THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CHUYÊN ĐỀ:
TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
TẠI PHÒNG LƯU TRỮ - THƯ VIỆN,VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH

Sịnh viên

: Trịnh Thị Thu Phương

Lớp

: Đại học Lưu trữ học 13B

Người hướng dẫn : Lê Thị Bình

HÀ NỘI - 2017


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................3
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ TÀI CHÍNH...........................3
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Bộ Tài chính............................................................................................3
1.1.1.Lịch sử hình thành Bộ Tài chính..........................................................3
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tài chính...........................12
1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính.......................................................13
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của

Văn phòng Bộ Tài chính.............................................................................13
1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
Tài chính......................................................................................................13
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ
-thư viện......................................................................................................15
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG
BỘ TÀI CHÍNH.................................................................................................16
2.1.Hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ Tài chính..........16
2.2.Hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ tài chính......17
2.2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu................................................17
2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu.........................................................19
2.2.3.Công tác chỉnh lý tài liệu....................................................................20
2.2.4.Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ........21
2.2.5.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ......................................................22
2.2.6.Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.......................................24
CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG LƯU TRỮTHƯ VIỆN, VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN
NGHỊ..................................................................................................................25
3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được................................................................................................25


3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Phòng Lưu
trữ- Thư viện................................................................................................26
3.3. Một số khuyến nghị..............................................................................29
3.3.1. Đối với Phòng lưu trữ-Thư viện, Văn phòng Bộ Tài chính..............29
3.3.2. Đối với bộ môn Lưu trữ Khoa Văn Thư –Lưu Trữ tại Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.............................................................................................29
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................31
PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU
Khái quát về mục đích,ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp: Được đào tạo
chuyên sâu về ngành lưu trữ em đã thực sự hiểu được giá trị của công tác lưu trữ
tài liệu là giữ gìn và bảo quản tốt những tài liệu có giá trị của đất nước nhằm
phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác và nghiên cứu của đọc giả. Với phương châm
lý luận phải được áp dụng với thực tiễn, học đi đôi với thực hành. Với sự giúp
đỡ của thầy, cô trong trường cùng với sự đồng ý của Bộ Tài chính, em đã có cơ
hội đến thực tập tại Phòng Lưu trữ- Thư viện( thuộc Văn phòng Bộ Tài chính)
với mục đích của đợt thực tập là học hỏi kinh nghiệm thực tế về công tác lưu trữ
tại Bộ Tài chính, em đã có cơ hội được tiếp xúc với môi trường làm việc chuyên
nghiệp về nghiệp vụ lưu trữ qua đó giúp em có cái nhìn tổng thể và thực tế hơn
về công tác lưu trữ mà nếu chỉ học lý thuyết thì em chưa hiểu hết. Thực tập thực
tế ngoài trường luôn là một yêu cầu quan trọng đối với bất kỳ sinh viên nào, khi
có cơ hội tiếp xúc với môi trường thực tế để có thể hiểu rõ hơn về kiến thức mà
mình đã được truyền đạt trong nhà trường . Đồng thời, cũng là cơ hội để có thể
kiểm tra, đánh giá được trình độ kiến thức của mình, để học tập bổ sung thêm
những gì còn thiếu xót. Qua đây có thể nhận thấy đợt thực tập ngoài trường có
mục đích và ý nghĩa hết sức to lớn, giúp cho sinh viên có cái nhìn khái quát và
tổng thể hơn về ngành học của mình
Lý do chọn nội dung thực tập: Công tác lưu trữ là một trong những
hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức. Các cơ quan Đảng, Nhà nước,
đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần ph ải
dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, ph ản
ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, ph ối h ợp công tác, ghi l ại
những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày .Và lưu trữ là
công tác lưu giữ lại những văn bản, tài liệu có giá trị đ ể ph ục v ụ cho khai
thác sử dụng và phục vụ cho nghiên cứu khoa học. Giúp cho nh ững th ế h ệ
sau lắm bắt được sự hình thành phát triển của một th ời đại l ịch s ử cũng
như lắm bắt được sự hình thành của cả đất nước. Nh ư vậy có th ể nh ận

thấy tầm quan trọng của công tác lưu trữ. Vì vậy đây là nh ững c ơ s ở đ ể em
1


chọn công tác lưu trữ làm nội dung thực tập
Khó khăn, thuận lợi trong quá trình th ực tập: Trong th ời gian th ực
tập ở Phòng Lưu trữ -thư viện( thuộc Văn phòng Bộ Tài chính) em đã được
sự chỉ bảo, giúp đỡ hết sức tận tình của các cán bộ trong văn phòng. Đã
vận dụng tốt các kiến thức đã học vào trong công việc được giao đ ể có th ể
hoàn thành công việc một cách tốt nhất và được làm việc trong môi tr ường
hết sức chuyên nghiệp và nhiệt huyết với công việc, giúp em có thêm động
lực để học tập và hoàn thành công việc được giao một cách hiệu quả nhất.
Bên cạnh những thuận lợi trên em còn gặp những khó khăn đó là vốn kiến
thức còn có những hạn chế nhất định, không tránh khỏi có nh ững thi ếu
sót, mang tính chủ quan trong nhận định những cũng đã dẫn khắc phục và
hoàn thiện mình hơn.
Trong thời gian thực tập 2 tháng (từ ngày 10/01/2017 đến ngày
10/03/2017 ) tại Phòng Lưu trữ- Thư viện( thuộc Văn phòng Bộ Tài chính)
em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ, công ch ức trong
Phòng và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của Chị Lê Thị Bình trực tiếp
hướng dẫn thực tập đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập này.
Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn có nh ững h ạn ch ế nh ất
định, vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có nh ững thi ếu sót, mang
tính chủ quan trong nhận định, đánh giá. Chính vì v ậy, đ ể báo cáo đ ược
hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến
đóng góp quý báu của các thầy, cô trong Khoa Văn Th ư- Lưu Tr ữ. Cũng nh ư
các chị trong Văn phòng để bài Báo cáo của em được hoàn thiện t ốt h ơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 05 tháng 03 năm 2017
Sinh viên

