Tình hình Công tác Văn thư- Lưu trữ tại UBND huyện Tiền Hải Tỉnh Thái Bình

MỤC LỤC


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
UBND

Ủy ban nhân dân

VT

Văn thư

LT

Lưu trữ

CTVTLT

Công tác Văn thư - Lưu trữ


A.PHẦN MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang từng bước phát triển từ một nước nghèo nàn lạc hậu.
Nay đã trở thành nước công nghiệp hóa với nền khoa học hiện đại yêu cầu cải
cách hành chính. Vậy yêu cầu hiện đại hoá công tác Văn thư đã trở thành một
tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói
riêng có năng suất, hiệu quả và chất lượng cao. Vì vậy Công tác Lưu trữ có vị trí
rất quan trọng không thể thiếu trong tất cả các cơ quan, tổ chức.
Hiện nay, trong thời kỳ đất nước hội nhập thì nhu cầu về nguồn lao động
có trình độ chuyên môn cao là hết sức cần thiết. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu
của xã hội thì những kiến thức bằng lý thuyết được học trên ghế nhà trường,

trong sách vở vẫn là chưa đủ đối với mỗi chúng ta. Lý thuyết là vấn đề cơ bản
được đúc rút trong thực tiễn đời sống xã hội được thể hiện trên sách vở. Song
thực tế lại rất đa dạng và phong phú. Người xưa vẫn thường nói “Trăm hay
không bằng tay quen”. Đúng vậy, lý thuyết trang bị cho chúng ta những hiểu biết
về lý luận văn bản của vấn đề song thực tiễn kiểm nghiệm lại là cơ sở của nó.
Những khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn được rút ngắn do khả năng vận
dụng của mỗi chúng ta.
Trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước cùng với sự phát triển của
xã hội trong thời đại ngày nay, công tác Lưu trữ đã khẳng định được vị trí, ý
nghĩa, vai trò nó là một nội dung hoạt động của Văn phòng không thể thiếu và
gắn liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong bối cảnh đó, cùng với kiến
thức được học và thực tế trong thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và
UBND huyện Tiền Hải, em nhận thấy vấn đề quản lý Văn thư, Lưu trữ tại cơ
quan hành chính Nhà nước là vấn đề cần được xem xét và nghiên cứu. Do đó,
em đã lựa chọn chuyên đề: “Tình hình Công tác Văn thư- Lưu trữ tại UBND
huyện Tiền Hải Tỉnh Thái Bình”.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác Lưu trữ và căn cứ theo nhu cầu
thực tiễn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên thực tập tại
các cơ quan, tổ chức nhằm giúp cho sinh viên củng cố thêm kiến thức đã học,
nâng cao năng lực, vận dụng lý luận vào thực tế, rèn luyện tay nghề hơn. Với
3


mục đích của đợt thực tập là gắn liền nhà trường với xã hội, rút ngắn khoảng
cách giữa lý luận và thực tiễn, sau khi nghiên cứu, khảo sát và thực hành về
công tác Văn thư-lưu trữ tại cơ quan, em có thể rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp,
đồng thời phát huy khả năng sáng tạo của bản thân, tích lũy được nhiều kinh
nghiệm hơn làm cơ sở cho công tác sau này.
Khi đến thực tập tại cơ quan em được tiếp xúc tham gia thực hiện thao tác
nghiệp vụ chuyên môn trong thực tiễn. Được giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của

chị Lê Thị Mai là cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ huyện và toàn thể cán
bộ trong Ủy ban giúp em làm quen với môi trường làm việc, rèn luyện bản thân
tiếp thu học hỏi kinh nghiệm trở thành một cán bộ Lưu trữ trong tương lai trang
bị cho mình những kiến thức lý luận nghiệp vụ, kỹ năng làm việc để phục vụ
công tác Lưu trữ tốt hơn.
Trong quá trình thực tập cũng như thực hiện chuyên đề em đã nhận được
sự quan tâm, giúp đỡ rất nhiệt tình từ các cô chú, anh chị đang công tác tại Văn
phòng HĐND&UBND huyện Tiền Hải đã tạo điều kiện thuận lợi và cung cấp
những tài liệu liên quan để em có thể hoàn thành chuyên đề một cách thuận lợi.
Qua bài báo cáo này em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy,
cô giáo trong Khoa Văn thư -Lưu trữ đã hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành bài
báo cáo này. Tuy nhiên, do năng lực và thời gian thực tập còn hạn chế nên em
không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định. Kính mong nhận được
sự thông cảm và đóng góp ý kiến của thầy, cô giáo và cán bộ trong cơ quan để
bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Bình, ngày 28 tháng 2 năm 2017.
Kí Tên:
Giang
Vũ Hoàng Giang.

