bao cao thuc tap ung dung cong nghe thong tin tai van phong UBND va HDND

GVHD: ThS ………...

LỜI MỞ ĐẦU
Thực hành là điều kiện phản ánh năng lực của mỗi sinh viên, do vậy hàng năm Nhà
trường tổ chức cho sinh viên đi thực tập ở cơ quan, đơn vị để sinh viên có dịp cọ sát với
công việc thực tế giúp sinh viên tích lũy kinh nghiệm và kiến thức. Trong chương trình đào
tạo cử nhân hành chính hệ chính quy của Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở Thành phố
Hồ Chí Minh, sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết sinh viên sẽ có 02 tháng thời gian
thực tập tại các cơ quan hành chính Nhà nước nhằm giúp sinh viên có được trải nghiệm thực
tế tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động của cơ quan mình thực tập để hoàn
thành báo cáo thực tập cuối khóa. Đây là một trong những điều kiện tiên quyết để sinh viên
được tốt nghiệp.
Được sự giới thiệu của Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở Thành phố Hồ Chí
Minh, sự giúp đỡ của giảng viên hướng dẫn và sự đồng ý của Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân huyện ..........(sau đây gọi tắt là Văn phòng), tôi đã được thực tập tại cơ
quan. Tại đây, tôi có điều kiện tìm hiểu về công tác ứng dụng công nghệ thông tin của Văn
phòng, đồng thời được sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ, công chức của Văn phòng tôi
đã được thực hiện những khâu nghiệp vụ như một cán bộ thực thụ.
Thực tế hiện nay sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã đem lại rất nhiều
lợi ích cho toàn xã hội. Nhờ có công nghệ thông tin mà giúp con người gần nhau hơn, rút
ngắn khoảng cách cũng như thời gian, giúp con người có thể giao tiếp từ xa mà vẫn đảm bảo
nội dung (Email cá nhân, Hộp thư Công vụ, phần mềm xử lý văn bản eOffice…). Không
những vậy, công nghệ thông tin còn giúp con người thay đổi cách làm việc. Hiện nay ở nước
ta việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc được diễn ra phổ biến, đáng ghi nhận
hơn là các cơ quan Hành chính dần đang triển khai tin học hóa tại đơn vị mình. Nhằm thực
hiện công tác cải cách hành chính nói chung và cải cách thủ tục hành chính nói riêng khi áp
dụng CNTT sẽ giúp ích rất nhiều. Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước ta đã có sự
đầu tư rất lớn trong việc ứng dụng CNTT vào công tác cải cách hành chính nhằm nâng cao
hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực của đời sống xã hội, hiện đại hóa đáp
ứng nhu cầu phát triển ngày càng cao của đất nước. Ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước cũng như trong công tác Văn phòng là thực

SVTH:…………………
1


GVHD: ThS ………...
hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về cải cách hành chính theo hướng tinh gọn, hiện
đại. Do vậy, trong thời gian tới cần có những giải pháp khả thi để nâng cao hiệu quả ứng
dụng CNTT tại Văn phòng cũng như các cơ quan hành chính Nhà nước, góp phần nâng cao
hiệu lực, hiệu quả quản lý và đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính theo hướng hiện đại.
Để thực hiện công việc đạt hiệu quả thì các cơ quan trong bộ máy hành chính Nhà nước cần
có bộ phận tham mưu, giúp việc có trình độ và năng lực tốt (tức Văn phòng mạnh), Văn
phòng thực hiện các chức năng cở bản như: tham mưu, tổng hợp, hậu cần vậy nên cần phải
đủ khả năng để giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Vì vậy, tôi quyết định chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện ..........” để làm chuyên đề báo cáo của
mình với những nội dung chính sau đây:
Phần 1. Báo cáo tình hình thực tập
I. Kế hoạch thực tập
II. Những công việc cụ thể
III. Kết quả thực tập
Phần 2. Báo cáo chuyên đề thực tập
I. Giới thiệu chung về huyện ..........
II. Tổng quan về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện ..........
III. Tổng quan về chuyên đề báo cáo: “Ứng dụng Công nghệ thông tin tại Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện ..........”.
Do thời gian thực tập và nghiên cứu đề tài có hạn, đồng thời bản thân vẫn chưa có
kinh nghiệm thực tế nên không thể tránh được những thiếu sót trong báo cáo. Rất mong nhận
được sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô cũng như của cán bộ Văn phòng để tôi có thể hoàn

thiện bài báo cáo tốt nhất và củng cố thêm kiến thức cho bản thân.
Xin chân thành cảm ơn!

PHẦN 1: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP
Thực hiện Quy chế thực tập đối với sinh viên Đại học Hành chính hệ chính quy của
Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh đối với sinh viên KS12 hệ

SVTH:…………………
2


GVHD: ThS ………...
chính quy niên khóa 2011-2015, tôi xin được báo cáo tình hình thực tập tại Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện .......... như sau:
I. Kế hoạch thực tập
Thời gian

Nội dung công việc

Tuần 1

- Gặp gỡ lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND

Từ ngày 02/03/2015
Đến ngày 06/03/2015

huyện ...........
- Báo cáo Văn phòng HĐND - UBND huyện về kế
hoạch thực tập và đề cương sơ khảo về đề tài thực tập.
- Tìm Hiểu về quy chế của cơ quan thực tập.

Tuần 2
Từ ngày 09/03/2015
Đến ngày 13/03/2015

- Tìm hiểu tổng quan về chức năng nhiệm vụ và hoạt
động của UBND.
- Làm quen với các nghiệp vụ ở Văn phòng tại phòng
Văn thư.
- Photo tài liệu.

Tuần 3

- Triển khai nghiên cứu đề tài.

Từ ngày 16/03/2015

- Quan sát cách thức làm việc của cán bộ trong cơ quan.

Đến ngày 20/03/2015

- Nghiên cứu văn bản, tài liệu của cơ quan liên quan đến
đề tài thực tập.
- Viết đề cương báo cáo thực tập.

