VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐỂ TÀI
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU
QUẢNG NAM
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Kỹ năng Hoạch định trong Quản trị Văn
phòng

Giảng viên hướng dẫn: Th.S Lâm Thu Hằng
Mã phách:......................................................

QUẢNG NAM – 2017


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận cho môn học Kỹ năng hoạch định trong Quản trị
Văn phòng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến các thầy cô giáo đã
tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và
rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phân hiệu Quảng Nam.
Em xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên ThS. Lâm Thu Hằng đã đã giúp đỡ em
trong việc xây dựng đề cương tiểu luận và tìm kiếm các thông tin phục vụ bài viết.
Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn tới các anh chị và ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần
Lâm đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam đã tạo điều kiện cho em tham quan, khảo sát và
đánh giá về vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định để em có thể hoàn thành
bài tiểu luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất
nhưng bài tiểu luận không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp

ý và nhận xét của các thầy cô để bài tiểu luận của em được hoàn chỉnh, giúp em có
những kinh nghiệm quý báu trong công việc, tạo tiền đề cho những bước đi trong
tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan toàn bộ nội dung của đề tài là kết quả nghiên cứu của riêng tôi. Các
kết quả trong đề tài là trung thực và hoàn toàn khách quan và chưa được công bố dưới
bất kỳ hình thức nào trước đây. Nếu có phát hiện có bất cứ sự gian lận nào tôi xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm về nội dung bài tiểu luận của mình.


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7

TỪ VIẾT TẮT
SXKD
CBNV
HĐLĐ
HC – TC
BHYT
BHXH

BHTN

TÊN CỤM TỪ VIẾT TẮT
Sản xuất kinh doanh
Cán bộ nhân viên
Hợp đồng lao động
Hành chính – Tổ chức
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm tự nguyện

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu..........................................................................................1


3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài..............2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.2
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài..........................................................2
7. Cấu trúc của đề tài..........................................................................................3
Chương 1: KHÁI QUÁT VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC
SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM...................................................................4
1.1. Chức năng.................................................................................................6
1.1.2. Chức năng hậu cần................................................................................6
1.2. Nhiệm vụ....................................................................................................7
1.2.1. Công tác tổ chức cán bộ......................................................................7
1.2.2. Công tác Lao động tiền lương.............................................................8

1.2.3. Công tác hành chính............................................................................9
1.2.4. Công tác quản trị văn phòng...............................................................9
1.2.5. Công tác truyền thông.......................................................................10
1.2.6. Truyền thông đối ngoại......................................................................10
1.2.7. Quản trị thương hiệu.........................................................................11
1.2.8. Công tác Đoàn thể.............................................................................11
1.2.9. Công tác pháp lý................................................................................11
1.3. Quyền hạn................................................................................................12
1.3.1. Đối với công tác tổ chức, nhân sự.....................................................12
1.3.2. Đối với công tác Hành chính............................................................12
1.3.3.. Đối với công tác Quản trị văn phòng..............................................12
1.3.4.. Đối với công tác Truyền thông.........................................................12
1.4. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................13


Tiểu kết...............................................................................................................14
Chương 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG HOẠCH ĐỊNH TẠI
VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU
QUẢNG NAM....................................................................................................15
2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ...........................................15
2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu..............................................18
2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp.....................................19
2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu...............................20
Tiểu kết...............................................................................................................21
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH............................................................23
3.1. Ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân..................................................23
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................23
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................24
3.1.3. Nguyên nhân......................................................................................25

3.2. Giải pháp..................................................................................................26
3.2.1. Hoàn thiện mô hình tổ chức..............................................................26
3.2.2. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong văn phòng
.....................................................................................................................26
3.2.3. Nhân sự..............................................................................................27
3.2.4. Trang thiết bị, phần mềm...................................................................27
3.2.5. Xây dựng ý thức tổ chức kỷ luật, thực hiện tốt quy chế hoạt động
của Công ty.................................................................................................28
Tiểu kết.............................................................................................................28
KẾT LUẬN........................................................................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................30


