TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHI LĂNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ
*********

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CHUYÊN ĐỀ: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN
THƯ - LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHI LĂNG

Sinh viên
Lớp
Cán bộ hướng dẫn

:
:
:

NÔNG MINH MẠNH
ĐH-TLH13B
VY THỊ NGA

HÀ NỘI -2017


LỜI CẢM ƠN
Sau bốn năm học tập tại Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội và hai tháng
thực tập tại Phòng Nội vụ huyện Chi Lăng cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện Chi Lăng. Được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của Quý thầy cô trong
trường, của các bác, cô, chú, anh, chị trong Phòng Nội vụ, em đã hoàn thành đ
ợt thực tập một cách tốt đẹp.
Được sự giới thiệu của nhà trường, và sự tiếp nhận của phòng Nội vụ

huyện Chi Lăng em đã được đến thực tập, tìm hiểu thực tế tại phòng Nội vụ
Huyện Chi Lăng. Tạo điều kiện cho em đưa những lý thuyết đã học tại trường
đem ra thực hành soi chiếu và áp dụng trong thực tế hoạt động của cơ quan
quản lý hành chính nhà nước nói chung, phòng Nội vụ nói riêng. Qua kỳ thực
tập, em đã quan sát và học hỏi được nhiều điều về công việc, kỹ năng nghiệp
vụ hành chính cũng như trách nhiệm trong công việc, tác phong, thái độ ứng xử
làm việc nơi công sở. Giúp em thêm vững vàng, tự tin với nghề nghiệp mình đã
chọn.
Quá trình thực tập 2 tháng tại phòng Nội vụ, em đã được quý cơ quan tạo mọi
điều kiện, hưỡng dẫn chỉ bảo tận tình. Bản thân em đã dần làm quen và tiếp xúc
với môi trường làm việc công sở, thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của người
làm công tác văn thư- lưu trữ cho em biết được công việc của một cán bộ văn
thư-lưu trữ và vai trò của cán bộ làm công tác trong hoạt động của cơ quan. Đó
chính là cơ hội cho tôi vận dụng những kiến thức, lý luận đã được học vào thực
tiễn công việc, giúp tôi được tiếp cận trực tiếp và được thực hiện các nghiệp vụ
văn thư-lưu trữ một cách cụ thể, tích lũy cho tôi những bài học bổ ích và rút ra
những kinh nghiệm cho bản thân, bổ sung cho bản thân những kiến thức còn
thiếu sót để hoàn thiện chuyên môn, vận dụng vào công việc sau khi ra trường.
Là sinh viên đang theo học chuyên ngành Văn thư-Lưu trữ trong thời gian
học tập tại trường và thời gian thực tế thực tập tại phòng Nội vụ đã giúp em hiểu
rõ hơn tầm quan trọng của người làm công tác văn thư-lưu trữ.
Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn là lời chúc sức khỏe
chân thành nhất đến cô Chu Thị Hậu , các Quý thầy cô trong khoa Văn thư –Lưu


trữ trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội. Chúc cho trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
thành công trong sự nghiệp trồng người; khoa Văn thư –Lưu trữ đào tạo được
nhiều hơn nữa những cán bộ, công chức giỏi cho tương lai; Nhân đây em xin gửi
lời cảm ơn sâu sắc tới các lãnh đạo UBND huyện Chi Lăng dăc biệt là cô Phan
Thị Phương trưởng Phòng Nội Vụ huyện Chi Lăng và cô Vy Thị Nga cán bộ

chuyên viên của Phòng Nội Vụ huyện.Chúc các bác, cô, chú, anh, chị trong
Phòng Nội Vụ cũng như các phòng ban của huyện Chi Lăng hoàn thành tốt
nhiệm vụ và gặt hái được nhiều thành quả trong công việc của mình.


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của bản thân
em. Các số liệu trong bài viết được cung cấp chính xác tại Phòng Nội vụ huyện
Chi Lăng nơi em thực tập. Các kết quả này chưa từng được công bố tại nghiêm
cứu khoa học nào.


