Tìm hiểu công tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài............................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................1
3. Mục đích nghiên cứu................................................................................2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu................................................................................2
5. Đối tượng, giới hạn phạm vi nghiên cứu..................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................2
7. Cấu trúc của đề tài....................................................................................2
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
THANH HÓA VÀ VĂN PHÒNG SỞ................................................................3
1. Khái quát về Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa...........................3
1.1. Lịch sử hình thành.................................................................................3
1.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn.............................................6
1.2.1. Vị trí, chức năng.................................................................................6
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................................6
1.3. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................14
1.4. Lãnh đạo Văn phòng Sở:.....................................................................14
1.5. Nhiệm vụ của Văn phòng Sở:..............................................................14
TIỂU KẾT.....................................................................................................15
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC
TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ
MÔI TRƯỜNG THANH HÓA TỈNH THANH HÓA...................................16
1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ..............................................16
1.1. Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ....................................................16

1.2. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư,
lưu trữ............................................................................................................16
1.2.1. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn
thư :

..........................................................................................................16

1.2.2. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác lưu
trữ

..........................................................................................................17

2. Thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường
Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa..........................................................................21
2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh
Hóa, tỉnh Thanh Hóa.....................................................................................21
2.1.1. Thực trạng Quản lý và giải quyết văn bản tại Sở Tài nguyên và Môi
trường Thanh Hóa.........................................................................................21
2.1.2. Thực trạng Quản lý và sử dụng con dấu tại Sở Tài nguyên và Môi
trường Thanh Hóa.........................................................................................27
2.1.3. Thực trạng Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở
Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa..........................................................28
2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Sở tài nguyên và Môi trường Thanh
Hóa, tỉnh Thanh Hóa.....................................................................................31
2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.....................................................31
2.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ...................................................................31
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.........................................................32
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ....................................................................32
2.2.5. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ..................................................33

2.2.6. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.........................34
TIỂU KẾT.....................................................................................................35
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO
CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI
TRƯỜNG...........................................................................................................36
1. Nhận xét, đánh giá..................................................................................36
1.1. Ưu điểm...............................................................................................36


1.2. Nhược điểm.........................................................................................36
2. Nguyên nhân...........................................................................................37
3. Các giải pháp..........................................................................................38
TIỂU KẾT.....................................................................................................38
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................39
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................40
PHỤ LỤC...........................................................................................................41


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo thực tập, tôi đã nhận được sự hướng dẫn nhiệt
tình từ các cán bộ, công chức tại Sở Tài nguyên và Môi trường và các thầy cô
khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhân đây, cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với anh
Nguyễn Văn Bình – Chánh Văn phòng, chị Thiều Thị Hương –Chuyên viên VP
Sở, chị Lê Thị Nhung –Chuyên viên Trung tâm công nghệ thông tin, Cô Phạm
Thị Hằng – Chuyên viên VP Sở và các anh chị trong Sở đã hướng dẫn giúp đỡ
tận tình tôi trong suốt quá trình thực hiện bài báo cáo thực tập này.
Trong quá trình làm bài báo cáo thực tập tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt
khác do trình độ còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù cố gắng song
bài báo cáo thực tập của tôi không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì thế, tôi

rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường, cũng như các bạn
đọc.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua
đó tôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con trường học tập cũng như
nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài báo cáo thực tập với tên đề tài: “ Tìm hiểu công tác Văn
thư – Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa”
Tôi xin cam đoan đây là bài báo cáo thực tập của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự cố không trung thực về thông tin
sử dụng trong bài báo cáo thực tập này.
Hà Nội, ngày tháng năm 2017


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
UBNDỦY BAN NHÂN DÂN
STN&MTSỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
VPVĂN PHÒNG
TLLT TÀI LIỆU LƯU TRỮ
PCT PHÓ CHỦ TỊCH
PGĐ PHÓ GIÁM ĐỐC


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Văn phòng – một cụm từ khá quen thuộc với mỗi người - là một cơ quan,
đơn vị của một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng đặc biệt quan trọng

đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Trong VP có một đơn vị cũng rất quan
trọng đó là Văn thư – Lưu trữ . Tại đây, các văn bản quan trọng được tập trung
và được lưu lại, mọi thông tin đều được tổ chức tại đây. Một cơ quan muốn hoạt
động tốt đều phải có văn thư – lưu trữ. Đất nước ngày càng phát triển kéo theo
mọi thứ đều thay đổi và văn thư – lưu trữ cũng vậy. Mọi thứ đều có nhu cầu tăng
lên và văn thư – lưu trữ cũng không ngoại lệ. Ngày nay, khoa học về văn thư –
lưu trữ đang được chú ý hơn để nâng cao ngành văn thư – lưu trữ. Các vấn đề về
văn thư –lưu trữ đều được quan tâm.
Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa là một bộ phận trực
thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa và là một đơn vị giúp việc cho
Sở. Văn phòng Sở đã và đang hoàn thành rất tốt các việc được giao góp phần
cho sự phát triển của Sở. Văn thư là một đơn vị trực thuộc Văn phòng Sở, Lưu
trữ là một đơn vị trực thuộc Trung tâm Công nghệ Thông tin. Hai đơn vị này
( văn thư – lưu trữ ) là những đơn vị nắm một vị trí quan trọng trong hoạt động
phát triển của Sở.
Là một sinh viên đã được học và nghiên cứu về vấn đề văn phòng, văn
thư – lưu trữ. Tôi nhận thấy đây là những bộ phận, đơn vị cực kỳ quan trọng đối
với cơ quan, tổ chức và là một trong những điều kiện tồn tại trong cơ quan, tổ
chức. Và tôi muốn xem xét thực tế, học hỏi những kiến thức, kỹ năng về văn
phòng, văn thư – lưu trữ
Từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “Tìm hiểu công tác Văn thư – Lưu
trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa” làm đề tài
nghiên cứu cho bài báo cáo lần thực tập thực tế này.
2. Lịch sử nghiên cứu
- Thực tập thực tế tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa từ ngày
10/1/2017 đến ngày 10/3/2017 theo lịch
1


