Thực trạng công tác văn thư tại học viện tư pháp

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC.....................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài........................................................................................3
3. Đối tượng , phạm vi nghiên cứu....................................................................3
4. Nguồn tài liệu tham khảo..............................................................................3
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.............................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................3
7. Bố cục của đề tài............................................................................................4
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................5
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỌC VIỆN TƯ
PHÁP........................................................................................................................7
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Tư pháp.
...........................................................................................................................7
1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện Tư pháp.........................7
1.1.2.Cơ cấu tổ chức của Học viện Tư Pháp...................................................10
1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Học viện Tư pháp...........................................................................12
1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính- Tổng
hợp...................................................................................................................12
1.2.2. Vị trí việc làm và bản mô tả các vị trí trong Phòng Hành chính - Tổng
hợp...................................................................................................................12
PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA HỌC
VIỆN TƯ PHÁP....................................................................................................14
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ..........................14
1.1.Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư.......................14

1.1.1. Khái niệm công tác văn thư...................................................................14
1.1.2.Vị trí của công tác văn thư......................................................................14
Nguyễn Thị Thương
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.3.Ý nghĩa của công tác văn thư.................................................................14
1.1.4.Yêu cầu của công tác văn thư.................................................................15
1.2 Nội dung của công tác văn thư..................................................................16
1.2.1.Xây dựng văn bản...................................................................................18
1.2.2.Quản lý và giải quyết văn bản................................................................18
1.2.3. Bảo quản và sử sụng con dấu................................................................18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ....................................19
TẠI HỌC VIỆN TƯ PHÁP.................................................................................19
2.1. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Phòng
Hành chính- Tổng hợp.....................................................................................19
2.1.1. Cách bố trí nơi làm việc và trang thiết bị của Phòng HC-TH...............19
2.1.2. Nhân sự làm Công tác văn thư..............................................................21
2.2. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư............................................................21
2.2.1.Việc ban hành chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư của
Phòng HC-TH..................................................................................................21
2.2.2.Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư......................22
2.2.3.Tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư...............................22
2.3. Công tác xây dựng và ban hành văn bản..................................................22
2.4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.............................................25
2.4.1.Quy trình xử lý văn bản đến tại Học viện Tư pháp................................26
2.4.2. Theo dõi việc giải quyết văn bản đến....................................................34
2.4.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản mật.........................................34

2.5.Công tác chuyển văn bản đi tại Học viện Tư pháp....................................35
2.5.1. Quy trình giải quyết văn bản đi.............................................................36
2.6. Quản lý văn bản tại Học viện Tư pháp.....................................................40
2.7. Quản lý và sử dụng con dấu tại Học viện Tư pháp..................................41
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................45
3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư tại Học viện Tư pháp......................45
3.2 Những Ưu điểm trong công tác văn thư tại Học viện..............................45
3.3 Những Nhược điểm trong công tác văn thư tại Học viện Tư pháp..........46
3.4. Nguyên nhân của ưu điểm của công tác văn thư......................................47
Nguyễn Thị Thương
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.5.Nguyên nhân nhược điểm của công tác văn thư........................................47
3.6.Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng Công tác văn thư................48
3.7.Điều kiện thực hiện các giải pháp.............................................................52
KẾT LUẬN............................................................................................................54
PHẦN PHỤ LỤC...................................................................................................49
PHẦN PHỤ LỤC

Nguyễn Thị Thương
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài.
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà
vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát
triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các
cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực
lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng thời công tác
Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và
chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới
hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy
hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào
một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa
mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công
chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng
và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà
nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn nao vào việc thúc đẩy sự phát
triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt được tầm quan trọng
đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chính
quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.
Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý
luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản,
quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…
Ngày nay công tác Văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã
hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước, không
Nguyễn Thị Thương

