TÌM HIỂU CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUỐC TẾ THU CÚC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ

TRẦN THỊ NGA
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH LƯU TRỮ HỌC HỆ LIÊN THƠNG
KHỐ HỌC (2014 - 2016)

Tên Bệnh viện: BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUỐC TẾ THU CÚC
Địa chỉ: 286 Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại Bệnh viện: Nguyễn Thị Ánh

HÀ NỘI - 2016

Sinh viên: Trần Thị Nga

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Sinh viên: Trần Thị Nga

Lớp: Lưu trữ học K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU

Việt Nam đang trên đà phát triển theo con đương cơng nghiệp hóa, hiện
đại hóa, việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ là một trong những chủ trương được
quan tâm hàng đầu của nhà nước ta. Đặc biệt là đào tạo đội ngũ cán bộ hành
chính cho các Bệnh viện, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội, v.v…. Cơng tác
Văn thư lưu trữ có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý và hoạt động của
Bệnh viện và góp phần giải quyết cơng việc của Bệnh viện được chính xác, chất
lượng, đúng quy định hạn chế được việc quan liêu giấy tờ. Nắm bắt được tầm
quan trọng của công tác Văn thư lưu trữ trong những năm qua Đảng và Nhà
nước ta khơng ngừng cải cách nền hành chính để phù hợp với sự phát triển của
xã hội.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một trong những trường đào tạo cán bộ
trình độ cao đẳng, trung cấp chun nghiệp hệ chính quy, chuyên ngành văn thư
lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, thư ký… nhằm cung cấp nhân
lực cho các Bệnh viện, tổ chức, doanh nghiệp, công ty. Để đáp ứng được chun
mơn, ngồi việc dạy và học, nhà trường cịn tổ chức, bố trí cho sinh viên đi thực
tập để trau dồi thêm kinh nghiệm.
Với phương châm "Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn"
nhằm giúp cán bộ Văn thư lưu trữ trong tương lai nắm vững được kiến thức lý
thuyết đã được học vào thực tế. Chính vì vậy, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã
tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các Bệnh viện, tổ chức, công ty, doanh
nghiệp, nhằm nâng cao nghiệp vụ sau khi ra trường công tác . Là một sinh viên
của lớp Đại học Lưu trữ K14A (hệ liên thông), sau hai năm học tập, rèn luyện và
đã có được những kiến thức chuyên mơn nghiệp vụ tại trường, sinh viên đã có

những kỹ năng cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ.Trong xã hội bây giờ việc học
lý thuyết ở trên lớp phải được áp dụng vào thực tế để sinh viên áp dụng vào thực
tế những kiến thức mình đã được rèn luyện trên lớp để lấy được những kinh
nghiệm thực tế. Hiểu được tầm quan trọng đó trường Đại học Nội vụ Hà Nội và
khoa Văn thư lưu trữ đã thực hiên kế hoạch tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại
các Bệnh viện. Đây là cơ hội cho sinh viên làm quen với công việc, áp dụng
Sinh viên: Trần Thị Nga

1

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

những kiến thức đã học vào thực tế. Và đây cũng là dịp để sinh viên tập duyệt và
rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp của một người cán bộ Văn thư lưu trữ
trong tương lai. Được sự giúp đỡ của nhà trường, cùng với sự tận tình của các
anh chị cán bộ tại Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc đã giúp em hiểu hơn về
các nghiệp vụ Văn thư lưu trữ.
Trong thời gian thực tập tại Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc (gọi tắt
là “Bệnh viện”) từ ngày 02/2/2017 đến ngày 01/3/2017 đã giúp em làm quen
được với công việc và học hỏi được nhiều kinh nghiệm để hoàn thiện kỹ năng
nghề nghiệp cho bản thân, đồng thời giúp em hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt
nghiệp của mình. Bài báo cáo tốt nghiệp là kết quả đầu tiên, và cũng là nguồn
động viên, cổ vũ cho sự nghiệp của em sau này. Em xin cảm ơn Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản và kỹ năng nghiệp vụ
trong công tác Văn thư lưu trữ. Và cũng xin chân thành cảm ơn Bệnh viện Đa

khoa Quốc tế Thu Cúc đã giúp em hoàn thành tốt quá trình thực tập của mình.
Mặc dù đã nhận thức tầm quan trọng trong công tác thực tập của mình,
song bản báo cáo thực tập của em cũng khơng tránh khỏi những sai sót. Kính
mong các thầy giáo, cô giáo và cùng các cán bộ tại Bệnh viện Đa khoa Quốc tế
Thu Cúc đóng góp ý kiến để em rút ra kinh nghiệm để làm việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 01 tháng 3 năm 2017
Sinh viên

Trần Thị Nga

Sinh viên: Trần Thị Nga

2

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
C. CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUỐC TẾ THU CÚC
1.1. Lịch sử hình hành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc
1.1.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc
Chính thức thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 8 năm 2011, Bệnh viện
Đa khoa Quốc tế Thu Cúc (thuộc tập đoàn Zinnia Corp) là một bệnh viện ngồi

cơng lập được đánh giá cao về cả chất lượng khám chữa bệnh lẫn dịch vụ khách
hàng. Bệnh viện có tổng diện tích sử dụng là khoảng 5.500 m 2 với hệ thống
trang thiết bị y tế chuyên dụng tiên tiến thế hệ mới nhất cùng đội ngũ bác sĩ giỏi
chuyên môn, giàu y đức.
Chất lượng khám chữa bệnh ln là tiêu chí được chú trọng hàng đầu tại
Bệnh viện Thu Cúc. Bên cạnh việc đầu tư vào cơ sở vật chất, thiết bị y tế phục
vụ cho quá trình khám chữa bệnh, Bệnh viện Thu Cúc cịn quy tụ đội ngũ các
bác sĩ giỏi trong và ngoài nước. Hầu hết bác sĩ tại đây đều là những người đã
từng cống hiến lâu năm tại các bệnh viện công hàng đầu trên cả nước. Đối với
bác sĩ nước ngoài, không thể không kể đến đội ngũ 14 bác sĩ chuyên khoa ung
thư hàng đầu Singapore như Phó chủ tịch Hiệp hội Ung thư Singapore, Trưởng
Khoa Ung thư Bệnh viện Quốc gia Singapore...hợp tác điều trị ung thư ngay tại
Bệnh viện Thu Cúc.
Không chỉ chú trọng chất lượng khám chữa bệnh, Bệnh viện Thu Cúc còn
hướng tới phát triển dịch vụ khách hàng, mang đến cho khách hàng khám chữa
bệnh trải nghiệm phong cách phục vụ thân thiện, hoàn hảo, chu đáo, tận tình,
biến quá trình thăm khám và nằm điều trị bệnh của khách hàng trở thành khoảng
thời gian nghỉ dưỡng thực sự.
Để trở thành đơn vị đứng đầu trong hệ thơng các bệnh viện ngồi cơng
lập, Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc đã mạnh dạn đầu tư những trang thiết
bị y khoa hiện đại hiếm có tại Việt Nam và theo đuổi những phương pháp tầm
Sinh viên: Trần Thị Nga

