Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên và đề xuất một số giải pháp

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................6
Chương 1:.............................................................................................................6
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ................................................................................6
TRUNG TÂM GDNN - GDTX QUẬN BA ĐÌNH............................................6
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Trung tâm................................................................................................6
1.1.1. Lịch sử hình thành...............................................................................6
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn........................................................7
1.1.3. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................8
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,
lưu trữ của Trung tâm..................................................................................10
1.2.1. Chức năng..........................................................................................10
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.........................................................................10
1.2.3. Cơ cấu tổ chức...................................................................................11
1.2.4. Tình hình tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ......................................11
Chương 2:...........................................................................................................13
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ.................................13
CỦA TRUNG TÂM GDNN – GDTX QUẬN BA ĐÌNH................................13
2.1. Hoạt động quản lý................................................................................13
2.2. Hoạt động nghiệp vụ............................................................................14
2.2.1. Công tác văn thư................................................................................14
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản......................................................14
2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản........................................................15
2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ..........................................17

2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu...........................................................18
2.2.2. Cơng tác lưu trữ.................................................................................18
2.2.2.1. Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu......................18
2.2.2.2.Tình hình tài liệu đang bảo quản trong kho lưu trữ.........................18
2.2.2.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.............................................19
2.2.2.4. Xác định giá trị tài liệu...................................................................19
2.2.2.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.....................................................20
2.3. Nhận xét................................................................................................20
2.3.1. Ưu điểm.............................................................................................20
2.3.2. Hạn chế..............................................................................................21
Chương 3:...........................................................................................................25
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP, ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP.......25


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
CỦA TRUNG TÂM GDNN – GDTX QUẬN BA ĐÌNH................................25
3.1. Báo cáo tóm tắt những cơng việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đã đạt được......................................................................................25
3.2. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của
Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình
.....................................................................................................................26
3.3. Điều kiện để thực hiện những giải pháp...............................................30
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................32


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên
A. PHẦN MỞ ĐẦU

Trong q trình phát triển xã hội nói chung, q trình phát triển kinh tế
nói riêng, chúng ta luôn luôn phải tham gia nhiều mối quan hệ phức tạp. Những
mối quan hệ với các mức độ khác nhau thể hiện dưới dạng số lượng và chất
lượng. Trong thời đại hiện nay, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, công
nghệ thông tin bùng nổ, những sản phẩm mới ra đời ngày càng nhiều, phân công
lao động sâu sắc và hợp tác trên quy mô ngày càng lớn. Do đó việc giải quyết
những vấn đề nảy sinh trong cơng tác quản lý trở nên hết sức khó khăn và phức
tạp, tốn nhiều cơng sức. Tình hình đó địi hỏi việc lựa chọn một phương pháp
giải quyết có căn cứ khoa học. Nhờ vậy thu thập được khối lượng thông tin đồ
sộ, mà nếu dùng những phương pháp và công cụ quản lý cổ điển thì thời gian
cần thiết quá lớn, vượt xa so với khả năng của con người. Với đặc thù là ngành
giáo dục để có thể lựa chọn được những cách giải quyết tốt nhất nhằm đạt được
những mục tiêu đặt ra trong một giai đoạn nhất định địi hỏi người làm cơng tác
văn thư – lưu trữ phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học,
nhanh chóng, chính xác và chun mơn hóa cao, giúp cho người quản lý nhanh
chóng nắm bắt kịp thời những thông tin và đề ra những giải pháp, quyết định
xác đáng.
Trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào chúng ta cũng thấy có một bộ phận
rất quan trọng, khơng thể thiếu, đó chính là văn phịng. Cơng tác văn phịng có
một vị trí hết sức quan trọng trong hoạt động tham mưu, giúp việc cho sự lãnh
đạo và quản lý của các cơ quan, tổ chức nhà nước ở Trung ương cũng như địa
phương. Công tác văn thư, lưu trữ là một trong những công việc của văn phịng,
hoạt động cung cấp thơng tin bằng văn bản để đảm bảo cho việc chỉ đạo, kiểm
tra, quản lý, điều hành công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mỗi cơ quan, tổ chức. Do đó, công tác văn thư, lưu trữ là một công việc quan
trọng và không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức dù là lớn hay nhỏ. Đặc biệt,

với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực theo nhu cầu xã hội, thuộc lĩnh
vực quản lý của các các cơ quan giáo dục đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu
tương đối nhiều phong phú về hình thức, đa dạng về nội dung và có giá trị về
nhiều mặt. Do đó, cơng tác văn thư, lưu trữ cần được thực hiện một cách nghiêm
1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

túc, khoa học, chính xác để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được diễn ra
suôn sẻ, đồng thời phục vụ nhu cầu nghiên cứu tài liệu, biên soạn lịch sử, chứng
cứ pháp lý xác minh sự việc.
Tuy nhiên, hiện nay nhiều cơ sở giáo dục chưa coi trọng công tác này,
thường bố trí cán bộ khơng có chun mơn kiêm nhiệm, chưa bố trí kho lưu trữ,
khơng lập tập lưu văn bản đi, sắp xếp tài liệu thiếu khoa học... Do đó, đơi khi
những văn bản của cơ quan ban hành còn chưa thống nhất về thể thức, chưa
đúng với quy định của Nhà nước, đồng thời việc khai thác, tra tìm văn bản, tài
liệu lưu trữ khi cần thiết cũng trở nên khó khăn.
Qua thời gian thực tập tại Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục
Thường xun Quận Ba Đình em đã có cái nhìn rõ ràng về công tác văn thư –
lưu trữ trong môi trường giáo dục và dạy nghề, giúp em có cơ hội được làm việc
thực tế, ứng dụng các lý thuyết đã học vào thực tế cơng việc. Từ đó, nhận ra sự
giống và khác nhau giữa lý thuyết đã học và thực tiễn làm việc của Trung tâm.
Ngoài ra, qua quá trình thực tập tại đây em đã đúc kết được cho mình những
kinh nghiệm thực tế quý báu để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn của
mình dưới sự hướng dẫn của cán bộ văn thư, lưu trữ Trung tâm.
Nội dung thực tập gồm có: Quan sát tình hình tổ chức và cán bộ làm cơng
tác văn thư – lưu trữ, tình hình quản lý và chỉ đạo cơng tác văn thư - lưu trữ, tình