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

UBND

Ủy ban nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
A . PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................1
1 Lý do chọn đề tài....................................................................................................1
2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..........................................................................2

3 . Mục đích ý nghĩa và nhiệm vụ nghiên cứu..........................................................2
4, Phương pháp nghiên cứu.......................................................................................3
5 Cấu trúc của đề tài..................................................................................................3
B PHẦN NỘI DUNG...............................................................................................4
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC......................4
1.1. Lịch sử hình thành chức năng quyền hạn của cơ quan tổ chức........................4
1.1.1

Lich sử hình thành........................................................................................4

1.1.2

Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND

& UBND huyện.........................................................................................................5
1.2

Tình hình tổ chức ,chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn cơ cấu tổ chức của bộ

phận văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức.................................................................8
1.2.1

Vị trí, chức năng...........................................................................................8

1.2.2

Nhiệm vụ quyền hạn.....................................................................................8

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ẠI PHÒNG
NỘI VỤ HUYỆN CHI LĂNG..............................................................................14

2.1 Hoạt động quản lý.............................................................................................14
2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản về văn thư lưu trữ............................................14
2.2 Thực trạng công Văn thư..................................................................................15
2.2.1.Công tác xây dựng và ban hành văn bản.......................................................15
2.2.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi......................................17
2.2.3. Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đến.....................................................20
2.2.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu:...........................................................23
2.2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành:.......................................................................24


2.3 Thực trạng công tác lưu trữ...............................................................................26
2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ..............................................................26
2.3.2 Xác định giá trị tài liệu...................................................................................27
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu..............................................................................................28
2.3.4 Thống kê,xây dựng công cụ tra tìm................................................................30
2.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ.................................................................................31
CHƯƠNG 3 BÁO CÁO KẾT CƠ QUAN VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ
QUẢ THỰC TẬP TẠI...........................................................................................35
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm và kết quả đạt được..........................35
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ cho cơ quan...............35
3.3 Một số khuyến nghị...........................................................................................35
3.2.1 Đối với cơ quan tổ chức.................................................................................35
C. PHẦN KẾT LUẬN...........................................................................................37
D PHỤC LỤC........................................................................................................39


A . PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết đất nước ta đang trong sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại
hóa đất nước. Muốn đáp ứng được sự nghiệp đó các ngành, các lĩnh vực phải

tăng cường đổi mới về phương pháp làm việc, công việc càng nhiều thì văn bản
giấy tờ được sản sinh ra càng lớn từ đó công tác văn thư-lưu trữ dần được quan
tâm về cả chiều rộng lẫn chiều sâu bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động hành
chính thông qua các văn bản tài liệu đảm bảo thường xuyên cho bộ máy quản lý
của cơ quan mặt khác làm tốt công tác văn thư-lưu trữ sẽ góp phần nâng cao
hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức là căn cứ để giải quyết công việc hàng
ngày. Vì thế công tác văn thư-lưu trữ có ỹ nghĩa hết sức quan trọng và là công
tác thường xuyên của cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước.
Là sinh viên đang theo học chuyên ngành văn thư-lưu trữ trong thời gian
học tập tại trường và thời gian thực tế thực tập tại phòng Nội vụ đã giúp em hiểu
rõ hơn tầm quan trọng của người làm công tác văn thư-lưu trữ, có thể nói cán bộ
làm công tác văn thư-lưu trữ là cánh tay đắc lực tham mưu, trợ giúp cho thủ
trưởng cơ quan.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày càng phát triển về quy mô đào tạo với
rất nhiều ngành đang được xã hội quan tâm như: ngành Hành chính học, Quản
trị văn phòng, Quản lí nhân lực…..đặc biệt là ngành văn thư-lưu trữ đã được
trường đào tạo từ những ngày đầu khi nhà trường mới được thành lập với
phương châm “Học thật thi thật và ra đời làm thật”, “Học đi đôi với hành, lý
luận gắn với thực tiễn” chính vì thế nhà trường đã tạo mọi điều kiện để sinh viên
nắm vững kiến thức kể cả lý thuyết lẫn thực hành để vận dụng vào thực tiễn
trong công tác nghiệp vụ sau này của bản thân.Vì vậy, Trường Đại Học Nội Vụ
Hà Nội sau khi truyền đạt những kiến thức cơ sở lý thuyết cho sinh viên, đã tạo
điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm
giúp cho sinh viên có đầy đủ kiến thức rèn luyện thêm kỹ năng tay nghề, nghiệp
1


vụ để sau khi hoàn thành chương trình học tập tại trường có thể tự tin bước vào
công tác, lĩnh vực, ngành đã được đào tạo tại trường.
Dưới sự chỉ đạo của nhà trường, hướng dẫn của thầy,cô trong khoa văn thư-lưu

