đề cương Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý

Thông tin phục vụ quản lý và lãnh đạo
Chương 1: Thông tin trong công tác lãnh đạo và quản lý
1.1: Những khái niệm cơ bản
1.1.1: Khái niệm dữ liệu thông tin và tri thức
- Thông tin có nhiều mức độ chất lượng khác nhau, các số liệu sự kiện hình ảnh
ban đầu thu nhập được qua điều tra khảo sát là các thông tin nguyên liệu gọi là dữ
liệu (Data).
- Dữ liệu có 2 dạng:
+ Dạng có cấu trúc như các biểu ghi và các cơ sở dữ liệu
+ Dạng phi cấu trúc như các tập văn bản chiếm đến 80% lượng dữ liệu của 1 tổ
chức
-

Đặc trưng cơ bản của dữ liệu là có thể tổ chức, lưu trữ và truyền trong các hệ thống
cũng như trong mạng lưới thông tin
Khi dữ liệu qua xử lý phân tích tổng hợp và có ý nghĩa trong 1 đối tượng, 1 công
việc nào đó sẽ trở thành thông tin
Thông tin là sự phản ánh về 1 vật, 1 hiện tượng, 1 sự kiện hay quá trính nào đó của
tự nhiên và xã hội thông qua khảo sát trực tiếp hoặc gián tiếp các thông tin này tiếp
tục được sử lý sẽ tạo ra sản phẩm thông tin có giá trị cao hơn gọi là thông tin có
gái trị gia tăng và thông tin đó trở thành hàng hóa dữ liệu mô tả sự việc không đánh
giá sự việc còn thông tin luôn mang 1 ý nghĩa xác định và gồm nhiều giá trị dữ liệu
nói cách khác thông tin dữ liệu có ý nghĩa
Nguyên liệu

Xử lý phổ biến
Cán bộ tt
Khả năng, sở thích, hoàn cảnh

-

Sản phẩm thông tin

Mức độ cao hơn nữa là các thông tin quyết định trong quản lý và lãnh đạo kết quả
quản lý có năng lực và kinh nghiệm.
Các thông tin chứa đựng trong các quy luật nguyên lý khoa học kết quả công trình
nghiên cứu thử nghiệm của các nhà khoa học.


-

-

-

Khi đó thông tin trở thành tri thức = tư duy trên các tư duy trên các thông tin đã
qua xử lý tích cực qua quá trình suy nghĩ học hỏi để nhận thức mới trở thành tri
thức.
Bao gồm tất cả hiểu biết của con người được sở hữu của con người nói cách khác
thông tin là cái của người còn tri thức là “ cái của mình”
Tri thức là tập hợp của thông tin hữu ích được trí tuệ con người xác nhận đưa nào
thực hiện trong thực tiễn
Sự phân chia khái niệm dữ liệu thông tin dữ liệu và tri thức là tương đối. Dữ liệu
của người này thông tin với người khác, thông tin của người này là tri thức của con
người khác.
Ngày nay tri thức đang trực tiếp tạo ra quyền lực và tiền bạc và sức cạnh tranh
Tri thức là thông tin mang dấu ấn của 1 con người, có khả năng nắm bắt thông tin
mang dấu ấn của 1 con người, có khả năng nắm bắt và áp dụng tri thức chuyên
môn của các thành viên trong tổ chức đóng vai trò cơ bản duy trì và tạo thế cạnh
tranh của tổ chức đó. Vì vậy, nguồn lực con người là quan trọng nhất trong bất kỳ
hệ thống tổ chức

1.1.2: Khái niệm thông tin quản lý
- Trong hoạt động quản lý từ nhiều đến các đơn vị hành chính sự nghiệp các đơn
vị sản xuất kinh doanh…. Thông tin là loại tài nguyên giúp cho nhà quản lý có khả
năng thực hiện các công việc quản lý đánh giá các hoạt động ghi chép lại lịch sử
hoạt động đơn vị
- Thông tin rất phong phú đa dạng có từ nhiều nguồn khác nhau, phục vụ cho nhiều
đối tượng, do đó cung cấp những thông tin phù hợp và kịp thời cho nhà quản lý là
nhiệm vụ đặt ra đối với các hệ thống thông tin. Do vậy, quản lý thông tin đòi hỏi,
hệ thống tri thức được sử dụng hợp lý
- Thông tin với tổ chức phục vụ cho việc ban hành và triển khai thực hiện quyết
định quản lý ( quá trình truyền thông) thông tin cho kiểm tra đánh giá việc thực
hiện quyết định quản lý
Thu nhập, xử lý

Triển khai thực hiện

Thông tin phản hồi

SPT2


1.1.3: Khái niệm hoạt động thông tin
- Quan điểm triết học: Hoạt động thông tin là phản ánh thế giới vật chất dạng tiềm
năng để có được thông tin cần có đối tượng thu nhận tin quá trình tác động qua lại
giữ nguồn tin và đối tượng thu nhận tin gọi là quá trình thông tin nói phát huy
nguồn tin có thể là 1 người, 1 nhóm người, 1 tổ chức thông tin được gọi là mã
(code) nói thu nhận tín hiệu truyền đi của nơi phát thông qua các kênh hoặc qua
các vật mang tin khác hoặc qua các phương tiện truyền thông sóng âm, sóng điện
từ, viễn thông… những tín hiệu giữa nơi phát và nơi thu có thể hiểu khi sử dụng
cùng 1 hệ thống tín hiệu.