hình thực hiện nội dung công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan.
Từ những kiến thức đã được học cùng với thời gian thực tập như trên đã
không chỉ giúp em hồn thiện hơn kiến thức đã học mà cịn mang lại cho em
những kiến thức thực tế mới lạ.
Với bài báo cáo của mình, em xin được trình bày tất cả những gì đã thấy,
được chính tay mình làm so với lý thuyết đã được học ở trường trong suốt thời
gian thực tập tại cơ quan.
Là cán bộ Văn thư – Lưu trữ trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị
cho em một số kiến thức cơ bản.
Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác văn thư cũng như nhận thức
được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với sự phát triển của đất nước.
2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ họat
động quản lý, điều hành của Trung tâm. Nội dung công tác này bao gồm các
việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của Trung tâm; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư. Trong quá trình thực
hiện công tác văn thư ở Trung tâm cần đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác,
hiện đại và bí mật.
Việc lưu trữ và soạn thảo văn bản là một việc làm khơng thể thiếu trong
mơi trường đào tạo nói riêng và các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung.
Các hồ sơ, tài liệu văn bản được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thơng
tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản.
Công việc của Trung tâm được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay khơng

đều do việc tiếp nhận soạn thảo văn bản có làm tốt hay khơng, việc lưu trữ có
được cẩn thận ngăn nắp, khoa học hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác
văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt cơng tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản,
phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với môi trường
đào tạo. Lãnh đạo muốn quản lý tốt các hoạt động của Trung tâm một cách kịp
thời đòi hỏi phải có thơng tin chính xác phải đảm bảo tính thực tiễn một cách
tồn diện.
Ngồi nhận thức được tầm quan trọng của cơng tác văn thư, bản thân em
cịn nhận thấy được cơng tác văn thư tại văn phịng Trung tâm Giáo dục Nghề
nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình cịn tồn tại những điểm bất cập.
Những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan, vừa do điều kiện khách quan.
Nghiên cứu về công tác văn thư nhằm đánh giá thực trạng hoạt động của Trung
tâm và đưa ra một số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
của công tác văn thư tại đây cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động
chung. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng
em là rất lớn.

3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

Công tác văn thư – lưu trữ của Trung tâm có nhiều ưu điểm, tuy nhiên cũng
còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục, đặc biệt trong công tác lưu trữ
của Trung tâm chưa thực sự được quan tâm. Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài “Tìm
hiểu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Giáo dục Nghề
nghiệp – Giáo dục Thường xuyên và đề xuất một số giải pháp” để làm báo

cáo tổng kết kỳ thực tập vừa qua.
Trong quá trình thực tập, em đã nhận được sự quan tâm, chỉ bảo tận tình của
người hướng dẫn - Cơ Lê Thị Hồng Ngân, đồng thời cô cũng là cán bộ văn thư
lưu trữ của Trung tâm. Ngoài ra, em cũng nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các
cơ, chú làm việc trong Tổ Hành chính đã tạo điều kiện thuận lợi để em làm quen
với môi trường mới và mạnh dạn phát huy khả năng chun mơn của mình.
Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng Trung tâm ngày càng phát
triển hồn thiện. Trong thời đại ngày nay dù cơng nghệ thông tin phát triển mạnh
nhưng không thể thiếu những hồ sơ minh chứng. Nó địi hỏi người văn thư phải
biết sắp xếp, phân bố thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ.
Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình là
giáo dục tồn diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường luôn
chấp hành chỉ đạo của phịng Giáo dục Hịa Vang và có mối quan hệ với các cơ
quan hữu quan khác thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay
giải quyết cơng việc, địi hỏi phải có những quy định về thủ tục hành chính văn
thư - lưu trữ. Do đó để đảm bảo thông suốt trong giải quyết công việc cần phải
có sự quản lý khoa học, có sự cải cách thủ tục hành chính, mà trong đó quan
trọng nhất là công tác lập hồ sơ, đây là một yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà
trường phải thực hiện.
Để cơng việc có hiệu quả, đạt thành tích cao địi hỏi trước tiên bản thân của
cán bộ văn thư phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trau dồi kinh
nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi cơng việc.
Biến cái khó thành cái dễ, để thành thói quen của mình, thì cơng việc lúc nào
cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao.

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới sự giúp đỡ, chỉ bảo của cơ Lê Thị
Hồng Ngân, đồng thời em cũng gửi lời cảm ơn tới tất cả các cô chú đang làm
việc tại Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xun Quận Ba
Đình.
Ngồi ra, em cũng muốn gửi lời cảm ơn đến toàn thể các thầy, cô trong
Khoa Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cho em những
kiến thức bổ ích và cần thiết về cơng tác văn thư – lưu trữ để từ đó có thể vận
dụng những lý thuyết vào thực tiễn công việc.
Em xin chân thành cảm ơn!
Nội dung báo cáo thực tập của em ngồi phần Mở đầu và Kết luận, thì
được trình bày theo 03 Chương, gồm:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Giáo dục Nghề nghiệp –
Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình
Chương 2: Thực trạng cơng tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Giáo
dục Nghề nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm Giáo dục Nghề
nghiệp – Giáo dục Thường xuyên Quận Ba Đình và đề xuất, khuyến nghị.

5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1:

GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ

TRUNG TÂM GDNN - GDTX QUẬN BA ĐÌNH
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm
1.1.1. Lịch sử hình thành
Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên Quận Ba Đình
trực thuộc UBND Quận Ba Đình, là đơn vị sự nghiệp cơng lập trong hệ thống
giáo dục và giáo dục nghề nghiệp của thành phố Hà Nội. Trung tâm hoạt động
trên cơ sở của văn bản quy phạm pháp luật sau:
- Luật Giáo dục nghề nghiệp số 74/2014/QH13;
- Luật Giáo dục số 38/2005/QH11;
- Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/2/2015 của Chính phủ về “Quy định cơ
chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập”;
- Quyết định 776/2001/QĐ-BLĐTBXH của Bộ trưởng bộ Lao động Thương binh và Xã hội số ngày 9 tháng 8 năm 2001 về việc ban hành quy chế và
tổ chức hoạt động của Trung tâm dạy nghề;
- Quyết định số 44/2008/QĐ-BGD ĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo ngày 30
tháng 7 năm 2008 về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm
Kỹ thuật tổng hợp – Hướng nghiệp;
- Quyết định số 01/2007/QĐ-BGDĐT ngày 02 tháng 01 năm 2007 của Bộ
trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Trung
tâm giáo dục thường xuyên.
Trung tâm có trụ sở chính tại 23 Nguyễn Trung Trực, Phường Trung Trực,
Quận Ba Đình, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại
Kho bạc Nhà nước. Chịu sự quản lý trực tiếp và toàn diện của UBND Quận,
đồng thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở
Lao động - Thương binh và Xã hội và Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội.

