TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG NGHĨA TÂN, CẦU GIẤY, HÀ NỘI.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ
----------

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CHUYÊN ĐỀ:
TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG
NGHĨA TÂN, CẦU GIẤY, HÀ NỘI

Sinh viên
Lớp
Người hướng dẫn

: Vũ Thúy Ngân
: ĐH Lưu trữ học 13A
: Nguyễn Thị Ly

Hà Nội – 2017


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5

CHỮ VIẾT TẮT
UBND
HĐND

QPPL
TP
B/c

NGHĨA
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Quy phạm pháp luật
Thành phố
Báo cáo


MỤC LỤC
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ủy ban
nhân dân phường Nghĩa Tân..................................................................................................4
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng ủy ban nhân dân phường
Nghĩa tân....................................................................................................................................8
Bộ phận lưu trữ của cơ quan thuộc văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân..8
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức.........................................................................................21
3.3.2.Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường......................................................................22


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Hiện nay đất nước ta là nước đang phát triển, nền kinh tế đang từng bước
tiến lên theo xu hướng hiện đại hóa, trên xu hướng nhằm đưa đất nước đi lên để
phù hợp với nền kinh tế của các nước trên thế giới. Đất nước và con người Việt
Nam đã trải qua những thời đại lịch sử vẻ vang, hào hùng. Cuộc đấu tranh cách
mạng dựng nước và giữ nước hàng ngàn năm của dân tộc vẫn còn được gìn giữ
và phát huy cho đến tận ngày nay. Truyền thống quý báu của nhân dân ta đó là
tinh thần yêu nước, sẵn sàng chiến đấu hy sinh vì Tổ quốc.Tiêu biểu là hai cuộc

chiến tranh xâm lược của hai cường quốc hùng mạnh Pháp – Mĩ vĩ đại chúng ta
đã giành được thắng lợi, thống nhất đất nước, thoát khỏi ách thống trị, đem lại
cuộc sống tự do, hạnh phúc, ấm no cho dân tộc ta. Đó cũng chính là nền tảng,cơ
sở vững chắc để tài liệu lưu trữ được hình thành và sử dụng như một minh
chứng cụ thể cho từng dấu mốc lịch sử của dân tộc đã trải qua quá trình đấu
tranh gian khổ.Đồng thời nó được coi là tài sản vô giá để lưu truyền từ thế hệ
này sang thế hệ khác.
Cùng với sự phát triển của đất nước kéo theo đời sống, văn hoá, kinh tế
cũng có những bước chuyển biến tích cực.Thời đại của khoa học công nghệ
thông tin đang dần chiếm lĩnh khắp toàn cầu. Nó có sức ảnh hưởng, chi phối đến
đời sống con người trong xã hội.Và nhu cầu về thông tin đã trở thành vấn đề cấp
thiết và tất yếu của mỗi người. Việc bảo vệ và lưu giữ thông tin trong tài liệu là
ý thức, trách nhiệm của chúng ta, thể hiện sự tôn trọng những giá trị lịch sử và
quá khứ, tiếp nối cho hiện tại, tương lai phát triển.
Có thể khẳng định tài liệu lưu trữ có giá trị hết sức to lớn trong mọi lĩnh
vực của đời sống xã hội như: kinh tế, chính trị, văn hoá, nghiên cứu khoa học,
lịch sử và các hoạt động khác.Đòi hỏi con người phải gìn giữ và phát huy nó,
nhằm tôn vinh và ghi nhận những giá trị to lớn của tài liệu trong việc cung cấp
thông tin phục vụ cho lao động, sản xuất, công tác quản lý,đóng góp cho sự phát
triển của đất nước.
1


Theo kế hoạch đã được Hiệu trưởng phê duyệt của Trưởng phòng Đào tạo
và các Khoa, mặt khác dựa theo phương châm “Học phải đi đôi với hành”, “Lý
luận phải gắn liền với thực tiễn”, “Học thật thi thật để ra đời làm thật”. Trên cơ
sở cán bộ lưu trữ trong tương lai nói chung nắm vững hơn kiến thức chuyên
môn,và được tìm hiểu đưa ra những lý luận đã được học vào thực tiễn công
việc,thì nhà trường đã thực hiện tổ chức cho các sinh viên năm thứ cuối đi thực
tập tại các cơ quan, tổ chức trong phạm vi cả nước.

Thời gian thực tập sẽ giúp sinh viên củng cố kiến thức lý luận về các
nghiệp vụ đã được trang bị, đồng thời từng bước gắn học với thực hành, lý luận
với thực tiễn, vì thực tiễn là phương tiện nắm chắc hơn phần lý thuyết đã được
trang bị trên ghế nhà trường, một phương pháp nhận thức khoa học, chính xác
nhất về chuyên môn nghiệp vụ. Mặt khác thực tiễn là cơ sở, là điều kiện cần và
đủ để vận dụng và đưa lý luận vào thực tiễn. Đây là sợi dây kết nối giữa Nhà
trường và xã hội. Qua thời gian thực tập tại cơ quan về Công tác lưu trữ sẽ hệ
thống hóa và củng cố kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành lưu trữ, nhằm nâng
cao năng lực rèn luyện, kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên đồng thời trang bị
cho sinh viên những kiến thức về thực tiễn khi ra trường.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân và nhà
trường, em đã đến Văn Phòng của Ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân thực tập
và hoàn thành thời gian thực tập từ ngày 10/1/2017 – 10/3/2017 của mình. Tuy
công việc có nhiều điểm khác biệt so với kiến thức đã được học nhưng nhờ có
sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của lãnh đạo, các anh chị trong văn phòng Ủy
ban nhân dân phường Nghĩa Tân đặc biệt là bộ phận lưu trữ đã tạo điều kiện cho
em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc, và hoàn thành kỳ thực tập một
cách hiệu quả, mang lại cho em nhiều kiến thức mới, thực tiễn hơn trong thực
hành nghiệp vụ công tác lưu trữ.
Khoảng thời gian thực tập, em đã được tiếp cận với cách thức tổ chức và
thực hiện công việc, bản thân em đã cố gắng học hỏi kinh nghiệm làm việc, bên
cạnh đó còn xây dựng cho mình một phong cách của cán bộ lưu trữ tương lai
trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được học trên ghế nhà trường.
2