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó. Sống trong một xã hội đang
phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình,
đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xã hội cho đất
nước.
Đây cũng chính là lý do để tôi chọn đề tài: “Thực trạng công tác văn thư
tại Học viện Tư pháp ” để viết báo cáo thực tập và để có cái nhìn đúng đắn nhất
về công tác Văn thư tại một Học viện.
Là một sinh viên của lớp Quản trị Văn phòng, sau bốn năm học tập rèn
luyện và được trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ tại Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội nay tôi đã có thể có những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất
định. Nhưng “Học phải đi đôi với hành”, kiến thức, lý thuyết được học ở trường
lớp phải được áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứng được yêu cầu
đó Nhà trường đã thực hiện Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại
các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với
công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn
ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đây cũng là dịp để cho
sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức
của bản thân mình, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc,
giao tiếp phục vụ cho công việc sau khi tốt nghiệp ra trường.
Thực hiện Kế hoạch của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thực tập tốt
nghiệp, Học viện Tư pháp đã tạo điều kiện tiếp nhận tôi về thực tập. Thời gian thực
tập là 9 tuần bắt đầu từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/3/2016. Thời gian thực
tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của Lãnh đạo và cán bộ, giảng viên khoa Đào

tạo Luật sư đã tạo cơ hội cho tôi áp dụng lý thuyết được trang bị vào thực tiễn công
tác, rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc
trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn
thư. Đặc biệt dưới sự hướng dẫn của Cô Ngô Thị Ngọc Vân đã truyền cho tôi lòng
say mê công việc, giúp tôi nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm và vai trò
quan trọng của công tác văn thư. Từ đó tôi đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề
Nguyễn Thị Thương

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp như cẩn thận hơn, tỉ mỉ hơn… Và nâng cao năng lực của bản thân để hoàn
thành tốt công việc.
2. Mục tiêu của đề tài.
- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Học viện Tư pháp.
- Kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng Công tác văn thư.
3. Đối tượng , phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng: Công tác văn thư trường Học viện Tư pháp.
- Phạm vi nghiên cứu: Trường Học viện Tư pháp.
4. Nguồn tài liệu tham khảo.
- SGK Nghiệp vụ văn phòng. PGS – TS Nguyễn Hữu Tri- NXB Thống kê
Hà Nội năm 2001.
- Công tác Văn thư- lưu trữ. Chủ biên Dương Văn Khảm- NXB Chính trị
quốc gia Hà Nội.
- Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ
Văn phòng I.

- Cuốn tạp chí Văn thư- lưu trữ, tạp chí Nội vụ,…
- Một số mẫu tài liệu tham khảo khác.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.
Trên thực tế công tác văn thư không phải là một đề tài mới và đã có rất
nhiều nghiên cứu như: Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của Sinh viên Nguyễn Thị
Thảo trang- Đại học Hành chính KH7- TC38; Chuyên đề thực tập tốt nghiệp lớp
08CDVP2A của Sinh viên Lê Thị Tuyết ngành QTVP- Khoa KHXH&NV về
Thực tiễn Công tác soạn thảo và Công tác Văn thư của Đại học Đông Á.
6. Phương pháp nghiên cứu.
Báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp thu thập tài liệu.
- Phương pháp phân tích.
- Phương pháp tổng hợp.
- Phương pháp so sánh.
Nguyễn Thị Thương

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
7. Bố cục của đề tài.
Ngoài Lời nói đầu , Lời cảm ơn và Kết luận, nội dung báo cáo gồm 03 phần:
- Phần I : Khảo sát công tác văn phòng của Học viện Tư pháp.
- Phần II: Thực trạng Công tác văn thư tại Học viện Tư pháp.
- Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Trong đợt kiến tập này tôi đã cố gắng hàn thành tốt nhiệm vụ cuả mình nhưng
do trình độ chuyên môn và kiến thức tích luỹ còn hạn chế. Do vậy trong đợt kiến

tập và bài báo cáo còn nhiều sai sót. Vì vậy kính mong quý thầy cô đóng góp ý
kiến để em hoàn thiện về chuyên môn của mình trong đợt thực tập sau và cả quá
trình làm việc sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Hà nội, ngày 10 tháng 3 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Thương