6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xun Quận Ba Đình
có chức năng tổ chức các hoạt động giáo dục nghề nghiệp, dạy nghề, giáo dục
thường xuyên trên địa bàn Quận theo đúng quy định của Luật giáo dục nghề
nghiệp, Luật giáo dục và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
1. Tổ chức xây dựng và thực hiện các chương trình, giáo trình trình độ sơ
cấp dưới 03 tháng đối với những nghề được phép đào tạo. Đào tạo nhân lực trực
tiếp cho sản xuất, kinh doanh và dịch vụ ở trình độ sơ cấp, đào tạo theo hình
thức kèm cặp nghề, truyền nghề, tập nghề; Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ năng
nghề cho người lao động trong doanh nghiệp; Bồi dưỡng hoàn thiện kỹ năng
nghề nghiệp cho người lao động; Dạy nghề miễn phí cho các đối tượng chính
sách của Quận và bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, cập nhật
kiến thức, kỹ năng, chuyển giao công nghệ.
2. Tổ chức thực hiện các chương trình giáo dục thường xun bao gồm:
Chương trình Xóa mù chữ và Giáo dục tiếp tục sau khi biết chữ; Chương trình
giáo dục đáp ứng yêu cầu người học, cập nhật kiến thức, kỹ năng, chuyển giao
cơng nghệ; Chương trình đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ về chuyên mơn,
nghiệp vụ, chương trình giáo dục để lấy bằng của hệ thống giáo dục quốc dân.
3. Dạy kỹ thuật (công nghệ), dạy nghề phổ thông và tư vấn hướng nghiệp
cho học sinh THCS, THPT theo chương trình của Bộ Giáo dục và Đào tạo, bồi
dưỡng giáo viên kỹ thuật các Trường trung học phổ thông về giáo dục kỹ thuật
tổng hợp, hướng nghiệp, nghiên cứu ứng dụng các đề tài khoa học về giáo dục
kỹ thuật tổng hợp, hướng nghiệp, dạy nghề cho học sinh phổ thông
4. Xây dựng kế hoạch tuyển sinh, tổ chức tuyển sinh.
5. Quản lý đội ngũ viên chức, giáo viên và nhân viên của Trung tâm theo
quy định của pháp luật.
6. Tổ chức lao động sản xuất và dịch vụ kỹ thuật phục vụ đào tạo.

7. Nghiên cứu ứng dụng các đề tài khoa học về giáo dục nghề nghiệp, giáo
dục thường xuyên và hướng nghiệp, thử nghiệm, ứng dụng và chuyển giao công
nghệ mới phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.
7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

8. Tổ chức các hoạt động dạy và học, kiểm tra và cấp chứng chỉ theo quy
định.
9. Tư vấn nghề nghiệp, tư vấn việc làm cho người học; Phối hợp với các
trường trung học cơ sở, trung học phổ thông tuyên truyền, hướng nghiệp, phân
luồng học sinh.
10. Phối hợp với các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, gia đình người học
trong hoạt động đào tạo nghề nghiệp, giáo dục thường xuyên và hướng nghiệp;
Tổ chức cho người học tham quan, thực hành, thực tập tại doanh nghiệp.
11. Thực hiện dân chủ, công khai trong việc thực hiện các nhiệm vụ đào tạo
nghề nghiệp, giáo dục thường xuyên và hướng nghiệp.
12. Quản lý, sử dụng đất đai, cơ sở vật chất, trang thiết bị và tài chính theo
quy định của pháp luật.
13. Tạo điều kiện hoặc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cho viên chức, giáo viên
và nhân viên của Trung tâm được học tập, nâng cao trình độ chun mơn,
nghiệp vụ.
14. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định.
15. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
1. Ban Giám đốc: Gồm 01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc
2. Tổ chuyên môn:

+ Tổ giáo vụ:
+ Tổ Hành chính - Tổng hợp
+ Tổ Đào tạo nghề - Hướng nghiệp:
+ Tổ Giáo dục thường xuyên:
+ Tổ sản xuất, dịch vụ, phục vụ đào tạo nghề nghiệp:

8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRUNG TÂM GIÁO DỤC
NGHỀ NGHIỆP – GIÁO DỤC THƯỜNG XUN QUẬN BA ĐÌNH

Chi bộ

Cơng
đồn

Ban Giám
đốc

Hội cha mẹ
học sinh

Tổ Văn
phịng

Đồn
TNCS

Đồn
TNTP

Tổ chun
mơn

Thư viện

Tổ GV

Thiết bị

Tổ HC

Y tế

Tổ ĐT

Kế toán

Tổ GD

Thủ quỹ

Tổ SX

Văn thư

9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư, lưu trữ của Trung tâm
1.2.1. Chức năng
Bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm thuộc sự quản lý trực tiếp của Tổ
Hành chính; có chức năng trực tiếp thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến
công tác VTLT, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về công tác
VTLT, tham mưu, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động cơng tác VTLT Trung
tâm theo định kỳ cho Tổ trưởng Hành chính.
Phịng văn thư hiện nay được bố trí ở tầng 2 gần phòng làm việc của Ban
lãnh đạo Trung tâm. Kho lưu trữ tài liệu của Trung tâm được bố trí bên cạnh
phịng văn thư nên rất thuận tiện cho cơng việc làm công tác lưu trữ và tra cứu
tài liệu.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của công tác VTLT được quy định tại mục
6.3.2 trong Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trung tâm (Ban hành kèm theo
Quyết định số: 01/2017/QĐ-TTGDNN-GDTX ngày 11 tháng 01 năm 2017 của
Giám đốc Trung tâm GDNN – GDTX Quận Ba Đình).
Có thể tóm tắt nhiệm vụ cơ bản của CTVT Trung tâm như sau:
- Thực hiện quy trình văn bản đi;
- Thực hiện quy trình văn bản đến;
- Giúp Ban Giám đốc theo dõi tiến độ và đôn đốc giải quyết văn bản đến;
- Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu, sử dụng theo yêu cầu

công tác của cơ quan;
- Chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giáo viên;
- Bảo quản và sử dụng con dấu Trung tâm và các loại dấu khác;
Nhiệm vụ cơ bản của CTLT Trung tâm gồm có:
- Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các Tổ trưởng chuyên môn lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành;
- Thu nhận, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê hồ sơ, tài liệu;
- Bảo đảm bí mật, an tồn TLLT;
10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

- Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Trung tâm có 01 cán bộ phụ trách công tác văn thư, kiêm nhiệm cơng tác
lưu trữ.
1.2.4. Tình hình tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ
Nhân sự: Cán bộ văn thư lưu trữ có 01 người.
Cán bộ VTLT của Trung tâm trước đây là một nhân viên tạp vụ của cơ
quan. Sau đó, được Trung tâm cử đi học nghiệp vụ VTLT tại lớp trung cấp hệ
vừa làm vừa học của Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I (nay
là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội); chức danh nghề nghiệp là cán sự văn thư,
lưu trữ.
Cán bộ VTLT của Trung tâm đã có kinh nghiệm 21 năm làm cơng việc này.
Tuy nhiên, vẫn chỉ dừng lại trình độ Trung cấp về công tác VTLT, cán bộ VTLT
của Trường chưa tham gia thêm một khóa học nâng cao trình độ chuyên môn
nào khác liên quan đến công tác này.

Về mô hình tổ chức, CTVT Trung tâm được tổ chức theo mơ hình tập
trung. Tức là, tất cả các khâu nghiệp vụ từ việc tiếp nhận, trình Giám đốc cho ý
kiến, đến phân phối, theo dõi, đôn đốc quyết VB đến; từ việc trình ký ban hành,
đóng dấu, làm thủ tục chuyển giao VB, vào sổ theo dõi đến việc lập tập lưu VB
đi đều được thực hiện tập trung ở bộ phận văn thư, trực tiếp do cán bộ VTLT cơ
quan thực hiện. Tất cả mọi công đoạn đều được thực hiện thống nhất theo quy
định của pháp luật và theo Quy chế của Trung tâm.
Kể cả trong CTLT, mọi quá trình thực hiện các nghiệp vụ từ thu thập, xác
định thời hạn bảo quản, sắp xếp tài liệu, thống kê, bảo quản và phục vụ nhu cầu
sử dụng TLLT của cán bộ, giáo viên trong Trung tâm đều được trực tiếp làm bởi
cán bộ VTLT duy nhất của Trung tâm.
Về trang - thiết bị được bố trí cho phịng văn thư gồm có: 01 bàn làm việc
chính, có tủ khóa cất giữ con dấu, và có vách ngăn); 01 ghế xoay; 01 máy tính
để bàn có kết nối mạng; 01 điện thoại; 01 máy in; 01 máy photocopy; 02 tủ sắt
đựng tập lưu VB đi; 01 máy điều hòa khơng khí; 04 đèn điện chiếu sáng.
11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

Phòng văn thư được trang bị đầy đủ những trang – thiết bị cần thiết phục vụ
cho công việc hàng ngày của cán bộ. Tuy nhiên, những máy móc hỗ trợ được sử
dụng tại phòng đa phần được đưa vào sử dụng từ năm 2001, đã cũ, thường
xuyên hỏng hóc và chưa bắt kịp với yêu cầu hiện đại hóa trong CTVT.
Kho lưu trữ của Trung tâm có diện tích khoảng 26m 2, được bố trí các trang
– thiết bị sau: 15 giá sắt; 02 tủ sắt; 01 bàn làm việc; 50 hộp đựng tài liệu; 04
bóng đèn nê-ơng; 02 quạt trần; 02 quạt thơng gió.
Về cách tổ chức, sắp xếp trong phịng làm việc của CBVT theo hình chữ U,

tạo sự kết nối giữa các công việc, tạo điều kiện thuận lợi để CBVT có thể thực
hiện các nghiệp vụ liên tục, không bị dán đoạn.

12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên
Chương 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
CỦA TRUNG TÂM GDNN – GDTX QUẬN BA ĐÌNH
2.1. Hoạt động quản lý
Đối với hoạt động quản lý của Trung tâm về công tác VTLT mới chỉ dừng
lại ở việc xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn về công tác CTVT;
Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trung tâm (Ban hành kèm theo Quyết
định số: 01/2017/QĐ-TTGDNN-GDTX ngày 11 tháng 01 năm 2017 của Giám
đốc Trung tâm GDNN – GDTX Quận Ba Đình) có nêu rõ những quy định chung
và những quy định riêng về CTVT và CTLT. Trong quy định chung có nêu trách
nhiệm và nhiệm vụ trong cơng tác VTLT. Các quy định riêng đã trình bày những
nguyên tắc, quy trình trong việc thực hiện, xử lý từng nghiệp vụ cụ thể. Ngoài
ra, trong quy chế đã sơ đồ hóa q trình giải quyết, xử lý văn bản đi – đến, đồng
thời có đưa Bảng thời hạn bảo quản HS, TL hình thành trong hoạt Trung tâm đối
với công tác VTLT.
Hàng năm Trung tâm tổ chức tổng kết về CTVT. Cán sự văn thư có nhiệm
vụ lập báo cáo về CTVT, sau đó trình lên Tổ trưởng Hành chính và Ban Giám
đốc để các lãnh đạo Trung tâm có thể nắm bắt được những thơng tin cần thiết
chung nhất về CTVT.
Do Trung tâm chưa thực sự coi trọng CTLT nên việc thực hiện các nghiệp

vụ về CTLT rất hạn chế, chưa có một con số cụ thể nào về CTLT được thống kê
hàng năm.
Trong khi, cán sự phụ trách công tác VTLT đã làm công tác này nhiều năm,
cho đến nay cũng sắp nghỉ hưu, nhưng Trung tâm cũng chưa có đề xuất, yêu cầu
nào để cử cán sự VTLT đi học thêm các lớp đào tạo, bồi dưỡng về cơng tác này
nhằm nâng cao thêm trình độ, học hỏi những cái mới, thay đổi và áp dụng những
công nghệ hiện đại ứng dụng vào công tác VTLT, từ đó có thể cải tiến năng suất
làm việc.
Hơn nữa, công tác VTLT hiện nay ở phần lớn các cơ quan đã được ứng
dụng công nghệ thông tin: những phần mềm quản lý văn bản, phần mềm lưu trữ.
13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