3

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

soát, điều trị bệnh lý tiên tiến trên thế giới. Trong đó phải kể đến hệ thống phịng
mổ vơ khuẩn một chiều được đánh giá là hiện đại nhất hiện nay; Máy chụp cắt
lớp CT64 dãy giúp tầm soát bệnh lý tim mạch, tầm sốt ung thư nhanh chóng,
chính xác; Máy đo loãng xương theo tiêu chuẩn quốc tế, Hệ thống siêu âm màu
4D….và rất nhiều trang thiết bị hiện đại khác.
Là một bệnh viện đa khoa, với sự kết hợp của đội ngũ bác sỹ giỏi theo
từng chuyên khoa, và sự đầu tư đúng đắn của Bệnh viện, trong thời gian qua,
Khoa khám bệnh, đơn vị chẩn đoán hình ảnh, đơn vị Phẫu thuật thẩm mỹ và
cơng nghệ cao, Khoa Ngoại, Răng- Hàm - Mặt, Sản phụ khoa, điều trị…thường
xuyên có những đột phá trong ứng dụng phương pháp mới vào quá trình điều trị
cho bệnh nhân nhằm mang lại hiệu quả cao nhất trong công tác khám, tầm soát
bệnh lý và điều trị cho người dân. Đầu năm 2014, Khoa Ung bướu, phòng khám
chuyên gia Singapore đặt tại Bệnh viện Thu Cúc ra đời đã mở thêm một con
đường mới thể hiện quyết tâm của Bệnh viện trong việc chinh phục những căn
bệnh thế kỷ, mang lại cuộc sống bình an, lâu dài, và mạnh khỏe cho mọi người.
Bệnh viện Thu Cúc cũng đặc biệt chú trọng vào việc xây dựng một mơi
trường văn hóa dịch vụ y tế khoa học, thân thiện và giàu tính nhân văn. Ngồi
chun mơn, mỗi thành viên tại Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc liên tục
được trau dồi về văn hóa dịch vụ, tự bản thân cảm nhận và giữ gìn mơi trường y
tế văn minh, thấu hiểu và tôn trọng từng nhu cầu, mong muốn của người bệnh.
Điều đáng nói hơn cả là mọi chi phí khám chữa bệnh tại đây đều phù hợp
với mọi người dân, và được niêm yết giá công khai tại bệnh viện theo quy định
của ngành y tế.
Với phương châm “Bệnh viện Thu Cúc - Chăm sóc sức khỏe trọn đời cho
bạn”, Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc chắc chắn sẽ nhanh chóng trở thành
địa chỉ chăm sóc sức khỏe tin cậy của người dân Thủ đô Hà Nội và các tỉnh
thành khu vực phía Bắc.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc

1.1.2.1 Cấp cứu - Khám bệnh - Chữa bệnh:
a. Tiếp nhận tất cả các trường hợp người bệnh từ ngoài vào hoặc các bệnh viện
Sinh viên: Trần Thị Nga

4

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

khác chuyển đến để cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh nội trú và ngoại trú.
b. Tổ chức khám sức khỏe và chứng nhận sức khỏe theo quy định của Nhà nước.
c. Có trách nhiệm giải quyết tồn bộ bệnh tật từ các nơi chuyển đến cũng như tại
địa phương nơi bệnh viện đóng. Tổ chức khám giám định sức khỏe khi hội đồng
giám định y khoa trung ương hoặc tỉnh, thành phố trưng cầu; khám giám định
pháp y khi Bệnh viện bảo vệ pháp luật trưng cầu.
1.1.2.2 Đào tạo cán bộ y tế:
a. Bệnh viện là cơ sở thực hành để đào tạo cán bộ y tế ở bậc trên đại học, đại học
và trung học
b. Tổ chức đào tạo liên tục cho các thành viên trong bệnh viện và tuyến dưới
nâng cao trình độ chun mơn.
1.1.2.3 Nghiên cứu khoa học về y học:
a. Tổ chức thực hiện các đề tài nghiên cứu về y học và ứng dụng những tiến bộ
kỹ thuật y học ở cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp Cơ sở, chú trọng nghiên cứu y học
cổ truyền kết hợp với y học hiện đại và các phương pháp chữa bệnh không dùng
thuốc - Kết hợp với các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành để phát triển kỹ thuật
của bệnh viện.

b. Nghiên cứu dịch tể học cộng đồng trong cơng tác chăm sóc sức khỏe ban đầu
…
1.1.2.4 Quản lý kinh tế trong bệnh viện:
a. Có kế hoạch sử dụng hiệu quả cao ngân sách của Tập đoàn.
b. Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thu, chi ngân sách của
bệnh viện. Từng bước hạch tốn chi phí khám bệnh, chữa bệnh.
c. Tạo thêm nguồn kinh phí từ các dịch vụ y tế: Viện phí, bảo hiểm y tế, đầu tư
của nước ngồi và các tổ chức kinh tế khác.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc
Để tồn tại và hoạt động được thì bất kỳ một Bệnh viện, tổ chức nào cũng
đều phải có cơ cấu tổ chức nhất định. Cơ cấu tổ chức là kết cấu bên trong cùng
với mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức. Đây là yếu tố cấu thành trong
không gian của tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhất định.
Sinh viên: Trần Thị Nga