Nguyễn Thị Thương

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Khoảng thời gian thực tập hơn 2 tháng tại Học viện Tư pháp là khoảng thời
gian quan trọng và thiết thực đối với tôi. Dưới sự chỉ bảo tận tình, trực tiếp tiếp xúc
với công việc đã giúp tôi học hỏi được thêm nhiều kiến thức mới và trau dồi thêm
những kiến thức đã học tại trường. Thời gian hơn 2 tháng tuy không phải là nhiều
nhưng cũng đủ để tôi cảm nhận được môi trường làm việc, cách ứng xử giao tiếp,
tác phong đạo đức của cán bộ văn phòng trong hoạt động. Đợt thực tập đã giúp tôi
phần nào hình dung ra được công việc mà mình sẽ làm trong tương lai.
Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt là
khoa Quản Trị văn phòng đã tạo điều kiện tổ chức đợt thực tập cho tôi và các bạn
sinh viên có cơ hội tiếp xúc, trải nghiệm thực tế về công việc, ngành học của mình.

Tôi xin cảm ơn tới cô Lâm Thu Hằng người phụ trách hướng dẫn báo cáo,
kế hoạch thực tập tại Khoa đã tận tình giúp đỡ tôi tìm hiểu về công tác văn phòng.
Dưới sự hướng dẫn tận tình, giao tiếp cởi mở và thái độ làm việc khẩn trương
nghiêm túc đã giúp tôi có thêm tự tin để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Cuối cùng tôi xin cảm ơn tới các cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại
Học viện Tư pháp đã tiếp nhận tôi thực tập, đặc biệt cô Ngô Thị Ngọc Vân người
trực tiếp hướng dẫn tôi. Nhờ có sự chỉ bảo nhiệt tình, cởi mở, vui vẻ, dễ hoà đồng
đã giúp tôi không những được tích luỹ thêm kinh nghiệm về kiến thức mà còn về
cả phong cách giao tiếp, cách làm việc rất bổ ích cho tôi sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn.

Nguyễn Thị Thương

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nguyễn Thị Thương

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỌC VIỆN
TƯ PHÁP
Học viện Tư pháp được thành lập theo Quyết định số 23/2004/QĐ- TTg
NGÀY 25 tháng 02 năm 2004 của Thủ tướng Chính phủ. Học viện là cơ sở đào tạo
và nghiên cứu khoa học trực thuộc Bộ Tư pháp, hoạt động theo Điều lệ trường đại
học; là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấu hình quốc huy,
có tài khoản riêng, có trụ sở tại Hà Nội và Cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh.
· Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt: Học viện Tư pháp
· Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Anh: Judicial Academy
· Trụ sở: Phố Phan Văn Trường, phường Quan Hoa, quận Cầu Giấy, thành
phố Hà Nội
· Điện Thoại: (04) 7566129
· Fax: (04) 8361267.

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Tư pháp.
1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện Tư pháp.
Căn cứ vào Quyết định số 2229/2015/QĐ-BTP ngày 22 tháng 12 năm 2015
Nguyễn Thị Thương
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của Bộ Tư pháp về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Học viện Tư pháp ( Phụ lục 1) như sau:
*Chức năng của Học viện.
- Đào tạo nghiệp vụ xét xử, nghiệp vụ kiểm sát, nghiệp vụ thi hành án dân
sự, nghề luật sư, nghề công chứng, nghề đấu giá và các chức danh tư pháp, bổ trợ

tư pháp khác thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Tư pháp cho các đối tượng đã có
bằng cử nhân luật và cử nhân chuyên ngành phù hợp chức danh đào tạo (đào tạo
sau đại học).
- Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức pháp luật
cho các chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền
quản lý của Bộ Tư pháp và các đối tượng khác theo nhu cầu xã hội.
- Nghiên cứu khoa học phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng các chức danh
tư pháp, bổ trợ tư pháp và nhu cầu xã hội.
- Tư vấn pháp luật.
*Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt chiến lược phát triển, kế
hoạch công tác dài hạn, 05 (năm) năm và hàng năm của Học viện; tham gia xây
dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển của Ngành Tư pháp.
- Chủ trì, tham gia xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm
pháp luật về đào tạo, bồi dưỡng các chức danh tư pháp để Bộ trưởng Bộ Tư pháp
ban hành hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ban hành; tham gia xây dựng, thẩm
định, góp ý đối với các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật khác do Bộ
trưởng Bộ Tư pháp giao.
- Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt và tổ chức thực hiện quy
hoạch, kế hoạch về đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học thuộc phạm vi chức
năng, nhiệm vụ được giao; về tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, tuyển dụng, quản lý,
xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức và người lao động của Học
viện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Tư pháp.
- Tổ chức các hoạt động đào tạo bao gồm:
Nguyễn Thị Thương

