Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn này là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Người cam đoan

Triệu Thị Ngọc Hiền


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục bảng
Danh mục sơ đồ
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (Bản sao)
QUYẾT ĐỊNH ĐỔI ĐỀ TÀI (Bản sao)
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
ĐĐH

Đơn đặt hàng

HĐQT

Hội đồng quản trị

KSNB

Kiểm soát nội bộ

NCC

Nhà cung cấp

NPL

Nguyên phụ liệu

KH – TT

Kế hoạch – Thị trường

TGNH

Tiền gửi ngân hàng

PNK

Phiếu nhập kho


DANH MỤC CÁC BẢNG
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng Công ty.............................................34
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ...................................35
Sơ đồ 2.3 Mô hình bộ máy kế toán......................................................................................41
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ quá trình đặt hàng..................................................51
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ luân chuyển chứng từ quá trình thanh toán..............................................55

Bảng 2.1: Đơn đặt hàng........................................................................................................60
Bảng 2.2: Bảng nhập hàng...................................................................................................63
Bảng 2.3: Hóa đơn mua hàng...............................................................................................67
Bảng 2.4: Hóa đơn vận chuyển............................................................................................68
Bảng 2.5: Hóa đơn phụ phí hãng tàu....................................................................................69
Bảng 2.6: Phiếu tính giá thành vật tư thực tế.......................................................................70
Bảng 2.7: Phiếu nhập kho.....................................................................................................70
Bảng 2.8: Phiếu nhập kho do kế toán lập.............................................................................74
Bảng 2.9: Bảng chi phí mua hàng, thuế NK.........................................................................75
Bảng 2.10: Giấy đề nghị thanh toán.....................................................................................78
Bảng 3.1: Giấy yêu cầu mua hàng........................................................................................90
Bảng 3.2: Bảng nhập hàng...................................................................................................91
Bảng 3.3: Phiếu theo dõi thanh toán.....................................................................................92
Bảng 3.4: Báo cáo đơn đặt hàng...........................................................................................93
Bảng 3.5: Báo cáo nhận hàng...............................................................................................94
Bảng 3.6: Báo cáo nhập kho................................................................................................94
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ kiểm soát quá trình nhận hàng và nhập kho.............................................96
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ kiểm soát phân quyền khi thanh toán.......................................................98


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng Công ty.............................................34
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ...................................35
Sơ đồ 2.3 Mô hình bộ máy kế toán......................................................................................41
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ quá trình đặt hàng..................................................51
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ luân chuyển chứng từ quá trình thanh toán..............................................55
Bảng 2.1: Đơn đặt hàng........................................................................................................60
Bảng 2.2: Bảng nhập hàng...................................................................................................63
Bảng 2.3: Hóa đơn mua hàng...............................................................................................67
Bảng 2.4: Hóa đơn vận chuyển............................................................................................68

Bảng 2.5: Hóa đơn phụ phí hãng tàu....................................................................................69
Bảng 2.6: Phiếu tính giá thành vật tư thực tế.......................................................................70
Bảng 2.7: Phiếu nhập kho.....................................................................................................70
Bảng 2.8: Phiếu nhập kho do kế toán lập.............................................................................74
Bảng 2.9: Bảng chi phí mua hàng, thuế NK.........................................................................75
Bảng 2.10: Giấy đề nghị thanh toán.....................................................................................78
Bảng 3.1: Giấy yêu cầu mua hàng........................................................................................90
Bảng 3.2: Bảng nhập hàng...................................................................................................91
Bảng 3.3: Phiếu theo dõi thanh toán.....................................................................................92
Bảng 3.4: Báo cáo đơn đặt hàng...........................................................................................93
Bảng 3.5: Báo cáo nhận hàng...............................................................................................94
Bảng 3.6: Báo cáo nhập kho................................................................................................94
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ kiểm soát quá trình nhận hàng và nhập kho.............................................96
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ kiểm soát phân quyền khi thanh toán.......................................................98


