Trung tâm thông tin – thư viện trường đại học nội vụ hà nội

Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn
LỜI CẢM ƠN

Trước tiên em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến thầy giáo, Th.S Lê
Ngọc Diệp, Phó khoa Văn hóa - Thông tin & Xã hội và thầy giáo, Th.S Phạm
Quang Quyền, Giám đốc Trung tâm Thông tin - Thư viện, đã tận tình hướng
dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi để em có thể hoàn thành tốt
kỳ thực tập.
Em cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn các thầy, cô trong Khoa Văn hóa
Thông Tin & Xã Hội – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, những người đã trực tiếp
giảng dạy, truyền đạt kiến thức và hướng dẫn, tạo mọi điều kiện tốt trong suốt
quá trình học tập cũng như thực tập của em.
Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn các cán bộ, thầy cô giáo tại
Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chia sẻ nhiều
kinh nghiệm quý báu giúp em hoàn thành tốt công việc được giao trong thời
gian em thực tập tại cơ quan.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng với lượng kiến thức còn hạn chế, vì
vậy bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em rất mong nhận
được những ý kiến đóng góp để bài báo cáo thực tập hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 17 tháng 03 năm 2017
Sinh viên
Nguyễn Duy Sơn

1305KHTA050


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn
MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

1305KHTA050


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn
LỜI NÓI ĐẦU

Thế kỷ XXI là thế kỷ của công nghệ thông tin, từng phút từng giờ trôi qua
số lượng thông tin ngày càng đa dạng và phong phú. Thông tin đóng một vai trò
quan trọng trong sự phát triển của loài người.Việt Nam đang xây dựng và phát
triển đất nước theo hướng “Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa”, trong bối cảnh cả
thế giới đang bước vào kinh tế tri thức. Tri thức và thông tin đóng vai trò cực kỳ
quan trọng. Sách báo và thư viện là một trong những kênh cung cấp thông tin và
tri thức được Đảng và Nhà nước đánh giá cao. Từ nhận thức đó, trong những
năm qua việc đầu tư để phát triển sự nghiệp thư viện nói chung, đặc biệt là đối
với hệ thống thư viện công cộng được Nhà nước hết sức quan tâm.
Khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin đang phát triển một cách mạnh
mẽ đã làm thay đổi rõ nét các phương thức hoạt động của cơ quan Thông tin –
Thư viện. Các Trung tâm Thông tin - Thư viện không chỉ đơn thuần là nơi lưu
trữ sách mà còn là nơi cung cấp và phổ biến tri thức thông tin. Thư viện là nơi
phục vụ rộng rãi các đối tượng, bám sát nhu cầu thông tin, học tập, công tác và
giải trí của mọi tầng lớp nhân dân trong từng giai đoạn phát triển chính trị, kinh
tế, văn hoá xã hội của đất nước.
Sự phát triển mạnh mẽ cả về số lượng và chất lượng phục vụ của các thư

viện đang trên đường phát triển theo hướng hiện đại. Dần trở thành những thư
viện số hóa, liên kết các thư viện hiện đại tạo thành chuỗi thư viện nhằm đáp
ứng nhu cầu của con người về chia sẻ và trao đổi thông tin giữa các thư viện
toàn cầu. Các thư viện đang áp dụng các mô hình đào tạo cũng như quản lý thư
viện tiên tiến, đổi mới các trang thiết bị truyền thống sang hiện đại để ứng dụng
trong công việc của ngành, đây chính là xu hướng chung của các thư viện hiện
nay.
Để nắm bắt, theo sát được xu hướng này, là một sinh viên chuyên ngành
Khoa học Thư viện, được sự đồng ý của các thầy cô, là lãnh đạo Khoa Văn hóa Thông tin và Xã hội và Trung tâm Thông tin - Thư viện, nhằm đáp ứng yêu cầu
và nội dung quá trình học tập, em được thực tập tại Trung tâm Thông tin - Thư
viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 10 tháng 1 đến 10 tháng 3 năm
1305KHTA050

3


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

2017.
Chương trình thực tập tại Trung tâm Thông tin – Thư viện của nhà trường
là một giai đoạn quan trọng trong suốt quá trình đào tạo, học tập. Đây hoạt động
quan sát, học hỏi, thực hành góp phần đáng kể trong việc củng cố kiến thức,
giúp kết nối giữa lý thuyết với các công việc nghiệp vụ thực tế của Thư viện.
Quan trọng hơn với chương trình thực tập đó là tạo điều kiện khởi đầu cho em
hình dung gần hơn cũng như làm quen với những nghiệp vụ thực tế của Thư
viện, thực tập là cơ hội để em có thể vận dụng, ứng dụng được những kiến thức
trong quá trình học tập vào một số quá trình xử lý nghiệp vụ trong cả hai mặt
truyền thống và hiện đại của Trung tâm Thông tin - Thư viện. Chương trình thực

tập còn mang lại ý nghĩa hết sức to lớn, giúp em không chỉ trong thực hiện các
công đoạn xử lý nghiệp vụ thư viện mà còn định hướng cho em có phong thái
của nhân viên thư viện, cách ứng xử, văn hóa giao tiếp, làm việc trong một cơ
quan. Từ đó, đã tạo nên cho em con đường đi và tiếp thu thêm nhiều kiến thức,
kinh nghiệm để sinh viên như em càng yêu ngành nghề của mình.
Ngoài lời cảm ơn, lời nói đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham
khảo, cơ cấu báo cáo thực tập của em gồm 3 chương:
•

Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội.
• Chương 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu nội sinh tại Trung tâm Thông
tin – Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
• Chương 3: Giải pháp nâng cao hiểu quả công tác xử lý nghiệp vụ tài liệu nội
sinh tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI
1305KHTA050

4


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn
HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

1.1. Sơ lược vài nét về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.1. Lịch sử hình thành
Tiền thân của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là Trường Trung cấp
Văn thư Lưu trữ (thành lập theo quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971,
của Bộ trưởng phủ Thủ tướng); với nhiệm vụ chủ yếu đào tạo cán bộ văn
thư lưu trữ, đến nay sau hơn 42 năm xây dựng, trường đã mở thêm nhiều
chuyên ngành đào tạo nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội.
Tuy mới được ra quyết định trở thành Trường Đại học trong thời
gian chưa dài (tháng 11 năm 2011), nhưng nhà Trường đã và đang từng
bước hoàn thiện để trở thành trường đại học tiên tiến, đa ngành, xứng
đáng với tầm vóc là Trường Đại học hàng đầu trong việc nghiên cứu, đào
tạo cán bộ hành chính, công chức của cả nước.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập theo Quyết định số
2016/QĐ-TT ngày 14/11/2011 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở nâng cấp từ
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội và là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ
thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ.
Trường không chỉ thực hiện chức năng, nhiệm vụ của một trường đại học
công lập mà còn “Phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ”. Hiện
nay, Trường đang tổ chức đào tạo các ngành nghề với các trình độ như sau:
Các ngành đào tạo trình độ đại học, sau đại học gồm: Quản trị nhân lực;
quản trị văn phòng; lưu trữ học; quản lý văn hóa; khoa học thư viện; quản lý nhà
nước.
Các ngành đào tạo trình độ cao đẳng gồm: quản trị nhân lực; hành chính
văn thư; lưu trữ học; quản trị văn phòng; thông tin thư viện; thư ký văn phòng;
quản lý văn hóa; văn thư - lưu trữ; tin học; hành chính học; dịch vụ pháp lý.
Các ngành đào tạo trung cấp chuyên nghiệp và đào tạo nghề gồm: Lưu
trữ; thư ký văn phòng; hành chính văn thư; hành chính văn phòng; thông tin thư
viện; tin học văn phòng; hành chính; quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ.
1305KHTA050

5

Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

Tính đến tháng 05/2015, Trường đã đào tạo được 52.370 học sinh, sinh
viên các bậc, loại hình đào tạo, trong đó có 71 lưu học sinh, thực tập sinh nước
Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào. Hầu hết sinh viên, học sinh của Trường sau khi
tốt nghiệp đều đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp và không ngừng trưởng thành.
Hiện nay, đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên của Trường là 358 người,
trong đó có 303 giảng viên, gồm 03 giáo sư, phó giáo sư, 26 giảng viên có học
vị tiến sĩ, 164 giảng viên có học vị thạc sĩ, còn lại là trình độ đại học. Đội ngũ
này hiện đang được bố trí tại 03 cơ sở đào tạo của Trường là trụ sở chính tại
phường Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội, Cơ sở miền Trung tại Quảng Nam và Văn
phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh.
Với đội ngũ cán bộ, giảng viên và cơ sở vật chất được Bộ Nội vụ quan
tâm đầu tư, Trường đang tổ chức đào tạo 06 ngành học bậc đại học với 4.425
sinh viên hệ chính quy và 1.482 sinh viên hệ vừa làm, vừa học; bậc cao đẳng có
1.974 sinh viên hệ chính quy và 506 sinh viên hệ vừa làm, vừa học; bậc trung
cấp có 287 sinh viên. Bên cạnh đó, nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, Trường còn
được Tổng cục Dạy nghề giao chỉ tiêu đào tạo 153 sinh viên bậc cao đẳng nghề.
Dưới đây là sơ đồ tổ chức của Nhà trường:

1305KHTA050

6

Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

1.1.2. Cơ sở vật chất
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gồm có 07 dãy nhà, trong đó: nhà A là dãy
là hiệu bộ 7 tầng (tầng thứ 6 và 7 vẫn là các phòng học cho sinh viên), nhà B và
nhà C có 7 tầng, nhà D có 5 tầng, nhà E có 6 tầng, nhà G có 4 tầng và nhà H có
5 tầng, đều là các dãy nhà phục vụ việc học tập cho sinh viên.
Trường có đầy đủ các máy tính phục vụ cho mục đích, nhu cầu học tập
của sinh viên.
Trung tâm Thông tin - Thư viện trong nhà trường có hàng ngàn đầu sách
phục vụ cho việc học tập của sinh viên và giảng dạy của giảng viên liên tục từ
7h30 đến 11h30 sáng, từ 13h30 đến 17h30 chiều và trực thêm đến 20h các ngày
trong tuần (trừ chiều thứ 6). Các phòng đọc có đày đủ trang thiết bị phục vụ cho
sinh viên.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có 02 ký túc xá phục vụ cho sinh hoạt của
sinh viên. Các phòng trong ký túc khép kín với đầy đủ tiện nghi, sạch sẽ, thoáng
mát.
1.2. Giới thiệu về Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1305KHTA050