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Đào tạo nghiệp vụ xét xử, nghiệp vụ kiểm sát, nghiệp vụ thi hành án dân
sự, nghề luật sư, nghề công chứng, nghề đấu giá và các chức danh tư pháp, bổ trợ
tư pháp khác thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Tư pháp (thẩm tra viên thi hành án
dân sự, thư ký thi hành án dân sự, trợ giúp viên pháp lý, đăng ký viên giao dịch
bảo đảm, thừa phát lại, thư ký thừa phát lại, công chức, viên chức làm công tác lý
lịch tư pháp, trọng tài viên, quản tài viên và các chức danh khác theo quy định của
pháp luật), đào tạo chung nguồn bổ nhiệm thẩm phán, kiểm sát viên, luật sư ( khi
được giao nhiệm vụ);
+ Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và cập nhật kiến thức
mới cho các chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp và công chức, viên chức Ngành Tư
pháp;
+ Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức pháp luật cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu.
- Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đào tạo và quản lý học viên;
phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt mục tiêu đào tạo toàn diện cho học
viên.
- Tổ chức biên soạn, thẩm định, phát hành giáo trình, sách tham khảo, Tạp
chí Nghề luật, tài liệu phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học
của Học viện theo quy định pháp luật.
- Đảm bảo chất lượng đào tạo; tổ chức tự đánh giá chất lượng đào tạo theo
quy định pháp luật.
- Cấp văn bằng, chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng và phát
triển kết quả nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng và
phục vụ hoạt động của ngành Tư pháp.
- Hợp tác, liên kết với các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài trong
hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, tư vấn pháp luật và nghiên cứu khoa học theo quy
định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ Tư pháp, phù hợp với chức năng,

nhiệm vụ của Học viện.
- Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện và các trang
Nguyễn Thị Thương

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thiết bị đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu
khoa học.
- Tổ chức hoạt động tư vấn pháp luật, trợ giúp pháp lý, phổ biến giáo dục
pháp luật theo quy định của pháp luật, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Học
viện.
- Thực hiện chế độ tài chính, kế toán của Học viện theo quy định của pháp
luật và phân cấp của Bộ Tư pháp.
- Quản lý, sử dụng đất đai, cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị của Học
viện theo quy định của pháp luật.
- Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn lực tài chính nhằm thực hiện các
nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Tư pháp.
- Tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp
luật và phân cấp của Bộ Tư pháp.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện phòng, chống tham nhũng, tiêu cực;
thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong hoạt động của Học viện; thực hiện công
tác thanh tra, kiểm tra theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện chế độ thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về các
lĩnh vực, nhiệm vụ thuộc phạm vi chức năng của Học viện theo quy định.
- Tổ chức thực hiện quy chế dân chủ cơ sở, xây dựng nếp sống văn hóa và

môi trường sư phạm trong Học viện.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Tư pháp giao.
1.1.2.Cơ cấu tổ chức của Học viện Tư Pháp.
Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Học viện Tư pháp.
a) Hội đồng Học viện
Hội đồng Học viện là tổ chức quản trị đại diện quyền sở hữu của Học viện,
có các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Điều lệ Trường Đại học và các văn
bản pháp luật có liên quan.
Hội đồng Học viện gồm có Chủ tịch, Thư ký và các thành viên; được tổ
chức và hoạt động theo Quy chế Tổ chức và hoạt động của Học viện và các quy
Nguyễn Thị Thương