trữ và sự đồng ý tiếp nhận của Phòng Nội vụ huyện Chi lăng đã tạo điều kiện
cho tôi thực tập tại phòng từ ngày 10 tháng 01 đến ngày 10 tháng 3 năm 2017
Quá trình thực tập 2 tháng tại phòng Nội vụ, em đã được quý cơ quan tạo
mọi điều kiện, hưỡng dẫn chỉ bảo tận tình. Tôi đã dần làm quen và tiếp xúc với
môi trường làm việc công sở, thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của người làm
công tác văn thư- lưu trữ cho tôi biết được công việc của một cán bộ văn thư-lưu
trữ và vai trò của cán bộ làm công tác trong hoạt động của cơ quan cũng như
những thuận lợi và khó khăn của người cán bộ làm trong lĩnh vực văn thư lưu
trữ.. Đó chính là cơ hội cho em vận dụng những kiến thức, lý luận đã được học
vào thực tiễn công việc, giúp tôi được tiếp cận trực tiếp và được thực hiện các
nghiệp vụ văn thư-lưu trữ một cách cụ thể, tích lũy cho tôi những bài học bổ ích
và rút ra những kinh nghiệm cho bản thân, bổ sung cho bản thân những kiến
thức còn thiếu sót để hoàn thiện chuyên môn, vận dụng vào công việc sau khi ra
trường.
Qua thời gian hai tháng thực tập tại Phòng nội huyên Chi Lăng giúp cho bản
tân tôi thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ vì vậy em chọn đề
tài “Tìm hiểu thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Chi
Lăng
2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của bài viết : công tác Văn thư lưu trữ tại Phòng
Nội vụ huyện Chi Lăng .
Phạm vi nghiên cứu : thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại huyện Chi
Lăng.
3 . Mục đích ý nghĩa và nhiệm vụ nghiên cứu
Thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn
huyện nói riêng và trên toàn quốc nói chung.
2


Hiểu được lịch sử hình thành cơ quan, và đơn vị chịu trách nhiệm trục

tiếp trong lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ.
Biết cách thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu trữ như :
bảo quản và sử dụng con dấu ; lập hồ sơ; chỉnh lý khoa học tài liệu …
Qua nghiên cứu thây được những thuận lợi và khó khăn trong công tác
văn thư lưu trữ qua đó đề xuất ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công
tác văn thư lưu trữ trên địa bàn huyện và đưa ra một số khuyến nghị nhắm nâng
cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ đói với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
4, Phương pháp nghiên cứu
Bài viết của em sử dụng một số phương pháp như :
Phương pháp phân tích tổng hơp.
Phuơng pháp qua nạp diễn dịch.
Phương pháp quan sát.
5 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần lời cảm ơn lời cam đoan bảng chữ viết tắt nài viêt em có ba
chương
Chương 1 Giới thiệu khái quát về cơ quan tổ chức và bộ phận văn thư
lưu trữ tại cơ quan.
Chương 2 Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan
Chương 3 Báo cáo kết quả thực tập và đề xuất khuyến nghị tại cơ quan thực
tập.

3


B PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC
1.1. Lịch sử hình thành chức năng quyền hạn của cơ quan tổ chức
1.1.1 Lich sử hình thành
Theo quyết định của Hội đồng Chính phủ năm 1964, về việc thống nhất
địa giới hành chính giữa huyện Ôn Châu và 8 xã phía đông nam của huyện Bằng