PHỤ LỤC............................................................................................................31


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đứng trước thời kỳ phát triển và hội nhập ngày càng sâu r ộng c ủa đ ất
nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động luôn không ngừng n ỗ l ực, c ố gắng c ải
tiến để vươn tới sự hoàn thiện và đảm bảo sự phát tri ển v ững ch ắc của tổ ch ức.
Hòa vào xu thế đó, những năm gần đây công tác Văn phòng đã có những bước
phát triển phong phú và đa dạng, lấy đối tượng phục vụ làm tôn ch ỉ, m ục đích
chủ yếu, để từ đó xây dựng và phát tri ển để đáp ứng yêu cầu của n ền cải cách
hành chính đất nước.
Văn phòng trước đây trong hình dung và suy nghĩ của nhi ều người được
coi là loại hình lao động đơn giản, là công việc hành chính, gi ấy t ờ. Nh ưng ngày
nay nó đã thực sự trở thành bộ máy tham mưu, giúp vi ệc cho Th ủ tr ưởng các c ơ
quan, đơn vị, giữ vị trí then chốt và có sự ảnh hưởng đến chất lượng, hi ệu qu ả
công tác của cơ quan.

Do vậy, trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước và Doanh nghiệp
đều có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt về chất lượng của cơ quan mình, dù là kinh
doanh trong lĩnh vực, nghành nghề nào thì mỗi cơ quan hay doanh nghiệp đều phải tự
vươn lên để khẳng định vị thế của mình trong xây dựng uy tín thương hiệu, củng cố và
hiện đại hóa cơ cấu bên trong cũng như tăng cường hiệu quả đầu tư, cho nên chúng ta
không thể không nhắc tới sự hỗ trợ đắc lực và hết sức quan trọng của Văn phòng trong
công tác hoạch định cho mỗi cơ quan. Từ đó góp phần để bảo quản, cung cấp đầy đủ,
kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình hoạt động quản lý trong các cơ quan nhà
nước, tổ chức và cá nhân.
2. Lịch sử nghiên cứu
Vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định là một vấn đề quan trọng và
cần thiết của các cơ quan tổ chức nên đã thu hút được rất nhiều sự quan tâm, nghiên
cứu của các sinh viên hay các nhà nghiên cứu.
Thực tế các công trình nghiên cứu đó đã có những tìm hiểu, phân tích, đánh giá
khác nhau về đào tạo, bồi dưỡng nhưng lại chưa có công trình nào đi sâu vào nghiên

SVTH: PHAN THỊ HẰNG

1

LỚP: 1405 QTVD


cứu về vai trò của Văn phòng trong công trác hoạch định tại Công ty Cổ phần Lâm đặc
sản Xuất khẩu Quảng Nam.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Phân tích, tổng hợp có dẫn chứng khoa học về vai trò
của Văn phòng trong công tác hoạch định tại Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất khẩu
Quảng Nam.
- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất khẩu

Quảng Nam.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Khảo sát lý luận về văn phòng trong công tác hoạch định
- Đánh giá thực tiễn hoạt động của văn phòng tại Công ty Cổ phần Lâm đặc sản
Xuất khẩu Quảng Nam.
- Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của văn
phòng tại Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được s ử
dụng
Căn cứ vào tình hình thực tiễn của cơ quan. Trên cơ sở những công việc, nhiệm
vụ cụ thể đã được thực hiện, từ đó thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu và dùng các
phương pháp luận để diễn giải gồm các phương pháp sau:
+ Phương pháp quan sát
+ Phương pháp mô tả
+ Phương pháp phân tích – tổng hợp
+ Phương pháp thống kê
+ Phương pháp điều tra, khảo sát

SVTH: PHAN THỊ HẰNG

2

LỚP: 1405 QTVD


6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Về mặt lý luận: đề tài góp phần làm sáng tỏ hơn, sâu sắc hơn về vai trò của Văn
phòng trong công tác hoạch định tại Công ty.
Về mặt thực tiễn: tài liệu mang tính thực tiễn, gắn liền với thực tế, phù hợp cho
việc tham khảo và nghiên cứu cho cán bộ, công nhiên viên trong Công ty, đồng thời là

nguồn tài liệu tham khảo cho các khóa tiếp theo.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung bài tiểu luận gồm ba chương:
Chương 1: Khái quát về Văn phòmg Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất khẩu
Quảng Nam.
Chương 2: Vai trò của Văn phòng trong hoạch định tại Văn phòng Công ty Cổ
phần Lâm đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam.
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch
định.