5

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc là một Chi nhánh thuộc Tập đồn
Zinnia, có cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng.
Cơ cấu các phòng ban thuộc Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc:
* Ban lãnh đạo của Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc (thuộc Tập
đoàn Zinnia): 01 Chủ tịch Chủ tịch HĐQT, 01 Giám đốc điều hành, 01 Giám
đốc chun mơn, và các Khoa/Phịng/Ban chun mơn, các Khoa/Phịng/Ban

chức năng.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc (phụ lục
01)
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức Bộ phận Văn thư và lưu trữ Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ khối lượng công việc, quy định về cơ cấu tổ chức của Bệnh viện
Đa khoa Quốc tế Thu Cúc, thành lập bộ phận Văn thư, lưu trữ của Bệnh viện.
Công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện bố trí nhân sự làm chun trách từng
cơng việc hoặc kiêm nhiệm các công việc thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ, cụ thể:
phụ trách văn thư; phụ trách lưu trữ.
1.2.1.1. Văn thư Bệnh viện có những nhiệm vụ cụ thể sau:
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân sau khi có ý kiến của
người có Giám đốc chun mơn/Giám đốc điều hành.
c) Trưởng Phịng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết văn bản đến.
d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký
ban hành.
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng;
đóng dấu mức độ khẩn, mật.
e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp
Sinh viên: Trần Thị Nga

6

Lớp: Lưu trữ học K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
i) Bảo quản, sử dụng con dấu của Bệnh viện và các loại con dấu khác.
k) Áp dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn thư,
lưu trữ Bệnh viện.
1.2.1.2. Lưu trữ Bệnh viện có những nhiệm vụ cụ thể sau:
a) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong Bệnh viện lập hồ sơ và chuẩn
bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành.
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
d) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu.
đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử
theo quy định và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
1.2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ phận Văn thư và Lưu trữ (phụ lục số 02)
Trưởng bộ phận: Nguyễn Thị Hồng Cẩm
Nhân viên Văn thư: Trần Thị Phương Lan
Nhân viên Lưu trữ: Nguyễn Thị Ánh
- Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Bệnh viện về các hoạt động của Bộ
phận. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết các
hoạt động của Bộ phận theo sự chỉ đạo của Giám đốc.
- Hướng dẫn, kiểm tra, đơn đốc các phịng, ban, ngành thuộc Bệnh viện
thực hiện đúng quy chế Văn thư lưu trữ.
- Tổng kết, báo cáo tình hình cơng tác Văn thư và lưu trữ cho lãnh đạo
Bệnh viện. Giải quyết một số công việc khác do Chủ tịch HĐQT, các Giám đốc

giao cho.

CHƯƠNG 2
Sinh viên: Trần Thị Nga

7

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA
BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUỐC TẾ THU CÚC
2.1 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CỦA BỆNH VIỆN VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
2.1.1 Hoạt động Quản lý về công tác Văn thư
Có thể nói cơng tác văn thư ngày càng trở nên quan trọng đối với hoạt
động của mỗi cơ quan. Nó là sợi dây kết nối giữa các đơn vị, cơ quan cấp trên,
cấp dưới, ngang cấp ngày càng có được quan hệ gắn bó hơn để giải quyết cơng
việc một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác đảm bảo thông tin cho mọi hoạt
động nâng cao chất lượng công tác, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ, giữ gìn bí mật
của cơ quan.
Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc thuộc Tập đồn Zinnia đơn vị có
chức năng giúp Chủ tịch HĐQT, Giám đốc Quản lý về công tác văn thư lưu trữ,
vì vậy việc nắm bắt các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác văn thư luôn
được cập nhật hàng ngày để phục vụ tốt cho công tác quản lý mọi hoạt động của
Bệnh viện. Một số văn bản của Nhà nước hướng dẫn về Công tác Văn thư Lưu

trữ đã được Bệnh viện sử dụng để làm căn cứ, các văn bản đó là:
- Thơng tư số 01/2011/ TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Nghị định số 08/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2001
về quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về quy
định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật và luật sửa đổi bổ sung một số điều của luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật;
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn
quản lý văn bản đi, đến;
- Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2004 về quản lý và sử dụng con dấu;
Trưởng phịng Hành chính là người bao qt chung tồn bộ các công việc
Sinh viên: Trần Thị Nga

8

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của văn phịng trong đó bao gồm việc chỉ đạo thực hiện cơng tác văn thư của
Bệnh viện. Vì vậy trách nhiệm của người lãnh đạo vô cùng lớn, để có thể chỉ
đạo tất cả các cơng việc trong văn phịng địi hỏi người lãnh đạo phải có sự kiên
nhẫn, có khả năng ứng phó và giải quyết được các tình huống xảy ra.
Trong cơng tác văn thư cũng vậy Trưởng phịng Hành chính/Giám đốc là

người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc kiểm tra, giám sát và chỉ đạo giải
quyết các văn bản đi và văn bản đến.
Đối với văn bản đến khi cán bộ văn thư trình văn bản lên Giám
đốc/Trưởng phịng Hành chính thì Giám đốc cho ý kiến chỉ đạo, giải quyết,
Giám đốc/Trưởng phịng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân
giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định.
Đối với văn bản đi khi cán bộ văn thư trình văn bản lên Trưởng phịng
Hành chính thì lãnh đạo phải xem xét, kiểm tra văn bản có đúng về thể thức
cũng như nội dung đúng hay không, nếu phát hiện sai sót thì giao cho người có
trách nhiệm sửa chữa lai, nếu đúng về thể thức và nội dung thì chuyển Lãnh đạo
ký quyết định ban hành.
Nhìn chung người Ban Lãnh đạo Bệnh viện có trách nhiệm rất lớn trong
cơng tác văn thư vì họ là người xem xét cho ý kiến chỉ đạo trực tiếp, nếu có sai
sót họ là người đầu tiên bị kỷ luật trước lãnh đạo.
Hiện tại Bệnh viện đã áp dụng các văn bản của Nhà nước vào việc quản lý
công tác Văn thư của cơ quan cụ thể như sau:
2.1.1.1. Tổ chức bộ phận phụ trách, tham mưu cho lãnh đạo Bệnh viện về
công tác Văn thư
- Điều 29, NĐ 110: “ Căn cứ vào khối lượng công việc, các cơ quan, tổ
chức phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm Văn thư”
Văn bản thành lập phải nêu rõ:
+ Chức năng của Bộ phận văn thư: Tổ chức thực hiện cơng tác hành chính
văn thư của Bệnh viện
+ Nhiệm vụ của cán bộ văn thư: Tham mưu cho Giám đốc về việc tổ chức
thực hiện công tác văn thư của Bệnh viện; Giúp người đứng đầu Bệnh viện phổ
Sinh viên: Trần Thị Nga