- Tìm kiếm và tham khảo các thông tin trên mạng xã hội, internet, giáo

trình
3. Mục đích nghiên cứu
- Tìm hiểu các thông tin về Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa và
công tác Văn thư – Lưu trữ
- Tìm hiểu về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi
trường Thanh Hóa
- Đưa ra những ưu – nhược điểm công tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở
- Đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những nhược điểm khi thực
hiện công tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Khảo sát, tìm hiểu và đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ, từ đó đưa ra
những quan điểm làm sáng tỏ vấn đề.
5. Đối tượng, giới hạn phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư – Lưu trữ
- Giới hạn phạm vi nghiên cứu: tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh
Hóa tỉnh Thanh Hóa
6. Phương pháp nghiên cứu
Để đề tài được hoàn thiện, tôi có sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp phân tích và tổng hợp
- Phương pháp khảo sát, phỏng vấn các cán bộ, công chức làm việc tại Sở
TN & MT Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa
- Phương pháp so sánh, đối chiếu
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài các phần như phần mở đầu và phần kết luận, tài kiệu tham khảo,
phụ lục thì đề tài có cấu trúc chia làm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa
Chương 2: Cơ sở lý luận về Công tác Văn thư, Công tác Lưu trữ và Thực
trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và các giải pháp nâng cao công tác Văn thư

– Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa

2


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
THANH HÓA VÀ VĂN PHÒNG SỞ
1. Khái quát về Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa
1.1. Lịch sử hình thành
Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa được thành lập theo Quyết định
số 2434/2003/QĐ-UB ngày 28/07/2003 của UBND tỉnh Thanh Hóa, tiền thân là
Sở Địa chính, Ban Quản lý Ruộng đất qua các giai đoạn hình thành và phát
triển:
- Thời kỳ trước tháng 6/1983: Phòng Quản lý Ruộng đất, thuộc UBND
tỉnh Thanh Hóa, từ cuối năm 1960 – 6/1983 Phòng Quản lý ruộng đất, trực
thuộc Ty Nông nghiệp Thanh Hóa. Các ông trưởng phòng thời kỳ này gồm: ông
Lê Quang Tiếp, ông Hoàng Đức Thắng ( 1971 – 1972), ông Lê Huy Ái. Đội ngũ
cán bộ công nhân, viên chức giai đoạn này khoảng 20 người, lúc cao nhất đến 40
người, trong đó bộ phận phân tích nông hóa thổ nhưỡng trên 20 người.
- Từ tháng 6/1983 đến tháng 9 năm 1994: Ban Quản lý Ruộng đất trực
thuộc UBND tỉnh Thanh Hóa , trên cơ sở bộ máy của Phòng Quản lý Ruộng đất
thuộc Ty Nông Nghiệp và cán bộ từ Ban phân vùng Quy hoạch thuộc UB Kế
hoạch tỉnh. Ban Quản lý Ruộng đất có chức năng, nhiệm vụ tham mưu, giúp
UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đất đai bao gồm: điều tra,
khảo sát và phân bố các loại đất; thống kê, đăng ký đất; qui hoạch sử dụng đất;
giao đất, thu hồi đất, trưng dụng đất; thanh tra, kiểm tra việc chấp hành các chế
độ, thể lệ quản lý việc sử dụng đất; giải quyết các tranh chấp về đất; qui định các
chế độ, thể lệ để quản lý việc sử dụng đất và tổ chức việc thực hiện các chế độ,
thể lệ này. Tổ chức bộ máy của Ban gồm: Phòng Hành chính tổng hợp, phòng

Thanh tra Pháp chế, phòng Điều tra cơ bản, phòng Đăng ký thống kê; do yêu
cầu của công tác đo đạc lập bản đồ địa chính tháng 01/1994 Đội Đo đạc - Bản
đồ được tách ra từ phòng Điều tra cơ bản. Số lượng cán bộ, công chức, viên
chức khoảng 40 người.Lãnh đạo Ban thời kỳ này:
3