Tuy nhiên, ở Trung tâm GDNN - GDTX chưa được ứng dụng bất cứ phần mềm
nào phục vụ cho công tác VTLT.
Trung tâm GDNN - GDTX là một đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo của
UBND Quận Ba Đình về công tác chuyên môn; đồng thời chịu sự lãnh đạo của
các cấp uỷ Đảng và chính quyền địa phương về các hoạt động khác của nhà
trường. Đặc biệt là việc thực hiện Nghị quyết cuả Đảng ủy Quận Ba Đình về
việc phấn đấu xây dựng Trung tâm trở thành một đơn vị dạy nghề chuẩn về tay
nghề cho học viên. Do vậy với công việc của người làm công tác văn thư –lưu
trữ tuy nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc xác lập các loại hồ sơ giúp cho
Giám đốc đơn vị hình thành bộ hồ sơ phục vụ cơng tác xây dựng Trung tâm phát
triển về mọi mặt. Trong q trình làm cơng tác văn thư - lưu trữ, tơi mới thấy hết
những khó khăn, trở ngại trong q trình làm cơng việc này.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1. Cơng tác văn thư
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Các loại văn bản do Trung tâm ban hành là các VB hành chính thơng
thường, và khơng có thẩm quyền ban hành VB quy phạm pháp luật, chủ yếu là
các loại VB sau: Quyết định, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Cơng văn, Đề án,
Tờ trình, Giấy giới thiệu, Thư mời, Giấy mời, Biên bản...
Mỗi loại văn bản được ban hành với các chức năng, mục đích khác nhau:
- Quyết định: Do Giám đốc ban hành, để điều hành các công việc cụ thể
trong đơn vị về các mặt tổ chức, nhân sự, tài chính, kế hoạch, dự án trong phạm
vi cơ quan.
- Công văn: là giấy tờ giao dịch về cơng việc của cơ quan đồn thể trong và
ngồi Trung tâm, dùng để đôn đốc, trả lời, mời họp, giải thích, yêu cầu, kiến
nghị, chất vấn.
- Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc diễn ra trong
Trung tâm, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm,
báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị.

14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

- Thông báo: sử dụng khi muốn báo cho mọi người biết tình hình hoạt
động, tin tức liên quan tới Trung tâm và các đơn vị trực thuộc bằng văn bản.
- Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự
việc để làm chứng về sau. Trong các cuộc họp thơng thường hình thành biên bản
hội nghị, các cuộc họp về soạn thảo giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học hình
thành biên bản nghiệm thu, và một số biên bản khác như: biên bản hợp đồng

kinh tế, biên bản hợp đồng làm việc; biên bản bàn giao...
Về thể thức và kỹ thuật trình VB của Trung tâm được thực hiện theo các
yếu tố thể thức được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Về thẩm quyền ban hành VB của Trung tâm do Giám đốc ký ban hành (đối
với những văn bản quan trọng), 02 Phó Giám đốc (có chức năng “Ký thay”
những cơng việc được phân cấp quản lý).
Khi trình ký lên Ban Giám đốc bất kỳ một VB nào đều được kèm theo một
“Phiếu trình ký ban hành văn bản”. Trên phiếu trình ký phải có đầy đủ ý kiến và
chữ ký xác nhận của Tổ trưởng Hành chính mới đủ điều kiện để trình lên lãnh
đạo Trung tâm xem xét và ký ban hành. Trong trường hợp có ý kiến sửa đổi
trong phiếu trình ký thì người soạn thảo VB phải chỉnh sửa VB theo yêu cầu
được đề nghị. Cán bộ văn thư là người chịu trách nhiệm trình ký lên Ban Giám
đốc ban hành VB.
2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản
a. Quản lý văn bản đi
Đối với văn bản đi, sau khi bản thảo có chữ ký phê duyệt của Ban Giám
Giám đốc, CBVT xem xét lần cuối các yếu tố về thể thức VB mới đóng dấu vào
VB, đăng ký vào sổ và làm thủ tục phát hành VB đi.
CBVT đi sao in (photocopy) số lượng bản cần thiết theo yêu cầu ở nơi nhận
VB. Văn thư giữ một bản lưu để lập tập lưu VB đi, đồng thời trả lại đơn vị soạn
thảo VB một bản lưu cùng với phiếu trình ký kèm theo.
Tuy nhiên, do số lượng VB Trung tâm ban hành một năm không nhiều nên
CBVT dùng 01 sổ đăng ký văn bản đi (năm 2016 theo số liệu báo cáo văn thư là
15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