Bên cạnh những thuận lợi đó thì vẫn còn một số khó khăn nhỏ như Do
tính chất đặc thù của công tác lưu trữ chưa tạo được chỗ đứng trong xã hội, cơ
quan chưa chú trọng, quan tâm nhiều đến hoạt động này và do Văn phòng
phường Nghĩa Tân là cơ quan trực thuộc ủy ban nhân dân phường vì vậy tài liệu

mang tính chính trị nên em ít có điều kiện để tìm hiểu các văn bản, tài liệu.
Bản thân em đã nhận thức được tầm quan trọng trong nghiệp vụ công tác
lưu trữ của mình, tuy nhiên nội dung thực hành, tìm hiểu rộng. trình độ lý luận
còn có điểm hạn chế và hiểu biết chưa nhiều nên trong bản báo cáo thực tập này
không thể tránh được những hạn chế và thiếu sót. Kính mong các Thầy Cô giáo
trong trường cũng như toàn thể Ban lãnh đạo, cán bộ thuộc Ủy ban nhân dân
phường Nghĩa Tân bổ sung, đóng góp ý kiến cho em để bài báo cáo thực tập của
em được hoàn thiện và giúp em hiểu biết sâu rộng, chính xác nghiệp vụ công tác
lưu trữ của mình.
Qua bài báo cáo thực tập này em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới các Thầy Cô
trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt là khoa Văn thư lưu trữ đã truyền đạt cho
em những kiến thức là những bài giảng và những ví dụ sát với thực tế để em tích
lũy được những kiến thức là hành trang bước vào cuộc sống.
Em xin gửi lời cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các lãnh đạo cán bộ Ủy
ban nhân dân phường Nghĩa tân đã tạo điều kiện giúp đỡ em tiếp xúc với thực tế
công việc để tìm hiểu kỹ hơn và phát hiện ra những thiếu sót của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!

3


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân
1.1.1. Lịch sử hình thành.
Nghĩa Tân được thành lập năm 1992, là một trong tám phường của quận
Cầu Giấy, nằm ở phía tây bắc quận Cầu Giấy. Phía bắc giáp xã Cổ Nhuế huyện
Từ Liêm, phía nam giáp phường Dịch Vọng và Dịch Vọng Hậu quận Cầu Giấy,
phía đông giáp phường Nghĩa Đô quận Cầu giấy, phía tây giáp phường Dịch

Vọng Quận Cầu Giấy và Xã Cổ Nhuế huyện Từ Liêm. Diện tích tự nhiên
57,33ha, dân số 5.696 hộ, 24.617 người, cư trú tại 59 tổ dân phố.
Trên địa bàn phường có đường Hoàng Quốc Việt, theo hướng đông tây từ
dốc Bưởi đến hai đường Phạm Văn Đồng chia phường thành hai phần Bắc
Nghĩa Tân và Nam Nghĩa Tân. Đường Nguyễn Phong Sắc theo hướng từ quốc lộ
32 qua đường Hoàng Quốc Việt nối với phố Trần Cung – Cổ Nhuế đi Chèm và
theo đường Phạm Văn Đồng đi sân bay quốc tế Nội Bài. Phố Tô Hiệu từ ngã tư
phố Nguyễn Phong Sắc đến đường Hoàng Quốc Việt là ranh giới phía Nam của
phường Nghĩa Tân giáp với phường Dịch Vọng và phía đông giáp với phường
Nghĩa Đô. Phố Phạm Tấn Tài ở phía Tây từ cuối phố Nghĩa Tân đến đường
Hoàng Quốc Việt là ranh giới giữa Nghĩa Tân với phường Dịch Vọng Hậu và xã
Cổ Nhuế. Trong nội địa có phố Nghĩa Tân chạy từ dường Hoàng Quốc Việt qua
khu trung tâm Nam Nghĩa Tân dến phố Phạm Tấn Tài. Phố Trần Tử Bình nối từ
đường Hoàng Quốc Việt ( Trường Cao Đẳng Sư Phạm TW ) đến phố Tô Hiệu.
Ngoài ra, còn có một số con đường khác trong khu dân cư, 100% đã được nhựa
hóa hoặc bê tông hóa, rộng rãi, có vỉa hè, cây xanh. Hệ thống đường đó tạo điều
kiện thuận tiện cho việc đi lại giao thương kinh tế - văn hóa giữa Nghĩa Tân với
các địa bàn khác trong quận cũng như vào trung tâm thành phố và giao lưu với
bên ngoài.
Sau 23 năm xây dựng và phát triển, đến nay bộ mặt đô thị của phường đã
có nhiều thay đổi, khởi sắc, công sở làm việc, kết cấu hạ tầng, điện, nước,
4