+ Trưởng Ban: Ông Lê Bạch Lan, nguyên PCT UBND tỉnh (6/19832/1989); ông Lê Huy Ái ( 3/1989 - 9/1994).
+ Phó trưởng Ban: Ông Lê Huy Ái (7/1983 - 2/1989); ông Nguyễn Xuân
An ( 9/1989 - 9/1994); bà Bùi Thị Hiền (10/1989 - 9/1994).
-

Từ tháng 9/1994 đến tháng 7/2003: Sở Địa chính thuộc UBND tỉnh

Thanh Hoá (thành lập theo Quyết định số 1039 TC/UBTH ngày 20/9/1994), trên
cơ sở bộ máy tổ chức hiện có của Ban Quản lý ruộng đất Thanh Hoá. Sở là cơ
quan tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đất
đai bao gồm: Điều tra, khảo sát, đo đạc, phân hạng đất đai và lập bản đồ địa
chính; qui hoạch và kế hoạch hoá việc sử dụng đất đai; qui định các chế độ,
chính sách về quản lý, sử dụng đất đai và tổ chức việc thực hiện các chế độ,
chính sách này; giao đất và thu hồi đất; đăng ký đất đai, lập và giữ sổ địa chính,
thống kê đất đai, cấp giấy chứng nhận QSDĐ; thanh tra việc chấp hành các chế
độ, thể lệ về quản lý sử dụng đất đai; giải quyết các tranh chấp đất đai. Cơ cấu tổ
chức gồm: Phòng Tổ chức-Hành chính-Tổng hợp, phòng Kế hoạch Tài chính,
phòng Đo đạc - Bản đồ, phòng Thanh tra Pháp chế, phòng Đăng ký thống kê; 02
đơn vị sự nghiệp: Đoàn đo đạc Bản đồ và Qui hoạch; Trung tâm Thông tin- Lưu
trữ địa chính ( từ tháng 4/1997 trở về trước là Bộ phận Thông tin lưu trữ địa
chính). Số lượng cán bộ, công chức, viên chức thời kỳ này lúc cao nhất 80
người. Lãnh đạo Sở thời kỳ này:
+ Giám đốc Sở: Ông Lê Huy Ái (9/1994 - 02/1999), ông Nguyễn Văn

Tiếu (3/1999 - 7/2003).
+ Phó Giám đốc Sở: Ông Nguyễn Văn Tiếu (4/1996 - 2/1999), ông
Nguyễn Xuân An (9/1994 - 02/2000); ông Vũ Đình Xinh (10/1999 - 7/2003),
ông Lê Thanh Hà (10/1999-11/2002), ông Nguyễn Hanh Thành (11/19997/2003), bà Bùi Thị Hiền (9/1994 – 7/2003).
-

Từ tháng 7/2003 đến nay: Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hoá

(được thành lập theo số 2434/2003/QĐ-UB ngày 28/7/2003) trên cơ sở bộ máy
tổ chức hiện có của Sở Địa chính và tiếp nhận bàn giao các tổ chức thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên khoáng sản từ Sở Công nghiệp, tài
4


nguyên nước từ Sở Nông nghiệp và PTNT, môi trường từ Sở Khoa học - Công
nghệ và Môi trường. Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc
ủy ban nhân dân tỉnh, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản,
bảo vệ môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc bản đồ trên địa bàn tỉnh theo quy
định của pháp luật. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở hiện nay:
+ 10 đơn vị quản lý nhà nước: Văn phòng Sở, Thanh tra Sở, Phòng Đo
đạc - Bản đồ, Phòng Chính sách đất đai (từ tháng 9/2008 trở về trước là phòng
Đăng ký thông kê), Phòng Quản lý đất đai (trước đây là phòng Qui hoạch – kế
hoạch; từ tháng 9/2006 - 9/2008 là, Phòng Giao đất - Thuê đất), Phòng Tài
nguyên khoánh sản và Phòng Tài nguyên nước (được tách ra từ phòng Quản lý
tài nguyên nước và khoáng sản từ tháng 9/2006), Chi cục Bảo vệ môi trường
(thành lập tháng 4/2008, trước đây là Phòng Quản lý môi trường), Chi cục Biển
và Hải đảo (thành lập tháng 3/2011 trước đây là Phòng Biển, Hải đảo và KTTV),
Phòng Pháp chế (thành lập tháng 9/2010).
+ 7 đơn vị sự nghiệp gồm: Trung tâm Công nghệ thông tin (từ tháng