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ là một doanh nghiệp có quy mô lớn,
hoạt động ở nhiều lĩnh vực như sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu hàng may mặc,
vải sợi, chỉ khâu, các loại thiết bị, nguyên phụ liệu, phụ tùng ngành dệt may, ... đặc
thù công việc thường kéo dài trên rất nhiều công đoạn, mỗi công đoạn lại có quy
trình sản xuất riêng, phức tạp và có nhiều quy trình sản xuất con. Trong khi đó, việc
sản xuất lại phục vụ cho nhiều tiêu thức như: gia công theo đơn đặt hàng hay sản
xuất tự tiêu thụ... Mỗi phương thức lại có những khác biệt về việc theo dõi bán
hàng, cung ứng nguyên phụ liệu cũng như các phân tích quản trị khác liên quan đến
điều độ sản xuất.
Quản lý nguyên phụ liệu trong ngành dệt may rất đa dạng và phức tạp, Tổng

công ty phải tiếp xúc với nhiều NCC để tìm được nguyên phụ liệu đáp ứng yêu cầu
đơn hàng của khách hàng như size, cỡ, màu, mẫu mã, hoa văn trên sản phẩm, độ co
dãn của vải, độ dài của sợi bông...Như vậy, có thể nhận thấy quá trình mua nguyên
phụ liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của đơn vị rất phức tạp. Do đó, một hệ
thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng chặt chẽ tại Tổng công ty sẽ ngăn ngừa
được các rủi ro, hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót dẫn đến việc thất thoát, lãng
phí làm tăng chi phí đầu vào. Mặt khác, ở chu trình mua hàng có cân đối nguyên
phụ liệu tồn kho cho nên nếu chu trình mua hàng được kiểm soát tốt thì lượng hàng
tồn kho sẽ duy trì ở mức an toàn và thấp nhất có thể làm giảm chi phí lưu kho.
Ngoài ra, kiểm soát tốt ở chu trình mua hàng sẽ tác động tích cực đến các
quá trình khác chẳng hạn như ở quá trình sản xuất sẽ có được nguyên phụ liệu hợp
lý nhất để sản xuất, đáp ứng đúng, đủ theo yêu cầu của đơn hàng của khách hàng.
Có như vậy sẽ tạo được uy tín đối với khách hàng, thu hút ngày càng nhiều khách
hàng đến với đơn vị mình, đẩy mạnh quá trình tiêu thụ. Tóm lại, kiểm soát tốt chu
trình mua hàng góp phần mang lại hiệu quả thiết thực cho hoạt động sản xuất kinh
doanh tại Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả


2
đã chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại Tổng công ty
cổ phần Dệt may Hòa Thọ’’ làm đề tài nghiên cứu.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở những vấn đề thuộc về lý luận,
thông qua nghiên cứu thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại Tổng
công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ, tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng các
thủ tục kiểm soát hiện có, từ đó rút ra những hạn chế cần được khắc phục, đề xuất
các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại
Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những vấn đề liên quan đến thủ tục kiểm soát

nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ.
- Phạm vi nghiên cứu : Luận văn giới hạn ở công tác kiểm soát nội bộ đối với
chu trình mua nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất hàng may mặc tại Tổng công ty.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phỏng vấn : Phỏng vấn trực tiếp Kế toán trưởng và các nhân
viên liên quan về công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại Tổng công ty.
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp để có được các thông tin liên quan đến
kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ.
- Phương pháp so sánh được dùng để phân tích, đánh giá thực trạng các thủ
tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ.
5. Kết cấu luận văn
Luận văn gồm 3 chương :
Chương 1: Lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng trong
doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại Tổng công ty
cổ phần dệt may Hòa Thọ.
Chương 3: Một số các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng tại Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ.


3

CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG
1.1 . KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Định nghĩa về kiểm soát nội bộ
Thuật ngữ kiểm soát nội bộ gồm hai thành phần là kiểm soát và nội bộ. Theo
từ điển Tiếng Việt, kiểm soát là một phương tiện nhằm giảm thiểu những yếu tố gây
tác động xấu tới hoạt động của một đối tượng nào đó [1, Tr1].