đường, ngõ, ngách, trường, trạm y tế, Nhà bia tưởng niệm liệt sỹ, Nhà văn hóa,
nhà họp, sân chơi… đã được đầu tư xây dựng tương đối đồng bộ, khang trang,
đáp ứng được nhu cầu đời sống sinh hoạt và sản xuất, kinh doanh của nhân dân.
Tổ chức đảng, chính quyền, mặt trận và các đoàn thể ngày càng vững mạnh. Đời
sống vật chất, tinh thần của nhân dân được nâng lên. An Ninh chính trị, trật tự an
toàn xã hội được giữ vững, các tệ nạn xã hội được đẩy lùi và ngăn chặn, nhường

chỗ cho nếp sống văn minh, lành mạnh của một đô thị đang trong quá trình đổi
mới và phát triển.
1.1.2 Chức năng.
Uỷ ban nhân dân phường Nghĩa Tân là cơ quan hành chính nhà nước cấp
phường có chức năng quản lý chung đối với mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị,
văn hóa, xã hội của phường. Thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã được quy định
trong Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003.
Uỷ ban nhân dân phường chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Hội
đồng nhân dân cùng cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên. Hoạt động của cơ quan
được tổ chức tổng kết đánh giá mỗi tháng một lần vào các ngày cuối tháng.
1.1.3 Nhiệm vụ.
Uỷ ban nhân dân phường Nghĩa tân tổ chức hoạt động và thực hiện nhiệm
vụ quyền hạn theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân công bố
ngày 10 tháng 12 năm 2003 và Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 1 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ.
Uỷ ban nhân dân Phường thảo luận tập thể và Quyết định theo đa số.
Quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội trong
địa bàn phường.
Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình
HĐND cùng cấp thông qua để trình UBND Quận phê duyệt, tổ chức thực hiện
kế hoạch đó.
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn phường và báo
cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
5


Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa bàn, tổ chức các
hoạt động văn hóa, thông tin, nghệ thuật, thể dục thể thao, xây dựng nếp sống
văn minh, phòng chống tệ nạn xã hội

Kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong địa phương, tổ chức tiếp dân và
giải quyết khiếu nại tố cáo theo quy định.
Thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ được UBND quận
giao.
Ngoài ra mọi hoạt động của Uỷ ban nhân dân Phường phải chịu sự chỉ
đạo trực tiếp của quận Cầu Giấy, đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng ủy phường và
cấp trên, tuân thủ pháp luật và đảm bảo quyền, lợi ích chính đáng của nhân dân
địa phương theo quy định của pháp luật.Có sự phân công rõ ràng cụ thể về
quyền hạn, trách nhiệm của mỗi thành viên.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức.
Thực hiện theo luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; Nghị
định số 107/2004NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ; Nghị định
số 114/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về cán bộ,công
chức xã, phường, thị trấn.
Ban lãnh đao gồm: 01 Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịch.
* Chủ tịch Ủy ban nhân dân là người trực tiếp lãnh đạo và điều hành
hoạt động chung của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân và thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn cùng với tập thể Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân và cơ quan cấp trên.
* Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế là người giúp Chủ tịch phụ trách
mảng kinh tế, nông- lâm nghiệp, tiểu thủ công nghiệp... trên địa bàn phường, chỉ
đạo hướng dẫn về sản xuất cây hoa màu, cây lương thực đồng thời quản lý về
các hộ kinh doanh, sản xuất gỗ trên địa bàn. Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về
các lĩnh vực được phân công.
* Phó chủ tịch phụ trách khối văn hóa- xã hội là người giúp Chủ tịch
quản lý về lĩnh vực văn hóa xã hội và giáo dục, y tế. Quản lý về hộ khẩu, tổ
chức việc đăng ký tạm trú của địa phương.
6

Trưởng, Phó các phòng ban trực tiếp tham mưu, giúp việc cho thường trực
UBND và chịu trách nhiệm trước thường trực UBND , cán bộ chuyên môn của
các phòng, ban chịu sự chỉ đạo trực tiếp của các trưởng, phó phòng ban.
Các phòng, ban chuyên môn của Ủy ban nhân dân Phường bao gồm:Văn
phòng Ủy ban nhân dân , Phòng Đô thị địa chính, Phòng Tài chính kế
toán,Phòng Tư Pháp, Phòng Lao động- thương binh và xã hội, Phòng Văn Hóa
thông tin, Phòng tiếp dân.
Sơ đồ bộ máy tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Nghĩa Tân

Chủ tịch
UBND

Phó
Chủ tịch

Phó
Chủ tịch

Văn
phòng
Thống
kê

Phòng
Tư
pháp

Phòng
Lao
động

thương
binh và
xã hội

Phòng
văn hóa
thông
tin

Phòng
Tiếp dân
Phòng
Tài
chính
Kế
toán

Phòng
Đô thị
địa
chính

Các phòng, ban có chức năng tham mưu, giúp việc cho UBND Phường theo
từng lĩnh vực chuyên môn của ngành mình phụ trách. Thực hiện chức năng quản lý
theo ngành và theo lĩnh vực. Chịu trách nhiệm công tác trước UBND Quận.
Ngoài ra còn có các hội như: Hội cựu chiến binh phường, Hội Liên hiệp
phụ nữ Phường, Hội người cao tuổi phường, Hội chữ thập đỏ phường, Hội
khuyến học, Hội cựu thanh niên xung phong phường.
7