4


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN TIỀN HẢI TỈNH THÁI BÌNH.
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của UBND huyện Tiền Hải.
1.1.1. Lịch sử hình thành.

Tiền Hải là một vùng đất trẻ mới được bồi đắp, lịch sử hình thành huyện
Tiền Hải chỉ thực sự rõ nét từ thời nhà Nguyễn khi Doanh điền sứ Nguyễn Công
Trứ năm 1928 đưa dân đến khai hoang lấn biển lập lên các làng xã tại đây.
Với diện tích tự nhiên 226m2, dân số gần 23 vạn người, đơn vị hành chính
gồm 34 xã và 1 thị trấn. Cơ cấu GTSX theo ngành kinh tế (Số liệu năm 2014)
Nông – Lâm – Thủy sản: 33,3%; Công nghiệp – Xây dựng: 48,7%; Thương mại
– Dịch vụ: 18,0%. Giá trị sản xuất bình quân đầu người theo giá hiện hành đạt:
43 triệu đồng. Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên: 0,84%. Trong những năm qua Tiền
Hải đã trở thành một trong những vùng kinh tế năng động đứng ở tốp đầu của
tỉnh Thái Bình. Tiền Hải là một huyện ven biển của tỉnh Thái Bình .Nơi đây đã
được thiên nhiên đặc biệt ưu đãi với trên 23km bờ biển, ba cửa sông lớn (sông
Hồng, sông Trà Lý, sông Lân) đổ ra biển hàng năm mang theo hàng triệu m 3 phù
sa tích tụ và bồi đắp vừa đem màu mỡ cho đất vừa tạo thành những bãi bồi lấn
biển rất thích hợp cho nuôi trồng thủy sản. Tiềm năng du lịch cũng đầy triển
vọng với các bại biển nổi tiếng như Đồng Châu, Cồn Vành, Cồn Thủ. Cũng
chính vùng bờ biển này đã mang lại nguồn khí mỏ và nguồn nước khoáng vô
cùng quý giá. Nhờ có nguồn tài nguyên thiên nhiên và tiềm năng lao động dồi
dào, Tiền Hải đã quy hoạch nhiều khu công nghiệp lớn và trọng điểm của tính
Thái Bình với các sản phẩm nổi tiếng như gạch Ceramic Long Hầu, gạch
GraniteCosevco, sứ vệ sinh, pha lê, thủy tinh ... Hiện nay Tiền Hải đã có 25 làng
nghề được tỉnh công nhận trong đó có một số làng nghề đã trở thành điển hình
của tỉnh như: mây tre đan, nghề đan mũ, nghề móc sợi, dệt thảm cói ….
Được sự quan tâm đầu tư của Nhà nước, cơ sở hạ tầng của huyện đang
từng bước được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của
huyện trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Tận dụng tối đa tiềm năng về
5


vị trí địa lý, đất đai, con người để xây dựng thị trấn Tiền Hải thành đô thị loại 2
và phấn đấu Tiền Hải là thị xã trực thuộc tỉnh năm 2020.

1.1.2.Chức năng của UBND Huyện Tiền Hải tỉnh Thái Bình.
- Tên gọi: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI.
- Địa chỉ trụ sở làm việc: Thị trấn Tiền Hải - tỉnh Thái Bình.
- Ủy ban nhân dân huyện do Hội đồng nhân dân huyện bầu ra, là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp
trên.
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiếp pháp, Luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm
đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
1.1.3Nhiệm vụ, quyền hạn.
•

Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ

-

chức và kiểm tra kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu; chi ngân sách địa
phương; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa

-

phương.