Mạc hợp nhất thành một huyện có tên gọi là Chi Lăng. Chi Lăng là một huyện
miền núi nằm ở phía nam của Tỉnh Lạng Sơn, phía tây giáp huyện Văn Quan,
phía bắc giáp huyện Cao Lộc, phía đông giáp huyện Lộc Bình, phía nam giáp
huỵện Hữu Lũng và huyện Lục Ngạn (Bắc Giang),
Huyện được chia thành 21 đơn vị hành chính: có 2 thị trấn và 19 xã.
Huyện có diện tích tự nhiên, 704.81 km2 trong đó đồi núi chiếm 3/4 diện
tích, với dân số khoảng 80 nghìn người, mật độ trung bình 1135 người/km 2 được
xếp vào huyện có mật độ dân số đông so với các huyện khác trong tỉnh.
Với địa hình chiếm 3/4 là đồi núi, huyện sẽ có những mặt thuận lợi và khó
khăn nhất định. từ lâu, bao thế hệ con người Chi Lăng đã không ngừng tìm tòi
và sáng tạo trong sản xuất phục vụ đời sống vật chất lâu dài, tuy đời sống của
người dân trong huyện vẫn gặp nhiều khó khăn, nhưng đời sống vật chất của
người dân trong huyện từng bước đựơc cải thiện,bộ mặt văn hoá xã hội đã có sự
thay đổi mới mẻ, theo chiều hướng phát triển văn minh phù hợp với sự phát triển
đi lên chung trong tỉnh và trên toàn quốc.
Dưới sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ, HĐND và UBND Tỉnh Lạng Sơn, mà
trực tiếp là sự lãnh đạo của Huyện uỷ, HĐND & UBND huyện Chi Lăng và sự
phối hợp chặt chẽ giữa các ban ngành đoàn thể, cũng như được sự ủng hộ của
nhân dân trong huyện đã phát huy được sức mạnh tập thể vững mạnh, cùng nhau
xây dựng quê hương Chi Lăng giàu mạnh phồn vinh.
Chi Lăng một mảnh đất anh hùng nơi đây đã đi vào lịch sử chống giặc
ngoại xâm, ghi bao nhiêu chiến công hiển hách của nhưng thế hệ đi trước (Chi
Lăng Xương Giang)…
Đảng bộ và nhân dân các dân tộc Chi lăng rất tự hào về mảnh đất anh
hùng, trong thời bình Chi Lăng là huyện đi đầu trong việc cải tiến sản xuất xoá
4


đói giảm nghèo, là huyện có tiềm lực phát triển kinh tế nhanh so với các huyện
khác trong tỉnh.

1.1.2 Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng
HĐND & UBND huyện.
1.1.2.1 Chức năng của UBND huyện Chi Lăng.
UBND huyện Chi Lăng do HĐND huyện bầu ra là cơ quan chấp hành của
HĐND, là cơ quan hành chính cao nhất ở địa phương. UBND huyện chịu trách
nhiệm thi hành Hiến pháp, pháp luật, và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp
trên, Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
HĐND, UBND huyện Chi Lăng tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập
chung dân chủ.
1.1.2.2 Nhiệm vụ,quyền hạn của UBND huyện Chi Lăng trong việc thực
hiện quản lý nhà nước.
* UBND huyện Chi Lăng thực hiện quản lý nhà nước ở địa phương trong
các lĩnh vực: kinh tế, Nông - lâm - ngư nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương
mại, dịch vụ du lịch, giáo dục, y tế, văn hoá, khoa học công nghệ, an ninh quốc
phòng, truyền thanh, và các lĩnh vực khác như quản lý nhà nước về đất đai, và
các tài nguyên khác.
* Chỉ đạo tổ chức công tác tuyên truyền giáo dục pháp luật,kiểm tra việc
chấp hành hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị định của HĐND cùng cấp.
* Tổ chức chỉ đạo UBND các xã thị trấn thực hiện các biện pháp bảo quản
tài sản của nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế,
bảo vệ tính mạng, danh dự nhân phẩm và lợi ích hợp pháp của công dân…
* Tổ chức thực hiện công tác bầu cử đại biểu quốc hội và HĐND theo quy
định của pháp luật.
* Tổ chức thực hiện quản lý và tổ chức biên chế lao động và tiền lương.
* Tổ chức chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định của
pháp luật
* Tổ chức thực hiện thu chi ngân sách ở địa phương theo quy định của
pháp luật và phối hợp với các cơ quan hữu quan, để đảm bảo thu đúng thu đủ,
thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương.

5


UBND huyện Chi Lăng chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND
cùng cấp và UBND cấp trên.
c) Cơ cấu tổ chức:

6


* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Huyện Chi Lăng
Chủ tịch UBND huyện Chi Lăng
Phó chủ tịch
KT – XDCB