9

Lớp: Lưu trữ học K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

biến, tập huấn cho cán bộ viên chức trong Bệnh viện phương pháp soạn thảo văn
bản & phương pháp quản lý Văn bản, tài liệu & lập hồ sơ.
+ Quản lý văn bản đi, đến của Bệnh viện
+ Hướng dẫn thành lập DMHS cho Khoa/Phòng/Ban
+ Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan & Trưởng phịng hành chính quy
định & ban hành kế hoạch giao nộp HS, tài liệu vào LTCQ
+ Tổ chức tốt q trình cung cấp thơng tin cho hoạt động quản lý
+ Quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định
+ Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ nhân viên khi đi công tác
+ Ứng dung CNTT trong công tác Văn thư
+ Giúp lãnh đạo Bệnh viện soạn thảo & ban hành các văn bản quy định về
quy chế thực hiện công tác Văn thư trong Bệnh viện
2.1.1.2. Tuyển chọn & bố trí cán bộ Văn thư chuyên trách
- Công tác tuyển dụng: Căn cứ vào tính chất & mức độ phức tạp của cơng
việc mà bố trí cán bộ văn thư chun trách
- Căn cứ vào quy mơ của Bệnh viện: Bố trí CB Văn thư chun trách có
trình độ Đại học, Cao Đẳng chuyên ngành Văn thư lưu trữ, Lưu trữ học.
2.1.1.3. Ban hành các Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về thực hiện công tác
Văn thư
- Bệnh viện cần ban hành các Văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác Văn
thư, như quy định, quy chế, hướng dẫn trên các Vb QPPL như Pháp lệnh LTQG,
NĐ 58, NĐ 110, NĐ 31, NĐ 09, TTLT 55, TT 07, TT 01, công văn 425, công
văn 139 & quy định của cơ quan cấp trên, nếu có
- Xây dựng quy chế cơng tác Văn thư trong Bệnh viện năm 2015 (đã ban

hành và thực hiện)
* Cách thức: - Căn cứ vào VB QPPL của Nhà nước gồm các nghành luật
có liên quan & các VB về việc thực hiện công tác Văn thư, các quy định của cơ
quan cấp trên, nếu có
- Soạn thảo quy chế, gửi dự thảo, gửi lên trình Trưởng phịng Hành chính
* Mục đích: - Gửi dự thảo lên các đơn vị có liên quan, xin ý kiến đóng
Sinh viên: Trần Thị Nga

10

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

góp
- Tổng hợp lại
- Trình trưởng phịng hành chính, Chánh Văn phịng
- Trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét để tổ chức hội thảo & ký ban hành
2.1.1.4. Tổ chức nghiệp vụ văn thư cho cán bộ nhân viên
* Hình thức hướng dẫn:
- Xây dựng thành Văn bản q trình thực hiện cơng tác Văn thư để cán bộ
nhân viên đọc
- Cán bộ văn thư trực tiếp đến các đơn vị, phòng, ban để hướng dẫn
nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên
- Mở lớp bồi dưỡng, mời các chuyên gia đến tập huấn
- Cử cán bộ nhân viên đi tham dự lớp tập huấn
* Nội dung hưỡng dẫn:

- Tùy theo tình hình thực tế của Bệnh viện mà hướng dẫn cho CBNV
thẩm quyền ban hành của VB từng Khoa/Phòng/Ban
- Phương pháp STVB ( thẩm quyền ban hành, kỹ thuật soạn thảo, thể thức
trình bày), phương pháp quản lý Văn bản
- Phương pháp lập HS (phương pháp xây dựng DMHS, Phương pháp lập
HS, thủ tục giap nộp HS)
2.1.1. 5. Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng & xử lý vi phạm về công tác
Văn thư
- Kiểm tra đánh giá về công tác Văn thư (việc soạn thảo & ban hành VB;
quản lý & lập HS, giao nộp HS)
- Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền & lãnh đạo doanh nghiệp cần có
quy định & tiến hành kiểm tra, đánh giá CTVT của DN, đồng thời đề ra chế độ
khen thưởng cũng như chế tài xử lý vi phạm rõ ràng về việc thực hiện, tuy
nhưng thực tế hiện nay tại Bệnh viện thì chưa đưa ra được mức khen thưởng
cũng như chế tài xử lý vi phạm rõ ràng, cụ thể dẫn đến tình trang cịn khá nhiều
CBNV vẫn chưa chú trọng đến công tác Văn thư và lưu trữ
2.1.2 Quản lý về công tác Lưu trữ:
Sinh viên: Trần Thị Nga

11

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quản lý công tác lưu trữ là tổng thể các hoạt động và biện pháp của nhà
nước và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có tài liệu triển khai

thực hiện và áp dụng trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý nhằm bảo quản an
tồn và khai thác có hiệu quả TLLT.
Cơng tác văn thư là sợi dây kết nối giữa các cơ quan, đơn vị thì cơng tác
lưu trữ giúp sự kết nối đó bền chặt hơn, hai khâu nghiệp vụ này tác động lẫn
nhau để hoạt động quản ký nhà nước được hoàn thiện hơn. Các văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ đó là:
Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về luật lưu trữ;
Công văn số 298/VTLT-NVTW ngày 08/5/2013 của cục Văn thư và lưu
trữ Nhà nước về việc báo cáo tình tình hình cơng tác văn thư lưu trữ;
Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/20142 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Quyết định sô 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của cục
Văn thư và lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ;
Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định
mức kinh tế kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;
Nghị định số 01/2013 ngày 03/11/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một sổ điều của Luật lưu trữ
Hoạt động hành chính chủ yếu của Bệnh viện đều thông qua các văn bản,
tài liệu. Vì vậy cơng tác lưu trữ cần phải được chú trọng phát triển hơn. Trách
nhiệm của lãnh đạo Bệnh viện cũng như trách nhiệm của lãnh đạo Tập đoàn
trong công tác lưu trữ của Bệnh viện được thể hiện thông qua sự điều hành,
hướng dẫn, chỉ đạo về các nghiệp vụ lưu trữ.
Lãnh đạo Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc có trách nhiệm chỉ đạo
Trưởng Phịng Hành chính trong việc tham mưu lập kế hoạch hàng năm để thực
hiện tốt công tác quản lý và hoạt động văn thư lưu trữ
Chánh văn phòng tham mưu cho lãnh đạo Bệnh viện trong việc chỉ đạo
kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ hiện hành của Bệnh viện.
Sinh viên: Trần Thị Nga