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
định pháp luật có liên quan.
b) Giám đốc và các Phó Giám đốc
Giám đốc Học viện là người đại diện theo pháp luật của Học viện, chịu trách
nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động của Học viện. Giám đốc Học
viện do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tư
pháp và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được giao của
Học viện.
Phó Giám đốc Học viện giúp Giám đốc giúp Giám đốc điều hành một số
hoạt động của Học viện, được Giám đốc phân công trực tiếp quản lý một số lĩnh
vực, nhiệm vụ công tác. Phó Giám đốc Học viện do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ
nhiệm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện và trước pháp luật về những

lĩnh vực, nhiệm vụ công tác được phân công. Số lượng Phó Giám đốc không quá
03 người.
c) Các đơn vị chức năng thuộc Học viện:
- Khoa Đào tạo chung nguồn Thẩm phán, Kiểm sát viên, Luật sư;
- Khoa Đào tạo Luật sư;
- Khoa Đào tạo Các chức danh thi hành án dân sự;
- Khoa Đào tạo Công chứng viên và các chức danh khác;
- Phòng Tổ chức cán bộ;
- Phòng Hành chính, tổng hợp và Đối ngoại;
- Phòng Đào tạo và Công tác học viên;
- Phòng Tài chính - Kế toán;
- Phòng Quản trị;
- Phòng Quản lý khoa học và Trị sự Tạp chí Nghề luật;
- Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ;
- Trung tâm Khảo thí và Đảm bảo chất lượng đào tạo;
- Trung tâm Thông tin - Thư viện;
- Trung tâm Tư vấn pháp luật;
- Cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh.
Nguyễn Thị Thương

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trung tâm Tư vấn pháp luật là đơn vị thuộc Học viện, có tư cách pháp nhân,
có con dấu và tài khoản riêng.
Cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị trực thuộc Học viện, có con dấu

và tài khoản tiền gửi riêng, hạch toán phụ thuộc Học viện.
Việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị trực thuộc Học viện do Bộ
trưởng Bộ Tư pháp quyết định trên cơ sở đề nghị của Giám đốc Học viện và Vụ
trưởng Vụ Tổ chức cán bộ.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của các đơn vị
trực thuộc Học viện do Giám đốc Học viện quy định.
d) Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị và tổ chức chính
trị - xã hội:
- Đảng bộ Học viện;
- Công đoàn Học viện;
- Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Học viện;
- Chi hội Cựu chiến binh Học viện;
- Chi hội Luật gia Học viện.
Đảng bộ, các đoàn thể và tổ chức xã hội của Học viện được thành lập, tổ
chức và hoạt động theo điều lệ của Đảng, điều lệ của các đoàn thể, tổ chức xã hội
và theo quy định của Hiến pháp và pháp luật.
1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Học viện Tư pháp.
1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chínhTổng hợp.
Phụ lục 03 : Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chínhTổng hợp.
Phụ lục 04 : Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính- Tổng hợp.
1.2.2. Vị trí việc làm và bản mô tả các vị trí trong Phòng Hành chính Tổng hợp.
Phụ lục số 05 : Bản mô tả vị trí trong Phòng Hành chính- Tổng hợp.
Nguyễn Thị Thương

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nguyễn Thị Thương

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA
HỌC VIỆN TƯ PHÁP.
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.
1.1.Khái niệm, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư.
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ
quan Nhà Nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang
nhân dân.
Theo khái niệm này thì đối tượng của công tác văn thư là văn bản giấy tờ và
tất cả những công việc gì liên quan đến văn bản đều thuộc phạm vi công tác văn
thư. Từ khái niệm trên có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ
quan, tổ chức. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan góp
phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt
động của cấp uỷ, của các cơ quan Đảng từ trung ương đến địa phương.
1.1.2.Vị trí của công tác văn thư.
Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói

chung. Trong công tác quản lý Nhà nước, quản lý cơ quan không thể thiếu được
công tác văn thư.
Công tác văn thư được coi như một khâu nhiệm vụ chuyên môn chủ yếu
trong nghiệp vụ hoạt động của Văn phòng. Chức năng chủ yếu của các Văn phòng
là thông tin tổng hợp nhưng muốn thực hiện được chức năng đó phải thông qua
công tác văn thư. Chính xác hơn là phải thông qua những công việc về văn bản,
giấy tờ, hồ sơ, tài liệu.
1.1.3.Ý nghĩa của công tác văn thư.
Tổ chức tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ kịp thời, chính xác
những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan,
Nguyễn Thị Thương