7


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

Chức năng
Trung tâm Thông tin – Thư viện là đơn vị độc lập trực thuộc Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên
cứu, đào tạo và quản lý của cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường thông qua
tổ chức khai thác sử dụng các loại hình tài liệu.
Nhiệm vụ
Trên cơ sở những chức năng đó, những nhiệm vụ cụ thể của Trung tâm
được Nhà trường quy định cụ thể gồm:
Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài
hạn và ngắn hạn của thư viện.
Nghiên cứu, đề xuất các ý kiến và phương án xây dựng, củng cố và phát
triển thông tin – thư viện nhằm phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học
của cán bộ, giáo viên, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên của trường.
Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong và ngoài nước đáp ứng nhu
cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Nhà
trường; thu nhận các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu
khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sĩ, luận
án tiến sĩ của cán bộ giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo, tập
bài giảng và các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu
tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện.
Tổ chức các hoạt động thông tin thư mục, giới thiệu kho tài liệu thư viện
và các hoạt động thông tin tư liệu khác tạo điều kiện cho người dùng tin khai
thác và sử dụng hiệu quả các nguồn tin.
Tổ chức các khóa học đầu năm hướng dẫn sinh viên sử dụng thư viện;
thực hiện công tác hướng dẫn thực hành nghiệp vụ cho sinh viên chuyên ngành
thư viện, phục vụ cán bộ, giảng viên, sinh viên; hướng dẫn bạn đọc mượn giáo
trình, sách báo, tài liệu tham khảo khác.
Quản lý, sử dụng hiệu quả các tài sản được giao bao gồm toàn bộ các
trang thiết bị, sách báo và các tài liệu tham khảo khác; kiểm kê định kỳ vốn tài

liệu, tài sản của thư viện theo quy định hiện hành.
Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ: kiểm tra, phân loại, biên mục tài liệu,
làm thư mục… theo đúng các quy định về công tác thông tin, thư viện. Xây
1305KHTA050

8


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

dựng hệ thống tra cứu, tìm và truy cập thông tin.
Tổ chức các hoạt động, dịch vụ có thu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ
được giao và phù hợp với quy định của pháp luật
Thực hiện báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, năm và báo cáo đột xuất
về tình hình hoạt động của Trung tâm với Hiệu trưởng.
Ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ thông
tin và công tác thư viện; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ
thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả
công tác, thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

1305KHTA050

9


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

Quyền hạn
Trao đổi tài liệu và tham gia vào cuộc cách mạng thông tin – thư viện
trong nước và ngoài nước theo quy định của Chính phủ.
Khước từ yêu cầu của người dùng tin nếu yêu cầu đó trái với quy chế của
Trung tâm
Thu phí từ một số dịch vụ thư viện theo quy định tại Điều 23 của Pháp
lệnh thư viện.
Tiếp nhận tài trợ, giúp đỡ của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
Tham gia các hội nghề nghiệp trong nước và Quốc tế về thư viện.
Xuất, nhập, lưu trữ, bảo quản giáo trình của trường theo yêu cầu của cấp
trên, lưu trữ các tài liệu theo quy đinh của Chính phủ.
1.2.2. Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức
Đội ngũ cán bộ
Trong hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện, các cán bộ có sự
luân chuyển, hỗ trợ nhau giữa hoạt động của các phòng. Cụ thể, trong thời gian
em thực tập tại đây tổng số cán bộ làm việc tại Trung tâm Thông tin – Thư viện
hiện tại là 7 cán bộ:
1. Ths. Phạm Quang Quyền: Giám đốc Trung tâm Thông tin – Thư viện;
là người đại diện của Trung tân Thông tin – Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, điều hành hoạt động hàng ngày của thư viện.
2. Ths. Nguyễn Thị Hồng Nhung, chức danh: Giảng viên – Phụ trách
phòng Xử lý nghiệp vụ và phòng đọc.
3. ThS.Luyện Thị Trang, chức danh: Thư viện viên – Phụ trách phòng
Báo- Tạp chí và tài liệu nội sinh.
4. CN. Vũ Hải Âu, chức danh: Thư viện viên – Phụ trách phòng Xử lý
nghiệp vụ.
5. CN. Lê Quang Huy, chức danh: Thư viện viên – Phụ trách phòng Máy
và phòng dịch vụ.
6. CN Phạm Thị Luân: Phụ trách dọn dẹp, vệ sinh tại Trung tâm.

7. CN.Chu Thị Hằng: Phòng đọc.
Cơ cấu tổ chức

1305KHTA050

10


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

Phòng báo, tạp chí, luận văn và
tài liệu nội sinh
Phòng tin học

Kho sách mượn

Phòng bổ sung và chỉnh lý tài
Phòng dịch vụ

Phòng Giám đốc

liệu

Kho giáo trình

Phòng đọc tài liệu tham khảo

*Danh sách cán bộ, viên chức Trung tâm Thông tin thư viện.

STT
1

HỌ VÀ TÊN

CHỨC
DANH

Ths. Phạm Quang Quyền

Giám đốc

Ths. Nguyễn T. Hồng Nhung

Giảng viên

Ths. Ngô T.Thu Huyền

Giảng viên

2.
3.
4.
5.
6.
7.