- Quá trình phát triển xã hội gắn liền với sự chuyển giao thông tin giữa các thế hệ
các thế hệ các thông tin có thể truyền trực tiếp giữa người với người hay qua các
phương tiện truyền thông các hoạt động thông tin đại chúng thông qua các phương
tiện truyền thông
- Có 1 loạt thiết chế xã hội, hoạt động với chức năng chuyển giao sự hiểu biết như
các tổ chức như các tổ chức nghề nghiệp, hoạt động hành chính trong đó có: hoạt
động thông tin có nhiệm vụ thu thập, xử lý, chuyển giao thông tin tới nguồn thu
thập. Giúp họ giải quyết những nhiệm vụ cụ thể trong từng lĩnh vực cụ thể

1.1.4: Khái niệm tổ chức
- Thuật ngữ tổ chức được hiểu là công việc cần thiết để tiến hành hoạt động vào đó
nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất làm cho công việc có trật tự nề nếp từ điển tiếng
việt định nghĩa. Tổ chức là sự sắp các bộ phận cho ăn nhịp với nhau để toàn bộ là
cơ cấu nhất định
- Tổ chức là hạt nhân khởi đầu để dẫn tới hình thành 1 tổ chức cơ quan xí nghiệp .
Đồng thời trong quá trình vận hành, tổ chức luôn song song tồn tại và phát triển
trong đố xã hội, do đó có thể định nghĩa tổ chức là 1 nhóm cá thể liên kết với nhau
do cũng có 1 mục đích chung.
Bộ GD-ĐT
Trường


Khoa
Lớp
Tổ
Thành viên
-

Tổ chức là 1 thực thể có mục đích cụ thể rõ ràng có những thành vien và có 1 cơ
cấu chặt chẽ mang tính hệ thống với mục tiêu cụ thể phải hoàn thành.

Tổ chức có vai trò quan trọng quyết định sự thành công trong công việc. Những
ưu, nhược điểm của tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp.
Trong XH có 2 loại tổ chức:
+ Tổ chức sản xuất kinh doanh
+ Tổ chức bộ máy quản lý
1.1.5: Khái niệm quản lý
- Thuật ngữ quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy tìm hiểu hướng dẫn các
quá trình XH & hành vi hoạt động của con người nhằm mục đích của người quản
lý phù hợp quy luật khách quan. Thực chất quản lý là tổ chức điều khiển theo dõi
với những yêu cầu nhất định do đó quản lý cẩn hiểu với 3 ý nghĩa nhân tố đảm bảo
duy trì chỉ đạo thực hiện mục đích.
- Tổng hợp các hình thức và biện pháp có hướng đích dựa trên sự nhận thức và sử
dụng các quy luật khách quan thực hiện chức năng có hiệu quả
- Là hoạt động hướng tới thực hiện các chính sách trong 1 lĩnh vực nhất định.
Chính vì vậy, quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể lên khách thể nhằm
nâng cao hiệu suất lao động.
- Xã hội phát triển, vai trò quản lý càng lớn, nội dung càng phong phú
+ QL vi mô
+ QL vĩ mô
1.1.6: Khái niệm về lãnh đạo
Lãnh đạo là người đề ra chủ trương và tổ chức động viện thực hiện


•

Nhiệm vụ:
Phân tích tình hình, định hướng vạch ra chiến lược
Đưa ra các quyết định quan trọng
Làm điểm tựa về uy tín cho tổ chức bên trong và bên ngoài

•

Chức năng:
Xác định phương hướng, mục tiêu lâu dài ( Trung- dài hạn)
Lựa chọn chủ trương, chiến lược
Điều hòa, phối hợp các mối quan hệ, động viên thuyết phục mọi người

-

-

Do đó, đối với cán bộ lao động là người có uy tín, am hiểu chuyên môn sâu,
phân công công việc hợp lí khoa học, hoàn thành nhiệm vụ được đảm nhiệm
1.1.7: Mối quan hệ giữa lãnh đạo và quản lí
- QL là 1 hoạt động gồm 5 yếu tố tạo thành: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh
và kiểm soát những công việc chủ yếu của ql:
+ Thực hiện các quyết định của lành đạo
+ Xử lí các công việc hàng ngày
+ Đảm bảo cho bộ máy hoạt động cho c.ty đồng thời có mối quan hệ với lãnh đạo
kết hợp ở 3 phương diện: - Thông qua tập thể thúc đẩy tính tích cực của cá nhân
- Điều hòa giữa người- người giảm mâu thuẫn 2 bên
- Tăng cường hợp tác hỗ trơ lẫn nhau tạo ra giá trị khác lớn hơn giá trị cá
nhân, mục đích là năng suất và hiệu quả
II – Mối quan hệ giữa thông tin với HTQL
1. Thông tin là nguồn lực của tổ chức
- Thông tin được coi như 1 nguồn lực có giá trị của các cơ quan, các tổ chức, việc
ql và sử dụng hợp lý khoa học những thông tin sẽ thúc đẩy sự sáng tạo phát triển
nhanh chóng các sản phẩm mới, nâng cáo năng suất lao động và chất lượng sp.
Đồng thời, làm cho uy tín ngày càng cao của các cơ quan, các tổ chức.
2. Thông tin và phản hổi

- Thông tin trong hệ thống ql đòi hỏi những tri thức được thu nhập, xử lý. Thông
tin đầu vào lựa chọn sau đó thông tin được tổ chức phục vụ cho việc ban hành và
triển khai thực hiện quyết định ql quá trình truyền thống, quá trình thực hiện thông
tin cho kiểm tra đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý là thông tin phản hồi
- Từ đó, điều chỉnh thực hiện quyết định quản lý gọi là thông tin hồi ra cho hđ ql
bao gồm xây dựng quyết định quản lý rồi triển khai thực hiện quyết định quản lý
rồi kiểm tra quyết định ql
Nguồn Ql: Nguồn tin ( QĐQL)
hướng dẫn

thông điệp

Nguồn bị Ql: Tiếp nhận thông điệp
quả
-

Giải mã

mã hóa truyền đạt

giải thích

thực hiện quyết định ql

kết

Quá trính triển khai thực thi quyết định ql thông tin nhiễu hoặc thông phản hồi
trong hoạt động thì người ql xử lý và giải thích hướng dẫn để đạt kết quả tốt