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đơn vị, tổ chức.
Công tác quản lý Nhà nước nói chung, quản lý cơ quan nói riêng đòi hỏi
phải được cung cấp đầy đủ thông tin và thông tin phải rất chính xác. Do đó, bất kỳ
công việc gì liên quan đến văn bản giấy tờ đều phải đảm bảo tuyệt đối chính xác,
nếu không đảm bảo chính xác thì sẽ gây ra hậu quả.
Tổ chức tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
một cách nhanh chóng, chính xác, có năng suất chất lượng, hiệu quả, đảm bảo
đúng chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước. Đồng thời giữ gìn được bí mật.
Tổ chức tốt công tác văn thư có tác dụng giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, phản
ánh quá trình hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ chân thực. Thông qua văn
bản tài liệu để chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.

Tổ chức tốt công tác Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Nguồn bổ sung chủ yếu và vô tận cho các lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà nước
là hồ sơ, tài liệu hình thành ra trong hoạt động của các cơ quan. Do đó giải quyết
xong công việc, hồ sơ tài liệu phải được lưu giữ đầy đủ, phải được nộp vào lưu trữ.
Lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của mình tốt hay không phụ thuộc
hoàn toàn vào nguồn hồ sơ, tài liệu từ văn thư nộp vào.
1.1.4.Yêu cầu của công tác văn thư.
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ
quan phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
-Nhanh chóng:
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây
dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản
nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh
chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ
giải quyết công vệc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những
sự việc được nêu ra trong các văn bản.
-Chính xác:
*Chính xác về nội dung văn bản: Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác
Nguyễn Thị Thương

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
về mặt pháp lý; dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác; số
liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
*Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành

phần do Nhà nước quy định; mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban
hành.
*Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ: Yêu cầu chính xác phải đươc
quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn abnr,
đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản…
-Bí mật:
Văn bản tài liệu hình thành ra trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứa
đựng những thông tin bí mật. Tuy có nhiều mức độ khác nhau có loại thuộc bí mật
Quốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành, một địa phương, có loại thuộc bí
mật của một cơ quan. Do đó, cần phải giữ gìn bí mật. Tất cả những người liên quan
đến văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí mật và phải thực hiện
đúng quy định về pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Hội đồng Nhà nước.
-Hiện đại hóa công tác văn thư.
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc
sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, nếu yêu cầu hiện
đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công
tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất
lượng cao.
Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp
bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ
chung của đát nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những
tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các
phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quản của công tác văn thư.
1.2 Nội dung của công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, do vậy nội
dung của công tác văn thư gồm các công việc là: Soạn thảo văn bản, quản lý và
Nguyễn Thị Thương

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. Việc thực hiện các công việc của
công tác văn thư được thực hiện theo một quy trình nghiệp vụ nhất định, cụ thể:

Nguyễn Thị Thương

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.1.Xây dựng văn bản.
- Soạn thảo văn bản.
- Duyệt bản thảo.
- Đánh máy văn bản.
- Ký văn bản.
1.2.2.Quản lý và giải quyết văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Quản lý và giải quyết văn bản đi.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan.
1.2.3. Bảo quản và sử sụng con dấu.

Nguyễn Thị Thương

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI HỌC VIỆN TƯ PHÁP.
Nhận thức được tầm quan trọng công tác văn thư đối với cơ quan, việc tiếp
nhận công văn đến và ban hành công văn đi cũng như lưu trữ tài liệu, hồ sơ là vấn
đề cần thiết đối với cơ quan, bởi nó liên quan đến chất lượng hoạt động của cơ
quan. Do vậy, công tác văn thư luôn được Lãnh đạo Học viện quan tâm chăm lo và
nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư từ phương tiện phục vụ cho đến
nhân sự làm công tác văn thư luôn được cải thiện.
2.1. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Phòng
Hành chính- Tổng hợp.
Phụ lục 06 : Sơ đồ Học viện Tư pháp.
Phụ lục 07: Phòng Hành chính- Tổng hợp.
2.1.1. Cách bố trí nơi làm việc và trang thiết bị của Phòng HC-TH.
Việc bố trí sắp xếp phòng làm việc được xem như một yếu tố quyết định lớn
đến chất lượng và hiệu quả công việc.
Phòng Hành chính- Tổng hợp được đặt ở tầng 1 ngay bên phải của cửa chính
cơ quan ra vào rất thuận tiện, dễ tìm cho việc tiếp nhận văn bản đến. Bố trí nơi làm
việc như vậy so với điều kiện và diện tích mặt bằng của Học viện như vậy là khá
hợp lý.Phòng được bố trí rộng rãi khang trang, thuận tiện cho việc trao đổi thông
tin giữa các Phòng, Khoa với Phòng HC-TH.
Điều kiện làm việc là yếu tố tác động trực tiếp đến tâm sinh lý của mỗi
CBCNV. Người lao động không thể làm việc có chất lượng và hiệu quả trong điều
kiện lao động không tốt. Bởi đối với nhu cầu của con người khi đã thoả mãn đầy