Luyện Thị Trang

Thư viện viên

Vũ Hải Âu

Thư viện viên

Lê Quang Huy

Thư viện viên

Phạm Thị Luân

Phục vụ

1305KHTA050

SỐ PHÒNG
H202
P. Giám đốc
H204
P. Nghiệp vụ
]ư
H402
Phòng đọc
H301
Phòng báo, tạp chí.
H204
P. Nghiệp vụ
H303
Phòng dịch vụ
Trung tâm TTTV

11


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

1.2.3. Trụ sở trang thiết bị
Trụ sở của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đai học Nội vụ Hà
Nội được đưa vào sử dụng từ tháng 12/2008; có không gian khép kín, biệt lập và
yên tĩnh. Các phòng đọc, kho sách với bàn quầy, giá sách, bàn ghế mới; cổng từ,
hệ thống đèn quạt hợp lý, có điều hòa không khí, … phục vụ cho người dùng tin
có không gian tốt để nghiên cứu, học tập; đạt tiêu chuẩn của một Thư viện
Trường Đại học, cao đẳng; có thể cùng lúc phục vụ từ 500 đến 700 người.
Trụ sở của Trung tâm tọa lạc tại nhà H với 5 tầng, tổng diện tích sử dụng
2000m2, đạt tiêu chuẩn của một thư viện trường đại học, cao đẳng, có thể cùng
lúc phục vụ từ 500 – 700 người đọc. Với các phòng chức năng được phân bố
như sau:
-

Tầng 2: Phòng Giám đốc; Phòng xử lý nghiệp vụ; Kho sách giáo trình.
Tầng 3: Phòng đọc báo – tạp chí – tài liệu nội sinh, phòng máy – tin học,

-

phòng đọc cán bộ, phòng mượn.
Tầng 4: Kho sách tham khảo, phòng dịch vụ, phòng đọc
Các trang thiết bị hỗ trợ quản lý và khai thác Trung tâm Thông tin – Thư

viện:
-

Số máy nối mạng: 45
Máy in: 03
Máy chủ: 01
Máy photocopy: 01
Cổng từ: 01.
Máy khử từ: 01 chiếc;
Tủ đựng đồ cá nhân của sinh viên: 05 tủ lớn;
Tủ trưng bày tài liệu:02 chiếc;
Số lượng chỗ ngồi dành cho bạn đọc: 218
Bên cạnh đó, Trung tâm Thông tin – Thư viện sử dụng phần mềm

WINISIS để quản lý vốn tài liệu, phục vụ tra cứu; mạng LAN kết nối Internet
theo đường Leaseline. Trung tâm có hệ thống an ninh thư viện là sử dụng cổng
từ 3M-3501 đặt trước lối ra/vào Trung tâm ở tầng 2.
Cơ sở vật chất của Trung tâm tương đối hiện đại và phần nào đáp ứng yêu
cầu đào tạo nguồn nhân lực của Trường trong tình hình mới. Tuy nhiên hoạt của
Trung tâm còn đơn sơ, do đó cần có sự đầu tư kinh phí mở rộng hoạt động của
1305KHTA050

12


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

Trung tâm, mở ra nhiều dịch vụ tiện ích cho người dùng tin.

Trước đây, Trung tâm sử dụng phần mềm BSC - EMIS Library. Sau một
thời gian triển khai xây dựng và sử dụng, phần mềm hoạt động hiệu quả ở
module tra cứu, còn các module vẫn thiếu ổn định và lỗi.
Trong thời gian tháng 6 năm 2008, Trung tâm đã triển khai tạo cấu trúc cá
CSDL thư mục đẻ quản lý các tài liệu hiện có của Trung tâm trên phần mềm
CDS/ISIS for Windows do Unesco cung cấp.
Từ năm 2009, Trung tâm đã bắt đầu sử dụng phần mềm ISIS FOR DOS
trong hoạt động nghiệp vụ thư viện.
Đến năm 2013, Trung tâm Thông tin – Thư viện sử dụng phần mềm
KOHA và Dspace.
1.2.4. Nguồn lực thông tin
Vốn tài liệu là điều kiện đầu tiên để thành lập thư viện và là bộ phận cấu
thành của thư viện. Điều 9 Pháp lệnh Thư viện Việt Nam năm 2000 quy định: “
Thư viện được thành lập khi có những điều kiện sau:
1.
2.
3.
4.

Vốn tài liệu thư viện
Trụ sở, trang thiết bị chuyên dùng
Người có chuyên môn, nghiệp vụ thư viện
Kinh phí đảm bảo cho thư viện hoạt động ổn định và phát triển.”
“Vốn tài liệu là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề

nội dung nhất định, được xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học của nghiệp vụ
thư viện để tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản” (mục
3, điều 2, trang 8, Pháp lệnh thư viện Việt Nam năm 2000).
Nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện gồm: Nguồn lực
thông tin truyền thống (sách, báo, tạp chí,…), nguồn lực thông tin điện tử

(CSDL, CD ROM).
Bảng thống kê nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tính đến ngày 01 tháng 03 năm 2017:
Stt