360 VB), do đó, CBVT đã sử dụng chung một sổ đăng ký VB đi từ năm 2015
cho đến nay.
b. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản gửi đến Trung tâm được tiếp nhận tại phòng văn thư để
làm thủ tục đăng ký và phân phối VB. Hàng ngày, nhân viên bưu điện sẽ gửi các
đơn thư, cơng văn, và báo, tạp chí đến Trung tâm vào một khung giờ nhất định
(khoảng từ 9h đến 10 rưỡi sáng).
Tất cả các VB đến Trung tâm được bóc bì, tập hợp lại và trình lên Giám
đốc cho ý kiến phân phối VB. Sau khi trình lãnh đạo cho ý kiến, CBVT sẽ đi sao
in VB theo số lượng người được lãnh đạo giao giải quyết VB. Sau đó, CBVT
mới làm thủ tục đóng dấu “Đến”, đăng ký vào “Sổ đăng ký Công văn đến” và
làm thủ tục chuyển giao VB đến.
Với bước thực hiện như vậy là CBVT đang làm tắt quy trình, khơng đúng
với quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.
Hơn nữa, khi làm tắt, CBVT đã không đăng ký VB trước khi trình Giám đốc,
nếu trường hợp các VB bị thất lạc, CBVT sẽ khơng kiểm sốt được số lượng VB
bị thất lạc và đó là những VB nào.
Ngồi ra, CBVT của Trung tâm khơng có trách nhiệm theo dõi quá trình
giải quyết VB đến của cá nhân, đơn vị được giao.
Khi đăng ký cột “Đơn vị hoặc người nhận” trong sổ đăng ký công văn đến,
CBVT đã không tách tên từng cá nhân, đơn vị nhận VB, thay vào đó đã u cầu
viết cùng một dịng, do đó gây khó khăn cho người nhận VB khi ký nhận. Ngồi
ra, chỉ khi phải chuyển nhiều VB cùng một lúc cho cùng một người, CBVT mới
yêu cầu người nhận VB ký xác nhận.
Khơng có sổ riêng dùng để đăng ký những loại VB “mật”, mà CBVT đăng
ký chung VB mật với sổ đăng ký công văn đến thông thường.
Đối với những bì thư gửi cá nhân, hay của đơn vị thuộc Trung tâm thì văn
thư chuyển trực tiếp cho người có tên trên bì, khơng bóc bì.
Đối với các văn bản ghi “hoả tốc”, “thượng khẩn”, “mật”, các loại fax, điện

16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

tín thì CBVT ghi rõ giờ đến và chuyển ngay đến tay người nhận theo đúng chế
độ quản lý văn bản.
Những văn bản gửi đến không đúng quy định và không thuộc thẩm quyền
xử lý của Trung tâm thì được trả lại ngay cho nhân viên bưu điện.
2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
Các loại hồ sơ hình thành trong Trung tâm bao gồm: Hồ sơ nguyên tắc, hồ
sơ nhân sự, hồ sơ công việc.
- Hồ sơ nguyên tắc được các cá nhân lập ra làm căn cứ để giải quyết công
việc hàng ngày thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình. Bao gồm các văn bản
hướng dẫn thi hành của cơ quan quản lý Nhà nước về lĩnh vực chuyên môn như
Quyết định quy phạm pháp luật, thông tư, chỉ thị, nghị định, nghị quyết, Luật;
chủ yếu là các bản chụp photocopy. Tuy nhiên, chỉ một số cá nhân thực hiện
được công việc này như là: các cơng chức, viên chức phịng Tài chính – Kế tốn,
kể cả CBVT và Tổ trưởng Hành chính cũng khơng lập được hồ sơ nguyên tắc.
- Hồ sơ nhân sự gồm hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ đảng viên,
hồ sơ học sinh, sinh viên… trong Trung tâm. Hồ sơ nhân sự được lưu giữ tại bộ
phận tổ chức - cán bộ thuộc Tổ Hành chính, trừ hồ sơ đảng viên được lập và lưu
trữ tại Văn phịng Đồn – Đảng.
- Hồ sơ cơng việc được lập bởi các cá nhân, giáo viên của Trung tâm được
giao phụ trách giải quyết hoặc theo dõi giải quyết công việc.
Tuy nhiên, các hồ sơ công việc do các cá nhân lập ra chưa đảm bảo yêu cầu
của một hồ sơ hồn chỉnh. Thơng thường, các giấy tờ có vẻ như liên quan đến

nhau thường được xếp chung vào một cặp, hộp đựng tài liệu hoặc một túi clear
bag, và chỉ được ghi tên nhóm tài liệu đó bằng một tờ giấy ghi chú.
Các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm từ năm 1981
đến 2010 đã được giao nộp vào kho lưu trữ của Trung tâm. Tuy nhiên, các tài
liệu trong kho chỉ một số ít được lập thành hồ sơ hồn thành, cịn lại vẫn ở tình
trạng rời lẻ bó gói, nhàu nát
Đối với những VB, tài liệu từ năm 2011 đến nay vẫn được lưu trữ tại các
đơn vị, chưa được giao nộp vào kho lưu trữ của cơ quan. Do hồ sơ công việc
17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

được lập ra lưu trữ trực tiếp tại tổ chuyên môn nên trách nhiệm quản lý hồ sơ
thuộc về cán bộ chun mơn của tổ đó. Mỗi cá nhân có nhiệm vụ khác nhau sẽ
có một tủ quản lý HS, TL riêng.
2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Tổ trưởng Hành chính là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc
quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan. CBVT là người bảo quản và sử dụng
con dấu của Trung tâm. Con dấu Trung tâm là loại dấu tròn, khơng có hình Quốc
huy.
Ngồi con dấu Trung tâm, cịn có các loại dấu khác như dấu tên, dấu chức
danh, dấu đến, dấu kính tặng, dấu dùng để đóng giáp lai văn bằng, chứng chỉ,…
Tất cả các con dấu trên đều được CBVT bảo quản trong tủ có khóa.
Theo đúng quy định, chỉ CBVT là người được sử dụng con dấu, tuy nhiên,
CBVT đã để cho nhân viên tạp vụ của Trung tâm thay thế để đóng dấu lên
những biên lai thu tiền học phí, hoặc một số VB, giấy tờ khác.
2.2.2. Cơng tác lưu trữ

2.2.2.1. Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu
Như đã được trình bày ở trên, kho lưu trữ của Trung tâm là kho lưu trữ hiện
hành, có tổng diện tích mặt sàn khoảng 26m 2, được bố trí các trang – thiết bị cơ
bản phục vụ cho lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu.
Hiện nay, trong kho mới chỉ lưu trữ tài liệu chủ yếu từ năm 1981 đến năm
2010.
Khối lượng tài liệu chưa được kiểm kê, tổng hợp một cách chính xác.
Việc sắp xếp, bố trí các giá tài liệu trong kho là tương đối khoa học, mỗi
giá cách nhau 0,5 mét; cách tường là 0,5 mét.
Việc sắp xếp HS, TL trong kho không theo một nguyên tắc nào, chủ yếu
theo hình thức mỗi giá tài liệu là của một phịng, ban, đơn vị, nơi nào có HS, TL
cần lưu trữ thì đưa lên giá đã được phân công.
Trang thiết bị bảo quản được sử dụng trong kho tương đối đầy đủ, tuy
nhiên, vẫn thiếu thiết bị báo cháy và chữa cháy.
2.2.2.2.Tình hình tài liệu đang bảo quản trong kho lưu trữ
a. Nội dung tài liệu
18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

Nội dung tài liệu đang được bảo quản trong kho lưu trữ của Trung tâm bao
gồm:
- Tài liệu về tuyển sinh, đào tạo, công nhận tốt nghiệp;
- Tài liệu về hoạt động giảng dạy, nghiên cứu giáo trình;
- Tài liệu về xây dựng cơ bản;
- Tài liệu về tài chính, kế tốn;
- Tài liệu về cán bộ, cơng chức, viên chức, đảng viên.

