Tìm hiểu công tác chỉnh lý tài liệu tại kho Lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.04 MB, 46 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Lưu trữ học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu những vấn đề lý
luận và thực tiễn của công tác lưu trữ, nhằm giúp các quốc gia, các cơ quan,
doanh nghiệp trong việc tổ chức tốt công tác lưu trữ.
Công tác văn thư và lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực
quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng.Ngày
nay, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công
tác này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hội
khác.
Gắn “Lý luận với thực tiễn” và nâng cao hơn nữa trình độ cho sinh viên
sau khi ra trường không chỉ vững về lý thuyết mà còn giỏi cả về chuyên môn
nghiệp vụ. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên cuối khóa đi
thực tập về nghiệp vụ công tác Lưu trữ. Sau khi hoàn thành chương trình lý
thuyết tại trường và được sự chấp thuận của Ban lãnh đạo Bệnh viện Đa khoa
thành phố Hà Tĩnh em đã đến thực tập tại bộ phận Văn thư – lưu trữ thuộc bệnh
viện thời gian từ ngày 10/10/2016 đến ngày 19/11/2016. Được sự quan tâm, giúp
đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo hướng dẫn thực tập và cán bộ Văn thư Lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh. Em đã có điều kiện tìm hiểu sâu
hơn về ngành học của mình, trực tiếp tham gia vào công việc thực tế, để từ đó
nâng cao nhận thức của mình về nghề nghiệp.
Đúc kết từ những kinh nghiệm thu được sau đợt thực tập vừa qua và làm
cơ sở cho công tác sau này, nhất là kỳ thi tốt nghiệp sắp tới, em đã chọn chuyên
đề “tìm hiểu công tác chỉnh lý tài liệu tại kho Lưu trữ Bệnh viện Đa khoa
thành phố Hà Tĩnh” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp. Việc chọn nội dung thực
tập tốt nghiệp về công tác Lưu Trữ sẽ góp phần không nhỏ để củng cố kiến thức
của em trong lĩnh vực đang được đào tạo, từng bước gắn học đi đôi với hành, lý
luận gắn với thực tiễn. Thời gian thực tập tại Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
2
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tĩnh em đã được nghiên cứu, khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động
công tác Lưu trữ và được trực tiếp làm một số công việc về nghiệp vụ Lưu trữ
của cơ quan. Toàn bộ những công việc đó đã được em khái quát trong bản Báo
cáo này.
Đợt thực tập này đã trang bị cho em rất nhiều kiến thức quý báu. Trước
hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm
quan trọng của công tác Lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước; thấy được
những bất cập trong công tác này ở bệnh viện nói riêng và các cơ quan nhà nước
nói chung. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như
chúng em là rất lớn.
Qua bài báo cáo của mình, em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới các thầy,
cô giáo khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là giáo
viên hướng dẫn – cô giáo: Trần Việt Hà; Đồng thời em cũng xin được gửi lời
cảm ơn đến Ban lãnh đạo Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh; Các cô, các
chị đang công tác tại phòng Tổ chức Hành chính – Bệnh viện Đa khoa thành phố
Hà Tĩnh, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của chị Lê Thị Bé – cán bộ lưu trữ
bệnh viện đã tạo điều kiện tốt cho em có cơ hội thực tập tại cơ quan và cung cấp
những tài liệu cần thiết để em hoàn thành tốt bài báo cáo này.
Mặc dù đã cố gắng rất nhiều với sự quan tâm hướng dẫn của cán bộ lưu
trữ cơ quan tuy nhiên do lần đầu tiếp xúc với công việc thực tế nên bài báo cáo
không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Vì vậy, kính mong các thầy, cô bổ
sung, đóng góp ý kiến để bài báo cáo hoàn thiện hơn cũng như em có thể rút ra
được những kinh nghiệm quý báu cho bản thân sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Tĩnh, ngày 20 tháng 11 năm 2016
Sinh viên
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
3
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nguyễn Thùy Dung
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
4
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức.
Bệnh viện Đa khoa Thành phố Hà Tĩnh
Địa chỉ: Đường Hải Thượng Lãn Ông- Phường Thạch Quý -Thành phố Hà Tĩnh
Điện thoại: (039). 3855 120
-
Email:
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan tổ chức.
1.1. Lịch sử hình thành Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh.
Bệnh viện đa khoa thành phố Hà Tĩnh tiền thân là Bệnh xá thị xã Hà Tĩnh,
vào ngày 1/5/1969 Bệnh xá thị xã Hà Tĩnh được thành lập với quy mô 30
giường bệnh, được xây dựng trong chiến tranh tại nơi sơ tán ở xã Thạch Tân
Huyện Thạch Hà, với nhiệm vụ khám chữa bệnh cho nhân dân và cấp cứu chiến
thương. Tổng số cán bộ công nhân viên lúc bấy giờ chỉ có 25 người.