Phó chủ tịch
VH - XH
CÁC UỶ VIÊN UBND

VP HĐND
và UBND
huyện

Phòng Tài
nguyên &môi
trường

Phòng Tài
chính-Kếhoạch

Phòng Y tế

Phòng Kinh
tế và Hạ tầng

Phòng Lao
động- thương
binh và xã hội

Phòng Dân
tộc

Phòng NN&PT
Nông thôn

Thanh tra nhà
nước huyện

Phòng giáo
dục và đào tạo

Phòng Nội Vụ

Phòng Tư pháp

Phòng Văn hoá
và thông tin

7

1.2 Tình hình tổ chức ,chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức
1.2.1 Vị trí, chức năng
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Chi Lăng,
tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về các lĩnh vực: Tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;
cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn; chính
quyền địa phương; địa giới hành chính; cải cách hành chính; tôn giáo; hội, tổ
chức phi chính phủ; công tác thanh niên; văn thư, lưu trữ nhà nước; thi đua,
khen thưởng và thực hiện một số lĩnh vực công tác khác theo sự phân công của
Uỷ ban nhân dân huyện và theo quy định của pháp luật.
Phòng Nội Vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện, đồng
thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội
vụ.
1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn
* Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ
trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
* Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch,
kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
* Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp
luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
* Về tổ chức bộ máy
- Tham mưu giúp UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ
chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện theo hướng dẫn
của các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh;
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện quyết định hoặc tham mưu để Uỷ ban

nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện;
8


- Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp có thẩm quyền quyết định;
- Tham mưu giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện quyết định thành lập,
giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của
pháp luật.
* Về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp
- Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành
chính, sự nghiệp hàng năm;
- Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
hành chính, sự nghiệp;
- Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế
độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã.
* Về cán bộ, công chức, viên chức hành chính, sự nghiệp và cán bộ, công
chức cấp xã
- Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công
chức, viên chức;
- Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện
chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn
theo phân cấp.
* Về công tác xây dựng chính quyền và địa giới hành chính
- Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc
bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của Uỷ ban nhân dân

huyện và hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân tỉnh;
- Thực hiện các thủ tục để trình Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các
chức danh lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân cấp xã; giúp Uỷ ban nhân dân huyện
trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của
pháp luật;

9


- Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới,
nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND
cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của
huyện;
- Giúp UBND trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và kiểm
tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, khu phố trên địa bàn huyện theo
quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, khu phố.
* Về công tác cải cách hành chính
- Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên
môn cùng cấp và UBND các xã, thị trấn thực hiện công tác cải cách hành chính
ở địa phương;
- Tham mưu, giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
cách hành chính trên địa bàn huyện;
- Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBND
huyện và UBND tỉnh.
* Về công tác tôn giáo
- Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện
các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và
công tác tôn giáo trên địa bàn huyện;
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện

nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn huyện theo phân cấp của
UBND tỉnh và theo quy định của pháp luật.
* Về công tác thanh niên
- Trình UBND ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn,
năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao;
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;
- Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và
công tác thanh niên được giao.
10


* Về công tác văn thư, lưu trữ
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu
trữ của nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng
trong hoạt động văn thư, lưu trữ;
- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
* Về công tác thi đua, khen thưởng
- Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn
huyện; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của huyện;
- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
- Giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động

của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn huyện.
- Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo
việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn
vị sự nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND và
Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địa bàn
huyện.
- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ
trên địa bàn huyện.
- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với
11


công chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật
và theo phân cấp của UBND huyện
- Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội Vụ theo quy định của pháp luật
và theo phân cấp của UBND huyện.
- Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
UBND xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác được giao
trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội Vụ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND huyện.
1.2.3 Sơ đồ tổ chức của cơ quan

12

TRƯỞNG PHÒNG
Phụ trách chung, trực tiếp theo dõi công tác
tổ chức bộ máy, biên chế CC, VC; công tác
kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố
cáo; chủ tài khoản cơ quan.

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

Phụ trách các lĩnh vực công tác:
Tổ chức bộ máy; Quản lý, sử
dụng bien chế; Cán bộ, Viên chức
HC, SN;Hội; CCHC – Lưu trữ
Nhà nước

Phụ trách các lĩnh vực công tác:
XDCQ địa phương và ĐGHC;
Cán bộ, Công chức cấp xã; Tôn
giáo; Tổ chức phi CP; Thanh
niên; Thi đua khen thưởng
t

CÔNG
CHỨC
Theo dõi
các lĩnh
vực công
tác: Thực
hiện chế

độ, chính
sách đối
với CB,
CC, VC
HC, SN;
kế toán cơ
quan

Trực tiếp

CÔNG
CHỨC
Theo dõi
các lĩnh
vực công
tác:
CCHC;
đào tạo,
bồi dưỡng
CC, VC;
Văn thư
lưu trữ;
Văn
phòng cơ
quan