9/2008 trở về trước là Trung tâm Thông tin tài nguyên và môi trường), Đoàn Đo
đạc bản đồ và Qui hoạch, Văn phòng Đăng ký QSD đất (thành lập tháng
6/2005), Trung tâm Quan trắc và Bảo vệ môi trường (thành lập tháng 10/2006)
và Đoàn Mỏ - Địa chất (tiếp nhận từ Sở Công nghiệp tháng 4/2004), Quỹ bảo vệ
môi trường (thành lập tháng 12/2011), Trung tâm Phát triển quỹ đất (tiếp nhận từ
UBND tỉnh tháng 11/2013).
+ Đội ngũ cán bộ công chức, viên chức, lao động của Sở trong thời kỳ này
liên tục được tăng thêm. Khi thành lập Sở (tháng 8/2003 có 77 người). Đến nay
đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động gồm 386 người: 103 biên
chế hành chính nhà nước, 79 biên chế sự nghiệp và 204 lao động hợp đồng tại
các đơn vị sự nghiệp.
Lãnh đạo Sở thời kỳ này:
+ Giám đốc Sở: Ông Nguyễn Văn Tiếu (8/2003-7/2005); ông Vũ Đình
Xinh, (từ tháng 01/2006 đến 2015). Từ năm 2016 đến tháng 3/2017 hiện tại chưa
5


có Giám đốc Sở.
+ Phó Giám đốc Sở: Ông Nguyễn Hanh Thành (8/2003-7/2007), bà Bùi
Thị Hiền (8/2003-11/2005), ông Vũ Đình Xinh (8/2003-12/2005), bà Nguyễn
Thị Thuỷ (từ tháng 9/2006), ông Bùi Huy Hiền (từ tháng 7/2007), ông Trần
Quang Trung (7/2007 - 3/2011), ông Lưu Trọng Quang (từ tháng 5/2010), ông
Hoàng Như Đức (8/2010 - 12/2011), ông Nguyễn Minh Châu (từ tháng
12/2011), ông Hoàng Văn Thế (từ tháng 12/2011), ông Phạm Tiến Dũng (từ
tháng 01/2014).
Từ khi ra đời đến nay, tiền thân là Phòng Quản lý Ruộng đất, sau đó là
Ban Quản lý ruộng đất, Sở Địa chính và Sở Tài nguyên và Môi trường ngày nay;
trong từng giai đoạn, Sở luôn hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình, là cơ
quan tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước
về tài nguyên môi trường và các lĩnh vực khác được giao. Đặc biệt giai đoạn từ

năm 2003 đến nay, với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan tham mưu đa lĩnh vực,
Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hoá đã tham mưu cho Uỷ ban nhân dân
tỉnh quản lý có hiệu quả tài nguyên đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng
sản, bảo vệ môi trường, đo đạc và bản đồ. Góp phần quan trọng trong việc thực
hiện các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh./.
(Theo website )
1.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn
1.2.1. Vị trí, chức năng
Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh,
có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về lĩnh vực tài nguyên và môi trường bao gồm: đất đai, tài nguyên nước, tài
nguyên khoáng sản, địa chất, môi trường, khí tượng thủy văn, đo đạc và bản đồ,
quản lý tổng hợp về biển và hải đảo; thực hiện các dịch vụ công trong các lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý của Sở.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
1. Trình UBND tỉnh
- Dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền ban
6


hành của UBND tỉnh về lĩnh vực tài nguyên và môi trường;
- Dự thảo quy hoạch, kế hoạch 5 năm và hằng năm; chương trình, đề án,
dự án về lĩnh vực tài nguyên và môi trường và các giải pháp quản lý, bảo vệ tài
nguyên và môi trường trên địa bàn;
- Dự thảo quy định tiêu chuẩn chức danh đối với cấp trưởng, cấp phó
của tổ chức trực thuộc Sở và Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Tài nguyên và
Môi trường, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh
2. Trình Chủ tịch UBND
- Dự thảo các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch UBND
tỉnh về lĩnh vực tài nguyên và môi trường;

- Dự thảo quyết định thành lập, sát nhập, giải thể, tổ chức lại các phòng
nghiệp vụ, chi cục và đơn vị sự nghiệp thuộc STN&MT; dự thảo quyết định quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của chi cục thuộc Sở theo
quy định của pháp luật
- Dự thảo các văn bản quy định cụ thể về quan hệ công tá giữa
STN&MT đối với các Sở có liên quan và UBND quận, huyện, thị xã, thành phố
trong tỉnh.
3. Hướng dẫn tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy
hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và
định mức kinh tế - kỹ thuật trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường được cơ
quan cấp trên có thẩm quyền ban hành; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp
luật về lĩnh vực tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh.
4. Về đất đai
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan lập, điều chỉnh quy
hoạch, kế hoạch, sử dụng đất của địa phương để trình UBND tỉnh; hướng dẫn,
kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đã được phê duyệt;
- Tổ chức thẩm định quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất do UBND cấp
huyện trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế
hoạch sử dụng đất của cấp huyện đã được phê duyệt;
- Tổ chức thẩm định hồ sơ về giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển
7


quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất và quyền sử hữu, sử dụng tài sản gắ liền với đất;
- Thực hiện việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở
hữu, sử dụng tài sản gắn liền với đất theo ủy quyền của UBND tỉnh; ký hợp
đồng thuê đất, thực hiện đăng ký quyền sử dụng đất và quyền sở hữu, sử dụng
tài sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các thủ tục về giao đất, cho thuê