Trong lĩnh vực khoa học tự nhiên, người ta thường lập nhóm kiểm soát như
một cách để kiểm tra tính chính xác của các thử nghiệm.
Chuẩn mực kế toán số 07 “ Kế toán các khoản đầu tư vào công ty liên kết”
đã định nghĩa : Kiểm soát là quyền chi phối các chính sách tài chính và hoạt động
của doanh nghiệp nhằm thu được lợi ích kinh tế từ hoạt động của doanh nghiệp đó.
Trên góc độ này, kiểm soát thường được sử dụng nhằm biểu hiện mức độ chi phối
của công ty này đối với các công ty khác.
Theo từ điển tiếng Việt, nội bộ có nghĩa là thuộc về bên trong và thường hay
liên quan đến cơ cấu của một tổ chức.
Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm soát nội bộ đã
dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau. Hiện nay, định nghĩa được chấp
nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO.
COSO ( Committeee of Sponsoring Organization) là một Ủy Ban thuộc Hội
đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính. COSO được
thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, cụ thể là nhằm thống nhất định
nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau và
đưa ra các bộ phận cấu thành để giúp các đơn vị có thể xây dựng một hệ thống kiểm
soát hữu hiệu [1, Tr2].
Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ
hợp nhất (Internal Control – Intergrated framework) đã định nghĩa về kiểm soát nội


4
bộ như sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội
đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây [1,Tr1]:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định
Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là quá

trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
• Kiểm soát nội bộ là một quá trình
Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực
hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần giám sát các hoạt động
của mình, kiểm soát nội bộ chính là quá trình này. Kiểm soát nội bộ không phải là một
sự kiện hay là một tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ
phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là nội dung cơ bản trong các hoạt động
của tổ chức. Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ
không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức.
• Con người
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng
quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Kiểm soát nội bộ
là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý.
Nói cách khác, nó được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ
và hành động của họ. Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và
vận hành chúng.
Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao đổi và hành động
một cách nhất quán. Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức,
kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau. Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu
hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của
mình, chúng cần được giới hạn ở một mức độ nhất định. Do vậy, để kiểm soát nội


5
bộ hữu hiệu cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng
của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
• Đảm bảo tính hợp lý
Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý
trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Điều
này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ

thống kiểm soát nội bộ, đó là do những sai lầm của con người khi đưa ra những
quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể
vượt khỏi kiểm soát nội bộ... Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi
phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình
kiểm soát đó. Tất cả các điều đó dẫn đến, trong mọi tổ chức, dù có thể đã đầu tư rất
nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống nhưng vẫn không thể có hệ thống kiểm
soát nội bộ hoàn hảo.
• Các mục tiêu kiểm soát
Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định
các chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay mục
tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu
kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của
việc sử dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và
đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp.
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến đến việc tuân thủ pháp luật
và các quy định.
Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng với nhau, vì một
mục tiêu riêng lẻ có thể được xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu
nói trên. Sự phân loại các mục tiêu nhằm giúp tổ chức kiểm soát ở các phương diện
khác nhau.


6
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý
đạt được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân
thủ pháp luật và các quy định. Để đạt được các mục tiêu này cần dựa trên cơ sở các
chuẩn mực đã được thiết lập. Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát,
cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin,

truyền thông và vấn đề giám sát.
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Theo quan điểm của COSO, kiểm soát nội bộ nhằm đạt được các mục tiêu đã
nêu ở trên. Bên cạnh đó, theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) “Kiểm soát nội bộ là
một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức trên cơ sở xác định rủi ro có
thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện
có hiệu quả tất cả các mục tiêu kiểm soát đã đặt ra của đơn vị”[4,Tr5].
- Bảo vệ tài sản của đơn vị
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.
Mục tiêu 1: Bảo vệ tài sản của đơn vị
Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vô hình và tài sản hữu hình, chúng có
thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không
được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp. Ngoài những tài sản vật
chất hiện hữu, trong đơn vị còn có những tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán,
các tài liệu quan trọng khác cũng cần được bảo vệ và bảo mật, nếu không sẽ gây
ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Mục tiêu 2: Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin.
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ
quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý.
Như vậy thông tin cung cấp phải:
- Đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng
hoạt động.


7
- Phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của hoạt động kinh
tế, tài chính của đơn vị.
Mục tiêu 3: Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp do nhà quản lý
xây dựng dựa vào những điều kiện thực tế và khả năng thực hiện tại đơn vị mình.
Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tuân thủ tuyệt đối các quyết
định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ cần:
- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt
động của doanh nghiệp.
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận
trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, khách quan, chính xác cũng như
việc lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý.
Mục tiêu 4: Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
Các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại
không cần thiết của tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém
hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý
thường đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp, tình hình thực hiện các quy
định, chính sách trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như số lượng và tính chất các
sai phạm xảy ra. Từ đó thiết lập lại các hệ thống kiểm soát nội bộ với cơ chế giám
sát thiết thực, hữu hiệu hơn nhằm nâng cao năng lực quản lý, khả năng điều hành bộ
máy quản lý doanh nghiệp.
1.1.3. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các
đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội với
các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm soát, xác định rủi ro, các thủ tục kiểm soát,
hệ thống thông tin truyền thông và hệ thống giám sát.


