Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Lao động Xã hội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI
KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN

--------------

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI
TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG
ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Giáo viên hướng dẫn :

ThS. Nguyễn Văn Thiên

Sinh viên

:

Trần Thị Ánh

Lớp

:

TVTT 41B

HÀ NỘI - 2013 


1

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập cũng như trong thời gian làm Khoá luận tốt
nghiệp, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của các thầy, cô giáo trong
Khoa Thông tin-Thư viện Trường Đại Văn hóa Hà Nội, sự chỉ bảo tận tình
của Ban lãnh đạo, các cán bộ công tác tại Trung tâm Thông tin-Thư viện
Trường Đại học Lao động-Xã hội đã giúp em hoàn thành Khoá luận tốt
nghiệp.
Qua đây cho em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các
thầy, cô giáo, Ban lãnh đạo Trung tâm Thông tin-Thư viện Trường Đại học
Lao động Xã hội Hà Nội cùng toàn thể các bạn. Đặc biệt em xin trân trọng
cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo - Th.S Nguyễn Văn Thiên - người đã tận tình chỉ
bảo và hướng dẫn em hoàn thành Khoá luận tốt nghiệp này.
Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè - những người luôn bên em, động
viên và khuyến khích để em có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp và có
được kết quả như ngày hôm nay.
Em xin chân thành cảm ơn!

 

 


2
MỤC LỤC
MỤC LỤC ........................................................................................................ 2
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ .................................................................... 5
DANH MỤC HÌNH ......................................................................................... 6
Chương 1: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI TRUNG TÂM THÔNG
TIN -THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI ............. 11

1.1. Khái quát về công nghệ thông tin ...................................................... 11
1.1.1 Khái niệm ......................................................................................... 11
1.1.2 Vai trò của công nghệ thông tin với sự phát triển của xã hội .......... 12
1.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện................ 14
1.2 Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Lao động -Xã Hội... 21
1.2.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm .......... 21
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của trung tâm thông tin- thư viện . 23
1.2.3 Cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin ............................................. 26
1.2.4 Người dùng tin và nhu cầu tin ở trung tâm thông tin thư viên ........ 31
1.3. Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm
thông tin-thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội .............................. 36
Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI
TRUNG TÂM THÔNG TIN -THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI ........................................................................................................... 38
2.1 Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin của Trung tâm thông tin-thư viện38
2.1.1 Phần cứng......................................................................................... 38
2.1.2 Phần mềm......................................................................................... 39
2.1.3 Hệ thống mạng ................................................................................. 43

 

 


3
2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động chuyên môn ... 43
2.2.1 Công tác bổ sung tài liệu.................................................................. 43
2.2.2 Biên mục xây dựng cơ sở dữ liệu .................................................... 54
2.2.3 Tra cứu thông tin.............................................................................. 63
2.2.4 Lưu thông tài liệu ............................................................................. 64
2.2.5 Ứng dụng trong các hoạt động khác ................................................ 67

Chương 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG
TÂM THÔNG TIN -THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ
HỘI ................................................................................................................. 69
3.1 Nhận xét ................................................................................................ 69
3.1.1 Điểm mạnh ....................................................................................... 69
3.1.2 Điểm yếu .......................................................................................... 70
3.1.3 Nguyên nhân điểm yếu ................................................................... 72
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin tại Thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội ....................... 73
3.2.1 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin điện tử .. 73
3.2.2 Đẩy mạnh khác thác các phân hệ của phần mềm IlibMe V5 .......... 75
3.2.3 Phát triển các sản phẩm có ứng dụng CNTT .................................. 76
3.2.4 Giải pháp phát huy nhân tố con người ............................................. 77
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 86

 

 


4
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

 

 

CSDL

Cơ sở dữ liệu

ĐH LĐ-XH

Đại học Lao động-Xã hội

HS-SV

Học sinh-sinh viên

NDT

Người dùng tin

TT-TV

Thông tin-thư viện

NCT

Nhu cầu tin


5
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức tại Trung tâm TT-TV Trường ĐH LĐ-XH ............. 25
Biêu đồ 1: Minh họa nhóm NDT tại Trung tâm TT-TV ................................. 35
 

DANH MỤC BẢNG BIỂU 
Bảng 1: Bảng thống kê số lượng sách theo lĩnh vực đào tạo .......................... 29
Bảng 2: Bảng thống kê số lượng tài liệu luận văn luận án, đề tài nghiên cứu.
......................................................................................................................... 30

 

 


6
DANH MỤC HÌNH
 

Hình 2.1: Giao diện của phần mềm IlibMe V5 ............................................... 40
Hình 2.2 Minh họa mô tả tra trùng tài liệu...................................................... 46
Hình 2.3 Minh họa kiểm tra trùng................................................................... 46
Hình 2.4 Minh họa hiện thị kết quả ................................................................ 46
Hình 2.5 Giao diện cho mô tả xuất bản phẩm riêng biệt ................................ 47
Hình 2.6 Giao diện cho mô tả xuất bản phẩm nhiều kỳ .................................. 48
Hình 2.7 Giao diện tìm kiếm đơn nhận bổ sung ............................................. 49
Hình 2.8 Giao diện của danh sách đơn nhận................................................... 51
Hình 2.9 Màn hình in thống kê tài liệu ........................................................... 52
Hình 2.10 Giao diện thống kê tài liệu theo kho đọc ....................................... 52
Hình 2.11 Hiển thị kết quả theo kho đọc ........................................................ 53
Hình 2.14 Giao diện biên mục tài liệu số........................................................ 59
Hình 2.15 Giao diện nhập thông tin dữ liệu số ............................................... 59
Hình 2.16 danh sách dữ liệu số ....................................................................... 60
Hình 2.17 Giao diện in phích cho bản ghi ...................................................... 61
Hình 2.18 Kết quả in phích cho bản ghi biên mục.......................................... 62