đất, thu hồi đất, chuyển quyền sử dụng dất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sỏ hữu, sử dụng tài sản gắn liền
với đất; việc đăng ký quyền sử dụng đất, lập và quan lý hồ sơ địa chính; việc
thực hiện quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất;
- Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện việc điều tra, khảo sát, đo
đạc, đánh giá, phân hạng đất; lập và chỉnh lý biến động bản đồ địa chính, bản đồ
hiện trạng sử dụng đất và bản đồ quy hoạch sử dụng đất; thống kê, kiểm kê đất
đai và xây dựng hệ thống thông tin đất đai của tỉnh
- Chủ trì xác định giá đất, trình UBND tỉnh quy định giá đất định kỳ
hằng năm tại địa phương phù hợp với khung giá đất do Chính phủ ban hành; đề
xuất việc giải quyết các trường hợp vướng mắc về giá đất; tổ chức thực hiện
điều tra, tổng hợp và cung cấp thông tin, dữ liệu về giá đất;
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan hướng dẫn, kiểm tra, tổ
chức thực hiện việc bồi thường, hỗ trợ và tái định cư đối với các trường hợp bị
thu hồi đất theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức, thực hiện, kiểm tra việc thu hồi tiền khi giao đất, cho thuê
đất, chuyển mục đích sử dụng đất, thu hồi đất, phát triển đất, đấu giá quyền sở
hữu đất, đấu thầu dự án có sử dụng đất;
- Tổ chức, quản lý hoạt động của VP đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh
và hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của VP đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện;
5. Về tài nguyên nước:
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan lập quy hoạch, kế hoạch
quản lý, sử dụng, bảo vệ tài nguyên nước, phòng, chống suy thoái, cạn kiệt
8


nguồn nước; tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
- Tổ chức thẩm định các đề án, dự án về khai thác, sử dụng tài nguyên
nước, chuyển nước giữa các lưu vực sông thuộc thẩm quyền phê duyệt của ủy
ban nhân dân tỉnh;

- Tổ chức thực hiện việc xác định ngưỡng giới hạn khai thác nước đối với
các sông, các tầng chứa nước, các khu vực dự trữ nước, các khu vực hạn chế
khai thác nước; kế hoạch điều hòa, phân bổ tài nguyên nước trên địa bàn tỉnh;
- Tổ chức thẩm định hồ sơ gia hạn, thay đổi thời hạn, điều chỉnh nội
dung, đình chỉ hiệu lực và thu hồi giấy phép thăm dò, khai thác, sử dụng tài
nguyên nước, giấy phép xả nước thải vào nguồn nước và giấy phép hành nghề
khoan nước dưới đất theo thẩm quyền; thực hiện việc cấp phép và thu phí, lệ phí
về tài nguyên nước theo quy định của pháp luật; thanh tra, kiểm tra các hoạt
động về tài nguyên nước quy định trong giấy phép;
- Tổ chức thực hiện công tác điều tra cơ bản, kiểm kê, thống kê, lưu trữ số
liệu tài nguyên nước trên địa bàn; tổ chức quản lý, khai thác các công trình quan
trắc tài nguyên nước do địa phương đầu tư xây dựng;
- Tổng hợp tình hình khai thác, sử dụng nước, các nguồn thải vào nguồn
nước trên địa bàn; lập danh mục các nguồn nước bị ô nhiễm, suy thoái, cạn kiệt;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc trám lấp giếng không sử dụng theo quy định
của pháp luật;
- Tham gia tổ chức phối hợp liên ngành của Trung ương, thường trực tổ
chức phối hợp liên ngành của địa phương về quản lý, khai thác, bảo vệ nguồn
nước lưu vực sông.
6. Về tài nguyên khoáng sản:
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan khoanh định các khu vực
cấm, tạm thời cấm hoạt động khoáng sản, xác định các khu vực đấu thầu thăm
dò, khai thác khoáng sản thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân tỉnh; đề xuất
với ủy ban nhân dân cấp tỉnh các biện pháp bảo vệ tài nguyên khoáng sản;
- Tổ chức thẩm định đề án thăm dò khoáng sản làm vật liệu xây dựng
thông thường và than bùn; tham gia xây dựng quy hoạch thăm dò, khai thác, chế
9