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng ủy ban
nhân dân phường Nghĩa tân
Bộ phận lưu trữ của cơ quan thuộc văn phòng ủy ban nhân dân phường
Nghĩa Tân.
1.2.1 Chức năng
Văn phòng là cơ quan chuyên môn làm việc của Uỷ ban, trực tiếp tham
mưu, giúp việc cho thường trực Uỷ ban nhân dân phường Nghĩa Tân trong việc
tổ chức, thực hiện các hoạt động chung theo 2 chức năng chính là tham mưu,
tổng hợp và hành chính, hậu cần cho Uỷ ban. Trong đó được phân ra các chức
năng cụ thể như:
Chức năng tham mưu tổng hợp
Gíup Chủ tịch, Phó Chủ tịch trong việc lãnh đạo, điều hành đảm bảo tính
thống nhất, liên tục, đúng pháp luật có hiệu lực trong hoạt động của Uỷ ban
Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin, phương án kịp thời, chính
xác,khoa học cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân.
Chức năng hậu cần của Uỷ ban nhân dân Phường Nghĩa Tân.
Đảm bảo cho Uỷ ban nhân dân có đầy đủ điều kiện, vật chất, các trang
thiết bị, phương tiện phục vụ cho Uỷ ban nhân dân Phường Nghĩa Tân hoạt động
đạt hiệu quả cao nhất.
Phân phối, bổ sung, mua sắm, sửa chữa các trang thiết bị phục vụ cho
hoạt động của Uỷ ban nhân dân Phường Nghĩa Tân
1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa tân có
những nhiệm vụ chủ yếu sau:
Xây dựng các chương trình,kế hoạch công tác giúp Uỷ ban nhân dân
Phường Nghĩa Tân.
Giúp Uỷ ban theo dõi thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của
Uỷ ban, đơn vị trực thuộc.
Tổ chức truyền đạt các quyết định của Uỷ ban và kiền nghị của Uỷ ban
những biện pháp cần thiết, thúc đẩy việc thực hiện các quyết định của Uỷ ban.

Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
8


Tổ chức phục vụ các cuộc họp Uỷ ban.
Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý công tác văn thư, hành chính, lưu trữ theo
quy định của nhà nước.
Đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời phục vụ công tác giám sát của Hội
đồng nhân dân, chỉ đạo điều hành của Uỷ ban nhân dân Quận.
Quản lý công văn, giấy tờ và tổ chức quản lý hồ sơ lưu trữ của Uỷ Ban,
đơn vị.
Quản lý địa giới hành chính, xây dựng đê điều, phân vạch điều chỉnh địa
giới hành chính trình cấp trên giải quyết.
Chịu trách nhiệm quyền hạn và thực hiện chế độ báo cáo trước hội đồng
nhân dân cùng cấp và Uỷ ban nhân dân cấp Quận.
Trình Chủ tịch UBND ban hành các quy định về thủ tuc hành chính trong
việc xử lý công việc và quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan, ban ngành
chuyên môn .
Phục vụ các yêu cầu khác của Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
- Kho lưu trữ của cơ quan được đặt tại tầng 2, kho có diện tích 15m2 dùng
để lưu giữ tài liệu và thực hiện các hoạt động về lưu trữ
- Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm 4 cán bộ:
Nguyễn Thị Ly – Chánh văn phòng
Định Thị Nga – Cán bộ văn phòng ( phụ trách xử lý công văn đi đến và
giúp chánh văn phòng quản lý lưu trữ)
Nguyễn Duy Thu Ly – cán bộ văn phòng (phụ trách tiếp nhận hồ sơ 1 cửa )

Nguyễn Thị Thúy – cán bộ văn phòng (phụ trách tiếp nhận hồ sơ 1 cửa )

9


CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG NGHĨA TÂN
2.1 Hoạt động quản lý
Công tác lưu trữ lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Hoạt động quản lý là một trong những nội dung hết sức quan trọng của
công tác lưu trữ : Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản
lý nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của
nhà nước về lưu trữ. Vì vậy cơ quan đã chú trọng thực hiện các hoạt động quản
lý gồm những vấn đề như sau:
2.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản về lưu trữ.
Việc xây dựng và ban hành văn bản về lưu trữ là một trong những yếu tố,
căn cứ pháp lý không thể thiếu trong các cơ quan tổ chức. Nhằm thực hiện tập
trung thống nhất, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác lưu trữ. Nội
dung của các văn bản chỉ đạo gồm các vấn đề tổ chức bộ máy, giao nhiệm vụ
công tác, hướng dẫn việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, quy định và hướng
dẫn thực hiện các vấn đề về nghiệp vụ, điều chỉnh những nhiệm vụ công tác,
….Các văn bản thể hiện có hiệu lực pháp lý, buộc mỗi cá nhân, tổ chức phải
đảm bảo thực hiện kịp thời, thống nhất, và đúng đắn các chủ trương, chính sách
và các nhiệm vụ lưu trữ cụ thể.
Công tác lưu trữ của UBND phường Nghĩa Tân thực hiện theo các văn
bản của Nhà nước như sau:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ;
10


- Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội
vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;
- Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội
vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ
và Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính;
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy
theo TCVN ISO 9001:2000;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị; v.v...
- Hướng dẫn số 11 -HD/VPTW về thể thức văn bản của Đảng.
- Quy định số 270-QĐ/TW ngày 6/12/2014 của Ban Bí thư về Phông lưu
trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Hướng dẫn số 35 -HD/VPTW ngày 18/10/2010 Thực hiện ‘‘Bảng thời
hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức đảng ở cấp tỉnh ’’và Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu
chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở cấp
huyện.’’
2.1.2 Tình hình tổ chức cán bộ làm công tác lưu trữ.
+Về tổ chức :
Hiện nay tại cơ quan có một bộ phận làm lưu trữ, quản lý kho tàng,trang

thiết bị, cơ sở vật chất, thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ. Ngoài ra các
cán bộ còn có thể tham mưu, đề xuất với lãnh đạo về kế hoạch, định hướng phát
triển về các hoạt động lưu trữ.
Nhưng kho lưu trữ một số điểm còn hạn chế : diện tích và không gian của
kho còn hẹp, cách bố trí phòng kho, trang thiết bị chưa được hợp lý.
+ Về biên chế:
- Cơ quan tại bộ phận lưu trữ có 01 đồng chí chuyên trách công tác lưu
11