8
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn

vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm
soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu liên quan đến quan
điểm, thái độ nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý trong doanh nghiệp
[4,Tr7].
a. Đặc thù về quản lý
Các đặc thù về quản lý đề cập đến các quan điểm và nhận thức khác nhau
trong điều hành của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng đến chính
sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh
nghiệp.
Mỗi nhà quản lý có nhận thức, phong cách lãnh đạo khác nhau. Một số nhà
quản lý rất quan tâm tới việc lập BCTC và việc hoàn thành vượt mức kế hoạch đề
ra. Đối với phong cách này, nhà quản lý trong quá trình kinh doanh sẽ rất thận trọng
để giảm rủi ro cho các số liệu và thông tin chính xác, đáng tin cậy, vì vậy thủ tục
kiểm soát được xây dựng hiệu quả. Ngược lại, có nhà quản lý lại hài lòng với những
hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận.
Như vậy thì số liệu trên BCTC sẽ có thể không phản ánh sự trung thực, không đủ độ
tin cậy.
b. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một trong những nhân tố quan trọng đối với việc chỉ đạo,
kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu quả hành vi gian lận,
sai sót trong hoạt động tài chính doanh nghiệp.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý
phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh
nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận.


9
- Thực hiện sự phân chia rành mạch 2 chức năng : xử lý nghiệp vụ, ghi chép

sổ sách và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả
cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
c. Chính sách nhân sự
Bao gồm toàn bộ quản lý và chế độ quản lý nhân sự đối với việc tuyển dụng,
huấn luyện, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công nhân viên trong đơn vị. Sự
phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là
nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực
hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp.
d. Công tác kế hoạch và dự toán
Công tác lập kế hoạch và dự toán có ý nghĩa rất lớn trong kiểm soát nội bộ. Hệ
thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế
hoạch hay dự án đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm
những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền
trong tương lai... là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc
lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc thì hệ
thống kế hoạch và dự toán sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu.
e. Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
đơn vị như thành viên Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ
quản lý và những am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát thường có
nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Giám sát việc chấp hành luật pháp của công ty
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính
- Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm toán viên
bên ngoài.
f. Bộ phận kiểm toán nội bộ

10
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị, tiến
hành công việc kiểm tra, giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động
của doanh nghiệp. Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động hữu hiệu sẽ giúp cho doanh
nghiệp có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động của doanh nghiệp,
bổ sung các quy chế, thủ tục kiểm soát mới thích hợp và hữu hiệu hơn.
g. Môi trường bên ngoài
Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân
tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng
có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng
như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm
nhân tố này bao gồm: luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của
các chủ nợ, đường lối phát triển của đất nước.
Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh
hưởng lớn đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát
nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt
động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp.
1.1.3.2. Xác định rủi ro
Đây là một bộ phận thứ hai của KSNB. Tất cả các hoạt động diễn ra trong
đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Không lệ
thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt
động đều chịu tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên
ngoài tác động.
- Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức
nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp. Sự xuống cấp cơ sở hạ tầng, của trang thiết bị,
sự hỏng hóc của hệ thống máy tính. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp
với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương chưa tương
xứng. Hệ thống kiểm soát chưa thích hợp, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát hoặc do xa
Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm...

