháng
4 năm 2015, chuyển thị xã Tam Điệp thành thành phố Tam Điệp.
1.2.Khái quát về vị trí địa lý
Ninh Bình nằm ở vị trí ranh giới 3 khu vực địa lý: Tây Bắc, châu thổ sông
Hồng và Bắc Trung Bộ. Tỉnh này cũng nằm giữa 3 vùng kinh tế: vùng Hà Nội,
vùng duyên hải Bắc Bộ và vùng duyên hải miền Trung. Ninh Bình nằm ở trọng
tâm của nửa phía Bắc Việt Nam, khu vực các tỉnh từ Thừa Thiên Huế trở ra.
Phía

bắc giáp với Hòa Bình, Hà Nam,

Phía

đông giáp Nam Định qua sông Đáy,

Phía

tây giáp Thanh Hóa,

Phía

nam giáp biển Đông.

Điểm cực Đông tại cảng Đò Mười, xã Khánh Thành, Yên Khánh; điểm
cực Tây tại rừng Cúc Phương, Nho Quan; điểm cực Nam tại bãi biển gần xã
Kim Đông, Kim Sơn và điểm cực Bắc tại vùng núi xã Xích Thổ, Nho Quan.
5


Trung tâm tỉnh là thành phố Ninh Bình cách thủ đô Hà Nội 93 km về phía nam.
Thành phố Tam Điệpcách Thủ đô Hà Nội 105 km.
Ở vị trí điểm mút của cạnh đáy tam giác châu thổ sông Hồng, Ninh Bình
bao gồm cả ba loại địa hình. Vùng đồi núi và bán sơn địa ở phía tây bắc bao
gồm các huyện Nho Quan, Gia Viễn, Hoa Lư, Tam Điệp. Đỉnh Mây Bạc
thuộc rừng Cúc Phương với độ cao 648 m là đỉnh núi cao nhất Ninh Bình. Vùng
đồng bằng ven biển ở phía đông nam thuộc 2 huyện Kim Sơn và Yên Khánh.
Xen giữa 2 vùng lớn là vùng chiêm trũng chuyển tiếp. Rừng ở Ninh Bình có đủ
cả rừng sản xuất và rừng đặc dụng các loại. Có 4 khu rừng đặc dụng gồm rừng
Cúc Phương, rừng môi trường Vân Long, rừng văn hóa lịch sử môi trường Hoa
Lư và rừng phòng hộ ven biển Kim Sơn. Khu rừng đặc dụng Hoa Lư - Tràng
An đã được UNESCO công nhận là di sản thế giới thuộc quần thể danh thắng
Tràng An. Ninh Bình có bờ biển dài 18 km. Bờ biển Ninh Bình hàng năm được
phù sa bồi đắp lấn ra trên 100m. Vùng ven biển và biển Ninh Bình đã được
UNESCO công nhận là khu dự trữ sinh quyển thế giới. Hiện 2 đảo thuộc Ninh
Bình là đảo Cồn Nổi và Cồn Mờ.

1.3. Khái quát về kinh tế - văn hóa – xã hội
1.3.1. Về kinh tế:
Ninh Bình có vị trí quan trọng của vùng cửa ngõ miền Bắc và vùng kinh
tế trọng điểm phía Bắc. Đây là nơi tiếp nối giao lưu kinh tế và văn hoá giữa khu
vực châu thổ sông Hồng với Bắc Trung Bộ, giữa vùng đồng bằng Bắc Bộ với
vùng rừng núi Tây Bắc. Thế mạnh kinh tế nổi bật của Ninh Bình là các ngành
công nghiệp vật liệu xây dựng và du lịch.
Năm 2015, Ninh Bình là địa phương đứng thứ 6 ở Việt Nam chỉ sau Tp
HCM, Hà Nội, Bình Dương, Quảng Ninh, Đồng Nai về số doanh nghiệp tư nhân
lớn trong tốp 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam với 11 doanh nghiệp là: Công
ty cổ phần ô tô Hyundai Thành Công, Tập đoàn The Vissai, Công ty cp Xi măng
Hướng Dương, doanh nghiệp tư nhân xây dựng Xuân Trường, Công ty trách
nhiệm hữu hạn đầu tư xây dựng và phát triển Xuân Thành, Công ty cp xăng dầu
dầu khí Ninh Bình, doanh nghiệp tư nhân Nam Phương, Công ty trách nhiệm
6