SVTH: PHAN THỊ HẰNG

3

LỚP: 1405 QTVD


Chương 1
KHÁI QUÁT VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU
QUẢNG NAM
* Giới thiệu vài nét về quá trình hình thành và phát tri ển Công ty C ổ ph ần
Lâm Đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam
Công ty Cổ phần Lâm Đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam có tên giao d ịch
quốc tế là FOREST PRODUCTS EXPORT JOINT – STOCK COMPANY OF QUANG
NAM. Được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh s ố: 4000101608 do Sở kế
hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp lần đầu ngày 30/12/2005, thay đổi l ần
thứ 6 ngày 08/06/2015.
Sau khi được thành lập Công ty hoạt động với vốn ban đầu như sau:
- Vốn điều lệ: 30.000.000.000 (Ba mươi tỷ đồng)
- Vốn đầu tư của chủ sở hữu: 30.000.000.000 (Ba mươi tỷ đồng)

Trụ sở chính được đặt tại Khối phố Câu Hà – Phường Điện Ngọc – Thị xã
Điện Bàn – Tỉnh Quảng Nam
Số điện thoại: 0510.3843668
Số fax: 0235.3843619
Website: www.forexco.com.vn
Email:
Mã cổ phiếu: FRC
Được thành lập ngày 29/11/1986 với tên gọi ban đầu là Xí nghiệp Liên
hiệp Lâm đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam – Đà Nẵng. Năm 1997 đổi tên thành
Công ty Lâm đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam. Sau đó chuy ển đổi s ở hữu thành
Công ty Cổ phần theo quyết định số 5084/QĐ-UB ngày 09/12/2004 của UBND
tỉnh Quảng Nam về việc phê duyệt phương án cổ phần hóa doanh nghi ệp nhà
nước thành Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam. Ngày
01/01/2006 chính thức chuyển thành Công ty Cổ phần Lâm đặc s ản Xu ất khẩu
Quảng Nam. Thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu s ố:

SVTH: PHAN THỊ HẰNG

4

LỚP: 1405 QTVD


3303070165 ngày 30/12/2005 và đăng ký thay đổi lần thứ 6, số đăng ký kinh
doanh 4000101608 ngày 08/06/2015 do Phòng đăng ký kinh doanh, Sở kế
hoạch và đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp.
Công ty là thành viên của Công ty TNHH sản xuất nguyên li ệu giấy Vi ệt
Nhật và đã chính thức gia nhập Mạng lưới kinh doanh lâm s ản Vi ệt Nam (VFTN)
từ ngày 06/12/2006. Hiện nay công ty đã có chứng chỉ COC, ISO 9001-2000, đang
thực hiện chương trình BSCI.

Sau nhiều năm theo đuổi thực hiện chương trình quản lý rừng bền v ững
theo các nguyên tắc và tiêu chí FSC (Forest Stewardship Council). Ngày
18/09/2012 Công ty đã chính thức được Hội đồng quản trị rừng thế gi ới cấp
chứng nhận FSC cho 1.500 ha rừng trồng.
Theo số liệu số thống kê tính đến hết năm 2016 Công ty có 496 nhân viên
và người lao động, 5 đơn vị trực thuộc và văn phòng Công ty:
+ Văn phòng công ty đóng tại Khối phố Câu Hà, phường Điện Ngọc, thị xã
Điện Bàn, tỉnh Quảng Nam.
+ Xí nghiệp Mộc Việt Đức đóng tại Phường Thanh Hà, thành phố Hội An,
tỉnh Quảng Nam.
+ Xí nghiệp chế biến Lâm sản Điện Ngọc đóng tại xã Điện Ngọc, thị xã
Điện Bàn, tỉnh Quảng Nam.
+ Xí nghiệp chế biến Lâm sản Hòa Nhơn: đóng tại huyện Hòa Vang, TP Đà
Nẵng.
+ Xí nghiệp chế biến Lâm đặc sản Tam Kỳ đóng tại phường Trường Xuân,
thành phố Tam Kỳ, tỉnh Quảng Nam.
+ Xí nghiệp Lâm Nghiệp Quảng Nam đóng tại số 821/11đường Phan Chu
Trinh, thành phố Tam Kỳ, tỉnh Quảng Nam.
Ngành nghề kinh doanh bao gồm:
+ Khai thác, chế biến gỗ và lâm đặc sản.
+ Thiết kế, trồng rừng và chăm sóc rừng, khai thác rừng trồng.
SVTH: PHAN THỊ HẰNG