Tuần 4
Từ ngày 23/03/2015
Đến ngày 27/03/2015

- Tiếp tục nghiên cứu các tài liệu liên quan phục vụ cho

viêc viết báo cáo thực tập.
- Tham gia sinh hoạt tại cơ quan.
- Tiến hành viết báo cáo thực tập.

Tuần 5

- Giúp các anh/chị chuyên viên những nghiệp vụ cơ bản.

SVTH:…………………
3


GVHD: ThS ………...
Từ ngày 30/03/2015

- Thu thập thêm số liệu cần thiết.

Đến ngày 03/04/2015

- Tiến hành viết báo cáo thực tập.
- Tiếp tục nghiêm cứu văn bản.

Tuần 6

- Hoàn thành báo cáo thực tập.

Từ ngày 06/04/2015

- Trình giảng viên hướng dẫn xem báo cáo và hướng dẫn

Đến ngày 10/04/2015
Tuần 7
Từ ngày 13/04/2015
Đến ngày 18/04/2015
Tuần 8
Từ ngày 20/04/2015
Đến ngày 24/04/2015

chỉnh sửa báo cáo thực tập.
- Hoàn chỉnh báo cáo thực tập theo yêu cầu của giảng
viên hướng dẫn.
- Trình lãnh đạo cơ quan xem xét báo cáo và hướng dẫn
chỉnh sửa báo cáo thực tập.
- Xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND huyện
.......... về Quá trình thực tập.
- Hoàn thành chính thức và chuẩn bị nộp báo cáo thực
tập.

II. Những công việc cụ thể
Trong thời gian thực tập, bản thân tôi đã rút ra được rất nhiều kinh nghiệm khi được
các cán bộ ở Văn phòng hướng dẫn nhiệt tình về tài liệu nghiên cứu phục vụ cho đề tài báo
cáo và các tác nghiệp, nghiệp vụ thực tiễn trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước của
cơ quan. Cụ thể:
2.1. Nghiên cứu tài liệu
Việc nghiên cứu tài liệu chủ yếu nhằm phục vụ hai mục đích chính:
Thứ nhất: Nghiên cứu tài liệu để tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức và quy chế hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dần và Ủy ban nhân dân
huyện ...........

SVTH:…………………

4


GVHD: ThS ………...
Thứ hai: Nghiên cứu tài liệu về những quy định, hoạt động và thực trạng ứng dụng
Công nghệ thông tin trong hoạt động tại Văn phòng Hội đồng nhân dần và Ủy ban nhân dân
huyện ...........
Quá trình nghiên cứu tài liệu bản thân tôi đã thực hiện nghiên cứu, tìm hiểu những
văn bản quy phạm pháp luật sau:
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và
UBND huyện ...........
+ Nghị định số 37/2014/NĐ-CP Nghị định của Chính phủ ngày 23/8/2014 Quy định
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh.
+ Quyết định số 42/2012/QĐ-UBND ngày 12 tháng 5 năm 2012 của UBND
huyện .......... về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và
UBND huyện ...........
- Các văn bản quy đinh về ứng dụng Công nghệ thông tin tại cơ quan hành chính nói
chung và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện .......... nói riêng:
+ Luật Công nghệ thông tin của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
số 67/2006/QH11 ngày 29/06/2006.
+ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 về việc ứng dụng công nghệ thông
tin trong cơ quan Nhà nước.
+ Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/08/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc
phê duyệt chương trình Quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan Nhà nước giai đoạn 2011-2015.
+ Quyết định số 1388/QĐ-UBND ngày 01/12/2010 của UBND tỉnh về việc phê duyệt
kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước tỉnh Kon
Tum giai đoạn 2011-2015.

SVTH:…………………
5


GVHD: ThS ………...
+ Chỉ thị số 03/2011/CT-UBND ngày 13/05/2011 của UBND tỉnh Kon Tum về việc
tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà
nước trên địa bàn tỉnh.
+ Công văn số 366/UBND-TH ngày 12/4/2012 của UBND huyện .......... về việc tăng
cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước
trên địa bàn huyện.
2.2. Tham gia vào các nghiệp vụ
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện .........., được sự quan
tâm hướng dẫn tận tình của các anh/chị cán bộ đã tạo điều kiện cho tôi tham gia vào các tác
nghiệp, nghiệp vụ cụ thể sau:
- Tại bộ phận văn thư-lưu trữ:
Được sự hướng dẫn và giúp đỡ của cán bộ phòng văn thư tôi đã trực tiếp tham gia vào
quá trình phát hành văn bản. Sau khi văn bản do chuyên viên Văn phòng soạn thảo, thủ
trưởng đã ký sẽ giao cho bộ phận văn thư lấy số, đăng ký vào sổ văn bản đi, in ấn, đóng dấu
và phát hành văn bản đi qua đường bưu điện hoặc giao trực tiếp. Tìm kiếm các văn bản khi
các phòng ban thuộc UBND huyện có nhu cầu. Đăng ký văn bản đến vào sổ lưu trữ và tiến
hành chuyển bằng eOffice cho lãnh đạo Văn phòng.
- Tại bộ phận tổng hợp:
Các anh/chị chuyên viên hướng dẫn soạn thảo những văn bản phát hành như công
văn, quyết định, tờ trình, giấy mời, báo cáo...
Ngoài ra trong quá trình thực tập bản thân còn tham gia in ấn, fax các văn bản, tài liệu
mà cơ quan gửi đi các đơn vị khác.
III. Kết quả thực tập
3.1. Kỹ năng
Là một sinh viên năm cuối tôi đã tự chuẩn bị cho bản thân những kỹ năng cần có, tuy

nhiên qua quá trình thực tập tôi đẫ nhận thấy được lý thuyết khác với thực tế, đặc biệt với
tính chất đặc thù trong công việc của cơ quan nhà nước khi được trải nghiệm thực tế với
công việc tại Văn phòng HĐND-UBND huyện .......... đã bước đầu đem lại cho bản thân
những kỹ năng như in ấn, phát hành văn bản hành chính, soạn thảo văn bản, vào sổ văn bản