Loại tài liệu

Số tên tài liệu

Tổng số

Ghi
chú

1
2
3

Sách
Báo
Tạp chí

1305KHTA050

10318 cuốn
Trên 21 tên
Trên 84 tên

10318 cuốn
Trên 17549 tờ

Trên 4614 cuốn
13


Báo cáo thực tập
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Luận văn, luận án
Báo cáo tốt nghiệp
Khóa luận tốt nghiệp
Đề tài nghiên cứu khoa học
Tập bài giảng
Đề án
Kỷ yếu khoa học
Tài liệu bồi dưỡng
Đĩa CD ROM (Tài liệu nội

sinh)
13 CSDL thư mục Koha
14 CSDL toàn văn Dspace

Nguyễn Duy Sơn

Trên 200 tên
Trên 966 tên
Trên 140 tên
Trên 90 tên
Trên 14 tên
Trên 21 tên
Trên 34 tên
Trên 27 tên

Trên 200 cuốn
Trên 966 cuốn
Trên 140 cuốn
Trên 90 cuốn
Trên 25 cuốn
Trên 21 cuốn
Trên 56 cuốn
Trên 27 cuốn
75 đĩa CD ROM
3930 biểu ghi
Hơn 1400 tài liệu

Loại hình tài liệu: 98% tài liệu của Trung tâm Thông tin Thư viện là tài
liệu truyền thống bằng giấy. Tài liệu điện tử như: CD ROM, VCD rất ít, chủ yếu
là đi kèm theo sách được bổ sung.
Về ngôn ngữ:
Tài liệu ngôn ngữ tiếng Việt là chủ yếu, tài liệu ngoại văn rất ít chỉ có 757
quyển sách tham khảo ngoại văn.
Bên cạnh đó có một số sách học tiếng Anh và tài liệu tiếng Pháp.
Nguồn lực thông tin là nguồn thông tin chủ yếu để thỏa mãn nhu cầu học
tập, giảng dạy và nghiên cứu.

1.2.5. Phục vụ bạn đọc
Phục vụ cho thuê và bán tài liệu giáo trình do Phòng Bổ sung và xử lý
nghiệp vụ chịu trách nhiệm, Phòng được bố trí cạnh kho giáo trình nên nhiệm vụ
chính là cho các lớp thuê, mượn giáo trình. Phương thức cho mượn là các lớp có
yêu cầu mượn giáo trình thì lên danh sách cho người đại diện lớp đó; lệ phí
mượn 7.000đ/1 quyển/1 học kỳ.
Ngoài hình thức thuê giáo trình, Trung tâm còn phục vụ người dùng tin
dưới hình thức đọc tại chỗ nhưng số lượng cuốn còn hạn chế. Bên cạnh hai hình
thức trên Trung tâm còn sử dụng hình thức bán giáo trình chuyên ngành cho sinh
viên.
Phục vụ đọc Báo – Tạp chí – Tài liệu nội sinh tại chỗ. Để tạo điều kiện
1305KHTA050

14


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

cho người dùng tin có thể tra cứu tài liệu một cách dễ dàng, cán bộ thư viện của
Phòng Báo – Tạp chí – Tài liệu nội sinh đã xây dựng mục lục thông báo sách
mới và đưa vào sử dụng từ tháng 6 năm 2012. Việc xây dựng mục lục thông báo
sách mới đã đem lại hiệu quả cao, đáp ứng được nhu cầu tìm tin của người dùng
tin, rút ngắn được thời gian tra cứu.
Phòng phục vụ theo hình thức bán mở: Báo – Tạp chí được phục vụ dưới
dạng mở. Tài liệu sau khi được xử lý qua công tác phân loại, vào sổ đăng ký,
đóng dấu, được đưa lên các ô tủ để phục vụ bạn đọc. Các ô tủ được bố trí gần
các dãy bàn của bạn đọc tạo thuận lợi cho bạn đọc khi lấy báo, tạp chí. Người
dùng tin sau khi xuất trình thẻ cho cán bộ thư viện, nếu có nhu cầu đọc báo, tạp

chí sẽ lựa chọn theo yêu cầu của mình.
Tài liệu nội sinh được phục vụ dưới dạng đóng. Người dùng tin có yêu
cầu sử dụng tại liệu dạng này khi xuất trình thẻ cho cán bộ thư viện sẽ được cán
bộ thư viện phát phiếu yêu cầu, người dùng tin có trách nhiệm ghi đầy đủ thông
tin vào phiếu yêu cầu (tên, lớp, báo cáo tốt nghiệp về chuyên đề,…).
Phục vụ đọc sách tham khảo và ngoại văn tại chỗ. Phục vụ tại phòng đọc
tài liệu tại chỗ ở tầng 4 nhà H. Phục vụ chủ yếu là sách tham khảo và ngoại văn.
Phương thức phục vụ: Kho đóng.
Quy trình phục vụ kho đóng: 6 bước:
Ghi phiếu yêu cầu (lấy tại quầy tầng 2 hoặc tại phòng đọc);
Trình thẻ sinh viên/chứng minh thư và phiếu yêu cầu cho cán bộ;
Kiểm tra tài liệu đã nhận được từ cán bộ;
Ghi sổ phòng đọc;
Sử dụng đọc tại chỗ;
Trả lại tài liệu cho cán bộ trước khi nhận thẻ đi về.
Phục vụ truy cập thông tin qua mạng Internet. Hình thức phục vụ này
được thực hiện tại Phòng Máy – Tin học, phòng Máy được bố trí tại tầng 3 của
Trung tâm với diện tích 56m2, có 39 máy tính nối mạng. Nhưng hiện này phòng
vẫn chưa đưa vào phục vụ đông đảo sinh viên trong trường mà chỉ dừng lại ở
việc cho các lớp thuộc chuyên ngành thông tin – thư viện mượn cơ sở vật chất
1305KHTA050

15


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

để giảng dạy.