- Các tập lưu VB đi và các lại sổ đăng ký VB từ năm 1981 đến 2010
b. Thành phần tài liệu
Hiện nay, trong kho lưu trữ bảo quản các tài liệu thuộc các thành phần sau:
- Tài liệu hành chính: các tập lưu VB đi, HS về cán bộ, viên chức, đảng
viên...
- Tài liệu khoa học công nghệ: HS, TL về các sáng kiến kinh nghiệm của
giáo viên, tài liệu xây dựng cơ bản, tài chính, kế tốn.
- Tài liệu chuyên môn: HS, TL về đào tạo, tuyển sinh, giảng dạy.
2.2.2.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Vấn đề thu thập HS, TL đưa vào kho lưu trữ của Trung tâm hiện nay là một
vấn đề cấp thiết phải thực hiện. Bởi tài liệu lưu trữ có giá trị cực kỳ quan trọng
đối với hoạt động thanh tra, kiểm tra, hoạt động chứng thực văn bằng, chứng
chỉ, hay đơn giản là phục vụ hoạt động hàng ngày của cán bộ, giáo viên.
Từ sau năm 2011 đến nay, hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu
trữ chưa được thực hiện. Các tài liệu của các nhân, đơn vị nào thì tự lưu trữ tại
đơn vị đó, thậm chí có đơn vị nhiều HS, TL như tổ Đào tạo – Hướng nghiệp, Tổ
Giáo dục Thường xuyên đã lưu trữ tài liệu tại nơi làm việc. Trong khi đó, kho
lưu trữ của cơ quan thì cịn rất nhiều giá trống, HS, TL thì sắp xếp chưa khoa
học, gọn gàng, mà thường được chất đống.
2.2.2.4. Xác định giá trị tài liệu
Đối với nghiệp vụ này, Trung tâm đã xây dựng một bảng thời hạn bảo quản
HS, TL hình thành trong hoạt động của Trung tâm riêng. Trong bảng thời hạn

19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

bảo quản này có các mức thời gian bảo quản HS, TL như sau: 5 năm, 10 năm, 20
năm, 70 năm, vĩnh viễn.
Tuy nhiên, do các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trung
tâm chưa được thành HS hồn chỉnh, do đó, các tài liệu trong kho lưu trữ chưa
được xác định thời hạn bảo quản.
Vấn đề tiêu hủy tài liệu lưu trữ của Trung tâm được quy định trong quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm rất nghiêm ngặt. Tuy nhiên, trên thực tế,
các HS, TL của phòng, ban, đơn vị giữ từ năm 2011 đến nay nếu thấy không cần
thiết là thực hiện tiêu hủy khơng có tổ chức, khơng được thơng qua Hội đồng
xác định giá trị tài liệu. Thậm chí những tài liệu đang được bảo quản trong kho
lưu trữ, nếu thuộc giá đựng tài liệu của phòng, ban, đơn vị nào thì đơn vị đó có
quyền quyết định tiêu hủy tài liệu.
Trước đây, hình thức tiêu hủy tài liệu lưu trữ là các đơn vị trực tiếp bán.
Tuy nhiên, hiện nay các đơn vị đã thực hiện tiêu hủy tài liệu là đốt tài liệu để
không lộ thông tin ra ngoài.
2.2.2.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Các cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ đến gặp CBVT để yêu
cầu, khi được CBVT chấp nhận, cá nhân đó có thể tự vào khai thác tài liệu, hoặc
nhờ sự trợ giúp của CBVT. Chủ yếu CBVT chỉ thực hiện phục vụ nhu cầu khai
thác tập lưu VB đi của Trung tâm trong các năm. Do mỗi đơn vị được phân cho
một giá đựng tài liệu riêng trong kho lưu trữ và việc sắp xếp các HS, TL khơng
khoa học, khơng có bảng chỉ dẫn nên chỉ những đơn vị có tài liệu mới biết cần
tìm VB đó ở hộp nào hay bó, gói tài liệu nào.
Việc CBVT cho cán bộ, giáo viên trong cơ quan mượn chìa khóa kho lưu
trữ để tự ý khai thác tài liệu lưu trữ như vậy có thể dẫn đến nguy cơ mất mát tài
liệu quan trọng vơ cùng lớn.
Hình thức phục vụ khai thác tài liệu tại lưu trữ của cơ quan hiện nay là hình
thức sao, chụp lại tài liệu gốc và sử dụng tài liệu đã được sao, chụp.
2.3. Nhận xét
2.3.1. Ưu điểm

20


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

Nhìn chung CTVT của Trung tâm đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ
được giao. Mối quan hệ giữa CBVT, lãnh đạo cơ quan, các Tổ chuyên môn được
thiết lập tốt. Việc thực hiện đúng thẩm quyền, uỷ quyền trong quản lý có nhiều
tiến bộ, hoạt động văn thư ở văn phịng có xu hướng đi vào nề nếp, thống nhất.
Thứ nhất, về mơ hình tổ chức cơng tác VTLT đúng theo quy định của Nhà
nước và phù hợp với cơ cấu tổ chức, quy mô và số lượng VB đi – đến của Trung
tâm.
Thứ hai, CBVT kiêm nhiệm CTLT đã có số năm cơng tác lâu dài do đó có
kinh nghiệm trong việc quản lý, xử lý các văn bản, giấy tờ đi – đến của Trung
tâm.
Thứ ba, hệ thống trang – thiết bị bố trí cho phịng văn thư và kho lưu trữ
tương đối đầy đủ, đặc biệt phòng văn thư được trang bị các công nghệ hiện đại
như là máy tính nối mạng, máy scan…
Thứ tư, Trung tâm đã xây dựng Quy chế công tác VTLT nhằm quản lý
thống nhất công tác VTLT trong Trung tâm. Quy chế được xây dựng tương đối
khoa học, chi tiết, nhờ đó CTVT được tiến hành từng bước, nhịp nhàng, đúng
tiến độ theo đúng quy trình, nhằm kịp thời xử lý và cung cấp những thơng tin
hữu ích cho hoạt động của Trung tâm.
Thứ năm, Trung tâm đã xây dựng được kho lưu trữ hiện hành, đồng thời
phục vụ được nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của công chức, viên
chức trong Trung tâm.
2.3.2. Hạn chế
Công tác VTLT của Trung tâm có rất nhiều ưu điểm cần được duy trì và