SVTH:…………………
6


GVHD: ThS ………...
đi, vào sổ văn bản đến; kỹ năng tìm kiếm văn bản, kỹ năng giao tiếp công sở..., những công
việc trên mang nét đặc thù riêng của cơ quan Nhà nước.
3.2. Kinh nghiệm
Là một sinh viên đi thực tập nên kinh nghiệm làm việc tại cơ quan hành chính ban
đầu là không có. Những gì bản thân tự tích lũy được qua những cuộc trò chuyện, những
chuyến đi thực tế chỉ là những kiến thức sơ đẳng nhất không giúp được nhiều khi đi làm
thực sự, chỉ khi va chạm với công việc, được trải nghiệm thực tiễn mới có thể rút ra được
những bài học kinh nghiệm cho bản thân. Sau thời gian thực tập tại cơ quan được tương tác
giữa kiến thức học ở trường và thao tác thực hiện công việc ngoài thực tiễn đã đem lại cho
bản thân tôi những kinh nghiệm quý báu cho công việc sau này. Những kinh nghiệm làm
việc, những kinh nghiệm trong giao tiếp thực sự rất có ích đối với sinh viên sắp ra trường
như tôi.
3.3. Những kiến nghị
Học viện đã sắp xếp thời gian thực tập cho sinh viên hành chính hệ chính quy là 02
tháng ở kỳ học thứ 8 nhằm giúp sinh viên trải nghiệm thực tế với công việc, hình dung ra
những bước cơ sở trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước. Với thời gian như trên
là vừa đủ để sinh viên tìm hiểu và học hỏi những quy chế hoạt động cũng như cách làm việc
của cơ quan thực tập. Trong quá trình học, Học viện nên tăng cường những chuyến đi thực tế
cho sinh viên để khi tiếp xúc với công việc thật sự không quá bỡ ngỡ. Thời gian thực tập tổ
chức sau Tết Nguyên đán là hợp lý, tạo điều kiện về thời gian cũng như để sinh viên liên hệ

cơ quan thực tập tránh khỏi bị động. Vấn đề khúc mắt trong quá trình thực tập là Học viện
nên cấp giấy giới thiệu sớm hơn cho sinh viên để các bạn không quá lo lắng về việc tìm cơ
quan thực tập và có thể chủ động trong việc liên hệ cơ quan thực tập.

PHẦN II:
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ: “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI
VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN ...........”
I. Tổng quan về nơi thực tập
1.1 Vị trí địa lý

SVTH:…………………
7


GVHD: ThS ………...
.......... là một huyện miền cao biên giới thuộc tỉnh Kon Tum, nằm cách tỉnh ……..
khoảng 60 km về hướng Bắc.
- Phía Bắc giáp huyện ……..
- Phía Nam giáp huyện …….
- Phía Đông giáp huyện ………..
- Phía Đông Bắc giáp huyện ……..
- Phía Tây giáp huyện Tà Veng-tỉnh Natanakiri-Vương quốc Campuchia và huyện
Phu Vông-tỉnh Attapư-Nước CHDCND Lào có chung đường biên giới gần 47 km.
Do có vị trí tiếp giáp với Lào và Campuchia nên huyện .......... được gọi là “Ngã ba
Đông Dương” - vùng địa bàn có vị trí chiến lược của tỉnh Kon Tum và cả khu vực trên nhiều
mặt về chính trị, kinh tế, an ninh-quốc phòng cả trong thời bình lẫn thời chiến, đóng vai trò
quan trọng trong phát triển quê hương, đất nước.
1.2. Điều kiện tự nhiên
- Khí hậu thuộc vùng nhiệt đới gió mùa, hàng năm có 2 mùa mưa, khô rõ rệt; mùa
mưa từ tháng 5 đến tháng 10, mưa khô từ tháng 11 đến tháng 4 năm sau. Lượng mưa trung

bình háng năm khoảng 1.730 mm. Độ ẩm trung bình hàng năm khoảng 79,2%. Nhiệt độ
trung bình cả năm 24 độ C, biên độ nhiệt trong ngày giao động khoảng 12 độ C, nhiệt độ cao
nhất trong năm 39 độ C, thấp nhất 7 độ C.
- Đất đai gồm: đất đỏ vàng (chiếm 86,71%), đất mùn núi cao (chiếm 4,96%), đất
xmas phát triển trên đá Granite (chiếm 1,35%), đất phù sa (chiếm 0,97%), đất xói mòn trơ
sỏi (chiếm 0,42%), đất thung lũng dốc (chiếm 0,28%).
- Hệ thống sông, suối chằng chịt gồm sông Pô Cô, suối Đăk Su, suối Đăk Hiêng và
các suối nhánh của sông Pô Cô như: Đăk Na, Đăk Tral, Đăk Trui, Đăk Vai, Đăk Rơ Ling,
Đăk Kal, Đăk Klong, Đăk Rve.
- Tổng diện tích đất tự nhiên là 84.382 ha. Địa hình có sự chia cắt bởi các dãy núi cao
xen lẫn những thung lũng hẹp, cao ở phía Đông-Bắc và Tây-Nam, nghiêng về phía ĐôngNam, gồm 3 dạng địa hình: núi cao, núi thấp và bằng phẳng.
- Với vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên cho thấy huyện .......... là vùng chiến lược quan
trọng về nhiều mặt, giàu tiềm năng phát triển. Đây là lợi thế to lớn để Đảng bộ, chính quyền
và nhân dân trong huyện xây dựng phát triển huyện .......... phát triển bền vững.