3. Thông tin là sản phẩm của lđql
- Thông tin ko phải là việc nhưng nó luôn luôn tồn tại trong các vỏ việc goi là vật
mang tin hoặc gía mang tin
- Thông tin tự nó không phải biến đổi nhưng các sự vật và hiện tượng mà nó lại
luôn biến đổi theo thời gian
Giá trị của thông tin giảm theo thời gian ( thông tin bị lão hóa )
-

Nội dung của thông tin ko phản ánh đầy đủ giá trị thông tin. Gái trị thông tin được
đo bằng hiệu quả ql, tạo ra khả năng tiềm lực vật chất cho con người nhờ sủ dụng
thông tin
4. Thông tin phản ánh trật tự và cấp bậc của ql
- Quá trình ql là quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể và khách thể ql. Vì vậy,
thông tin là nền tảng, là hạt nhân của quản lý. Thông tin vai trò quan trọng trong
việc ra quyết định ql và thực hiện các chức năng ql: hoạch định, tổ chức, chỉ đạo,
kiểm tra


- Thông tin phản ánh trật tự và cấp bậc của quản lý, thông tin chuyển động theo
chiều dọc từ cấp trên xuống cấp dưới và cấp dưới lên cấp trên
- Thông tin chuyển theo chiều ngang
5. Số lượng thông tin được quy định bởi tính đa dạng và phong phú của hđql
- Thông tin là đối tượng lãnh đạo của nhà ql. Quá trình điều hành tổ chức, nhà quản
lý thường xuyên làm việc với 3 loại thông tin cơ bản:
+ Thông tin kế hoạch( chỉ đạo hoạt động sản xuất)
+ Thông tin môi trường( là cơ sở, căn cứ đề ra các quyết định quản lý)
+ Thông tin thực hiện( phản ánh thực trạng hoạt động của tổ chức )
-

Thông tin là công cụ của nhà ql( là cơ sở của kế hoạch hóa, là phương diện chỉ đạo
các hoạt động của tổ chức )
Thông tin là yếu tố bảo đảm cho người thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao. Nhà ql cung cấp cho người thực hiện những thông tin về mục đích và mục
tiêu của sản xuất – kd, các nguồn lực được sử dụng cách thức tiến hành sx, quy
trình công nghệ, thực trạng và dự báo về sự phát triển, nhu cầu của thị trường.

III- Đặc điểm thông tin phục vụ lđ & ql
1. Đặc điểm về hình thức của thông tin
- Là các văn bản chỉ đạo trực tiếp
- Đk cung cấp theo thẩm quyền ở mỗi cấp ql
- Thông tin đầu ra: + Các dữ liệu đã dk xử lý
+ Các báo cáo đã dk phân tích dưới các hình thức phù hợp vs
đối tượng người dùng trong tg thích hợp
+ Báo cáo mang tính chuyên sâu & tính tổng hợp cao
2. Đặc điểm về nội dung thông tin
- Thông tin phục vụ chủ trương, chính sách, chiến lược


- Thông tin cho kiểm tra việc thực hiện quyết định có tính chất điều hành
- Thông tin phục vụ chỉ đạo, giải quyết sự vụ hàng ngày
Yêu cầu đối với nd thông tin:
-

Tính chính trị:

+ Thể hiện chủ trương, đường lối chính sách của Đảng
+ Đúng yêu cầu, sát chức năng, nhiệm vụ lđ ql
+ Phù hợp lý tưởng xã hội và đảm bảo ồn định chính trị
-

Tính tối ưu đầy đủ:

+ Phản ánh, giải đáp dk yêu cầu ql
+ Vừa đủ: ko thiếu, ko thừa, ko bỏ sót
+ Tạo lập cái nhìn toàn diện
-

Tính chính xác

+ Phản ánh đúng hiện thực khách quan
+ Ko bóp méo, thêm bớt, suy diễn chủ quan
+ Đúng nguyên, đúng bản chất thông tin gốc
-

Tính mới

+ ko lặp lại
+ Có định hướng phát triển
-

Tính kịp thời

+ Nhanh nhất
+ Đúng lúc nhất: ko quá sớm hoặc quá muộn
+ Phù hợp tính chất của thông tin
3. Đặc điểm về nguồn cung cấp thông tin


- Bên trong tổ chức: báo cáo, sổ sách của tổ chức

- Bên ngoài: đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp,
chính phủ
4. Người dùng tin và nhu cầu tin
Ở các mức độ khác nhau, đặc điểm người dùng tin và nhu cầu dùng tin thùy thuộc
vào:
-

Từng thời điểm cụ thể
Cấp ql
Lĩnh vực ql
Mục đích của thông tin đầu ra
Chức năng nghiệp vụ ql

IV- Vai trò thông tin trong công tác lđ & ql ngành
1. Đáp ứng nhu cầu ctac lđ & ql ngành
- Đảm bảo thông tin cho việc lãnh đạo và ra quyết định
+ Nhận thức vấn đề vần phải khoa học và ra quyết định
+ Nhận thức cơ hội cũng như thách thức đối vs tổ chức
+ Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu
+ Lựa chọn các phương án để thực thi các quyết định ql
-