5

LỚP: 1405 QTVD


Với mục tiêu hoạt động là hợp tác để cùng phát tri ển, bình đ ẳng cùng có
lợi, phát triển sản xuất song hành với bảo vệ môi tr ường và đ ảm b ảo quy ền l ợi

người lao động để phát triển bền vững thì công ty đã và đang tạo dựng cho mình
một thương hiệu riêng, nhận được sự tin tưởng và ủng hộ của khách hàng – đó
là nguồn động lực cho sự phát tri ển và hoàn thi ện h ơn nữa cho công ty, đ ảm b ảo
chỗ đứng vững chắc trên thị trường.
Hình ảnh và website của Công ty ( phụ lục 1)
1.1. Chức năng
Chức năng của Văn phòng được thể hiện chủ yếu ở hai mặt: chức năng
tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần
1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Bao gồm các hoạt động nghiên cứu, tham gia đề xuất cho Lãnh đ ạo, tổng
hợp tình hình, cung cấp thông tin và đề xuất biện pháp xây dựng và tổ chức th ực
hiện chương trình kế hoạch nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn b ản và t ổ ch ức l ưu tr ữ
tài liệu của phòng mình và cơ quan.
1.1.2. Chức năng hậu cần
Chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên của
công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các chuy ến đi công tác xa
cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài s ản, kinh phí trang
thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Luôn đảm bảo các phương ti ện ph ục v ụ cho công
xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại. Thực hiện một s ố công tác v ề v ệ sinh, y
tế, giữ gìn an ninh trật tự, phục vụ các sự kiện, các cuộc họp của Công ty.
Chức năng tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần có mối quan hệ ch ặt chẽ
với nhau và đều phải nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác Lãnh đạo, đi ều hành
của Lãnh đạo Công ty. Công tác văn phòng tại Công ty được thực hiện một cách
nghiêm túc, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhi ệm v ụ, quy ền h ạn c ủa
mình.

SVTH: PHAN THỊ HẰNG

6

LỚP: 1405 QTVD


Ngoài ra Văn phòng Công ty còn thực hiện các ch ức năng khác nh ư ch ức
năng giao dịch trong việc tham mưu cho công ty v ề các đi ều kho ản h ợp đ ồng và
phục vụ cơ quan trong thực hiện tổ chức giao dịch, kí kết các d ự án quan tr ọng.
Chức năng nhân sự trong việc hoạch định và quản lí, điều động, tuy ển d ụng,
thuyên chuyển nhân sự theo quy định của công ty. Chức năng tài chính đ ối v ới
việc duyệt mua, cấp các trang thiết bị, đề xuất phòng Tài chính – Kinh doanh
không thanh toán lương đối với các trường hợp hết hợp đồng lao động nh ưng
không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốc nhắc nh ở, không ký gi ấy
xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vị trực thuộc công ty khi
không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định.
Ví dụ Giám đốc Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Xuất khẩu Quảng Nam đã
thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên trong
công ty. Cụ thể Văn phòng chịu trách nhiệm thu thập phân tích và tổng hợp thông
tin về đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty r ồi cung c ấp cho Giám đ ốc.
Tiến hành tham mưu cho Giám đốc về chính sách ti ền l ương, ch ế đ ộ ph ụ c ấp
cho cán bộ công nhân viên và nâng cao trình đ ộ, năng l ực chuyên môn cho cán b ộ.
Văn phòng giúp việc cho Tổng Giám đốc về việc cải thi ện thu nh ập, v ật ch ất và
điều kiện làm việc, và cải thiện bữa ăn cho cán bộ, nhân viên trong công ty. Đ ể từ
đó giúp cho Giám đốc thực hiện các biện pháp nâng cao đ ời s ống cán b ộ công
nhân viên.
1.2. Nhiệm vụ
1.2.1. Công tác tổ chức cán bộ
+ Chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy
chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, ki ện
toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhi ệm vụ của các phòng
ban và đơn vị trực thuộc Công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xu ất phù h ợp v ới

nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi nh ững bất
hợp lí trong công tác tổ chức và hoạt động Công ty.