Hình 2.19 Giao diện tra cứu Opac của Trung tâm TT-TV ............................. 63
Hình 2.20. Hiển thị kết quả tìm kiếm dưới dạng Marc. .................................. 64
Hình 2.21 Minh họa về biểu ghi bạn đọc ........................................................ 66
Hình 2.22 Danh sách kho sách ........................................................................ 67

 

 


7
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Cuộc cách mạng khoa học kĩ thuật phát triển nhanh chóng đã tạo nên
một khối lượng thông tin khổng lồ và không ngừng phát triển, dẫn đến hiện
tượng bùng nổ thông tin. Sự gia tăng nhanh chóng khối lượng tri thức khoa
học ảnh hưởng lớn tới hoạt động của các cơ quan thông tin-thư viện. Trước sự
phát triển đó, đã tác động đến thành phần cơ cấu kho tài liệu, bên cạnh những
tài liệu văn bản in trên giấy còn có thêm những tài liệu ở dạng sách như : đĩa,
ảnh, băng từ, đĩa từ…Do vậy việc tiếp cận với tất cả các nguồn thông tin dưới
nhiều hình thức là là một điều hết sức khó khăn, nhất là trong điều kiện phát
triẻn kinh tế xã hội hiện nay. Thông tin đã thực sự trở thành nguồn lực không
thể thiếu cho mọi hoạt động của con người, là tài nguyên rất quan trọng.
Hoạt động của các cơ quan thông tin-thư viện đã giúp cho người dùng
tin trong việc lựa chọn sử dụng nguồn thông tin khổng lồ đó để đáp ứng nhu
cầu của mình. Để đảm đương nhiệm vụ này các cơ quan thông tin-thư viện
muốn cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời thì phải ứng dụng
những tiến bộ của khoa học kĩ thuât vào trong các hoạt động của mình.
Việc áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật công nghệ thông tin vào trong
hoạt động thư viện giúp rút ngắn quá trình xử lý tài liệu, tiết kiệm thời gian

cho cán bộ thư viện, cải tiến toàn bộ quy trình công nghệ, tạo sự đa dạng về
sản phẩm và dịch vụ thông tin làm hình thành nhu cầu tin phong phú và phục
vụ bạn đọc nhanh chóng dễ dàng, rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu nhằm
đáp ứng đầy đủ những yêu cầu tin mà họ đề ra. Với việc áp dụng các thành
tựu khoa học công nghệ tiên tiến đã thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của các
cơ quan thông tin-thư viện.

 

 


8
Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội là một
thư viện thuộc hệ thống thư viện các trường đại học phục vụ cho việc giảng
dạy, học tập, nghiên cứu của các giảng viên, sinh viên thuộc các chuyên
ngành đào tạo của trường như : kế toán, bảo hiểm, quản trị nhân lực, ngoại
ngữ…Nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện giúp
Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội xử lý và lưu
trữ thông tin được nhiều thuận tiện, chính xác, tiết kiệm thời gian công sức
cho cán bộ thư viện, xây dựng các cơ sở dữ liệu để quản lý vốn tài liệu, quản
lý và phục vụ bạn đọc dễ dàng, đồng thời tạo lập các mạng để tham gia vào
việc chia sẻ nguồn lực thông tin.
Xuất phát từ thực tiễn và tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học trong
hoạt động thư viện, em đã chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung
tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động Xã hội” làm đề tài khóa luận của
mình. Với mục đích nghiên cứu thực trạng và đưa ra đánh giá, nhận xét về hoạt
động ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tin - thư viện trường Đại
học Lao động-Xã hội đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng và hiệu
quả của hoạt động thư viện trong giai đoạn hiện nay.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin-thư viện là một
việc hết sức quan trọng trong mỗi cơ quan, trung tâm thông tin- thư viện. Đây
cũng là một đề tài khá hấp dẫn thu hút rất nhiều người nghiên cứu. Đã có
nhiều công trình tìm hiểu, nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động thông tin-thư viên như:
- Đào Kim Phượng (2006) “Ứng dụng tin học trong hoạt động thông
tin-thư viện tại trung tâm thông tin thư viện Trường đại học sư phạm Hà Nội”
( Khóa luận tốt nghiệp)

 

 


9
- Nguyễn Thị Hoài Thanh (2008) “Tìm hiểu việc ứng dụng tin học tại
thư viện bộ Tư pháp” (Khóa luận tốt nghiệp)
Ngoài ra, cũng có khá nhiều đề tài nghiêm cứu về Ứng dụng Công nghệ
thông tin trong hoạt động thông tin-thư viện. Tuy nhiên, chưa có công trình
nào nghiên cứu một cách toàn diện và hệ thống về “Ứng dụng công nghệ
thông tin tại Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội”.
3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu: Nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện tại Trung tâm thông tin - thư
viện trường Đại học Lao động - Xã hội.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Hệ thống hoá các vấn đề về công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện
+ Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông
tin - thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội.

+ Đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động thông tin-thư viện.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong
thư viện.
- Phạm vi nghiên cứu: Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao
động-Xã hội, giai đoạn hiện nay.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp khảo sát
- Phương pháp phân tích-tổng hợp
- Phương pháp phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với các cán bộ của trung tâm.
6. Cấu trúc đề tài:

 

 


10
Chương 1: Công nghệ thông tin với hoạt động của Trung tâm thông tin –
thư viện trường Đại học Lao đông-Xã hội.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông
tin – thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội
Chương 3: Nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng
dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học
Lao động – Xã hội.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành của mình tới Th.S Nguyễn Văn
Thiên, người đã hướng dẫn và định hướng cho em nghiên cứu đề tài này một
cách khoa học và nghiêm túc. Đồng thời, em cũng xin cảm ơn Ban giám đốc,
cán bộ của Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội đã

tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thành khóa luận tốt
nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Người thực hiện
Trần Thị Ánh

 

 


11
Chương 1
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI TRUNG TÂM THÔNG TIN -THƯ
VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI
1.1. Khái quát về công nghệ thông tin
1.1.1 Khái niệm
Công nghệ thông tin (Information Technology) là ngành ứng dụng công
nghệ quản lý và xử lý thông tin. Công nghệ thông tin (CNTT) là ngành sử
dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý,
truyền và thu thập thông tin. Có nhiều khái niệm khác nhau về CNTT.
Ở Việt Nam thì khái niệm Công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa
trong nghị quyết 49/CP ký ngày 04/08/1993 về phát triển CNTT của chính
phủ Việt Nam, như sau: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp
khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật
máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các
nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực
hoạt động của con người và xã hội."
Trong “Từ điển Bách Khoa toàn thư” Khái niệm CNTT được hiểu là
thuật ngữ chỉ chung cho tập hợp các ngành khoa học và công nghệ liên quan

đến thông tin và các quá trình sử lý thông tin.
- Điều 4 khoản 1 Luật CNTT năm 2006 quy định: “ CNTT là tập hợp
các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản
xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”
Theo nghĩa này, CNTT là ngành khoa học bao gồm các phương pháp
khoa học, các phương tiện, công cụ và giải pháp kỹ thuật hiện đại chủ yếu là
máy tính điện tử, mạng truyền thông và hệ thống nội dung thông tin điện tử

 

 


12
nhằm tổ chức, lưu trữ, khai thác và sử dụng có hiệu quả các thông tin trong
các lĩnh vực hoạt động chính trị, kinh tế, xã hội…phục vụ lợi ích của con người.
Vậy CNTT là “ công nghệ sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ
và trao đổi thông tin số”. Công nghệ thông tin có tác động mạnh mẽ đến sự
phát triển xã hội nói chung và hoạt động thông tin - thư viện nói riêng.
Việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học
Lao động-Xã hội có thể được hiểu là xem xét, tìm hiểu công tác ứng dụng
CNTT trong thư viện nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hoạt động trong
việc phục vụ của trung tâm.
1.1.2 Vai trò của công nghệ thông tin với sự phát triển của xã hội
CNTT phát triển một cách nhanh chóng, đã có những tác động hết sức
to lớn đối với sự phát triển của xã hội. Trong cuộc cách mạng công nghiệp
trước đây, máy móc thay thế lao động cơ bắp của con người, còn ngày nay
máy tính giúp con người trong lao động trí óc, nhân lên gấp bội sức mạnh trí
tuệ, sức sáng tạo của con người.
- Đối với nền kinh tế: CNTT là động lực thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và

kích thích đổi mới với nền kinh tế toàn cầu nói chung và nền kinh tế quốc dân
của nước ta nói riêng. CNTT là phương tiện để nâng cao năng lực cạnh tranh,
hiện đại hóa với chi phí thấp, phát triển các ngành dịch vụ, nâng cao hiệu quả
quản lý… Sự phát triển của CNTT tạo ra hàng loạt những ngành nghề mới có
giá trị gia tăng cao, tạo ra nguồn thu rất lớn cho ngân sách nhà nước, cung cấp
những thông tin về thị trường, đáp ứng nhu cầu nâng cao trình độ nghề
nghiệp, tăng thu nhập và cải thiện đời sống, tìm các nhà cung cấp hàng hóa và
tham khảo giá sản phẩm. CNTT đã tạo tiền đề để tự động hóa các khâu sản
xuất trong nền kinh tế dẫn đến tăng năng suất, giảm giá thành nâng cao chất
lượng dịch vụ. CNTT ra đời giúp hình thành khu vực kinh tế CNTT trong nền

 

 