hữu hạn Hoàng Hà, Tập đoàn ThaiGroup, Tập đoàn Công nghiệp Quang Trung,
Tập đoàn Cường Thịnh Thi.
Năm 2010 chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh xếp thứ 11/63, liên tục nằm
trong nhóm tỉnh đứng đầu miền Bắc. Ninh Bình là một trong những tỉnh thu hút
vốn đầu tư nước ngoài lớn của Việt Nam. Cơ cấu kinh tế trong GDP năm 2014:
Công nghiệp - xây dựng: 46,08%; Nông, lâm - ngư nghiệp: 13,94%; Dịch vụ:
39,98%.
1.3.2. Về văn hóa:
Ninh Bình nằm ở vùng giao thoa giữa các khu vực: Tây Bắc, đồng bằng
sông Hồng và Bắc Trung Bộ. Đặc điểm đó đã tạo ra một nền văn hóa Ninh Bình
tương đối năng động, phát triển trên nền tảng văn minh châu thổ sông Hồng.
Đây là vùng đất phù sa cổ ven chân núi có con người cư trú từ rất sớm. Các nhà
khảo cổ học đã phát hiện trầm tích có xương răng đười ươi và các động vật trên

cạn ở núi Ba (Tam Điệp) và một số hang động khác của kỳ đồ đá cũ thuộc
nền Văn hóa Tràng An; động Người Xưa (Cúc Phương) và một số hang động
ở Tam Điệp, Nho Quan có di chỉ cư trú của con người thời văn hoá Hoà Bình.
Sau thời kỳ văn hoá Hoà Bình, vùng đồng bằng ven biển Ninh Bình là nơi định
cư của con người thời đại đồ đá mới Việt Nam. Di chỉ Đồng Vườn (Yên Mô) đã
được định niên đại muộn hơn di chỉ Gò Trũng. Cư dân cổ di chỉ Đồng Vườn đã
phát triển lên cư dân cổ di chỉ Mán Bạc (Yên Thành, Yên Mô) ở giai đoạn văn
hoá đồ đồng từ cuối Phùng Nguyên đến đầu Đồng Đậu. Ninh Bình là địa bàn có
nhiều di tích khảo cổ học thuộc các thời kỳ văn hóa Tràng An, Hòa Bình, Bắc
Sơn, Đa Bút và Đông Sơn.
1.3.3. Về xã hội:
Năm 2013, ngành du lịch Ninh Bình đón được 4,5 triệu lượt du khách,
trong đó khách quốc tế là 520.000 lượt; doanh thu đạt 920 tỷ đồng. Năm 2014,
ngành đặt mục tiêu phấn đấu đón 4,7 triệu lượt khách, trong đó khách quốc tế là
600.000 lượt, khách nội địa là 4,1 triệu lượt.
Theo Quy hoạch tổng thể phát triển du lịch Việt Nam đến năm 2020, tầm
nhìn đến năm 2030. Ninh Bình cùng với Hà Nội và Quảng Ninh được xác định
7


là các trung tâm du lịch của khu vực đồng bằng sông Hồng và duyên hải Đông
Bắc.
Được tỉnh xác định là lĩnh vực kinh tế mũi nhọn (Định hướng thu nhập du
lịch thuần tuý >10%). Trong những năm gần đây, ngành Du lịch Ninh Bình đang
khai thác hiệu quả những tiềm năng, thế mạnh góp phần vào việc chuyển dịch cơ
cấu kinh tế của toàn tỉnh.
Ninh Bình được xác định là một trung tâm du lịch của vùng duyên hải
Bắc Bộ, sẽ trở thành thành phố du lịch trong tương lai.
1.4. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn và quy chế làm
việc của Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình

(Tài liệu kèm theo phụ lục )
1.4.1. Vị trí, chức năng
Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế
Quyết định số 09/2011/QĐ-UBND ngày 05/9/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Ninh Bình ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức và biên chế của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình.
Vị trí : Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan chuyên môn ngang
sở, là bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh (bao gồm cả Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh), chịu sự chỉ đạo, quản lý
về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh, sự chỉ đạo, hướng
dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ.
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có tư cách pháp nhân, con dấu và tài
khoản riêng. Trụ sở làm việc và kinh phí đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh do ngân sách nhà nước dảm bảo.
Chức năng : Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức các hoạt động chung của Ủy ban
nhân dân tỉnh, tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, điều hành
các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảm cung cấp
thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và thông tin cho công chúng theo quy định của
8


pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban
nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. Tham mưu giúp UBND tỉnh thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc ở địa phương.
1.4.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng, quản lý chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh,
giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý việc thực hiện chương trình đó theo quy định
của pháp luật;

- Theo dõi, đôn đốc các Sở, cơ quan ngang sở, cơ quan thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh (sau đây gọi tắt là Sở, ngành), Ủy ban nhân dân huyện, thành
phố, thị xã trực thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện), các
cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình công tác của Ủy ban nhân dân
tỉnh và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Phối hợp thường xuyên với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện,
các cơ quan, tổ chức liên quan trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án,
dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét,
quyết định theo quy định của pháp luật;
- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối
với các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quan
trọng theo chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việc
khác do các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên
quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các
báo cáo theo sự phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ
quan, tổ chức liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bất
thường, các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của Ủy ban nhân dân tỉnh, các
cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao các Sở, ngành, Ủy
ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng cơ chế, chính
sách, các đề án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật để trình cấp có thẩm quyền
9


quyết định;
- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối
với các đề án, dự án, dự thảo văn bản, báo cáo theo chương trình công tác của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việc khác do các Sở, ngành, Ủy ban

nhân dân cấphuyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trình Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh;
- Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các
cơ quan, tổ chức liên quan hoàn chỉnh nội dung, thủ tục, hồ sơ và dự thảo văn
bản để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định đối với những
công việc thường xuyên khác;
- Chủ trì làm việc với lãnh đạo cơ quan, các tổ chức, cá nhân liên quan
để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh mà các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện còn có ý kiến khác nhau
theo ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Cung cấp thông tin cho công chúng về các hoạt động chủ yếu, những
quyết định quan trọng của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
những sự kiện kinh tế, chính trị, xã hội nổi bật mà dư luận quan tâm theo quy
định pháp luật và chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn của Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định
của pháp luật;
- Quản lý, xuất bản và phát hành Công báo tỉnh;
- Quản lý tổ chức và hoạt động của Trang Thông tin điện tử của Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban
nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Xây dựng, ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức việc phát hành và quản lý các văn bản của Ủy ban nhân dân
tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Tổ chức nghiên cứu, thực hiện và ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoa
10


học.

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các
chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên
môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh.
-

Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và

phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân và Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao hoặc theo quy định của pháp luật.
1.4.3. Quy chế làm việc
Văn phòng UBND Tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng có kết hợp với
chế độ chuyên viên được làm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và
Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng theo quy định. Mọi hoạt động của
Văn phòng đều phải tuân thủ pháp luật và Quy chế làm việc của UBND Tỉnh;
chấp hành nghiêm túc sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND, Chủ tịch UBND Tỉnh; đề
cao trách nhiệm cá nhân cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời phải đảm bảo
sự phối hợp chặt chẽ, trao đổi thông tin giữa các bộ phận của Văn phòng trong
giải quyết công việc.
Đảm bảo giải quyết công việc đúng thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm;
tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo đúng quy định của
pháp luật, chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và Quy chế làm việc của UBND
Tỉnh.
Bảo đảm phát huy năng lực và sở trường của cán bô, công chức, viên
chức; đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc
và trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạnđược pháp luật quy
định.
Bảo đảm dân chủ, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động.
1.4.4. Cơ cấu tổ chức

Qua khảo sát tình hình thực tế tại Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình tôi
nhận thấy cơ cấu tổ chức vủa Văn phòng bao gồm: 1 Chánh Văn phòng; 4 Phó
11


Chánh Văn phòng; 10 phòng khối hành chính; 6 phòng nghiên cứu tổng hợp và
các đơn vị sự nghiệp cụ thể như sau:
- Chánh Văn phòng: Vũ Công Hoan
Theo chương 3 Quyết định số 2262/2013/QĐ-UBND ngày 13 tháng 11
năm 2013 Chánh Văn phòng UBND Tỉnh là người đứng đầu Văn phòng UBND
Tỉnh, chịu trách nhiệm trước UBND Tỉnh, Chủ tịch UBND Tỉnh và trước pháp
luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng UBND Tỉnh; đồng thời là chủ tài
khoản cơ quan Văn phòng UBND Tỉnh.
- Phó Chánh Văn phòng gồm:
+) Đặng Xuân Nguyên
+) Nguyễn Hải Riện
+) Phạm Tuyết Ngọc
+) Đặng Đức Tân
Phó Chánh Văn phòng UBND Tỉnh là người giúp Chánh Văn phòng
UBND Tỉnh phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm
trước Chánh Văn phòng UBND Tỉnh và trước pháp luậy về nhiệm vụ được phân
công; khi Chánh Văn phòng UBND Tỉnh vắng mặt, một Phó Chánh Văn phòng
UBND Tỉnh được Chánh Văn phòng UBND Tỉnh ủy nhiệm điều hành các hoạt
động của Văn phòng UBND Tỉnh.(Chương 3 Quyết định số 2262/2013/QĐUBND ngày 13 tháng 11 năm 2013)
Chủ tịch UBND Tỉnh bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm Chánh Văn
phòng UBND Tỉnh, Phó Chánh Văn phòng UBND Tỉnh theo tiêu chuẩn, chuyên
môn, nghiệp vụ do Văn phòng Chính phủ ban hành và theo các quy định về phân
cấp quản lý cán bộ của tỉnh.
Việc điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ
chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ chính sách khác đối với Chánh Văn phòng

UBND Tỉnh, Phó Chánh văn phòng UBND Tỉnh thực hiện theo quy định của
pháp luật và phân cấp quản lý cán bộ của tỉnh.
- Các phòng khối hành chính: Các Phòng khối hành chính làm việc theo
chế độ thủ trưởng, có cấp phó giúp việc. Trưởng các phòng căn cứ vào chức
12


năng, nhiệm vụ của công việc để phân công công việc cụ thể đối với từng cá
nhân và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng về các công việc theo chức
năng, nhiệm vụ được giao.
+ Phòng Hành chính – Quản trị (bao gồm cả quản lý Đội xe) : Bùi Công
Hoan – Trưởng phòng
Ông Bùi công Hoan được ký thừa lệnh Chánh Văn phòng một số loại văn
bản của Văn phòng: Xác nhận hồ sơ lý lịch cán bộ, công chức đang công tác tại
Văn phòng, ký giấy giới thiệu, giấy đi đường, và một số loại văn bản khác khi
được ủy quyền, các loại văn bản hành chính lien quan đến việc chuẩn bị cơ sở
vật chất, phương tiện kỹ thuật: Lệnh điều xe, phiếu cấp phát xăng dầu; đại diện
chủ đầu tư nghiệm thu các công việc sửa chữa, bàn giao trang thiết bị và một số
nội dung công việc khác khi được ủy quyền.
+ Phòng Tiếp công dân: Nguyễn Văn Việt – Phó trưởng ban
Ông Nguyễn Văn Việt được ký thừa lệnh Chánh Văn phòng các loại văn
bản hành chính liên quan đến công tác tiếp dân; tiếp nhận, xử lý đơn thư khiếu
nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thuộc thẩm quyền của UBND Tỉnh bao
gồm: Phiếu chuyển đơn, Phiếu báo tin, Phiếu hướng dẫn công dân, văn bản
thông báo kết quả giải quyết các vụ việc, báo cáo kết quả tiếp dân, tiếp nhận và
xử lý đơn thư theo quy định.
- Các phòng nghiên cứu tổng hợp:
+ Phòng Nội chính: Trần Văn Phương – Trưởng phòng
+ Phòng Tổng hợp: Phạm Văn Tam – Trưởng phòng
+ Phòng Kinh tế ngành : Phạm Ngọc Anh – Trưởng phòng

+ Phòng Ngoại vụ : Phạm Đức Phú – Trưởng phòng
+ Phòng Văn xã: Đinh Quốc Trường – Trưởng phòng
+ Phòng Phân phối lưu thông : Dương Thanh Tuân – Trưởng phòng
- Các đơn vị sự nghiệp
+ Trung tâm Thông tin – Tin học: Lê Minh Hoài – Phó Giám đốc
+ Nhà khách tỉnh: Phạm Đức Thắng– Giám đốc

13


=> Những thông tin trên đã cho chúng ta thấy được một cái nhìn khái
quát nhất về tỉnh Ninh Bình và Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình , Ninh
Bình là một tỉnh đang có tiềm năng phát triển nên nhu cầu về hành chính
rất cao đòi hỏi Văn phòng UBND Tỉnh phải phù hợp kịp thời nắm bắt tình
hình đề ra các kế hoạch thực hiện trong hoàn cảnh mới.

14


Chương 2
Lý luận chung về công tác quản lý văn bản và tình hình công tác quản lý
văn bản tại UBND tỉnh Ninh Bình
2.1. Tổng quan về văn bản
2.1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản là sản phẩm hoàn chỉnh của một hành vi tạo lời hay phát ngôn,
mang một nội dung giao tiếp xác định, thể hiện dưới dạng âm thanh hay chữ
viết.
2.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là văn bản mà các cơ quan nhà nước dùng để
ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt

động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định.[]
2.1.3. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước có bốn chức năng chính đó là:
-Chức năng thông tin
-Chức năng pháp lý
-Chức năng quản lý
2.2. Quản lý văn bản đến – đi
2.2.1. Khái niệm
2.2.1.1. Văn bản đến: Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan
nhận được.
2.2.1.2. Văn bản đi: Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi.
2.2.1.3. Văn bản nội bộ: Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản do cơ
quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan.
2.2.1.4. Quản lý văn bản: Là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp
nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành
trong hoạt động hàng ngày của cơ quan tổ chức.
2.2.2. Quản lý văn bản đến
2.2.2.1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản đến
15


- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn
bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần

thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng,
Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu
phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
+) Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
+) Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật
hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn
thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là
văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận
văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
+) Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn
thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ
thể của Cơ quan, tổ chức.
- Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
+) Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để
giải quyết kịp thời;
+) Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì,
16


không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
+) Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn
bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

+) Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa
ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng
chứng.
c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần
thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi
đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận
mà không phải đóng đấu “Đến”.
- Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới
số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung
(đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành
văn bản.
2.2.2.2. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
a)Đăng ký văn bản đến bằng sổ
- Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định
việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
+) Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản
đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn
17


bản mật đến;
+) Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký

văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của
các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
+) Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ
quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
+) Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố
cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
+) Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số
lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của
cơ quan, tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo
quy định của pháp luật.
- Đăng ký văn bản đến
Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn
bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không
thông dụng.
b) Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy
vi tính
- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn
bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải
được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
- Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng
ký văn bản mật đến.
2.2.2.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
a) Trình văn bản đến
- Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người
18

đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức
giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý
kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn
phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ
chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá
nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và
thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì
cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn
giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”.
Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có)
cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan,
tổ chức quy định cụ thể.
- Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của
người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ
sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản đến.
b) Chuyển giao văn bản đến
- Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn
bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật
nội dung văn bản.
- Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký,
trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo
giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn
vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
- Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,

Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của
19


bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị
hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
- Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ
chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng
ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ
chuyển giao văn bản đến.
2.2.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Giải quyết văn bản đến
- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ
quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết
trước.
- Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương
án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý
kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ
quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm
văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi,
đôn đốc về thời hạn giải quyết.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng
phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn

đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ
chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo
20


dõi việc giải quyết văn bản đến.
- Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
2.2.3. Quản lý văn bản đi
2.2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản
a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
b) Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Ghi số văn bản
+) Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp
luật có quy định khác.
+) Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
+) Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,
được đăng ký như sau:
. Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy
chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
. Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ
thống số riêng.
+) Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
21