trữ. Cán bộ lưu trữ giúp Chánh văn phòng và phường thực hiện quản lý công tác
lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của phường, thực hiện chế độ thống
kê, báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình công tác lưu trữ tại cơ quan
- Nhìn chung chuyên môn nghiệp vụ chưa cao, hiện nay cơ quan mới chỉ
có 01 cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ, cơ quan cũng cử đi học các lớp tập
huấn, bồi dưỡng ngắn hạn nhằm nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ.
- Công tác lưu trữ của UBND phường Nghĩa Tân đặt dưới sự chỉ đạo của
Chánh văn phòng, là người điều hành trực tiếp công tác văn phòng hành chính
nói chung và công tác lưu trữ nói riêng.
2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ ,công chức , viên chức lưu trữ,công tác
thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Cán bộ làm lưu trữ là nhân tố quyết định đến chất lượng hiệu quả của
công việc, ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ đòi hỏi phải có phẩm chất
chính trị tốt, chăm chỉ, cần cù, có tinh thần học hỏi nghiên cứu sáng tạo. Hiện
nay đội ngũ cán bộ lưu trữ từng bước được tăng cường, công tác đào tạo bồi
dưỡng cán bộ được chú trọng. Hằng năm cơ quan đã tổ chức mở các lớp tập
huấn cho cán bộ nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ ngày càng đáp ứng được
nhu cầu tốt hơn.
Bên cạnh đó, để thúc đẩy động lực làm việc của cán bộ làm công tác lưu
trữ, cơ quan cũng đã đưa thêm chỉ tiêu về hoàn thành tốt nhiệm vụ lưu trữ vào

thành một trong các chỉ tiêu để bình xét thi đua - khen thưởng. Cuối năm, dựa
vào đánh giá lãnh đạo cũng đề xuất UBND khen thưởng đối với các cá nhân, tập
thể có thành tích xuất sắc trong công tác lưu trữ và trình thành phố ra quyết định
khen thưởng trong công việc.
2.1.4 Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế
công tác lưu trữ của cơ quan.
- Hiểu được tầm quan trong của công tác văn thư - lưu trữ trong hoạt
động quản lý nhà nước. Ngoài việc chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi
phạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. UBND phường
Nghĩa Tân thường xuyên kiểm tra cán bộ lưu trữ về công tác văn thư - lưu trữ
12


theo tháng, quý, năm. Nếu phát hiện những vi phạm thì sẽ xử lý theo quy định
của phòng tùy vào mức độ vi phạm. Nếu vi phạm ở mức độ nhẹ thì phê bình,
khiển trách.
- Qua công tác thanh tra, kiểm tra cơ quan mới có thể phát hiện những sai
sót, hoặc những cá nhân vi phạm các chế độ quy định về công tác lưu trữ. Từ đó
rút ra những bài học kinh nghiệm, sửa chữa và có những biện pháp quản lý, chỉ
đạo thích hợp đảm bảo thực hiện tốt các quy định, quy chế của cơ quan.
- Nội dung kiểm tra bao gồm : các trang thiết bị, cơ sở vật chất , tài liệu
trong kho, chất lượng phòng kho để lưu trữ tài liệu. Bên cạnh đó cũng kiểm tra,
đánh giá công tác quản lý của cán bộ về lưu trữ như: ý thức trách nhiệm về việc
thu thập, bảo vệ, bảo quản an toàn, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
của cơ quan. Việc kiểm tra được diễn ra một cách công bằng, khách quan, chính
xác, vì vậy công tác lưu trữ ở cơ quan phải làm đúng theo quy trình nghiệp vụ
của mình.
2.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại cơ quan.
Hiện nay công nghệ thông tin đã trở thành vấn đề thiết yếu trong mọi hoạt
động của đời sống, xã hội. Góp phần hiện đại hóa trên mọi lĩnh vực, giải phóng

sức lao động chân tay của con người thay vào đó là các công nghệ hiện đại tạo
động lực cho xã hội phát triển. Trong công tác Lưu trữ đã sử dụng các hệ thống
máy móc hiện đại vào việc thực hiện, giải quyết các công việc hàng ngày như hệ
thống máy tính, máy in, máy fax, máy foto, máy scan…
Tại cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu
trữ; ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi
trường mạng; xây dựng cơ sở dữ liệu và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu điện tử để quản
lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu; nghiên cứu áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu
trữ.
2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan
2.2.1 Công tác phân loại, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung TLLT là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan
13


tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giao
tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy
định.Ở cơ quan công tác này được tiến hành thường xuyên.
Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các
loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các
đơn vị trực thuộc. Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của các
lưu trữ cơ quan. Cụ thể, lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:
• Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu
mối văn bản đi, đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở văn
thư cơ quan, sau một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ.
• Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ
sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng,
ban, đơn vị trong quá trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan
sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình thành trong

các phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên
môn. Nghị định 142/CP của Chính phủ ban hành ngày 28 tháng 6 năm 1962 quy
định: “Mỗi cán bộ làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ và các cán bộ
nhân viên làm công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc liên
quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm”.
Ngoài ra lưu trữ UBND phường bổ sung tài liệu từ các nguồn sau:
• Các cán bộ, công chức, viêc chức đã có thời gian làm việc tại UBND
phường, đã về hưu hoặc chuyển công tác.
• Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn
bản, giấy tờ trao đổi công việc với UBND phường.
Thành phần tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ
sung vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử,
phục vụ nghiên cứu lâu dài.
Nhiệm vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị là căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ được nhà nước giao hàng năm, thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ
chính xác và giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
14