Cung cấp thông tin cho tổ chức thực hiện quyết định ql

+ Nhận thức các vấn đề liên quan cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực
+ Xd các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bố các nguồn lực
khác
+ Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức
-

Đảm bảo thông tin cho công tác lđ và ql

+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thức đẩy nhân viên


+ Cung cấp các dữ liệu làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính
sách của tổ chức
+ Lựa chọn các phương pháp và phương cách ql hiệu quả
-

Cung cấp thông tin cho kiểm tra định hướng kết quả
+ Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra
+ Cung cấp các dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể

+ Xây dựng các phương án để đo lượng và các giải pháp sửa chữa sai lầm ( nếu
có ) chủ thể
2. Công cụ của quá trình hoạt động lđ và ql
- Cung cấp cơ sở khoa học cho quyết định lđ và ql
- Cung cấp căn cứ thực tiễn cho điều hành và giám sát
- Là công cụ cho đánh giá kết quả công tác
3. Nâng cao năng lực lđ & ql
- Phản ánh hiệu quả & chất lượng quyết định lđ & ql
- Thể hiện các ưu, nhược điểm của hoạt động lđ & ql
- Căn cứ để đề xuất giải pháp nâng cao năng lực lđ & ql

V- Đặc điểm người dùng tin & nhu cầu thông tin ql
1. Đặc điểm nhu cầu dùng tin ở các cấp lđ & ql
- Cấp độ ql & thẩm quyền lđ ( Trung ương, trung gian, cơ sở)
- Trình độ nghiệp vụ
- Phạm vi nghiệp vụn

2. Đặc điểm nhu cầu thông tin trong hoạt động lđ & ql


- Các nguồn thông tin phục vụ lđ & ql
+ Nhằm cụ thể hóa mục tiêu: Thông tin chỉ đạo
+ Cho hình thành mục tiêu : Phản ánh kết quả phối hợp & tác động
+ Để đối chứng: đánh giá của XH
-

Phạm vi bao quát & mức độ xử lý thông tin

+ Mang tính tổng hợp, đầy đủ, xác thực, cô đọng & có chọn lọc, được phân tích có
hệ thống, có tính dự báo và định hướng
+ Có quy mô và thường không được xác định trước
+ Từ nguồn thông tin nội bộ và thông tin lấy từ bên ngoài ( cấp chiến lược – cấp
trung ương ; cấp trung gian – cấp chiến thuật ; cấp cơ sở - cấp tác nghiệp )

Chương 2: Quy trình thông tin phục vụ lđ & ql
1. Trình bày xác định nhu cầu thông tin của các cấp lđ & ql
2. Trình bày quá trình thu thập thông tin & xử lý thông tin phục vụ lđ


3. Trình bày công tác bảo quản & lưu trữ thông tin, công tác cung cấp & phổ biến
thông tin phục vụ lđ & ql
Trả lời
1. Xác định nhu cầu thông tin của các cấp lđ & ql
Trong quá trình sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ lđ &
ql đóng vai trò quan trọng để cung cấp cho họ những thông tin cần thiết:
-

Thông tin quá khứ: phản ánh các kết quả đã đạt dk
Thông tin hiện tại: xá định các vấn đề hiện thời cho giải pháp điều chỉnh
Thông tin dự báo ( tương lai ): xác định phương hướng mục tiêu phát triển

a, Nhu cầu thông tin của các cấp ql chiến lược
-

Là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho
các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai
Loại thông tin đòi hỏi tính khái quát và tổng hợp cao
Dữ liệu để xử lý thông tin, là từ bên ngoài tổ chức
• Nhu cầu thông tin của họ , giải quyết các vấn đề chính:
Vạch ra phương hướng và mục tiêu phát triển
Xác định chiến lược, chính sách
Lên kế hoạch
Dự báo phát triển
Tổ chức và chỉ đạo hoạt động
• Thông tin dành cho nhóm này gồm các thông tin:
Mang tính tổng hợp, ít chi tiết hơn
Có quy mô rộng & thường ko dk xác định trc
Lấy từ nguồn thông tin nội bộ và từ ngoài môi trường ( bên ngoài chiếm tỉ lệ
cao hơn)
Bao gồm tài liệu công bố hoặc công bố về hạn chế về mức độ phổ biến có giá
trị và tính cập nhật cao
Là những thông tin đặc biệt, mang tính định lượng, định tính và dự báo dịch
vụ cho ql vĩ mô
Thông tin về môi trường ql: Thông tin chính trị, pháp luật, kinh tế, xã hội, xu
thế phát triển
Thông tin về đối tượng bị ql
• Thông tin phản hồi và các thông tin gây nhiễu

Cần nhiều dạng thông tin khác, bổ sung cho nhau


-

Họ cần thông tin trong khoảng thời gian dài & mang tính dự báo cao
Có xu hướng thích sử dụng các thông tin đã được xử lý, đánh giá bao gói
( nén lại) nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác

b, Nhu cầu thông tin của các cấp ql chiến thuật
- Là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn chủ yếu phục vụ các nhà ql phòng
ban trong tổ chức
- Thông tin trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết
nhất định
- Loại thông tin cần dk cung cấp định kì
* Nhu cầu thông tin đối vs cán bộ ql
- Có thẩm quyền ql, tổ chức, chỉ đạo, thực hiện kiểm tra, định hướng các hoạt động
theo các mục tiêu đã định trên địa bàn ql của mình
- Thông tin ít nhiều mang tính tổng hợp và chi tiết hơn so vs ql cấp chiến lược
c, Nhu cầu thông tin của các cấp ql tác nghiệp
- Là những thông tin sử dụng cho công tác điều hành, tổ chức hàng ngày và chủ
yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức
- Là loại thông tin đòi hỏi mức độ chi tiết & được rút ra từ quá trình xử lý các dữ
liệu trong tổ chức
- Là loại thông tin cần dk cung cấp thường xuyên
* Nhu cầu thông tin
Cần các thông tin tức thời, mang tính chi tiết, cụ thể có liên quan đến từng vấn đề
nhất định về mặt định lượng và định tính
2. Quá trình thu thập tt phục vụ lđ & ql
a, Các hình thức thu thập thông tin

