MÔ tả và PHÂN TÍCH QUY TRÌNH CUNG cấp vật LIỆU xây DỰNG

MÔ TẢ VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH CUNG CẤP VẬT LIỆU XÂY DỰNG

Trong giai đoạn phát triển bứt phá của nền kinh tế Việt nam đầu thế kỷ 21,
ngành Vật liệu xây dựng đã có những bước tăng trưởng ngoạn mục về quy mô và
chất lượng. Nhu cầu đầu tư và phát triển sản xuất gạch men, một trong những sản
phẩm quan trọng của ngành VLXD cũng tăng lên nhanh chóng. Sản lượng gạch
men của Việt nam đã tăng chóng mặt từ mức dưới 100 triệu m 2/năm ở giai đoạn
trước năm 2000 đến nay đã đạt trên 300 triệu m 2/năm. Nắm bắt được sự phát triển
của nhu cầu này, Công ty TNHH Kỹ thuật và Thương mại Minh Việt đã được
thành lập năm 2004 với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là cung cấp thiết bị, phụ
tùng, vật tư và dịch vụ kỹ thuật cho các dây chuyền sản xuất gạch men trên toàn
quốc. Qua 5 năm hoạt động, công ty đã thu được những thành quả đáng kể.
Dựa trên những kiến thức thu nhập được từ môn học Quản trị Sản xuất và tác
nghiệp, tác giả đề cập tới một trong những quy trình hoạt động thông thường nhất
của công ty để phân tích và tìm ra những biện pháp cải thiện nhằm mục tiêu nâng
cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

1


Phần 1 – MÔ TẢ VÀ PHÂN TÍCH QUY TRÌNH CUNG CẤP HÀNG HOÁ

1. Mô tả quy trình
Quy trình cung cấp hàng hoá của công ty được bắt đầu từ việc tiếp nhận yêu
cầu của khách hàng về hàng hoá. Sau khi kiểm tra tại công ty và với nhà cung
cấp nước ngoài về hàng tồn kho, giá vốn, giá bán, bộ phận bán hàng sẽ gửi
báo giá hoặc dự thảo hợp đồng cho khách hàng. Khi được khách hàng chấp
thuận, hợp đồng bán hàng sẽ được ký kết. Đối với hàng không có sẵn trong
kho, công ty phải ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp, nhận hàng từ nhà
cung cấp sau khi đã kiểm tra về chủng loại, đặc tính và chất lượng hàng hoá.
Tiếp đến, bộ phận bán hàng thực hiện việc giao hàng cho khách hàng. Sau khi

được khách hàng nghiệm thu và nhận bàn giao, việc nhận thanh toán từ khách
hàng sẽ kết thúc quy trình cung cấp hàng hoá.

Quy trình cung cấp hàng hoá được diễn tả bằng sơ đồ dòng chảy như ở trang
sau.

2


Nhận thông tin đặt hàng

Phản hồi

Không phù hợp

Kiểm tra
Báo giá, dự thảo hợp đồng
Kiểm
Kiểm tra
tra hàng
hàng tồn
tồn kho.
kho.
Không đạt

Khách hàng
kiểm tra

Kiểm
Kiểm tra

tra với
với nhà
nhà cung
cung cấp
cấp

Ký hợp đồng bán hàng

Ký hợp đồng mua hàng

Nhận hàng từ nhà cung cấp

Trả lại

Không đạt

Giao hàng cho khách hàng

Khách hàng
kiểm tra

3

Nhận lại

Không đạt


Kiểm tra

Thanh toán

Nghiệm thu – Bàn giao

Nhận thanh toán

2. Những bất cập của quy trình và giải pháp
4


Do đặc điểm hàng hoá do công ty cung cấp đều có xuất xứ từ nước ngoài,
việc thực hiện quy trình hiện có những bất cập sau:
a) Một số thao tác bất hợp lý
- Thao tác kiểm tra về giá cả và thời gian giao hàng đối với nhà cung cấp
mỗi khi nhận được yêu cầu của khách hàng gây lãng phí thời gian và chi
phí.

Giải pháp: Sau 5 năm hoạt động, danh sách các nhà cung cấp cần được
xác định cụ thể theo tiêu chuẩn của công ty về tính tin cậy, tính cạnh tranh,
khả năng hợp tác, v.v. Các nhà cung cấp phải thường xuyên cập nhật cho
công ty những thông tin về hàng hoá, giá cả, phương thức giao nhận, thời
gian giao hàng, phương thức thanh toán và tín dụng. Do đó, thao tác kiểm
tra thông tin này có thể được giản đơn và hầu như có thể được bỏ qua.

- Việc kiểm tra hàng hoá được thực hiện hai lần: một lần do công ty thực
hiện khi nhận hàng từ nhà cung cấp và một lần do khách hàng tiến hành
khi nhận từ công ty. Do đó, quy trình đã gây lãng phí thời gian và chi phí
cho việc kiểm tra hàng hoá.