2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết
định đến số phận của tài liệu. Mỗi loại TLLT có giá trị và thời hạn bảo quản
khác nhau. Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục được tình trạng tiêu hủy
tài liệu một cách tùy tiện, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng TLLT,
giảm bớt được tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan. Xác định giá trị tài
liệu có liên quan chặt chẽ tới công tác bổ sung tài liệu vào các lưu trữ. Trên cơ
sở tài liệu được đánh giá một cách khoa học thì sẽ lựa chọn được những tài liệu
có ý nghĩa lịch sử để bổ sung vào các lưu trữ. Đối với công tác phân loại tài liệu,
việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thiện các nhóm tài
liệu cho đến từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp cho công tác bảo

quản tài liệu được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo điều kiện thuận lợi
cho khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Tại UBND phường Nghĩa Tân, khối lượng tài liệu khá nhiều, tuy nhiên do
nhiều yếu tố nên chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Cho nên hầu
hết tài liệu trong phòng kho chưa được xác định giá trị, bó gói. Đây cũng là một
nhược điểm trong công tác lưu trữ của UBND phường Nghĩa tân.
2.2.3 Công tác Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học,
trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định
giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
Tại UBND phường Nghĩa tân, khối tài liệu hầu hết chưa được chỉnh lý.
Tài liệu trong tình trạng bó gói, rời lẻ còn nhiều. Tài liệu trong phòng kho
UBND phường chủ yếu được phân loại theo tên loại và phòng ban. Theo
phương án này, tài liệu được chia theo tên loại như: Quyết định Chủ tịch UBND
phường; Quyết định UBND phường; Báo cáo UBND phường;… Tài liệu chia
theo tên các phòng ban như: phòng Kinh tế - hạ tầng; phòng Nông nghiệp và
phát triển nông thôn;… nhìn chung, việc phân loại tài liệu do cán bộ lưu trữ đảm
nhiệm. Sau khi phân loại tài liệu, cán bộ lưu trữ chia tài liệu theo tháng và viết
15


tiêu đề hồ sơ lên bìa tạm. Tiêu đề hồ sơ được cán bộ viết bao gồm các thông tin
như: Tên loại - tác giả - nội dung - thời gian. Sau đó tiến hành cất tài liệu vào
hộp bảo quản và cho lên giá để tài liệu.
2.2.4 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ
Thống kê TLLT là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên môn
để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ
thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào các
phương tiện thống kê. Việc thống kê giúp cho các cơ quan quản lý lưu trữ, kho

lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng
TLLT phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế. Dựa vào kết quả thống kê TLLT,
các cơ quan xác định được phương hướng bổ sung những tài liệu còn thiếu hoặc
bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn những tài liệu có giá trị. Công tác
thống kê là công việc diễn ra thường xuyên ở kho lưu trữ, bao gồm các công
việc như: thống kê số lượng TLLT, thống kê phương tiện bảo quản, thống kê
công cụ tra cứu,…
Tại UBND phường Nghĩa Tân, lãnh đạo cơ quan đã chỉ đạo thống kê
TLLT hàng năm. Ở kho lưu trữ UBND phường Nghĩa tân, TLLT được thống kê
chủ yếu bằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ), cặp 3 dây (đối
với tài liệu chưa được lập hồ sơ).
Trong kho lưu trữ UBND phường khối lượng hồ sơ khá nhiều, song do
nhiều yếu tố nên công cụ tra tìm TLLT chủ yếu gồm:
• Mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ là một trong những loại hình công cụ tra
tìm chủ yếu trong các lưu trữ. Mục lục hồ sơ dùng để:
- Giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài liệu trong lưu trữ, chỉ
dẫn địa chỉ của hồ sơ;
- Thống kê số lượng hồ sơ hiện có trong lưu trữ, qua đó, làm căn cứ để
xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ một cách khoa học như kế hoạch xây dựng
kho tàng, trang thiết bị lưu trữ;
- Hướng dẫn cán bộ lưu trữ sắp xếp hồ sơ lên giá theo trật tự khoa học;
- Đối với những phông lưu trữ đã được chỉnh lý thì mục lục hồ sơ dùng để
16


cố định phương án phân loại tài liệu trong phông.
Như vậy, có thể nói mục lục hồ sơ vừa là công cụ tra tìm tài liệu, vừa là
công cụ để thống kê quản lý tài liệu trong lưu trữ.
• Sổ đăng ký văn bản đến và sổ đăng ký văn bản đi.
2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Trong công tác lưu trữ có hai chức năng cơ bản quan trọng quyết định đến
chất lượng và hiệu quả tổ chức của công tác lưu trữ. Đó là bảo quản an toàn và tổ
chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ là
một trong những nghiệp vụ quan trọng nhằm thực hiện tốt chức năng trên. Cùng
với sự phát triển của xã hội, sự phát triển của khoa học kỹ thuật và những nhu
cầu trao đổi thông tin đã sản sinh ra nhiều loại hình tài liệu phong phú về nội
dung, đa dạng về hình thức với nhiều phương pháp và kỹ thuật khác nhau. Đồng
thời những tài liệu được sản sinh ra cũng đang đứng trước nguy cơ và tình trạng
xuống cấp, hư hỏng. Vì vậy công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất
quan trọng trong việc bảo vệ nguồn thông tin có giá trị này. Nếu không có biện
pháp bảo quản tốt thì những tài liệu lưu trữ có thể bị mất mát, hư hỏng mà rất
khó hoặc không thể phục hồi. Đặc biệt, vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt
đới gió mùa nên các yếu tố tác động của tự nhiên như nắng mưa, lũ lụt, vi sinh
vật, côn trùng v.v... tác động phá hoại tài liệu lưu trữ rất lớn. Vì vậy công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp nhưng
cũng đặt ra một cách cấp thiết trong thực tiễn.
UBND phường đã tiến hành nâng cấp, cải tạo kho đảm bảo chất lượng,
đầu tư các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ đặc biệt là bảo quản tài
liệu được tốt hơn.
Tuy kho lưu trữ còn thiếu sót khá nhiều những trang thiết bị theo đúng
quy định để bảo quan TLLT nhưng hiện tại cơ quan đã thực hiện duy trì chế độ
vệ sinh kho, vệ sinh tài liệu đều đặn. Cơ quan đã chú ý đến việc bố trí phòng kho
lưu trữ ở nơi sạch đẹp, thoáng mát, đồng thời trang bị thêm quạt thông gió, giá,
tủ đựng hồ sơ, bình chữa cháy…
2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
17