Năm 1992, Bộ y tế có chủ trương thành lập các trung tâm y tế huyện, thị
xã, thực hiện mô hình mới trong việc quản lý điều hành của ngành y tế nhằm
phát huy vai trò chức năng nhiệm vụ chăm sóc, bảo vệ và nâng cao sức khỏe
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
5
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhân dân. Thực hiện quyết định số 722 ngày 30/06/1992 của UBND tỉnh Hà
Tĩnh về phân cấp quản lý ngành y tế, Sở y tế đã ra quyết định số 233 ngày
10/7/1992 về việc thành lập Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh trên cơ sở: Sáp nhập
phòng y tế - Đội vệ sinh phòng dịch và bệnh xá, với cơ cấu có 58 nhân viên, quy mô
50 giường bệnh.
Được sự quan tâm của Thành uỷ, HĐND, UBND, sự chỉ đạo sát sao của Sở y
tế, sự năng động, đoàn kết và phấn đấu làm việc hết mình của đội ngũ cán bộ công
nhân viên, từ một cơ sở y tế xuống cấp toàn diện về cơ sở vật chất, trang thiết bị...
Trung tâm y tế thị xã đã xây dựng 3 khu nhà kỹ thuật 2 tầng, triển khai kê 70 giường
bệnh điều trị nội trú. Tháng 08/2006 UBND tỉnh quyết định Trung tâm y tế thị xã
tăng từ 50 giường bệnh lên 100 giường bệnh để đủ cơ sở tiếp tục điều trị bệnh
cho nhân dân.
Trước nhu cầu phát triển sâu hơn về chuyên môn nhằm đáp ứng tốt hơn nhu
cầu khám chữa bệnh cho người dân, UBND tỉnh ra Quyết định số 1164 ngày
29/04/2008 về việc thành lập Bệnh viện đa khoa thành phố Hà Tĩnh.
Tháng 02/2013, Bệnh viện chuyển về cơ sở mới với diện tích 31.500 m2,
quy mô thiết kế 200 giường bệnh.
Bệnh viện đa khoa thành phố là bệnh viện hạng III, với quy mô 100
giường bệnh có số lượng cán bộ công nhân viên chức là 125 người, trong đó có
28 Bác sỹ, 5 cán bộ có trình độ đại học và cử nhân, 92 cán bộ có trình độ trung
học và sơ cấp. Với điều kiện cơ sở vật chất mới, số lượng cán bộ, nhân viên, đặc
biệt số lượng bác sỹ chưa đủ để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của Bệnh
viện, tuy nhiên, toàn thể Bác sỹ và nhân viên Bệnh viện đa khoa thành phố đã
không ngừng học tập, nghiên cứu, với sự giúp đỡ của Sở y tế, các bệnh viện
tuyến trên, các trường đại học y, dược, các viện đầu ngành, các bệnh viện bạn,
các công ty dược và thiết bị y tế.
1.1.2. Chức năng:
Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh là Bệnh viện hạng III, trực thuộc Sở
y tế Hà Tĩnh, có trách nhiệm khám bệnh, chữa bệnh cho nhân dân Trên địa bàn
thành phố và một số huyện lân cận, được quy định tại Thông tư số 37/TT-BYT
ngày 17 tháng 11 năm 2014.
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
6
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn:
Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Bệnh viện có nhiệm vụ tiếp nhận tất cả các trường hợp người bệnh từ ngoài
vào hoặc từ các cơ sở y tế tuyến dưới như trạm y tế chuyển đến để cấp cứu,
khám bệnh chữa bệnh nội trú hoặc ngoại trú.
Có trách nhiệm giải quyết toàn bộ bệnh thông thường về nội khoa và các
trường hợp cấp cứu về ngoại khoa. Đồng thời phải tổ chức chuyển người bệnh
lên tuyến trên khi vượt quá khả năng của bệnh viện.
Bệnh viện là cơ sở thực hành cho các trường lớp trung học y tế, cao đẳng y
tế trong tỉnh và ngoài tỉnh. Tổ chức đào tạo liên tục cho các thành viên trong
bệnh viện và cơ sở y tế tuyến dưới để nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng
quản lý chăm sóc sức khỏe ban đầu.
Tổ chức tổng kết, đánh giá các đề tài và chương trình về chăm sóc sức khỏe
ban đầu.
Tham gia các công trình nghiên cứu về y tế cộng đồng và dịch tễ học trong
công tác chăm sóc sức khỏe ban đầu cấp Bộ và cấp Cơ sở.
Nghiên cứu áp dụng y học cổ truyền và các phương pháp chữa bệnh không
dùng thuốc.
Lập kế hoạch và chỉ đạo tuyến dưới (trạm y tế xã, thị trấn) về chuyên môn
kỷ thuật.
Tổ chức chỉ đạo các xã, phường thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe ban
đầu và thực hiện các chương trình y tế ở địa phương, phối hợp với Trung tâm Y
tế Dự phòng huyện thường xuyên thực hiện nhiệm vụ phòng bệnh, phòng dịch
tuyên truyền giáo dục sức khỏe cho cộng đồng. Tham gia các chương trình hợp
tác với các tổ chức và cá nhân ngoài nước theo quy định của Nhà nước.