biến và sử dụng các loại khoáng sản thuộc thẩm quyền cấp giấy phép của ủy ban

nhân dân tỉnh;
- Tổ chức thẩm định hồ sơ về việc cấp, gia hạn, thu hồi, trả lại giấy phép
hoạt động khoáng sản, cho phép chuyển nhượng, cho phép tiếp tục thực hiện
quyền hoạt động khoáng sản trong trường hợp được thừa kế và các đề án đóng
cửa mỏ thuộc thẩm quyền quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh;
- Tổ chức thẩm định báo cáo thăm dò khoáng sản làm vật liệu xây dựng
thông thường và than bùn thuộc thẩm quyền phê duyệt của Uỷ ban nhân dân
tỉnh;
- Thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động khoáng sản của các tổ chức, cá
nhân; giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về hoạt động khoáng sản và xử lý
hoặc kiến nghị xử lý các vi phạm pháp luật về khoáng sản theo quy định của
pháp luât;
- Quản lý, lưu trữ và cung cấp thông tin, tư liệu về thăm dò khoáng sản
làm vật liệu xây dựng và than bùn; thống kê, kiểm kê trữ lượng khoáng sản đã
được phê duyệt và định kỳ báo cáo Bộ Tài nguyên và Môi trường.
7. Về môi trường:
- Tổ chức đánh giá hiện trạng môi trường trên địa bàn tỉnh theo định kỳ;
điều tra, xác định khu vực môi trường bị ô nhiễm, lập danh sách các cơ sở gây ô
nhiễm môi trường, gây ô nhiễm môi trường nghiêm trọng trên địa bàn và định
kỳ báo cáo ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Tài nguyên và Môi trường theo quy định
của pháp luật; kiểm tra việc thực hiện các biện pháp khắc phục ô nhiễm môi
trường của các cơ sở đó;
- Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng, tổ chức
thực hiện kế hoạch huy động các nguồn lực nhằm ứng phó, khắc phục ô nhiễm
môi trường do các sự cố môi trường gây ra theo phân công của Uỷ ban nhân dân
tỉnh;
- Thực hiện việc cấp, gia hạn và thu hồi giấy phép đối với chủ nguồn thải,
chủ thu gom, vận chuyển, xử lý chất thải rắn nguy hại theo quy định của pháp
luật; hướng dẫn, kiểm tra, cấp giấy xác nhận đủ điều kiện nhập khẩu phế liệu
10

theo thẩm quyền;
- Tổ chức thẩm định báo cáo đánh giá môi trường chiến lược, báo cáo
đánh giá tác động môi trường, đề án bảo vệ môi trường, các dự án thiết lập các
khu bảo tồn thiên nhiên, đa dạng sinh học thuộc thẩm quyền phê duyệt của Uỷ
ban nhân dân tỉnh; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện sau khi được phê duyệt;
- Chủ trì, phối hợp tổ chức thực hiện chương trình, đề án bảo vệ, khắc
phục, cải tạo cảnh quan môi trường liên ngành, bảo tồn và phát triển bền vững
các vùng đất ngập nước theo phân công của Uỷ bân nhân dân dân tỉnh;
- Hướng dẫn xây dựng và tổ chức, quản lý hệ thống quan trắc môi trường
theo quy định của pháp luật; thống kê, lưu trữ số liệu về môi trường tại địa
phương;
- Tổ chức thực hiện các hoạt động truyền thông bảo vệ môi trường thuộc
phạm vi chức năng của Sở; Tổ chức việc thu phí thẩm định báo cáo đánh giá tác
động h môi trường, phí bảo vệ môi trường đối với chất thải theo quy định của
pháp luật;
- Tổng hợp dự toán chi sự nghiệp bảo vệ môi trường của các cơ quan, đơn
vị thuộc địa phương và phối hợp với Sở Tài chính báo cáo ủy ban nhân dân tỉnh
trình Hội đồng nhân dân tỉnh; chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính quản lý quỹ bảo
vệ môi trường của địa phương theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
8. Về khí tượng thuỷ văn:
- Tổ chức thẩm định hồ sơ về việc cấp, gia hạn, điều chỉnh nội dung, thu
hồi giấy phép hoạt động của công trình khí tượng thuỷ văn chuyên dùng trên địa
bàn tỉnh thuộc thẩm quyền quyết định của Uỷ ban nhân nhân dân tỉnh và kiểm
tra việc thực hiện;
- Chủ trì thẩm định các dự án đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp công
trình khí tượng, thuỷ văn chuyên dùng; tham gia xây dựng phương án phòng,
chống, khắc phục hậu quả thiên tai trên địa bàn;
- Chịu trách nhiệm phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan ở Trung

ương và địa phương trong việc bảo vệ, giải quyết các vi phạm hành lang an toàn
kỹ thuật công trình khí tượng thủy văn của Trung ương trên địa bàn;
11


- Tổng hợp và báo cáo tình hình, tác động của biến đổi khí hậu đối với
các yếu tố tự nhiên, con người và kinh tế - xã hội ở địa phương; phối hợp với
các ngành có liên quan đề xuất và kiến nghị các biện pháp ứng phó thích hợp.
9. Về đo đạc và bản đồ:
- Xác nhận đăng ký; thẩm định hồ sơ và đề nghị cơ quan nhà nước có
thẩm quyền cấp, bổ sung, gia hạn và thu hồi giấy phép hoạt động đo đạc và bản
đồ theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức, quản lý việc triển khai các hoạt động đo đạc và bản đồ theo
quy hoạch, kế hoạch; quản lý chất lượng các công trình sản phẩm đo đạc và bản
đồ; thống nhất quản lý toàn bộ hệ thống tư liệu đo đạc và bản đồ trên địa bàn
tỉnh; quản lý việc bảo mật, lưu trữ, cung cấp khai thác sử dụng thông tin tư liệu
đo đạc và bản đồ; quản lý việc bảo vệ các công trình xây dựng đo đạc và bản đồ;
- Quản lý và tổ chức thực hiện việc xây dựng, cập nhật, khai thác hệ
thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật đo đạc và bản đồ trên địa bàn tỉnh, bao gồm: hệ
thống điểm đo đạc cơ sở, cơ sở dữ liệu nền thông tin địa lý, hệ thống địa danh
trên bản đồ, hệ thống bản đồ địa chính, hệ thống bản đồ hành chính, bản đồ nền,
bản đồ chuyên đề phục vụ các mục đích chuyên dụng, bản đồ địa hình;
- Theo dõi việc xuất bản, phát hành bản đồ và kiến nghị với cơ quan nhà
nước có thẩm quyền đình chỉ phát hành, thu hồi các ấn phẩm bản đồ có sai sót
về thể hiện chủ quyền quốc gia, địa giới hành chính, địa danh thuộc địa phương;
ấn phẩm bản đồ có sai sót về kỹ thuật.
10. Về quản lý tổng hợp biển và hải đảo :
- Tham mưu cho UBND Tỉnh các cơ chế, chính sách thu hút, khuyến
khích và bảo đảm quyền cư trú, sản xuất, kinh doanh trên các đảo ven bờ phù
hợp với các mục tiêu về bảo vệ chủ quyền quốc gia, phát triển bền vững kinh tế,