Phương
2


Trịnh Thị Thu Phương

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1.
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ TÀI CHÍNH
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Bộ Tài chính
1.1.1.Lịch sử hình thành Bộ Tài chính
Ngày 28 tháng 8 năm 1945, cùng với Chính phủ lâm thời nước Việt Nam
Dân chủ cộng hòa, Bộ Tài chính là một trong mười ba Bộ đầu tiên của Chính
phủ được thành lập. Trải qua những năm lịch sử hào hùng của dân tộc, ngành
Tài chính đã không ngừng lớn mạnh và trưởng thành, cùng với nhân dân cả
nước góp phần to lớn vào sự nghiệp bảo vệ Tổ quốc và xây dựng đất nước.
Trụ sở làm việc của Bộ Tài chính được đặt tại 28 Trần Hưng Đạo, Quận
Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội.
I.Giai đoạn từ năm 1945 đến năm 1960
Theo Sắc lệnh 75-SL ngày 29 tháng 5 năm 1946. Cơ cấu tổ chức của Bộ
Tài chính lúc này gồm có:
1. Văn phòng
2. Các phòng sự vụ
3. Các nha
4. Các cơ quan phụ thuộc
5. Nha Thanh tra Tài chính
6. Ban cố vấn chuyên môn
Chức năng nhiệm vụ của các Phòng sự vụ bao gồm:
1. Phòng nhất: Công văn thường, thư viện, nhân viên, dụng cụ;

2. Phòng nhì: Ngân sách
3. Phòng ba: Kế toán
4. Phòng tư: Tệ chế; ngân khố, công hải, ngân hàng
3


5. Phòng năm: lương bổng, hưu bổng
6. Phòng sáu: thuế khóa và các nguồn lợi tức quốc gia
7. Phòng bảy: Pháp chế và tố tụng
Đến ngày 14/7/1951 Bộ trưởng Bộ Tài chính ra Quyết định số 54-QĐ
ngày 14/7/1951, cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính có sự thay đổi. Bộ Tài chính
gồm các đơn vị sau:
1. Vụ Ngân sách nhà nước
2. Vụ Kế toán
3. Vụ Thanh tra Tài chính
4. Vụ Thuế nông nghiệp
5. Sở Thuế
6. Sở Kho thóc
7. Văn phòng Bộ
Đến tháng 11 năm 1954, Cơ quan thuế xuất nhập khẩu thuộc Bộ Tài chính
được chuyển sang Bộ Công thương. Tháng 6 năm 1955 bãi bỏ Vụ Ngân sách và
Vụ Kế toán, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của hai Vụ này thành lập ba Vụ mới
là:
- Vụ Quản lý kinh phí hành chính
- Vụ Quản lý kinh phí sự nghiệp
- Vụ Tổng dự toán quốc gia
Tháng 10 năm 1956, Vụ Chế độ kế toán được thành lập, đến tháng 12
năm 1956, Vụ Cấp phát vốn kiến thiết cơ bản được thành lập. Tháng 4 năm
1957, Vụ Quản lý kinh phí sự nghiệp và Tài vụ xí nghiệp thuộc Bộ Tài chính đổi
thành hai vụ:

- Vụ Tài vụ Văn hóa xã hội
- Vụ Tài vụ kiến thiết kinh tế
II. Giai đoạn từ năm 1961 đến năm 1993
Tại Nghị định số 197/CP ngày 07/11/1961 của Hội đồng Chính phủ, Bộ
Tài chính có trách nhiệm quản lý toàn bộ công tác tài chính trong cả nước, bảo
đảm tốt nhiệm vụ kế hoạch thu chi, giám đốc tài chính Nhà nước, tăng cường
4


quản lý kinh tế tài chính Nhà nước, xây dựng cơ sở tài chính Nhà nước vững
chắc. Để thực hiện được các nhiệm vụ trên, tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính đã
có sự thay đổi và được tổ chức như sau:
1. Văn phòng.
2. Ban Thanh tài chính.
3. Vụ Tổ chức cán bộ.
4. Vụ Tổng dự toán.
5. Vụ Tài vụ Công nghiệp, Kiến trúc.
6. Vụ Tài vụ Nông lâm, Thủy lợi.
7. Vụ Tài vụ Thương nghiệp, Ngân hàng
8. Vụ Tài vụ Giao thông, Vận tải, Bưu điện.
9. Vụ Tài vụ Văn hóa xã hội.
10. Vụ Tài vụ Hành chính.
11. Vụ Tài vụ Hợp tác xã và Thuế nông nghiệp.
12. Vụ Thu Quốc doanh và Thuế.
13. Vụ Quản lý ngoại tệ.
14. Vụ Chế độ kế toán.
15. Viện Nghiên cứu khoa học tài chính.
16. Ngân hàng Kiến thiết.
Và các đơn vị sự nghiệp do Bộ quản lý.
III. Giai đoạn từ năm 1994 đến tháng 6/2003