Qua quá trình nghiên cứu thực trạng và điều kiện của Trung tâm Thông
tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì hiện tại Trung tâm Thông tin
Thư viện cũng đang tiến hành số hóa tài liệu để xây dựng thư viện số, giúp bạn
đọc có thể tìm kiếm thông tin tài liệu một cách nhanh chóng mọi lúc mọi nới
trên môi trường mạng mà không cần trực tiếp đến thư viện.
Bảng thống kê số lượng bạn đọc giai đoạn 2010-2016
Năm
Lượt bạn

2010
3.500

2011
4.000

2012
5.000

2013
6.785

2014
8.000

2015
5.732

2016
4569

đọc
1.2.6. Người dùng tin
Đối tượng người dùng tin của Trung tâm gồm: Các cán bộ lãnh đạo, quản
lý, giảng viên, giáo viên, cán bộ nhân viên và sinh viên đang học tập tại Trường.
* Các cán bộ lãnh đạo, quản lý
Là nhóm người dùng tin đặc biệt của Trung tâm bao gồm các cán bộ làm
công tác quản lý tại các bộ phận: Ban Giám hiệu; Trưởng, phó các Phòng, Khoa,
Ban , Tổ bộ môn; Giám đốc, phó giám đốc các Trung tâm. Nhu cầu thông tin
chính của họ là những thông tin bao quát trên nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã
hội,… những vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển giáo dục chung của các
trường đại học. Họ chiếm tỷ lệ không nhiều. Trong đó họ đặc biệt quan tâm đến
những thông tin về lĩnh vực khoa học mà Nhà trường đã, đang và sẽ đào tạo. Họ
là những người có trình độ chuyên môn, có khối lượng công việc lớn nên thời
gian dành cho việc tìm tin ít, vì thế thông tin phục vụ cho nhóm này là những
thông tin chuyên đề, tổng luận, tổng quan.
* Giảng viên và chuyên viên
Nhóm người dùng tin này bao gồm: các chuyên viên ở các phòng ban,
các giảng viên trong Nhà trường. Mục đích chủ yếu của họ là tìm những tài liệu
liên quan tới môn học mà mình giảng dạy, nghiên cứu nhằm nâng cao chất lượng

1305KHTA050

16


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

giảng dạy đồng thời nghiên cứu thông tin tài liệu để nghiên cứu, xây dựng các

đề tài khoa học. Mặt khác, nhóm người dùng tin này không chỉ sử dụng thông
tin mà còn cung cấp thông tin qua những kết quả nghiên cứu đã đạt được trong
quá trình sử dụng thông tin. Cụ thể đó là những bài giảng, giáo trình, luận văn,
luận án, những sáng kiến cải tiến phương pháp giảng dạy và học tập, những kết
quả công trình nghiên cứu khoa học… Chính vì thế tài liệu mà họ tìm kiếm đó
chính là tài liệu nội sinh, các tài liệu tham khảo về chuyên ngành cùng các lĩnh
vực khác hỗ trợ cho việc giảng dạy. Nhờ đó tạo điều kiện cho cán bộ Trung tâm
tiến hành lựa chọn, bổ sung tài liệu một cách hợp lý.
* Học sinh, sinh viên
Đây chính là nhóm người dùng tin thường xuyên đến với Trung tâm
chiếm tỷ lệ trong tổng số người dùng tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện. Nhu
cầu tin của họ rất phong phú về nội dung, đa dạng về loại hình tài liệu. Họ đến
thư viện để tìm tài liệu liên quan đến các môn học chuyên ngành cũng như tài
liệu tham khảo nâng cao hiểu biết về chuyên ngành mà mình đang học tập. Bên
cạnh đó, sinh viên cũng tới thư viện để tìm kiếm thông tin thông qua truy cập
mạng Internet, tra cứu thông tin mới, đồng thời tìm những tài liệu những tài liệu
giải trí sau những buổi học căng thẳng.
Hình thức phục vụ cho nhòm này chủ yếu là những thông tin phổ biến về
những tri thức cơ bản dưới dạng các loại hình tài liệu như: sách giáo trình, báo
cáo thực tập, báo tạp chí và các loại hình tài liệu khác.
1.2.7. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện.
Sản phẩm thư viện: Mục lục chữ cái; thư mục thông báo sách mới; mục
lục tra cứu trực tuyến OPAC; thư mục chuyên đề; bộ sưu tập các tài liệu số hóa
toàn văn trên phần mềm Dspace.
Dịch vụ thư viện: Dịch vụ cung cấp tài liệu đọc tại chỗ; mượn về nhà;
cung cấp thông tin theo yêu cầu; hỗ trợ tra cứu tìm kiếm thông tin; dịch vụ tra
cứu thông tin thư mục; tra cứu tài liệu toàn văn; dịch vụ upload dữ liệu theo mô
hình mạng ngang hàng.
Sản phẩm và dịch vụ thông tin Thư viện đóng vai trò quan trọng – là nhân
1305KHTA050