Bệnh viện Thành phố có kế hoạch sử dụng hiệu quả cao ngân sách Nhà
nước cấp và các nguồn kinh phí.
Tạo thêm nguồn kinh phí từ các dịch vụ y tế: Viện phí, bảo hiệm y tế, đầu tư
của nước ngoài, và các tổ chức kinh tế.
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
7
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thu, chi ngân sách
của bệnh viện; từng bước thực hiện hạch toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức:
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình theo quy định
của Pháp luật Bệnh viện đa khoa Thành phố có cơ cấu tổ chức như sau: Bệnh
viện Đa khoa Thành phố Hà Tĩnh gồm:
a. Lãnh đạo đơn vị.
- Giám đốc: Bác sĩ.Thạc sĩ CKII Trần Ngyên Phú
- Phó Giám đốc: Bác sĩ CKI Lê Thị Thanh Thủy
- Phó Giám đốc: Bác sĩ.Thạc sĩ CKI Nguyễn Tiến Vũ
b. Các khoa, phòng chức năng.
- Phòng Tổ chức - Hành chính;
- Phòng Kế hoạch tổng hợp;
- Phòng Tài chính kế toán;
- Phòng Điều dưỡng;
- Khoa khám bệnh;
- Khoa Nội;
- Khoa Ngoại;
- Khoa sản;
- Khoa 3 chuyên khoa (Răng, hàm, mặt- tai, mũi, họng - Mắt);
- Khoa Nhi Hồi sức cấp cứu;
- Khoa Đông Y PHCN;
- Khoa Chẩn đoán hình ảnh;
- Khoa Dược
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh:
(Phụ lục 01)
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
8
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Bệnh
viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh.
1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ
* Tình hình công tác Văn thư:
Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh đã áp dụng hình thức tổ chức công
tác văn thư tổng hợp. Toàn bộ các quy trình và nghiệp vụ về xử lý văn bản được
thực hiện tại bộ phận văn thư.
Trong những năm qua Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh đã luôn quan
tâm, chú trọng trong việc thực hiện tốt và đầy đủ những nội dung của công tác
văn thư. Đầu tư các trang thiết bị, nguồn nhân lực đề phục vụ cho việc thực hiện
nội dung công tác này được hiệu quả hơn góp phần giải quyết công việc nhanh
chóng, chính xác.
Các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư như: máy photo, máy tính,
máy fax, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc, có ngăn khóa để đựng con dấu và tài liệu
quan trọng và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo cũng như quản lý
văn bản, đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và
khoa học..
* Công tác lưu trữ:
Hiện nay, Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh đang quản lý kho lưu trữ
hiện hành với diện tích kho là 30m2, tổng số tài liệu là 100 mét bao gồm cả tài
liệu hành chính và tài liệu chuyên ngành (đa số bệnh án điều trị nội trú),... Tài
liệu được để trong hộp và xếp lên giá. Trong kho đã trang bị máy điều hòa, máy
hút bụi, bình chữa cháy,... Trong mỗi năm, Bệnh viện đã ban hành các văn bản
chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ cũng như nhắc nhở cán bộ lưu trữ làm tốt công
tác này.
Đầu tư kinh phí đào tạo, bồi dưỡng hay tổ chức các cuộc tập huấn nghiệp
vụ cho cán bộ nắm vững các khâu nghiệp vụ như: Chỉnh lý, thu thập, bảo quản,
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
9
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tổ chức sử dụng,... có như vậy khối tài liệu Lưu trữ của cơ quan mới được quan
tâm đúng mức và phát huy hiệu quả của nó cao hơn, ý nghĩa hơn khi sử dụng
chúng vào mục đích khác nhau.
Nhận xét: Công tác tổ chức và chỉ đạo lưu trữ của Bệnh viện được lãnh
đạo quan tâm, tạo mọi điều kiện cho công tác được thuận lợi đáp ứng nhu cầu
tra tìm và sử dụng tài liệu cử cán bộ cơ quan.
Kho Lưu trữ hiện hành được đặt ở tầng 3 khu nhà A của Bệnh viện có
diện tích 30m2 với 02 phông tài liệu được bảo quản trong đó có 01 phông đóng
(Phông Trung tâm Y tế Thị xã Hà Tĩnh) và 01 phông mở (Phông Bệnh viện Đa
khoa thành phố Hà Tĩnh). Khối lượng tài liệu của 02 phông là 100 mét, chủ yếu
là tài liệu hành chính và tài liệu chuyên ngành (bệnh án điều trị nội trú).
Nhận xét: Kho lưu trữ bệnh viện có diện tích còn hơi nhỏ so với khối
lượng tài liệu được tổ chức lưu trữ hàng năm. Khối lượng lớn tài liệu đã được chỉnh
lý và cho vào hộp trên giá.
Hiện nay tại Phòng lưu trữ của bệnh viện đã bố trí 01 cán bộ lưu trữ, trình
độ Đại học.
1.2.2. Chức năng của bộ phận Văn thư – Lưu trữ
Giúp Trưởng phòng Hành chính thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu
trữ theo đúng quy định nhà nước.