5

Giải pháp: Với đặc thù là hàng nhập khẩu theo đơn đặt hàng, việc giao
hàng có thể tiến hành đồng thời khi nhận hàng. Vì vậy, việc kiểm tra hàng
hoá có thể được giảm bớt, chính xác hơn là tiến hành 2 lần kiểm tra này
trong một thời điểm với sự có mặt của đại diện công ty và đại diện khách
hàng hoặc chỉ cần thông qua các cơ quan giám định như VinaControl hay
SGS để kiểm tra khi nhập cảng.

- Cùng với việc kiểm tra hàng hoá 2 lần, việc vận chuyển hàng hoá cũng là
một bất cập gây lãng phí: Hàng mua về được nhập kho trước khi xuất ra để
giao cho khách hàng.

Giải pháp: hàng nhập khẩu sau khi được hoàn tất thủ tục nhập khẩu nên
được chuyển ngay tới nơi giao cho khách hàng. Quãng đường vận chuyển
nhờ đó sẽ giảm đi. Muốn vậy, hệ thống kiểm soát và theo dõi, quản lý hàng
hoá cần được cải thiện cho phù hợp với phương thức vận chuyển và giao
hàng mới.

b) Sử dụng phương tiện thông tin thiếu hiệu quả
6


Theo quy trình, các bước đều phải có hồ sơ ghi lại hoạt động để kiểm soát.
Hồ sơ chủ yếu được lập là các văn bản theo mẫu của công ty. Ví dụ: Báo
giá phải được lưu cùng cuống fax, việc trao đổi thông tin với khách hàng
và nhà cung cấp cũng được thực hiện bằng văn bản để lưu trữ. Những yêu
cầu này gây lãng phí về thời gian và chi phí.
Giải pháp: Việc áp dụng hệ thống thư tín điện tử sẽ giúp giảm thời gian
giao dịch, giảm chi phí cho giao dịch và lưu trữ hồ sơ. Việc áp dụng thành

công công nghệ thông tin còn giúp công ty tiến tới các hoạt động thương
mại điện tử.

Phần 2 – NHỮNG LÃNG PHÍ THEO MÔ HÌNH LEAN VÀ GIẢI PHÁP

Lãng phí được định nghĩa là những gì không mang lại giá trị gia tăng cho sản
phẩm, dịch vụ đứng trên quan điểm của khách hàng. Đối chiếu với mô hình
LEAN, công ty hiện có nhưng loại lãng phí sau khi thực hiện những hoạt động tác
nghiệp:
- Đợi chờ.
- Vận chuyển.
7


- Lưu kho.
- Thao tác.

Để loại bỏ những lãng phí, công ty có thể áp dụng các biện pháp sau:

1. Xuất phát từ nhu cầu của khách hàng:
Mô hình LEAN tập trung vào việc hiểu và đáp ứng mong muốn của khách
hàng. Từ đó, các điều chỉnh mang tính hợp lý hoá sẽ giúp loại bỏ những lãng phí
trong hoạt động. Đối với việc cung cấp hàng hoá là thiết bị, phụ tùng của công ty,
việc tìm hiểu và tiếp nhận nhu cầu về hàng hoá của khách hàng còn mang nặng
tính thụ động. Tất nhiên, nhu cầu về máy móc, thiết bị không phát sinh hàng ngày.
Tuy nhiên, những nhu cầu đó cũng không thể chỉ nảy sinh do ngẫu nhiên. Việc
chủ động tiếp cận và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng cả trong ngắn hạn và dài
hạn (sau hơn 1 năm trở lên) là rất cần thiết để tối ưu hoá danh mục hàng tồn kho
của công ty. Mặt khác, nhu cầu về vật tư, phụ tùng thường đòi hỏi việc đáp ứng
phải nhanh nhất để giảm thời gian dừng máy cho khách hàng. Yếu tố thời gian

này rất quan trọng đối với sức cạnh tranh của công ty. Vì vậy, hiểu được nhu cầu
khách hàng và chuẩn bị trước để sẵn sàng đáp ứng nhu cầu đó cũng giúp cho công
ty loại bỏ được lãng phí tồn kho và tăng giá trị hàng hoá đối với khách hàng.

8


2. Quan hệ thân thiết với nhà cung cấp
Nếu công ty xây dựng được mối quan hệ thân thiết với các nhà cung cấp, xác
lập được danh sách các nhà cung cấp có quan hệ hợp tác tốt, tin cậy cao thì công
ty có thêm nhiều lợi thế để giảm lãng phí và tăng giá trị cho khách hàng. Quan
hệ than thiết với nhà cung cấp cũng giúp giảm các thao tác giao dịch thông
thường, đơn giản hoá thao tác và thời gian giao dịch.
Ví dụ: Công ty có thể thông báo trước nhu cầu về hàng hoá nào đó cho nhà
cung cấp để họ tiến hành sản xuất sớm hơn, rút ngắn thời gian giao hàng hay
thậm chí chuẩn bị sẵn hàng hoá đó trong kho của họ. Nhờ đó, chi phí tồn kho
không thuộc về công ty mà chỉ có ở nhà cung cấp. Đồng thời, khi khách hàng
yêu cầu, công ty có thể giao hàng ngay cho khách hàng trong khi đối thủ cạnh
tranh cần thời gian để chuẩn bị hàng hoá.
3. Kiện toàn hệ thống quản lý và nâng cao năng lực
Hệ thống quản lý và quy trình làm việc cần được cải thiện cho phù hợp với
nhu cầu của khách hàng và yêu cầu về nâng cao năng lực cạnh tranh. Công ty có
thể tiến hành các biện pháp sau:
a) Đổi mới phương thức quản lý
Tinh giản bộ máy quản trị bằng cách cắt giảm các vị trí quản lý trung
gian. Công việc quản trị chỉ cần được thực hiện thông qua hệ thống quy trình
9


công việc, hướng dẫn công việc và hồ sơ ghi lại hoạt động theo chuẩn ISO

9001. Mệnh lệnh, báo cáo và trao đổi thông tin cần được truyền bằng các
phương tiện kỹ thuật cao như thư điện tử, website của công ty. Các loại hình
truyền tin bằng văn bản, thư tín cần được tối giản. Hệ thống thông tin hiện đại
cũng cho phép các vị trí công việc tiếp cận, hiểu rõ và phản hồi nhanh những
thông tin liên quan đến công việc. Hệ thống này rõ ràng sẽ giúp giảm được
lãng phí về thao tác, đi lại, thời gian chờ đợi.
b) Nâng cao năng lực
Trước hết phải nâng cao năng lực con người. Doanh nghiệp có tính
cạnh tranh cao đòi hỏi sự tham gia của những cá nhân có tố chất và năng lực
phù hợp. Bên cạnh việc sàng lọc nhân sự, tuyển dụng bổ sung thì công ty
cũng cần thiết lập các quy trình đào tạo và theo dõi, đánh giá năng lực nhân
viên. Kết quả đánh giá khách quan, chính xác này cũng là cơ sở quan trọng
cho chính sách tiền lương công bằng, hợp lý. Đó cũng còn là biện pháp giúp
tránh lãng phí tiền lương và các chi phí công tác của nhân viên.
Tiếp đến là nâng cao năng lực hoạt động của hệ thống. Trang bị phương
tiện cần thiết cho bộ máy làm việc cũng quan trọng đối với việc nâng cao hiệu
quả hoạt động của hệ thống. Cần tối đa hoá những thao tác công việc nhờ vào
sự trợ giúp của máy tính và mạng thông tin. Chúng sẽ giúp giảm lãng phí về

10


thao tác, lưu trữ và quản lý dữ liệu cũng như thời gian chờ đợi. Đó cũng là
những điều kiện cần thiết để công ty tiến tới ứng dụng thương mại điện tử.
c) Môi trường làm việc
Môi trường làm việc cần được thay đổi và nâng cao chất lượng. Đó
không chỉ là môi trường lý hoá, mà còn là môi trường văn hoá mang đậm bản
sắc năng động của doanh nghiệp và văn minh về nhân văn. Trong môi trường
đó, con người luôn hoà đồng, có ý chí học hỏi vươn lên và sáng tạo. Hiệu quả
công việc chắc chắn cũng được nâng cao hơn với môi trường làm việc đó.

KẾT LUẬN

Trong thế giới kinh doanh với xu hướng tất yếu của toàn cầu hoá, chủ trương
nâng cao năng lực hoạt động theo kịp với tiến bộ về khoa học công nghệ là rất cần
thiết. Cùng với những kiến thức tiếp thu được từ các môn như Chiến lược
marketing, Quản trị hành vi tổ chức, v.v những kiến thức bổ ích của môn Quản trị
sản xuất và tác nghiệp đã giúp cho học viên hiểu biết hơn và có thể áp dụng ngay
vào những hoạt động thông thường nhất của doanh nghiệp.

11


Ứng dụng những kiến thức đó vào hoạt động quản trị doanh nghiệp, tác giả tin
tưởng rằng công ty sẽ nhanh chóng nâng cao tầm vóc và năng lực, hiệu quả hoạt
động của mình, đứng vững và ngày càng phát triển.

Tài liệu tham khảo:
- Tài liệu môn học “Quản trị Sản xuất và Tác nghiệp” trong chương trình
GaMBA của Đại học Griggs – Hoa Kỳ.
- Cuốn “Tổ chức sản xuất và quản trị doanh nghiệp” của nhóm tác giả: Harold
T. Amrin, John A. Ritchey, Colin L. Moodie và Joseph F. Kmec – NXB Thống
Kê.
- Cuốn ‘Chiến lược và kế hoạch của giám đốc mới” – Tác giả: Th.S Nguyễn
Văn Dung – NXB Giao Thông Vận Tải – 2009.
- www.business.gov.vn
- www.saga.com
- www.managementhelp.org/quality/tqm/tqm.htm
- www.questia.com

12