phát triển, tuy nhiên, vẫn cịn tồn tại một số hạn chế sau:
Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư chưa đáp ứng được yêu cầu: Kho lưu trữ
chưa đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định, lượng tài liệu tồn đọng, tích đống cịn
nhiều chưa được phân loại, chỉnh lý khoa học. Công tác lập hồ sơ công việc và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan ở nhiều đơn vị chưa thực hiện đúng
theo quy định về thời gian giao nộp, thành phần tài liệu giao nộp, do vậy gây
khó khăn trong cơng tác cung cấp thông tin. Chất lượng và số lượng hồ sơ, tài
21


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

liệu hiện lưu tại Lưu trữ cơ quan chưa đảm bảo tốt theo quy định hiện hành. Rất
nhiều tài liệu hiện đang lưu là bản photocopy, thành phần hồ sơ không đầy đủ rất
khó khăn trong q trình phục vụ cung cấp khai thác thông tin.
Khối lượng hồ sơ ngày càng nhiều, nhân sự còn thiếu chưa đáp ứng được
với yêu cầu, cán bộ có nghiệp vụ lưu trữ thì khơng có nghiệp vụ chuyên ngành
và ngược lại nên phần nào gây khó khăn trong cơng tác lưu trữ.
Chế độ chính sách áp dụng cho người làm công tác lưu trữ cịn mang tính
hình thức, đối tượng áp dụng cịn hạn chế.
Quy trình thực hiện một số cơng việc của lĩnh vực lưu trữ đang áp dụng
theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ nhưng chưa thật sự phù hợp với thực tế của
ngành giáo dục.
- Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Đa số các cá nhân,
đơn vị chưa thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ các tổ
chuyên môn về lưu trữ cơ quan hàng năm theo quy định.
- Công tác chỉnh lý: Việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng đã được thực hiện
nhưng chất lượng công tác chỉnh lý chưa đảm bảo theo yêu cầu như: xác định

giá trị tài liệu chưa đúng với giá trị thực tế của tài liệu, tiêu đề hồ sơ và tài liệu
bên trong hồ sơ chưa đồng nhất, tài liệu trong hồ sơ chưa đầy đủ,…
- Công tác bảo quản: Kho lưu trữ còn chật hẹp so với khối lượng tài liệu
hiện có, chưa trang bị các phương tiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của
cơ quan theo quy định; việc bố trí các phương tiện phịng cháy, chữa cháy,
phòng chống mối mọt… tại kho lưu trữ còn thiếu hoặc chưa được trang bị.
- Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa được phong
phú, đa dạng.
- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: Là khâu quyết định đối với sự hoàn
thiện của một Phông lưu trữ, là một nghiệp vụ không thể tách rời với các nghiệp
vụ lưu trữ khác như chỉnh lý, bổ sung, xác định giá trị tài liệu... Do vậy, công tác
thu thập, bổ sung tài liệu quan trọng không kém so với các khâu nghiệp vụ khác
của cơng tác lưu trữ. Do đó, hàng năm nhiệm vụ của người làm công tác lưu trữ
là phải tổ chức thu thập những hồ sơ tài liệu có giá trị lịch sử để bổ sung vào kho
22


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Học viên: Phạm Thị Liên

lưu trữ hiện đang bảo quản, cụ thể các công đoạn như: Lập kế hoạch thu thập hồ
sơ tài liệu; phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức xác định những
loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ; hướng dẫn các cán bộ, công chức
chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu"; chuẩn bị kho
tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ tài liệu; tổ chức tiếp nhận
hồ sơ tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế
tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu".
Nguồn bổ sung tài liệu vào Lưu trữ hiện hành chủ yếu là tài liệu hành
chính, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Đây là nguồn

bổ sung quan trọng nhất, có khối lượng lớn nhất và không ngừng tăng lên theo
đà phát triển của khoa học kỹ thuật. Tuy nhiên, hiện nay ở cơ quan chưa quan
tâm đầu tư đến việc xây dựng kho Lưu trữ chuyên dụng, nên công tác thu thập,
bổ sung tài liệu vào Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức hầu như không thể triển
khai thực hiện được, đây là vấn đề mà lãnh đạo các cơ quan, tổ chức cần phải
quan tâm nhiều hơn.
Trung tâm chỉ bố trí duy nhất một cán bộ phụ trách cả văn thư và lưu trữ,
nên khi cán bộ đó nghỉ do tình trạng sức khỏe, do việc cá nhân, do ln chuyển
cơng tác sẽ khơng có cán bộ thay thế. Trong khi công tác VTLT là đầu mối hoạt
động cung cấp thông tin của Trung tâm, nếu công tác VTLT khơng có người
đảm nhiệm sẽ gây ra nhiều khó khăn và ngừng trệ trong việc giải quyết các công
việc khác nhau của Trung tâm.
Phần lớn các đơn vị chưa ban hành danh mục hồ sơ hàng năm. Việc lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của một số cán bộ chưa đầy đủ. Công chức,
viên chức chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ đặc biệt là việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan. Việc lập hồ sơ cơng việc cịn lúng túng trong các khâu nghiệp
vụ như: chủ yếu là thu thập văn bản cho vào cặp ba dây để lưu giữ và cất vào tủ
cá nhân, trình tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, cách ghi tiêu đề hồ sơ chưa chính
xác.

23