Một số biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại trường mầm non

I. THÔNG TIN CHUNG
1. Tên sáng kiến: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác
quản lý văn thư, lưu trữ tại trường mầm non
2. Tác giả:
Họ và tên: Hà Ngọc Đoài
Năm sinh: 1989
Nơi thường trú: Mường Cang - Than Uyên - Lai Châu
Trình độ chuyên môn: Đại học sư phạm Sinh
Chức vụ công tác: Nhân viên
Nơi làm việc: Trường Mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta - Tân Uyên - Lai Châu
Điện thoại: 0973635030
3. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Quản lý văn thư lưu trữ.
4. Thời gian áp dụng sáng kiến: Từ ngày 1 tháng 9 năm 2014 đến ngày
1 tháng 9 năm 2015
5. Đơn vị áp dụng sáng kiến:
Tên đơn vị: Trường MN Hoa Hồng xã Pắc Ta
Địa chỉ: Bản Sài Lương - Pắc Ta - Tân Uyên - Lai Châu
Điện thoại: 02316505607
II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến:
- Ngày nay trước tình hình phát triển, đổi mới ngày càng sâu rộng, mạnh
mẽ của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển, sự trao đổi thông tin, công
văn, văn bản, chỉ thị.... giữa các cơ quan, đơn vị, các ngành ngày càng nhiều,
riêng ngành Giáo dục và Đào tạo thì số lượng các văn bản giữa các cơ quan trong
ngành là rất nhiều nên công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải có một số kiến thức
nhất định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả.
- Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ
phận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị; Thông tư; Thông báo; báo cáo…)
của các cấp ban ngành đến đơn vị, thông báo đến nhà trường, các đoàn thể trong
-1-

nhà trường và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thông báo các thông tin trên…) quá
trình thực hiện, hoạt động của đơn vị đối với cấp trên, cơ quan đơn vị chủ quản.
- Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc,
phục vụ cho nhà trường, là nơi giao thoa, đầu mối thực hiện các hoạt động khác
của nhà trường, các ban ngành đoàn thể khác trong nhà trường, lưu trữ là bộ
nhớ, bộ lọc của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề thông tin được nhân viên văn
thư lưu trữ thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và
ngược lại. Ngoài ra văn thư là cầu nối giữa nhà trường với nhà trường, giữa nhà
trường với các cơ quan ban ngành khác, đặc biệt là đơn vị chủ quản cấp trên.
- Với bản thân là người làm công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm non,
nhà trường vừa mới được thành lập, cơ sở vật chất của nhà còn thiếu thốn, và khó
khăn xuất phát từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý và bảo
quản tốt các loại công văn đi, công văn đến, lưu trữ thông tin đầy đủ khoa học là
bộ nhớ, bộ lọc của nhà trường trong khi điều kiện nhà trường rất khó khăn về cơ
sở vật chất. Từ những đúc kết kinh nghiệm, những khó khăn mà tôi đã khắc phục
trong quá trình công tác tôi mạnh dạn đưa ra sáng kiến kinh nghiệm: “Một số
biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại
trường mầm non” nhằm nâng cao công tác quản lý văn thư, lưu trữ cho nhà
trường.
- Mục đích nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ tại nhà trường.
Đảm bảo công văn đi, đến đúng nơi quy định đúng thời gian, công tác quản lý lưu
trữ khoa học, đơn giản, logic nhưng không tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực và
các đồ dùng thiết bị văn phòng phẩm. Việc tra cứu tài liệu văn bản, công văn,
quyết định, hướng dẫn, chỉ thị của cấp trên đơn giản nhanh chóng. Đảm bảo an
toàn cho tài liệu lưu trữ, không xảy ra tình trạng mối mọt, mục nát, thất thoát
trong quá trình và thời gian lưu trữ.
2. Phạm vi triển khai thực hiện:
- Do đặc thù của nhà trường nên tôi chỉ nghiên cứu vận dụng tại Trường
mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta.

3. Mô tả sáng kiến:
-2-


a. Mô tả giải pháp trước khi tạo ra sáng kiến:
Trước đây công tác văn thư lưu trữ tại nhà trường đều thực hiện bằng
phương pháp thủ công theo kiểu truyền thống. Công văn đến được vào sổ ghi
công văn đến sau đó chuyển đến người nhận (Ban giám hiệu nhà trường), Tương
tự đối với công văn đi cũng vậy, khi có văn bản báo cáo, quyết định tờ trình... gửi
lên cấp trên hoặc đến các cơ quan khác là in ra chuyển đến bộ phận văn thư vào
sổ công văn, sao một bản lưu và một bản gửi đến cơ quan, đơn vị người nhận.
- Từ tháng 12 năm 2013 việc chuyển công văn đi đến đa số là chuyển qua
hòm thư điện tử (gmail do google cung cấp). Công văn đến được tải xuống, sau
đó in ra làm 2 bản, một bản chuyền đến người nhận (BGH, Công đoàn) còn một
bản để lưu văn thư. Đối với công văn đi thì tuỳ theo yêu cầu những văn bản tài
liệu chỉ cần chuyển qua email thì in ra một bản lưu tại nhà trường còn sau đó
chuyển đến địa chỉ người nhận. Một số văn bản, tài liệu cần chuyển bản dấu đỏ
đến tận cá nhân, cơ quan đơn vị nhận.
- Việc thực hiện công tác văn thư như vậy cần rất nhiều thời gian cho sự
sắp xếp, chuyển công văn đi, công văn đến. Trong quá trình chuyển thư đến nhiều
địa chỉ thì hay sảy ra việc có địa chỉ không nhận được, sai địa chỉ, hoặc thời gian
nhận được công văn bị chậm do công văn đến nhưng người nhận chưa biết hoặc
là không được thông báo nên công văn đến chưa được xử lý kịp thời.
- Các công văn đến nhà trường, các đoàn thể phải triển khai thực hiện sau
đó có báo cáo phản hồi lại cấp trên, đơn vị yêu cầu thực hiện, tuy nhiên nhưng
công văn trong quá trình triển khai thực hiện có khi kéo dài đến 2 hoặc 3 tháng
nên việc thực hiện báo cáo, phản hồi đối với cấp trên, đơn vị yêu cầu thực hiện có
khi không thực hiện hoặc là thực hiện không theo yêu cầu của công văn quy định
để xảy ra tình trạng không thực hiện báo cáo hoặc báo cáo chậm không đúng tiến
độ. Trong quá trình triển khai thực hiện công văn theo giai đoạn đôi khi là không

triển khai thực hiện triệt để, đúng với yêu cầu của công văn.
- Thời gian cho việc in ấn tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực, văn phòng
phẩm. Việc lưu trữ các tài liệu, công văn đi đến gặp rất nhiều khó khăn. Quan trọng
nhất là cơ sơ vật chất của nhà trường lại đang rất thiếu nên việc quản lý công tác
-3-


lưu trữ theo một trình tự khoa học, logic đảm bảo an toàn, không thất thoát văn bản
tài liệu là điều rất khó khăn cho công tác văn thư, lưu trữ tại nhà trường.
- Trong quá trình hoạt động thực hiện nhiệm vụ năm học các văn bản, tài
liệu, hồ sơ nhiều khi cần đến để giải quyết những công việc theo yêu cầu của cấp
trên cũng như yêu cầu của nhiệm vụ dạy và học trong nhà trường. Tuy nhiên
việc sắp xếp lưu trữ hồ sơ do chưa có đầy đủ trang thiết bị, mặt bằng (phòng lưu
trữ riêng) nên chưa được theo yêu cầu còn lộn xộn và lưu trữ chồng chéo. Khi
cần đến một tài liệu, công văn hay hồ sơ nào thì việc tìm lại gặp rất nhiều khó
khăn, đôi khi bị thất thoát trong quá trình lưu trữ. Tiêu tốn rất nhiều thời gian
công sức để tìm lại một tài liệu.
- Nhà trường vừa mới thành lập nên cán bộ, giáo viên, nhân viên còn
thiếu, công việc phải giải quyết rất nhiều nên nhân viên văn thư còn phải kiêm
nhiệm thêm một số công việc khác. Trong khi đó công tác văn thư lưu trữ lại
tiêu tốn quá nhiều thời gian, công sức và cơ sở vật chất trong điều kiện không
cho phép, nên việc tìm ra một giải cho việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ là
rất cấp bách và cần thiết.
b. Mô tả giải pháp sau khi có sáng kiến:
* Giải pháp nhận và triển khai văn bản cấp trên.
- Giải pháp này mới so với giải pháp cũ là:
+ Việc nhận văn bản, công văn đến cần triển khai thường vào các buổi họp
hội đồng nhà trường vào đầu tháng sau, nhưng giải pháp đã giúp giải quyết vấn đề
triển khai công văn đến toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường kịp
thời, không mất thời gian, công việc mà vẫn đảm bảo thời gian quy định.

- Việc triển khai công văn đối với các nhà trường trong địa bàn huyện là đến
các buổi họp hội đồng có đầy đủ cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường mới
triền khai, mất rất nhiều thời gian vì số lượng công văn, văn bản đến nhà trường
trong một tháng là rất nhiều. Ngoài ra thời gian triển khai thường chậm muộn, bởi
vì đối với những công văn đến từ đầu tháng thì đến tháng sau mới được triển khai
đến cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường, trong khi đó công văn đã được
thực hiện và báo cáo phản hồi từ lâu, nên rất bất cập và không đúng quy định việc
-4-


triển khai chị thị, hướng dẫn, quyết định của cấp trên đến nhà trường.
- Chính vì thế tôi đã đề nghị nhà trường thực hiện giải pháp triển khai công
văn trên địa chỉ email riêng của nhà trường (toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên
trong nhà trường đều biết địa chỉ email và password của địa chỉ), mỗi khi có công
văn đến cần phải triển khai tới toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà
trường nhân viên văn thư chỉ gửi lên địa chỉ email của nhà trường là việc triển
khai công văn đã được thực hiện xong tại nhà trường.
- Tuy nhiên để triển khai được công văn thì nhà trường yêu cầu mỗi cán bộ
giáo viên, nhân viên trong nhà trường phải thông thạo việc vào địa chỉ email và
xem công văn, văn bản, tài liệu được triển khai trên công văn và mỗi cá nhân phải
cập nhật thường xuyên. Năm 2013 sau khi tìm hiểu nhà trường còn 03 giáo viên,
nhân viên trong nhà trường còn chưa biết vào địa chỉ email xem công văn nên bản
thân tôi là nhân viên văn thư đã đề nghị nhà trường lên kế hoạch tập huấn hướng
dẫn các đồng chí đó, đến nay 100% cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường
đã thông thạo việc cập nhật công văn, văn bản triển khai trên địa chỉ email của nhà
trường, nhà trường đã yêu cầu mỗi cá nhân phải cập nhật công văn 01 lần / ngày.
* Giải pháp quản lý văn bản đi, văn bản đến đúng nơi quy định, giám sát
thời gian, tiến trình thực hiện, báo cáo phản hồi các văn bản chỉ thị, hướng
dẫn… một cách hiệu quả không chậm muộn hoặc thiếu sót.
- Giải pháp này mới so với giải pháp cũ là:

+ Đối với việc chuyển công văn đi cần có khâu kiểm tra văn bản đã đến
với người nhận chưa. Trước đó thì chưa có khâu kiểm tra việc nhận văn bản gửi
qua email.
+ Phân luồng văn bản, công văn đến, có sổ theo dõi việc triển khai thực
hiện văn bản, báo cáo phản hồi lại cấp trên theo yêu cầu của văn bản. Giải pháp
cũ thì có văn bản là gửi đến người nhận, còn việc thực hiện công văn, gửi báo
cáo phản hồi do người nhận chịu trách nhiệm nên sảy ra việc báo cáo chậm
muộn so với yêu cầu của công văn đến.
- Vì vậy việc triển khai công văn của nhà trường hiện nay đều thực hiện
nhanh chóng và thông suốt, không mất nhiều thời gian nhưng đem lại hiệu quả
-5-


rất cao, không bị chậm muộn, không phải triệu tập toàn bộ cán bộ, giáo viên,
nhân viên trong toàn thể nhà trường khi cần triển khai những công văn yêu cầu
thời gian triển khai gấp rút. Toàn thể nhà trường thông thạo những ứng dụng tin
học văn phòng cơ bản.
- Giải pháp này nhằm khắc phục việc chuyển văn đi, văn bản đến đúng địa
chỉ, đúng thời gian, việc thực hiện các báo cáo, chỉ đạo, các hướng dẫn đúng nội
dung, thời gian thực hiện đúng theo yêu cầu của văn bản chỉ đạo.
- Hiện nay thời đại công nghệ thông tin phát triển nên công tác văn thư
cũng phần nào ứng dụng công nghệ thông tin trong việc chuyển văn bản đến các
cơ quan đơn vị trong và ngoài ngành, việc chuyển công văn đi đến bằng email
giúp cho nhân viên văn thư đỡ vất vả đi nhiều, tuy nhiên việc chuyển như vậy
cũng có nhiều hạn chế. Ví dụ: Chuyển một báo cáo đến nhiều cơ quan đơn vị,
nhưng có đơn vị chưa nhận được hoặc do thiếu sót trong quá trình chuyển hoặc
trong quá trình chuyển đơn vị nhận chưa nắm bắt được thời gian chuyển nên báo
cáo chuyển đến mà không được nhận đúng thời gian yêu cầu.
- Vì vậy đối với người làm công tác văn thư thì những địa chỉ, cơ quan đơn
vị, cá nhân thường xuyên nhận văn bản cần có một danh sách số điện thoại người

nhận hoặc đơn vị nhận để kiểm tra quá trình chuyển những văn bản quan trọng và
thời gian gấp rút. Hoặc trong nội dung gửi thư yêu cầu có phản hồi đã nhận thư lại
địa chỉ gửi, nhằm giúp người quản lý việc chuyển văn bản tài liệu nắm được số
lượng đơn vị đã nhận và chưa nhận. Việc thực hiện như vậy sẽ khắc phục được
tình trạng thiếu sót hoặc là việc người nhận chưa xem công văn đến.
- Đối với văn bản đến việc vào sổ công văn và chuyển đến người nhận để
giải quyết là chuyện tất nhiên, nhưng trong những giai đoạn mà số lượng văn
bản đến lớn, nhiều nội dung cần phải xử lý, thực hiện và có báo cáo phản hồi.
Để tránh cho việc xử lý chậm, hoặc không được thực hiện triển khai, báo cáo
phản hồi lại nội dung mà trong văn bản đến yêu cầu. Người làm công tác văn
thư phải phân luồng văn bản đến về nội dung, yêu cầu và người thực hiện, thời
gian thực hiện, những văn bản nào cần có báo cáo, phản hồi nhiều lần…
Ví dụ: những công văn của nhà trường được phân loại chuyển đến Ban giám
-6-


hiệu nhà trường, những công văn của Công đoàn thì chuyển đến Chủ tịch Công
đoàn, tương tự như vậy đối với các tổ chức đoàn thể khác trong nhà trường.
- Tuy nhiên việc thực hiện chế độ báo cáo phản hồi, triển khai thì người
cán bộ văn thư phải có một quyển sổ riêng ngoài sổ đăng ký công văn đến.
Ví dụ: Công văn về công tác y tế trường học một năm báo cáo đinh kì 2
lần. Nhân viên văn thư cần phải có sổ theo dõi nhằm giám sát nhắc nhở nhà
trường về việc thực hiện chế độ báo cáo đúng thời gian quy định.
- Sổ theo dõi việc triên khai công văn, việc thực hiện chế độ báo cáo cần ghi
theo tháng, vì có những công văn đến triển khai thực hiện có thể đến một hoặc 2
tháng mới báo cáo phản hồi lại cơ quan cấp trên. Nên người quản lý văn thư chỉ
cần xem xét sổ để thông báo nhắc nhở tới người phụ trách việc báo cáo phản hồi
theo công văn yêu cầu, không để sảy ra tình trạng quên không báo cáo, không thực
hiện triển khai ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ năm học của nhà trường.
Vi dụ: Tháng 20/3/2014 phải báo cáo về Phòng Giáo dục và Đào tạo việc

thực hiện tuyên truyền ngày Thế giới nước năm 2014 theo dõi việc thực hiện chế
độ báo cáo cấp trên.
* Giải pháp lưu trữ văn bản, công văn đi đến, tài liệu trong điều kiện chưa
có phòng lưu trữ, dụng cụ, thiết bị lưu trữ đầy đủ.
- Tính mới so với giải pháp cũ như sau:
+ Việc lưu trữ công văn đi đến đa số là thực hiện trên máy vi tính, không
thực hiện thủ công từng bước như phương pháp truyền thống. Giúp cho việc lưu
trữ nhanh hơn, đơn giản, theo một hệ thống chặt chẽ nhưng không tốn nhiều
công sức như phương pháp trước. Việc tìm lại tài liệu nhanh chóng, không mất
nhiều thời gian, tài liệu lưu trữ được đảm bảo qua thời gian không sợ ảnh hưởng
đến thất thoát, không cần nhiều đồ dùng, thiết bị văn phòng phẩm.
- Giải pháp này giúp cho việc lưu trữ được đảm bảo nhưng lại không quá
tốn diện tích, đồ dùng thiết bị lưu trữ. Nhưng việc tìm tài liệu và nội dung của tài
liệu lại được tiến hành nhanh, không sợ thất thoát hay thiếu sót. Giúp giải quyết
vấn đề về cơ sở vật chất tại đơn vị, trong điều kiện thiếu thốn và tạm thời, người

-7-


làm công tác văn thư không mất quá nhiều thời gian vào việc lo lắng về lưu trữ,
bảo quản tài liệu trong điều kiện khó khăn.
- Việc lưu trữ văn bản tài liệu, công văn đi đến rất quan trọng đối với các
hoạt động của nhà trường, yêu cầu phải đảm bảo an toàn, không thất thoát, đầy
đủ các loại, các đầu theo quy định. Khi cần đến sử dụng thì phải nhanh chóng
tìm và đưa ra để phục vụ cho công tác thực hiện nhiệm vụ trong các hoạt động
của nhà trường. Vì vậy người làm công tác quản lý hồ sơ sổ sách, văn bản phải
sắp xếp sao cho khoa học đề đảm bào những yêu cầu về lưu trữ cũng như việc
tra cứu, sử dụng đến tài liệu.
- Để lưu trữ ngăn nắp, khoa học khoa học một khối lượng lớn công văn đi
đế, các văn bản, tài liệu phụ vụ các hoạt động dạy và học của nhà trường bằng

phương pháp thủ công, bằng cách sắp xếp đơn thuần thì cần một lượng thời gian
rất lớn, khối lượng công việc nhiều. Tuy nhiên do điều kiện về cơ sở vật chất
không cho phép nên việc này để thực hiện là khó khả thi. Vì vậy cần một giải
pháp khác là ứng dụng công nghệ thông tin nhằm giảm bớt gánh nặng về mặt
bằng diện tích và khối lượng công việc nhưng lại mang lại hiệu quả và chất
lượng rất cao. Điều kiện cho phép là việc thực hiện chuyển văn bản, công văn đi
và đến được thực hiện bằng hòm thư điện tử từ tháng 12 năm 2013 nên việc ứng
dụng là dễ ràng và tiện lợi.
- Đối với văn bản đến nhân viên văn thư chỉ vào hòm thư đến tải về xem
xét qua nội dung nhằm phân loại để gửi đến người phụ trách những loại công
văn đó. Từ (File) mình tải về chỉnh sửa lại tên theo trích yếu nội dung và số ghi
trên công văn sau đó lưu vào Folder từng loại văn bản mình tạo ra theo từng
tháng, năm và loại văn bản (hướng dẫn, quyết định, chỉ thị, chỉ đạo chuyên môn,
tuyên truyền...)
Ví dụ: D/công văn đến/ năm 2014/tháng1/quyết định
- Như vậy khi ta tìm đến quyết định, hướng dẫn, công tác tuyên truyền…
là đã có ngay không cần phải in, lưu sau đó khi cần phải đi tìm, lục trong đống
công văn.
- Việc thực hiện lưu trữ trên máy cũng có hệ quả của nó, ví dụ máy tính
-8-


hỏng khôi phục lại bị mấy dữ liệu hoặc là trong quá trình sử dụng bị mất do
virut tấn công hoặc bất cẩn xóa file….để tránh gặp phải tình huống như vậy mỗi
tháng ta phải sao lưu dữ liệu lên dữ liệu điện toán đám mây, hoặc google drive.
Sau đó nhiều người có thể vào địa chỉ trên lấy văn bản, dữ liệu tài liệu bất cứ khi
nào và loại nào.
- Đây là phương pháp lưu trữ đảm bảo an toàn đầy đủ, nhưng lại khắc
phục được khó khăn của nhà trường, tiết kiệm được văn phòng phẩm trong quá
trình in ấn và lưu trữ.

4. Hiệu quả do sáng kiến đem lại:
- Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm cán bộ văn thư
của trường mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta tôi thấy hiệu quả của những biện pháp
trên sau khi thực hiện như sau:
- Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận
lợi trong công việc tìm kiếm các văn bản hàng ngày của tôi, không mất nhiều
công sức trong việc tìm kiếm tài liệu, thời gian in ấn, lưu trữ, quản lý văn bản.
- Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn
nắp, trong điều kiện về không gian không cho phép, tỉ mỉ trong công việc, xử lí
công việc trôi chảy không còn bỡ ngỡ, thiếu sót.
Bảng so sánh hiệu quả sáng kiến mang lại
Công việc thực hiện
Gửi thư nhầm địa chỉ,
không đến được người
nhận
Không thực hiện báo
cáo, báo cáo phản hồi
chậm
Thời gian cho việc lưu
trữ 01 công văn đến.
Văn phòng phẩm tiêu
tốn cho một công văn
Đồ dùng thiết bị cho
công tác quản lý lưu
trữ

Năm học 2013 - 2014

Năm học 2014 - 2015

Xảy ra 5 lượt

Xảy ra 01 trường hợp.

02 lần thực hiện báo cáo Không xảy ra trường hợp
phản hồi chậm.
nào.
10 phút

3 phút

2 bản cho một công văn
tuỳ theo số trang và nội
dung của văn bản.
03 tủ hồ sơ, 20 kẹp 3 dây,
10 hộp đựng tài liệu, 03
hộp kẹp bướm 45mm, 20
-9-

Chỉ cần vào sổ công văn.
01 máy tính để bàn, 01 tủ
hồ sơ,3 hộp đựng tài liệu,
5 kẹp 3 dây, 01 hộp kẹp


bìa đựng hồ sơ.... Có
phòng lưu trữ riêng

bướm loại 45mm, 05 bìa
đựng hồ sơ, không cần

phòng lưu trữ riêng nếu
điều kiện cơ sở vật chất
không cho phép.

10 phút hoặc lâu hơn đối
với những công văn đến
2 phút đối với một công
Thời gian tìm một loại thời gian cách xa thời
văn bất kể thời gian đến
tài liệu (công văn)
điểm tìm, có thể là vài
vào lúc nào.
tiếng hoặc không tìm
được khi yêu cầu
- Góp phần giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ trong nhiều năm học
đúng thời gian quy định nhất là việc nhà trường đi vào hoạt động chưa lâu, công
việc của nhà trường sau khi thành lập tương đối nhiều. Đội ngũ cán bộ quản lý
thiếu, nhân viên thiếu…
- Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và tạo được một
môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu quả cao cho đơn vị khắc
phục được tình trạng thiếu nhân lực, cơ sở vật chất chưa đầy đủ.
- Nội dung trên là tất cả những kinh nghiệm của tôi trong quá trình thực
hiện công tác văn thư lưu trữ của mình việc “Quản lý công tác văn thư, lưu
trữ công văn đi - công văn đến, hồ sơ, tài liệu tại trường mầm non Hoa
Hồng xã Pắc Ta’’ mà bản thân tôi đã, tìm tòi suy nghĩ, học hỏi, nghiên cứu, đúc
kết trong quá trình làm công tác “Văn thư, lưu trữ” đã đưa ra những biện pháp
thực hiện sáng tạo mới nhằm khắc phục những khó khăn ban đầu để thực hiện
tốt nhiệm vụ được giao. Góp phần không nhỏ vào việc bước đầu xây dựng nhà
trường mới thành lập đi vào hoạt động tốt đảm bảo thực hiện thắng lợi nhiệm vụ
năm học đầu tiên khi chia tách.

5. Đánh giá về phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến:
- Việc áp dụng sáng kiến vào các đơn vị trong địa bàn là rất dễ dàng và
mang tính khả thi cao, vì hiện nay trường nào cũng có nhân viên văn thư lưu trữ.
- Việc triển khai đối với công tác văn thư, lưu trữ trong ngành là đơn giản
và hiệu quả đối với những trường mà có mạng internet, nhân viên phụ trách văn
thư có trình độ về công nghệ thông tin, nhà trường có máy tính riêng phục vụ
- 10 -


cho công tác quản lý văn thư, lưu trữ. Không chỉ áp dụng đối với địa bàn trong
huyện mà còn đối với nhiều địa phương khác.
- Đối với các ngành khác công tác văn thư lưu trữ được quan tâm hơn nhưng
cách áp dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ, loại bỏ phần nào cách lưu trữ truyền
thống sẽ giúp ích rất nhiều trong công tác văn thư lưu trữ ngày nay.
6. Các thông tin cần được bảo mật: Không
7. Kiến nghị, đề xuất:
- Phòng giáo dục cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc nhằm
phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ cơ sở vật chất để
phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt hơn.
- Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với sự tiến bộ của khoa học
trong giai đoạn hiện nay. Khuyến khích cán bộ văn thư lưu trữ học hỏi ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ nhằm giảm tải công việc
đồng thời góp phần thực hiện chính sách tiết kiệm trong các hoạt động văn
phòng của nhà trường.
- Cần mở thêm các khóa đào tạo ngắn hạn cho cán bộ văn thư, văn phòng
các trường trong huyện tập huấn và học tập về chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Các lớp sử dụng, hoặc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lưu trữ.
- Để người làm công tác văn thư, lưu trữ, văn phòng an tâm công tác, các
cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn, tạo điều kiện làm việc tốt nhất
phù hợp với đặc thù của ngành và từng đơn vị.

8. Tài liệu kèm: Không
Trên đây là nội dung, hiệu quả của bản thân tôi thực hiện không sao chép
hoặc vi phạm bàn quyền./.
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ
ÁP DỤNG SÁNG KIẾN
(Ký tên, đóng dấu)
.......................................................................

TÁC GIẢ SÁNG KIẾN
(Ký tên)

.......................................................................
.......................................................................

- 11 -

Hà Ngọc Đoài


- 12 -