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai:
Xây dựng các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở

-

địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình; giải

-

quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thủy lợi

•

vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định của pháp
•

luật.
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:
6


-

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên

-

địa bàn huyện;

Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở
các xã, thị trấn;
- Tổ chức xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản
phẩm có giá trị tiêu dung và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thủy

-

sản.
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị

-

trấn, quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp

-

luật về xây dựng; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp

•

•
-

của Ủy ban nhân dân tỉnh.
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch và

kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch

-

vụ và du lịch trên địa bàn huyện;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch

•
-

vụ, du lịch trên địa bàn.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể
dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi

-

được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo
dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các
trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo
việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi

-

cử;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm y
tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịch bệnh;
bảo vệ và chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hóa

•

gia đình.
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
7


-

Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất

-

và đời sống nhân dân ở địa phương;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và hàng
hóa trên địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém

•
-

chất lượng tại địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc
phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng và thủ huyện, quản
lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;

-

thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ

•
-

khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo,

-

quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo;
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo
hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và

•
-

chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp
hành Hiến pháp, Luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước

-

cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác thi hành án, kiểm tra, thanh tra nhà
nước; tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của

-

công dân.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân

-

theo quy định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên

•

môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp
-

trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.
8


1.1.4. Cơ cấu tổ chức.
Căn cứ vào tình hình và đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấp trên
UBND huyện Tiền Hải có cơ cấu tổ chức sau:
- Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu cơ quan có nhiệm vụ quản lý
điều hành chung các công việc của UBND.
- Ba phó chủ tịch gồm: phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế, phó Chủ tịch
phụ trách Nông nghiệp – Xây dựng cơ bản và phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa
xã hội.

Có trách nhiệm giúp chủ tịch UBND huyện trong lĩnh vực mình được
phân công phụ trách.
Cơ cấu và số lượng các phòng ban chuyên môn trực thuộc của Ủy ban
nhân dân huyện được sắp xếp phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng phòng
ban gồm có 14 phòng ban cụ thể như sau:
1. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.
2. Phòng Nội vụ.
3. Phòng Công thương.
4. Phòng Thanh tra huyện.
5. Phòng Tư pháp.
6. Phòng Tài nguyên và môi trường.
7. Phòng Lao động thương binh xã hội.
8. Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
9. Phòng Giáo dục và đào tạo.
10. Phòng Tài chính – kế hoạch.
11. Phòng Văn hóa thông tin – thể dục thể thao.
12. Phòng Y tế.
•
a.

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn:
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.

9


Tham mưu tổng hợp cho Uỷ ban nhân dân về hoạt động của Uỷ ban nhân
dân, tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện về công tác dân tộc, chữ thập
đỏ, tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân về chỉ đạo điều hành của Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân,cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của hội đồng

nhân dân – Uỷ ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương, bảo đảm cơ
sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân.
b.Phòng Nội Vụ.
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về các lĩnh vực: Tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính; địa giới hành
chính;cán bộ công chức; văn thư lưu trữ nhà nước;tôn giáo thi đua khen thưởng.
c.Phòng Công thương.
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại,xây dựng quy hoạch xây
dựng, giao thông, du lịch, khoa học công nghệ và môi trường.
d. Phòng Thanh tra huyện.
Là cơ quan chuyên môn của Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về thanh tra, thực hiện quyền thanh tra, trực tiếp giải quyết
công tác khiếu nại, tố cáo, làm công tác tiếp dân, kiểm tra giải quyết đơn thư và
công tác tiếp dân ở cơ sở.
e.Phòng Tư pháp.
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về các lĩnh vực: Công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử lý
các văn bản quy phạm pháp luật đó; phổ biến giáo dục pháp luật; thi hành pháp
luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; hòa giải ở cơ sở và các công tác tư
pháp khác.
10


f. Phòng Tài nguyên và môi trường.
Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường.
g.Phòng Lao động thương binh - xã hội.
Là cơ quan chuyên môn của Uỷ ban nhân dân huyện tham mưu giúp Uỷ
ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Lao động,

việc làm, dạy nghề, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, người có công với
cách mạng, công tác xóa đói giảm nghèo, phòng chống tệ nạn xã hội, công tác
cứu trợ.
h. Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, định canh, định cư kinh tế mới,hợp
tác xã.
i.Phòng Giáo dục và đào tạo.
Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, phổ thông dân tộc bán trú;
trung tâm giáo dục thương xuyên, trung tâm kỹ thuật tổng hợp – hướng nghiệp
cấp huyện.
k. Phòng tài chính – kế hoạch.
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước
tài chính, ngân sách, kế hoạch, đầu tư, đăng ký kinh doanh, tổng hợp thống nhất
quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân.
l. Phòng văn hóa thông tin – thể dục thể thao.