-

Thông tin định lượng : các số liệu thống kê, báo cáo hàng tháng quý/ năm, kết quả
và tổng điều tra


-

-

Tt định tính: mô tả bản chất, mối quan hệ, động thái phát triển ( các văn bản, quyết
định, quy định, quy chế, báo cáo phân tích,.. các sơ đồ, biểu đồ phân tích , đánh giá
)
Thông tin dự báo: Kết quả tư duy khoa học dựa trên cơ sở phân tích tồng hợp, hệ
thống hóa, khái quát hóa và logic hóa. Tập hợp các sự kiện, dữ kiện, hiện tượng
nhằm mục đích phán đoán hoặc xác đinh phương hướng phát triển trong tương lai
b, Các nguồn thông tin chủ yếu
-

Thu thập các kênh thông tin trong tổ chức

+ Các kênh thông tin theo chiều

dọc
Ngang

+ Các kênh thông tin

từ trên xuống
Từ dưới lên

-

Thu thập các kênh thông tin ngoài tổ chức:

+ Kênh thông tin chính thức: các cơ quan chính phủ, các tổ chức trong và ngoài
nước có liên quan
+ Kênh thông tin đại chúng: báo chí, truyền thanh, truyền hình
+ Kênh thông tin khoa học: sách, báo, TLTK trong và ngoài nc có liên quan
+ Kênh thông tin phi chính phủ: dư luận XH
Xử lý thông tin phục vụ lđ & ql
a, Xử lý thông tin về hình thức
-

Xử lý hình thức ( mô tả thư mục tài liệu ) là quá trình lựa chọn các chi tiết đặc
trưng của 1 tài liệu và trình bày chúng theo quy tắc nhất định nhằm giúp người
dùng tin dễ dàng tìm thấy dữ liệu

+ Xuất xứ tài liệu: tên tác giả, tác phẩm, năm xuất bản, nơi xuất bản chỉ số lưu giữ
+ Cung cấp các thông tin, địa chỉ để truy cập tới thông tin
b, Xử lý nội dung thông tin bao gồm các công đoạn như là


Phân đoạn
quan
-

định chủ đề

định từ khóa

tóm tắt

chú giải

tổng

Mức độ xử lý nội dung thông tin phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của người
dùng và khả năng đáp ứng của từng cơ quan thông tin

Xử lý thông tin là kỹ năng ghi lại tất cả đặc trưng về hình thức và nội dung
thông tin trong tài liệu nhằm mục đích tìm kiếm và kiểm soát không chỉ về số
lượng mà cả về nội dung của các thông tin đó. Sản phẩm của xử lý là các cơ sở dữ
liệu, các ấn phẩm thông tin: gồm ấn phẩm thư mục,chuyên đề, bản tin,…
c, Công cụ cho xử lý thông tin
-

Bảng Cutter
Băng phân loại ( DDC, UDC )
Bẳng từ điển từ chuẩn
Bộ từ khóa
Bộ tiêu đề, chủ đề của thư viện quốc hội Mỹ ( LCSH)
3. Bảo quản và lưu trữ thông tin
a, Các yêu cầu bảo quản thông tin về vật lý, công nghệ và quá trình sử dụng

-

-

Vật lý là kho thông tin bố trí nơi khô ráo, thoáng khí, tránh ẩm ướt. Tài liệu trên

giá không xếp quá chật.Trang bị quạt thông gió, mấy điều hòa, hút bụi & phục chế
tài liệu
Công nghệ bảo trì: chỉnh lý, kiểm tra và truy cập thường xuyên, sao lưu định kỳ
Quá trình sử dụng: GD ý thức người sử dụng ( kho tài liệu vật lý và kho sử dụng )
b, Các chuẩn nghiệp vụ và công nghệ cho lưu trữ thông tin

-

Để đảm bảo cho sự thống nhất, tính hợp dữ liệu và chia sẻ dữ liệu
Chuẩn quốc tế: MACR, DDC,DC
Chuẩn Việt Nam: tiêu chuẩn VNTCVN/ TC46
Tiêu chuẩn về mô tả thư mục, dữ liệu thư mục, mô tả chủ đề dữ liệu và dữ liệu chủ
đề
Cung cấp và phổ biến thông tin
-

Các loại hình thông tin phục vụ lđ & ql


+ Tạo lập các sản phẩm & dịch vụ thông tin
Truyền thống
Hiện đại: bản tin nhanh, bản tin chọn lọc, báo cáo, chuyên đề, tổng quan, điểm tin
nhanh
-

Các hình thức phục vụ thông tin cho các cán bộ & ql
+ Hình thức truyền thống: tài liệu trên giấy, các thông báo, các văn bản pháp luật,
hành chính
+ Hình thức hiện đại: tài liệu nghe nhìn, cơ sở dữ liệu, các wesbside trên mạng, các
phần mềm máy tính

-

Các dịch vụ: dịch vụ tra cứu tin, dịch vụ hỏi đáp, dịch vụ cung cấp thông tin chọn
lọc, tư vấn..
Chương 3: Khái quát về hệ thống thông tin ql
1. Trình bày khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin
2. Trình bày khái niệm hệ thống thông tin ql
3. Trình bày các hệ thống thông tin ql
Trả lời
1.a, Khái niệm hệ thống: là 1 tập hợp các phần tử có liên hệ vs nhau hoạt động để
hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra
trong 1 quá trình có tổ chức.
3 Thành phần:
-

Đầu vào bao gồm yếu tố được thu thập vào hệ thống để được xử lý
VD: vật liệu thô, dữ liệu, nguồn nhân lực

-

Xử lý: bao gồm các quá trình xử lý chế biến để biến các yếu tố đầu vào thành
các yếu tố đầu ra: các quá trình sản xuất, quá trình xử lý dữ liệu..
Đầu ra: các phần tử dk tạo ra từ quá trình xử lý cho mục đích cuối cùng: các
sản phẩm của quá trình sản xuất, các sản phẩm chuyển tới ng dùng tin..