xã hội và bảo vệ môi trường biển;
- Chủ trì hoặc tham gia thẩm định, đánh giá các quy hoạch mạng lưới dịch
vụ và các dự án đầu tư công trình, trang thiết bị phục vụ quản lý, khai thác, sử
dụng tài nguyên biển và hải đảo thuộc thẩm quyền quyết định của Uỷ ban nhân
dân tỉnh theo quy định của pháp luật;
12


- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan tổ chức thực hiện chương trình, kế
hoạch quản lý tổng hợp vùng duyên hải của tỉnh sau khi được phê duyệt;
- Chủ trì giải quyết hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền giải quyết các vấn đề
về quản lý, khai thác tài nguyên biển và hải đảo liên ngành, liên tỉnh liên quan
đến địa bàn tỉnh;
- Chủ trì, tham gia với các cơ quan có liên quan trong việc điều tra, đánh
giá tiềm năng tài nguyên biển, hải đảo; thu thập, xây dựng dữ liệu về tài nguyên
và môi trường biển, hải đảo của tỉnh;
- Tổ chức thực hiện tuyên truyền, nâng cao nhận thức cộng đồng về bảo
vệ chủ quyền lãnh thổ và khai thác có hiệu quả các lợi ích, tiềm năng kinh tế
biển, ven biển và hải đảo của tỉnh.
11. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ quản lý nhà nước về lĩnh vực tài
nguyên và môi trường đối với Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện, công
chức chuyên môn giúp ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn quản lý nhà nước
về lĩnh vực tài nguyên và môi trường.
12. Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực quản lý của Sở theo quy
định của pháp luật và phân công hoặc ủy quyền của ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
chủ trì hoặc tham gia thẩm định, đánh giá và tổ chức thực hiện các đề tài nghiên
cứu, đề án, dự án ứng dụng tiến bộ công nghệ có liên quan đến lĩnh vực tài
nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh.
13. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm
đối với các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở và các đơn vị sự nghiệp công lập khác

trên địa bàn tỉnh hoạt động dịch vụ công trong lĩnh vực tài nguyên và môi
trường theo quy định của pháp luật; chịu trách nhiệm về các dịch vụ công do Sở
tổ chức thực hiện.
14. Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước đối với các doanh
nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân ; hướng dẫn, kiểm tra hoạt động
các hội, tổ chức phi chính phủ trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường theo quy
định của pháp luật.
15. Thực hiện thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong các lĩnh vực
13


thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Sở theo quy định của pháp luật; giải
quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng theo quy định của pháp luật
hoặc phân cấp, ủy quyền của ủy ban nhân dân tỉnh.
16. Quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và mối
quan hệ công tác của Văn phòng, các phòng nghiệp vụ, chi cục và các đơn vị sự
nghiệp trực thuộc Sở; quản lý biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và chính
sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ,
công chức, viên chức thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của Sở theo quy định
của pháp luật và phân câp của ủy ban nhân dân tỉnh; tổ chức bồi dưỡng nghiệp
vụ cho cán bộ, công chức cấp huyện và cấp xã làm công tác quản lý nhà nước về
tài nguyên và môi trường.
17. Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và phân
cấp của ủy ban nhân dân tỉnh.
18. Xây dựng cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường; thống kê, báo
cáo tình hình quản lý, bảo vệ tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh theo
quy định của pháp luật.
19. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao hoặc theo quy
định của pháp luật
1.3. Cơ cấu tổ chức

( Xem phụ lục số 1 )
Khái quát về Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa
1.4. Lãnh đạo Văn phòng Sở:
+ Chánh Văn phòng: Ông Nguyễn Văn Bình;
+ Phó Chánh Văn phòng: Bà Lê Thị Bích Ngọc.
1.5. Nhiệm vụ của Văn phòng Sở:
Tham mưu cho Giám đốc Sở thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Công tác tổng hợp báo cáo của sở, ngành và các báo cáo khác được
giao;
+ Công tác tổ chức cán bộ, đào tạo cán bộ;
+ Công tác thi đua-khen thưởng;
14