Đối tượng đến khai thác sử dụng tài liệu gồm các cơ quan, tổ chức, cá
nhân phục vụ cho các mục đích khác nhau như: Nghiên cứu khoa học, lịch sử,

kinh tế, văn hoá, chính trị…Mỗi cơ quan tổ chức, cá nhân khi cần khai thác tài
liệu tại kho lưu trữ phải có công văn đề nghị hoặc giấy giới thiệu của đơn vị.
Người được phép khai thác sử dụng tài liệu, phải ghi đầy đủ thông tin cần
thiết vào phiếu yêu cầu khai thác do Văn phòng phường cấp. Mọi yêu cầu khai
thác tài liệu tại kho lưu trữ phường phải tuân thủ các quy định của cơ quan.
Hiện nay UBND phường Nghĩa Tân đã xây dựng các hình thức khai thác
sử dụng TLLT như:
- Khai thác TLLT tại văn phòng: Vì lý do kho lưu trữ còn bé chưa tổ
chức được bàn đọc phục vụ độc giả cho nên độc giả cần khai thác tài liệu sẽ
do cán bộ lưu trữ trực tiếp đi lấy TLLT phục vụ độc giả tại văn phòng ( nơi
tiếp đón đọc giả).
- Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ: Trong quá trình sử dụng tài liệu, nếu
độc giả có nguyện vọng sao hoặc trích sao tài liệu lưu trữ thì phải có đơn yêu
cầu, các đơn này phải do người có thẩm quyền cho phép mới được cấp bản sao,
trích sao tài liệu lưu trữ. Tất cả các bản sao và trích sao phải có dấu chứng thực
của cơ quan. Tại UBND phường, cán bộ lưu trữ cũng đã thực hiện theo đúng
như quy định của pháp luật và cơ quan về cấp Chứng thực TLLT cho độc giả.

18


CHƯƠNG 3:
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN,
TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được.
Với hai tháng thực tập tại Văn phòng phường Nghĩa Tân em đã có thời
gian được tiếp xúc quan sát những nội dung nghiệp vụ về công tác lưu trữ và
tham gia thực hiện xác định giá trị tài liệu, xây dựng phương án chỉnh lý tài liệu
của cơ quan: Phân loại tài liệu, lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ, biên

mục phiếu tin, hệ thống hóa hồ sơ,biên mục hồ sơ…
Được sự giúp đỡ và hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và Chánh văn phòng
trong cơ quan, cùng với các anh chị được trưng tập lên kho lưu trữ để làm công
tác lưu trữ. Thực hiện những công việc sau:
- Xác định giá trị tài liệu: Phần lớn tài liệu trong kho lưu trữ là các tài liệu
tích đống, bó gói, chưa được phân loại, nhiệm vụ của các cán bộ lưu trữ là loại
ra những tài liệu hết giá trị và làm thủ tục tiêu hủy.
- Chỉnh lý tài liệu: Được sự phân công của lãnh đạo văn phòng ,em được
quan sát và thực tập đơn giản quá trình chỉnh lý trên kho lưu trữ được thực hiện
bởi 01 cán bộ lưu trữ cùng 02 cán bộ được trưng tập. Các cán bộ lưu trữ đã xây
dựng phương án phân loại “ Thời gian - mặt hoạt động’’ áp dụng đối với tài liệu
của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay
đổi, không rõ ràng hoặc đối với tài liệu của các đơn vị hình thành phông hoạt
động theo nhiệm kỳ.Được thực hiện các khâu nghiệp vụ như: khảo sát tài liệu,
phân chia tài liệu ra thành từng đơn vị bảo quản, viết tiêu đề hồ sơ, biên
mục,đưa tài liệu vào cặp, hộp dán nhãn. Sắp xếp tài liệu đưa lên giá, tủ.
Sau khi thực hiện xong các công việc trên em nhận thấy rõ một điều quan
trọng đó là rèn luyện tác phong, tinh thần và thái độ làm việc nghiêm túc,chuyên
nghiệp cũng như sự vận dụng linh hoạt giữa lý thuyết và thực tiễn.
19


3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
Đế đảm bảo chất lượng cũng như vị trí về công tác lưu trữ trong cơ quan.
Kho lưu trữ phường cần phải tiếp tục đầu tư, cải tạo, nâng cấp, bổ sung góp
phần xây dựng cho cơ quan phát triển đảm nhận là vai trò cơ quan lãnh đạo cao
nhất của phường về công tác lưu trữ.
Vẫn còn tình trạng hồ sơ, tài liệu để bó gói, sắp xếp chưa khoa học, chưa
đúng quy định tại kho lưu trữ; việc tổ chức chỉnh lý tài liệu chưa được quan tâm