13
kinh tế. Tại nhiều quốc gia lợi nhuận thu được từ khu vực này ngày càng
chiếm ty trọng cao trong nền kinh tế đó là sự chuyển dịch từ nền kinh tế nông
nghiệp sang nền kinh tế tri thức.
- Đối với sự phát triển văn hóa: CNTT làm tăng cường các mối quan hệ giao
tiếp và trao đổi văn hóa trong các cộng đồng dân tộc và trên toàn cầu. Mọi người
trên thế giới có thể nhanh chóng nhận được những thông tin về những thành tựu
văn hóa, nghệ thuật, văn hóa thể thao tinh hoa từ mọi miền, của mọi cộng đồng dân
tộc trên toàn thế giới. Dó đó các dân tộc có nhiều cơ hội hiểu biết nhau hơn, thông
cảm với nhau hơn để cùng chung sống với nhau.
CNTT giúp Nhà nước, các cơ quan quản lý có khả năng nhanh chóng tiếp
cận và xử lý thông tin để đưa ra các quyết đinh hợp lý. Tất cả những yếu tố đó
tạo điều kiện để tăng cường tính dân chủ của hệ thống chính trị xã hội.
Bên cạnh những tác động to lớn do CNTT mang lại theo hướng tốt đẹp

cho nhân loại, nó cũng làm nảy sinh nhiều vấn đề xã hội và nhiều thách thức
gay gắt: việc đảm tính riêng tư của các dữ liệu của cá nhân khi giao lưu trên
mạng, bảo vệ những bí mật của tổ chức, của quốc gia, những trào lưu văn hóa
lệch lạc..
- Đối với hoạt động của ngành y tế: Có thể thấy rằng CNTT ngày càng
đóng vai trò quan trọng, không chỉ giúp cho quá trình cải cách hành chính
trong công tác quản lý, điều hành của cơ quan quản lý mà còn cần cho việc
triển khai và ứng dụng thành tựu khoa học kĩ thuật vào nhiều lĩnh vực chuyên
môn như: chụp cắt lớp, mổ nội soi…hỗ trợ giám sát dịch bệnh, nghiên cức
phát triển thuốc.
- Các hoạt động văn phòng: là những hoạt động được ứng dụng CNTT từ
rất sớm. Đặc biệt từ đầu thập kỷ 80, khi máy tính bắt đầu được sử dụng rộng
rãi thì chính các văn phòng là địa chỉ ứng dụng lớn nhất của CNTT. Với sự
 

 


14
trợ giúp của các phần mềm xử lý văn bản và các phương tiện in gắn với máy
tính, ta có thể tạo rất nhanh các văn bản với một chất lượng cao. Nhờ Internet,
việc gửi tin hoặc lấy tin trở nên rất nhanh chóng.
- Trong lĩnh vực giáo dục: CNTT có tác động mạnh mẽ, làm tăng hiệu quả
hơn trong hình thức tổ chức dạy và học. Các phần mềm dạy học được sử dụng
khá rộng rãi trong nhà trường nhiều nước trên thế giới nhằm hỗ trợ cho giáo
viên trong việc giảng dạy đồng thời giúp học sinh học tập một cách chủ động,
làm việc theo khả năng của bản thân, phát huy khả năng sáng tạo thông qua
các bài tập và câu hỏi phong phú, đa dạng.
Một trong những ứng dụng mà CNTT mang lại đó chính là Internet.
Thông qua internet người ta có thể tự học qua mạng và trao đổi trực tuyến với

người khác, tại một nơi người học có thể cùng tham gia học tập với người
khác, ở nhiều nơi, trên thế giới. Internet là kho sách khổng lồ để trang bị kiến
thức cho người học.
1.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện
CNTT là ngành được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực, mọi ngành nghề
của đời sống xã hội. Hoạt động thư viện là được coi là nghề liên đới tới các
công việc: thu thập, sản xuất, xử lý, biến đổi, quản trị và phổ biến thông tin
phục vụ các mục đích và nhu cầu của xã hội. Chính vì lý do đó, hoạt động thư
viện kế thừa và ứng dụng khá nhiều thành tựu của CNTT, trong đó những lĩnh
vực chính cần đề cập gồm:
a. Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin
Trong việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện yếu tố hàng đầu là
hạ tầng CNTT. Đây là yếu tố không thể thiếu và là cơ sở để bắt đầu xây dựng
và vận hành một hệ thống thư viện hiện đại. Trong phạm vi đề tài này sẽ trình
bày cơ sở hạ tầng CNTT phục vụ quá trình ứng dụng vào hoạt động thư viện
 

 


15
trên cơ sở phân chia các nhóm chính là: hệ thống máy tính; phần mềm; và hệ
thống mạng.
 Hệ thống máy tính điện tử
Trong các thư viện, máy tính là thiết bị không thể thiếu, nó chính là
phương tiện chính để tiến hành các công việc ứng dụng CNTT trong thư viện:
thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của các cán bộ, hay phục vụ cho việc tra
cứu, khai thác thông tin của bạn đọc. Hệ thống máy tính trong một thư viện
thường bao gồm:
- Các máy chủ