+ Công tác văn thư lưu trữ;
+ Công tác hành chính quản trị;
+ Công tác cải cách hành chính, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả trong thực
hiện cơ chế "một cửa”;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác được Giám đốc Sở giao.
TIỂU KẾT
Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa đã trải qua nhiều năm hình
thành và phát triển, trở thành một trong những cơ quan, đơn vị quan trọng của
tỉnh Thanh Hóa. Để đạt được sự thành công này là nhờ công lao rất lớn của các
lãnh đạo, cán bộ, công chức. Ngày nay, Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh
Hóa đang từng bước hiện đại hóa để hòa nhịp với sự phát triển của xã hội.
Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa là một đơn vị trực
thuộc của Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa ( tỉnh Thanh Hóa ). Văn
phòng Sở đã góp phần làm nên sự phát triển của Sở. Văn phòng đã cố gắng thực
hiện tốt những công việc được giao. Hiện nay, văn phòng đang ngày càng hiện
đại hóa VP để nâng cao chất lượng hơn nữa, hòa nhập với sự hiện đại của xã hội.

15


CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC
TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ
MÔI TRƯỜNG THANH HÓA TỈNH THANH HÓA
1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ
1.1.

Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ

- Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức
( Trích giáo trình “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” )
- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính
đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi
khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã
hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là
một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm.
( Trích giáo trình “Lưu trữ” – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nôi – Nhà xuất
bản Giao thông Vận tải Hà Nội – 2009 )
1.2.

Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác

văn thư, lưu trữ
1.2.1. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn
thư :

 Nội dung: Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây
- Soạn thảo văn bản: Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản
thường trải qua những công việc như sau:
+ Thảo văn bản
+ Duyệt văn bản
+ Đánh máy, sao in văn bản
16


+ Ký văn bản để ban hành
- Quản lý và giải quyết văn bản gồm:
+ Tiếp nhận, vào sổ ( đăng ký ) và chuyển giao văn bản đến.
+ Vào sổ và chuyển giao văn bản đi
+ Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản.
- Quản lý và sử dụng con dấu
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
 Tính chất và đặc điểm
- Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật
- Công tác văn thư mang tính chính trị cao
- Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan,
tổ chức.
- Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động
riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, mà là
những công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động
quản lý trong từng cơ quan, tổ chức

 Mục đích, ý nghĩa
- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ
quan
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng
công tác của cơ quan
- Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy
tờ
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật
cơ quan
- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lơi cho công tác lưu trữ.
1.2.2. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác lưu
trữ
 Nội dung
- Hoạt động quản lý
17


+ Biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình Đảng,
Nhà nước ban hành
+ Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện, các quy định của Đảng,
Nhà nước về công tác lưu trữ
+ Tổ chức nghiên cứu khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu
trữ
+ Quản lý đào tạo cán bộ, công chức lưu trữ cơ quan Đảng, Nhà nước
- Hoạt động nghiệp vụ
+ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
+ Phân loại tài liệu
+ Chỉnh lý khoa học – kỹ thuật tài liệu
+ Xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ và
loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

+ Thống kê, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
+ Tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
 Tính chất, đặc điểm
- Tính chất khoa học:
+ Được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp
khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu
thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công
cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sử
dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ…
+ Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều đề được tổ chức thực hiện theo các
phương pháp khoa học. Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình
nghiệp vụ nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu hủy tài liệu thuộc nội dung
nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu; quy trình khử mốc tài
liệu,… thuộc nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu,… Đối với mỗi loại hình tài
liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang tính đăc thù khác nhau . Khoa
học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề
ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu. Khoa
18


học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành
khác để áp dụng vào khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những thành tựu của các ngành
như toán học, vật lý học, hóa học học, sinh học, tin học, thông tin học,… đang
được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài
liệu lưu trữ và tổ chức khai thá, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.
+ Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa
trong công tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu
chuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu
chuẩn về các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu, cặp,
hộp bảo quản tài liệu; bìa hồ sơ; tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ,

… đang là vấn đề đặt ra cho các tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ.
- Tính chất cơ mật:
+ Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc của tài liệu. Nội dung
thông tin trong tài liệu lưu trữ có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin
khác. Vì là bản chính, bản gốc của tài liệu nên tài liệu lưu trữ còn có giá trị như
một minh chứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong
việc xác minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng.
+ Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và
được lưu lại, giữ lại để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác,
các yêu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Như vậy. tài liệu lưu
trữ cần được đưa ra phục vụ .
+ Có những tài liệu lưu trữ mà nội dung chứa đựng những thông tin bí
mật của quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của cá nhân, do đó các thế lực
đối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong tài liệu lưu trữ.
+ Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này
nhưng hạn chế sử dụng với những đối tượng độc giả khác… vì vậy phải thể hiện
đầy đủ các nguyên tắc, chế độ để bảo vệ nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ
+ Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định về
tính cơ mật trong công tác lưu trữ.
+ Những nội dung thông tin khai thác được trong tài liệu lưu trữ quốc gia
19