SVTH:…………………
8


GVHD: ThS ………...
1.3. Lịch sử hình thành
Những di chỉ, di tích khảo cổ học được khai quật và những tài liệu nghiên cứu đã
chứng minh từ ngàn xưa, ở huyện .......... đã có con người cư trú.
Trước thế kỷ XIX cư dân các dân tộc trên địa bàn huyện .......... sống đoàn kết gắn bó
trong xã hội cộng đồng làng, mang tính biệt lập với bên ngoài. Từ khi thực dân Pháp xâm
lược Kon Tum (trong đó có huyện .......... ngày nay), chúng áp đặt chế độ áp bức bóc lột để
cai trị, người dân nơi đây đã phải gánh chịu nhiều mất mát, đau khổ. Tuy nhiên nhân dân ta
dù ở nơi đâu, dù ở địa phương nào lòng yêu nước vẫn luôn luôn mãnh liệt. Vượt qua mọi
khó khăn, huyện .......... đã bước qua được ngọn lửa chiến tranh giành được độc lập.
.......... đuợc thành lập vào ngày 15/10/1991 và nằm ở ngã ba Đông Dương giáp 2

nước Lào và Cam- puchia, là nơi hội tụ của đường Hồ Chí Minh, Quốc lộ 40 và Quốc lộ
14c, đặc biệt có cửa khẩu quốc tế Bờ Y nên có vị trí rất quan trọng về đầu mối giao lưu kinh
tế-văn hóa-xã hội, có nhiều điều kiện thuận lợi tạo thành hành lang thương mại quốc tế nối
từ Myanma-Đông Bắc Thái Lan-Nam Lào với khu vực Tây Nguyên, duyên hải miền Trung.
Mặt khác, huyện có Vườn quốc gia Chư Mom Ray và khu di tích lịch sử Chiến thắng Plei
Kần, đây là thế mạnh để khai thác tìm năng phát triển ngành du lịch trên địa bàn huyện;
huyện được xác định là 1 trong 3 vùng kinh tế động lực của tỉnh Kon Tum và trong tháng 4
năm 2015 huyện .......... đã được Bộ xây dựng công nhận thị trấn Plei Kần mở rộng đạt đô thị
loại IV, đến hết năm 2015 huyện sẽ được công nhận là Thị xã.
1.4. Tình hình phát triển kinh tế-xã hội
Từ ngày thành lập huyện với cơ sở hạ tầng thấp kém, dân số sống rải rác, du cư, du
canh, trình độ dân trí thấp, cùng với những nét văn hóa truyền thống mang nặng tính nghi lễ,
tập tục. Nền kinh tế chậm phát triển, sản xuất manh mún, thuần nông, độc canh lúa một vụ
(chủ yếu là lúa rẫy). Phương thức của đồng bào dân tộc thiểu số vẫn còn phát, đốt, chọc, tỉa
các loại cây trồng, vật nuôi chủ yếu là giống truyền thống bản địa, năng xuất thấp. Đời sống
vật chất, văn hóa tinh thần của nhân dân còn nhiều khó khăn, thiếu thốn, nạn đói giáp hạt
khá phổ biến, nhiều phong tục, tập quán lạc hậu, mê tín dị đoan vẫn còn ảnh hưởng rất nặng
nề. Sau 20 năm hình thành và phát triển, tốc độ phát triển kinh tế nhanh và bền vững: giai

SVTH:…………………
9


GVHD: ThS ………...
đoạn 1992-1995 là 8,3%, giai đoạn 1996-2000 là 13%, giai đoạn 2001-2005 là 13,2%, giai
đoạn 2006-2010 là 26,1%, thu nhập bình quân đầu người từ 2,65 triệu năm 2001 tăng lên
11,700 triệu đồng năm 2010. Tổng thu ngân sách từ 60 tỷ đồng năm 2005 tăng lên 168,950
tỷ đồng năm 2010 (trong đó thu tại địa bàn từ 29 tỷ đồng tăng lên 55,850 tỷ đồng).
II. Tổng quan về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện ...........

2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND
huyện ..........
Căn cứ Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 5/5/2014 của Chính phủ Quy định tổ chức
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Căn cứ Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 22 tháng 2 năm 2011 của UBND
huyện .......... về việc phân công cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND
huyện ..........
Căn cứ Quy chế làm việc của UBND huyện ...........
Căn cứ quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện .......... Văn phòng
HĐND và UBND có:
2.2.1 Chức năng
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện (sau đây gọi tắt là Văn
phòng) là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu, giúp
việc điều hành, hậu cần và tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt
động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về
chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và
hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương;
đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện .......... có tư cách pháp
nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước huyện ..........; chịu sự chỉ đạo,
quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu sự chỉ
đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,
Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh Kon Tum và Hội đồng nhân dân tỉnh Kon Tum.
2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng, quản lý chương trình công tác của HĐND và UBND huyện theo quy
định của pháp luật, quy chế của cơ quan.

SVTH:…………………
10

GVHD: ThS ………...
- Trình Ủy ban nhân dân huyện các chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân huyện. Đôn đốc, kiểm tra các
phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn trong việc thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện sau khi được
phê duyệt; Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định
của pháp luật.
- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối quan hệ phối
hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy
ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể đóng chân trên địa bàn huyện. Tổ chức công bố,
truyền đạt các Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân huyện; các văn bản quy phạm pháp
luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với
các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các
phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn.
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng
quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của
Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê
duyệt.
- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việc chung của
Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của Hội đồng nhân dân; bảo đảm
việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân,
Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy kỳ họp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng
nhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân.
- Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ
họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân và Ban của Hội đồng
nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng
nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân, cuộc họp Ban của Hội đồng nhân
dân; Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân
dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân giao.
2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện ...........

SVTH:…………………
11


GVHD: ThS ………...
Văn phòng HĐND và UBND huyện .......... được tổ chức, làm việc theo chế độ thủ
trưởng, cụ thể:
- Một Chánh Văn phòng, ba Phó Chánh Văn phòng
- Các bộ phận trực thuộc Văn phòng.
+ Bộ phận tổng hợp.
+ Bộ phận hành chính-quản trị.
+ Bộ phận kế toán-tài vụ.
+ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính.
+ Bộ phận văn thư, lưu trữ.
Biên chế hành chính của Văn phòng HĐND và UBND do UBND huyện .......... quyết
định trong tổng biên chế hành chính của huyện được UBND tỉnh giao.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện ..........

Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng

Chuyên
viên tổng
hợp

Kế toán
tài vụ

Chuyên
viên Hội
đồng

Hành
chính,
quản trị

Phó chánh Văn phòng

Tiếp
nhận và
trả kết
quả

Văn thư,
lưu trữ

2.2. Đội ngũ cán bộ, công chức tại Văn phòng
Những năm trở lại đây chất lượng đội ngũ nhân sự của Văn phòng HĐND và UBND
huyện đã không ngừng được cải thiện và nâng cao. Theo báo cáo chất lượng công chức trong

SVTH:…………………
12

GVHD: ThS ………...
Văn phòng tính đến năm 2015 thì chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức tại Văn phòng
HĐND và UBND huyện được thống kê như sau:
STT

Trình độ

Số lượng (người)

1

Sau đại học

02

2

Đại học

07

3

Cao đẳng

02

4

Trung cấp

01

2.3. Mối quan hệ công tác Văn phòng HĐND và UBND huyện ..........
Thứ nhất: Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Huyện ủy.
- Có quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Huyện ủy trong việc xây dựng chương trình
công tác tháng, năm, báo cáo tình hình, dự kiến những nội dung cần đưa ra trong cuộc họp
giao ban chung của Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân huyện.
- Phối hợp với các Ban của HĐND huyện giúp UBND huyện chuẩn bị các nội dung
công tác, các dự án Thường trực Huyện ủy, HĐND và UBND huyện.
Thứ hai: Quan hệ giữa Văn phòng với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện
và UBND các xã, thị trấn.
- Văn phòng có mối quan hệ mật thiết, phối hợp công tác hàng ngày với các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn để giúp Thường trực Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện nắm bắt mọi hoạt động của các cấp, các ngành; đôn
đốc, báo cáo các đơn vị thực hiện các Chỉ thị, Quyết định và các văn bản chỉ đạo điều hành
của Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện; thực hiện các chế độ báo
cáo theo quy định.
- Hướng dẫn, giúp đỡ Văn phòng HĐND và UBND các xã, thị trấn, các phòng ban,
các ngành, các đơn vị về phương pháp thu thập thông tin, báo cáo để phối hợp trên dưới kip
thời, thông suốt.
Thứ ba: Quan hệ giữa Văn phòng với các tổ chức đoàn thể.

SVTH:…………………
13


GVHD: ThS ………...
Văn phòng có quan hệ thường xuyên với các tổ chức chính trị, các tổ chức chính trịxã hội, các Hội quần chúng để nắm bắt, cung cấp các thông tin chỉ đạo điều hành hoạt động

của UBND huyện, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện. Giúp Chủ tịch và các Phó
Chủ tịch UBND huyện thực hiện quy chế phối hợp giữa Thường trực UBND huyện và Ủy
ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện ...........
Thứ tư: Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng UBND tỉnh.
Văn phòng thường xuyên quan hệ công tác với các cơ quan chuyên môn trực thuộc
Văn phòng UBND tỉnh Kon Tum để nắm bắt các thông tin về quản lý, tiếp thu những kinh
nghiệm tiên tiến về quản lý Văn phòng, những trang thiết bị hiện đại, những quy chế làm
việc mới nhất nhằm thực hiện cái các thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng và hiệu quả
của công tác văn phòng.
2.4. Một số quy trình thủ tục tại Văn phòng HĐND và UBND huyện ...........
Căn cứ theo “Quy chế vận hành hệ thống phần mềm Văn Phòng điện tử - eOffice
huyện .......... năm 2014”.
2.4.1. Quy trình quản lý văn bản đến
Điều 13. Quy trình tiếp nhận, chuyển giao và xử lý văn bản đến:
1. Văn thư vào sổ Văn bản đến: Nhập thông tin của từng văn bản (trích yếu, cơ quan ban
hành, số ký hiệu, ngày tháng...) sau đó thực hiện Scan (quét) tạo thành văn bản điện tử chuyển
đến Chánh văn phòng và kèm theo bản gốc (bản mộc).
2. Chánh văn phòng xem xét chuyển cho Lãnh đạo UBND huyện theo chức năng
nhiệm vụ được phân công.
3. Lãnh đạo UBND huyện xem xét, có ý kiến chỉ đạo và chuyển lãnh đạo các cơ quan
thực hiện. Tuy nhiên, trường hợp Lãnh đạo UBND huyện nhận thấy văn bản không đúng
thẩm quyền thì chuyển lại cho Chánh Văn phòng.
4. Chánh Văn phòng HĐND-UBND kiểm tra, xem xét và chuyển lại cho Lãnh đạo
UBND huyện theo đúng chức năng nhiệm vụ được phân công.
5. Chánh Văn phòng ghi vào phiếu xử lý tài liệu và chuyển Văn thư, Văn thư tiến hành ghi
số ký hiệu, ngày tháng năm, nơi nhận và chuyển bản mộc cho Chánh Văn phòng.

SVTH:…………………
14

GVHD: ThS ………...
6. Các cơ quan, cá nhân nhận được văn bản đến có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét,
xử lý theo đúng Quy chế làm việc của UBND huyện và được thực hiện trên eOffice (theo
chế độ thủ trưởng hoặc trực tuyến).
7. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến trên môi trường mạng

Hình 1: Chu trình công văn đến
2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đi
Điều 14. Quy trình xử lý, giải quyết văn bản đi:
1.Chuyên viên cơ quan chuyên môn hoặc chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND
được giao nhiệm vụ soạn dự thảo văn bản (Văn bản đi) thuộc thẩm quyền quyết định của
Lãnh đạo UBND huyện: Sau khi hoàn thành bản dự thảo, lãnh đạo các cơ quan bản dự thảo
để thẩm định.
2. Sau khi thẩm định Phó phòng chuyên môn hoặc lãnh đạo Văn phòng HĐNDUBND. Chánh Văn phòng nhận văn bản chuyển cho Lãnh đạo UBND huyện

SVTH:…………………
15


GVHD: ThS ………...
3. Sau khi Lãnh đạo UBND huyện nhận văn bản, Lãnh đạo UBND huyện đồng ý thì
chuyển lại cho Trưởng phòng chuyên môn để in và có ký nháy sau đó Trưởng phòng chuyên
môn chuyển bản mộc cho Chánh Văn phòng UBND huyện, Chánh Văn phòng tiếp tục
chuyển cho Lãnh đạo UBND huyện để ký và chuyển Văn thư để phát hành. Văn bản đi phải
được nhập đầy đủ thông tin: trích yếu nội dung, loại văn bản… và xử lý theo đúng quy trình
xử lý văn bản trên hệ thống eOffice.
4. Lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND chịu trách nhiệm chỉ đạo việc thẩm định về
hình thức, thể thức văn bản và trình Lãnh đạo HĐND và UBND huyện xem xét, ký ban
hành. Bản giấy đã được ký duyệt, Văn phòng HĐND-UBND trực tiếp phát hành hoặc thông

báo cho cơ quan soạn thảo đến lấy để chuyển cho Văn thư phát hành theo quy định.
5. Các văn bản đi thuộc thẩm quyền ký ban hành của các cơ quan thực hiện theo quy
trình ban hành văn bản đi của các cơ quan.
6. Văn thư Văn phòng HĐND-UBND có trách nhiệm theo dõi thường xuyên các văn
bản chờ phát hành trên eOffice, khi có văn bản đã được phê duyệt Văn thư có trách nhiệm
vào sổ công văn đi theo đúng quy định hiện hành.
7. Đối với văn bản mật không đăng ký sổ văn bản trên eOffice, phải lập sổ riêng theo
quy định.
8. Sơ đồ quy trình quản lý tham mưu văn bản trên môi trường mạng

SVTH:…………………
16


GVHD: ThS ………...

Hình 2: Chu trình công văn đi
2.4.3. Quy trình quản lý và sử dụng con dấu
- Con dấu được quản lý chặt chẽ theo quy định, Văn thư có trách nhiệm quản lý con
dấu của UBND và Văn phòng UBND, không để người khác sử dụng một cách tùy tiện.
- Chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
- Khi đóng dấu có phụ lục kèm theo, phải đóng dấu vào góc trên bên trái của phụ lục
và đè lên hàng chữ đầu trang. Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài đóng dấu treo phải
đóng dấu giáp lai giữa các trang.
- Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.
2.4.4. Quy trình soạn thảo văn bản
Bước 1: Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng của văn bản mà Lãnh đạo
Văn phòng sẽ chỉ định cho một cá nhân phối hợp phòng liên quan soạn thảo; đồng thời xem

SVTH:…………………
17


GVHD: ThS ………...
xét lại các quy định, tình hình thực tế tại phòng cần cải tiến hoặc quy định mới để phân tích,
chọn lọc thông tin áp dụng vào dự thảo cho phù hợp, đúng quy định, khả thi.
Bước 2: Sau khi đã xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên quan và thống
nhất hướng xây dựng dự thảo, người được lãnh đạo Văn phòng phân công tiến hành dự thảo
văn bản theo các thể thức văn bản và bố cục, cách hành văn, hình thức phải phù hợp với nội
dung văn bản.
- Đối với văn bản thông thường: Trình lãnh đạo phòng soát xét, điều chỉnh nội dung,
hình thức; nếu cần thiết thì họp phòng lấy ý kiến.
- Đối với văn bản quản lý: Trình lãnh đạo phòng soát xét, điều chỉnh nội dung, hình
thức. Sau đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu có) và trình lãnh đạo phòng ký chuyển các
phòng liên quan góp ý.
Bước 3: Sau khi Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt văn bản và cho phép ban hành thì:
Văn phòng thông báo cho nhân viên Văn thư biết để đăng ký văn bản.
Bước 4: Sau khi đã đăng ký văn bản, thì văn thư in ấn nhân bản đúng số lượng cần
phát hành, đóng dấu (kể cả dấu giáp lai nếu có).
Bước 5: Văn bản căn cứ nơi nhận để vào sổ giao nhận hồ sơ, văn bản và phát hành
đầy đủ, kịp thời (mọi việc giao nhận đều phải được ký nhận vào sổ). Văn thư có trách nhiệm
lưu đầy đủ tài liệu đã gửi đi.
III. Tổng quan về chuyên đề báo cáo: ứng dụng Công nghệ thông tin tại Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện ...........
3.1. Cơ sở lý luận
3.1.1. Về văn phòng
- Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho
việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị.

- Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức để phục vụ cho công tác của lãnh đạo.
Thực hiện công việc như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các
thông tin bên ngoài và nội bộ, tham mưu giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành
quản lý cơ quan, đơn vị…
3.1.2. Về công nghệ thông tin
3.1.2.1. Sự cần thiết ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng

SVTH:…………………
18


GVHD: ThS ………...
Công tác văn phòng với rất nhiều công việc cần được giải quyết nhanh chóng, chính
xác, tiết kiệm nhưng nếu chỉ sử dựng bằng phương pháp thủ công thì không thể đáp ứng
những yêu cầu trên, vậy nên cần phải ứng dụng CNTT để hướng đến nền hành chính công
khai, minh bạch, hiệu quả, nhanh chóng.
Hiện nay CNTT đã có mặt trong hầu hết các lĩnh vực trong đời sống xã hội trong đó
có ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính công. Ở Việt Nam nói chung và trong khu vực
công nói riêng, thời gian qua hiệu quả của việc ứng dụng CNTT đã được thừa nhận, Đảng và
Nhà nước luôn giành sự quan tâm lớn đối với công tác ứng dụng CNTT trong công cuộc cải
cách hành chính. Chúng ta đang và đã có các hoạt động ứng dụng CNTT như hệ thống
thông tin pháp luật trực tuyến...Trên thực tế vẫn còn tồn tại những hạn chế như tình trạng
lạm dụng quá nhiều văn bản giấy tờ trong giải quyết công việc hành chính gây lãng phí,
nguyên nhân của tình trạng này là do thói quen nặng về hình thức. Việc nắm bắt thông tin
trong quản lý điều hành hoạt động của Văn phòng là vô cùng cần thiết. Do đó, việc ứng dụng
CNTT vào công tác Văn phòng là một yêu cầu khách quan để thực hiện tốt mực tiêu cải cách
nền hành chính hiện nay.
3.1.2.2. Nguyên tắc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng

Theo điều 24, Luật Công nghệ thông tin quy định:
1. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước phải
được ưu tiên, bảo đảm tính công khai, minh bạch nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt
động của cơ quan nhà nước; tạo điều kiện để nhân dân thực hiện tốt quyền và nghĩa vụ công
dân.
2. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước phải
thúc đẩy chương trình đổi mới hoạt động của cơ quan nhà nước và chương trình cải cách
hành chính.
3. Việc cung cấp, trao đổi thông tin phải bảo đảm chính xác và phù hợp với mục đích
sử dụng.
4. Quy trình, thủ tục hoạt động phải công khai, minh bạch.