SVTH: PHAN THỊ HẰNG

7

LỚP: 1405 QTVD


+ Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Gi ấy phép đăng ký kinh
doanh, các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng nhi ệm
vụ của phòng.
+ Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch SXKD
của Công ty.
+ Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế
hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn.
+ Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong vi ệc b ổ nhi ệm, đi ều đ ộng và
tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp.
+ Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghi ệp v ụ
cho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp.
+ Phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình thành Công ty.
+ Tổ chức giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân s ự và t ổng h ợp đánh
giá nhân sự theo định kỳ, lập các báo cáo theo quy định.
+ Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lí bảo mật hồ sơ nhân sự.
+ Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao đ ộng,
đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho ng ười lao đ ộng trong
Công ty.
+ Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đ ến chức năng
nhiệm vụ của phòng.

+ Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện phong trào thi đua lao động
sản xuất kinh doanh.
+ Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội b ộ, ch ống
tham nhũng tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
+ Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tập
thể, đề xuất mức khen tổng hợp. Tổng hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và
tập thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật công ty xem xét quy ết đ ịnh.
Theo dõi việc thực hiện khen thưởng kỷ luật toàn Công ty.
SVTH: PHAN THỊ HẰNG

8

LỚP: 1405 QTVD


+ Tổ chức công tác lao động trong toàn Công ty.
1.2.2. Công tác Lao động tiền lương
+ Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về qu ản lý và
sử dụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đ ến ch ế
độ chính sách cho người lao động. Tiếp nhận và gi ải quy ết th ắc m ắc v ề chính
sách, chế độ cho người lao động.
+ Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy đ ịnh của
pháp luật.
+ Làm đầu mối tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng l ương, nâng
bậc lương cho người lao động trình hội đồng lương phê duyệt.
+ Đề xuất cho lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người
lao động theo quy định của Bộ Luật lao động về ti ền l ương, các kho ản ph ụ c ấp,
các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các quyền lợi khác của người lao động.
+ Xây dựng và thực hiện các hoạt động phúc lợi, đảm bảo quy ền l ợi cho
người lao động.

+ Thực hiện theo dõi quản lý hồ s ơ sức khỏe, tổ chức khám s ức kh ỏe đ ịnh
kỳ cho người lao động.
1.2.3. Công tác hành chính
+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý công văn, văn b ản c ủa các
đơn vị liên quan gửi đến, xử lý các văn bản gửi đi đảm bảo thông tin k ịp th ời,
thông suốt.
+ Quản lí và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, b ảo
mật, đúng quy định.
+ Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty.
+ Các công việc về Lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủ
tục hành chính cho CBNV Công ty.
+ Tổ chức ăn trưa cho CBNV tại Công ty.

SVTH: PHAN THỊ HẰNG

9

LỚP: 1405 QTVD


+ Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, cá nhân có quan h ệ giao d ịch đ ến làm
việc với Công ty.
+ Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty v ề gi ờ gi ấc, tác
phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý ki ến giúp ban lãnh đ ạo Công ty
bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
+ Công chứng hồ sơ pháp lý Công ty.
1.2.4. Công tác quản trị văn phòng
+ Quản lí văn phòng và trang thiết bị văn phòng.
+ Duy trì hoạt động các thiết bị máy móc, trang thi ết bị văn phòng ph ục v ụ
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

+ Mua sắm, quản lí, cấp phát trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng.
+ Làm thủ tục đối chiếu công nợ và thanh toán các kho ản chi phí văn
phòng.
+ Đảm bảo an toàn về con người, tài sản, trật tự, phòng cháy ch ữa cháy
khối văn phòng Công ty.
+ Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, hệ th ống đi ều hòa, đi ện, n ước, d ụng
cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt cho các phòng ban.
+ Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty.
1.2.5. Công tác truyền thông
+ Làm đầu mối xây dựng các chương trình, sự ki ện liên quan đ ến ho ạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanh
nghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty.
+ Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình
thành Công ty.
+ Phối hợp với Ban pháp chế tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn các văn
bản pháp luật.

SVTH: PHAN THỊ HẰNG

10

LỚP: 1405 QTVD


+ Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin nội bộ (truyền thanh, b ản tin n ội
bộ...).
+ Phổ biến, hướng dẫn chính sách công ty, thu nhận, phản ánh đến Ban
lãnh đạo các thông tin phản hồi nội bộ một cách kịp thời, chính xác.
+ Thống kê, lưu trữ, quản lý các dữ liệu liên quan đến hoạt đ ộng s ản xu ất