Bộ phận Văn thư, Lưu trữ Bệnh viện có chức năng giúp Trưởng phòng
Hành chính theo dõi, báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,
thực hiện quản lý văn bản đi, đến theo đúng qui định của pháp luật.
Tham mưu lãnh đạo về công tác văn thư, lưu trữ quản lý tốt công tác văn
thư, lưu trữ trong cơ quan.
1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ
* Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư:
- Tiếp nhận và đăng ký văn bản, tài liệu đến.
- Chuyển đến Lãnh đạo bệnh viện, để xử lý theo quy định.
- Chuyển giao văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đã xử lý đến các
khoa, phòng, cán bộ chuyên môn,
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
10
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chuyển giao văn bản, tài liệu, lịch trực, lịch công tác, báo chí hàng ngày
đến các phòng làm việc cho Ban Lãnh đạo bệnh viện.
- Giúp Trưởng phòng Hành chính, theo dõi giải quyết chu trình văn bản
đến.
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số và ngày,
tháng, năm ban hành văn bản, nhân bản ...trước khi phát hành.
- Đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi chuyển phát văn
bản đi.
- Lưu văn bản đi và bảo quản việc phục vụ tra cứu, sử dụng văn bản lưu
đối với tài liệu chưa nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
- Đóng dấu làm thủ tục chuyển tuyến, giấy khám sức khỏe, hồ sơ bệnh án,
giấy ra viện, bản sao bệnh án cho bệnh nhân và người dân.
* Nhiệm vụ của bộ phận Lưu trữ
Công tác Lưu trữ của Bệnh viện do cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ:
- Quản lý bảo quản, phục vụ nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu tài liệu
lưu trữ hiện hành.
- Hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ hiện hành và nộp Lưu tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan.
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của lãnh đạo Sở, các phòng ban,
đơn vị trực thuộc, công chức viên chức trong cơ quan.
- Nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ tỉnh theo quy định của pháp
luật.
- Sao hồ sơ bệnh án khi cần VD: phục vụ cho công tác giám định bảo
hiểm y tế của Bảo hiểm xã hội hoặc phục vụ cho công tác giám định thương tật
cho quá trình điều tra vụ án của cơ quan điều tra..v.v.
1.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ
Hiện nay, Bệnh viện gồm có 02 cán bộ phụ trách công tác văn thư trình độ
Đại học và 01 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ trình độ Đại học.
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
11
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 2:Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức
Tài liệu lưu trữ được sinh ra trong suốt quá trình hoạt động của mọi cơ
quan, tổ chức. Những tài liệu đó có tài liệu có giá trị cao và có những tài liệu chỉ
có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định, giữ gìn, bảo vệ tài liệu tốt sẽ
phục vụ cho suốt quá trình phát triển của cơ quan, tổ chức, đáp ứng mọi nhu cầu
của xã hội.
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu
trữ
Trên cơ sở những chức năng, nhiệm vụ được giao cùng với việc nghiên
cứu tìm hiểu những quy định của Đảng, Nhà nước, của Sở Nội vụ, của Chi cục
Văn thư lưu trữ tỉnh về công tác văn thư – lưu trữ, Ban Lãnh đạo đã ban hành
một số văn bản chỉ đạo của cơ quan – đây cũng là hình thức tổ chức chỉ đạo cơ
bản nhất được áp dụng thường xuyên và phổ biến của bệnh viện. VD như:
+ Nội quy về công tác Văn thư, lưu trữ được ban hành ngày 15/9/2012.
Tuy nhiên, những văn bản cơ quan ban hành mới chỉ dừng lại ở nội dung
chuyên môn, nghiệp vụ, chưa có quy định cụ thể về trách nhiệm và thái độ thực
hiện công việc đối với cán bộ chuyên môn. Điều này đã tạo nên những cản trở
không nhỏ tới hiệu quả thực hiện công việc.
- Kiểm tra kết quả thực hiện công việc của các khoa, phòng, cá nhân
- Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ: Lãnh đạo bệnh viện thường xuyên cử
cán bộ tham dự các lớp học về quản lý hành chính ngắn hạn tại các trường như:
Học viện Hành chính Quốc Gia, Đại học Nội vụ,.v.v.
Ngoài các hình thức tổ chức chỉ đạo trên, cơ quan cũng thường xuyên cập
nhật những chủ trương, quy định mới về công tác văn thư của Sở Nội vụ, của
Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, của Đảng và phổ biến kịp thời, rộng rãi tới
các khoa, phòng trực thuộc và cán bộ chuyên môn trong bệnh viện.