Ngày 28/10/1994, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 178/CP quy định
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính, thay thế Nghị định
155/HĐBT, cụ thể như sau:
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
Bộ Tài chính có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về quản
lý Nhà nước quy định tại Nghị định số 15-CP ngày 02/3/1993 của Chính phủ và
các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
+ Hướng dẫn các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xây dựng dự toán NSNN
5


hàng năm;
+ Phối hợp với Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước trong việc xây dựng các kế
hoạch tài chính dài hạn, trung hạn, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, kế hoạch
xây dựng cơ bản hàng năm và các cân đối chủ yếu khác của nền kinh tế quốc
dân có liên quan đến tài chính và ngân sách nhà nước;
+ Xây dựng các dự thảo luật, pháp lệnh, các văn bản pháp luật khác về
thuế, phí và thu khác để trình Chính phủ ban hành hoặc Chính phủ trình Uỷ ban
thường vụ Quốc hội, Quốc hội ban hành;
+ Quản lý quỹ ngân sách nhà nước, quỹ dự trữ tài chính nhà nước, quỹ
ngoại tệ tập trung của ngân sách nhà nước, quỹ tài sản tạm thu, tạm giữ; tổ chức
thực hiện việc cấp phát các khoản kinh phí thuộc ngân sách nhà nước, cấp phát
vốn đầu tư xây dựng cơ bản và cho vay ưu đãi đối với các dự án, chương trình
mục tiêu kinh tế của Nhà nước theo quy định của Chính phủ;
+ Thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính nhằm thực hiện các mục tiêu
văn hoá - xã hội theo các chương trình, dự án được Chính phủ chỉ định;
+ Quản lý vốn, giá trị tài sản và tài nguyên thuộc sở hữu nhà nước;
+ Thống nhất quản lý vốn và tài sản nhà nước tại các doanh nghiệp; theo
uỷ quyền của Chính phủ đại diện chủ sở hữu về vốn và tài sản nhà nước tại các

doanh nghiệp; xét duyệt và tổng hợp quyết toán của doanh nghiệp Nhà nước;
+ Quyết định ngừng cấp phát và thu hồi số tiền đã cấp cho những cơ quan,
đơn vị sử dụng vốn ngân sách nhà nước sai mục đích, trái với kế hoạch được
duyệt, vi phạm chế độ quản lý tài chính nhà nước; đồng thời báo cáo Thủ tướng
Chính phủ về các quyết định của mình;
+ Thống nhất quản lý các khoản vay trả nợ (bao gồm cả vay và trả nợ
trong nước và nước ngoài) của Chính phủ; quản lý về mặt tài chính các nguồn
viện trợ quốc tế; tham gia thẩm định về mặt tài chính các dự án sử dụng vốn vay
nước ngoài của Chính phủ giao cho các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện;
chuẩn bị các các văn bản liên quan tới việc nước ta tham gia các điều ước quốc
tế về tài chính để trình Chính phủ quyết định;
6


+ Quản lý nhà nước đối với các hoạt động kinh doanh dịch vụ bảo hiểm,
phát hành trái phiếu, cổ phiếu, các quỹ xã hội, xổ số kiến thiết, dịch vụ kiểm
toán, kế toán và các dịch vụ tài chính khác; tham gia quản lý thị trường vốn;
+Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra tài chính đối với tất cả các tổ chức
hành chính, sự nghiệp, các doanh nghiệp nhà nước và các đối tượng có quan hệ
với tài chính nhà nước;
+ Đại diện của Chính phủ tại các tổ chức tài chính quốc tế theo sự phân
công của Chính phủ;
+ Quản lý công chức, viên chức tài chính, kế toán và kiểm toán theo quy
định của Chính phủ.
- Tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính gồm:
A. Bộ máy giúp việc Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước:
1. Vụ Chính sách tài chính.
2. Vụ Chế độ kế toán.
3. Vụ NSNN.

4. Vụ Tài chính an ninh - quốc phòng(gọi tắt là Vụ I).
5. Vụ Tài chính các ngân hàng và tổ chức tài chính.
6. Vụ Tài chính hành chính - sự nghiệp.
7. Cục Quản lý công sản.
8. Vụ Tài chính đối ngoại.
9. Vụ Quan hệ quốc tế
10. Ban Quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế.
11. Ban Quản lý ứng dụng tin học.
12. Vụ Tài vụ - Quản trị.
13. Vụ Tổ chức cán bộ và đàotạo.
14. Văn phòng Bộ.
B. Các tổ chức quản lý Nhà nước chuyên ngành trực thuộc:
1. Tổng cục Thuế.
2. Kho bạc Nhà nước.
3. Thanh tra tài chính Nhà nước.
7


4. Tổng cục Quản lý vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp.
5. Tổng cục Đầu tư phát triển.
C. Các tổ chức sự nghiệp trực thuộc:
1. Viện Khoa học Tài chính.
2. Các trường Đại học Tài chính kế toán tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí
Minh và các trường Trung học Tài chính kế toán tại Hải Hưng, Quảng Ngãi và
thành phố Hồ Chí Minh.
3. Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ tài chính.
D. Các đơn vị khác trực thuộc Bộ Tài chính được tổ chức và hoạt động
theo quy định của Chính phủ.
Như vậy, theo quy định tại Nghị định 178/CP, tổ chức bộ máy Bộ Tài
chính đã có những thay đổi lớn, được kiện toàn và sắp xếp lại từ trung ương đến