17


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

tố quyết định trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của cơ quan Thông tin Thư viện,
là xu hướng tăng có tính lâu bền. Phát triển dịch vụ Thông tin Thư viện nhằm
mục đích tổ chức và sử dụng một cách thích hợp nguồn lực thông tin để kích
thích đổi mới, góp phần thúc đẩy nhanh việc phát triển kinh tế xã hội.
1.3. Xử lý nghiệp vụ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội
Đối với sách, tài liệu nội sinh (luận án, luận văn, đề tài khoa học, báo cáo
thực tập, kỷ yếu hội nghị):
Đăng ký: Đăng ký tổng quát (Tài liệu nội sinh không có), đăng ký cá biệt.
Đóng dấu;
Dán nhãn;
Dán chỉ từ (Đối với sách phòng đọc).
Biên mục hình thức: Trên phần mềm Koha.
Biên mục nội dung: Phân loại, định từ khóa, tóm tắt. (Trên phần mềm
Koha).
Tổ chức kho và phục vụ bạn đọc: Kho phòng đọc, kho phòng mượn, kho
báo tạp chí tài liệu nội sinh.
Đối với báo, tạp chí:
Đăng ký điện tử;
Đóng dấu;
Dán nhãn;
Đóng quyển.

1.4. Nội dung thực tập
1.4.1. Nội dung và quy chế làm việc của cơ quan Thư viện
Nội dung
Qua 2 tháng thực hiện chương trình thực tập (từ ngày 10/01/2017 đến
ngày 10/03/2017) tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội, em được phân công tại phòng Tài liệu Nội sinh, báo- tạp chí (tầng 3), dưới
sự hướng dẫn của cán bộ thư viện – Th.S, cô Luyện Thị Trang, em đã tham gia
vào các khâu trong công tác nghiệp vụ của thư viện:
1305KHTA050

18


Báo cáo thực tập
•

Nhận và đăng ký tài liệu.

•

Đóng dấu, dán nhãn, xếp giá.

•

Biên mục xử lý tài liệu.

•

Kiểm kê tài liệu trong kho.

Nguyễn Duy Sơn

Photo, Scan tài liệu, luận án, báo, tạp chí…
Đây là một hoạt động hay nói cách khác là một dịch vụ khá mới của
Trung tâm Thông tin – Thư viện. Với khả năng và trình độ kiến thức của em mới
chỉ được tiếp cận, được học các môn chuyên ngành, chưa được đào tạo về máy
móc và các phương tiện, trang thiết bị của Thư viện, nhưng với sự hướng dẫn,
chỉ bảo và giúp đỡ tận tình, thầy Lê Quang Huy_cán bộ, thư viện viên của Trung
tâm đã tạo điều kiện cho em có thể làm quen và sử dụng một số tính năng, chức
năng của máy photocopy: đó là chức năng Scan tài liệu.
Hướng dẫn Scan tài liệu
Quy trình các bước thực hiện như sau:
Nhìn trên màn hình máy photo chọn chế độ scanner.

Tiếp đến chọn Scan settings.

1305KHTA050

19


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

Màn hình sẽ hiện thị các chức năng cho chúng ta lựa chọn.
Thứ nhất là tính năng Scan Type  Full Color : Text/ Photo nếu tài liệu
scan là ảnh màu hoặc dấu đỏ chữ ký tươi mà ta muốn bản scan là màu. Tuy
nhiên, không phải chiếc máy photo nào cũng có chức năng scan màu. Mà chỉ có
các dòng máy đời cao như máy Photo Ricoh Mp 8001 mới có chế độ scan màu.

Tiếp đến ta chọn chế độ Scan Size  màn hình sẽ mặc định các định dạng
khổ giấy cho chúng ta chọn.Ví dụ nếu tài liệu scan thuộc kích cỡ giấy A4 thì ta
chọn A4  Chọn OK.
Nếu tài liệu là sách thì ta sẽ xem trang cuối cuốn sách để biết được khổ giấy.
Ví dụ cuốn sách có khổ 16 x 240 cm thì chúng ta chọn chức năng Custom Size.

Trong chức năng Custom Size có 2 chức năng mà chúng ta cần chú ý để
điền thông tin.
1305KHTA050

20


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

Chức năng Original Size gồm X1 và Y1.Căn cứ vào ví dụ scan 1 cuốn
sách có khổ giấy 16 x 24 cm thì ta điền X1 sẽ là 320mm khi ra scan cả 2 trang 1
lúc. Y1 sẽ là 240mm.
Chức năng thứ 2 là Scan Area gồm X3 và Y3.Ta sẽ điền X3 là 320mm
còn Y3 ta điền 230mm nhỏ hơn 10mm để bản scan ra kết quả sẽ đẹp hơn không
bị đen bản.

Tiếp theo nếu tài liệu muốn scan 1 mặt hoặc 2 mặt thì ta chọn chức năng
Original Feed Type - Chọn 1 sided Original nếu là scan 1 mặt hoặc 2 sided
Original nếu scan là 2 mặt - Chọn OK.

Bước tiếp theo ta chọn chức năng Send File Type/ Name  Chọn Single
Page  Chọn Tiff/ Jpeg nếu tài liệu scan là dạng hình ảnh.

Chức năng Multi – Page  Chọn PDF nếu tài liệu scan muốn chuyển định
sang flie PDF.

1305KHTA050

21


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

Chức năng tiếp theo là File Name là chức năng đặt tên cho bản Scan. Sau
khi đặt tên xong thì kết thúc nhấn phím Ok.

Bước cuối cùng, ta chọn đường dẫn để xuất File ra. Chọn Folder  Mr
Huy. Và việc còn lại là đặt tài liệu muốn scan lên khay mặt kính và thực hiện
thao tác scan nhấn nút Start cho mỗi lần lật trang. Khi kết thúc tài liệu muốn
Scan ta nhấn phím #.

1305KHTA050

22


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

Như vậy chúng ta thực hiện chi tiết quy trình Scan tài liệu trên Máy Photo

Ricoh Mp 8001 của trung tâm thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Tổ chức kho và phục vụ bạn đọc
Tổ chức kho:
Sau khi thực hiện quá trình xử lý hình thức và xử lý nội dung đối với tài
liệu nội sinh, tiếp theo tiến hành vệ sinh kho sách và xếp sách vào kho theo môn
loại, xếp theo số đăng ký cá biệt theo nguyên tắc xếp từ trái qua phải, từ trên
xuống dưới.
Đối với đề tài nghiên cứu, báo cáo thực tập, khóa luận, luận văn, luận án,
sắp xếp theo số đăng ký cá biệt, theo cấu trúc của bảng DDC14.
Đối với báo, tạp chí,… sắp xếp theo môn loại.
Phục vụ bạn đọc
Phục vụ đọc sách tham khảo và ngoại văn tại chỗ
Phòng đọc sẽ phục vụ đọc tại chỗ đối với các loại sách tham khảo tiếng
Việt và sách ngoại văn và phục vụ thông qua phiếu yêu cầu (nêu rõ).
Cấu trúc của phiếu yêu cầu:
PHIẾU YÊU CẦU
Họ và tên bạn đọc:
Tên sách 1:
Ký hiệu sách 1:
Tên sách 2:
Ký hiệu sách 2:
….. ngày….tháng ….năm ….
1305KHTA050

23


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

Bạn đọc ký và ghi rõ họ tên

Phục vụ cho thuê và bán tài liệu giáo trình
Phòng Bổ sung và xử lý nghiệp vụ chịu trách nhiệm, các lớp thuê, mượn
giáo trình. Phương thức cho mượn là các lớp có yêu cầu mượn giáo trình thì lên
danh sách cho người đại diện lớp đó; lệ phí mượn 5.000đ/ 1 quyển/ 1 học kỳ.
Bên cạnh hình thức trên Trung tâm Thông tin Thư viện còn sử dụng hình thức
bán giáo trình chuyên ngành cho sinh viên.
Phục vụ đọc Báo – Tạp chí – Tài liệu nội sinh tại chỗ
Phòng Báo, tạp chí, tài liệu nội sinh phục vụ sử dụng tại chỗ đối với các
loại báo ngày, tạp chí và các tài liệu nội sinh như: Báo cáo thực tập, đề tài
nghiên cứu khoa học, luận văn, kỷ yếu hội nghị...
Báo – Tạp chí được phục vụ dưới dạng mở, tức là bạn đọc tự lấy báo, tạp chí
trên giá đọc theo yêu cầu. Tài liệu nội sinh được phục vụ dưới dạng đóng, thông
qua phiếu yêu cầu (mẫu phiếu yêu cầu)
Phục vụ truy cập thông tin qua mạng Internet:
Hình thức phục vụ này được thực hiện tại Phòng Máy – Tin học, phòng
Máy được bố trí tại tầng 3 của Trung tâm với diện tích 56m2, có 39 máy tính nối
mạng.
Có 3 dịch vụ chính đang được cung cấp tại Trung tâm:
• Dịch vụ tra cứu thông tin thư mục (Sử dụng KOHA 3.16.04 bản cập nhật
mới nhất 9-2014).
• Dịch vụ tra cứu thông tin toàn văn. (Sử dụng Dspace 4.2, bản mới nhất
cập nhật 8-2014).
• Dịch vụ chia sẻ dữ liệu theo mô hình mạng ngang hàng. (Sử dụng weezo
4.3 bản mới nhất cập nhật 6-2014).
Ngoài ra, còn tham gia một số công việc như: vệ sinh kho sách, phòng
nghiệp vụ, thu thập tài liệu điện tử, hỗ trợ công việc các phòng tầng 2.
Nội quy, quy chế
Luôn chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy chế làm việc của thư viện,

hoàn thành công việc được giao, giữ gìn an ninh trật tự nơi làm việc và thực hiện
đúng thời gian quy định.
Sáng: Từ 7h30 đến 11h30.
Chiều: Từ 1h15 đến 16h45.
1305KHTA050

24


Báo cáo thực tập

Nguyễn Duy Sơn

Làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (Trừ các ngày nghỉ và lễ, tết theo
quy định của nhà nước).

Chương 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU NỘI SINH
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
2.1. Quy trình xử lý hình thức tài liệu nội sinh tại Trung tâm Thông
tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.1. Đăng ký tài liệu
Đăng ký tổng quát:
Đây là hình thức đăng ký cung cấp những thông tin khái quát về vốn tài
liệu, tổng số tài liệu nói chung cũng như từng môn loại, từng ngôn ngữ nói
riêng, tình hình tài liệu nhập cũng như xuất qua từng thời kỳ.
Đăng ký tổng quát đối với tài liệu nói chung và sách nói riêng được tiến
hành theo từng đợt tài liệu nhập hoặc xuất. Mỗi chứng từ kèm theo là một đơn vị
1305KHTA050

25