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
12
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bệnh viện đã thực hiện tốt các văn bản của các cấp chỉ đạo của nhà nước
về công tác lưu trữ như:
-
Luật lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11/11/2011;
- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001;
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
-
Thông tư số 09/2011/TT – BNV ngày 03/09/2011 Bộ Nội vụ quy định về thời
hạn bảo quản hồ sơ, bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
-
các cơ quan tổ chức;
Công văn số 283/ VTLTNN – NVTW ngày 19/05/2014 của Cục Văn thư Lưu
-
trữ Nhà nước về việc ban hành và hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
Quyết định số 128/ QĐ – VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục văn thư Lưu trữ
về việc ban hành quy trình “ Chỉnh lý tài liệu giấy” TCVN ISO 9001: 2000;
- Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá
trị;
2.1.2. Tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ
Qua thực tế kiểm tra tại cơ quan về cơ bản cán bộ lưu trữ bệnh viện đã
thực hiện tương đối tốt việc quản lý, chỉ đạo và đã triển khai tương đối đầy đủ
các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác lưu trữ; đạt được
một số kết quả tốt, góp phần làm cho công tác lưu trữ tại cơ quan từng bước đi
vào nề nếp. Trong những năm qua cán bộ lưu trữ của bệnh viện chưa lần nào vi
phạm quy định cơ quan cũng như quy định của nhà nước về công tác văn lưu
trữ.
2.1.3. Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ.
Việc đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng
tiêu chuẩn phục vụ công tác lưu trữ nhằm cải thiện môi trường làm việc cho cán
bộ làm công tác lưu trữ của cơ quan đồng thời tạo điều kiện nâng cao chất
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
13
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lượng, hiệu quả cho công tác lưu trữ đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội
nhập.
Bệnh viện đã triển khai nghiên cứu khoa học công nghệ trong công tác
bảo quản; thống kê; xây dựng công cụ tra cứu; số hóa tài liệu; tổ chức sử dụng
tài liệu giúp cho việc quản lý tất cả hồ sơ tài liệu được hiệu quả phục vụ cho tất
cá các cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của bệnh viện đã
tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra
cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng suất lao động và trình
độ kỹ thuật của con người. Phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ trước
nhu cầu thông tin ngày càng tăng của xã hội, góp phần xây dựng một nền hành
chính hiện đại.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi trọng công tác này, vì đó là một
ngành hoạt động trong công tác quản lý Nhà nước đồng thời là mắt xích không
thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình.
Công tác lưu trữ tại Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh được thực hiện
một cách nghiêm ngặt, đúng quy trình nghiệp vụ.
2.2.1. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở
lưu trữ cơ quan
Kho Lưu trữ hiện hành được đặt ở tầng 3 khu nhà A Bệnh viện Đa khoa
thành phố Hà Tĩnh có diện tích 30m 2 với 03 phông tài liệu được bảo quản trong
đó có 0 phông đóng (Phông Trung tâm Y tế thị xã Hà Tĩnh) và 01 phông mở
(phông Bệnh viện Đa khoa Thành phố Hà Tĩnh). Khối lượng tài liệu của 02
phông là 100 mét, chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu chuyên ngành là hồ
sơ bệnh án điều trị nội trú.
Nhận xét:
Kho lưu trữ bệnh viện có diện tích còn hơi nhỏ so với khối lượng tài liệu
được tổ chức lưu trữ hàng năm. Đa số tài liệu đã được chỉnh lý và cho vào hộp trên
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
14
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giá.
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
15
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.2. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu
Tài liệu lưu trữ là tài sản quốc gia, chúng ta có thể khai thác sử dụng
chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý hành chính
Nhà nước. Thế nhưng do nhận thức chưa đúng đắn về vấn đề này nên ở nhiều cơ
quan nói chung chưa chú trọng đến công tác lưu trữ.
Tại bệnh viện Đa khoa Thành phố Hà Tĩnh công tác lưu trữ đã được quan
tâm, được đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu. Tài liệu được bảo quản cẩn
thận. Cơ quan đã có bộ phận bảo quản kho lưu trữ riêng với 1 biên chế trình độ
Đại học.
2.2.3. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung nguồn tài liệu vào Lưu trữ là một công việc thường
xuyên và tất yếu nhằm hoàn thiện phông Lưu trữ quốc gia. Ở mỗi cơ quan làm
tốt công tác thu thập tài liệu sẽ bảo quản được trọn vẹn khối tài liệu có trong
hoạt động của cơ quan đó.
Tại Bệnh viện Đa khoa Thành phố Hà Tĩnh công tác thu thập tài liệu
cũng được tiến hành hàng năm vào cuối năm làm việc với các bộ phận khoa,
phòng.
Cứ đến cuối mỗi năm hoạt động, chuyên viên lưu trữ đề nghị các khoa,
phòng lập hồ sơ công việc của bộ phận mình. Nhằm tạo điều kiện cho công tác
thu thập các nguồn tài liệu đó vào bảo quản ở kho Lưu trữ được thuận lợi, hiệu
quả, đảm bảo văn bản, tài liệu được thu thập là có giá trị, phục vụ lâu dài trong
hoạt động của cơ quan. Các loại tài liệu nộp như: Tài liệu quản lý hành chính
nhà nước, tài liệu chuyên ngành, hồ sơ bệnh án, chứng từ kế toán, viện phí...
Nhận xét:
- Ưu điểm: Công tác thu thập tài liệu ở Bệnh viện Đa khoa Thành phố đã
được tiến hành hàng năm nên đã lưu trữ được khối tài liệu quan trọng. Công tác
thu thập đã tạo điều kiện các khâu khác trong lưu trữ tại cơ quan.