SVTH:…………………
19


GVHD: ThS ………...
5. Sử dụng thống nhất tiêu chuẩn, bảo đảm tính tương thích về công nghệ trong toàn
bộ hệ thống thông tin của các cơ quan nhà nước.
6. Bảo đảm an ninh, an toàn, tiết kiệm và có hiệu quả.
7. Người đứng đầu cơ quan nhà nước phải chịu trách nhiệm về việc ứng dụng công
nghệ thông tin thuộc thẩm quyền quản lý của mình.
3.1.2.3. Nội dung quản lý Nhà nước về ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng
Điều 6, Luật Công nghệ thông tin quy định:
1. Xây dựng, tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách ứng dụng
và phát triển công nghệ thông tin.
2. Xây dựng, ban hành, tuyên truyền, phổ biến, tổ chức thực hiện văn bản quy phạm
pháp luật, tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
3. Quản lý an toàn, an ninh thông tin trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin.
4. Tổ chức quản lý và sử dụng tài nguyên thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia.

5. Quản lý và tạo điều kiện thúc đẩy công tác hợp tác quốc tế về công nghệ thông tin.
6.Quản lý, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin.
7. Xây dựng cơ chế, chính sách và các quy định liên quan đến sản phẩm, dịch vụ công
ích trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
8. Xây dựng cơ chế, chính sách và các quy định về việc huy động nguồn lực công
nghệ thông tin phục vụ quốc phòng, an ninh và các trường hợp khẩn cấp quy định tại Điều
14 của Luật này.
9. Quản lý thống kê về công nghệ thông tin.
10. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm trong lĩnh vực
công nghệ thông tin.
3.1.2.4. Cơ sở pháp lý cho việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng
Các văn bản ở trung ương:

SVTH:…………………
20


GVHD: ThS ………...
Ngày, tháng,
STT

Số, ký hiệu

năm ban hành

Trích yếu nội dung văn bản

văn bản
1

67/2006/QH11

26/06/2006

Luật Công nghệ thông tin
Chỉ thị của Bộ Chính trị về việc đẩy mạnh

2

58/CT-TW

17/10/2000

ứng dụng CNTT trong sự nghiệp công
nghiệp hoá và hiện đại hoá
Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về

3

246/2005/QĐ-TTg

06/10/2005

Phê duyệt Chiến lược phát triển công nghệ
thông tin và truyền thông Việt Nam đến
năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
Nghị định của Chính phủ về Ứng dụng

4

64/2007/NÐ-CP

10/04/2007

công nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan nhà nước
Quyết định của Bộ Thông tin và Truyền

5 20/2008/QĐ-BTTTT

09/4/2008

thông về việc Ban hành Danh mục tiêu
chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin
trong cơ quan Nhà nước.
Quyết định của Bộ Thông tin và Truyền
thông về việc thành lập Ban điều hành

6

698/QĐ-BTTTT

18/5/2010

triển khai công tác ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà
nước.
Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về
phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng

7

1605/QĐ-TTg

27/08/2010

dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 –
2015.

SVTH:…………………
21


GVHD: ThS ………...
Quyết định của Bộ Thông tin và Truyến
8

896/QĐ-BTTTT

09/4/2012

thông về việc phê duyệt Quy hoạch phát
triển nhân lực ngành Thông tin và Truyền
thông giai đoạn 2011-2020
Thông tư của Bộ Thông tin và truyền

9

06/2013/TT-BTTTT

07/3/2013

thông Quy định chế độ báo cáo định kỳ về
tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
của cơ quan Nhà nước

Các văn bản ở địa phương:
Ngày,
STT

Số, ký hiệu

tháng ban
hành văn

Cơ quan ban hành

Trích yếu

bản
Về việc phê duyệt quy hoạch
tổng thể phát triển CNTT
1

75/QĐ-UBND

20/1/2009

UBND tỉnh Kon Tum

tỉnh Kon Tum giai đoạn
2008-2015 và định hướng
đến năm 2020.
Về việc quy định về quản lý

2

22/2009/QĐUBND

18/3/2009

UBND tỉnh Kon Tum

sử dụng hệ thống thư điện tử
công vụ trong cơ quan hành
chính trên địa bàn tỉnh.
Về việc phê duyệt Kế hoạch
ứng dụng CNTT trong hoạt

3

1388/QĐ-UBND 07/12/2010 UBND tỉnh Kon Tum

động của cơ quan Nhà nước
tỉnh Kon Tum giai đoạn

4

13/2014/CT-

23/4/2014

UBND tỉnh Kon Tum

UBND

2011-2015
Về việc tăng cường ứng
dụng CNTT trong hoạt động

SVTH:…………………
22


GVHD: ThS ………...
của cơ quan Nhà nước trên
địa bàn tỉnh
Về việc thành lập trang
Thông
132/QĐ-UBND 13/10/2011

UBND huyện ..........

5
1032/KH-UBND 21/12/2014

UBND huyện ..........

tin

điện

tử

huyện ..........
Kế hoạch ứng dụng CNTT
trong hoạt động của cơ quan
Nhà nước trên địa bàn huyện
.......... năm 2015
Về việc tăng cường sử dụng

6

545/UBND-TH 24/4/2012

UBND huyện ..........

hệ thống thư điện tử công vụ
trong hoạt động của cơ quan
hành chính Nhà nước.

3.1.2.5. Các nghiệp vụ chủ yếu ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng
Trước khi ứng dụng CNTT vào công tác Văn phòng, khối lượng sổ sách, công văn rất
nhiều, xử lý chậm và hay sai xót nhưng từ khi ứng dụng CNTT, việc giải quyết công văn
nhah chóng và chính xác hơn nhiều. Công tác văn phòng gồm 03 mảng chính là tham mưu
tổng hợp, hành chính tổ chức và quản trị tài vụ và 03 mảng đều có thể ứng dụng CNTT để có
hiệu quả cao.
- Công tác tham mưu tổng hợp: ứng dụng CNTT trong lĩnh vực này có nhiều thuận
lợi và phù hợp. Việc ứng dụng CNTT sẽ nâng cao hiệu quả trong việc theo dõi các chương

trình công tác, sắp xếp lịch làm việc bằng các phần mềm nhắc nhở, theo dõi công việc chẳng
hạn như Microsoft Office Project Manager, các gader của hệ điều hành Windows Vista...
nhanh chóng thu thập và xử lý thông tin tham mưu cho lãnh đạo một cách chính xác, dễ
dàng trong quá trình theo dõi diễn biến của các luồng thông tin bằng Internet, các phần mềm
nghiệp vụ, các website tìm kiếm, hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên ngành... Triển khai nhanh
chóng các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cho các ngành, các cấp trực thuộc và các phương tiện
thông tin đại chúng do đó hiệu quả được tăng cường do quy trình triển khai khoa học và
nhanh chóng.

SVTH:…………………
23


GVHD: ThS ………...
- Công tác hành chính, tổ chức: đây cũng là mảng khi ứng dụng CNTT sẽ mang lại
hiệu quả cao trong công việc. Việc ứng dụng CNTT trong công tác hành chính, tổ chức đảm
bảo quản lý chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ; đảm bảo hệ thống văn bản ban hành
đáp ứng đầy đủ yêu cầu về thể thức và các yêu cầu về văn bản theo yêu quy định của Nhà
nước một cách thống nhất. Lưu trữ thông tin bằng phương pháp số hóa sẽ là cách hiệu quả,
phục vụ nhanh nhất nhu cầu tìm kiếm thông tin để xử lý công việc. Quản lý hệ thống các vấn
đề liên quan đến nhân sự, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; nhanh
chóng tìm thông tin về lịch sử công việc; các thông tin về thi đua, khen thưởng một cách
nhanh chóng, hiệu quả.
- Công tác quản trị, tài vụ: Ứng dụng CNTT trong công tác này được thực hiện một
lần do tính chất đặc thù của công việc. Chủ yếu là sử dụng máy vi tính và các phần mềm để
quan lý phương tiện, cơ sở vật chất kỹ thuật có khoa học, dễ kiểm tra, kiểm soát tài sản
công... hạn chế tình trạng thất thoát.
Trong báo cáo thực tập này, xin tập trung đề cập việc ứng dụng CNTT trong 02 mảng
công tác là tham mưu tổng hợp và hành chính, tổ chức. Trong đó sẽ tập trung nghiên cứu
thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ; công tác xử lý thông tin để tham

mưu cho lãnh đạo; tìm ra các hạn chế đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện và nâng
cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng.
3.2. Thực trạng ứng dụng CNTT tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân huyện ..........
3.2.1. Hạ tầng ứng dụng CNTT tại Văn phòng HĐND và UBND huyện ..........
a. Hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị máy móc
- Máy tính: Toàn Văn phòng có 12 máy tính để bàn và 01 máy tính xách tay (laptop)
để phục vụ các chuyến công tác dài ngày của lãnh đạo.
- Máy chủ: Hiện tại Văn phòng có 01 máy chủ Serves...
- Máy photocoppy: 01 máy.
- Máy fax: 01 máy.
- Máy Scanner: 01 máy.
- Máy in Canon 3300: 6 máy.
Hiện tại toàn Văn phòng đã có đường truyền internet tốc độ cao (ADSL), có mạng nội
bộ (LAN). Bên cạnh đó UBND huyện đã đầu tư 01 đường truyền cáp quang do Trung tâm
Viễn thông II lắp đặt.

SVTH:…………………
24


GVHD: ThS ………...
Nhìn chung cơ sở hạ tầng trang thiết bị phục vụ cho hoạt động ứng dụng CNTT tại
Văn phòng HĐND và UBND huyện .......... được trang bị tương đối đầy đủ, tạo điều kiện
cho việc ứng dụng CNTT vào các công việc của Văn phòng.
b. Nguồn nhân lực thực hiện công tác CNTT tại Văn phòng HĐND và UBND
huyện ..........
Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện .......... đã thành lập bộ phận quản trị mạng,
website do chuyên viên văn phòng phụ trách.
Tổ biên tập trang thông tin điện tử huyện do Phó Chủ tịch Thường trực UBND huyện

phụ trách chính.
Hiện nay phần lớn cán bộ, công chức và nhân viên tại Văn phòng đều có trình độ tin
học cơ bản, biết sử dụng các phần mềm để áp dụng vào công việc cụ thể:
STT

Trình độ

Số lượng (người)

1

A

6

2

B

6

3.2.2 Tình hình ứng dụng CNTT tại Văn phòng HĐND và UBND huyện ..........
a. Tình hình triển khai phần mềm eOffice:
Phần mềm ứng dụng eOffice của UBND huyện .......... là phần mềm do Công
ty BKav cung cấp.
Bộ phận chuyên môn phụ trách Công nghệ thông tin (Administrator) quản lý máy chủ
eOffice (Server eOffice) có trách nhiệm tạo lập tài khoản người dùng trên hệ thống eOffice
cho CBCCVC&NLĐ của các cơ quan được triển khai sử dụng eOffice theo kế hoạch của
UBND huyện.
Quy chế Vận hành hệ thống phần mềm Văn Phòng điện tử - eOffice huyện ..........

năm 2014, quy định:
eOffice là phương thức trao đổi thông tin bắt buộc trong chế độ làm việc hàng ngày
của UBND huyện và các cơ quan. Các hoạt động trao đổi thông tin liên quan đến nhiệm vụ
của CBCCVC&NLĐ làm việc tại các cơ quan sẽ được thực hiện trên eOffice.
eOffice bảo đảm việc trao đổi, lưu trữ, khai thác và sử dụng thông tin trong nội bộ
huyện .......... thông qua các dịch vụ trên mạng LAN và Internet. Hệ thống eOffice phải được

SVTH:…………………
25