Ngoài ra còn 2 thành phần liên quan đến hệ thống:
Phản hồi ( liên hệ ngược ): Dữ liệu về sự hoàn thành nhiệm vụ của hệ thống
Điều khiển: giám soát và định giải các thông tin phản hồi để xem hộ thống

hoạt động đúng hướng nhằm đạt tới mục tiêu hay lko

-

Hệ thống là các phần tử dk cấu thành có tác động rằng buộc lẫn nhau đều hoạt
động vs mục đích chung
b, Hệ thống thông tin
Là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ thông tin để tiếp nhận
các nguồn dữ liệu và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin
Thành phần cơ bản:

-

+ Nguồn lực con người: người sử dụng & các chuyên gia về hệ thống thông tin
+ Phần cứng: tất cả các thiết bị, phương tiện kỹ thuật để xử lý thông tin: máy
tính, mạng viễn thông
+ Phần mềm: các chương trình máy tính, các phần mềm hệ thống, phần mềm
chuyên dụng, các lệnh thao tác
+ Nguồn dữ liệu: dữ liệu thô nhiều dạng khác: văn bản, hình ảnh…
Hệ thống thông tin là 1 nhóm các thành tố hoạt động lẫn nhau để tạo ra thông
tin
1 hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm: con người, quá trìn, dữ kiện . con người xử
lý dữ kiện ( các số liệu thu thập dk ) theo các quá trình nhất định để tạo ra thông tin
Đầu vào
Nguyên liệu

Xử lý, chế biến
Cán bộ tt chuyên nghiệp

2. Khái niệm về hệ thống thông tin ql

a, Khái niệm cơ bản
Hệ thống thông tin
Là tập hợp nhiều thành tố
Mối quan hệ giữa các thành tố
•

-

Sản phẩm thông tin
Người dùng


-

-

Có chức năng thu thập hoặc phản hồi ql hoặc xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin
Hỗ trợ ra quyết định,chân thành giám sát, đánh giá trong 1 tổ chức
• Hệ thống thông tin ql
Cung cấp thông tin: cung cấp kịp thời thông tin cần thiết bằng những hình thức
thích hợp
Tổ chức hệ thống: 1 tổ hợp đầy đủ các bộ phận cấu thành do thu thập, xử lí, lưu
trữ, khai thác và cung cấp thông tin
Ql thông tin: hệ thống tích hợp các cung cấp dữ liệu và các kênh thông tin
Áp dụng công nghệ thông tin: hệ thống được trang bị máy tính và các thiết bị ngoại
vi khác
• Hệ thống thông tin ( MIS)
Là hệ thống tt phục vụ cho hoạt động ql ở các cấp. Cung cấp thông tin cần thiết để
thực hiện các chức năng ql. Thông tin đầu ra của MIS có thể là:
+ Số liệu dk xử lí có hiệu quả

+ Hỗ trợ cho công việc giao dịch
+ Cung cấp thông tin hình thức phù hợp vs đối tượng, sử dụng trong thời gian thích
hợp
+ Tiến hành phân tích thông tin để đưa ra các lựa chọn tối ưu giúp các nhà ql ra
quyết định
Cấu thành nội dung thông tin trong MIS
Thông tin về cơ quan quản lý
Thông tin về quá trình quản lý
Lịch sử hoạt động quản lý
Các tác động quản lý ( các kết quả, thành tựu ql)
•

-

Cấu thành của MIS ( cơ quan ql)
Hệ thống ghi chép nội bộ: đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời
Hệ thống tình báo: cung cấp thông tin hàng ngày về tình hình diễn ra của môi
trường bên ngoài
Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến vấn đề cụ
thể đặt ra trước tổ chức
Hệ thống hỗ trợ quyết định: gồm các phương pháp và mô hình quyết định nhằm hỗ
trợ các nhà ql trong việc ra quyết định thích hợp
• Mục tiêu của MIS
•

-


-

Tổ chức phát triển và ql nguồn tin về lượng và chất
Xử lý và bao gói thông tin thống nhất
Phục vụ thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ
Nâng cao năng lực ql, ra quyết định phù hợp
Xây dựng kế hoạch chính xác, lập dự án mang tính khả thi
• Chức năng của hệ thốn thông tin ql
Thu thập thông tin từ các nguồn khác
Xử lý tổ chức, lưu trữ dữ liệu
Phân tích, tổng hợp, tra cứu, cung cấp thông tin
Phục vụ chủ yếu cho các chức năng ql & ra quyết định ở các cấp ql
• Nhiệm vụ của MIS
Thực hiện phối hợp giữa các bộ phận
Cung cấp thông tin cho các hệ tác nghiệp và hệ quyết định
Trao đổi thông tin với môi trường bên ngoài
3. Phân loại các hệ thống thông tin ql
a, Phân loại theo cấp ql
-

MIS cấp chiến lược: cấp lãnh đạo
---- ----- chiến thuật: cấp quản lý trung gian
--------- tác nghiệp: cấp ql điều hành
--------- chuyên gia: Người nghiên cứu
Hệ thống thông tin tự động hóa VP

b, Phân loại theo lĩnh vực ql
-

Hệ thống tt ql kinh tế
---------------- GD- ĐT
---------------- VH-XH

---------------- tài chính
---------------- sản xuất kinh doanh

c, Phân loại theo mục đích ql đầu ra
-

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định
--------------------- điều hành
----------- phục vụ lãnh đạo
----------- hỗ trợ lành đạo
----------- hệ chuyên gia
----------- xử lý giao dịch, giao tác


d, Theo chức năng ql
-

Hệ thống tt ql nhân sự
---------------- tiếp thị
---------------- kế toán
---------------- hành chính nhà nước ( chính phủ điện tử )

Chương 4: Đảm bảo thông tin phục vụ lđ & ql
1. Trình bày các yếu tố cơ bản cho đảm bảo thông tin phục vụ lđ & ql
2. --------------- yêu cầu đối với việc ----------------------------------------


3. ---------- những trở ngại & giải pháp của quá trình đảm bảo thông tin phục vụ lđ
& ql
Trả lời

I- Các yếu tố cơ bản đảm bảo thông tin phục vụ lđ & ql
1. Nhân lực thông tin
a, Thời đại thông tin & Internet
-

-

Internet là nguồn lực thông tin quan trọng, là mạng thông tin toàn cầu của các
mạng máy tính sử dụng giao thức TCP/TP bộ giao thức này hỗ trợ việc liên thông 1
số các mạng máy tính khác. Chính vì vậy, internet coi là xa lộ thông tin và kết quả
của máy tính
Internet hoạt động: được bởi giao thức các quy tắc được chuẩn hóa để xác định
cách thức liên lạc và trao đổi dữ liệu giữa các máy tính xảy ra ntn
Địa chỉ IP: số duy nhất được sử dụng để xác định máy tính trên mạng
Tên miền: hệ thống đặt tên có cấu trúc để đơn vị các máy tính trên mạng Internet
URN: lược đồ tên đồng nhất, xác định các địa chỉ duy nhất của các nguồn lực
Internet
Khách và chủ ( cấu trúc máy tính) dk sử dụng bởi hầu hết các dịch vụ Internet
Từng quốc gia dk chia thành 1 số miền xác định lĩnh vực hoặc loại hình tổ chức
và tiếp tục đi xuống các cấp thấp hơn
Mã tên miền
Com
Edu
Gov
Mil
Org
Net
Int
•
-

Dạng tổ chức
Thương mại doanh nghiệp kinh doanh
Giáo dục
Nhà nước
Quân đội
Các tổ chức khác
Tài nguyên trên mạng
Tổ chức quốc tế

Tác động của CNTT 7 truyền thông
Đưa thời gian từ kỉ nguyên công nghiệp của khái niệm thông tin và phát triển
kinh tế tri thức

+ Xu thế phát triển hoạt động toàn cầu dựa trên sự hội tụ giữa thông tin viễn thông
và tin học


+ Sự phát triển của CNTT & truyền thông đỉnh cao là Internet nhằm giải quyết
mâu thuẫn giữa 1 bên là khổng lồ và bên kia là khả năng hạn hẹp tìm kiếm thông
tin cần thiết
c, CNI trong hoạt động thông tin
-

Hoạt động thông tin gắn liền sử dụng máy tính điện tử kết nối mạng truy cập
Internet khai thác cơ sở dữ liệu trực tuyến và tài liệu điện tử
Internet ngày càng thâm nhập sâu vào hoạt động thông tin trở thành công cụ
ko thể thiếu trong hoạt động

d, Tác động với nghề thông tin

-

Là 1 nghề gặp nhiều thách thức trong XH thông tin và tri thức
Kết hợp lĩnh vực quản trị tri thức với những ứng dụng CNTT & truyền thông
CNTT và TT ảnh hưởng mạnh tới nội dung hoạt động của tt tài nguyên tt, các
sản phẩm dịch vụ thông tin, nhân viên thông tin, người dùng tin
Mở rộng nghề tt: xuất bản sách điện tử, sử dụng kiến thức để lựa chọn và hiệu
đính các tt
Lãnh đạo CNTT là người quyết định lựa chọn những công nghệ tin học cơ bản
& ql cách thức chia sẻ thông tin giữa các thành viên
QL NDTT: tìm kiếm và tổ chức thông tin cho cộng đồng mạng Online (trực
tuyến)
Quản trị cơ sở dữ liệu: tổ chức cập nhật & lưu trữ dữ liệu
• Cơ sở lập trình:
Mô giới thông tin: tiến hành nghiên cứu, cung cấp thông tin cho đối tác
Mua bán các phần mềm thông tin
Phụ trách công việc phân loại: phân loại dữ liệu & sắp xếp thông tin vào các
mục cho phù hợp cho các công ty thương mại điện tử
Quản trị web: thiết kế, bảo trì, lập trình web

e, Tiêu chuẩn nhân lực thông tin phục vụ lđ & ql
-

Khi sử dụng hệ thống thông tin đảm bảo các thông tin thu thập kịp thời chính
xác, đầy đủ, đồng bộ và chọn trách nhiệm về các thông thu thập được.
Có trách nhiệm bảo vệ các hệ thống thông tin và dữ liệu, truy cập, xử lý thông
tin theo đúng thẩm quyền phù hợp với công việc được giao


