Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tham gia BHXH tại BHXH huyện yên lập giai đoạn 2013 2016

MỤC LỤC

1


DANH MỤC VIẾT TẮT

BHXH
BHTNLD,BNN
NLĐ
NSDLĐ
CNTT
BHYT
BHTN
UBND

2

Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh
nghề nghiệp
Người lao động
Người sử dụng lao động
Công nghệ thông tin
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm thất nghiệp
Ủy ban nhân dân


LỜI MỞ ĐẦU
Quản lý hồ sơ tham gia BHXH là một trong những nhiệm vụ trọng yếu của

hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam, là công việc có ý nghĩa quyết định đến chất
lượng hoạt động, đến sự chính xác trong thu chi Quỹ BHXH, đảm bảo quyền lợi
chính đáng cho các đối tượng tham gia BHXH. Vì vậy chúng ta cần phải có
những biện pháp để quản lý hồ sơ tham gia một cách phù hợp nhất nhằm đưa
Bảo hiểm xã hội Việt Nam phát triển lên một tầm cao hơn hướng tới mục tiêu
BHXH toàn dân.
Do vậy mà em đã chọn đề tài: “Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tham
gia BHXH tại BHXH huyện Yên Lập giai đoạn 2013-2016” để xem xét và
đánh giá kết quả của việc quản lý hồ sơ tham gia BHXH trong những năm qua,
cũng như những vấn đề còn tồn tại, tìm hiểu nguyên nhân của những tồn tại đó,
để từ đó đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ tham
gia BHXH
Mục đích của đề tài là nghiên cứu, xem xét đánh giá quá trình thực hiện
công tác quản lý hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội tại cơ quan Bảo hiểm xã hội
huyện Yên Lập. Từ đó mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục
những hạn chế còn tồn tại trong việc thực hiện BHXH nói chung và trong công
tác quản lý hồ sơ tham gia Bảo hiểm xã hội nói riêng.
Để phục vụ mục đích đó, tiểu luận được kết cấu thành 3 chương như sau:
Chương I: Một số lý luận chung về quản lý hồ sơ tham gia BHXH
Chương II: Thực trạng quản lý hồ sơ tham gia BHXH tại huyện Yên
Lập giai đoạn 2013-2016
Chương III: Một số giải pháp thực hiện tốt quản lý đối tượng tham gia
BHXH tại huyện Yên Lập giai đoạn 2013-2016

3


CHƯƠNG 1 : MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ THAM
GIA
1.1. Một số khái niệm cơ bản

1.1.1. Khái niệm về hồ sơ bảo hiểm xã hội
Hồ sơ bảo hiểm xã hội là những văn bản tài liệu có liên quan đến quá trình
làm việc có đóng bảo hiểm xã hội của người lao động làm căn cứ thực hiện chế
độ bảo hiểm xã hội đối với người lao động theo quy định của pháp luật.
1.1.2. Khái niệm quản lý hồ sơ
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản hồ
sơ trong tổ chức, liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản,
tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.
1.1.3. Khái niệm hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội
Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội là những văn bản tài liệu mà người tham
gia cần phải thực hiện trong đó quy định rõ hồ sơ đối với người lao động, hồ sơ
đối với người sử dụng lao động
1.2. Phân loại hồ sơ bảo hiểm xã hội
* Đối với hồ sơ bảo hiểm xã hội theo tiêu chí về thời điểm, hồ sơ gồm :
Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội
Hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội
* Đối với loại hình bảo hiểm
Hồ sơ bảo hiểm y tế
Hồ sơ bảo hiểm xã hội
Hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp
* Đối với chế độ bảo hiểm
Hồ sơ bảo hiểm ốm đau
Hồ sơ bảo hiểm thai sản
Hồ sơ bảo hiểm hưu trí, tử tuất
Hồ sơ tai nạn lao động- bệnh nghề nghiệp
Hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp
Hồ sơ bảo hiểm y tế
1.3. Vai trò của công tác quản lý hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội
Làm cơ sở quyết định quyền lợi hưởng bảo hiểm xã hội cho các đối tượng
tham gia theo đúng quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội

Góp phần tích cực giải quyết vào việc phòng ngừa, hạn chế những hành vi
vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội của tổ chức, cá nhân có liên quan trong
quá trình thực hiện pháp luật về bảo hiểm xã hội.
Góp phần quản lý triệt để đối tượng tham gia nhằm thực hiện muc tiêu mở
4


rộng phạm vi che phủ của bảo hiểm xã hội, tiến tới thục hiện BHXH cho mọi
người vì sự an sinh và công bằng của xã hội theo chủ trương của nhà nước.
1.4. Yêu cầu của quản lý hồ sơ tham gia
Yêu cầu của hồ sơ tham gia :
Đối với đơn vị sử dụng lao động :
Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
( mẫu TK3-TS ) đối với đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa
bàn tỉnh khác đến, đơn vị thay đổi thông tin tham gia BHXH, BHYT.
Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ
BNN ( Mẫu D02-TS )
Bảng kê thông tin mẫu D01-TS
Người lao động cần chuẩn bị :
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT ( Mẫu TK1-TS) đối
với người tham gia chưa được cấp mã số BHXH hoặc điều chỉnh thông tin hoặc
truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLD, BNN.
Giấy tò chứng minh đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn
( nếu có)
Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao đọng được
gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động
được ký mới tại nước tiếp nhận lao động đối với người di làm việc ở nước ngoài
theo hợp đồng đăng ký đóng trựuc tiếp cho cơ quan bảo hiểm xã hội
Yêu cầu về cơ sở pháp lý :
Người tham gia nằm trong đối tượng tham gia của bảo hiểm xã hội,

Bất cứ người lao động nào đủ điều kiện tham gia đều phải tham gia, đơn vị
sử dụng lao động phải tham gia cho người lao động khi có sử dụng trên 10 lao
động
Khi có phát sinh lao động đơn vị phải lập danh sách báo cơ quan bảo hiểm
xã hội để làm sổ với những lao động chưa có sổ.
1.5 Nội dung của quản lý hồ sơ tham gia
1.5.1. Tiếp nhận hồ sơ
1.5.1.1. Đối với đơn vị, UBND xã, Đại lý thu :
Nhận hồ sơ , dữ liệu điện tử ( nêu có ); kiểm đếm thành phần và số lượng
hồ sơ,nếu đúng, đủ thì viết giấy hẹn. Trường hợp chưa đúng, đủ thì ghi rõ lý do
và trả lại đơn vị, UBND xã, Đại lý thu.
1.5.1.2. Đối với người tham gia nộp hồ sơ tại BHXH huyện:
Hướng dẫn người tham gia nộp hồ sơ theo quy định; hướng dẫn người tham
gia nộp tiền cho tổ Kế hoạch- Tài chính
5


Nhận, kiểm tra hồ sơ, ghi giấy hẹn
1.5.1.3. Đối với người đã hiến bộ phận cơ thể người: nhận bản chính giấy ra
viện, sao và xác nhận vào bản sao, trả bản chính cho người tham gia
1.5.1.4. Sao lưu hồ sơ các trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ
đệm; ngày, tháng, năm,sinh; giới tính, dân tộc, quốc tịch; hồ sơ điều chỉnh nội
dung đã ghi trên sổ BHXH; hồ sơ của người tham gia được cộng nối thời gian
nhưng không phải đóng BHXH.
1.5.1.5. Thu phí đối với các trường hợp cấp lại, đổi thẻ BHYT
1.5.2. Phân loại hồ sơ
Chuyển tổ quản lý thu: hồ sơ đăng ký tham gia, điều chỉnh đóng BHXH bắt
buộc, BHYT,BHTN; tham gia BHXH tự nguyện, tham gia BHYT trực tiếp tại
BHXH huyện; hồ sơ truy thu, hoàn trả kèm theo dữ liệu điện tử ( nếu có ); các
trường hợp thay đổi, cải chính các yếu tố về nhân thân người tham gia; gộp sổ

BHXH; đổi sổ BHXH; điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại
nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thời gian từ ngày
01/01/1995 trở di; hồ sơ cấp lại, đổi thẻ BHYT có thay đổi thông tin. Đối với
trường hợp người tham gia đã giải quyết chế độ BHXH đề nghị điều chỉnh quá
trình đóng, bộ phận tiếp nhận BHXH tỉnh rút hồ sơ èm Tờ khai chuyển Phòng
Quản lý thu.
Chuyển Tổ thẩm định BHXH tỉnh: hồ sơ cộng nối thời gian không phải
đóng BHXH; điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy
hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thời gian trước ngày
01/01/1995.
Chuyển Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ các trường hợp: cấp lại sổ BHXH, thẻ
BHYT do mất, hỏng.
Chuyển Phòng/Tổ Chế độ BHXH hồ sơ các trường hợp nghỉ việc do mắc
bệnh thuộc danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày; giải quyết trợ cấp thất nghiệp
hằng tháng.
1.5.3. Xử lý hồ sơ
1.5.3.1. Phòng quản lý thu
* Nhận hồ sơ và dữ liệu điện tử (nếu có) do Bộ phận một cửa; Tổ Thẩm
định; Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ; Phòng/Tổ Chế độ BHXH:
Kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên danh sách, tờ khai; đối chiếu với các
chỉ tiêu trong dữ liệu điện tử của đơn vị trong chương trình quản lý thu và dữ
liệu thu và sổ BHXH, thẻ BHYT của Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH
Việt Nam.
Lập danh sách người chỉ tham gia BHYT:
6


Danh sách đối chiếu người tham gia BHYT (Mẫu DK06) để chuyển cho cơ
quan quản lý đối tượng đối chiếu, xác nhận.
Lập (sao) danh sách người chưa tham gia BHYT (Mẫu DK03) đối với

người thuộc diện phải tham gia theo hộ gia đình, người thuộc hộ cận nghèo; hộ
gia đình nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và diêm nghiệp có mức sống
trung bình để chuyển cho Đại lý thu.
* Phối hợp với Phòng Cấp sổ, thẻ để giải quyết hồ sơ các trường hợp điều
chỉnh các yếu tố về nhân thân; chức danh nghề; công việc nặng nhọc, độc hại,
nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm có thời gian từ
01/01/1995 trở đi và các trường hợp gộp sổ BHXH, đổi số sổ BHXH kể cả cấp
lại sổ do mất, hỏng không đúng với cơ sở dữ liệu: Kiểm tra, đối chiếu với cơ sở
dữ liệu đang quản lý của BHXH Việt Nam. Trường hợp cơ sở dữ liệu của
BHXH Việt Nam không có dữ liệu hoặc dữ liệu không trùng khớp với thông tin
trên sổ, quá trình hưởng BHXH một lần, hưởng BHTN hoặc quá trình đóng
BHXH, BHTN bảo lưu, trình Giám đốc BHXH tỉnh, huyện ký văn bản yêu cầu
BHXH tỉnh, huyện nơi người lao động đã tham gia BHXH, BHTN hoặc đã giải
quyết các chế độ BHXH, BHTN trước đó để xác minh lại quá trình đóng, hưởng
các chế độ BHXH, BHTN; BHXH tỉnh huyện nhận được yêu cầu của BHXH
tỉnh, huyện khác gửi đến phải thực hiện xác minh và trả lời trong thời hạn không
quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
* Phối hợp với các Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ; KH-TC lập hồ sơ các trường hợp
hoàn trả, trình Giám đốc BHXH.
* Nhập, cập nhật dữ liệu điện tử vào chương trình quản lý thu các trường
hợp có hồ sơ đúng, đủ; cấp mã quản lý BHXH, BHYT; ghi thời hạn sử dụng thẻ
BHYT.
* Thực hiện ghi dữ liệu vào chương trình quản lý thu; in các bản tổng hợp
danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT đối với mỗi đơn vị tham gia
BHXH, BHYT (Mẫu D02a-TS, D03a-TS, D05a-TS); ký, chuyển toàn bộ hồ sơ
cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.
* Trường hợp Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ phát hiện dữ liệu nhập vào chương
trình quản lý thu và hồ sơ không khớp, trả lại hồ sơ hoặc Phòng/Tổ Quản lý thu
kiểm tra lại phát hiện hồ sơ và dữ liệu không khớp, thì báo cáo Giám đốc BHXH
để giải quyết theo quy định.

1.5.3.2Phòng Cấp sổ, thẻ
Nhận hồ sơ do Bộ phận tiếp nhận, Phòng Quản lý thu, Phòng chế độ
BHXH chuyển đến; kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, danh sách với dữ liệu trong
chương trình quản lý thu và dữ liệu của Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH
7


Việt Nam; rà soát dữ liệu để tránh cấp trùng thẻ BHYT.
* Phối hợp với Phòng/Tổ Quản lý thu kiểm tra, giải quyết hồ sơ các trường
hợp như đã nêu ở mục 1.5.3.1
* Đối với các trường hợp dữ liệu chương trình và hồ sơ khớp đúng:
In sổ BHXH, thẻ BHYT; danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D09a-TS), danh
sách cấp thẻ BHYT (Mẫu D10a-TS).
In 02 phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH (Mẫu C06-TS), 02 phiếu sử dụng
phôi thẻ BHYT (C07-TS); lưu 01 bản cùng với chứng từ cấp phát, sử dụng phôi
sổ BHXH, thẻ BHYT; 01 bản để quyết toán.
Tổ Cấp sổ, thẻ in danh sách thẻ BHYT đăng ký khám chữa bệnh ngoại tỉnh
(Mẫu D60-TS) để gửi BHXH tỉnh; Phòng Cấp sổ, thẻ tổng hợp, in danh sách
đăng ký khám chữa bệnh ngoại tỉnh (Mẫu D60-TS) để chuyển BHXH tỉnh nơi
người tham gia đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.
* Trường hợp dữ liệu chương trình và hồ sơ không khớp đúng thì lập Phiếu
trả hồ sơ (Mẫu C02-TS), chuyển lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu để kiểm tra, xử
lý theo quy định.
* Đối với trường hợp cấp lại, đổi thẻ BHYT; kiểm tra, đối chiếu hồ sơ đề
nghị với cơ sở dữ liệu hiện đang quản lý và cơ sở dữ liệu của BHXH Việt Nam.
* Đối với hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng: Kiểm tra, đối chiếu
với cơ sở dữ liệu đang quản lý, nếu khớp đúng thì cấp lại. Trường hợp không
đúng với cơ sở dữ liệu đang quản lý thì phối hợp với Phòng/Tổ Quản lý thu thực
hiện theo quy định tại Điểm 2.2 Khoản 2 Điều này.
* Trường hợp người tham gia giải quyết chế độ BHXH một lần có thời gian

đóng BHTN chưa hưởng, thì cấp lại bìa sổ kèm theo tờ rời ghi quá trình đóng
BHTN chưa hưởng, số sổ BHXH lấy theo số sổ BHXH đã cấp.
* BHXH huyện nơi chi trả cuối cùng thực hiện xác nhận lại tổng thời gian
đóng BHXH, BHTN khi người lao động kết thúc đợt hưởng trợ cấp thất nghiệp.
* Cấp Tờ rời sổ BHXH đối với trường hợp người tham gia đã giải quyết
chế độ BHXH có điều chỉnh quá trình đóng BHXH.
1.5.3.2. Phòng Kế hoạch- Tài chính
* Nhận chứng từ chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị, Đại
lý thu, người tham gia.
* Cập nhật dữ liệu vào chương trình quản lý thu: số tiền đã thu BHXH,
BHYT, BHTN của đơn vị, ngân sách nhà nước, đại lý thu, người tham gia.
* Ghi thu số tiền đóng BHYT của đối tượng tham gia BHYT do ngân sách
Trung ương và quỹ BHXH, BHTN đảm bảo.
* Thu tiền đóng BHXH tự nguyện, BHYT của người tham gia đóng thông
8


qua Đại lý thu hoặc Bộ phận một cửa chuyển đến; ký, đóng dấu xác nhận đã thu
tiền trên bản danh sách do đại lý thu lập, chuyển bộ phận Cấp sổ, thẻ.
1.5.3.3. Phòng Chế độ BHXH
* Chuyển danh sách cấp thẻ BHYT (Mẫu D07-TS) do tổ chức BHXH đóng
cho Phòng Quản lý thu để xác định số thu và cấp thẻ BHYT.
* Chuyển hồ sơ giải quyết chế độ BHXH một lần đối với trường hợp người
tham gia có thời gian đóng BHTN chưa hưởng cho Phòng Quản lý thu; hồ sơ
người tham gia dừng hưởng trợ cấp thất nghiệp cho Phòng Cấp sổ, thẻ để xác
nhận lại tổng thời gian đóng BHTN chưa hưởng.
1.5.3.4. Phòng Giám định BHYT
* Nhận bảng tổng hợp số tiền phải đóng và số thẻ đăng ký khám chữa bệnh
ban đầu do Phòng Quản lý thu chuyển đến (Mẫu B05-TS).
* Cung cấp danh sách cơ sở khám chữa bệnh có hợp đồng khám chữa bệnh

ban đầu cho Phòng Quản lý thu và Phòng Công nghệ thông tin.
1.5.3.5. Phòng Công nghệ thông tin
* Quản lý dữ liệu thu; sổ BHXH, thẻ BHYT và dữ liệu giải quyết chính
sách BHXH, BHYT chuyển về Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam
theo quy định (có văn bản hướng dẫn riêng của Trung tâm Công nghệ thông tin)
để tích hợp vào cơ sở dữ liệu dùng chung.
1.5.4. Trả kết quả
Bộ phận tiếp nhận nhận lại từ Phòng Quản lý thu, Phòng Cấp sổ, thẻ hồ sơ
các trường hợp không đúng, không đủ để trả đơn vị.
Bộ phận tiếp nhận nhận hồ sơ; sổ BHXH, thẻ BHYT, Danh sách cấp sổ
BHXH, Danh sách cấp thẻ BHYT từ Phòng Cấp sổ, thẻ để trả cho đơn vị, người
lao động: Sổ BHXH, thẻ BHYT trả cho người lao động theo các phương thức
sau: Phối hợp với đơn vị, trả trực tiếp hoặc trả thông qua dịch vụ bưu chính hoặc
Trung tâm giới thiệu việc làm.
1.6. Các nguyên tố quan hệ tới quản lí hồ sơ tham gia
Sự điều chỉnh về chính sách, pháp luật BHXH của nhà nước: Khi nhà nước
có những sửa đổi về chính sách, pháp luật BHXH thì đều có sự tác động tới hoạt
động quản lí hồ sơ
Việc tuân thủ chính sách pháp luật về BHXH của NLĐ, NSDLĐ. Điều này
tránh được các hiện tượng đơn vị SDLĐ không làm hồ sơ tham gia cho NLĐ,
góp phần thực hiện tốt công tác quản lí hồ sơ.
Trình độ của cán bộ quản lí và thực hiện công tác quản lí hồ sơ, nếu cán bộ
thực hiện không đúng không đủ sẽ gây ra việc sai sót, ảnh hưởng tới quá trình
quản lý hồ sơ, thậm chí có thể gây ảnh hưởng tới việc hưởng chế độ cho người
9


tham gia sau này, gây tâm lý xấu về bảo hiểm xã hội đối với người lao động
Yếu tố và cơ sở vật chất, yếu tố công nghệ cũng ảnh hưởng tới công tác
quản lí hồ sơ tham gia.

10


CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THAM GIA TẠI
HUYỆN YÊN LẬP GIAI ĐOẠN 2013- 2016
2.1. Giới thiệu chung về BHXH huyện Yên Lập
2.1.1. Khái quát về huyện Yên Lập
Yên Lập là huyện miền núi ở phía Tây Bắc của tỉnh Phú Thọ, cách trung
tâm Việt Trì khoảng 70km. Tổng diện tích tự nhiên là 43783,62 ha, với 17 đơn
vị hành chính ( 16 xã và 1 thị trấn ).
Hiện nay toàn huyện có hơn 90000 người dân chung sống, bao gồm nhiều
các dân tộc thiểu số như : Mường, H’ Mông, Tày, Thái, Kinh…phân bổ đều trên
toàn huyện.
Yên Lập là huyện miền núi, địa hình đa dạng và phức tạp, có nhiều dãy núi
cao, độ dốc lớn, hệ thống suối, khe, ngòi hẹp và dốc lại phân bố không đều làm
cho địa hình bị phân cắt mạnh.
Với điều kiện là một huyện miền núi kém phát triển về kinh tế - xã hội, thu
nhập bình quân của người dân trên địa bàn huyện còn thấp, năm 2016 chỉ
ddajt18,5 triệu đồng/người/ năm. Vì vậy công tác thực hiện BHXH ở Yên Lập
còn gặp nhiều khó khăn, tuy nhiên với sự nỗ lực và sự quan tâm của toàn ngành,
BHXH huyện Yên Lập ngày nay cũng đang trên đà phát triển và đạt được
những thành tựu quan trọng
2.1.2. Khái quát về cơ quan BHXH huyện Yên Lập
Cùng với BHXH cả nước, BHXH huyện Yên Lập được thành lập từ ngày
04/08/1995 và chính thức di vào hoạt động từ ngày 01/09/1995. Bước đầu chỉ có
3 cán bộ làm nhiệm vụ quản lý công tác thu cho 51 đơn vị, 968 lao động; chi
cho 722 đối tượng hưu trí, mất sức lao động, tử tuất. Đến nay đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức toàn ngành không ngừng lớn mạnh cả về số lượng lẫn chất
lượng, với tổng số 15 cán bộ chuyên trách.

Nhìn lại chặng đường hơn 20 năm hoạt động, mặc dù còn rất nhiều khó
khăn về kinh tế chính trị, xã hội xong BHXH Huyện Yên Lập luôn luôn vững
vàng từng bước khẳng định vị trí của mình và đã hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ
mà Bảo hiểm xã hội Việt Nam giao phó.
2.2.Thực trạng quản lý hồ sơ tham gia tại BHXH tỉnh Phú Thọ
2.2.1. Cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ tham gia
Trình tự tham gia lần đầu :
Đối với người lao động đang làm việc tại đơn vị:
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ
sung Giấy tờ chứng minh (nếu có)
11


Đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn
kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận
lao động theo hợp đồng.
Đơn vị:
Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3TS).
Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN
(Mẫu D02-TS).
Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Đối với cơ quan bảo hiểm xã hội huyện Yên Lập
Nhận hồ sơ, dữ liệu điện tử (nếu có); kiểm đếm thành phần và số lượng hồ
sơ, nếu đúng, đủ thì viết giấy hẹn. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, đủ thì ghi rõ lý
do và trả lại đơn vị, UBND xã, Đại lý thu.
Hướng dẫn người tham gia lập hồ sơ theo quy định; hướng dẫn người tham

gia nộp tiền cho Tổ KH-TC.
Nhận, kiểm tra hồ sơ, ghi giấy hẹn.
2.2.2. Thực trạng quản lý hồ sơ tham gia tại BHXH huyện Yên Lập
Sơ đồ tổ chức bộ máy bảo hiểm xã hội huyện Yên Lập
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM
ĐỐC

Bộ phận một cửa
* Bộ phận một cửa
12

Bộ phận thu

B Bộ phận chế độ
BHXH
ộ


Thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết chế độ bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế.
Tổ chức thực hiện kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ liên quan đến việc tham gia và
hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của các tổ chức, cá nhân theo quy định.
Chuyển hồ sơ tiếp nhận đến các đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ liên quan
giải quyết và nhận lại kết quả giải quyết từ các đơn vị để trả lại cho các tổ chức,
cá nhân; theo dõi, đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện đúng quy định.
Hướng dẫn, tư vấn các vấn đề liên quan đến chế độ, chính sách bảo hiểm
xã hội, bảo hiểm y tế theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ và Bảo hiểm xã

hội huyện thực hiện các quy định, quy trình giải quyết công việc liên quan đến
việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết chế độ bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế.
Phối hợp với đơn vị nghiệp vụ liên quan thực hiện công tác thông tin,
tuyên truyền, phổ biến các chế độ, chính sách, pháp luật thuộc lĩnh vực được
phân công; tham gia công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo chức năng,
nhiệm vụ được giao.
Quản lý và sử dụng phần mềm tiếp nhận hồ sơ trong giao dịch điện tử.
Chủ trì phối hợp, tổ chức thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính về bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
Hướng dẫn, kiểm tra các phòng nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội huyện lập,
quản lý hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu bảo đảm an toàn, bí mật tài liệu hồ sơ
theo quy định.
Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, tài liệu hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
đến hạn nộp lưu trữ của các phòng nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội huyện; thực
hiện việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu theo quy định.
Phân loại, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác quản lý,
thống kê, khai thác, tra cứu, sao lục.
Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục nộp lưu vào lưu trữ và tiêu hủy tài
liệu hết giá trị sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.
Tham gia, đề xuất với cấp có thẩm quyền việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung
chế độ, chính sách về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất
nghiệp.
Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định; tham gia
nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tiếp nhận
và trả kết quả thủ tục hành chính.
* Quản lý thu
13

Chủ trì, phối hợp với các đơn vị nghiệp vụ có liên quan xây dựng và phân
bổ chỉ tiêu kế hoạch thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
hàng năm cho Bảo hiểm xã hội huyện và Phòng Quản lý thu trên cơ sở kế hoạch
được Bảo hiểm xã hội Việt Nam giao.
Tổ chức thực hiện thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất
nghiệp theo kế hoạch đã được phê duyệt; quản lý các đối tượng tham gia bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của các tổ chức và cá nhân;
quản lý hệ thống đại lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
theo phạm vi được giao.
Quản lý, kiểm tra, đối chiếu danh sách các đối tượng tham gia bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; thẩm định và tổng hợp số thu bảo hiểm
xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Tổ chức thẩm định hồ sơ đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y
tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đối với Bảo hiểm xã hội huyện và các
tổ chức, cá nhân theo quy định.
Hướng dẫn sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong việc đăng ký,
đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đối với Bảo hiểm xã
hội huyện và các tổ chức, cá nhân theo quy định.
Tham gia, đề xuất với cấp có thẩm quyền việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung
chế độ, chính sách về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất
nghiệp.
Tham gia các đoàn kiểm tra về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,
bảo hiểm thất nghiệp; phối hợp với các phòng nghiệp vụ liên quan giải quyết các
đơn thư, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo theo quy định.
Phối hợp với đơn vị nghiệp vụ liên quan thực hiện công tác thông tin,
tuyên truyền, phổ biến các chế độ, chính sách, pháp luật thuộc lĩnh vực được
phân công; tham gia công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo chức năng,
nhiệm vụ được giao.

Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định; tham gia
nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
thu.
* Phòng cấp sổ thẻ
Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng, trình Giám đốc Bảo
hiểm xã hội tỉnh phê duyệt kế hoạch in, cấp phát phôi sổ bảo hiểm xã hội, thẻ
bảo hiểm y tế.
14


Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện kiểm tra, đối
chiếu hồ sơ, dữ liệu thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; tổ
chức thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế và cập nhật, xác nhận
quá trình tham gia của người lao động theo quy định.
Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan cấp giấy chứng nhận không cùng
chi trả trong năm cho người tham gia bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật
và của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Quản lý tập trung cơ sở dữ liệu thẻ bảo hiểm y tế.
Tham gia, đề xuất với cấp có thẩm quyền việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung
chế độ, chính sách về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất
nghiệp.
Tham gia các đoàn kiểm tra về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;
phối hợp với các phòng nghiệp vụ liên quan giải quyết các đơn thư, kiến nghị,
khiếu nại, tố cáo theo quy định.
Phối hợp với đơn vị nghiệp vụ liên quan thực hiện công tác thông tin,
tuyên truyền, phổ biến các chế độ, chính sách, pháp luật thuộc lĩnh vực được
phân công; tham gia công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo chức năng,
nhiệm vụ được giao.
Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định; tham gia
nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cấp sổ,

thẻ.
* Phòng chế độ BHXH
Giải quyết hồ sơ hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của
pháp luật và của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Cấp và quản lý giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội.
Quản lý đối tượng hưởng và mức hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã
hội hàng tháng theo từng chế độ, bao gồm đối tượng tháng trước chuyển qua, số
đối tượng tăng, giảm và di chuyển trong tháng; điều chỉnh mức hưởng lương
hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật và của Bảo hiểm xã
hội Việt Nam.
Lập danh sách người hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội
Đề xuất với cấp có thẩm quyền việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ,
chính sách về lĩnh vực bảo hiểm xã hội
Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định; tham gia
nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý,
giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội.

15


Bảng 1 : Tình hình tham gia BHXH bắt buộc của các đơn vị sử dụng lao
động phân theo khối, loại hình kinh tế trên địa bàn huyện Yên Lập
( 2013- 2016 )
( đơn vị: hồ sơ )
S

Năm

TT

Năm 2013

Năm 2014

Năm 2015

Năm 2016

189

196

185

190

2 DN NQD

114

113

103

157

3 HCSN, Đảng,
Đoàn
4 Ngoài công lập

1684

1714

1713

1789

472

502

522

551

5 Phường, xã, thị
trấn

378

396

381

304

Loại
Hình
1 DNNN

( Nguồn : BHXH huyện Yên Lập)
Số hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc theo quy định trên địa bàn huyện quản
lý có những chuyển biến nhất định và đang có xu hướng tăng lên. Các khối
ngành thuộc khu vực mang tính chất HCSN có số lượng hồ sơ tham gia nhiều
nhất, chiếm tỷ lệ cao nhất trong tổng số hồ sơ tham gia, năm 2013 là 1684 hồ sơ,
năm 2014 là 1714 hồ sơ, năm 2016 tăng lên 1789 hồ sơ. Trong 4 năm này , khối
này luôn chiếm hơn 50% tổng số hồ sơ tham gia, ngoài ra các khối, loại hình
kinh tế khác đều tăng nhưng tăng chậm và ít, ít nhất là doanh nghiệp ngoài quốc
doanh với số hồ sơ năm 2016 là 157 hồ sơ, tiếp đến là doanh nghiệp nhà nước
năm 2016 có 190 hồ sơ. Phường, xã, thị trấn và ngoài công lập có 855 hồ sơ
năm 2016

16


Bảng 2: Tình trạng quản lý hồ sơ giai đoạn 2013- 2016
( đơn vị : hồ sơ )
Năm
Chỉ
Tiêu

2013

2014

2015

2016

Số hồ sơ
tham gia trên
toàn huyện

2837

2921

2904

2991

Số hồ sơ
chuyển di
trong năm

18

9

12

18

Số hồ sơ
chuyển đến
trong năm

20

7

18

10

Số hồ sơ điều
chỉnh trong
năm

425

360

355

296

(Nguồn : BHXH huyện Yên Lập)
Dựa vào bảng số liệu 2 ta thấy số lượng hồ sơ tham gia trên địa bàn tăng
dần qua các năm, nhưng tăng rất ít. Năm 2013 có 2837 hồ sơ tham gia, sang năm
2014 thì tăng lên 2921 hồ sơ tham gia tương đương tăng 2,96% so với năm
2013, và đến năm 2016 cũng đã tăng lên đến 2991 hồ sơ tham gia ( tăng 5.43 %
so với năm 2013, tăng 2,4 % so với năm 2014, tăng gần 3% so với năm 2015 ),
mặc dù năm 2015 có giảm nhẹ so với năm 2014 là -0,99% nhưng cũng không
đáng kể.
Về số lượng chuyển đến và di thì đa phần hồ sơ chuyển đến nhiều hơn hồ
sơ chuyển di và số lượng người lao động đến độ tuổi lao động bắt đầu thma gia
BHXH nên tổng số hồ sơ về cơ bản là tăng quan các năm, ví dụ như năm 2013
số lượng sổ chuyển đến hơn số lượng chuyển di là 2 hồ sơ, năm 2014 số lượng

chuyển đến ít hơn số lượng chuyển di 2 hồ sơ, năm 2015 số lượng chuyển đi ít
hơn chuyển đến là 6 hồ sơ,và năm 2016 là chuyển di nhiều hơn chuyển đến 8 hồ
sơ.
2.3. Một số đánh giá về công tác quản lý hồ sơ tham gia
2.3.1. Một số kết quả đạt được
BHXH huyện Yên Lập đều thực hiện tốt nhiệm vụ được giao nên số lượng
hồ sơ tăng qua các năm
17


Thủ tục hành chính đơn giản hơn trước
Thái độ cán bộ khi làm việc đều ân cần, hướng dẫn cho người tham gia dễ
hiểu, trình độ cán bộ cũng được nâng lên đáng kể
Tổ chức bộ máy hài hòa, khoa học, không gây khó khăn khi tra cứu, thuận
tiện cho cả cán bộ quản lý và người tham gia đến giao dịch
Cảnh quan , môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo sự yên tâm cho người
tham gia.
2.3.2. Một số hạn chế và nguyên nhân
Hạn chế :
Cơ sở vật chất còn thiếu thốn,
Nhiều đơn vị tham gia còn chưa làm đúng thủ tục tham gia gây khó khăn
trong việc quản lý hoặc trốn tham gia gây số lượng hồ sơ bị giảm rất nhiều so
với lực lượng lao động phải tham gia thực tế.
Nguyên nhân : Nguyên nhân dẫn tới tỉ lệ hồ sơ tham gia tăng chậm là tác
động của nhiều yếu tố.
Cán bộ nắm bắt rõ thông tin còn chậm, thời gian trả lời, hướng dẫn ở bộ
phận một cửa còn lâu, gây mất thời gian cho người tham gia
Cơ sở vật chất cũng thiếu thốn gây bất cập
Điều kiện thời tiết cũng gây ảnh hưởng tới công tác lưu trữ hồ sơ, ảnh
hưởng tới quản lý hồ sơ.

18


CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN TỐT CÔNG TÁC
QUẢN LÝ HỒ SƠ THAM GIA
3.1. Định hướng phát triển chung của BHXH huyện Yên Lập
Trong tiến trình đổi mới, hướng tới mục tiêu “dân giàu nước mạnh,xã hội
công bằng dân chủ văn minh”,trước yêu cầu của sự nghiệp CNH HĐH đất nước,
để thực hiện tốt công tác BHXH BHYT đáp ứng những yêu cầu của đời sống xã
hội huyện đã xác định rõ định hướng phát triển những năm tới như sau:
Tiếp tục phát huy các kết quả đạt được trong những công tác thực hiện
chính sách BHXH đưa chính sách gắn liền với cuộc sống của NLĐ.Tích cực tìm
ra các biện pháp hạn chế khó khăn, giải đáp thắc mắc của người tham gia.Hoàn
thành xuất sắc những mục tiêu đề ra.
Không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý,sửa đổi bổ sung hoàn thiện nghiệp
vụ, đề xuất với BHXH Việt Nam xây dựng toàn kiện bộ máy đáp ứng nhu cầu và
khối lượng công việc.
Nâng cao chất lượng hoạt động bộ máy làm việc quản lý, nâng cao trách
nhiệm năng lực nghề nghiệp trong toàn bộ cán bộ nhân viên viên chức trong
toàn đơn vị với bản lĩnh vững vàng, có năng lực chuyên môn vững vàng để thật
sự là những cán bộ công chức mẫu mực,tận tụy phục vụ nhân dân,tiến hành cải
cách thủ tục hành chính sao cho tinh giản thuận tiện nhanh chóng nhất.
Kiểm tra theo dõi quản lý chặt chẽ các đơn vị tham gia và người tham
gia,đảm bảo quyền lợi cho người tham gia.
Ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin vào công tác quản lý BHXH,
đảm bảo thu đúng thu đủ thu có hiệu quả,chi trả kịp thời an toàn cho các chế độ
BHXH BHYT…góp phần đảm bảo ASXH trên địa bàn.
3.2. Một số biện pháp nhằm thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ tham gia
Cán bộ quản lý hồ sơ cần được đào tạo, bồi dưỡng nắm chắc chuyên môn,

nghiệp vụ lưu trữ. Cần mở các đợt tập huấn chuyên môn cho các cán bộ có cơ
hội trao đổi với nhau, trau dồi thêm kiến thức. Đảm bảo tất cả cán bộ toàn ngành
biết kĩ naưng sử dụng thành thạo các kĩ năng tin học
Bố trí kho lưu trữ theo quy chuẩn đến huyện . Trang bị đầy đủ các phương
tiện thiết yếu để vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa
cháy; phương tiện bảo vệ, máy điều hoà, máy hút bụi, giá, hộp, cặp đựng tài
liệu; bìa hồ sơ...
Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ trong Ngành;
tổng hợp các vướng mắc trong quá trình thực hiện và đề xuất các biện pháp kịp
thời trình cấp có thẩm quyền giải quyết;
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ.
19


Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống
quản lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu
quả nhất nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, thúc đẩy sự nghiệp
thực hiện BHXH đối với mọi người lao động, BHYT toàn dân của BHXH huyện
Cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện
hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý hồ sơ để nâng cao hơn nữa
nhận thức về công tác này trong cán bộ, công chức, viên chức của BHXH huyện

20


KẾT LUẬN
Trải qua nhiều năm hình thành và phát triển cho đến nay BHXH huyện đã
tạo được sự an tâm và niềm tin vững chắc cho mọi tầng lớp lao động trên địa
bàn tỉnh, là lá cờ đầu của ngành BHXH tỉnh Phú Thọ. Với việc nghiên cứu đề tài

“Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tham gia BHXH tại BHXH huyện Yên Lập
giai đoạn 2013-2016” đã khẳng định lại tầm quan trọng của công tác quản lý hồ
sơ BHXH ở BHXH huyện Yên Lập nói riêng và các cơ quan BHXH trong cả
nước nói chung, nó liên quan đến nhiều mặt khác của hoạt động BHXH. Do đó,
hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ BHXH là việc làm cần thiếtgóp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động của BHXH huyện Yên Lập . Để công tác quản lý hồ sơ
BHXH hoàn thiện và đạt kết quả cao hơn nữa, đề tài đã đưa ra một số giải pháp,
góp phần ổn định đời sống nhân dân, giảm chi cho ngân sách nhà nước thực hiện
mục tiêu “Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh”
Do còn nhiều hạn chế về kiến thức, trình độ nhận thức nên bài báo cáo
không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, đánh
giá của cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn cô Bùi Thị Thu Hà – giảng viên khoa
Bảo Hiểm trường đại học Lao động xã hội đã giúp đỡ em trong quá trình học tập
cũng như trong quá trình thực hiện bài báo cáo chuyên đề này.
Em xin chân thành cảm ơn !


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1, Quyết định 959- BHXH của BHXH Việt Nam
2, Quyết định 595- BHXH của BHXH Việt Nam
3,Báo cáo tổng kết công tác thi đua khen thưởng các năm 2013-2016 của
BHXH huyện Yên lập
4,Báo cáo tổng hợp tình hình quản lý hồ sơ BHXH các năm 2013, 2014,
2015, 2016 của BHXH huyện Yên Lập
5, Trang web :
6, Các tài liệu tham khảo khác