- Nhược điểm: Đôi khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu còn
chậm, tại liệu còn tồn đọng nhiều tại các khoa, phòng, bộ phận chuyên môn.
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
16
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
17
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.4. Công tác xác định giá trị tài liệu
Dựa trên những phương pháp, tiêu chuẩn và phương pháp của Lưu trữ học để
quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu. Trước khi giao nộp tài liệu vào lưu
trữ đều phải xác định giá trị tài liệu.
Bệnh viện đã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm 11 thành viên để
thực hiện công tác tham mưu cho Giám đốc Bệnh viện về công tác xác định giá trị
tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
Tùy theo đặc điểm, nội dung, tính chất của tài liệu, căn cứ chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của bệnh viện, dựa theo các tiêu chuẩn xác định giá trị tài
liệu để phân loại và lựa chọn tài liệu. Sau khi đã phân loại thì tài liệu của bệnh
viện được chia thành 2 loại sau:
•
1.
Loại tài liệu bảo quản vĩnh viễn:
Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
2.
3.
cơ quan và các phòng, ban.
Báo cáo tổng kết năm và các năm của bệnh viện.
Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ, ban ngành các cơ quan cấp trên về
4.
các lĩnh vực chuyên môn y tế.
Các kế hoạch dài hạn và việc thực hiện các kế hoạch dài hạn của bệnh
•
viện.
Loại tài liệu bảo quản có tạm thời:
Gồm khối tài liệu tổng kết của các đơn vị trong cơ quan chỉ có giá trị tạm
thời (ngoài những tài liệu bảo quản vĩnh viễn và lâu dài).
Căn cứ vào đặc trưng của tài liệu, cơ quan phân loại tài liệu theo phương án
Thời gian – Cơ cấu tổ chức.
Nhận xét:
Công tác xác định giá trị tài liệu được lãnh đạo bệnh viện quan tâm và thực
hiện một cách thận trọng để không bỏ sót bất cứ tài liệu nào.
2.2.5. Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ của
công tác lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tài
liệu,... để nhằm tổ chức khoa học, tài liệu của một phông, loại ra những tài liệu
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
18
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hết giá trị, bảo quản những tài liệu quan trọng.
Tài liệu được cán bộ lưu trữ chỉnh lý, sắp xếp một cách hợp lý. Bệnh viện
đã sử dụng một số công cụ thống kê tài liệu truyền thống. Tài lệu chủ yếu được
thống kê bằng sổ thống kê như: Sổ nhập tài liệu, sổ thống kê phông, mục lục hồ
sơ....
Nhận xét:
Tại Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh công tác chỉnh lý khoa học tài
liệu cũng được quan tâm, bệnh viện có phông lưu trữ riêng và đã được đầu tư
chi phí cho công tác lưu trữ.
2.2.6. Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ
Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan là công tác mà sau mỗi năm
làm việc các khoa, phòng, bộ phận trong cơ quan phải lập hồ sơ công việc mình
đã làm xong, để đưa vào lưu trữ tại lưu trữ cơ quan. Đây là hình thức thu thập tài
liệu lưu trữ, nhằm lưu trữ những tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài.
Tại bệnh viện Đa khoa Thành phố công tác nộp hồ sơ tài liệu được tiến hành
sau mỗi năm làm việc và khi nội dung trong văn bản, tài liệu được giải quyết xong.
Cứ đến cuối năm bộ phận lưu trữ của cơ quan tiếp tục tiếp nhận tất cả hồ
sơ tài liệu của các khoa, phòng chuyên môn.
Toàn bộ khối tài liệu này được đưa vào lưu trữ hiện hành của bệnh viện. Tại
đây, tài liệu được bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng theo nhu cầu khai thác tài
liệu.
Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh đã xây dựng bản danh mục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu để các khoa, phòng nắm bắt được những hồ sơ tài liệu cần được lập và
đem vào nộp lưu, tạo điều kiện cho công tác giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu được
nhanh chóng, thuận lợi.
Nhận xét:
Nhìn chung, các tài liệu nộp được lập hồ sơ theo công việc, tài liệu thu
thập tương đối đầy đủ.
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
19
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.7. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu
Tổ chức sử dụng tài liệu tại Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh theo
hình thức cho mượn, cán bộ cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu thì đến kho lưu
trữ để mượn tài liệu mang về nghiên cứu tại phòng đọc hoặc phòng làm việc;
các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu cần khai thác, sao lưu bệnh án đều
được giải quyết nhanh chóng.
Hiện nay Lưu trữ hiện hành của bệnh viện luôn mở cửa để phục vụ cho
nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu vào hoạt động hàng ngày của bệnh viện. Tuy
nhiên, công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại bệnh viện chưa được quy mô nhưng
khối tài liệu đưa ra nghiên cứu đều là những tài liệu có giá trị và phục vụ thiết
thực cho công việc hàng ngày của cơ quan.