CÔNG
CHỨC
Theo dõi
các lĩnh

vực công
tác: Tổ
chức bộ
máy; Hội;
Quản lý
sử dụng
biên chế
HC, SN;
Cán bộ,
CC, VC

gián tiếp

CÔNG
CHỨC
Theo dõi
các lĩnh
vực công
tác: Xây
dựng
chính
quyền địa
phương
và địa
giới hành
chính,
CB, CC
cấp xã

CÔNG

CHỨC
Theo dõi
các lĩnh
vực công
tác: Tổ
chức phi
chính phủ,
Tôn giáo,
Thanh
niên, Thi
đua khen
- thưởng

phối hợp

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ẠI
PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHI LĂNG
13


2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản về văn thư lưu trữ
2.1.1.1 Các văn bản của trung ương
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc sửa
đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định về
quản lý hồ sơ tài liệu trong hoạt động của HĐND-UBND ,xã, phường, thị trấn.
- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản đúng thể
thức, đúng thẩm quyền và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ;
- Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Thực hiện việc quản lý văn bản đi, đến và Hướng dẫn tổ chức lập hồ sơ công
việc, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ;
- Luật lưu trữ
2.1.1.2 Các văn bản của địa phương
- Hàng nămUBND huyện đã xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ,
trên cơ sở kế hoạch của huyện các cơ quan đơn vị, UBND, các xã, thị trấn
thường xuyên chỉ đạo thống nhất các khâu nghiệp vụ văn thư đảm bảo thống
nhất các khâu nghiệp vụ văn thư từ soạn thảo đến ban hành văn bản cho tất cả
các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan theo đúng quy định của nhà
nước;
Ban hành quyết định số 3346/QĐ-UBND, ngày 16/8/2012 quy chế về
công tác văn thư - lưu trữ trên địa bàn huyện thay thế quyết định số
01/2008/QĐ-UBND ngày 27/5/2008 quy định về công tác văn thư - lưu trữ;
Ban hành quyết định số 3346/QĐ-UBND, ngày 16/8/2012 quy chế về
công tác văn thư - lưu trữ trên địa bàn huyện thay thế quyết định số
01/2008/QĐ-UBND ngày 27/5/2008 quy định về công tác văn thư - lưu trữ.
2.1.1.2 Đào tạo bồi dưỡng công chức ,viên chức trong lĩnh vực văn thư
lưu trữ, quản lí , công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
14


Hàng năm Phòng Nội Vụ cử cán bộ của phòng đi tập huấn các kỹ năng
nghiệp vụ trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ do Sở Nội Vụ tỉnh tổ chức.
Ngoài ra còn cử cán bộ đi học các lớp đào tạo nghiệp vụ văn thư luu trữ.
Tham khảo các mô hình nâng cao hoạt động văn thư lưu trữ của các cơ
quan cấp trên, các cơ quan trên địa bàn huyện.
2.1.1.3 Thanh tra kiểm tra giải quyết

Hàng năm phòng đã thành lập các đoàn kiểm tra theo sự phân công
UBND huyện đi các xã kiểm tra trong công tác văn thư lưu trữ nhằm khắc phục
những sai sót công tác văn thư lưu trữ cũng như kiên quyết xử lý các cá nhân có
hành vi sai phạm trong công tác văn thư lưu trữ, các hành vi làm thất thoát hư
hại tài liệu lưu trữ.
2.2 Thực trạng công Văn thư
2.2.1.Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Công tác xây dựng và ban hành văn bản là một trong những yếu tố quan
trọng trong hoạt động của cơ quan. Việc soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn
thảo văn bản về các lĩnh vực chuyên môn mình chuyên quản. Sự phân công hợp
lý này đem lại hiệu quả cao trong công tác soạn thảo văn bản của phòng Nội vụ
huyện Chi Lăng.
Sau khi văn bản được chuyên viên chuyên quản phụ trách lĩnh vực có
trách nhiệm soạn thảo trực tiếp trên máy tính và chuyển trực tiếp bằng phầm
mềm Eoffice cho lãnh đạo phòng duyệt bản thảo sau đó chuyển lại cho chuyên
viên soạn thảo văn bản chỉnh sửa, chuyên viên chỉnh sửa xong chuyển lại cho
lãnh đạo phòng kiểm tra lại lần cuối và chuyển Chánh văn phòng HĐND và
UBND huyện xem xét và chuyển cán bộ văn thư văn phòng kiểm tra thể thức
văn bản nếu văn bản đảm bảo đúng thể thức chuyển lại Chánh văn phòng
HĐND & UBND huyện in và trình Chủ tịch huyện Ký văn bản sau đó Chủ tịch
huyện chuyển văn bản cho văn thư vào sổ đăng ký công văn đi sau đó cán bộ
văn thư chuyển văn bản cho nhân viên phòng máy nhân văn bản sau khi nhân
văn bản xong chuyển lại cho cán bộ văn đi đóng dấu văn bản và gửi văn bản
theo quy định ( Phòng Nội vụ huyện là cơ quan tham mưu cho UBND ban nhân
dân huyện làm công tác quản lý nhà nước trên một số lĩnh vực được phân công
15