12

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trưởng phịng Hành chính trực tiếp kiểm tra, giám sát các hoạt động của
công tác lưu trữ của Bệnh viện, chịu trách nhiệm báo cáo trước lãnh đạo Bệnh
viện, lãnh đạo Bệnh viện cho ý kiến chỉ đạo.
2.1 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ CỦA BỆNH VIỆN VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
2.1.1 Công tác Văn thư
Trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và trong doanh nghiệp nói
riêng thì cơng tác Văn thư lưu trữ đóng vai trị vô cùng quan trọng, đây là hoạt
động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công việc lãnh đạo, quản lý
điều hành công việc của Bệnh viện.
Hầu hết các văn bản đi đến của Bệnh viện đều phải thơng qua bộ phận văn
thư để văn thư trình ký, đóng dấu, vào sổ và phát hành. Như vậy cơng tác văn
thư đảm bảo cho công việc của Bệnh viện đạt hiệu quả cao hơn và nhanh hơn.
2.1.1.1 Soạn thảo văn bản
Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc là đơn vị thực hiện chun mơn của
Tập Đồn Zinnia, nên việc soạn thảo văn bản chủ yếu theo chức năng, nhiệm vụ
được giao của các Khoa/Phòng/Đơn vị và các cán bộ chuyên môn về y tế của
Bệnh viện. Văn bản thuộc lĩnh vực của Khoa/Phịng/Đơn vị nào thì
Khoa/Phịng/Đơn vị đó soạn thảo. Trình tự các bước tiến hành soạn thảo theo
Quy chế Văn thư lưu trữ đã được ban hành và áp dụng tại Bệnh viện, văn bản

nhìn chung tương đối tốt.
Qua khảo sát thực tế, quy trình soạn thảo văn bản tại công ty được thực
hiện theo đúng các bước sau: Khi cán bộ, chuyên viên các Khoa/Phòng/Đơn vị
được phân công giải quyết của một văn bản đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyết
từng văn bản cần phải soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao
đổi, cán bộ chuyên vien đó tiến hành soạn thảo một văn bản mới trên máy tính,
sau đó đưa Lãnh đạo Phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển phịng
Hành chính để kiểm tra thể thức văn bản và trình ký lãnh đạo Bệnh viện. Sau khi
văn bản được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số, vào sổ cơng
văn đi, nhân bản, đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản.
Sinh viên: Trần Thị Nga

13

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Theo Thẩm quyền ban hành văn bản, Bệnh viện được phép ban hành các
loại văn bản sau: Quyết định, Thơng báo, Tờ trình, Cơng văn , Quy chế, Quy
định, Chỉ thị, Điều lệ, Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng lao động, Biên bản, Báo cáo.
Tất cả các văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào sổ công văn đi
cụ thể của văn thư như sau:
- Năm 2014 ban hành 869 văn bản
- Năm 2015 ban hành 1213 văn bản
- Năm 2016 ban hành 1532 văn bản
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản của Bệnh viện tương đối chặt chẽ,

nề nếp, đảm bảo đúng thẩm quyền ban hành về thể thức văn bản. Tuy nhiên theo
Quy chế văn thư của Bệnh viện như hiện nay thì cũng cịn nhiều hạn chế về trình
độ nhận thức và hiểu biết về tầm quan trọng của công tác Văn thư. Nhiều CBNV
mới thì chưa được nghe hướng dẫn mặc dù Cán bộ Văn thư đã chuyển văn bản
đến để đọc và nếu có thắc mắc sẽ hỏi lại Cán bộ Văn thư nhưng trên thực tế các
CBNV vẫn tự thực hiện viện soạn thảo văn bản mà không theo Quy chế Văn thư
và lưu trữ mà cơ quan đã ban hành, dẫn đến việc các văn bản khơng thống nhất,
khó khăn cho bộ phận Lưu trữ sau này và khó khăn cho cơng việc tra tìm và
khai thác sử dụng tài liệu của Bệnh viện.Việc soạn thảo và ban hành văn bản có
nơi, có lúc chưa thực hiện đúng trình tự, thủ tục luật định hoặc quy trình. Việc sử
dụng hình thức văn bản có nơi, có lúc tùy tiện, không phù hợp các quy định của
pháp luật hiện hành. Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản vẫn cịn nhiều khiếm
khuyết và chưa thống nhất vận dụng theo hướng dẫn tại Thông tư số 01 của Bộ
Nội vụ và Quy chế Văn thư của Bệnh viện chẳng những làm giảm hiệu lực của
văn bản ban hành mà còn gây khơng ít khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn
bản. Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến trên thực tế cịn có những tồn tại như
sổ đăng ký khơng thống nhất; việc tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao và giải
quyết văn bản đến có nơi. Văn bản đi không lưu đầy đủ; bản lưu chưa đầy đủ thể
thức (khơng được đóng dấu; bản lưu khơng được sắp xếp theo thứ tự đăng ký
mà theo cơ cấu tổ chức trong cơ quan hoặc theo vấn đề nêu đã gây khơng ít khó
khăn cho việc tìm kiếm văn bản khi cần đến).
Sinh viên: Trần Thị Nga

14

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1.2 Quản lý văn bản đi - đến
Công văn đi – đên đều tập trung tại đầu mối là Bộ phận văn thư của Bệnh
viện. Hiện nay vẫn đang quản lý bằng sổ theo dõi văn bản đi – đến
Việc quản lý công văn đi được Văn thư cơ quan thực hiện theo quy trình
chặt chẽ: văn thư tiếp nhận tài liệu, văn bản từ các phòng ban xem xét thể thức,
tính hợp pháp của văn bản. Sau khi đã hồn tất về thể thức văn bản Trưởng
phịng Hành chính chuyển cho Lãnh đạo phê duyệt, sau đó chuyển văn bản cho
văn thư đăng ký số, ngày tháng, năm ban hành văn bản, vào sổ văn bản đi, nhân
bản, đóng dấu. Bản chính lưu tại văn thư, 01 bản chính chuyển bộ phận soạn
thảo văn bản, cịn lại chuyển tiếp đến theo nơi nhận văn bản.
Công văn đến: được gửi qua nhiều hình thức: gửi trực tiếp, gửi tay, gửi
qua bưu điện, fax,… từ các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp,… Nhiệm vụ
của Văn thư là tiếp nhận cơng văn, phân loại, đóng dâu cơng văn đến đối với tất
cả các loại tài liệu công văn đến chỉ trừ cơng văn gửi đích danh trong phong bì
và cơng văn đến có đóng dấu mật. Sau đó chuyển cho Trợ lý Giám đốc Bệnh
viện hoặc Phó Giám đốc phụ trách từng mảng để căn cứ, chức năng, nhiệm vụ
của các Phòng/Ban/Đơn vị cho ý kiến xử lý.
Tất cả các công văn, tài liệu gửi đến Bệnh viện đều được theo dõi chung
tại sổ đăng ký công văn đến.
- Năm 2014 tiếp nhận 359 văn bản
- Năm 2015 tiếp nhận 890 văn bản
- Năm 2016 tiếp nhận 1020 văn bản
Nhìn chung cơng tác quản lý văn bản được thực hiện theo quy trình tương
đối chặt chẽ; đạt kết quả tốt, giúp lãnh đâọ Bệnh viện cập nhật thông tin kịp thời,
đầy đủ; hoàn thành được nhiệm vụ quản lý công văn giấy tờ, tạo điều kiện thuận
lợi chho các lưu trữ và phục vụ tốt cho việc tra tìm tài liệu của Bệnh viện.
2.1.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu
Văn thư cơ quan là người trực tiếp quản lý con dấu và phải chịu trách