Để khai thác sử dụng tài liệu được nhiều hơn, Bệnh viện Đa khoa thành
phố Hà Tĩnh đang từng bước tổ chức lại công tác lưu trữ nói chung và quan tâm
đến khâu tổ chức sử dụng nói riêng, cụ thể đầu tư kinh phí, trang thiết bị cũng
như ứng dụng công nghệ tin học vào việc phục vụ bảo quản, khai thác sử dụng
tài liệu.
Tại Kho Lưu trữ đến nay đã xây dựng được các loại công cụ tra cứu khoa
học như: Sổ Mục lục hồ sơ, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ,... công cụ tra cứu
này có ưu điểm dễ tra tìm, nhanh chóng, thuận tiện. Bên cạnh đó cũng có nhược
điểm dễ bị mất dữ liệu khi máy tính hư hỏng.
Số lượng độc giả khai thác, sử dụng tài liệu tại bệnh viện là các cán bộ,
viên chức công tác tại bệnh viện và người dân có nhu cầu.
Nhận xét:
Công tác khai thác Sử dụng tài liệu của Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà
Tĩnh được thực hiện đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu của cán bộ nhân viên công
tác tại bệnh viện. Tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, tra tìm nhanh chóng, thuận
tiện.
2.2.8. Tình hình bảo quản tài liệu
Với vai trò, ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ, việc thu thập, phân
loại, xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản tại các lưu trữ đã khó, việc bảo
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
20
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quản an toàn tài liệu trong quá trình lưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại còn khó
khăn, phức tạp hơn.
Tài liệu lưu trữ dễ bị phá hoại dưới nhiều yếu tố khách quan như do
kho tàng, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng và yếu tố chủ quan do con người
gây ra. Để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu
trong các lưu trữ.
Tại Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh công tác bảo quản tài liệu Lưu
trữ cũng được quan tâm hơn.
Hiện nay bệnh viện đã có kho Lưu trữ tài liệu riêng và đã được đầu tư
trang thiết bị bảo quản tài liệu như: giá, hộp đựng tài liệu, máy hút bụi, máy hút
ẩm, máy điều hòa, bình chữa cháy,...
2.2.9. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ
Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã
hội, Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh đã luôn chú trọng quan tâm đến việc
áp dụng khoa học - công nghệ nói chung và công nghệ tin học nói riêng vào các
lĩnh vực hoạt động của mình nhằm giúp cho quá trình giải quyết công việc
nhanh chóng kịp thời, theo kịp thời đại,
Trong công tác lưu trữ, Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh cũng đã có
sử dụng tin học vào một số khâu như: Quản lý tài liệu lưu trữ bằng phần mềm
chuyên dụng. Tuy nhiên do phần mềm lưu trữ chưa được nâng cấp kịp thời nên
việc nhập dữ liệu và khai thác tài liệu qua mạng còn hạn chế.
Về lâu dài, Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh cần được sự quan tâm,
đầu tư của cơ quan cấp trên cho lĩnh vực này nhằm đưa công nghệ tin học vào
phục vụ thiết thực, hiệu quả hơn nữa cho hoạt động của cơ quan cũng như công
tác Lưu trữ để công tác này ngày một hiện đại hoá.
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
21
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHUYÊN ĐỀ: “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU”
Trong quá trình thực tập, bản thân em cùng với cán bộ Lưu trữ tại bệnh viện
đã chỉnh lý được một số tài liệu Hành chính trong giai đoạn từ năm 2011 - 2014
của phông lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh. Việc chỉnh lý tài liệu của
Sở thực hiện theo công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/05/2004 của Cục văn
thư lưu trữ Nhà nước về việc ban hành và hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
Cụ thể như sau:
* Phần 1: Chuẩn bị chỉnh lý:
1. Giao nhận tài liệu.
Cơ quan không thực hiện bước này. Vì toàn bộ tài liệu đưa ra chỉnh lý được
để trong kho và do cán bộ cơ quan tự chỉnh lý.
2. Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
Để hạn chế bụi bẩn gây ra từ tài liệu, cơ quan đã dùng chổi lông gà để quét
bụi bẩn trên các cặp, giá, hộp đựng tài liệu.
3. Khảo sát tài liệu
Nhằm thu thập những thông tin cần thiết về tình hình khối tài liệu giai đoạn
2011 -2014 để biên soạn bản Lịch sử hình thành phông và lịch sử phông; chọn và
xây dựng phương án phân loại phù hợp; làm cơ sở biên soạn bản hướng dẫn phân
loại lập hồ sơ, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu. Giúp cho việc chỉnh lý được
thuận lợi.
Nội dung việc khảo sát cụ thể như sau:
+ Tên phông : Phông lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh.
+ Giới hạn thời gian khối tài liệu đưa ra chỉnh lý từ năm (2011 -2014).
+ Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý 150 hồ sơ.
+ Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu là các văn bản chỉ đạo của Bộ Y tế,
Sở y tế, Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân thành phố, chương trình, kế hoạch
của Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh, tài liệu về tổ chức cán bộ, kế toán tài
chính.
+ Tình trạng khối tài liệu đưa ra chỉnh lý đã được thu về kho đầy đủ và đã
được phân loại sơ bộ, tài liệu không bị mối mọt cắn.