chính vì vậy việc soạn thảo văn bản chủ yếu là soạn thảo văn bản giúp HĐND
và UBND huyện các lĩnh vực chuyên quản tất cả các khâu nghiệp vụ văn thư

đều thực hiện theo phầm mềm Eoffice và theo chu kỳ khép kín). Văn bản của
phòng Nội vụ khi ban hành cũng được thực hiện theo đúng quy trình đã quy
định.
Trưởng phòng chỉ ký vào văn bản khi văn bản đã đảm bảo các thành phần
thể thức của văn bản, chữ ký nháy, ký tắt của cán bộ soạn thảo.
* Nội dung các bước soạn thảo:
- Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực
hiện văn bản;
- Chọn tên loại văn bản;
- Thu thập và xử lý thông tin;
- Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
- Duyệt bản thảo;
- Nhân bản văn bản;
- Làm thủ tục để ban hành.
Theo chức năng và nhiệm vụ đã được quy định trong quá trình hoạt động
của phòng các loại văn bản hình thành: Tờ trình, công văn, báo cáo, kế hoạch….
Trong đó lượng văn bản công văn được ban hành nhiều nhất trong quá trình hoạt
động của phòng.
Vì vậy văn bản có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý. Hoạt
động quản lý và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng mang tính thường
xuyên. Khi xây dựng và ban hành văn bản phải tuân thủ các quy tắc do cơ quan
có thẩm quyền đề ra đối với việc ban hành văn bản như các quy định về thể thức
văn bản, trình tự thủ tục soạn thảo, ký duyệt, đóng dấu. Bởi vậy việc xây dựng
và ban hành văn bản của cơ quan phải có những văn bản quy định về chức năng
nhiệm vụ và thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan đơn vị và thực hiện
đúng những văn bản chỉ đạo theo hướng dẫn của nhà nước.
2.2.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Công tác quản lý văn bản đi của phòng Nội vụ huyện Chi Lăng được thực
hiện chặt chẽ và cẩn thận đúng với quy trình của nhà nước quy định. Các văn
16

bản sau khi đã hoàn tất việc soạn thảo và làm thủ tục ban hành theo đúng trình
tự, và khâu cuối cùng của văn bản được hoàn tại cán bộ làm bút chì.
Đăng ký công tác văn thư.
* Quy trình quản lý văn bản đi:
1. Kiểm tra thể thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
2. Trình văn bản cho lãnh đạo ký;
3. Đóng dấu và ghi số, ngày, tháng ban hành văn bản;
4. Đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi;
5. Chuyển giao văn bản đi;
6. Sắp xếp, bảo quản, sử dụng bản lưu.
Tại phòng Nội vụ Huyện Chi lăng việc đăng ký văn bản đi vào sổ được
đăng ký theo mẫu in sẵn, thông tin trong sổ rõ ràng, chính xác, không viết bằng
bút chì. Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. Phòng Nội vụ sử dụng
hai hình thức đăng ký văn bản đó là vừa đăng ký bằng sổ đối với văn bản mật và
bằng máy vi tính đối với các văn bản hành chính thông thường theo tên gọi văn
bản cuối năm in và đóng quyển từng loại sổ. Việc đăng ký văn bản đi nhằm theo
dõi, kiểm tra số lượng văn bản ban hành trong 1 năm để quản lý văn bản một
cách chặt chẽ, chính xác và việc phục vụ tra tìm, nghiên cứu tài liệu về sau được
nhanh chóng và thuận lợi.

Mẫu sổ đăng ký công văn đi của Phòng Nội vụ Huyện Chi Lăng:

17


ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHI LĂNG
PHÒNG NỘI VỤ

SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI

Năm 2015

Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12
Từ số.....................đến số...................

18