11
- Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành,
thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi
thời, xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần,
sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ
chức...
Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những
nhân tố tác động làm phát sinh rủi ro ảnh hưởng đến những mục tiêu – kể cả mục
tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động – của đơn vị có thể không được
thực hiện, và phải cố gắng kiểm soát được những rủi ro này.
1.1.3.3. Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát nhằm thực hiện ba chức năng kiểm soát chính là kiểm
soát quản lý, kiểm soát vật chất, kiểm soát kế toán.
a. Kiểm soát quản lý
Kiểm soát quản lý là các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa
trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân
nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Bất kiêm nhiệm đòi hỏi phải tách biệt
giữa các chức năng sau đây:
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do là để ngăn chặn
hành vi tham ô tài sản. Nếu không nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ
cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghĩa là
người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản
vì điều này có thể dẫn đến khả năng thâm lạm tài sản.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận
vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng
kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn không cho
thông tin bị thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt
thực hiện – thường là bộ phận kế toán.

b. Kiểm soát vật chất


12
Đây là một hoạt động “cứng”, một loại hoạt động kiểm soát thường được
mọi người nghĩ tới nhất khi nói về KSNB trong doanh nghiệp. Cụ thể kiểm soát vật
chất là các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp như
máy móc, nhà xưởng, tiền bạc hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu và các tài sản khác
được bảo vệ một cách chặt chẽ.
Ngoài ra đơn vị cũng cần kiểm soát vật chất thông tin trên máy tính nhằm
bảo đảm cho những thiết bị máy tính và phần mềm tránh được các rủi ro do môi
trường, nguồn cung cấp điện, hỏa hoạn, hay việc sử dụng sai mục đích… Các hoạt
động kiểm soát sẽ rất cần thiết cho việc bảo vệ các thiết bị máy tính hạn chế tối đa
những thiệt hại do môi trường tự nhiên hay do sự phá hoại của con người.
Bên cạnh đó, tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn,
đúng quy định để dễ dàng truy cập khi cần thiết. Cũng nhằm đề phòng các rủi ro có
thể xảy ra, mọi tập tin và chương trình cần được sao chép, lưu trữ và cập nhật
thường xuyên trên các đĩa mềm, đĩa CD hay các phương tiện lưu trữ khác. Các bản
sao cần phải lưu trữ tách biệt với nơi lưu trữ bản gốc.
c. Kiểm soát kế toán
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm
kiểm tra tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ, trong đó kiểm soát kế toán là một
thành phần quan trọng, đó là việc kiểm tra chặt chẽ các chứng từ sổ sách kế toán từ
việc tính toán số liệu, xem xét các chữ ký liên quan đã đầy đủ và chính xác chưa,
đến kiểm tra việc luân chuyển chứng từ sổ sách. Kiểm soát kế toán cần đảm bảo các
nguyên tắc sau:
- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể dễ
kiểm soát, tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra. Chứng từ kế toán
phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu, đủ số

liên quy định.
- Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký, do người có thẩm quyền hoặc
người được uỷ quyền ký, người ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội


13
dung của chứng từ.
- Cần thiết kế các chứng từ sổ sách đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử
dụng cho nhiều công dụng khác nhau.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ
chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng
để chuyển cho bộ phận tiếp theo.
- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi
chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…
d. Kiểm soát trong môi trường áp dụng máy vi tính
Hiện nay, trong môi trường áp dụng máy vi tính sẽ không tránh khỏi các rủi ro
như nhập liệu dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và hợp lệ; dữ liệu bị xử lý
không chính xác do phần mềm bị lỗi… Do vậy để đảm bảo ba chức năng kiểm soát
chính nêu trên, kiểm soát trong môi trường máy vi tính cần được quan tâm. Các thủ
tục kiểm soát gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
* Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính
Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống
xử lý, và như vậy ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống ứng dụng xử lý nghiệp vụ.
Thông thường có các nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau:
-

Kiểm soát hoạt động của tổ chức

-

Kiểm soát chứng từ

-

Kiếm soát việc giải trình tài sản

-

Kiểm soát quá trình quản lý

-

Kiểm soát hoạt động của dữ liệu trung tâm

-

Kiểm soát sự ủy quyền

-

Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu

* Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính
Kiểm soát ứng dụng là kiểm soát liên quan tới hoạt động xử lý thông tin
của một ứng dụng xử lý kế toán nhất định. Kiểm soát ứng dụng gồm ba thủ tục
kiểm soát sau:


14
- Kiểm soát nhập liệu: Được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi

hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó, cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và
kiểm soát quá trình nhập liệu.
+ Kiểm soát nguồn dữ liệu: nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là hợp lệ. Các
thủ tục kiểm soát: Dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống cần được chuẩn y và phê
duyệt một cách đầy đủ và hợp lý; đánh dấu đã sử dụng chứng từ sau khi nhập liệu
nhằm hạn chế việc sử dụng lại chứng từ; sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ
trước khi nhập liệu; nghiệp vụ sau khi thực hiện cần nhập ngay vào hệ thống để
dễ dàng kiểm tra đối chiếu với các hoạt động liên quan và để tránh bỏ sót quên
nhập nghiệp vụ; tạo số kiểm tra…
+ Kiểm soát quá trình nhập liệu: kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu; kiểm
tra vùng dữ liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ; kiểm tra
tính hợp lý; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; định dạng trước khi nhập
liệu; sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động; thông báo lỗi đầy đủ và
hướng dẫn sửa lỗi,…
- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: nhằm kiểm tra sự chính xác của thông
tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu. Có các thủ tục: kiểm tra ràng buộc toàn
vẹn dữ liệu; kiểm tra dữ liệu hiện hành; kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu; nhận biết
tập tin một cách hữu hình; kiểm tra dữ liệu phù hợp; đối chiếu với dữ liệu ngoài
hệ thống; đối chiếu số liệu giữa tổng hợp và chi tiết…
- Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội
dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin; đối
chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các thông số tổng kiểm soát nhằm
đảm bảo tính chính xác của thông tin; chuyển giao chính xác thông tin đến đúng
người sử dụng; quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất trên giấy
than, trên các bản in thử, các bản nháp…
1.1.3.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết
lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành

15
các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm
cả cho nội bộ và bên ngoài.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan
trọng. Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các
nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán. Quá trình vận hành của
hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp.
Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với
nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị.
Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá
trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt về hình thành và cung cấp
thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau.
Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính
kịp thời, hiệu quả…), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính
phải đạt được như sau:
- Tính có thật (Validity): nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế
có thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn (Authorization): trước khi thực hiện mọi nghiệp vụ, đều phải
bảo đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ.
- Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để
ngoài sổ sách về mọi nghiệp vụ phát sinh.
- Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong tính toán,
trong việc áp dụng các chính sách kế toán.
- Sự phân loại (Classification): bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ
tài khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liên quan.
- Đúng hạn (Timming): việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Porting and summarization): số liệu kế
toán phải ghi vào sổ sách đúng đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ánh trung
thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị.

16
1.1.3.5. Hệ thống giám sát
Đây là bộ phận cuối cùng của KSNB. Giám sát là quá trình mà người quản lý
đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải
xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa
đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không? Để đạt
được kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên
hoặc định kỳ.
- Giám sát thường xuyên: thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của
khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các
biến động bất thường.
- Giám sát định kỳ: thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên
nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Một số vấn đề cơ bản về chu trình mua hàng
Chu trình mua hàng là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Chu trình này bao gồm các nghiệp vụ liên quan đến việc mua hàng và nghiệp vụ
thanh toán đối với tài sản cố định, vật tư, hàng hóa...phục vụ cho hoạt động sản xuất
kinh doanh của đơn vị. Chu trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của các bộ phận
có nhu cầu thông qua phiếu yêu cầu mua hàng... và kết thúc bằng việc thanh toán
tiền cho nhà cung cấp và ở chu trình cũng ảnh hưởng nhiều đến nhiều khoản mục
trên báo cáo tài chính của đơn vị.
1.2.1.1. Mối quan hệ giữa chu trình mua hàng với các chu trình khác
Có thể thấy được trong quá trình sản xuất kinh doanh, theo vòng quay tuần
hoàn của vốn thì chu trình mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chu trình mua
hàng có liên hệ mật thiết với các chu trình, nghiệp vụ cơ bản khác và ảnh hưởng tới
hiệu quả của toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Chu trình mua hàng là một trong 4 bộ phận hợp thành để tạo thành một chu
trình kế toán thống nhất, quá trình được lặp đi lặp lại, các chu trình quan hệ mật

thiết với nhau, đảm bảo hoàn thành mục tiêu của đơn vị.
(1): Chu trình mua hàng


17
(2): Chu trình chuyển đổi
(3): Chu trình bán hàng
(4): Chu trình tài chính
4

T

1

H

2

H’

3

T’