đủ về vật chất lẫn tinh thần thì sẽ tạo cho họ cảm giác hứng thú, say sưa với công
việc tạo điều kiện giúp họ phát huy những sáng kiến, ý tưởng trong quá trình làm
việc. Nhận thấy vấn đề đó là hết sức cần thiết trong những năm qua Học viện đã có
sự quan tâm đầu tư kinh phí để nâng cao trang thiết bị, phục vụ cho công tác văn
phòng theo xu hướng dần dần hiện đại hoá nhằm nâng cao hiệu suất công việc cho
Học viện. Hiện Phòng HC-TH cũng được đầu tư trang bị tương đối đầy đủ các máy
Nguyễn Thị Thương

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
móc, vật dụng cần thiết để phục vụ tốt cho công việc. Cán bộ văn thư được trang bị
bàn quầy có tấm kính ngăn cách giữa văn thư và người đến lấy giấy báo, tài liệu,
công văn, giấy tờ..Một số máy móc phục vụ cho công tác văn thư được đầu tư
trang bị như: máy vi tính, máy photo, máy fax, máy in, máy điều hòa, điện thoại
cùng với đó là phòng làm việc, bàn làm việc, tủ đựng con dấu,... và các vật dụng
khác được trang bị khá đầy đủ. Hiện tại thì Phòng chưa trang bị máy scan, máy
hủy tài liệu mà những tài liệu thừa hoặc hỏng không dùng nữa trong quá trình làm
việc, được đưa vào thùng rác trong phòng được dọn bán lại cho người mua những
giấy và tài liệu cũ. Điều này sẽ tiếp kiệm được cho Phòng.
Máy tính Phòng HC-TH được kết nối mạng internet, luôn kết nối, cập nhật
những thông tin bên ngoài phục vụ cho hoạt động văn phòng, văn thư. Những
thông tin, sự kiện bên ngoài có liên quan đến Học viện luôn được cập nhật và báo
cáo nhanh chóng.
Mạng máy tính nội bộ trong Học viện cũng luôn được kết nối với nhau để
tạo sự liên hệ giữa các bộ phận một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Quá trình

chuyển giao thông tin giữa các bộ phận, các phòng chức năng trong Học viện từ đó
cũng dần được diễn ra nhanh chóng. Máy tính của bộ phận văn thư được cài đặt
chương trình riêng về công tác văn thư. Chương trình này là sự hỗ trợ rất đắc lực
cho cán bộ văn thư trong quá trình làm việc. Giúp công việc của văn thư diễn ra
nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn.
Nhờ vậy nên CTVT văn thư trong Học viện đã hoạt động một cách rất hiệu
quả. Công việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, chuyển văn bản, sao, in văn
bản, quản lý công văn giấy tờ, công tác thông tin, quản lý con dấu... đều được thực
hiện đầy đủ, trôi chảy, nhanh chóng, hiệu quả và đi vào nề nếp.
Nhìn chung cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tại Phòng HC-TH của
Học viện được trang bị khá đầy đủ phục vụ đắc lực cho hoạt động giải quyết và
quản lý văn bản và ban hành văn bản của cán bộ văn thư. Nhưng việc ứng dụng
công nghệ thông tin chưa được hoàn thiện thường xuyên bị lỗi mạng, lỗi đường
truyền, nhiều khi đang làm việc bị ngắt quảng do phần mềm không tiếp tục hoạt
Nguyễn Thị Thương