Máy chủ là thiết bị lưu trữ và cung cấp toàn bộ các dịch vụ, thông tin
chính của thư viện, các cở sở dữ liệu (CSDL), các thông tin về bạn đọc sẽ
được lưu trữ tại đây. Tùy vào quy mô của từng cơ quan thông tin – thư viện
mà có những hệ thống máy chủ với sức chứa và tốc độ khác nhau. Thông
thường, trong một thư viện hiện đại, bao gồm các loại máy chủ sau:
• Máy chủ chia sẻ các tập tin dùng chung (File server)
• Máy chủ cài đặt phần mềm (Application server)
• Máy chủ CSDL (Database server)
• Máy chủ phục vụ web (Web server)
• Máy chủ phục vụ gởi nhận thư điện tử (Mail server)
• Máy chủ chia sẻ máy in (Printer server)
• Máy chủ sao lưu dữ liệu ( Backup server)
• .......
- Các máy trạm
Khác với hệ thống máy chủ, các máy trạm trong hệ thống thư viện hiện
đại phương tiện cho người sử dụng cụ thể, riêng rẽ trong hệ thống đó, có thể
coi đây là các điểm truy cập vào hệ thống. Các máy trạm trong cơ quan thông
 

 


16
tin thư viện được sử dụng với nhiều mục đích và cho các đối tượng khác nhau
như bạn đọc và cán bộ nhân viên thư viện. Các máy trạm là công cụ để người
sử dụng khai thác và cung cấp thông tin cho các máy chủ. Tại các thư viện,
trung tâm học liệu lớn ở Việt Nam như Trung tâm học liệu Thái Nguyên,
Trung tâm học liệu Cần Thơ, Thư viện Tạ Quang Bửu Đại học Bách khoa Hà
Nội đều được trang bị hàng trăm các máy trạm phục vụ cho các hoạt động
chuyên môn nghiệp vụ và khai thác thông tin của bạn đọc.

 Hệ thống mạng
Mạng máy tính được hiểu là tập hợp các máy tính được nối với nhau
theo một cấu trúc và một phương tiện truyền thông nào đó sao cho chúng có
thể chia sẻ và trao đổi thông tin với nhau. Môt hệ thống mạng thường được
xem xét dựa trên 04 thành phần:
+ Phần cứng: Bao gồm máy tính, các thiết bị ngoại vi, cáp đấu nối và
các thiết bị mạng như HUB, SWITCH, ROUTER...
+ Phần mềm mạng: Được cài đặt thông qua hệ điều hành mạng
Ví dụ:
– Phần mềm máy chủ
– Phần mềm máy trạm
– Phần mềm ứng dụng mạng
+ Các loại hệ điều hành mạng như: Unix/Linux, Novel Netware....
+ Đường truyền: ADSL, Fpt, cáp sợi quang…
Ngày nay hoạt động của một thư viện ứng dụng CNTT đều hướng đến
các mô hình tích hợp, chính vì lý do đó hệ thống mạng là một yếu tố không
thể thiếu trong các thư viện hiện đại. Tuỳ theo điều kiện của từng thư viện

 

 


17
người ta có thể thiết lập các mạng ở những qui mô khác nhau như: Mạng
LAN, INTRANET hay INTERNET.


Hệ thống phần mềm
Phần mềm được hiểu là tất cả các chương trình và dữ liệu cần thiết điều

khiển mọi hoạt động của máy tính. Phần mềm được phân chia thành 2 loại
chính: Phần mềm cơ bản và phần mềm ứng dụng.
Phần mềm cơ bản: là toàn bộ các chương trình cần thiết đảm nhận
nhiệm vụ điều khiển và quản lý các hoạt động của máy tính bao gồm: hệ điều
hành, các bộ chương trình tiện ích và ngôn ngữ lập trình.
Phần mềm ứng dụng: là phần mềm đáp ứng những nhiệm vụ cụ thể, với
các chức năng cụ thể, có nhiều chương trình ứng dụng khác nhau như:
+ Hệ quản trị CSDL
+ Hệ xử lý bảng tính
+ Hệ soạn thảo văn bản
Trong đó hệ quản trị CSDL <Database Management System> là một
trong những ứng dụng quan trọng, rộng rãi nhất của CNTT. Nó được ứng
dụng vào rất nhiều lĩnh vực như: Quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ văn hoá
thông tin, quản trị tích hợp thư viện, phát hành xuất bản phẩm, vật tư, kế
hoạch, tài chính. Một số hệ quản trị CSDL phổ biến hiện nay: Oracle 9i,
Microsoft Access 2003 for WINDOWS....
Trong hoạt động thông tin thư viện, ứng dụng của hệ quản trị CSDL có
rất nhiều các phần mềm thư viện khác nhau đã được xây dựng và đưa vào sử
dụng, ví dụ:
+ Phần mềm tư liệu
+ Phần mềm thư viện tích hợp
+ Phần mềm thư viện số
 

 