kinh doanh của Công ty phục vụ công tác truyền thông.
1.2.6. Truyền thông đối ngoại
+ Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin truyền thông đối ngoại, qu ảng
bá hình ảnh thương hiệu, các hoạt động SXKD của Công ty đến v ới khách hàng.
+ Thiết lập, duy trì mối quan hệ với các cơ quan truyền thông.
+ Cung cấp, kiểm soát thông tin, hình ảnh, sản phẩm của Công ty cho
khách hàng.
+ Tổng hợp tin tức báo chí liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của Công ty.
+ Thu thập, quản lý các thông tin của cơ quan quyền thông viết về Công ty.
+ Thu nhận, phản ánh đến Ban lãnh đạo các thông tin phản hồi của khách
hàng bên ngoài một cách kịp thời, chính xác.
1.2.7. Quản trị thương hiệu
+ Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty.
+ Xây dựng, quản trị trang Web công ty.
+ Thiết lập hồ sơ năng lực phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của Công ty.
1.2.8. Công tác Đoàn thể
+ Là đầu mối giúp việc cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc các
tổ chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng ch ức
năng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể. Xây dựng các đoàn th ể vững m ạnh,
quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác s ản
xuất kinh doanh của đơn vị.

SVTH: PHAN THỊ HẰNG

11

LỚP: 1405 QTVD


+ Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo điều kiện cho các Đoàn

thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng Đảng, xây dựng
chính quyền. Tham gia thực hiện các phong trào thi đua, h ưởng ứng tốt các đ ợt
vận động xã hội.
+ Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao nhận
thức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia các tổ ch ức Đoàn
thể.
1.2.9. Công tác pháp lý
+ Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng.
+ Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải
đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt đ ộng s ản xu ất kinh
doanh của Công ty. Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định pháp
luật này của Phòng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp.
1.3. Quyền hạn
1.3.1.. Đối với công tác tổ chức, nhân sự
+ Chỉ đạo theo ngành dọc về chuyên môn đối với các Xí nghiệp.
+ Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theo
quy định tình hình tổ chức các hoạt động, chế độ chính sách đ ời s ống đ ối v ới
người lao động và những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức lao động.
+ Thẩm định hồ sơ nhân sự đề bạt các vị trí quản lý tại các công ty con
theo quy định tại Điều lệ Công ty.
1.3.2. Đối với công tác Hành chính
+ Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng th ẩm quy ền, không
đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận soạn thảo.
+ Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi ph ạm các
nội quy về giờ giấc làm việc.
+ Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành.
SVTH: PHAN THỊ HẰNG

12

LỚP: 1405 QTVD


1.3.3. Đối với công tác Quản trị văn phòng
+ Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thi ết bị phục vụ cho công tác văn
phòng.
+ Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giới thi ệu cho CBNV đi
công tác.
1.3.4. Đối với công tác Truyền thông
+ Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ
chức các sự kiện của Công ty.
1.4. Cơ cấu tổ chức
Văn phòng Công ty làm việc theo chế độ quản lí của Giám đốc - Phó Giám
đốc Công ty và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình theo quy đ ịnh c ủa Pháp
luật, quy chế làm việc của Công ty. Đứng đầu là Trưởng phòng ch ịu trách nhi ệm
trực tiếp và giúp việc cho Ban Giám đốc về toàn bộ công tác Hành chính – T ổ
chức của Công ty. Đồng thời Trưởng phòng là người chỉ đạo, giám sát h ướng dẫn
chuyên môn nghiệp vụ tới các tổ chuyên trách.
Đứng dưới sự quản lí của Trưởng phòng là Phó Trưởng phòng kèm theo
bộ máy giúp việc gồm: 01 Tổ Hành chính, 01 Tổ Văn thư – Lưu trữ, 01 Tổ L ễ tân,
02 Tổ bảo vệ, 02 Bộ phận nhà ăn, 01 Tổ Quản trị thiết bị.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng (phụ lục 2)
Nhiệm vụ chung của các bộ phận:
- Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công vi ệc phòng,
tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Công ty, phân công ch ỉ đ ạo công vi ệc
chung.
- Phó Trưởng phòng: Giúp việc cho Trưởng phòng, được Trưởng phòng
phân công theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhi ệm tr ước pháp lu ật v ề
các lĩnh vực công việc được phụ trách.