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
động, gây ra sự ức chế trong quá trình làm việc của cán bộ văn thư. Cần sớm khắc
phục lỗi này.
2.1.2. Nhân sự làm Công tác văn thư.
Phòng HC-TH của Học viện đã giao công văn thư cho cán bộ Trịnh Thị Hà
tốt nghiệp chuyên ngành văn thư- lưu trữ. Cô Hà đã có kinh nghiệm làm việc trên 5
năm ở cơ quan.
Cán bộ nhân viên làm công tác văn thư tại cơ quan luôn tỏ ra nhiệt tình trong

công việc, khẩn trương giải quyết nhanh chóng công việc được giao và hoàn thành
xuất sắc công việc dựa trên kiến thức của mình.
Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ văn thư đó là:
-

Tiếp nhận và xử lý công văn, giấy tờ từ các cơ quan, đơn

vị, phân hiệu, tiểu đoàn trực thuộc gửi đến.
-

Nhận các thông báo từ Ban giám hiệu trường rồi phổ biến

lại cho các phòng ban, đơn vị trực thuộc.
-

Soạn thảo văn bản .

-

Phụ trách cấp phát văn hoá phẩm cho cơ quan

-

Đặt và nhận báo cho các phòng ban đơn vị, cá nhân trong

toàn đơn vị
-

Quản lý dấu và sử dụng con dấu như dấu Ban giám hiệu,

dấu trưởng phòng các khối phòng ban…
2.2. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư.
2.2.1.Việc ban hành chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư của
Phòng HC-TH.
Cũng như các lĩnh vực công tác khác, công tác văn thư của Phòng HC- TH nhận
được sự quan tâm của các cấp, các nghành bằng những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
nghiệp vụ công tác.
Qua quá trình thực tập, khảo sát tình hình công tác văn thư , cho thấy cán bộ văn
thư thực hiện theo những văn bản do các cơ quan như: Chính phủ, Bộ Tư pháp,
Ban tổ chức Cán bộ Chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,… ban hành
Nguyễn Thị Thương

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ.
Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư được thực hiện nhanh chóng, kịp thời và
khoa học thì Phòng HC-TH cũng có những quy định và quy chế làm việc cho bộ
phận Văn thư- Lưu trữ. Với những văn bản này, giúp cho cán bộ văn thư có thêm
hiểu biết về nghiệp vụ, vận dụng vào công việc để có hiệu quả cao mà lại theo
đúng quy định.
2.2.2.Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư.
Công tác văn thư đặt sưới sự quản lý trực tiếp của Trưởng phòng và
PhóTrưởng phòng. Cứ mỗi năm Học viện Tư pháp lại tiến hành kiểm tra công tác văn
thư một lần. Cách kiểm tra không theo định kỳ mà thường tiến hành bất ngờ nhằm
xem hoạt động nghiệp vụ văn thư thế nào. Điều này đòi hỏi cán bộ văn thư phải luôn

đề cao trách nhiệm của mình, làm việc nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà nước,
của Học viện đã đề ra. Tạo nên và giữ gìn một nề nếp làm việc thống nhất.
2.2.3.Tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư.
Để đánh giá công tác văn thư, hằng năm Phòng HC-TH tổ chức sơ kết 6 tháng
đầu năm và tổng kết công tác văn thư- lưu trữ năm để báo cáo lên Hội đồng học
viên. Qua việc này giúp cán bộ văn thư rút ra kinh nghiệm với những gì còn tồn
tại, đồng thời có phương hướng đề nghị lên cấp trên với những điểm cần thiết để
phục vụ trong công tác của mình.
2.3. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Học viện Tư Pháp hàng năm ban hành rất nhiều văn bản ở nhiều thể loại văn
bản khác nhau và có quy định rõ ràng và nghiêm ngặt theo đúng thể thức, nội
dung. Tất cả văn bản do Học viện ban hành đều chính xác về thẩm quyền ban
hành, văn bản đều phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
Về trình tự, thủ tục ban hành và thẩm quyền ký văn bản cũng được tiến hành
theo trình tự nhất định cụ thể.
* Quy trình soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
và những mục đích, yêu cầu nhất định để làm ra văn bản nhằm giải quyết một công
Nguyễn Thị Thương

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B