11


Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn hóa, truyền thông, thể dục,
thể thao (thư viên, bảo tàng, thông tin, tuyên truyền, văn hóa quần chúng ) trong
toàn huyện.
m. Phòng Y tế.
Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân gồm: y tế dự phòng, khám chữa
bệnh, phục hồi chức năng, y học cổ truyền, thuốc phňng chữa bệnh cho người,
mỹ phẩm ảnh hưởng đến sức khỏe con người an toàn vệ sinh thực phẩm và trang
thiết bị y tế.

1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư-lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải.
1.2.1 Tình hình tổ chức của bộ phân văn thư lưu trữ.
Bộ phận văn thư lưu trữ nằm trong Văn phòng Hội đồng nhân dân, ủy ban
nhân dân huyện Tiền Hải. nằm tại tầng 1 của Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải.
Theo thông tư số: 21/2005/TT–BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức văn thư – lưu trữ
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp
thì:
Tại văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện (quận) : Biên chế cán bộ phụ trách
công tác văn thư lưu trữ do chủ tịch UBND huyện (quận) quy định theo thẩm
quyền trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp của UBND huyện (quận);
Tại các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện thì bố chí cán bộ,
viên chức kiêm nhiệm thực hiện công tác văn thư. Các cán bộ, công chức của bộ
phận văn thư phải đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư;
Bộ phận văn thư- lưu trữ chuyên trách chung về công tác văn thư ở
UBND huyện tiếp nhận văn bản, trình văn bản, soạn thảo, ban hành văn bản,
quản lý và giải quyết văn bản đi, đến bảo quản và lưu trữ thì các đơn vị, phòng
12


trong UBND huyện đều có cán bộ văn thư kiêm nhiệm phụ trách công tác văn
thư ở mỗi phòng;
Văn thư-lưu trữ chuyên trách: 02 người
Văn thư kiêm nghiệm: 08 người
1.2.2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư-Lưu trữ.
- Chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác văn thư từ việc chuyển giao văn
bản đi, đến, vào sổ quản lý văn bản đi, đến đóng dấu vào văn bản đi, đến;
- Đặt báo và kiểm tra phân loại việc chuyển báo đến lãnh đạo và các
phòng ban;

- Chịu trách nhiệm quản lý con dấu của Uỷ ban nhân dân huyện.
-Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư - lưu trữ.
- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên đại bàn
huyện và Lưu trữ huyện.

13


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ CỦA UỶ
BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI.
2.1. Thực trạng tình hình công tác quản lý văn thư tại Uỷ ban nhân
dân huyện Tiền Hải .
2.1.1 Công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, nhà nước,
các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân.
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân
huyện Tiền Hải.
Trong những năm gần đây lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải luôn
quan tâm đến đời sống của nhân viên cấp dưới và đã đầu tư nhiều kinh phí, mua
nhiều trang thiết bị cho công tác văn phòng tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên
tham gia các khóa học và các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao năng lực
để hoàn thiện chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư. Chính vì thế mà công
tác văn thư luôn đạt được những kết quả cao giúp lãnh đạo điều hành, quản lý
tốt mọi hoạt động của Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải.
2.1.3 Công tác chỉ đạo công tác văn thư tại văn phòng Hội đồng nhân
dân và Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải.
Công tác văn thư là một bộ phận quan trọng trong bộ máy hoạt động của

Uỷ ban nhân dân huyện, cán bộ viên chức trong cơ quan phải có sự nhận thức
đúng đắn về tầm quan trọng về công tác văn thư, chịu trách nhiệm chỉ đạo tốt
công tác văn thư của đơn vị mình căn cứ theo Điều 07 Nghị định 111/2004/NĐCP ngày 08/04/2004 của Chính phủ.Công tác chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân
huyện được thể hiện cụ thể như sau:
2.1.3.1. Đối với Chủ tịch
14


Có trách nhiệm chỉ đạo, quản lý, giải quyết công tác văn thư trong phạm
vi huyện mình như:
- Tham gia soạn thảo các văn bản quan trọng, phức tạp của Uỷ ban nhân
dân huyên mà cấp dưới mình không làm được;
- Kiểm tra việc chấp hành các quy định về công tác văn thư tại Uỷ ban
nhân dân và các đơn vị cấp dưới.
2.1.3.2. Đối với Chánh văn phòng
Được phân công các công việc như sau:
- Trực tiếp quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác văn thư tại Uỷ ban nhân
dân, chịu trách nhiệm trước chủ tịch Uỷ ban nhân dân
- Trực tiếp quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác văn thư ở các đơn vị ở Uỷ
ban nhân dân các xã, thị trấn và các đơn vị trực thuộc ở Uỷ ban nhân dân huyện;
- Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho các cán bộ văn thư trong Uỷ
ban nhân dân huyện;
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư theo đúng các văn bản hướng dẫn
của nhà nước;
- Tham gia vào việc soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của của chủ tịch
và các phó chủ tịch;
- Trang bị cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư như máy in, máy fax,
máy tính, máy can…
- Kiểm tra thể thức đối với các văn bản trước khi ban hành.
2.1.3.3 Đối với Trưởng các đơn vị phòng ban chuyên môn

15


Được phân công các công việc như sau:
- Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc việc thực hiện công tác văn thư ở đơn vị
mình;
- Chịu trách nhiệm trước Chủ tich Uỷ ban nhân dân và Chánh văn phòng
về công tác văn thư ở đơn vị mình;
- Có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến ở đơn vị
mình;
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của đơn vị mình vào lưu trữ cơ quan;
- Tổ chức soạn thảo văn bản cho các nhân viên trong đơn vị mình phụ
trách.

16


2.1.3.4 Đối với cán bộ, nhân viên trong Uỷ ban nhân dân.
- Giải quyết kịp thời văn bản đến theo yêu cầu của Chủ tịch và Chánh văn
phòng…
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản tài liệu của Uỷ ban nhân dân huyện;
- Tham gia việc soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm được phân
công;
- Lập hồ sơ các công việc mà mình làm để nộp vào lưu trữ.
2.1.3.5. Đối với cán bộ văn thư .
Cán bộ văn thư là người trực tiếp thực hiện toàn bộ các khâu nghiệp vụ
trong công tác văn thư như:
-

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến theo đúng quy định của pháp luật;
Lập sổ và bảo quản các loại sổ sách: sổ quản lý văn bản đi, đến;
Lập danh mục hồ sơ;
Quản lý các loại giấy tờ như: giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường…
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
Quản lý, bảo quản và đóng các loại con dấu vào văn bản.
2.2. Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, đến ở
UBND huyện Tiền Hải.
2.2.1. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi:
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi là một khâu nghiệp vụ rất quan
trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức,
vậy nên ở UBND huyện Tiền Hải công tác quản lý và giải quyết văn bản đi được
quan tâm, chỉ đạo đúng mức.
Văn bản đến của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý thực
hiện trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền hạn được giao. Chính
vì thế, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, chính
17


xác,nhanh chóng bí mật theo quy trình mà Nhà nước đã quy định. Chỉ có như
vậy, các văn bản mới có tác dụng thiết thực đối với Uỷ ban nhân dân huyện Tiền
Hải. Sẽ đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được chính
xác, kịp thời và tiết kiệm.
Văn bản đi là tất cả văn bản đi bao gồm: văn bản Quy phạm pháp luật,
văn bản Hành chính và cả văn bản chuyên môn do cơ quan, tổ chức ban hành.
Như vậy,tất cả các loại văn bản do UBND ban hành đều là để quản lý, điều hành
công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được gửi tới các đối tượng có
liên quan gọi là văn bản đi.
Căn cứ vào luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của HĐNDUBND được công bố theo lệnh số: 27/2004/ L-CTN ngày 04/02/2004 của Chủ
tịch nước HĐND được ban hành Nghị Quyết, UBND được ban hành Quyết

định, Chỉ thị.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể của UBND huyện Tiền Hải thì
được ban hành các loại văn bản sau: Quyết đinh, Chỉ thị, Tờ trình, Kế hoạch,
Thông báo, Báo cáo, Biên bản, Hợp đồng, Giấy đi đường, Công điện….
Tất cả các văn bản trên đều mang tính chất quan trọng, có giá trị pháp lý
cao. Số lượng ban hành nhiều ở Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải trong đó là
quyết định, công văn. Vì đây là những văn bản mang tính quy định các chủ
chương, chính sách và các chế độ về các vấn đề cán bộ, viên chức và các vấn đề
khác.
Ngoài các văn bản trên, Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải còn hình thành
các loại văn bản, chứng từ, sổ sách và các loại đơn thư khác.
Các văn bản do UBND ban hành thường nhằm mục đích:
Quyết định: là văn bản chung để quy định, quyết định các chủ chương,
chính sách, chế độ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, các vấn đề vè tổ chức
cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND.
VD:
QUYẾT ĐỊNH
V/v công bố công khai số liệu dự toán ngân sách năm 2012
18


Chỉ thị: là văn bản dùng để truyền đạt các chủ chương, chính sách, các
biện pháp về quản lý chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các mặt công tác
đối với cơ quan, đơn vị cấp dưới, đây là văn bản có hiệu lực.
VD:
CHỈ THỊ
V/v tăng cường công tác bảo đảm trật tự, an toàn giao thông năm
2012
Tờ trình: là hình thức văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên trình bày
về một vhủ chương, một chế độ chính sách, một đề án công tác, các tiêu chuẩn

định mức hoặc sửa đổi bổ sung chế độ chính sách... đề nghị cấp trên phê duyệt.
VD:
TỜ TRÌNH
V/v xin vốn chuẩn bị đầu tư và vốn triển khai thi công trình đường
221B đoạn từ nhà thờ Đông Thành đến cầu Hướng Tân xã Nam Hà.
Kế hoạch: là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm
vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một nhiệm vụ công tác một lĩnh vực hoạt động
nói chung và của cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng.
VD:
KẾ HOẠCH
V/v tổ chức kiểm tra an ninh trật tự trên địa bàn huyện.
Thông báo: là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến báo cáo
thông tin cho cơ quan, đợn vị, quần chúng nhân dân về công tác, hoạt động của
các quyết định về quản lý hoặc các vấn đề khác để thực hiện hoặc để biết.
VD:
THÔNG BÁO
Thời giờ làm việc mùa hè năm 2015.
Đề án: là văn bản dùng để trình bày dự kiên, kế hoạch, giải pháp, thực
hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nhất định.

19


VD:
ĐỀ ÁN:
Quy hoạch và sử dụng đất.
Công văn : là văn bản không có tên gọi chung để giao tiếp chính thức với
các cơ quan và quần chúng nhân dân vào mục đích hỏi, đề nghị, trả lời, hướng
dẫn, kiểm tra, cảm ơn, từ chối...
VD:

Số: 16/VP-HC
V/v Đẩy nhanh tiến độ tiêm
phòng dịch bệnh gia súc,
gia cầm vụ xuân hè 2011
Báo cáo: là văn bản dùng để tổng kết, sơ kết công tác đã làm, phản ánh
tình hình lên cấp trên hoặc một tập thể về một vấn đề;
VD:
BÁO CÁO
Tình hình kinh tế - xã hội Qúy I. Nhiệm vụ và giải pháp quý II năm
2012
Nhận xét: Các thành phần thể thức trong Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải
so với lý thuyết như sau:
Qua quá trình khảo sát, các văn bản do Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải
ban hành thì các thành phần thể thức trong văn bản đều thực hiện theo Thông tư
55/2005/TTLT-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng
Chính phủ ban hành hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ( trước
kia), hiện nay đối với văn ban hành chính của UBND ban hành đều thực hiện
theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức về kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính. Tuy nhiên vẫn
còn một số văn bản sai về thể thức như cỡ chữ, gạch chân và độ đậm nhạt.
Công tác quản lý văn bản đi của UBND huyện Tiền Hải được thực hiện
theo các văn bản hướng dẫn của nhà nước tại Nghị định 110 và Công văn 425,
trình tự quản lý văn bản đi gồm:
20


1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ghi số ký hiệu và ngày tháng văn
bản;
2. Đóng dấu cơ quan, các dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có);
3.Đăng ký văn bản đi;

4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5. Sắp xếp, bảo quản bản lưu.
Để có thể biết được Uỷ ban nhân huyệ Tiền Hải có thực hiện đúng theo
quy trình trên hay không thì sau đây chính là quy trình quản lý văn bản đi tại Uỷ
ban nhân dân huyện Tiền Hải.
Văn bản đi là tất cả các văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành, (kể cả bản sao văn bản, văn bản
lưu chuyển nội bộ và văn bản mật ) do cơ quan tổ chức phát hành.
-Nguyên tắc chung trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đi:
+ Quản lý tập chung, thống nhất tại văn thư cơ quan;
+ Đảm bảo tính chính xác, kịp thời, tiết kiệm;
+ Đúng quy định của nhà nước.
*Quy trình quản lý văn bản đi tại Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải
được thể hiện như sau:
a) Soạn thảo, đánh máy, in văn bản
Sau khi văn bản đã được phê duỵêt thì văn bản đó được chuyển cho bộ
phận đánh máy, in ấn. Hiện nay ở UBND huyện Tiền Hải có một phòng tổng
hợp có trách nhiệm soạn thảo, đánh máy văn bản, dưới sự giám sát của phó
Chánh văn phòng phụ trách về mảng văn thư. Sau khi hoàn thành văn bản đó
cán bộ văn thư có trách nhiệm nhân sao các văn bản đó để phát hành cho các
đơn vị, cá nhân có liên quan.
b) Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số
ngày tháng của văn bản
-Kiểm tra thể thức,hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi ghi số ngày, tháng văn bản thì cán bộ văn thư có cần phải kiểm
tra lại thể thức hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản có trình bày đúng theo quy
21


định hay không, nếu phát hiện sai sót thì phải sửa lại sao cho đúng với quy định

rồi mới gửi văn bản đi.
Việc kiểm tra lại văn bản giúp cho cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản
phát hiện ra những sai sót trong soạn thảo để sửa chữa nhằm đảm bảo theo đúng
với quy định của nhà nước, có thể rút ra được kinh nghiệm cho những lần sau.
Có thể thấy được các văn bản do Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải ban
hành đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy định nhưng bên cạnh đó vẫn còn có
nhiều sai sót về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày. Nhiều văn bản vẫn còn thiếu
tính thẩm mỹ.
- Ghi số, ngày tháng văn bản, nhân bản
Ghi số, ngày, tháng văn bản nhằm quản lý chặt chẽ thống nhất số lượng
các văn bản mà Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải đã ban hành phục vụ cho công
việc tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác, kịp thời khi có yêu cầu của
lãnh đạo và các đơn vị khác. Việc ghi số ngày tháng văn bản đều bắt buộc đối
với văn bản đi, mỗi văn bản đi được đánh số theo đúng số thứ thự đã ghi trong
sổ đăng ký.
c)Ghi số, ký hiệu văn bản:
Tất cả các văn bản đi của UBND huyện Tiền Hải trước khi ban hành phải
được tập trung tại văn thư để lấy số theo hệ thống chung của văn bản. Bắt đầu từ
số 01 của ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 cuối năm.
Mỗi văn bản được đánh số riêng như sau:
- Đối với văn bản Quy phạm pháp luật: số của văn ản được đấnh số thứ tự
của văn bản riêng bằng chữ số ả rập cỡ chữ 13-14, việc đánh số cho văn bản
Quy phạm pháp luật như sau: STT của văn bản/viết tắt tên văn bản-viết tắt tên
cơ quan ban hành văn bản. Số thứ tự văn bản do cơ quan ban hành trong một
năm. Đánh số, ký hiệu văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải cũng được
thực hiện theo quy định trên.
VD:
Số: 98/QĐ-UBND

22

- Đối với văn bản Hành chính: Tại UBND huyện Tiền Hải hàng năm ban
hành số lượng văn bản nhiều nên việc đánh số được lựa chọn đánh số và đăng
ký theo tên loại.
VD:
Số: 61/GM-UBND
Số: 1002/QĐ-UBND
Số: 345/TB-UBND
d)Ghi ngày tháng văn bản:
Ngày tháng năm được ghi liên tục từ 01/01 của ngày đầu năm đến 31/12
ngày cuối năm. Ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở đằng trước.
e) Trình ký văn bản
Văn bản sau khi được đấnh máy, in ấn và kiểm tra về thể thức, hình thức kỹ
thuật trình bày. Văn thư có trách nhiệm đem trình ký. Trước khi trình ký cán bộ
văn thư phải kiểm tra, rà soát lại về thể thức, thẩm quyền ký, các văn bản trình ký.
Các văn bản trình ký phải được phó Chánh văn phòng, Trưởng các đơn vị xem xét
về nội dung và ký nháy vào văn bản được văn thư trong cơ quan lưu trong tập văn
bản đi.
f) Nhân bản:
Văn bản sau khi được ghi số ký hiệu và ngày tháng xong thì căn cứ vào
phần nơi nhận trên văn bản để tiến hành nhân bản và phải đúng số lượng cần
thiết không được nhân thừa văn bản. Khi nhân bản phải bảo đảm nguyên tắc
chính xác, giữ gìn bí mật thông tin của tài liệu.
g) Đóng dấu văn bản
Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào văn bản khi đã có chữ ký hợp lệ của
người có thẩm quyền. Văn thư cơ quan phải tự tay đóng dấu lên văn bản, không
nhờ người khác đóng hộ hoặc giao con dấu cho người khác khi chưa được cho
phép của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không được đóng dấu khống.
Các loại con dấu của Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải đó là:

Dấu Uỷ ban nhân dân, dấu văn phòng, dấu chức danh, dấu chỉ mức độ mật,
khẩn, dấu mời họp…
Nguyên tắc đóng dấu của văn thư đó là con dấu phải được đóng rõ ràng,
ngay ngắn, đúng chiều và chùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
23


Đối với văn bản chỉ mức độ “ khẩn, thượng khẩn hay hỏa tốc ” thì dấu
được đóng theo quy định của pháp luật hiện hành. Có nghĩa là dấu chỉ mức độ
khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc được đóng dưới số, ký hiệu của văn bản.
Đối với dấu treo thì được cán bộ văn thư đóng lên trang đầu trùm lên tên
cơ quan hoặc phụ lục
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của Uỷ ban nhân
dân huyện Tiền Hải thực hiện theo đúng quy định của nhà nước, dấu được cán
bộ văn thư bảo quản và cất trong tủ khóa cẩn thận.
h) Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển
giao văn bản đến các đối tượng có liên quan.
Hiện nay ở Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải hiện vẫn đăng ký
bằng hình thức truyền thống đó là bằng sổ.
Khi đăng ký văn bản đi cán bộ văn thư phải ghi đầy đủ những thông tin
cần thiết của văn bản không tẩy xóa, không viết tắt những từ không thông dụng,
không viết bằng bút chì. Đăng ký văn bản đi nhằm mục đích quản lý văn bản đi
một cách chặt chẽ và phục vụ tra tìm, nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu của
lãnh đạo và các cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
Số lượng văn bản của Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải hàng
năm đã tăng lên rất nhiều lần so với những năm trước như:
Loại VB

Trong đó

Tổng

Năm

số văn Quyết
bản
định

Ch

Côn

ỉ

g

thị

văn

Thôn
g báo

Mờ
i
họp

Tờ
trình

Bá
o
cáo

Văn
Kế

Công

bản

hoạch

điện

khá

2007
2008

3.278
8.412

2.298
7.391

9
11

275

267

103
117

212
210

216
284

73
59

24
22

9
5

c
49
36

2009

5.229

4.129

8

260

111

219

350

65

16

6

45

2010
Tổng

6.353
23.27

5.419
19.23

9

272

104

189

249

74

41

12

60

cộng

37 1074 435 839 1.099 271
103
32
190
2
7
Cán bộ văn thư đã căn cứ vào số lượng văn bản đi ở UBND huyện Tiền Hải

ban hành đã tiến hành lập các sổ đăng ký văn bản đi gồm:
24


-

Sổ đăng ký Công văn đi;

-

Sổ đăng ký Quyết định;

-

Sổ đăng ký Tờ trình-Thông báo;

-

Sổ đăng ký văn bản mật đi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Tiền Hải được sử dụng thống
nhất theo mẫu quy định tại công văn 425,VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của cục
văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi đến.
D. Phụ lục: ( hình ảnh 1).

-

Phần đăng ký bên trong sổ:

Ngày
tháng
của
văn
bản

Số và ký

hiệu
67/UBND
-NN

03/4

68/UBND
-NN
03/4

69/UBND
-NN
04/4

70/CVUBND
05/4

Đơn vị
hoặc
Số
Tên loại và trích Ngườ
Nơi nhận
người lượn
yếu nội dung
i ký
nhận g bản
bản lưu
V/v hướng dẫn chỉ Đ/c
Thủ trưởng Văn thư 40
đạo lễ phục sinh của Túy

các cơ quan
đạo công giáo và tin
đơn vị;
lành
ngày
UBND các
08/4/2012
xã, thị trấn
V/v cho phép chùa nt
UBND xã Văn thư 03
Quang Trung xã
Nam Hải;
Nam Hải xây dựng
Ban
kiến
cổng tháp chuông
thiết
xã
Nam Trung
V/v tập trung phòng Đ/c
Thủ trưởng Văn thư 45
trừ sâu bệnh hại lúa Chiến cơ quan;
xuân 2012
Chủ nhiệm
HTXDVN
N các xã, thị
trấn
V/v chỉ đạo công nt
Thủ trưởng Văn thư 50
tác phòng chống lụt

các cơ quan
bão năm 2012
đơn vị;
UBND các
xã, thị trấn
25

Ghi
chú