Mặc dù đầu vào và đầu ra của mỗi chu trình là khác nhau nhưng đầu ra của
chu trình trước lại là đầu vào của chu trình tiếp theo. Nếu có một chu trình nào đó bị
gián đoạn thì sẽ tạo ra hiệu ứng dây chuyền gây ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống
của doanh nghiệp.
Nếu chu trình mua hàng không đáp ứng đủ lượng hàng cho sản xuất, chất
lượng hàng không đảm bảo hay hàng đến chậm trễ so với kế hoạch, điều đó sẽ làm

cho hệ thống sản xuất bị gián đoạn, sản phẩm tạo ra không kịp thời đáp ứng nhu cầu
của khách hàng, uy tín của doanh nghiệp mất dần, chất lượng sản phẩm có thể
không đảm bảo, có thể không bán được, doanh thu thấp. Nếu không có chính sách
và biện pháp kịp thời thì doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thua lỗ hay nặng
hơn là phá sản.
Do vậy quá trình kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp nói chung, và của
từng chu trình nói riêng một cách chặt chẽ, nhanh chóng phát hiện và có biện pháp
xử lý đối với các sai phạm hay rủi ro là rất quan trọng. Đặc biệt đối với các doanh
nghiệp sản xuất, hầu hết là nguồn nguyên liệu vật liệu mua ngoài cho hoạt động sản
xuất để tạo ra sản phẩm, chúng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí của doanh
nghiệp, liên quan trực tiếp đến hiệu quả sản xuất, khối lượng mua liên quan đến
mức hàng trong kho,… do vậy các doanh nghiệp sản xuất cần quan tâm nhiều hơn
đến việc kiểm soát chu trình mua hàng, để hạn chế các sai sót liên quan đến chu
trình này cũng như các chu trình khác đến mức thấp nhất có thể.
1.2.1.2. Chức năng của chu trình mua hàng
Quá trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng liên quan đến các chức
năng cơ bản sau:


18
a. Xử lý các đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán
Bắt đầu của chu trình mua hàng là từ kế hoạch mua hàng đã được lãnh đạo
phê duyệt hoặc từ đơn đề nghị mua hàng của bộ phận có nhu cầu về hàng hóa, dịch
vụ đó, dựa trên kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch dự trữ hàng tồn kho
của đơn vị.
Khi các bộ phận có nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ thì người có trách nhiệm tại
bộ phận đó sẽ lập đơn đề nghị mua hàng phải ghi rõ số lượng, chất lượng, mục đích
sử dụng của hàng đề nghị mua.
Căn cứ vào kế hoạch mua và đơn đề nghị mua hàng đã được lãnh đạo phê
duyệt, bộ phận có chức năng tiến hành xử lý đơn đặt hàng, đảm bảo cho hàng hóa

mua vào theo đúng mục đích, đúng số lượng, tránh cho việc mua quá nhiều, quá ít
hoặc mua lãng phí... Đơn đặt hàng phải ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, số tiền, thời
gian giao hàng, địa điểm giao hàng và các thông tin liên quan của hàng hóa, dịch vụ
mà doanh nghiệp định mua được gửi cho người bán. Đây là chứng từ hợp pháp
được xem như là một lời đề nghị để mua hàng.
Từ đơn đề nghị mua hàng, bộ phận chức năng của doanh nghiệp phải xúc
tiến công việc mua hàng. Để mua hàng, bộ phận này phải trực tiếp khảo sát, tìm
hiểu thị trường và khả năng cung cấp của người bán. Thông qua việc khảo sát thị
trường phải tìm ra được nhà cung cấp có lợi nhất cho doanh nghiệp. Sau khi lựa
chọn được nhà cung cấp, hai bên biên soạn dự thảo hợp đồng và đi đến thống nhất,
phải trình lãnh đạo ký duyệt.
Thông thường ở tất cả các doanh nghiệp là thành lập các phòng vật tư, cung
ứng để đảm bảo chất lượng thích hợp của hàng hóa, dịch vụ với giá thấp nhất. Đối
với một quá trình kiểm soát nội bộ tốt phòng vật tư, cung ứng độc lập với các bộ
phận có trách nhiệm phê chuẩn việc mua hoặc việc nhận hàng. Tất cả các đơn đặt
hàng phải được đánh số nhất quán và đầy đủ các yếu tố cần thiết.
Trong giai đoạn này, yêu cầu kiểm soát đặt ra là các bộ phận tham gia mua
hàng phải đảm bảo độc lập giữa các bộ phận chức năng, bất kiêm nhiệm, việc phê
duyệt phải đúng thẩm quyền và đúng quy trình.


19
b. Nhận hàng hóa, dịch vụ và kiểm định
Nhận hàng hóa hay dịch vụ từ người bán là điểm then chốt trong chu trình
mua hàng. Lúc này bên mua sẽ nhận được hàng và thanh toán hay phải ghi nhận một
khoản nợ tương ứng đối với người bán. Do đó mà việc nhận hàng hóa phải đảm bảo
thực hiện các yêu cầu sau: căn cứ vào đơn đặt hàng tiến hành kiểm tra hàng, kiểm tra
số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, tính toán số
tiền... và các điều kiện khác xem có đúng như trong hợp đồng mua bán giữa hai bên
hay không? Sau đó tiến hành làm thủ tục nhập kho và thủ tục thanh toán.

Để làm nhiệm vụ mua hàng hóa, dịch vụ, kiểm tra, tiếp nhận và báo cáo hàng
hóa, dịch vụ mua vào thì hầu hết các doanh nghiệp đều có bộ phận cung ứng. Sau
khi lập báo cáo nhận hàng thì bộ phận này sẽ gửi một bản cho thủ kho và một bản
cho phòng kế toán ( bộ phận kế toán phải trả cho người bán). Để ngăn ngừa sự mất
mát và lạm dụng quyền hạn, phải được kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận hàng cho đến
khi xuất hàng sử dụng. Mặt khác phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhân
viên tiếp nhận hàng hóa phải độc lập với thủ kho và nhân viên phòng kế toán.
Bộ phận kiểm định chất lượng phải có đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm
và phải hoàn toàn độc lập với các phòng ban khác. Sau khi hàng hóa được kiểm
nghiệm, phải lập biên bản kiểm nghiệm. Biên bản kiểm nghiệm là căn cứ để bộ
phận vật tư lập phiếu nhập kho vật tư theo đúng số lượng, chất lượng hàng hóa đã
được kiểm nghiệm.
c. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Việc ghi sổ các khoản nợ người bán ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các
báo cáo tài chính và đến các khoản chi tiền mặt, do đó phải hết sức cẩn thận, chỉ được
ghi chép vào sổ các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng, phải ghi kịp thời.
Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là phải thực hiện
nguyên tắc bất kiêm nhiệm, các chứng từ phải rõ ràng và thích hợp.
d. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán người bán
Công việc này chỉ được thực hiện khi đã có 4 yếu tố : đơn yêu cầu mua hàng
đã được phê chuẩn, đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng.


20
Hóa đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lưu giữ cho đến khi thanh toán. Phương
thức thanh toán có thể thực hiện qua ủy nhiệm chi, qua ngân hàng hay bằng tiền
mặt.
Thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi.
Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là các phiếu chi phải do
đúng người có trách nhiệm, đủ thẩm quyền ký duyệt. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

giữa người ký phiếu chi với người thực hiện chức năng thanh toán phải được tôn
trọng trong chức năng này.
1.2.1.3. Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng
a. Giai đoạn đề nghị mua hàng
- Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng
hoặc đặt hàng trùng lắp dẫn đến lãng phí vì số hàng này thường không sử dụng được.
- Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng cũng dẫn đến lãng phí do số hàng
thừa sẽ phải tồn trữ, vừa gây ra ứ đọng vốn, vừa tốn kém chi phí lưu kho, lại còn có
thể dẫn đến hàng giảm phẩm chất.
- Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm, nếu đặt hàng trễ sẽ dẫn đến thiếu hụt
nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, còn nếu đặt hàng quá sớm
có thể gây lãng phí chi phí lưu kho hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm giảm phẩm
chất hàng hóa.
- Đặt mua hàng với chất lượng kém và/hoặc giá cao sẽ gây thiệt hại nghiêm
trọng nếu kéo dài.
- Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng
lần hai đối với hàng đã nhận được.
b. Giai đoạn chọn lựa nhà cung cấp
- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để chọn họ tuy
rằng nhà cung cấp này không có hàng hóa, dịch vụ phù hợp nhất hoặc không có
mức giá hợp lý nhất.
- Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên giấu bớt
hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giá của nhà cung cấp được
nhân viên này ủng hộ.