SVTH: PHAN THỊ HẰNG

13

LỚP: 1405 QTVD


- Nhân viên Hành chính Văn phòng: Tham mưu và giúp Lãnh đ ạo phòng
thực hiện công tác hành chính văn phòng trong công ty dưới sự qu ản lý của Lãnh
đạo phòng.
- Nhân viên Văn thư – Lưu trữ: Thực hiện hoạt đ ộng công tác Văn th ư –
Lưu trữ của Công ty và những công việc theo sự phân công của Tr ưởng phòng.
Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch tu ần t ới, làm các
công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng phòng, quản lý các trang thi ết
bị được giao có hiệu quả. Thực hiện công tác văn thư đánh máy, bảo mật, đăng
ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến và đi.
- Nhân viên bảo vệ: Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao đ ộng trong
địa phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự trị an cho toàn công ty.
- Nhân viên nấu ăn: Nhân viên nấu ăn kiêm tạp v ụ có nhi ệm v ụ n ấu ăn
trưa cho toàn Công ty và làm công tác tạp v ụ, vệ sinh công ty. Đ ảm b ảo an toàn
vệ sinh cho bữa ăn của Cán bộ, nhân viên và người lao động trong Công ty.
- Nhân viên Lễ tân: Thực hiện công tác Lễ tân và ti ếp tân của Công ty bao
gồm: Nghe điện thoại, giao dịch với khách hàng; đón ti ếp khách tr ước khi b ắt
đầu làm việc với Lãnh đạo. Hỗ trợ tài liệu, nước, thi ết bị cần thi ết cho các cu ộc
họp của công ty. Ngoài ra tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, hội họp của công
ty với khách hàng hoặc nội bộ.
- Nhân viên lái xe: Có nhiệm vụ đưa đón Lãnh đạo và nhân viên Công ty.
Theo dõi tình trạng hoạt động của xe, đảm bảo xe luôn được trong tình tr ạng
sẵn sàng hoạt động.

- Nhân viên Quản trị thiết bị: Theo dõi các thi ết bị, tài s ản c ủa công ty, có
kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có k ế ho ạch mua s ắm các
thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.
Tiểu kết
Thông qua quá trình khái quát về vai trò của Văn phòng Công ty Cổ phần Lâm
đặc sản xuất khẩu Quảng Nam đã giúp chúng ta phần nào biết được về lịch sử hình
thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty. Từ đó cho thấy
SVTH: PHAN THỊ HẰNG

14

LỚP: 1405 QTVD


vai trò của Văn phòng rất quan trọng và nó được coi là trợ thủ đắc lực cho Lãnh đạo
Công ty, giúp lãnh đạo tham mưu – tổng hợp về các hoạt động có liên quan đến mọi
mặt của Công ty, ngoài ra nó còn thực hiện các công tác hậu cần và quản lý các cơ sở
vật chất, trang thiết bị của Công ty một cách có hiệu quả. Với đặc thù là doanh nghiệp,
do vậy tinh thần và thái độ của nhân viên Văn Công ty luôn được xem là bộ mặt của
Công ty, do vậy tập thể cán bộ và công nhân viên Công ty luôn chấp hành, thực hiện
nghiêm túc và đầy trách nhiệm các công việc do lãnh đạo Công ty giao.
Như vậy, Văn phòng là một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ
cơ quan nào. Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu
nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình
thường.
Chương 2
VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG HOẠCH ĐỊNH TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY
CỔ PHẦN LÂM ĐẶC SẢN XUẤT KHẨU QUẢNG NAM
2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ
Chuẩn bị và cung cấp thông tin là nhiệm vụ cơ bản và quan trọng của Văn

phòng. Trước khi được giao lập kế hoạch, Văn phòng Công ty phải tìm hiểu, nắm
vững những thông tin của cơ quan và lãnh đạo, xác định nguồn thông tin và phương
pháp thu thập thông tin, tiến hành xử lý và cung cấp thông tin cho cơ quan và lãnh
đạo để tiến hành ra quyết định.
Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết
công việc của Công ty. Có đầy đủ thông tin, thì công việc được giải quyết hợp tình,
hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. Thông tin
chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Thiếu thông tin, thông tin
sai lệch sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải
quyết phiến diện, không đáp ứng được yêu cầu công tác, gây khó khăn trong việc ký
kết các hợp đồng và tìm kiếm khách hàng, đối tác cho Công ty.
Tổ chức bảo đảm thông tin phục vụ quản lý phải đảm bảo về các mặt:
Thứ nhất thu thập thông tin

