công tác lưu trữ hành chính

Môn: Công tác văn thư
Giảng viên hướng dẫn: Trần Thị Nhàn

Thành viên nhóm: Lê Thị Phùng Ái
Lê Thị Thanh Hằng
Đỗ Hồng Phương
Hà Thị Lành
Nguyễn Thị Như Ý
Tống Thanh Hiền


Chương 5: Chỉnh lý tài liệu

 I. khái niệm, mục đích và nguyên tắc chỉnh lý tài liệu
 II. Nội dung chỉnh lý tài liệu


I. Khái niệm

 Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương án phân loại khoa học, trong
đó tiến hành:

Chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ
Xác định giá trị tài liệu
Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu
Xây dựng công cụ tra cứu đối với phông


I.Nguyên tắc

 Không phân tán phông, phải chỉnh lý tài liệu theo phông

 Tài liệu khi phân loại phải đảm bảo sự hình tự nhiên của tài liệu
 Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức; phải
phản ánh mối liên hệ logic và lịch sử của tài liệu


I. Mục đích

 Tổ chức sắp xếp lại tài liệu một cách khoa học
 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác và sử dụng tài liệu
 Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy ( góp phần tiết kiệm kho tàng, trang bị thiết bị
bảo quản )


CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

Chuẩn bị chỉnh lý

Thực hiện chỉnh lý

Kết thúc chỉnh lý

1.Giao nhận tài liệu

1.Phân loại tài liệu

1.Kiểm tra kết quả chỉnh lý

2.Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển

2.Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa,

2.Bàn giao TL, vận chuyển TL

tài liệu về địa điểm chỉnh lý

hoàn thiện hồ sơ

vào kho và sắp xếp lên giá

3.Khảo sát tài liệu

3.Biên mục phiếu tin

3.Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

4.Thu thập và bổ sung tài liệu

5.Biên soạn các VB hướng dẫn
chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý

4. Hệ thống hóa hồ sơ
(đơn vị bảo quản)

5.Biên mục hồ sơ

6. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ
ghim kẹp, làm phẳng tài liệu

7.Thống kê, kiểm tra và
làm thủ tục tiêu hủy TL loại

8.Đánh số h.sơ chính thức vào bìa,
vào cặp hộp, viết và dán nhãn hộp

9. Xây dựng công cụ quản lý
và tra tìm hồ sơ TL

4.Hoàn chỉnh hồ sơ phông


II. Nội dung chỉnh lý tài liệu

 Gồm ba giai đoạn:
 Giai đoạn chỉnh lý
 Giai đoạn trực tiếp chỉnh lý
 Giai đoạn tổng kết chỉnh lý


1.Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý

o
o
o
o
o

Giao nhận tài liệu
Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý.
Khảo sát tài liệu.
Thu thập, bổ sung tài liệu.

Biên soạn các VB hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý.


Giao nhận tài liệu

Quá trình xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý  phải giao nhận tài liệu, lập biên bản nhằm:
- Quản lý chặt chẽ khối tài liệu xuất.
- Để truy cứu trách nhiệm khi có sự cố đối với tài liệu.


Vệ sinh sơ bộ và chỉnh lý tài liệu về địa điểm chỉnh lý

 Vệ sinh sơ bộ tài liệu: là để hạn chế được bụi bẩn. Dùng chổi lông hoặc máy hút bụi nhằm
tránh xây xước tài liệu.

 Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu không được làm hư hại hay xáo trộn trật tự của tài liệu.


Khảo sát tài liệu
Nội dung khảo sát:

 Tên phông, giới hạn thời gian của tài liệu trong phông
 Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý
 Loại hình tài liệu
 Tình trạng tài liệu
 Giá trị chung của tài liệu


Mục đích khảo sát

 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
 Chọn phương án phân loại được phù hợp
 Viết các bản hướng dẫn nghiệp vụ trong chỉnh lý
 Xác định gái trị tài liệu của phông
 Lập kế hoạch chỉnh lý
 Tiến hành sưu tầm, thu thập bổ sung tài liệu còn thiếu
 Chủ động chuẩn bị cơ sở vật chất cho đợt chỉnh lý


Thu thập bổ sung tài liệu

 Nguồn thu thập, bổ sung bao gồm:


Các đơn vị tổ chức có tài liệu trong phông



Các cán bộ được giao nhiệm vụ giải quyết công việc

- Cán bộ, công chức đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác



Cơ quan chủ quản cấp trên hoặc cơ quan trực thuộc


Mục đích thu thập tài liệu

 Mục đích của việc thu thập, bổ sung tài liệu:

- Tạo cơ sở cho việc hoàn chỉnh và phong phú khối TL đưa ra chỉnh lý.
- Tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý.