18
+ Phần mềm mục lục liên hợp

+ Phần mềm cổng thông tin....
b. Ứng dụng trong các hoạt động chuyên môn thư viện
Bên cạnh việc ứng dụng CNTT vào xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT, rất
nhiều lĩnh vực khác của hoat động chuyên môn trong thư viện đã được áp
dụng các thành tựu của CNTT.
 Phát triển nguồn lực thông tin
Những thành tựu của CNTT đã được ứng dụng và tạo nên sự đa dạng về
hình thức của tài liệu cũng như phương thức phát triển nguồn lực thông tin trong
thư viện. Bên cạnh các dạng tài liệu truyền thống là sự xuất hiện của rất nhiều loại
hình tài liệu mới như: sách điện tử, tạp chí điện tử, các loại CSDL …. Các tài liệu
được lưu trữ dưới nhiều dạng khác nhau: CD, VCD, DVD, các bộ nhớ và trực
tuyến. Từ đó làm nguồn tài liệu trong thư viện ngày càng phong phú, đa dạng và
bạn đọc có thể tiếp cận một cách dễ dàng hiệu quả hơn.
Việc ứng dụng CNTT đã làm cải tiến phương thức bổ sung tài liệu vào
thư viện. Trước kia khi đưa một cuốn sách vào thư viện ta phải thực hiện tra
tìm thủ công trên mục lục để biết là cuốn sách đó đã có hay chưa. Nhưng với
việc ứng dụng CNTT ta có thể tiến hành “tra trùng” dựa vào CSDL được lưu
trữ để tìm tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả nâng cao chất lượng
công tác bổ sung.
Hiện nay, hầu hết các thư viện đã sử dụng các phần mền tích hợp quản
trị thư viện để xây dựng nguồn lực thông tin cho thư viện mình. Ví dụ: Phần
mềm VTLS, phần mềm Ilib, phần mềm Libol … Trong đó hai phần mềm tích
hợp quản trị thư viện hiện đang được dùng phổ ở Việt Nam là: phần mềm Ilib
của công ty máy tính CMC và phần mềm Libol do công ty phần mềm Tinh
Vân xây dựng và phát triển. Việc sử dụng phần mềm tích hợp quản trị thư
 

 

19
viện đã nâng cao hiệu quả trong các khâu của hoạt động thông tin - thư viện
và đặc biệt phương thức bổ sung cũng đa dạng hơn với nhiều loại hình tài liệu
khác nhau.
Nhờ có ứng dụng CNTT quá trình bổ sung tài liệu vào thư viện cũng
được tiến hành một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Quá trình bổ sung
được thực hiện với nhiều hình thức khác nhau như: Bổ sung trực tiếp tài liệu
vào thư viện hay có thể phối hợp bổ sung với các thư viện khác. Với mục đích
rút ngắn thời gian và công sức cho cán bộ thư viện và nâng cao hiệu quả phục
vụ bạn đọc.
 Hoạt động xử lý thông tin
Thông qua các phần mềm ứng dụng trong hoạt động thư viện, CNTT đã
được ứng dụng rộng rãi vào hoạt động xử lý thông tin của mỗi thư viện. Quy
trình xử lý, tổ chức và lưu trữ thông tin đã có rất nhiều thay đổi theo hướng:
Chuẩn hoá, tự động hoá và liên kết - chia sẻ. Với sự ứng dụng của CNTT các
sản phẩm thông tin ngày càng đa dạng phong phú hơn. Trong hoạt động xử lý
thông tin cán bộ thư viện thực hiện biên mục dưới nhiều hình thức khác nhau.
Có thể tiến hành biên mục gốc hay biên mục sao chép. Việc áp dụng các phần
mềm thư viên tích hợp có thể giúp các thư viện tìm, sao chép các biểu ghi từ
thư viện khác.
Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động xử lý thông tin kết hợp với việc
chuẩn hóa, đã giúp tăng năng xuất và chất lượng hoạt động xư lý thông tin
thông qua việc liên kết chia sẻ thông tin.
Bên cạnh đó việc ứng dụng CNTT trong hoạt động xử lý thông tin sẽ
giúp cho cán bộ thư viện tạo lập ra nhiều sản phẩm thông tin mới. Bên cạnh
các sản phẩm truyền thống là sự xuất hiện của các CSDL, trang website, mục
lục trực tuyến Opac.
 

 

20
 Dịch vụ thư viện
CNTT ứng dụng vào hoạt động thư viện đã góp phần tăng cường và
nâng cao chất lượng các dịch vụ trong thư viện. CNTT tạo tiền đề cho các thư
viện, cơ quan thông tin tăng cường các dịch vụ như:
- Dịch vụ đọc tại chỗ : Là dịch vụ chủ yếu của mỗi cơ quan thông tin –
thư viện. Được trang bị các thiết bị kiểm sát an ninh, máy tính tra cứu.... nhằm
phục vụ hiệu quả cho bạn đọc hiệu quả hơn.
-