-

-

Không tiết lộ các thông tin bảo mật qua HTTT, khi sử dụng khai thác thông tin
trong hệ thống bảo mật quá trình thực thi, cung cấp thông tin cho người khác
phải được sự đồng ý của lãnh đạo có thẩm quyền
Nắm vững và sử dụng thành thạo HTTT không sử dụng vào việc riêng
Tuân thủ các quy định về an toàn sứ mạng
Ngôn ngữ giao tiếp lịch sự, rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu
Có trách nhiệm ql máy tính dk cấp, đảm bảo hoạt động thông tin thông suốt

2. Sản phẩm và dịch vụ thông tin
a, Sản phẩm thông tin
-

Là kết quả của quá trình xử lý thông tin do cá nhân hoặc tập thể thực hiện
nhằm thỏa mãn nhu cầu người dùng

+ Nguồn thông tin: Các văn bản, chủ trương, nghị quyết, chỉ thị của Đảng, nhà
nước cung cấp hoạt động theo đúng hướng pháp luật
+ Nguồn thông tin phản hổi: thu được thông qua thông tin đại chúng để điều chỉnh
theo hướng tốt hơn
+ Các sản phẩm thông tin cung cấp mang tính cập nhật đúng lúc liên tục phụ thuộc
vào từng nhu cầu tin cụ thể ( thông tin tác nghiệp)
-

Nội dung tt:

+ Tính chính xác, độ tin cậy của thông tin
+ Tính đầy đủ, toàn diện

+ Độ ngắn gọn của thông tin
-

Hình thức thông tin

+ Rõ ràng, dễ hiệu
+ Trình bày trình tự logic
+ Phù hợp
+ An toàn, thích hợp, đúng đối tượng, gửi đúng kênh thông tin


Trong đó hiệu quả của thông tin thì chi phí đầu vào thấp, đầu ra lớn và hiệu quả
phát triển
Hiệu quả =

n* 100%
N

n: Tổng số người được đáp ứng thông tin
N: Tổng số người dùng tin
-

Giải pháp:
+ Giảm chi phí đầu vào, giữ nguyên sản lượng đầu ra
+ Giữ yếu tố đầu vào phát triển đầu ra

b, Dịch vụ thông tin
-

Bao gồm những hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu và trao đổi thông tin của

người sử dụng. Hệ thống các dịch vụ thông tin được tạo nên từ nhiều yếu tố
cấu thành vừa đa dạng và luôn biến đổi mỗi khi có 1 yếu tố nào đó của hệ
thống, thay đổi sẽ kéo theo sự thay đổi của nhiều yếu tố khác.
Chính vì vậy, các cơ quan thông tin muốn hoạt động hiệu quả, toàn diện cần
nghiên cứu phát triển các dịch vụ dưới góc độ bao quát toàn hệ thống, hình thức
phục vụ, đóng gói thông tin gửi cho đối tượng là lãnh đạo ql. Tăng cường chia
sẻ thông tin với các hình thức mượn liên kết

c, Các giải pháp để phát triển hệ thống sản phẩm dịch vụ
-

Nâng cao chất lượng các sản phẩm dịch vụ thông tin hiện có

+ Tiếp tục hoàn chỉnh nâng cao chất lượng các cơ sở dữ liệu đặc biệt là cơ sở dữ
liệu toàn văn
+ Xây dựng kênh phản hồi thông tin và tiếp nhận nhu cầu tin của lđ & ql
-

-

Nâng cao chất lượng các dịch vụ hiện có: dịch vụ cung cấp tài liệu theo yêu
cầu, dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc, dịch vụ tìm tin, dịch vụ trao đổi
thông tin, dịch vụ cung cấp tài liệu đa phương tiện…
Đa dạng hóa các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin


+ Tạo lập các sản phẩm thông tin: xây dựng thư mục theo chuyên đề, xây dựng cơ
sở dữ liệu học liệu điện tử, tạp chí điện tử..
+ Phát triển các dịch vụ mới: dịch vụ thông tin theo chuyên đề, dịch vụ tư vấn, dịch
vụ dịch thuật

+ Tăng cường phối hợp liên kết sử dụng & khai thác các sản phẩm dịch vụ thông
tin xây dựng phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu thư mục trực tuyến.
+ Tổ chức triển khai dịch vụ mượn dạng số, phát triển nguồn học liệu mở, phát
triển chia sẻ cơ sở dữ liệu, đẩy mạnh maketing sản phầm và dịch vụ
-

Nâng cao trình độ cán bộ xử lý thông tin chuyên nghiệp và đào tạo người
dùng tin
Nâng cao trình độ về các ngành, lĩnh vực phù hợp với nghiệp vụ, nâng cao
năng lực trình độ chuyên môn nghiệp vụ ngoại ngữ, tin học do đội ngũ nghiệp
vụ xây dựng kế hoạch các sản phẩm dịch vụ thông tin.

3. Cơ sở vật chất & hạ tầng công nghệ
Nâng cao cơ sở vật chất
-

-

Các phòng phục vụ, phòng làm việc của cán bộ. Ngoài ra trang bị các thiết bị
bảo vệ kiểm soát: camera cổng từ, máy móc để bảo quản, phục chế nguồn tin,
số hóa các nguồn thông tin
Hạ tầng CN: nâng cấp hệ thống trang bị thiết bị điện tử với các mạng Internet,
hệ thống máy tính, máy chủ, dịch vụ bảo trì hệ thống

II- Yêu cầu đối với đảm bảo thông tin phục vụ lđ & ql
1. Nhận thức đúng vai trò nguồn tin
- Nguồn tin là nguyên liệu đầu vào của hoạt động thông tin khoa học trong các cơ
quan thông tin đối với việc đảm bảo thông tin phục vụ lđ & ql