địa phương. Bên cạnh việc hình thành các tổ chức mới như: Tổng cục thuế, Kho
bạc Nhà nước (năm 1990); Tổng cục Đầu tư phát triển (năm 1994); Tổng công
ty Bảo hiểm Việt Nam, Tổng cục Quản lý vốn và tài sản nhà nước tại doanh
nghiệp (năm 1995) và một số đơn vị thuộc Bộ Tài chính như: Vụ Chính sách Tài
chính, Vụ Quan hệ Quốc tế, Cục Quản lý Công sản, Ban Quản lý và Ứng dụng
tin học, Vụ Tài vụ quản trị. Nghị định 178/CP đã phân định rõ nét hơn chức
năng, nhiệm vụ của ngành Tài chính nhằm khắc phục sự chồng chéo giữa các bộ
phận trong bộ máy quản lý tài chính ngay tại cơ quan Bộ, cũng như bộ máy tài
chính-kế toán ở các bộ, ngành chủ quản và tại các địa phương.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý phù hợp với Luật Ngân sách nhà nước và
Luật Doanh nghiệp nhà nước, phù hợp với tiến trình cải cách hành chính nhà
nước, ngày 28/8/1999, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 84/CP chuyển Tổng
cục Quản lý vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp thành Cục Tài chính
doanh nghiệp và Nghị định số 145/CP của Chính phủ ngày 20/9/1999 chuyển
Tổng cục Đầu tư phát triển thành Vụ Đầu tư thuộc Bộ Tài chính.
Để gắn kết, nâng cao hiệu quả hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo và
bồi dưỡng cán bộ công chức ngành Tài chính, ngày 17/8/2001, Thủ tướng Chính
phủ đã ký Quyết định số 120/2001/QĐ-TTg thành lập Học viện Tài chính trên
8


cơ sở sát nhập trường Đại học Tài chính - Kế toán Hà Nội, Viện Nghiên cứu Tài
chính và Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ tài chính.
Thực hiện nguyên tắc Bộ quản lý đa ngành và đa lĩnh vực, ngày
04/9/2002, Chính phủ đã có Quyết định số 102/2000/QĐ-TTg ngày 24/8/2000
sát nhập Cục Dự trữ Quốc gia; Quyết định số 113/2002/QĐ-TTg sát nhập Tổng
cục Hải quan; Quyết định số 122/2002/QĐ-TTg ngày 19/9/2002 sát nhập Ban
Vật giá Chính phủ; Nghị định 66/2004/NĐ-CP ngày 19/02/2004 sát nhập Ủy
ban Chứng khoán nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính.
IV. Từ tháng 7/2003 đến nay

Đến nay, cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính gồm 35 đơn vị chia thành 2
khối cơ quan chính là: Khối đơn vị hành chính giúp Bộ trưởng thực hiện chức
năng quản lý nhà nước và khối đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ. Ngoài ra, còn có
một số cơ quan, doanh nghiệp thuộc Bộ như: Công ty kế toán Đà Nẵng, Công ty
Cổ phần thông tin và thẩm định giá Miền Nam.
- Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh và dự
thảo các văn bản quy phạm pháp luật khác về lĩnh vực tài chính - ngân sách, hải
quan, kế toán, kiểm toán độc lập và giá cả;
+Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch phát triển,
kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý
của Bộ;
+ Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ;
+ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt và
các văn bản pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý của Bộ; thông tin tuyên
truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của
Bộ.
+ Quản lý ngân sách nhà nước; quản lý thu thuế, phí, lệ phí và thu khác
của ngân sách nhà nước; quản lý quỹ ngân sách, quỹ dự trữ nhà nước và các quỹ
9


tài chính khác của Nhà nước; quản lý dự trữ quốc gia; quản lý tài sản nhà nước;
tài chính doanh nghiệp và quản lý vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp; quản lý
vay nợ, trả nợ trong nước, ngoài nước của Chính phủ và nguồn viện trợ quốc tế;
kế toán, kiểm toán; quản lý tài chính các ngân hàng, tổ chức tài chính phi ngân
hàng và dịch vụ tài chính; hải quan; lĩnh vực giá; hợp tác quốc tế;
+ Phát hành công trái, trái phiếu Chính phủ và tham gia quản lý thị trường

chứng khoán theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác thống kê trong các lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;
+ Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng
tiến bộ khoa học, công nghệ trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ
theo quy định của pháp luật;
+ Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo việc thực hiện
cơ chế hoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo hoạt động đối
với các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ;
+ Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức phi Chính phủ
trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật;
+ Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng, tiêu
cực và xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý theo quy
định của pháp luật đối với các vi phạm về chế độ quản lý tài chính - ngân sách
và các lĩnh vực khác thuộc phạm vi quản lý của Bộ;
+ Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính;
+ Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương
và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công
chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong toàn
ngành thuộc phạm vi quản lý của Bộ;
+ Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách
được phân bổ theo quy định của pháp luật;
10


- Cơ cấu tổ chức:
A. Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước:
1. Vụ Ngân sách nhà nước;

2. Vụ Đầu tư;
3. Vụ I (ngân sách Đảng, an ninh, quốc phòng, ngân sách đặc biệt...);
4. Vụ Tài chính hành chính - sự nghiệp;
5. Vụ Chính sách thuế;
6. Vụ Tài chính các ngân hàng và tổ chức tài chính;
7. Vụ Bảo hiểm;
8. Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán;
9. Vụ Tài chính đối ngoại;
10. Vụ Hợp tác quốc tế;
11. Vụ Pháp chế;
12. Vụ Tổ chức cán bộ;
13. Vụ Tài vụ quản trị;
14. Văn phòng (có đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh);
15. Thanh tra;
16. Cục Quản lý Giá;
17. Cục Tin học và Thống kê tài chính;
18. Cục Quản lý công sản;
19. Cục Tài chính doanh nghiệp;
20. Cục Dự trữ quốc gia;
21. Tổng cục Thuế;
22. Tổng cục Hải quan;
23. Kho bạc Nhà nước;
24. Ủy ban Chứng khoán nhà nước.
B. Các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ :
1. Học viện Tài chính;
2. Tạp chí Tài chính;
3. Thời báo Tài chính Việt Nam;
11

4. Trường Cao đẳng Tài chính- Kế toán I;
5. Trường Cao đẳng Tài chính- Kế toán II;
6. Trường Cao đẳng Tài chính- Kế toán III;
7. Trường Cao đẳng Hải quan;
8. Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh;
9. Trường Cao đẳng bán công Marketing.
C. Các doanh nghiệp thuộc Bộ:
1. Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam;
2. Công ty Mua bán nợ và tài sản tồn đọng của doanh nghiệp;
3. Công ty Kiểm toán Việt Nam (VACO);
4. Công ty Dịch vụ kế toán (AASC);
5. Công ty Kiểm toán Đà Nẵng;
6. Công ty Kiểm toán Sài Gòn (AFC);
7. Công ty Kiểm toán và Tư vấn A & C;
8. Công ty Bảo hiểm thành phố Hồ Chí Minh (Bảo Minh);
9. Tổng công ty Tái bảo hiểm Quốc gia Việt Nam;
10. Trung tâm Thẩm định Giá miền Bắc;
11. Trung tâm Thẩm định Giá miền Nam.
Hình ảnh Bộ Tài chính( Xem phụ lục 01)
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tài chính
Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về: Tài chính (bao gồm: ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác
của ngân sách nhà nước, dự trữ quốc gia, tài sản nhà nước, các quỹ tài chính nhà
nước, đầu tư tài chính, tài chính doanh nghiệp, tài chính hợp tác xã và kinh tế
tập thể); hải quan; kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm; hoạt
động dịch vụ tài chính và dịch vụ khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;
thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp theo quy định
của pháp luật.
Bộ Tài chính thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định
số: 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức

12


năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và
những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể . Được quy định cụ thể và chi tiết ở Nghị
Định số: 215/2013/NĐ- CP ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Tài chính về
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
(Xem Phụ lục số 02)
1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính
Cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính gồm: 1 Bộ trưởng và 6 Thứ trưởng
-Bộ trưởng: Ông Đinh Tiến Dũng
-Thứ trưởng: Trần Xuân Hà
-Thứ trưởng: Đỗ Hoàng Tuấn Anh
-Thứ trưởng: Trần Văn Hiếu
-Thứ trưởng: Nguyễn Hữu Chí
-Thứ trưởng: Vũ Thị Mai
-Thứ trưởng: Huỳnh Quang Hải
Và có gồm 35 đơn vị chia thành 2 khối cơ quan chính là: Khối đơn vị
hành chính giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và khối đơn vị
sự nghiệp trực thuộc Bộ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính(Xem Phụ lục số 03)
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Bộ Tài chính.
1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bộ Tài chính
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Tài chính
Văn phòng Bộ Tài chính( Sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ) là đơn vị
thuộc Bộ Tài chính, có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính chỉ
đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện quy chế
làm việc, các chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; tổ chức quản lý công tác

hành chính, lưu trữ, thư viện; công tác báo chí tuyên truyền và đoàn xe của Bộ
Tài chính
Nhiệm vụ của Văn phòng Bộ là Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính quy chế
13


làm việc của Bộ Tài chính, trình tự thủ tục giải quyết công việc và mối quan hệ
phối hợp giữa các tổ chức, đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
Chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Bộ theo quy định của
Chính phủ và của Bộ Tài chính được quy định chi tiết tại
Quyết định số:1089/QĐ- BTC ngày 21 tháng 05 năm 2014 của Văn
phòng Bộ Tài chính về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức
(Xem Phụ lục số 04)
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Tài chính
Văn phòng Bộ Tài chính có Chánh Văn phòng và một số Phó Chánh Văn
Phòng.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tài chính về toàn
bộ hoạt động của Văn phòng Bộ; quản lý công chức, tài sản được giao theo quy
định.
Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về
nhiệm vụ được phân công.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ gồm:
1.Phòng Tổng hợp –Thư ký.
2.Phòng Hành chính.
3.Phòng Lưu trữ -Thư viện.
4.Phòng Báo chí- Tuyên Truyền.
5.Đại diện Văn phòng Bộ Tài chính tại thành phố Hồ Chí Minh.
6.Đoàn xe của Bộ Tài chính.
Nhiệm vụ cụ thể của các phòng và Đoàn xe do Chánh Văn phòng quy

định
Tổ chức và hoạt động của Đại diện Văn phòng Bộ Tài chính tại thành phố
Hồ Chí Minh do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định theo đề nghị của Chánh Văn
phòng.Văn phòng Bộ làm việc theo tổ chức phòng kết hợp với chế độ chuyên
viên, Đối với những công việc thực hiện theo chế độ chuyên viên, Chánh Văn
phòng phân công nhiệm vụ cho cán bộ, công chức phù hợp với chức danh, tiêu
14


chuẩn và năng lực chuyên môn để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Biên chế của Văn phòng Bộ do Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Tài chính(Xem Phụ lục số 05)
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu
trữ -thư viện.
Phòng Lưu trữ -Thư viện là đơn vị thuộc Văn phòng Bộ Tài chính, có
chức năng giúp Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng trong việc quản
lý công tác lưu trữ, thư viện tại cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ và được
quy định chi tiết và cụ thể tại
Quyết định số: 798/QĐ-VP ngày 04 tháng 04 năm 2011của Bộ Tài chính
về Quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu
trữ - thư viện( Xem Phụ lục số 06)
Cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữ- thư viện gồm: 08 cán bộ
01.Trưởng phòng
01.Phó Trưởng phòng
06. Cán bộ thực hiện chuyên môn nghiệp vụ
Tất cả cán bộ tại Phòng Lưu trữ - thư viện đều có trình độ đại học và trên
đại học về chuyên ngành lưu trữ. Như vậy có thể nhận thấy đội ngũ cán bộ của
phòng có chuyên môn sâu, những vị trí quan trọng như trưởng, phó phòng đều là
những cán bộ được đào tạo bài bản, chính quy. Vì vậy giúp cho những công việc
của phòng được giải quyết hết sức nhanh chóng, chính xác và khoa học.

15


CHƯƠNG 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG BỘ TÀI CHÍNH
2.1.Hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ Tài chính
Hoạt đông quản lý công tác lưu trữ là hoạt động phổ biến các văn bản quy
phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ luôn được chú
trọng. Bộ Tài chính luôn có ý thức cập nhật và phổ biến các văn bản mới của
nhà nước quy định về công tác lưu trữ. Thời gian vừa qua, Bộ đã tiến hành phổ
biến có hiệu quả một số văn bản của Nhà nước quy định về công tác lưu trữ. Bên
cạnh hoạt động phổ biến, tuyên truyền các văn bản quy phạm pháp luật của nhà
nước về công tác lưu trữ, Bộ Tài chính cũng chú trọng đến việc ban hành các
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ tại cơ quan mình cho phù hợp với
đặc thù ngành như quy chế về công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ tài chính áp dụng
cho tất cả các đơn vị trong ngành ngoài việc ban hành quy chế về công tác lưu
trữ Bộ Tài chính còn ban hành những văn bản hướng dẫn, quản lý về công tác
lưu trữ.
- Quy chế về công tác Lưu trữ của Bộ Tài chính;
- Quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Tài chính;
- Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ Tài
chính Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của ngành tài chính;
- Nội quy quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ;
- Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12/8/2011 của Bộ Tài chính Quy
định về công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện
hành của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ
- Quyết định số 4027/QĐ-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2004 của Bộ Tài

chính về việc ban hành quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc Bộ Tài
chính;
- Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính về
hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu
16


lưu trữ.(Xem Phụ lục số 07)
Đồng thời với việc ban hành những văn bản về quản lý công tác lưu trữ
thì Bộ Tài chính cũng quan tâm tới việc bồi dưỡng cán bộ lưu trữ nhằm nâng
cao trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ. Song song với hoạt động kiểm tra công
tác văn thư của các đơn vị trực thuộc Bộ được tiến hành hàng năm, công tác lưu
trữ cũng phối hợp thực hiện kiểm tra. Văn phòng Bộ là đơn vị có trách nhiệm tổ
chức kiểm tra và báo cáo kết quả kiểm tra hàng năm với lãnh đạo Bộ về tình
hình công tác lưu trữ .
2.2.Hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ tài
chính.
Công tác Lưu trữ của Bộ Tài chính luôn được sự quan tâm, chỉ đạo của
lãnh đạo của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo văn phòng và sự nhiệt tình, có trách nhiệm
của cán bộ làm lưu trữ nên công tác lưu trữ đã đi vào nề nếp, ổn định. Sắp xếp
tài liệu khoa học, phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác. Để hiểu rõ
hơn về công tác lưu trữ tại Bộ Tài chính, em xin được trình bày khái quát những
hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ này như sau:
- Công tác Thu thập và bổ sung tài liệu;
- Công tác Xác định giá trị tài liệu;
- Công tác Chỉnh lý tài liệu;
- Công tác Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ;
- Công tác Bảo quản tài liệu lưu trữ;
- Công tác Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu.

* Tình hình giao nhận tài liệu vào kho Lưu trữ cơ quan
Là khâu đầu tiên trong công tác lưu trữ nhưng thu thập tài liệu có ý nghĩa
quyết định đến tất cả các khâu nghiệp vụ sau của công tác Lưu trữ. Theo quy
định của Nhà nước thì sau khi công việc kết thúc, cán bộ, nhân viên làm công
tác công văn giấy tờ hoặc cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác có
liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu của mình đang
giữ giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
17


Theo quy chế về công tác lưu trữ của Bộ Tài chính, hàng năm Phòng Lưu
trữ Bộ Tài chính có nhiệm vụ thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho
lưu trữ, cụ thể được tiến hành như sau:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
- Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức xác định những loại hồ sơ tài
liệu cần thu thập vào Lưu trữ;
- Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập
“Mục luch hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu;
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Nhìn chung, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ của Bộ Tài chính thực
hiên theo đúng quy định của Nhà nước và quy chế của cơ quan. Tuy nhiện, ở
một số đơn vị thuộc Bộ thì việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ vẫn còn chậm, chưa
đúng quy định. Tài liệu chủ yếu lưu giữ ở đơn vị, cán bộ chuyên môn nhiều.
*Số lượng, thành phần tài liệu hiện có trong kho Lưu trữ.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, khối lượng tài liệu hình thành khá
phong phú gồm tài liệu quản lý nhà nước, tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ
thuật.

Tài liệu lưu trữ của Bộ được bảo quản tại tầng 2 trụ sở Bộ, kho bảo quản
tài liệu có diện tích 395m2 đảm bảo tiêu chuẩn về kho lưu trữ theo quy định của
Nhà nước.
Theo số liệu báo cáo thống kê của các đơn vị, tính đến ngày 31/12/2016
tổng số tài liệu lưu trữ toàn ngành hiện nay là 449.842,8 mét: trong đó tài liệu
được quản lý tại kho lưu trữ của các đơn vị là: 372.095,8 mét, tồn đọng các đơn
vị chưa giao nộp vào lưu trữ cơ quan là 77.747 mét.Tài liệu đã chỉnh lý 278.709
mét. Tài liệu trong các kho Lưu trữ cơ quan chưa chỉnh lý 93.386,8 mét. Tài liệu
đã giao nộp vào lưu trữ lịch sử là 3.414,5 mét. Tài liệu đã tiêu hủy là 37.584,4
mét.
18


Hiện nay tại Lưu trữ Bộ Tài chính gồm có nhiều phông: Phông Bộ tài
chính, Phông cục Tin học và Thống kê, Phông cục Quản lý nợ và Tài chính đối
ngoại, Phông cục Tài chính doanh nghiệp, Phông Cục quản lý giá, Phông cục
Quản lý công sản, Phông cục Quản lý & Giám sát bảo hiểm.
Tất cả các phông tài liệu đó hiện đang cập nhật và chỉnh lý các tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
*Thủ tục giao nhận tài liệu.
Thủ tục giao nhận tài liệu vào kho Lưu trữ của Bộ được thực hiện theo
đúng quy định của Nhà nước. Khi các đơn vị, phòng ban, cá nhân giao nộp tài
liệu vào kho Lưu trữ cơ quan thì cán bộ Lưu trữ phải tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu
giao nộp và lập “ Biên bản giao nhận tài liệu”. Biên bản được lập thành 02 bản
có giá trị pháp lý như nhau để mỗi bên giữ 01 bản.
(Xem Phụ lục số 08: Mẫu biên bản giao nhận tài liệu )
2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu.
Hồ sơ tài liệu hiện có ở trong kho lưu trữ hiện nay là các hồ sơ, tài liệu
lưu trữ đều có giá trị, phản ánh đúng chức năng hoạt động chuyên ngành. Nhưng

tài liệu hết giá trị, được tiến hành thống kê theo nhóm tài liệu. Riêng tài liệu mật
được thống kê chi tiết đến từng văn bản một, thông qua Hội đồng xác định giá
trị tài liệu, tiến hành làm thủ tục tiêu huỷ.
Vận dụng các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu ở cơ quan Bộ Tài
chính được dựa vào các tiêu chuẩn: ý nghĩa nội dung tài liệu; tác giả tài liệu; ý
nghĩa cơ quan hình thành phông; sự trùng lặp thông tin trong tài liệu; thời gian
và địa điểm hình thành tài liệu và tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu.
Hàng năm, Phòng Lưu trữ - Thư viện chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
khoảng 50 mét giá tài liệu để làm thủ tục giao nộp lên Lưu trữ lịch sử. Trong khi
chỉnh lý, đồng thời xác định giá trị hồ sơ tài liệu căn cứ vào các hướng dẫn của
Nhà nước và của Bộ Tài chính cụ thể: Luật Lưu trữ năm 2011 (trước đó là Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001), Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011
của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến;
19


Quyết định 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ Tài chính về Bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu Bộ Tài chính; Quyết định số 4027/QĐ-BTC ngày
06/12/2004 của Bộ Tài chính Ban hành Quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
của Bộ Tài chính; Quyết định số 1138/QĐ-HC ngày 04/8/2003 của Tổng cục
Thuế thuộc Bộ Tài chính v/v Ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành
thuế; các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của loại tài liệu
được đem ra chỉnh lý.
2.2.3.Công tác chỉnh lý tài liệu.
Công tác tổ chức chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy
chế chỉnh lý hồ sơ tài liệu lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 4027/QĐBTC ngày 06/12/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và hướng dẫn tại công văn số
283/VTLLTNN-NVTW ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về
việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính để đảm bảo quản lý,
bảo quản và khai thác có hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Quy trình tổ chức chỉnh lý tài liệu thực hiện theo quy định của Nhà nước

và Quy chế chỉnh lý của Bộ Tài chính.Để công tác chỉnh lý tài liệu đạt kết quả
tốt, cần nắm vững nội dung, nguyên tắc tiến hành quá trình chỉnh lý tài liệu theo
một phông lưu trữ. Đồng thời xây dựng kế hoạch chỉnh lý thật tỉ mỉ khoa học từ
công tác chuẩn bị cho đến xác định và xây dựng phương án phân loại tài liệu.
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của cơ quan, lưu trữ cơ
quan Bộ lựa chọn phương án phân loại tài liệu theo phương án cơ cấu tổ chức thời gian. Phương án này được áp dụng phù hợp với cơ cấu tổ chức, chức năng
của cơ quan. Do cơ cấu tổ chức của cơ quan tương đối ổn định cho nên phương
án này là phương án tối ưu nhất. Đồng thời vận dụng phù hợp với khối tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị.
Ví dụ: Theo phương án phân loại cơ cấu tổ chức- thời gian đã được chọn
tài liệu theo được phân loại theo các bước sau:
Bước 1: Chia tài liệu thuộc Phông Bộ Tài chính theo Cơ cấu tổ chức;
Bước 2: Chia tài liệu theo thời gian ;
Bước 3: Tài liệu trong từng năm được chia thành nhóm lớn, mõi nhóm lớn
20


tương ứng với từng hoạt động ;
Bước 4: Tài liệu trong các nhóm lớn chia thành các nhóm vừa;
Bước 5: Phân loai tài liệu ra các nhóm nhỏ, mỗi nhóm nhỏ tương đương
với một hồ sơ, đơn vị bảo quản.
Tổng số tài liệu hiện nay đã được chỉnh lý khoảng 95% số tài liệu trong
kho.Công tác chỉnh lý đã được các đơn vị bố trí kinh phí để chỉnh lý khoa học;
hiện nay về cơ bản cấp Tổng cục, Cục đã được chỉnh lý tài liệu. Năm 2016, toàn
ngành chỉnh lý được khoảng 75.791,7 mét tài liệu, riêng hệ thống Thuế thuê
dịch vụ chỉnh lý 71.313 mét tài liệu, chiếm 94,09% so với toàn ngành. Tài liệu
sau khi chỉnh lý đã được phân loại, sắp xếp, xây dựng công cụ tra cứu, thuận lợi
cho việc khai thác sử dụng, phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
Công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị được 37.584,4 mét tài liệu, Cụ thể: Cơ
quan Bộ Tài chính đã thực hiện tiêu hủy 250 mét tài liệu lưu trữ hết giá trị; hệ

thống các Tổng cục đã tiêu hủy được 37.333,4 mét tài liệu (Trong đó, cấp Cục,
Chi cục thuộc hệ thống ngành dọc đã tiêu hủy được 28.187,41 mét tài liệu, đặc
biệt riêng Tổng cục Hải quan tiêu hủy được 9.146 mét tài liệu) góp phần giải
phóng kho giá để có thêm diện tích tiếp nhận khối tài liệu đang còn tồn đọng tại
các phòng chuyên môn, phần nào tiết kiệm kinh phí đầu tư xây dựng kho, giá,
các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.
2.2.4.Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
Tài liệu trong kho lưu trữ Bộ Tài chính chủ yếu là tài liệu hành chính nên
tài liệu được thống kê bằng sổ là chủ yếu. Bên cạnh phương pháp truyền thống.
Công tác lưu trữ của Bộ còn sử dụng phần mền Lưu trữ để quản lý tài liệu
Công cụ tra cứu tài liệu dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu
của kho lưu trữ , chỉ dẫn địa chỉ từng hồ sơ, tài liệu giúp người nghiên cứu tra
tìm tài liệu nhanh chóng.
Hiện tại, Lưu trữ của Bộ Tài chính đang áp dụng cả các công cụ truyền
thống và hiện đại trong việc tra tìm tài kiệu đó là: Mục lục hồ sơ và cơ sở dữ
liệu trên máy tính
Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính
21


phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà
nước và Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về chính
phủ điện tử, Lãnh đạo Bộ đã có chủ trương đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác quản lý văn bản điều hành tại cơ quan Bộ và các đơn vị trực
thuộc.
Từ 01/6/2016, Chương trình Quản lý văn bản và điều hành eDocTC đã
triển khai hoạt động trong các đơn vị thuộc Bộ và hệ thống Thuế, hệ thống Dự
trữ,hệ thống Kho bạc Nhà nước. Qua thời gian triển khai, Chương trình đã đạt
được những kết quả nhất định đáp ứng được những yêu cầu cơ bản về quản lý
văn bản, giúp cho việc xử lý văn bản được nhanh chóng, kịp thời, tiết kiệm được

kinh phí văn phòng phẩm. Tổng cục Hải quan đã ứng dụng hệ thống quản lý và
điều hành qua mạng Net.Office. Ủy ban Chứng khoán Nhà nước ứng dụng phần
mềm vào quản lý văn bản đi, đến.
Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt chủ
trương, hiện tại Cục Tin học và Thống kê tài chính phối hợp với Văn phòng Bộ
thiết kê chi tiết Phần mềm quản lý tài liệu Lưu trữ.
Ngoài ra, Bộ Tài chính đang sử dụng Chương trình Hệ thống gửi nhận văn
bản kết nối với Văn phòng Chính phủ qua E-Token để gửi và nhận file văn bản
điện tử và Chương trình Hệ thống cơ sở dữ liệu theo dõi của Chính phủ để kết
nối trực tiếp tới các đơn vị chuyên môn, đảm bảo theo dõi kịp thời tiến độ xử lý
công việc được Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ giao.
Tóm lại, có thể nói việc áp dụng đồng thời các công cụ truyền thống và
hiện đại trong công tác thống kế và tra tìm tài liệu lưu trữ giúp cho cán bộ Lưu
trữ quản lý tài liệu một cách nhanh chóng chính xác.
2.2.5.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Đây là công tác cực kỳ quan trọng trong công tác lưu trữ nhằm đảm bảo
an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu. Nhận thức được điều này nên Lãnh đạo Bộ,
Lãnh đạo Văn phòng đã tạo điều kiện cho lưu trữ trang bị đầy đủ các thiết bị bảo
quản tài liệu. Kho lưu trữ của Bộ được đặt tại tầng 2 là nơi khô ráo, thoáng mát,
môi trường không khí trong sạch, địa chất công trình ổn định, độ chịu tải cao,
22