Dịch vụ mượn, trả tài liệu: Song song với hình thức phục vụ tại chỗ,

hình thức cho mượn tài liệu về nhà là hình thức không thể thiếu được của mỗi
cơ quan thông tin - thư viện. Hình thức này giúp thoả mãn nhu cầu cho những
đối tượng bạn đọc không có điều kiện đến thư viện đọc trong giờ hành chính
hoặc không có thời gian đọc ở thư viện. Dịch vụ này được thực hiện tự động
hóa nhờ phần mền thư viện thông qua các thẻ từ mã vạch giúp cán bộ thư viện
làm việc nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó có các dịch vụ như: tra cứu trực tuyến, cung cấp thông tin
từ xa, các dịch vụ cung cấp thông tin đa phương tiện (Multimedia), thư điện
tử, tư vấn tham khảo trực tuyến ngày càng phát triển. Nếu như trước đây
muốn có tài liệu thì bạn đọc phải đến thư viện mượn sách hay đọc sách tại
chỗ. Ngày nay, tại một số thư viện, nhờ ứng dụng CNTT mà người đọc, người
dùng tin không cần phải đến trực tiếp thư viện vẫn có thể tiếp cận tới tài liệu
thông qua việc tra cứu trên mạng internet. Người dùng tin, bạn đọc có thể tiếp
cận dễ dàng đến hệ thống CSDL của thư viện với điều kiện là có máy tính nối
mạng với hệ thống thông tin-thư viện. Hơn thế nữa, với những CSDL đã được
số hóa, bạn đọc có thể tiếp nhận với nội dung toàn văn của nhiều nguồn tài

liệu khác nhau. Tất cả những điều này sẽ giúp cho bạn đọc thỏa mãn tối đa
nhu cầu về tài liệu, bạn đọc có thể lựa chọn cho mình tài liệu phù hợp nhất.

 

 


21
CNTT làm chất lượng các dịch vụ trong một thư viện cũng được nâng
cao theo hướng tự động hoá, cung cấp nhiều tiện ích, độ chính xác cao, mang
tính mở thân thiện, không bị giới hạn về không gian, thời gian...
 Quản lý thư viện
Quản lý thư viện là một phần của tổ chức, quản lý văn hóa nói chung.
Tổ chức quản lý trong cơ quan thư viện là nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức,
quản lý thích hợp cho các thư viện đó tồn tại và phát triển. Quản lý cơ quan
thông tin thư viện là sự tác động có ý thức của cán bộ lãnh đạo lên đội ngũ
nhân viên của mình để đạt hiệu quả của người quản lý. Việc quản lý công tác
thư viện có sự trợ giúp của CNTT sẽ đem lại hiệu suất làm việc cao tiết kiệm
thời gian và công sức.
CNTT đã cung cấp cho các nhà quản lý những công cụ hết sức linh
hoạt, khoa học hỗ trợ cho hoạt động quản lý thư viện. Đối với bạn đọc được
quản lý thông việc xuất trình thẻ bạn đọc. Và vốn tài liệu thông qua các mã
vạch và thiết bị an ninh như cổng từ, chỉ từ và các hệ thống camera…
Bên cạnh các công cụ quản lý truyền thống là sự xuất hiện của rất nhiều
các công cụ quản lý linh hoạt như: Email, báo cáo trực tuyến, phần mềm quản
lý văn phòng… .
1.2 Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Lao động -Xã Hội
1.2.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm
Sự hình thành và phát triển của Trung tâm thông tin-thư viện (TT-TV)

Trường Đại học Lao động-Xã hội (ĐH LĐ-XH) gắn liền với sự hình thành và
phát triển của Trường ĐH LĐ-XH. Trường ĐH LĐ-XH trực thuộc bộ Lao
động Thương binh và Xã hội chịu sự quản lý của Nhà nước và bộ Giáo dục &
Đào tạo. Khi mới hình thành Trung tâm mang tên Thư viện Trung học Lao
 

 


22
động Tiền lương (1961). Về mặt tổ chức Trung tâm TT-TV chỉ là một bộ
phận trực thuộc phòng Đào tạo. Bộ phận này phục vụ rất đơn giản và thủ công
cho học sinh các khoá tại cơ sở đào tạo cán bộ Lao động Tiền lương cho toàn
miền Bắc. Thời gian này hoạt động của Trung tâm TT-TV còn gặp nhiều khó
khăn, cơ sở vật chất còn nghèo nàn, thiếu thốn kho tài liệu rất ít chỉ vài nghìn
cuốn sách giáo khoa và một ít tài liệu tham khảo. Đội ngũ cán bộ của Trung
tâm TT-TV vào thời điểm đó có duy nhất 01cán bộ, hình thức phục vụ chủ
yếu là cho bạn đọc mượn tài liệu về nhà.
Đến năm 1991, Trường đã hợp nhất với Trường Quản lý cán bộ
Thương binh Xã hội với tên gọi là trường Cán bộ Lao động-Xã hội. Tuy
nhiên, về mặt tổ chức Trung tâm vẫn chỉ là một tổ thuộc phòng Đào tạo nên
hoạt động vẫn còn hạn hẹp. Đến tháng 1/1997 Trường đã được nâng cấp lên
thành Trường Cao đẳng Lao động - Xã hội nên Trung tâm TT-TV đã được
chú trọng hơn. Kho tài liệu được quan tâm đầu tư khoảng 850 cuốn sách tham
khảo và khoảng 1.000 cuốn giáo trình do trường viết. Thời gian này Trung
tâm TT-TV vẫn trực thuộc phòng Đào tạo nhưng hoạt động của Trung tâm
TT-TV đã bắt đầu được mở rộng hơn trước đã có 02 cán bộ làm công tác
thông tin tư liệu, trong đó có 01 cán bộ có trình độ chuyên ngành thư viện.
Hình thức phục vụ đã chủ động hơn trước bắt đầu cho thuê, cho mượn sách,
báo đọc tài liệu tại chỗ.