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
22
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập bổ sung tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thực
hiện chỉnh lý cũng như việc khai thác, sử dụng tài liệu về sau.
Tuy nhiên trước khi giao nộp vào kho lưu trữ của Sở thì hồ sơ, tài liệu về
các vấn đề, sự việc cụ thể đã được các cán bộ thu thập rất đầy đủ, nên bước này
không phải tiến hành góp phần đẩy nhanh tiến độ chỉnh lý.
5. Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, lập kế hoạch chỉnh lý
- Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
+ Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hoạt động,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức qua các thời kỳ lịch sử của
Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh.
+ Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của khối tài liệu giai
đoạn 2011- 2014 phông lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh.
- Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
+ Đây là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của khối tài liệu giai đoạn
2011-2014 thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo 1 phương án phân
loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ.
Phương án phân loại là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các nhóm và
trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu.
Bản này được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực
hiện việc phân loại, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ của khối tài liệu giai đoạn
2011-2014 được thống nhất.
+ Nội dung bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ gồm 2 phần chính: hướng
dẫn phân loại tài liệu và hướng dẫn lập hồ sơ:
* Bản hướng dẫn phân loại tài liệu:
Đã được biên soạn một cách chi tiết, rõ ràng từ mục đích, ý nghĩa, cơ sở
chọn phương án cũng như các bước phân chia tài liệu.
Căn cứ vào phương án phân loại, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
và theo bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại kho là bản kê những tài liệu chủ yếu
của Tòa án cần bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, bản kê những tài liệu không có giá
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
23
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trị và không thuộc phông (theo bảng thời hạn bảo quản chung mà Bộ Nội Vụ
quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV) .
Dựa vào 4 phương án phân loại tài liệu đối với cơ quan tổ chức Nhà nước,
thì phông lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh được phân loại theo
phương án “Thời gian – cơ cấu tổ chức”, phương án này được dùng để phân lại
tài liệu của phông mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu, tổ chức rõ ràng nhưng
không ổn định. Cơ quan đang hoạt động tronh thực tiễn.
* Bản hướng dẫn lập hồ sơ
Hướng dẫn một cách chi tiết phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành
hồ sơ đối với những tài liệu còn trong tình trạng lộn xộn theo các đặc trưng vấn
đề, tên gọi, địa danh… thành hồ sơ và cách chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những
hồ sơ đã lập nhưng chưa đạt yêu cầu về mặt nghiệp vụ và cách viết tiêu đề, sắp
xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ.
- Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu đã được biên soạn chi tiết. Nội
dung gồm 2 phần chính là phần bản kê các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản và
phần hướng dẫn cụ thể. Nó là căn cứ để những người tham gia chỉnh lý tiến
hành xác định giá trị của từng hồ sơ, tài liệu một cách cụ thể, thống nhất và
chính xác.
- Lập kế hoạch chỉnh lý.
Cơ quan không thực hiện lập kế hoạch chỉnh lý.
* Phần 2: Thực hiện chỉnh lý:
1. Phân loại tài liệu
Căn cứ vào đặc điểm của phương án phân loại, bản hướng dẫn xác định
giá trị tài liệu và theo bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại kho là bản kê những tài
liệu chủ yếu của bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh cần bảo quản vĩnh viễn,
lâu dài, bản kê những tài liệu không có giá trị và không thuộc phông (theo bảng
thời hạn bảo quản chung mà Bộ Nội Vụ quy định tại Thông tư 09/2011/TTBNV) . Dựa vào 4 phương án phân loại tài liệu đối với cơ quan tổ chức Nhà
nước.
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
24
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Căn cứ vào đặc điểm của Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh được
phân loại theo phương án “Thời gian – cơ cấu tổ chức”, phương án này được áp
dụng cho cơ quan có cơ cấu tổ chức rõ ràng nhưng không ổn định cơ quan đang
hoạt động trong thực tiễn.
Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tiến hành phân chia tài
liệu thành các nhóm theo thứ tự:
- Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn mỗi nhóm tương ứng
với 1 thời gian.
- Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa.
- Bước 3: Phân chia tài liệu từ nhóm vừa thành các nhóm nhỏ.
- Bước 4: Phân chia tài liệu từ nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn ( tương
ứng với hồ sơ/đvbq).
Phông lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh giai đoạn (20112014) được phân loại cụ thể như sau:
- Bước 1: Phân loại tài liệu của nhóm lớn theo đặc trưng thời gian.
1. Năm 2011
2. Năm 2012
3. Năm 2013
......................
- Bước 2: Phân chia tài liệu về từng lớn về nhóm vừa dựa vào cơ cấu tổ
chức.
1. Năm 2011
1.1. Phòng Kế hoạch - tổng hợp
1.2. Phòng Tổ chức - hành chính
1.3. Phòng Kế toán - tài chính
2. Năm 2012
.......................
- Bước 3: Phân chia tài liệu của từng năm về từng lĩnh vực hoạt động của
các đơn vị tổ chức.
1
Năm 2011
Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung
14A
25
Lớp: ĐHLT Lưu trữ học