Nghiên cứu và viết lịch sử đơn vị hình thành phông

 Lịch sử đơn vị hình thành phông: là bản tóm tắt quá trình hoạt động, chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức qua các thời kỳ lịch sử của cơ quan tạo ra phông tài liệu.

 Lịch sử phông: là bản tóm tắt tình hình và đặc điểm tài liệu của phông lưu trữ.


Mục đích nghiên cứu và viết lịch sử hình thành đơn vị phông

 + Làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý phù hợp;
 + Làm căn cứ cho việc nghiên cứu, biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể trong chỉnh lý
 Giúp nắm bắt một cách khái quát về lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành phông, khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý


Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu

- Hướng dẫn cụ thể các bước phân loại của cả phông thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm
nhỏ.
- Nhóm nhỏ cuối cùng tương đương với hồ sơ


Mục đích chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu

  Hướng dẫn phân loại tài liệu, lập hồ sơ nhằm mục đích làm căn cứ cho các cán bộ phân loại

và lập hồ sơ một cách thống nhất trong toàn phông lưu trữ hoặc nhóm tài liệu


Viết các bản hướng dẫn nghiệp vụ

 Chỉ rõ trường hợp bảo quản cho từng loại tài liệu
 Chỉ rõ những loại tài liệu hết giá trị để loại ra và tiêu huỷ


Lập kế hoạch chỉnh lý

 Để việc chỉnh lý tai liệu được khoa học, thống nhất, đúng tiến độ => phải lập kế hoạch
chỉnh lý.

 Kế hoạch chỉnh lý là 1 văn bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và
cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý.


Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ chỉnh lý

 Chuẩn bị tài liệu
 Chuẩn bị phòng chỉnh lý ( bàn ghế dùng để tiến hành chỉnh lý )
 Chuẩn bị văn phòng phẩm: giấy, bút, bì hồ sơ và các văn phòng phẩm cần thiết
 Chuẩn bị văn phòng phẩm: giá, cặp, hộp để sắp xếp tài liệu
 Chuẩn bị nhân lực
 Cán bộ tham gia chỉnh lý
 Chuẩn bị kinh phí


Nội dung kế hoạch chỉnh lý

 Mục đích, yêu cầu chỉnh lý
 Nội dung công việc trong chỉnh lý
 Lực lượng tham gia chỉnh lý
 Địa điểm, kinh phí chỉnh lý
 Thời gian bắt đầu và kết thúc chỉnh lý
=> Kế hoạch này phải được thủ trưởng cơ quan duyệt, cán bộ tham gia chỉnh lý phải nắm vững nội dung
kế hoạch


2.Giai đoan trực tiếp chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ

o

Tiến hành phân chia tài liệu trong phông theo phương án

o

Lập hồ sơ

o

Hệ thống hóa hồ sơ

o

Đánh số hồ sơ

o

Lập mục lục hồ sơ

o

Xác định giá trị tài liệu kết hợp trong quá trình chỉnh lý

o

Sắp xếp đơn vị bảo quản vào hộp và xếp hộp lên giá, tủ

o

Sơ bộ phân loại và thống kê tài liệu loại


Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu

  Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”
 - Phương án “thời gian – cơ cấu tổ chức”
 - Phương án “mặt hoạt động - thời gian”
 - Phương án “thời gian - mặt hoạt động”


 Trong trường hợp phân loại khối tài liệu của một phông có thể áp dụng phương án:
- Phương án “vấn đề - thời gian” và “thời gian - vấn đề”