SVTH: PHAN THỊ HẰNG

15

LỚP: 1405 QTVD


Căn cứ theo xuất xứ của thông tin, thông tin có thể được chia thành 2 loại:
những nguồn thông tin nội bộ và những nguồn thông tin bên ngoài.
Căn cứ vào giá trị pháp lý của thông tin, thông tin cũng có thể tiếp tục phân chia
thành các thông tin có tính pháp lý và các thông tin không mang tính pháp lý.
Căn cứ và hình thức thể hiện thông tin lại có thể tiếp tục phân chia thông tin
thành các thông tin ở dạng văn bản, thông tin miệng, băng, đĩa, tranh ảnh..
Ngoài ra việc thu thập thông tin được tiến hành qua các con đường: mua, mượn,
biếu tặng...
Đối với Văn phòng, việc thu thập thông tin cần được tiếnh hành một cách

thường xuyên. Muốn thu thập được thông tin đầy đủ, người thư ký phải nắm vững nhu
cầu về thông tin của người Lãnh đạo và của các bộ phận quản lý trong Công ty, đồng
thời xác định rõ các loại thông tin cần thu thập và nguồn cung cấp những thông tin đó.
Về cơ bản thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý thường được thu thập từ các
nguồn sau:
+ Thông tin từ văn bản, bao gồm: Văn bản từ cấp trên hoặc từ các n ơi khác
gửi đến (còn gọi là công văn đến) và văn bản do cơ quan s ản sinh ra (còn g ọi là
công văn đi). Đây là nguồn thông tin chính thức, quan trọng hàng đầu .
+ Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuy ến truy ền hình,
internet….
+ Thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp ho ặc ph ản ánh từ các
cuộc họp, qua điện thoại, qua trao đổi trực tiếp).
+ Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng h ợp các s ố
liệu….
Thu nhận được nhiều thông tin là quý. Song để bảo đảm độ tin cậy, Văn phòng
phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin. Có nghĩa là phải tổng hợp, tổ chức
nghiên cứu, phân tích, so sánh đối chiếu để xác định nguồn tin, tính trung thực, độ
chính xác của thông tin. Trường hợp cần thiết, văn phòng cử người có trách nhiệm đến
tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh.
Phương pháp khai thác và thu thập thông tin thường được sử dụng:
SVTH: PHAN THỊ HẰNG

16

LỚP: 1405 QTVD


+ Phương pháp quan sát
+ Phương pháp thực nghiệm
+ Phương pháp thu thập thông tin tại hiện trường

+ Phương pháp thống kê
+ Phương pháp phỏng vấn
Thứ hai xử lí thông tin
Đây là giai đoạn kiểm tra, đánh giá, phân loại và xác định giá trị của thông tin
sau khi thu thập. Đây chính là giai đoạn tác động và thông tin nhằm rút ra những thông
tin mới, có giá trị phục vụ cho hoạt động quản lý.
Để thực hiện quá trình này Văn phòng cần đáp ứng được một số yêu cầu nhất
định về trình độ chuyên môn, khả năng tư duy khoa học, khả năng khái quát, khả năng
lập luận..để có thể:
+ Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực.
Do số lượng lớn, nội dung thông tin lại liên quan đến nhiều vấn đề, nhiều lĩnh
vực nên đòi hỏi Văn phòng trước tiên phải tập hợp văn bản từng vấn đề, lĩnh vực. Khi
tiến hành tóm tắt tin, người thư ký cần tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin
mới hoặc những thông tin có điểm khác biệt với những thông tin trước đó, đặc biệt là
mệnh lệnh của cấp trên hoặc các yêu cầu, đề nghị cần giải quyết.
+ Phân tích và kiểm tra độ chính xác của thông tin.
Sau khi các thông tin đã được tóm tắt, Văn phòng cần đưa chúng về theo hệ
thống vấn đề. Điều này sẽ giúp cho Văn phòng phát hiện ra các thông tin trùng lặp,
chồng chéo, các thông tin không thống nhất, thậm chí trái ngược nhau.
Thứ ba cung cấp thông tin
Thông tin sau khi được phân tích, xử lý và khái quát hóa sẽ được cung cấp cho
Lãnh đạo Công ty. Các thông tin phải được sắp xếp theo một trật tự nhất định.
Căn cứ vào nhu cầu, mục đích sử dụng thông tin để sử dụng các hình thức cung
cấp thông tin cho Lãnh đạo như: báo cáo, công văn, thông báo, truyền miệng, hội
họp...

SVTH: PHAN THỊ HẰNG

17

LỚP: 1405 QTVD