nhiệm về việc đống đâu vào văn bản. Khi các văn bản đã được lãnh đạo Bệnh
viện ký duyệt và ban hành nhưng bắt buộc phải có chữ ký nháy của Lãnh đạo
Sinh viên: Trần Thị Nga

15

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng/khoa/Ban/đơn vị của Bệnh viện trực tiếp soạn thảo thì mới đóng dấu, nhất
là các văn bản quan trọng như Hợp đồng kinh tế, các chứng từ ngân hàng. Mọi
văn bản trước khi đóng nhầm lẫn con dấu. Nếu phát hiện có trường hợp khơng
đúng quy định thì Văn thư phải báo trực tiếp đến Lãnh đạo để có biện pháp chấn
chỉnh sai sót.
Con dấu của Bệnh viện được để đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận ttủ
có khóa. Khơng có hiện tượng đóng dấu khống chỉ. Ngồi dấu Bệnh viện, cịn có
dấu của chi nhánh và dấu của chức danh.
2.1.2.4 Lập hồ sơ và lưu hồ sơ
Mặc dù đã được hướng dẫn về nghiệp vụ Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu
trữ Bệnh viện nhưng hiện tại các Khoa/Phòng/Đơn vị thực hiện chưa nghiêm
túc, CBNV chưa hiểu hết tầm quan trọng của việc Lập hồ sơ và lưu hồ sơ, chính
vì thế trừ Hồ sơ Bệnh án và hồ sơ Nhân sự ra, các hồ sơ cịn đa phần khơng nộp
vào lưu trữ mà để tại Khoa/Phịng/Đơn vị.
2.1.2 Cơng tác Lưu trữ
Các tài liệu văn bản đi, đến hay nội bộ của Bệnh viện sau khi được nhân
viên Văn thư tại của Bộ phận Văn thư và lưu trữ vào sổ để đi giải quyết còn cá

văn bản gốc sẽ được lưu ở các phòng ban cụ thể tùy theo yêu cầu của văn bản và
nhiệm vụ của các Khoa/phịng/Đơn vị đó. Các hồ sơ tài liệu này sẽ được phân
loại, đưa vào lưu trữ hay hủy bỏ theo quy định của Bệnh viện.
2.1.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu:
Thu thập và bổ sung tài liệu là một khâu rất quan trọng trong cơng tác lưu
trữ vì nếu khơng có tài liệu thì sẽ không thể hiện các khâu nghiệp vụ khác như:
Phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu. Bộ phận Lưu trữ tiến hành thu thập tài
liệu của các Khoa/Phịng/Ban của Bệnh viện vào Lưu trữ.
2.1.2.2 Cơng tác phân loại tài liệu:
Khi tiến hành phân loại tài liệu của bất cứ phông lưu trữ nào đều cần phải
xây dựng phương án phân loại để xác định việc phân nhóm và trật tợ sắp xếp tài
liệu trong phông lưu trữ đó. Phương án phân loại tài liệu lưu trữ là bản kê các
nhóm tài liệu trong phơng phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm
Sinh viên: Trần Thị Nga

16

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

căn cứ sắp xếp tài liệu của phơng đó.
2.1.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu:
Hiện tai Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc mới trong bước đầu thực
hiện công tác này.
2.1.2.4 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Nắm được tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệu, được sự quan

tâm của Lãnh đạo Bệnh viện nên Kho lưu trữ được trang bị một số trang thiết bị
bảo quản tài liệu như: Kho Lưu trữ, giá sắt để tài liệu, cặp 3 dây, hộp đựng tài
liệu. Bệnh viện tiến hành phun thuốc diệt côn trùng, diệt mối định kỳ.
2.1.2.5 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Đây là một trong những nôi dung quan trọng của công tác lưu trữ. Tài liệu
lưu trữ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của Lãnh đạo Công ty phục vụ
kịp thời cho hoạt động điều hành cũng như hoạt động dịch vụ của Bệnh viện. Để
phục vụ cho việc khai thác và sử dụng tài liệu. Bộ phận Văn thư và lưu trữ đã có
quy định trong việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã được ban hành và thực
hiện khoa học.
2.1.2.6 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc tổ chức lại tài liệu theo một
phương án phân loại khoa học, gồm các việc như chỉnh sửa, hoàn thiện, phục
hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các
công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa đưa ra chỉnh lý. Làm tốt
công tác này hồ sơ tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý sẽ được
tổ chức sắp xếp một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý,
bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu. Quy trình chỉnh lý tài liệu được Công ty
thực hiện theo đúng các văn bản của nhà nước: Công văn 283/VTLTNN-NVTW
ngày 15/5/2004 của cục văn thư lưu trữ nhà nước về việc ban hành hướng dẫn
chỉnh lý tài liệu hành chính. Tiến hành theo các quy trình như: Giao nhận tài liệu
(được tính bằng mét giá, đối với các phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ
sơ bộ thì được ghi rõ số cặp, hộp và số lượng hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản); Vệ
sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý ; Khảo sát tài liệu, biên
Sinh viên: Trần Thị Nga

17

Lớp: Lưu trữ học K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

soạn các bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý (gồm biên soạn bản
lịch sử đơn vị hình thành phơng: là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động
của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu, và lịch sử phông: là bản tóm tắt
tình hình,đặc điểm của phơng tài liệu làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch
chỉnh lý, làm căn cứ biên soạn các bản hướng dẫn nghiệp vụ…; biên soạn bản
hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: là bản phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài
liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, vừa và nhỏ theo phương án phân loại
nhất định; biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; Hiện nay, khối tài
liệu công ty chỉnh lý được 200m giá (hồ sơ, tài liệu của công ty từ khi thành lập
đến 2015). Tuy thời gian thực tập ngắn nhưng khi được vào Phịng chỉnh lý và
số hóa tài liệu để thực tập và được trực tiếp tham gia vào công việc chỉnh lý của
cơng ty, và qua việc tìm hiểu thơng tin qua nhân viên lưu trữ thì em nhận thấy
cơng tác chỉnh lý tài liệu của công ty tương đối tốt và hiệu quả. Đáp ứng được
yêu cầu của chỉnh lý là “Dễ tìm, Dễ thấy, Dễ lấy”. Mặc dù chỉnh lý đã được tiến
hành nhưng qua khảo sát tình hình tài liệu trong kho lưu trữ của Bệnh viện cũng
như từ số liệu thống kê hàng năm về lưu trữ của phịng Lưu trữ thì em thấy khối
lượng tài liệu chưa qua chỉnh lý vẫn còn tương đối.
2.1.2.7 Ứng dụng tin học trong công tác Lưu trữ
Công nghệ ngày càng phát triển theo kịp tiến bộ của xã hội. Ứng dụng tin
học và khoa học công nghệ vào trong cơng tác quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ
là điều cần thiết và đang được phổ biến rộng rãi ở nước ta hiện nay. Việc nhập sổ
theo dõi đi đến theo phương pháp truyền thống kết hợp với việc nhập máy và
phần mềm giúp cho việc tra được nhanh chóng.
Hiện nay Bệnh viện đã có Web nội bộ, các văn bản được số hóa và đưa
lên trên Web nội bộ để CBNV Bệnh viện thuận tiện trong việc tra tìm và theo

dõi. Việc đưa các văn bản tài liệu lên Web nội bộ chỉ có CBNV được cấp mã
mới có thể xem được thơng tin, đảm bảo thơng tin khơng bị truyền tải ra bên
ngồi. CBNV Bệnh viện rất hưởng ứng việc ứng dụng Công nghệ tin học vào
trong hoạt động của Bệnh viện nói chung và trong công tác Văn thư và lưu trữ
Sinh viên: Trần Thị Nga

18

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nói riêng, nó giảm đi thời gian tra tìm và cung cấp tài liệu của CBNV.
CHƯƠNG 3
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI BỆNH VIỆN
ĐA KHOA QUỐC TẾ THU CÚC
3.1 CÁC CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP
3.1.1 Công tác Văn thư
- Soạn thảo Thông báo cho Bệnh viện (có sự hướng dẫn của Cán bộ
Phịng Hành chính)
- Tiếp nhận Văn bản đi - đến của Bệnh viện, vào sổ và chuyển giao văn bản
- Tra tìm tài liệu văn bản của Bệnh viện cung cấp cho CBNV theo chỉ đạo
của trưởng bộ phận Văn thư
- Nhân bản văn bản và photo tài liệu của Bệnh viện
3.1.2. Công tác Lưu trữ
- Sắp xếp hồ sơ tài liệu lên giá theo trình tự hướng dẫn
- Tra tìm Bệnh án cho Bệnh nhân theo chỉ đạo của TP. Hành chính

- Nhập văn bản lên máy tính của Bệnh viện, cập nhật các thông báo trên
Web nội bộ của Bệnh viện.
3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUỐC TẾ THU CÚC
Cơng cuộc đổi mới đất nước địi hỏi mỗi ngành, mỗi cấp, mỗi cơ quan, tổ
chức đều phải nhanh chóng tự đổi mới mình. Cơng tác văn thư, lưu trữ là một
hoạt động gắn liền với hoạt động quản lý trong mỗi cơ quan, tổ chức nên cũng
cần phải đổi mới. Xuất phát từ thực trạng công tác quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ của tỉnh hiện nay và yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước, xin
kiến nghị một số giải pháp nhằm đổi mới công tác quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ trong thời gian tới như sau:
3.2.1. Giải pháp nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa, tầm quan
trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tăng cường trách nhiệm CBNV và Lãnh
đạo
Nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư,
Sinh viên: Trần Thị Nga

19

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lưu trữ trong thời gian gần đây tuy đã có những chuyển biến tích cực nhưng một
bộ phận khơng nhỏ CBNV vẫn chưa có nhận thức đầy đủ về cơng tác này cịn
tầm thường hóa cơng tác văn thư, lưu trữ; coi công tác văn thư, lưu trữ là sự vụ
đơn giản ai cũng có thể làm được thậm chí khơng cần phải được đào tạo. Để có

nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác
văn thư, lưu trữ cần phải tập trung, phổ biến một số văn bản đã được cơ quan
nhà nước có thẩm quyền ban hành về công tác văn thư, lưu trữ như Nghị định số
110; Nghị định 09; Nghị định 01 của Chính phủ;Thơng tư 01; Thông tư 07 và
Luật Lưu trữ nhà nước.
3.2.2 Nhóm giải pháp hồn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn nghiệp vụ và tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ
Xây dựng, ban hành các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ để cụ thể
hóa hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; hướng dẫn về
việc thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu. Đối với các cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào quy định của
pháp luật hiện hành để soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế của cơ
quan, tổ chức của mình như hướng dẫn về hình thức và thể thức văn bản; quy
trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; hướng
dẫn lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, quy định thời
hạn bảo quản tài liệu trong hoạt động của cơ quan; hướng dẫn thu thập, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư, lưu trữ.
Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định
công tác văn thư, lưu trữ; kết quả kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị và
thơng báo cho các Khoa/Phịng/Đơn vị được kiểm tra biết.
Định kỳ tổng kết công tác văn thư, lưu trữ, tỉnh cần tiến hành tổng
kết công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi Bệnh viện để đánh giá những kết quả
đạt được và đề ra phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư, lưu
trữ và biểu dương khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích trong việc
Sinh viên: Trần Thị Nga

20

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ để các ngành, các cấp đến tham quan, học
tập, trao đổi kinh nghiệm.
3.2.3. Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho
cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
Để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề là phải có chính
sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ, cụ thể như chế độ
tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm của ngành lưu trữ.
Ngồi ra, do tính chất cơng việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ cần phải
được bố trí ổn định và việc phân cơng nhiệm vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ phải
hết sức cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để cán bộ văn thư, lưu trữ phát huy
được hết năng lực của mình cho cơng việc.
3.2.4. Nhóm giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ
văn thư, lưu trữ
Hiện nay, do nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ cịn hạn chế nên
khơng ít cơ quan, tổ chức đã không chú ý đến số lượng và chất lượng đội ngũ
cán bộ văn thư, lưu trữ chun trách. Khơng ít cơ quan, tổ chức chưa bố trí đủ
cán bộ để làm cơng tác văn thư, lưu trữ hoặc bố trí đủ người làm cơng tác văn
thư, lưu trữ lại không được đào tạo cơ bản nên hiệu quả cơng việc cịn nhiều hạn
chế.
3.2.5. Nhóm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn
thư, lưu trữ
Đối với các cơ quan, tổ chức có bộ phận văn thư, lưu trữ chuyên
trách cần phải được bố trí phịng làm việc riêng biệt. Phịng làm việc phải được

bố trí ở nơi thuận lợi cho giao tiếp và được trang bị đủ bàn, ghế làm việc; máy vi
tính; máy photocoppy; máy fax; điện thoại, tủ, giá kệ, hộp, cặp và bìa hồ sơ,
máy điều hịa; đồng hồ treo tường và các vật phẩm văn phòng cần thiết; danh bạ
điện thoại và danh sách các cơ quan thường xuyên liên hệ; kho tàng bảo quản tài
liệu. Có như vậy, khi những tài liệu được lựa chọn lưu giữ trong kho bảo quản
mới khơng bị lão hóa về thời gian và bảo quản được lâu dài cho muôn đời sau.
3.2.6. Nhóm giải pháp nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học
Sinh viên: Trần Thị Nga

21

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ
Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,
lưu trữ. Hiện nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức mới chỉ ứng dụng máy tính vào
việc soạn thảo văn bản và một số cơ quan, tổ chức bước đầu đã ứng dụng công
nghệ thông tin vào việc lập cơ sở dữ liệu, quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Trong khi đó, khả năng ứng dụng của công nghệ thông tin vào việc xử lý văn
bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ trong công tác văn thư và lập hồ sơ trong môi
trường mạng chưa được khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý được thông
tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối
lượng văn bản ngày càng gia tăng; việc ứng dụng công nghệ mới vào công tác
văn thư, lưu trữ để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc./.
3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ

3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức
a. Về công tác văn thư
- Cần phải áp dụng theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Thủ tướng Chính phủ về Cơng tác văn thư.
- Cần phải lập sổ đăng ký riêng cho Quyết định và Công văn đi, đến; Sổ
chuyển giao cũng nên lập sổ riêng cho từng loại trong nội bộ Bệnh viện và ra
ngoài Bệnh viện. Cuối năm cán bộ văn thư nên lập hồ sơ để hệ thống hoá tài liệu
và tiện cho việc tra tìm.
- Tổ chức cơng việc một cách khoa học cả về nhân sự, sổ sách, tài liệu
và cơ sở vật chất, đặc biệt là công tác lập hồ sơ. Đây là cơng việc có ý nghĩa
hết sức quan trọng tới công tác quản lý và giải quyết công việc trong Bệnh
viện. Có thể sử dụng một số biện pháp cụ thể như: tổ chức tập huấn cho cán
bộ Văn thư- lưu trữ, có những quy định cụ thể về việc lập hồ sơ, khơng để
tình trạng văn bản bị phân tán.
b. Về công tác lưu trữ
Cần cập nhật và sử dụng các phần mềm quản lý văn bản để cập nhật và quản
lý văn bản đi, đến Bệnh viện.
Quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ như: có biên chế cán bộ lưu trữ, đầu
Sinh viên: Trần Thị Nga

22

Lớp: Lưu trữ học K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tư trang bị cho kho, dụng cụ và các phương tiện bảo quản tài liệu (tủ đựng hồ sơ,

giá, cặp, bó…), để phục vụ một cách tốt nhất cho hoạt động lưu trữ, khai thác, sử
dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ. Tích cực đẩy mạnh cơng tác khai thác, sử dụng tài
liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phịng đọc phục vụ nhu cầu thơng tin của lãnh
đạo, cán bộ trong Bệnh viện.
c. Đề xuất đối có chế tài xử lý vi phạm Kỷ luật Khen thưởng
Đề đảm bảo công tác Văn thư và lưu trữ hoạt động tốt, hiệu quả cao Bệnh
viện cần có các chế tài cụ thể như sau:
- Khen thưởng
Bệnh viện, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thu thập, quản lý, bảo
vệ tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng tài liệu lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu
trữ đặc biệt quý hiếm cho Bệnh viện lưu trữ thì được khen thưởng theo quy định
của Nhà nước.
+ Hình thức khen thưởng: Bằng khen, giấy khen, tiền, ngày nghỉ, nâng
lương trước thời hạn, đi tham quan, nghỉ mát, là căn cứ để làm thi đua cuối năm.
- Kỷ luật
+ Xử lý vi phạm: ĐIều 32, Nghị định 110 quy định về xử lý vi phạm: “
người nào vi phạm các quy định của nghị định này & quy định khác của Pháp
luật về cơng tác Văn thư thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mừ bị xử lý kỷ
luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Pháp luật
+ Cấp xử lý: Trưởng đơn vị đề nghị lãnh đạo Bệnh viện
+ Hình thức xử lý: Phạt hành chính, lương, thưởng, nêu trước tồn Bệnh
viện, làm tiêu chí để tính thi đua cuối năm, thuyên chuyển cơng tác, xử lý hình
sự (nếu đặc biệt nghiêm trọng như làm mất văn bản, giấy tờ hoặc bán bí mật
kinh doanh, cơng nghệ của Bệnh viện gây thiệt hại cho Bệnh viện, cho đất
nước); giả mạo chữ ký & con dấu trong thực hiện các giao dịch với doanh
nghiệp
d. Về trang thiết bị phục vụ Lưu trữ
- Hiện nay Bệnh viện đã chưa phòng lưu trữ chuyên nghiệp mới chỉ có
phịng lưu trữ, song diện tích cịn hẹp không đủ lưu trữ các Bệnh án cũng như
Sinh viên: Trần Thị Nga

23

Lớp: Lưu trữ học K14A