đúng mức. Chưa thu hồi được tài liệu đến thời hạn nộp lưu về lưu trữ , tài liệu
vẫn bị phân tán nằm rải rác ở các phòng , ban chuyên môn . Một số tài liệu đã
thu hồi thì cán bộ lưu trữ chưa tiến hành được các khâu nghiệp vụ phân loại, xác
định giá trị, chỉnh lý tài liệu. Vì vậy phần lớn tài liệu vẫn ở trong tình trạng bó
gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm , khai thác sử dụng tài liệu. Cho nên
cán bộ lưu trữ cần công tâm hơn trong vấn đề này để đảm bảo tài liệu được lập
hồ sơ xắp xếp một cách khoa học để dễ quản lý và khai thác xử lý.1q
Kho lưu trữ của UBND phường cần bổ sung các trang thiết bị còn thiếu
như: Cặp, giá đựng tài liệu ,bình ôxi , máy điều hòa, ...
Cần có những biện pháp khôi phục lại những tài liệu bị rách nát, nấm
mốc, mờ chữ…
Bên cạnh đó cũng cần xây dựng và ban hành quy chế về công tác lưu trữ
để cán bộ làm lưu trữ thực hiện tốt hơn.
Cơ quan nên mở rộng công tác khai thác sử dụng tài liệu một cách hiệu
quả hơn.
Ngoài ra cần tăng cường cử cán bộ đi học tập bồi dưỡng trình độ chuyên
môn nghiệp vụ và xử lý vi phạm thi đua khen thưởng trong công tác lưu trữ
nhiều hơn nữa.
Qua đây em cũng mong rằng cơ quan sẽ khắc phục những tồn tại và hạn
chế tiếp tục đẩy mạnh nâng cao và phát triển hiện đại hoá công tác lưu trữ và
xứng đáng với lòng tin của nhân dân phường Nghĩa tân.
3.3 Một số kiến nghị.
20


3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức.
- Về phía UBND sẽ triển khai thực hiện những công tác sau để khắc phục
tồn tại:
+ Đề ra biện pháp chế tài xử lý đối với những trường hợp ban hành văn
bản sai thể thức để nâng cao chất lượng văn bản phát hành.

+ Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các
văn bản quy định của pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị
trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; từng cá nhân cần nâng cao nhận thức,
trách nhiệm của mình về công tác văn thư, lưu trữ trong thực thi công vụ.
+ Quan tâm và phân bổ hợp lý kinh phí đầu tư để kịp thời triển khai các
công việc chuyên môn trong công tác VTLT như tổ chức lớp tập huấn, tổ chức
hội thi giữa các cơ quan, đơn vị thuộc quận;
+ Thực hiện những cam kết trong năm qua đối với việc nâng cấp, đầu tư
trang thiết bị cho kho lưu trữ phường đi vào hoạt động; chỉ đạo triển khai thực
hiện nâng cấp các phần mềm ứng dụng phục vụ công tác.
+ Chuẩn hóa đội ngũ làm công tác VTLT;
+ Ban hành nhiều hơn nữa các văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ
thể về công tác văn thư lưu trữ.
+ Cần đơn giản hóa các thủ tục rườm rà.
+ Cán bộ văn thư lưu trữ cần tự giác hơn nữa trong công việc, phục vụ
độc giả và đặt công việc lên trên hết.
+ Đẩy mạnh tăng cường công tác đối ngoại để tăng vai trò của công tác
VTLT cũng như các hoạt động của cơ quan.
+ Có các chế độ nhằm khuyến khích về vật chất cũng như tinh thần cho
cán bộ VTLT, tạo tâm lý thoải mái trong công việc và thực hiện các quy định của
cơ quan.
+ Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về
công tác Văn thư – Lưu trữ để rút ra những kinh nghiệm, đánh giá những việc đã
làm được, những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng biểu dương
những cá nhân, phòng ban có thành tích cao và đưa những giải pháp khắc phục
21


những hình thức sử lý nghiêm khắc đối với cá nhân, phòng ban vi phạm góp
phần nâng cao năng lực và trách nhiệm cuả mỗi cán bộ.

+ Ngoài ra lãnh đạo UBND phường tiến hành lập kế hoạch ban hành
quyết định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu đang tồn tại trong các
phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử phường cần có những biện pháp để việc nộp
lưu tài liệu của các phòng ban theo đúng quy định nộp lưu cuả Nhà nước. Đối
với những tài liệu đã thu hồi thì cần bố trí cán bộ chuyên trách lưu trữ tiến hành
phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ được
quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu được hiệu quả cần xây dựng phòng
đọc lưu trữ riêng.
- Về phía các cán bộ Văn phòng HĐND và UBND:
+ Các cán bộ làm công tác VTLT cần quan tâm hơn nữa đến việc thực
hiện các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan cấp trên và văn bản của
UBND phường ban hành hướng dẫn về công tác VTLT.
+ Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, cần có những kiến nghị đề xuất với
lãnh đạo văn phòng để hoàn thiện hơn nữa công tác VTLT.
+ Lãnh đạo Văn phòng cần đưa ra những kiến nghị và giải pháp thực hiện
công tác VTLT với lãnh đạo UBND phường.
3.3.2.Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường.
Về phía nhà trường:
+ Để trau dồi nhiều kiến thức thực tiễn hơn cho sinh viên, em mong rằng
nhà trường sẽ tạo điều kiện hơn nữa cho sinh viên tiếp xúc với thực tế nhiều hơn
lý thuyết.
+ Nhà trường có thể kéo dài thời gian thực tập nhiều hơn để sinh viên có
cơ hội tìm hiểu, cọ sát nhiều hơn với công việc của một cán bộ văn thư - lưu
trữ.Các cán bộ, giảng viên trong trường cần phải không ngừng nâng cao trình độ
chuyên môn của mình để có thể truyền đạt tới Sinh viên thêm nhiều kiến thức về
nghiệp vụ, giúp các tiết học trở nên thật sự bổ ích và thiết thực.
Về trang thiết bị: Cần trang bị thêm một số phương tiện phục vụ cho quá
trình giảng dạy và học tập của sinh viên nhằm giúp cho sinh viên học tập, tiếp
22