Từ tháng 10/1999 Thư viện tách khỏi phòng Đào tạo với tên gọi riêng
là Thư viện - Tư liệu trực thuộc Ban giám hiệu và số cán bộ được biên chế là
02 người: 01 là tổ trưởng, 01 là nhân viên. Đến tháng 10/2004 số cán bộ được
biên chế đã tăng lên là 07 cán bộ, trong đó 04 cán bộ có trình độ nghiệp vụ
thư viện.

 

 


23
Đầu năm 2005 theo Qui định số 26/2005QĐ – TTg ngày 31/01/2005
của Chính phủ về thành lập Trường ĐH LĐ-XH vào ngày 11/3/2005 theo
Quyết định số 57/QĐ – ĐH LĐ-XH của Hiệu trưởng Trường ĐH LĐ-XH
thành lập Trung tâm TT-TV Trường ĐH LĐ-XH. Sự kiện này đánh dấu một
mốc lịch sử quan trọng của Trung tâm TT-TV. Vào thời gian này Trung tâm
đã có điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, vốn tài liệu để phục vụ bạn
đọc. Là một thư viện chuyên ngành, một đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám
hiệu, Trung tâm TT - TV Trường ĐH LĐ-XH với đội ngũ cán bộ 11 người.
Trong thời gian tới, được sự phê duyệt của Bộ Lao động Thương binh
và Xã hội, Nhà trường sẽ triển khai xây dựng thư viện điện tử với kinh phí 6,9
tỷ đồng cùng với hệ thống phần mềm, thiết bị hiện đại, góp phần đắc lực cho
công tác giáo dục - đào tạo toàn diện của Nhà trường. Hiện nay quy mô đào
tạo của Trường đã được mở rộng hơn, bên cạnh cơ sở hiện tại số 43 Trần Duy
Hưng-Cầu Giấy-Thành phố Hà Nội, còn có 02 cơ sở đào tạo mới ở thành phố
Sơn Tây và Thành phố Hồ Chí Minh.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của trung tâm thông tin- thư viện
 Chức năng
- Trung tâm TT-TV thực hiện chức năng giáo dục, tham gia vào việc phục

vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập của thầy và trò trong trường.
- Là trung tâm thông tin văn hoá, khoa học kỹ thuật có chức năng tổ
chức, xây dựng, thu thập, xử lý bảo quản và cung cấp thông tin các tài liệu
khoa học, chuyên ngành xã hội, chuyên ngành tự nhiên cho cán bộ và học
sinh-sinh viên (HS-SV) tại trường.
Là trung tâm văn hoá, giải trí, cung cấp kiến thức xã hội và nâng cao
tầm nhận thức của người dùng tin.
 Nhiệm vụ
Trên cơ sở những chức năng trên thì Trung tâm Thông tin-Thư viện
 

 


24
Trường ĐH LĐ-XH Hà Nội có những nhiệm vụ sau:
Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch phát triển vốn tài liệu văn
hoá, khoa học, kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu của Trường.
Phát triển vốn tài liệu phù hợp với tính chất, nhiệm vụ, đối tượng phục
vụ của Thư viện. Thực hiện công tác bổ sung các nguồn tài liệu kịp thời theo
yêu cầu của độc giả, đồng thời tiến hành thanh lý các loại tài liệu không có
giá trị sử dụng, lỗi thời, tài liệu hư hỏng, rách nát không thể khôi phục lại
được, biên soạn các ấn phẩm thông tin khoa học.
Tổ chức phục vụ cho cán bộ giảng viên, HS-SV của trường khai thác và
sử dụng thuận lợi có hiệu quả các tư liệu do Trung tâm quản lý như: phân loại
tài liệu, xây dựng hệ thống mục lục, định từ khoá, định chủ đề.
Tổ chức lưu trữ và phục vụ bạn đọc tham khảo kết quả các công trình
nghiên cứu như: luận án tiến sỹ, thạc sỹ, đề tài nghiên cứu khoa học cấp
trường, cấp bộ, luận văn tốt nghiệp của các sinh viên.
Xây dựng quy chế làm việc của thư viện, nội quy phòng mượn, phòng

đọc. Làm thẻ thư viện cho cán bộ, giảng viên nhân viên và HS-SV của trường.
Xây dựng mối quan hệ hợp tác với thư viện các trường đại học để trao
đổi tài liệu và chuyên môn nghiệp vụ trong phạm vi quy định của nhà trường
và Nhà nước.
Quản lý, nâng cấp và sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất trang thiết bị
của Trung tâm.
 Cơ cấu tổ chức
Trong trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH đã được cơ cấu thành hai
tổ: Tổ nghiệp vụ và Tổ phục vụ. Hai bộ phận này hoạt động dưới sự quản lý,
giám sát của Ban Giám đốc.
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH được thể hiện qua
sơ đồ (Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức tại Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH)